APLICACIÓN DE SEIS SIGMA PARA UNA CLINICA DENTAL Jonathan López Mattos1 [email protected] Resumen: La mejora continua es una metodología fundamental en las empresas, tanto de servicios como manufactura, en este trabajo se propone un acercamiento a la metodología Six Sigma, para la optimización del servicio de una clínica odontológica, debido a que la cantidad de pacientes de tipo particular que vuelven a la utilizar los servicios , ha disminuyendo con el tiempo, a través de una análisis de los procesos, se pudo observar un punto critico que diera origen al problema mencionado. Se aplica los pasos propuestos en la metodología, apoyados en herramientas como QFD y Amef Palabras claves: Mejora continua, Six Sigma, QFD, Procesos, Calidad Abstract: Continuous improvement is a fundamental methodology in companies, both in services and manufacturing, in this work we propose an approach to the Six Sigma methodology, for the optimization of the service of a dental clinic, because the number of patients of a particular type that return to the use of services, has decreased over time, through an analysis of the processes, we could observe a critical point that would give rise to the problem mentioned. The steps proposed in the methodology are applied, supported by tools such as QFD and Amef Keywords: Continuous improvement, Six Sigma, QFD, Processes, Quality INTRODUCCIÓN El objetivo de los procesos en las organizaciones debe ser siempre brindar calidad y añadir valor a los clientes, sean estos internos o externos. Sin embargo, eso no debe quedar solo en ese punto, cuando se trata el tema de calidad se trata a su vez del proceso de mejora continua. La mejora continua es la búsqueda constante de la excelencia en los procesos, con el fin principal de mejorar la eficiencia de los procesos organizacionales. El pilar de la mejora continua es el ciclo propuesto por Deming que parte de tener un plan de lo que se va a optimizar, luego se pasa a la acción, luego se verifica lo que se ha realizado y posteriormente se toman decisiones a través de indicadores, si se continúa o se realizan cambios a lo realizado. 1 Estudiante de III semestre de Maestría en Gestión de Organizaciones de la Universidad de Cartagena 1 Existen varias metodologías, que tratan el tema de la mejora continua, entre estas, resalta el Six Sigma, una metodología relativamente nueva para la mejora de procesos, y es la que da origen a este artículo. El principal objetivo de este es aproximarse un poco a la puesta en marcha de una metodología de Six sigma en una organización de servicios odontológicos, y como a través de esta metodología se pueden mejorar los procesos de esta. MARCO TEORICO Seis sigma La metodología seis sigma o Six Sigma, es utilizada como parte del sistema de calidad, pero se debe tener claro que este no es un programa de calidad, (Pérez, 2010) ni una herramienta de calidad, es una herramienta de gestión, una filosofía gerencial de la calidad (Vergel, 2015) que busca la mejora continua, integrando el factor humano en los procesos tal como lo plantea Antony J, Kumar, Cho (2007), Montgomery (2004) citados por (F. Hernández, Díaz, & Villarreal, 2014). Esta metodología básicamente lo que busca es la satisfacción de las necesidades de los clientes a través de la optimización de la rentabilidad, la reducción de la variación de los defectos y de los errores que afectan la calidad del producto, el servicio, el desempeño, la productividad y los costos (F. Gómez, José, & Tejero, 2003). Es decir, mejorando la eficacia y la eficiencia de los procesos, basándose en la participación de la gerencia, asignando metas alcanzables a corto plazo enfocadas a objetivos a largo plazo (F. Gómez et al., 2003). por lo cual, sus resultados no han sido igualados por otras iniciativas. Six Sigma es una forma más inteligente de dirigir un negocio o un departamento; pone primero al cliente y usa hechos y datos para impulsar mejores soluciones. Se enfoca a definir la satisfacción del cliente, midiendo y usando los equipos para reducir de manera continua los defectos por millón de oportunidades en cada medición hasta 3.4 Defectos Partes por millón y puede percibirse como “la perfección virtual”. El término original de Seis Sigma proviene del símbolo “σ” (“sigma”) que significa una medida de la variabilidad de la calidad o desviación estándar, utilizada para indicar qué parte de los datos presentados en el proceso productivo falla. Cuanto menor sea la desviación estándar del proceso mayor será la calidad de los productos o servicios producidos. En términos del modelo Seis Sigma entre más veces quepa la desviación estándar entre el límite permitido superior y el límite permitido inferior de un proceso, mayor será la calidad del proceso, debido a que los niveles de variabilidad del proceso están controlados y son muy bajos (Jiménez, Saladén, Rojas, & Castillo, 2019). Para identificar el nivel de Seis Sigma de una organización, se utiliza una medida de desempeño denominada Defectos por Millón de Oportunidades (DPMO), la cual puede ser usada como referente de comparación de calidad y defectos de empresas de diferentes tamaños y características. 2 Las empresas que implementan la filosofía seis sigma buscan que los procesos que se diseñen o mejoren funcionen a un 99.99% de aceptación o a un nivel de 3.4 Defectos por Millón de Oportunidades (DPMO), lo cual garantiza la satisfacción de las necesidades de los clientes y la reducción de los costos de operación. Tabla 1 Niveles Seis Sigma Nivel Sigma DPMO 6 3,4 5 233 4 620 3 66807 2 308537 1 690000 Fuente: (R. Gómez & Barrera, 2012) Los esfuerzos Six Sigma se dirigen a tres áreas principales: • • • Mejorar la satisfacción del cliente Reducir el tiempo de ciclo Reducir los defectos. Según Escalante (2004), la metodología del seis sigma es métrica porque mide el desempeño, es una filosofía de mejoramiento continuo y tiene como meta no producir servicios o productos defectuosos; ya que su objetivo es reducir los defectos hasta casi cero, Pande (2004) citado por (Bianco Dugarte, Gareca Oblitas, Cabrera, Morales, & Arroyo Castillo, 2007). Para que el éxito de la implementación de la metodología, pueda ser posible, hay que tener en cuenta a los factores críticos de éxito del seis sigma según Banuelas & Coronado (2002) citado por Romero, Noriega, Escobar, & Ávila, (2009) es necesario la existencia de un iinvolucramiento gerencial, un cambio cultural real de la empresa, una buena comunicación organizacional, la existencia de una buena infraestructura organizacional, constante entrenamiento, además de ligar six sigma a la estrategia de negocio, al cliente, al recurso humano, al trato con los proveedores, al igual que es importante entender las herramientas y técnicas dentro de six sigma, habilidades de gestión y priorización y selección del proyecto. La metodología de Seis Sigma se puede aplicar en diferentes sectores pero ha sido predominante su uso en los procesos de manufactura (Álvarez, 2015) aunque se han reportado aplicaciones en diversas ramas de los servicios (Nelson, 2015) y dentro de estos con mayor énfasis en la salud (Almorsy and Khalifa 2016) , el predominio de las aplicaciones de 6σ en los procesos de manufactura respecto a los servicios obedece en lo fundamental a la naturaleza física delos productos los que cuentan con mayor grado de tangibilidad y en consecuencia con 3 atributos físicos medibles que facilitan la medición y aplicación de 6σ. En el caso de los servicios dado el predominio de los intangibles las aplicaciones se orientan a controlar los insumos que se utilizan y a la mejora de la variable tiempo (Al-Aomar, Aljeneibi et al. 2016) que adquiere una gran importancia en la evaluación de la calidad de los servicios. Básicamente la utilización de la metodología del seis sigma, no es solo la implementación en los procesos de producción o de servicios, sino ligarlo a cada uno de los procesos de la organización desde la gerencia hasta las relaciones con los Stakeholders. Pasos para la aplicación del seis sigma El método SEIS SIGMA (ver figura 1), se basa en el ciclo de calidad PDCAo PHVA (planificar, hacer, verificar, actuar), propuesto por Deming; tiene como objeto mejorar y optimizar la organización, por medio de proyectos plausibles y medibles en el tiempo. La propuesta de Seis Sigma consiste en cinco pasos (Herrera & Fontalvo, 2011) y cada uno de ellos se define según (Arias, Portilla, & Castaño, 2008) de la siguiente manera: 1. Definir el proyecto o problema de calidad, tomando la información suficiente que permita obtener las necesidades del cliente. En esta fase, también llamada desarrollo de conceptos lo que se trata es de conocer cada proceso, actividades, las personas que laboran en la misma, en fin, de tener certeza del proceso a seguir. Los interrogantes planteados son: ¿Qué procesos existen en su área?, ¿De cuáles actividades (procesos) es usted el responsable?, ¿Quién o quiénes son los dueños de estos procesos?, ¿Qué personas interactúan en el proceso, directa e indirectamente?, ¿Tiene actualmente información del proceso?, ¿Qué tipo de información tiene?, ¿Qué procesos tienen mayor prioridad de mejorarse?, ¿Cómo lo definió o llegó a esa conclusión? En esta etapa lo importante es conocer a cabalidad el proceso en si el cual se esta generando el problema, en que etapa lo esta haciendo y cual es su impacto en la organización. 2. Medir las condiciones del problema, evaluando la capacidad SPC, según la información suministrada por el proceso. En esta fase, se seleccionan una o más características críticas, analiza el proceso, toma las medidas necesarias, registra los resultados, evalúa los sistemas de medición, y se estima la capacidad del proceso a corto plazo. Se sugiere los siguientes interrogantes: • • • • ¿Conoce quiénes son sus clientes? ¿Sabe las necesidades de sus clientes? ¿Qué tipo de pasos compone el proceso y cómo se relacionan con las necesidades del cliente? ¿Qué parámetros de medición utiliza? • ¿Qué tan exacto o preciso es su sistema de medición? En otras palabras, se debe llevar un control estadístico de procesos con los siguientes pasos: 4 • • • El diseño de tolerancia Análisis del modo de fallas en el diseño y los efectos Predicción de la confiabilidad 3. Analizar las causas del problema, aplicando técnicas estadísticas consistentes, tales como el Diseño Experimental, Contraste de hipótesis, Modelos Lineales. En esta fase se hace un análisis, para explorar y dar un diagnóstico del problema a partir de la información obtenida en la fase de medición. En ella se identifica los factores que permiten lograr una mejora sustancial y lograr un mejor desempeño del proceso. En algunos casos es necesario en rediseñar el proceso o producto. Sugerimos estas preguntas: • • • • • • ¿Cuáles son las especificaciones del cliente para sus parámetros de medición? ¿Cómo se desempeña el proceso actual con respecto a esos parámetros? ¿Cuáles son las posibles fuentes de variación del proceso? ¿Cuáles de esas fuentes de variación controla y cuáles no? De las fuentes de variación que controla ¿Cómo las controla y cuál es el método para documentarlas? ¿Monitorea las fuentes de variación que no controla? 4. Mejorar las condiciones del proceso, identificando y cuantificando las variables críticas del proceso. Implementando soluciones adecuadas a cada una de las causas encontradas y valorando los resultados, AMEF. En esta fase se desarrolla en la práctica todas las estrategias de mejora. Se definen que factores se van a controlar para medir el efecto sobre las características críticas y se planifica la mejor forma de llevar a cabo la mejora, con el fin de buscar el desempeño óptimo del proceso. Las preguntas para responder son: • • • • • • ¿Las fuentes de variación dependen de un proveedor? ¿Cuáles son?, ¿Quién es el proveedor y qué está haciendo para monitorearlas y/o controlarlas? ¿Qué relación hay entre los parámetros de medición y las variables críticas? ¿Interactúan las variables críticas? ¿Qué ajustes a las variables son necesarios para optimizar el proceso? 5. Controlar las variables críticas del proceso, para que el problema de calidad no sea recurrente. En esta fase se documenta el resultado de la mejora, y se diseña herramientas para monitorizar el proceso, una vez se haya validado que se han logrado los objetivos de mejora. Las siguientes preguntas guías pueden ser de utilidad. • • • • • ¿Qué tan exacto o preciso es su sistema de medición? ¿Qué tanto se ha mejorado el proceso después de los cambios? ¿Cómo hace que los cambios se mantengan? ¿Cómo monitorea los procesos? ¿Cuánto tiempo o dinero ha ahorrado con los cambios? 5 • ¿Cómo lo está documentando? Figura 1 Ciclo del Seis Sigma Controlar Definir Mejorar Medir Analizar Fuente: (C. Hernández, 2014) Herramientas Básicas para seis sigma Son muchas las herramientas que se pueden utilizar para la aplicación de la metodología del seis sigma; herramientas muy simples como la lluvia de ideas hasta el análisis estadístico de los procesos (Lefcovich, 2015) citado por (Zuluaga, 2016). Se pueden organizar estas herramientas partiendo de la acción más básica, que inicia con la organización de la información, que da inicio al proceso de mejora continua, entre estas se puede encontrar la tormenta de ideas, diagrama de afinidad, estructura en árbol, mapa de proceso a primer nivel, diagrama de flujo de proceso y diagramas de causa-efecto (espina de pez). Ya en el paso de la obtención de los datos el muestreo estadístico, VDC (métodos para obtener la voz del cliente), hojas y gráficos de control, análisis del sistema de medida son las herramientas que se pueden utilizar. Para el análisis de procesos y datos se trata, las más utilizadas son el análisis del flujo del proceso, análisis del valor añadido, diagrama y gráficos, diagrama de Pareto, histogramas, gráfico de tendencias y diagrama de dispersión. En lo concerniente al análisis estadístico y la implementación, diseño y gestión de los procesos se utilizan herramientas como los Métodos de Gestión de Proyectos, el Análisis de Problemas Potenciales, el Análisis del Modo de Fallo y sus Efectos (AMEF), el despliegue de la función calidad (QFD), Análisis de los grupos afectados, Diagramas de Campo de Fuerzas, Documentación del proceso, Cuadro de Mando Integral e indicadores de procesos. 6 METODOLOGÍA Desarrollo de la metodología Esta es una clínica dental, encargada de la atención y servicios de odontología general y especializada, con servicio de urgencias las 24 horas del día, la clínica presta servicios de odontología a pacientes particulares y pacientes de diferentes EPS. En la clínica desde hace aproximadamente 1 año, se está presentando la situación que de los pacientes particulares, que significan aproximadamente el 30% de los ingresos totales de la empresa, de estos pacientes que llegan a la consulta por primera vez, donde se realiza la valoración inicial de los mismos; solo el 25% de estos que consultan, regresan a realizarse tratamientos, lo que ha generado una situación complicada en la empresa, disminuyendo los ingresos y la liquidez de la empresa, ya que en el caso de los pacientes que son atendidos por EPS, estos servicios son cancelados a 90 días. Hace aproximadamente 6 meses se decidió consultar a los pacientes acerca de las quejas y observaciones que tenían con respecto al procedimiento de atención donde las principales quejas de estos era la demora en la atención, la asignación equivocada de las citas, la falta de claridad de la información brindada, entre otras. En esta etapa lo primero que se realizó fue un detallado del procedimiento realizado por la clínica para el manejo de los pacientes de tipo particular que llegan por primera vez a la clínica tal cual se ve en el Anexo A. El proceso de la atención de pacientes en este caso, paso por la atención de diversos actores en las cuales se encuentran dos personas encargadas de la atención en la recepción, un odontólogo, una persona en la Caja, Se elaboró una evaluación del proceso en general utilizando la herramienta despliegue de la función calidad (QFD) la cual utiliza una serie de matrices para vincular y relacionar las entradas (los Qué, los requerimientos de los clientes) con las salidas (Cómo, requisitos técnicos) de las diferentes etapas de desarrollo (Gutiérrez Pulido, Gutiérrez González, Garibay López, & Díaz Caldera, 2014) ver Anexo B En la matriz se identificaron los requerimientos de los clientes y los requerimientos técnicos necesarios para el cumplimiento de los requerimientos de los clientes. En los resultados obtenidos a través de las opiniones de los clientes, el principal requerimiento de estos era que los periodos de espera en la sala fueran más cortos. Al analizar los resultados se observó que la principal queja de los pacientes era en el área de recepción Teniendo en cuenta los datos obtenidos a través de las encuestas realizadas a los clientes, se elaboró un diagrama de Pareto que permita observar cual es la no conformidad recurrente en el área de la recepción y que puede estar incidiendo en el no regreso de los pacientes a realizarse los tratamientos. 7 250 100% 88% 200 100% 80% 71% 150 60% 54% 100 40% 35% 50 20% 0 0% Tiempos de espera muy largos Errores en Mala atención Falta de claridad Asignación codigos de en la equivocada de procedimiento información citas Una vez establecido el proceso a intervenir, se identificaron las principales causas por la cual puede incurrir la no conformidad de los pacientes y no regresar a la clínica lo que traduce en una perdida de liquidez en la clínica, se definen las métricas correspondientes a la metodología seis sigma. Variables U: Unidades de entrada: Pacientes que consultan por primera vez O: Oportunidad de fallas en el proceso: en este caso las fallas pueden originarse por errores humanos o por errores del sistema N: Número de pacientes que no regresan 𝐷𝑃𝑀𝑂 = [𝑛⁄(𝑈 ∗ 𝑂)] ∗ 1000000 2 Z= 0,846 + √29,3 − (2,221 ∗ ln 𝐷𝑃𝑀𝑂) = 𝑅𝑒𝑛𝑑𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜: 𝑌 = 1 − Unidades revisadas Numero de no conformidades Oportunidad de Error DPMO Nivel Sigma 𝑛 𝑈 Enero 200 36 Febrero 210 40 Marzo 215 25 2 90000 2,83 2 95238 2,8 2 58140 3,06 8 Rendimiento 82% 81% 88% Observando los resultados es notable, que el rendimiento del proceso es bastante bajo para considerarse un proceso de calidad, por lo que es claro, que se necesita intervenir, para lograr la mejora de este. Al analizar el resultado de las fallas y el origen de estos, en el proceso de la atención de los pacientes por parte del área de recepción, se utiliza como herramienta el modelo de análisis del modo y efecto de fallas (AMEF) que permitió identificar las fallas posibles de los subprocesos, permitiendo evaluar sus efectos para evitar su posterior ocurrencia. Tabla 2 Amef de servicio Proceso Modo de falla Efecto de Falla S Causa(s) potencial (es) de falla P Control D IR Acciones Recepción de los Clientes No se atiende al cliente al momento de llegar Molestia en la persona, mala disposición 3 3 Buzón de quejas y sugerencias 2 18 Capacitación al personal, mejoras en sistema de control Entrega de Presupuesto Demoras en la atención, no se le explica valores contenidos. Información confusa Demoras en la atención, Citas mal programadas, datos erróneos Facturación errónea Mala disposición en el paciente, Perdida del cliente 3 Falta de capacitación del personal, Poca destreza de personal auxiliar Falta de capacitación 3 Buzón de quejas y sugerencias 2 18 Capacitación al personal, mejoras en sistema de control Molestias en el paciente, perdida de interés en tratamientos Quejas y reclamaciones 3 Sobrecargo de funciones, falta de capacitación 2 Buzón de quejas y sugerencias 3 18 2 Colocación de códigos equivocados 1 Queja personal 1 2 Capacitación al personal, mejoras en sistema de control Capacitación en manejo de códigos de facturación Programación de citas Facturación Fuente: Elaboración propia Con base en los resultados mostrados se propone un plan de mejora para el proceso de recepción de los pacientes, asignación de citas, programación de citas, que inicia con la capacitación de los colaboradores que participan en el proceso, así como el seguimiento constante del numero de quejas y los resultados de la implementación de las mejoras. 9 CONCLUSIÓN El modelo Seis Sigma más de una simple herramienta para la calidad, es una metodología de gestión en las organizaciones, para llevarla a cabo se necesita un real compromiso de toda la empresa para lograr resultados de excelencia, requiriendo un cambio en la mentalidad de todo el personal desde la gerencia hasta el personal operativo. Los procesos de la empresa son su columna vertebral y unos procesos bien estructurados y confiables le generan a la empresa mejoras en los costos, confianza en sus clientes y en sus grupos de interés, es por eso por lo que a través de seis sigma se puede disminuir la variabilidad de los resultados de un proceso, buscando la mejora continua del mismo y brindando calidad en sus productos y servicios. REFERENCIAS Arias, L., Portilla, M., & Castaño, J. C. (2008). Aplicación de Six Sigma en las organizaciones. Scientia Et Technica, XIV. Bianco Dugarte, H., Gareca Oblitas, S., Cabrera, E., Morales, P., & Arroyo Castillo, A. (2007). Aplicación académica de la metodología seis sigma (6σ) en la asignatura control de calidad de alimentos del programa de técnico superior agroindustrial de la UCLA, 133– 142. Gómez, F., José, V., & Tejero, M. (2003). Seis Sigma. (FC Editorial, Ed.). 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