Elaboración y control de documentos y registros.

ELABORACION Y CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS.
SST-P-001
FECHA: 09-08-2018
VERSION: 1
1. OBJETIVO
Establecer las directrices para la elaboración y control de documentos y registros del
sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.
2. DEFINICIONES
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
Documento: Cualquier medio que contenga información consignada en él y que sirva
para ilustrar o comprobar algo, dicho documento puede hacer referencia a un informe,
procedimiento, Instructivo, Manual, etc.
Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico,
fotografía, o una combinación de estos y en custodia del responsable del desarrollo
del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Elaboración: Plasmar toda la información necesaria en un documento que permita la
descripción clara y detallada de un proceso, con los lineamientos definidos para el SG.
Revisión: Actividad que consiste en la verificación del documento desde el mismo
punto de vista técnico y su coherencia con la realidad. El encargado de la revisión
debe firmar la lista maestra de los documentos, acreditando allí que todos están
conformes en su versión y fecha actual.
Almacenamiento de los registros: Se determina el sitio en el cual se archiva
temporal o definitivamente un registro relacionado con el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Archivo activo: Contiene la información del registro en forma disponible dependiendo
del tiempo de retención definido.
Archivo inactivo: Contiene la información del periodo anterior al archivo activo
(También se denomina archivo muerto).
Conservación de un registro: Establecimiento de las condiciones ambientales
apropiadas para que los registros se conserven durante un tiempo determinado en las
condiciones requeridas para su posterior consulta (Seguridad, Condiciones
Ambientales).
Disposición: Uso del registro después de cumplido el tiempo de conservación.
Registro: Un documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
efectuadas o de los resultados alcanzados.
Documento Controlado: Se refiere a aquellos de uso interno de la empresa con la
incidencia en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Ej.
Procedimientos, Planes, Instructivos, Políticas, Documentos de Referencia. Debe ser
actualizado cuando se realicen modificaciones en el original y los demás serán copias
obsoletas, el responsable deberá garantizar la divulgación de los cambios en la
documentación a todos los niveles de la organización relacionados con este.
Documento No Controlado: Es aquel que se emite con fines informativos, no
requiere un control estricto en cuanto a sus modificaciones y se entrega a los
empleados, para licitaciones, clientes, proveedores o entidades que requieran alguna
información de la empresa.
ELABORACION Y CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS.


SG: Sistema de Gestión
SST: Seguridad y Salud en el Trabajo.
3.
CONDICIONES GENERALES:
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FECHA: 09-08-2018
VERSION: 1
3.1 Cuando se elabore o modifique un documento, deben ser redactados de forma clara,
sencilla y concreta.
3.2 Todo documento del SGSST, será revisado por el responsable del proceso y a su vez
deberán ser incluidos dentro del LISTADO MAESTRO CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS, una vez sean aprobados por la gerencia.
3.3 Se entiende por documento controlado aquel que forma parte del SG-SST, y que se
actualizan a su tenedor cuando se generan cambios y se encuentran relacionados en el
LISTADO MAESTRO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.
3.4 Cuando son documentos externos que la organización considere que deben estar
controlados, se identifican y se incluyen dentro del LISTADO MAESTRO CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS.
3.5 Se realizará una copia de seguridad (Backup) de la información del sistema de gestión
contenida en el PC, cada 6 meses en un disco duro, USB o nube virtual.
3.6 Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mínimo
de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:
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

Resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores
Conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores
Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo.
Resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en
seguridad y salud en el trabajo;
Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en
seguridad y salud en el trabajo; y,
Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.
3.7. Los planes, programas, procedimiento, matrices y demás documentos del SGSST,
serán aprobado por el represéntate de la empresa o quien sea designado por medio del
acta de aprobación adjunta al LISTADO MAESTRO CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS, y como allí se establece. (Ver numeral 4, tabla de procedimiento)
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VERSION: 1
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DOCUMENTOS Y REGISTROS.
4. TABLA DE PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Necesidad de un
documento.
Se crea la necesidad en alguna
dependencia controlada por el SG-SST,
de documentar un proceso o actividad
para su estandarización.
Responsable del
área.
Solicitud
elaboración
modificación
documento.
Se solicita al área SST, la creación,
homologación, o modificación del
documento requerido, para que sea
controlado por el SGSST.
Responsable del
área
SST
/
Responsable del
área.
Procedimiento
de
elaboración y control de
documentos. / Listado
maestro
control
de
documentos y registros.
Área SST
Procedimiento
de
elaboración y control de
documentos. / Listado
maestro
control
de
documentos y registros.
Creación
documento
de
o
de
del
Para la creación del documento el área
SST, deberá tener en cuenta los
siguientes criterios para la elaboración
de documentos.
REGISTRO GENERADO
CRITERIOS DE ELABORACION DE DOCUMENTOS
Los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo, se identificarán con la siguiente manera:
1. Membrete.
LOGO DE LA
COMPAÑÍA.
NOMBRE DEL DOCUMENTO
CODIGO-#Consecutivo
FECHA: DD-MM-AA
VERSION: #
El membrete estará conformado por el logo de la empresa o nombre, en la
izquierda, en el centro el nombre del documento, y a la derecha el código, la
fecha y la versión.
2. La codificación de los documentos tendrá la siguiente configuración.
Proceso

+
Tipo de
Documentos
+
Consecutivo
Proceso: SST: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el trabajo.
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ELABORACION Y CONTROL DE
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
Tipo de documento:
P
PO
MTR
PL
LG
F
M
I

: Procedimiento del SST
: Procedimiento Operativo
: Matriz
: Plan
: Lineamiento gerencial
: Formato
: Manual
: Instructivo.
Consecutivo: Numeración compuesto por tres dígitos, irá acompañado por la
fecha de emisión o de cambio y la versión vigente.
o Fecha: DD-MM-AA
o Versión: 1
Ejemplo:
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DOCUMENTOS Y REGISTROS.
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VERSION: 1
3. Los procedimientos del SG-SST, estarán enmarcado bajo los siguientes contenidos básicos;
1. Objetivo
2. Definiciones.
3. Condiciones generales.
4. Tabla de procedimiento

La revisión del documento y aprobación será dada por el representante legal o quien haga
sus veces por medio del ACTA DE APROBACIÓN del LISTADO MAESTRO CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS en físico, donde se determinara el código, identificación,
fecha y versión del documento, esta acta de aprobación del documentos será archivada en
la carpeta física del SG, y actualizada en la versión digital, en la cual solo se debe reflejar
los documentos actualizados.
4. LISTADO MAESTRO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Documentos del SG-SST, diseñado para el control y administración de los documentos y
registros del sistema.
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DOCUMENTOS Y REGISTROS.
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VERSION: 1
Está compuesta por:
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Nombre del documento.
Versión actual
Fecha de la aprobación
Control de cambios
Almacenamiento
Protección
Recuperación
Retención
Disposición.
Cambios: Los cambios en los documentos serán solicitados al responsable del SGSST,
quien de acuerdo a la necesidad de cambio (por actualización de norma, procedimiento,
cambios estructurales, otros) en el documentos, consignará los cambios efectuados en el
mismo en la LISTADO MAESTRO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS, en la
columna de control de cambios, posteriormente diligenciara el ACTA DE APROBACIÓN, la
cuales esa adjunta a la lista maestra, para ello se ocultaran las filas de los demás
documentos y se realizara un impresión parcial de la lista maestra con los documentos que
requieran la aprobación por emisión o cambio de versión, la firma de esta acta establece el
reconocimiento por revisión y aprobación del documentos para el SG-SST
Ejemplo:
SST-P-001
FECHA: 09-08-2018
VERSION: 1
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DOCUMENTOS Y REGISTROS.

Cada vez que se genere un cambio de versión en los documentos, se deberá realizar
una charla o un comunicado vía email o cartelera sobre la divulgación de los cambios
en los documentos y de este modo se determina la versión anterior como obsoleta,
siendo responsabilidad de los trabajadores anular las versiones anteriores y hacer la
disposición del documento (los documentos físicos, será tachados con una raya a
mano alzada sobre el documento por el frente del mismo y utilizados por el respaldo
como papel reciclable.
5. Los registros deben contar con las siguientes características:
o
Identificación: Se identificarán mediante el título, código, versión y fecha.
o
Control; A través de la lista maestra serán controlados y administrados.
o
Almacenamiento: Se ubicará en el archivo físico correspondiente de acuerdo a lo
establecido en LISTADO MAESTRO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
o
Protección: Se define la protección en la LISTADO MAESTRO CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS, para cada registro, de tal modo que se garantice su
preservación en el tiempo protegido de la intemperie y terceros. (Magnético en el PC del
responsable del SGSST, y backup en disco duro de gerencia.)
o
Recuperación: Los registros se encontrarán
cronológicamente en los archivos físicos.
o
Retención: El tiempo de retención se establece de acuerdo a la importancia de
documento en el tiempo y las disipaciones legales y se establece en la LISTADO
MAESTRO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS, y este podrá ser retenido en
forma física o magnética.
o
Disposición de los registros: Se utilizarán como material de reciclaje para la impresión
de borradores, o serán destruidos de acuerdo al tipo de información que contengan. Ver
organizados
alfanuméricamente,
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6. Los programas del SG-SST, estarán enmarcados, bajo los siguientes contenidos básicos.
1. Objetivo
2. Alcance
3. Indicadores
4. Recursos
5. Responsables
6. Cronograma
7. Análisis por periodo.
Entrega, divulgación
y distribución de
documentos
Una vez se ha creado el
documento solicitado y ha sido
avalado por las personas
correspondientes,
este
documento será entregado al
dueño del proceso y socializado
con todo el personal que bajo
sus lineamientos han quedado
vinculados.
Responsable
del
Área. / Área SST /
Personal Vinculado
con el documento.
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