MANUAL-DE-RECURSOS-ADMINISTRATIVOS-IMPUGNATORIOS-FINAL-LEGALIZADO

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DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
RECURSOS ADMINISTRATIVOS
UNIDAD DE PROCESOS, SERVICIOS Y
CALIDAD
2018
1
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ÍNDICE
1.
CONSIDERACIONES GENERALES .................................................................................. 4
2. POLÍTICAS DE LOS SUBPROCESOS DE RECURSOS DE APELACIÓN Y EXTRAORDINARIOS
DE REVISIÓN...................................................................................................................... 5
3.
BASE LEGAL ............................................................................................................. 12
4.
ÁREAS INTERVINIENTES DEL PROCESO ...................................................................... 13
5.
MAPA DE PROCESOS ................................................................................................ 13
6.
CARACTERIZADOR.................................................................................................... 15
7.
DESCRIPTOR ............................................................................................................ 16
8.
GLOSARIO DE TÉRMINOS ......................................................................................... 20
9.
ANEXOS ................................................................................................................... 22
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1. CONSIDERACIONES GENERALES
a) El artículo 76 de la Constitución de la República del Ecuador, respecto de las garantías
básicas del debido proceso determina que: “En todo proceso en el que se determinen
derechos y obligaciones de cualquier orden, se asegurará el derecho al debido proceso
que incluirá entre otras las siguientes garantías básicas: 1. Corresponde a toda
autoridad administrativa o judicial, garantizar el cumplimiento de las normas y los
derechos de las partes (…).”.
b) El artículo 82 de la Constitución de la República del Ecuador, garantía el derecho a la
seguridad fundamentada en el respeto a la Constitución y en la existencia de normas
jurídicas previas, claras, públicas y aplicadas por las autoridades competentes;
c) El artículo 226 ibídem dispone que: “Las instituciones del Estado, sus organismos,
dependencias, las servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud
de una potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les
sean atribuidas en la Constitución y la ley (…).”.
d) El artículo 227 de la Constitución de la República establece que: “La administración
pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia,
eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, coordinación, participación,
planificación, transparencias y evaluación.”.
e) El artículo 173 del mismo cuerpo legal establece: “Los actos administrativos de
cualquier autoridad del Estado podrán ser impugnados tanto en la vía administrativa
como ante los correspondientes órganos de la Función Judicial.
f) La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado en su artículo 77 literal e)
establece como obligación de las máximas autoridades “…Dictar los correspondientes
reglamentos y demás normas secundarias necesarias para el eficiente, efectivo y
económico funcionamiento de sus instituciones…”.
g) El Decreto Ejecutivo No. 555 de fecha 19 de enero de 2015, publicado en Registro
Oficial segundo suplemento No. 439 de 18 de febrero de 2015, se creó el Instituto de
Fomento al Talento Humano – IFTH.
h) El Decreto Ejecutivo No. 555 de fecha 19 de enero de 2015, publicado en Registro
Oficial segundo suplemento No. 439 de 18 de febrero de 2015, en su artículo 3, señala
que: “El Instituto de Fomento al Talento Humano, está dirigido y representado por un
Director Ejecutivo que será de libre, nombramiento y remoción designado por el/la
Secretario/a de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación”;
i) Con fecha 06 de septiembre de 2016, mediante Registro Oficial Edición Especial No.
721, se publicó el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del
Instituto de Fomento al Talento Humano.
j) Mediante Resolución No. 035-IFTH-DE-2018, de fecha 29 de marzo del año 2018, la
Dirección Ejecutiva, en la calidad que ostenta, ha delegado al/la Director/a Jurídico
para que tramite y resuelva, todos los recursos administrativos de apelación y
extraordinario de revisión, presentados ante el Instituto de Fomento al Talento
Humano.
k) Mediante Acuerdo Ministerial de la Secretaría Nacional de la Administración Pública
No. 1002 publicado en Registro Oficial suplemento No. 606 de 28 de diciembre de
2011 se expide la Norma Técnica de Implementación y Operación de la Metodología y
Herramienta de Gobierno por Resultados.
l) A través de Memorando No. IFTH-DPGE-2016-0606-M de 08 de diciembre de 2016
suscrito por la Directora de Planificación y Gestión Estratégica, se convocó a la
capacitación sobre la Metodología GPR y Taller GPR2.
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m) De las reuniones mantenidas entre las Direcciones de Asesoría Jurídica y Planificación y
Gestión Estratégica, se estableció como uno de los proyectos a ejecutarse en el año
2017 la: “Implementación de manuales que permitan estandarizar procedimientos
administrativos de impugnación”, mismo que se encuentra aprobado por la máxima
autoridad de la institución y cargado a la herramienta informática de Gobierno por
Resultados de la Secretaría Nacional de la Administración Pública.
2. POLÍTICAS DE LOS SUBPROCESOS DE RECURSOS DE APELACIÓN Y EXTRAORDINARIOS DE
REVISIÓN
2.1 Políticas Generales de Recursos de Apelación y Extraordinarios de Revisión
2.1.1. Número de expediente:
En cada una de las instancias donde se desarrolle el trámite, es obligatorio asignar un número
de expediente en orden cronológico utilizando la base de recursos administrativos de la
Dirección de Asesoría Jurídica, en donde primero deben colocarse las iniciales de la unidad que
sustancian el recurso, el año, el número cronológicamente asignado e iniciales del recurso el
formato que se instituye para la identificación del proceso se conforma:
(Iniciales de la Unidad Institucional donde se sustancia el recurso) – (Año) – (Número
Cronológicamente Asignado) – (Iniciales del Recurso).
Para el caso de las iniciales de la unidad institucional se deberá tomar las que el Quipux asigna
en los documentos que se originan de cada una de ellas, para el caso de las iniciales del
recurso son las siguientes:
AP = Apelación
ER= Extraordinario de Revisión.
Ejemplos:
Para recursos de apelación: DAJU – 2018 – 0001 – AP
Para recursos extraordinario de revisión: DAJU – 2018 – 0002 – ER
En toda providencia y su respectiva notificación, se deberá hacer constar este número con la
finalidad de poder identificar dicha actuación con el expediente que se encuentre
sustanciando y facilitar al notificado la identificación del trámite del recurso interpuesto. En las
providencias se preferirá hacerlo constar en el lado superior derecho, sin menoscabo de que se
lo vuelva a expresar en el contenido de la providencia.
2.1.2. Número de Resolución:
En toda resolución debe constar un número que la identifique, esto sin detrimento de la
modalidad de asignación de número y emisión de la resolución (manual – Quipux), el mismo
no sustituye el asignado al trámite, cada uno de ellos deben ser conservados para un correcto
manejo documental.
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2.1.3. Manejo documental del expediente
Todo ingreso documental dentro de un proceso impugnatorio es de gran importancia, en
virtud que el recurrente puede solicitar el desglose de dicha pieza procesal anexada por él, en
cualquier momento y a su vez, ayuda al funcionario y/u órgano competente a tener más
detalles del recurso.
Por lo tanto, previo a la recepción de cada escrito que esté vinculado con un expediente
específico deberá verificar que el mismo conste con claridad el número de expediente.
Una vez entregado el documento la persona encargada de la recepción documental deberá
sentar la fe de recepción indicando: DÍA – MES – AÑO – HORA Y NÚMERO DE FOJAS, así como
el nombre de quien recibe y la sumilla correspondiente, sin menoscabo de que existan sellos o
impresiones institucionales que hagan alusión a lo referido.
Los documentos ingresados deberán ser entregados al funcionario a cargo de la tramitación
del expediente lo más pronto posible a fin de que sea despachado oportunamente dentro de
los tiempos otorgados en la normativa.
Al momento de ser incorporados los documentos al expediente, se lo debe hacer respetando
el orden el cual fueron entregados y si hubieran varias peticiones se lo hará cronológicamente,
una vez en el expediente estos deben ser numerados (manuscrito o sello).
2.1.4. Orden del expediente:
Para un correcto manejo documental los procesos deben ser ordenados por orden
cronológico, iniciando con el más antiguo, hacia arriba, respetando los límites documentales
sea esto en carpetas (una carpeta por cada cien fojas) o si es un bibliorato con sus respectivos
separadores por instancia.
2.1.5. Copias del expediente y desglose de documentos :
En caso que una parte interesada requiera copias de documentos emanados por la Institución
y se encuentren dentro de un expediente, siempre y cuando su concesión no este prohibida
por la ley, se otorgará copias (simples o certificadas) dependiendo de lo solicitado.
En caso de que sea solicitado un desglose de documentos, siempre se otorgará bajo la
responsabilidad de dejar copias certificadas en el expediente y a costa del peticionario.
2.1.6. Análisis Previo:
Siempre que se presente un recurso administrativo, éste debe pasar por un análisis previo que
consiste en tres etapas:
i.- Temporalidad del recurso: Antes de iniciar un análisis de forma, es de gran importancia
revisar si el recurso fue interpuesto oportunamente dentro de los tiempos que otorga la
norma para cada caso.
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a) Se debe colocar fecha y hora de recepción, así como el número de anexos que se
adjuntan en la primera foja del recurso ingresado.
b) El recurso ingresado por el ciudadano en las Coordinaciones Zonales, debe ser enviado
el día que se vaya a enviar la valija en el tiempo establecido por la Coordinación Zonal
o si ingresa después, al día siguiente.
c) Se debe crear un Quipux del ciudadano al momento que ingresa el recurso, en donde
se adjuntará el detalle de toda la documentación presentada.
d) Los informes que se soliciten por parte de los analistas responsables de la Dirección de
Asesoría Jurídica deberán, ser contestados en un término máximo de dos (2) días,
contados a partir del día siguiente a la solicitud del mismo.
e) La disposición que declare la inadmisión de recurso por no cumplir los requisitos
exigidos por la ley, se dará mediante resolución.
ii.- Claridad del recurso interpuesto: Esto se encuentra estrechamente ligado a la precisión o
claridad con la que el recurrente interpone el recurso, teniendo en cuenta que en muchas
ocasiones simplemente se invoca la palabra impugnar y no se establece con precisión a que
recurso está acogiendo su impugnación, del mismo modo con la escrupulosidad que establezca
el contenido de los elementos que hacen parte del recurso.
iii.- Análisis de requisitos establecidos en el artículo 220 del Código Orgánico Administrativo:
a) Los nombres y apellidos completos, número de cédula de identidad o ciudadanía,
pasaporte, estado civil, edad, profesión u ocupación, dirección domiciliaria y
electrónica del impugnante. Cuando se actúa en calidad de procuradora o procurador
o representante legal, se hará constar también los datos de la o del representado.
b) La narración de los hechos detallados y pormenorizados que sirven de fundamento a
las pretensiones, debidamente clasificados y numerados.
c) El anuncio de los medios de prueba que se ofrece para acreditar los hechos. Se
acompañará la nómina de testigos con indicación de los hechos sobre los cuales
declararán y la especificación de los objetos sobre los que versarán las diligencias, tales
como la inspección, la exhibición, los informes de peritos y otras similares. Si no tiene
acceso a las pruebas documentales o periciales, se describirá su contenido, con
indicaciones precisas sobre el lugar en que se encuentran y la solicitud de medidas
pertinentes para su práctica.
d) Los fundamentos de derecho que justifican la impugnación, expuestos con claridad y
precisión.
e) El órgano administrativo ante el que se sustanció el procedimiento que ha dado origen
al acto administrativo impugnado.
f) La determinación del acto que se impugna.
g) Las firmas del impugnante y de la o del defensor, salvo los casos exceptuados por la
ley. En caso de que el impugnante no sepa o no pueda firmar, se insertará su huella
digital, para lo cual comparecerá ante el órgano correspondiente, el que sentará la
respectiva razón.
2.1.7. Designación de Secretario/a Ad-hoc
Una vez que ha sido analizado el recurso, siendo este claro y completo se lo califica en ese
sentido y se dispone la práctica de las diligencias que la autoridad competente considere
necesarias para resolver, teniendo en cuenta que la tramitación de estos expedientes se las
lleva a cabo en la Dirección de Asesoría Jurídica, en la primera providencia se designa en
calidad de Secretario/a Ad-Hoc al funcionario a cargo del trámite.
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La competencia que radica en la Dirección de Asesoría Jurídica, en calidad de delegada de la
Dirección Ejecutiva, quien designará un abogado de su unidad institucional para la tramitación
y envestidura de la Secretaría Ad-Hoc.
En caso de ausencia temporal o definitiva de/la Secretario/a Ad-Hoc, se podrá en cualquier
providencia, designar uno nuevo. Las funciones de/la Secretaría Ad-hoc recaen en notificar,
oficiar y buscar el efectivo cumplimiento de las disposiciones emanadas en el proceso
impugnatorio.
2.2. Políticas de Recurso de Apelación
2.2.1. Generales:
a) El término de tiempo para que el ciudadano interponga la apelación es de diez (10)
días contados a partir de la notificación de acto administrativo (días hábiles).
b) La Administración Pública cuenta con un plazo de un mes (calendario) para resolver y
notificar la resolución contado a partir de la fecha de interposición del recurso.
2.2.1.1. Apelación de Contratación Pública:
a) Se interpone únicamente contra los actos administrativos expedidos por las entidades
contratantes. El interesado directo dispone de tres (3) días término contados a partir
de la notificación para interponer el recurso. (días hábiles)
b) La Administración Pública dispone de un término de siete (7) días para resolver el
recurso. (días hábiles)
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2.2.2. Específicos:
2.2.2.1. Revisión Previa:
Se debe revisar el contenido del recurso, si este no reúne los requisitos mínimos o no
fuera clara, se dispondrá en el término de cinco (5) días al interviniente o recurrente
para que complete. Si no lo hace de esta manera, se considerará el desistimiento del
recurso, se expedirá el correspondiente acto administrativo y se ordenará la
devolución de los documentos adjuntados a ella, sin necesidad de dejar copias. En
ningún caso se modificará el fundamento y la pretensión planteada.
2.2.2.2. Calificación:
En esta etapa el funcionario a cargo debe realizar la revisión del recurso, si el mismo es
claro y completo, elaborar el proyecto de providencia de calificación de recurso
administrativo en el cual debe constar la disposición de obtener información
(informes), que puedan ser considerados para mejor resolver (no son vinculantes los
informes), el mismo que pasa a revisión y/o aprobación del/de la Director/a de
Asesoría Jurídica, en calidad de delegado del/de la Director/a Ejecutivo/a, que aprueba
el proyecto insertando su firma en el documento, esto sin detrimento de emitir alguna
observación que requiera un cambio en el proyecto planteado.
2.2.2.3. Trámite:
Una vez calificado el recurso se dispone a cada una de las unidades institucionales y/o
entes estatales que remitan la información que se les solicite, en un término no mayor
a dos (2) días, a fin de que se cuente con el tiempo oportuno para poder resolver el
recurso. En caso de incumplimiento a esta disposición, se debe realizar la notificación
correspondiente a la Dirección de Administración al Talento Humano, para que sigan el
proceso administrativo correspondiente. En esta etapa la Secretaría Ad-Hoc oficia a fin
solicitar el cumplimiento de lo dispuesto.
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2.2.2.4. Resolución:
Una vez se cuente con toda la documentación necesaria, el/la funcionario/a que se
encuentra a cargo del trámite debe elaborar el proyecto de resolución, aquel que debe
ser puesto en consideración del/de la Director/a de Asesoría Jurídica, para que
proceda con la revisión, en caso de estar de acuerdo con el texto, proceder a la
aprobación, en calidad de delegado del Director/a Ejecutivo/a. En caso de que no
concuerde con el proyecto planteado lo devolverá haciendo mención de los cambios o
aditamentos requeridos que sean necesarios para resolver de manera motivada.
2.3. Políticas de Recurso Extraordinario de Revisión
2.3.1. Generales:
a) Se interpone ante un acto administrativo que ha causado estado cuando se verifican
alguna de las siguientes circunstancias: Art. 232 – Desde el numeral 1 al 5 del Código
Orgánico Administrativo
b) El recurso se inadmitirá cuando no se funde en las causales anteriormente
mencionadas o cuando las pretensiones de fondo se hayan presentado para revisiones
por parte de terceros.
c) Si la admisión del recurso no ha sido dictado o notificado, éste se entenderá como
desestimado.
d) La Administración Pública una vez admitido el recurso de revisión tendrá el plazo
e) La Administración Pública cuenta con un plazo de un mes (calendario) para resolver y
notificar la resolución contado a partir de la fecha de interposición del recurso; si el
recurso no ha sido resuelto, se entenderá como desestimado.
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2.3.2. Específicos:
2.3.2.1. Revisión Previa:
Se debe revisar el contenido del recurso, si este no reúne los requisitos mínimos o no
fuera clara, se dispondrá en el término de cinco (5) días al interviniente o recurrente
para que complete; término que correrá a partir de la fecha de notificación de la
providencia correspondiente. Si no lo hace de esta manera, se considerará el
desistimiento, se expedirá el correspondiente acto administrativo y se ordenará la
devolución de los documentos adjuntados a ella, sin necesidad de dejar copias. En
ningún caso se modificará el fundamento y la pretensión planteada.
2.3.2.2. Calificación:
En esta etapa, el funcionario de la Dirección de Asesoría Jurídica a cargo del trámite,
debe realizar la revisión del recurso si el mismo es claro y completo, elaborar el
proyecto de providencia de calificación de recurso administrativo en el cual debe
constar la disposición de obtener información (informes) que puedan ser considerados
para mejor resolver (no son vinculantes los informes) y ponerlo a consideración del/de
la Director/a del Área, en calidad de delegado del/de la Director/a Ejecutivo/a, que
aprueba el proyecto insertando su firma en el documento, esto sin detrimento de
emitir alguna observación que requiera un cambio en el proyecto planteado.
2.3.2.3. Trámite:
Una vez calificado el recurso se dispone a cada una de las unidades institucionales
y/o entes estatales que remitan la información que se les solicite, en un término
no mayor a dos (2) días, a fin de que se cuente con el tiempo oportuno para poder
resolver. En caso de incumplimiento se debe realizar la insistencia pertinente para
el debido cumplimiento.
En esta etapa la Secretaría Ad-hoc oficia a fin solicitar el cumplimiento de lo
dispuesto en la providencia.
2.3.2.4. Resolución:
Una vez se cuente con toda la documentación necesaria, el funcionario a cargo del
trámite debe elaborar el proyecto de resolución, aquel que debe ser puesto en
consideración del/de la Director/a de Asesoría Jurídica, para que proceda con la
revisión, en caso de estar de acuerdo con el texto, proceder a la aprobación, en
calidad de delegado/a del/de la Director/a Ejecutivo/a. En caso de que no
concuerde con el proyecto planteado lo devolverá haciendo mención de los
cambios o aditamentos necesarios que sean necesarios para resolver de manera
motivada.
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3. BASE LEGAL
a) Constitución de la República del Ecuador
b) Código Orgánico Monetario y Financiero
c) Código Orgánico Administrativo
d) Código Orgánico de la Economía Social de los Conocimientos, Creatividad e Innovación
e) Código de Ética del Instituto de Fomento al Talento Humano
f) Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y normativa secundaría
g) Ley Orgánica de Educación Superior
h) Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública
i)
Decreto Ejecutivo No. 555 – Creación del Instituto de Fomento al Talento Humano
j)
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del IFTH
k) Instructivo de Compensación
l)
Reglamento a la Ley Orgánica de Educación Superior
m) Reglamento de Becas y Ayudas Económicas de la Secretaría de Educación Superior,
Ciencia, Tecnología e Innovación (en todas sus versiones)
n) Reglamento de Becas y Ayudas Económicas del Instituto de Fomento al Talento
Humano
o) Reglamento de Coactivas del Instituto de Fomento al Talento Humano
p) Reglamento de Becas y Ayudas Económicas del Instituto Ecuatoriano de Crédito
Educativo y Becas
q) Reglamento de Crédito (en todas sus versiones)
r) Reglamento Interno de Talento Humano
s) Reglamento para el Otorgamiento de Becas Estudios de Cuarto Nivel
t) Manuales e Instructivos de Crédito (en todas sus versiones)
u) Manual de Seguimiento Académico y Compensación
v) Manual de Atención de Trámites de Becas
w) Bases de Postulación de todos los Programas de Becas propios como administrados
x) Manual de liquidaciones de becas y ayudas económicas.
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4. ÁREAS INTERVINIENTES DEL PROCESO
a) Analista de Asesoría Jurídica
b) Analista de Front (fedatario)
c) Analista de Gestión Documental
d) Asistente de la Dirección Ejecutiva
e) Asistente Dirección de Asesoría Jurídica
f) Coordinador/a Zonal
g) Coordinador/a Zonal/ Director/a de área
h) Director/a Asesoría Jurídica
i)
Director/a Ejecutivo/a o su delegado/a
j)
Recepcionista de Zonal o Analista Front
5. MAPA DE PROCESOS
a) Macro Proceso Dirección de Asesoría Jurídica
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b) Subprocesos de recursos de Apelación o Recurso extraordinario de revisión
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6. CARACTERIZADOR
OBJETIVO
INICIO
FIN
El presente manual nos permitirá mejorar la calidad en la prestación del servicio a los y las becarios/as y
beneficiarios/as (administrados/as), así como a las Unidades Desconcentras y a cuerpos colegiados,
teniendo como eje principal el desarrollar en sinergia con el personal de la Dirección de Asesoría Jurídica
un manejo adecuado del trámite durante la presentación, sustanciación y resolución de los recursos
administrativos que lleguen a conocimiento del Instituto de Fomento al Talento Humano.
Solicitud de Impugnación del Becario
Archivo de expediente del usuario o beneficiario
RESPONSABLE DEL
Dirección Jurídica
PROCESO
PROVEEDORES
ENTRADAS
PROCEDIMIENTOS
SALIDAS
USUARIOS
Ciudadano
Recurso de
Apelación
Receptar y enviar recurso
Recurso de
Apelación
Analista fedatario
Enviar a Matriz
Recurso de
Apelación, Oficio y
expediente
Analista Gestión
documental
Analista fedatario
Analista Gestión
documental
Recurso de
Apelación
Recurso de
Apelación, Oficio y
expediente
Recurso de
Apelación, Oficio,
Analista Dirección
expediente y
Asesoría Jurídica
Documento de
traspaso de
documentos físicos
Enviar a Dirección Jurídica
Emitir Resolución
Recurso de
Apelación, Oficio,
expediente y
Analista Dirección
Documento de
de Asesoría Jurídica
traspaso de
documentos
físicos
Resolución de
Apelación
Coordinador Zonal
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7. DESCRIPTOR
7.1 RECURSOS JURÍDICOS/ FRONT – COORDINACIÓN ZONAL
Nº
1
Actividad
Descripción

Ejecutar protocolo de Servicios (Ver Anexo AC-FR-01)

Entregar un turno de servicio(Esta tarea aplica solo en el
caso de tener recepcionista y/o un sistema de turnos)
Recibir al
Ciudadano
Producto
Intermedio
Recepcionista de
Zonal o Analista
Front
Nota: En caso que la zonal no disponga de Recepción esta actividad lo
debe realizar directamente el Analista e ir a la actividad 2


2
3
Recibir al
Ciudadano
Ejecutar el Protocolo de Servicios (Ver Anexo AC-FR-01)
Solicitar un documento de identificación al usuario
(Adjudicatario/Becario / Apoderado/ Responsable
Solidario etc.)

Llenar Matriz de registro de Atención al Usuario (Ver
Anexo AC-FR-02) y se direcciona al analista fedatario
designado.

Revisar que el recurso presentado pertenezca al Instituto
de Fomento al Talento Humano y que se encuentre
dirigido a la máxima autoridad.

Recibir la documentación con todos los adjuntos
entregados por el ciudadano y colocar fecha y hora de
recepción según se establece en las políticas generales

En el caso de que el ciudadano no se encuentre
registrado como usuario en Quipux, se procede a crear el
usuario según los manuales y procedimientos registrados
en la página de Gestión Documental
https://www.gestiondocumental.gob.ec/.
Recibir Recurso
de Apelación o
Recurso
extraordinario
de revisión

Elaborar el oficio en donde se debe adjuntar escaneados
los recursos y documentos presentados y se reasignar al
Coordinador Zonal.

Imprimir y entregar al usuario el oficio de ingreso de
trámite como fe de recepción
Responsable
de Ejecución
Documentos
Asociados
AC-FR-01
Protocolo de
Servicios
AC-FR-01
Protocolo de
Servicios
Matriz de
Registro de
Atención al
Usuario
Analista (Front)
Oficio de
ingreso de
trámite
Analista de Front
(fedatario)
AC-FR-02 Matriz
de registro de
Atención al
Usuario
Nota: Se debe devolver solamente la documentación que no
pertenezca a la Institución
4
5
6
Gestionar
expediente
Enviar Recurso
de Apelación o
Recurso
extraordinario
de revisión
Enviar oficio

Solicitar expediente a archivo

Verificar que el expediente se encuentre ordenado,
completo y foliado

Enviar recursos y documentos ingresados, oficio de
ingreso de trámite impreso y expediente del ciudadano
a la Oficina Matriz vía valija
Nota: En el caso de la Coordinación Zonal 2, el ciudadano entrega
directamente al analista de gestión documental quien es el
responsable de realizar la actividad 3

Enviar oficio dirigido a la Dirección de Asesoría Jurídica,
con copia al Ciudadano y a Gestión Documental
Expediente
Analista fedatario
Expediente
Recursos y
documentos
ingresados
Oficio de
ingreso del
Trámite
Analista fedatario
Oficio de
ingreso de
trámite
Coordinador
Zonal
16
Se considera copia no controlada a cualquier impresión de este Procedimiento
CÓDIGO DE DOCUMENTO
ESPECIFICO:
A-AJ-APJ-R01
NOMBRE DEL DOCUMENTO
ESPECIFICO:
PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS
IMPUGNATORIOS
SECUENCIA:
VERSIÓN:
FECHA:
Página 17 de 22
N/A
1.0
11-05-2018
7.2 RECURSOS JURÍDICOS/ FRONT – GESTIÓN DOCUMENTAL
Nº
7
8
9
Actividad
Gestionar valija
ingresada
Recibir al
Ciudadano
Recibir Recurso
de Apelación o
Recurso
extraordinario
de revisión
Descripción

Recibir valija

Revisar y clasificar documentación

Elaborar el Traspaso de Documentos Físicos y pasar a la
actividad 10.

Ejecutar protocolo de Servicios (Ver Anexo AC-FR-01)

Revisar que el recurso presentado pertenezca al Instituto
de Fomento al Talento Humano y que se encuentre
dirigido a la máxima autoridad.

Recibir la documentación con todos los adjuntos
entregados por el ciudadano y colocar fecha y hora de
recepción según se establece en las políticas generales.

En el caso de que el ciudadano no se encuentre
registrado como usuario en Quipux, se procede a crear el
usuario según los manuales y procedimientos registrados
en
la
página
de
Gestión
Documental
https://www.gestiondocumental.gob.ec/.

Elaborar el oficio en donde se debe adjuntar escaneados
los recursos y documentos presentados dirigido a la
asistente de la Dirección ejecutiva, asistente de la
Dirección Jurídica y Coordinadora Zonal 2

Imprimir y entregar al usuario el oficio de ingreso de
trámite como fe de recepción

Elaborar el Traspaso de Documentos Físicos y pasar a la
actividad 10
Producto
Intermedio
Responsable
de Ejecución
Documento de
traspaso de
documentos
físicos
Analista de Gestión
Documental
Analista de Gestión
Documental
Oficio de
ingreso de
trámite
Documentos
Asociados
AC-FR-01
Protocolo de
Servicios
Analista de Front
(fedatario)
Nota: Se debe devolver solamente la documentación que no
pertenezca a la Institución
10
Gestionar
documentos
ingresados
11
Enviar oficio


Entregar documentos a las áreas correspondientes
Recolectar firmas de recepción

Designar mediante oficio recibido al archivo la entrega
del expediente a la Dirección Jurídica
Analista de Front
(fedatario)
Oficio de
ingreso de
trámite
Coordinador Zonal
17
Se considera copia no controlada a cualquier impresión de este Procedimiento
CÓDIGO DE DOCUMENTO
ESPECIFICO:
A-AJ-APJ-R01
NOMBRE DEL DOCUMENTO
ESPECIFICO:
PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS
IMPUGNATORIOS
SECUENCIA:
VERSIÓN:
FECHA:
Página 18 de 22
N/A
1.0
11-05-2018
7.3 RECURSOS JURÍDICOS/ ASISTENCIA DIRECCIÓN ASESORÍA JURÍDICA
Nº
Actividad
12
Recibir Recurso
de Apelación o
Recurso
extraordinario
de revisión
Descripción

Recibir, revisar y clasificar la documentación con todos
los adjuntos entregados por el analista de gestión
documental Vs. Oficio correspondiente

Firmar el documento Traspaso de Documentos Físicos y
sacar una copia para archivo.

Entregar documentos recibidos al/la directora/a de
Asesoría Jurídica.
Producto
Intermedio
Documento de
traspaso de
documentos
físicos
Responsable
de Ejecución
Documentos
Asociados
Asistente Dirección
de Asesoría Jurídica
7.4 RECURSOS JURÍDICOS/ DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA
Nº
13
Actividad
Recibir Recurso
de Apelación o
Recurso
extraordinario
de revisión
Descripción




14
Creación
Expediente


15
16
17
Gestionar
documentos
ingresados
Generar
Providencia
Gestionar
documentos
ingresados
Recibir, revisar la documentación con todos los adjuntos
Vs. Oficio correspondiente
Designar al Analista en calidad de Secretario Ad-Hoc
mediante oficio y entregar documentación.
Recibir recurso de apelación
Asignar número de recurso revisando la base de recursos
de la Dirección de Asesoría Jurídica.
Crear expediente de recurso y elaborar carátula
establecida (Ver Anexo DJ-CR-001- Carátula).
Colocar iniciales del Analista Responsable a lado derecho
inferior
Producto
Intermedio
Responsable
de Ejecución
Oficio de
Asignación
Director/a de
Asesoría Jurídica
Expediente
Jurídico
Analista de Asesoría
Jurídica
Revisión Inicial
de Recurso
Analista de Asesoría
Jurídica
Providencia
Analista de Asesoría
Jurídica
Providencia
Legalizada,
Boleta de
notificación
Analista de Asesoría
Jurídica
Documentos
Asociados
DJ-CR-001Carátula).
DJ-RIR-001 d

Revisar el recurso de apelación y generar revisión inicial
de recurso (Ver anexo DJ-RIR-001 Revisión Inicial de
Recurso COA)

Generar providencia inicial basado en análisis de los
requisitos y casos presentados, (Ver anexo DJ-RIR-001
Revisión Inicial de Recurso COA)
Nota: En
la providencia se avoca conocimiento, se coloca
antecedentes, delegados y plazos, se solicita pruebas a terceros e
informes técnicos facultativos de acuerdo a cada caso, se motiva si
está o no completa la información, se designa el Secretario Ab-Hoc y
se dispone la notificación a quien presentó el recurso.

Entregar providencia al/la Director/a de Asesoría Jurídica
para revisión y firma

Recibir providencia legalizada y generar boleta de
notificación.
Nota: Se notifica de acuerdo al casillero judicial físico y/o digital
designado por el actor para notificaciones (Ciudadano o Abogado). En
el caso de que el actor tenga tanto casillero físico como digital, se
notifica en ambos. Imprimir notificación realizada por correo
electrónico.
Revisión Inicial de
Recurso COA
DJ-BN-002 Boleta
de Notificación
18
Se considera copia no controlada a cualquier impresión de este Procedimiento
CÓDIGO DE DOCUMENTO
ESPECIFICO:
A-AJ-APJ-R01
NOMBRE DEL DOCUMENTO
ESPECIFICO:

18
19
Generar
Documentos
para entrega de
Providencia
Solicitar
Informe Técnico
PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS
IMPUGNATORIOS
SECUENCIA:
VERSIÓN:
FECHA:
Página 19 de 22
Generar boletín (Ver anexo DJ-BN-001 Boletín de
Notificación), donde se debe registrar la fe de recepción
de la boleta (Ver anexo DJ-RN-001 Razón de Notificación)
Nota: En el caso de ser enviado electrónicamente adjuntar el e-mail
impreso de envío.
En el caso de que la notificación se realice de forma física, entregar en
el casillero judicial de la Corte Provincial de Pichincha

Sentar razón de notificación

Solicitar informe técnico según se dispone en la
providencia inicial coordinadores o directores del área
correspondiente mediante oficio.
Boletín y Razón
de Notificación
Analista de Asesoría
Jurídica
Oficio
solicitando
Informe Técnico
Analista de Asesoría
Jurídica
N/A
1.0
11-05-2018
DJ-BN-001 Boletín de
Notificación
DJ-RN-001 Razón de
Notificación
7.5 RECURSOS JURÍDICOS/ COORDINACIONES ZONALES –DIRECCIONES DE ÁREAS
Nº
Actividad
Descripción
20
Gestionar
documentos
solicitados


Recibir oficio de solicitud de Informe Técnico
Designar analista
21
Gestionar
Informe Técnico

Elaborar y entregar informe al Analista responsable de la
Dirección de Asesoría Jurídica
Producto
Intermedio
Responsable
de Ejecución
Oficio
solicitando
Informe Técnico
Coordinador/a
Zonal/ Director/a de
área
Documentos
Asociados
7.6 RECURSOS JURÍDICOS/ DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA
Nº
Actividad
22
Recibir Informe
técnico
22
Gestionar
Recursos
23
Revisar y
Legalizar
Resolución




24
Gestionar
Recursos
Producto
Intermedio
Responsable
de Ejecución
Informe técnico
Analista de Asesoría
Jurídica
Generar resolución del recurso de apelación y entregar
al/la Director/a de Asesoría Jurídica Ver Anexo DJ-RES001
Resolución
Analista de Asesoría
Jurídica
Revisar resolución y de tener observaciones entregar al
Analista responsable para realizar cambios, caso contrario
legalizar y devolver a analista responsable.
Resolución
Director/a de
Asesoría Jurídica
Resolución
Legalizada y
Boleta
Analista de Asesoría
Jurídica
Descripción
Recibir y revisar informe técnico o pruebas solicitadas de
oficio.
Recibir resolución legalizada y generar boleta de
notificación.
Nota: Se notifica de acuerdo al casillero judicial físico y/o digital
designado por el actor para notificaciones (Ciudadano o Abogado). En
el caso de que el actor tenga tanto casillero físico como digital, se
notifica en ambos. Imprimir notificación realizada por correo
electrónico.
Documentos
Asociados
DJ-RES-001
Resolución
19
Se considera copia no controlada a cualquier impresión de este Procedimiento
CÓDIGO DE DOCUMENTO
ESPECIFICO:
NOMBRE DEL DOCUMENTO
ESPECIFICO:

25
Generar
Documentos
para entrega de
Resolución
26
Devolver
documentación
27
Devolver
documentación
28
Devolver
documentación
29
Devolver
documentación
A-AJ-APJ-R01
PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS
IMPUGNATORIOS
SECUENCIA:
VERSIÓN:
FECHA:
Página 20 de 22
Generar boletín (Ver anexo DJ-BN-001 Boletín de
Notificación), donde se debe registrar la fe de recepción
de la boleta (Ver anexo DJ-BN-002 Boleta de Notificación)
Nota: En el caso de ser enviado electrónicamente adjuntar el e-mail
impreso de envío.
En el caso de que la notificación se realice de forma física, entregar en
el casillero judicial de la Corte Provincial de Pichincha
Boletín y Razón
de Notificación
Analista de Asesoría
Jurídica

Sentar razón de notificación

Sacar copias de la resolución y del informe técnico en el
caso de existir y adjuntar al expediente del ciudadano.
Copias de
resolución
Analista de Asesoría
Jurídica

Elaborar y reasignar Quipux al/la Director/a Jurídico para
devolver expediente a la Coordinación Zonal
correspondiente
Oficio de
devolución de
expediente
Analista de Asesoría
Jurídica

Revisar Quipux. En caso de que existan observaciones,
devolver al Analista responsable para realizar las
respectivas correcciones, caso contrario enviar al
Coordinador Zonal correspondiente
Oficio de
devolución de
expediente
Director/a de
Asesoría Jurídica
Imprimir oficio y enviar expediente físico del ciudadano
por valija. Se debe solicitar el sello de entrega- recepción
en el oficio
Expediente
Analista de Asesoría
Jurídica

N/A
1.0
11-05-2018
DJ-BN-001 Boletín de
Notificación
DJ-BN-002 Boleta de
Notificación
8. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Cuando sean utilizados en el presente manual los términos que se señalan a continuación
tendrán el siguiente significado:
a) Acto Administrativo: Acto administrativo es la declaración unilateral de voluntad,
efectuada en ejercicio de la función administrativa que produce efectos jurídicos
individuales o generales, siempre que se agote con su cumplimiento y de forma directa. Se
expedirá por cualquier medio documental, físico o digital y quedará constancia en el
expediente administrativo.
b) Acto de simple administración: Acto de simple administración es toda declaración
unilateral de voluntad, interna o entre órganos de la administración, efectuada en ejercicio
de la función administrativa que produce efectos jurídicos individuales y de forma
indirecta.
c) Acto Expreso: Los actos expresos son aquellos en los que la Administración efectivamente
resuelve a través de un acto escrito o en el soporte que corresponda, poner fin a la vía
administrativa o como mínimo, se concederá un plazo para poder impugnar el acto.
d) Acto Presunto: Los actos presuntos son supuestos de silencio administrativo, es decir de
inactividad de la Administración.
20
Se considera copia no controlada a cualquier impresión de este Procedimiento
CÓDIGO DE DOCUMENTO
ESPECIFICO:
NOMBRE DEL DOCUMENTO
ESPECIFICO:
A-AJ-APJ-R01
PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS
IMPUGNATORIOS
SECUENCIA:
VERSIÓN:
FECHA:
Página 21 de 22
N/A
1.0
11-05-2018
e) Casillero Electrónico: Correo electrónico o casilla judicial electrónica.
f)
Casillero Judicial: Espacio físico otorgado por el Consejo de la Judicatura a los abogados
para la recepción de notificaciones documentales.
g) Contrato administrativo: Es el acuerdo de voluntades productor de efectos jurídicos, entre
dos o más sujetos de derecho, de los cuales uno ejerce una función administrativa.
h) Desglose: Devolución de documentos aparejados por los interesados, mismos que para ser
separados del expediente deben quedar en copias certificadas.
i)
Hecho administrativo: Es toda actividad material, traducida en operaciones técnicas o
actuaciones físicas, ejecutadas en ejercicio de la función administrativa, productora de
efectos jurídicos directos o indirectos, sea que exista o no un acto administrativo previo.
j)
Estado del Recurso: Es el estado del trámite durante el transcurso de la sustanciación que
se lo debe clasificar en: Análisis Previo, Calificado, Proyecto de Resolución y Resuelto.
k) Expediente: Carpeta y/o bibliorato en el cual se conservan los documentos vinculados con
el recurso interpuesto.
l)
Fecha de presentación: Es el día, mes y año en el cual el recurso fue interpuesto.
m) Fe de recepción: Constancia reducida a escrito e inserta en los documentos que deban ser
ingresados al expediente impugnatorio.
n) Fecha de Resolución: Es el día, mes y año en el cual la autoridad competente tomó una
decisión sobre el proceso impugnatorio.
o) Fecha de solicitud de informe: Es el día, mes y año en el cual la autoridad sustanciadora
solicita la remisión de informes.
p) IFTH: Instituto de Fomento de Talento Humano
q) Informes: En los procesos administrativos impugnatorios la autoridad sustanciadora puede
solicitar informes las Direcciones Nacionales IFTH, Coordinaciones Zonales IFTH y/o entes
estatales, que posean la información necesaria para mejor resolver, en la sustanciación de
los recursos los informes no son vinculantes.
r) Nombre del recurrente: Nombre de la persona que interpone el recurso administrativo.
s) Nombre del servidor a cargo del trámite: Nombre de la persona que tramita el proceso
administrativo impugnatorio.
t) Notificación: Acto mediante el cual se pone en conocimiento de los interesados el
contenido de las disposiciones emitidas en un proceso impugnatorio.
u) Número de trámite: Es el numero asignado cronológicamente al trámite administrativo
impugnatorio y que se encuentra conformado por lo siguiente: (Iniciales de la Unidad
Institucional donde se sustancia el recurso) – (Año) – (Número Cronológicamente
Asignado) – (Iniciales del Recurso).
v) Petición Realizada: Esta deriva de la naturaleza inserta al libelo del recurso interpuesto y
se puede clasificar en: Revocatoria, Reformatoria y Anulación.
21
Se considera copia no controlada a cualquier impresión de este Procedimiento
CÓDIGO DE DOCUMENTO
ESPECIFICO:
NOMBRE DEL DOCUMENTO
ESPECIFICO:
A-AJ-APJ-R01
PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS
IMPUGNATORIOS
SECUENCIA:
VERSIÓN:
FECHA:
Página 22 de 22
N/A
1.0
11-05-2018
w) Plazo: Para efectos de la Administración Pública cuando los plazos se expresen en días se
contabilizaran los días hábiles, si estuviese en meses o años serán todos los días.
x) Providencia: Expresión emanada por el funcionario competente para disponer, solicitar o
anunciar el desarrollo del proceso, sin ser considerada una resolución.
y) Razón: Constancia reducida a escrito y suscrita por la Secretaría Ad-Hoc para evidenciar el
cumplimiento de actos efectuados en el proceso.
z) Recurrente: Persona asistida del derecho a impugnar por los medios establecidos en la
normativa.
aa) Recurso: Medios impugnatorios provistos por la normativa para objetar lo resuelto por un
funcionario público.
bb) Resolución: Decisión adoptada por el funcionario o cuerpo colegiado competente sobre la
base del recurso interpuesto.
cc) Secretario/a ad-hoc: Funcionario del Instituto de Fomento al Talento Humano a cargo de
la tramitación del proceso impugnatorio.
dd) Tipo de Recurso: Es la denominación del recurso presentado, la norma prevé: Reposición,
Apelación y/o Extraordinario de Revisión.
ee) Trámite: Etapas del procedimiento que conllevan a la toma de una decisión.
9. ANEXOS
Modelos
ANEXO A: DECLARACIÓN DE RECURSO NO INTERPUESTO
ANEXO B: RECURSO EXTEMPORANEO
Modificables
ANEXO DJ-CR-001: CARÁTULA
ANEXO DJ-BN-001: BOLETIN DE NOTIFICACIÓN
ANEXO DJ-BN-002: BOLETA DE NOTIFICACIÓN
ANEXO DJ-RN-001: RAZON DE NOTIFICACIÓN
ANEXO DJ-RES-001 RESOLUCIÓN
ANEXO AC-FR-01 PROTOCOLO DE SERVICIOS
ANEXO AC-FR-02 MATRIZ DE REGISTRO DE ATENCIÓN AL USUARIO
ANEXO GD-TD-001 TRASPASO DE DOCUMENTOS FÍSICOS
22
Se considera copia no controlada a cualquier impresión de este Procedimiento