República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología Universidad Simón Bolívar – Sede del Litoral Asignatura: Auditoría Fiscal Aduanera LOS PAPELES DE TRABAJO PROFESORA: ESTUDIANTES: María Méndez – 15-04262 Jackeline Morillo Nakary Escalona -13-04940 Esmeralda Da Silva - 14-00067 CAMURÍ GRANDE, ABRIL 2019. 1 ÍNDICE INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………...3 PAPELES DE TRABAJO…………………………………………………………...4 CONCEPTO OBJETIVOS NORMAS PARA SU ELABORACIÓN CANTIDAD Y CONTENIDO ORGANIZACIÓN PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO CARACTERÍSTICA ESTRUCTURA ÍNDICE O REFERENCIACIÓN CONCLUSIÓN…………………………………………………………………..…16 BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………...17 2 INTRODUCCIÓN De acuerdo con Gustavo Alonso Zepeda (1997), una auditoría es: "La recopilación y evaluación de datos sobre información de una entidad para determinar e informar sobre el grado de correspondencia entre la información y los criterios establecidos”. En la elaboración de auditorías, es indispensable que el auditor cuente con un adecuado material. Pues, es de obligatorio cumplimiento de acuerdo con las Normas que rigen la materia, preparar cédulas integrales de los papeles de trabajo, así como, contar con los datos de información necesarios de la entidad a evaluar. Ya que, sin los mismos, el auditor se vería imposibilitado para exponer los resultados en un informe de auditoría. Por consiguiente, el trabajo del auditor debe quedar anotado en una serie de papeles que constituyen en principio la prueba material del trabajo realizado, además, en ellos se deja constancia de la profundidad de las pruebas y de la suficiencia de los elementos en que se apoyó la opinión, en otras palabras, son evidencia de la calidad profesional del trabajo de auditoría que es realizado en una empresa o entidad. En este mismo orden de ideas, el presente informe tiene como objetivo principal describir detalladamente a los papeles de trabajo incluyendo puntos como sus objetivos, normas de elaboración, organización, contenido, entre otras. Así como también, resaltar su importancia en la realización de auditorías. 3 PAPELES DE TRABAJO 1- CONCEPTO Papeles de trabajo: Instrumento mediante el cual, el auditor respalda de manera detallada y sistemática la descripción de las pruebas realizadas, después de la aplicación de técnicas y procedimientos en los que sustenta y apoya los resultados obtenidos. Es decir, son el conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su revisión, así como el resultado de los procedimientos y pruebas de auditoría aplicados. Algunos papeles de trabajo son elaborados por el propio Auditor, y se denominan Cédulas. -Cédulas de Auditoría: Es la hoja en la que consta el desahogo de los procedimientos de auditoría efectuados durante la revisión, así como de los resultados obtenidos. Otros son obtenidos por medio de su cliente o por terceras personas pero, al constituirse en pruebas o elementos de comprobación y fundamentación de la opinión, se incorporan al conjunto de evidencia que constituyen en general, los papeles de trabajo. 4 -Documentación soporte: Son los documentos generados por las operaciones de las Unidades Administrativas auditadas, que se anexan a las cédulas de trabajo como evidencia de los hechos observados y/o análisis efectuado (facturas, resguardos, contratos, cartas, certificaciones, estados de cuentas, confirmaciones, entre otros). Los papeles de trabajo también pueden constituir la información almacenada en cintas, películas u otros medios (diskettes), y puede habilitarse sobre listados, y fotocopias de documentos claves de la organización, sin incurrir a exceso de copiar todo el archivo. Es conveniente mencionar que sobre los archivos que contienen la documentación de auditoría, se debe tener un especial cuidado de su conservación y custodia, en especial que no se pierda ninguna pieza de la evidencia ya procesada, o que se pueda deteriorar por un uso inadecuado, o del acceso indebido por parte de terceros no autorizados. La documentación de auditoría incluye toda la información que soporta la evidencia del trabajo realizado, esta información es conservada regularmente en archivos físicos y electrónicos o digitalizados, los cuales se van acumulando con el aporte de cada uno de los miembros del equipo de auditoría, sufren un proceso de control de calidad, con la revisión y supervisión. En la actualidad, existen herramientas contenidas en software que hacen más práctico y eficiente el proceso de auditoría, teniendo en cuenta que esta herramienta permite controlar el flujo de documentación y el acceso restringido únicamente a miembros del equipo de auditoría asignado. 2- OBJETIVOS Los papeles de trabajo cumplen principalmente con los siguientes objetivos: 5 Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades realizados por el auditor. Facilitar la preparación del informe. Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe. Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado. Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoría aplicados. Servir de guía en revisiones subsecuentes. Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores. Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría del Órgano de Control y demás normatividad aplicable. 3- NORMAS PARA SU ELABORACIÓN Los papeles de trabajo serán elaborados de acuerdo a las necesidades de cada uno de los auditores encargados de la auditoría. Para asegurar que los papeles de trabajo estén completos, sean rápidos de localizar y fáciles de comprender, es recomendable la aplicación de los siguientes aspectos: 1. Decidir si es necesaria su formulación, en función del objetivo y procedimientos aplicados. 2. Efectuar un diseño previo a su elaboración. 3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados por la entidad auditada. 4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible y tener cuidado de asentar los datos necesarios y suficientes. 6 5. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la información y a la misma conclusión que el auditor que elaboró la cédula. -Marcas de Auditoría: Al preparar el auditor los papeles de trabajo debe evitar acumular exceso de documentación, esto se simplifica utilizando marcas de auditoria, es decir, certificando o validando información o actuaciones físicas que se tuvo a la vista, mediante marcas y referencias previamente definidas, tales como: √ Verificado y cruzado contra registros contables. ∑ Sumado % Porcentaje observado ₫ Totalizado ≈ Cifras verificadas. ∞ Soportes originales vistos. ... entre otras. 6. Anotar los datos en forma de columna. 7. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto con los contenidos en la misma cédula como con los asentados en otras. 8. Para efectos de corrección, las palabras o número incorrectos se tacharán, y los correctos se escribirán en la parte inmediata superior. 9. Una vez elaborada una cédula, esta no deberá desecharse ni pasarse en limpio; por eso siempre es necesario trabajar con limpieza y precisión. 10. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas. 4- CANTIDAD Y CONTENIDO 7 La cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo está sujeto al criterio del auditor tomando en cuenta: El tamaño y magnitud de la Empresa. La naturaleza de la auditoría. La naturaleza del dictamen u opinión. El grado de confiabilidad en los sistemas de contabilidad y control interno de la empresa. La naturaleza y complejidad del giro o actividad de la empresa. La necesidad de dirección, supervisión y revisión del trabajo realizado por los auditores en circunstancias particulares. La metodología y tecnología de auditoría específicas utilizadas en el examen. La experiencia y habilidad del auditor. Los papeles de trabajo deben incluir evidencias que demuestren que: 1. El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente. 2. Los controles internos han sido evaluados para determinar el enfoque de la auditoría, la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría, tamaño de las muestras y niveles de materialidad. 3. La cantidad obtenida de evidencia es suficiente, competentes y pertinente. 4. Los procedimientos de auditoría aplicados proporcionan suficiente evidencia comprobatoria para sustentar la opinión del auditor. Asimismo, los papeles de trabajo deben contener suficiente información respecto de que el auditor ha aplicado procedimientos de auditoría para satisfacerse de manera razonable sobre las afirmaciones o aseveraciones expuestas en los estados financieros del cliente. Tales afirmaciones son: Existencia u ocurrencia: Los activos y pasivos informados existen y están registrados en el período correspondiente. 8 Derechos y obligaciones: Los activos y pasivos informados son propios de la empresa. Integridad: Todas las operaciones y transacciones hechas por la empresa, se han incluido y se exponen en los estados financieros. Propiedad: Las transacciones o hechos económicos se han registrado al monto que les son propios y el ingreso o gasto se han aplicado al periodo que corresponde. Exigibilidad: Los activos representan derechos de cobro y pasivos representan obligaciones reales. Valuación: Los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos han sido valuados apropiadamente. Representación y Revelación: Las partidas han sido relevadas, clasificadas y descritas de conformidad con principios de general aceptación. El auditor a objeto de verificar dichas afirmaciones puede utilizar a manera de ejemplo uno o más de los siguientes procedimientos: Comparaciones. Análisis de relaciones. Pruebas de diagnóstico (índices financieros). Análisis de tendencias o variaciones. Pruebas globales. Pruebas de cumplimiento. Recuento o inspección física. Confirmación de saldos. Recalculo. 5- ORGANIZACIÓN Archivo de auditoría. 9 Se refiere a una o más carpetas o legajos u otros medios de almacenaje, ya sea en forma física o electrónica que contienen los papeles de trabajo o la documentación de auditoría de un trabajo específico. El archivo del trabajo de auditoría se refiere a la organización y recopilación en archivos del conjunto de la información que un auditor prepara en el transcurso del trabajo de auditoría, junto con otra documentación recibida, que también debe almacenar. Dicho de forma más sintética, el archivo del trabajo de auditoría es la organización y recopilación de los papeles de trabajo. Se pretende almacenar la información que tiene la misma estructura para facilitar su manejo, lo que resulta conveniente, entre otras motivaciones, para hacer más sencilla la ejecución de auditorías en ejercicios posteriores. Además las Normas Técnicas prescriben el mantenimiento y cuidado de los papeles de trabajo, por ser el soporte utilizado donde se hacen patentes los argumentos y medios utilizados que le han llevado a formarse la opinión. Toda la información utilizada, las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, y todas las actuaciones que el auditor haya decidido efectuar para llegar a formarse su opinión profesional sobre las cuentas anuales, quedan expuestas de forma escrita, con precisión, y de forma que quede lo más significativo y sustancial en este conjunto de documentos. El objetivo es que la utilización de la totalidad de esta documentación se pueda efectuar con el mínimo esfuerzo, si su manejo se facilita al seguir un orden establecido. Los papeles de trabajo preparados u obtenidos por el auditor durante su labor deben ser organizados y archivados en legajos, tales como: Legajo de Planificación 10 Legajo Corriente Legajo Permanente De considerarse necesario puede recurrir a la apertura de: Legajo Resumen Legajo de Impuestos Legajo de confirmación o circularización Legajo administrativo En caso de auditorías recurrentes los legajos permanente y de planificación deben ser actualizados y modificados cuando las circunstancias así lo requieran, a diferencia del resto de los legajos que contienen datos relacionados con la auditoría de un solo periodo. 6- PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son de propiedad de los órganos o firmas de auditoría. El auditor debe custodiar con cuidado y vigilancia la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento, y bajo cualquier circunstancia, el carácter secreto de la información contenida en los mismos. Es difícil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo, pero es recomendable conservarlos porque son importantes para auditorias futuras y para cumplir con los requerimientos legales en caso de litigios. 7- CARACTERÍSTICAS Los papeles de trabajo deben contener información pertinente y reunir las características de ser: 11 Claros: los papeles de trabajo deben permitir que un tercero pueda entender el propósito, naturaleza, alcance y conclusiones del trabajo realizado. Concisos: Los papeles de trabajo deben ser breves y puntuales sin incluir comentarios excesivos que dificulten su entendimiento y revisión. Objetivos: Los papeles de trabajo deben ser emitidos con el criterio de imparcialidad es decir reflejar los hechos o situaciones tal como han sucedido y abstenerse de comentarios o críticas o suposiciones. Pertinentes: Deben incluir solo la información y datos relacionados con los objetivos de la auditoria de tal forma se constituyan en respaldo de las conclusiones del auditor. Ordenados: deben ser organizados y archivados manteniendo un orden lógico racional de tal forma que posibilite verificar el proceso de la auditoria y acceso a cualquier información. Completos: deben contener toda la información en forma suficiente que ayude a comprender el trabajo realizado y las razones que fundamentan las conclusiones alcanzadas. 8- ESTRUCTURA Las cédulas que elabora el Auditor pueden tener variadas formas de acuerdo a su criterio, pero en la práctica común se utilizan hojas multicolumnares manuales o electrónicas las cuales llevan la siguiente estructura formal: Índice de la Cédula o Memorando: Ubicada en la parte superior derecha, permite la localización rápida del papel de trabajo. Se acostumbra a marcarse con lápiz de Auditoría de color, rojo, verde o azul, de tal manera que sea visible y no quede oculto cuando se pliega la cédula. Si se trata de una cédula cuya información ocupa más de una planilla, se indicará con una numeración en cada una así: 1 de 3; 2 de 3; y 3 de 3, etc. En el caso de las hojas electrónicas como 12 Excel, el índice se ubicaría en la parte inferior del libro, en la pestaña que se utiliza para nominar las diferentes hojas de dicho libro. Encabezamiento: Donde va el nombre de la compañía auditada, rubro de los estados financieros examinados el cual da el nombre a la cédula, memorando u otro tipo de papel de trabajo, con la fecha de Auditoría que es la misma de los estados financieros examinados. Responsables: Se colocan los nombres, iniciales o rubrica de los responsables por la elaboración y supervisión de la cédula. Cuerpo del trabajo: En esta parte se desarrolla toda la Auditoría y se consignan los datos obtenidos por el Auditor para allegar la evidencia suficiente y competente. Conclusión: área de donde Cada trabajo se ha desarrollado de una manera completa un trabajo, debe tener conclusiones adecuadas, basadas en el trabajo de Auditoría, respaldada por la evidencia contenida en los papeles de trabajo, que corresponda a los objetivos que se persiguen en el trabajo. Las conclusiones deben expresar en forma clara la opinión de la persona que efectuó el trabajo con lo cual se responsabiliza del mismo. 13 Significado de marcas: Al final de la Cédula a manera de convenciones, se coloca el significado de las marcas de Auditoría utilizadas en el cuerpo del trabajo. Fuente de información: Si se amerita, se coloca la fuente donde se obtuvieron los datos del desarrollo del trabajo. 9- ÍNDICE O REFERENCIACIÓN Los índices son claves convencionales de tipo alfabético, numérico o alfa-numérico, que permiten clasificar y ordenar los papales de trabajo de manera lógica y directa para facilitar su identificación, localización y consulta. Para relacionar los papeles de trabajo entre sí, los índices de auditoría se utilizan a manera de cruces o referencia cruzada; de esta manera, se podrá vincular la información contenida en dos o más cédulas. Los índices persiguen los siguientes propósitos: 1- Simplificar la revisión de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma ordenada y permiten ir de lo general a lo particular. 14 2- Evitar la duplicación del trabajo, puesto que al asignar un lugar específico a cada cédula se elimina el riesgo de que ésta se elabore nuevamente. 3- Interrelacionar dos o más cédulas de auditoría. 4- Facilitar la elaboración del informe, pues permiten localizar en cédulas específicas las irregularidades y deficiencias detectadas en la revisión. 15 CONCLUSIÓN Los papeles de trabajo además de ser un requisito obligatorio que debe estar presente en el proceso de auditorías, es un elemento sumamente importante para el auditor, pues, son los documentos en que éste registra los datos e informaciones obtenidas a lo largo de su examen y los resultados obtenidos de las pruebas realizadas, las que le servirán para poder elaborar su informe o dictamen final que deberá presentar a la empresa o entidad. Así mismo, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesión. Los mismos, pueden contener información extremadamente confidencial y solo podrá ser divulgado, en circunstancias extremas, bajo previa autorización. A su vez, aunque su contenido es reservado, pueden utilizarse, de igual forma, bajo previa autorización, de guía para la realización de futuras auditorías y como referencia para determinar la consistencia en la aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados de un ejercicio a otro. 16 BIBLIOGRAFÍA Bonilla Martínez, M (2014). “Papeles de trabajo en auditoría”. Obtenido de: https://www.auditool.org/blog/auditoria-externa/306-papeles-de-trabajo-en-auditoria. Fecha: 01/04/2019 COFAE (2014). “Principios Generales sobre Papeles de Trabajo e Informes de Auditoría”. Obtenido de: https://www.oas.org/juridico/PDFs/mesicic4_ven_pap_tra_2014.pdf. Fecha: 01/04/2019 “DECLARACIÓN SOBRE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍAINTERNA No. 2 (DNAI Nº 2)”. Emitida por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, que se refiere a “Documentación del Trabajo de Auditoría Interna”. “GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO”. Emitida por el Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública, Protección de Datos Personales y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México. De fecha: Junio 2016. Obtenido de: http://www.infodf.org.mx/pdfs/contraloria/guia_elab_rev_papeles_trabajo.pdf. Fecha: 01/04/2019 Palomino, J (2010). “PAPELES DE TRABAJO”. Obtenido http://juliaenauditoria.blogspot.com/p/papeles-de-trabajo.html. Fecha: 01/04/2019 17 de:
