CONCEPTO DEL DOCUMENTO Un documento es un soporte material que contiene información y que tiene como fin transmitir conocimientos o ideas, permiten la comunicación humana y es un importante medio de formación y docencia. Tradicionalmente, la forma más habitual de un documento era el documento impreso. Sin embargo y principalmente a lo largo del siglo XX, han ido apareciendo nuevas formas de transmitir la información y por lo tanto, nuevos tipos de documentos (fotografías, discos, películas, soportes magnéticos…). Finalmente, la gran revolución ha llegado de la mano de la informática mediante la aparición de los documentos electrónicos. TIPOS DE DOCUMENTOS Los documentos pueden clasificarse de muy diversas formas, dependiendo del punto de vista que se adopte. En la Biblioteca y en función de su contenido, los principales documentos que podemos encontrar son: Libros: Publicaciones no periódicas. Su contenido puede ser muy variado y pueden presentarse en uno o varios volúmenes. Publicaciones periódicas: Cualquier publicación que aparece por entregas sucesivas sin limitación previa respecto a su duración y, en general, con una periodicidad dada. En general se las denominarevistas, pero cuando la periodicidad es diaria, se les llama diarios. Documentación de congresos: Acostumbran a presentarse con la denominación de actas (Proceedings, en inglés) y recogen las aportaciones de la comunidad técnicocientífica sobre un tema específico. Tesis: Documento que recoge el resultado de un trabajo original y sometido al control de una institución universitaria en vistas a la obtención de un título o diploma en esta Institución. Bibliografías: Describen y clasifican feferencias de documentos con el fin de darlos a conocer y hacerlos accesobles para facilitar el trabajo intelectual. Catálogos: Son colecciones de registros bibliográficos de diferentes documentos: Libros, revistas, vídeos, mapas, etc… Es un instrumento que nos permite identificar y localizar documentos ya que, a diferencia de las bibliografías, se caracterizan por indicar la localización del documento original. Bases de datos: Es un conjunto de datos homogéneos, ordenados de una forma determinada, que se presenta normalmente en forma legible por ordenador, y se refieren a una materia concreta, organización o asunto. Permite al investigador una búsqueda exhaustiva y son de fácil actualización. Actualmente son la mayor fuente de referencias de trabajos científicos (generalmente de revistas) y se han convertido en las fuentes de información secundarias por excelencia. Repertorios: Colección o recopilación de obras, datos, preceptos o reglas sobre una temática determinada. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS Y NORMAS 4.1 CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA Cuando realizamos una clasificación alfabética de la persona o empresas, es preciso determinar la palabra por la que se ordena o principal, por lo que se establecen unas normas de clasificación. Con este sistema los documentos se clasifican tomando como base el apellido de la persona, o razón social de la empresa que figura en el documento a archivar; como se hace por ejemplo en las guías telefónicas. 4.2 CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA En este sistema el criterio de clasificación es el lugar de residencia de la persona o entidad, según el siguiente orden: autonomía, provincia, municipio, calle y por último, el nombre. 4.3 CLASIFICACIÓN POR MATERIAS En clasificación por materias, los documentos se agruparán en función del tema que traten, entendiendo por materia, una determinada característica común a todos los documentos. Dentro de la clasificación por materias podemos diferenciar dos grandes grupos: Orden alfabético Agrupación de materias según categorías lógicas, adoptando algunos de los siguientes criterios: o Numérico: a cada materia principal le asignamos un número y a cada subdivisión de la materia otro número. o Alfanumérico: a cada materia principal se le asigna una letra o número u las subdivisiones se representarán por una letra o número que se agrega al primer componente. 4.4 CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA Con este sistema la documentación se ordena progresivamente, tomando como referencia la fecha de entrada, la de vencimiento la de creación, etc. Los criterios de clasificación dependerán del volumen de documentos pudiendo hacerse por: -Meses -Quincenas -Semanas -Días O cualquier otro período de tiempo que se considere oportuno. 4.5 CLASIFICACIÓN DECIMAL La clasificación decimal consiste en agrupar documentos, libros, etc. En diez grandes grupos. La primera división se enumera del 0 al 9, a cada una de estas clases se subdividirá los 10 grupos de 0 a 9, colocados a la derecha de la clase anterior, y así sucesivamente. 4.6 CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL Es el sistema de clasificación mas completo que existe, pero debido a su gran complejidad debe ser aplicado por personas cualificadas. 4.7 NORMAS DE CLASIFICACIÓN 4.7.1 NORMAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA: Nombre de personas En los nombres propios de personas individuales tomaremos como palabra principal el primer apellido. En el caso de que coincida el primer apellido, se tomara el segundo apellido para su clasificación y si coinciden los apellidos se tomara el nombre. Los títulos nobiliarios, militares, académicos, religiosos… no se consideraran como palabras que pueden ordenar. No se consideran las preposiciones las contracciones y los artículos. Los apellidos compuestos, separados por un guión se consideran como un solo apellido. Los nombres extranjeros se clasifican por el primer apellido, teniendo en cuenta que las partículas Du, Van, Mac forman parte del apellido. Empresas En las empresas se toma como palabra el nombre de la misma. Si el nombre de la empresa contiene las palabras. Para la empresa conocidas habitualmente por sus siglas, tomaremos estas para su clasificación. Los organismos oficiales, bancos, etc., se ordenarán según su denominación genérica. Para las empresas extranjeras tomaremos la primera palabra de su razón social. Si el nombre de la empresa u organismo comienza con un artículo, no lo tendremos en cuenta a la hora de realizar su clasificación. 4.7.2 NORMAS DE CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA: - A la hora de realizar una clasificación geográfica se aplica el siguiente orden -Autonomía -Provincia -Municipio 4.7.3 NORMAS DE CLASIFICACIÓN POR MATERIAS: Debemos identificar claramente todos aquellos asuntos o materias con las cuales podemos clasificar los documentación recibida o generada. 4.7.4 NORMAS DE CLASIFICACIÓN CRONÓLÓGICA: - Debemos utilizar siempre la misma fecha - Se debe mantener el criterio elegido el máximo de tiempo posible 4.7.5 NORMAS DE CLASIFICACIÓN DECIMAL: - Hay que comenzar por definir claramente los diez grupos principal. - Las subdivisiones de grupo deben estar claramente relacionadas con el grupo principal. - Debemos ser flexibles, permitiendo crear o intercalar nuevos grupos en cualquier momento
