Página-1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE TLAXCALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICO-ADMINISTRATIVA CAMPUS AMAXAC. LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA. Tema: “Auditoria operacional en la empresa “Volkswagen de México S.A de C.V” en control de automatización en la producción y manufactura del proceso industrial Automotriz. Alumno: Jorge Aguilar Corona Docente: M.T.A. Maribel Nava Pozos Grado y Grupo:2ºD Aula: A-4 Periodo: Otoño 2017 Turno: Matutino. AUDITORÍA OPERACIONAL Página-2 Autor: Jorge Aguilar Corona. Correo: [email protected] Indice. Capitulo I. Introducción………………………………………………………………………………..3 1 TEMA: Auditoria Operacional en la Empresa VW. ............................................... 4 2 Finalidad ................................................................................................................... 5 3 4 2.1 Puntuaciones en el proceso de la auditoria operacional. ................................... 5 2.2 Análisis de auditoria para llevarlo a cabo. .......................................................... 6 2.3 Herramientas. ..................................................................................................... 6 2.4 Auditoria en las áreas funcionales de la empresa VW. ...................................... 6 Planteamiento del Problema. .................................................................................... 7 3.1 Enunciado del Problema. ................................................................................... 7 3.2 Planteamiento del Problemática. ........................................................................ 7 3.3 Formulación del Problema General. ................................................................... 8 Objetivos ................................................................................................................. 10 4.1 Objetivo General............................................................................................... 10 4.2 Objetivos Específicos ....................................................................................... 10 5 Justificación. ........................................................................................................... 11 6 Hipótesis. ................................................................................................................ 13 7 “Calendario o Cronograma Anual.” ......................................................................... 14 8 Marco teórico referencial......................................................................................... 16 8.1 Aspectos que incluye una Auditoria Operacional. ............................................ 16 8.2 Análisis de la Auditoria Operacional. ................................................................ 16 8.3 Necesidad de la Auditoria. ................................................................................ 16 8.4 Puntualizaciones que una auditoria operacional lleva a cabo También. .......... 17 8.5 Auditoria Operacional. ...................................................................................... 19 Bibliografia________________________________________________________ 20 Página-4 Capitulo I. 1 TEMA: Auditoria Operacional en la Empresa VW. AUDITORIA OPERACIONAL. INVESTIGA, REVISA Y EVALUA LAS ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA PARA DETERMINAR Si se tienen controles Si Adecuados. operar con eficiencia DISMINUIR COSTOS E INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD los controles permiten Página-5 2 Finalidad “La Auditoría, Operacional investiga, revisa y evalúa las áreas funcionales de la empresa con los propósitos de determinar. Si se tienen controles adecuados. Si los controles permiten realizar las actividades con eficiencia; y Si se puede lograr una disminución de costos e incremento de la productividad. Este concepto permite analizar que en la Auditoria Operacional se debe hacer una revisión sistemática de los diferentes programas, procedimientos y controles operativos para detectar fallas en ellos, y proponer soluciones que conlleven al mejoramiento en la eficiencia de sus operaciones. El término eficiencia que se incluye en el concepto hace alusión a la capacidad que debe tener la organización para minimizar costos de los recursos económicos, técnicos y humanos con el fin de lograr satisfactoriamente los objetivos programados en el periodo.” “El término eficiencia está íntimamente ligado al de “economicidad" el cual a su vez hace relación a “racionalidad en la elección y asignación de recursos económicos' a los procesos productivos” (Eduardo Alcantara campos; 20/02/2017) 2.1 Puntuaciones en el proceso de la auditoria operacional. La misma metodología general que se describió en el capítulo 1 podemos aplicarlo en el caso de la Auditoría Operacional recalcando solo en algunos aspectos que le son propios. Los pasos para efectuar el trabajo serán: Familiarizarse con la empresa con el objeto de apreciar en forma general sus problemas. Formular los problemas específicamente de carácter operativo y analizar el efecto que éstos tienen en los resultados del ejercicio. Observación de los procesos operativos y recoger información sobre ellos. Recurrir a conocimientos generales sobre el tema con el propósito de asociar éstos con los problemas de la empresa. Recurrir a la experiencia profesional. Formular hipótesis que permitan detectar las formas más adecuadas de adelantar las investigaciones que sean necesarias. Inferir las implicaciones de las hipótesis formuladas, esto es analizar las causas y consecuencias que originan los problemas o los efectos en las operaciones que actualmente se están dando. Obtención de evidencia. Página-7 3 Planteamiento del Problema. 3.1 Enunciado del Problema. ¿Cómo se llevaría a cabo una buena auditoria operacional? “Auditar operacionalmente; identificando y desarrollando soluciones integrales a la empresa “Volkswagen de México S.A de C.V” en control de automatización en la producción y manufactura de proceso industrial Automotriz. (Ubicada en el Municipio de Cuautlancingo. Puebla; fundada en 1964 de origen Alemana.) Enfoque: Cualitativo. 3.2 Planteamiento del Problemática. Volkswagen es una empresa de origen Alemana; fundada en 1964, en el municipio de Cuautlancingo, Puebla. Nace en el sector Automotriz en la Automatización y Control de Procesos Industriales automovilístico, con el objetivo de realizar estudios, investigaciones, operaciones y desarrollo de Ingeniería y manufactura para presentar soluciones integrales a sus clientes del área Automotriz y ambiental. Actualmente cuenta con profesionales de prestigio y más de 54 años de experiencia en el sector Automotriz. En el transcurso de los años ha efectuado proyectos de Ingeniería y automatización para la industria en general, así como ha participado en importantes proyectos en el ámbito nacional, creando un balance para lograr proyectos de éxito que requiere estrategias, creatividad y tecnología, junto a decisiones acertadas de un personal calificado. Se ha observado que para el cumplimiento de los trabajos asignados por los clientes es necesario articular un protocolo que incluye una serie de aspectos como son: Página-8 Efectividad en la prestación del Servicio. Relación precio de Realización / Precio del Mercado. Estrecha colaboración que permite detectar necesidades. Ofrecer soluciones a medida. Potenciar las relaciones duraderas. Anticipación y creatividad para la resolución de los problemas. Oportunidad en la entrega del Servicio. Cumplimiento de normativa medioambiental. La calidad es el sello de todos los trabajos, la misma que ha permitido ganar la confianza de los clientes y cumplir con la visión del fundador de ser una de las empresas líderes en el mercado. Actualmente la empresa se encuentra radicada en la ciudad de Puebla, pero presta servicios a nivel Nacional y está iniciando trabajos a nivel Internacional en países como Costa Rica, Colombia y Perú, España, Brasil y EE.UU lo que está abriéndole las puertas a nuevos retos. Volkswagen de México en el transcurso de los años se ha ganado el apoyo, respaldo y convenios con reconocidas marcas de la misma rama automotriz como son: Audi, Porche y Jeran Motors enfocado en nuevos proyectos y desarrollarlos en la capacidad del personal para la producción y manufactura de Autos del rango de lujo al estándar. 3.3 Formulación del Problema General. El mundo de los negocios opina sobre el asunto Volkswagen, relativo a la decisión de algunos elementos de la empresa que, de 2009 a 2015, colocaron una trampa en los mecanismos de control de emisiones que son establecidos en los diferentes países para reducir la contaminación del medio ambiente, haciendo aparecer menos contaminantes a varios modelos de la empresa y a un modelo Audi. La cuestión tiene ramificaciones interesantes, ya que Volkswagen es propietaria de Audi y arma motores para Seat, quien ya vio un problema semejante en años anteriores y que ahora se apresura a declarar que no está involucrada. La trampa fue descubierta gracias a pruebas realizadas en la Universidad de Virginia en abril de 2013, aunque Volkswagen recién lo reconoció en septiembre. "Las provisiones para riesgos y garantías jurídicas, inscritas en el ejercicio 2015" se basan en "el conocimiento de los hechos presentado", advierten los dos auditores que firman el informe sobre las cuentas de Volkswagen, que concluyen que "no se puede excluir que una futura evaluación de los riesgos puede ser diferente". Página-10 4 Objetivos 4.1 Objetivo General Formular una Metodología de Auditoría basada en Procesos y Riesgos que sea Modelo de aplicación en el Banco de la Nación y entidades financieras del sector público, para un razonable uso de los recursos involucrados en los procesos de Auditoría. Indicar la meta o finalidad que persigue la investigación, es decir, los logros directos y evaluables que se pretenden alcanzar. Tiene correspondencia con la o las preguntas de investigación. Identificar el campo de trabajo propio de la Auditoria Operacional, sus procedimientos y su aplicación en las áreas funcionales de la empresa. Analizar el área de manufactura de la empresa VOLKSWAWEN a través de la implementación de una Auditoría Operativa para evaluar y presentar un informe donde se detallarán las recomendaciones que permitan establecer los controles necesarios para mejorar la eficiencia de las obras ejecutadas. 4.2 Objetivos Específicos Diseñar un plan de auditoría que permita conocer las normas y procedimientos del área de proyectos y manufactura de la empresa Volkswagen. Redactar un informe de auditoría que resuma los hallazgos más relevantes detectados en el transcurso de la misma relativo al área de proyectos y manufactura. Presentar un plan de acción integral que permita mejorar los cumplimientos del área de proyectos con los demás ejes de la empresa. El auditor no tiene que admitir todo lo que se le presenta sin antes investigar posibles evidencias que le proporcionen mayor información y poder demostrar buen juicio. Página-11 5 Justificación. Es de suma importancia para cualquier empresa llevar un sistema de control para sus diferentes áreas a través de políticas y procedimientos que permitan el completo desenvolvimiento y mejoramiento de la productividad; para el logro y cumplimiento de los objetivos de la empresa. Después de que la empresa proporcionó información sobre la evaluación realizada del 2015 por su enfoque proponía la realización de un plan de mejora en procesos de automatización y control de proyectos automotrices, se evidenció falta de planificación, control de los recursos al momento de ejecutar las obras y excesos en las compras de materiales, lo que está ocasionando graves distorsiones entre los costos presupuestados y los costos reales de los trabajadores. Esta necesidad de optimizar las operaciones da origen al desarrollo de una Auditoría Operativa en el área de proyectos, a fin de detectar cuáles son los controles que deben mejorarse o implementarse para incrementar la productividad de esta área, reducir costos y tiempos de la manufactura de Autos que realiza la empresa Volkswagen de México S.A de C.V. Asimismo, si bien esta metodología de Auditoria es adecuada a las necesidades de auditar las Sucursales y/o Agencias, se debe tomar en cuenta como marco referencial para su formulación en el enfoque de Procesos y Riesgos, cuyas teorías se encuentran bastante desarrolladas, con lo cual puede ser de aplicación práctica en cualquier institución o empresa del Estado. Es necesario presentar las razones por las cuales se realiza el estudio y expresar las motivaciones que llevan al investigador a desarrollar el proyecto y responder a la pregunta problema. Se espera que en este apartado se exponga brevemente el estado actual del problema planteado. En la justificación se sugiere que se de respuesta a las siguientes preguntas: Trascendencia - ¿A quién afecta? ¿Qué tan importante es el problema? Magnitud - ¿Qué tan grande es? Vulnerabilidad - ¿Qué tan posible es resolverlo? Factibilidad – Desde su ámbito de competencia ¿Qué tanto se puede modificar? Página-12 El campo de estudio puede abarcar la economía de la producción, incluyendo elementos tales como: especialización, simplificación, estandarización, diversificación, expansión, contracción e integración; también podría incluir los factores de producción. Y la principal función del Auditor es la mayor responsabilidad que sobre él recae en la actividad independiente es la expresión de una opinión profesional sobre los estados financieros examinados. Esta opinión profesional se conoce como Informe de Auditoría o dictamen, y nace de las Normas de Auditoría relativas a la rendición de informes. El dictamen de Auditoría es el documento formal por medio del cual el Contador Público otorga confiabilidad al producto del Sistema de Información Financiera y valida ante terceros este producto, utilizando la figura de la Fe Pública. De esta manera los usuarios pueden tomar decisiones depositando la confianza en el emisor del dictamen. La empresa como actividad económica organizada tiene entonces una entidad claramente definida, puede adquirir derechos y contraer obligaciones desde el punto de vista contable, aunque no lo sea desde el punto de vista jurídico, pues es una ficción necesaria para que se puedan organizar los hechos económicos de la misma y esto da origen al principio de dualidad económica. Esto conlleva a afirmar que la empresa como tal no es poseedora de nada en absoluto pues todo lo que tiene, lo debe; bien sea a sus propietarios (obligaciones Internas) o a terceros (obligaciones externas). Entonces el sistema de información financiero se mantiene en equilibrio o dicho en términos técnicos, posee Derechos. El equilibrio del sistema, básicamente consiste en que todo lo que tiene la empresa es igual a lo que debe la misma. Además, todas las empresas por lo menos uno a la vez al año, el 31 de diciembre deben presentar el estado de situación financiera y el resultado de sus operaciones comerciales, identificando la fecha de información y el período que cubre. Las actividades de una empresa son continuas, pero los cambios operados en el patrimonio de los negocios deben conocerse e informarse por períodos regulares. Generalmente el período contable es de un año, pero para propósito de la administración el período puede reducirse tanto como las necesidades y los recursos lo permitan. Las empresas deben ser consideradas entidades perfectamente diferenciadas de sus propietarios y sus operaciones deben registrarse atendiendo el efecto que tienen en ella y no en éstos. Los principios contables de carácter general abarcan las convenciones, normas y procedimientos necesarios para delimitar las prácticas contables, desarrolladas sobre las bases de la experiencia, del criterio, de las costumbres y hoy en día convertidos en Ley. Página-13 De tal suerte que para desarrollar el ejercicio de la profesión de la Contaduría y también para un Auditor dictaminar sobre el resultado de los estados financieros de un ente contable, tiene que hacer uso de las normas, principios y la aplicación oportuna de éstos. En Auditoría se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del examen. Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis, comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador Público, para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de información examinado. Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los registros de contabilidad de la empresa que se examina y los informes que proporciona el Auditor Algunos papeles de trabajo son elaborados por el propio Auditor, y se denominan Cédulas. Otros son obtenidos por medio de su cliente o por terceras personas (cartas, certificaciones, estado de cuentas, confirmaciones, etc.) pero al constituirse en pruebas o elementos de comprobación y fundamentación de la opinión, se incorporan al conjunto de evidencia que constituyen en general, los papeles de trabajo. El cumplimiento de la segunda Norma de Auditoría referente a la "obtención de evidencia suficiente y competente" queda almacenado en los papeles de trabajo del Auditor. Para obtener las bases sobre las cuales su opinión, el Auditor se vale de una serie recursos intelectuales y materiales que de acuerdo a su capacidad profesional son los más adecuados en las circunstancias. Estos recursos y su secuencia de aplicación en el examen de las partidas o hechos económicos relacionados con la información financiera son lo que se ha llamado Técnicas y Procedimientos de Auditoría. 6 Hipótesis. La carencia de una metodología de Auditoría operacional influya en procesos de manufactura y producción en la falta de regulación sobre el tema por parte del Sistema Nacional de Control. Administración. Metodología operaciones. Planes y objetivos. Eficiencia. Ejecución y control. Modelo propuesto. Comunicación resultados. Página-14 7 “Calendario o Cronograma Anual.” Entidad contable de “Auditoria Operacional” de la Empresa Volkswagen. Actividades Fechas: y Semanas: Seguimiento evaluación. Conocer la función de auditoria operacional. Dar solución problemática a a la la Realizar encuestas. Dar solución problemática. Capacitación Técnica. Corrección de datos. Desarrollo del Tema. Recolectar datos. Cumplir los objetivos. 1° 3° Enero 2° 4° 1° 3° Febrero 2° 4° 1° 3° Marzo 2° 4° 1° 3° Abril 2° 4° Página-15 MARCO TEORICO. 8 Marco teórico referencial......................................................................................... 16 8.1 Aspectos que incluye una Auditoria Operacional. ............................................ 16 8.2 Análisis de la Auditoria Operacional. ................................................................ 16 8.3 Necesidad de la Auditoria. ................................................................................ 16 8.4 Puntualizaciones que una auditoria operacional lleva a cabo También. .......... 17 8.5 Auditoria Operacional. ...................................................................................... 19 Página-16 8 Marco teórico referencial. 8.1 Aspectos que incluye una Auditoria Operacional. “La auditoría operacional nos va a servir para hacer el análisis de una parte o de toda una organización para evaluar sus sistemas, sus controles y su desempeño, de acuerdo a los objetivos de su administración, esta auditoría operacional es diferente a la auditoría financiera, esta se centra en medir la posición financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo de una compañía para obtener una opinión independiente del auditor externo sobre la razonabilidad de las cifras presentadas en los estados financieros y también se obtiene un informe sobre las debilidades del control interno, limitado a informar los resultados de la revisión selectiva de la aplicación de los controles contables y operativos que se han revisado.” Núñez Dubón y Asociados, (20 de noviembre del 2013); AUDITORIA OPERACIONAL. 8.2 Análisis de la Auditoria Operacional. La auditoría operativa es una gran alternativa para detectar deficiencias a tiempo y transformar la actividad de la empresa en un proceso rentable, que es al fin y al cabo lo que más interesa a una empresa: hacer más con la menor cantidad de recursos posible para el bien de la empresa en este caso sería a la que yo estoy interesado para mi protocolo los cuales yo considero que son: “Analizar aspectos administrativos, gerenciales y operativos sobre los que se realizarán las modificaciones oportunas con tal de mejorar la operativa empresarial. Identificar qué áreas deben reducir costes y dar apoyo a los procesos con mayores necesidades.” Aguilar.J(09/03/2018) 8.3 Necesidad de la Auditoria. La auditoría ha ido evolucionando con el objetivo de desarrollar la técnica de control interno con el fin de cumplimiento interno y descubrir fraudes en cuestión de control e irregularidades y diagnosticar la eficiencia económica de la empresa. Página-17 8.4 Puntualizaciones que una auditoria operacional lleva a cabo También. Ajuste de Auditoria: Es un asiento contable que corrige un error detectado como consecuencia de un examen de cuentas, practicado por un auditor interno o externo en una empresa. Alcance de Auditoria: “Se refiere a un procedimiento de auditoria considerado necesario en las circunstancias para alcanzar el objetivo del examen al ingreso a la empresa.” (Godoy. A. Pag. 86) Auditoria: “Actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.” (Gaitan. R. Pág. 190) Auditoría Ambiental: Es el tipo de auditoria que controla el impacto ambiental que generan las actividades humanas, ha provocado que en muchos sectores industriales se produzca un incremento de la sensibilización respecto al medio ambiente Auditoria Externa: “Es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento.” (Greco. O. Pag. 196) Auditoría Financiera: “Es aquella que emite un dictamen u opinión profesional en relación con los estados financieros de una unidad económica en una fecha determinada y sobre el resultado de las operaciones y los cambios en la posición financiera cubiertos por el examen la condición indispensable que esta opinión sea expresada por un Contador Público debidamente autorizado para tal fin.” (Vásquez López, Luís. Pag.117) Auditoria Inteligente: Es la técnica de adquisición sistemática de datos reales de un proceso para su análisis e interpretación y obtención de conclusiones ciertamente muy objetivas y confiables. Certeza de Auditoria: Es el nivel de satisfacción que el auditor posee con respecto a la confiabilidad de una aseveración hecha en el examen de auditoria. Depende de la efectividad del control interno, y de la evidencia persuasiva de auditoria. Conclusiones de Auditoria: Son juicios del auditor, de carácter profesional basados en las observaciones formuladas, como resultado del examen. Estarán referidas a la evaluación de la gestión en la entidad examinad en cuanto al logro de las metas y Página-18 objetivos, utilización de los recursos, en términos de eficiencia y economía y cumplimiento de la normativa legal. Contingencia: “Condición o situación existente al cierre del balance, cuyo efecto financiero vendrá determinado por hechos futuros que pueden o no ocurrir.” (Gaitan, Orlando, Pag. 205) Diseño: “Actividad creativa que se dirige a la producción de un objeto que se caracterice por su utilidad. Descripción o explicación breve de un proyecto o plan.” (Brand Salvador Oswaldo. Pag. 194) Eventos Posteriores: Son los que ocurren entre la fecha de cierre y el momento en que se autoriza la publicación de los estados financieros, pueden indicar la necesidad de ajuste de ciertos activos y pasivos ó solo revelar información de los mismos. Evidencia de Auditoria: “Es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor.” (Godoy. A. Pag. 98) Hallazgos de Auditoria: Son los hechos que llaman la atención del auditor y que en su opinión, deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias importantes que podría afectar en forma negativa la capacidad de registrar, procesar, resumir y reportar la información financiera de la empresa. Marcas de Auditoria: Son símbolos utilizados por el auditor, para señalar en los papeles de trabajo el tipo de revisión y prueba efectuados en el desarrollo de la auditoria. Muestreo de Auditoria: “Es el proceso mediante el cual se pueden inferir conclusiones acerca de un conjunto de elementos, denominado universo o población, en base al estudio de una fracción de dichos elementos denominado muestra.” (IMCP. Pag 98.) Políticas Contables: “Son los principios, métodos, convenciones, reglas y procedimientos adoptados por la empresa en la preparación y presentación de sus estados financieros, siendo la gerencia la encargada de seleccionarlos y aplicarlos.” (Ralphs Polimeni, Pag. 46) Procedimiento: Es el Método o sistema estructurado para ejecutar ciertas cosas. Registros Contables: “Son las anotaciones de las operaciones que se dan en una empresa, y son los medios necesarios para producir los Estados Financieros y los libros de contabilidad.” (Ralphs Polimeni. Pág. 345) Página-19 8.5 Auditoria Operacional. Al finalizar el estudio de esta unidad se puede resumir la conceptualización moderna de la Auditoría así: a- La Auditoría es un examen de un sistema de información. b.- Para garantizar la imparcialidad de los resultados del examen, este debe ser realizado por una persona diferente del elaborador de la información y el usuario c.- El examen es realizado en forma crítica, sistemática y detallada d.- El propósito del examen es determinar la autenticidad, integridad y calidad de la información que produce el sistema e.- Para evaluar y valorar el sistema de información se deben poseer conocimientos profundos de la estructura y funcionamiento de la entidad auditada, del medio ambiente y las normas legales que la rigen f.- La opinión del auditor es emitida de manera independiente g.- El examen requiere de la utilización de técnicas profesionales determinadas En esta presente unidad se establecen las formas de clasificar la Auditoría de acuerdo al modo de ejercer la misma y de acuerdo al área con el objeto de un examen y analizar la empresa auditada. En cuanto al modo de ejercer la auditoría se establece la clasificación de la Auditoría en externa e Interna y se plantean las principales diferencias entre una y otra. En cuanto a la clasificación de acuerdo al área sujeta a examen, se describen las diferentes clases de auditorías de uso común desde este enfoque son: Auditoría Financiera, Auditoría Administrativa, Auditoría Operacional, Auditoría Informática. Para llevar a cabo una buena relación en la empresa para auditarla se deben establecer valores éticos y de conducta que se esperan del recurso humano al servicio del Ente, durante el desempeño de sus actividades propias porque los altos ejecutivos deben comunicar y fortalecer los valores éticos y conductas como ejemplo, al igual que poseer conocimiento y habilidades para desempeñarlas en la organización y es de vital importancia que quienes determinan los criterios de control posean gran experiencia, dedicación y se comprometan en la toma de decisiones para mantener el ambiente en control. Página-20 Bibliografía. Referencias electrónicas. Calleja. 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