Alexander Rojas Patiño. Regente de farmacia. Universidad de Antioquia TIPOS DE INVENTARIO(STOCK) • Inventario permanente: Es aquel donde se hace un seguimiento continuo y al instante del movimiento de un producto(entradas y salidas), ya sea por su alto costo u otra característica importante. Para lograrlo se basan en las tecnologías de la información como lectura por scanner o tecnología de Radiofrecuencia(RFID). Por ejemplo en el área farmacéutica se aplicaría para hacerle seguimiento continuo a los medicamentos de control especial y medicamentos de alto costo TIPOS DE INVENTARIO(STOCK) • Inventario periódico: Usan auditorías de inventario regulares y al azar para actualizar la información de seguimiento del inventario. Por lo general se realiza cada tres meses. En lugar de confiar en la tecnología para actualizar las bases de datos cada vez que se vende un artículo, los administradores deben contar físicamente el inventario en el almacén, comparando el inventario manualmente contra el recibo y los datos de ventas de los departamentos de ventas y de compras para determinar si existe cualquier discrepancia. TIPOS DE INVENTARIO(STOCK) • Inventario general: Es aquel en donde se realiza un conteo físico y general de todos los productos y bienes para determinar el estado real de existencias, para cerrar un periodo contable. Por lo general se hace cada año. Su objetivo es proporcionar la información necesaria para realizar el cierre contable del año, estado de cuentas y resultados, Activos fijos, corrientes y pasivos(Balance General). Gestión de stocks: Objetivos • Mantener el volumen del stock al más bajo nivel compatible con el suministro regular de las necesidades del servicio de salud. • Minimizar el importe total del inventario. • Minimizar las roturas de stocks. • procurar una eficiente utilización de los recursos. • Realizar una proyección de la evaluación del consumo que permita establecer un programa de compras. Gestión de stocks • ¿ Cómo? Estableciendo previsiones de consumo Estudiando los plazos de entrega del proveedor Realización de inventarios periódicos Utilizando una aplicación informática de gestión que realice análisis de consumos por grupo terapéutico, p.a, especialidad, servicio, paciente… Kardex® Es el principal instrumento de la gestión, se hace uno para cada producto basándote en la lista de precios, y debe ser actualizado cada vez que hay un movimiento . ¿Para que sirve? • Conocer el consumo mensual, por lo tanto ayudara a crear el pedido de manera racional • Localización de perdidas. • Llenar informe mensual. Kardex® formato Consumo Promedio Mensual (CPM) Para obtener este dato se debe establecer los movimientos de salida del Inventario de cada insumo durante los últimos tres meses como mínimo, datos que se obtienen directamente del Kardex y/o el sistema de Información, el cual debe ser actualizado constantemente. Para calcular el consumo promedio mensual se suman el total de salidas de los insumos durante el periodo analizado y se divide por el número de meses que conforman dicho periodo. EJEMPLO: Calcular CPM de Acido Acetil Salicílico de enero, febrero y marzo. CONSUMO - ENERO =76 Tabletas PROMEDIO MENSUAL FEBRERO=94 Tabletas 240 (TABL. )_ = 80 TABL. MARZO =70 Tabletas 3 (MESES) TOTAL 240 Tabletas Stock o Nivel Máximo Existencias (NME) (Cantidad máxima a pedir) ¿Como se calcula? Ejemplo: vamos a considerar un Puesto de Salud que quiere estar abastecido de Acido Acetil Salicílico por 03 meses (90 días) y su pedido demora 15 días para llegar, a este resultado lo llamaremos Tiempo de Reposición(TR): suma: 90 + 15 = 105 días(TR) Para calcular mi stock Máximo necesito saber: ¿Cuál es el Consumo promedio de venta (CPV)del AAS? El promedio de consumo mensual (CPM)(Para el ejemplo es 80 Tabl.) Se divide entre los 30 días que dura el mes: Para el ejemplo: 80/30 = 2.66 redondeando = 3 Tabletas.(día) Ahora multiplicamos: 3 Tabl.(CPV) x 105 días(TR) = 315 Tabl. 315 Tabletas es la cantidad que como máximo el puesto de salud deberá estar abastecido por 03 meses de AAS. Ahora bien, ¿Cuánto debo pedir?.... Tomando como referencia el ejemplo anterior, pedimos la cantidad necesaria para completar a 315 Tabl. Que es el stock máximo que debemos tener. Supóngase que se tienen en existencias un stock de 190 Tabl. hacemos lo siguiente: Stock Máximo(315 Tabl.) - Existencias(190 Tabl.) = 225 Tabl.(CP) Es la cantidad a pedir para completar mi stock máximo Ahora bien, ¿ Cuando debo pedir?.... Para ello debemos saber el Stock o Nivel Mínimo Existencia (NmE), que es la cantidad mínima a tener. ¿Como se calcula? Sigamos el ejemplo: -Al servicio de salud se le demora 15 días (TR) en llegar el medicamento desde que hace el pedido. -Si se consumen como promedio 3 Tabl (CPV). en un día. Hacemos lo siguiente: 3 (CPV) x 15 (TR) = 45 Tabl. AAS. ( NmE) “NUNCA SE ESPERARA LLEGAR A ESTE VALOR PARA RECIEN HACER EL PEDIDO” 45 ( NmE) x 2 = 90 Tabl. AAS. (Stock de Alerta) “CUANDO SE TIENE EL DOBLE DEL STOCK MINIMO, ES TIEMPO DE HACER EL PEDIDO CORRESPONDIENTE” STOCK DE ALERTA/PUNTO DE PEDIDO Existencias Stock Máximo 315 Tabl Stock de Alerta 90 Tabletas Stock Mínimo 45 Tabl. Tiempo Pedido Recepción CONSUMO ÍNDICE DE ROTACIÓN = EXISTENCIAS CONSUMO ÍNDICE DE ROTACIÓN = EXISTENCIAS EJEMPLO : Calculo del índice de rotación de las existencias totales Durante 1 mes ENERO Consumo : 90 Tabl. AAS.(MES) Índice de rotación = 1,4 veces al mes Existencias : 64 Tabl. AAS. FEBRERO Consumo : 43 Tabl. AAS(MES) índice de rotación = 0,72 veces al mes Existencias : 60 Tabl. AAS. MARZO Consumo : 82 Tabl. AAS(MES) Índice de rotación = 8,2 veces al mes Existencias : 10 Tabl. AAS. Consumo ÍNDICE DE ROTACIÓN = Existencias Existencias x 30 Días ÍNDICE DE COBERTURA = Consumo mensual ENERO Consumo : 90 Tabl. AAS.(MES) Índice de rotación = 1,4 veces al mes Existencias : 64 Tabl. AAS. Índice de cobertura = 22 Días FEBRERO Consumo : índice de rotación = 0,72 veces al mes 43 Tabl. AAS(MES) Existencias : 60 Tabl. AAS. Índice de cobertura = 42 Días MARZO Consumo : Índice de rotación = 8,2 veces al mes 82 Tabl. AAS(MES) Existencias : 10 Tabl. AAS. Índice de cobertura = 3,5Días Video Control de Inventarios con Tecnología RFID (Identificación por radiofrecuencia)
