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manual procedimientos admvos 1

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MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ÍNDICE
CONTENIDO
CÁPITULO
PÁGINA
Autorización
I
3
Presentación
II
4
III
5
IV
6
Misión y Visión
V
7
Simbología
VI
8
Procedimientos
VII
Recursos Financieros
Recursos Humanos
Recursos Materiales
Glosario de términos
VIII
IX
X
10
XI
30
Marco Jurídico
Organigrama
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
I.- AUTORIZACIÓN
Con fundamento en el Artículo 41 Fracción X de la Ley de Acceso a la Información Pública del
Estado de Zacatecas, así como el Artículo 10 Fracciones VI, VIII, XII y XV del Estatuto Orgánico de
la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas, expedimos el
presente Manual de Procedimientos Administrativos de la Comisión Estatal para el Acceso a la
Información Pública, con el propósito de precisar los métodos, procedimientos y trámites que
deberán de cumplirse en las actividades de carácter administrativo, contable y presupuestal al
interior de la misma con el fin de mejorar los procesos actuales y alcanzar estándares de calidad
adecuados y apegados estrictamente a la normatividad especifica.
COMISIONADA PRESIDENTA
Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJÓN
EL COMISIONADO
MTO. JESÚS MANUEL MENDOZA MALDONADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
EL COMISIONADO
DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURÁN
PÁGINA
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
II.- PRESENTACIÓN
El presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las
tareas específicas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo
de las actividades que realizan los involucrados que intervienen en cada una de las partes del
proceso administrativo, para eficientar el uso de los recursos humanos, financieros, materiales y
técnicos.
En la elaboración de este manual, se identificaron las principales actividades administrativas para
actuar con mayor certeza en la ejecución y supervisión de los trabajos de naturaleza administrativa
Este manual es de utilización y aplicación obligatoria en todas las actividades administrativas que
se realicen en la Comisión Estatal de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas.
Dentro de éste contexto se consideró necesario que la dependencia, cuente con éste documento
base, que permite tener las tareas y procedimientos definidos y autorizados, los cuales podrán ser
flexibilizados y/o modificados cuando las necesidades operativas así lo justifiquen, realizando la
propuesta correspondiente el Departamento Administrativo debidamente fundamentada ante el
Titular de la Comisión.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
III.- MARCO JURÍDICO
CONSTITUCIONES:
™ Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
™ Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas
LEYES:
™
™
™
™
Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas
Ley de Administración y Finanzas Públicas del Estado de Zacatecas
Ley de Fiscalización Superior del Estado de Zacatecas
Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios relacionados con Bienes
Muebles del Estado de Zacatecas
™ Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Zacatecas
™ Ley de Patrimonio del Estado de Zacatecas
OTRO:
™ Estatuto Orgánico de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública del
Estado de Zacatecas
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FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IV.- ORGANIGRAMA
PLENO
COMISIONADA
PRESIDENTA
COMISIONADO
COMISIONADO
SECRETARIO
EJECUTIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR DE
ADMINISTRACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
V.- MISIÓN Y VISIÓN
DE LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
MISIÓN:
PROMOVER Y DIFUNDIR EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN,
RESOLVER SOBRE LA NEGATIVA A LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Y
PROTEGER LOS DATOS PERSONALES EN PODER DE LOS SUJETOS OBLIGADOS
VISIÓN:
EN EL 2009 LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, ES
RECONOCIDA POR LA SOCIEDAD ZACATECANA COMO UN ORGANISMO IMPULSOR DEL
DERECHO A LA INFORMACIÓN, QUE CONTRIBUYE AL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE
VIDA DE LAS PERSONAS, ASÍ COMO A LA CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE
CONVIVIENCIA DEMOCRÁTICA.
DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CEAIP
MISIÓN:
GESTIONAR, RESGUARDAR Y ADMINISTRAR LOS SERVICIOS DE DOTACIÓN DE
RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, DIVERSOS E INFORMATICOS, CON EFICIENCIA,
CALIDAD, OPORTUNIDAD Y TRATO AMABLE, APEGADOS A LA NORMATIVIDAD, PARA QUE
LAS AREAS DIRECTIVAS Y OPERATIVAS DE LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE ZACATECAS CUMPLA CON SUS OBJETIVOS Y
METAS.
VISIÓN:
SER UN APOYO REAL PARA LA OPERACIÓN DE TODAS LAS INSTANCIAS DE LA
DEPENDENCIA, MEJORANDO NUESTROS PROCESOS Y ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS,
MEDIANTE LA SUPERACIÓN Y EL CONOCIMIENTO A FONDO DE CADA ACTIVIDAD.
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7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
VI.- SIMBOLOGÍA
INICIO/TERMINAL
OPERACIÓN
DECISIÓN O ALTERNATIVA
CONECTOR DENTRO DE PÁGINA
DIRECCIÓN DE FLUJO
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8
DIAGRAMA DE FLUJO
INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Recibe
instrucción
del
Comisionado Presidente, de
elaborar el anteproyecto de
Presupuesto
del
siguiente
ejercicio fiscal.
2
Solicita y recibe información
de los programas de trabajo
de los Comisionados y
demás departamentos de la
CEAIP
3
Integra y analiza la
documentación recibida de
los Comisionados y
Departamentos
¿Es Correcta?
SI
NO
4
Realiza correcciones
para su regularización.
(regresa a la operación 3)
Captura la información
obtenida
DIAGRAMA DE FLUJO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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9
INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
5
Revisa la información
capturada
¿Es Correcta?
NO
SI
6
Realiza correcciones para
su regularización.
(regresa a la operación 3)
Integra información y turna
al Secretario Ejecutivo para
recabar firmas de los
Comisionados y Jefes de
Departamento que
Recibe Anteproyecto de
Presupuesto con las firmas
de los Comisionados, Jefes
de Departamento y
Comisionado Presidente y
prepara Oficio y paquete
para su envío a la
Secretaría de Finanzas
para que lo integre al
presupuesto de egresos del
Gobierno.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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10
Integración del anteproyecto de Presupuesto
Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NÚMERO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
1
2
3
4
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
FORMA O
DOCUMENTO
5
6
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
Recibe
instrucción
del
Comisionado Presidente, de
elaborar el anteproyecto de
Presupuesto
del
siguiente
ejercicio fiscal.
Solicita y recibe información de
los programas de trabajo de los
Comisionados
y
demás
departamentos de la CEAIP
Integra
y
analiza
la
documentación recibida de los
Comisionados y Departamentos
¿Es correcta?
No: Realiza observaciones y
remite a las áreas para su
regularización
Si: Captura la información
obtenida
Revisa la información capturada
¿Es correcta?
No: Realiza correcciones para
su regularización.
(regresa a la operación 3)
Si: Integra información y turna al
Secretario Ejecutivo para
recabar firmas de los
Comisionados y Jefes de
Departamento que intervinieron
y del Comisionado Presidente.
Recibe
Anteproyecto
de
Presupuesto con las firmas de
los Comisionados, Jefes de
7
Departamento y Comisionado
Presidente y prepara Oficio y
paquete para su envío a la
Secretaría de Finanzas para
que lo integre al presupuesto de
egresos del Gobierno del
Estado (Art. 41 fracc. XII de la
Ley de Acceso a la Información
Pública
del
Estado
de
Zacatecas)
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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11
DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS
DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Recibe del Comisionado
Presidente y de los
Comisionados, instrucción
y/o solicitud de pago de
facturas de proveedores y
prestadores de servicios,
para su pago respectivo
2
Revisa facturas y
documentación soporte
(facturas, orden de compra,
vales de entrada y salida del
almacén, etc.)intervinieron y
del Comisionado Presidente.
¿Está completa?
NO
SI
3
Realiza las observaciones y
regresa
documentación
al
proveedor o prestador de
servicios.
(Regresa
a
la
operación 2)
Codifica y elabora póliza
contable y turna al Jefe
del Departamento
Administrativo
4
Revisa la póliza y la
documentación; firma la
póliza y elabora cheque
Póliza,
cheque
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12
DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS
DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
¿Está en las Inst.
el Comisionado
Presiden
C
SI
NO
5
6
Turna cheque, póliza, y
documentación al
Comisionado Presidente para
su autorización y firma,
posteriormente firma cheque
cualquiera de los
Comisionados.
Turna cheque, póliza, y
documentación a los dos
Comisionados para
autorización y firma.
Cheque, póliza y
documentación
Cheque, póliza y
documentación
7
Recibe documentación; cheque y
póliza firmadas. Elabora listado y
turna al Auxiliar de Administración
Cheque, póliza y
documentación
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13
DIAGRAMA DE FLUJO
RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS
DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR)
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
8
Recibe documentación;
cheque y póliza firmadas.
Elabora listado y turna al
Auxiliar de Administración
9
Recibe listado de pólizas y
las
pólizas
cheque
relacionadas, entrega a
beneficiarios y captura al
sistema de contabilidad
diariamente y archiva.
Cheque, póliza y
documentación
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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14
Recepción de facturas para pago a
proveedores y/o prestadores de servicios
Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
ACTIVIDAD
NÚMERO
1
2
3
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
4
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
FORMA O
DOCUMENTO
Recibe del Consejero Presidente y
de los Comisionados, instrucción
y/o solicitud de pago de facturas
de proveedores y prestadores de
servicios, para su pago respectivo
Revisa facturas y documentación
soporte
(facturas, orden de
compra, vales de entrada y salida
del almacén, etc.)
¿Esta completa?
No: Realiza las observaciones y
regresa
documentación
al
proveedor o prestador de servicios.
(regresa a la operación 2)
Si: Codifica y elabora póliza
contable y turna al Jefe del
Departamento Administrativo
Revisa
la
póliza
y
la
documentación; firma la póliza y
elabora cheque.
Se encuentra en las
Instalaciones el Comisionado
Presidente?
Si
5
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Turna cheque, póliza, y
documentación al Comisionado
Presidente para su autorización y
firma, posteriormente firma
cheque cualquiera de los
Comisionados.
No.
6
Turna
cheque,
póliza,
y
documentación
a
los
dos
Comisionados para autorización y
firma.
Recibe documentación; cheque y
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Póliza, Cheque
Cheque
Póliza y
documentación
Cheque
Póliza y
documentación
Cheque
PÁGINA
15
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administración)
7
8
9
póliza firmadas. Elabora listado y
turna al Auxiliar de Administración
Póliza y
documentación
Recibe pólizas firmadas, elabora
listado y turna al Auxiliar de
Administración.
Recibe listado de pólizas y las
pólizas
cheque
relacionadas,
entrega a beneficiarios y captura al
sistema
de
contabilidad
diariamente y archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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16
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR)
ÁREA SOLICITANTE
INICIO
1
Atiende la solicitud de
pago del Área solicitante;
elabora orden de compra
Solicitud de Material
¿HAY
EXISTENCIAS?
SI
2
Atiende “Solicitud de Material”,
elabora la “Nota de Salida del
Almacén”, recaba firma de
acuse de recibo en “Nota” ,
entrega los bienes junto con
copia de la “Solicitud” y de la
“Nota”, archiva documentos.
Solicitud de Material
Nota de
3
Recibe bienes solicitados junto
con copias de la “Solicitud” y de
la “Nota de Salida del
Almacén”. Se remite al fin del
Procedimiento.
Solicitud de
Nota de
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17
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR)
DEPTO ADMINISTRATIVO
4
No hay existencias
El monto solicitado es
mayor de $1 500 00 ?
SI
5
el monto solicitado es mayor de
$1,500.00 (mil quinientos pesos) el pago
se realizará con cheque.
NO
6
El monto es menor de $1,500.00 se
remite al procedimiento Operación y
control del fondo fijo revolvente
7
Elabora la póliza
contable y turna al
Póliza
8
Revisa la póliza y la
documentación; firma la póliza
y elabora cheque.
Póliza
Cheque
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18
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO
COMISIONADO PRESIDENTE
¿Se encuentra en
las Instalaciones el
Comisionado
Presidente?
SI
9
Turna cheque, póliza, y
documentación al Comisionado
Presidente para su autorización y
firma, posteriormente firma cheque
cualquiera de los Comisionados.
Cheque
Póliza
Documentación
10
NO
Turna cheque, póliza, y
documentación a los dos
Comisionados para autorización y
firma.
Cheque
Póliza
Documentación
11
Recibe documentación; cheque y
póliza firmadas. Elabora listado y
turna al Auxiliar de Administración.
Cheque
Póliza
Documentación
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19
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR)
DEPTO. ADMINISTRATIVO
12
Recibe documentación;
Cheque
Póliza
Documentación
13 Realiza sus operaciones para el
pago de cheque; obtiene el bien
solicitado, las facturas, notas o
comprobantes respectivos con
los requisitos fiscales;
Cheque
Factura
14
Surte al área solicitante
los Bienes solicitados,
acompaña la Solicitud de
Material para cotejar.
Copia al Jefe del
Departamento
Solicitud de Material
15
Recibe copia de la solicitud y
archiva.
Solicitud de
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20
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE CHEQUES
DEPTO. ADMINISTRATIVO
COMISIONADO PRESIDENTE
16
Elabora reporte diario de la
cuenta de cheques y turna de al
Comisionado Presidente
Para verificar la actividad.
Archiva copia
Informe
17
Verifica la actividad de la cuenta;
y la remite al Dpto. Admvo.
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21
Control de cheques
Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD
NÚMERO
1
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
Atiende la solicitud de pago del Área
solicitante; elabora orden de compra
FORMA O
DOCUMENTO
Solicitud de
Material
(Auxiliar de
Administración
¿Hay existencias?
Si
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
2
(Auxiliar de
Administración
ÁREA SOLICITANTE
3
4
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
5
(Auxiliar de
Administración
6
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
7
(Auxiliar de
Administración
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
8
Atiende “Solicitud de Material”,
elabora la “Nota de Salida del
Almacén”, recaba firma de acuse de
recibo en “Nota” , entrega los bienes
junto con copia de la “Solicitud” y de
la “Nota”, archiva documentos.
Solicitud de
Material,
Nota de Salida de
Almacén
Recibe bienes solicitados junto con
copias de la “Solicitud” y de la “Nota
de Salida del Almacén”. Se remite al
fin del Procedimiento.
Solicitud de
Material
Nota de Salida de
Almacén
No hay existencias y
el monto solicitado es mayor de
$1,500.00 ?
Si
el moto solicitado es mayor de Cheque
$1,500.00 (mil quinientos pesos) el
pago se realizará con cheque;
No
El monto es menor de $1,500.00 se
remite al procedimiento Operación y
control del fondo fijo revolvente
Elabora la póliza contable y turna al Póliza
Jefe del departamento Administrativo
Revisa la póliza y la documentación; Póliza, Cheque
firma la póliza y elabora cheque.
Se encuentra en las Instalaciones
el Comisionado Presidente?
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22
Si
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
9
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
No.
11
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
12
(Auxiliar de
Administración
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
13
(Auxiliar de
Administración
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
COMISIONADO
PRESIDENTE
cheque, póliza, y
documentación
10
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administración
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Turna cheque, póliza, y
documentación al Comisionado
Presidente para su autorización y
firma, posteriormente firma cheque
cualquiera de los Comisionados.
14
Turna
cheque,
póliza,
y
documentación
a
los
dos
Comisionados para autorización y
firma.
Recibe documentación; cheque y
cheque, póliza, y
póliza firmadas. Elabora listado y
documentación
turna al Auxiliar de Administración.
Recibe documentación;
póliza firmadas;
cheque, póliza, y
cheque y documentación
Realiza sus operaciones para el pago Cheque, Factura
de cheque; obtiene el bien solicitado,
las facturas, notas o comprobantes
respectivos con los requisitos fiscales;
Surte al área solicitante los Bienes Solicitud de
solicitados, acompaña la Solicitud de Material
Material para cotejar. Copia al Jefe
del Departamento Administrativo.
Recibe copia de la solicitud y archiva.
15
16
17
cheque, póliza, y
documentación
Elabora reporte de saldos de la
cuenta bancaria diario de la página
de Internet contra el reporte de
cheques emitidos, se determinará el
saldo disponible de bancos y turna al
Comisionado Presidente cuando
menos una vez a la semana. Archiva
copia
Solicitud de
Material
Reporte de
saldos de la
cuenta bancaria
Verifica la actividad de la cuenta; y la
remite al Departamento Administrativo
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
23
DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Verifica el registro de la
contabilidad, que este
completo
¿Se encuentran
todos los registros?
Sí
Sí
2
3
Identifica los
movimientos no
considerados y los
Imprime reportes
presupuéstales y
analíticos contables
Concilia saldos
contables y
presupuestales
4
¿Existen diferencias
Sí
No
5
6
Concilia cifras contables
y financieras de cuentas
bancarias con el Jefe del
Departamento
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PÁGINA
24
DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
Emite Estados
Financieros y sus
análisis presupuestales
y contables
8
Revisa la información y
recaba firma del
Comisionado Presidente
9
Se entrega la
información al
Comisionado Presidente
y se archiva.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
25
Elaboración de Estados Financieros y
presupuéstales
Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
ACTIVIDAD
NÚMERO
1
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
FORMA O
DOCUMENTO
Verifica
que
se
encuentre
registrada toda la información en el
Programa de Contabilidad
¿Se encuentran todos los
registros?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
2
3
No: Identifica los movimientos no
considerados y los captura para
completar la Contabilidad.
(regresa a la operación 1)
Si:
Imprime
reportes
presupuéstales y analíticos de
saldos del sistema de contabilidad
Concilia saldos
presupuéstales
contables
y
4
¿Existen diferencias?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
Si: Determina diferencias y realiza
correcciones
5
6
No: Concilia cifras contables y
financieras de cuentas bancarias
con la Jefe de Departamento..
Emite Estados Financieros y sus
análisis
presupuestales
y
contables.
Revisa la información y recaba
firmas del Jefe del Departamento
8
Administrativo,
del
Secretario
Ejecutivo y del Comisionado
Presidente.
Se entrega la información a cada
uno de los Comisionados y archiva
9
la información original en la
Contabilidad de la CEIAP
TERMINA EL PROCEDIMIENTO
7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
26
DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIÓN DE CIERRE ANUAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Verifica que se encuentre
registrada toda la información
anual y que no existan
diferencias en Ingresos por
ministraciones con la Sría. De
Finanzas.
¿Está todo
registrado y no ex.
diferencia?
No
Sí
2
3
Localiza los movimientos no
considerados y/o las diferencias,
los captura y concilia con la
Sría. De Finanzas y registra los
ajustes necesarios
(regresa a la operación 1)
Emite reportes
financieros y realiza
análisis de saldos.
Concilia saldos
contables y
presupuestales
4
¿Existen diferencias
No
6
Sí
5
Concilia cifras contables
y financieras de cuentas
bancarias con el Jefe del
Departamento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
Determina diferencias y
realiza correcciones y
aclaraciones
PÁGINA
27
DIAGRAMA DE FLUJO
ELABORACIÓN DE CIERRE ANUAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
Emite Estados
Financieros y sus
análisis presupuéstales
y contables
8
Revisa la información y
recaba firma del
Comisionado Presidente
9
Prepara documentación
para envío a la H.
Legislatura del Estado.
Archiva
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
28
Elaboración del Cierre Anual
Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
ACTIVIDAD
NÚMERO
1
2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
FORMA O
DOCUMENTO
Verifica
que
se
encuentre
registrada toda la información
anual y que no existan diferencias
en Ingresos por ministraciones con
la Sría. De Finanzas.
¿Esta todo registrado y/o no
existen diferencias?
No: Localiza los movimientos no
considerados y/o las diferencias,
los captura y concilia con la Sría.
De Finanzas y registra los ajustes
necesarios
(regresa a la operación 1)
Si: Emite reportes financieros y
realiza análisis de saldos.
3
Concilia saldos
presupuéstales
contables
y
4
¿Existen diferencias?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Si: Determina diferencias y realiza
correcciones y aclaraciones
5
6
7
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
8
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
9
No: Concilia cifras contables y
financieras con la Jefe de
Departamento.
Emite Estados Financieros y sus
análisis
presupuéstales
y
contables.
Revisa la información y recaba
firmas del Jefe del Departamento
Administrativo,
del
Secretario
Ejecutivo y del Comisionado
Presidente.
Prepara documento para envío a la
H. Legislatura del Estado y archiva
la información original en la
Contabilidad de la CEAIP
TERMINA EL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
29
DIAGRAMA DE FLUJO
GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS ANTE LA SRIA. DE FINANZAS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Recibe Presupuesto autorizado y
calendarizado por la Sría. De Finanzas
y por la H. Legislatura del Estado
2
Elabora calendario anual para la
gestión quincenal de los recursos
financieros asignados y turna al Srio.
Ejecutivo y al Comisionado Presidente
tránsito que tengas más de tres meses
y el monto será reintegrado a la cuenta
de la Comisión Estatal para el Acceso a
la Información Pública.
3
Recibe calendario autorizado y
presenta ante la Sría. De Finanzas
para posteriormente presentar
quincenalmente recibo y monto
establecido para la gestión de
recursos.
4
Verifica quincenalmente la cantidad
recibida vía electrónica de la Sría. De
Finanzas con el presupuesto
autorizado.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
30
Gestión de recursos financieros ante la
Secretaría de Finanzas
Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD
NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
Recibe Presupuesto detallado y
autorizado por la Sría. De
Finanzas y la H. Legislatura del
1
Estado, para su ejercicio.
Elabora calendario anual para la
gestión quincenal de los recursos
financieros asignados y turna al
2
Srio. Ejecutivo y al Comisionado
Presidente.
Recibe calendario autorizado y
presenta ante la Sría. De
3
Finanzas para posteriormente
presentar quincenalmente recibo
y monto establecido para la
gestión de recursos.
Verifica
quincenalmente
la
cantidad recibida vía electrónica
de la Sría. De Finanzas con el
4
presupuesto autorizado.
TERMINA EL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
FORMA O
DOCUMENTO
Presupuesto
autorizado
Calendario anual
Calendario anual
PÁGINA
31
DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIÓN BANCARIA
DEPTO.
ADMINISTRATIVO
DEPTO.
ADMINISTRATIVO (AUX)
COMISIONADO
PRESIDENTE
INICIO
1
Recibe de la institución bancaria
que opera la cuenta de cheques, el
Estado de Cuenta Bancario y lo
turna al Auxiliar Administrativo
para su conciliación.
Estado de Cuenta
2 Coteja los movimientos e
importes presentados en el
estado de cuenta bancario
contra los registrados en el
sistema contable presupuestal
Conciliación
¿Existen diferencias entre
movimientos realizados o
importes que no correspondan
en ambos registros?
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
32
DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIÓN BANCARIA
DEPTO.
ADMINISTRATIVO
DEPTO.
ADMINISTRATIVO (AUX)
COMISIONADO
PRESIDENTE
SI
3
En caso de que existan diferencias y
éstas se deban a errores u omisiones
de registro, efectúa los ajustes
correspondientes; o Elabora en
original y copia oficio dirigido a la
institución
bancaria
en
donde
especifica
diferencias y solicita su aclaración, le
anexa copia del estado de cuenta
bancario y en su caso de la
documentación que
respalde
los
movimientos
no
correspondidos.
Se remite a Actividad No. 6
Oficio
4
Si no existen diferencias turna el estado de
cuenta y la conciliación bancaria al
Departamento Administrativo para su
revisión; y al Comisionado Presidente para
su autorización. Archiva el Estado de
cuenta y registra en control interno la
fecha de conciliación.
NO
Estado de Cuenta
Conciliación
5
Respalda los cheques en tránsito con
Reporte de saldos de la cuenta Cancelará
los cheques en tránsito que tengas más de
tres meses. Se emite oficio de la solicitud
de cancelación a la Institución bancaria
correspondiente y se registran los ajustes
contables respectivos.
Reporte de saldos de
la cuenta Bancaria
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
33
DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIÓN BANCARIA
DEPTO.
ADMINISTRATIVO
DEPTO.
ADMINISTRATIVO (AUX)
COMISIONADO
PRESIDENTE
6 Turna el oficio al Jefe Administrativo
para su revisión, estado de cuenta y en
su caso documentación anexa.
7
Oficio y/o
Recibe y revisa el oficio y
Estado de Cuenta
Oficio
y/o
documentación anexa
Es correcto el
oficio?
NO
8
En caso de errores en el oficio, lo
indica al Auxiliar Administrativo y
lo devuelve para corrección.
Oficio y/o documentación anexa
SI
9
Lo turna al Comisionado Presidente
junto con documentación anexa para
su firma.
Oficio y/o documentación anexa
10
Firma oficio y
documentación
anexa y la envía al
Departamento
Oficio
documentación
anexa
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
34
y/o
DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIÓN BANCARIA
DEPTO.
ADMINISTRATIVO
DEPTO.
ADMINISTRATIVO (AUX)
COMISIONADO
PRESIDENTE
11
Recibe oficio y documentación anexa y
acude a la institución bancaria
correspondiente. Archiva copia del oficio
Oficio y/o documentación anexa
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
35
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Conciliación Bancaria
Departamento Administrativo
ACTIVIDAD
NÚMERO
ADMINISTRATIVO
1
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
FORMA O
DOCUMENTO
Recibe de la institución bancaria que
opera la cuenta de cheques, el Estado
de Cuenta Bancario y lo turna al
Estado de
Auxiliar Administrativo para su
Cuenta Bancario
conciliación.
Coteja los movimientos e importes
presentados en el estado de cuenta
bancario contra los registrados en el
sistema contable presupuestal de la
dependencia.
Conciliación
Bancaria
(Auxiliar de
Administración
Existen diferencias entre
movimientos realizados o importes
que no correspondan en ambos
registros?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
3
(Auxiliar de
Administración
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administración)
4
Si
En caso de que existan diferencias y
éstas se deban a errores u omisiones
de registro, efectúa los ajustes
correspondientes; o Elabora en
original y copia oficio dirigido a la
institución
bancaria
en
donde
especifica
diferencias y solicita su aclaración, le
anexa copia del estado de cuenta Oficio
bancario y en su caso de la
Estado de
documentación que
respalde
los
movimientos
no Cuenta
correspondidos.
Se remite a Actividad No. 6
No.
Si no existen diferencias turna el
estado de cuenta y la conciliación
bancaria al Departamento
Administrativo para su revisión; y al
Comisionado Presidente para su
autorización. Archiva el Estado de
cuenta y registra en control interno la
fecha de conciliación.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
Estado de
Cuenta y
Conciliación
Bancaria
PÁGINA
36
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
5
(Auxiliar de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
6
(Auxiliar de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
7
Respalda los cheques en tránsito con Reporte de
Reporte de saldos de la cuenta saldos de la
Cancelará los cheques en tránsito que cuenta
tengas más de tres meses. Se emite
oficio de la solicitud de cancelación a
la Institución bancaria correspondiente
y se registran los ajustes contables
respectivos.
Turna el oficio al Jefe Administrativo
para su revisión, estado de cuenta y
en su caso documentación anexa.
Recibe y revisa el oficio y
documentación anexa
Oficio y/o
documentación
anexa, estado de
cuenta
Oficio y/o
documentación
anexa
Es correcto el oficio?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
8
9
COMISIONADO
PRESIDENTE
10
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
11
No.
En caso de errores en el oficio, lo
indica al Auxiliar Administrativo y lo
devuelve para corrección.
Oficio y/o
documentación
anexa
Si.
Lo turna al Comisionado Presidente Oficio y/o
junto con documentación anexa para documentación
su firma.
anexa
Firma oficio y documentación anexa y
la envía al Departamento
Administrativo.
Oficio y/o
documentación
anexa
Recibe oficio y documentación anexa
y acude a la institución bancaria
correspondiente. Archiva copia del
oficio.
Oficio y/o
documentación
anexa
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
37
DIAGRAMA DE FLUJO
CREACIÓN DE PASIVOS POR CIERRE MENSUAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
ÁREA DE CONTABILIDAD
INICIO
1
Recibe de proveedores y/o de
prestadores de servicios facturas
debidamente requisitazas y se le expide
contra-recibo con fecha programada de
pago para después del cierre mensual
2
Revisa facturas y
documentación
¿Están correctas?
No
Si
3
Realiza
observaciones y
regresa
documentación a
proveedores para su
corrección.
Codifica el gasto y
elabora póliza de
cuentas por pagar con
copias de la
documentación.
4
Registra la póliza y
turna al Jefe del
Depto. Administrativo
para firma y
autorización.
5
6
Recibe póliza
autorizada, captura y
archiva con
documentos originales
en cuentas por pagar.
7
Recibe, analiza,
autoriza y firma póliza
de cuentas por pagar
y turna para archivo
temporal.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
38
Creación de pasivos por cierres mensuales
Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NÚMERO
1
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
FORMA O
DOCUMENTO
Recibe
de
proveedores
y/o
prestadores de servicios facturas
debidamente requisitazas y se
expide contra recibo con fecha
programa de pago para después
del cierre de mes..
Revisa facturas y documentación
soporte
(facturas, orden de
compra, vales de entrada y salida
del almacén, etc.)
¿Esta completa?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
3
4
5
6
7
Realiza observaciones y regresa
documentación a proveedores y/o
prestadores de servicios para su
corrección.
(regresa a la operación 1)
Codifica el gasto y elabora póliza
de cuentas por pagar con copias
de la documentación.
Registra la póliza y turna al Jefe
del Departamento Administrativo
para su firma y autorización.
Recibe, analiza y firma póliza y
turna al Auxiliar de Administración
Recibe póliza autorizada, captura y
activa
póliza,
las
facturas
originales están en cuentas por
pagar, para realizar trámite de
pago.
TERMINA EL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
39
DIAGRAMA DE FLUJO
REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Solicita
al
Jefe
del
Departamento Administrativo
reembolso del fondo fijo
revolvente, estableciendo la
cantidad de $10,000.00
2
Realiza el reembolso del
fondo fijo cuando su ejercicio
sea más del 80% o del día
ultimo
del
mes
correspondiente, mediante el
formato
“Reposición
del
Fondo Fijo Revolvente”
3
4
Recibe del encargado del
Fondo Fijo revolvente la
documentación para
reembolso
Revisa facturas y
documentación soporte que
reúna requisitos
¿Cumple con
los requisitos?
No
Si
5
Clasifica y codifica el
gasto para realizar la
afectación
presupuestal
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
6
Turna al auxiliar de
administración para su
regularización
PÁGINA
40
DIAGRAMA DE FLUJO
REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
7
Elabora cédula de gastos y
anexa la documentación de
soporte
8
Elabora póliza contable y
turna al Jede del
Departamento
Administrativo
9
Recibe póliza contable y
elabora cheque a nombre
del responsable del Fondo
Fijo Revolvente, con las
firmas autorizadas
10
Recibe relación con
cheque, lo canjea en
institución bancaria para
reponer el Fondo Fijo
revolvente a la caja
11
Recibe póliza contable y
con firma del cheque de
recibido por parte del
encargado del Fondo Fijo,
captura en contabilidad y
archiva
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
41
Reposición del Fondo Fijo Revolvente
Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD
NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1
Solicita al Jefe del Departamento
Administrativo reembolso del fondo
fijo revolvente, estableciendo la
cantidad de $10,000.00
Realiza el reembolso del fondo fijo
cuando su ejercicio sea más del
80% o el día último del mes
correspondiente,
mediante
el
formato de “Reposición de Fondo
Fijo Revolvente”.
Recibe del encargado del Fondo
Fijo Revolvente la documentación
comprobatoria que se integrará en
reembolso.
(Auxiliar de
Administración)
2
3
4
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
FORMA O
DOCUMENTO
Reposición de
Fondo Fijo
Revolvente
Revisa facturas y documentación
soporte reúna los requisitos
fiscales y firma de autorización del
Comisionado Presidente o de los
Comisionados.
¿Cumple con los requisitos?
5
No: Turna al Auxiliar administrativo
para su regularización.
(regresa a la operación 1)
6
Si: Clasifica y codifica el gasto
para
realizar
afectación
presupuestal.
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
7
8
9
Elabora cédula de gastos y anexa
la documentación soporte de dicha
cédula.
Elabora póliza contable y turna al
Jefe
del
Departamento
administrativo.
Recibe póliza contable y elabora
cheque a nombre del responsable
del fondo y turna para firma y
autorización.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
42
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administración)
10
Recibe relación con el cheque, lo
canjea en Institución Financiera
para reponer el fondo fijo en caja y
turna póliza para contabilizarse.
Recibe póliza con firma de cheque
recibido por parte del encargado
del Fondo fijo, captura en
contabilidad y archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
11
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
43
DIAGRAMA DE FLUJO
OPERACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE
ÁREA SOLICITANTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Solicita los requerimientos
en lo que se refiere a
compras no excedentes a
$ 1,500 mediante el
formato
“Solicitud
de
Material”
Solicitud
Material
de
2
Recibe original y copia de la
“Solicitud del Material”
Solicitud de
¿HAY
EXISTENCIAS?
SI
3
4
Atiende “Solicitud de Material”,
elabora la “Nota de Salida del
Almacén”, recaba firma de
acuse de recibo en “Nota” ,
entrega los bienes junto con
copia de la “Solicitud” y de la
“Nota”, archiva documentos.
Solicitud de
Recibe bienes solicitados junto
con copias de la “Solicitud” y de
la “Nota de Salida del
Almacén”. Se remite al fin del
Procedimiento.
Nota de
Solicitud de
Nota de
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
44
DIAGRAMA DE FLUJO
OPERACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE
ÁREA SOLICITANTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
NO
5
Elabora “Orden de Compra” con
datos y características de los Bienes
Servicios que se requieren, con firma
Titular del área solicitante y
autorización del Jefe Administrativo.
los
y/o
del
de
Orden de Compra
6
Efectúa la adquisición de los
Bienes, entregando “Orden de
Compra” a Proveedor
seleccionado.
Orden de Compra
7
Revisa que la factura cumpla con
los requisitos fiscales:
a) Nombre
b) Domicilio
c) Fecha
d) Importe con número y letra
e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados por
el Proveedor cumplan con las
características y condiciones
pactadas en precio y calidad.
Factura
Materiales
Cumplen los bienes o
servicios con las
características
requeridas?
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
45
DIAGRAMA DE FLUJO
OPERACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE
ÁREA SOLICITANTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
NO
8
Rechaza factura y/o los Bienes y no
los recibe hasta que se cumpla con
los requisitos y condiciones
pactadas. Se remite a la actividad
No. 7
Factura
SI
9
Recibe factura y/o los Bienes
que cumplieron con los
requisitos y condiciones
pactadas; sella de recibo la
“Factura” correspondiente y
paga al Proveedor en efectivo
por los Bienes o Servicios
Factura
10
Surte al área solicitante los Bienes
solicitados, acompaña la Solicitud de
Material para cotejar y distribuye la
Nota de Salida.
Solicitud de
Material
Nota de
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
Salida
PÁGINA
46
DIAGRAMA DE FLUJO
OPERACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE
ÁREA SOLICITANTE
11
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Recibe bienes solicitados junto con
copias de la “Solicitud de Material ” y de
la “Nota de Salida y verifica que el
abastecimiento sea correcto, de acuerdo
a la solicitud de material.
Solicitud de
Nota de
NO
Salida
12
Utiliza el material para el fin
requerido.
SI
13
Devuelve el material al
14
Se remite a la actividad No. 8
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
47
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Operación y control del fondo fijo Revolvente
Departamento Administrativo
ACTIVIDAD
NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
Cuando los Responsables de
Área requieren bienes
ÁREA SOLICITANTE
1
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
2
(Auxiliar de
Administración
FORMA O
DOCUMENTO
Solicitud de Material
Solicita los requerimientos en lo
que se refiere a compras no
excedentes a
$ 1,500
mediante el formato “Solicitud de
Material”
Recibe original y copia de la Solicitud de Material
“Solicitud
del
Material”
debidamente requisitada: verifica
existencia y determina:
¿ Hay existencias ?
Si
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
3
(Auxiliar de
Administración
ÁREA SOLICITANTE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administración)
4
5
Solicitud de Material
Atiende “Solicitud de Material”,
elabora la “Nota de Salida del Nota de Salida de
Almacén”, recaba firma de acuse Almacén
de recibo en “Nota” , entrega los
bienes junto con copia de la
“Solicitud” y de la “Nota”, archiva
documentos.
Recibe bienes solicitados junto Solicitud de Material
con copias de la “Solicitud” y de
la “Nota de Salida del Almacén”. Nota de Salida de
Se
remite
al
fin
del Almacén
Procedimiento.
No
Elabora “Orden de Compra” con Orden de Compra
los datos y características de los
Bienes y/o Servicios que se
requieren, con firma del Titular
del área solicitante y de
autorización
del
Jefe
Administrativo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
48
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
6
(Auxiliar de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
7
(Auxiliar de
Administración)
Efectúa la adquisición de los
Bienes, entregando “Orden de
Compra” a Proveedor
seleccionado.
Orden de compra
Revisa que la factura cumpla con
Factura,
los requisitos fiscales:
a) Nombre
Orden de Compra”
b) Domicilio
c) Fecha
d) Importe con número y letra
e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados
por el Proveedor cumplan con las
características y condiciones
especificaciones en “Orden de
Compra”
Cumplen los bienes o servicios
con las características
requeridas?
No
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
8
(Auxiliar de
Administración)
Rechaza factura y/o los Bienes y
no los recibe hasta que se
cumpla con los requisitos y
condiciones pactadas. Se remite
a la actividad No. 7
Factura
Si
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
9
(Auxiliar de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
10
Recibe factura y/o los Bienes que Factura
cumplieron con los requisitos y
condiciones pactadas; sella de
recibo la “Factura”
correspondiente y paga al
Proveedor en efectivo por los
Bienes o Servicios recibidos,
coloca folio y cancela con sello
de “PAGADO” toda la
documentación soporte de la
adquisición.
Surte al área solicitante los
Bienes solicitados, acompaña la
Solicitud de Material para cotejar
y distribuye la Nota de Salida.
Solicitud de Material
Nota de Salida
(Auxiliar de
Administración)
Recibe bienes solicitados junto
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
49
ÁREA SOLICITANTE
11
ÁREA SOLICITANTE
12
ÁREA SOLICITANTE
13
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Solicitud de Material
con copias de la “Solicitud de
Material ” y de la “Nota de Salida”
Nota de Salida
y verifica que el abastecimiento
sea correcto, de acuerdo a la
solicitud de material.
Si.
Utiliza el material para el fin
requerido.
No.
Devuelve el material al
departamento Administrativo.
14
Se remite a la actividad No. 8
(Auxiliar de
Administración)
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
50
DIAGRAMA DE FLUJO
ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE
COMISIONADO (A)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO INICIO
1
Realiza arqueo de manera sorpresiva y
aleatoria (una vez al mes), verificando
que el importe total del fondo asignado
sea igual al importe del efectivo y
comprobantes expedidos
¿Está correcto?
SI
NO
3
2
Anota en la cédula de observaciones.
Nota: Dependiendo de la gravedad de la
situación se levanta acta administrativa..
Pasa a Actividad No. 11
4
Presenta las situaciones
determinadas en la revisión
al Auxiliar Administrativo.
DIAGRAMA DE FLUJO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
51
ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE
COMISIONADO (A)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5
Comienza a solventar la cédula de
observaciones, indicando como
plazo máximo 5 días.
6
Da seguimiento a las justificaciones y
aclaraciones para su debida
solventación
¿Solventa las
observaciones?
SI
NO
7
8
Firman de conformidad el
Formato de Reposición de
Fondo Revolvente. Se turna al
Jefe del Departamento
Pasa a Actividad No. 4
Administrativo y se archiva
para el expediente.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
52
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
COMISIONADO (A)
Arqueos al Fondo fijo Revolvente
Departamento Administrativo
ACTIVIDAD
NÚMERO
1
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
Realiza arqueo de manera
sorpresiva y aleatoria (una vez al
mes), verificando que el importe
total del fondo asignado sea igual
al importe del efectivo y
comprobantes expedidos.
FORMA O
DOCUMENTO
Arqueo de Fondo
Revolvente
¿ Esta correcto ?
COMISIONADO (A)
2
COMISIONADO (A)
3
Si.
Pasa a Actividad No. 11
No.
Anota en la cédula de
observaciones establecida en el
formato del Arqueo los hallazgos
detectados.
Nota: Dependiendo de la gravedad
de la situación se levanta acta
administrativa.
4
Presenta cédula de observaciones
al Auxiliar Administrativo para su
aclaración y justificación.
5
Comienza a solventar cédula de
observaciones, indicando como
plazo máximo 5 días.
COMISIONADO (A)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administración
COMISIONADO (A)
6
7
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administración
8
Arqueo de Fondo
Revolvente
(cédula de
Observaciones) y
Acta
Administrativa
Arqueo de Fondo
Revolvente
(cédula de
Observaciones)
Arqueo de Fondo
Revolvente
(cédula de
Observaciones)
Da seguimiento a las justificaciones
y las aclaraciones para su debida
solventación.
¿Solventa las observaciones?
No. Se remite a la actividad no. 4
Si. Firman de conformidad el Arqueo de Fondo
Formato de Reposición de Fondo Revolvente
Revolvente. Se turna al Jefe del
Departamento Administrativo y se
archiva para el expediente.
COMISIONADO (A)
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
53
DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDO
TRABAJADOR SOLICITANTE
PLENO DE LA COMISIÓN
INICIO
1
Solicita por escrito al Pleno de la
Comisión anticipo de salario, indicando
su nombre, número de empleado según
nómina, cantidad solicitada, motivo para
solicitar el anticipo, y firma.
Oficio
2
Recibe la solicitud
firmada
Oficio
3
Verifica que la solicitud del
anticipo de sueldo se cumpla
con todos los requisitos
establecidos en el Manual de
Normas y Políticas para
ejercer el Gasto.
Oficio
4
Solicita expediente del
empleado al Jefe del
departamento Administrativo
para su revisión
Expediente
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
54
DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDOS
TRABAJADOR SOLICITANTE
PLENO DE LA COMISIÓN
¿La solicitud
es autorizada
por el Pleno
NO
5
Si su solicitud es rechazada,
recibe Copia del Acuerdo de
la Sesión de Pleno, en un
plazo no mayor de cinco días
hábiles
SI
Oficio
6
Consulta al Jefe del
Departamento Administrativo
para conocer el saldo disponible
en la Cuenta de Bancos y el
monto máximo que pudiera
otorgarse.
Estado de Cuentas de
Banco
7
Determinan monto a dar de
anticipo y emiten acuerdo
Acuerdo
8
Reciben copia del
acuerdo
Acuerdo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
55
DIAGRAMA DE FLUJO
ANTICIPO DE SUELDOS
DPTO ADMINISTRATIVO
ÁREA SOLICITANTE
TRABAJADOR SOLICITANTE
9
Emite Cheque y Pagaré
Cheque
Pagaré
10
Firma pagaré (por la cantidad
recibida) con un su aval que deberá
ser trabajador de la Comisión y
recibe su cheque de sueldo con los
descuentos propios en nómina del
Anticipo hasta que se liquide
totalmente su adeudo
Pagaré
11
Catorcenalmente elabora un
cálculo de anticipos de sueldo
donde se indican las personas que
han recibido anticipos, con todos
sus datos, y el saldo actual.
12
Cuando se trata del último descuento
para liquidar la totalidad del anticipo
de algún empleado, prepara la
devolución del pagaré original que
firma el empleado cuando recibe el
anticipo
Pagaré
13
Cuando liquida totalmente su
adeudo, recibe el pagaré
original que firmó al recibir el
anticipo con el sello de
pagado
Pagaré
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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PÁGINA
56
Anticipo de Sueldo
Departamento Administrativo
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NÚMERO
TRABAJADOR
SOLICITANTE
1
PLENO DE LA
COMISIÓN
2
PLENO DE LA
COMISIÓN
PLENO DE LA
COMISIÓN
PLENO DE LA
COMISIÓN
PLENO DE LA
COMISIÓN
3
4
5
6
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
Solicita por escrito al Pleno de la
Comisión anticipo de salario,
indicando su nombre, número de
empleado según nómina, cantidad
solicitada, motivo para solicitar el
anticipo, y firma.
Recibe la solicitud firmada
FORMA O
DOCUMENTO
Oficio.
Oficio
Verifica que la solicitud del anticipo de
sueldo se cumpla con todos los Oficio
requisitos establecidos en el Manual
de Normas y Políticas para ejercer el
Gasto.
Solicita expediente del empleado al
Expediente
Jefe del departamento Administrativo
para su revisión.
¿La solicitud es autorizada por el
Pleno de la Comisión?
No
Oficio
Si su solicitud es rechazada, recibe
Copia del Acuerdo de la Sesión de
Pleno, en un plazo no mayor de cinco
días hábiles.
Si
Consulta al Jefe del Departamento
Administrativo para conocer el saldo
disponible en la Cuenta de Bancos y
el monto máximo que pudiera
otorgarse.
Estado de Cuenta
de Bancos.
Acuerdo
PLENO DE LA
COMISIÓN
TRABAJADOR
SOLICITANTE,
JEFE DEL DPTO.
ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
7
Determinan monto a dar de anticipo y
emiten acuerdo.
Reciben copia del acuerdo.
Acuerdo
Emite cheque y pagaré
Cheque
Pagarè
8
9
Firma pagaré (por la cantidad
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
57
ÁREA SOLICITANTE
10
recibida) con un su aval que deberá
ser trabajador de la Comisión y
recibe su cheque de sueldo con los
descuentos propios en nómina del
Anticipo hasta que se liquide
totalmente su adeudo.
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
11
Catorcenalmente elabora un cálculo
de anticipos de sueldo donde se
indican las personas que han recibido
anticipos, con todos sus datos, y el
saldo actual.
12
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
TRABAJADOR
SOLICITANTE
13
Cuando se trata del último descuento
para liquidar la totalidad del anticipo
de algún empleado, prepara la
devolución del pagaré original que
firma el empleado cuando recibe el
anticipo.
Cuando liquida totalmente su adeudo,
recibe el pagaré original que firmó al
recibir el anticipo con el sello de
pagado.
Pagaré
Pagaré
Pagaré
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
58
DIAGRAMA DE FLUJO
Recepción y Registro del Inventario de Bienes Muebles.
DPTO ADMINISTRATIVO
PROVEEDOR
AREA SOLICITANTE
INICIO
1
2
Entrega los bienes que la
Comisión ha adquirido a través
del procedimiento de
adjudicación correspondiente
Entrega Factura.
Factura
3
Recibe los bienes y los coteja,
de acuerdo a la factura
Factura
4
Verifica el número de inventario
que les corresponde, para
efectuar la etiqueta con número
de identificación, por cada bien
mueble.
5
Da de alta dicho bien en el
Inventario de bienes muebles
6
Elabora resguardos de acuerdo a
la asignación correspondiente
Resguardo del Área
correspondiente
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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59
DIAGRAMA DE FLUJO
Recepción y Registro del Inventario de Bienes Muebles.
DPTO ADMINISTRATIVO
PROVEEDOR
AREA SOLICITANTE
7
Procede a la entrega de
los bienes al personal
asignado.
8
Firma el resguardo
correspondiente.
Resguardo
9
Recibe los resguardos y
archiva
Resguardo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
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60
PROCEDIMIENTO:
Recepción y Registro del Inventario de Bienes
Muebles.
AREA QUE EJECUTA:
Departamento Administrativo
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
FORMA O
DOCUMENTO
Entrega los bienes que la Comisión
ha adquirido a través del
procedimiento de adjudicación
correspondiente.
PROVEEDOR
1
PROVEEDOR
2
Entrega Factura.
Factura
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Recibe los bienes y los coteja, de
acuerdo a la factura.
Factura
3
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
5
FORMATO
Verifica el número de inventario que
Registro de Bienes
les corresponde, para efectuar la
Muebles.
etiqueta con número de
identificación, por cada bien
mueble.
Nota: Anexo formato de Registro de
Bienes Muebles, el cuál especifica el
número de Inventario, características,
área de adscripción, etc.
Da de alta dicho bien en el Inventario
de bienes muebles.
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
6
Elabora resguardos de acuerdo a la
asignación correspondiente.
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
4
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
7
Procede a la entrega de los bienes al
personal asignado.
ÀREA USUARIA
8
Firma el resguardo correspondiente.
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
9
Resguardo del
Área
correspondiente.
Resguardo
Resguardo
Recibe los resguardos y archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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PÁGINA
61
DIAGRAMA DE FLUJO
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN DIRECTA
ÁREA SOLICITANTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Cuando la Adjudicación sea mayor
$10,000.00 y hasta el máximo
establecido en la normatividad aplicable
Elabora “Solicitud de Material” para la
solicitud de bienes y servicios, anexa
cuando menos 3 cotizaciones que ampara
los bienes o servicios solicitados y lo envía
al Departamento Administrativo.
Solicitud de Material
¿Cumple con
los requisitos?
2
Devuelve la documentación
a la Área Solicitante
NO
Solicitud de Material
3
Firma y sella de recibido
copia de la requisición, y
entrega acuse al Área
Solicitante y separa una
copia para archivo
SI
Solicitud de Material
4
Analiza las cotizaciones
Cotizaciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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PÁGINA
62
DIAGRAMA DE FLUJO
ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN DIRECTA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5
OFERENTE (PROVEEDOR)
Selecciona y adjudica al oferente
con las mejores condiciones de
precio, calidad, pago, garantía y
tiempo de entrega
6
Elabora la “Orden de Compra
Orden de Compra
7
Comunica telefónicamente al proveedor
que pase con Auxiliar del Departamento
de Administrativo a recoger la Orden de
Compra o en su caso envía pedido vía
fax tratándose de proveedores foráneos.
8
Orden de Compra
Recibe la Orden de Compra (pedido),
elabora factura y procede a surtir los
artículos, en el domicilio de la
dependencia o entidad solicitante
Orden de Compra
Cumplen los bienes o
servicios con las
características requeridas?
NO
Rechaza factura y/o los Bienes y no los
recibe hasta que se cumpla con los
requisitos y condiciones pactadas. Se
remite a la actividad No. 8
Factura y/o Bien
SI
Se remite al Procedimiento
Recepción de Facturas para Pago a
Proveedores y/o Prestadores de
Servicios.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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PÁGINA
63
PROCEDIMIENTO:
Adquisición de Bienes y Servicios bajo la
modalidad de Adjudicación Directa.
AREA QUE EJECUTA:
Departamento Administrativo
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NÚMERO
ÁREA SOLICITANTE
1
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
Cuando la Adjudicación sea mayor
$10,000.00 y hasta el máximo
establecido en la normatividad
aplicable
Elabora “Solicitud de Material” para la
solicitud de bienes y servicios, anexa
cuando menos 3 cotizaciones que
ampara los bienes o servicios
solicitados y lo envía al Departamento
Administrativo.
FORMA O
DOCUMENTO
Solicitud de
Material
Cumple con los requisitos?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Auxiliar Administrativo
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Auxiliar Administrativo
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Auxiliar Administrativo
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Auxiliar Administrativo
No
2
3
Devuelve la documentación a la Área
Solicitante
Si
Firma y sella de recibido copia de la
requisición, y entrega acuse al Área
Solicitante y separa una copia para
archivo.
analiza las cotizaciones.
Solicitud de
Material
Solicitud de
Material
Cotizaciones
4
5
Selecciona y adjudica al oferente con
las mejores condiciones de precio,
calidad, pago, garantía y
tiempo de entrega.
Elabora la “Orden de Compra”
6
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Auxiliar Administrativo
7
OFERENTE
(PROVEEDOR)
8
Comunica telefónicamente al
proveedor que pase con Auxiliar del
Departamento de Administrativo a
recoger la Orden de Compra
o en su caso envía pedido vía fax
tratándose de
proveedores foráneos.
Recibe la Orden de Compra (pedido),
elabora factura y procede a surtir los
artículos, en el domicilio de la
dependencia o entidad solicitante.
Orden de
Compra
Orden de
Compra
Orden de
Compra
Cumplen los bienes o servicios con las
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
64
características requeridas?
No
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
9
(Auxiliar de
Administración)
Rechaza factura y/o los Bienes y no los Factura y/o
Bienes
recibe hasta que se cumpla con los
requisitos y condiciones pactadas. Se
remite a la actividad No. 8
Si
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar de
Administración)
10
Se remite al Procedimiento
Recepción de Facturas para Pago a
Proveedores y/o Prestadores de
Servicios.
NOTA: Tratándose de bienes
inventariables, se envía mediante oficio
firmado, factura original y póliza de
garantía al Jefe del Departamento
Administrativo para su registro y
control, tramitando el pago con copia
fotostática de la factura.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
65
DIAGRAMA DE FLUJO
LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
(Activos Fijos)
JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Instruye a Auxiliar Administrativo, para
llevar acabo el levantamiento del
Inventario Físico de Activo Fijo y
conciliar los registros contables contra
el control físico de los bienes.
2
Elabora oficio y recaba firma del
Comisionado Presidente, para notificar al
Jefe del Departamento Administrativo y a
cada uno de los trabajadores, acerca del
Calendario para el levantamiento del
Inventario Físico de Bienes de Activo Fijo.
Turna oficio
Oficio
3
Conforme a las fechas del Calendario,
emite y turna el “Reporte de Inventario”,
por
cada
trabajador
del
área
correspondiente, conteniendo en cada
caso los bienes de activo fijo bajo su
resguardo.
Reporte de Inventario
4
Inicia el levantamiento del Inventario
Físico de los Bienes de Activo Fijo,
realizando su recorrido por las
instalaciones de la Comisión, con el
apoyo del personal de la Oficina de
existencias con el objeto de
identificar y ubicar los bienes
descritos en el “Reporte de
Inventario”.
Reporte de Inventario
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
66
DIAGRAMA DE FLUJO
LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
(Activos Fijos)
JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5
Verifica que los datos del “Reporte de
Inventario” coincidan con los de los
bienes encontrados en el área
respectiva
Reporte de Inventario
¿ Coinciden?
NO
6
Registra a mano en el “Reporte de
Inventario” correspondiente, los cambios y
diferencias encontradas tras el recorrido.
Esto incluye errores en los datos propios del
bien, tales como números de serie o
inventario, modelo, características, entre
otros. También incluye los bienes faltantes
que resulten
SI
7
Procesa las modificaciones derivadas
del paso anterior, y emite las
actualizaciones
del
“Reporte
de
Inventario” por trabajador.
Reporte de Inventario
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
67
DIAGRAMA DE FLUJO
LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
(Activos Fijos)
USUARIO RESGUARDATORIO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
8
Una vez concluida la revisión de todos
los bienes de activo fijo del área de que
se trate, elabora el reporte denominado
“Relación de bienes de activo fijo
faltantes” para el caso de faltantes.
Relación de bienes de
activo fijo faltantes
9
Solicita por escrito al usuario
resguardatario que presente los bienes
faltantes en un plazo no mayor de 5 días
hábiles
10
Procede a la búsqueda exhaustiva de
los bienes faltantes.
11
Verifica si son presentados los bienes
faltantes por el usuario?
NO
12
Elabora el formato “Aviso de faltantes
de bienes patrimoniales” y recaba acta
administrativa
circunstanciada
levantada por el usuario y turna ambas
al Departamento Jurídico, para que
proceda en el ámbito de su
competencia.
Aviso de faltantes de
bienes patrimoniales
Acta Administrativa
Circunstanciada
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
68
DIAGRAMA DE FLUJO
LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
(Activos Fijos)
DEPARTAMENTO JURÍDICO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
13
NO
Procede conforme a la normatividad,
determinando si aplica la baja o el
bien, el cargo contable a deudores
diversos correspondientes al
trabajador y el bien no identificado
bajo su resguardo
SI
14
Una vez analizado el contenido, recaba
firma de conformidad de los
resguardatarios de los bienes de activo fijo
en la impresión definitiva de “Reporte de
Inventario” .
15
Elabora o imprime el formato “Inventario
de Activo Fijo” (con base en la
actualización de datos derivados del
inventario de activo fijo llevado a cabo)
Activo Fijo
16
Solicita al jefe del Departamento
Administrativo, el reporte de auxiliares de
las cuentas de activo fijo a la fecha, con la
finalidad de hacer una conciliación
(confronta documental) entre los registros
contables y el resultado del inventario
físico de los bienes de activo fijo.
Reporte de Auxiliares de las
cuentas de Activo Fijo
17
Verifica que coincidan los importes y
clasificación de bienes de activo fijo, entre
el “Inventario de Activo Fijo” y los reportes
de auxiliares del periodo (semestre)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
69
DIAGRAMA DE FLUJO
LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
(Activos Fijos)
COMISIONADO PRESIDENTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
18
Elabora el documento denominado “Ajustes
previos a la conciliación” por cuenta contable,
donde se identifican y aclaran las diferencias
en la aplicación de cuentas contables y/o
movimientos no correspondidos o registrados
en el período; turna copia al Jefe del
Departamento Administrativo para que
proceda a realizar los ajustes contables
correspondientes.
Ajustes previos a la
Conciliación
19
Genera la “Conciliación de saldos físico-contable”
y recaba firmas de conformidad en la
Conciliación. Turna copia al jefe del
Departamento Administrativo para su revisión
Conciliación de saldos físicocontable
20
Una vez recabada la firma del Jefe
del departamento Administrativo turna
documentación al Comisionado
Presidente para que haga una
supervisión y autorice la conciliación
respectiva.
21
Archiva los documentos soporte
o trabajo del levantamiento del
Inventario Físico del Activo Fijo
en los expedientes de control
respectivos y turna copia al Jefe
del Departamento Administrativo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
70
PROCEDIMIENTO:
Levantamiento Físico del Inventario
Bienes Muebles (Activos Fijos)
.
AREA QUE EJECUTA:
Departamento Administrativo
RESPONSABLE
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD
NÚMERO
1
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
2
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
3
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
4
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
5
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
de
FORMA
O
DOCUMENTO
Instruye a Auxiliar Administrativo, para
llevar acabo el levantamiento del
Inventario Físico de Activo Fijo y
conciliar los registros contables contra
el control físico de los bienes.
Elabora oficio y recaba firma del Oficio
Comisionado Presidente, para notificar
al Jefe del Departamento Administrativo
y a cada uno de los trabajadores,
acerca del Calendario para el
levantamiento del Inventario Físico de
Bienes de Activo Fijo. Turna oficio
Conforme a las fechas del Calendario, Reporte
emite y turna el “Reporte de Inventario”, Inventario
por
cada
trabajador
del
área
correspondiente, conteniendo en cada
caso los bienes de activo fijo bajo su
resguardo.
de
Inicia el levantamiento del Inventario Reporte
Físico de los Bienes de Activo Fijo, Inventario
realizando su recorrido por las
instalaciones de la Comisión, con el
apoyo del personal de la Oficina de
existencias con el objeto de identificar y
ubicar los bienes descritos en el
“Reporte de Inventario”.
de
Verifica que los datos del “Reporte de Reporte
Inventario” coincidan con los de los Inventario
bienes encontrados en el área
respectiva
de
Coinciden ?
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
6
No
Registra a mano en el “Reporte de
Inventario”
correspondiente,
los
cambios y diferencias encontradas tras
el recorrido. Esto incluye errores en los
datos propios del bien, tales como
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
71
números de serie o inventario, modelo,
características, entre otros. También
incluye los bienes faltantes que
resulten.
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
7
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
8
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
USUARIO
RESGUARDATARIO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
9
10
11
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
12
DEPARTAMENTO
JURÍDICO
13
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Procesa las modificaciones derivadas Reporte
del paso anterior, y emite las Inventario
actualizaciones
del
“Reporte
de
Inventario” por trabajador.
de
Una vez concluida la revisión de todos
los bienes de activo fijo del área de que “Relación
de
se trate, elabora el reporte denominado bienes de activo
“Relación de bienes de activo fijo fijo faltantes”
faltantes” para el caso de faltantes.
Solicita
por
escrito
al
usuario
resguardatario que presente los bienes
faltantes en un plazo no mayor de 5
días hábiles.
Procede a la búsqueda exhaustiva de
los bienes faltantes.
Verifica si son presentados los
bienes faltantes por el usuario?
No
Elabora el formato “Aviso de faltantes
de bienes patrimoniales” y recaba acta
administrativa
circunstanciada
levantada por el usuario y turna ambas
al Departamento Jurídico, para que
proceda en el ámbito de su
competencia.
“Aviso de faltantes
de
bienes
patrimoniales”
Acta
Administrativa
Circunstanciada
Procede conforme a la normatividad,
determinando si aplica la baja o el bien,
el cargo contable a deudores diversos
correspondientes al trabajador y el bien
no identificado bajo su resguardo.
Reporte
Inventario
Si
14
de
Una vez analizado el contenido, recaba
firma
de
conformidad
de
los
resguardatarios de los bienes de activo
fijo en la impresión definitiva de
“Reporte de Inventario” .
AUXILIAR
Elabora
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
o
imprime
el
formato “Inventario
PÁGINA
de
72
ADMINISTRATIVO
15
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
16
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
17
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
COMISIONADO
PRESIDENTE
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
“Inventario de Activo Fijo” (con base en Activo Fijo”
la actualización de datos derivados del
Inventario de activo fijo llevado a cabo.
Solicita al Jefe del Departamento
Administrativo, el reporte de
auxiliares de las cuentas de activo fijo a
la fecha, con la finalidad de hacer una
conciliación (confronta documental)
entre los registros contables y el
resultado del inventario físico de los
bienes de activo fijo.
Reporte de
Auxiliares de las
cuentas de Activo
Fijo
Verifica que coincidan los importes y
clasificación de bienes de activo fijo,
entre el “Inventario de Activo Fijo” y los
reportes de auxiliares del periodo
(semestre):
18
Si
Elabora el documento denominado
“Ajustes previos a la conciliación” por
cuenta contable, donde se identifican y
aclaran las diferencias en
la aplicación de cuentas contables y/o
movimientos no correspondidos o
registrados en el periodo; turna copia al
Jefe del Departamento Administrativo
para que proceda a realizar los ajustes
contables correspondientes.
Genera la “Conciliación de saldos
físico-contable” y recaba firmas
19
de conformidad en la conciliación.
Turna copia al Jefe del Departamento
Administrativo para su revisión.
Una vez recabada la firma del Jefe del
departamento
Administrativo
turna
documentación
al
Comisionado
20
Presidente para que haga una
supervisión y autorice la conciliación
respectiva.
Archiva los documentos soporte o de
21
trabajo del levantamiento del Inventario
Físico de Activo Fijo en los expedientes
de control respectivos y turna copia al
Jefe del Departamento Administrativo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
“Ajustes previos a
la conciliación”
“Conciliación de
saldos
físicocontable”
PÁGINA
73
DIAGRAMA DE FLUJO
REGISTRO DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES MUEBLES PARA SU REPARACIÓN
ÁREA SOLICITANTE
DPTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Solicita la salida de cualquier bien mueble
propiedad de la Comisión para su
reparación, mencionando el número de
Inventario, características principales, así
como los componentes que lo integran. El
Jefe del Departamento Administrativo
tramita lo necesario para su reparación.
Solicitud de Salida de
bienes muebles.
2
Verifica que el bien que sale para su
reparación, corresponde a la salida que
se informo, firma de conformidad.
Solicitud de salida de bienes
muebles
3
Archiva la salida correspondiente junto al
resguardo del bien y da el seguimiento
necesario hasta su regreso.
Solicitud de salida de bienes
muebles
4
Informa al Auxiliar del Departamento
Administrativo para que esté
pendiente
5
Informa al Jefe del Departamento
Administrativo la llegada del bien
después de su reparación.
Solicitud de salida de bienes
muebles
6
Verifica físicamente el bien a su
entrada, en el área asignada,
firmando de conformidad
7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
Archiva la solicitud de salina de
bienes de muebles correspondiente.
PÁGINA
74
PROCEDIMIENTO:
Registro de Salida y Entrada de Bienes
Muebles para su reparación.
AREA QUE EJECUTA:
Departamento Administrativo
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NÚMERO
ÀREA SOLICITANTE
1
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
2
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
3
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
4
ÀREA SOLICITANTE
5
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
6
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
7
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
FORMA
O
DOCUMENTO
solicita la salida de cualquier bien
mueble propiedad de la Comisión para Solicitud de salida
su reparación, mencionando el número de bines muebles
de Inventario, características principales,
así como los componentes que lo
integran. El Jefe del Departamento
Administrativo tramita lo necesario para
su reparación.
Verifica que el bien que sale para su
reparación, corresponde a la salida que
se informo, firma de conformidad.
Archiva la salida correspondiente junto al
resguardo del bien y da el seguimiento
necesario hasta su regreso.
Informa al Auxiliar del Departamento
Administrativo para que esté pendiente
del pago correspondiente.
Informa al Jefe del Departamento
Administrativo la llegada del bien
después de su reparación.
Verifica físicamente el bien a su entrada,
en el área asignada, firmando de
conformidad.
Archiva la solicitud de salida de bines
muebles correspondiente.
Solicitud de salida
de bines muebles
Solicitud de salida
de bines muebles
Solicitud de salida
de bines muebles
Solicitud de salida
de bines muebles
Solicitud de salida
de bines muebles
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
75
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DE PEQUEÑAS HERRAMIENTAS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Revisa y controla el material y las
herramientas disponibles en almacén
¿Hay existencia de los
materiales y/o herramientas
de las que el trabajador
solicita y/o necesita?
NO
2
Solicita los materiales y pequeñas herramientas al
proveedor seleccionado
Solicitud de Material
3
Recibe factura, materiales y controla los materiales,
así como de la distribución de las mismas a los
distintos trabajadores.
Solicitud de Material
SI
4
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
76
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Control de Pequeñas Herramientas.
Departamento Administrativo
ACTIVIDAD
NÚMERO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
FORMA
O
DOCUMENTO
Revisa y controla el material y las
herramientas disponibles en almacén.
1
(Auxiliar Administrativo)
¿Hay existencia de los materiales y/o
herramientas de las que el trabajador
solicita y/o necesita?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
No.
2
(Auxiliar Administrativo)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
3
(Auxiliar Administrativo)
Solicitud
material
de
Solicitud
Recibe factura, materiales y controla los material
materiales, así como de la distribución
de las mismas a los distintos
trabajadores.
de
Solicita los materiales y pequeñas
herramientas al proveedor seleccionado
Si.
4
Fin del procedimiento
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
77
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTRAPARTIDA
JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Recibe los Bienes Muebles e
Inmuebles
2
Contabilizar inmediatamente cargo
al capítulo 5000 bienes muebles;
con abono a bancos.
3
Reflejar en el Registro Contable,
cargo al activo fijo con abono a
patrimonio
4
Trimestralmente conciliar los
saldos de las cuentas de Activo
Fijo contra Patrimonio.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
78
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
CONTRAPARTIDA
Departamento Administrativo
ACTIVIDAD
NÚMERO
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
1
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
2
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
3
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
4
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
Recibe los
Inmuebles
Bienes
Muebles
FORMA O
DOCUMENTO
e
Contabilizar inmediatamente cargo al
capítulo 5000 bienes muebles; con
abono a bancos.
Reflejar en el Registro Contable,
cargo al activo fijo con abono a
patrimonio.
Trimestralmente conciliar los saldos
de las cuentas de Activo Fijo contra
Patrimonio.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
79
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTROL DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL
DEPTO.
ADMINISTRATIVO (AUX)
DEPTO.
ADMINISTRATIVO
PLENO DE LA COMISIÓN
INICIO
1
Conforme
al
presupuesto
autorizado por capítulo y partidas,
así como a los registros contables
correspondientes determinar mes
a mes variaciones presupuéstales
(absolutas
y relativas) para
remitirlas al Jefe del departamento
Administrativo.
Formato de variaciones
presupuéstales
2
Revisión y análisis de variaciones
presupuéstales para dar a conocer
a los Comisionados el
comportamiento del presupuesto y
sus consideraciones respecto a las
modificaciones presupuestales
requeridas para su aprobación.
Formato de variaciones
presupuéstales
3
Revisión y análisis de
las variaciones
presupuéstales para
su aprobación.
Acuerdo de
aprobación
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
80
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Control del Ejercicio Presupuestal
Departamento Administrativo
ACTIVIDAD
NÚMERO
1
(Aux. de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
2
Pleno de la Comisión
3
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
Conforme al presupuesto autorizado
por capítulo y partidas, así como a los
registros contables correspondientes
determinar mes a mes variaciones
presupuéstales (absolutas y relativas)
para
remitirlas
al
Jefe
del
departamento Administrativo.
Revisión y análisis de variaciones
presupuéstales para dar a conocer a
los Comisionados el comportamiento
del
presupuesto
y
sus
consideraciones respecto a las
modificaciones
presupuéstales
requeridas para su aprobación.
Revisión y análisis de las variaciones
presupuéstales
discusión
y
aprobación.
FORMA O
DOCUMENTO
Formato de
variaciones
presupuestales
Formato de
variaciones
presupuéstales
Acuerdo de
aprobación
Fin del procedimiento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
81
DIAGRAMA DE FLUJO
INTEGRACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
SECRETARIO EJECUTIVO
JEFES DE DEPARTAMENTO
INICIO
1
Solicita a cada uno de los Departamentos
la elaboración del Programa Operativo
Anual (POA)
Programa Operativo Anual
2
Reciben la indicación y proceden a
recabar la información solicitada
3
Entregan en tiempo y forma la
información al Secretario Ejecutivo
4
Recibe y revisa que la información esté
debidamente requisitada
¿La información es
correcta?
NO
SI
5
Regresa la información a la/s área/s
correspondientes, con las debidas
observaciones para su corrección
Pasa a la actividad 9
6
Reciben la documentación, proceden a
realizar las correcciones y entregan al
Secretario Ejecutivo.
Regresa al punto 4.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
82
DIAGRAMA DE FLUJO
INTEGRACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
SECRETARIO EJECUTIVO
COMISIONADO
PRESIDENTE
JEFES DE
DEPARTAMENTO
SI
97
Integra la información y
elabora propuesta del
Programa Operativo Anual y
lo turna al Comisionado
Presidente.
Programa Operativo
Anual
11
8
Revisa la propuesta del
Programa Operativo Anual y cita
a los de Jefes de Departamento
a reunión Administrativa para
tratar su contenido y definirlo.
129
Se reúnen en junta
Administrativa con los
Comisionados, revisan y
definen los contenidos del POA.
13
10
Una vez analizado el Programa
Operativo Anual lo turnan al
Secretario Ejecutivo, con sus
respectivas modificaciones, en
caso de que las hubiese.
13
11
Una vez analizado el Programa
Operativo Anual lo turnan al
Secretario Ejecutivo, con sus
respectivas modificaciones, en
caso de que las hubiese.
Programa Operativo
Anual
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
83
DIAGRAMA DE FLUJO
INTEGRACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
SECRETARIO
EJECUTIVO
PLENO DE LA
COMISIÓN
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
JEFES DE
DEPARTAMENTO
Elabora la propuesta del
15
12 Programa Operativo Anual
y turnar al Comisionado
Presidente para su
autorización.
13
Aprueba el Programa
Operativo Anual y turna al
Jefe del Departamento
administrativo y Secretario
Ejecutivo.
Programa
Operativo Anual
14
Envían al Secretario Ejecutivo
el día primero de cada mes, el
formatos seguimiento al
“POA” especificando
Seguimiento
POA
15
15
Recibe formatos y
analiza el avance
programático de
cada área.
Seguimiento
POA
al
16
Recibe formatos, revisa
y turna al
Departamento
Administrativo.
Seguimiento
POA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
al
PÁGINA
84
al
PROCEDIMIENTO:
Integración y Elaboración del programa
operativo Anual.
AREA QUE EJECUTA:
Departamento Administrativo
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NÚMERO
SECRETARIO
EJECUTIVO
1
JEFES DE
DEPARTAMENTO
2
JEFES DE
DEPARTAMENTO
3
SECRETARIO
EJECUTIVO
4
SECRETARIO
EJECUTIVO
5
JEFE DE
DEPARTAMENTO
6
SECRETARIO
EJECUTIVO
7
COMISIONADO
PRESIDENTE
8
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
Solicita a cada uno de los
Departamentos la elaboración del
Programa Operativo
Anual (POA)
FORMA O
DOCUMENTO
Programa
Operativo Anual
Reciben la indicación y proceden a
recabar
la información solicitada.
Entregan en tiempo y forma la
información al Secretario Ejecutivo.
Recibe y revisa que la información
esté
debidamente requisitada.
¿La información es correcta.
No
Regresa la información a la/s área/s
correspondiente/s, con las debidas
observaciones
para su corrección.
Reciben la documentación,
proceden a realizar las
correcciones y entregan al
Secretario Ejecutivo.
Regresa al punto 4.
Si
Integra la información y elabora
propuesta del
Programa Operativo Anual
y lo turna al Comisionado
Presidente.
Programa
Operativo Anual
Revisa la propuesta del Programa
Operativo Anual
y cita a los de Jefes de
Departamento a reunión
Administrativa para tratar su
contenido y definirlo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
85
JEFES DE
DEPARTAMENTO
9
JEFES DE
DEPARTAMENTO
10
SECRETARIO
EJECUTIVO
11
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
12
PLENO DE LA
COMISIÓN
13
JEFES DE
DEPARTAMENTO
14
SECRETARIO
EJECUTIVO
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
15
16
Se reúnen en junta administrativa
con los Comisionados, revisan y
definen los contenidos del POA.
Una vez analizado el Programa
Operativo Anual lo turnan al
Secretario Ejecutivo, con sus
respectivas modificaciones, en caso
de que las hubiese.
El Secretario Ejecutivo analizará e
integrará la información que se
requiera para turnarlo
Elabora la propuesta del Programa
Operativo Anual y turnar al
Comisionado Presidente para su
autorización.
Aprueba el Programa Operativo
Anual y turna al Jefe del
Departamento administrativo y
Secretario Ejecutivo.
Envían al Secretario Ejecutivo el día
primero de cada mes, el formatos
seguimiento al “POA” especificando
porcentajes de avance alcanzados
en cada una de las actividades.
Recibe formatos, revisa y turna al
Departamento Administrativo.
Recibe formatos y analiza el avance
programático de cada área.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
Programa
Operativo Anual
Programa
Operativo Anual
seguimiento al
“POA”
seguimiento al
“POA”
seguimiento al
“POA”
PÁGINA
86
DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y REGISTROS CONTABLES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Inicia el proceso de elaboración de
nómina, contempla el sueldo base y
procede a realizar el cálculo
correspondiente al periodo.
2
Captura las demás prestaciones y
renumeraciones del personal.
3
Inicia el proceso de calculo de prenómina.
4
Informa al Jefe del Departamento
Administrativo la finalización del
cálculo de pre-nómina.
Nómina
5
Revisa el calculo de la pre-nómina, observando
que los pagos efectuados por alta, percepciones
y deducciones de ley, pagos extraordinarios, se
hayan calculado de manera correcta,
conciliando las cifras de nómina, con las cifras
de la quincena inmediata anterior.
Nómina
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
87
DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y REGISTROS CONTABLES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
JEFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO
¿Es correcta la
Nómina?
NO
6
Indica correcciones al Auxiliar
Administrativo.
Nómina
SI
7
Valida el cálculo de la nómina y
realiza la transferencia
electrónica indica al Auxiliar del
Departamento Administrativo
elabore recibos de nómina y en
caso de ser necesario los
cheques correspondientes.
Nómina
8
Elabora cheques, recibos de
nómina y recaba de los
trabajadores su firma
Nómina
Póliza
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
88
DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y REGISTROS CONTABLES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
JEFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO
9
Entrega recibos a cada uno de los
trabajadores, archiva e informa al Jefe
del departamento Administrativo
finalización del procedimiento.
Recibos de Nómina
10
Realiza los registros contables
correspondientes de nómina
11
Concilia saldos entre nóminas y los
registros contables, en caso de haber
diferencia le indica al Auxiliar del
Departamento Administrativo proceda a
su corrección.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
89
PROCEDIMIENTO:
Conciliación de nómina y registros
contables
Departamento Administrativo
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
1
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
2
Captura las demás prestaciones y
renumeraciones del personal.
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
3
Inicia el proceso de calculo de prenómina.
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
4
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
5
FORMA O
DOCUMENTO
Inicia el proceso de elaboración de
nómina, contempla el sueldo base y
procede a realizar el cálculo
correspondiente al periodo.
Informa al Jefe del Departamento
Administrativo la finalización del
cálculo de pre-nómina.
Revisa el calculo de la pre-nómina,
observando que
los pagos efectuados por alta,
percepciones y
deducciones de ley, pagos
extraordinarios, se hayan
calculado de manera correcta,
conciliando las cifras
de nómina, con las cifras de la
quincena inmediata
anterior.
Nómina
Nómina
¿ Es Correcta la nómina ?
6
7
No.
Indica correcciones al Auxiliar
Administrativo.
Si.
Valida el cálculo de la nómina y realiza
la transferencia electrónica indica al
Auxiliar del Departamento
Administrativo elabore recibos de
nómina y en caso de ser necesario los
cheques correspondientes.
Elabora cheques, recibos de nómina y
recaba de los trabajadores su firma.
Nómina
Nómina
Cheque, Nómina
Recibos
8
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
90
AUXILIAR DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTARTIVO
9
10
11
Entrega recibos a cada uno de los
trabajadores, archiva e informa al Jefe
del departamento Administrativo
finalización del procedimiento.
Realiza los registros contables
correspondientes de nómina.
Recibos de Nómina
Concilia saldos entre nóminas y los
registros contables, en caso de haber
diferencia le indica al Auxiliar del
Departamento Administrativo proceda a
su corrección.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
91
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS
AREA SOLICITANTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Solicita los requerimientos
mediante el formato “Solicitud de
Material”
Solicitud de
material
2
Captura las demás prestaciones y
renumeraciones del personal.
Solicitud
de material
¿Hay
Existencias?
No
Pasa a
actividad 5
4
Recibe bienes solicitados junto con
copias de la “Solicitud” y de la “Nota
de Salida del Almacén”. Se remite al
fin del Procedimiento.
Si
Atiende “Solicitud de Material”,
elabora la “Nota de Salida del
Almacén”, recaba firma de acuse
de recibo en “Nota” , entrega los
bienes junto con copia de la
“Solicitud” y de la “Nota”, archiva
documentos.
3
Solicitud de
material, Nota
salida de Almacén
Solicitud de
material, Nota
salida de Almacén
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
92
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS
AREA SOLICITANTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5
Elabora “Orden de Compra” con
los datos y características de los
Bienes y/o Servicios que se
requieren, con firma del Titular del
área solicitante y de autorización
del Jefe Administrativo.
Orden de
Compra
6
Efectúa la adquisición de los
Bienes, entregando “Orden de
Compra” a Proveedor
seleccionado.
Orden de
Compra
7
Revisa que la factura cumpla con
los requisitos fiscales:
a) Nombre
b) Domicilio
c) Fecha
d) Importe con número y letra
e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados
por el Proveedor cumplan con
las características y condiciones
especificaciones en “Orden de
Compra”
Factura, bienes
solicitados
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
93
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS
AREA SOLICITANTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
¿Cumplen con las
características
requeridas?
No
Si
8
9
Recibe factura y/o los Bienes que
cumplieron con los requisitos y
condiciones pactadas; sella de recibo
la “Factura” correspondiente y paga al
Proveedor en efectivo por los Bienes
o Servicios recibidos, coloca folio y
cancela con sello de “PAGADO” toda
la documentación soporte de la
adqui
Rechaza factura y/o los
Bienes y no los recibe
hasta que se cumpla con
los
requisitos
y
condiciones pactadas. Se
remite a la actividad No. 7
Corrección.
Factura, bienes
solicitados
10
Surte al área solicitante los Bienes
solicitados, acompaña la Solicitud de
Material para cotejar y distribuye la
Nota de Salida.
Solicitud de
Material, Nota
de salida
11
Recibe bienes solicitados junto con
copias de la “Solicitud de Material ” y
de la “Nota de Salida y verifica que
el abastecimiento sea correcto, de
acuerdo a la solicitud de material.
Solicitud de
Material, Nota
de salida
¿Cumplen con las
características
requeridas?
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
94
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS
AREA SOLICITANTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Si
No
12
13
Devuelve el material al
departamento
Administrativo.
Utiliza el material para el
fin requerido. “PAGADO”
toda la documentación
soporte de la adquisición.
Se remite a la actividad
No. 8
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
95
14
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Solicitud de materiales y suministros
Departamento Administrativo
ACTIVIDAD
NÚMERO
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
Solicita los requerimientos mediante
el formato “Solicitud de Material”
ÁREA SOLICITANTE
FORMA
O
DOCUMENTO
Solicitud
Material
de
Recibe original y copia de la Solicitud
“Solicitud del Material” debidamente Material
requisitada: verifica existencia y
determina:
de
1
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar
Administración
2
de
¿ Hay existencias ?
Si
3
ÁREA SOLICITANTE
4
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar
Administración)
5
de
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
6
(Auxiliar
Administración)
Solicitud
de
Atiende “Solicitud de Material”, Material
elabora la “Nota de Salida del
Almacén”, recaba firma de acuse de Nota de Salida
recibo en “Nota” , entrega los bienes de Almacén
junto con copia de la “Solicitud” y de
la “Nota”, archiva documentos.
Recibe bienes solicitados junto con
copias de la “Solicitud” y de la “Nota
de Salida del Almacén”. Se remite al
fin del Procedimiento.
Solicitud
de
Material,
Nota de Salida
de Almacén
No
Elabora “Orden de Compra” con los Orden
datos y características de los Bienes Compra
y/o Servicios que se requieren, con
firma del Titular del área solicitante y
de
autorización
del
Jefe
Administrativo.
de
Efectúa la adquisición de los Bienes,
entregando “Orden de Compra” a Orden de compra
Proveedor seleccionado.
de
Revisa que la factura cumpla con los
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
96
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
7
(Auxiliar
Administración)
de
requisitos fiscales:
a) Nombre
b) Domicilio
c) Fecha
d) Importe con número y letra
e) IVA desglosado
f) RFC
y que los Materiales entregados por
el Proveedor cumplan con las
características y condiciones
especificaciones en “Orden de
Compra”
Factura,
Materiales
solicitados
Cumplen los bienes o servicios
con las características requeridas?
No
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar
Administración)
8
de
Rechaza factura y/o los Bienes y no Factura y/o
los recibe hasta que se cumpla con
los requisitos y condiciones pactadas. Materiales
Se remite a la actividad No. 7
solicitados
Si
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar
Administración)
9
de
10
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar
Administración)
11
12
13
ÁREA SOLICITANTE
DEPARTAMENTO
Factura y/o
Materiales
solicitados
Solicitud
de
Material, Nota de
Salida
de
ÁREA SOLICITANTE
ÁREA SOLICITANTE
Recibe factura y/o los Bienes que
cumplieron con los requisitos y
condiciones pactadas; sella de recibo
la “Factura” correspondiente y paga
al Proveedor en efectivo por los
Bienes o Servicios recibidos, coloca
folio y cancela con sello de
“PAGADO” toda la documentación
soporte de la adquisición.
Surte al área solicitante los Bienes
solicitados, acompaña la Solicitud de
Material para cotejar y distribuye la
Nota de Salida.
Recibe bienes solicitados junto con
de
copias de la “Solicitud de Material ” y Solicitud
de la “Nota de Salida y verifica que el Material
abastecimiento sea correcto, de Nota de Salida
acuerdo a la solicitud de material.
Si.
Utiliza el material para el fin
requerido.
No.
Devuelve el material al departamento
Administrativo.
14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
97
Se remite a la actividad No. 8
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar
Administración)
de
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
98
DIAGRAMA DE FLUJO
REPARACIÓN DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA
CHOFER
DEPARTAMENTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Elabora solicitud de
mantenimiento requiriendo al
Departamento de Administración
el servicio de reparación
especificado del vehículo y la
aplicación de bitácora.
Solicitud de
mantenimiento
2
Recibe la solicitud, verifica en
el control de vehículos que la
unidad sea propiedad de la
Comisión. Turna al Auxiliar
Administrativo
Solicitud
de mantenimiento
¿Es monto
mayor a
$10,000?
No
3
Pasa a actividad 7
4
Si
Solicita cotización a los talleres,
en su caso envía la unidad.
Cotizaciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
99
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS
PROVEEDOR
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
5
Recibe las cotizaciones de los
talleres.
Cotizaciones
6
Analiza las cotizaciones,
selecciona el taller que ofrezca
las mejores condiciones, afecta
al
Cotizaciones
7
Elabora la orden de servicio y
entrega copia al taller
seleccionado.
Orden de
Servicio
8
Repara el vehículo prepara la
factura y la entrega junto con el
vehículo.
Factura
9
Elabora la póliza contable
registra y cheque.
Póliza, Cheque
Recibe el vehículo y registra el
servicio proporcionado en la
bitácora del mismo.
10
Bitácora
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
100
PROCEDIMIENTO:
Reparación de vehículos y aplicación de
bitácora
Departamento Administrativo
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
NÚMERO
CHOFER
1
JEFE
DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
FORMA
O
DOCUMENTO
Elabora solicitud de mantenimiento Solicitud
de
requiriendo al Departamento de Mantenimiento
Administración
el
servicio
de
reparación especificado del vehículo
y la aplicación de bitácora.
de
Recibe la solicitud, verifica en el Solicitud
control de vehículos que la unidad Mantenimiento
sea propiedad de la Comisión. Turna
al Auxiliar Administrativo
¿Es monto mayor a $10,000.00?
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
3
No. Continuar con la actividad No.
7.
(Auxiliar
de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
4
Sí. Solicita cotización a los talleres,
en su caso envía la unidad.
(Auxiliar
de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
5
Recibe las cotizaciones de los
talleres.
(Auxiliar
de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
6
(Auxiliar
de
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
7
(Auxiliar
Administración)
de
PROVEEDOR
8
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
9
(Auxiliar
Cotizaciones
Analiza
las
cotizaciones,
selecciona el taller que ofrezca las
mejores condiciones, afecta al
presupuesto.
Elabora la orden de servicio y
entrega
copia
al
taller
seleccionado.
Repara el vehículo prepara la
factura y la entrega junto con el
vehículo.
Orden
Servicio
de
Factura
Elabora la póliza contable registra
y cheque.
de
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
101
Administración)
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
(Auxiliar
Administración)
10
de
Recibe el vehículo y registra el
servicio proporcionado en la
bitácora del mismo.
Bitácora
Termina el Procedimiento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007
PÁGINA
102
TRABAJADOR
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE VIATICOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Solicita “Pliego de Comisión”
para viáticos, indica el lugar,
objeto de comisión, modalidad
de transporte utilizado. Turna al
Auxiliar Administrativo
Pliego de
Comisión
2
Elabora “Pliego de Comisión”
asigna la cantidad que
corresponde con respecto a los
lineamientos de viáticos, (si
requiere gasolina, asigna gasolina).
Pliego de Comisión
3
Turna al Jefe del Departamento
Administrativo para su revisión y al
Comisionado Presidente para su
autorización.
¿Es monto
mayor a
$10,000?
No
4
Se remite a la actividad 2
Si
5
Entrega la cantidad
correspondiente al trabajador y
elabora vale provisional de caja
Vale caja
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PÁGINA
103
DIAGRAMA DE FLUJO
SOLICITUD DE VIÁTICOS
TRABAJADOR SOLICITANTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
6
Recibe el monto correspondiente,
firma vale provisional de caja,
realiza la comisión.
Vale provisional
caja
7
Recibe y revisa facturas o notas
comprobatorias, afecta el fondo
revolverte la partida de “Viáticos
de Servidores Públicos”
Facturas
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PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Solicitud de Viáticos
Departamento Administrativo
ACTIVIDAD
NÚMERO
TRABAJADOR
1
DEPARTAMENTO
ADMINSITARTIVO
Auxiliar Administrativo
DEPARTAMENTO
ADMINSITARTIVO
Auxiliar Administrativo
2
3
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
FORMA
DOCUMENTO
Solicita “Pliego de Comisión” para viáticos, “Pliego
indica el lugar, objeto de comisión, modalidad Comisión”
de transporte utilizado.
Turna al Auxiliar
Administrativo
Elabora “Pliego de Comisión” , asigna la “Pliego
cantidad que corresponde con respecto a los Comisión”
lineamientos de viáticos, (si requiere gasolina,
asigna gasolina).
Turna al Jefe del Departamento Administrativo “Pliego
para su revisión y al Comisionado Presidente Comisión”
para su autorización.
O
de
de
de
Están correctos los datos?
DEPARTAMENTO
ADMINSITARTIVO
Auxiliar Administrativo
DEPARTAMENTO
ADMINSITARTIVO
Auxiliar Administrativo
TRABAJADOR
4
No. Se remite a la actividad 2
5
Si. Entrega la cantidad correspondiente al Vale Provisional de
trabajador y elabora vale provisional de caja
Caja
6
7
Recibe el monto correspondiente, firma vale Vale Provisional de
provisional de caja, realiza la comisión.
Caja
Una vez realizada la comisión entrega al
Auxiliar Administrativo las facturas o notas de
los gastos erogados.
Recibe
y
revisa
facturas
o
notas Facturas, Notas,
comprobatorias, afecta el fondo revolverte la
partida de “Viáticos de Servidores Públicos”
Archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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105
DIAGRAMA DE FLUJO
SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN
TRABAJADOR
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Elabora “Orden de Servicio” con
los datos y características del
Servicio que se requiere, con
firma del trabajador solicitante y
de revisión del Jefe
Administrativo.
Orden de Servicio
2
Revisa el Departamento
Administrativo y turna al
Comisionado Presidente para su
autorización.
Orden de Servicio
¿Autoriza
Comisionado
Presidente?
No
3
Archiva “Orden de Servicio” e
indica que no se autorizo el
Servicio.
4
Si
Entrega “Orden de Servicio al
Proveedor seleccionado.
Orden de Servicio
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106
DIAGRAMA DE FLUJO
SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN
PROVEEDOR
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
¿Cumplen los
servicios con las
características
requeridas?
No
Si
5
6
Recibe factura del servicio, que
cumplió con los requisitos y
condiciones pactadas; sella de
recibo la “Factura”
correspondiente y paga al
Proveedor por los Servicios
recibidos, coloca folio y cancela
con sello de “PAGADO” toda la
documentación
Se remite a la actividad
no. 4 para su corrección.
Factura
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107
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
Servicios de Mantenimiento y Conservación
Departamento Administrativo
ACTIVIDAD
NÚMERO
TRABAJADOR
1
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
Auxiliar Administrativo
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
Auxiliar Administrativo
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
Auxiliar Administrativo
2
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
FORMA
O
DOCUMENTO
Elabora “Orden de Servicio” con los datos y “Orden de Servicio”
características del Servicio que se requiere, con
firma del trabajador solicitante y de revisión del
Jefe Administrativo.
Revisa el Departamento Administrativo y turna
al
Comisionado
Presidente
para
su
autorización.
3
Autoriza Comisionado Presidente?
No. Archiva “Orden de Servicio” e indica que no Orden de Servicio
se autorizo el Servicio.
4
Si. entrega “Orden de Servicio
seleccionado.
Cumplen
los
servicios
características requeridas?
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
Auxiliar Administrativo
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
Auxiliar Administrativo
al Proveedor
con
las
5
No. Se remite a la actividad no. 4
6
Si. Recibe factura del servicio, que cumplió con Factura
los requisitos y condiciones pactadas; sella de
recibo la “Factura” correspondiente y paga al
Proveedor por los Servicios recibidos, coloca
folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la
documentación soporte.
Fin del procedimiento
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PÁGINA
108
DIAGRAMA DE FLUJO
SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
INICIO
1
Se realiza registro contable de
retenciones por salarios,
retenciones del ISR y crédito al
salario en la póliza de egresos
correspondiente al pago de nómina.
Se realiza registro contable de
provisión de retención de ISR sobre
honorarios profesionales en la póliza
de egresos correspondiente al pago
del honorario profesional.
Determina el importe total a cargo,
conforme el reporte Auxiliar del
CONTPAQ de las retenciones por
salarios, retenciones del Impuesto
del ISR y Crédito al Salario y remite
copia al Jefe del Departamento
Administrativo para su revisión a
más tardar el 15 de cada mes del
honorario profesional.
2
3
4
Una vez verificados los cálculos
realiza pago electrónico en la página
de Internet en el plazo establecido
en la normatividad aplicable.
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PÁGINA
109
PROCEDIMIENTO:
AREA QUE EJECUTA:
RESPONSABLE
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
Auxiliar Administrativo
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
Auxiliar Administrativo
DEPARTAMENTO
ADMINSITRATIVO
Auxiliar Administrativo
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
ADMINISTARTIVO
Pago de Impuestos
Departamento Administrativo
ACTIVIDAD
NÚMERO
1
2
3
4
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
FORMA O
DOCUMENTO
Se realiza registro contable de retenciones por
salarios, retenciones del ISR y crédito al
salario en la póliza de egresos
correspondiente al pago de nómina.
Se realiza registro contable de provisión de
retención de ISR sobre
honorarios profesionales en la póliza de
egresos correspondiente al pago
del honorario profesional.
Determina el importe total a cargo, conforme el
reporte Auxiliar del CONTPAQ de las
retenciones por salarios, retenciones del
Impuesto del ISR y Crédito al Salario y remite
copia al Jefe del Departamento Administrativo
para su revisión a más tardar el 15 de cada
mes.
Una vez verificados los cálculos realiza pago
electrónico en la página de Internet en el plazo
establecido en la normatividad aplicable.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
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PÁGINA
110
XI.- GLOSARIO
GLOSARIO DE TÉRMINOS:
ACTA CIRCUNSTANCIADA.- Documento de tipo administrativo en el cual se plasma(n) la (s)
evidencias o circunstancias de hechos, actos u omisiones que impliquen alguna irregularidad o
conducta ilícita en los ingresos, egresos, manejo, registros, custodia y aplicación de fondos y
recursos públicos. Documento que sirve de prueba para efectos de procesos administrativos,
judiciales y laborales.
ACTIVIDAD.- una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento
ejecutado por una misma persona o unidad administrativa.
ACTO ADMINISTRATIVO.- manifestación externa de la voluntad proveniente de la autoridad
competente, que se emite con el fin de crear determinadas consecuencias jurídicas para casos
particulares específicamente determinados.
ACUERDO.- Es la resolución o disposición tomada sobre algún asunto, por un Organo
Administrativo o persona facultada a fin de que se ejecute uno o más actos administrativos.
ACUSE.- Acción o efecto de acusar recibo.
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.- Conjunto ordenado y sistematizado de principios, técnicas y
prácticas que tienen como finalidad apoyar la consecución de los objetivos de una organización, a
través de los medios para la obtención de resultados con el máximo aprovechamiento de los
recursos humanos, materiales, técnicos y financieros de la organización, generando las normas,
los servicios, los bienes y la información que demanda la población.
ADQUISICIÓN.- Acta o hecho en virtud del cual una persona adquiere el dominio o propiedad de
una cosa –mueble o inmueble- o algún derecho real sobre ella. Puede tener efecto a titulo oneroso
o gratuito; a titulo singular o universal, mortis causa o intervivos.
AGENDAR.- Apuntes sobre las cosas que se han de hacer cada día y las direcciones.
ANÁLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus
características representativas; así como sus interrelaciones y la relación de cada elemento con el
todo.
ANTEPROYECTO.- Conjunto de trabajos preliminares para redactar el proyecto de una obra, ley,
programa, escrito, etc.
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PÁGINA
111
XI.- GLOSARIO
ARCHIVO.- Comprende el conjunto de expedientes o documentos organizados con el fin de
integrar una fuente de información, en razón de las actividades de una institución.
ARRENDAR.- Cesión de uso de un bien por tiempo determinado, mediante pago de una renta, de
conformidad con las partes interesadas y las normas aplicadas.
ASESORAR.- Es el suministro, a una autoridad de línea, de información técnica y conocimientos
especializados en calidad de proposiciones y recomendaciones, a efecto de facilitar la toma de
decisiones.
BIENES INMUEBLES.- Son aquellos bienes arraigados que por su propia naturaleza no se pueden
trasladar de un lugar a otro sin deterioro o sin alteración de su forma o sustancia, o los que son
considerados como tales por ley.
BIENES MUEBLES.- Son objetos susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro, ya sea que se
muevan por sí mismos o por efecto de una fuerza exterior.
CAPACITACIÓN.- Es el proceso mediante el cual el hombre desarrolla y perfecciona sus
habilidades, destrezas y aptitudes a través de un conjunto de conocimientos teórico-practicos,
relativos a un determinado campo tecnológico, para lograr una formación integral que responda a
las exigencias del mismo campo de trabajo.
CONTRATO.- Es el instrumento usual para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que
intervienen.
CONTROL.- Mecanismo por el cual se prevé la realización de las acciones justas y necesarias
para el logro de objetivos planeados y en su caso, determinar las desviaciones incurridas para su
corrección.
COORDINACIÓN.- Sincronizar y armonizar todos los esfuerzos con el fin de lograr un resultado
esperado.
ECONOMÍA.- Se refiere a los términos y a las condiciones bajo los cuales una Entidad adquiere
recursos humanos, financieros y materiales en la cantidad y en la calidad adecuada al menor
costo.
EFICACIA.- El grado en que una actividad alcanza sus objetivos, previstos en programas y
proyectos.
EFICIENCIA.- Se refiere a la relación entre los recursos utilizados como insumo y los resultados
obtenidos en bienes y/o servicios; es decir, la eficacia aumenta cuando disminuye la cantidad de
insumos utilizados para producir cada unidad de resultados o bien cuando por una cantidad dada
de insumos se producen más bienes o servicios.
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PÁGINA
112
XI.- GLOSARIO
ESTRUCTURA ORGÁNICA.- Disposición en que se ordenan las Unidades Administrativas de una
organización de acuerdo a los criterios de jerarquía y especialización. Sistema formal en que se
plasma la división del trabajo, precisando la interrelación y coordinación de las funciones con
misión y objetivos.
EVALAUACIÓN.- Revisión detallada y sistemática de un proyecto, plan u organismo en su
conjunto, con objeto de medir el grado de eficiencia y eficacia con que está operando en un
momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos.
FONDO REVOLVENTE.- Importe o monto destinado exclusivamente para cubrir gastos menores,
que posteriormente deberán cargarse a las partidas presupuéstales correspondientes.
LINEAMIENTO.- Criterios establecidos que, aún sin rango de ley, deben de tener observación
obligatoria para el buen desarrollo de las actividades.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN.- Documento en el que se registra y actualiza la información
detallada de una Institución, acerca de sus antecedentes, atribuciones, estructura orgánica,
funciones, niveles jerárquicos, líneas de comunicación, coordinación y los organigramas que
representen en forma esquemática la estructura y otros que se consideren necesarios para el
mejor desempeño de las labores.
MÉTODO.- Forma prescrita para ejecutar un trabajo dado, poniendo adecuada consideración al
objetivo, instalaciones disponibles y al total de gastos de tiempo, dinero y esfuerzo.
METODOLOGÍA.- Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas
administrativos por medio de un análisis ordenado.
NORMA.- Ordenamiento imperativo y específico que persiguen un fin determinado, con la
característica de ser rígido en su aplicación.
OFICIO.- Comunicación escrita acerca de ciertos asuntos públicos.
ÓRGANO.- Unidad Administrativa impersonal en la que se pueden ejercer una, varias funciones o
parte de ellas, integrada por uno o más puestos.
ORGANIGRAMA.- Representación gráfica que dá una visión general de la estructura interna de un
organismo social.
PLAN.- Instrumento diseñado para alcanzar determinados objetivos, en el que se definen en
espacio y tiempo, los medios utilizables para su alcance, en tal virtud se contempla en forma
ordenada y coherente las metas, estrategias, directrices y tácticas; así como los instrumentos y
acciones que se utilizan para llegar a los fines deseados.
POLÍTICA.- Criterio general que tiene por objeto orientar la acción en las decisiones; sirven por ello
para formular, interpretar o suplir las normas concretas; señalan medios genéricos para alcanzar
las metas.
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PÁGINA
113
XI.- GLOSARIO
PLANEACIÓN.- Es el conjunto sistematizado de acciones para fijar prioridades, elegir alternativas,
así como establecer objetivos y metas.
PRESUPUESTO.- Estimación programada en forma sistemática de los recursos financieros que
manejará un organismo en un periodo determinado.
PROCEDIMIENTO.- Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se
constituyen en una unidad en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro
de un ámbito predeterminado de aplicación.
PROCESO.- Conjunto de fases sucesivas de una acción dinámica y progresiva que concluye con
la obtención de un resultado.
PROGRAMA.- Plan en el que se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, y el tiempo que
se requiere para realizar cada una de las partes.
REGULARIZAR.- Poner algo en estado de normalidad.
REQUISITAR.- Acción y efecto de solicitar que se cumpla con una o varias condiciones.
SUPERVISIÓN.- Verificación y comprobación de las actividades emprendidas en el desarrollo de
un proceso sistemático de trabajo, acordes con los programas y proyectos previamente
formulados.
VIÁTICOS.- Dinero o conjunto de provisiones para realizar una comisión fuera de su lugar de
adscripción.
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114
Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJÓN
COMISIONADA PRESIDENTA
MTRO. JESÚS MANUEL MENDOZA MALDONADO
COMISIONADO
DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURÁN
COMISIONADO
LIC. VICTOR HUGO HERNÁNDEZ REYES
SECRETARIO EJECUTIVO
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PÁGINA
115
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