IN01 GAD FIN Ejecucion Presupuesto y rendicion de cuentas de la ODPE V02

INSTRUCTIVO
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Y
RENDICIÓN DE CUENTAS DE LAS ODPE
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Firmado digitalmente por
HERRERA HUAMAN Filomena Pilar
Alejandrina (FAU20291973851)
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 02.05.2017 15:05:23 -05:00
Sub Gerente de Finanzas ( e )
Firmado digitalmente por OROSCO
PALOMINO Braulio
(FAU20291973851)
Motivo: Soy el autor del documento
Fecha: 02.05.2017 12:57:49 -05:00
Jefe del Área de Contabilidad
Firmado digitalmente por MOLINA
VILCHEZ Jaime Enrique
(FAU20291973851)
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 02.05.2017 16:04:29 -05:00
Gerente de Gestión de la Calidad
Firmado digitalmente por
DOMINGUEZ LOPEZ Elias Gustavo
(FAU20291973851)
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 05.05.2017 17:02:34 -05:00
Gerente de Administración
Firmado digitalmente por
GUERRERO LOPEZ Susana
Ivonne (FAU20291973851)
Motivo: Doy V° B°
Fecha: 03.05.2017 15:48:21 -05:00
Gerente de Asesoría Jurídica
1. OBJETIVO:
Establecer tareas administrativas para la aplicación y ejecución de las específicas de
gasto y la rendición de cuentas de los fondos otorgados por la modalidad de encargos a
las ODPE, para la ejecución de los procesos electorales.
2. BASE NORMATIVA:
2.1 Ley Nº 26487, que aprueba la Ley Orgánica de la Oficina Nacional de Procesos
Electorales.
2.2 Texto Único Ordenado de la Ley Nº 28411 Ley General del Sistema Nacional de
Presupuesto y sus modificatorias.
2.3 Ley N° 26859, Ley Orgánica de Elecciones.
2.4 Ley de Presupuesto del Sector Público Vigente.
2.6 Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15, aprobada por Resolución Directoral
Nº 002-2007-EF-77.15 y modificatorias
2.7 Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado y modificatorias
2.8 Decreto Supremo N° 350-2015-EF que aprueba el Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado.
2.9 Resolución de Superintendencia Nº 007-99/SUNAT, que aprueba el Reglamento
de Comprobantes de Pago y modificatorias
2.10 Decreto Supremo Nº 215-2006-EF, que establece la suspensión de retenciones y/o
pagos a cuenta del impuesto a la Renta por rentas de cuarta categoría.
2.11 Decreto Supremo Nº 027-2001-PCM, que aprueba el Texto Único Actualizado de
las Normas que rigen la obligación de determinadas entidades del Sector Público
de proporcionar información sobre sus adquisiciones y modificatorias
2.12 Resolución de Superintendencia Nº 037-2002/SUNAT que aprueba el Régimen de
Retenciones del Impuesto General a las Ventas aplicable a los proveedores y
designación de agentes de retención y modificatorias
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2.13 Decreto Supremo N° 155-2004-EF, que aprueba el Texto Único Ordenado del D.
Legislativo Nº 940 referente al Sistema de Pago de Obligaciones Tributarias con el
Gobierno Central y modificatorias
2.14 Resolución de Superintendencia N° 073-2006/SUNAT que aprueba las normas para
la aplicación del sistema de pago de obligaciones tributarias con el gobierno central
q que refiere el Decreto Legislativo N° 940 al transporte de bienes movilizados por
vía terrestre y modificatorias
Nota: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus modificaciones.
3. REFERENCIAS:
3.1. DI01-GAD/FIN: Rrendición de Cuentas de los fondos otorgados bajo la modalidad
de Encargos a las ODPE para la ejecución de elecciones.
3.2. PR03-GAD/FIN: Rendición de cuentas de las ODPE.
Nota: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus modificaciones.
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
4.1.
Definiciones:
N°
Término
1
Comprobante
Pago
Definición
de Documento de gasto reconocido por el Reglamento
de Comprobantes de Pago, autorizado por SUNAT.
2
Comprobante
Retención
de Documento que se emite a favor del proveedor, por
concepto de retención del IGV (3% del monto total
de la compra o la que se encuentre vigente a la
fecha de compra), cuando ésta supera los S/.
700.00 incluido el IGV.
3
Rendición de cuentas Rendición documentada de gastos que debe
parcial
presentarse a la Gerencia de Administración,
dentro de los primeros (15) quince días útiles del
mes siguiente al que corresponde la ejecución de
gastos.
Rendición de cuentas Rendición documentada de gastos que debe
final
presentarse a la Gerencia de Administración, la
misma que no debe exceder de (15) quince días
calendarios después del cierre de la ODPE.
Registro SIAF
Número asignado con el que se identifica la
habilitación de fondos y sobre el cual debe
efectuarse la rendición de cuentas.
4
5
6
Sistema Integral de Es un software que permite a los usuarios de las
Rendición
de diferentes sedes de ODPE, registrar la ejecución
Cuentas.
de gastos de las ODPE. El sistema cuenta con los
siguientes módulos: Voucher (Mantenimiento de
Talonario, Mantenimiento de Voucher, Anulación
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de cheque, Rendición del fondo para pagos en
efectivo, Exportar Voucher Cheque); Rendición
(Rendiciones, Importar Rendiciones), Proveedores,
Reportes, búsqueda de datos, consulta, etc.
4.2.
Abreviaturas:
N°
Término
1
AODPE
Abreviatura
Administrador de ODPE
2
COA
Confrontación de Operaciones Autodeclaradas
3
GAD
Gerencia de Administración.
4
GOECOR
Gerencia de Organización Electoral y Coordinación
Regional.
5
IGV
Impuesto General a las Ventas.
6
ONPE
Oficina Nacional de Procesos Electorales.
7
ODPE
Oficina Descentralizada de Procesos Electorales.
8
PDT
Programa de Declaración Telemática
9
SIRC
Sistema Integral de Rendición de Cuentas.
10 UIT
Unidad Impositiva Tributaria.
11 TUUA
Tarifa Unificada de uso del aeropuerto
12 TAME
Tasa Municipal de embarque
5. DESARROLLO:
5.1 Ejecución de Gastos
5.1.1. Generalidades
Los formatos que deben emitirse a través del Sistema Integral de Rendición de Cuentas
(SIRC) son: “Auxiliar de ejecución de gastos – Bancos”, “Voucher”, “Auxiliar de entregas
a rendir cuentas”, “Rendición de cuentas consolidada”, “Resumen de rendición de
cuentas por específica de gastos”, “Resumen consolidado de ejecución presupuestal de
la ODPE”.
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3
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DESCRIPCIÓN DE TAREAS
RESPONSABLE
REGISTROS
Firmar en conjunto con el Jefe de la ODPE en
señal de autorización del gasto, los cheques en
forma conjunta y mancomunada, asumiendo
responsabilidad solidaria, los mismos que
deberán reunir las siguientes condiciones:
a) Deberán ser girados en forma correlativa y
cronológica.
b) Para el giro de cheques y a fin de evitar
adulteraciones, se deberá tener cuidado de
no dejar espacios en blanco a la izquierda
donde se consigna el importe en números y
en letras; asimismo, deberán protegerse
dichos datos con cinta adhesiva tanto en el
importe en números como en letras.
c) Deben girarse a nombre del emisor de los
comprobantes de pago reconocidos por la
SUNAT. Es decir, del titular del Registro
Único del Contribuyente (RUC), sea persona
natural o jurídica.
d) En los casos en que la ODPE proceda a
anular
físicamente
cheques
deberán
consignar en los mismos, el sello de color
rojo con la leyenda “ANULADO”. Asimismo,
se procederá a engrapar el cheque anulado
en el talonario correspondiente, para su
destrucción posterior al cierre de cuentas.
e) Los cheques en cartera, los talonarios de
cheques no utilizados, los comprobantes de
retención y el fondo de caja chica, deben ser
custodiados bajo condiciones de seguridad
que impidan su sustracción o deterioro.
Efectuar conciliación bancaria mensual, y en
señal
de
supervisión,
será
suscrito
adicionalmente por el Jefe de la ODPE.
Asimismo, deberán efectuar el seguimiento de
los cheques emitidos pendientes de cobro, a fin
de evitar el vencimiento de los mismos.
Con
la
autorización
escrita
mediante
memorando del Jefe de la ODPE, emitirá el
primer voucher para aperturar caja chica por un
monto reembolsable de S/. 3,000.00 (Tres mil y
00/100 soles), para atender gastos menudos y
urgentes, dentro de los cuales no se encuentra
la compra de útiles de escritorio, los mismos que
se adquieren bajo la modalidad de Acuerdo
Marco.
Cuando el gasto en la sede central de la ODPE
exceda de S/ 300.00 (Trescientos y 00/100
soles), debe girar un cheque.
AODPE o
Coordinador
Administrativo
Cheques
AODPE o
Coordinador
Administrativo
Conciliación
bancaria
AODPE o
Coordinador
Administrativo
Voucher de
apertura de caja
chica
Cheque
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DESCRIPCIÓN DE TAREAS
RESPONSABLE
REGISTROS
Reponer el fondo de caja chica utilizando el
FM01-GAD/FIN “Reembolso del fondo de caja
chica”, que debe venir debidamente suscrito por
el Jefe y Administrador de ODPE o Coordinador
administrativo, detallando fecha, número del
voucher, concepto e importe y se efectuará por
el
monto
gastado
sustentado
documentadamente, girándose un cheque por el
monto de la rendición presentada. Se anexará
dicha documentación al
“Voucher” de
reembolso correspondiente .
Coordinar con el Jefe de la ODPE y otorgar al
personal que brinda servicios en la ODPE, en
forma individual, fondos para el desarrollo de
sus funciones, los cuales se sustentarán con el
FM02-GAD/FIN “Recibo Provisional”, en el que
se consignará su autorización para proceder al
descuento, hasta el importe consignado,
renunciando a cualquier reclamo posterior, de no
cumplir con la rendición respectiva.
AODPE o
Coordinador
Administrativo
FM01-GAD/FIN
Cabe precisar que los fondos son otorgados
para un periodo determinado y se realizan en
base al presupuesto asignado a cada cargo y a
la evaluación de las necesidades económicas de
cada lugar asignado.
Declarar y sustentar gastos con Declaración
Jurada utilizando el FM03-GAD/FIN Declaración
Jurada de Gastos cuando en la ODPE se
requiera sustentar gastos
Cheque
Voucher de
reembolso
AODPE o
Coordinador
Administrativo
FM02-GAD/FIN
“Recibo
Provisional”
Declarante
FM03-GAD/FIN
Declaración
Jurada de
Gastos.
JODPE
Acta de arqueo
Considerar lo siguiente:
a. Toda Declaración Jurada debe ser firmada
sólo por el Declarante.
b. Se presentará únicamente cuando se trate
de: casos, lugares o conceptos en los que no
sea posible obtener facturas, boletas de
venta u otros comprobantes de pagos
reconocidos y emitidos de conformidad con
lo establecido por la SUNAT y no debe
exceder de la décima parte de (01) una UIT
por cada comisión de servicios.
7
Realizar arqueos mensuales no programados de
los fondos entregados al Administrador de
ODPE o Coordinador Administrativo, emitiendo
un Acta de arqueo. Las Actas deberán
presentarse en el Informe Final de la ejecución
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N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
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RESPONSABLE
REGISTROS
AODPE o
Coordinador
Administrativo
FM04-GAD/FIN
“Recibo de
devolución de
dinero”
presupuestal de la ODPE.
8
Como consecuencia de las rendiciones de
cuentas señaladas y de existir devoluciones en
efectivo por menor ejecución del gasto, se
emitirá el FM04-GAD/FIN “Recibo de devolución
de dinero”, identificándose claramente el
concepto y persona que efectúa la devolución,
debiendo entregarse una copia a la persona que
efectúa la devolución y el cargo de entrega se
adjuntará al Informe Final de ejecución
presupuestal de la ODPE. teniendo en cuenta
los siguientes criterios:
a. Si el origen de los fondos otorgados proviene
de la emisión de un cheque, los fondos
devueltos deben mantenerse en custodia del
Administrador o Coordinador Administrativo
de ODPE para su reversión al Tesoro
Público. El monto de la devolución se
registrará en el “Auxiliar de Ejecución de
Gastos - Bancos”.
b. Si el origen de los fondos otorgados proviene
del Fondo de caja chica, los fondos
devueltos se revierten al mismo.
5.1.2. Aplicación del Clasificador presupuestario de gastos
La Ejecución del gasto se realizará considerando lo establecido en el Anexo 4:
Clasificador presupuestal de gastos.
Nota: Del Clasificador de Gastos solo se rendirá lo que está considerado en el
Presupuesto Analítico que maneja la ODPE.
5.1.3. Obligaciones tributarias y operaciones recíprocas
El pago a la SUNAT por los impuestos retenidos es de obligación de la ONPE como
Agente de Retención, por lo que las ODPE están impedidas de efectuar pagos directos
a la SUNAT.
Las obligaciones que la ONPE pueda contraer con la SUNAT como consecuencia de la
omisión y retraso en el envío de información, tales como: multas, moras, intereses, etc.;
serán asumidas por el Jefe y el Administrador de ODPE o Coordinador Administrativo,
de manera solidaria, descontándose, de ser el caso, de sus respectivos honorarios. El
Jefe de la ODPE y Administrador de ODPE o Coordinador Administrativo deberán
asegurar que los montos de los impuestos retenidos (impuesto a la renta e impuesto
general a las ventas), se encuentren disponibles para su pago por la Sede Central.
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N°
1
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DESCRIPCIÓN DE TAREAS
RESPONSABLE
REGISTROS
Remitir dentro de los primeros ocho (08) días
calendario de cada mes, la siguiente
documentación e información:
JODPE
AODPE o
Coordinador
Administrativo
Información
solicitada
a) Todo lo referente a obligaciones tributarias
referente a retenciones de rentas de cuarta
categoría, se sigue lineamientos definidos
por la GCPH según, PR07-GCPH/RRHH:
Contratación de Personal bajo la modalidad
de locación de servicios.
b) Para efectos de la Declaración y Pago del
Régimen de Retenciones del IGV; el Jefe de
la ODPE remitirá a la Subgerencia de
Finanzas (Atención Tesorería) de la
Gerencia de Administración, el FM12GAD/FIN: “Información de retención del IGV
a los proveedores” impreso y digital,
adjuntando la copia SUNAT de cada factura
que esté afecta al IGV y que supere los S/
700.00 (Setecientos y 00/100 nuevos soles);
asimismo, adjuntará fotocopia de los
Comprobantes de Retención emitidos y
cheque a nombre del BANCO DE LA
NACIÓN, correspondiente al pago de las
retenciones del IGV. La copia EMISOR del
Comprobante de Retención, en forma
correlativa, será entregada a la Subgerencia
de Finanzas (Área de Tesorería) de la
Gerencia de Administración.
FM12GAD/FIN
Para efectos del Régimen de Retenciones del
Impuesto General a las Ventas, dispuesto por
Resolución de Superintendencia Nº 037-2002SUNAT y sus modificatorias, se deberá
considerar lo siguiente:
1. Se deberá retener el 3% del importe total
de la operación (precio de venta) o la tasa
vigente a la fecha de pago, en cada
oportunidad de pago, cuando el pago
efectuado sea superior a S/ 700.00
(Setecientos y 00/100 nuevos soles).
2. La obligación de efectuar la retención se
produce al momento del pago.
3. La ODPE, entregará al proveedor un
“Comprobante de Retención” por el importe
retenido.
4. Para fines de la rendición de cuentas,
presentarán adjunto al “Voucher” del pago
de la retención del IGV mensual el FM12-
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N°
2
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DESCRIPCIÓN DE TAREAS
GAD/FIN: “Información de retención del
IGV a los proveedores”, tramitado al Área
de Tesorería.
5. En caso que no se haya realizado
retención alguna se remitirá el FM12GAD/FIN: “Información de retención del
IGV a los proveedores” en el plazo
señalado
con
la
frase
“SIN
MOVIMIENTO”.
6. El Área de Tesorería para la presentación
mensual del PDT, validará la información
contenida en las facturas remitidas por
cada ODPE, para efecto de su declaración
y pago.
7. Las ODPE coordinarán permanentemente
con el Área de Tesorería, las correcciones
solicitadas, dado que una vez efectuada la
presentación del PDT mensual, no se
podrán efectuar cambios de facturas, bajo
responsabilidad.
8. El Área de Tesorería efectuará la
rectificación del PDT y retendrá de los
honorarios pendientes de pago a los Jefes
y Administrador de ODPE observados el
importe correspondiente de las multas e
intereses generados por la rectificación a la
SUNAT.
A efectos de la presentación de la COA, la
ODPE remitirá en forma impresa y digital al
Área de contabilidad de la Subgerencia de
Finanzas de la Gerencia de Administración, el
reporte del aplicativo Registro de Compras
COA, adjuntando solamente fotocopia de cada
factura, recibos de servicios públicos, ticket
factura, ticket electrónico, afectos o inafectos y
exonerados al IGV, detracciones y retenciones
de IGV.
A los (10) diez días del mes siguiente, remitir a
la Subgerencia de Finanzas (Atención Área
Contabilidad) de la Gerencia de Administración
la siguiente documentación:
Código:
Versión:
IN01-GAD/FIN
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RESPONSABLE
REGISTROS
AODPE o
Coordinador
Administrativo
-
AODPE o
Coordinador
Administrativo
Fotocopia
1° fotocopia del “Auxiliar de Ejecución de
Gastos – Bancos”, copia del estado bancario
mensual y Conciliación Bancaria del mes
informado.
2° FM13-GAD/FIN: “Operaciones con Entidades
Públicas”,
adjuntando
copia
de
los
comprobantes de pago cancelados a toda
Entidad Pública, emitidos a nombre de ONPE.
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N°
4
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
Código:
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IN01-GAD/FIN
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RESPONSABLE
REGISTROS
Aplicar las detracciones a los servicios afectos a
dicho régimen de la siguiente manera:
a) Todos los servicios por importes mayores a
S/700.00 se aplicará la tasa del 10%.
b) Los servicios de alquiler sustentados con
facturas mayores de S/ 700.00 soles se
aplicará la tasa del 10%.
c) En caso del servicio de transporte de bienes
por vía terrestre gravado con el IGV, siempre
que el importe de la operación o el valor
referencial (de conformidad con el Decreto
Supremo N° 033-2006-MTC), sea mayor S/.
400.00, se aplicará el 4% sobre el importe de
la operación o el valor referencial, el que
resulte mayor.
d) Tratándose del servicio como transporte de
personal, por importes mayores a S/ 700.00
corresponde aplicar la tasa del 10% sobre el
importe de la operación.
Las tasas señaladas líneas arriba, son solo
referenciales, debiendo aplicarse en cada
oportunidad la tasa vigente aplicable.
Por cada una de las operaciones afectas a
detracción se procederá al giro de cheque que
se depositará en la cuenta corriente
proporcionada por el proveedor en el Banco de
la Nación. En la rendición de cuentas se
anexará al “Voucher” copia del depósito
realizado.
5.2 Rendición de cuentas
5.2.1 Rendición documentada de gastos del personal contratado por la ODPE.
Toda la documentación que sustente transacciones deberá estar autorizada en el
reporte “Auxiliar de entregas a rendir cuenta”, mediante firma y sello del Jefe y
Administrador de ODPE o Coordinador Administrativo, en señal de conformidad de los
gastos ejecutados.
N°
1
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
RESPONSABLE
REGISTROS
Revisar y verificar la rendición de cuenta
documentada.
AODPE o
Coordinador
Administrativo
Reporte
“Auxiliar de
entregas a
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N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
Código:
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IN01-GAD/FIN
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RESPONSABLE
rendir cuenta”
De estar de acuerdo al presente Instructivo,
firmar conjuntamente con el Jefe de la ODPE el
reporte “Auxiliar de entregas a rendir cuenta”, en
señal de conformidad y anexar dicha
documentación al “Voucher”, ingresando dicha
información el módulo de rendición de cuentas
del SIRC.
En caso sea observada los documentos
correspondientes serán descontados de la
ejecución de gastos, notificándose al personal de
la ODPE involucrado, sobre las observaciones
encontradas para su respectiva devolución en
efectivo.
Efectuar la devolución de los fondos habilitados
no utilizados y/o no ejecutados, a la ODPE
utilizando el FM04-GAD/FIN: “Recibo de
devolución de dinero”.
2
REGISTROS
Módulo
rendición de
cuentas SIRC
Personal que
recibió fondos de
la ODPE
FM04-GAD/FIN:
“Recibo de
devolución de
dinero”
En caso que el personal que recibió fondos de la
ODPE, no cumpliese con rendir cuenta
documentada de los fondos asignados, se
aplicará lo dispuesto en la parte final del FM02GAD/FIN: “Recibo Provisional”.
5.2.2 Rendición documentada de gastos de la ODPE a la Gerencia de Administración
N°
1
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
RESPONSABLE
REGISTROS
Revisar y verificar la rendición de cuenta
documentada.
AODPE o
Coordinador
Administrativo
Reporte
“Auxiliar de
entregas a
rendir
cuenta”
De estar de acuerdo al presente Instructivo,
firmar conjuntamente con el Jefe de la ODPE el
reporte “Auxiliar de entregas a rendir cuenta”, en
señal de conformidad y anexar dicha
documentación al “Voucher”, ingresando dicha
información el módulo de rendición de cuentas
del SIRC.
En caso sea observada los documentos
correspondientes serán descontados de la
ejecución de gastos, notificándose al personal
de
la
ODPE
involucrado,
sobre
las
observaciones encontradas para su respectiva
devolución en efectivo.
Presentar a la Subgerencia de Finanzas
(Atención Área de Contabilidad) de la
Gerencia de Administración, en forma parcial, la
Módulo
rendición de
cuentas
SIRC
JODPE
AODPE o
Coordinador
Documentos
de rendición
de cuentas
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N°
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DESCRIPCIÓN DE TAREAS
RESPONSABLE
rendición de cuentas documentada de la ODPE,
dentro de los primeros (15) quince días útiles
del mes siguiente que corresponda la rendición
y
deberá
contener
la
documentación
sustentatoria de gastos definitivos ejecutados
durante el mes anterior.
Administrativo
REGISTROS
La rendición de cuentas se realizará a través del
SIRC anexando la formatearía definida y la
documentación sustentatoria de los gastos
ejecutados.
La rendición de cuentas documentada de la
ODPE, deberá ser presentada con el Anexo 02:
“Oficio de remisión de rendición de cuentas”,
“Resumen
Consolidado
de
Ejecución
Presupuestal de la ODPE”, adjuntando la
“Rendición de cuentas consolidada” y el
“Resumen de rendición de cuentas por
específica de gastos”, de acuerdo a las
siguientes pautas: Se rendirá por cada número
de Registro SIAF y comprobante de pago de
habilitación de fondos.


La documentación de gastos de la ODPE,
deberá estar ordenada por el “Voucher” en
forma correlativa, en caso existieran
cheques pendientes de rendir cuenta y para
no perder la correlatividad se adjuntará copia
del voucher y copia de recibo provisional
respectivo.
La rendición de cuentas deberá ser foliada,
en la parte inferior derecha, por cada registro
SIAF y Comprobante de Pago, con su
respectiva documentación sustentatoria de
gastos, página por página.
 Solo debe anexarse un sólo
documento por página.
 Deberá ser presentada en paquetes
máximos de 250 hojas, unidas por un
fastener plástico y tapa y contratapa
de mica transparente.
 En la primera hoja de cada paquete
deberá anexarse el anexo 03:
“Carátula de rendición” con toda la
información que ahí se consigna.
El plazo para la presentación de la rendición de
cuentas final será de (15) quince días
calendarios después del cierre de la ODPE. Los
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N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
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RESPONSABLE
REGISTROS
casos excepcionales deberán ser comunicados
a través de la Gerencia de Organización
Electoral y Coordinación Regional, a la Gerencia
de Administración para su autorización
respectiva.
Los documentos que sustentan la rendición de
cuentas son los siguientes:
 Factura.
 Boleta de venta.
 Ticket emitido por máquinas registradoras.
 Recibo de honorarios profesionales.
 Boletos por pasajes terrestres y/o aéreos
(ticket electrónico).
 Recibo por arrendamiento - Formulario 1683SUNAT.
 Ticket del impuesto CORPAC – TUUA y
ticket TAME.
 FM06-GAD/FIN: Solicitud de viaje en
comisión de servicios.
 FM07-GAD/FIN: Rendición de gastos en
comisión de servicios.
 FM03-GAD/FIN: Declaración jurada de
gastos.
 FM04-GAD/FIN: Recibo de devolución de
dinero.
 FM09-GAD/FIN: Recibo de compensación
económica por movilidad para responsables
de los locales de votación.
 FM05-GAD/FIN:
Recibo
de
transporte/movilidad.
 Resumen de rendición de cuentas por
específica de gastos.
 Resumen
Consolidado
de
Ejecución
Presupuestal de la ODPE.
Para la revisión y presentación de la
documentación
sustentatoria
del
gasto,
mencionados en el acápite anterior, deberá
tenerse en consideración lo siguiente:
 Serán documentos originales.
 Todo documento sustentatorio de gasto, no
será considerado válido, si muestra
enmendaduras o borrones en cualquiera de
sus datos e importes.
 Los comprobantes de pago, autorizados por
la SUNAT, deberán estar vigentes.
 Deberán ser emitidos a nombre de ONPE y
estar debidamente cancelados por el emisor
o proveedor.
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RENDICIÓN DE CUENTAS DE LAS ODPE
N°
DESCRIPCIÓN DE TAREAS


3
4
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RESPONSABLE
REGISTROS
Jefe del Área de
Contabilidad
Constancia
AODPE o
Coordinador
Administrativo
Informe Final
de la
ejecución
presupuestal
de la ODPE
Deberán consignar el RUC de la ONPE
número 2 0 2 9 1 9 7 3 8 5 1 y la
identificación como: ONPE u Oficina
Nacional
de
Procesos
Electorales,
indistintamente.
Debe detallarse el bien o servicio adquirido,
no se aceptará el concepto VARIOS,
DIVERSOS, DESAYUNO, ALMUERZO,
CENA O POR CONSUMO.
El incumplimiento a lo dispuesto en el numeral
precedente generará que los documentos
observados sean considerados no válidos,
siendo descontados de la rendición de cuentas
y la ODPE deberá proceder a la devolución del
importe correspondiente.
Al término de la revisión de toda la rendición de
cuentas, emitir una constancia donde se detalla
la situación final de la rendición de cuentas
respectiva, al Jefe y Administrador de ODPE o
Coordinador Administrativo.
Para efecto de la entrega final de la rendición de
cuentas, entregar en físico al área de
contabilidad, el Informe Final de la Ejecución
Presupuestal de la ODPE, el mismo que
contendrá como mínimo lo siguiente.
 Anexo 02: Modelo de Informe de remisión de
rendición de cuentas, parciales y final.
 Anexo 01: Modelo de Informe final de la
ejecución presupuestal de la ODPE.
 Fotocopias de las Conciliaciones Bancarias
mensuales y Estados de Cuenta.
 Fotocopias de los Recibos de Ingresos
emitido por el Área de Tesorería.
 FM04-GAD/FIN: Recibo de devolución de
dinero, todos los emitidos por la ODPE, de
ser el caso.
 Actas de Arqueos del Fondo Fijo para Pagos
en Efectivo realizadas.
 Declaración Jurada de no tener adeudos
pendientes en la ODPE.
6. ANEXOS:
6.1
6.2
6.3
6.4
Anexo 1: Modelo de Informe final de la ejecución presupuestal de la ODPE
Anexo 2: Modelo de informe de remisión de rendición de cuenta
Anexo 3: Carátula de rendición de cuentas
Anexo 4: Aplicación del Clasificador presupuestario de gastos
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RENDICIÓN DE CUENTAS DE LAS ODPE
6.1
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IN01-GAD/FIN
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Anexo 1: Modelo de Informe final de la ejecución presupuestal de la ODPE
INFORME FINAL DE LA EJECUCIÓN
PRESUPUESTAL DE LA ODPE
1. INTRODUCCIÓN.
2. DETALLE
DE
LAS
TRANSFERENCIAS/EJECUCION
PRESUPUESTARIA DE LA ODPE.
3. DETALLE DE LOS SALDOS POR DEVOLVER.
4. DETALLE DE LAS FECHAS DE ENTREGA DE
RENDICIONES A LA GERENCIA DE ADMINISTRACION.
5. CANTIDAD DE FOLIOS UTILIZADOS.
6. DIFICULTADES Y LOGROS OBTENIDOS.
7. RECOMENDACIONES.
8. ANEXOS
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LAS
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INFORME FINAL
PROCESO ELECTORAL
:
....................................
ODPE
:
....................................
JEFE ODPE
:
....................................
AODPE o Coordinador Administrativo : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.- INTRODUCCION:
Con motivo de las elecciones ............................................................., mediante las
Resoluciones Jefaturales Nos ..............................................., fuimos elegidos para ocupar
los cargos de Jefe y (Administrador o Coordinador Administrativo)
respectivamente, de la ODPE
,
ubicada en ..............................,
departamento..........................
La labor de la ODPE se inició el ........................, para lo cual se contrató el inmueble
ubicado en.............................................departamento.................................
2.- DETALLE DE LAS TRANSFERENCIAS/EJECUCION PRESUPUESTARIA DE LA ODPE
Las transferencias de fondos para llevar a cabo el proceso electoral y la ejecución
presupuestaria de la ODPE, son:
3.- DETALLE DE LOS SALDOS POR DEVOLVER:
Al final de la rendición de los gastos realizados en la ODPE se tiene un saldo por devolver
de S/. ......................, el cual está compuesto de la siguiente manera:
Registro SIAF –C/P
1 ..............
2 ......................
3 ........................
Cuenta corriente
En efectivo
Total
Los saldos en efectivo se sustentan con los recibos de devolución del . . . . . . al . . . . . . que
se detallan y adjuntan al presente informe
4.- DETALLE DE LAS FECHAS DE ENTREGA DE LAS RENDICIONES A LA GERENCIA
DE ADMINISTRACION:
A continuación, se detalla las fechas en que fueron entregadas las rendiciones parciales y
finales, de la ejecución de gastos.
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Proceso
electoral
N° documento
Fecha
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16 de 26
Importe
comentario
A
B
C
D
5.- CANTIDAD DE FOLIOS UTILIZADOS:
Al término del proceso electoral se ha remitido a la Gerencia de Administración, las rendiciones
de cuentas documentadas de acuerdo al siguiente detalle:
Proceso electoral
1 …...........
2 …...................
3 ….....................
4 ………………
Cantidad paquetes
N° de Folios
Voucher
6.- DIFICULTADES Y LOGROS OBTENIDOS:
Durante todo el proceso electoral se ha tenido una serie de acontecimientos que cabe
señalar, y que se pueden mencionar de la siguiente forma:


Dificultades Ocurridas: (por ejemplo)
- Se tuvo dificultad en conseguir un local adecuado.
- Los costos presupuestados no se ajustan a la realidad de la zona de trabajo
- Hubo demora en la transferencia de fondos
- Falta de equipos de cómputo.
- Etc.
Logros Obtenidos: (por ejemplo)
- Se tuvo buena aceptación de la población
- Se cumplió con el cronograma de trabajo
- Se utilizo adecuadamente el presupuesto
- Etc.
7.- RECOMENDACIONES:
Por último, cabe señalar algunos puntos importantes que deberían tenerse en cuenta para
futuros procesos electorales, en base a recomendaciones que podemos aportar: (por ejemplo)
-
Programar con mas anticipación el proceso
Incrementar las capacitaciones.
Mayor supervisión y control de los presupuestos.
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8.- ANEXOS:
Adjunto los siguientes documentos:
1. Consolidado de las Transferencias/Ejecución Presupuestaria de la ODPE.
2. Anexo 02: Informe de remisión de rendición de cuentas, parciales y final
3. Resúmenes de rendición de cuentas por específicas de gastos.
4. Resúmenes Consolidados de Ejecución Presupuestal de la ODPE.
5. Auxiliar de ejecución de gastos – Bancos.
6. Fotocopias de las Conciliaciones Bancarias mensuales y Estados de Cuenta.
7. Fotocopias de los Recibos de Ingresos emitido por el Área de Tesorería.
8. Recibo(s) de devoluciones emitidos por la ODPE.
9. Actas de Arqueos de Efectivo realizadas por el Jefe de la ODPE.
10. Declaración Jurada de no tener adeudos pendientes en la ODPE.
Día
Lugar :
Mes
Año
Fecha :
Administrador de ODPE o Coordinador Administrativo
Firma y Sello
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6.2
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Anexo 2: Modelo de Informe de remisión de rendición de cuenta
Informe Nº
-20
-ODPE.................../ONPE
Lugar y fecha.
Señor(a) [ ]
Gerencia de Administración [ ]
Presente. Asunto :
Remisión de Rendición de Cuentas Nº_____
SIAF Nº __________
C/P Nº __________
De mi consideración:
Nos dirigimos a usted, a fin de remitir adjunto la rendición de cuentas Nº _____ por el monto
total de S/.______________ correspondiente a los vouchers Nº del____al____ por los gastos
ejecutados
de
la
ODPE
_______________________,
durante
las
Elecciones___________________________________________________. El estado de la
Ejecución Presupuestal de la ODPE, correspondiente a los fondos recibidos, se detalla en la
Rendición de cuentas consolidada, Resumen de rendición de cuentas por específica de gastos
y el Resumen consolidado de ejecución presupuestal de la ODPE, que se adjuntan al presente.
Asimismo expresamos que la información contenida en la presente rendición refleja la real
ejecución de gastos de la ODPE, evidenciándose dicha conformidad con nuestra firma en los
formatos correspondientes, que se adjuntan a la documentación sustentatoria, asumiendo
responsabilidad solidaria, durante y hasta que las normas sobre la materia establezcan la
vigencia de dicha documentación.
Agradeceré que de haber observaciones a la presente rendición de cuentas, se nos notifiquen
dichas observaciones a los domicilios legales siguientes:
(Jefe, consignar el domicilio que figura en su contrato de
servicios.)
(Administrador de ODPE o Coordinador Administrativo,
consignar el domicilio que figura en su contrato de servicios.)
Atentamente,
____________________________
Sello y firma
Jefe de la ODPE
_____________________________
Sello y f irma
Administrador de ODPE o Coordinador administrativo
En caso la rendición de cuentas sea parcial, debe obviarse consignar el cuarto párrafo del presente formato.
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6.3
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Anexo 3: Carátula de rendición de cuentas
PROCESO ELECTORAL
ODPE
SIAF
C/P
VOUCHER
DEL
AL
FOLIOS
DEL
AL
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6.4
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Anexo 4: Aplicación del Clasificador presupuestario de gastos
1. Alimentos y bebidas para consumo humano (2.3.11.11). Son los gastos que se
originan por la adquisición de bebidas en sus diversas formas, insumos y productos
alimenticios destinados para los refrigerios a miembros de mesa en el día de las
elecciones y otros propios de las actividades de las ODPE, se sustentan con
comprobante de pago.
2. Combustibles y carburantes (2.3.13.11). Comprende los gastos por la adquisición de
combustible y carburantes destinados al consumo de maquinarias (equipo electrógeno),
equipos y vehículos. Cuando se utilicen maquinarias, equipos y vehículos cedidos por
las instituciones públicas o privadas en calidad de préstamo, los gastos son sustentados
de la siguiente manera:
a) Con comprobantes de pago autorizados por la SUNAT.
b) Adjuntar documento que sustente la Coordinación firmado y sellado por el
representante de la entidad otorgante.
c) Verificar si está sujeto al régimen de Retenciones del Impuesto General a las
Ventas.
3. Papelería en general, útiles y materiales de oficina (2.3.15.12). Comprende los
gastos por la adquisición de papelería en general, útiles y materiales de oficina, tales
como: archivadores, borradores, correctores, implementos para escritorio en general;
medios para escribir, numerar y sellar, papeles, cartones y cartulinas; sujetadores de
papel, engrapador, solapines, toner, entre otros afines para el funcionamiento de las
actividades propias de la ODPE. Se rendirán con comprobantes de pago reconocidos
por la SUNAT, adjuntando el cargo de entrega con el detalle de la distribución de los
mismos suscrito por los beneficiarios de tales bienes, debiendo verificar si está sujeto al
régimen de Retenciones del Impuesto General a las Ventas.
4. Aseo, limpieza y tocador (2.3.15.31). Comprende los gastos por la adquisición de
desinfectantes, detergentes y desodorantes; implementos y medios para el aseo;
material, repuestos y accesorios para tocador, entre otros afines para el funcionamiento
de las actividades propias de la ODPE. Se rendirán con comprobantes de pago
reconocidos por la SUNAT, adjuntando el cargo de entrega con el detalle de la
distribución de los mismos suscrito por los beneficiarios de tales bienes, debiendo
verificar si está sujeto al régimen de Retenciones del Impuesto General a las Ventas.
5. De cocina, comedor y cafetería (2.3.15.32). Comprende los gastos por la adquisición
de vasos, cucharas descartables, entre otros afines para el funcionamiento de las
actividades propias de la ODPE. Se rendirán con comprobantes de pago reconocidos
por la SUNAT, debiendo verificar si está sujeto al régimen de Retenciones del Impuesto
General a las Ventas.
6. Electricidad, iluminación y electrónica (2.3.15.41). Comprende los gastos por la
adquisición de Supresores, cables y extensiones, entre otros afines para el
funcionamiento de las actividades propias de la ODPE. Se rendirán con comprobantes
de pago reconocidos por la SUNAT, adjuntando el cargo de entrega con el detalle de la
distribución de los mismos suscrito por los beneficiarios de tales bienes, debiendo
verificar si está sujeto al régimen de Retenciones del Impuesto General a las Ventas.
7. Otros (2.3.15.99 99). Comprende otros gastos tales como: películas fotográficas y velas
y otros de naturaleza no contemplados anteriormente. Se rendirán con comprobantes
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de pago reconocidos por la SUNAT, adjuntando el cargo de entrega con el detalle de la
distribución de los mismos suscrito por los beneficiarios de tales bienes, debiendo
verificar si está sujeto al régimen de Retenciones del Impuesto General a las Ventas.
8. Medicamentos (2.3.18.12). Comprende la adquisición de implementos de botiquín para
la ODPE. Se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT,
adjuntando (cargo de entrega) detalle de la distribución de los mismos suscrito por los
beneficiarios de tales bienes, debiendo verificar si está sujeto al régimen de
Retenciones del Impuesto General a las ventas.
9. Pasajes y gastos de transporte (2.3.21.21). Comprende los gastos de pasajes y
gastos de transporte pagados a empresas de transporte o agencias de viajes por el
traslado del personal fuera de la jurisdicción de la sede habitual de trabajo; puede ser
aéreo, fluvial, lacustre o terrestre. Deberá tenerse en cuenta lo siguiente:
a) Serán sustentados con los respectivos boletos de viaje, ticket electrónico,
factura, boleta de venta u otro comprobante de pago autorizado por la
SUNAT.
b) En caso no se pueda obtener comprobantes de pago, se sustentará con el
FM03-GAD/FIN: “Declaración Jurada de Gastos” adjuntando el FM05GAD/FIN: “Recibo de transporte / movilidad”, detallando el itinerario realizado,
nombre, firma, copia del DNI de la persona que prestó el servicio y tarjeta de
propiedad del vehículo utilizado.
c) Verificar si está sujeto al sistema de detracción del Impuesto General a las
Ventas y si cuenta con la cuenta bancaria correspondiente.
d) En caso de pasajes y gastos de transporte en moneda extranjera se deberá
aplicar el tipo de cambio vigente de la SUNAT.
10. Viáticos y asignaciones por comisión de servicio (2.3.21.2.2). Comprende la
asignación que se concede al personal para atender gastos que les ocasione el
desempeño de sus funciones en el interior del país. Incluye alimentación, hospedaje y
movilidad local.
11. Otros Gastos (2.3.21.2 99). Comprende los gastos por servicio de repliegue del sobre
plomo. Estos pagos se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT,
debiendo verificar si está sujeto al régimen de Detracciones del Impuesto General a las
Ventas. Asimismo, incluye la asignación en efectivo por concepto de refrigerio que se
otorga al personal de la ODPE para el día de las elecciones; en este caso, este gasto se
rinde con el FM03-GAD/FIN: “Declaración jurada de gastos”, sustentada con la relación
original de beneficiarios, considerando; nombre y apellidos, DNI, cargo, importe y firma
respectiva. También se registra la movilidad local cuando el servidor se desplaza fuera
de su centro de trabajo.
12. Servicios de suministro de energía eléctrica (2.3.22.11) Comprende gastos por el
consumo de energía eléctrica, para el funcionamiento de la ODPE. Estos gastos se
rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT.
13. Servicio de agua y desagüe (2.3.22.12). Comprende gastos por el consumo de agua
potable y tratada. Estos gastos se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por
la SUNAT.
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14. Servicios de telefonía fija (2.3.22.22). Comprende los gastos por concepto de telefonía
fija (Teléfono, Telefax), tarjetas telefónicas, usados en el desempeño de sus funciones.
Estos gastos se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT.
15. Servicio de internet (2.3.22.23). Comprende los gastos por concepto de conexión a la
red internacional de información (Internet), consumo de cabinas públicas de Internet,
usados en el desempeño de sus funciones. Estos gastos se rendirán con comprobantes
de pago reconocidos por la SUNAT.
16. Correos y servicios de mensajería (2.3.22.31). Comprende los gastos por servicios de
correo, mensajería (Courrier y otros) a nivel nacional, usados en el desempeño de sus
funciones. Estos pagos se rendirán con comprobantes de pago reconocidos por la
SUNAT, debiendo verificar si está sujeto al régimen de Detracciones del Impuesto
General a las Ventas.
17. Otros servicios de publicidad y difusión (2.3.22.42). Comprende los gastos por los
servicios de publicidad y difusión (de letreros de identificación de la sede ODPE y
distritos, perifoneo y otros). Estos pagos se rendirán con comprobantes de pago
reconocidos por la SUNAT, debiendo verificar si está sujeto al régimen de Detracciones
del Impuesto General a las Ventas.
18. Servicio de impresiones, encuadernación y empastado (2.3.22.44). Comprende los
gastos por los servicios de impresión, encuadernación y empastado de documentos
oficiales (volantes y empastado de informe final). Estos pagos se rendirán con
comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT, debiendo verificar si está sujeto al
régimen de Detracciones del Impuesto General a las Ventas.
19. De edificaciones, oficinas y estructuras (2.3.24.11).
Comprende los gastos por
concepto de mantenimiento, reparación y acondicionamiento de edificios y estructuras
para oficinas públicas, originados por los servicios del acondicionamiento y ampliación
de carga eléctrica, tabiquería y sanitarios y otros en el inmueble. Se rendirá con
comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT, detallando el lugar donde fueron
utilizados, debiendo verificar si está sujeto al régimen de Detracciones del Impuesto
General a las Ventas.
20. Alquiler: De edificios y estructuras (2.3.25.11). Comprende los gastos destinados a
cubrir el alquiler de edificios y locales, incluye garantías de arriendo y otros análogos.
Adicionalmente a la documentación que se genere por la aplicación del IN02-GAD/LOG:
Contratación de bienes y servicios de las ODPE con cargo a los presupuestos de los
Procesos Electorales y Consultas Populares, se debe tener en cuenta los siguientes
lineamientos:
a) La vigencia de los contratos de alquiler de local que realice la ODPE será
determinada por la GOECOR.
b) En caso de persona natural deberá presentar el formulario 1683 (emitido por
la SUNAT) por el importe del alquiler mensual.
c) En caso que el Inmueble pertenezca a una o más personas naturales, se
requerirá la respectiva ficha registral del inmueble y DNI del propietario(s). En
caso el Inmueble pertenezca a persona jurídica se requerirá la respectiva
ficha registral del inmueble y la ficha registral de la constitución de la
Empresa, en el que se mencione el poder específico del representante legal
para suscribir contratos y cobrar la renta mensual y DNI del mismo.
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d) En caso que el propietario sea persona natural y otorgue poder a un tercero,
deberá adjuntar el Poder Notarial correspondiente, identificando el inmueble,
dirección del mismo y la facultad específica de su representante para suscribir
contratos y cobrar la renta mensual.
e) El bien inmueble deberá reunir las condiciones adecuadas de uso, tales
como: iluminación, ventilación, comunicación y seguridad. Para efectos de la
recepción del bien inmueble, deberá suscribirse el FM10-GAD/FIN: “Acta de
recepción / entrega de bien inmueble”, donde se detallará las condiciones
físicas en las que se está recibiendo el bien; asimismo, se adjuntarán
fotografías originales que muestren y demuestren lo antes señalado.
f) Sólo se admitirá gastos de reparación del local cuando se efectúe la
devolución del mismo y los daños hayan sido ocasionados como
consecuencia del uso del local para el proceso electoral.
g) Para efectos de la entrega del Inmueble, se suscribirá un Acta, donde se deje
constancia que la entrega del local se efectúa en las mismas condiciones en
que se recibió y la expresa conformidad del propietario, señalando que no
quedan deudas pendientes de ninguna índole.
h) En el caso del arrendamiento de inmuebles para el cumplimiento de las
funciones asignadas a los Coordinadores Distritales y que no pueda
sustentarse tal como está dispuesto en los párrafos anteriores, se sustentara
con el FM03-GAD/FIN: “Declaración Jurada de Gastos” acompañada de un
recibo de pago suscrito y/o con huella digital del propietario del local y
fotocopia del DNI del propietario (la firma consignada en el recibo de pago,
debe ser igual o similar a la consignada en el DNI presentado).
21. De mobiliario y similares (2.3.25.13). Comprende los gastos por concepto de alquiler
de mobiliario y estantería de oficina, entre otras análogas. Deben ser sustentados con el
FM11-GAD/FIN: “Acta de recepción / entrega de bienes muebles y/o equipos diversos”,
en donde se detalle las condiciones físicas en las que se están recibiendo dichos
bienes. Para efectos de la entrega del mobiliario alquilado, se suscribirá un acta donde
se deje constancia la conformidad del propietario. La vigencia de los alquileres será
determinada por la GOECOR y el pago se efectuará según las siguientes pautas:
a) En caso que el arrendador sea persona natural, se adjuntará el pago del
impuesto a la renta (formulario 1683).
b) En caso de Persona Jurídica, el arrendador presentará factura y si es por un
monto mayor a S/. 700.00 (Setecientos y 00/100 nuevos soles), estará afecto
al régimen de detracción del IGV, debiendo proporcionar su cuenta bancaria
de detracción, para poder depositar el monto detraído y entregarle su
constancia de depósito.
22. De maquinarias y equipos (2.3.25.14). Comprende los gastos por concepto de alquiler
de máquinas y equipos de oficina, tales como, alquiler de fax, computadoras,
impresoras, entre otras máquinas y equipos necesarios. La recepción de la entrega de
los bienes se registrará en FM11-GAD/FIN: “Acta de recepción / entrega de bienes
muebles y/o equipos diversos”. La vigencia de los contratos de alquiler será
determinada por la GOECOR y el pago se efectuará según las siguientes pautas:
a) En caso que el arrendador sea persona natural, se adjuntará el pago del
impuesto a la renta (formulario 1683).
b) En caso de Persona Jurídica, el arrendador presentará factura y si es por un
monto mayor a S/. 700.00. (Setecientos y 00/100 nuevos soles), estará afecto
al régimen de detracción del IGV, debiendo proporcionar su cuenta bancaria
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de detracción, para poder
constancia de depósito.
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depositar el monto detraído y entregarle su
23. Gastos notariales (2.3.26.12). Comprende gastos por los servicios notariales para el
sorteo de miembros de mesa, legalización de documentos, presencia en actos públicos
y sorteos diversos que requiera la ODPE. Estos pagos se rendirán con comprobantes
de pago reconocidos por la SUNAT, aplicando el régimen de Detracciones del Impuesto
General a las Ventas.
24. Seminarios, talleres y similares organizados por la Institución (2.3.27.10 1):
Comprende los gastos por servicios prestados por personas naturales y jurídicas, para
realizar: seminarios, talleres de capacitación, ceremonia de instalación, atención de
refrigerios para conferencia de prensa y talleres de sensibilización y otros similares
organizados por la institución. Se rendirá con comprobantes de pago reconocidos por la
SUNAT, debiendo verificar si está sujeto al régimen de Detracciones del Impuesto
General a las Ventas.
25. Transporte y traslado de carga, bienes y materiales (2.3.27.11 2): Comprende los
gastos realizados por la prestación de servicios por personas naturales y jurídicas, tales
como: transporte y traslado de carga, fletes, bienes y materiales. Se rendirá con
comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT y fotografías originales de los
vehículos contratados, en los que se aprecie claramente la placa y el tipo de vehículo.
Asimismo, la documentación que se adjunte será la señalada en los Términos de
Referencia, Bases y el Expediente de Contratación correspondiente, de acuerdo al
IN02-GAD/LOG: “Contratación de bienes y servicios de las ODPE con cargo a los
presupuestos de los Procesos Electorales y Consultas Populares”.
Asimismo, se debe verificar si está sujeto al sistema de detracción de transporte de
bienes por vía terrestre.
26. Servicios diversos (2.3.27.11 99). Comprende los gastos por Locación de Servicios
por contrataciones de personal en las ODPE, de acuerdo a los lineamientos
establecidos en el Procedimiento PR07-GCPH/RRHH “Contratación personal bajo la
modalidad de locación de servicios”:
Asimismo, comprende los gastos realizados por otros servicios, tal como pasacalles,
revelado, recarga de extintores, servicios prestados por personas jurídicas o naturales
distintos a los señalados en los específicos precedentes. Estos pagos se rendirán con
comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT, debiendo verificar si está sujeto al
régimen de Detracciones del Impuesto General a las Ventas.
Para el caso de gastos por fotocopias, se coordinará con el proveedor, para que en una
hoja Excel lleve el control de las autorizaciones de fotocopiado (vales), la misma que
será suscrita en cada oportunidad de pago, por el Jefe, Administrador y el proveedor y
se adjunte al comprobante de pago (Factura y/o Boleta de venta) respectivo.
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7. CUADRO DE CONTROL DE CAMBIO
Versión
anterior
Fecha de
aprobación
Sección / Ítem
Categoría
N: nuevo
M: Modificado
E: Eliminado
Cambios realizados con respecto a la versión
anterior
Item 4
M
Las definiciones y abreviaturas se han
incorporado en un cuadro.
2.7
E
4.1
N
5.1.3 (1)
N
5.1.3 (1)
N
Se eliminó el Decreto legislativo
N°1017, que aprueba la ley de
contrataciones del Estado y su
Reglamento y se reemplazó por la ley
vigente Ley Nº 30225, Ley de
Contrataciones del Estado y su
Reglamento y modificatorias.
Se agregó a la definición de
comprobante de retención: o la que se
encuentre vigente a la fecha de
compra.
Se agregó a la actividad a) el PR07GCPH/RRHH:
Contratación
de
Personal bajo la modalidad de
locación de servicios.
Se adicionó una nueva condición a la
retención que dice “o la tasa vigente
a la fecha de pago”.
5.1.1(3)
N
5.1.3 (4)
N
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29/04/2015
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29/04/2015
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5.2.2 (4)
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29/04/2015
5.2.2 (4)
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29/04/2015
5.2.2 (4)
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29/04/2015
5.2.2 (4)
Se incluyó la precisión sobre la
prohibición de adquirir útiles de
escritorio con caja chica.
Para temas de detracciones a los
servicios afectos a dicho régimen de la
siguiente manera: se adiciona que las
tasas señaladas líneas arriba son solo
referénciales, debiendo aplicarse en
cada oportunidad la tasa vigente
aplicable.
N
Se adicionó al nombre del informe
Final ahora dice Informe final de la
ejecución presupuestal de la ODPE.
E
Para el contenido del informe final de
la ejecución presupuestal de la ODPE
se eliminó la fotocopia de la
constancia de entrega por la
devolución de los bienes patrimoniales
asignados.
Se agregó que la entrega es en físico
al área de contabilidad.
N
M
Antes decía para el anexo 2: oficio de
remisión de rendición de cuentas,
La reproducción total o parcial de este documento, constituye una “COPI A NO CONTROLADA”.
INSTRUCTIVO
EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Y
RENDICIÓN DE CUENTAS DE LAS ODPE
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29/04/2015
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29/04/2015
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29/04/2015
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29/04/2015
6.4 Anexo 4 (1)
N
6.4 Anexo 4
N
6.4 Anexo 4 (11)
N
6.4 Anexo 4 (19)
E
6.4 Anexo 4 (26)
N
E
6.4 Anexo 4 (26)
Código:
Versión:
IN01-GAD/FIN
02
Página:
26 de 26
parciales y final ahora dice modelo
informe de remisión de rendición de
cuenta.
Se agregó en el clasificador de gasto
de alimentos y bebidas para consumo
humano y otros propios de las
actividades de las ODPE.
Se
agregó
en
el
clasificador
presupuestario de gastos un nuevo
clasificador de gasto el 2.3.21.2.2.
Se adicionó en el clasificador de “otros
gastos” que también se registra la
movilidad local cuando el servidor se
desplaza fuera de su centro de trabajo.
Se eliminó el ítem del consumo de
teléfono, agua y energía eléctrica será
asumido por la ODPE.
En el clasificador de gastos “servicios
diversos” se agregó de acuerdo a los
siguientes lineamientos establecidos
en el Procedimiento PR07-GCPH
“Contratación
personal
bajo
la
modalidad de locación de servicios”
Se elimina del clasificador de gastos
“servicios directos” desde la a hasta la
c, ya que se encuentra en el PR07GCPH.
La reproducción total o parcial de este documento, constituye una “COPI A NO CONTROLADA”.