Instructivo administracion info monitoreo V dic 2013

INSTRUCTIVO PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE
LA INFORMACIÓN DE
MONITOREO
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
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INSTRUCTIVO PARA LA ADMINISTRACIÓN
Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE
MONITOREO
http://sula.parquesnacionales.gov.co
Este instructivo se encuentra publicado como manual de ayuda en línea en el sistema de información de
monitoreo de Parques Nacionales Naturales de Colombia SULA. Las ayudas están designadas con signo
de interrogación según en donde usted se encuentre en la herramienta, igualmente SULA cuenta con
videos tutoriales para seguir el paso a paso de las acciones básicas a desarrollar. Adicional a lo descrito
en este documento, en la ayuda en línea se encuentra el paso a paso de la administración central.
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INSTRUCTIVO PARA LA
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LA INFORMACIÓN DE
MONITOREO
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1. TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................................................ 4
2. ALCANCE ............................................................................................................................................. 4
3. ANTECEDENTES ................................................................................................................................. 4
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ....................................................................................................... 4
5. DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACION DE MONITOREO DE PARQUES NACIONALES
NATURALES DE COLOMBIA SULA ........................................................................................................ 5
6. DEFINICIONES GENERALES.............................................................................................................. 5
7. ACTIVIDADES ...................................................................................................................................... 8
7.1 Formule o actualice el programa de monitoreo y ponga en marcha los diseños de monitoreo
sobre los elementos priorizados en el corto, mediano y largo plazo según plan de trabajo ............... 10
7.2 Articule los indicadores priorizados que inician la puesta en marcha, en el sistema de
información de monitoreo de Parques Nacionales Naturales de Colombia SULA, mediante la
precisión de la hoja metodológica del indicador ................................................................................. 13
7.3 Concerte las estructuras de datos y los dominios controlados, a partir de los indicadores
priorizados en el programa de monitoreo del área protegida o del nivel nacional .............................. 17
7.4 Cree en SULA la información de las estructuras de datos, los dominios controlados y los
indicadores priorizados ....................................................................................................................... 20
7.5
Ingrese y realice su registro de usuario en la página web de SULA ......................................... 21
7.5.1
¿Quiénes son los usuarios de Sula? ................................................................................................21
7.5.2
¿Cómo contactar al administrador de parques? ...............................................................................22
7.5.3
¿Cómo registrarse? ..........................................................................................................................22
7.5.4
Una vez tengo el usuario y la contraseña ¿Qué puedo hacer? ........................................................23
7.5.5
¿Cómo restablecer la contraseña? ...................................................................................................24
7.5.6
Herramientas de ayuda.....................................................................................................................25
7.5.7
Menú inicio después de registrarse ..................................................................................................25
7.6 Obtenga los datos de monitoreo y realice la revisión por parte del designado en el área
protegida o donde se genere la información....................................................................................... 26
7.6.1
Control de calidad a nivel del área protegida o donde se genere la información ..............................27
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7.6.2 Matriz de seguimiento a la sistematización de los datos de monitoreo del área protegida o donde se
genere la información en SULA .....................................................................................................................28
7.7
Descargue la estructura de datos y realice el diligenciamiento de los registros ........................ 29
7.7.1
Descargue la estructura de datos .....................................................................................................29
7.8
Realice el metadato del conjunto de datos................................................................................ 33
7.9
Cargue la información y recargue los registros rechazados...................................................... 34
7.9.1
Creación del lote de datos ................................................................................................................34
7.9.2
Recargue los datos rechazados .......................................................................................................35
7.9.3
Visualización de lotes .......................................................................................................................37
7.10
Descargue los datos de manera detallada.........................................................................................38
7.11 Realice la validación de datos reportados por el área protegida, dependencia o grupo interno
de trabajo donde se esté generando la información ........................................................................... 41
7.11.1
Descargue los datos para validación ..............................................................................................42
7.11.2
Realice el control de calidad en la dirección territorial o el nivel central .........................................43
7.11.3
Cargue los datos de validación .......................................................................................................43
7.12
Revise y corrija los registros según calificación de calidad de datos ...................................... 44
7.13
Actualice la calificación de los datos corregidos ..................................................................... 45
7.14
Bloqueo de los datos .............................................................................................................. 45
7.15
Defina el esquema de permisos de los datos (condiciones de uso y acceso de la información)
46
7.15.1
¿Cómo dar permisos de acceso a los datos y los indicadores? .....................................................46
7.16
Visualice los indicadores ......................................................................................................... 48
7.17
Analice los resultados que reporta SULA de cada indicador monitoreado .............................. 50
7.18
Hacer pública la información del indicador.............................................................................. 50
7.19
Generar retroalimentación a los programas de monitoreo y al plan de manejo ...................... 51
CONTROL DE CAMBIOS ..............................................................................................................................52
ANEXO...........................................................................................................................................................52
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INDICE DE TABLAS
Tabla 1. Modelo de Hoja metodológica con ejemplo de la temática de monitoreo ................................. 13
Tabla 2. Homologación de los ítems que requiere SULA con los de la hoja metodológica para crear el
indicador en el sistema: .......................................................................................................................... 15
Tabla 3. Ejemplo de estructura de datos para el monitoreo de aves ...................................................... 18
Tabla 4. Matriz de seguimiento a la sistematización de los datos de monitoreo en el área protegida o
donde se genera la información .............................................................................................................. 28
Tabla 5. Paso a paso para convertir el formato de fecha y hora como texto para el ingreso a SULA .... 32
Tabla 6. Paso a paso para abrir el archivo descargado en CSV en Excel .............................................. 41
Tabla 7 Códigos de calidad de datos ...................................................................................................... 42
INDICE DE FIGURAS
Figura 1. Flujograma de actividades y responsables de la administración y manejo de la información de
monitoreo .................................................................................................................................................. 8
Figura 2. Relaciones entre las diferentes herramientas de monitoreo .................................................... 12
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1. OBJETIVO
Ordenar y facilitar el registro, sistematización, uso y la disponibilidad de información de monitoreo de Parques
Nacionales Naturales de Colombia, para contar con información oportuna y sistematizada de indicadores de
estado, presión y respuesta de los valores objeto de conservación, las presiones que los amenazan y los
elementos relevantes de las situaciones de manejo (incluyendo estrategias de manejo), que permitan tener
alertas tempranas para verificar el efecto del manejo y el logro de los objetivos de conservación de las áreas
protegidas, de tal manera que se agilice la consulta para la toma de decisiones a través de su articulación con el
Sistema de Información de Monitoreo de Parques Nacionales Naturales de Colombia SULA.
2. ALCANCE
Inicia con la puesta en marcha de los programas de monitoreo de las áreas y programas de monitoreo
nacionales, articulados con la Estrategia Nacional de Monitoreo, y finaliza con la retroalimentación y ajuste los
programas de monitoreo y a los planes de manejo. El presente documento es para uso de carácter nacional, es
decir que cobija las dependencias del nivel local, territorial y central.
3. ANTECEDENTES
La Estrategia Nacional de Monitoreo identifica como problema las debilidades en los procedimientos de
administración, manejo y uso de la información relacionada con el monitoreo, lo que impide a los equipos de las
áreas protegidas llevar a cabo tareas básicas de registro y organización de información, ocasionando pérdida de
los datos. Ante esta dificultad plantea la línea de administración y uso de la Información que orienta la
recolección, organización y flujo de la información producto de las acciones de monitoreo.
En su plan de acción la estrategia planteó implementar un sistema de información para el manejo de la
información de monitoreo y se propusieron las siguientes actividades: efectuar el análisis de requerimientos para
el diseño; ejecución del diseño; desarrollo; alimentación y consulta de acuerdo a estándares establecidos.
De manera que se realizó un convenio entre Parques Nacionales Naturales de Colombia y el Instituto de
Investigación de Recursos Biológicos Alexander Von Humboldt, con el apoyo de USAID en el desarrollo del
Programa Paisajes de Conservación y Patrimonio Natural, para realizar el análisis, diseño, desarrollo e
implementación del Sistema de Información de Monitoreo de Parques Nacionales Naturales articulado al Sistema
de Información sobre Biodiversidad.
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA



Estrategia Nacional de Monitoreo
Manual de Monitoreo
Planes de manejo de las áreas protegidas
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


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Programas de monitoreo de las áreas protegidas
Manual de ayuda SULA en la herramienta
Formato de campo (anexo a este instructivo)
5. DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACION DE MONITOREO DE PARQUES NACIONALES
NATURALES DE COLOMBIA SULA
Herramienta informática disponible en línea, bajo la arquitectura de Google App Engine, que apoya el proceso de
almacenamiento y análisis de los datos capturados en campo en actividades de monitoreo y que se ven
reflejados en diferentes indicadores.
Las finalidades de SULA son:
•
•
•
Contar con información oportuna y sistematizada de indicadores de estado, presión y respuesta (plan
estratégico del plan de manejo) para la toma de decisiones de manejo en los tres niveles: área
protegida, territorial y nacional.
Soporte de la gestión misional de Parques Nacionales ante diferentes organismos de control.
Carta de presentación ante cooperantes nacionales e internacionales
6. DEFINICIONES GENERALES
Administrador Central: Administra permisos de entrada, valida la información y hace seguimiento a los
productos que genera la herramienta
Administrador local: Valida la información ingresada por los funcionarios del área protegida
Administrador Territorial: Valida la información reportada por el área, califica los registros y notifica al Nivel
Central.
AP: Área protegida.
Cadena de resultados: La cadena es una herramienta útil para la identificación del impacto del proyecto y se
usa para identificar las relaciones de causalidades entre las acciones de la estrategia y los resultados esperados
(supuestos).
Ciclo de formulación: Primera fase del programa de monitoreo que responde las siguientes preguntas: ¿Qué
vamos a monitorear?, ¿por qué?, ¿con quién?, ¿cuándo?, ¿cómo?, ¿dónde?, ¿con qué?
Ciclo de indagación: Es un metodología mediante la cual se formulan preguntas claras basadas en la
información disponible de forma tan objetiva y precisa como sea posible, sobre una pequeña parte de nuestro
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entorno; y luego, reflexionar cuidadosamente sobre las implicaciones de esa respuesta para un ámbito más
amplio.
Campo (celda): Espacio de almacenamiento para un dato en particular. Mínima unidad de información a la que
se puede acceder. Un campo o un conjunto de ellos forman un registro.En las hojas de cálculo los campos son
llamados celdas.
Dato: Es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, etc.) de un atributo o variable
cuantitativa.
Diseño de monitoreo: Es la estructuración del cómo se levanta la información del VOC, estrategias de manejo o
amenazas priorizados para el monitoreo, en donde se determinan las técnicas y métodos como se tomarán los
datos a partir de las particularidades del área protegida, teniendo en cuenta un objetivo claro de monitoreo. El
diseño desarrolla la manera en que se levantará de manera sistemática la información referente a los indicadores
seleccionados.
Dominios Controlados: Son árboles jerárquicos que permiten agrupar información o términos para la validación
de datos, a partir de la información que se carga en el sistema en la estructuras de datos. Ejemplo: árbol
taxonómico de una especie.
DT: Dirección territorial.
Estructura de datos: Corresponde a una tabla de Excel en la que se podrá almacenar los datos de la forma más
granular posible, contiene los mínimos estándar y las variables o atributos a monitorear según cada temática.
Esta puede responder a uno o más indicadores, pero como mínimo debe tener las variables para calcular el
indicador.
Geonetwork: Es una aplicación de catálogo que permite la búsqueda y descarga de datos y metadatos
geográficos por diversos criterios como la extensión geográfica, tema o palabras clave.
GPM: Subdirección de Gestión y Manejo de Áreas Protegidas - Grupo de Planeación y Manejo de Áreas
Protegidas.
GSIR: Grupo de Sistema de Información y Radiocomunicaciones.
Hoja metodológica del indicador: Sustentan el diseño y formulación de los indicadores. Describe los
contenidos, significados, alcances, limitaciones, metodologías y disponibilidad de los indicadores. Contiene las
especificaciones técnicas que son necesarias para la correcta construcción, actualización e interpretación del
indicador (Cepal, 2009).
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Indicador: Es la variable o relación entre variables (índice) de cuya medición se pueden obtener referencias
ciertas sobre la evolución del sistema en el que está inmersa. Las variables indicadoras son aquellas sensibles a
cambios y tendencias de origen natural o humano, incluyendo el manejo. (Castell, 1999).
Manual de monitoreo: Es una guía para el diseño y puesta en marcha de los programas de monitoreo de las
áreas protegidas, que facilita la formulación de preguntas a través de las cuales se orienta la consecución de
información por medio de los indicadores.
Metadatos: Son un recurso de información que permite tener una descripción estandarizada de los diferentes
conjuntos de datos, son una herramienta de gran importancia en la gestión de datos e información porque
facilitan la búsqueda, recuperación e integración de datos provenientes de distintas fuentes.
Metadato documental: Se realizan para la documentación de informes, productos, estándares, lineamientos,
datos cartográficos.
Metadato de monitoreo: Se realizan para la documentación de tablas de datos producto de las acciones de
monitoreo.
Mínimos estándares: Son los campos que dan contexto a la información recolectada, permiten contar con
patrones establecidos que facilitan la organización y homogenización de la información generada, garantizan que
no exista información redundante y que se recolecten los mismos datos en distintas serie históricas, con el
propósito de obtener información de calidad. Para el sistema de información de monitoreo de Parques
Nacionales Naturales de Colombia SULA los mínimos estándares son: ubicación y georeferenciación, cobertura
cronológica, variables de monitoreo, información de responsable de toma de datos.
Monitoreo: Es el estudio regular o continuo del estado de los valores objeto de conservación del área protegida
o de los factores que los afectan, a través de una serie de mediciones tomadas en el tiempo, de uno o más
elementos particulares, llamados variables, bajo el propósito de orientar y verificar el éxito de las acciones de
manejo (Flórez, et. al 2010).
Programa de monitoreo: Componente del Plan de Manejo de cada área protegida que actúa como instrumento
proveedor de información, para facilitar los procesos de planificación, puesta en marcha y evaluación de las
estrategias de manejo. (Estrategia Nacional de Monitoreo).
Protocolo: Documento de soporte metodológico para la toma de datos de monitoreo sobre el VOC o la presión
seleccionada, surge del diseño realizado previamente y describe sistemáticamente los pasos para obtener
siempre de la misma forma la información de monitoreo. El protocolo responde al diseño.
Registro (base de datos): Colección de datos que hacen referencia a un mismo ítem que se van a guardar en
una fila de una tabla de la base o estructura de datos.
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Shape: Es un formato vectorial de almacenamiento digital donde se guarda la localización de los elementos
geográficos y los atributos asociados a ellos.
SIB: Nombre del Sistema de Información sobre Biodiversidad del Instituto Humbolt. Es una iniciativa de carácter
nacional, encaminada a satisfacer las necesidades de información del país en cuanto a la conservación y el uso
sostenible de sus recursos biológicos.
SGM: Subdirección de gestión y Manejo de Áreas Protegidas
SULA: Nombre del Sistema de Información de Monitoreo de Parques Nacionales Naturales.
Usuario de PNN: Puede tener acceso a la información general (indicadores) y detallada (datos) para realizar
descargas sobre la información validada por las áreas y las territoriales para hacer diferentes tipos de análisis.
Usuario Externo: Puede realizar consultas sobre la herramienta para revisar los indicadores, metadatos y datos
publicados, de acuerdo con las condiciones de acceso y uso sobre la información.
Valores extremos (geográficos, estadísticos, temporales o ambientales): Los valores variables extremos son
puntos de datos que se encuentran fuera del rango esperado para una variable particular. No son
necesariamente errores, pero deben revisarse cuidadosamente para asegurarse que representan valores reales.
VOC: Valor Objeto de Conservación.
7. ACTIVIDADES
A continuación se describen a manera de flujograma (Figura 1) las diferentes actividades y responsables en el
proceso de administración y manejo de la información de monitoreo, y posteriormente se desarrolla al detalle
cada actividad.
Figura 1. Flujograma de actividades y responsables de la administración y manejo de la información de
monitoreo
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Área Protegida - con apoyo de Dirección
Territorial y Grupo de Planeación y Manejo
Administrador central Grupo de Planeación y Manejo
Dirección Territorial
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Área protegida, dependecia o grupo
interno donde se está generando la
información
Administradores locales, territoriales
temáticos y de monitoreo, centrales
temáticos y de monitoreo del GPM,
usuario de PNN (funcionarios y
contratistas)
INICIO
Formule o actualice el programa
de monitoreo y ponga en
marcha los diseños de
monitoreo sobre los elementos
priorizados en el corto, mediano
y largo plazo según plan de
trabajo
Cree en SULA la
información de las
estructuras de datos, los
dominios controlados y
los indicadores
priorizados
Articule los indicadores
priorizados que inician la puesta
en marcha, en el sistema de
información de monitoreo de
Parques Nacionales Naturales de
Colombia SULA, mediante la
precisión de la hoja
metodológica del indicador
Ingrese y realice su registro
de usuario en la página
web de SULA
Realice la validación de datos
reportados por el área
protegida, dependencia o
grupo interno de trabajo
donde se esté generando la
información
NO
SI
Obtenga los datos de
monitoreo y realice la revisión
por parte del designado en el
área protegida o donde se
genere la información
Ingresa a SULA, descargue la
estructura de datos y realice el
diligenciamiento de los registros
Corrección
Realice el metadato del
conjunto de datos
Concerte las estructuras de
datos y los dominios
controlados, a partir de los
indicadores priorizados en el
programa de monitoreo del área
protegida o del nivel nacional
Cargue la información y
recargue los registros
rechazados
Bloqueo de los datos
Actualice la calificación
de los datos corregidos
Defina el esquema de permisos
de los datos (condiciones de uso
y acceso de la información)
Visualice los indicadores
Analice los resultados que reporta
SULA de cada indicador
monitoreado
Generar retroalimentación a los
programas de monitoreo y al plan
de manejo
Hacer pública la información
del indicador
FIN
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Revise y corrija los
registros según calificación
de calidad de datos
Descargue los datos de
manera detallada
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7.1
Código: GAINF_IN_05
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Formule o actualice el programa de monitoreo y ponga en marcha los diseños de
monitoreo sobre los elementos priorizados en el corto, mediano y largo plazo según plan
de trabajo
Responsables: Área protegida, con apoyo del profesional de monitoreo de la Dirección Territorial y profesionales
de monitoreo del Grupo de Planeación y Manejo.
Puntos de control: Verificar que los programas de monitoreo contengan los siguientes documentos, según
niveles de avance (cada nivel de avance es una fase que contempla las anteriores):
1. Sin programa: levantamiento de la información de línea base.
2. Toma datos sin diseño: los documentos de soporte son datos en papel o digital
3. En formulación: los documentos de soporte son el documento preliminar del programa y/o cadena de
resultados, y/o ciclo de formulación, y/o diseños de monitoreo priorizados.
4. En revisión o actualización: los documentos de soporte son diseños de monitoreo con puesta en marcha,
formatos de campo, datos digitados.
5. Avanzado: Documento con hojas metodológicas de los indicadores priorizados, análisis de la información
para la toma de decisiones, información sistematizada en el sistema de información de monitoreo SULA.
Descripción: En concordancia con el proceso de actualización o reformulación del plan de manejo del área
protegida y en articulación con los planes institucionales (Plan de acción institucional 2011-2019 y la estrategia
nacional de monitoreo) formule o actualice el programa de monitoreo, que se incluye como un documento adjunto
obligatorio del plan de manejo.
El plan de manejo del área es el punto de partida y llegada del desarrollo del programa de monitoreo, los equipos
de las áreas determinan las prioridades a monitorear con base en el análisis de las relaciones entre los objetivos
de conservación, los valores objeto de conservación o prioridades integrales de conservación, las amenazas o
presiones, los usos y el plan estratégico.
El programa de monitoreo establece las prioridades a monitorear de cada área protegida y a su vez suministra
los procedimientos metodológicos y operativos para su puesta en marcha (. Está estructurado en cuatro fases:
formulación, puesta en marcha, evaluación y retroalimentación. Para orientar la construcción de los programas
de monitoreo se cuenta con un manual que es una guía que facilita la formulación de preguntas a través de las
cuales se orienta la consecución de información por medio de los indicadores (Flórez, 2008).
El resultado final de la elaboración del programa de monitoreo es contar con la claridad sobre lo que se va a
monitorear y cómo se va a monitorear mediante el desarrollo de los diferentes diseños de monitoreo según los
elementos o procesos priorizados.
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Los siguientes son los componentes mínimos del programa de monitoreo a partir de la ruta de actualización o
reformulación de los planes de manejo de 2013 que contempla el programa de monitoreo, se aclara que la
priorización de elementos de monitoreo aplica de manera transversal a los cuatro primeros puntos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Análisis de selección de VOC
Análisis de estado (integridad ecológica; espacialización y distribución de VOC y amenazas)
Amenazas, vulnerabilidad y riesgo (análisis de riesgo)
Análisis de estrategias de manejo (plan estratégico de acción)
Indicadores: Apuntan a la pregunta y que se puedan agrupar temáticamente
Diseños: Análisis de factibilidad (objetivo de monitoreo, umbral, fidelidad de toma de datos, precisión, análisis
estadístico)
7. Hojas metodológicas y protocolos de toma de datos
8. Plan de trabajo
Una vez usted cuente con la formulación o actualización del programa de monitoreo se lo enviará a los temáticos
de monitoreo de la Dirección Territorial y el nivel central para que realicen las observaciones que haya a lugar.
Posteriormente lo ajustará según el caso y le darán un visto por parte de la territorial y el nivel central para la
publicación del documento en la herramienta Geonetwork mediante la generación del metadato documental (ver
instructivo para generación de metadatos documentales, publicado en la intranet en la siguiente ruta:
Instrumentos Evaluación y Control Gestión / Formatos, Manuales e instructivos / Gestión y Administración de la
Información / Instructivo para generación de metadatos documentales).
Igualmente se debe realizar el metadato documental a los diseños desarrollados y a los documentos de análisis
si cuenta con estos, con el fin de integrar la información en el sistema de información de Parques Nacionales y
contar con un soporte de autoría, permitiendo reconocer y proteger el trabajo desarrollado y contar con un
inventario oportuno de información que se genera en las áreas protegidas para no duplicar esfuerzos y permitir
que la información no pierda su valor en el tiempo.
A continuación se describen las relaciones entre las diferentes herramientas de monitoreo (
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Figura 2)
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Figura 2
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Versión: 1
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Figura 2. Relaciones entre las diferentes herramientas de monitoreo
Plan de manejo
Se identifican elementos clave de monitoreo a partir de los análisis desarrollados en el diagnóstico en los temas
de: selección de valores objeto de conservación, el análisis de integridad ecológica, el análisis de riesgo y el
análisis de situaciones de manejo.
Programa de monitoreo
Anexo al plan de manejo que establece prioridades a monitorear, su formulación, puesta en marcha, evaluación y
retroalimentación
Manual de monitoreo
Guía que facilita la construcción del programa de monitoreo
Elementos priorizados
Del estado de los valores objeto de conservación, las presiones que los amenazan y los elementos relevantes de
las situaciones de manejo identificadas (incluyendo estrategias de manejo)
Indicadores
Se determinan los indicadores de estado, presión y respuesta de los elementos priorizados
Diseño de Monitoreo
Desarrolla la manera en que se levantará de manera sistemática la información referente a los indicadores
seleccionados, se precisa el objetivo de monitoreo y cómo se pondrá en marcha (técnicas y métodos)
Hojas metodológicas
Resumen el diseño y formulación de los indicadores. Describe los contenidos, significados, alcances,
limitaciones, metodologías y disponibilidad de los indicadores.
Protocolos
Determina el paso a paso de la forma en la que se tomará, analizará y guardará la información.
Sistema de Información de Monitoreo de Parques Nacionales Naturales de Colombia SULA
Sistematización de la información con puesta en marcha de los indicadores priorizados en los programas de
monitoreo
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7.2
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Articule los indicadores priorizados que inician la puesta en marcha, en el sistema de
información de monitoreo de Parques Nacionales Naturales de Colombia SULA, mediante
la precisión de la hoja metodológica del indicador
Responsables: Área protegida, con el apoyo de Dirección Territorial (profesional de investigación y monitoreo
y/o temático) y el Grupo de Planeación y Manejo (profesional temático y profesionales de monitoreo)
Punto de control: Hoja metodológica con los indicadores priorizados en el programa de monitoreo y adicionar la
siguiente información en la parte inferior de la hoja metodológica para su articulación a Sula: autores de los
indicadores; créditos; enlace al metadato; términos de uso; citar como; protocolos de toma de información (si se
cuenta con estos).
Descripción: En cuanto a la puesta en marcha del programa de monitoreo según el desarrollo del plan de
trabajo planteado en la formulación, se inicia el proceso de articulación de los indicadores sobre los que se va a
empezar la toma de datos, en el sistema de información de monitoreo SULA. Para la información que tiempo
atrás viene tomado el área y que no cuenta con un diseño y preguntas claras o indicadores planteados, se debe
revisar conjuntamente entre los tres niveles y decidir si se trabaja para ingresarla a SULA, mediante la
generación de unas preguntas e indicadores a los que puedan responder las variables que se están obteniendo,
de manera que se decida si se continua, se ajusta o se finaliza esa toma de datos.
Para la articulación de los indicadores en el sistema, usted debe construir la hoja metodológica del indicador
(Tabla 1), la cual se encuentra en la siguiente ruta de la intranet: Instrumentos de evaluación y control de gestión
/ Formatos, manuales e instructivos / Direccionamiento Estratégico / Hoja_Metodologica_del_Indicador_V3 [XLS]
Al inicio del diligenciamiento de la hoja metodológica para indicadores de monitoreo usted debe seleccionar las
siguientes opciones del menú desplegable:
-
Proceso: Administración y manejo del SPNN
Objetivo de calidad: Responder a las necesidades y requerimientos para el cumplimiento de la misión
institucional de acuerdo con las características definidas para los productos o servicios que presta la
UAESPNN.
Subprograma: 3.4.1 Desarrollar y promover el conocimiento de los valores naturales, culturales y los
beneficios ambientales de las áreas protegidas, para la toma de decisiones.
Tabla 1. Modelo de Hoja metodológica con ejemplo de la temática de monitoreo
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Código:
HOJA METODOLÓGICA DEL INDICADOR
DE_FO_03
Versión: 3
Vigente desde: 07/05/2012
Sistema de Gestión Integrado de Calidad
Plan de Acción Institucional PAI
PROCESO
OBJETIVO DE CALIDAD
SUBPROGRAMA
Administración y Manejo del SPNN
Responder a las necesidades y requerimientos para
el cumplimiento de la misión institucional de acuerdo
con las características definidas para los productos o
servicios que presta la UAESPNN.
3.4.1 Desarrollar y promover el conocimiento de los valores naturales, culturales y los beneficios
ambientales de las áreas protegidas, para la toma de decisiones.
NOMBRE DEL INDICADOR
OBJETIVO DEL INDICADOR
TIPO DE INDICADOR
Se pretende estimar la cantidad de leña utilizada
por una familia al mes con el objeto de verificar el
Presión
éxito en la implementación de técnicas para el
ahorro de energía a través del tiempo.
Cantidad de leña consumida en la finca / mes
PERIODICIDAD
Mensual
DESCRIPCIÓN METODOLÓGICA
Monitoreo participativo:
Fase preparatoria:
- Diseñar con las familias los formatos para la toma de datos, ubicarlos en carteleras en lugares visibles cerca a los fogones
- Cada familia delega una persona que lleve los registros (que sepa escribir)
- En el 100% de las fincas que implementan técnicas para el ahorro de energía (estufa eficiente y biodigestor), se llena de leña una caneca de 200L de capacidad cerca a los fogones de uso, alimento
familia y animales
- Para conocer el volumen promedio de leña que puede contener la caneca se cubica cada una de las astillas midiendo el largo y el área de la base; esta última se considera de acuerdo a la forma más
aproximada de la sección transversal de la astilla. Este procedimiento se llevará a cabo durante las primeras fases del monitoreo con el fin de obtener un valor promedio del volumen que puede contener
la caneca. Las medidas de las astillas varían según cada vivienda, ya que en esto incide la forma y el tipo de corte según quien raja la leña (Adaptado experiencia PNN Orquideas).
Fase de toma del dato:
- La familia anota la fecha y hora en que la caneca se llena y lo mismo cuando se desocupa. Si es necesario se anota alguna observación, por ejemplo que el consumo este asociado a fechas como
festividades (bautizos, comuniones, etc.).
- El Equipo del AP recoge los registros cada mes y realiza la conversión de las unidades (canecas) usadas a volumen cm3 / tiempo (mes)
Equipos requeridos: Caneca 200L, cartulina, marcadores, metro.
DESCRIPCIÓN VARIABLES DE CÁLCULO DEL INDICADOR
VC
T
FÓRMULA DEL INDICADOR
COBERTURA O ESCALA
LÍNEA DE REFERENCIA
LÍNEA BASE
Volumen consumido
Tiempo (mes)
Leña Cosumida = Volumen consumido
cm3 / mes
FUENTE DE DATOS
Datos tomados en el PNN por las familias que implementan tecnologías para el ahorro
de energía
Nombre Responsable de Meta (Proceso,
SubPrograma)
MEDIOS DE VERIFICACIÓN :
Formatos de las familias y del área
No hay
RANGOS DE GESTIÓN
NIVEL CRITICO
Si el indicador aumenta indica
NIVEL ACEPTABLE
que hay mayor utilización de leña
NIVEL SATISFACTORIO
en el tiempo y que las técnicas
META ANUAL
UNIDAD DE MEDIDA
Volumen cm3
Cargo
Datos de los responsables de la
Información
Correo electrònico
Nombre Responsable del Seguimiento
Cargo
La información que se requiere para construir el indicador en el sistema de información SULA se detalla
en la Tabla 2, en la que se identifican los ítems homologados con los de la hoja metodológica para
crear el indicador en SULA. De manera que los ítems (*autores de los indicadores; créditos; enlace al
metadato; términos de uso) que no se encuentran en la hoja metodológica se deben adicionar para la
creación de los indicadores en SULA. También usted debe especificar el o los tipos de visualización de
16
INSTRUCTIVO PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN DE MONITOREO
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
la gráfica del indicador (torta, barras, línea, columna, desagregado y combinada) y adjuntar los
protocolos de toma de información (si se cuenta con estos).
Tabla 2. Homologación de los ítems que requiere SULA con los de la hoja metodológica para crear el
indicador en el sistema:
Ítems
indicador
en SULA
Nombre
Ítems
indicador hoja
metodológica
Nombre
del
indicador
Contacto
Nombre
Responsable
de
Meta
(Proceso,
Subprograma)
*Autores de
los
indicadores
*Créditos
*Enlace al
metadato
Descripción
Objetivo
Indicador
del
Descripción
Diligencie en forma clara y concisa el
nombre del indicador, éste debe ser
relevante, expresar un contenido de
interés de lo que representa, y tener
relación con los factores estratégicos de
eficacia, eficiencia, efectividad, presión,
estado o respuesta.
Nombre y apellidos completos del
funcionario o contratista responsable de
la administración y control de la
información referente al indicador y su
cargo respectivo.
Nombres de las personas que crearon
los indicadores. Si es un indicador creado
por una entidad externa se nombra la
institución y autores.
Mencionar a las instituciones y/o
personas que facilitaron o aportaron para
la elaboración o toma de información del
indicador.
URL que remite a los metadatos de
monitoreo sobre la tabla de datos y
metadatos documentales de los mapas o
documentos soporte del indicador
(diseños, análisis de la información).
Indique el objetivo del indicador, qué se
pretende con él, por qué es relevante,
definición de términos técnicos que lo
contextualicen, porque es importante lo
que se está midiendo
17
Ejemplo
Abundancia de aves
Nombre jefe de área y correo electrónico
Equipo del PNN Amacayacu ó Instituto de
Investigaciones Marinas y Costeras INVEMAR. Rueda, M. y Viloria, E.
Parques Nacionales Naturales de Colombia
http://sib.parquesnacionales.gov.co:8081/me
tadatos/showMetadato.jsp?atributoPadreTo
do=completo&conjunto=7486
El objetivo de este indicador es medir el
número de individuos de determinada
especie o género, que coinciden en un área
de muestreo y tiempo determinados y tener
una idea del estado de poblaciones o
comunidades de aves de las áreas
protegidas de Parques Nacionales. La
abundancia se refiere al número de
individuos por especie o género, que
coinciden en un área de muestreo y tiempo
INSTRUCTIVO PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN DE MONITOREO
Análisis
*Términos
de uso
*Citar como
Rangos
de
gestión y en la
descripción
metodológica
Se dice cómo se interpreta el indicador
Si los datos son públicos o existen
restricciones para el acceso y uso de la
información, privilegios de escritura y/o
lectura.
Título de la página web. Editor. Título del
indicador. Fecha de consulta. Dirección
de internet (norma internacional ISO 6902 norma técnica colombiana NTC 4490).
determinados.
Escala local
Sistema de información de monitoreo SULA.
Parques Nacionales Naturales de Colombia.
Abundancia de aves. 20 de septiembre
2012.
http://suladev.appspot.com/#indicatorreksult/agpzfn
A partir de los anteriores ítems se muestra la visualización del indicador en SULA.
18
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
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ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN DE MONITOREO
7.3
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Concerte las estructuras de datos y los dominios controlados, a partir de los indicadores
priorizados en el programa de monitoreo del área protegida o del nivel nacional
Responsables: Área protegida, con el apoyo de Dirección Territorial (profesional de investigación y monitoreo
y/o temático) yGrupo de Planeación y Manejo (profesional temático y profesionales de monitoreo)
Punto de control: Estructura de datos concertada que contenga los mínimos estándares y las variables a
monitorear.
Descripción: Se crean las estructuras de datos con las variables que se definieron en el diseño, según la
temática trabajada y que responden al indicador o indicadores priorizados en el programa de monitoreo. Las
estructuras de datos en SULA están organizadas por temáticas (Ej. ecoturismo, coberturas de la tierra, recurso
hidrobiológico, organismos, etc.) y a estas temáticas se les asocia una o más estructuras, que responden a unos
indicadores priorizados.
Dentro de la estructura existen unos mínimos de información que se comparte para todas las estructuras
(mínimos estándares), estos son: identificación, ubicación y georeferenciación, cobertura cronológica y
responsable. Adicionalmente se incluyen los atributos o variables a monitorear según la temática y diseño
planteado (atributos del registro y métodos). En la Tabla 1se presenta un ejemplo de una estructura de datos
para el monitoreo de aves.
Tanto los mínimos como las variables deben estar estandarizados. Estandarizado se refiere a la recopilación y
registro de datos en la misma forma para cada observación, utilizando la misma definición, las mismas listas de
opciones de respuesta, para asegurar la calidad de las entradas de la información. Acorde con lo anterior SULA
cuenta con dos herramientas mediante las cuales valida la información como un primer filtro de calidad: los
dominios controlados y el tipo de campo. Para esto es necesario que usted especifique en cada columna de la
estructura lo siguiente:
-
Tipo de campo que caracteriza esa información: coordenada sexagesimal (grados, minutos, segundos);
enlace (URL); fecha (YYYY-MM-DD);hora (HH:MM:SS); número (con decimal ó entero); párrafo de
texto; término del dominio controlado (árbol de información precargado); texto corto.
-
Si requiere la construcción de un dominio controlado este debe anexarse. La utilidad de los dominios
controlados radica en que permiten estandarizar las opciones o tipo de lenguaje para la entrada de la
información, de manera que siempre se escriba de la misma forma y también permite reducir el número
de campos a diligenciar, puesto que la información esta agrupada a manera de árboles jerárquicos los
cuales están precargados en el sistema, lo que permite crear diferentes filtros para la visualización de
los indicadores. Ej. árbol taxonómico de cualquier especie: reino, phylum, clase, orden, familia, género y
especie.
19
INSTRUCTIVO PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN DE MONITOREO
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Nota: En el caso de taxonomía se debe acordar entre los temáticos de los tres niveles, cual es la autoridad
taxonómica que se va a seguir en la clasificación para cada grupo de organismos. Ej. El grupo de aves va a
seguir la nomenclatura y taxonomía del South American Classification Committee SACC (Remsen et al. Version
21 de Septiembre de 2012. A classification of the bird species of South America.American Ornithologists' Union.
http://www.museum.lsu.edu/~Remsen/SACCBaseline.html).
Para la creación de la estructura de datos es necesario contar con la siguiente información general: nombre de la
estructura de datos y descripción en la que se precisa para que se usa, los indicadores a los que responde y si
hay generalidades técnicas como autoridad taxonómica.
Para cada columna de la estructura descrita es necesario detallar lo siguiente:
-
Nombre de la columna
Tipo de campo: Texto corto, número (entero), número (con decimales), fecha (YYYY-MM-DD), hora
(HH:MM:SS), término del dominio controlado, párrafo de texto, texto corto.
Obligatoriedad: si, no
Descripción completa: Define qué información se espera obtener con ese registro.
Ejemplo
La información de los dominios controlados que se piensan colocar en la estructura
A partir del ejemplo Tabla 3de la estructura de monitoreo de aves se puede construir las demás estructuras de
datos mediante el ajuste según las variables a monitorear. Las estructuras de datos a nivel de área protegida son
elaboradas por el área en compañía de los profesionales temáticos y de investigación y monitoreo de la
dirección territorial, con el apoyo de profesionales temáticos y el administrador central de SULA. A nivel de
sistema las estructuras de datos se elaboran con los temáticos del nivel central con el apoyo del administrador de
SULA del nivel central.
Tabla 3. Ejemplo de estructura de datos para el monitoreo de aves
20
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ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN DE MONITOREO
Nombre de la
columna
Tipo de campo
Obligatorio
Descripción completa
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Ejemplo
IDENTIFICACION
Metadatos URL
Enlace
Si
Página Web donde está el metadato que describe el conjunto
de datos
http://sib.parquesnacionales.gov.co:8
081/metadatos/showMetadato.jsp?at
ributoPadreTodo=completo&conjunto
=7486
UBICACIÓN Y GEOREFERENCIACIÓN
Nombre del área
Departamento
Ciudad / Municipio
Término del
dominio
controlado
Término del
dominio
controlado
Término del
dominio
controlado
Si
Nombre del área protegida a la que está asociado el registro
del conjunto de datos (ver referencia de términos)
Amacayacu
Si
Nombre del departamento al que está asociado el registro del
conjunto de datos (ver referencia de términos)
Amazonas
Si
Nombre de la ciudad o municipio al que está asociado el
registro del conjunto de datos (ver referencia de términos)
Leticia
Vereda
Texto corto
No
Sector
Texto corto
No
Sitio
Texto corto
No
Texto corto
Si
Número (con
decimales)
No
Unidad de medida
o de respuesta
Longitud recorrida
(Km)
Tipo de recorrido
Texto corto
No
Altitud máxima (m)
Altitud mínima (m)
Número (entero)
Número (entero)
Coordenada
sexagesimal
(grados, minutos,
segundos)
Coordenada
sexagesimal
(grados, minutos,
segundos)
Término del
dominio
controlado
Término del
dominio
controlado
No
No
Coordenada
geográfica latitud
Coordenada
geográfica longitud
Método de
georeferenciación
Datum
Acuático
2500
2450
Sistema de coordenadas de grados, minutos, segundos y si
está al O, E
4°21'12.23"E
No
Método de georeferenciación del registro (ver referencia de
términos)
GPS
Si
Datum del registro de las coordenadas (ver referencia de
términos)
WGS84
Término del
dominio
controlado
No
Fecha calculo
indicador
2.5
Si
Cobertura
Hora final
Punto
4°21'12.23"N
No
Hora inicial
Corresponde al tipo de recorrido realizado: aéreo, acuático,
terrestre
Altitud en metros máxima a la que el registro fue observado
Altitud mínima a la que el registro fue observado
Sendero Los Camungos
Sistema de coordenadas de grados, minutos, segundos y si
está al N, S
Bioma
Fecha (YYYYMM-DD)
Hora
(HH:MM:SS)
Hora
(HH:MM:SS)
Fecha (YYYYMM-DD)
Distancia que se recorre en el conteo realizado
Matamatá
Si
Término del
dominio
controlado
Fecha captura
Nombre de la vereda a la que está asociado el registro del
conjunto de datos
Nombre del sector al que está asociado el registro del
conjunto de datos
Nombre del sendero, transepto, círculo, localidad, unidad
espacial de medida o descripción detallada para localizar el
sitio
Unidad básica de diseño y análisis, sobre lo que se mide:
punto, transecto, parcela, área
Si
No
No
Si
CARACTERISTICAS BIOFISICAS
Bioma al que está asociado el registro de acuerdo a la
georeferencia del mismo segun leyenda mapa de
ecosistemas 1:500.000 (se diligencia en la DT), (ver
referencia de términos)
Cobertura donde se encuentra el registro del conjunto de
datos, segun leyenda CorineLandCover (Se diligencia en la
DT), (ver referencia de términos)
COBERTURA CRONOLÓGICA
Fecha en la que fue observado o capturado el registro en
formato YYYY-MM-DD
Hora inicial en la que se dio la observación o captura del
registro del conjunto de datos en el formato HH:MM:SS
Fecha final en la que se observó o capturó el registro del
conjunto de datos en el formato HH:MM:SS
Detalla la fecha para la cual se calcularán y graficarán los
indicadores.
21
Bioma insular del Caribe
Estanques para Acuicultura
Continental
2012-01-15
23:05:00
23:05:00
1 diciembre 2012
INSTRUCTIVO PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN DE MONITOREO
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
ATRIBUTOS DEL REGISTRO Y METODOS
Género
Nombre científico
Número de
Individuos
Término del
dominio
controlado
Término del
dominio
controlado
Número (entero)
Si
Detalla el género taxonómico del registro (ver referencia de
términos)
Anisognathus
No
Nombre científico compuesto por dos palabras género y
especie (ver referencia de términos)
Anisognathusmelanogenys
Si
Número de individuos observados
4
Tipo de registro
Texto corto
No
Hembras
Machos
Adultos
Juveniles
Polluelos
Nidos activos
Número (entero)
Número (entero)
Número (entero)
Número (entero)
Número (entero)
Número (entero)
Término del
dominio
controlado
No
No
No
No
No
No
Distancia de
detección (m)
Número (entero)
No
Observaciones
Párrafo de texto
No
Actividad
No
Metodología
Párrafo de texto
No
Evidencia
Texto corto
No
Responsable de
toma de datos
Párrafo de texto
No
7.4
Tipo de registro mediant el cual se obtuvo el registro, ej.
auditivo o visual
Número de hembras identificadas en el conteo
Número de machos identificados en el conteo
Adultos identificados en el conteo
Juveniles identificados en el conteo
Polluelos identificados en el conteo
Número de nidos que presentan actividad
Tipo de actividad en que se encuentra el género o especie
contada (ver referencia de términos)
Distancia a la que se detecta el ave. En el método de
transecto, es la distancia perpendicular que hay entre el ave
y el transecto. En el método de punto de conteo es la
distancia radial que hay entre el ave y el punto de conteo.
Observaciones adicionales que se quieran hacer sobre el
registro para condiciones climáticas se sugiere el formato del
Ideam
Se escribe un breve resumen de la metodología empleada
para el levantamiento de los datos.
Descripción si existe una evidencia del registro ej. foto,
ejemplar, pluma, video, grabación
RESPONSABLE
Nombres de los participantes
Auditivo
15
10
6
2
5
1
Reposo
5
Cualquier texto adicional
Censos navideños RNOA conteos
en periodo no mayor a 24 h, conteo
por transectos sin ajuste de la
probabilidad de detección
Foto
Jairo López
Cree en SULA la información de las estructuras de datos, los dominios controlados y los
indicadores priorizados
Responsable: Administrador central SULA, Grupo de Planeación y Manejo
Punto de control: Estructuras de datos con dominios habilitados e indicadores creados en SULA.
Descripción: El administrador central realizará las siguientes acciones: carga de los términos del dominio y
posteriormente la creación de los dominios controlados mediante la construcción de los árboles jerárquicos.
Creación de la estructura de datos. Finalmente se cargara la información de los indicadores (para el paso a paso
ver el capítulo de administración del manual en línea dispuesto en la herramienta).
22
INSTRUCTIVO PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN DE MONITOREO
7.5
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Ingrese y realice su registro de usuario en la página web de SULA
Responsable: Administradores locales, territoriales temáticos y de monitoreo, centrales temáticos y de
monitoreo del GPM, usuario de PNN (funcionarios y contratistas).
Punto de control: Reporte de usuarios registrados en SULA generado por administrador central
Descripción: Esta es la URL de la herramienta de monitoreo de Parques Naturales Nacionales de Colombia:
sula.parquesnacionales.gov.co. En la página de inicio se ven todas las áreas protegidas que están registradas en
RUNAP y muestra cierta información que se encuentra registrada en RUNAP asociada a partir de la información
publicada en el servicio Web.
Al dar clic sobre un área protegida en el mapa es posible ver los diferentes indicadores calculados como
públicos, de acuerdo con las condiciones de acceso y uso sobre la información.
7.5.1
¿Quiénes son los usuarios de Sula?
Los usuarios de SULA son:
-
Administrador local
Administrador territorial
Administrador central
23
INSTRUCTIVO PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN DE MONITOREO
-
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Usuario de PNN
Usuario externo
Nota: Ver punto 6 definiciones generales
7.5.2
¿Cómo contactar al administrador de parques?
Para contactar al administrador central o si se tiene alguna duda sobre el funcionamiento de la herramienta,
puede dar clic en la opción del menú superior de contáctenos. Una vez usted da clic el sistema desplegará un
formulario para diligenciar su duda o pregunta:
7.5.3
¿Cómo registrarse?
Todos los usuarios deben registrarse excepto el usuario externo quien puede consultar la información pública en
el sistema. Para registrarse vaya al menú superior y de clic sobre la opción de registro.
Una vez da clic sobre la opción de registro usted encontrará un formulario que debe ser diligenciado
completamente para poder acceder al sistema (con asterisco están los campos obligatorios). Tenga en cuenta
los diferentes tipos de acceso: Central, acceso a información de las territoriales y áreas; Territorial, acceso a
información de las áreas que la componen; Área protegida, acceso a la información del área. De esta manera
pueden tener acceso a la información general (indicadores) y detallada (datos) para realizar descargas sobre la
información cargada en el sistema y para hacer diferentes tipos de análisis.
Después de realizar el registro, el administrador central realiza la validación de la información y de ser aceptado
le llegará un correo de bienvenida al usuario. En ese momento ya puede acceder a la herramienta mediante su
usuario y contraseña.
24
INSTRUCTIVO PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN DE MONITOREO
7.5.4
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Una vez tengo el usuario y la contraseña ¿Qué puedo hacer?
Ingrese a la pestaña del candado para ingresar su email y
contraseña registrada. A partir de este momento y dependiendo
de su rol usted podrá subir datos, crear indicadores y hacer
búsquedas dentro de la herramienta teniendo en cuenta el tipo
de acceso en el que se encuentre, área, territorial, central o
externo.
25
INSTRUCTIVO PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN DE MONITOREO
7.5.5
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
¿Cómo restablecer la contraseña?
Si usted olvida su contraseña, no es necesario que le escriba al
administrador central, para esto entre a la herramienta y de clic
sobre la opción de “Restablecer contraseña”. Usted recibirá un
correo electrónico para realizar el cambio de contraseña. Siga los
siguientes pasos:
1. Ingrese el correo y aceptar (si no lo recuerda escríbale 2. Notificación enviada a correo electrónico
al administrador central)
3. Acceda al correo registrado en Sula y de clic en el link
4. Ingrese el correo y la nueva contraseña, luego
confirme y aceptar
5. Ya puede ingresar al candado y entrar con el usuario y contraseña restablecida
26
INSTRUCTIVO PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN DE MONITOREO
7.5.6
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Herramientas de ayuda
SULA cuenta con ayudas designadas con signo de interrogación según en donde se encuentre, también en la
barra superior puede ingresar al signo de interrogación y se despliega el paso a paso del presente instructivo,
puede guiarse por el menú que se despliega al lado izquierdo, de clic sobre el nombre en el icono de las carpetas
y en el icono de libro oprima sobre el libro para que se desplieguen los diferentes contenidos. Igualmente, existen
unos videos tutoriales sobre las acciones básicas para los diferentes administradores y usuario general de PNN.
7.5.7
Menú inicio después de registrarse
Una vez usted ingresa con su usuario a SULA el sistema le remite al menú inicio, donde verá los siguientes
componentes que lo conforman:
Notificaciones: Reporta la información al usuario registrado, sobre los procesos que están corriendo en el
sistema y que le competen directamente. Las notificaciones se generan cuando: usted sube datos, cuando de
acuerdo a su temática recibe notificación de carga de datos de otros niveles o cuando realiza el proceso del
cálculo de un indicador.
27
INSTRUCTIVO PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN DE MONITOREO
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Indicadores: Describe la información de los indicadores disponibles según el perfil del usuario.
Estructuras de datos: Allí podrá ver todas las estructuras que están disponibles y las podrá filtrar por temática y
elegir la estructura de datos que va a usaren la que usted podrá realizar las siguientes acciones:
-
Descargar formato: Descarga un formato en Excel para empezar a diligenciar la información (no es
necesario tener internet cuando trabaje en el diligenciamiento de los registros en el formato de Excel).
Crear lote de datos: Se usa para subir la información ya diligenciada en el formato al sistema.
Ver sus lotes de datos: Se usa para verificar los registros recibidos por el sistema que usted cargó.
Ver todos los lotes de datos: Se usa para ver todos los lotes que están cargados sobre esa estructura
de datos.
Nota: Un lote de datos es el conjunto de datos que se suben en un mismo momento y este depende de la
temporalidad de la toma de datos según el diseño establecido (mensual, anual, etc.). De manera que se facilite la
subida y validación de la información y no dejar acumularla.
7.6
Obtenga los datos de monitoreo y realice la revisión por parte del designado en el área
protegida o donde se genere la información
Responsable: Área protegida, dependencia o grupo interno de trabajo donde se esté generando la información
Punto de control: Formatos de campo o medio con datos originales y matriz de seguimiento del manejo de los
datos
Descripción: Debido a que los datos son la materia prima para monitorear el impacto y éxito, es muy importante
que la recopilación de datos sea llevada a cabo con cuidado. Para iniciar la toma de datos es necesario que
tenga claridad sobre lo que se va a monitorear y el cómo hacerlo (diseño y protocolo), contar con la capacitación,
los materiales e insumos y la programación necesaria para la salida a campo o el inicio de la toma de datos.
28
INSTRUCTIVO PARA LA
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INFORMACIÓN DE MONITOREO
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Tenga presente la estructura de datos previamente elaborada para que en la toma de datos se incluya la
información necesaria para sistematizarla en SULA.
Antes de iniciar la toma de datos es indispensable que haya claridad de cada uno de los campos que debe llenar
en el formato o el medio a documentar. Para la colecta de datos puede utilizar el medio previamente acordado,
que más se le facilite. Para los temas de monitoreo cuenta con el formato de campo que contiene los mínimos
estándares de contexto de la información, que aplican para cualquier monitoreo y unos campos libres según la
temática y variables o atributos a monitorear, según el diseño planteado y la estructura de datos elaborada. Este
formato se encuentra anexo a este instructivo.
Sin embargo existen otros medios o instrumentos que puede utilizar para la toma de datos, como las libretas de
campo, cuadernos de campo, grabadoras, cámaras, cuestionarios, guías temáticas, listas, etc. Cualquiera sea el
medio o instrumento empleado para la toma de datos, es indispensable que archive el registro fuente original
(evidencia)de la manera más adecuada (en cajas forradas de plástico en un lugar fresco y seco). Es importante
contar con el repositorio o archivo de la información primaria de los datos, por si es necesario hacer una revisión
de lo que se digita posteriormente.
Independientemente del método que use, una de las habilidades más importantes que los miembros del equipo
de monitoreo puede desarrollar es la habilidad de recopilar y registrar datos de forma sistemática, estandarizada
y exacta (Margoluis y Salafsky, 1998):
-
El término sistemático se refiere a la recopilación y registro de los mismos datos para cada observación
individual que se esté realizando (Ej. fecha, hora, responsable, etc.).
El término estandarizado se refiere a la recopilación y registro de datos en la misma forma para cada
observación (Ej. Definiciones de cada ítem, lista de opciones de respuesta, unidades de medidas).
El término exacto se refiere a la recopilación y registro de datos con un mínimo de errores (Ej. mala
interpretación, identificación errónea de una especie, datos equivocados).Es aceptable tener dudas
sobre un dato en particular, siempre y cuando esta incertidumbre sea anotada al margen (puede ser con
signo de interrogación) o mediante una observación.
Las anteriores características se pretenden recoger en la construcción de la estructura de datos; el formato de
campo lo debe reflejar y el equipo de monitoreo tenerlo asimilado (se pueden ayudar con listados y guías
previas).
7.6.1
Control de calidad a nivel del área protegida o donde se genere la información
Una vez haya obtenido los datos se realiza el primer control de calidad por parte del designado en el área
protegida (puede ser el profesional del área; el profesional de monitoreo; el profesional temático según
corresponda). Este control cosiste en la revisión de:
29
INSTRUCTIVO PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN DE MONITOREO
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
a. La completitud de los campos diligenciados en el formato o medio
b. La verificación de la metodología y la lógica de los datos. Detectar valores de variables extremos (no
esperados según teoría o experiencias previas) y determinar si es error en el registro, en la recopilación
o es un valor real.
Si los registros no cumplen con los requisitos de este control de calidad, estos son devueltos para que se corrijan
los errores. Una vez se cuenta con la información revisada se sistematiza en la estructura de datos
correspondiente.
7.6.2
Matriz de seguimiento a la sistematización de los datos de monitoreo del área protegida o
donde se genere la información en SULA
Otro instrumento que ayuda a tener la memoria del manejo de los datos es una tabla de seguimiento del manejo
de éstos (Tabla 4), a continuación se propone el siguiente formato, que puede trabajarse de forma horizontal
según cada lote de datos por la temporalidad de toma de datos:
Tabla 4. Matriz de seguimiento a la sistematización de los datos de monitoreo en el área
protegida o donde se genera la información
ITEM
EJEMPLO
TEMATICA
Aves
ESPECIE O SUBTEMA
Censo Navideño
VARIABLES DE MONITOREO
Número de individuos
FECHA INICIO LOTE
20-dic-08
FECHA FIN LOTE
20-dic-08
NÚMERO REGISTROS
67
ESTADO
OK Control de calidad
FECHA CONTROL CALIDAD
06-ene-09
NOMBRE DE REVISOR DEL CONTROL Mario Cifuentes
DE CALIDAD
UBICACIÓN ARCHIVO DIGITAL
USUARIO\unidad disco\carpeta\archivo
UBICACIÓN ARCHIVO FISICO
Carpeta monitoreo
REGISTROS ACEPTADOS x SULA
66
NOMBRE LOTE
censo navideño Alto Fragua 2008
FECHA SUBIDA DE DATOS
15-ene-09
FECHA VALIDACION DT
25-ene-09
FECHA CORRECCIONES
30-ene-09
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INSTRUCTIVO PARA LA
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INFORMACIÓN DE MONITOREO
OBSERVACIONES
7.7
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
1 registro no incluido debido a que no se encuentra
la especie y el género no lo reporta la SACC: Pitojui
superciliar
Descargue la estructura de datos y realice el diligenciamiento de los registros
Responsable: Área protegida, dependencia o grupo interno de trabajo donde se esté generando la información
Descripción: Una vez se aprueban los datos en el área protegida, la persona designada para sistematizar la
información, debe seguir los siguientes pasos: seleccionar la temática a sistematizar, descargar la estructura de
datos, crear un lote de datos, recargar los registros que hayan tenido errores en la validación y ver los lotes de
datos creados.
7.7.1
Descargue la estructura de datos
Ingrese con su usuario y contraseña, en el menú inicio. En la parte de
estructura de datos, seleccione la temática y luego de clic en la estructura de
datos a descargar. Luego de clic en “Descargar formato”
Una vez descarga la estructura de datos en el formato de Excel usted podrá
comenzar a realizar el proceso de incluir los registros.
NOTA: Guarde el archivo descargado en una carpeta definida para que no se
pierda la información trabajada, debido a que este archivo descargado queda
en una carpeta temporal y si no se guarda el trabajo se pierde.
También se recomienda que se descargue siempre del sistema la estructura y
se tenga en cuenta las versiones para descargar la última.
El archivo de Excel contiene cuatro hojas. La primera llamada “instructivo” que contiene la información general y
detallada de la estructura. Explica por cada columna o campo el nombre, el tipo de formato que recibe el sistema,
la obligatoriedad en el diligenciamiento de este, da una descripción y ejemplo. De manera que la persona sepa
cómo diligenciar correctamente cada columna o campo de la estructura.
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
La segunda hoja se llama “referencia de términos”, contiene la información precargada en el sistema como
dominios controlados. Esta información hace referencia a las columnas que tienen el tipo de campo llamado
“término del dominio controlado” en el instructivo visto anteriormente. Esta hoja sirve de guía para que la
información al ser ingresada se diligencie de la misma manera como aparece en la “referencia de términos”, de
manera que la información ingresada pase la primera validación del sistema. Lo mejor es copiar y pegar de la
referencia de términos.
La tercera hoja llamada “datos” es la hoja en donde se diligencian los datos obtenidos. Cada fila corresponde a
un registro (ver definiciones generales).
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Observaciones importantes en la sistematización:
Formatos de celdas: Es importante no modificar los formatos que tiene cada columna o celda, debido a que el
sistema rechaza el registro si el formato de la columna se modifica. Para esto es necesario tener en cuenta que
todas las columnas que tienen el tipo de campo “párrafo de texto” y “texto corto” deben tener el formato de celda
“general”. Las columnas en donde el tipo de campo es “Número (entero)” y “Número (con decimales)” el formato
de celda debe ser “número”. Es importante que la separación de los decimales sea con coma y no con punto
(según la configuración del teclado del computador usado, sin embargo cuando es número queda al margen
derecho de la celda y cuando es tomado como texto queda al margen izquierdo).
Las columnas con tipo de campo “fecha YYYY-MM-DD” y “Hora (HH:MM:SS)” deben tener el formato de celda
“texto”. Si al pegar de otros archivos se trae como formato fecha debe colocarse en los formatos descritos
anteriormente y luego pasarse al bloc de notas para pegarlo nuevamente como texto. Esto se debe a que estos
formatos de fecha y hora en Excel presentan inconvenientes por desconfiguración al pasar de un computador a
otro, de manera que SULA estandariza la entrada de esta información con el formato de texto. A continuación se
describe cómo hacerlo (
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Tabla 5. Paso a paso para convertir el formato de fecha y hora como texto para el ingreso a SULA:
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Tabla 5. Paso a paso para convertir el formato de fecha y hora como texto para el ingreso a
SULA
1.
Seleccione y copie todas las fechas
2.
3.
Vaya al Excel elimine los datos de la fecha y
seleccione para toda la columna, el formato Texto
Vaya al Bloc de notas y pegue las fechas
4.
Copie y pegue los datos del Bloc de notas en
el Excel
-
Las columnas obligatorias deben ser diligenciadas, ya que el sistema rechaza los registros que son
obligatorios y no poseen información.
-
Llave: La columna “llave” no debe ser diligenciada ni modificada, pues el sistema genera
automáticamente este código una vez ha aceptado el registro, este es único e inmodificable con el fin de
identificar y poder actualizar, modificar o validar el registro.
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
-
El orden y el nombre de las columnas: Estos en la estructura no se pueden modificar, si se desea
agregar nuevas columnas con información para el AP se debe hacer al final. Estas no son tomadas en
cuenta por el sistema y quedan a nivel de área protegida.
-
Modo de guardar archivo: Se debe dejar el tipo de archivo con que viene el formato de la estructura,
este es Libro de Excel 97-2003.
Nota: Las anteriores observaciones se hacen para el conocimiento del funcionamiento o lógica del sistema y por
tanto la disminución de registros rechazados, no para realizar los cambios descritos como no deseados.
La cuarta hoja llamada “códigos de calidad de datos” contiene una guía para la asignación de la calidad de cada
uno de los registros. Esta se tiene en cuenta para la validación de la información en la dirección territorial o en su
defecto el temático del nivel central.
7.8
Realice el metadato del conjunto de datos
Responsable: Área protegida, dependencia o grupo interno de trabajo donde se esté generando la información
Punto de control: URL del metadato generado y metadato documentado
Descripción: Dentro de la estructura de datos existe una columna denominada “metadatos url” que es un campo
obligatorio, allí se coloca la página web donde está el metadato que describe el conjunto de datos que se va a
cargar al sistema. Para su creación es necesario que el responsable en donde se originan los datos, realice el
metadato del lote de datos utilizando la plantilla de monitoreo de la herramienta Geonetwork (en preparación). El
lote de datos es el conjunto de datos que se genera en cada temporalidad de la toma de datos, sobre el cual se
realiza el metadato, de esta manera cada vez que se genere un nuevo lote de datos, se debe crear un nuevo
metadato mediante la copia de un metadato anterior, de manera que se cambien los campos que varían.
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
El metadato es la ficha bibliográfica de un conjunto de datos en el caso de monitoreo se documenta temáticas de
estado, presión y respuesta. La importancia del metadato radica en que permite documentar la información,
describe el contexto, la calidad y la condición del conjunto de datos, sirviendo de soporte sobre los datos
recolectados, permitiendo reconocer y proteger el esfuerzo de muestreo de las personas que recolectaron los
registros.
Con los metadatos es posible contar con un inventario oportuno de información que se genera en las áreas
protegidas para no duplicar esfuerzos y permitir que la información no pierda su valor en el tiempo. Es
recomendable que quien documente el metadato sea el creador o custodio de la información, para conservar el
mayor detalle de los registros.
El resultado final de la creación del metadato es la generación de la URL donde se encuentra el metadato
documentado, esta URL debe ser copiada en la estructura de datos en la primera columna llamada “metadatos
url” para la carga de la estructura al sistema.
Puede ser útil crear la plantilla del metadato del lote de datos inicialmente con la información que se tenga, para
que se genere la url de este, luego se inserta esta url en la estructura a subir y después de que el sistema valide
el lote de datos se puede generar la descarga de datos detallada (ver 7.10 de este instructivo) para completar los
campos que faltan como en el caso de palabras clave taxonómicas. Finalmente se completa la información del
metadato y se guardan los cambios para que posteriormente éste sea validado en la Dirección Territorial o nivel
central según el caso.
7.9
Cargue la información y recargue los registros rechazados
Responsable: Área protegida o dependencia o grupo interno de trabajo donde se esté generando la información
Punto de control: Lotes de datos de la temática monitoreada cargados en el sistema
7.9.1
Creación del lote de datos
Una vez ha realizado el proceso de descarga del formato de la estructura de
datos, lo ha diligenciado y guardado, podrá cargar los datos en SULA. Para
esto escoja la opción “Creación de lote” sobre la estructura de datos
seleccionada.
Luego seleccione “+Creación de lote”. Se abrirá un formulario en este se
diligencian los campos territorial, área, nombre del lote, año y mes. El
nombre del lote hace referencia a la temática de monitoreo Ej. Censos de
aves, ecoturismo basuras, coberturas de la tierra, restauración, etc. Luego
de clic en subir archivo. Se sabe que ya subió el archivo cuando aparece el
tamaño del archivo subido en Kb. Luego de clic en la opción guardar.
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Una vez da clic en guardar comenzará el proceso de validación de información
dentro de SULA. Se validará la información de acuerdo a los dominios controlados
y a las propiedades definidas dentro de la estructura de datos (tipo de campo y
obligatoriedad del diligenciamiento del campo). SULA únicamente cargará los
datos que validan frente a la estructura; para aquellos registros que no validen se
generará un archivo de descarga con aquellos que contengan errores. Este
proceso puede tardar desde minutos hasta horas dependiendo del volumen de
datos. Sin embargo una vez termine el proceso recibirá una notificación sobre el
resultado obtenido. El sistema le informa mediante la notificación cuantos registros
fueron aceptados y si existen registros rechazados.
Nota: Usted debe tener en cuenta que NO DEBE subir acumulativamente la
información solo debe subir la NUEVA información a SULA.
7.9.2
Recargue los datos rechazados
Si en la notificación resultante el lote de datos presentó registros rechazados de clic en “Descargar correcciones”.
SULA descargará un archivo de Excel con los problemas generados. Guarde este archivo para que trabaje sobre
este mismo las correcciones. En la hoja datos encontrará en la última columna los datos que tuvieron problemas.
Revise cada error y corrija únicamente la celda a la que hace referencia el reporte de errores en cada registro
(para las correcciones remítase a la hoja instructivo o referencia de términos según sea el caso). No realice
ninguna otra modificación.
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Nota: DEBE TENER EN CUENTA QUE SI EL PROBLEMA ES DE DOMINIO CONTROLADO (que no aparezca
en la referencia de términos) DEBE NOTIFICAR AL ADMINISTADOR CENTRAL, al correo
[email protected] o al formulario de contacto en SULA.
Para la recarga del archivo con los registros corregidos seleccione en las
notificaciones “ir al lote de datos”.
Luego de esto vaya al lote de datos específico. De clic en la opción
“acciones”, luego en “subir correcciones” y suba el archivo con los registros
corregidos. Tenga en cuenta que esta operación lo que hace es incluir los
registros que tiene en el Excel dentro del lote específico y NO reemplaza los
YA existentes.
Una vez usted sube las correcciones, SULA comenzará nuevamente el
proceso de validación y si es exitoso adicionará los datos al lote específico y
le notificara en el menú inicio los resultados del proceso. Verifique sobre la
última notificación o por la fecha y hora de las notificaciones.
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7.9.3
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Visualización de lotes
Para visualizar los lotes cargados de una temática y estructura de datos
escogida de clic en el menú inicio, en la sección de estructura de datos,
seleccione la temática, de clic en “ver mis lotes de datos”. Usted podrá
visualizar todos los lotes de datos que ha cargado, la información sobre
quien ha trabajado sobre ese lote y las diferentes acciones que se pueden
realizar sobre los mismos:
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-
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Bloquear: Para que no se puedan modificar y calcular el indicador
Descargar datos: Descarga los datos del lote específico.
Subir correcciones: Para editar ese lote o realizar cambios en algún registro.
Borrar lote: Elimina ese lote.
También puede dar clic en “ver todos los lotes de datos” y le desplegará todos los lotes de la estructura de datos
según su perfil de usuario.
7.10
Descargue los datos de manera detallada
Responsable: Usuario de PNN que requiera tener los datos para realizar diferentes tipos de análisis o completar
metadato de monitoreo.
Descripción: Si desea contar con los datos validados por la herramienta de varios lotes de datos y tener una
consulta más detallada en la que puede aumentar los campos que desea ver (Ej. árbol taxonómico) ó ampliar la
descarga a varios parques al tiempo, según el perfil que tenga, con el fin de realizar diferentes tipos de análisis o
completar de manera detallada el metadato de la platilla de monitoreo, entonces acceda al menú y de clic en
“flujo de datos”.
El flujo de datos permite al usuario realizar tres operaciones, la primera es realizar la descarga de un conjunto de
lotes a partir de una estructura, la segunda es la descarga de un conjunto de lotes a partir de un mapeo de datos
(ubicación de columnas o campos de diferentes estructuras) y la tercera el cálculo de un indicador. En esta
sección se hará énfasis en el proceso de descarga de conjuntos de lotes (las otras operaciones se detallan en el
módulo de administración que está en el instructivo en línea).
Ingrese a “+ Nuevo flujo de datos”, una vez ingresa usted puede tomar dos opciones la primera, seleccionar una
estructura de datos o un mapeo de datos. La estructura contiene únicamente las columnas que están definidas
en la misma, sin embargo un mapeo de datos puede contener información agregada o de más estructuras.
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Le da un nombre al flujo de datos, luego puede seleccionar el (1) origen (mapa de datos o estructura de datos),
luego selecciona si quiere hacer filtros sobre los lotes a los que tiene acceso mediante un clic en “+ Agregar /
quitar filtros y se despliega una ventana, seleccione lo que desea filtrar y de aceptar.
El (2) proceso no aplica en la descarga, pues es un proceso que se corre cuando se desea realizar el cálculo de
un indicador.
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
El (3) salida es el formato en el que se
generará la descarga. En este caso
teniendo en cuenta que usted quiere
hacer descarga la salida sería Archivo
CSV (este puede trabajarse en Excel).
Después de seleccionar los ítems a filtrar
se pulsa “filtrar” y se generan las
opciones “descargar datos” en formato
csv, en la parte inferior puede seleccionar
si desea “aumentar datos” o sea, elegir
más campos de los que aparecen en la
estructura de datos subida, por ejemplo
todo el árbol taxonómico para realizar el metadato, entonces se seleccionan los campos que se desean tener.
Finalmente se obtiene la generación de la descarga y se indica que cuando finalice esta descarga le llegará un
email con el archivo o enlace para descargar, el tiempo que tarda depende de la cantidad de información o el
tamaño de ésta.
Una vez descargados los datos al usuario le llegara un correo con el link de descarga por ejemplo
http://sula.parquesnacionales.gov.co/filehandler/download/AMIfv95G0oSMjXbJ69r0beXAIjSQnQDXbd9hGQGWe3ScFZzaQ0q0xkipfDZlUFetAomievVcLscgQ5AtYORnvVGl_1kGDzkoV9L4SA_vPwJ
00w0QKeixDsY7NUWq99N_66W0TPXR0elnhaUHBhDvxsei7unj3OUEQ
El archivo generado tendrá extensión csv, guárdelo y luego para abrirlo en Excel, debe seguir los siguientes
pasos para que las tildes salgan bien (Tabla 6):
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Tabla 6. Paso a paso para abrir el archivo descargado en CSV en Excel
1. Abrir Excel, ir a la pestaña de Data o Datos
e importar archivo desde "Texto"
2. Seleccionar delimitados y en el origen del
archivo se debe escoger la codificación
65001:Unicode (UTF-8)
3. Seleccionar separados como (,)
4. Finalizar el proceso
7.11
Realice la validación de datos reportados por el área protegida, dependencia o grupo
interno de trabajo donde se esté generando la información
Responsable: Si son datos del área protegida los responsables son los administradores territoriales
designados: profesionales de sistemas de información geográfica SIG y de investigación y monitoreo o temático
designado. Si son datos de cubrimiento nacional los responsables son los administradores temáticos del nivel
central.
Punto de control: Cada registro del lote de datos calificado según tabla de código de calidad de datos
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Descripción: Los administradores territoriales o centrales designados según la temática, al ingresar con su
usuario y contraseña en el menú inicio, son notificados por el sistema sobre los lotes de datos que han cargado
las áreas protegidas de su territorial.
7.11.1 Descargue los datos para validación
Para descargar el archivo puede dar clic en la notificación “ir al lote de datos”. En la parte de visualización del lote
a revisar, encontrará el menú acciones, seleccione “descargar para validación”.
Descargue el archivo de Excel. En la pestaña “datos” se encuentran los registros subidos por el área protegida
que van a ser objeto de revisión y en la última pestaña “códigos de calidad de datos” se encuentra la tabla guía
para la asignación de códigos de calidad para cada registro. Los administradores territoriales podrán realizar el
proceso de revisión y validación de la información asignando el código de calidad a cada registro según la
siguiente tabla (Tabla 7):
Tabla 7 Códigos de calidad de datos
CALIDAD DE DATOS
Calificación
Con diseño; datos OK
1
Con diseño; con valores extremos
GEOGRÁFICOS
2
Con diseño; con valores extremos DE LA
VARIABLE DE MONITOREO
3
Con diseño; con valores extremos
GEOGRÁFICOS Y DE LA VARIABLE DE
4
Descripción
El registro paso la revisión del profesional SIG y temático y
está OK, por lo tanto pasa al cálculo del indicador
El registro no pasó la revisión del profesional SIG, por lo
tanto el área debe revisar y ajustar la coordenada geográfica
El registro no pasó la revisión del profesional temático, por lo
tanto el área debe revisar y ajustar la(s) variable(s) de
monitoreo
El registro no pasó la revisión del profesional SIG, ni la
revisión del profesional temático, por lo tanto el área debe
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MONITOREO
Sin diseño
5
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
revisar y ajustar la coordenada geográfica y la(s) variable(s)
de monitoreo
Registro de línea base
La tabla de códigos de calidad de datos se basa en los siguientes criterios: diseño de monitoreo y valores
extremos (ver definiciones generales).
7.11.2 Realice el control de calidad en la dirección territorial o el nivel central
Los datos son revisados y manipulados según la temática, primero por el profesional SIG y luego por el
profesional de monitoreo o temático designado. En este control se garantiza el contenido de cada registro:
Revisión de calidad por el profesional SIG:
- Revisa la conformidad geográfica de las coordenadas o puntos del conjunto de datos y garantiza la
ubicación espacial de los datos según los atributos: nombre de área protegida, departamento y
municipio.
- Completar las columnas de la estructura de datos de Bioma y Cobertura según la referencia de términos
precargados en el sistema.
Revisión de calidad por el profesional de monitoreo o temático de las variables de monitoreo:
- Verificar que las variables respondan a un diseño
- Revisar los datos para detectar posibles valores de variables extremos y determinar si es error en la
digitación, en la recopilación o es un valor real (mediante ayudas como tablas dinámicas, paquetes
estadísticos, etc.)
- Revisión del metadato elaborado para el conjunto de datos (Ingresa a la herramienta Geonetwork,
revisa completitud de campos obligatorios y genera visto para la publicación del metadato)
El resultado de la revisión de calidad de datos en la dirección territorial genera la calificación de cada registro
mediante la asignación de los códigos de calidad en la columna “calidad de datos” según tabla “código de
calidad de datos” en la última pestaña.
7.11.3 Cargue los datos de validación
Una vez se termine la asignación de códigos, usted pude cargar los datos nuevamente a SULA. Para esto
seleccione la estructura de datos, luego seleccione el conjunto de datos y sobre el botón de “Acciones”
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
seleccione la opción de “Subir validación”. Usted debe tener en cuenta que este proceso está restringido
únicamente al nivel territorial o central dependiendo de la temática.
7.12
Revise y corrija los registros según calificación de calidad de datos
Responsable: Área protegida, dependencia o grupo interno de trabajo donde se esté generando la información
Punto de control: Notificación sobre actualización de los registros en el lote de datos
Descripción: Los registros que fueron calificados con los códigos de calidad 2, 3 y 4 no pasaron la revisión de la
Dirección Territorial o nivel central. El sistema realiza la notificación al área protegida o donde se generó la
información, informando que los registros fueron validados. Descargue los datos ya calificados, guarde el archivo
y revise la columna calidad de dato. Ajuste los que tengan los códigos del 2 al 4 teniendo cuidado de modificar
únicamente el campo o celda de la variable o coordenada a ajustar según el caso de la calificación, guarde el
archivo. Luego de clic en “subir correcciones” para actualizarlos, haga las notas necesarias en los comentarios.
NOTA: No modifique la llave de lo contrario el sistema no podrá actualizar el registro
47
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INFORMACIÓN DE MONITOREO
7.13
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Actualice la calificación de los datos corregidos
Responsable: Si son datos del área protegida los responsables son los administradores territoriales
designados: profesionales de sistemas de información geográfica SIG y de investigación y monitoreo o temático
designado. Si son datos de cubrimiento nacional los responsables son los administradores temáticos del nivel
central.
Punto de control: Notificación sobre validación
Descripción: El sistema notifica al administrador territorial o temático del nivel central, descargue para
validación, califique los registros corregidos y suba la validación (ver el paso a paso en este documento en el
numeral 7.11). Una vez es notificado sobre la aceptación de la validación, el sistema notifica igualmente a quien
subió los datos y al nivel central.
7.14
Bloqueo de los datos
Responsable: Administrador central
Descripción: Una vez el lote de datos ha pasado todos los controles y se encuentra listo, validado o se desea
realizar el cálculo de un indicador, se bloquea, con el fin de crear un candado sobre el lote para que nadie pueda
realizar modificación, que este no se pueda actualizar, corregir, subir datos o eliminar el lote.
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7.15
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Defina el esquema de permisos de los datos (condiciones de uso y acceso de la
información)
Responsable: Área protegida, Dirección Territorial, Grupo de Planeación y Manejo SGM
Punto de control: Condiciones de uso y acceso de la información de monitoreo definidas para cada tema o
estructura, estas se definen en el metadato del lote de dato (ver numeral 7.8), también se puede determinar el
acceso dentro de la herramienta entre los diferentes niveles de PNN.
Descripción: Al diligenciar el metadato del lote de datos se debe aclarar las condiciones de uso y acceso de la
información:
Condiciones de acceso: Requisitos para acceder al conjunto de datos. Se coloca la posibilidad de acceder o no,
quién y bajo qué condiciones. No se debe colocar cómo citar el conjunto de datos. “Ninguna”, “Libre acceso”, “No
definidas”. Cualquier texto.
Condiciones de uso: Condiciones para poder usar los datos una vez se ha obtenido acceso. Se indica como citar
el conjunto de datos. “Ninguna”, “Libre uso siempre y cuando se cite adecuadamente el recurso” “Cítese
como:…”, Cualquier texto.
De la misma manera se puede dar permiso de acceso a los datos e indicadores dentro de la herramienta al
interior de PNN
7.15.1 ¿Cómo dar permisos de acceso a los datos y los indicadores?
Un usuario podrá determinar diferentes niveles de permisos sobre los datos y los datos calculados de los
indicadores. En esa medida un área podrá determinar si le da acceso a otra área a sus datos o a la territorial o a
la central y si se tiene privilegios de escritura o solo lectura sobre los mismos.
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Sin embargo se debe tener en cuenta que a medida que se sube en la estructura de Parques, las estructuras
superiores puede sobrescribir el nivel de acceso sobre los datos o sobre los indicadores. En esa medida cada
usuario dentro del sistema puede definir los esquemas de permisos sobre los datos o los datos asociados a los
indicadores.
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7.16
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Visualice los indicadores
Responsable: Nivel de PNN que requiera visualizar los indicadores para realizar diferentes tipos de análisis.
Descripción: Para visualizar el o los indicadores que están disponibles según su perfil, en el menú inicio, se
ubica en “versiones del indicador” da clic en contexto y elige lo que desea ver (territorial o área específica). Luego
le aparecen los indicadores que están disponibles según la elección, da clic en “ver resultados”.
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INSTRUCTIVO PARA LA
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
En la parte superior derecha puede descargar la hoja metodológica asociada al indicador para ampliar la
información. Puede visualizar según la preferencia de los filtros que tenga opción la gráfica, ejemplo puede ser
por año, por especie, etc. Para esto de clic sobre la flecha “gráficos de este indicador”. También puede realizar el
filtro en la parte de los ejes dando clic sobre el nombre o año para que no muestre ese ítem en la gráfica y si
desea volver a verlo todo, le da atrás en la barra del navegador que esté utilizando. La anterior operación
también se puede hacer sobre las barras, dando clic sobre estas es posible que se despliegue información más
detallada.
En la parte superior derecha de la gráfica aparece “descargar datos” al dar clic allí se pueden descargar la tabla
con los datos calculados del indicador que se está visualizando, para tener un detalle más preciso en cuanto a
las cifras que se grafican.
52
INSTRUCTIVO PARA LA
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7.17
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Analice los resultados que reporta SULA de cada indicador monitoreado
Responsable: Área protegida, Dirección Territorial, Nivel central
Descripción: El poder tomar decisiones basadas en información documentada es una de las finalidades de Sula.
Por lo tanto los análisis de esta información le competen a los diferentes niveles de la entidad, a nivel de AP son
apoyados y revisados en los niveles regional y nacional. El nivel nacional realiza análisis a nivel de sistema y las
territoriales a nivel regional.
El monitoreo funciona si se cuenta con una continua revisión y análisis de los resultados para poder tomar
decisiones a tiempo, lo ideal es que estos indicadores nos muestren como vamos y cuando actuar. De manera
que SULA es la herramienta que muestra las tendencias, pero depende de los equipos en los diferentes niveles
que se realicen los análisis y se use la información. Es ideal contar con análisis anuales de información que
permitan orientar la formulación o ajuste de los planes operativos anuales.
7.18
Hacer pública la información del indicador
Responsable: Administrador central, Grupo de Planeación y Manejo
Punto de control: Indicador público en SULA, disponible para el usuario externo
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Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
Descripción: Definir la información que será pública hacia cualquier usuario externo cuando ésta cumpla con la
verificación, validación y análisis de los resultados del monitoreo. Conjuntamente los tres niveles de la entidad
decidirán que hacer público y que no y la persona que lo materializa en la herramienta es el administrador
central.
7.19
Generar retroalimentación a los programas de monitoreo y al plan de manejo
Responsable: Área protegida, Dirección Territorial, nivel central GPM
Descripción: El monitoreo es un instrumento que brinda información sobre el cambio de la integridad ecológica
del área y mide el efecto de las presiones sobre los valores objeto de conservación y lo confronta con las
acciones de intervención a favor de su conservación.
El monitoreo, a su vez, suministra información para: el plan de manejo del área, las estrategias de manejo
adoptadas, los acuerdos o pactos establecidos, la zonificación, la adopción de medidas de contingencia ante
eventualidades ambientales (derrames de hidrocarburos, erupción volcánica, etc.), entre otros.
El ejercicio de retroalimentación debe ser construido con los actores que participaron en las actividades de
monitoreo y debe ser discutido con los grupos de otras áreas protegidas con el objeto de generar mecanismos de
trabajo conjunto para la solución de problemas de manejo y la unión de esfuerzos en las acciones de monitoreo.
Las fases del programa de monitoreo se desarrollan como un ciclo que está en continuo avance, lo que permite
que cada vez se aprenda y mejore, por lo tanto es un proceso que se construye de la experiencia, fortaleciendo
los equipos humanos de los tres niveles de gestión.
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INSTRUCTIVO PARA LA
ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LA
INFORMACIÓN DE MONITOREO
Código: GAINF_IN_05
Versión: 1
Vigente desde:
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN ANTERIOR
VERSIÓN DEL
PROCEDIMEINTO
QUE MODIFICA
MOTIVO DE LA ACTUALIZACIÓN
APROBACIÓN
Nombres
Elaboró
Revisó
Cargos
Adriana Margarita Rozo Melo1, Leida Anabel Cortés2, Alan Aguía
Agudelo3, MaciekRuckgaber4
Profesional Universitario1, Contratista GPM2, Contratista GSIR3,
Desarrollador externo4
Fecha
17/12/2013
Nombre
Claudia Sánchez
Cargo
Coordinadora Grupo de Planeación y Manejo de Áreas
Protegidas
Fecha:
18/12/2013
Firma
Aprobó
Nombre
Edna Carolina Jarro
Cargo
Subdirectora de Gestión y Manejo de Áreas Protegidas
Fecha:
ANEXO
Formato de Campo
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