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I NSTRUMENTOS DE GESTIÓN 2019

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I NSTRUMENTOS DE
GESTIÓN
LIC. ADM. JORGE RAMOS SURCO
CEL: 989785297
E-mail: jorge.r.7@gmail.com
Lic. Jorge Ramos Surco
1
PROCESO
ADMINISTRATIVO
MISIÓN
VISIÓN
INSTRUMENTOS DE
GESTIÓN
PE
PLANEACION
OBJETIVOS
POI
ACTIVIDADES
ORGANIZACIÓN
FUNCIONES
ROF
ESTRUCTURA
RIT
CARGOS
CAP
FUNCIONES
MOF
RECURSOS
PIA
PROCESOS
MAPRO
DIRECCIÓN
GESTIÓN
CONTROL
EVALUACION DE LA GESTIÓN
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Modelos de Gestión
Planes de control
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FORMALIZACIÓN DE LA ORGANIZACIONES
PÚBLICAS
Ley Orgánica/Estatuto
Reglamento de Organización y Funciones
Cuadro para Asignación de Personal
Manual de Organización y Funciones
Plan Operativo Institucional
Manuales de Políticas
Presupuesto Analítico de personal
Manual de Procedimientos
Texto único de Procedimientos Administrativos
Guía de servicios al Ciudadano
Reglamento Interno de trabajo
…
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REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
ROF
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REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
• El Reglamento de Organización y Funciones (ROF)
es un documento técnico normativo de gestión
institucional que contiene la organización formal de
una entidad pública, es decir, contiene su
estructura orgánica así como las funciones
generales y específicas de cada uno de sus
órganos y unidades orgánicas.
• Un ROF es un reglamento de tipo administrativo o
de organización que ordena las funciones y
actividades a cargo de cada entidad pública.
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Tengamos en cuenta los siguientes conceptos clave:
• Competencia:
Ámbito de actuación
material ( salud,
educación, defensa,
etc.) o territorial
(nacional, regional o
local) de la entidad
en su conjunto,
establecido
conforme un
mandato
constitucional o
legal.
• Función: Es el
conjunto de
acciones o tareas
que le
corresponde
realizar a la
entidad y a sus
órganos y
unidades
orgánicas de
manera
particular.
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• Objetivos:
Describen el
propósito que
pretende
alcanzar la
entidad para el
cumplimiento
de su labor
institucional en
el marco de
sus
competencias
y funciones.
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REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
El ROF es un documento:
• Técnico, dado que es el resultado del proceso de
planeación organizacional en el cual una entidad define el
modelo de organización que mejor le conviene para el
cumplimiento de sus funciones y objetivos.
• Normativo, porque constituye una norma de carácter
público y de obligatorio cumplimiento para la entidad.
• De gestión, ya que es una guía administrativa para la
entidad y su personal, sobre cómo se han asignado las
funciones y responsabilidades en su interior.
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REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Es un documentos de gestión que precisa: funciones/unidades orgánicas/relaciones
funcionales y atribuciones específicas
• ESTRUCTURA DEL ROF
Introducción
Índice
Generalidades
Título primero: de la naturaleza,
finalidad, objetivos y funciones
generales.
Título segundo: de la estructura,
funciones y atribuciones
Título tercero: de las relaciones
inter institucionales.
BASE LEGAL: D.S. N° 043-2006-PCM
Título cuarto: del régimen laboral
Título quinto: de las disposiciones
complementarias
Título sexto: de las disposiciones
transitorias y finales
Organigrama general
Glosario de términos
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ENTIDADES QUE REQUIEREN CONTAR CON UN ROF, DE
ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS:
• Los Ministerios y sus Organismos Públicos Descentralizados,
incluyendo los Reguladores, y demás entidades del ejecutivo
con calidad de pliego presupuestario.
• El Poder Judicial, el Ministerio Público, el Jurado Nacional de
Elecciones, la Oficina Nacional de Procesos Electorales, el
Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, el Consejo
Nacional de la Magistratura, la Defensoría del Pueblo, la
Contraloría General de la República, el Tribunal Constitucional,
la Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras de
Fondo de Pensiones y el Banco Central de Reserva del Perú.
• Los Gobiernos Regionales, los Gobiernos Locales y sus
Organismos Públicos Descentralizados
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•
Así como toda organización que cumpla con funciones de
carácter permanente, es decir que haya sido creada por norma
con rango de Ley que le otorga personería jurídica, siempre que
la norma no establezca un plazo determinado de vigencia o que
la entidad haya sido creada para atender una necesidad
temporal cuya culminación o desaparición conlleve a la de la
entidad, de acuerdo a lo dispuesto en los Lineamientos.
Es importante tener en cuenta lo siguiente:
 En el caso de los Gobiernos Regionales, la normatividad no les
confiere la facultad de crear Organismos Públicos
Descentralizados, por lo que el Manual no hace mención a estos.
 Los Programas y Proyectos que cumplan con las características
previstas en los Lineamientos para ser calificados como tales
deben aprobar un instrumento distinto denominado: Manual de
Operaciones.
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MARCO LEGAL
• La Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado,
Ley N° 27658, que contiene el marco general sobre el
diseño y estructura de la Administración Pública de los
diferentes niveles de gobierno.
• Los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del
ROF, aprobados mediante Decreto Supremo N° 043-2006PCM, contiene el marco especial que las entidades de los
diferentes niveles de gobierno deben seguir para la
elaboración y aprobación de su ROF.
• Otras disposiciones que establezca la Secretaría de
Gestión Pública
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ÓRGANOS QUE INTERVIENEN EN LA ELABORACIÓN Y
APROBACIÓN DE UN ROF
ENTIDAD
ELABORA
PROYECTO DEL
ROF.
VISA
PROYECTO
DE ROF
APRUEBA
PROYECTO
DE ROF
EMITE INFORME PREVIO PARA
APROBACIÓN DE ROF
Ministerio
Secretaría de Gestión Pública de la PCM
OPD Nacional
Secretaría de Gestión Pública de la PCM
Organismos
Constitucionalmen
te Autónomos
Gobierno Regional
Gobierno Local
Órgano responsable
de las funciones de
planeamiento,
racionalización, o
quien haga sus
veces
Órgano de
Asesoría
jurídica o
Titular de la
Entidad
quien haga
sus veces
Oficina de Planeamiento y Presupuesto
o la que haga sus veces
Gerencia General
Gerencia General
OPD Local
Oficina de Planeamiento y Presupuesto
del Gobierno local o la que haga sus
veces
Direcciones
Regionales
Sectoriales
Oficina de Planeamiento y Presupuesto
del Gobierno Regional o la que haga sus
veces
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CARACTERÍSTICAS DEL ROF
DEBE ESTAR ORGANIZADO EN UNA
FORMA SISTEMÁTICA
DEBE CONTENER INFORMACIÓN
PERTINENTE CONCRETA Y CLARA
DEBE SER REDACTADO EN TÉRMINOS DE
FÁCIL LECTURA Y COMPRENSIÓN
DEBE SER PRESENTADO E IMPRESO PARA
PERMITIR SU FÁCIL MANEJO
SU CONTENIDO SE PRESENTARÁ EN
TÍTULOS, CAPÍTULOS Y ARTÍCULOS
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ETAPAS DEL DESARROLLO DEL ROF
FORMULACIÓN
Se constituirá una comisión
La oficina o área de racionalización actúa como secretaría técnica
Cada órgano propone las funciones generales y atribuciones
Su formulación debe ser compatible con las normas legales que le sustentan
En lo posible se debe hacer corte de página en los respectivos capítulos y títulos
El proyecto a nivel de documento y trabajo debe ser opinado, por los responsables de
las diversas Áreas.
El proyecto final debe ser concordado en relación con las otras Áreas
APROBACIÓN
El proyecto debe ser elevado a la autoridad competente con el respectivo proyecto
norma de aprobación
Debe adjuntar una exposición de motivos.
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ETAPAS DEL DESARROLLO DEL ROF
DIFUSIÓN
Imprimir el número necesario para su distribución a nivel de las unidades orgánicas de
la entidad, archivo, centro de documentación, biblioteca y para los órganos de nivel
superior
Los ejemplares deben ser codificados y numerados
Su distribución debe comprender necesariamente a los responsables de todas las
unidades orgánicas de la entidad.
ACTUALIZACIÓN
La Oficina de Racionalización o la que haga sus veces será responsable de la
actualización del ROF
Cuando se modifique la naturaleza, ámbito u objetivo y fines de la entidad
La propuesta delos órganos
Cuando, se emite una norma que modifique el ámbito funcional
Cuando sea necesario modificar la estructura orgánica.
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CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
PASO 1: IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGÁNICA SEGÚN EL MARCO
LEGAL
• 1. ¿Qué tengo que hacer?
• 2. Identificar mi base legal
• 3. Elaborar Matriz 1 Según marco legal
• 4. Identificar funciones y áreas según marco legal
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1. ¿Qué tengo que hacer?
• El primer paso para elaborar el proyecto de ROF es que la entidad
identifique qué es lo que tiene que hacer como institución, para lo
cual deberá referirse al marco legal vigente que determina la razón
de ser de la entidad.
• Las entidades públicas son como administradores de los marcos
legales en los cuales se desempeñan los/as ciudadanos/as y las
personas jurídicas. Por eso las funciones que se incluirán en el ROF
deben provenir de normas sustantivas que son las que determinan
qué es lo que una entidad debe hacer en una determinada actividad
social o económica.
• Las funciones generales de la entidad pública están dadas
mayormente por las normas, y en algunos casos estas señalarán
ciertas funciones específicas que deberán ser cumplidas por los
órganos y/o unidades orgánicas que la conforman, teniendo además
efectos sobre la estructura orgánica de la entidad.
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Tengamos en cuenta los siguientes conceptos:
Funciones Generales: Conjunto de acciones
que debe realizar la entidad conducente a
alcanzar los objetivos y metas de su gestión
administrativa. Estas provienen por lo general
de las normas sustantivas vinculadas a la
entidad.
Órgano: Son las unidades de organización
que conforman la estructura orgánica de la
entidad (órganos de línea, de apoyo, de
asesoramiento, etc.)
Funciones Específicas: Conjunto de acciones
que deben realizar los órganos y unidades
orgánicas que conforman la entidad, acorde
con sus funciones generales y conducente a
alcanzar los objetivos y metas de la entidad.
Unidad Orgánica: Es la unidad de
organización en que se dividen los órganos
contenidos en la estructura orgánica de la
entidad (oficinas, gerencias, direcciones,
etc.).
Estructura Orgánica: Constituye el reflejo de Área: Se refiere a los órganos y unidades
la capacidad de una entidad de organizarse
orgánicas de una entidad.
internamente, mediante la división del trabajo
y la asignación de funciones y
responsabilidades entre sus órganos y
unidades orgánicas así como coordinando su
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labor.
2. Identificar mi base legal
• El conjunto de normas que regulan la actuación de las entidades
públicas, se encuentran clasificadas en tres grandes grupos:
NORMAS SUSTANTIVAS
Funciones misionales
SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
Funciones
administrativas
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NORMAS DE
APLICACIÓN GENERAL
Funciones de aplicación
general
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Normas sustantivas
• La Constitución Política, define el ámbito de competencia de los
organismos y poderes autónomos (por ejemplo la Defensoría del
Pueblo, el Ministerio Público, el Tribunal Constitucional, entre otros),
así como de las regiones y municipalidades. Asimismo, establece
atribuciones a cargo de determinados funcionarios públicos.
• La Ley del Poder Ejecutivo establece las competencias de cada uno
de los Ministerios y regula su organización.
• Regulaciones Sectoriales que comprenden a las leyes de creación de
los Ministerios, las cuales precisan el ámbito de su competencia y de
sus Organismos Públicos Descentralizados, así como leyes y
reglamentos sectoriales que complementan las funciones y
atribuciones asignadas al interior de tales entidades (como por
ejemplo la Ley General de Educación en el caso del Ministerio de
Educación, la Ley General de Aguas, en el caso de los Ministerios de
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Salud y Agricultura, etc.)
Normas sustantivas
• Convenios Internacionales que establecen funciones o
atribuciones a cargo de entidades públicas vinculadas con
la materia del convenio.
• La Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales establece el
ámbito de competencia de los Gobiernos Regionales, las
funciones misionales a su cargo y regula su estructura
orgánica.
• La Ley Orgánica de Municipalidades establece el ámbito
de competencia de los Gobiernos Locales, las funciones
misionales a su cargo y regula su estructura orgánica.
• La Ley de Bases de la Descentralización establece las
competencias de cada uno de los niveles de gobierno.
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Sistemas Administrativos
• Sistema Nacional de Presupuesto
• Sistema Nacional de Tesorería
• Sistema Nacional de Endeudamiento
• Sistema Nacional de Contabilidad
• Sistema Nacional de Inversión Pública
• Sistema Nacional de Control
• Sistema Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
• Sistema de Personal del Empleo Público:
• Sistema Nacional de Informática
• Sistema Nacional de Defensa Judicial
• Sistema nacional de Modernización
del estado
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Normas de aplicación general
• Normas ambientales: Ley del Sistema Nacional de Gestión
Ambiental y su Reglamento; Ley del Sistema Nacional de
Evaluación de Impacto Ambiental, Ley del Medio Ambiente, entre
otras.
• Normas sobre cooperación internacional: Ley de Cooperación
Internacional, Decreto Legislativo 719; Reglamento de la Ley de
Cooperación Internacional, Decreto Supremo N° 015-92-PCM.
• Normas sobre defensa nacional y civil: Ley del Sistema de
Seguridad y Defensa Nacional, Ley 28478; Ley del Sistema de
Defensa Civil, Decreto Ley 19338; Reglamento del Sistema de
Defensa Civil, D.S. 005-88-SGMD
• Normas sobre acceso a la información pública: Texto Único
Ordenado de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública; Reglamento de la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública, D.S. 072-2003-PCM.
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3. Elaborar Matriz 1 Según marco legal
• distinguirá entre Funciones Generales, Funciones Específicas y
áreas (órganos o unidades orgánicas) de la entidad según lo
señalado en las normas:
FUNCIONES
GENERALES
FUNCIONES ESPECÍFICAS
ÓRGANO
FUNCIÓN
UNIDAD
ORGÁNICA
FUNCIÓN
1L
2L
En esta matriz se hará mención a órganos y unidades orgánicas sólo si las normas revisadas señalan su
creación, de lo contrario, únicamente se incluirá información respecto a funciones generales y funciones
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específicas.
4. Identificar funciones y áreas según
marco legal
1ero. Cada entidad debe revisar el conjunto de normas
sustantivas y de aplicación general, incluyendo las regulaciones
sectoriales.
2do. Respecto de las funciones vinculadas con los sistemas
administrativos, tomar en cuenta: SON FUNCIONES DEL
ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL DE TODAS LAS
ENTIDADES PÚBLICAS (Art. 28 Resolución Contraloría N° 1142003-CG); ADICIONALMENTE, SON FUNCIONES DE LOS
ÓRGANOS DE CONTROL SECTORIAL (Art. 29 Resolución
Contraloría N° 114-2003-CG) ; ADICIONALMENTE, SON
FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL REGIONAL (Art.
29 Resolución Contraloría N° 114-2003-CG)
que deben ser incluidas en los ROF por Sistema Administrativo.
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CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
PASO 2: IDENTIFICAR FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGÁNICA SEGÚN LA
ESTRATEGIA INSTITUCIONAL
1.¿Cuál es la estrategia para cumplir con la misión
institucional?
2.Revisar documentos de planeamiento institucional
3.Identificar estrategia, prioridades y objetivos
4.Identificar como se traducen en funciones y áreas de la
entidad
5.Elaborar Matriz 2 de funciones y áreas según la estrategia
instituccional
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1. ¿Cuál es la estrategia para cumplir con
la misión institucional?
• Si bien el ROF tiene un carácter de permanencia, toda
reformulación del mismo debe tomar en consideración la
estrategia institucional (que suele ser de corto o mediano
plazo) que la entidad haya definido para el logro de su
finalidad y el cumplimiento de sus funciones.
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2. Revisar documentos de planeamiento
institucional
• Por ello, es conveniente que se incluya como parte del
análisis institucional y antes de definir la estructura de la
organización así como las funciones que esta ejercerá, la
revisión de los documentos de planeamiento elaborados
por la entidad o aquellos que puedan influir en su accionar
(por ejemplo algunos planes o políticas sectoriales).
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3. Identificar estrategia, prioridades y
objetivos
• Las funciones que debe cumplir la organización con el fin
de ser más eficiente en su gestión y alcanzar los objetivos
que se ha trazado, en particular sus órganos y unidades
orgánicas.
• Señalar la necesidad de crear o eliminar algún área
(órgano o unidad orgánica) de la entidad, a fin de llevar
adelante la estrategia institucional.
• Verificar que la misión, visión y objetivos institucionales
estén acorde con las competencias y funciones que la ley
señala para la entidad.
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4. Identificar como se traducen en funciones y
áreas de la entidad
• En efecto, la elaboración de todo documento de
planeamiento se ha basado en la identificación de las
responsabilidades de la entidad (competencias y
funciones) así como de sus problemas, traduciéndose en
la definición de estrategias para cumplirlas y superarlos
respectivamente.
• Es importante que el ROF tome en consideración estos
aspectos, ya que la forma en que la entidad decida
organizarse contribuirá o no a hacer frente a dichas
responsabilidades y posibles problemas identificados.
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5. Elaborar Matriz 2 de funciones y áreas
según la estrategia institucional
FUNCIONES
GENERALES
FUNCIONES ESPECÍFICAS
ÓRGANO
FUNCIÓN
UNIDAD
ORGÁNICA
FUNCIÓN
1E
2E
1E: Es el código que se le asigna a las funciones generales que se deriven de la
Estrategia Institucional definida en los Documentos de Planeamiento. Dicha
codificación será útil al momento de elaborar la Matriz Comparativa de Funciones y
Áreas por Fuentes de Información.
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CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
PASO 3: IDENTIFICAR EL ESTADO ACTUAL DE LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA
ORGÁNICA
• 1. ¿Qué hacer actualmente como organización?
• 2. Revisar el ROF vigente
• 3. Elaborar la matriz 3 de funciones y áreas según el ROF
vigente
• 4. Aplicar cuestionario al personal de la entidad
• 5. Elaborar Matrices 4, 4A, y 4B de funciones y áreas
según la organización actual
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1. ¿Qué hacer actualmente como
organización?
• Suele suceder que con el paso del tiempo las entidades vean
la necesidad de incluir, ampliar o variar sus funciones y/o
áreas con el objeto de lograr una mayor eficiencia en su labor
que permita el logro de sus objetivos.
• En algunos casos, estas nuevas funciones y áreas se traducen
en aspectos positivos ya que permiten cumplir mejor con la
misión de la institución y en otros casos, si bien estas
persiguen la finalidad de hacer más eficiente el accionar de la
entidad, pueden tener el efecto contrario, o estar duplicando
funciones al interior de la misma entidad o con otras entidades
públicas.
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2. Revisar el ROF vigente
• El ROF vigente debería reflejar la manera como la entidad
tenía previsto hacer frente a los objetivos que se había
trazado para el logro de las funciones que por norma le
han sido conferidas.
• Sin embargo, también puede suceder que la estructura
organizacional contenida en el ROF no esté actualizada,
que el ROF comprenda funciones que en realidad no
corresponde cumplir a la entidad, que establezca niveles
jerárquicos o interrelaciones entre sus órganos que
parecen no haber dado buenos resultados, que no defina o
delimite claramente responsabilidades, entre otros, que
son necesarios identificar para tomarlos en cuenta o
corregirlos en el proyecto de nuevo ROF.
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3. Elaborar la matriz 3 de funciones y
áreas según el ROF vigente
Matriz 3. Funciones y áreas según el ROF vigente
FUNCIONES
GENERALES
FUNCIONES ESPECÍFICAS
ÓRGANO
FUNCIÓN
UNIDAD
ORGÁNICA
FUNCIÓN
1E
2E
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3. Elaborar la matriz 3 de funciones y
áreas según el ROF vigente
Sobre la base de la información recabada en los pasos 1 y
2, se procederá a contrastar los bosquejos de
organigramas determinados, es decir del marco legal y los
documentos de planeamiento, con el organigrama del ROF
vigente. La finalidad es:
1. Identificar algunos de los cambios necesarios en este
último para adecuarse a lo que señala la normatividad, en
caso no estuviera acorde,
2. Evaluar posibles cambios en la estructura, a fin de
implementar la estrategia institucional que permita tener
una organización más eficiente en el cumplimiento de sus
funciones.
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4. Aplicar cuestionario al personal de la
entidad
• Conocer la organización actual de la entidad, es decir cómo
vienen operando los órganos y unidades orgánicas de la
institución, tanto los que resultan de la estructura formal como
de la informal, así como las funciones que cada área viene
cumpliendo (aunque estas no correspondan al ROF vigente).
• Identificar si existen nuevas funciones que hayan sido
asumidas, y determinar, en caso éstas no contravengan a las
normas y a las competencias de la entidad, si serán o no
incluidas en la redefinición de la organización.
• Conocer aquellas actividades y tareas que podrían estarse
duplicando para el cumplimiento de una misma función, o que
no se vienen cumpliendo siendo parte de las competencias de
la organización.
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• Conocer la manera en que se interrelacionan las
diferentes dependencias (niveles jerárquicos formales e
informales) de la entidad, a fin de verificar si ello apoya o
dificulta el cumplimiento de las funciones y misión de la
entidad.
• Ver anexo 1 (modelo de cuestionario)
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5. Elaborar Matrices 4, 4A, y 4B de funciones y
áreas según la organización actual
• La Matriz 4 recogerá las funciones generales y específicas, así como
la estructura orgánica que reflejen el estado actual del
funcionamiento de la entidad (estructura formal como informal).
FUNCIONES
GENERALES
FUNCIONES ESPECÍFICAS
ÓRGANO
FUNCIÓN
UNIDAD
ORGÁNICA
FUNCIÓN
1A
2A
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• El personal que responda al cuestionario tendrá la tarea
de:
- Identificar de acuerdo a las fuentes de información que estime
pertinente las funciones generales a las cuales se vincula la labor
del órgano o unidad orgánica en el que trabaja, - definir las
funciones específicas a las que el área contribuye, así como las
actividades y tareas que aquellas implican.
- Una vez elaborada la matriz, se procederá a representar
gráficamente la estructura actual de la entidad, de acuerdo a lo
recogido en los cuestionarios, la misma que podrá contrastarse con
los bosquejos de organigramas elaborados en los pasos 1, 2 y el
organigrama vigente de la entidad. Para la representación gráfica se
recomienda referirse al Paso 5 que señala los conceptos básicos
para la elaboración de organigramas.
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La Matriz 4A permitirá procesar la información de los cuestionarios,
la misma que será de gran utilidad al momento de definir las
funciones de la entidad así como la nueva organización materia del
proyecto de ROF.
Función
General
Vinculada
Cód
Función
Órgano
Tipo
Denomina
ción
Función
específica
Unidad Orgánica
Denomina
ción
Función
específica
Actividades
o tareas
relacionadas
Área que
supervisa el
cumplimiento
Áreas
involucra
das
1A
2A
Esta matriz (4A) ayudará a resaltar las relaciones que existen entre las diversas áreas para el
cumplimiento y supervisión del cumplimiento de cada una de las funciones y de las
actividades o tareas que estas conllevan.
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41
Tipo: Los tipos de
Cód 1A: Se refiere a las
funciones generales
señaladas por el
personal en los
cuestionarios.
órganos pueden ser de
Alta Dirección,
Consultivos, de C o n t r
olInstitucional,d
e Asesoramiento, de
Apoyo, de Línea y
Desconcentrados.
Denominación: Se
refiere al nombre que
lleva el órgano o la
unidad orgánica dentro
de la entidad. Ejemplo:
Dirección de
Planeamiento y
Presupuesto, Oficina de
Inversiones, etc.
Actividades o tareas
relacionadas:
Permitirá definir mejor
la función específica
del órgano o unidad
orgánica al momento
de redactar el nuevo
documento de ROF.
Área que supervisa el
cumplimiento: Se refiere
al órgano o unidad
orgánica que supervisa
el accionar del área,
permitiendo identificar
los niveles jerárquicos
en la organización.
Áreas involucradas: Se
refiere a los órganos o
unidades orgánicas que
contribuyen a que se cumpla
la función, actividad o tarea
de la unidad en cuestión y/o
a quién beneficia el
cumplimiento de las mismas,
permitiendo identificar las
dinámicas de trabajo y el
modo de interrelacionarse
dentro de la organización.
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• La Matriz 4B recogerá información relacionada a aquellas funciones
generales o específicas que de acuerdo a la opinión del personal no
se vienen cumpliendo en la entidad y que son materia de sus
competencias, así como las razones de ello.
• Este análisis permitirá a la entidad conocer qué es lo que debe
hacer y no está haciendo, así como sus limitaciones en materia de
tiempo, presupuesto, entre otros, que harán que en algunos casos
sea necesario priorizar funciones y tal vez formular estrategias que
les permitan en un plazo razonable cumplir con todo lo que las
normas les encargan.
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Matriz 4B. Funciones que no se vienen cumpliendo
Función General vinculada
Cod
función
No se cumple por.
(Marcar X)
Órgano
Órgano a
cargo
Función
específi
ca
No se cumple por.
(Marcar X)
Unidad Orgánica
Unidad
Orgánica a
cargo
Función
específi
ca
No se cumple por.
(Marcar X)
Falta de tiempo
Falta de tiempo
Falta de tiempo
Falta de recursos
Falta de recursos
Falta de
recursos
Indefinición de
responsabilidade
s
Indefinición de
responsabilidade
s
Indefinición de
responsabilidad
es
Por estrategia
institucional
Por estrategia
institucional
Por estrategia
institucional
Otros
Otros
Otros
La verificación de este último aspecto será parte del Informe Técnico Sustentatorio necesario para el
proceso de aprobación de la propuesta de ROF.
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CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
PASO 4: IDENTIFICAR LAS FUNCIONES Y LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD
4. Elaborar la
matriz 6 de
funciones y
áreas del
proyecto del
ROF
1. Elaborar las
matrices
Comparativas 5 y
5ª por fuentes de
información
2. Definir las
funciones
generales y
específicas de la
organización
3. Definir el tipo de
organización más
adecuada para la
entidad
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Paso 4.1 ¿Cómo elaborar Matrices Comparativas?
• Matriz 5. Matriz Comparativa de Funciones Generales por Fuentes
de Información
FUNCIONES GENERALES
Cód. Marco
Legal
1L
Cód.
1E
Estrategia
Institucional
Cód. ROF vigente Cód. Organizació
n Actual
1R
1A
2L
2E
2R
2A
3L
3E
3R
3A
4L
4E
4R
4A
5L
5E
5R
5A
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46
Matriz 5A. Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por
Fuentes de Información
Tipo
de
órgan
o
Marco Legal
Cod. FG
vinculada
Órgano
Función
Específica
de Órgano
Estrategia I nstitucional
Unid
ad
Orgá
nica
Funci
ón
Especí
fica de
UO
Funci
Cod. FG
ón
Órgan
vinculada o
Espec
ífica
de
Órgan
o
Unida
d
Orgáni
ca
Función
Específic
a de UO
ROF vigente
Funció
Cod. FG
n
Órgano
vinculada
Específ
ica de
Órgan
o
Unidad
Orgánica
Organización actual
Funció
n
Específi
ca de
UO
Cod. FG
vinculad
a
Función
Órgano Específic
a de
Órgano
Unidad
Orgánic
a
Alta Dirección
Consultorios
Control
Institucional
De
Asesoramiento
De Apoyo
De Línea
Desconcentrado
s
Como resultado de este paso, y del análisis de esta Matriz, la entidad identificará y/o definirá:
- Sus funciones generales y específicas
- Los órganos y unidades orgánicas que se harán cargo de las mismas
- Las relaciones de coordinación entre éstas y otras entidades.
Lic. Jorge Ramos Surco
47
Función
Específica
de UO
Paso 4.2 Definir las funciones generales y
específicas de la organización
• 1ER CRITERIO: FUNCIONES GENERALES
• Las funciones generales señalan a grandes rasgos el
conjunto de acciones que debe realizar la entidad a fin de
alcanzar sus objetivos institucionales. En ese sentido, y
sobre la base de la información contenida en la Matriz 5A.
Matriz Comparativa de funciones y áreas por fuentes de
información.
• Es necesario que la entidad tenga claramente identificada
la base legal que sustenta todas y cada una de las
funciones generales que serán incluidas en el proyecto de
ROF, con excepción de las relativas a los sistemas
administrativos.
Lic. Jorge Ramos Surco
48
Los responsables de la elaboración del ROF deberán preguntarse lo
siguiente:
P ¿De acuerdo a la misión institucional, Cuáles serían las grandes
líneas de acción que debe cumplir la entidad para lograr sus
objetivos (definiéndose temas de intervención), de manera
consistente con las competencias de la entidad y lo señalado por
la normatividad vigente?
P ¿Cuál sería la mejor manera de afrontar esos temas y cumplir
con los objetivos que se tracen alrededor de ellos? Es decir
qué
acciones generales deberá realizar la entidad para
alcanzarlos
Lic. Jorge Ramos Surco
49
2do Criterio: Funciones Específicas
Las funciones específicas señalan el conjunto de acciones
(actividades o tareas) cuyo ejercicio está reservado a un
determinado nivel jerárquico (órgano o unidad orgánica).
Estas acciones deben estar acorde con las funciones
generales de la entidad y ser conducentes a alcanzar los
objetivos institucionales.
Por ello, una vez definidas las funciones generales, se
deberán determinar sus implicancias en distintas materias
(dirección, control, asesoramiento, apoyo, etc.), así como
en aspectos operativos. En ese sentido, las funciones
específicas reflejan la forma en que se operativizan las
funciones generales para cada órgano y unidad orgánica.
Lic. Jorge Ramos Surco
50
PARA REDACTAR LAS FUNCIONES ESPECÍFICAS, DEBEMOS
BASARNOS EN LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LA MATRIZ 5ª Y
PREGUNTARNOS LO SIGUIENTE:
P De acuerdo a las funciones generales definidas, ¿cuales serían los
temas específicos de intervención que permitirían dar cumplimiento
a las mismas?
P De acuerdo a la misión de la entidad, sus funciones generales y las
pautas normativas, ¿qué órganos o unidades orgánicas deben ser
puestos en marcha para asegurar el cumplimiento de la labor de la
entidad, y cuáles serían sus funciones específicas?
P ¿Qué elementos operativos, administrativos, logísticos, materiales u
otros deben existir a fin de permitir contar con las condiciones
adecuadas para dar cumplimiento a las funciones generales de la
entidad, y cómo éstos se traducirían en órganos, unidades orgánicas y
funciones específicas en la organización?
Lic. Jorge Ramos Surco
51
VERBOS COMUNES POR TIPO DE ÓRGANO
ALTA DIRECCIÓN
Apoyar
Presidir
CONSULTIVO
Absolver
APOYO
Abastecer F ormular
ASESORAMIENTO
Absolver
Apoyar
Evaluar
Actualizar Identificar
Administrar Informar
Asesorar
Compendiar
Aprobar
Asesorar
Formular
Identificar
Emitir
Autenticar
Imponer
Aprobar
Asesorar
Proponer
Refrendar
Asesorar
Emitir
Asistir
Representar
Proponer
LÍNEA
Apoyar
Integrar
Asistir
Cautelar
Organizar
Participar
Establecer
Formular
Brindar
Concertar
Participar
Planificar
Conducir
Planificar
Lograr
Conducir
Promover
Coordinar
Delegar
Controlar
Coordinar
Producir
Programar
Opinar
Proponer
Controlar
Coordinar
Proponer
Supervisar
Designar
Desarrollar
Promover
Sistematizar
Desarrollar
Dirigir
Establecer
Difundir
Dirigir
Proponer
Recopilar
Visar
Dictar
Dirigir
Evaluar
Efectuar
Registrar
Expedir
Fomentar
Ejecutar
Elaborar
Supervisar
Suscribir
Formular
Emitir
Verificar
Emitir
Informar
Evaluar
Visar
Establecer
Concertar Supervisar
Conducir Suscribir
Conocer
Visar
Lic. Jorge Ramos Surco
Vigilar
Diseñar
Disponer
Ejecutar
52
Para facilitar la estandarización de los términos se ha elaborado una lista de los verbos más usados, así como su
significado en el contexto de las normas de organización y funciones del sector público.
Son verbos sinónimos:
Se utilizan para funciones que implican:
Supervisar , controlar ,
verificar , vigilar
Velar por, garantizar
Ejercer la inspección superior en trabajos realizados por otros .
Evaluar
Conducir, dirigir , liderar
Planear, planificar
Apoyar , colaborar
Calificar la calidad o el cumplimiento de lo realizado por otro
Estar a cargo, como responsable principal.
Hacer planes o proyectos .
Ayudar a otras personas o áreas en la realización de una tarea que es responsabil idad
principal de ella .
Juntar y organizar información y hacerse cargo de su integridad .
Recopilar , compilar,
compendiar
Promover, impulsar,
fomentar
Definir
Formular , elaborar
Asegurar que existen condiciones para que se cumpla algo que realiza un tercero.
Iniciar o dar empuje a una tarea o proceso procurando su logro. No supone la ejecución
directa de la actividad (supone hacer alguna actividad previa a la principal que permita
que otros la lleven a cabo o dar las condiciones para que otros la lleven a cabo)
Tomar decisión sobre algo (política pública, proceso administrativos, etc.)
Hacer o preparar proyectos, políticas públicas, informes que serán aprobados por otro .
Coordinar, armonizar
Hacer gestiones para que los involucrados logren determinado resultado .
Concertar , acordar ,
convenir, concordar
Informar , comunicar
Determinar o resolver por común acuerdo con otros involucrados .
Enterar, dar noticia de algo de manera oficial .
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53
La tendencia de la redacción debe ser sencilla para su fácil lectura,
evitando en lo posible el uso excesivo de palabras para describir un mismo
verbo. Por ejemplo:
Decir
Puede decirse
Prestar asesoramiento
Asesorar
Brindar apoyo
Apoyar
Lograr la recopilación
Recopilar
Establecer la coordinación Coordinar
Lic. Jorge Ramos Surco
54
Cuando se emplee el uso de determinados verbos que suponen una interrelación con
algún otro órgano, unidad orgánica u entidad, deberá especificarse al momento de
redactar a cuál de ellos se hace referencia. Esto otorga claridad al objetivo de la función y
evita posibles malos entendidos. A continuación algunos ejemplos:
Función (tarea)
Verbo
usado
Pregunta
Respuesta
Redacción
Absolver consultas de
carácter jurídico
Absolver ¿A quién?
A las
unidades
orgánicas
Absolver consultas de carácter jurídico
que formulen las unidades orgánicas
del Ministerio.
Proponer las
disposiciones legislativ as
o reglamentarias que
juzgue convenientes
Coordinar la celebración
de convenios para la
promoción y protección de
inversiones y convenios
para evitar la doble
tributación
Proponer ¿A quién?
Al Ministro
Proponer al Ministro las disposiciones
legislativas o reglamentarias que
juzgue convenientes.
Coordinar ¿Con quién? Ministerio de
Relaciones
Exteriores
Lic. Jorge Ramos Surco
Coordinar con el Ministerio de
Relaciones Exteriores la celebración
de convenios para la promoción y
protección de inversiones y convenios
para evitar la doble tributación
55
Paso 4.3
adecuada
Definir el tipo de organización más
• Para ello, sobre la base del análisis de la Matriz 5A, y
considerando las normas que señalan la creación de
determinadas áreas en la entidad, se procederá a definir
el tipo de estructura organizacional que se aplicará en la
entidad así como los órganos y unidades orgánicas que la
conformarán.
• Este paso es primordial ya que la estructura que la entidad
elija para organizarse definirá la interrelación entre las
diferentes áreas (incluyendo las relaciones de poder) y
marcará la dinámica de su trabajo.
Lic. Jorge Ramos Surco
56
¿Qué tipos de estructuras organizacionales existen?
1. Estructura Lineal
La Estructura Lineal está basada en la autoridad directa del jefe
sobre los subordinados (la estructura militar es un buen ejemplo). Sus
características son las siguientes:
Entre el superior y los subordinados existen líneas directas y únicas
de autoridad y responsabilidad.
Las líneas de comunicación se establecen con rigidez y tienen sólo
dos sentidos: uno orientado hacia arriba que lo une al cargo
superior y representa la responsabilidad frente al nivel más elevado
y otro orientado hacia abajo que lo une a los cargos directamente
subordinados y representa su autoridad sobre los niveles inferiores.
Permite una clara delimitación de responsabilidades y un control
sencillo de las mismas ya que el poder y las decisiones están
claramente centralizados.
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57
2. Estructura funcional
La Estructura Funcional es la más usada en las entidades públicas y aplica el principio
funcional o principio de la especialización de funciones para cada tarea.
Se caracteriza por:
 Separar, distinguir y especializar la labor de la entidad.
 La división de responsabilidades se establece mediante una
especialización del trabajo por áreas similares.
 Fomenta la creación de profesionales en las diferentes funciones con un alto
grado de especialización y experiencia en las mismas.
 Se establece una jerarquía funcional en la que las actividades se coordinan
según reglas, normas, políticas y procedimientos estandarizados.
 Este tipo de estructura permite que cada cargo se concentre
exclusivamente en su trabajo o función y no en las demás tareas
secundarias, así mismo que cada cargo reporte ante expertos en su campo
de especialización.
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58
3. Estructura matricial o por proyectos
En esta estructura, especialistas de diferentes partes de la organización se unen para
trabajar en proyectos específicos. Es decir, resulta de la participación de una o más
unidades funcionales en el desarrollo de proyectos dentro de una misma estructura
organizacional. Sus características son:
 Tiene un sistema de autoridad doble, uno que nace de la relación funcional
y otro del proyecto institucional específico. Por lo general, para evitar doble
mando, el director de proyecto suele responder ante el director general.
 Suele utilizarse en aquellas entidades que necesitan respuestas a los
cambios rápidos. Por ello, se decide la participación de quienes poseen los
conocimientos, es decir los expertos, y la cabeza del proyecto y no sólo de la
autoridad funcional.
 Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea
necesario y favorece el intercambio de experiencias entre especialistas
para lograr una mejor calidad técnica.
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59
4. Estructura Territorial o Geográfica
La Estructura Territorial o Geográfica suele aplicarse cuando una
entidad, de acuerdo con sus funciones, debe atender demandas de
servicios en el ámbito nacional y territorial. Se caracteriza por:
 Tener una organización estructurada en unidades que, además de su
sede central, tengan jurisdicción en diferentes zonas territoriales.
 Basarse en un sistema de dirección que otorga un alta grado de
autonomía a sus unidades territoriales. Esto con el fin de asegurar su
operatividad y flexibilidad para adaptarse a cada realidad territorial,
teniendo como marco las políticas generales y los lineamientos
establecidos por el nivel central.
Lic. Jorge Ramos Surco
60
¿Cómo definir la estructura organizacional
más adecuada para la entidad?
Para este fin, se debe manejar tres aspectos:
• Primero,
conocer
el
concepto
de
Estructura
Organizacional.
• Segundo, revisar los elementos clave para su diseño
• Tercero, aplicar los criterios pertinentes para su
desarrollo.
Lic. Jorge Ramos Surco
61
1ero.- La estructura organizacional
• Es la organización formal en la que se establecen
los niveles jerárquicos y se especifica la división
de funciones, la interrelación y coordinación que
deben existir entre los diferentes órganos y
unidades orgánicas de una entidad a efectos de
lograr sus objetivos.
Es la organización formal en la que se establecen los
niveles jerárquicos y se especifica la división de
funciones, la interrelación y coordinación que deben
existir entre los diferentes órganos y unidades orgánicas
de una entidad a efectos de lograr sus objetivos.
Lic. Jorge Ramos Surco
62
2do.- Los elementos clave para el diseño de
una estructura organizacional
Departamentalización.Proceso que consiste en agrupar funciones y/o
tareas en conjuntos especializados en el
cumplimiento de ciertos tipos de actividades
(órganos o unidades orgánicas).
Cadena de mando.Es la línea continua de autoridad que se
extiende desde la cima de la organización hasta
el eslabón más bajo y define quién informa a
quién.
La calidad de una organización
depende mucho de la calidad de la
departamentalización,
y
en
consecuencia,
de
la
adecuada
delegación de funciones y autoridad
para el desarrollo de las mismas.
Permite contestar las preguntas de los
empleados tales como:
¿A quién acudo si tengo un problema?
¿Ante quién soy responsable?, etc.
Cadena de Mando.Tramo de control.- Determina el número de
niveles y responsables en la organización
Lic. Jorge Ramos Surco
63
3ero.- Criterios para el diseño de una estructura
organizacional
• Contar con una misión y objetivos institucionales claramente
definidos así como con una estrategia para su consecución.
• Toda responsabilidad deberá ir acompañada por una autoridad
correspondiente
claramente identificada. Cada empleado
debe ser responsable ante una sola persona.
• Mantener una adecuada delimitación del ámbito de acción de
la autoridad dentro de la organización evitará problemas de
comunicación, falta de control administrativo y fuga de
responsabilidades.
• Una división adecuada del trabajo evitará duplicidad de
funciones.
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64
ÓRGANOS QUE PUEDE CONTENER LA
ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD
• Órganos de Alta Dirección.- Este órgano configura el primer nivel
organizacional de la Entidad, está integrado por el órgano que
constituye la máxima autoridad de la Entidad; es decir los Consejos
Consultivos (cuando corresponda) y la Secretaría General o quien
haga sus veces. Sus asesores no constituyen unidades orgánicas.
• Órganos Consultivos.- Son por lo general comisiones u otros
espacios de consulta en las que se convoca a especialistas o
representantes de grupos con un interés determinado para que
emitan su opinión o recomendación sobre materias previamente
determinadas. Sus opiniones o recomendaciones no son vinculantes
para la entidad (no son obligatorias) y sus miembros participan adhonorem.
Lic. Jorge Ramos Surco
65
ÓRGANOS QUE PUEDE CONTENER LA
ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD
• Órgano de Control Institucional.- Es el órgano conformante del
Sistema Nacional de Control, cuyo responsable guarda
dependencia funcional y administrativa con la Contraloría
General de la República, siendo esta última quien determina
las funciones del órgano.
• Según las características de la Entidad y la complejidad de los
procesos, el Órgano de Control Institucional podrá constituir
unidades orgánicas, lo cual debe justificarse en el Informe
Técnico Sustentatorio a que se refiere el Decreto Supremo N°
043-2006-PCM, debiendo considerarse la naturaleza,
complejidad y volumen de funciones así como acreditar la
opinión previa favorable de la Contraloría General de la
República.
Lic. Jorge Ramos Surco
66
ÓRGANOS QUE PUEDE CONTENER LA
ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD
• Órganos de Asesoramiento.- Son los encargados de brindar
asesoría a las entidades en determinados conocimientos
especializados. La normatividad establece que las entidades
contarán con los siguientes órganos de asesoramiento:
• Una Oficina de Asesoría Jurídica y
• Una Oficina de Planeamiento y Presupuesto.
• Este último tiene a su cargo las materias de Planeamiento,
Presupuesto, Racionalización y Cooperación Técnica
Internacional. Asimismo, con la justificación correspondiente
mediante el Informe Técnico Sustentatorio, atendiendo al
volumen de trabajo, la naturaleza y el tamaño de la entidad.
Las funciones previstas para el segundo órgano podrán ser
desagregadas o asignadas
a otro.
Lic. Jorge Ramos Surco
67
ÓRGANOS QUE PUEDE CONTENER LA
ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD
• Órganos de Apoyo.- Los órganos de apoyo son aquellos que
brindan soporte al quehacer de la Entidad, concentran las
acciones de coordinación y ejecución de los sistemas de
gestión. La normatividad establece que las entidades
contarán con una Oficina General de Administración como
órgano de apoyo a cargo de las siguientes materias:
Contabilidad y Finanzas, Adquisiciones, Administración de
Personal y Sistemas.
• Asimismo, con la justificación correspondiente mediante el
Informe Técnico Sustentatorio, atendiendo al volumen de
trabajo, la naturaleza y el tamaño de la entidad, las funciones
previstas para este órgano podrán ser desagregadas o
asignadas a otro.
Lic. Jorge Ramos Surco
68
ÓRGANOS QUE PUEDE CONTENER LA
ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD
• Órganos de Línea.- Son aquellas unidades técnico normativas
que:
• Formulan y proponen las normas y acciones de política de
alcance nacional sobre la materia de su competencia y
supervisan su cumplimiento.
• Ejecutan actividades que permiten dar cumplimiento a las
funciones específicas de la entidad.
Según el tipo de entidad, podrán estructurarse a través de
Direcciones Nacionales, Direcciones Generales o Direcciones,
según corresponda. La creación de estos órganos y de sus
unidades orgánicas se decidirá de acuerdo con la naturaleza,
complejidad y volumen de funciones a cargo y su disponibilidad
presupuestal y siempre que se encuentren debidamente
justificadas en el Informe Técnico Sustentatorio.
Lic. Jorge Ramos Surco
69
ÓRGANOS QUE PUEDE CONTENER LA
ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD
• Órganos Desconcentrados.- Son órganos de la entidad con
funciones específicas, asignadas en función de un ámbito
territorial determinado. Actúan en representación y por
delegación de esta dentro del territorio sobre el cual ejercen
jurisdicción.
Lic. Jorge Ramos Surco
70
TENGAMOS PRESENTE
Las Mesas y Grupos de Trabajo y los
Comités Técnicos.
Son estructuras temporales que se
dan
en
forma
periódica
preestablecida para cumplir con un
objetivo definido; están compuestas
por quienes prestan servicios en
distintas
áreas
de
entidades
públicas. Son de carácter temporal
y realizan encuentros de trabajo
concreto, por lo que no deberán ser
considerados en la estructura de la
entidad, con independencia de la
denominación formal que las
normas le reconozcan.
Lic. Jorge Ramos Surco
Las Comisiones
Son estructuras de carácter no
permanente,
que
tienen
objetivos temáticos precisos,
por un plazo determinado y son
producto
de
la
voluntad
político institucional, por lo que
no deben figurar en la
estructura de la organización,
con independencia de la
denominación formal que las
normas le reconozcan.
71
Paso 4.4 Elaborar la Matriz de funciones y áreas del
proyecto de ROF
• Matriz 6. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF
FUNCIONES GENERALES
Sustento Legal
Norma
Función
Artículo/
Disposición
FUNCIONES ESPECÍFICAS
Tipo de
Órgano Órgano
(*)
Sustento Legal
Norma
Artículo/
Disposición
Función
Unidad
Función
Orgánica
(*) La Matriz se subdividirá según el tipo de órgano que se haga cargo de las funciones
específicas que se desprenden de las funciones generales de la entidad, estos pueden
ser órganos de Alta Dirección, Consultivos, de Control Institucional, de Asesoramiento,
de Apoyo, de Línea y Desconcentrados. Lic. Jorge Ramos Surco
72
CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
PASO 5: DISEÑAR EL ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD
a) ¿Qué es un organigrama?
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la
entidad y refleja en forma esquemática:
La posición de los órganos que la conforman,
 Los niveles jerárquicos
 Los canales formales de comunicación
 Las líneas de autoridad, así como sus respectivas
relaciones.
Lic. Jorge Ramos Surco
73
b) Requisitos fundamentales de un organigrama
• Precisión.- Tanto los órganos, las unidades orgánicas y sus
interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos,
destacando sus niveles jerárquicos. Para no saturarlo de
información, no debe comprender a los trabajadores.
• Vigencia.- Es importante que los organigramas reflejen la
situación presente y por ello sean constantemente
actualizados, de allí que sea aconsejable indicar en el margen
inferior derecho la fecha de actualización, así como el nombre
de la unidad responsable de su elaboración.
• Uniformidad.- Para facilitar la lectura de un organigrama es
recomendable uniformizar el empleo de las líneas y figuras
utilizadas.
Lic. Jorge Ramos Surco
74
c) Criterios de diseño se deben considerar para
diseñar un organigrama
• Forma de la Figura.- Si bien pueden utilizarse varios tipos de
figuras para elaborar un organigrama (rectángulo, círculo,
cuadro, elipse), se recomienda usar un solo tipo para
simbolizar los diferentes tipos de órganos y unidades
orgánicas que integran una entidad. Sin embargo, dada la
facilidad de diseño de las figuras de trazo horizontal, se
recomienda utilizarla la figura del rectángulo.
• Dimensión de la figura.- Aunque suele relacionarse el tamaño
de la figura con la importancia del órgano, no es necesaria
la reducción progresiva de sus dimensiones para establecer
diferencias de nivel jerárquico, estas diferencias se establecen
por la posición de las unidades en el gráfico.
Lic. Jorge Ramos Surco
75
CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
PASO 6: ANÁLISIS FINAL DE VIABILIDAD DEL PROYECTO DE ROF
Se dará pautas para que la entidad verifique si la propuesta de ROF
será o no viable. Para ello se deberán responder las siguientes
preguntas:
• ¿Todos los procedimientos administrativos contemplados en el TUPA
están considerados en las funciones previstas?
• ¿Será posible, bajo la nueva estructura, asignar e identificar a
los responsables de resolver dichos procedimientos administrativos?
• ¿Es posible tercerizar algunas de las labores de los órganos de
asesoramiento o de apoyo de la entidad?
Lic. Jorge Ramos Surco
76
CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
PASO 6: ANÁLISIS FINAL DE VIABILIDAD DEL PROYECTO DE ROF
• ¿La nueva organización representará un cambio sustantivo en el Cuadro
de Asignación de Personal?
Si la respuesta es afirmativa, se deberá elaborar un borrador de CAP que
se incluirá en el Informe Técnico Sustentatorio.
• ¿Cuánto cuesta la nueva organización?
Elaborar un cuadro comparativo de los gastos de operación de la
estructura vigente y la propuesta.
• ¿Puede ser financiada y con qué recursos?
Por excepción, en caso que la nueva estructura orgánica represente un
mayor gasto corriente para la entidad, deberá incluirse la sustentación del
financiamiento de este, así como la proyección de gasto corriente con un
horizonte de tres años.
Lic. Jorge Ramos Surco
77
CÓMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
PASO 7: ELABORAR EL DOCUMENTO DE PROYECTO DE ROF
• Contenidos del documento de ROF propuesto
Titulo Primero: De las Disposiciones Generales
•
• Naturaleza Jurídica, entendida como las características de la personería
jurídica de la Entidad, conforme a las disposiciones legales de organización
y funciones.
• Entidad de la que depende, de ser el caso y el tipo de dependencia que
existe con ella, ya sea funcional, técnica y/o administrativa.
• Jurisdicción, estableciendo el ámbito territorial sobre el que ejerce sus
competencias la entidad.
• Funciones Generales, entendidas como el conjunto de acciones que debe
realizar la entidad con el fin de alcanzar los objetivos y metas de su gestión
misional y administrativa.
• Base legal, se refiere a las normas sustantivas que establecen las funciones
de a entidad.
Lic. Jorge Ramos Surco
78
PASO 7: ELABORAR EL DOCUMENTO DE PROYECTO DE ROF
Titulo Segundo: De la Estructura Orgánica
Sólo se detallará la estructura de la entidad, incluyendo el tercer nivel
organizacional si lo hubiere, indicando los siguientes tipos de órganos:
•
•
•
•
•
•
•
Órganos de Alta Dirección
Órganos Consultivos
Órgano de Control Institucional
Órganos de Asesoramiento
Órganos de Apoyo
Órganos de Línea
Órganos Desconcentrados
Lic. Jorge Ramos Surco
79
PASO 7: ELABORAR EL DOCUMENTO DE PROYECTO DE ROF
Titulo Tercero: De las relaciones interinstitucionales
Se especificará la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con otras
entidades de la Administración Pública cuyos objetivos sean concurrentes o
complementarios a los fines que persigue la Entidad.
Anexo
Contendrá el Organigrama de la entidad correctamente diseñado.
Lic. Jorge Ramos Surco
80
CÓMO SE APRUEBA UN REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
PASO 1: ELABORACIÓN DEL INFORME TÉCNICO SUSTENTATORIO
Justificación
Análisis de la
consistencia
Análisis funcional que incluye:
En esta sección del informe se
debe sustentar la coherencia
entre la estructura orgánica
propuesta
y
los
objetivos
institucionales contemplados en
documentos de planeamiento de
carácter
multianual
y
otros
instrumentos que expresen las
políticas sectoriales, regionales o
locales.
La identificación de las nuevas
funciones establecidas en el ROF
propuesto
Análisis Estructural que
incluye:
Las razones que sustentan la
creación de cada uno de los
nuevos órganos y unidades
orgánicas, cuando corresponda
Lic. Jorge Ramos Surco
Efectos
Cuadro comparativo
presupuestalesde los
gastos de operación de la
estructura vigente y la
propuesta.
Cuando se haya previsto la
tercerización de determinadas
labores de los órganos de
asesoramiento o de apoyo de
la entidad, se incluirá el
análisis costo – beneficio que
sustenta esa decisión.
Por excepción, en caso que la
nueva estructura orgánica
represente un mayor gasto
corriente para la entidad,
deberá incluirse la
sustentación del
financiamiento de éste, así
81
como la proyección de gasto
corriente con un horizonte de
CÓMO SE APRUEBA UN REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
PASO 2: APROBACIÓN DEL ROF
Lic. Jorge Ramos Surco
82
Lic. Jorge Ramos Surco
83
Lic. Jorge Ramos Surco
84
CÓMO SE APRUEBA UN REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
PASO 3: DIFUSIÓN DEL ROF
-
-
Aprobado el ROF, este debe difundirse en todo el
personal de la entidad para que conozcan la nueva
estructura organizacional.
La versión electrónica debe ser puesta a disposición
del público en la página web de la entidad.
Lic. Jorge Ramos Surco
85
CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE
PERSONAL
CAP
Lic. Jorge Ramos Surco
86
CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL
(CAP)
El CAP es un documento técnico normativo de gestión institucional
que contiene los cargos necesarios de una dependencia para su
óptimo funcionamiento en base a la estructura de la organización
vigente, prevista en el ROF.
El
CAP deberá elaborarse tomando como base el Reglamento de
Organización y Funciones y la clasificación de cargos institucional
vigente.
El CAP deberá ser utilizado como un documento de previsión de la
planta orgánica de una Entidad para un periodo definido, asimismo,
como un documento de regulación para la previsión de plazas
contenidas en el Presupuesto Analítico del Personal (PAP).
REF.: D.S. N° 043-2004-PCM
Lic. Jorge Ramos Surco
87
METODOLOGÍAS PARA ESTABLECER NECESIDADES DE
CARGOS
 Analizar los Objetivos.
 Determinar las Funciones Básicas.
 Establecer la Estructura Básica.
 Determinar Actividades Servicios Productos.
 Establecer Planta Orgánica.
 Establecer las Situaciones Diferenciales de los Cargos.
 Establecer la Nomenclatura de Cargo.
 Formular el CAP.
Lic. Jorge Ramos Surco
88
CRITERIOS PARA DETERMINAR LA NATURALEZA Y
CANTIDAD DE LOS CARGOS
CONSIDERAR Y/O ANALIZAR LOS SIGUIENTES FACTORES:

El alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cada unidad
orgánica.


Complejidad de estas acciones.


Disponibilidad Presupuestal.

Dificultad de obtención de determinado personal idóneo para determinar
cargos.
Cantidad de servicios y/o productos que cada unidad orgánica debe brindar u
obtener.
Hombres necesarios para cumplir las actividades asignadas a la Unidad
Orgánica.
Lic. Jorge Ramos Surco
89
CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL
(CAP)
SECTOR:
Nº
Orden
01
02-05
06-07
ENTIDAD:
COD:
Cargo
Clasificado
Director de Sistema Adua II
Espec. Planificación II
Espec. Racionalizac. III
Cargo
Estructural
Director Ejecutivo
Lic. Jorge Ramos Surco
Nº HOJA:
Total
Necesario
01
04
02
90
FORMATO PARA CUADRO DE ASIGNACIÓ DE PERSONAL (CAP)
Lic. Jorge Ramos Surco
91
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES
MOF
Lic. Jorge Ramos Surco
92
MANUAL DE ORGANIZACIONY FUNCIONES
1.a contenido

JERARQUIA FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS DE GESTION.

CONCEPTO DEL MOF.

FINES Y USO DEL MOF.

CONTENIDO ESQUEMATICO DEL MOF.

DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF.

CARACTERISTICAS DE LAS FUNCIONES.
Lic. Jorge Ramos Surco
93
JERARQUÍA FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS
DE GESTIÓN
 Ley Orgánica de Creación.
 Estatuto.
 Reglamento de Organización y Funciones (ROF).
 Cuadro para Asignación de Personal (CAP).
 Manual de Organización y Funciones (MOF).
 Manual de Procedimientos.
Lic. Jorge Ramos Surco
94
CONCEPTO DE MOF

El Manual de Organización y Funciones, es un documento
normativo que describe las funciones especificas a nivel de cargo
o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura
orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de
Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos
de cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal.
Lic. Jorge Ramos Surco
95
NORMAS PARA LA FORMULACIÓN DEL MOF
 REFERENCIA
LEGAL
 DIRECTIVA NO 001-95-INAP/DNR
 Metología y Lineamientos para formular el MOF
 ALCANCE
 EL MOF ES OBLIGATORIO PARA TODOS LOS ORGANISMOS DE LA
ADMINISTRACION PUBLICA.
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96
NATURALEZA DEL MOF

Es un documento normativo que describe las funciones
especificas a nivel de cargo o puesto de trabajo a partir de la
estructura orgánica y funciones generales establecidas para
cada dependencia orgánica en el respectivo reglamento y
funciones de la entidad así como a los requerimientos
y
nomenclatura de los cargos considerados en el Cuadro para
Asignación de Personal.
CARACTERÍSTICA



El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas
distintas a las contenidas en el ROF.
No se utilizara el MOF para crear cargos al margen de los
establecidos en el CAP.
El MOF se elaborará independientemente en cada unidad
orgánica establecido en el segundo nivel organizacional.
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97
FINALIDAD DEL MOF




Determinar las funciones especificas, responsabilidades,
autoridad y requisitos mínimos del cargo dentro de la
estructura orgánica de cada dependencia.
Proporcionar información a los trabajadores sobre sus
funciones y ubicación dentro de la estructura general de
la organización así como las interrelaciones formales que
corresponda.
Ayuda institucionalizar la simplificación administrativa.
Facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el
de adiestramiento y orientación de personal en servicio.
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98
ESTRUCTURA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES














Estructura del MOF.
Introducción.
Finalidad alcance.
Aprobación y actualización.
Base legal.
Objetivos.
Políticas.
Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación.
Funciones generales.
Organización.
Funciones de las unidades estructurales.
Cuadro orgánico de asignación de cargos.
Funciones especificas a nivel de los cargos.
Organigrama.
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99
CONTENIDO ESQUEMÁTICO DEL MOF
(DIRECTIVA N° 001-95-INAP/DNR)



PRESENTACIÓN (INTRODUCCIÓN)
INDICE (CONTENIDO)
ASPECTOS GENERALES









OBJETO DEL MANUAL
FINALIDAD
ALCANCE
BASE LEGAL
APROBACION (ACTUALIZACIÓN)
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ORGANO
CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS
INDICE DE CARGOS
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS
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100
DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF
Organigrama estructural del órgano
Lic. Jorge Ramos Surco
101
DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF
Hoja de Especificación de Funciones
(Alternativa A)
Unidad Orgánica
...........................................
1.
2.
3.
Cargo:
....................................
FUNCIONES ESPECIFICAS
a.
b.
c.
d. Las demás que le asigne el (Cargo
del Jefe inmediato superior)
LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
a. Dependencia Directa.
b. Supervisión Directa
(1)
(2)
(n)
REQUISITOS MINIMOS
a. Formación
b. Experiencia
c. Alternativa
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Nº
HOJA
102
CARACTERÍSTICAS DE LAS FUNCIONES
 Describe acciones a realizar.
 Los verbos se presentan en imperativo (acción dinámica).
 Su descripción debe ser clara, sencilla. Pero objetiva y lógica.
 Seguir la secuencia del proceso administrativo (planea, organiza,
dirige,
coordina, supervisa, controla).
 Describir las funciones en orden de importancia y/o según la secuencia de
su ejecución.
 Describir las funciones permanentes y las periódicas.
 Describir las atribuciones (aprueba, autoriza, firma, visa, dirige, participa
y opina, selecciona, convoca, etc).
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103
ETAPAS PARA LA FORMULACIÓN DEL MOF
 FORMULACIÓN
 PLANEAMIENTOS
 RE COPILACION DE LA INFORMACIÓN
 ESTUDIO DE ANALISIS
 REDACCION DEL PROYECTO
APROBACIÓN
 IMPRESIÓN - REPRODUCCIÓN
 DIFUSIÓN
 ACTUALIZACIÓN
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104
MODELO DE HOJA DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
 Contenido:
 Denominación de la unidad orgánica a la cual pertenece el cargo
 Denominación del cargo
 Funciones generales
 Funciones especificas
 Líneas de autoridad y responsabilidad
 Dependencia directa
 Cargos que supervisan
 Requisitos mínimos (especificaciones)
 Formación
 Experiencia
 Alternativa
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105
DIRECTIVAS









OBJETO
FINALIDAD
ALCANCE
BASE LEGAL
VIGENCIA
NORMAS GENERALES
NORMAS ESPECIFICAS, COMPLEMENTARIOS O TRANSITORIAS
PROCEDIMIENTOS
FLUJOGRAMA
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106
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL CUADRO DE NECESIDADES.
1.1.- Finalidad
• Contar con Cuadro de Necesidades de Bienes, Servicios u Obras por Unidad Orgánica
Estructurada y/o Unidad Ejecutora a nivel del Ministerio.
1.2.- Base Legal
• Ley N° 28411 – Ley General del Sistema del Presupuesto Público.
• Decreto Legislativo N° 1017 – Ley de Contrataciones del Estado (publicado en el Diario
Oficial El Peruano el 04 de Julio del 2008).
• Decreto Supremo N° 184-2008-EF – Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado,
(publicado en el Diario Oficial el Peruano el 1° de Enero del 2009).
• Ley de Presupuesto para el Sector Público de cada Año Fiscal.
• D.S. N° 002-2002-VIVIENDA.- Reglamento de Organización y Funciones del MVCS y
modificatoria D.S. N° 045-2006-VIVIENDA.
• Resolución Ministerial N° 175-2003-VIVIENDA, Norma que aprueba la Estructura y
Funciones de los Órganos de Menor Nivel Jerarquico que se encuentran en el ROF.
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107
1.3.- Requisitos.
• Convocatoria oficial y cronograma para inicio y desarrollo del Proceso de
desarrollo de formulación del Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios de
la Entidad (Directiva u Oficio)
• Catálogo de Bienes y Servicios actualizado.
Duración.
• Tres (03) meses.
1.5.- Etapas del Procedimiento
1.6.- Diagrama.
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108
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVO Y TEXTO
ÚNICO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
TUPA
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109
REFERENCIAS:
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110
ÁMBITO Y CONTENIDO
 Su aplicación es en todas las entidades de la
Administración Pública.
 La Ley regula las actuaciones de la función
administrativa del Estado y el procedimiento
administrativo común desarrollados en las
entidades.
Lic. Jorge Ramos Surco
111
FINALIDAD
Es establecer el régimen jurídico aplicable para que la
actuación de la Administración Pública, sirva a la
protección del interés general, garantizando
los
derechos e intereses de los
administrados y con
sujeción al ordenamiento constitucional y jurídico en
general.
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112
PRINCIPIOS
Se sustenta que fundamentalmente
en:
Se sustenta que fundamentalmente
en:
P. Legalidad.
Debido procedimiento.
Impulso de Oficio
Razonabilidad.
Imparcialidad.
Informalismo.
Presunción de veracidad.
Conducta
procedimental.
Celeridad.
Eficacia.
Verdad material.
Participación
Simplicidad.
Uniformidad
Predictibilidad.
Privilegio de contratos
posteriores.
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113
ACTOS ADMINISTRATIVOS
Son las declaraciones de las entidades que, en el
marco de normas de derecho público, están destinadas
a producir efectos jurídicos sobre los intereses,
obligaciones o derechos de los administrados dentro
de una situación concreta.
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114
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Son el conjunto de actos y diligencia tramitadas en
las entidades, conducentes a la emisión de un acto
administrativo que produzca efectos jurídicos,
individuales o individualizables sobre intereses,
obligaciones o derechos de los administrados.
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115
CALIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
 Procedimientos de aprobación automática.
 De evaluación previa por la entidad.
 Silencio Positivo.
 Silencio Negativo.
Cada entidad señala estos procedimientos
en su Texto Único de Procedimientos
Administrativos TUPA.
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116
PLAZO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
DE EVALUACIÓN PREVIA
30 DIAS HÁBILES
SALVO DISPOSICIÓN POR LEY O DECRETO
LEGISLATIVO .
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117
LEGALIDAD DEL PROCEDIMIENTO
Los
procedimientos
requisitos
administrativos se establecen por
autoridad de la entidad.
y
la
costos
máxima
Los
procedimientos deben ser compendiados y
sistematizados en el TUPA, y aprobados por la
entidad.
Incurre
en responsabilidad
procede de modo diferente.
Lic. Jorge Ramos Surco
la
autoridad
que
118
CONTENIDO DEL TUPA
Todos los procedimientos de iniciativa de parte que se requieran para satisfacer
los intereses, los derechos de los administrados – que requieran pronunciamiento
de la entidad y cuya exigencia cuente con respaldo legal expresado en el TUPA.
Descripción clara y taxativa de todos los requisitos.
La calificación de cada procedimiento (evaluación previa o aprobación
automática.
Los supuestos en que procede los derechos de tramitación, con indicación de
monto y forma de pago, expresado en UIT.
Las vías de recepción para acceder a los procedimientos.
La autoridad competente para resolver en cada instancia y los recursos a
interponerse .
Los formularios que se sean empleados durante la tramitación
NOTA.- El TUPA también incluirá la relación de aquellos servicios prestados en
exclusividad por las entidades
Lic. Jorge Ramos Surco
119
APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DEL TUPA
El TUPA es aprobado por la máxima autoridad en
la entidad.
Cada 2 años las entidades están obligadas a
publicar el integro del TUPA y cuando se
introduzcan modificaciones.
Lic. Jorge Ramos Surco
120
FORMATO NUEVO – TUPA
Ref.: DS Nº 062-2009-PCM
Lic. Jorge Ramos Surco
121
GRACIAS
Jorge.r.7@gmail.com
Cel: 989 785297
Lic. Jorge Ramos Surco
122
Descargar
Fichas aleatorios
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10 Tarjetas Антон piter

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0 Tarjetas joseyepezsumino

free fire garena

1 Tarjetas Rene Jonathan Ramos Reyes

sistemas educativos

17 Tarjetas Lizbet Sánchez Licea

“DIDÁCTICA PASADO Y PRESENTE

0 Tarjetas BENILDA RINCON PEÑA

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