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Municipalidad Distrital de Uranmarca
MANUAL DEL SOFTWARE
DE LOGÍSTICA Y ALMACÉN
BREVE DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA
Y
CONSULTA RÁPIDA
OFICINA PRINCIPAL
JR. BOLOGNESI 150 CHILCA
HUANCAYO - JUNÍN
SOPORTE
MOVISTAR: 912452973
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INTRODUCCIÓN
La oficina de Logística se encarga de registrar las diferentes Nota de Pedidos, Cotizaciones,
Órdenes de compra y Ordenes de Servicio y a partir de ahí generar en forma rápida y sencilla
las entradas, salidas a Almacén obteniendo en forma automática reportes diversos (Pecosa, Nea,
Kardex, Bindcard, Ejecuciones, cuadros comparativos etc.).
Además, permite registrar las Órdenes de Pedido y elaborar sus respectivo O/C de forma fácil y
automática, controlando por fechas y proveedores.
INFORMACIÓN GENERALIZADO DEL SOFTWARE
1.
ESTÁNDARES DE DISEÑO
1.1. GENERALES
El diseño del sistema se elaborado de acuerdo a los estándares de programación, es por
ello que en cada pantalla se considera los mismos botones, con funciones específicas cada
uno y también la ubicación de los títulos de cada pantalla. etc.
Por ejemplo esta pantalla nos muestra el título (Meta Presupuestal, se refiere al módulo de
actualización de metas). También en la parte derecha se encuentras las diferentes funciones
adicionales que se puede invocar, para ello sobreponer el puntero del mouse sobre
cualquiera de los botones y hacer click.
Botón Nuevo: Para ingresar una nueva meta, de igual manera en otras pantallas cumple la
misma función (de adición o ingreso de un nuevo ítem).
Botón Cancelar: Para cancelar una operación.
Botón Grabar: Para salvar las modificaciones o adicionar una nueva meta.
Botón Imprimir: Para imprimir.
Botón Actualización Meta: Este botón realiza un proceso fuera de lo común, porque
interactúa con otras tablas que no son parte del sistema y cumple funciones específicas.
Para utilizar este tipo de botones siempre se debe leer y interpretar paso a paso las
indicaciones que señala.
Botón Salir: Para de la opción.
Con las flechas direccionales se puede trasladar de una meta a otra (flecha arriba, flecha
abajo). Para modificar una meta hacer DobleClick o presionar Enter, luego actualizar los
datos de acuerdo a las necesidades y hacer Click en el Botón Grabar.
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Cuando se muestra un campo para ingresar datos, sin embargo este tiene un icono de la
forma.
Significa que se debe seleccionar de múltiples datos que existe y
seleccionar el correcto.
1.2. BOTONES
El modelo de los botones y las imágenes que los representan para los
formularios de mantenimiento de datos, están diseñados de dos formas.
Para los formularios principales donde se registran todos los datos de
en sus diversos tipos presenta el diseño de botón vertical, mientras
para la actualización de las tablas auxiliares, impresiones, consultas y
mantenimiento del sistema se muestran los botones de forma
horizontal.
1.3. INTERFACES
Los Estándares de las Interfaces están definidos de acuerdo a las necesidades
presentadas en la implementación de un sistema. Podemos identificar los siguientes:
1.3.1.
DE MANTENIMIENTO
Son aquellas pantallas que tienen como objetivo principal el ingreso de información,
modificación, búsquedas, consultas, sin que esta genere procesos dentro de la lógica del
Sistema.
1.3.2.
DE CONSULTAS
Son aquellas pantallas que tienen como objetivo principal mostrar listas de información
sobre un mismo tema, la cual servirá de ayuda para usarla en algún formulario de proceso
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o de mantenimiento.
1.3.3
DE REPORTES
Son aquellas pantallas que tienen como objetivo principal definir el tipo de reporte y los datos
que se desea mostrar, la opción de visualizar en pantalla o enviar impresora.
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2.
PLATAFORMA Y COMUNICACIONES.
Los Sistemas de Abastecimiento y Almacén están diseñado para poder ser ejecutado en los
siguientes Sistemas Operativos:
 Windows 9x.
 Windows NT.
 Windows 2000 Professional.
 Windows XP
 Windows Vista.
 Windows Seven.
 Windows 8.1
 Windows 10
El Sistema fue desarrollado en el lenguaje de programación y gestor de base de datos
Microsoft Visual Foxpro V.9.0.
El programa puede ser ejecutado a través de una red para ejecución por diversos usuarios,
es decir es multiusuario.
Los iconos principales que se muestran en el escritorio son los
siguientes:
En la pantalla de Windows se encuentra los Iconos, hacer doble click para acceder al sistema.
También tenemos el icono que nos permite reparar las tablas en el caso que sea necesario.
Normalmente las tablas se dañan cuando existe interrupciones bruscas de energía eléctrica,
razón por lo que es necesario contar con un UPS. También cuando no se utiliza el sistema se
debe salir de sistema.
PANTALLA PRINCIPAL
1.- Al ingresar al sistema la primera pantalla principal nos va mostrar el siguiente:
En el cuadro que aparece ingresar el nombre del usuario y la clave correcta y aceptar
hasta que luego desaparecerá el cuadro que se ve en el medio. El usuario es SUPERVISOR y
su clave es SUPERVISOR, sin embargo usted puede restringir el acceso para ello debe cambiar
la clave.
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SISTEMA DE LOGISTICA/ALMACEN
Este es la pantalla principal del sistema, antes de ello solicita que se ingrese el usuario y la clave
de acceso al sistema y en caso de no saber será imposible acceder al sistema. Esta pantalla
presenta diversas opciones y cada una de ellas cumple funciones de procesos diversos, a
continuación mostramos y describimos en forma breve cada una de las opciones.
REGISTRO DE METAS Y/O ACTUALIZACIÓN
Primeramente para registrar, modificar o actualizar a partir de la data del SIAF, debemos hacer
clic en el icono siguiente:
Luego clic en botón ACTUALIZA META
Luego aparecerá la siguiente ventana luego el botón aceptar
Selecciona
la capeta data copiada de Siaf a una unidad luego aceptar
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Por otro modo para actualizar manualmente
Aquí se registra a cada una de las actividades/Proyectos a ejecutarse, se debe considerar todos
los datos necesarios de acuerdo al PIA, la cadena funcional, presupuesto, fuente, etc. y este es
el primer proceso a realizar para después generar la orden de compra, orden de servicio, N/P,
etc. En el caso de ingresar un nuevo Meta/Proyecto/Actividad hacer Click en el Botón Nuevo y
ubicarse en la parte inferior para rellenar todos los datos se requiere, para finalizar grabar
haciendo click en el botón Grabar.
De igual forma para modificar sólo ubicarse en el Item a Modificar y hacer Doble Clic o Presionar
Enter y luego sobre escribir los datos a modificar, al final confirmar con el botón grabar.
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Para Imprimir invocar al botón imprimir de igual forma el botón cancelar y salir.
PROCESO PARA REALIZAR REGISTRO DE PROVEEDORES
Realizar el siguiente paso como se muestra en la pantalla clic en abastecimiento luego en
registro de proveedores
Actualiza, registra a todos los proveedores y usuarios de la Institución, haciendo clic en botón
SUNAT EN LENIA luego escribe el RUC luego guardar en así el registro de proveedores
institucional recomendable desde la consulta de ruc de sunat para así no tener errores en
el registro.
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PROCESO PARA REALIZAR REGISTRO DE OFICINAS
Realizar el siguiente paso clic en tablas auxiliares luego clic en actualización de oficinas
Registra a todos las oficinas de la Institución, haciendo clic en botón nuevo luego los campos
necesarios después en guardar así el registra las oficinas institucional en caso que vas a
modificar selecciona la oficina registrada y hacer doble clic y se habilita los campos digite
y luego en botón guardar y clic en botón si.
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PROCESO PARA ELABORAR ORDEN DE COMPRA
Seleccionar el botón ORDEN DE COMPRA.
1ro.- Identificar el # de doc, de orden de compra (#OC) siempre tiene que estar activo
luego
ingresar la fecha con que se registrara el
orden de compra
 Para generar un nuevo #OC, hacer click y seleccionar la modalidad en
 En el caso que se desee ingresar un #OC cualquiera, hacer click en
e ingresar el
#OC. (para el ejemplo ingresaremos el 00003.) degitar directamente el nro de
orden
que desea generar
 Para recuperar las ultimas ordenes ingresados ubicar en
y
seleccionar el #OC a recuperar.
2do.- Registrar el proveedor, si el proveedor ya se encuentra registrado, ingresar el #RUC y
automáticamente visualizaremos los demás datos.
En el caso que se desea ingresar un nuevo proveedor, hacer DobleClick en el Icono Circular de
color marrón
e ingresar los datos necesarios. (Proceso que se debe hacer de
forma cuidadoso).
También podemos utilizar la entrada de selección para elegir al proveedor correcto.
3ro.- Registrar la meta (proyecto o actividad)
Elegir en la entrada de selección la meta a utilizar.
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ó ingresar el #META directamente, para ello debe hacer click en META y
#META.(ingresar 0008).
4to.Ingresar REFERENCIA y LO SIGUIENTE, debe quedar así.
5to.-
ingresar el
Ingresar el clasificador de gasto y el fuente de financiamiento.
Para ello hacer click en
y ubicar fuente de financiamiento y hacer
dobleclick sobre el correcto e inmediatamente se activará las cuadros para ingresar el clasificador
de gastos. Para ello utiliza las flechas direccionales
y enter para seleccionar el clasificador correcto. Y quedará así.
6to.más.
ahora ingresar el registro de materiales, para ello debemos utilizar el botón con el signo
Escribo FIERRO, presiono enter y luego s
elecciono el correcto.
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Luego hago doble click en el ITEM 02247.
Tambien se puede registrar directamente sin utilizar
haciendo
clic
en
el
boton
el botón de catálogo de bienes
luego
se
activa
Se repite el proceso hasta terminar el ingreso de todos los registros de la orden de compra, en
el caso que existiera un material que no existe en el catálogo, se ingresa todo correctamente y
se presiona el botón grabar.
Finalmente me ubico en el cuadro de totales y me ubico en el registro N.1 y hago click en el
Botón Grabar e Imprimir. Y utilizo las opciones de impresión y finalizar la OC.
Registra los bienes, materiales, productos a utilizar en cada uno de los proyectos o actividades
de la institución.
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Luego en el botón guardar e imprimir aparecerá el siguiente
Puedes hacer clic en visualizar para verificar los erros que existan si hubiera clic en
cerrar clic en no para siguir editando de lo contrario de decir si para tirminar el
orden de compra o de caso contrario impresora para ralizar el trabajo de de
siguiente.
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EL PROCESO ES SIMILAR PARA GENERAR UN ORDEN DE SERVICIO
Selecciona el menú abastecimiento luego clic en registro de orden de servicio
Luego guardar e imprimir
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REALIZAR DEFERENTES TIPOS DE REPORTES SELECCIONANDO
CADA UNA DE ELLOS EN MENÚ ABASTECIMIENTO
1.- para verificar la consulta de orden de compra
Selecciona el menú abastecimiento clic en consulta de órdenes de compra o hacer
antyi clic sobre el icono de orden de compra mo servicio
Luego ingresa a la siguiente pantalla de consulta de órdenes de compra y ordenes de
servicio
Aquí se puede verificar los números de órdenes de compra y que fechas fueron
registradas ya a que proveedores pertenecen con que monto se realizo
Así si puede consultar las otras consultas que existen en el menú abastecimiento
como son reporte de proveedores, reporte por proyecto/actividades y los de mas
que muestran en el siguiente pantalla
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PARA GENERAR COTIZACIONES Y CUADROS COMPARATIVOS
Seleccionar botón de cotizaciones detalladas y cuadros comparativos y seleccionar el mejor
postor desde ahí obtener la O/C u O/S en forma automática como nos muestra en el siguiente
pantalla.
En esta ventana se ingresan el número de requerimiento en cuadro luego guarda
luego botón guardar y en botón solicitud cotización y se imprime el siguiente pantalla
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También hacer similar para cotizaciones de servicios
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CUADROS COMPARATIVOS
Primero se rellena los proveedores que cotizaron in ingreso de proveedores y Nos
permite elaborar cuadros comparativos detalladas y desde ahí obtener la O/C u O/S en forma
automática y al mejor postor en mismo ventana de cotizaciones luego de poner los precios
de los productos seleccionar la casilla de check
con el puntero y tiene que salir el
numero uno para dar la buena pro al mejor postor y tiene que quedar como el
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siguiente
ventana
Luego en el boton guardar y seleccionar el boton cuadro comparativo e imprimir y se
visualiza el siguiente ventana cuadros comparativo de bienes y servicios
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PROCESO PARA ELABORAR REQUERIMIENTO DE BIENES
Y/O SERVICIOS
1. Se ingresa haciendo clic en el siguiente icono
2. Luego ingresa a la siguiente pantalla, ingresar el usuario y contraseña
asignado para el área, por ejemplo: USUARIO = DEMUNA CONTRASEÑA =
DEMUNA
3. se visualiza el siguiente pantalla
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4. Luego selección a la cuadro de requerimiento de bienes y servicio que se
desea requerir
5. Luego desliza la opción de documento como se muestra en el siguiente
6. Luego selección la meta si conoce y rellene los campos necesarios
7. Luego se hace clic en el botón
para agregar el bien o servicio que
desea requerir, Luego aparecerá el siguiente ventana
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8. selecciona el bien o servicio que desea y/o escribiendo por nombre del
bien o servicio en la ventana de criterio de búsqueda en el inferior derecho
de la ventana luego pulsar el tecla Inter, en el
serví para eliminar el
bien o servicio agregado por erro el al lista.
9. Luego se rellena el cuadro de color blanco don especificaciones técnicas
solo sirve para requerimiento de bienes.
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10. en caso de servicio solo se rellenara en debajo de texto
requerimiento
del
11. Luego apare la ventana
y puede seleccionar las opciones
que sean necesarios por ejemplo visualizar
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12. luego seleccionar la impresora y el luego finalizar
13. También puede consultar los requerimientos realizados haciendo clic en el
icono consulta de bienes y servicio luego salda la ventana siguiente.
Asi podrá informarse cuantos requerimientos ha realizado en el mes y cuales
fueron atendidos.
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ELABORACIÓN DE PECOSA
PRIMERO.- Debemos identificar la META. (por ejemplo utilizaremos la meta 0008). ver gráfico.
Ubicar en la meta 0008 Y hacer click sobre ella.
Consultaremos las OC que se han generado para esta meta., utilizaremos el botón.
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Esta consulta nos muestra las OC elaborados para esta META, y en este caso sólo tenemos una
OC y es el #00003 y también nos informa si la OC ya se obtuvo su pecosa.
Y si ya genero su pecosa la primera columna mostrara la letra V.
Una vez identificado el #OC, le damos ENTRADA a almacén, utilizaremos el botón REGISTRO
ENTRADAS.
Y finalmente CLICK en el botón GRABAR.
Luego podemos consultar todas las ENTRADAS registrados para esta META.
Consulta de entradas
Y mostrara la siguiente pantalla.
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Para eliminar una entrada, me ubico en la entrada a eliminar y presiono la tecla SUPRIMIR o
DEL. Y mostrará el siguiente mensaje.
A continuación elaboraremos la PECOSA.
Seleccionamos el Botón SALIDAS y hacemos click.
Mostrará la siguiente pantalla.
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Luego hacemos click en el botón GRABAR e imprimimos la pecosa.
Para consultar las pecosas generadas seleccionar el menú almacén y luego en consulta de
pecosas salidas.
Es parecido a la consulta de ENTRADAS.
Para ver el kardex en opción REPORTES/KARDEX/STOCK DE PRODUCTOS…
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Seleccionamos el material a mostrar el kardex y luego click en el botón KARDEX.
.
Reporte de Existencias por obra, para ver cuánto se tiene en almacén. y su respectiva salida se
muestra a continuación.
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Información a modo de consulta de los ingresos y salidas, generando así el registro de
entradas y salidas y sus respectivos reportes.
Reporte (registro de entradas)
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Cuadro comparativo de entradas, salidas y saldos por actividades o proyectos, y se ve la
ejecución y los saldos.
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SUB SISTEMAS HERRAMIENTAS
Corresponde netamente al mantenimiento del sistema, motivo por lo cual no hay ningún riesgo
de registrar mal. Sin embargo es muy importante utilizar permanentemente algunas de las
opciones por que permite llevar y reorganizar correctamente las relaciones existentes de las
bases de datos en el sistema.
Además debemos señalar una opción muy importante que se encuentra en el modulo
HERRAMIENTA (Copia de Seguridad) esta opción es muy crítico y de riesgo, se debe tener
mucho cuidado en lo que se va hacer. Una mala utilización borrará los datos existentes y en su
reemplazo registrará con información desactualizada.
MODULO CRITICO (Backup/Restore)
Generar Backup.- Permite Generar copia de seguridad de los datos para poder restaurar o
reutilizar cuando sea necesario.
Utilizar permanentemente la opción de generar backups para mantener copias de seguridad
actualizados y utilizar cuando se crea necesario o se dañe la data o el disco duro.
La opción de RESTAURAR se debe usar cuando los datos del sistema se dañaron por razones
de interrupción eléctrica, mala conexión del cableado y otros motivos eléctricos o del equipo.
La restauración de datos se debe hacer con el último backup registrado según fecha se muestra
en el archivo a restaurar. Por esa razón es muy importante realizar copias de seguridad en forma
permanente, de esta manera tener disponible los datos más actualizados.
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ACTUALIZACIÓN DE USUARIOS Y/O REGISTRO DE USUARIOS
Seleccionar herramientas actualizar usuarios hacer clic en nuevo rellene los campos
necesarios y guardar y para modificar un usuario existente hacer doble clic en relación
de usuarios que ya existe luego guardar
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RECOMENDACIONES





Mantener un acceso restringido al computador por que puede ser susceptible a cualquier
acción negativa perjudicial.
Los archivos de seguridad se deben generar diariamente y los backups se deben
guardar en lugares seguros para conservar la integridad de los datos.
Debe considerar la opción de equipar e implementar una red en la oficina de informática
para que desde ahí se pueda administrar a todas las oficinas y centralizar la data.
Es muy importante considerar la opción de cambiar las claves de accesos al computador
y al sistema en forma periódica para fortalecer la seguridad de acceso al computador.
En el caso que asuma un nuevo personal a operar el sistema es necesario que
primeramente se debe capacitar correcta e eficientemente para descartar errores de
operatividad.
CONCLUSIONES



La realización de un Plan de Sistemas de Información dentro de cualquier organización,
tiene como finalidad asegurar la adecuación entre los objetivos estratégicos de la misma
y la información necesaria para soportar dichos grandes objetivos.
El descubrir oportunidades para innovar los procesos de una empresa aprovechando las
ventajas que brindan las tecnologías de información, pone énfasis en la vinculación entre
estrategias de tecnología y de negocios (integración funcional), utilizando a las TI como
un facilitador para transformar la infraestructura y procesos del negocio.
El mundo de REDES es muy extenso, en cual mientras más vamos incursionando más
nos damos cuenta de lo poco que sabemos. Hoy en día en nuestro país aun no ha sido
posible desplazar a las redes cableadas, ya que en muchas instituciones públicas no
existen conexiones entre PCs y no existe la interacción fluida vía computadora.
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