ÍNDICE Comparativa de Alfresco y software propietario 3 Presupuestos de Alfresco One y Alfresco Cloud 4 Cómo preparar su empresa para la implementación de Alfresco 6 Errores más comunes durante la implementación de Alfresco 8 Configuraciones de Alfresco por número y tipo de usuario 9 ¿Qué módulos y funciones se pueden añadir a Alfresco? 10 Consejos para administradores de Alfresco 12 Posibles usos de Alfresco para empresas 14 Proveedores: Factores a tener en cuenta 15 TIC Portal es una iniciativa de EKCIT European Knowledge Center for Information Technology Aviso legal: la información contenida en este Libro Blanco de Alfresco se debe entender como información general. No hay garantía de que la información del libro blanco determine las especificaciones de ningún servicio o producto. Aunque EKCIT ha sido cauteloso en la elaboración de este libro blanco con el uso de fuentes que se consideran fiables, no se garantiza la exactitud, exhaustividad y actualidad de la información presentada. EKCIT se exime de toda responsabilidad en cuanto a la exactitud, exhaustividad y actualidad de la información presentada en estos términos. Copyright: El libro blanco pertenece a EKCIT y está protegido bajo copyright, marca y/o cualquier otra propiedad intelectual. No está permitido reproducir, transmitir, distribuir o proporcionar la información a terceros sin el permiso previo por escrito de EKCIT. © European Knowledge Center for Information Technology | www.ekcit.eu | www.ticportal.es | all rights reserved | Dec 2016 Comparativa de Alfresco y software propietario Alfresco es un ejemplo de software de código abierto que se ha ido abriendo paso entre los grandes gestores de contenido empresarial. Tras varias versiones, ha conseguido hacerse un hueco entre los grandes departamentos de multinacionales y grandes empresas. Sin embargo, muchos responsables consideran que el software de código abierto tiene ciertas desventajas frente al software propietario, como por ejemplo el soporte del sistema. Aunque Alfresco ofrece unas sólidas opciones para soporte y mantenimiento, es una cuestión que siempre está presente durante las presentaciones de Alfresco. No obstante, Alfresco ofrece una gran ventaja frente a software propietario y es el precio más reducido de la licencia frente a las otras soluciones del mercado. En la siguiente tabla se ofrece una comparación entre los precios de las licencias de Alfresco, Documentum, OpenText y SharePoint para tener una visión general de las diferencias entre dichos sistemas. Estas cifras se basan en la información publicada por la Administración de Servicios Generales (GSA, por sus siglas en inglés) del gobierno estadounidense en relación con los precios de los distintos programas de gestión documental aquí presentes. Estos precios están adaptados al equivalente en € para su adaptación. Además el precio de Alfresco ha sido adaptado al último cambio sobre las licencias de productos. Sistema Coste de licencia para entornos de 1000 usuarios Alfresco 109.000€ EMC Documentum 790.000€ Microsoft SharePoint 289.000€ OpenText 577.000€ Estas cifras son aproximadas y no incluyen aquellas herramientas complementarias (base de datos, servidor, etc.) que también son necesarias para su implementación. Esto da una idea de la diferencia de precio de un sistema de código abierto frente a otros sistemas similares. Aunque cada uno de estos sistemas tiene unas características específicas tanto en funcionamiento como soporte, compatibilidad o integración que puede decantar la balanza frente a software propietario antes que Alfresco. En cualquier caso la diferencia es notable y nunca está de más tenerla en cuenta a la hora de elegir un sistema de gestión documental. Presupuestos de Alfresco One y Alfresco Cloud El precio de las instalaciones de Alfresco varían según la versión y edición que se elija para cada una. En este apartado se intenta ofrecer una serie de presupuestos aproximados para distintas versiones de Alfresco: Cloud y One. Note que las cantidades son aproximadas y basadas en la información recogida de distintos proveedores o partners. Alfresco Cloud Quizás la versión con menos variables de todas las de Alfresco. Esta versión está disponible a través de Amazon Web Store y tiene dos versiones distintas: Standard y Enterprise. En la propia web de Amazon ya se cuenta que el precio por usuario será de unos 150€ dependiendo de la versión elegida. En este caso, no se añadirán costes por el uso de AWS, ya que Alfresco ofrece la versión Cloud como SaaS. Sin embargo, si se decide por utilizar una licencia de Alfresco One en AWS sí que habrá que contar con los costes por el uso de la plataforma de Amazon. Presupuesto con Alfresco Cloud - Standard Edition: 750€/mes de Alfresco Cloud Standard Edition en AWS = 9.000€/año Esta opción incluye hasta 50 usuarios y unos 25GB de espacio, pero no incluye algunas funcionalidades que sí incluye la versión Enterprise. El espacio de almacenamiento puede ser aumentado bajo solicitud previa. El precio por el espacio extra es de entre 12€ y 40€ más por mes dependiendo de la cantidad a añadir. Opción de 10% de descuento si se decide pagar anualmente en lugar de mes a mes. Presupuesto con Alfresco Cloud - Enterprise Edition: 5.000€/mes de Alfresco Cloud Enterprise Edition en AWS = 60.000€/año Esta opción incluye hasta 500 usuarios y 1TB de espacio, además también incluye algunas funcionalidades extra. El espacio de almacenamiento puede ser aumentado bajo solicitud previa, con unos 200€/mes por 1TB extra. Alfresco One Esta versión de Alfresco guía el precio por la cantidad de usuarios totales que van a utilizar el sistema. De ahí, las dos ediciones, Departmental y Enterprise, que se dirigen a dos tipos distintos de entornos de trabajo. La edición Departmental incluye hasta unos 300 usuarios, y habrá que pagar la licencia completa se incluyan 2 o 300 usuarios. No obstante, incluye el gestor de procesos Activiti y una instancia para el uso de Alfresco Cloud orientado a usuarios móviles. Además, hay que tener en cuenta que el precio de la licencia es un pago único, y se puede complementar con una subscripción a soporte de la herramienta con un importe menor. La edición Enterprise hace lo mismo con hasta 1000 usuarios, aunque incluye opciones más avanzadas para el uso, conectores a distintos programas que no tendrán que ser pagados aparte y todas las funcionalidades que ya incluía la versión Departmental. Presupuesto Alfresco One Departmental Edition: Licencia de Alfresco One Departmental Edition: 48.000€ MySQL Server: 5.000€ Sistema Operativo Linux Redhat: 2.500€ Total = 55.500€ En este caso las licencias de base de datos y sistema operativo son MySQL y Linux Redhat. Hay que tener en cuenta que no se incluye el precio del hardware que ejecutará todo lo necesario para el entorno de Alfresco. La licencia Departmental incluye un soporte dentro de las horas de oficina (de 9 a 6) con especial prioridad para incidentes graves, siempre que sean dentro de ese horario. Este presupuesto no incluye posibles alteraciones en el precio debido a descuentos o promociones. Presupuesto Alfresco One Enterprise Edition: Licencia de Alfresco One Enterprise Edition: 109.000€ SQL Server: 23.000€ Sistema Operativo Windows Server: 3500€ Total: 135.500€ En este caso las licencias de base de datos y sistema operativo son SQL Server y Windows Server. No se incluye el precio del hardware que ejecutará lo necesario para el entorno de Alfresco. La licencia Enterprise incluye un soporte 24/7 con especial prioridad para incidentes graves. Este presupuesto no incluye posibles alteraciones en el precio debido a descuentos o promociones. TIC Portal posee datos sobre todo tipo de proyectos con Alfresco, precios y proveedores adecuados para diferentes sectores; pongase en contacto para un asesoramiento a medida. Cómo preparar su empresa para la implementación de Alfresco La principal razón para la adquisición de un gestor de contenidos como Alfresco es resolver y mejorar la gestión de los contenidos dentro de la empresa. Sea cual sea el sector de la empresa, la mayor parte del tiempo existen unos problemas comunes asociados a este tipo de aplicaciones, pero que se resumen, más o menos en estos: o o o o o o o Diversas fuentes de contenido Compleja estructura de los contenidos Diferentes procesos y roles de contenido Categorización y organización de los contenidos Retención del contenido y reglas para el reciclaje Trabajo colaborativo para la elaboración del contenido Características propias de la gestión documental (control de versiones, verificación, aprobación, etc.) Una de las primeras cosas que se deben preparar en una empresa que esté apunto de implementar Alfresco es identificar qué problema quieren resolver con el sistema, de qué forma lo van a utilizar los usuarios, cómo cambiarán los procesos internos al utilizar el sistema y finalmente cómo se va a beneficiar la empresa. Si no se tienen en cuenta esos aspectos, no se están resolviendo los problemas de gestión del contenido de la organización, si no que simplemente se está incluyendo otro software más en el centro de datos y que no ayudará a nadie dentro de la empresa. Alfresco ofrece una gran cantidad de funciones para la gestión de contenido en diversos canales y con configuraciones totalmente diferentes, pero la mayoría de empresas no aprovecha todas las características de un software para sus necesidades de negocio. Además, Alfresco nunca será aplicado de la misma forma en dos empresas distintas a no ser que éstas tengan unos procesos de negocio muy similares. Por ello, la empresa debe en todo momento evaluar si todas las funciones de Alfresco pueden tener cabida dentro de la configuración de sus sistemas y sí es la opción más adecuada para el negocio o no. Por ello, el plan para preparar su empresa para la implementación de Alfresco debe ser: 1. La gestión de contenidos debe preceder al sistema de gestión de contenidos. Es decir, su empresa debe estudiar atentamente cómo se organizan todos los contenidos en distintos canales, quiénes lo producen, el ciclo de vida útil, etc. No piense en el sistema en este paso, piense en el contenido en sí mismo dentro de la estructura empresarial y establezca una organización de la gestión de los contenidos fija, que ayude a pasar todos esos procesos a Alfresco de forma posterior. 2. Evalúe como las necesidades y procesos de su negocio respecto a la gestión de contenidos se adecúan a Alfresco. De esta forma podrá encontrar patrones y funciones que cubran todas los procesos que se necesitan dentro de su empresa. Eso sí, no hace falta ser inflexible sobre las necesidades internas y en algunos casos una ligera adaptación al sistema será lo más recomendable para poder implementar el sistema. 3. Implemente Alfresco e incluya todas las opciones configurables y adaptables a sus procesos que pueda. Sin embargo, como ya se dijo en el paso anterior, no hace falta ser inflexible, si no aprovechar de la mejor forma posible las funciones y opciones que ofrece Alfresco. Estos pasos se recomiendan para la mayor parte de sistemas de gestión de contenido. Según un estudio realizado por InfoAxon, si una empres es capaz de establecer un patrón para la gestión del contenido antes de la implementación de Alfresco u otros sistemas similares, la implementación se vuelve mucho más simple y fácil de desarrollar y adaptar. En www.ticportal.es podrá encontrar las últimas noticias sobre las implementaciones y mejoras del software de Alfresco. Errores más comunes durante la implementación de Alfresco Por muy seguro que uno esté del partner y del propio equipo de IT, siempre puede ocurrir que se pase por alto algún aspecto durante la implementación de Alfresco. Aunque la implementación de Alfresco no es extremadamente compleja, el no prestar atención a ciertos aspectos puede dar auténticos quebraderos de cabeza a quién se encargue de poner en marcha el sistema. Aquí se presentan algunos de los errores más comunes durante la implementación de Alfresco. 1. No copiar la licencia Enterprise. Sí se ha estado utilizando un entorno de testeo con una versión de prueba, cuando acabe el período de prueba el sistema pasará a sólo lectura. Aunque será fácil arreglarlo, no olvide añadir la licencia para evitar este ligero “sobresalto”. 2. No hacer pruebas de la estrategia de copias de seguridad del sistema. Si aparece un problema y no ha testeado diferentes maneras de acceder, crear y modificar sus copias de seguridad, puede encontrarse con pérdidas en el sistema o incluso copias de seguridad que no sirvan para reponer lo que se ha perdido. No espere a que el sistema esté funcionando para hacer las pruebas, intente tener planeado un plan de emergencia antes de que sea demasiado tarde. 3. No mantener separadas las configuraciones extendidas y las personalizaciones del sistema en el directorio compartido. No las coloque en el directorio raíz (root). Si lo hace, se perderán en cualquier actualización posterior. 4. No asegurarse de que el controlador de la base de datos se ha copiado al directorio lib del servidor de aplicaciones cuando se instale. 5. Hacer cambios a la configuración de Alfresco sin testearlos antes en un equipo de pruebas y pre-configuraciones. 6. Asignar la propiedad dir.root a una ruta absoluta. 7. No apagar correctamente una instancia en ejecución de Alfresco. Si no lo hace, la próxima vez que intente arrancarla, Alfresco arrojará el siguiente mensaje: Dirección en uso: JVM_Bind:8080. (Especialmente si se ejecuta sobre Linux) 8. Usar el mismo servidor Tomcat como repositorio de Alfresco durante desarrollo y testeo. No causará problemas, pero sí que podrá ralentizar todo el proceso: si se usa el mismo servidor, habrá que esperar cada vez a que el repositorio esté listo cuando se reinicie el sistema, lo que acabará retrasando los ciclos de desarrollo. Configuraciones de Alfresco por número y tipo de usuario En teoría, un servidor pequeño aguantaría una pequeña instalación de Alfresco. Sin embargo, cuando el número de usuarios crece en gran medida, se recomienda contar con unos mínimos para poder soportar la carga de forma adecuada y que no afecte al rendimiento del sistema. Alfresco recomienda utilizar sistemas de 64 bits (para evitar incompatibilidades) y una velocidad de procesamiento por encima de los 2.0 GHz. Además, Alfresco distingue dos tipos de usuario: concurrentes y casuales. Los usuarios concurrentes son aquellos que acceden al sistema continuamente mediante la interfaz directa de Alfresco, con pequeñas pausas entre solicitudes (entre 3 y 10 segundos como máximo) y con acceso continuo 24/7. Los usuarios casuales son los que acceden puntualmente al sistema mediante Alfresco o con interfaces WebDAV/CIFS y largas pausas entre solicitudes (por ejemplo, acceso ocasional a documentos durante una jornada de trabajo). De acuerdo a esta distinción, la siguiente tabla muestra de forma aproximada el hardware recomendado para distintos números de usuarios. No obstante, esta tabla es aproximada y se debe añadir memoria adicional según la base de usuarios crezca. También habría que añadir CPU dependiendo de la complejidad de las tareas que los usuarios realizarán y cuántos usuarios simultáneos accederán al sistema. Número de usuarios RAM recomendada y CPU por servidor Para 50 usuarios concurrentes o hasta 500 usuarios casuales 2GB RAM 2 Servidores (o 1 servidor con CPU Doble Núcleo) Para 100 usuarios concurrentes o hasta 1000 usuarios casuales 4GB RAM 4 Servidores (o 2 servidores con CPU Doble Núcleo) Para 200 usuarios concurrentes o hasta 2000 usuarios casuales 8GB RAM 8 Servidores (o 4 servidores con CPU Doble Núcleo) ¿Qué módulos y funciones se pueden añadir a Alfresco? Cada una de las versiones de Alfresco (One, Cloud y Community) tienen una serie de funciones específicas incluidas y otras que pueden añadirse de forma posterior. Sin embargo, no todas las versiones son compatibles con módulos e integraciones. Aquí se muestra una tabla con las funciones y opciones que se pueden añadir a cada una de las versiones de Alfresco. Alfresco One Núcleo de la plataforma Repositorio de contenido con características variadas Alfresco Cloud Alfresco Community ✓ ✓ ✓ Interfaz de colaboración con Alfresco Share ✓ ✓ ✓ Integración con suites ofimáticas (Office y Google Docs) Opciones para configuración de alta disponibilidad Sincronización con contenido en la nube de Alfresco ✓ ✓ ✓ ✓ N/A X ✓ N/A X Panel de administración avanzado ✓ N/A X Reglas para el almacenamiento basadas en el ciclo de vida productivo del contenido Funcionamiento en múltiples sistemas operativos y bases de datos certificado Add-ons, extensiones hechas por la comunidad para Alfresco ✓ N/A X ✓ N/A X ✓ X ✓ Soporte para módulos adicionales ✓ X X Personalización de los modelos de contenido y flujos de trabajo ✓ X ✓ Alfresco One Módulos opcionales para Alfresco Encriptación del contenido para mayor seguridad Alfresco Cloud Alfresco Community ✓ ✓ X Conectores para Amazon S3 y EMC Centera ✓ N/A X Servidor de indexado ✓ N/A X Alfresco Media Management para la gestión avanzada de recursos digitales ✓ X X Conector para Microsoft Outlook ✓ X X Informes y analítica integrada del uso del contenido ✓ X X Alfresco Document Transformation Server ✓ X X Alfresco Media Transformation Server ✓ X X ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ X Escalación, aplicación de parches a largo plazo, Service packs y procesos de priorización ✓ ✓ X Soporte para incidentes de gravedad A ✓ ✓ X Consultoría y formación disponibles de Alfresco y su red de socios certificados ✓ ✓ X Dispositivos móviles Aplicaciones de Alfresco Mobile para iOS y Android Encriptación del contenido en dispositivos móviles Soporte Consejos para administradores de Alfresco El carácter open source de Alfresco hace que el desarrollo de Alfresco sea una parte muy importante de este gestor de contenidos. Tanto si se es un programador directo de Alfresco como el administrador de un entorno corporativo de Alfresco, aquí se incluyen una serie de consejos para sacarle el mayor partido al sistema. 1. Deshabilite la generación de miniaturas para las vistas preliminares de Alfresco Share si no se utiliza la interfaz de Share. La generación de las miniaturas seguirá activa aunque se utilice una distinta UI, lo que provocará una bajada del rendimiento y un incremento del uso de espacio. 2. Asegure que el sistema que se pretende utilizar para la instalación de Alfresco puede dar el mejor rendimiento y alta disponibilidad antes de que el sistema empiece a utilizarse de forma general. 3. Aumente el tamaño de las conexiones a la base de datos para grandes números de usuarios concurrentes. 4. Utilice plantillas FreeMarker. Se pueden crear vistas personalizadas para los espacios y plantillas para email acordes a su empresa, entre otras opciones. 5. Si continuamente tiene que crear la misma jerarquía de espacio con sus reglas y propiedades, considere crear una plantilla de espacio. 6. Asegúrese de que las modificaciones y personalizaciones del sistema se ejecutan utilizando los directorios <extensions> y <web-extensions> o los archivos AMP para contribuir a procesos de actualización y depuración más ligeros. 7. Utilice la interfaz CIFS para integrar Alfresco fácilmente con las aplicaciones mediante arrastrar y soltar (drag & drop). 8. La integración con email proporciona un método fácil y seguro de almacenar el contenido de los correos dentro del repositorio de Alfresco. 9. Alfresco dispone de amplias opciones de seguridad tanto para grandes como para pequeñas empresas. Sin embargo, recuerde que debe cambiar y comprobar las configuraciones por defecto, tanto para las contraseñas, como los permisos y otros aspectos esenciales para la seguridad. 10. El equipo de Alfresco está disponible para consultoría a corto plazo. Utilice los canales a su disposición si existen dudas o problemas durante el proceso. Los foros de Alfresco ofrecen un lugar donde compartir experiencias y solicitar ayuda. 11. Recuerde que no todos los usuarios tendrán familiaridad con el sistema, por lo que considere realizar cursos de formación para la plantilla si el uso de Alfresco se involucrará en muchos de los procesos de la empresa o cambiará sobremanera el método de trabajo. 12. Alfresco utiliza un entorno JAVA bastante amplio. Asegúrese de que los navegadores en los que se accederá a Alfresco son compatibles y que serán los mismos que acabarán utilizando los usuarios finales de la plataforma. Posibles usos de Alfresco para empresas La Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM por sus siglas en inglés) ha identificado 6 áreas principales en la gestión de contenidos: colaboración, gestión del contenido web, gestión de registros (records management), publicación electrónica, gestión de formularios y gestión documental. Como gestor de contenidos, Alfresco puede afrontar cada uno de esas 6 áreas con diferentes opciones, configuraciones y funciones. En este apartado puede encontrar más sugerencias para los posibles usos de Alfresco en empresas. ➢ Alfresco para grandes o complejos entornos de gestión de contenidos. Este tipo de repositorios necesitarán una gran cantidad de protocolos para poder manejar la información, más aún si hay archivos de muy distintos tipos: docs, pdf, vídeos, sonidos, etc. En estos casos Alfresco puede adaptarse para el tipo de contenido a almacenar o incluso como herramienta que monitorice y clasifique automáticamente los contenidos en función de sus características. ➢ Emisión, envío, organización y archivado de facturas mediante Alfresco. Con Alfresco se puede automatizar la producción de facturas para clientes y proveedores y conseguir que se envíen automáticamente a su destino. Además, en el mismo flujo de trabajo se puede conseguir que se archiven y organicen una vez que hayan sido procesadas. De esta forma se puede reducir la carga del departamento de administración y facturación al mismo tiempo que se consigue un almacenamiento eficiente de aquello que se produce en la empresa. ➢ Alfresco como intermediario en la validación de avances en proyectos de ingeniería. Alfresco ofrece integración con el software de diseño por ordenador AutoCAD para la gestión de archivos de diseño 2D y 3D. En este caso, mediante Alfresco se puede realizar un flujo de trabajo para la validación de cambios o modificaciones en proyectos industriales de distinta envergadura. Gracias al proceso de validación y el registro de cambios en un documento será más fácil realizar un seguimiento en los avances de cada grupo de trabajo dentro de una misma empresa de ingeniería. ➢ Gestión de formularios web y análisis de respuestas múltiples. Alfresco mediante sus funciones webs y sus herramientas de análisis puede ser un aliado a la hora de interpretar los datos recogidos a través de formularios web. Además, teniendo en cuenta que gran parte de estos resultados pueden recogerse con XML, podría repartirse el contenido en distintos formatos orientados a la web, para así ser capaces de ser consultados desde distintos dispositivos. Estos son algunos de los ejemplos más concretos para el uso de Alfresco en empresas, aunque virtualmente hay muchos más que pueden incluirse. Sin embargo, en este tipo de ocasiones lo mejor es realizar un plan detallado para el uso y configuración de Alfresco en la empresa y así adaptar completamente el sistema a las necesidades internas de negocio. Proveedores: Factores a tener en cuenta Proveedores Tras la elección de Alfresco, hay que establecer cómo se implanta el sistema. Aquí entran en juego los proveedores, cuya elección no es tan fácil como parece en un principio. De hecho, uno de los factores de éxito de un proyecto de implantación de Alfresco recae sobre la correcta elección del proveedor. Por ello, se recomienda asegurarse de los siguientes aspectos antes de elegir al proveedor que trabajará con Alfresco. Factores a tener en cuenta ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ Experiencia del proveedor. Conocimiento del sector de su empresa. Entendimiento de los objetivos de su empresa. Compromiso para el trabajo con el cliente. Soporte y consejo tras la instalación. Experiencia del proveedor Es importante trabajar con un proveedor que ofrezca seguridad con una larga experiencia en el campo de implantación de un sistema como Alfresco. Un proveedor de un sistema debe conocer cómo funcionan los procesos y los pasos a dar en cada momento, si no quiere ver su proyecto comprometido desde el primer momento. No obstante, esto no significa que un proveedor más nuevo no pueda realizar un gran trabajo, pero debe ser capaz de suplir esa carencia con unos objetivos y un asesoramiento del proceso que transmita seguridad y confianza a su empresa. Conocimiento del sector de su empresa Aunque puede no parecer un aspecto esencial, el conocimiento que el proveedor tenga de su sector contribuirá a la reducción de tiempo o problemas durante la implantación. Incluso Alfresco puede variar en cuanto su implantación de un sector a otro. Además, un proveedor que tiene experiencia directa en el mismo sector de su negocio comprenderá los retos a los que puede enfrentarse y así predecir y solucionar alguna necesidad que usted no se dio cuenta que tenía. Entendimiento de los objetivos El proveedor debe entender desde un primer momento las razones que le llevan a adquirir Alfresco y ser capaz de responder y asesorarle para conseguir alcanzarlas todas. Esa será la única manera en la que el proveedor podrá tener la perspectiva correcta para la implantación del sistema de forma eficaz y con la solución más completa y adecuada. Un proveedor que se implica con los objetivos de su compañía es clave para poder alcanzarlos, ya que ofrecerá las mejores opciones para cubrir cualquier tipo de necesidad de la empresa en el software. Compromiso para el trabajo con el cliente La experiencia de algunos proveedores puede llevarles a pasar por alto sus peticiones y realizar una implantación de Alfresco en base a su experiencia previa. Hay que comprobar si el proveedor está dispuesto a colaborar codo con codo con los responsables del proyecto y así asegurar que se contemplan todos los procesos y perspectivas necesarios para la implantación correcta y completa de Alfresco en base a lo que se ha establecido desde la empresa que adquiere este gestor de contenidos. Soporte y seguimiento tras la implantación Una vez que la implantación se ha realizado, puede ocurrir que el proveedor tenga menos tiempo para ayudarle con las dudas que surjan sobre Alfresco. En estos casos, pueden aparecer imprevistos que no pueda resolver con su equipo informático interno y tenga que recurrir al proveedor, y desconocer si está disponible para resolverlos puede resultar catastrófico. Las actualizaciones del sistema que aparezcan después de la implantación también pueden ser un quebradero de cabeza. Por eso es importante hasta establecer acuerdos sobre hasta qué punto el proveedor realizará un seguimiento tras la implantación. Con Alfresco, en muchas ocasiones el mismo proveedor que ayuda a implementar el sistema será el que se ocupe del soporte, por lo que es importante que esté accesible para cualquier emergencia. El acuerdo de nivel de servicio deberá incluir todo lo necesario para darle seguridad en el uso de la herramienta y en el soporte que le proporcionará. Conclusión Es importante asegurarse de que el proveedor que se va a encargar de realizar este proyecto reúna más o menos las condiciones óptimas. No obstante, también hay otras preguntas que se pueden realizar como cuánto tardará en implantarse el software, qué tipo de formación para los usuarios proporcionan o cómo se dividen los costes del proyecto. TIC Portal • [email protected] • +34 954 040 045 • Iniciativa del European Knowledge Center for Information Technology (EKCIT) • www.ekcit.eu
