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Acuerdo 002 de 2014 y Acuerdo 005 de 13 del Archivo General de la Nación - AGN
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DEFINICIONES
Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad
en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico,
histórico.
Documento electrónico de archivo: Registro de información generada, producida o recibida o
comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su
ciclo de vida, producida, por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones.
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Expediente Físico: Conjunto de documentos
producidos y recibidos durante el desarrollo de un
mismo trámite o procedimiento, acumulados por
una dependencia, vinculados y relacionados entre
sí y que se conservan manteniendo la integridad y
orden en que fueron tramitados
Expediente electrónico de archivo: Conjunto de
documentos y actuaciones electrónicos producidos
y recibidos durante el desarrollo de un mismo
trámite o procedimiento, acumulados por cualquier
causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí,
manteniendo la integridad y orden dado durante el
desarrollo del asunto que les dio origen y que se
conservan electrónicamente durante todo su
ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta
en el tiempo
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Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de
un expediente físico cuyos documentos originales,
tradicionalmente impresos, son convertidos a
formato electrónico mediante procesos de
digitalización.
Expediente híbrido: Expediente conformado
simultáneamente por documentos análogos y
electrónicos, que a pesar de estar separados
forman una sola unidad documental por razones del
trámite o actuación.
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Obligatoriedad de la conformación de los
expedientes
Cada una de las área de la Cooperativas están obligadas a crear y
conformar expedientes de archivo.
Los expedientes se conformarán con la totalidad de los documentos
de archivo agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o
procedimiento, independientemente del tipo de información, formato o
soporte y deben agruparse formando series o subseries documentales.
Deben respetar el principio de procedencia y orden original.
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Principios Archivísticos
Del respeto del principio de Procedencia. Se trata de un principio
fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los
documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben
mezclarse con los de otras.
Del respeto del principio de orden original. En la ordenación interna de
los documentos que conforman un expediente se debe respetar la
secuencia en que genero o se dio el tramite, tanto en la etapa de
tramitación como en las demás fases del archivo.
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Criterios para la ordenación Interna de los
Documentos
Ordenación a nivel de expedientes: Debe ser adoptada teniendo un
orden lógico y apropiado de acuerdo con las características administrativas,
legales, funcionales y técnicas de los documentos, aplicando métodos
acordes con las características diplomáticas de los documentos.
- Numérico
- Cronológico
- Alfabético
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Criterios para la ordenación Interna de los
Documentos
CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS
- No se debe doblar los documentos
- No se debe usar resaltador, marcadores
- No genera rallones, notas o incluir textos excepto en los casos de
estricta obligación.
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Criterios para la ordenación Interna de los Documentos
PEGADO DEL PAPEL
- No se permite el pegado del papel en ninguna de las esquinas de los
documentos.
- No se permiten unir documentos y pegarlo en su totalidad.
- Todos los documentos que se generen y se archiven en la hoja de vida del
asociado deben ir unidos con gancho legajador. Ver A-ADM-P-04 (Archivo Hoja
de Vida Asociados).
- Todas las libranzas generadas y sus soportes deben ir unidos con 1 (UN) solo
gancho de cosedora y se deben retirar al momento de archivar.
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Criterios para la ordenación Interna de los
Documentos
- Cuando los soportes son de tamaño menor a media carta, deben ir pegados
en una hoja carta o media carta dependiendo de la cantidad de soportes,
preferiblemente en hoja reciclable. No sobreponer documentos según
imagen adjunta.
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Criterios para la ordenación Interna de los Documentos
DEPURACIÓN DEL EXPEDIENTE
- Durante el tramite se permite el uso de gancho de cosedora, el cual debe
usarse con mucho cuidad para no causar daños a los documentos. Cuando se
termine el tramite es “OBLIGATORIO” retirar el material metálico.
- Copias idénticas de un mismo documento de archivo.
- Documentos de archivo que presenten deterioro biológico, físico o
microbiológico y cuya restauración no sea técnicamente posible.
- Documentos de archivo que no correspondan al trámite sobre el cual trata el
expediente o los documentos de apoyo.
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Criterios para la ordenación Interna de los
Documentos
ARCHIVADO DE LOS DOCUMENTOS
- El contendió del expediente debe archivarse de forma cronológica en forma de
libro.
- La foliación de lo documentos debe ser en sentido de lectura del documentos.
- Debe hacerse a lápiz
- No debe tener tachones, enmendaduras, usar correcto entre otras.
- Debe ser consecutiva
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Identificación del Expediente
-
Logo de la Cooperativa
P
-
Sección y/o Subsección
-
Series Documental
-
Subserie Documental
-
Descripción Expediente
AREA: SUG. COMERCIAL
AGENCIA: BUCARAMANGA
SERIE DOCUMENTAL:
HOJA DE VIDA ASOCIADOS
ASOCIADO:
JAIMES CACERES RONALD
IDENTIFICACIÓN:
CC. 13.746.507
1 - 200
FOLIOS:
-
Folios
Tomos
Fechas Extremas
Entre otros.
FECHAS EXTREMAS
AFILIACIÓN:
www.cooprofesores.com
09/09/2019
RETIRO:
09/09/2019
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