I NSTRUMENTOS DE GESTIÓN LIC. ADM. JORGE RAMOS SURCO CEL: 989785297 E-mail: [email protected] Lic. Jorge Ramos Surco 1 PROCESO ADMINISTRATIVO MISIÓN VISIÓN INSTRUMENTOS DE GESTIÓN PE PLANEACION OBJETIVOS POI ACTIVIDADES ORGANIZACIÓN FUNCIONES ROF ESTRUCTURA RIT CARGOS CAP FUNCIONES MOF RECURSOS PIA PROCESOS MAPRO DIRECCIÓN GESTIÓN CONTROL EVALUACION DE LA GESTIÓN Lic. Jorge Ramos Surco Modelos de Gestión Planes de control 2 FORMALIZACIÓN DE LA ORGANIZACIONES PÚBLICAS Ley Orgánica/Estatuto Reglamento de Organización y Funciones Cuadro para Asignación de Personal Manual de Organización y Funciones Plan Operativo Institucional Manuales de Políticas Presupuesto Analítico de personal Manual de Procedimientos Texto único de Procedimientos Administrativos Guía de servicios al Ciudadano Reglamento Interno de trabajo … Lic. Jorge Ramos Surco 3 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES ROF Lic. Jorge Ramos Surco 4 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES • El Reglamento de Organización y Funciones (ROF) es un documento técnico normativo de gestión institucional que contiene la organización formal de una entidad pública, es decir, contiene su estructura orgánica así como las funciones generales y específicas de cada uno de sus órganos y unidades orgánicas. • Un ROF es un reglamento de tipo administrativo o de organización que ordena las funciones y actividades a cargo de cada entidad pública. Lic. Jorge Ramos Surco 5 Tengamos en cuenta los siguientes conceptos clave: • Competencia: Ámbito de actuación material ( salud, educación, defensa, etc.) o territorial (nacional, regional o local) de la entidad en su conjunto, establecido conforme un mandato constitucional o legal. • Función: Es el conjunto de acciones o tareas que le corresponde realizar a la entidad y a sus órganos y unidades orgánicas de manera particular. Lic. Jorge Ramos Surco • Objetivos: Describen el propósito que pretende alcanzar la entidad para el cumplimiento de su labor institucional en el marco de sus competencias y funciones. 6 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES El ROF es un documento: • Técnico, dado que es el resultado del proceso de planeación organizacional en el cual una entidad define el modelo de organización que mejor le conviene para el cumplimiento de sus funciones y objetivos. • Normativo, porque constituye una norma de carácter público y de obligatorio cumplimiento para la entidad. • De gestión, ya que es una guía administrativa para la entidad y su personal, sobre cómo se han asignado las funciones y responsabilidades en su interior. Lic. Jorge Ramos Surco 7 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Es un documentos de gestión que precisa: funciones/unidades orgánicas/relaciones funcionales y atribuciones específicas • ESTRUCTURA DEL ROF Introducción Índice Generalidades Título primero: de la naturaleza, finalidad, objetivos y funciones generales. Título segundo: de la estructura, funciones y atribuciones Título tercero: de las relaciones inter institucionales. BASE LEGAL: D.S. N° 043-2006-PCM Título cuarto: del régimen laboral Título quinto: de las disposiciones complementarias Título sexto: de las disposiciones transitorias y finales Organigrama general Glosario de términos Lic. Jorge Ramos Surco 8 ENTIDADES QUE REQUIEREN CONTAR CON UN ROF, DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS: • Los Ministerios y sus Organismos Públicos Descentralizados, incluyendo los Reguladores, y demás entidades del ejecutivo con calidad de pliego presupuestario. • El Poder Judicial, el Ministerio Público, el Jurado Nacional de Elecciones, la Oficina Nacional de Procesos Electorales, el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, el Consejo Nacional de la Magistratura, la Defensoría del Pueblo, la Contraloría General de la República, el Tribunal Constitucional, la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras de Fondo de Pensiones y el Banco Central de Reserva del Perú. • Los Gobiernos Regionales, los Gobiernos Locales y sus Organismos Públicos Descentralizados Lic. Jorge Ramos Surco 9 • Así como toda organización que cumpla con funciones de carácter permanente, es decir que haya sido creada por norma con rango de Ley que le otorga personería jurídica, siempre que la norma no establezca un plazo determinado de vigencia o que la entidad haya sido creada para atender una necesidad temporal cuya culminación o desaparición conlleve a la de la entidad, de acuerdo a lo dispuesto en los Lineamientos. Es importante tener en cuenta lo siguiente: En el caso de los Gobiernos Regionales, la normatividad no les confiere la facultad de crear Organismos Públicos Descentralizados, por lo que el Manual no hace mención a estos. Los Programas y Proyectos que cumplan con las características previstas en los Lineamientos para ser calificados como tales deben aprobar un instrumento distinto denominado: Manual de Operaciones. Lic. Jorge Ramos Surco 10 MARCO LEGAL • La Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley N° 27658, que contiene el marco general sobre el diseño y estructura de la Administración Pública de los diferentes niveles de gobierno. • Los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF, aprobados mediante Decreto Supremo N° 043-2006PCM, contiene el marco especial que las entidades de los diferentes niveles de gobierno deben seguir para la elaboración y aprobación de su ROF. • Otras disposiciones que establezca la Secretaría de Gestión Pública Lic. Jorge Ramos Surco 11 ÓRGANOS QUE INTERVIENEN EN LA ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE UN ROF ENTIDAD ELABORA PROYECTO DEL ROF. VISA PROYECTO DE ROF APRUEBA PROYECTO DE ROF EMITE INFORME PREVIO PARA APROBACIÓN DE ROF Ministerio Secretaría de Gestión Pública de la PCM OPD Nacional Secretaría de Gestión Pública de la PCM Organismos Constitucionalmen te Autónomos Gobierno Regional Gobierno Local Órgano responsable de las funciones de planeamiento, racionalización, o quien haga sus veces Órgano de Asesoría jurídica o Titular de la Entidad quien haga sus veces Oficina de Planeamiento y Presupuesto o la que haga sus veces Gerencia General Gerencia General OPD Local Oficina de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno local o la que haga sus veces Direcciones Regionales Sectoriales Oficina de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Regional o la que haga sus veces Lic. Jorge Ramos Surco 12 CARACTERÍSTICAS DEL ROF DEBE ESTAR ORGANIZADO EN UNA FORMA SISTEMÁTICA DEBE CONTENER INFORMACIÓN PERTINENTE CONCRETA Y CLARA DEBE SER REDACTADO EN TÉRMINOS DE FÁCIL LECTURA Y COMPRENSIÓN DEBE SER PRESENTADO E IMPRESO PARA PERMITIR SU FÁCIL MANEJO SU CONTENIDO SE PRESENTARÁ EN TÍTULOS, CAPÍTULOS Y ARTÍCULOS Lic. Jorge Ramos Surco 13 ETAPAS DEL DESARROLLO DEL ROF FORMULACIÓN Se constituirá una comisión La oficina o área de racionalización actúa como secretaría técnica Cada órgano propone las funciones generales y atribuciones Su formulación debe ser compatible con las normas legales que le sustentan En lo posible se debe hacer corte de página en los respectivos capítulos y títulos El proyecto a nivel de documento y trabajo debe ser opinado, por los responsables de las diversas Áreas. El proyecto final debe ser concordado en relación con las otras Áreas APROBACIÓN El proyecto debe ser elevado a la autoridad competente con el respectivo proyecto norma de aprobación Debe adjuntar una exposición de motivos. Lic. Jorge Ramos Surco 14 ETAPAS DEL DESARROLLO DEL ROF DIFUSIÓN Imprimir el número necesario para su distribución a nivel de las unidades orgánicas de la entidad, archivo, centro de documentación, biblioteca y para los órganos de nivel superior Los ejemplares deben ser codificados y numerados Su distribución debe comprender necesariamente a los responsables de todas las unidades orgánicas de la entidad. ACTUALIZACIÓN La Oficina de Racionalización o la que haga sus veces será responsable de la actualización del ROF Cuando se modifique la naturaleza, ámbito u objetivo y fines de la entidad La propuesta delos órganos Cuando, se emite una norma que modifique el ámbito funcional Cuando sea necesario modificar la estructura orgánica. Lic. Jorge Ramos Surco 15 CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PASO 1: IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGÁNICA SEGÚN EL MARCO LEGAL • 1. ¿Qué tengo que hacer? • 2. Identificar mi base legal • 3. Elaborar Matriz 1 Según marco legal • 4. Identificar funciones y áreas según marco legal Lic. Jorge Ramos Surco 16 1. ¿Qué tengo que hacer? • El primer paso para elaborar el proyecto de ROF es que la entidad identifique qué es lo que tiene que hacer como institución, para lo cual deberá referirse al marco legal vigente que determina la razón de ser de la entidad. • Las entidades públicas son como administradores de los marcos legales en los cuales se desempeñan los/as ciudadanos/as y las personas jurídicas. Por eso las funciones que se incluirán en el ROF deben provenir de normas sustantivas que son las que determinan qué es lo que una entidad debe hacer en una determinada actividad social o económica. • Las funciones generales de la entidad pública están dadas mayormente por las normas, y en algunos casos estas señalarán ciertas funciones específicas que deberán ser cumplidas por los órganos y/o unidades orgánicas que la conforman, teniendo además efectos sobre la estructura orgánica de la entidad. Lic. Jorge Ramos Surco 17 Tengamos en cuenta los siguientes conceptos: Funciones Generales: Conjunto de acciones que debe realizar la entidad conducente a alcanzar los objetivos y metas de su gestión administrativa. Estas provienen por lo general de las normas sustantivas vinculadas a la entidad. Órgano: Son las unidades de organización que conforman la estructura orgánica de la entidad (órganos de línea, de apoyo, de asesoramiento, etc.) Funciones Específicas: Conjunto de acciones que deben realizar los órganos y unidades orgánicas que conforman la entidad, acorde con sus funciones generales y conducente a alcanzar los objetivos y metas de la entidad. Unidad Orgánica: Es la unidad de organización en que se dividen los órganos contenidos en la estructura orgánica de la entidad (oficinas, gerencias, direcciones, etc.). Estructura Orgánica: Constituye el reflejo de Área: Se refiere a los órganos y unidades la capacidad de una entidad de organizarse orgánicas de una entidad. internamente, mediante la división del trabajo y la asignación de funciones y responsabilidades entre sus órganos y unidades orgánicas así como coordinando su Lic. Jorge Ramos Surco 18 labor. 2. Identificar mi base legal • El conjunto de normas que regulan la actuación de las entidades públicas, se encuentran clasificadas en tres grandes grupos: NORMAS SUSTANTIVAS Funciones misionales SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Funciones administrativas Lic. Jorge Ramos Surco NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL Funciones de aplicación general 19 Normas sustantivas • La Constitución Política, define el ámbito de competencia de los organismos y poderes autónomos (por ejemplo la Defensoría del Pueblo, el Ministerio Público, el Tribunal Constitucional, entre otros), así como de las regiones y municipalidades. Asimismo, establece atribuciones a cargo de determinados funcionarios públicos. • La Ley del Poder Ejecutivo establece las competencias de cada uno de los Ministerios y regula su organización. • Regulaciones Sectoriales que comprenden a las leyes de creación de los Ministerios, las cuales precisan el ámbito de su competencia y de sus Organismos Públicos Descentralizados, así como leyes y reglamentos sectoriales que complementan las funciones y atribuciones asignadas al interior de tales entidades (como por ejemplo la Ley General de Educación en el caso del Ministerio de Educación, la Ley General de Aguas, en el caso de los Ministerios de Lic. Jorge Ramos Surco 20 Salud y Agricultura, etc.) Normas sustantivas • Convenios Internacionales que establecen funciones o atribuciones a cargo de entidades públicas vinculadas con la materia del convenio. • La Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales establece el ámbito de competencia de los Gobiernos Regionales, las funciones misionales a su cargo y regula su estructura orgánica. • La Ley Orgánica de Municipalidades establece el ámbito de competencia de los Gobiernos Locales, las funciones misionales a su cargo y regula su estructura orgánica. • La Ley de Bases de la Descentralización establece las competencias de cada uno de los niveles de gobierno. Lic. Jorge Ramos Surco 21 Sistemas Administrativos • Sistema Nacional de Presupuesto • Sistema Nacional de Tesorería • Sistema Nacional de Endeudamiento • Sistema Nacional de Contabilidad • Sistema Nacional de Inversión Pública • Sistema Nacional de Control • Sistema Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado • Sistema de Personal del Empleo Público: • Sistema Nacional de Informática • Sistema Nacional de Defensa Judicial • Sistema nacional de Modernización del estado Lic. Jorge Ramos Surco 22 Normas de aplicación general • Normas ambientales: Ley del Sistema Nacional de Gestión Ambiental y su Reglamento; Ley del Sistema Nacional de Evaluación de Impacto Ambiental, Ley del Medio Ambiente, entre otras. • Normas sobre cooperación internacional: Ley de Cooperación Internacional, Decreto Legislativo 719; Reglamento de la Ley de Cooperación Internacional, Decreto Supremo N° 015-92-PCM. • Normas sobre defensa nacional y civil: Ley del Sistema de Seguridad y Defensa Nacional, Ley 28478; Ley del Sistema de Defensa Civil, Decreto Ley 19338; Reglamento del Sistema de Defensa Civil, D.S. 005-88-SGMD • Normas sobre acceso a la información pública: Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública; Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, D.S. 072-2003-PCM. Lic. Jorge Ramos Surco 23 3. Elaborar Matriz 1 Según marco legal • distinguirá entre Funciones Generales, Funciones Específicas y áreas (órganos o unidades orgánicas) de la entidad según lo señalado en las normas: FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECÍFICAS ÓRGANO FUNCIÓN UNIDAD ORGÁNICA FUNCIÓN 1L 2L En esta matriz se hará mención a órganos y unidades orgánicas sólo si las normas revisadas señalan su creación, de lo contrario, únicamente se incluirá información respecto a funciones generales y funciones Lic. Jorge Ramos Surco 24 específicas. 4. Identificar funciones y áreas según marco legal 1ero. Cada entidad debe revisar el conjunto de normas sustantivas y de aplicación general, incluyendo las regulaciones sectoriales. 2do. Respecto de las funciones vinculadas con los sistemas administrativos, tomar en cuenta: SON FUNCIONES DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL DE TODAS LAS ENTIDADES PÚBLICAS (Art. 28 Resolución Contraloría N° 1142003-CG); ADICIONALMENTE, SON FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL SECTORIAL (Art. 29 Resolución Contraloría N° 114-2003-CG) ; ADICIONALMENTE, SON FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL REGIONAL (Art. 29 Resolución Contraloría N° 114-2003-CG) que deben ser incluidas en los ROF por Sistema Administrativo. Lic. Jorge Ramos Surco 25 CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PASO 2: IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGÁNICA SEGÚN LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL 1.¿Cuál es la estrategia para cumplir con la misión institucional? 2.Revisar documentos de planeamiento institucional 3.Identificar estrategia, prioridades y objetivos 4.Identificar como se traducen en funciones y áreas de la entidad 5.Elaborar Matriz 2 de funciones y áreas según la estrategia instituccional Lic. Jorge Ramos Surco 26 1. ¿Cuál es la estrategia para cumplir con la misión institucional? • Si bien el ROF tiene un carácter de permanencia, toda reformulación del mismo debe tomar en consideración la estrategia institucional (que suele ser de corto o mediano plazo) que la entidad haya definido para el logro de su finalidad y el cumplimiento de sus funciones. Lic. Jorge Ramos Surco 27 2. Revisar documentos de planeamiento institucional • Por ello, es conveniente que se incluya como parte del análisis institucional y antes de definir la estructura de la organización así como las funciones que esta ejercerá, la revisión de los documentos de planeamiento elaborados por la entidad o aquellos que puedan influir en su accionar (por ejemplo algunos planes o políticas sectoriales). Lic. Jorge Ramos Surco 28 3. Identificar estrategia, prioridades y objetivos • Las funciones que debe cumplir la organización con el fin de ser más eficiente en su gestión y alcanzar los objetivos que se ha trazado, en particular sus órganos y unidades orgánicas. • Señalar la necesidad de crear o eliminar algún área (órgano o unidad orgánica) de la entidad, a fin de llevar adelante la estrategia institucional. • Verificar que la misión, visión y objetivos institucionales estén acorde con las competencias y funciones que la ley señala para la entidad. Lic. Jorge Ramos Surco 29 4. Identificar como se traducen en funciones y áreas de la entidad • En efecto, la elaboración de todo documento de planeamiento se ha basado en la identificación de las responsabilidades de la entidad (competencias y funciones) así como de sus problemas, traduciéndose en la definición de estrategias para cumplirlas y superarlos respectivamente. • Es importante que el ROF tome en consideración estos aspectos, ya que la forma en que la entidad decida organizarse contribuirá o no a hacer frente a dichas responsabilidades y posibles problemas identificados. Lic. Jorge Ramos Surco 30 5. Elaborar Matriz 2 de funciones y áreas según la estrategia institucional FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECÍFICAS ÓRGANO FUNCIÓN UNIDAD ORGÁNICA FUNCIÓN 1E 2E 1E: Es el código que se le asigna a las funciones generales que se deriven de la Estrategia Institucional definida en los Documentos de Planeamiento. Dicha codificación será útil al momento de elaborar la Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información. Lic. Jorge Ramos Surco 31 CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PASO 3: IDENTIFICAR EL ESTADO ACTUAL DE LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA ORGÁNICA • 1. ¿Qué hacer actualmente como organización? • 2. Revisar el ROF vigente • 3. Elaborar la matriz 3 de funciones y áreas según el ROF vigente • 4. Aplicar cuestionario al personal de la entidad • 5. Elaborar Matrices 4, 4A, y 4B de funciones y áreas según la organización actual Lic. Jorge Ramos Surco 32 1. ¿Qué hacer actualmente como organización? • Suele suceder que con el paso del tiempo las entidades vean la necesidad de incluir, ampliar o variar sus funciones y/o áreas con el objeto de lograr una mayor eficiencia en su labor que permita el logro de sus objetivos. • En algunos casos, estas nuevas funciones y áreas se traducen en aspectos positivos ya que permiten cumplir mejor con la misión de la institución y en otros casos, si bien estas persiguen la finalidad de hacer más eficiente el accionar de la entidad, pueden tener el efecto contrario, o estar duplicando funciones al interior de la misma entidad o con otras entidades públicas. Lic. Jorge Ramos Surco 33 2. Revisar el ROF vigente • El ROF vigente debería reflejar la manera como la entidad tenía previsto hacer frente a los objetivos que se había trazado para el logro de las funciones que por norma le han sido conferidas. • Sin embargo, también puede suceder que la estructura organizacional contenida en el ROF no esté actualizada, que el ROF comprenda funciones que en realidad no corresponde cumplir a la entidad, que establezca niveles jerárquicos o interrelaciones entre sus órganos que parecen no haber dado buenos resultados, que no defina o delimite claramente responsabilidades, entre otros, que son necesarios identificar para tomarlos en cuenta o corregirlos en el proyecto de nuevo ROF. Lic. Jorge Ramos Surco 34 3. Elaborar la matriz 3 de funciones y áreas según el ROF vigente Matriz 3. Funciones y áreas según el ROF vigente FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECÍFICAS ÓRGANO FUNCIÓN UNIDAD ORGÁNICA FUNCIÓN 1E 2E Lic. Jorge Ramos Surco 35 3. Elaborar la matriz 3 de funciones y áreas según el ROF vigente Sobre la base de la información recabada en los pasos 1 y 2, se procederá a contrastar los bosquejos de organigramas determinados, es decir del marco legal y los documentos de planeamiento, con el organigrama del ROF vigente. La finalidad es: 1. Identificar algunos de los cambios necesarios en este último para adecuarse a lo que señala la normatividad, en caso no estuviera acorde, 2. Evaluar posibles cambios en la estructura, a fin de implementar la estrategia institucional que permita tener una organización más eficiente en el cumplimiento de sus funciones. Lic. Jorge Ramos Surco 36 4. Aplicar cuestionario al personal de la entidad • Conocer la organización actual de la entidad, es decir cómo vienen operando los órganos y unidades orgánicas de la institución, tanto los que resultan de la estructura formal como de la informal, así como las funciones que cada área viene cumpliendo (aunque estas no correspondan al ROF vigente). • Identificar si existen nuevas funciones que hayan sido asumidas, y determinar, en caso éstas no contravengan a las normas y a las competencias de la entidad, si serán o no incluidas en la redefinición de la organización. • Conocer aquellas actividades y tareas que podrían estarse duplicando para el cumplimiento de una misma función, o que no se vienen cumpliendo siendo parte de las competencias de la organización. Lic. Jorge Ramos Surco 37 • Conocer la manera en que se interrelacionan las diferentes dependencias (niveles jerárquicos formales e informales) de la entidad, a fin de verificar si ello apoya o dificulta el cumplimiento de las funciones y misión de la entidad. • Ver anexo 1 (modelo de cuestionario) Lic. Jorge Ramos Surco 38 5. Elaborar Matrices 4, 4A, y 4B de funciones y áreas según la organización actual • La Matriz 4 recogerá las funciones generales y específicas, así como la estructura orgánica que reflejen el estado actual del funcionamiento de la entidad (estructura formal como informal). FUNCIONES GENERALES FUNCIONES ESPECÍFICAS ÓRGANO FUNCIÓN UNIDAD ORGÁNICA FUNCIÓN 1A 2A Lic. Jorge Ramos Surco 39 • El personal que responda al cuestionario tendrá la tarea de: - Identificar de acuerdo a las fuentes de información que estime pertinente las funciones generales a las cuales se vincula la labor del órgano o unidad orgánica en el que trabaja, - definir las funciones específicas a las que el área contribuye, así como las actividades y tareas que aquellas implican. - Una vez elaborada la matriz, se procederá a representar gráficamente la estructura actual de la entidad, de acuerdo a lo recogido en los cuestionarios, la misma que podrá contrastarse con los bosquejos de organigramas elaborados en los pasos 1, 2 y el organigrama vigente de la entidad. Para la representación gráfica se recomienda referirse al Paso 5 que señala los conceptos básicos para la elaboración de organigramas. Lic. Jorge Ramos Surco 40 La Matriz 4A permitirá procesar la información de los cuestionarios, la misma que será de gran utilidad al momento de definir las funciones de la entidad así como la nueva organización materia del proyecto de ROF. Función General Vinculada Cód Función Órgano Tipo Denomina ción Función específica Unidad Orgánica Denomina ción Función específica Actividades o tareas relacionadas Área que supervisa el cumplimiento Áreas involucra das 1A 2A Esta matriz (4A) ayudará a resaltar las relaciones que existen entre las diversas áreas para el cumplimiento y supervisión del cumplimiento de cada una de las funciones y de las actividades o tareas que estas conllevan. Lic. Jorge Ramos Surco 41 Tipo: Los tipos de Cód 1A: Se refiere a las funciones generales señaladas por el personal en los cuestionarios. órganos pueden ser de Alta Dirección, Consultivos, de C o n t r olInstitucional,d e Asesoramiento, de Apoyo, de Línea y Desconcentrados. Denominación: Se refiere al nombre que lleva el órgano o la unidad orgánica dentro de la entidad. Ejemplo: Dirección de Planeamiento y Presupuesto, Oficina de Inversiones, etc. Actividades o tareas relacionadas: Permitirá definir mejor la función específica del órgano o unidad orgánica al momento de redactar el nuevo documento de ROF. Área que supervisa el cumplimiento: Se refiere al órgano o unidad orgánica que supervisa el accionar del área, permitiendo identificar los niveles jerárquicos en la organización. Áreas involucradas: Se refiere a los órganos o unidades orgánicas que contribuyen a que se cumpla la función, actividad o tarea de la unidad en cuestión y/o a quién beneficia el cumplimiento de las mismas, permitiendo identificar las dinámicas de trabajo y el modo de interrelacionarse dentro de la organización. Lic. Jorge Ramos Surco 42 • La Matriz 4B recogerá información relacionada a aquellas funciones generales o específicas que de acuerdo a la opinión del personal no se vienen cumpliendo en la entidad y que son materia de sus competencias, así como las razones de ello. • Este análisis permitirá a la entidad conocer qué es lo que debe hacer y no está haciendo, así como sus limitaciones en materia de tiempo, presupuesto, entre otros, que harán que en algunos casos sea necesario priorizar funciones y tal vez formular estrategias que les permitan en un plazo razonable cumplir con todo lo que las normas les encargan. Lic. Jorge Ramos Surco 43 Matriz 4B. Funciones que no se vienen cumpliendo Función General vinculada Cod función No se cumple por. (Marcar X) Órgano Órgano a cargo Función específi ca No se cumple por. (Marcar X) Unidad Orgánica Unidad Orgánica a cargo Función específi ca No se cumple por. (Marcar X) Falta de tiempo Falta de tiempo Falta de tiempo Falta de recursos Falta de recursos Falta de recursos Indefinición de responsabilidade s Indefinición de responsabilidade s Indefinición de responsabilidad es Por estrategia institucional Por estrategia institucional Por estrategia institucional Otros Otros Otros La verificación de este último aspecto será parte del Informe Técnico Sustentatorio necesario para el proceso de aprobación de la propuesta de ROF. Lic. Jorge Ramos Surco 44 CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PASO 4: IDENTIFICAR LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD 4. Elaborar la matriz 6 de funciones y áreas del proyecto del ROF 1. Elaborar las matrices Comparativas 5 y 5ª por fuentes de información 2. Definir las funciones generales y específicas de la organización 3. Definir el tipo de organización más adecuada para la entidad Lic. Jorge Ramos Surco 45 Paso 4.1 ¿Cómo elaborar Matrices Comparativas? • Matriz 5. Matriz Comparativa de Funciones Generales por Fuentes de Información FUNCIONES GENERALES Cód. Marco Legal 1L Cód. 1E Estrategia Institucional Cód. ROF vigente Cód. Organizació n Actual 1R 1A 2L 2E 2R 2A 3L 3E 3R 3A 4L 4E 4R 4A 5L 5E 5R 5A Lic. Jorge Ramos Surco 46 Matriz 5A. Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información Tipo de órgan o Marco Legal Cod. FG vinculada Órgano Función Específica de Órgano Estrategia I nstitucional Unid ad Orgá nica Funci ón Especí fica de UO Funci Cod. FG ón Órgan vinculada o Espec ífica de Órgan o Unida d Orgáni ca Función Específic a de UO ROF vigente Funció Cod. FG n Órgano vinculada Específ ica de Órgan o Unidad Orgánica Organización actual Funció n Específi ca de UO Cod. FG vinculad a Función Órgano Específic a de Órgano Unidad Orgánic a Alta Dirección Consultorios Control Institucional De Asesoramiento De Apoyo De Línea Desconcentrado s Como resultado de este paso, y del análisis de esta Matriz, la entidad identificará y/o definirá: - Sus funciones generales y específicas - Los órganos y unidades orgánicas que se harán cargo de las mismas - Las relaciones de coordinación entre éstas y otras entidades. Lic. Jorge Ramos Surco 47 Función Específica de UO Paso 4.2 Definir las funciones generales y específicas de la organización • 1ER CRITERIO: FUNCIONES GENERALES • Las funciones generales señalan a grandes rasgos el conjunto de acciones que debe realizar la entidad a fin de alcanzar sus objetivos institucionales. En ese sentido, y sobre la base de la información contenida en la Matriz 5A. Matriz Comparativa de funciones y áreas por fuentes de información. • Es necesario que la entidad tenga claramente identificada la base legal que sustenta todas y cada una de las funciones generales que serán incluidas en el proyecto de ROF, con excepción de las relativas a los sistemas administrativos. Lic. Jorge Ramos Surco 48 Los responsables de la elaboración del ROF deberán preguntarse lo siguiente: P ¿De acuerdo a la misión institucional, Cuáles serían las grandes líneas de acción que debe cumplir la entidad para lograr sus objetivos (definiéndose temas de intervención), de manera consistente con las competencias de la entidad y lo señalado por la normatividad vigente? P ¿Cuál sería la mejor manera de afrontar esos temas y cumplir con los objetivos que se tracen alrededor de ellos? Es decir qué acciones generales deberá realizar la entidad para alcanzarlos Lic. Jorge Ramos Surco 49 2do Criterio: Funciones Específicas Las funciones específicas señalan el conjunto de acciones (actividades o tareas) cuyo ejercicio está reservado a un determinado nivel jerárquico (órgano o unidad orgánica). Estas acciones deben estar acorde con las funciones generales de la entidad y ser conducentes a alcanzar los objetivos institucionales. Por ello, una vez definidas las funciones generales, se deberán determinar sus implicancias en distintas materias (dirección, control, asesoramiento, apoyo, etc.), así como en aspectos operativos. En ese sentido, las funciones específicas reflejan la forma en que se operativizan las funciones generales para cada órgano y unidad orgánica. Lic. Jorge Ramos Surco 50 PARA REDACTAR LAS FUNCIONES ESPECÍFICAS, DEBEMOS BASARNOS EN LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LA MATRIZ 5ª Y PREGUNTARNOS LO SIGUIENTE: P De acuerdo a las funciones generales definidas, ¿cuales serían los temas específicos de intervención que permitirían dar cumplimiento a las mismas? P De acuerdo a la misión de la entidad, sus funciones generales y las pautas normativas, ¿qué órganos o unidades orgánicas deben ser puestos en marcha para asegurar el cumplimiento de la labor de la entidad, y cuáles serían sus funciones específicas? P ¿Qué elementos operativos, administrativos, logísticos, materiales u otros deben existir a fin de permitir contar con las condiciones adecuadas para dar cumplimiento a las funciones generales de la entidad, y cómo éstos se traducirían en órganos, unidades orgánicas y funciones específicas en la organización? Lic. Jorge Ramos Surco 51 VERBOS COMUNES POR TIPO DE ÓRGANO ALTA DIRECCIÓN Apoyar Presidir CONSULTIVO Absolver APOYO Abastecer F ormular ASESORAMIENTO Absolver Apoyar Evaluar Actualizar Identificar Administrar Informar Asesorar Compendiar Aprobar Asesorar Formular Identificar Emitir Autenticar Imponer Aprobar Asesorar Proponer Refrendar Asesorar Emitir Asistir Representar Proponer LÍNEA Apoyar Integrar Asistir Cautelar Organizar Participar Establecer Formular Brindar Concertar Participar Planificar Conducir Planificar Lograr Conducir Promover Coordinar Delegar Controlar Coordinar Producir Programar Opinar Proponer Controlar Coordinar Proponer Supervisar Designar Desarrollar Promover Sistematizar Desarrollar Dirigir Establecer Difundir Dirigir Proponer Recopilar Visar Dictar Dirigir Evaluar Efectuar Registrar Expedir Fomentar Ejecutar Elaborar Supervisar Suscribir Formular Emitir Verificar Emitir Informar Evaluar Visar Establecer Concertar Supervisar Conducir Suscribir Conocer Visar Lic. Jorge Ramos Surco Vigilar Diseñar Disponer Ejecutar 52 Para facilitar la estandarización de los términos se ha elaborado una lista de los verbos más usados, así como su significado en el contexto de las normas de organización y funciones del sector público. Son verbos sinónimos: Se utilizan para funciones que implican: Supervisar , controlar , verificar , vigilar Velar por, garantizar Ejercer la inspección superior en trabajos realizados por otros . Evaluar Conducir, dirigir , liderar Planear, planificar Apoyar , colaborar Calificar la calidad o el cumplimiento de lo realizado por otro Estar a cargo, como responsable principal. Hacer planes o proyectos . Ayudar a otras personas o áreas en la realización de una tarea que es responsabil idad principal de ella . Juntar y organizar información y hacerse cargo de su integridad . Recopilar , compilar, compendiar Promover, impulsar, fomentar Definir Formular , elaborar Asegurar que existen condiciones para que se cumpla algo que realiza un tercero. Iniciar o dar empuje a una tarea o proceso procurando su logro. No supone la ejecución directa de la actividad (supone hacer alguna actividad previa a la principal que permita que otros la lleven a cabo o dar las condiciones para que otros la lleven a cabo) Tomar decisión sobre algo (política pública, proceso administrativos, etc.) Hacer o preparar proyectos, políticas públicas, informes que serán aprobados por otro . Coordinar, armonizar Hacer gestiones para que los involucrados logren determinado resultado . Concertar , acordar , convenir, concordar Informar , comunicar Determinar o resolver por común acuerdo con otros involucrados . Enterar, dar noticia de algo de manera oficial . Lic. Jorge Ramos Surco 53 La tendencia de la redacción debe ser sencilla para su fácil lectura, evitando en lo posible el uso excesivo de palabras para describir un mismo verbo. Por ejemplo: Decir Puede decirse Prestar asesoramiento Asesorar Brindar apoyo Apoyar Lograr la recopilación Recopilar Establecer la coordinación Coordinar Lic. Jorge Ramos Surco 54 Cuando se emplee el uso de determinados verbos que suponen una interrelación con algún otro órgano, unidad orgánica u entidad, deberá especificarse al momento de redactar a cuál de ellos se hace referencia. Esto otorga claridad al objetivo de la función y evita posibles malos entendidos. A continuación algunos ejemplos: Función (tarea) Verbo usado Pregunta Respuesta Redacción Absolver consultas de carácter jurídico Absolver ¿A quién? A las unidades orgánicas Absolver consultas de carácter jurídico que formulen las unidades orgánicas del Ministerio. Proponer las disposiciones legislativ as o reglamentarias que juzgue convenientes Coordinar la celebración de convenios para la promoción y protección de inversiones y convenios para evitar la doble tributación Proponer ¿A quién? Al Ministro Proponer al Ministro las disposiciones legislativas o reglamentarias que juzgue convenientes. Coordinar ¿Con quién? Ministerio de Relaciones Exteriores Lic. Jorge Ramos Surco Coordinar con el Ministerio de Relaciones Exteriores la celebración de convenios para la promoción y protección de inversiones y convenios para evitar la doble tributación 55 Paso 4.3 adecuada Definir el tipo de organización más • Para ello, sobre la base del análisis de la Matriz 5A, y considerando las normas que señalan la creación de determinadas áreas en la entidad, se procederá a definir el tipo de estructura organizacional que se aplicará en la entidad así como los órganos y unidades orgánicas que la conformarán. • Este paso es primordial ya que la estructura que la entidad elija para organizarse definirá la interrelación entre las diferentes áreas (incluyendo las relaciones de poder) y marcará la dinámica de su trabajo. Lic. Jorge Ramos Surco 56 ¿Qué tipos de estructuras organizacionales existen? 1. Estructura Lineal La Estructura Lineal está basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados (la estructura militar es un buen ejemplo). Sus características son las siguientes: Entre el superior y los subordinados existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad. Las líneas de comunicación se establecen con rigidez y tienen sólo dos sentidos: uno orientado hacia arriba que lo une al cargo superior y representa la responsabilidad frente al nivel más elevado y otro orientado hacia abajo que lo une a los cargos directamente subordinados y representa su autoridad sobre los niveles inferiores. Permite una clara delimitación de responsabilidades y un control sencillo de las mismas ya que el poder y las decisiones están claramente centralizados. Lic. Jorge Ramos Surco 57 2. Estructura funcional La Estructura Funcional es la más usada en las entidades públicas y aplica el principio funcional o principio de la especialización de funciones para cada tarea. Se caracteriza por: Separar, distinguir y especializar la labor de la entidad. La división de responsabilidades se establece mediante una especialización del trabajo por áreas similares. Fomenta la creación de profesionales en las diferentes funciones con un alto grado de especialización y experiencia en las mismas. Se establece una jerarquía funcional en la que las actividades se coordinan según reglas, normas, políticas y procedimientos estandarizados. Este tipo de estructura permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o función y no en las demás tareas secundarias, así mismo que cada cargo reporte ante expertos en su campo de especialización. Lic. Jorge Ramos Surco 58 3. Estructura matricial o por proyectos En esta estructura, especialistas de diferentes partes de la organización se unen para trabajar en proyectos específicos. Es decir, resulta de la participación de una o más unidades funcionales en el desarrollo de proyectos dentro de una misma estructura organizacional. Sus características son: Tiene un sistema de autoridad doble, uno que nace de la relación funcional y otro del proyecto institucional específico. Por lo general, para evitar doble mando, el director de proyecto suele responder ante el director general. Suele utilizarse en aquellas entidades que necesitan respuestas a los cambios rápidos. Por ello, se decide la participación de quienes poseen los conocimientos, es decir los expertos, y la cabeza del proyecto y no sólo de la autoridad funcional. Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario y favorece el intercambio de experiencias entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica. Lic. Jorge Ramos Surco 59 4. Estructura Territorial o Geográfica La Estructura Territorial o Geográfica suele aplicarse cuando una entidad, de acuerdo con sus funciones, debe atender demandas de servicios en el ámbito nacional y territorial. Se caracteriza por: Tener una organización estructurada en unidades que, además de su sede central, tengan jurisdicción en diferentes zonas territoriales. Basarse en un sistema de dirección que otorga un alta grado de autonomía a sus unidades territoriales. Esto con el fin de asegurar su operatividad y flexibilidad para adaptarse a cada realidad territorial, teniendo como marco las políticas generales y los lineamientos establecidos por el nivel central. Lic. Jorge Ramos Surco 60 ¿Cómo definir la estructura organizacional más adecuada para la entidad? Para este fin, se debe manejar tres aspectos: • Primero, conocer el concepto de Estructura Organizacional. • Segundo, revisar los elementos clave para su diseño • Tercero, aplicar los criterios pertinentes para su desarrollo. Lic. Jorge Ramos Surco 61 1ero.- La estructura organizacional • Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se especifica la división de funciones, la interrelación y coordinación que deben existir entre los diferentes órganos y unidades orgánicas de una entidad a efectos de lograr sus objetivos. Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos y se especifica la división de funciones, la interrelación y coordinación que deben existir entre los diferentes órganos y unidades orgánicas de una entidad a efectos de lograr sus objetivos. Lic. Jorge Ramos Surco 62 2do.- Los elementos clave para el diseño de una estructura organizacional Departamentalización.Proceso que consiste en agrupar funciones y/o tareas en conjuntos especializados en el cumplimiento de ciertos tipos de actividades (órganos o unidades orgánicas). Cadena de mando.Es la línea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organización hasta el eslabón más bajo y define quién informa a quién. La calidad de una organización depende mucho de la calidad de la departamentalización, y en consecuencia, de la adecuada delegación de funciones y autoridad para el desarrollo de las mismas. Permite contestar las preguntas de los empleados tales como: ¿A quién acudo si tengo un problema? ¿Ante quién soy responsable?, etc. Cadena de Mando.Tramo de control.- Determina el número de niveles y responsables en la organización Lic. Jorge Ramos Surco 63 3ero.- Criterios para el diseño de una estructura organizacional • Contar con una misión y objetivos institucionales claramente definidos así como con una estrategia para su consecución. • Toda responsabilidad deberá ir acompañada por una autoridad correspondiente claramente identificada. Cada empleado debe ser responsable ante una sola persona. • Mantener una adecuada delimitación del ámbito de acción de la autoridad dentro de la organización evitará problemas de comunicación, falta de control administrativo y fuga de responsabilidades. • Una división adecuada del trabajo evitará duplicidad de funciones. Lic. Jorge Ramos Surco 64 ÓRGANOS QUE PUEDE CONTENER LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD • Órganos de Alta Dirección.- Este órgano configura el primer nivel organizacional de la Entidad, está integrado por el órgano que constituye la máxima autoridad de la Entidad; es decir los Consejos Consultivos (cuando corresponda) y la Secretaría General o quien haga sus veces. Sus asesores no constituyen unidades orgánicas. • Órganos Consultivos.- Son por lo general comisiones u otros espacios de consulta en las que se convoca a especialistas o representantes de grupos con un interés determinado para que emitan su opinión o recomendación sobre materias previamente determinadas. Sus opiniones o recomendaciones no son vinculantes para la entidad (no son obligatorias) y sus miembros participan adhonorem. Lic. Jorge Ramos Surco 65 ÓRGANOS QUE PUEDE CONTENER LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD • Órgano de Control Institucional.- Es el órgano conformante del Sistema Nacional de Control, cuyo responsable guarda dependencia funcional y administrativa con la Contraloría General de la República, siendo esta última quien determina las funciones del órgano. • Según las características de la Entidad y la complejidad de los procesos, el Órgano de Control Institucional podrá constituir unidades orgánicas, lo cual debe justificarse en el Informe Técnico Sustentatorio a que se refiere el Decreto Supremo N° 043-2006-PCM, debiendo considerarse la naturaleza, complejidad y volumen de funciones así como acreditar la opinión previa favorable de la Contraloría General de la República. Lic. Jorge Ramos Surco 66 ÓRGANOS QUE PUEDE CONTENER LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD • Órganos de Asesoramiento.- Son los encargados de brindar asesoría a las entidades en determinados conocimientos especializados. La normatividad establece que las entidades contarán con los siguientes órganos de asesoramiento: • Una Oficina de Asesoría Jurídica y • Una Oficina de Planeamiento y Presupuesto. • Este último tiene a su cargo las materias de Planeamiento, Presupuesto, Racionalización y Cooperación Técnica Internacional. Asimismo, con la justificación correspondiente mediante el Informe Técnico Sustentatorio, atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamaño de la entidad. Las funciones previstas para el segundo órgano podrán ser desagregadas o asignadas a otro. Lic. Jorge Ramos Surco 67 ÓRGANOS QUE PUEDE CONTENER LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD • Órganos de Apoyo.- Los órganos de apoyo son aquellos que brindan soporte al quehacer de la Entidad, concentran las acciones de coordinación y ejecución de los sistemas de gestión. La normatividad establece que las entidades contarán con una Oficina General de Administración como órgano de apoyo a cargo de las siguientes materias: Contabilidad y Finanzas, Adquisiciones, Administración de Personal y Sistemas. • Asimismo, con la justificación correspondiente mediante el Informe Técnico Sustentatorio, atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamaño de la entidad, las funciones previstas para este órgano podrán ser desagregadas o asignadas a otro. Lic. Jorge Ramos Surco 68 ÓRGANOS QUE PUEDE CONTENER LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD • Órganos de Línea.- Son aquellas unidades técnico normativas que: • Formulan y proponen las normas y acciones de política de alcance nacional sobre la materia de su competencia y supervisan su cumplimiento. • Ejecutan actividades que permiten dar cumplimiento a las funciones específicas de la entidad. Según el tipo de entidad, podrán estructurarse a través de Direcciones Nacionales, Direcciones Generales o Direcciones, según corresponda. La creación de estos órganos y de sus unidades orgánicas se decidirá de acuerdo con la naturaleza, complejidad y volumen de funciones a cargo y su disponibilidad presupuestal y siempre que se encuentren debidamente justificadas en el Informe Técnico Sustentatorio. Lic. Jorge Ramos Surco 69 ÓRGANOS QUE PUEDE CONTENER LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD • Órganos Desconcentrados.- Son órganos de la entidad con funciones específicas, asignadas en función de un ámbito territorial determinado. Actúan en representación y por delegación de esta dentro del territorio sobre el cual ejercen jurisdicción. Lic. Jorge Ramos Surco 70 TENGAMOS PRESENTE Las Mesas y Grupos de Trabajo y los Comités Técnicos. Son estructuras temporales que se dan en forma periódica preestablecida para cumplir con un objetivo definido; están compuestas por quienes prestan servicios en distintas áreas de entidades públicas. Son de carácter temporal y realizan encuentros de trabajo concreto, por lo que no deberán ser considerados en la estructura de la entidad, con independencia de la denominación formal que las normas le reconozcan. Lic. Jorge Ramos Surco Las Comisiones Son estructuras de carácter no permanente, que tienen objetivos temáticos precisos, por un plazo determinado y son producto de la voluntad político institucional, por lo que no deben figurar en la estructura de la organización, con independencia de la denominación formal que las normas le reconozcan. 71 Paso 4.4 Elaborar la Matriz de funciones y áreas del proyecto de ROF • Matriz 6. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF FUNCIONES GENERALES Sustento Legal Norma Función Artículo/ Disposición FUNCIONES ESPECÍFICAS Tipo de Órgano Órgano (*) Sustento Legal Norma Artículo/ Disposición Función Unidad Función Orgánica (*) La Matriz se subdividirá según el tipo de órgano que se haga cargo de las funciones específicas que se desprenden de las funciones generales de la entidad, estos pueden ser órganos de Alta Dirección, Consultivos, de Control Institucional, de Asesoramiento, de Apoyo, de Línea y Desconcentrados. Lic. Jorge Ramos Surco 72 CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PASO 5: DISEÑAR EL ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD a) ¿Qué es un organigrama? Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la entidad y refleja en forma esquemática: La posición de los órganos que la conforman, Los niveles jerárquicos Los canales formales de comunicación Las líneas de autoridad, así como sus respectivas relaciones. Lic. Jorge Ramos Surco 73 b) Requisitos fundamentales de un organigrama • Precisión.- Tanto los órganos, las unidades orgánicas y sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos. Para no saturarlo de información, no debe comprender a los trabajadores. • Vigencia.- Es importante que los organigramas reflejen la situación presente y por ello sean constantemente actualizados, de allí que sea aconsejable indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualización, así como el nombre de la unidad responsable de su elaboración. • Uniformidad.- Para facilitar la lectura de un organigrama es recomendable uniformizar el empleo de las líneas y figuras utilizadas. Lic. Jorge Ramos Surco 74 c) Criterios de diseño se deben considerar para diseñar un organigrama • Forma de la Figura.- Si bien pueden utilizarse varios tipos de figuras para elaborar un organigrama (rectángulo, círculo, cuadro, elipse), se recomienda usar un solo tipo para simbolizar los diferentes tipos de órganos y unidades orgánicas que integran una entidad. Sin embargo, dada la facilidad de diseño de las figuras de trazo horizontal, se recomienda utilizarla la figura del rectángulo. • Dimensión de la figura.- Aunque suele relacionarse el tamaño de la figura con la importancia del órgano, no es necesaria la reducción progresiva de sus dimensiones para establecer diferencias de nivel jerárquico, estas diferencias se establecen por la posición de las unidades en el gráfico. Lic. Jorge Ramos Surco 75 CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PASO 6: ANÁLISIS FINAL DE VIABILIDAD DEL PROYECTO DE ROF Se dará pautas para que la entidad verifique si la propuesta de ROF será o no viable. Para ello se deberán responder las siguientes preguntas: • ¿Todos los procedimientos administrativos contemplados en el TUPA están considerados en las funciones previstas? • ¿Será posible, bajo la nueva estructura, asignar e identificar a los responsables de resolver dichos procedimientos administrativos? • ¿Es posible tercerizar algunas de las labores de los órganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad? Lic. Jorge Ramos Surco 76 CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PASO 6: ANÁLISIS FINAL DE VIABILIDAD DEL PROYECTO DE ROF • ¿La nueva organización representará un cambio sustantivo en el Cuadro de Asignación de Personal? Si la respuesta es afirmativa, se deberá elaborar un borrador de CAP que se incluirá en el Informe Técnico Sustentatorio. • ¿Cuánto cuesta la nueva organización? Elaborar un cuadro comparativo de los gastos de operación de la estructura vigente y la propuesta. • ¿Puede ser financiada y con qué recursos? Por excepción, en caso que la nueva estructura orgánica represente un mayor gasto corriente para la entidad, deberá incluirse la sustentación del financiamiento de este, así como la proyección de gasto corriente con un horizonte de tres años. Lic. Jorge Ramos Surco 77 CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PASO 7: ELABORAR EL DOCUMENTO DE PROYECTO DE ROF • Contenidos del documento de ROF propuesto Titulo Primero: De las Disposiciones Generales • • Naturaleza Jurídica, entendida como las características de la personería jurídica de la Entidad, conforme a las disposiciones legales de organización y funciones. • Entidad de la que depende, de ser el caso y el tipo de dependencia que existe con ella, ya sea funcional, técnica y/o administrativa. • Jurisdicción, estableciendo el ámbito territorial sobre el que ejerce sus competencias la entidad. • Funciones Generales, entendidas como el conjunto de acciones que debe realizar la entidad con el fin de alcanzar los objetivos y metas de su gestión misional y administrativa. • Base legal, se refiere a las normas sustantivas que establecen las funciones de a entidad. Lic. Jorge Ramos Surco 78 PASO 7: ELABORAR EL DOCUMENTO DE PROYECTO DE ROF Titulo Segundo: De la Estructura Orgánica Sólo se detallará la estructura de la entidad, incluyendo el tercer nivel organizacional si lo hubiere, indicando los siguientes tipos de órganos: • • • • • • • Órganos de Alta Dirección Órganos Consultivos Órgano de Control Institucional Órganos de Asesoramiento Órganos de Apoyo Órganos de Línea Órganos Desconcentrados Lic. Jorge Ramos Surco 79 PASO 7: ELABORAR EL DOCUMENTO DE PROYECTO DE ROF Titulo Tercero: De las relaciones interinstitucionales Se especificará la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con otras entidades de la Administración Pública cuyos objetivos sean concurrentes o complementarios a los fines que persigue la Entidad. Anexo Contendrá el Organigrama de la entidad correctamente diseñado. Lic. Jorge Ramos Surco 80 CÓMO SE APRUEBA UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PASO 1: ELABORACIÓN DEL INFORME TÉCNICO SUSTENTATORIO Justificación Análisis de la consistencia Análisis funcional que incluye: En esta sección del informe se debe sustentar la coherencia entre la estructura orgánica propuesta y los objetivos institucionales contemplados en documentos de planeamiento de carácter multianual y otros instrumentos que expresen las políticas sectoriales, regionales o locales. La identificación de las nuevas funciones establecidas en el ROF propuesto Análisis Estructural que incluye: Las razones que sustentan la creación de cada uno de los nuevos órganos y unidades orgánicas, cuando corresponda Lic. Jorge Ramos Surco Efectos Cuadro comparativo presupuestalesde los gastos de operación de la estructura vigente y la propuesta. Cuando se haya previsto la tercerización de determinadas labores de los órganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluirá el análisis costo – beneficio que sustenta esa decisión. Por excepción, en caso que la nueva estructura orgánica represente un mayor gasto corriente para la entidad, deberá incluirse la sustentación del financiamiento de éste, así 81 como la proyección de gasto corriente con un horizonte de CÓMO SE APRUEBA UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PASO 2: APROBACIÓN DEL ROF Lic. Jorge Ramos Surco 82 Lic. Jorge Ramos Surco 83 Lic. Jorge Ramos Surco 84 CÓMO SE APRUEBA UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PASO 3: DIFUSIÓN DEL ROF - - Aprobado el ROF, este debe difundirse en todo el personal de la entidad para que conozcan la nueva estructura organizacional. La versión electrónica debe ser puesta a disposición del público en la página web de la entidad. Lic. Jorge Ramos Surco 85 CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL CAP Lic. Jorge Ramos Surco 86 CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL (CAP) El CAP es un documento técnico normativo de gestión institucional que contiene los cargos necesarios de una dependencia para su óptimo funcionamiento en base a la estructura de la organización vigente, prevista en el ROF. El CAP deberá elaborarse tomando como base el Reglamento de Organización y Funciones y la clasificación de cargos institucional vigente. El CAP deberá ser utilizado como un documento de previsión de la planta orgánica de una Entidad para un periodo definido, asimismo, como un documento de regulación para la previsión de plazas contenidas en el Presupuesto Analítico del Personal (PAP). REF.: D.S. N° 043-2004-PCM Lic. Jorge Ramos Surco 87 METODOLOGÍAS PARA ESTABLECER NECESIDADES DE CARGOS Analizar los Objetivos. Determinar las Funciones Básicas. Establecer la Estructura Básica. Determinar Actividades Servicios Productos. Establecer Planta Orgánica. Establecer las Situaciones Diferenciales de los Cargos. Establecer la Nomenclatura de Cargo. Formular el CAP. Lic. Jorge Ramos Surco 88 CRITERIOS PARA DETERMINAR LA NATURALEZA Y CANTIDAD DE LOS CARGOS CONSIDERAR Y/O ANALIZAR LOS SIGUIENTES FACTORES: El alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cada unidad orgánica. Complejidad de estas acciones. Disponibilidad Presupuestal. Dificultad de obtención de determinado personal idóneo para determinar cargos. Cantidad de servicios y/o productos que cada unidad orgánica debe brindar u obtener. Hombres necesarios para cumplir las actividades asignadas a la Unidad Orgánica. Lic. Jorge Ramos Surco 89 CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL (CAP) SECTOR: Nº Orden 01 02-05 06-07 ENTIDAD: COD: Cargo Clasificado Director de Sistema Adua II Espec. Planificación II Espec. Racionalizac. III Cargo Estructural Director Ejecutivo Lic. Jorge Ramos Surco Nº HOJA: Total Necesario 01 04 02 90 FORMATO PARA CUADRO DE ASIGNACIÓ DE PERSONAL (CAP) Lic. Jorge Ramos Surco 91 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES MOF Lic. Jorge Ramos Surco 92 MANUAL DE ORGANIZACIONY FUNCIONES 1.a contenido JERARQUIA FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS DE GESTION. CONCEPTO DEL MOF. FINES Y USO DEL MOF. CONTENIDO ESQUEMATICO DEL MOF. DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF. CARACTERISTICAS DE LAS FUNCIONES. Lic. Jorge Ramos Surco 93 JERARQUÍA FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS DE GESTIÓN Ley Orgánica de Creación. Estatuto. Reglamento de Organización y Funciones (ROF). Cuadro para Asignación de Personal (CAP). Manual de Organización y Funciones (MOF). Manual de Procedimientos. Lic. Jorge Ramos Surco 94 CONCEPTO DE MOF El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones especificas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal. Lic. Jorge Ramos Surco 95 NORMAS PARA LA FORMULACIÓN DEL MOF REFERENCIA LEGAL DIRECTIVA NO 001-95-INAP/DNR Metología y Lineamientos para formular el MOF ALCANCE EL MOF ES OBLIGATORIO PARA TODOS LOS ORGANISMOS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA. Lic. Jorge Ramos Surco 96 NATURALEZA DEL MOF Es un documento normativo que describe las funciones especificas a nivel de cargo o puesto de trabajo a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas para cada dependencia orgánica en el respectivo reglamento y funciones de la entidad así como a los requerimientos y nomenclatura de los cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal. CARACTERÍSTICA El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas en el ROF. No se utilizara el MOF para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP. El MOF se elaborará independientemente en cada unidad orgánica establecido en el segundo nivel organizacional. Lic. Jorge Ramos Surco 97 FINALIDAD DEL MOF Determinar las funciones especificas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos del cargo dentro de la estructura orgánica de cada dependencia. Proporcionar información a los trabajadores sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización así como las interrelaciones formales que corresponda. Ayuda institucionalizar la simplificación administrativa. Facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el de adiestramiento y orientación de personal en servicio. Lic. Jorge Ramos Surco 98 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Estructura del MOF. Introducción. Finalidad alcance. Aprobación y actualización. Base legal. Objetivos. Políticas. Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación. Funciones generales. Organización. Funciones de las unidades estructurales. Cuadro orgánico de asignación de cargos. Funciones especificas a nivel de los cargos. Organigrama. Lic. Jorge Ramos Surco 99 CONTENIDO ESQUEMÁTICO DEL MOF (DIRECTIVA N° 001-95-INAP/DNR) PRESENTACIÓN (INTRODUCCIÓN) INDICE (CONTENIDO) ASPECTOS GENERALES OBJETO DEL MANUAL FINALIDAD ALCANCE BASE LEGAL APROBACION (ACTUALIZACIÓN) ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ORGANO CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS INDICE DE CARGOS DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS Lic. Jorge Ramos Surco 100 DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF Organigrama estructural del órgano Lic. Jorge Ramos Surco 101 DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF Hoja de Especificación de Funciones (Alternativa A) Unidad Orgánica ........................................... 1. 2. 3. Cargo: .................................... FUNCIONES ESPECIFICAS a. b. c. d. Las demás que le asigne el (Cargo del Jefe inmediato superior) LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD a. Dependencia Directa. b. Supervisión Directa (1) (2) (n) REQUISITOS MINIMOS a. Formación b. Experiencia c. Alternativa Lic. Jorge Ramos Surco Nº HOJA 102 CARACTERÍSTICAS DE LAS FUNCIONES Describe acciones a realizar. Los verbos se presentan en imperativo (acción dinámica). Su descripción debe ser clara, sencilla. Pero objetiva y lógica. Seguir la secuencia del proceso administrativo (planea, organiza, dirige, coordina, supervisa, controla). Describir las funciones en orden de importancia y/o según la secuencia de su ejecución. Describir las funciones permanentes y las periódicas. Describir las atribuciones (aprueba, autoriza, firma, visa, dirige, participa y opina, selecciona, convoca, etc). Lic. Jorge Ramos Surco 103 ETAPAS PARA LA FORMULACIÓN DEL MOF FORMULACIÓN PLANEAMIENTOS RE COPILACION DE LA INFORMACIÓN ESTUDIO DE ANALISIS REDACCION DEL PROYECTO APROBACIÓN IMPRESIÓN - REPRODUCCIÓN DIFUSIÓN ACTUALIZACIÓN Lic. Jorge Ramos Surco 104 MODELO DE HOJA DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Contenido: Denominación de la unidad orgánica a la cual pertenece el cargo Denominación del cargo Funciones generales Funciones especificas Líneas de autoridad y responsabilidad Dependencia directa Cargos que supervisan Requisitos mínimos (especificaciones) Formación Experiencia Alternativa Lic. Jorge Ramos Surco 105 DIRECTIVAS OBJETO FINALIDAD ALCANCE BASE LEGAL VIGENCIA NORMAS GENERALES NORMAS ESPECIFICAS, COMPLEMENTARIOS O TRANSITORIAS PROCEDIMIENTOS FLUJOGRAMA Lic. Jorge Ramos Surco 106 INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL CUADRO DE NECESIDADES. 1.1.- Finalidad • Contar con Cuadro de Necesidades de Bienes, Servicios u Obras por Unidad Orgánica Estructurada y/o Unidad Ejecutora a nivel del Ministerio. 1.2.- Base Legal • Ley N° 28411 – Ley General del Sistema del Presupuesto Público. • Decreto Legislativo N° 1017 – Ley de Contrataciones del Estado (publicado en el Diario Oficial El Peruano el 04 de Julio del 2008). • Decreto Supremo N° 184-2008-EF – Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, (publicado en el Diario Oficial el Peruano el 1° de Enero del 2009). • Ley de Presupuesto para el Sector Público de cada Año Fiscal. • D.S. N° 002-2002-VIVIENDA.- Reglamento de Organización y Funciones del MVCS y modificatoria D.S. N° 045-2006-VIVIENDA. • Resolución Ministerial N° 175-2003-VIVIENDA, Norma que aprueba la Estructura y Funciones de los Órganos de Menor Nivel Jerarquico que se encuentran en el ROF. Lic. Jorge Ramos Surco 107 1.3.- Requisitos. • Convocatoria oficial y cronograma para inicio y desarrollo del Proceso de desarrollo de formulación del Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios de la Entidad (Directiva u Oficio) • Catálogo de Bienes y Servicios actualizado. Duración. • Tres (03) meses. 1.5.- Etapas del Procedimiento 1.6.- Diagrama. Lic. Jorge Ramos Surco 108 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO Y TEXTO ÚNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS TUPA Lic. Jorge Ramos Surco 109 REFERENCIAS: Lic. Jorge Ramos Surco 110 ÁMBITO Y CONTENIDO Su aplicación es en todas las entidades de la Administración Pública. La Ley regula las actuaciones de la función administrativa del Estado y el procedimiento administrativo común desarrollados en las entidades. Lic. Jorge Ramos Surco 111 FINALIDAD Es establecer el régimen jurídico aplicable para que la actuación de la Administración Pública, sirva a la protección del interés general, garantizando los derechos e intereses de los administrados y con sujeción al ordenamiento constitucional y jurídico en general. Lic. Jorge Ramos Surco 112 PRINCIPIOS Se sustenta que fundamentalmente en: Se sustenta que fundamentalmente en: P. Legalidad. Debido procedimiento. Impulso de Oficio Razonabilidad. Imparcialidad. Informalismo. Presunción de veracidad. Conducta procedimental. Celeridad. Eficacia. Verdad material. Participación Simplicidad. Uniformidad Predictibilidad. Privilegio de contratos posteriores. Lic. Jorge Ramos Surco 113 ACTOS ADMINISTRATIVOS Son las declaraciones de las entidades que, en el marco de normas de derecho público, están destinadas a producir efectos jurídicos sobre los intereses, obligaciones o derechos de los administrados dentro de una situación concreta. Lic. Jorge Ramos Surco 114 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Son el conjunto de actos y diligencia tramitadas en las entidades, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos, individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados. Lic. Jorge Ramos Surco 115 CALIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Procedimientos de aprobación automática. De evaluación previa por la entidad. Silencio Positivo. Silencio Negativo. Cada entidad señala estos procedimientos en su Texto Único de Procedimientos Administrativos TUPA. Lic. Jorge Ramos Surco 116 PLAZO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE EVALUACIÓN PREVIA 30 DIAS HÁBILES SALVO DISPOSICIÓN POR LEY O DECRETO LEGISLATIVO . Lic. Jorge Ramos Surco 117 LEGALIDAD DEL PROCEDIMIENTO Los procedimientos requisitos administrativos se establecen por autoridad de la entidad. y la costos máxima Los procedimientos deben ser compendiados y sistematizados en el TUPA, y aprobados por la entidad. Incurre en responsabilidad procede de modo diferente. Lic. Jorge Ramos Surco la autoridad que 118 CONTENIDO DEL TUPA Todos los procedimientos de iniciativa de parte que se requieran para satisfacer los intereses, los derechos de los administrados – que requieran pronunciamiento de la entidad y cuya exigencia cuente con respaldo legal expresado en el TUPA. Descripción clara y taxativa de todos los requisitos. La calificación de cada procedimiento (evaluación previa o aprobación automática. Los supuestos en que procede los derechos de tramitación, con indicación de monto y forma de pago, expresado en UIT. Las vías de recepción para acceder a los procedimientos. La autoridad competente para resolver en cada instancia y los recursos a interponerse . Los formularios que se sean empleados durante la tramitación NOTA.- El TUPA también incluirá la relación de aquellos servicios prestados en exclusividad por las entidades Lic. Jorge Ramos Surco 119 APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DEL TUPA El TUPA es aprobado por la máxima autoridad en la entidad. Cada 2 años las entidades están obligadas a publicar el integro del TUPA y cuando se introduzcan modificaciones. Lic. Jorge Ramos Surco 120 FORMATO NUEVO – TUPA Ref.: DS Nº 062-2009-PCM Lic. Jorge Ramos Surco 121 GRACIAS [email protected] Cel: 989 785297 Lic. Jorge Ramos Surco 122
