UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa FACULTAD DE CIENCIAS DIRECCIÓN ECONÓMICA Y ADMINISTRATIVA QUÍMICAS Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FARMACÉUTICAS UNIDAD DE GESTIÓN Jefe Unidad: Daniel Burgos B. Autor: John Rebolledo V. Agosto 2010 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Índice 1. Introducción................................................................................................................................................. 3 2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión administrativa ................. 4 3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución ................................................................................................ 5 3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................................................. 5 3.2 Misión ................................................................................................................................... 5 3.3 Visión .................................................................................................................................... 6 3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................... 7 3.6 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD).............................................................. 8 3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) ......................................... 9 4. Capítulo 4: Unidad de Gestión .................................................................................................................. 10 4.1 Misión.................................................................................................................................. 10 4.2 Visión .................................................................................................................................. 10 4.4 Funciones específicas ......................................................................................................... 10 4.5 Personal .............................................................................................................................. 11 5. Capítulo 5: Explicación formato Procedimientos Unidad de Gestión ............................................... 12 5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos ...................................................................... 12 5.2 Formulario Declaración de Procedimientos ......................................................................... 13 5.3 Flujograma de Procedimientos ............................................................................................ 14 5.4 Simbología Flujogramas ...................................................................................................... 15 6. Capítulo 6: Procedimientos Unidad de Gestión ...................................................................................... 17 Adquisiciones menores a 3 UTM (Órdenes de compra AUGE) ................................................. 17 Adquisiciones a través del catálogo electrónico (Convenio Marco) ........................................... 20 Adquisiciones L1 (Generan orden de compra) .......................................................................... 23 Adquisiciones L1 (Generan contrato) ........................................................................................ 28 1 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Adquisiciones LE (Generan orden de compra) .......................................................................... 36 Adquisiciones LE (Generan contrato) ........................................................................................ 42 Adquisiciones LP (Generan contrato) ........................................................................................ 50 Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan orden de compra) ................................. 59 Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan contrato directo) ................................... 63 Gestión de resoluciones ............................................................................................................ 67 2 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 1. Introducción El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos versión 1.0 para la Unidad de Gestión perteneciente a la Dirección Económica y Administrativa de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile, todo este trabajo se enmarca en el Proyecto denominado “Elaboración de Manuales de Procedimientos para la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile ” elaborado por el Administrador Público de la misma casa de estudio John Rebolledo Verdejo con fecha de entrega en el mes de agosto del 2010. El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales procedimientos de las Unidades o Departamentos de la Facultad. Para lo cual se han utilizado diferentes herramientas para la recopilación de información necesaria para el levantamiento de los procedimientos tales como: entrevistas personales, reuniones con los Jefes de cada Unidad y Departamentos, recopilación de documentos e informes anteriores relacionados con el tema. Cabe señalar que en esta primera etapa solo se recopiló la información real de cada Unidad y en ningún caso se llevó a cabo un rediseño de actividades, por lo cual la información recopilada en el presente manual corresponde a la información entregada por cada Jefatura y funcionarios de las Unidades. John Rebolledo Verdejo Administrador Público Licenciado en Ciencias Políticas y Gubernamentales Universidad de Chile 3 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión administrativa La creación de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la necesidad de cumplir con las sugerencias establecidas por la Contraloría General de la República de que cada unidad administrativa cuente con este tipo de documentos tanto para el control interno como externo de las actividades que se efectúan. El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales actividades que se realizan en la unidad administrativa, en este caso la Unidad de Gestión. No sólo se deben tener en cuenta la realización de este tipo de documentos como un mecanismo de control, también se debe tener en cuenta como una herramienta útil para la gestión administrativa debido a los múltiples beneficios que trae consigo este tipo de documentos. Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Unidad de Gestión se encuentran: • Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. • Auxilian en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal. • Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. • Interviene en la consulta de todo el personal. • Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. • Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. • Determina en forma más sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales. 4 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución 3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas La Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas fue creada en 1945, sobre la base de la escuela de Química y Farmacia que inició la enseñanza de la Farmacia en 1833 en el Instituto Nacional y que en 1842 se instaló junto con la Universidad de Chile. Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro carreras universitarias: Química y Farmacia, Bioquímica, Química e Ingeniería en Alimentos. El factor común que distingue a todos sus egresados es la sólida formación en química y su conexión directa al correspondiente campo de los medicamentos, alimentos, bioquímica o industria química. 3.2 Misión La misión de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile es la generación, cultivo, integración y transmisión de la enseñanza de la química por sí misma y en estrecha vinculación con las Ciencias Farmacéuticas, la Bioquímica y las Ciencias Alimentarias. Fundamentalmente educar profesionales idóneos con una sólida formación científica, ética, y con capacidad de gestión en las áreas de las Ciencias Farmacéuticas, Bioquímicas, Químicas y de los Alimentos. Esta misión se materializa al proporcionar al país profesionales altamente calificados e involucrados directamente con el área de salud (Química y Farmacia y Bioquímica) y con el desarrollo industrial y tecnológico químico (Química e Ingeniería en Alimentos). La formación recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesión en el ámbito laboral contribuyendo al desarrollo y progreso del país. Estos profesionales además tienen la preparación necesaria para incorporarse a actividades de perfeccionamiento continuo y a programas de especialización y/o postgrado. 5 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa La Facultad ejerce esta misión con excelencia, sentido de compromiso, de modo reflexivo y crítico a través de sus funciones fundamentales de docencia, investigación y extensión. Esta misión se logra a través del trabajo de sus académicos en la docencia de pregrado, postítulo y postgrado, la investigación básica y aplicada en las áreas que cultiva la Facultad, la extensión y la permanente preocupación por los problemas de interés de la comunidad nacional. 3.3 Visión Que la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile sea un Centro Universitario de excelencia, cuyo quehacer académico la convierta en un centro de referencia por su formación docente de pre y postgrado. Constituirse y mantenerse como líder en Investigación, creando conocimiento que sustente su actividad docente; líder en innovación, creando conocimiento atingente a la realidad y necesidades de nuestro país, contribuyendo así a su desarrollo. 6 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile: 7 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 3.5 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) El Área de Dirección de la DIRECAD cumple con la función de ejecutar las labores directivas decisionales superiores de la Unidad, siendo la cabeza visible de la organización ante todos los niveles y actuando como Staff de apoyo del señor Decano de la Facultad. Esta Área se encuentra a cargo del Director de Administración y Finanzas (Sr. Jaime Parada Manríquez) el cual depende jerárquicamente del Decano de la Facultad. En la actualidad el Área de Dirección se encuentra físicamente en la Dirección de Administración y Finanzas, ubicada en Av. Vicuña Mackenna Nº79, Segundo Piso. En esta unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de trabajo. • Dirección. • Secretaría de Dirección. • Estafeta de Dirección. • Auxiliar de Dirección 8 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) 9 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 4. Capítulo 4: Unidad de Gestión La Unidad de Gestión nace como una unidad de “Staff” o apoyo los Departamentos y Unidades de la Facultad que requieran asesoría en materia de administrativa. Es una unidad altamente especializada y profesional que establece pautas de planificación en materia de asesoría administrativa, apoyo y ejecución en los procesos de adquisición de bienes y servicios y análisis institucional de la Facultad. 4.1 Misión Ser una unidad de apoyo y análisis institucional de la Facultad promoviendo directrices para una eficiente administración de las diferentes unidades administrativas que componen la Facultad. 4.2 Visión “Ser el aliado estratégico de la Facultad en materia de gestión y eficiencia administrativa”. 4.4 Funciones específicas • Entregar apoyo en materia de gestión a las distintas instancias de la Facultad y proyectos asociados • Elaborar informes de análisis institucional y de distintas materias de gestión para la Facultad • Realizar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios de la Facultad • Entregar apoyo a académicos y funcionarios en materia de adquisidores de bienes o servicios. 10 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 4.5 Personal A la fecha la Unidad de Gestión cuenta con 3 personas a cargo de las labores de la unidad estas son: Nombre Cargo Daniel Burgos Jefe Unidad de Personal Sergio Fuenzalida Analista de Gestión Daniela Cruces Secretaria 11 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 5. Capítulo 5: Explicación formato Procedimientos Unidad de Gestión A continuación se describirá los principales procedimientos de la Unidad de Gestión, antes se describirá cómo se debe leer y comprender los procedimientos en el formulario levantamiento de procedimientos y su respectivo flujograma. Su comprensión adecuada permitirá tener una visión real de una actividad y además permitirá realizar mejoras o cambios en el futuro. 5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos Todos los procedimientos descritos en este Manual están acompañados de una ficha denominada “Formulario de Procedimiento”, esta ficha ofrece un esquema para inventariar secuencialmente cada procedimiento de acuerdo a su evolución particular, a continuación se detallará en que cosiste cada casilla de este formulario: Nombre del procedimiento Identificación del procedimiento Código: Folio único para cada procedimiento Fecha: Identificación temporal en que se levantó el procedimiento 1.Descripción Definición del procedimiento. 2.Objetivo Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos institucionales. 3.Alcance Área en donde transcurre el procedimiento. 4.Periodicidad Lapso temporal que trascurre el procedimiento. 5.Marco Legal Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento. 12 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 5.2 Formulario Declaración de Procedimientos A continuación de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el Formulario Declaración de Procedimientos, su objetivo es entregar paso por paso las actividades que comprenden la realización de un procedimiento identificado, a continuación se detallará en que cosiste cada casilla de este formulario: 1 6.1 Responsable Ej.: Unidad solicitante 2 Nº 6.2 Actividad 1 Ej.: Envía carta o solicitud de compra 3 6.3 Observaciones 4 Ej.: Siempre y cuando la Unidad Demandante lo solicite 6.4 Documentos 5 Ej.: -solicitud de compra 1. Responsable (cargo): Identificación del cargo o Unidad responsable de la actividad. 2. Nº: Número de identificación de las actividades, sirve para ir señalando el orden de inicio y termino de las operaciones realizadas en dicho procedimiento. 3. Actividad: En esta casilla se señala cuáles son las acciones realizadas en función al procedimiento identificado. 4. Observaciones: Son datos adicionales a la acción realizada en la actividad y que entregan información que ayuda a comprender de mejor manera el procedimiento. 5. Documentos: Documentación asociada a la actividad o procedimiento. 13 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 5.3 Flujograma de Procedimientos Posteriormente a los dos anteriores formularios, cada procedimiento posee un “Flujograma del procedimiento”, este se encuentra en formato “vertical”, lo que quiere decir que el procedimiento se lee de arriba hacia abajo, en la parte superior se encuentran señalados los unidades o cargos responsables de las operaciones (1), cabe destacar que si una operación se encuentra en el “medio” de dos cargos o unidades es debido a que los dos participan en dicha operación. En la parte superior se encuentra el nombre del procedimiento (2) en la derecha se encuentra el código de identificación (3). Al interior del esquema se encuentran símbolos, estos poseen distintos significados que están expuestos más adelante en la sección Simbología Flujogramas (4). Los símbolos del Flujo se encuentran unidos con flechas, estas poseen distintas direcciones y simbolizan como las actividades se van desarrollando y hacia qué otra operación o Unidad debe seguir el procedimiento (5). 2 3 1 4 5 14 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 5.4 Simbología Flujogramas Símbolo Nombre Significado Operación Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una operación, una operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo. Lo que determina que una actividad sea un procedimiento es la entrada (Input) y la posterior salida de lo que ingreso y que obtuvo cambios debido a una operación específica (output). Ej.: Entrada de una “solicitud” (Input) y la salida de un “permiso” (output). Sub-Operación Es una operación que por sus características y desarrollo se debe realizar una observación especial, debido a que se encuentra fuera del área de estudio. Ej.: En este manual, la existencia de operaciones de otras unidades como Secretaría Municipal o la Dirección de Control, que poseen procedimientos propios. Decisión Representa la toma de decisión en el procedimiento. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real. Ej.: Puede ser la aprobación o no de una operación. Documento Simboliza el documento resultante de la operación respectiva. Significa que en un determinado procedimiento la aparición de un documento es el resultado o entrada de un proceso posterior. Simboliza que el procedimiento comienza o termina. Inicio/Termino Documento Múltiple Simboliza que más de un documento el que interviene en el procedimiento, el cual esta detallado en el formulario “Declaración de Procedimientos”. 15 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Símbolo Nombre Datos Externos Significado Simboliza que en la actividad se ingresan datos a un sistema externo a la Unidad o Departamento. Ej.: Subir información Universidad. al sistema AUGE de la Subir información al sistema Portal Mercado Público. Firma o VºBº Control de Legalidad Control de Legalidad Página de Referencia Base de Datos Si un documento en parte derecha aparece este símbolo en el flujograma, significa que dicho documento o actividad fue firmado o dado el visto bueno por la autoridad o responsable a cargo de la actividad Es la acción de controlar de legalidad un documento para poder darle atribución legal a un procedimiento. Ej.: Los controles de legalidad que realiza la Contraloría Interna Universitaria a las resoluciones que emiten las Unidades o Departamentos de la Facultad. Simboliza que el procedimiento debe continuar en otro lugar específico del Flujograma o página, por lo general va a acompañado de un número al interior que simboliza que se debe continuar leyendo en la otra Referencia con el mismo número. Simboliza que la actividad consiste en realizar un respaldo o archivo de los datos del flujo. EJ.: Archivo de documentos o respaldo electrónico. 16 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6. Capítulo 6: Procedimientos Unidad de Gestión Nombre del procedimiento Adquisiciones menores a 3 UTM (Órdenes de compra AUGE) Código: UG0001 Fecha: 06/06/2010 1.Descripción Son adquisiciones que no superan las 3 UTM por lo cual se excluyen del del sistema de compras Mercado Público. Estas adquisiciones se realizan a través del sistema AUGE de la Universidad. 2.Objetivo Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la Facultad y proyectos asociados, a través del sistema AUGE y que no requieran un proceso de licitación. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. 3.Alcance 4.Periodicidad Durante todo el año. 5.Marco Legal Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios). Reglamento de la Ley 19.886. Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas. Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario. Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 17 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos Unidad solicitante 1 Envía carta o solicitud de compra Secretaria 2 Recibe solicitud y verifica si es una compra menor a 3 UTM. Secretaria 3 Si es una compra menor a las 3 UTM se ingresan a sistema AUGE. Secretaria 4 Se imprimen orden de compra y se despachan 2 copias a Analista de Gestión y una a la Unidad demandante. -copia orden de compra Secretaria 5 Se envía orden de compra original a jefe de Unidad de Gestión para su firma. -orden de compra -solicitud de compra Por lo general las compras menores a 3 UTM son compras para adquirir productos de necesidad habitual de las unidades. -solicitud de compra Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 18 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 7. DIAGRAMA DE FLUJO Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 19 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Nombre del procedimiento Adquisiciones a través del catálogo electrónico (Convenio Marco) Código: UG0002 Fecha: 06/06/2010 1.Descripción Los Convenios Marco vigentes se traducirán en un catálogo, que contendrá una descripción de los bienes y servicios ofrecidos, sus condiciones de contratación, y la individualización de los Proveedores a los que se les adjudicó el Convenio Marco. Cada Entidad estará obligada a consultar el Catálogo antes de proceder a llamar a una Licitación Pública, Licitación Privada o Trato o Contratación Directa. (Reglamento de la Ley 19.886. Articulo 14) 2.Objetivo Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la Facultad y proyectos asociados y hacer cumplimiento de la Ley 19886 en relación a entregar preferencia a la adquisición de bienes que se encuentren disponibles en el catalogo electrónico del sistema Mercado Público. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión. 3.Alcance 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. 4.Periodicidad Durante todo el año. 5.Marco Legal Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios). Reglamento de la Ley 19.886. Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas. Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario. Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 20 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos Departamento que posee capacidad de compra Mercado Público 1 Ingresan al sistema de catálogo electrónico de Mercado Público y realizan la compra y generan orden de compra. Existen departamentos que poseen sus propias claves de ingreso al sistema Mercado Público. -solicitud orden de compra Analista de Gestión 2 Recibe correo electrónico con número de solicitud de orden de compra. -solicitud orden de compra Analista de Gestión 3 Imprime solicitud orden de compra. -solicitud orden de compra Analista de Gestión 4 Verifica el departamento y el monto de la compra. -solicitud orden de compra Administrativo de Presupuesto 5 Verifica si existe presupuesto para la compra. -solicitud orden de compra Analista de Gestión 6 Genera orden de compra sistema Mercado Público. Envía copias de orden de compra por correo electrónico a Departamento Demandante y Jefe de Unidad de Gestión. -orden de compra Jefe de Unidad de Gestión 7 Da VºBº: - solicitud orden de compra - solicitud orden de compra -orden de compra -orden de compra -correo de autorización -correo de autorización Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 21 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 7. DIAGRAMA DE FLUJO Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 22 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Nombre del procedimiento Adquisiciones L1 (Generan orden de compra) Código: UG0003 Fecha: 06/06/2010 1.Descripción Son adquisiciones que se encuentran entre las 3 UTM y menores a 100 UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública a través del a través del portal Mercado Público. Estas adquisiciones en su procedimiento generan como producto una orden de compra, entre la facultad y los proveedores. 2.Objetivo Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la Facultad y proyectos asociados, a través del portal Mercado Público en modalidad de Licitación Pública. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. 3.Alcance 4.Periodicidad Durante todo el año. 5.Marco Legal Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios). Reglamento de la Ley 19.886. Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas. Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario. Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 23 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos Unidad Demandante 1 Jede de Unidad o Director de Departamento dan VºBº a solicitud de compra. - solicitud de compra Dirección Económica y Administrativa 2 Autoriza o no solicitud de orden de compra. Si es autorizada es firmada. - solicitud de compra Jefe de Unidad de Gestión 3 Firma solicitud de orden de compra. - solicitud de compra Analista de Gestión 4 Recibe solitud de compra y se verifican los datos. - solicitud de compra Analista de Gestión 5 Se carga licitación en Portal Mercado Público. - solicitud de compra Analista de Gestión 6 Realiza resolución de publicación. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control a Decanato, y Vicedecanato y Contraloría Interna. - resolución de publicación. Analista de Gestión 7 Se realiza el periodo de cierre y se envía por correo electrónico la información de los oferentes a la Unidad Demandante. Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 24 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos Analista de Gestión 8 Envía cuadro de evaluación ofertas para que la evalué la Unidad Demandante. -cuadro de evaluación de oferta Unidad Demandante 9 Da VºBº al cuadro de evaluación de oferta. -cuadro de evaluación de oferta Analista de Gestión 10 Recibe cuadro de evaluación de oferta y se adjudica a proveedor con mejor puntaje. Se imprime certificado de disponibilidad presupuestaria y se sube al sistema Portal Mercado Público. Analista de Gestión Analista de Gestión 11 12 La ponderación de las evaluaciones se encuentra predefinida con antelación por la Unidad Demandante. -cuadro de evaluación de oferta - certificado de disponibilidad presupuestaria Jefe de Unidad de Contabilidad firma certificado de disponibilidad presupuestaria. Realiza resolución de adjudicación. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, Vicedecanato y Contraloría Interna. -resolución de adjudicación Se genera la orden de compra en sistema Mercado Público - orden de compra -cuadro de evaluación de oferta -solicitud de compra Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 25 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 7. DIAGRAMA DE FLUJO Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 26 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 27 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Nombre del procedimiento Adquisiciones L1 (Generan contrato) Código: UG0004 Fecha: 06/06/2010 1.Descripción Son adquisiciones que se encuentran entre las 3 UTM y menores a 100 UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública a través del a través del portal Mercado Público. Estas adquisiciones en su procedimiento generan como producto un contrato de servicio, entre la facultad y los proveedores. 2.Objetivo Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la Facultad y proyectos asociados, a través del portal Mercado Público en modalidad de Licitación Pública. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. 3.Alcance 4.Periodicidad Durante todo el año. 5.Marco Legal Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios). Reglamento de la Ley 19.886. Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas. Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario. Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 28 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Unidad Demandante 1 Jede de Unidad o Director de Departamento dan VºBº a solicitud de compra. Dirección Económica y Administrativa 2 Autoriza o no solicitud de orden de compra. Si es autorizada es firmada. Jefe de Unidad de Gestión 3 Firma solicitud de orden de compra. Jefe de Unidad de Gestión 4 Recibe solitud de adquisición y se realiza reunión con Unidad Demandante. Jefe de Unidad de Gestión 5 Se elaboran con la Unidad Demandante las especificaciones técnicas de la de adquisición. Jefe de Unidad de Gestión 6 Se elaboran con el Jefe de Unidad de Gestión las bases de licitación Jefe de Unidad de Gestión 7 Se carga licitación al Portal Mercado Publico. Jefe de Unidad de Gestión 8 Se informa a la Unidad Demandante los plazos operativos. 6.4 Documentos - solicitud de compra En base a criterios presupuestarios. - solicitud de compra - solicitud de compra - especificaciones técnicas En base a los formatos del Portal Mercado Público. - bases de licitación - bases de licitación Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 29 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos Jefe de Unidad de Gestión - resolución de publicación. 9 Realiza resolución de publicación. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, Vicedecano y Contraloría Interna. Jefe de Unidad de Gestión 10 Comienza el periodo de preguntas de los proveedores en el Portal Mercado Público. Jefe de Unidad de Gestión 11 Se sube las respuestas al sistema Portal Mercado Público y se cierra el proceso de licitación. Unidad Demandante 12 Elabora documento: - bases de licitación - especificaciones técnicas - solicitud de compra Sin son preguntas de carácter técnico las responde la Unidad Demandante si son preguntas de carácter administrativo o tengan relación con los procedimientos de la adquisición. - cuadro de evaluación de oferta - cuadro de evaluación de oferta -servicio post venta -servicio post venta Jefe de Unidad de Gestión 13 Recibe cuadro de evaluación de oferta y Se adjudica a proveedor con mayor puntaje. Se imprime certificado de disponibilidad presupuestaria y se sube al sistema Portal Mercado Público. Jefe de Unidad de Contabilidad firma certificado de disponibilidad presupuestaria. - cuadro de evaluación de oferta Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 30 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos Jefe de Unidad de Gestión - resolución de adjudicación 14 Realiza resolución de adjudicación. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, y Vicedecanato Contraloría Interna. - bases de licitación - especificaciones técnicas - solicitud de compra cuadro de evaluación de oferta Jefe de Unidad de Gestión 15 Elabora el contrato entre la facultad y el proveedor de servicio o suministro. -contrato Jefe de Unidad de Gestión 16 Envía contrato a Unidad Demandante para que realice las consideraciones pertinentes al contrato. -contrato Jefe de Unidad de Gestión 17 Se recibe el contrato revisado por la Unidad Demandante y es enviado al proveedor para que integre los datos que hacen falta y firme el contrato. Jefe de Unidad de Gestión 18 Envía el contrato para la firma del Decano. -contrato Jefe de Unidad de Gestión 19 Realiza resolución de firma de contrato. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato y Vicedecano, y Contraloría Interna. -resolución de firma de contrato En esta etapa el proveedor debe entregar toda la información necesaria que debe integrar el contrato (Representante legal, cargo, identificación personal, entre otras). -contrato -contrato Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 31 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos Jefe de Unidad de Gestión 20 Se informa al proveedor que debe venir a retirar el contrato. Además Se informa a la Unidad Demandante plazos y ejecución del contrato. -contrato Unidad Demandante 21 Recibe carta informativa y copia resolución firma de contrato. -copia -resolución de firma de contrato Jefe de Unidad de Gestión 22 Se gestiona la ejecución de los contratos. Un contrato de suministro o de servicio genera una serie de órdenes de compra que deben ser supervisados tanto por la Unidad Demandante como el proveedor. -contrato Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 32 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 7. DIAGRAMA DE FLUJO Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 33 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 34 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 35 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Nombre del procedimiento Adquisiciones LE (Generan orden de compra) Código: UG0005 Fecha: 06/06/2010 1.Descripción Son adquisiciones de bienes o servicios de ejecución inmediata o en el tiempo, que se encuentran entre las 100 UTM y 1000 UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública a través del portal Mercado Público. Estas adquisiciones en su procedimiento generan como producto una orden de compra, entre la facultad y los proveedores. 2.Objetivo Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la Facultad y proyectos asociados, a través del portal Mercado Público en modalidad de Licitación Pública. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. 3.Alcance 4.Periodicidad Durante todo el año. 5.Marco Legal Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios). Reglamento de la Ley 19.886. Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas. Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario. Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 36 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Unidad Demandante 1 Jede de Unidad o Director de Departamento dan VºBº a solicitud de compra. Dirección Económica y Administrativa 2 Autoriza o no solicitud de orden de compra. Si es autorizada es firmada. Jefe de Unidad de Gestión 3 Firma solicitud de orden de compra. Jefe de Unidad de Gestión 4 Recibe solitud de adquisición y se realiza reunión con Unidad Demandante. Jefe de Unidad de Gestión 5 Se elaboran con la Unidad Demandante las especificaciones técnicas de la de adquisición. Jefe de Unidad de Gestión 6 Se elaboran con el Jefe de Unidad de Gestión las bases de licitación Jefe de Unidad de Gestión 7 Se carga licitación al Portal Mercado Publico. Jefe de Unidad de Gestión 8 Se informa a la Unidad Demandante los plazos operativos. Jefe de Unidad de Gestión 9 Realiza resolución de publicación. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, y Contraloría Interna. 6.4 Documentos - solicitud de compra En base a criterios presupuestarios. - solicitud de compra - solicitud de compra En base a los formatos del Portal Mercado Público. - bases de licitación - bases de licitación - resolución de publicación. Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 37 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Jefe de Unidad de Gestión 10 Comienza el periodo de preguntas de los proveedores en el Portal Mercado Público. Jefe de Unidad de Gestión 11 Se sube las respuestas al sistema Portal Mercado Público y se cierra el proceso de licitación. Unidad Demandante 12 Elabora documento: 6.4 Documentos Sin son preguntas de carácter técnico las responde la Unidad Demandante si son preguntas de carácter administrativo o tengan relación con los procedimientos de la adquisición. - cuadro de evaluación de oferta - cuadro de evaluación de oferta -servicio post venta -servicio post venta Jefe de Unidad de Gestión 13 Recibe cuadro de evaluación de oferta y Se adjudica a proveedor con mayor puntaje. Se imprime certificado de disponibilidad presupuestaria y se sube al sistema Portal Mercado Público. Jefe de Unidad de Contabilidad firma certificado de disponibilidad presupuestaria. - cuadro de evaluación de oferta Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 38 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos Jefe de Unidad de Gestión - resolución de adjudicación 14 Realiza resolución de adjudicación. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, y Contraloría Interna. -acta de adjudicación -carta que informa el puntaje - cuadro de evaluación de oferta -Certificado de inscripción en Chile proveedores - orden de compra Jefe de Unidad de Gestión 15 Se genera la orden de compra en sistema Mercado Público. -orden de compra 39 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 7. DIAGRAMA DE FLUJO Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 40 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 41 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Nombre del procedimiento Adquisiciones LE (Generan contrato) 1.Descripción Código: UG0006 Fecha: 06/06/2010 Son adquisiciones de bienes o servicios de ejecución inmediata o en el tiempo, que se encuentran entre las 100 UTM y 1000 UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública a través del portal Mercado Público. Estas adquisiciones en su procedimiento generan como producto un contrato, entre la facultad y los proveedores. Se deben diferenciar: Contrato de servicio: Es una prestación de servicio con ejecución en el tiempo que entrega el proveedor. Contrato de suministro: Es una provisión que entrega el proveedor referente a un suministro necesario para actividades recurrentes. Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la Facultad y proyectos asociados, a través del portal Mercado Público en modalidad de Licitación Pública. 2.Objetivo 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión. 3.Alcance 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. 4.Periodicidad Durante todo el año. 5.Marco Legal Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios). Reglamento de la Ley 19.886. Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas. Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario. Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 42 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Unidad Demandante 1 Jede de Unidad o Director de Departamento dan VºBº a solicitud de adquisición. Dirección Económica y Administrativa 2 Autoriza o no solicitud de adquisición. Si es autorizada es firmada. Jefe de Unidad de Gestión 3 Firma solicitud de orden de compra. Jefe de Unidad de Gestión 4 Recibe solitud de adquisición y se realiza reunión con Unidad Demandante. Jefe de Unidad de Gestión 5 Se elaboran con la Unidad Demandante las especificaciones técnicas de la de adquisición. Jefe de Unidad de Gestión 6 Se elaboran con el Jefe de Unidad de Gestión las bases de licitación Jefe de Unidad de Gestión 7 Se carga licitación al Portal Mercado Publico. Jefe de Unidad de Gestión 8 Se informa a la Unidad Demandante los plazos operativos. Jefe de Unidad de Gestión 9 Realiza resolución de publicación. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, y Contraloría Interna. 6.4 Documentos - solicitud de adquisición En base a criterios presupuestarios. - solicitud de adquisición - solicitud de adquisición En base a los formatos del Portal Mercado Público. - bases de licitación - bases de licitación - resolución de publicación. Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 43 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Jefe de Unidad de Gestión 10 Comienza el periodo de preguntas de los proveedores en el Portal Mercado Público. Jefe de Unidad de Gestión 11 Se sube las respuestas al sistema Portal Mercado Público y se cierra el proceso de licitación. Unidad Demandante 12 Elabora documento: 6.4 Documentos Sin son preguntas de carácter técnico las responde la Unidad Demandante si son preguntas de carácter administrativo o tengan relación con los procedimientos de la adquisición. - cuadro de evaluación de oferta - cuadro de evaluación de oferta -servicio post venta -servicio post venta Jefe de Unidad de Gestión 13 Recibe cuadro de evaluación de oferta y Se adjudica a proveedor con mayor puntaje. Se imprime certificado de disponibilidad presupuestaria y se sube al sistema Portal Mercado Público. Jefe de Unidad de Gestión 14 Realiza resolución de adjudicación. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, y Contraloría Interna. Jefe de Unidad de Contabilidad firma certificado de disponibilidad presupuestaria. - cuadro de evaluación de oferta - resolución de adjudicación -acta de adjudicación -carta que informa el puntaje - cuadro de evaluación de oferta -certificado de inscripción en Chile proveedores Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 44 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos Jefe de Unidad de Gestión 15 Elabora el contrato entre la facultad y el proveedor de servicio o suministro. -contrato Jefe de Unidad de Gestión 16 Envía contrato a Unidad Demandante para que realice las consideraciones pertinentes al contrato. -contrato Jefe de Unidad de Gestión 17 Se recibe el contrato revisado por la Unidad Demandante y es enviado al proveedor para que integre los datos que hacen falta y firme el contrato. Jefe de Unidad de Gestión 18 Envía el contrato para la firma del Decano. -contrato Jefe de Unidad de Gestión 19 Realiza resolución de firma de contrato. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, y Contraloría Interna. - resolución firma de contrato Se informa al proveedor que debe venir a retirar el contrato. Además Se informa a la Unidad Demandante plazos y ejecución del contrato. -contrato Jefe de Unidad de Gestión 20 Unidad Demandante 21 En esta etapa el proveedor debe entregar toda la información necesaria que debe integrar el contrato (Representante legal, cargo, identificación personal, entre otras). Recibe carta informativa y copia resolución firma de contrato. -contrato -fotocopia del contrato - resolución de adjudicación -carta informativa -carta informativa -copia resolución firma de contrato. Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 45 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Jefe de Unidad de Gestión 22 Se gestiona la ejecución de los contratos. Un contrato de suministro o de servicio genera una serie de órdenes de compra que deben ser supervisados tanto por la Unidad Demandante como el proveedor. 6.4 Documentos -contrato Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 46 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 7. DIAGRAMA DE FLUJO Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 47 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 48 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 49 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Nombre del procedimiento Adquisiciones LP (Generan contrato) 1.Descripción Código: UG0007 Fecha: 06/06/2010 Son adquisiciones de bienes o servicios de ejecución inmediata o en el tiempo, que se encuentran sobre las 1000 UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública a través del portal Mercado Público. Estas adquisiciones en su procedimiento generan como producto un contrato, entre la facultad y los proveedores. Se deben diferenciar: Contrato de servicio: Es una prestación de servicio con ejecución en el tiempo que entrega el proveedor. Contrato de suministro: Es una provisión que entrega el proveedor referente a un suministro necesario para actividades recurrentes. Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la Facultad y proyectos asociados, a través del portal Mercado Público en modalidad de Licitación Pública. 2.Objetivo 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión. 3.Alcance 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. 4.Periodicidad Durante todo el año. 5.Marco Legal Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios). Reglamento de la Ley 19.886. Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas. Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario. Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 50 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Unidad Demandante 1 Jede de Unidad o Director de Departamento dan VºBº a solicitud de adquisición. Dirección Económica y Administrativa 2 Autoriza o no solicitud de adquisición. Si es autorizada es firmada. Jefe de Unidad de Gestión 3 Firma solicitud de adquisición. Jefe de Unidad de Gestión 4 Recibe solitud de adquisición y se realiza reunión con Unidad Demandante. Jefe de Unidad de Gestión 5 Se elaboran con la Unidad Demandante las especificaciones técnicas de la de adquisición. Jefe de Unidad de Gestión 6 Se elaboran con el Jefe de Unidad de Gestión las bases de licitación En base a los formatos del Portal Mercado Público. Comisión Evaluadora 7 Autoriza o no solicitud de adquisición. Considera la instauración de una comisión evaluadora, características de la comisión: tiene que ser integrada por tres funcionarios públicos internos o externos del servicio, también integrada por persona puede ser integrada por personas externas pero estos deben ser menos que los funcionarios públicos. 6.4 Documentos - solicitud de adquisición En base a criterios presupuestarios. - solicitud de adquisición - solicitud de adquisición - bases de licitación Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 51 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Jefe de Unidad de Gestión 8 Se carga licitación al Portal Mercado Publico. La licitación debe estar mínimo 20 días reducible a 10. Jefe de Unidad de Gestión 9 Se informa a la Unidad Demandante los plazos operativos. Jefe de Unidad de Gestión 10 Realiza resolución de publicación. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, y Contraloría Interna. Jefe de Unidad de Gestión 11 Comienza el periodo de preguntas de los proveedores en el Portal Mercado Público. Sin son preguntas de carácter técnico las responde la Unidad Demandante si son preguntas de carácter administrativo o tengan relación con los procedimientos de la adquisición. Jefe de Unidad de Gestión 12 Se solicita a proveedores boleta de garantía por seriedad de la oferta. Los montos comprendidos en estas boletas se entregan una vez adjudicada la propuesta y solo se retiene la boleta del ganador, a su vez el proveedor ganador debe adjuntar una nueva boleta, de fiel y oportuno cumplimiento del contrato y por las obligaciones laborales y sociales de los trabajadores, esa boleta se entrega una vez elaborado el contrato. 6.4 Documentos - bases de licitación - resolución de publicación. - boleta de garantía por seriedad de la oferta Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 52 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Jefe de Unidad de Gestión 13 Se sube las respuestas al sistema Portal Mercado Público y se cierra el proceso de licitación. Unidad Demandante 14 Elabora documento: 6.4 Documentos - cuadro de evaluación de oferta - cuadro de evaluación de oferta -servicio post venta -servicio post venta Jefe de Unidad de Gestión 15 Recibe cuadro de evaluación de oferta. Se imprime certificado de disponibilidad presupuestaria y se sube al sistema Portal Mercado Público. Jefe de Unidad de Contabilidad firma certificado de disponibilidad presupuestaria. - cuadro de evaluación de oferta Comisión Evaluadora 16 Adjudica contrato a proveedor y genera un informe técnico de adjudicación. - informe técnico de adjudicación Jefe de Unidad de Gestión 17 Realiza resolución de adjudicación. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, y Contraloría Interna. - resolución de adjudicación -acta de adjudicación -carta que informa el puntaje - cuadro de evaluación de oferta -certificado de inscripción en Chile proveedores Jefe de Unidad de Gestión 18 Elabora el contrato entre la facultad y el proveedor de servicio o suministro. -contrato Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 53 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Jefe de Unidad de Gestión 19 Recibe boleta de garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato entregada por el proveedor. Jefe de Unidad de Gestión 20 Envía contrato a Unidad Demandante para que realice las consideraciones pertinentes al contrato. Jefe de Unidad de Gestión 21 Se recibe el contrato revisado por la Unidad Demandante y es enviado al proveedor para que integre los datos que hacen falta y firme el contrato. Jefe de Unidad de Gestión 22 Envía el contrato para la firma del Decano. -contrato Jefe de Unidad de Gestión 23 Realiza resolución de firma de contrato. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, y Contraloría Interna. - resolución firma de contrato Se informa al proveedor que debe venir a retirar el contrato. Además Se informa a la Unidad Demandante plazos y ejecución del contrato. -contrato Jefe de Unidad de Gestión 24 Si el proveedor en el lapso que trascurre el contrato no realice u omita alguna actividad o punto establecido en el contrato, le entregará el derecho a la Facultad de poder cobrar dicha boleta de garantía. 6.4 Documentos -boleta de garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato -contrato En esta etapa el proveedor debe entregar toda la información necesaria que debe integrar el contrato (Representante legal, cargo, identificación personal, entre otras). -contrato -fotocopia del contrato - resolución de adjudicación -carta informativa Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 54 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones Unidad Demandante 25 Jefe de Unidad de Gestión 26 Recibe carta informativa y copia resolución firma de contrato. Se gestiona la ejecución de los contratos. 6.4 Documentos -carta informativa -copia resolución firma de contrato. Un contrato de suministro o de servicio genera una serie de órdenes de compra que deben ser supervisados tanto por la Unidad Demandante como el proveedor. -contrato Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 55 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 7. DIAGRAMA DE FLUJO Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 56 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 57 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 58 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Nombre del procedimiento Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan orden de compra) Código: UG0008 Fecha: 06/06/2010 1.Descripción Son adquisiciones que debido a situaciones extraordinarias deben realizarse sin un proceso de licitación. Los criterios en los cuales deben ser aprobadas este tipo de adquisición deben ser los expresados en la ley y argumentados de manera muy rigurosa por las partes comprometidas en este procedimiento. El producto de esta adquisición es una compra de trato directo entre la Facultad y el proveedor. 2.Objetivo Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la Facultad y proyectos asociados, que debido a una situación extraordinaria deben realizarse sin un procedimiento de licitación pública. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. 3.Alcance 4.Periodicidad Durante todo el año. 5.Marco Legal Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios). Reglamento de la Ley 19.886. Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas. Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario. Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 59 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos Unidad Demandante 1 Jede de Unidad o Director de Departamento dan VºBº a solicitud de compra. La argumentación debe realizarse en base a los que señala el art. 10 de la Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios. -solicitud de compra Jefe de Unidad de Gestión 2 Recibe documentación y remite carta de autorización y documentación de respaldo y despacha a la Dirección de Administración y Finanzas para autorizar la compra. - carta argumentativa -documentos de respaldo -solicitud de compra - carta argumentativa -documentos de respaldo Jefe de Unidad de Gestión 3 Una vez autorizada la solicitud de compra se realiza resolución de compra trato directo. -resolución de compra trato directo Jefe de Unidad de Gestión 4 Realiza resolución de compra trato directo. Esta resolución es enviada al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, y Contraloría Interna. -resolución de compra trato directo Sube orden de compra Portal Mercado Público, la Unidad Demandante baja la orden de compra del sistema. -orden de compra directa Jefe de Unidad de Gestión 5 -orden de compra directa -carta argumentativa -documentos de respaldo Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 60 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos Jefe de Unidad de Gestión 6 Sube resolución de compra trato directo controlada de legalidad a Portal Mercado Público. -resolución de compra trato directo Jefe de Unidad de Gestión 7 Informa a Unidad Demandante que el procedimiento está controlado de legalidad y se procede a archivar documentación. -resolución de compra trato directo Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 61 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 7. DIAGRAMA DE FLUJO Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 62 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Nombre del procedimiento Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan contrato directo) Código: UG0009 Fecha: 06/06/2010 1.Descripción Son adquisiciones que debido a situaciones extraordinarias deben realizarse sin un proceso de licitación. Los criterios en los cuales deben ser aprobadas este tipo de adquisición deben ser los expresados en la ley y argumentados de manera muy rigurosa por las partes comprometidas en este procedimiento. El producto de esta adquisición es un contrato directo entre la Facultad y el proveedor. 2.Objetivo Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la Facultad y proyectos asociados, que debido a una situación extraordinaria deben realizarse sin un procedimiento de licitación pública. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión. 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. 3.Alcance 4.Periodicidad Durante todo el año. 5.Marco Legal Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios). Reglamento de la Ley 19.886. Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas. Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario. Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 63 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos Unidad Demandante 1 Jede de Unidad o Director de Departamento dan VºBº a solicitud de adquisición. La argumentación debe realizarse en base a los que señala el art. 10 de la Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios. -solicitud de adquisición Jefe de Unidad de Gestión 2 Recibe documentación y remite carta de autorización y documentación de respaldo y despacha a la Dirección de Administración y Finanzas para autorizar la compra. Jefe de Unidad de Gestión 3 Realiza borrador de contrato para que sea revisado por el proveedor una vez realizada todas las observaciones se procede a realizar el contrato que es firmado por el proveedor y el Decano. Jefe de Unidad de Gestión 4 Una vez autorizada la solicitud de adquisición se realiza resolución de compra trato directo. -carta argumentativa -documentos de respaldo -solicitud de adquisición -carta argumentativa -documentos de respaldo Los contratos entre la Facultad y un tercero en este caso un proveedor debe ser firmado solo por el Decano quien es el representante legal de la Facultad. -contrato -resolución de contrato directo Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 64 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos Jefe de Unidad de Gestión Realiza resolución de contrato directo. Esta resolución es enviad a al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, Vicedecanato y Contraloría Interna. -resolución de contrato directo 5 -copia del contrato -carta argumentativa -documentos de respaldo Jefe de Unidad de Gestión 6 Se sube órdenes de compra una vez comenzado el contrato cuando la resolución ha sido controlada de legalidad a Portal Mercado Público -órdenes de compra generadas por el contrato Jefe de Unidad de Gestión 7 Informa a Unidad Demandante que el procedimiento está controlado de legalidad y se procede a archivar documentación que el proveedor puede venir a retirar el contrato. -resolución de compra trato directo Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 65 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 7. DIAGRAMA DE FLUJO Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 66 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa Nombre del procedimiento Código: UG0010 Gestión de resoluciones Fecha: 06/06/2010 1.Descripción Es la expresión legal de las decisiones que se llevan a cabo en la actividad administrativa y son aceptadas por la autoridad. 2.Objetivo Gestionar las resoluciones enviándolas a las autoridades de control y subirlas posteriormente al Portal Mercado Público. 3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión. 3.Alcance 3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008. 4.Periodicidad Durante todo el año. 5.Marco Legal Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios). Reglamento de la Ley 19.886. Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas. Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario. Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile. Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 67 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos Jefe de Unidad de Gestión 1 Confecciona resolución. También Analista de Gestión si procede confecciona resolución. - resolución Secretaria 2 Recibe resolución y saca tres copias y envía resolución original a control. - resolución Secretaria 3 La resolución es envida al Jefe de Unidad de Contabilidad para su VºBº y también va a control de Decanato, Vicedecanato y Contraloría Interna. - resolución Secretaria 4 Recibe la resolución controlada, se escanea resolución y se sube al sistema Portal Mercado Público - resolución Secretaria 5 Archiva resolución en el archivo de la Unidad - resolución Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 68 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 7. DIAGRAMA DE FLUJO Elaboró Fecha de Emisión Fecha de Actualización JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO 06.06.10 Ver. 1.0 Administrador Público Ver. 1.0 69 UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa 70
