www.cooprofesores.com www.cooprofesores.com Porque tú vales, Creemos en ti. Acuerdo 002 de 2014 y Acuerdo 005 de 13 del Archivo General de la Nación - AGN www.cooprofesores.com www.cooprofesores.com Porque tú vales, Creemos en ti. DEFINICIONES Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico. Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, producida o recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones. Porque tú vales, www.cooprofesores.com www.cooprofesores.com Porque tú vales, Creemos en ti. Expediente Físico: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una dependencia, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta en el tiempo Porque tú vales, www.cooprofesores.com Porque tú vales, Creemos en ti. Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización. Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación. www.cooprofesores.com Porque tú vales, Creemos en ti. Porque tú vales, Creemos en ti. Obligatoriedad de la conformación de los expedientes Cada una de las área de la Cooperativas están obligadas a crear y conformar expedientes de archivo. Los expedientes se conformarán con la totalidad de los documentos de archivo agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, independientemente del tipo de información, formato o soporte y deben agruparse formando series o subseries documentales. Deben respetar el principio de procedencia y orden original. www.cooprofesores.com www.cooprofesores.com Porque tú vales, Creemos en ti. Principios Archivísticos Del respeto del principio de Procedencia. Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Del respeto del principio de orden original. En la ordenación interna de los documentos que conforman un expediente se debe respetar la secuencia en que genero o se dio el tramite, tanto en la etapa de tramitación como en las demás fases del archivo. www.cooprofesores.com Porque tú vales, Creemos en ti. Criterios para la ordenación Interna de los Documentos Ordenación a nivel de expedientes: Debe ser adoptada teniendo un orden lógico y apropiado de acuerdo con las características administrativas, legales, funcionales y técnicas de los documentos, aplicando métodos acordes con las características diplomáticas de los documentos. - Numérico - Cronológico - Alfabético www.cooprofesores.com Porque tú vales, Creemos en ti. Criterios para la ordenación Interna de los Documentos CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS - No se debe doblar los documentos - No se debe usar resaltador, marcadores - No genera rallones, notas o incluir textos excepto en los casos de estricta obligación. www.cooprofesores.com Porque tú vales, Creemos en ti. Criterios para la ordenación Interna de los Documentos PEGADO DEL PAPEL - No se permite el pegado del papel en ninguna de las esquinas de los documentos. - No se permiten unir documentos y pegarlo en su totalidad. - Todos los documentos que se generen y se archiven en la hoja de vida del asociado deben ir unidos con gancho legajador. Ver A-ADM-P-04 (Archivo Hoja de Vida Asociados). - Todas las libranzas generadas y sus soportes deben ir unidos con 1 (UN) solo gancho de cosedora y se deben retirar al momento de archivar. www.cooprofesores.com Porque tú vales, Creemos en ti. Criterios para la ordenación Interna de los Documentos - Cuando los soportes son de tamaño menor a media carta, deben ir pegados en una hoja carta o media carta dependiendo de la cantidad de soportes, preferiblemente en hoja reciclable. No sobreponer documentos según imagen adjunta. www.cooprofesores.com Porque tú vales, Creemos en ti. Criterios para la ordenación Interna de los Documentos DEPURACIÓN DEL EXPEDIENTE - Durante el tramite se permite el uso de gancho de cosedora, el cual debe usarse con mucho cuidad para no causar daños a los documentos. Cuando se termine el tramite es “OBLIGATORIO” retirar el material metálico. - Copias idénticas de un mismo documento de archivo. - Documentos de archivo que presenten deterioro biológico, físico o microbiológico y cuya restauración no sea técnicamente posible. - Documentos de archivo que no correspondan al trámite sobre el cual trata el expediente o los documentos de apoyo. www.cooprofesores.com Porque tú vales, Creemos en ti. Criterios para la ordenación Interna de los Documentos ARCHIVADO DE LOS DOCUMENTOS - El contendió del expediente debe archivarse de forma cronológica en forma de libro. - La foliación de lo documentos debe ser en sentido de lectura del documentos. - Debe hacerse a lápiz - No debe tener tachones, enmendaduras, usar correcto entre otras. - Debe ser consecutiva www.cooprofesores.com Porque tú vales, Creemos en ti. Identificación del Expediente - Logo de la Cooperativa P - Sección y/o Subsección - Series Documental - Subserie Documental - Descripción Expediente AREA: SUG. COMERCIAL AGENCIA: BUCARAMANGA SERIE DOCUMENTAL: HOJA DE VIDA ASOCIADOS ASOCIADO: JAIMES CACERES RONALD IDENTIFICACIÓN: CC. 13.746.507 1 - 200 FOLIOS: - Folios Tomos Fechas Extremas Entre otros. FECHAS EXTREMAS AFILIACIÓN: www.cooprofesores.com 09/09/2019 RETIRO: 09/09/2019 Porque tú vales, Creemos en ti. www.cooprofesores.com Porque tú vales, Creemos en ti. Porque tú vales, Creemos en ti.
