EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 ACCESS 2000 Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 ÍNDICE 1. Introducción a Access 2000 Pág. 1.1 Comenzar_________________________________________________3 1.2 Algunos conceptos importantes________________________________4 1.3 Crear una nueva Base de Datos________________________________5 1.4 Abrir una base de datos______________________________________6 2. Las tablas 2.1 Definición________________________________________________8 2.2 Creación de tablas__________________________________________8 2.3 Propiedades de los campos___________________________________9 2.4 Gestión de tablas__________________________________________10 2.4.1 Modificar el diseño de la tabla_________________________11 2.4.2 Introducir y modificar datos de una tabla_________________12 2.4.3 Desplazarse por los datos de una tabla___________________13 3. Las Relaciones 3.1 Tipos de Relaciones_______________________________________10 3.2 Crear relaciones__________________________________________13 3.3 Añadir tablas a la ventana de relaciones________________________16 3.4 Modificar Relaciones______________________________________17 4. Los Formularios 4.1 Crear un formulario______________________________________17 4.2 Manejar formularios______________________________________18 4.3 Buscar datos en el formulario_______________________________21 5. Las consultas 5.1 Tipos de consulta________________________________________22 Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 5.2 Crear consultas de selección _______________________________23 5.3 Ejecutar un consulta______________________________________24 5.4 Modificar el diseño de una consulta__________________________25 6. Los Informes 6.1 Crear un Informe________________________________________26 6.2 Imprimir un Informe_____________________________________27 7. Los controles para el formulario 7.1 Los más usados_________________________________________28 8. Las Macros 8.1 ¿Cómo se crea una Macro?__________________________________29 8.2 Argumentos de Acción_____________________________________29 8.3 Guardar una Macro________________________________________30 8.4 Ejecutar una Macro________________________________________30 9. Glosario de términos 10.Bibliografía Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 1. INTRODUCCIÓN A ACCESS 2000 Objetivo Con este curso se pretende que aquellas personas que no tengan experiencia en el uso de bases de datos, adquieran las habilidades necesarias para trabajar con bases de datos gestionadas con Access 2000 y crear bases de datos propias. 1.1 Comenzar Veamos las dos formas de comenzar a trabajar con Access2000. 1) Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio, se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador, buscar Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se arrancará el programa. 2) Desde el icono de Access2000 del escritorio. Para cerrar Access2000, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: 1) Hacer clic en el botón cerrar 2) Pulsar la combinación de teclas Alt. + F4. 3) Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir. Al arrancar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) pueden no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 A diferencia de otros programas Access dispone de una ventana inicial que nos permitirá empezar a trabajar utilizando una base de datos ya existente o creando una nueva, pero nosotros de momento vamos a hacer clic sobre el botón Cancelar, para empezar desde cero. La barra de título contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar. La barra de menús contiene las operaciones de Access, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. En Access2000 la barra de menús tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando con más frecuencia. Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos: a) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú Archivo, el comando Cerrar. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 b) Otro menú desplegable. Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el menú Archivo, Obtener datos externos. c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedirá que rellenemos algunos campos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Archivo, Abrir... Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt. + Letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt. + A para desplegar el menú Archivo. La barra de herramientas contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc. Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se reconocen porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Copiar aparecen con el color más claro. 1.2 Algunos conceptos importantes. Base de datos. Una base de datos es un conjunto de registros que están organizados para un uso determinado. Las bases de datos de Access2000 tienen la extensión .MDB para que el ordenador las reconozca como tal. Todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, el sistema trata todos los datos en Tablas. Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos, y las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Tablas de datos. Una tabla de datos es el objeto de Access2000 que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes tipos de datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,... Consultas. Una consulta es el objeto de Access2000 que proporciona una visión personal de los datos de las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Formularios. Un formulario es el objeto de Access2000 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de fichas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES. Informes. Un informe es el objeto de Access2000 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa. Páginas. Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una Intranet. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Macros. Una macro es el objeto de Access2000 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado. Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento de un formulario. Módulos. Un módulo es el objeto de Access2000 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic. 1.3 Crear una base de datos. Para crear una base de datos, seguir los siguientes pasos: 1. Ir al menú Archivo. 2. Elegir la opción Nueva base de datos... O bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 3 Hacer clic sobre el botón Aceptar. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde tendremos que asignarle nombre a nuestra base de datos. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 4 En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a grabar nuestro trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. 5 Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. 6 En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo. No es necesario que cuando cambiemos el nombre que viene por defecto volvamos a escribir la extensión 7 Hacer clic sobre el botón Crear. Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access2000 asignará la extensión .MDB, y aparecerá la ventana correspondiente a la base de datos: Si observas la ventana de la base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes objetos de una base de datos y en la parte de la derecha, dependiendo del objeto seleccionado a la izquierda, Access nos permitirá crear o modificarlos. En nuestro caso el objeto seleccionado es la Tabla, principal elemento de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. 1.4 Abrir una base de datos Para abrir una Base de datos de Microsoft Access solo es necesario hacer doble click sobre un archivo de base de datos de Access, es decir, aquel que tiene extensión .MDB. Esto iniciará Access y la abrirá. Existe otra manera de abrir Bases de datos y es, directamente con la aplicación abierta, pulsar sobre el comando abrir del menú Archivo y saldrá una pantalla similar a esta Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 en esta pantalla seleccionamos la base de datos que queremos abrir y pulsamos sobre Abrir. Tenemos una ventana desplegable para desplazarnos por la distintas carpetas que nos da la posibilidad de buscar nuestra base de datos en cualquier lugar, ya sea en nuestro disco duro, en un disco extraíble (CD-ROM, disquete) o bien en la estructura de directorios de otro ordenador conectado en red con nosotros. 2. LAS TABLAS 2.1 Definición Una tabla de datos es el objeto de Access2000 que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, 2.2 Creación de tablas Para crear una tabla utilizando otro método, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se quiere crear la tabla. 2 Hacer clic sobre la opción Crear una tabla en vista diseño de la ventana de la base de datos. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 3 Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 4 Seleccionar Vista Diseño. 5 Hacer clic sobre el botón Aceptar. Aparecerá la ventana de diseño de la tabla: Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Si observas la pantalla, cada fila se utiliza para la creación de los campos de la tabla, debiendo indicar, nombre, tipo y descripción. 6 En la primera fila escribir el nombre del primer campo. 7 Pulsar la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo. 8 Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondrá Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana Propiedades del campo se activa para poder indicar las especificaciones del campo. Más adelante hablaremos de las propiedades fundamentales de los campos. 9 Pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo. (Descripción) Esta tercera columna no es importante utilizarla ya que únicamente es una descripción del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir. 10 Hacer clic sobre una propiedad que queremos especificar y cambiarla. 11 Repetir el paso 10 hasta tener modificadas todas las propiedades necesarias. 12 Hacer clic sobre la segunda fila de la columna Nombre del campo para especificar otro campo, y repetir los pasos anteriores a partir del 6 hasta completar todos los campos de la tabla. Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal a alguno de sus campos. La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla, nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No puede haber más de una clave principal, aunque sí puede una tabla tener una clave principal compuesta por más de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: 13 Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal. 14 Hacer clic sobre el botón Clave principal de la barra de herramientas. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. A partir de ahora podremos guardar la tabla. Para guardar una tabla, seguir los siguientes pasos: 1 Ir al menú Archivo. 2 Elegir la opción Guardar. O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas. Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 3 Escribir el nombre de la tabla. 4 Hacer clic sobre el botón Aceptar. 2.3 Propiedades de los campos Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades pueden cambiar para un tipo de dato u otro. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos o información se pueden perder los datos introducidos. Vamos a ver las principales propiedades de los diferentes tipos de datos. Tamaño del campo. Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255. Para los campos Numérico, las opciones son: Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -1028-1 y 1028-1. Es decir, valores con una precisión decimal de 28. Entero para valores enteros comprendidos entre -37.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y 1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Los campos Autonumérico son Entero largo. A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño. Formato del campo. Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico. - Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son: Número general: presenta los números tal como fueron introducidos. Moneda: presenta a los valores introducidos el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser Pts. Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estándar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y agrega el signo de porcentaje (%). Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Científico: presenta el número con notación científica. - Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Máscara de entrada. Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____. Access2000 dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Título. Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo independientemente de que el campo se llame de otra manera. Es una forma de utilizar un nombre con formato para las presentaciones en nuestros formularios o informes cuando usemos el asistente. Lugares decimales. Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Numérico o Moneda. Valor predeterminado. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Si se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor determinado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Valencia. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico. Regla de validación. Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico. Texto de validación. En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico. Requerido. Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico Permitir longitud cero. Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos. Indexado. Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin índice. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Sí (con duplicados): Cuando de asigna un índice a ese campo y además admite valores duplicados. Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados. 2.4 Gestión de tablas 2.4.1 Modificar el diseño de la tabla Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificación en su diseño. Para ello seguiremos los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. 2 Seleccionar la tabla a la que queremos modificar su diseño, haciendo clic sobre ésta para que su nombre aparezca remarcado. 3 Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo de diseño de tablas estudiado en la unidad temática anterior. 4 Ir al campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias, o ir al final de la tabla para añadir otro campo. 5 Guardar la tabla. Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Hoja de datos para la introducción de valores, hacer clic sobre el botón Diseño herramientas. de la barra de 2.4.2 Introducir y modificar datos de una tabla. Para introducir datos en una tabla, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a rellenar, en el caso de que no lo estuviera. 2 Seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre ésta para que su nombre aparezca remarcado. 3 Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos. Aparecerá la ventana de Hoja de datos: Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Cada fila nos sirve para introducir un registro. 4 Escribir el valor del primer campo del registro. 5 Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. 6 Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, se almacenará dicho registro, no haciendo necesario guardar los registros de una tabla. 7 Hacer clic sobre el botón Cerrar terminar con dicha tabla. de la ventana de la Hoja de datos para Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Hoja de datos de la barra de herramientas. Si lo que queremos es borrar un registro entero: 1 Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. 2 Hacer clic. El registro quedará seleccionado. 3 Pulsar la tecla supr. del teclado. Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 2.4.3 Desplazarse por los datos de una tabla Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de registros: En primer lugar, observando la barra nos indicará en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla. El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual. Al final donde pone “de 1” nos indica el número total de registros que en nuestro caso es uno. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación: Para ir al primer registro de la tabla. Para ir al registro anterior de la tabla. Para ir al registro posterior de la tabla. Para ir al último registro de la tabla. Para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla. Podemos ir también directamente a un número de registro determinando de la siguiente forma: 1 Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual. 2 Escribir el número del registro al cual queremos ir. 3 Pulsar INTRO. También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 3 3.1 LAS RELACIONES Tipos de relaciones Se pueden distinguir tres tipos de relaciones: Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una población. Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria). Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población. Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artículos que se venden en la empresa, un cliente podrá realizar un pedido con varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente. Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla líneas de pedido relacionado con clientes y con artículos. 3.2 Crear Relaciones Para crear relaciones en Access2000 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones, para ello: 1 Estar en la ventana de la base de datos en la cual queremos realizar las relaciones. 2 Ir al menú Herramientas. 3 Elegir la opción Relaciones... O bien hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo esperando que le indiquemos las tablas que formarán parte de la relación a crear. 4 Seleccionar una tabla que pertenecerá a la relación haciendo clic sobre ésta. Aparecerá dicha tabla remarcada. 5 Hacer clic sobre el botón Agregar. 6 Repetir los pasos 5 y 6 hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear. 7 Hacer clic sobre el botón Cerrar. Ahora aparecerá la ventana de Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Para realizar la relación: 7 Ir sobre el campo de relación de la tabla principal. 8 Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el mismo campo de la tabla secundaria. 9 Soltar el botón del ratón. En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de éstos el nombre de los campos de relación. Ojo! siempre deben ser campos que contengan la misma información y por lo tanto del mismo tipo. Observa en la parte inferior el tipo de relación que se asignará dependiendo de las características de los campos de relación. 10 Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste. 11 Hacer clic sobre el botón Crear. Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana de relaciones. 3.3 Añadir tablas en la ventana relaciones. Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra, pero no se dispone de la tabla en la ventana de relaciones: 1 Estar situados en la ventana de relaciones. 2 Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior. 3 Añadir las tablas necesarias. 4 Cerrar el cuadro de diálogo. 3.4 Modificar relaciones. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Para modificar relaciones ya creadas: 1 Estar en la ventana de relaciones. 2 Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a modificar. 3 Elegir la opción Modificar relación... Aparecerá la ventana Modificar relaciones estudiado anteriormente. 4 Realizar los cambios deseados. 5 Hacer clic sobre el botón Aceptar. Si lo que queremos es borrar la relación: 1 Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar. 2 Elegir la opción Eliminar. 3 Confirmar 4 LOS FORMULARIOS Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar registros de una tabla o consulta. 4.1 Crear un formulario. Para crear formularios, podemos utilizar varios métodos: 1 Uno utilizando un asistente que va guiando pasos por paso la creación del formulario. 2 Otro empezando el formulario en blanco. Nuestra explicación se basará en el primer método. Para crear un formulario, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear. 2 Hacer clic sobre el objeto Formulario que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Hacer clic sobre la opción Crear un formulario utilizando el asistente de la ventana de la base de datos. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 4 Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 5 Seleccionar Asistente para formularios. 6 Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qué tabla queremos realizar el formulario. 7 Hacer clic sobre el botón Aceptar. Aparecerá el primer paso del Asistente para formularios 8 Debemos especificar los campos que aparecerán en el formulario utilizando los siguientes botones: para añadir el campo seleccionado al formulario. para añadir todos los campos al formulario. para quitar el campo seleccionado de la lista de campos del formulario de la derecha. para quitar todos los campos de la lista de campos del formulario. Si queremos realizar un formulario a partir de los datos de más de una tabla, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Tablas/Consultas, elegir la tabla correspondiente y repetir el paso 8 con la segunda tabla. 9 Hacer clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 10 Elegir la distribución del formulario. Las distribuciones más utilizadas son la de Columnas y Justificado, ya que las demás se parecen mucho al aspecto de tablas. Pinchando en cada opción aparece a la izquierda el aspecto que tendrá el formulario. 11 Hacer clic sobre el botón Siguiente. Aparecerá el cuadro siguiente Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 12 Elegir el estilo del formulario. Pinchando sobre cada estilo de la lista aparece a la izquierda el aspecto que tendrá el formulario. 13 Hacer clic sobre el botón Siguiente. Aparecerá el último paso del asistente para formularios Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 14 Escribir el nombre que le queremos dar al formulario. 15 Hacer clic sobre el botón Finalizar. Por último aparecerá el formulario creado preparado para la edición de registros. 4.2 Manejar formularios. Para manejar un formulario, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a utilizar. 2 Hacer clic sobre el objeto Formulario que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos. Aparecerá el formulario seleccionado. A continuación tiene un posible formulario, aunque dependiendo de la distribución y del estilo elegido a la hora de crearlo puede variar: Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de Registros: En primer lugar, observando la barra nos indicará en qué registros estamos situados y el número total de registros de la tabla. En el recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual. Al final donde pone de 1 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es uno. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación: para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior de la tabla. para ir al registro posterior de la tabla. para ir al último registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla. Podemos ir también directamente a un número de registro determinado de la siguiente forma: 1 Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual. 2 Escribir el número del registro al cual queremos ir. 3 Pulsar INTRO. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado. 4.3Buscar datos en el formulario. Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar de Access2000. Para hacer uso de esta herramienta: 1 Ir al menú Edición. 2 Elegir la opción Buscar... O bien hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente: 3 En el recuadro Buscar, escribir el valor a buscar. 4 Elegir del recuadro Buscar en elegir el campo donde se encuentra el valor a buscar. 5 En el recuadro Coincidir elegir una de las siguientes opciones: Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo. Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con él. Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 6 Si queremos especificar un poco más la búsqueda, hacer clic sobre el botón Más y se ampliará el cuadro anterior tal como vemos a continuación. 7 En el recuadro Buscar elegir una de las siguientes opciones: Todos para buscar en todos los registros de la tabla. Arriba para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hacia arriba. Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hacia abajo. 8 Activar la casilla Mayúscula y minúscula si queremos que Access2000 diferencie a la hora de buscar entre mayúsculas y minúsculas. 9 Hacer clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda. Access2000 se posicionará en el primer registro que cumpla la condición de búsqueda. 10 Si queremos seguir la búsqueda, hacer clic sobre el botón Buscar siguiente. 11 Y así sucesivamente hasta que deseamos terminar la búsqueda en cuyo caso, hacer clic sobre el botón Cancelar. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 5 5.1 Las Consultas. Tipos de consultas Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten filtrar datos de una tabla o consulta. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen unos criterios especificados. Existen varios tipos de consultas: Consultas de selección. Son las consultas que extraen o nos muestran únicamente los datos que le especificamos. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer según la consulta). Estas son las consultas en las que nos centraremos en esta unidad temática por ser las que más se utilizan. Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros en una sola operación. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. 5.2 Crear consultas de selección Para crear una consulta de acción, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. 2 Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Hacer clic sobre el botón Nuevo Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: de la ventana de la base de datos. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 4 Seleccionar Vista Diseño. 5 Hacer clic sobre el botón Aceptar. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. 6 Seleccionar la tabla a partir de la cual queremos realizar la consulta. 7 Hacer clic sobre el botón Agregar. 8 En el caso de realizar una consulta a partir de más de una tabla, volver a realizar los pasos 6 y 7. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 9 Una vez añadidas todas las tablas necesarias, hacer clic sobre el botón Cerrar. Aparecerá la ventana de diseño de consultas. Si observas la pantalla, en la parte superior aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE tendremos que especificar los criterios para realizar la consulta. Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo a utilizar. 10 Hacer clic sobre la flecha de la derecha de la primera fila y primera columna de la cuadrícula. Se abrirá la lista desplegable de campos. 11 Seleccionar el campo deseado. Observa como en la segunda fila Tabla aparece el nombre de la tabla a la que pertenece el campo. 12 Repetir los pasos 10 y 11 pero en la siguiente columna para elegir otro campo. 13 Realizar el paso 12 hasta que en la cuadrícula tengamos todos los campos deseados. 14 Utilizar la fila Orden para especificar si queremos ordenar los registros de la consulta por algún campo, para ello hacer clic sobre el recuadro correspondiente a la columna del campo de ordenación, aparecerá la flecha de lista desplegable para elegir una ordenación ascendente o descendente. En caso de querer realizar la consulta ordenando por dos campos o más, repetir la operación en las columnas correspondientes. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 15 Desactivar la casilla Mostrar para que el campo no se visualice en la consulta. Se utiliza cuando tenemos que utilizar el campo para seleccionar u ordenar pero no queremos visualizarlo. 16 Especificar los criterios de búsqueda en las filas Criterios y O. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecen en la consulta. Un criterio de búsqueda se define de la forma que le indicamos a continuación. Access2000 no diferencia entre mayúsculas y minúsculas a la hora de realizar la búsqueda de registros. 17 Guardar la consulta haciendo clic sobre el botón herramientas. de la barra de Aparecerá el cuadro de diálogo para darle nombre a la consulta. 18 Escribir el nombre de la consulta. 19 Hacer clic sobre el botón Aceptar. 20 Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón 5.3 . Ejecutar una consulta Podemos ejecutar una consulta desde la ventana de diseño de la consulta o bien desde la ventana de la base de datos. Desde la ventana de la base de datos: 1 Seleccionar la consulta a ejecutar. 2 Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos. Desde la ventana de diseño de la consulta: 1 Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas. Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si realizamos una modificación de datos se realizará dicha modificación sobre la tabla relacionada. 5.4 Modificar el diseño de una consulta Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta: Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 1 Estar situado en la ventana de la base de datos donde se encuentra la consulta a modificar. 2 Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Seleccionar la tabla a modificar. 4 Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 6 Los Informes Los informes son los objetos de una base de datos que permiten presentar los datos de las tablas o consultas de forma impresa. 6.1 Crear un Informe Para crear informes, podemos utilizar varios métodos: Uno utilizando un asistente que va guiando paso por paso la creación del informe. Otro empezando el informe en blanco. Nuestra explicación se basará en el primer método. Para crear un informe, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear. 2 Hacer clic sobre el objeto Informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Hacer clic sobre la opción Crear un informe utilizando el asistente de la ventana de la base de datos. 4 Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 5 Seleccionar Asistente para informes. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 6 Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qué tabla queremos realizar el informe. Nota: Se puede elegir también una consulta. 7 Hacer clic sobre el botón Aceptar. Aparecerá el primer paso del Asistente para formularios: 8 Debemos especificar los campos que aparecerán en el formulario utilizando los siguientes botones: para añadir al informe el campo seleccionado . para añadir todos los campos. para quitar el campo seleccionado de la lista de campos del informe de la derecha. para quitar todos los campos de la lista de campos del informe. Si queremos realizar un informe a partir de los datos de más de una tabla, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable del recuadro Tablas/Consultas y elegir la tabla correspondiente. A continuación repetir el paso 8 con la segunda tabla. 9 Hacer clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 10 Elegir algún campo que nos servirá para agrupar los datos a imprimir. Por ejemplo si queremos que todos los alumnos de una misma población salgan juntos, y añadir al final de cada población una línea o un campo resumen, se elige el campo Población. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 11 Hacer clic sobre el botón Siguiente. Aparecerá el cuadro para determinar el orden de los registros: 12 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del primer recuadro y elegir el campo por el que queremos ordenar el informe. El botón de la derecha nos sirve para elegir el orden si pone AZ será en orden ascendente y si pone ZA será en orden descendente. En caso de querer ordenar por más de un campo, utilizar el segundo recuadro, así se ordenaría por el primero y en caso de tener dos iguales se ordenaría por el segundo y así sucesivamente. 13 Hacer clic sobre el botón Siguiente. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Aparecerá el siguiente paso: El asistente nos proporciona varios formatos para que elijamos el que más nos guste, en el recuadro distribución tenemos esos formatos, pinchando sobre alguno, aparece a la izquierda una muestra de cómo queda el formato seleccionado. 14 Elegir la distribución y orientación. 15 Hacer clic sobre el botón Siguiente. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Aparecerá el siguiente paso: Al igual que el formato, se puede elegir el estilo de varios predefinidos. 16 Elegir el estilo deseado. 17 Hacer clic sobre el botón Siguiente. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Aparecerá el último paso del asistente para informes: 18 Escribir el nombre que le queremos dar al informe. Este nombre coincidirá con el título que aparecerá al principio de la página. 19 Hacer clic sobre el botón Finalizar y aparecerá el informe creado preparado para la impresión. Nota: Si quisiéramos cambiar algo del diseño habría que pinchar en la opción correspondiente de la pantalla, y así acceder a la pantalla de diseño. 6.2 Imprimir un Informe Para imprimir un informe, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a utilizar. 2 Hacer clic sobre el objeto informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos. 3 Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos. Aparecerá el informe seleccionado. Si nos interesa imprimirlo: 4 Ir al menú Archivo. 5 Elegir la opción Imprimir... O bien hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas. En el caso de acceder desde el menú, aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. 6 En el recuadro Intervalo de impresión, especificar si queremos imprimir todo el informe o bien sólo algunas páginas. Si queremos imprimir unas páginas, en el recuadro desde especificar la página inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la página final. 7 En el recuadro Copias, especificar el número de copias a imprimir. 8 Hacer clic sobre el botón Aceptar. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 7 LOS CONTROLES PARA LOS FORMULARIOS 7.1 Los más usados La siguiente imagen muestra el cuadro de herramientas disponible (de manera estándar) en Access 2000. Están contenidos en el mismo aquellos controles más usados como son: - - - - Labels, etiquetas para mostrar información. TextBox, es la cajita de texto para introducir o mostrar información. GroupBox, permite agrupar a un conjunto de controles dentro de él, con la ventaja de que aquella propiedad que afecte al GroupBox (contenedor) también lo hará a los controles contenidos en él. RadioButtons u OptionButtons, permiten marcar una opción de un conjunto posible, donde el resto de las opciones son mutuamente excluyentes entre si. Es decir, solo puede estar marcada una de ellas para un grupo de RadioButtons definidos como conjunto. Checkbox, es una cajita de texto para marcar una opción. Su existencia y su estado no influye en el resto de los controles, siendo en este caso independiente. Es el típico elemento, por ejemplo, para especificar configuraciones de usuario. ComboBox, este elemento permite seleccionar de una lista desplegable. Por ejemplo la ciudad donde vivimos. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 - - ListBox, al igual que en el caso anterior podemos seleccionar de una lista la información, pero ésta no estará oculta y para mostrarla no será necesario hacer nada. Buttons, los conocidos botones para interactuar con el usuario. Image, nos permiten mostrar una imagen y adaptarla a l tamaño que deseemos cambiando algunas propiedades. Existen multitud de controles más, miles podríamos decir, pero son controles que hay que incluir, en el cuadro de herramientas o en nuestro formulario, manualmente. Estos controles son ActiveX, controles creados por otros usuarios o por empresas ajenas a Microsoft o por la propia Microsoft, que se “incrustan” en los formularios o informes. Por ejemplo el control Calendar. Este control muestra un calendario para cualquier mes de cualquier año y devuelve la fecha seleccionada, el número de semana en la que nos encontramos, etc.…existen otros para reproducir sonido, video, etc.… 8 LAS MACROS Una macro es una especie de rutina que puede ser ejecutada en respuesta a algún evento que ocurre en el sistema. Por ejemplo, podemos accionar una rutina cuando una eliminación de un registro estuviera preparada para ser efectiva y esta rutina puede exigir confirmación por parte del usuario. 8.1 ¿Cómo se crea una MACRO? Se selecciona la pestaña Macros y se pulsa Nuevo. Se abrirá la ventana para definir las macros. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Para comenzar la macro se debe hacer clic sobre la flecha que aparece en la celda de Acción: En la columna Acción se indican en cada fila las diferentes acciones a ejecutar en el orden correcto de secuencia. En la columna Comentario se puede escribir una explicación de lo que realiza esa acción auque solo nos servirá a nosotros o a otra persona que retome nuestro trabajo. En la parte inferior de esta pantalla, una vez se ha seleccionado una acción, aparecen los Argumentos de Acción. Dependiendo de la acción seleccionada tendrá más o menos argumentos. Cada acción tiene un número de argumentos con valores distintos. Un argumento con el mismo nombre puede actuar de forma distinta dependiendo del objeto sobre el que actúe. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 8.2 Argumentos de acción Nombre del informe/Formulario/Tabla: objeto de la base de datos sobre el que recae la acción. Al hacer clic en el campo aparecerá una flecha en la zona derecha, si se pulsa, se despliega la lista de todos los informes que haya en la base de datos (si la Acción es Abrir Informe). Vista: indica la vista en la que se activará el objeto seleccionado. Variará según el objeto del que se trate, un informe tiene tres vistas, pero un formulario tiene cuatro vistas. Nombre del filtro: con el filtro se utilizan criterios de selección, de esa forma sólo se obtendrán determinados datos por sus características. Se puede utilizar un filtro o una consulta existente, con la condición de que coincida en número de campos con el objeto que se desee abrir. Condición WHERE: es una cláusula del lenguaje SQL, que permite seleccionar determinados registros de una tabla o consulta. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Si se seleccionan nombre de filtro y la condición WHERE entonces se ejecutará sobre el resultado de aplicar el filtro. Un ejemplo de la condición WHERE: Para redactar la condición se hace clic sobre los puntos suspensivos, se abrirá el generador de expresiones: Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Para seleccionar un campo de una tabla o de un formulario se abre la carpeta que corresponda. Luego se selecciona el campo y después la condición que debe cumplir para que sea seleccionado. Modo de datos: en esta opción se indica la forma en la que se va a trabajar sobre los datos que se muestren: Agregar: permitirá agregar nuevos registros a la tabla en la que esté basado el formulario, el informe o la consulta. Modificar: permite agregar nuevos registros y modificar los existentes. Sólo lectura: no permite realizar ningún cambio en los registros ni añadir ninguno, sólo consultar los registros existentes. Modo de la ventana: esta opción es el modo en el que se trabajará el objeto seleccionado. Los posibles modos son normal, oculta, icono, diálogo. El modo normal muestra el objeto según las propiedades normales. 8.3 Guardar una Macro Una vez se han determinado todas las acciones sucesivas, y los argumentos de acción de cada acción, se guarda la macro pulsando el botón guardar. Aparecerá la siguiente ventana en la que se le debe dar un nombre a la macro creada: Si no se pulsara el botón guardar y se cerrara la ventana de la macro Access preguntará si se desea almacenar la macro o no: Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 8.4 Ejecutar una macro Desde la ventana de la base de datos, seleccionando la pestaña macros, aparecerán todas las macros creadas. Se selecciona la macro que se desee ejecutar. Se pulsa el botón Ejecutar. Automáticamente se ejecutará la macro correspondiente. Si aún se está en la ventana de la macro se puede ejecutar seleccionando el botón ejecutar o el menú Macro | ejecutar. Tras pulsar ejecutar todas las acciones se realizarán de una sola vez. Si se desea observar primero cada uno de los pasos de la macro se selecciona el botón paso a paso y después se pulsa el botón ejecutar . Aparecerá cada acción en una ventana con sus argumentos y la posibilidad de ver en cada paso lo que se ha puesto en la Macro, para depurarla en el caso de que tenga algún error. Paso a paso: pulsando este botón se ejecuta la acción que se muestre en ese momento en la ventana, y muestra la ventana de la siguiente acción. Detener para detener la macro. Se cerrará la ventana de Paso a paso y se cancelará la macro. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización. EXPERTO EN OFIMÁTICA ACCESS 2000 Continuar: continúa ejecutando la macro pero sin mostrar la ventana de Paso a paso antes de realizar cada acción. Para modificar una macro, se selecciona la carpeta macros en la ventana de la base de datos. Se selecciona la macro a modificar y se hace clic en el botón Diseño. Entonces se quita o modifica lo que se crea conveniente. Copyright Inated S.L., 2.003. Todos los derechos reservados. Este documento se entrega gratuitamente por INATED. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico o por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de Inated. Queda expresa y terminantemente prohibida su comercialización.
