Plan de Gestión de Riesgos

Neotect S.A.
Plan de Gestión de
Riesgos
JWD CONSULTORES
Ángela Archila
Edison Molano
Gustavo Gutierrez
Wolfgand Enrique Kook Camero
Jesús Andrés Larrota López
Abril 8, 2010
Plan de Gestión de Riesgos – JWD Consultores 2010
INTRODUCCION
Este documento tiene como objetivo proporcionar una lista ordenada del plan de
gestión de riesgos de JWD CONSULTORES. Es posible ordenar los riesgos según su
importancia, además de proporcionar una mitigación específica o una acción de
contingencia asociada al riesgo.
Propósito
La lista de riesgos permite capturar los riesgos que se percibe puedan afectar el éxito
del proyecto. Es importante identificar el orden de prioridad de los eventos que
pueden significar un resultado negativo. Estos riesgos permiten enfocar las actividades
del proyecto y es la base para organizar las actividades de cada una de las
iteraciones.
Alcance
Los riesgos presentados en este documento, son los analizados al inicio del proyecto.
Esta lista debe ser actualizada a medida que el proyecto va avanzando en su
ejecución. Es decir, al comienzo de cada iteración esta lista debe ser analizada y
actualizada para conseguir identificar y prever los posibles eventos que puedan influir
negativamente en el éxito del proyecto.
1.
DESCRIPCION DE ANALISIS DE RIESGOS
Con el objeto de comprender la importancia de cada uno de los riesgos identificados,
es necesario explicar los términos utilizados para su análisis, el por qué de cada uno
de ellos y sus valores asignados.
Impacto y Probabilidad de Ocurrencia
La evaluación del impacto de los riesgos examina el posible efecto sobre un objetivo
del Proyecto con relación a tiempo, costo, alcance o calidad, incluyendo los efectos
negativos por las amenazas que implican y los efectos positivos por las oportunidades
que generan.
Para establecer el impacto y la probabilidad de ocurrencia se debe realizar un análisis
cualitativo y un análisis cuantitativo.
El Análisis Cualitativo de Riesgos evalúa la prioridad de los riesgos identificados
usando la probabilidad de ocurrencia y el impacto correspondiente sobre los objetivos
del Proyecto si los riesgos efectivamente ocurren, así como otros factores de plazo y
tolerancia al riesgo.
El Análisis Cuantitativo de Riesgos se realiza respecto a los riesgos priorizados en el
proceso Análisis Cualitativo, por el impacto que pueden tener sobre las demandas
concurrentes del Proyecto. El proceso Análisis Cuantitativo analiza el efecto de esos
riesgos y les asigna una calificación numérica. También se puede realizar un método
cuantitativo para tomar decisiones en caso de incertidumbre.
Las calificaciones son asignadas a los riesgos basándose en la probabilidad y el
impacto evaluado en los objetivos del Proyecto, teniendo en cuenta las siguientes
matrices:
2
Plan de Gestión de Riesgos – JWD Consultores 2010
Condiciones definidas para escala de impacto de un riesgo sobre los principales
objetivos del Proyecto
Objetivo
del
Proyecto
Escalas Relativas o Numéricas
Muy
Bajo/0.05
Bajo/0.10
Moderado/0.2
0
Alto/0.40
Muy
Alto/0.80
Coste
Aumento de
coste
insignificante
Aumento
del coste
<10%
Aumento del
Coste del 1020%
Aumento
del Coste
del 20-40%
Aumento del
Coste >40%
Tiempo
Aumento de
coste
insignificante
Aumento
del
tiempo
<5%
Aumento del
Tiempo del 510%
Aumento
del Tiempo
del 10-20%
Aumento del
Tiempo
>20%
Alcance
Disminución
del Alcance
apenas
perceptible
Áreas del
Alcance
Secundari
as
afectadas
Áreas del
Alcance
Principales
afectadas
Reducción
del Alcance
inaceptable
s para el
patrocinado
r
El elemento
terminado del
proyecto
efectivament
e inservible
Degradación
de la Calidad
apenas
perceptible
Solo las
aplicacion
es muy
exigentes
se ven
afectadas
La Reducción
de la Calidad
requiere la
aprobación del
patrocinador
Reducción
de la
calidad
inaceptable
para el
patrocinado
r
El elemento
terminado del
proyecto
efectivament
e inservible
Calidad
Condiciones definidas para escalas de impacto de un riesgo sobre los principales objetivos del
Proyecto
3
Plan de Gestión de Riesgos – JWD Consultores 2010
Condiciones definidas para escala de Probabilidad de Amenaza
COSTO
Insignificante/
0.10
Mínima /
0.30
Media /
0.50
Alta / 0.70
Muy Alta /
0.90
TIEMPO
Insignificante/
0.10
Mínima /
0.30
Media /
0.50
Alta / 0.70
Muy Alta /
0.90
ALCANCE
Insignificante/
0.10
Mínima /
0.30
Media /
0.50
Alta / 0.70
Muy Alta /
0.90
CALIDAD
Insignificante/
0.10
Mínima /
0.30
Media /
0.50
Alta / 0.70
Muy Alta /
0.90
Condiciones definidas para escala de probabilidad de amenaza.
Las anteriores calificaciones asignadas a cada objetivo del Proyecto (tiempo, costo,
alcance y calidad) se agruparán para asignar un puntaje al impacto y otro a la
probabilidad (en valores numéricos) en la plantilla de Manejo de Riesgos, de acuerdo a
los valores de la siguiente matriz:
MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO
Muy Alto
Alto
Moderado
Bajo
Muy Bajo
Impacto
ooo
Probabilidad
0.80
0.40
0.20
0.10
0.05
Muy Alta
0.90
0.72
0.36
0.18
0.09
0.05
Alta
0.70
0.56
0.28
0.14
0.07
0.04
Media
0.50
0.40
0.20
0.10
0.05
0.03
Mínima
0.30
0.24
0.12
0.06
0.03
0.02
Insignificante
0.10
0.08
0.04
0.02
0.01
0.01
Categoría del Riesgo (Impacto /*Probabilidad)
La matriz anterior específica combinaciones de probabilidad e impacto que llevan a
asignarle una categoría a los riesgos como de prioridad Muy Alta, Alta, Moderada o
Baja, según el rango en que se encuentre la calificación (impacto vs. probabilidad) que
se señala en la plantilla Manejo de Riesgos, se establecerá la categoría de acuerdo a
la siguiente tabla:
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Plan de Gestión de Riesgos – JWD Consultores 2010
Categoría del Riesgo
MA
Muy Alto
De 0.72 a 0.28
A
Alto
De 0.24 a 0.14
M
Moderado De 0.12 a 0.06
B
Bajo
De 0.05 a 0.01
La categoría muestra la importancia de cada riesgo, asignándoles una prioridad por el
posible impacto significativo sobre el Proyecto, con el fin de analizarlos y darles una
estrategia de solución.
2.
DESCRIPCION DE RIESGOS IDENTIFICADOS
2.1.
Riesgos Específicos
Categoría
Falta de
consultores
1 internos.
Falta de aportes
de
2
representantes
del cliente.
5
0,9
0,7
0,8
0,4
Estrategia de Mitigación
y/o Plan de Contingencia
M
B
Impacto
A
Probabilidad
MA
# Descripción
X
 Contratar personal de
acuerdo a las necesidades
del proyecto.
 Capacitar al personal en
general (para apoyar a
esta área en caso de
carga laboral de los
consultores).
X
 Identificar múltiples
fuentes de información
(Usuarios).
 Realizar seguimiento de
los representantes
encargados de los clientes
para obtener la
información necesaria.
 Plantear
tiempos
de
respuesta oportuna a las
solicitudes del cliente y de
esta manera se exige a los
representantes
una
solución
inmediata
y
satisfactoria en el nuevo
sistema.
Plan de Gestión de Riesgos – JWD Consultores 2010
Categoría
Seguridad del
nuevo sistema.
Estrategia de Mitigación
y/o Plan de Contingencia
M
B
Impacto
A
Probabilidad
MA
# Descripción
 Identificar tempranamente
los requerimientos del
sistema de seguridad.
 Identificar claramente los
responsables del sistema
de seguridad.
 Definir un proceso de
seguridad que garantice
que la información este
alcance del usuario sin ser
modificada por terceros.
 Definir
claramente
el
proceso para estandarizar
los modelos existentes.
 Evaluar la minería de
información necesaria para
el nuevo sistema.
 Determinar
tempranamente
los
posibles
expertos
(Empresas expertas) que
sirvan
para
el
levantamiento
de
información.
0,7
0,4
Contratación
externa en la
recuperación de
4 artículos
y
características
de “pregúntele
al experto”.
0,7
0,2
X
Externalización
de las
operaciones de
5
procesamiento
de pagos en
línea.
0,7
0,2
X
 Manejar servidor seguro
para pagos en línea.
X
 Identificar tempranamente
los periodos de tiempo en
los cuales el líder funcional
se encuentre disponible.
 Programar
anticipadamente la agenda
de reuniones, minimizando
actividades con el usuario
en época de ausencia.
3
Organización
de las plantillas
6
y ejemplos de
una manera útil.
0,7
0,2
Proporcionar
7 una eficaz
función de
0,5
0,2
6
X
X
 Identificar
múltiples
funciones
que
proporcionen una eficaz
búsqueda.
Plan de Gestión de Riesgos – JWD Consultores 2010
0,5
0,2
A
Impacto
MA
Probabilidad
Estrategia de Mitigación
y/o Plan de Contingencia
M
B
Categoría
# Descripción
búsqueda.
Recibir buenos
comentarios de
Michael Chen y
8
otros
consultores de
alto nivel.
 Identificar
fuentes de
(Usuarios).
X
múltiples
información
2.2. Riesgos Generales
2.2.1. Riesgos del Proyecto
Promover
efectivamente
9
el
nuevo
sistema.
0,50
0,40
X
Cuenta de los
10 beneficios del
nuevo sistema
0,50
0,40
X
7
B
M
A
Descripción
Categoría
MA
#
Probabilid
Impacto
ad
Estrategia
de
Mitigación y/o Plan
de Contingencia
 Realizar
involucramiento
documentado con
el cliente bajo la
perspectiva
metodológica
utilizada.
 Realizar adecuada
administración de
cambios
y
configuración del
nuevo sistema.
 Conocer el
problema o
necesidad y
manejo mediante
acciones reactivas
identificadas por
productivo (Unidad
de Infraestructura
de Soluciones).
 Promover la
imagen de la
compañía como
Plan de Gestión de Riesgos – JWD Consultores 2010
B
M
A
Descripción
Categoría
MA
#
Probabilid
Impacto
ad
dentro de un
año.
una excelente
firma de
consultoría de
clase mundial.
 Mostrar el
cumplimiento y
aplicabilidad del
nuevo sistema.
2.2.2. Análisis Consolidado de Riesgos por Categoría
Categoría
8
Estrategia
de
Mitigación y/o Plan
de Contingencia
Total
Bajo
5
23.805%
Medio
5
23.805%
Alto
8
38.1%
Muy Alto
3
14.29%
Total
General
21
100%
Plan de Gestión de Riesgos – JWD Consultores 2010
Seguimiento a los diez primeros riesgos
Fecha
Prioridad
Descripción
Autor
08/04/2010
1
Tiempo del proyecto
Jesús A. Larrota
08/04/2010
2
Costos del proyecto
Angela Archila
08/04/2010
3
Seguridad del nuevo
sistema
Jesús A. Larrota
08/04/2010
4
Organizar plantillas y
ejemplos de ayuda
Enrique Kook
08/04/2010
5
Outsourcing para procesar
las transacciones de pagos
en línea
Jesús A. Larrota
08/04/2010
6
Outsourcing para recuperar
los datos y funciones de
“Preguntele al experto”
Jesús A. Larrota
08/04/2010
7
Promover eficientes
funciones de búsqueda
Jesús A. Larrota
08/04/2010
8
Obtener buen feedback de
los consultores más
experimentados
Gustavo Gutierrez
08/04/2010
9
Promover efectivamente el
nuevo sistema
Edison Molano
08/04/2010
10
Realización de los
beneficios de el nuevo
sistema en 1 año
Jesús A. Larrota
9