Manual de Procedimientos Unidad de Gestión FCQyF UChile

UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
FACULTAD DE
CIENCIAS
DIRECCIÓN ECONÓMICA Y ADMINISTRATIVA
QUÍMICAS Y
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FARMACÉUTICAS
UNIDAD DE GESTIÓN
Jefe Unidad: Daniel Burgos B.
Autor: John Rebolledo V.
Agosto 2010
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FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
Índice
1. Introducción................................................................................................................................................. 3
2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión administrativa ................. 4
3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución ................................................................................................ 5
3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................................................. 5
3.2 Misión ................................................................................................................................... 5
3.3 Visión .................................................................................................................................... 6
3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas .................................... 7
3.6 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD).............................................................. 8
3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD) ......................................... 9
4. Capítulo 4: Unidad de Gestión .................................................................................................................. 10
4.1 Misión.................................................................................................................................. 10
4.2 Visión .................................................................................................................................. 10
4.4 Funciones específicas ......................................................................................................... 10
4.5 Personal .............................................................................................................................. 11
5. Capítulo 5: Explicación formato Procedimientos Unidad de Gestión ............................................... 12
5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos ...................................................................... 12
5.2 Formulario Declaración de Procedimientos ......................................................................... 13
5.3 Flujograma de Procedimientos ............................................................................................ 14
5.4 Simbología Flujogramas ...................................................................................................... 15
6. Capítulo 6: Procedimientos Unidad de Gestión ...................................................................................... 17
Adquisiciones menores a 3 UTM (Órdenes de compra AUGE) ................................................. 17
Adquisiciones a través del catálogo electrónico (Convenio Marco) ........................................... 20
Adquisiciones L1 (Generan orden de compra) .......................................................................... 23
Adquisiciones L1 (Generan contrato) ........................................................................................ 28
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Adquisiciones LE (Generan orden de compra) .......................................................................... 36
Adquisiciones LE (Generan contrato) ........................................................................................ 42
Adquisiciones LP (Generan contrato) ........................................................................................ 50
Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan orden de compra) ................................. 59
Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan contrato directo) ................................... 63
Gestión de resoluciones ............................................................................................................ 67
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1. Introducción
El presente documento tiene como objetivo presentar el Manual de Procedimientos
versión 1.0 para la Unidad de Gestión perteneciente a la Dirección Económica y Administrativa
de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile, todo este
trabajo se enmarca en el Proyecto denominado “Elaboración de Manuales de Procedimientos
para la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile ” elaborado
por el Administrador Público de la misma casa de estudio John Rebolledo Verdejo con fecha de
entrega en el mes de agosto del 2010.
El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales
procedimientos de las Unidades o Departamentos de la Facultad. Para lo cual se han utilizado
diferentes herramientas para la recopilación de información necesaria para el levantamiento de
los procedimientos tales como: entrevistas personales, reuniones con los Jefes de cada Unidad
y Departamentos, recopilación de documentos e informes anteriores relacionados con el tema.
Cabe señalar que en esta primera etapa solo se recopiló la información real de cada
Unidad y en ningún caso se llevó a cabo un rediseño de actividades, por lo cual la información
recopilada en el presente manual corresponde a la información entregada por cada Jefatura y
funcionarios de las Unidades.
John Rebolledo Verdejo
Administrador Público
Licenciado en Ciencias Políticas y Gubernamentales
Universidad de Chile
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2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión
administrativa
La creación de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la
necesidad de cumplir con las sugerencias establecidas por la Contraloría General de la
República de que cada unidad administrativa cuente con este tipo de documentos tanto para el
control interno como externo de las actividades que se efectúan.
El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales
actividades que se realizan en la unidad administrativa, en este caso la Unidad de Gestión. No
sólo se deben tener en cuenta la realización de este tipo de documentos como un mecanismo
de control, también se debe tener en cuenta como una herramienta útil para la gestión
administrativa debido a los múltiples beneficios que trae consigo este tipo de documentos.
Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Unidad de
Gestión se encuentran:
•
Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
•
Auxilian en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal.
•
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
•
Interviene en la consulta de todo el personal.
•
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
•
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria.
•
Determina en forma más sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales.
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3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución
3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas
La Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas fue creada en 1945, sobre la base
de la escuela de Química y Farmacia que inició la enseñanza de la Farmacia en 1833 en el
Instituto Nacional y que en 1842 se instaló junto con la Universidad de Chile.
Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro
carreras universitarias: Química y Farmacia, Bioquímica, Química e Ingeniería en Alimentos. El
factor común que distingue a todos sus egresados es la sólida formación en química y su
conexión directa al correspondiente campo de los medicamentos, alimentos, bioquímica o
industria química.
3.2 Misión
La misión de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de
Chile es la generación, cultivo, integración y transmisión de la enseñanza de la química por sí
misma y en estrecha vinculación con las Ciencias Farmacéuticas, la Bioquímica y las Ciencias
Alimentarias. Fundamentalmente educar profesionales idóneos con una sólida formación
científica, ética, y con capacidad de gestión en las áreas de las Ciencias Farmacéuticas,
Bioquímicas, Químicas y de los Alimentos.
Esta misión se materializa al proporcionar al país profesionales altamente calificados e
involucrados directamente con el área de salud (Química y Farmacia y Bioquímica) y con el
desarrollo industrial y tecnológico químico (Química e Ingeniería en Alimentos).
La formación recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesión en el ámbito
laboral contribuyendo al desarrollo y progreso del país. Estos profesionales además tienen la
preparación necesaria para incorporarse a actividades de perfeccionamiento continuo y a
programas de especialización y/o postgrado.
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La Facultad ejerce esta misión con excelencia, sentido de compromiso, de modo
reflexivo y crítico a través de sus funciones fundamentales de docencia, investigación y
extensión.
Esta misión se logra a través del trabajo de sus académicos en la docencia de pregrado,
postítulo y postgrado, la investigación básica y aplicada en las áreas que cultiva la Facultad, la
extensión y la permanente preocupación por los problemas de interés de la comunidad
nacional.
3.3 Visión
Que la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile sea
un Centro Universitario de excelencia, cuyo quehacer académico la convierta en un centro de
referencia por su formación docente de pre y postgrado.
Constituirse y mantenerse como líder en Investigación, creando conocimiento que
sustente su actividad docente; líder en innovación, creando conocimiento atingente a la realidad
y necesidades de nuestro país, contribuyendo así a su desarrollo.
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3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la
Universidad de Chile:
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3.5 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)
El Área de Dirección de la DIRECAD cumple con la función de ejecutar las labores
directivas decisionales superiores de la Unidad, siendo la cabeza visible de la organización ante
todos los niveles y actuando como Staff de apoyo del señor Decano de la Facultad.
Esta Área se encuentra a cargo del Director de Administración y Finanzas (Sr. Jaime
Parada Manríquez) el cual depende jerárquicamente del Decano de la Facultad.
En la actualidad el Área de Dirección
se encuentra físicamente en la Dirección de
Administración y Finanzas, ubicada en Av. Vicuña Mackenna Nº79, Segundo Piso. En esta
unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de
trabajo.
•
Dirección.
•
Secretaría de Dirección.
•
Estafeta de Dirección.
•
Auxiliar de Dirección
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3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)
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4. Capítulo 4: Unidad de Gestión
La Unidad de Gestión nace como una unidad de “Staff” o apoyo los Departamentos y
Unidades de la Facultad que requieran asesoría en materia de administrativa. Es una unidad
altamente especializada y profesional que establece pautas de planificación en materia de
asesoría administrativa, apoyo y ejecución en los procesos de adquisición de bienes y servicios
y análisis institucional de la Facultad.
4.1 Misión
Ser una unidad de apoyo y análisis institucional de la Facultad promoviendo directrices
para una eficiente administración de las diferentes unidades administrativas que componen la
Facultad.
4.2 Visión
“Ser el aliado estratégico de la Facultad en materia de gestión y eficiencia
administrativa”.
4.4 Funciones específicas
•
Entregar apoyo en materia de gestión a las distintas instancias de la Facultad y
proyectos asociados
•
Elaborar informes de análisis institucional y de distintas materias de gestión para la
Facultad
•
Realizar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios de la Facultad
•
Entregar apoyo a académicos y funcionarios en materia de adquisidores de bienes o
servicios.
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4.5 Personal
A la fecha la Unidad de Gestión cuenta con 3 personas a cargo de las labores de la
unidad estas son:
Nombre
Cargo
Daniel Burgos
Jefe Unidad de Personal
Sergio Fuenzalida
Analista de Gestión
Daniela Cruces
Secretaria
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5. Capítulo 5: Explicación formato Procedimientos Unidad de Gestión
A continuación se describirá los principales procedimientos de la Unidad de Gestión,
antes se describirá cómo se debe leer y comprender los procedimientos en el formulario
levantamiento de procedimientos y su respectivo flujograma. Su comprensión adecuada
permitirá tener una visión real de una actividad y además permitirá realizar mejoras o cambios
en el futuro.
5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos
Todos los procedimientos descritos en este Manual están acompañados de una ficha
denominada “Formulario de Procedimiento”, esta ficha ofrece un esquema para inventariar
secuencialmente cada procedimiento de acuerdo a su evolución particular, a continuación se
detallará en que cosiste cada casilla de este formulario:
Nombre del procedimiento
Identificación del procedimiento
Código: Folio único para cada
procedimiento
Fecha: Identificación temporal en
que se levantó el procedimiento
1.Descripción
Definición del procedimiento.
2.Objetivo
Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos
institucionales.
3.Alcance
Área en donde transcurre el procedimiento.
4.Periodicidad
Lapso temporal que trascurre el procedimiento.
5.Marco Legal
Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.
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5.2 Formulario Declaración de Procedimientos
A continuación de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el Formulario
Declaración de Procedimientos, su objetivo es entregar paso por paso las actividades que
comprenden la realización de un procedimiento identificado, a continuación se detallará en que
cosiste cada casilla de este formulario:
1
6.1 Responsable
Ej.: Unidad
solicitante
2
Nº
6.2 Actividad
1
Ej.: Envía carta o
solicitud de compra
3
6.3 Observaciones
4
Ej.: Siempre y cuando la
Unidad Demandante lo
solicite
6.4 Documentos
5
Ej.: -solicitud de compra
1. Responsable (cargo): Identificación del cargo o Unidad responsable de la actividad.
2.
Nº: Número de identificación de las actividades, sirve para ir señalando el orden de
inicio y termino de las operaciones realizadas en dicho procedimiento.
3. Actividad: En esta casilla se señala cuáles son las acciones realizadas en función al
procedimiento identificado.
4. Observaciones: Son datos adicionales a la acción realizada en la actividad y que
entregan información que ayuda a comprender de mejor manera el procedimiento.
5. Documentos: Documentación asociada a la actividad o procedimiento.
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5.3 Flujograma de Procedimientos
Posteriormente a los dos anteriores formularios, cada procedimiento posee un
“Flujograma del procedimiento”, este se encuentra en formato “vertical”, lo que quiere decir que
el procedimiento se lee de arriba hacia abajo, en la parte superior se encuentran señalados los
unidades o cargos responsables de las operaciones (1), cabe destacar que si una operación se
encuentra en el “medio” de dos cargos o unidades es debido a que los dos participan en dicha
operación. En la parte superior se encuentra el nombre del procedimiento (2) en la derecha se
encuentra el código de identificación (3). Al interior del esquema se encuentran símbolos, estos
poseen distintos significados que están expuestos más adelante en la sección Simbología
Flujogramas (4). Los símbolos del Flujo se encuentran unidos con flechas, estas poseen
distintas direcciones y simbolizan como las actividades se van desarrollando y hacia qué otra
operación o Unidad debe seguir el procedimiento (5).
2
3
1
4
5
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5.4 Simbología Flujogramas
Símbolo
Nombre
Significado
Operación
Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una
operación, una operación se realiza cuando se crea, se
altera, se aumenta o se sustrae algo.
Lo que determina que una actividad sea un
procedimiento es la entrada (Input) y la posterior salida
de lo que ingreso y que obtuvo cambios debido a una
operación específica (output).
Ej.: Entrada de una “solicitud” (Input) y la salida de un
“permiso” (output).
Sub-Operación
Es una operación que por sus características y
desarrollo se debe realizar una observación especial,
debido a que se encuentra fuera del área de estudio.
Ej.: En este manual, la existencia de operaciones de
otras unidades como Secretaría Municipal o la Dirección
de Control, que poseen procedimientos propios.
Decisión
Representa la toma de decisión en el procedimiento. La
pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que
salen del rombo muestran la dirección del proceso, en
función de la respuesta real.
Ej.: Puede ser la aprobación o no de una operación.
Documento
Simboliza el documento resultante de la operación
respectiva. Significa que en un determinado
procedimiento la aparición de un documento es el
resultado o entrada de un proceso posterior.
Simboliza que el procedimiento comienza o termina.
Inicio/Termino
Documento
Múltiple
Simboliza que más de un documento el que interviene
en el procedimiento, el cual esta detallado en el
formulario “Declaración de Procedimientos”.
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Símbolo
Nombre
Datos Externos
Significado
Simboliza que en la actividad se ingresan datos a un
sistema externo a la Unidad o Departamento.
Ej.: Subir información
Universidad.
al
sistema
AUGE
de
la
Subir información al sistema Portal Mercado Público.
Firma o VºBº
Control de
Legalidad
Control de
Legalidad
Página de
Referencia
Base de Datos
Si un documento en parte derecha aparece este símbolo
en el flujograma, significa que dicho documento o
actividad fue firmado o dado el visto bueno por la
autoridad o responsable a cargo de la actividad
Es la acción de controlar de legalidad un documento
para poder darle atribución legal a un procedimiento.
Ej.: Los controles de legalidad que realiza la Contraloría
Interna Universitaria a las resoluciones que emiten las
Unidades o Departamentos de la Facultad.
Simboliza que el procedimiento debe continuar en otro
lugar específico del Flujograma o página, por lo general
va a acompañado de un número al interior que simboliza
que se debe continuar leyendo en la otra Referencia con
el mismo número.
Simboliza que la actividad consiste en realizar un
respaldo o archivo de los datos del flujo.
EJ.: Archivo de documentos o respaldo electrónico.
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6. Capítulo 6: Procedimientos Unidad de Gestión
Nombre del procedimiento
Adquisiciones menores a 3 UTM (Órdenes de compra
AUGE)
Código: UG0001
Fecha: 06/06/2010
1.Descripción
Son adquisiciones que no superan las 3 UTM por lo cual se excluyen del
del sistema de compras Mercado Público. Estas adquisiciones se realizan
a través del sistema AUGE de la Universidad.
2.Objetivo
Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la
Facultad y proyectos asociados, a través del sistema AUGE y que no
requieran un proceso de licitación.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el año.
5.Marco Legal
Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de
Suministro y Prestación de Servicios).
Reglamento de la Ley 19.886.
Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y
Farmacéuticas.
Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario.
Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la
Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de
Chile.
Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de
Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile.
Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
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6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Unidad solicitante
1
Envía carta o solicitud
de compra
Secretaria
2
Recibe solicitud y
verifica si es una compra
menor a 3 UTM.
Secretaria
3
Si es una compra menor
a las 3 UTM se ingresan
a sistema AUGE.
Secretaria
4
Se imprimen orden de
compra y se despachan
2 copias a Analista de
Gestión y una a la
Unidad demandante.
-copia orden de compra
Secretaria
5
Se envía orden de
compra original a jefe de
Unidad de Gestión para
su firma.
-orden de compra
-solicitud de compra
Por lo general las
compras menores a 3
UTM son compras para
adquirir productos de
necesidad habitual de
las unidades.
-solicitud de compra
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
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Nombre del procedimiento
Adquisiciones a través del catálogo electrónico (Convenio
Marco)
Código: UG0002
Fecha: 06/06/2010
1.Descripción
Los Convenios Marco vigentes se traducirán en un catálogo, que
contendrá una descripción de los bienes y servicios ofrecidos, sus
condiciones de contratación, y la individualización de los Proveedores a
los que se les adjudicó el Convenio Marco. Cada Entidad estará obligada
a consultar el Catálogo antes de proceder a llamar a una Licitación
Pública, Licitación Privada o Trato o Contratación Directa. (Reglamento de
la Ley 19.886. Articulo 14)
2.Objetivo
Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la
Facultad y proyectos asociados y hacer cumplimiento de la Ley 19886 en
relación a entregar preferencia a la adquisición de bienes que se
encuentren disponibles en el catalogo electrónico del sistema Mercado
Público.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión.
3.Alcance
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad
Durante todo el año.
5.Marco Legal
Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de
Suministro y Prestación de Servicios).
Reglamento de la Ley 19.886.
Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y
Farmacéuticas.
Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario.
Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la
Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de
Chile.
Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de
Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile.
Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
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6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Departamento que
posee capacidad
de compra
Mercado Público
1
Ingresan al sistema de
catálogo electrónico de
Mercado Público y
realizan la compra y
generan orden de
compra.
Existen departamentos
que poseen sus propias
claves de ingreso al
sistema Mercado
Público.
-solicitud orden de
compra
Analista de Gestión
2
Recibe correo
electrónico con número
de solicitud de orden de
compra.
-solicitud orden de
compra
Analista de Gestión
3
Imprime solicitud orden
de compra.
-solicitud orden de
compra
Analista de Gestión
4
Verifica el departamento
y el monto de la compra.
-solicitud orden de
compra
Administrativo de
Presupuesto
5
Verifica si existe
presupuesto para la
compra.
-solicitud orden de
compra
Analista de Gestión
6
Genera orden de
compra sistema
Mercado Público. Envía
copias de orden de
compra por correo
electrónico a
Departamento
Demandante y Jefe de
Unidad de Gestión.
-orden de compra
Jefe de Unidad de
Gestión
7
Da VºBº:
- solicitud orden de
compra
- solicitud orden de
compra
-orden de compra
-orden de compra
-correo de autorización
-correo de autorización
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
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Nombre del procedimiento
Adquisiciones L1 (Generan orden de compra)
Código: UG0003
Fecha: 06/06/2010
1.Descripción
Son adquisiciones que se encuentran entre las 3 UTM y menores a 100
UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública
a través del a través del portal Mercado Público. Estas adquisiciones en
su procedimiento generan como producto una orden de compra, entre la
facultad y los proveedores.
2.Objetivo
Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la
Facultad y proyectos asociados, a través del portal Mercado Público en
modalidad de Licitación Pública.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el año.
5.Marco Legal
Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de
Suministro y Prestación de Servicios).
Reglamento de la Ley 19.886.
Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y
Farmacéuticas.
Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario.
Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la
Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de
Chile.
Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de
Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile.
Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
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6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Unidad
Demandante
1
Jede de Unidad o
Director de
Departamento dan VºBº
a solicitud de compra.
- solicitud de compra
Dirección
Económica y
Administrativa
2
Autoriza o no solicitud
de orden de compra. Si
es autorizada es
firmada.
- solicitud de compra
Jefe de Unidad de
Gestión
3
Firma solicitud de orden
de compra.
- solicitud de compra
Analista de Gestión
4
Recibe solitud de
compra y se verifican los
datos.
- solicitud de compra
Analista de Gestión
5
Se carga licitación en
Portal Mercado Público.
- solicitud de compra
Analista de Gestión
6
Realiza resolución de
publicación. Esta
resolución es enviada al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VºBº y también va a
control a Decanato, y
Vicedecanato y
Contraloría Interna.
- resolución de
publicación.
Analista de Gestión
7
Se realiza el periodo de
cierre y se envía por
correo electrónico la
información de los
oferentes a la Unidad
Demandante.
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
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6.1 Responsable
Nº 6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Analista de Gestión
8
Envía cuadro de
evaluación ofertas para
que la evalué la Unidad
Demandante.
-cuadro de evaluación
de oferta
Unidad
Demandante
9
Da VºBº al cuadro de
evaluación de oferta.
-cuadro de evaluación
de oferta
Analista de Gestión
10
Recibe cuadro de
evaluación de oferta y se
adjudica a proveedor
con mejor puntaje. Se
imprime certificado de
disponibilidad
presupuestaria y se
sube al sistema Portal
Mercado Público.
Analista de Gestión
Analista de Gestión
11
12
La ponderación de las
evaluaciones se
encuentra predefinida
con antelación por la
Unidad Demandante.
-cuadro de evaluación
de oferta
- certificado de
disponibilidad
presupuestaria
Jefe de Unidad de
Contabilidad firma
certificado de
disponibilidad
presupuestaria.
Realiza resolución de
adjudicación. Esta
resolución es enviada al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VºBº y también va a
control de Decanato,
Vicedecanato y
Contraloría Interna.
-resolución de
adjudicación
Se genera la orden de
compra en sistema
Mercado Público
- orden de compra
-cuadro de evaluación
de oferta
-solicitud de compra
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
25
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
26
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FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
27
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
Nombre del procedimiento
Adquisiciones L1 (Generan contrato)
Código: UG0004
Fecha: 06/06/2010
1.Descripción
Son adquisiciones que se encuentran entre las 3 UTM y menores a 100
UTM debido a su monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública
a través del a través del portal Mercado Público. Estas adquisiciones en
su procedimiento generan como producto un contrato de servicio, entre la
facultad y los proveedores.
2.Objetivo
Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la
Facultad y proyectos asociados, a través del portal Mercado Público en
modalidad de Licitación Pública.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el año.
5.Marco Legal
Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de
Suministro y Prestación de Servicios).
Reglamento de la Ley 19.886.
Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y
Farmacéuticas.
Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario.
Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la
Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de
Chile.
Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de
Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile.
Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
28
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Unidad
Demandante
1
Jede de Unidad o
Director de
Departamento dan VºBº
a solicitud de compra.
Dirección
Económica y
Administrativa
2
Autoriza o no solicitud
de orden de compra. Si
es autorizada es
firmada.
Jefe de Unidad de
Gestión
3
Firma solicitud de orden
de compra.
Jefe de Unidad de
Gestión
4
Recibe solitud de
adquisición y se realiza
reunión con Unidad
Demandante.
Jefe de Unidad de
Gestión
5
Se elaboran con la
Unidad Demandante las
especificaciones
técnicas de la de
adquisición.
Jefe de Unidad de
Gestión
6
Se elaboran con el Jefe
de Unidad de Gestión
las bases de licitación
Jefe de Unidad de
Gestión
7
Se carga licitación al
Portal Mercado Publico.
Jefe de Unidad de
Gestión
8
Se informa a la Unidad
Demandante los plazos
operativos.
6.4 Documentos
- solicitud de compra
En base a criterios
presupuestarios.
- solicitud de compra
- solicitud de compra
- especificaciones
técnicas
En base a los formatos
del Portal Mercado
Público.
- bases de licitación
- bases de licitación
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
29
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad de
Gestión
- resolución de
publicación.
9
Realiza resolución de
publicación. Esta
resolución es enviada al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VºBº y también va a
control de Decanato,
Vicedecano y
Contraloría Interna.
Jefe de Unidad de
Gestión
10
Comienza el periodo de
preguntas de los
proveedores en el Portal
Mercado Público.
Jefe de Unidad de
Gestión
11
Se sube las respuestas
al sistema Portal
Mercado Público y se
cierra el proceso de
licitación.
Unidad
Demandante
12
Elabora documento:
- bases de licitación
- especificaciones
técnicas
- solicitud de compra
Sin son preguntas de
carácter técnico las
responde la Unidad
Demandante si son
preguntas de carácter
administrativo o tengan
relación con los
procedimientos de la
adquisición.
- cuadro de evaluación
de oferta
- cuadro de evaluación
de oferta
-servicio post venta
-servicio post venta
Jefe de Unidad de
Gestión
13
Recibe cuadro de
evaluación de oferta y
Se adjudica a proveedor
con mayor puntaje. Se
imprime certificado de
disponibilidad
presupuestaria y se
sube al sistema Portal
Mercado Público.
Jefe de Unidad de
Contabilidad firma
certificado de
disponibilidad
presupuestaria.
- cuadro de evaluación
de oferta
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
30
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FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad de
Gestión
- resolución de
adjudicación
14
Realiza resolución de
adjudicación. Esta
resolución es enviada al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VºBº y también va a
control de Decanato, y
Vicedecanato
Contraloría Interna.
- bases de licitación
- especificaciones
técnicas
- solicitud de compra
cuadro de evaluación de
oferta
Jefe de Unidad de
Gestión
15
Elabora el contrato entre
la facultad y el
proveedor de servicio o
suministro.
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestión
16
Envía contrato a Unidad
Demandante para que
realice las
consideraciones
pertinentes al contrato.
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestión
17
Se recibe el contrato
revisado por la Unidad
Demandante y es
enviado al proveedor
para que integre los
datos que hacen falta y
firme el contrato.
Jefe de Unidad de
Gestión
18
Envía el contrato para la
firma del Decano.
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestión
19
Realiza resolución de
firma de contrato. Esta
resolución es enviada al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VºBº y también va a
control de Decanato y
Vicedecano, y
Contraloría Interna.
-resolución de firma de
contrato
En esta etapa el
proveedor debe entregar
toda la información
necesaria que debe
integrar el contrato
(Representante legal,
cargo, identificación
personal, entre otras).
-contrato
-contrato
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
31
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad de
Gestión
20
Se informa al proveedor
que debe venir a retirar
el contrato. Además Se
informa a la Unidad
Demandante plazos y
ejecución del contrato.
-contrato
Unidad
Demandante
21
Recibe carta informativa
y copia resolución firma
de contrato.
-copia -resolución de
firma de contrato
Jefe de Unidad de
Gestión
22
Se gestiona la ejecución
de los contratos.
Un contrato de
suministro o de servicio
genera una serie de
órdenes de compra que
deben ser supervisados
tanto por la Unidad
Demandante como el
proveedor.
-contrato
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
32
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FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
33
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FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
34
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FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
35
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
Nombre del procedimiento
Adquisiciones LE (Generan orden de compra)
Código: UG0005
Fecha: 06/06/2010
1.Descripción
Son adquisiciones de bienes o servicios de ejecución inmediata o en el
tiempo, que se encuentran entre las 100 UTM y 1000 UTM debido a su
monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública a través del
portal Mercado Público. Estas adquisiciones en su procedimiento generan
como producto una orden de compra, entre la facultad y los proveedores.
2.Objetivo
Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la
Facultad y proyectos asociados, a través del portal Mercado Público en
modalidad de Licitación Pública.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el año.
5.Marco Legal
Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de
Suministro y Prestación de Servicios).
Reglamento de la Ley 19.886.
Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y
Farmacéuticas.
Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario.
Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la
Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de
Chile.
Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de
Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile.
Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
36
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Unidad
Demandante
1
Jede de Unidad o
Director de
Departamento dan VºBº
a solicitud de compra.
Dirección
Económica y
Administrativa
2
Autoriza o no solicitud
de orden de compra. Si
es autorizada es
firmada.
Jefe de Unidad de
Gestión
3
Firma solicitud de orden
de compra.
Jefe de Unidad de
Gestión
4
Recibe solitud de
adquisición y se realiza
reunión con Unidad
Demandante.
Jefe de Unidad de
Gestión
5
Se elaboran con la
Unidad Demandante las
especificaciones
técnicas de la de
adquisición.
Jefe de Unidad de
Gestión
6
Se elaboran con el Jefe
de Unidad de Gestión
las bases de licitación
Jefe de Unidad de
Gestión
7
Se carga licitación al
Portal Mercado Publico.
Jefe de Unidad de
Gestión
8
Se informa a la Unidad
Demandante los plazos
operativos.
Jefe de Unidad de
Gestión
9
Realiza resolución de
publicación. Esta
resolución es enviada al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VºBº y también va a
control de Decanato, y
Contraloría Interna.
6.4 Documentos
- solicitud de compra
En base a criterios
presupuestarios.
- solicitud de compra
- solicitud de compra
En base a los formatos
del Portal Mercado
Público.
- bases de licitación
- bases de licitación
- resolución de
publicación.
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
37
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FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefe de Unidad de
Gestión
10
Comienza el periodo de
preguntas de los
proveedores en el Portal
Mercado Público.
Jefe de Unidad de
Gestión
11
Se sube las respuestas
al sistema Portal
Mercado Público y se
cierra el proceso de
licitación.
Unidad
Demandante
12
Elabora documento:
6.4 Documentos
Sin son preguntas de
carácter técnico las
responde la Unidad
Demandante si son
preguntas de carácter
administrativo o tengan
relación con los
procedimientos de la
adquisición.
- cuadro de evaluación
de oferta
- cuadro de evaluación
de oferta
-servicio post venta
-servicio post venta
Jefe de Unidad de
Gestión
13
Recibe cuadro de
evaluación de oferta y
Se adjudica a proveedor
con mayor puntaje. Se
imprime certificado de
disponibilidad
presupuestaria y se
sube al sistema Portal
Mercado Público.
Jefe de Unidad de
Contabilidad firma
certificado de
disponibilidad
presupuestaria.
- cuadro de evaluación
de oferta
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
38
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad de
Gestión
- resolución de
adjudicación
14
Realiza resolución de
adjudicación. Esta
resolución es enviada al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VºBº y también va a
control de Decanato, y
Contraloría Interna.
-acta de adjudicación
-carta que informa el
puntaje
- cuadro de evaluación
de oferta
-Certificado de
inscripción en Chile
proveedores
- orden de compra
Jefe de Unidad de
Gestión
15
Se genera la orden de
compra en sistema
Mercado Público.
-orden de compra
39
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
40
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
41
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
Nombre del procedimiento
Adquisiciones LE (Generan contrato)
1.Descripción
Código: UG0006
Fecha: 06/06/2010
Son adquisiciones de bienes o servicios de ejecución inmediata o en el
tiempo, que se encuentran entre las 100 UTM y 1000 UTM debido a su
monto deben pasar por un proceso de Licitación Pública a través del
portal Mercado Público. Estas adquisiciones en su procedimiento generan
como producto un contrato, entre la facultad y los proveedores.
Se deben diferenciar:
Contrato de servicio: Es una prestación de servicio con ejecución en el
tiempo que entrega el proveedor.
Contrato de suministro: Es una provisión que entrega el proveedor
referente a un suministro necesario para actividades recurrentes.
Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la
Facultad y proyectos asociados, a través del portal Mercado Público en
modalidad de Licitación Pública.
2.Objetivo
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión.
3.Alcance
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad
Durante todo el año.
5.Marco Legal
Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de
Suministro y Prestación de Servicios).
Reglamento de la Ley 19.886.
Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y
Farmacéuticas.
Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario.
Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la
Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de
Chile.
Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de
Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile.
Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
42
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Unidad
Demandante
1
Jede de Unidad o
Director de
Departamento dan VºBº
a solicitud de
adquisición.
Dirección
Económica y
Administrativa
2
Autoriza o no solicitud
de adquisición. Si es
autorizada es firmada.
Jefe de Unidad de
Gestión
3
Firma solicitud de orden
de compra.
Jefe de Unidad de
Gestión
4
Recibe solitud de
adquisición y se realiza
reunión con Unidad
Demandante.
Jefe de Unidad de
Gestión
5
Se elaboran con la
Unidad Demandante las
especificaciones
técnicas de la de
adquisición.
Jefe de Unidad de
Gestión
6
Se elaboran con el Jefe
de Unidad de Gestión
las bases de licitación
Jefe de Unidad de
Gestión
7
Se carga licitación al
Portal Mercado Publico.
Jefe de Unidad de
Gestión
8
Se informa a la Unidad
Demandante los plazos
operativos.
Jefe de Unidad de
Gestión
9
Realiza resolución de
publicación. Esta
resolución es enviada al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VºBº y también va a
control de Decanato, y
Contraloría Interna.
6.4 Documentos
- solicitud de adquisición
En base a criterios
presupuestarios.
- solicitud de adquisición
- solicitud de adquisición
En base a los formatos
del Portal Mercado
Público.
- bases de licitación
- bases de licitación
- resolución de
publicación.
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
43
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefe de Unidad de
Gestión
10
Comienza el periodo de
preguntas de los
proveedores en el Portal
Mercado Público.
Jefe de Unidad de
Gestión
11
Se sube las respuestas
al sistema Portal
Mercado Público y se
cierra el proceso de
licitación.
Unidad
Demandante
12
Elabora documento:
6.4 Documentos
Sin son preguntas de
carácter técnico las
responde la Unidad
Demandante si son
preguntas de carácter
administrativo o tengan
relación con los
procedimientos de la
adquisición.
- cuadro de evaluación
de oferta
- cuadro de evaluación
de oferta
-servicio post venta
-servicio post venta
Jefe de Unidad de
Gestión
13
Recibe cuadro de
evaluación de oferta y
Se adjudica a proveedor
con mayor puntaje. Se
imprime certificado de
disponibilidad
presupuestaria y se
sube al sistema Portal
Mercado Público.
Jefe de Unidad de
Gestión
14
Realiza resolución de
adjudicación. Esta
resolución es enviada al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VºBº y también va a
control de Decanato, y
Contraloría Interna.
Jefe de Unidad de
Contabilidad firma
certificado de
disponibilidad
presupuestaria.
- cuadro de evaluación
de oferta
- resolución de
adjudicación
-acta de adjudicación
-carta que informa el
puntaje
- cuadro de evaluación
de oferta
-certificado de inscripción
en Chile proveedores
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
44
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad de
Gestión
15
Elabora el contrato entre
la facultad y el
proveedor de servicio o
suministro.
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestión
16
Envía contrato a Unidad
Demandante para que
realice las
consideraciones
pertinentes al contrato.
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestión
17
Se recibe el contrato
revisado por la Unidad
Demandante y es
enviado al proveedor
para que integre los
datos que hacen falta y
firme el contrato.
Jefe de Unidad de
Gestión
18
Envía el contrato para la
firma del Decano.
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestión
19
Realiza resolución de
firma de contrato. Esta
resolución es enviada al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VºBº y también va a
control de Decanato, y
Contraloría Interna.
- resolución firma de
contrato
Se informa al proveedor
que debe venir a retirar
el contrato. Además Se
informa a la Unidad
Demandante plazos y
ejecución del contrato.
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestión
20
Unidad
Demandante
21
En esta etapa el
proveedor debe entregar
toda la información
necesaria que debe
integrar el contrato
(Representante legal,
cargo, identificación
personal, entre otras).
Recibe carta informativa
y copia resolución firma
de contrato.
-contrato
-fotocopia del contrato
- resolución de
adjudicación
-carta informativa
-carta informativa
-copia resolución firma
de contrato.
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
45
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefe de Unidad de
Gestión
22
Se gestiona la ejecución
de los contratos.
Un contrato de
suministro o de servicio
genera una serie de
órdenes de compra que
deben ser supervisados
tanto por la Unidad
Demandante como el
proveedor.
6.4 Documentos
-contrato
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
46
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
47
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
48
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO
06.06.10
Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
49
UNIVERSIDAD DE CHILE
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
Nombre del procedimiento
Adquisiciones LP (Generan contrato)
1.Descripción
Código: UG0007
Fecha: 06/06/2010
Son adquisiciones de bienes o servicios de ejecución inmediata o en el
tiempo, que se encuentran sobre las 1000 UTM debido a su monto deben
pasar por un proceso de Licitación Pública a través del portal Mercado
Público. Estas adquisiciones en su procedimiento generan como producto
un contrato, entre la facultad y los proveedores.
Se deben diferenciar:
Contrato de servicio: Es una prestación de servicio con ejecución en el
tiempo que entrega el proveedor.
Contrato de suministro: Es una provisión que entrega el proveedor
referente a un suministro necesario para actividades recurrentes.
Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la
Facultad y proyectos asociados, a través del portal Mercado Público en
modalidad de Licitación Pública.
2.Objetivo
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión.
3.Alcance
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad
Durante todo el año.
5.Marco Legal
Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de
Suministro y Prestación de Servicios).
Reglamento de la Ley 19.886.
Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y
Farmacéuticas.
Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario.
Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la
Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de
Chile.
Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de
Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile.
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Dirección Económica y Administrativa
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Unidad
Demandante
1
Jede de Unidad o
Director de
Departamento dan VºBº
a solicitud de
adquisición.
Dirección
Económica y
Administrativa
2
Autoriza o no solicitud
de adquisición. Si es
autorizada es firmada.
Jefe de Unidad de
Gestión
3
Firma solicitud de
adquisición.
Jefe de Unidad de
Gestión
4
Recibe solitud de
adquisición y se realiza
reunión con Unidad
Demandante.
Jefe de Unidad de
Gestión
5
Se elaboran con la
Unidad Demandante las
especificaciones
técnicas de la de
adquisición.
Jefe de Unidad de
Gestión
6
Se elaboran con el Jefe
de Unidad de Gestión
las bases de licitación
En base a los formatos
del Portal Mercado
Público.
Comisión
Evaluadora
7
Autoriza o no solicitud
de adquisición.
Considera la
instauración de una
comisión evaluadora,
características de la
comisión: tiene que ser
integrada por tres
funcionarios públicos
internos o externos del
servicio, también
integrada por persona
puede ser integrada por
personas externas pero
estos deben ser menos
que los funcionarios
públicos.
6.4 Documentos
- solicitud de adquisición
En base a criterios
presupuestarios.
- solicitud de adquisición
- solicitud de adquisición
- bases de licitación
Elaboró
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Dirección Económica y Administrativa
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefe de Unidad de
Gestión
8
Se carga licitación al
Portal Mercado Publico.
La licitación debe estar
mínimo 20 días
reducible a 10.
Jefe de Unidad de
Gestión
9
Se informa a la Unidad
Demandante los plazos
operativos.
Jefe de Unidad de
Gestión
10
Realiza resolución de
publicación. Esta
resolución es enviada al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VºBº y también va a
control de Decanato, y
Contraloría Interna.
Jefe de Unidad de
Gestión
11
Comienza el periodo de
preguntas de los
proveedores en el Portal
Mercado Público.
Sin son preguntas de
carácter técnico las
responde la Unidad
Demandante si son
preguntas de carácter
administrativo o tengan
relación con los
procedimientos de la
adquisición.
Jefe de Unidad de
Gestión
12
Se solicita a
proveedores boleta de
garantía por seriedad de
la oferta.
Los montos
comprendidos en estas
boletas se entregan una
vez adjudicada la
propuesta y solo se
retiene la boleta del
ganador, a su vez el
proveedor ganador debe
adjuntar una nueva
boleta, de fiel y oportuno
cumplimiento del
contrato y por las
obligaciones laborales y
sociales de los
trabajadores, esa boleta
se entrega una vez
elaborado el contrato.
6.4 Documentos
- bases de licitación
- resolución de
publicación.
- boleta de garantía por
seriedad de la oferta
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
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6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefe de Unidad de
Gestión
13
Se sube las respuestas
al sistema Portal
Mercado Público y se
cierra el proceso de
licitación.
Unidad
Demandante
14
Elabora documento:
6.4 Documentos
- cuadro de evaluación
de oferta
- cuadro de evaluación
de oferta
-servicio post venta
-servicio post venta
Jefe de Unidad de
Gestión
15
Recibe cuadro de
evaluación de oferta. Se
imprime certificado de
disponibilidad
presupuestaria y se
sube al sistema Portal
Mercado Público.
Jefe de Unidad de
Contabilidad firma
certificado de
disponibilidad
presupuestaria.
- cuadro de evaluación
de oferta
Comisión
Evaluadora
16
Adjudica contrato a
proveedor y genera un
informe técnico de
adjudicación.
- informe técnico de
adjudicación
Jefe de Unidad de
Gestión
17
Realiza resolución de
adjudicación. Esta
resolución es enviada al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VºBº y también va a
control de Decanato, y
Contraloría Interna.
- resolución de
adjudicación
-acta de adjudicación
-carta que informa el
puntaje
- cuadro de evaluación
de oferta
-certificado de
inscripción en Chile
proveedores
Jefe de Unidad de
Gestión
18
Elabora el contrato entre
la facultad y el
proveedor de servicio o
suministro.
-contrato
Elaboró
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Dirección Económica y Administrativa
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Jefe de Unidad de
Gestión
19
Recibe boleta de
garantía de fiel y
oportuno cumplimiento
del contrato entregada
por el proveedor.
Jefe de Unidad de
Gestión
20
Envía contrato a Unidad
Demandante para que
realice las
consideraciones
pertinentes al contrato.
Jefe de Unidad de
Gestión
21
Se recibe el contrato
revisado por la Unidad
Demandante y es
enviado al proveedor
para que integre los
datos que hacen falta y
firme el contrato.
Jefe de Unidad de
Gestión
22
Envía el contrato para la
firma del Decano.
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestión
23
Realiza resolución de
firma de contrato. Esta
resolución es enviada al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VºBº y también va a
control de Decanato, y
Contraloría Interna.
- resolución firma de
contrato
Se informa al proveedor
que debe venir a retirar
el contrato. Además Se
informa a la Unidad
Demandante plazos y
ejecución del contrato.
-contrato
Jefe de Unidad de
Gestión
24
Si el proveedor en el
lapso que trascurre el
contrato no realice u
omita alguna actividad o
punto establecido en el
contrato, le entregará el
derecho a la Facultad de
poder cobrar dicha
boleta de garantía.
6.4 Documentos
-boleta de garantía de
fiel y oportuno
cumplimiento del
contrato
-contrato
En esta etapa el
proveedor debe entregar
toda la información
necesaria que debe
integrar el contrato
(Representante legal,
cargo, identificación
personal, entre otras).
-contrato
-fotocopia del contrato
- resolución de
adjudicación
-carta informativa
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
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Dirección Económica y Administrativa
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
Unidad
Demandante
25
Jefe de Unidad de
Gestión
26
Recibe carta informativa
y copia resolución firma
de contrato.
Se gestiona la ejecución
de los contratos.
6.4 Documentos
-carta informativa
-copia resolución firma
de contrato.
Un contrato de
suministro o de servicio
genera una serie de
órdenes de compra que
deben ser supervisados
tanto por la Unidad
Demandante como el
proveedor.
-contrato
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
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Dirección Económica y Administrativa
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Nombre del procedimiento
Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan
orden de compra)
Código: UG0008
Fecha: 06/06/2010
1.Descripción
Son adquisiciones que debido a situaciones extraordinarias deben
realizarse sin un proceso de licitación. Los criterios en los cuales deben
ser aprobadas este tipo de adquisición deben ser los expresados en la ley
y argumentados de manera muy rigurosa por las partes comprometidas en
este procedimiento. El producto de esta adquisición es una compra de
trato directo entre la Facultad y el proveedor.
2.Objetivo
Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la
Facultad y proyectos asociados, que debido a una situación extraordinaria
deben realizarse sin un procedimiento de licitación pública.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el año.
5.Marco Legal
Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de
Suministro y Prestación de Servicios).
Reglamento de la Ley 19.886.
Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y
Farmacéuticas.
Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario.
Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la
Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de
Chile.
Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de
Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile.
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Dirección Económica y Administrativa
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Unidad
Demandante
1
Jede de Unidad o
Director de
Departamento dan VºBº
a solicitud de compra.
La argumentación debe
realizarse en base a los
que señala el art. 10 de
la Ley de Bases sobre
Contratos
Administrativos de
Suministro y Prestación
de Servicios.
-solicitud de compra
Jefe de Unidad de
Gestión
2
Recibe documentación y
remite carta de
autorización y
documentación de
respaldo y despacha a la
Dirección de
Administración y
Finanzas para autorizar
la compra.
- carta argumentativa
-documentos de
respaldo
-solicitud de compra
- carta argumentativa
-documentos de
respaldo
Jefe de Unidad de
Gestión
3
Una vez autorizada la
solicitud de compra se
realiza resolución de
compra trato directo.
-resolución de compra
trato directo
Jefe de Unidad de
Gestión
4
Realiza resolución de
compra trato directo.
Esta resolución es
enviada al Jefe de
Unidad de Contabilidad
para su VºBº y también
va a control de
Decanato, y Contraloría
Interna.
-resolución de compra
trato directo
Sube orden de compra
Portal Mercado Público,
la Unidad Demandante
baja la orden de compra
del sistema.
-orden de compra
directa
Jefe de Unidad de
Gestión
5
-orden de compra
directa
-carta argumentativa
-documentos de
respaldo
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Dirección Económica y Administrativa
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad de
Gestión
6
Sube resolución de
compra trato directo
controlada de legalidad
a Portal Mercado
Público.
-resolución de compra
trato directo
Jefe de Unidad de
Gestión
7
Informa a Unidad
Demandante que el
procedimiento está
controlado de legalidad y
se procede a archivar
documentación.
-resolución de compra
trato directo
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
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Administrador Público
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
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Dirección Económica y Administrativa
Nombre del procedimiento
Adquisiciones Especiales (no licitación y que generan
contrato directo)
Código: UG0009
Fecha: 06/06/2010
1.Descripción
Son adquisiciones que debido a situaciones extraordinarias deben
realizarse sin un proceso de licitación. Los criterios en los cuales deben
ser aprobadas este tipo de adquisición deben ser los expresados en la ley
y argumentados de manera muy rigurosa por las partes comprometidas en
este procedimiento. El producto de esta adquisición es un contrato directo
entre la Facultad y el proveedor.
2.Objetivo
Adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de las Unidades de la
Facultad y proyectos asociados, que debido a una situación extraordinaria
deben realizarse sin un procedimiento de licitación pública.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión.
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
3.Alcance
4.Periodicidad
Durante todo el año.
5.Marco Legal
Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de
Suministro y Prestación de Servicios).
Reglamento de la Ley 19.886.
Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y
Farmacéuticas.
Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario.
Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la
Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de
Chile.
Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de
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Dirección Económica y Administrativa
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Unidad
Demandante
1
Jede de Unidad o
Director de
Departamento dan VºBº
a solicitud de
adquisición.
La argumentación debe
realizarse en base a los
que señala el art. 10 de
la Ley de Bases sobre
Contratos
Administrativos de
Suministro y Prestación
de Servicios.
-solicitud de adquisición
Jefe de Unidad de
Gestión
2
Recibe documentación y
remite carta de
autorización y
documentación de
respaldo y despacha a la
Dirección de
Administración y
Finanzas para autorizar
la compra.
Jefe de Unidad de
Gestión
3
Realiza borrador de
contrato para que sea
revisado por el
proveedor una vez
realizada todas las
observaciones se
procede a realizar el
contrato que es firmado
por el proveedor y el
Decano.
Jefe de Unidad de
Gestión
4
Una vez autorizada la
solicitud de adquisición
se realiza resolución de
compra trato directo.
-carta argumentativa
-documentos de
respaldo
-solicitud de adquisición
-carta argumentativa
-documentos de
respaldo
Los contratos entre la
Facultad y un tercero en
este caso un proveedor
debe ser firmado solo
por el Decano quien es
el representante legal de
la Facultad.
-contrato
-resolución de contrato
directo
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Dirección Económica y Administrativa
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad de
Gestión
Realiza resolución de
contrato directo. Esta
resolución es enviad a al
Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VºBº y también va a
control de Decanato,
Vicedecanato y
Contraloría Interna.
-resolución de contrato
directo
5
-copia del contrato
-carta argumentativa
-documentos de
respaldo
Jefe de Unidad de
Gestión
6
Se sube órdenes de
compra una vez
comenzado el contrato
cuando la resolución ha
sido controlada de
legalidad a Portal
Mercado Público
-órdenes de compra
generadas por el
contrato
Jefe de Unidad de
Gestión
7
Informa a Unidad
Demandante que el
procedimiento está
controlado de legalidad y
se procede a archivar
documentación que el
proveedor puede venir a
retirar el contrato.
-resolución de compra
trato directo
Elaboró
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7. DIAGRAMA DE FLUJO
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FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
Nombre del procedimiento
Código: UG0010
Gestión de resoluciones
Fecha: 06/06/2010
1.Descripción
Es la expresión legal de las decisiones que se llevan a cabo en la
actividad administrativa y son aceptadas por la autoridad.
2.Objetivo
Gestionar las resoluciones enviándolas a las autoridades de control y
subirlas posteriormente al Portal Mercado Público.
3.1. El procedimiento se aplica a la Unidad de Gestión.
3.Alcance
3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la
cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO
9001:2008.
4.Periodicidad
Durante todo el año.
5.Marco Legal
Ley Nº19.886 (Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de
Suministro y Prestación de Servicios).
Reglamento de la Ley 19.886.
Circular 01/2008 del Vicedecano de la Facultad de Ciencias Químicas y
Farmacéuticas.
Instructivo 03/2008 del Contralor Universitario.
Oficio Circular 72/2008 del Director de Administración y Finanzas de la
Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de
Chile.
Oficio Circular 85/2008 del Administrador Público de la Facultad de
Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile.
Manual de Operación de Usuario Comprador de la Dirección ChileCompra
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
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Administrador Público
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FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS
Dirección Económica y Administrativa
6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Responsable
Nº
6.2 Actividad
6.3 Observaciones
6.4 Documentos
Jefe de Unidad de
Gestión
1
Confecciona resolución.
También Analista de
Gestión si procede
confecciona resolución.
- resolución
Secretaria
2
Recibe resolución y saca
tres copias y envía
resolución original a
control.
- resolución
Secretaria
3
La resolución es envida
al Jefe de Unidad de
Contabilidad para su
VºBº y también va a
control de Decanato,
Vicedecanato y
Contraloría Interna.
- resolución
Secretaria
4
Recibe la resolución
controlada, se escanea
resolución y se sube al
sistema Portal Mercado
Público
- resolución
Secretaria
5
Archiva resolución en el
archivo de la Unidad
- resolución
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
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Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
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Dirección Económica y Administrativa
7. DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboró
Fecha de Emisión
Fecha de Actualización
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Ver. 1.0
Administrador Público
Ver. 1.0
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Dirección Económica y Administrativa
70