PLANTILLA PARA ELABORAR DOCUMENTO (PROGRAMA-PROCEDIMIENTO-ESPECIFICACIÃ N-INSTRUCTIVO)REG-GC-017

CÓDIGO:
PLANTILLA PARA
ELABORAR DOCUMENTO
(TÍTULO DEL DOCUMENTO)
FECHA DE EMISIÓN:
VERSIÓN:
PAGINA:
NO. DE COPIA:
1. OBJETIVO: En este capítulo se redacta el objetivo por el cual se construye el documento. Precisa sin ambigüedad
el propósito del documento que se está elaborando y amplía la información del título. Es recomendable iniciar con un
verbo infinitivo como: “establecer, determinar, reglamentar”, etc.
2. ALCANCE: En este capítulo se definen los límites (inicio y fin) o amplitud del documento que se está elaborando,
también indica, el proceso o procesos a los que aplica o involucra.
Para la redacción de este capítulo se pueden utilizar las siguientes expresiones como: “El alcance de este documento
involucra…”, “Este (registrar el tipo de documento) es aplicado por …”
3. RESPONSABILIDAD: En este capítulo se definen dos responsabilidades, una frente a la revisión y/0 ajuste del
documento y la relacionada con la divulgación y ejecución de las actividades. Las responsabilidades se definen con
cargos no con nombres propios.
4. DEFINICIONES: Es un glosario donde se definen los términos que son necesarios para el entendimiento del
documento.
5. PROGRAMA, PROCEDIMIENTO, ESPECIFICACIÓN, INSTRUCTIVO (aquí se registra por medio de hipervínculo
el archivo PDF del documento, así: “Hacer clic para ver Documento en PDF”)
6. ACCIONES DE CONTINGENCIA: En este capítulo se deben indicar las acciones que se deben tomar para
responder a algún suceso inesperado o problema durante la ejecución de las actividades.
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS:
7.1. En este capítulo se relacionan los documentos de carácter interno (controlados en el SGIC) que son necesarios o
complementarios a la política del documento que se está construyendo. En el desarrollo del documento se deben
referenciar donde corresponda y al llegar al capítulo siete “Documentos Relacionados” se deben listar con código y
nombre completo, tal y como aparecen en el Daruma.
7.2. En este punto se relacionan los documentos que deben ser eliminados o declarados “Obsoletos”, al controlar el
presente documento (se debe tener en cuenta realizar la respectiva solicitud en el formato REG-GC-002 para solicitar
dicha actividad ante la oficina de Gestión Integral de Calidad).
Se redacta de la siguiente manera: “El presente documento reemplaza los siguientes (procedimientos, instructivos,
especificación, programa, etc): se listan con código, nombre, fecha de emisión y versión”.
8. ANEXOS: En el desarrollo del documento se deben referenciar donde corresponda. En este capítulo se listan y
adjuntan tablas, planos, esquemas y demás información que amplía o sustenta en alguna de sus partes al documento.
9. REFERENCIAS: Se registran las normas, documentos externo o lineamientos del sector utilizados como referente
para la construcción del documento. La bibliografía referenciada por el documento debe relacionarse en orden
alfabético de autor, así: apellido, nombre, título de la obra, editorial, número del ejemplar (edición), número de página,
ciudad o país, año de la publicación.
CÓDIGO:
VERSIÓN:
FECHA DE VIGENCIA:
CÓDIGO:
PLANTILLA PARA
ELABORAR DOCUMENTO
(TÍTULO DEL DOCUMENTO)
FECHA DE EMISIÓN:
VERSIÓN:
PAGINA:
NO. DE COPIA:
10. TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO: En este capítulo deben registrarse cronológicamente cada una de las
versiones que ha tenido el documento, esto con el fin de controlar cuales han sido las personas y los procesos que
han participado en las diferentes etapas del ciclo documental. (Si el documento es versión 0, se dará inicio a dicha
trazabilidad)
CÓDIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO
CÓDIGO:
VERSIÓN
VERSIÓN:
FECHA
ELABORÓ
Nombre:
Cargo:
Área:
Proceso:
FECHA DE VIGENCIA:
REVISÓ
Nombre:
Cargo:
Área:
Proceso:
APROBÓ
Nombre:
Cargo:
Área:
Proceso: