GUÍA DE EJECUCIÓN CONTABILIDAD SENA LUZ ANGELA
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GUÍA DE EJECUCIÓN CONTABILIDAD SENA LUZ ANGELA MILLAN BASTIDAS LICEO MIXTO LA MILAGROSA CONTABILIDAD CALI 2015 ESTRUCTURAS DE LAS SIGUIENTES CUENTAS CODIGOS CLASE GRUPO CUENTA 11050501 Activo 11 Disponibles Caja 111005 Activo 11 Disponibles Caja 136510 Activo 13 Deudores 1540 Activo 210505 Pasivo 220505 Pasivo 238030 Pasivo 15 Propiedades, planta y equipo 21 Obligaciones Financieras 23 Cuentas por pagar 23 Cuentas por pagar Cuentas por cobrar a trabajadores Flota y equipo de transporte Bancos Nacionales Acreedores Varios Acreedores Varios 24080501 Pasivo 310505 Patrimonio 320505 Patrimonio 32 Superávit de capital 3315 Patrimonio 33 Reservas 3410 Patrimonio 34 Revalorización del patrimonio 413505 INGRESOS 41 OPERACIONALES COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR 4210 Ingresos Financieros 425510 Ingresos 429595 Ingresos 5115 Gastos 42 No operacionales 42 No operacionales 42 No operacionales 51 Operacionales de administración 24 Impuestos, gravámenes, y tasas 31 Capital Social SUBCUENTA Moneda Nacional Vehículos Sobregiros Fondos de Cesantías Fondos de Cesantías y pensiones IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR Capital Suscrito y pagado Primera en colocación de acciones, cuotas o partes de interés social Reservas ocasionales Saneamiento Fiscal indemnizaciones Diversos Impuestos Capital Autorizado Primera en colocación de acciones Por suministros Otros 512005 Gastos 51 Operacionales de administración Arrendamientos 520505 GASTOS 52 OPERACIONALES DE VENTAS GASTOS DE PERSONAL 5215 Gastos 52 Operacionales de ventas Impuestos 613505 COSTOS DE VENTAS COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR 620505 COSTOS DE VENTAS COSTOS DE VENTAS 61 COSTOS DE VENTAS Y DE PRESENTACION DE SERVICIOS 62 COMPRAS 62 COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS 621005 DE MERCANCIAS 6225 Costos de ventas 62 Compras Devoluciones en compras 7101 COSTOS DE PRODUCCION O DE OPERACIÓN COSTOS DE PRODUCCION O DE OPERACIÓN 71 MATERIA PRIMA MATERIA PRIMA MANO DE OBRA DIRECTA MANO DE OBRA DIRECTA 8105 Cuentas de orden deudores 81 Derechos contingentes 811005 Cuentas de orden deudoras 81 Derechos contingentes 910505 Cuentas de orden acreedores 9 Responsabilidades contingentes 9135 Cuentas de orden acreedores 9 Responsabilidades contingentes Bienes y Valores entregados en custodia Bienes y Valores entregados en custodia Bienes y Valores entregados en custodia Cuentas en participación 720105 Terrenos Valores Mobiliarios Valores Mobiliarios Balance Genera ¿Qué es? Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario, a una fecha determinada. Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo ¿Cómo se Elabora? Usa la ecuación contable básica para el balance general. La suma total del activo debe ser igual a la suma del pasivo y el patrimonio del propietario. El balance general tendrá 2 partes basadas en esta ecuación. Activo = Pasivo + Patrimonio del propietario Calcula el valor de los activos a largo plazo. A veces se denominan activos fijos. Los activos a largo plazo son el valor de la propiedad, planta y equipo de una empresa que pueden usarse por más de 1 año, menos la depreciación. Especifica los activos diferidos. Estos se refieren a los activos no monetarios que no tienen sustancia física y que durarán más de 1 año. Estos incluyen las patentes, los derechos de autor, las marcas comerciales y los derechos. Aunque el renombre de la empresa es un activo diferido, aparece por sí solo y separado de la lista de activos diferidos. Suma los activos circulantes, los activos a largo plazo, los diferidos y los otros activos. El total de los activos totales se mostrará en la primera parte del balance general. Coloca el patrimonio del propietario (o socio). Este es el valor del capital de la empresa. Puedes obtener esta cifra preparando un Estado de utilidades retenidas, el cual concilia el saldo inicial y final de las utilidades retenidas durante un período o ciclo de operaciones. Sigue estos pasos: Coloca el saldo final de las utilidades retenidas del periodo anterior. Agrega la utilidad neta del Estado de resultados. Resta los dividendos pagados a los inversionistas. Obtén el total definitivo de las utilidades retenidas. ¿Qué cuentas se utilizan? Activos Pasivos Patrimonio ACTIVOS Es todo lo que tiene la empresa y posee valor como: -El dinero en caja y en bancos. -Las cuentas por cobrar a los clientes -Las materias primas en existencia o almacén -Las máquinas y equipos -Los vehículos -Los muebles y enseres -Las construcciones y terrenos Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes categorías: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos. -ACTIVOS CORRIENTES Son aquellos activos que son más fáciles para convertirse en dinero en efectivo durante el período normal de operaciones del negocio. Estos activos son: a. Caja Es el dinero que se tiene disponible en el cajón del escritorio, en el bolsillo y los cheques al día no consignados. b. Bancos Es el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco. c. Cuentas por Cobrar Es el saldo de recaudar de las ventas a crédito y que todavía deben los clientes, letras de cambio los préstamos a los operarios y amigos. También se incluyen los cheques o letras de cambio por cobrar ya sea porque no ha llegado la fecha de su vencimiento o porque las personas que le deben a usted no han cumplido con los plazos acordados. d. Inventarios Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de materias primas, productos en proceso y productos terminados de una empresa. En empresas comerciales y de distribución tales como tiendas, graneros, ferreterías, droguerías, etc., no existen inventarios de materias primas ni de productos de proceso. Sólo se maneja el inventario de mercancías disponibles para la venta, valoradas al costo. -Existen varios tipos de Inventarios: a. Inventarios de Materias Primas Es el valor de las materias primas disponibles a la fecha de la elaboración del balance, valoradas al costo. b. Inventario de Producción en Proceso Es el valor de los productos que están en proceso de elaboración. Para determinar el costo aproximado de estos inventarios, es necesario agregarle al costo de las materias primas, los pagos directos involucrados hasta el momento de realización del balance. Por ejemplo, la mano de obra sea pagada como sueldo fijo o por unidad trabajada (al contrato o destajo), los pagos por unidad hechos a otros talleres por concepto de pulida, tallada, torneada, desbastada, bordado, estampado, etc. -Inventario de Producción Terminada Es el valor de la mercadería que se tiene disponible para la venta, valorada al costo de producción -Activos Fijos Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa posee y que le sirven para desarrollar sus actividades. -Maquinaria y Equipo -Vehículos -Muebles y Enseres -Construcciones -Terrenos Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o de venta aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la fecha de realizar el balance. En los casos en que los bienes son de reciente adquisición se utiliza el valor de compra. Los activos fijos sufren desgaste con el uso. Este desgaste recibe el nombre de “depreciación” -OTROS ACTIVOS Son aquellos que no se pueden clasificar en las categorías de activos corrientes y activos fijos, tales como los gastos pagados por anticipado, las patentes, etc. PASIVOS Es todo lo que la empresa debe. Los pasivos de una empresa se pueden clasificar en orden de exigibilidad en las siguientes categorías. Pasivos corrientes, pasivos a largo plazo y otros pasivos. 1. Pasivos corrientes Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un período menor a un año. a. a. Sobregiros: Es el valor de los sobregiros vigentes en la fecha de realización del balance. b. b. Obligaciones Bancarias Es el valor de las obligaciones contraídas (créditos) con los bancos y demás entidades financieras. c. c. Cuentas por pagar a proveedores Es el valor de las deudas contraídas por compras hechas a crédito a proveedores. d. d. Anticipos Es el valor del dinero que un cliente anticipa por un trabajo aún no entregado. e. e. Cuentas por pagar Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de Proveedores, tales como los préstamos de personas particulares. En el caso de los préstamos personales o créditos de entidades financieras, debe tomarse en cuenta el capital y los intereses que se deben. f. f. Prestaciones y cesantías consolidadas Representa el valor de las cesantías y otras prestaciones que la empresa le debe a sus trabajadores. La empresa debe constituir un fondo, con el objeto de cubrir estas obligaciones en el momento g. g. Impuestos por pagar Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha de realización del balance. 2. 2. Pasivo a largo plazo Son aquellos activos que la microempresa debe pagar en un período mayor a un año, tales como obligaciones bancarias, etc. 3. 3. Otros pasivos Son aquellos pasivos que no se pueden clasificar en las categorías de pasivos corrientes y pasivos a largo plazo, tales como el arrendamiento recibido por anticipado. PATRIMONIO Es el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha de realización del balance. Este se clasifica en: -Capital Es el aporte inicial hecho por el empresario para poner en funcionamiento su empresa. - Utilidades Retenidas Son las utilidades que el empresario ha invertido en su empresa. -Utilidades del Período Anterior Es el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el período inmediatamente anterior. Este valor debe coincidir con el de las utilidades que aparecen en el último estado de pérdidas y ganancias. ¿Para qué se hace y cuál es su utilidad? Toda empresa necesita conocer sus resultados y plasmarlos en un documento contable que determine este proceso. El balance general es en pocas palabras un resumen que refleja el panorama actual de su compañía, incluyendo ítems como los activos y pasivos que se poseen y que a su vez determinarán el patrimonio con que se cuenta. Ejemplo ESTADO DE RESULTADO ¿Qué es? También conocido como estado de ganancias y pérdidas, es un estado financiero conformado por un documento que muestra detalladamente los ingresos, los gastos y el beneficio o pérdida que ha generado una empresa durante un periodo de tiempo determinado. ¿Cómo se elabora? 1. Ventas. Ingresos de la actividad empresarial por venta de productos o servicios. A las ventas brutas o totales se les resta las devoluciones y los descuentos sobre las ventas, para luego tener como resultado las ventas netas. 2. Costo de Ventas. Muestra cuánto te cuesta la mercancía o el servicio que ofreces. Ello incluye precios de materias primas, insumos, mano de obra, gastos de transporte e impuestos. 3. Utilidad bruta. Es el excedente, producto de la resta entre las ventas netas y el costo de ventas. Si el costo de ventas fuera mayor que las ventas netas, la cantidad resultante podrá titularse "Pérdida bruta". 4. Gastos de operación. Son aquellos pagos necesarios para que el negocio funcione desde el punto de vista operacional (compras y gastos de ventas y administración del negocio). Los estados de resultados generalmente muestran dos categorías de gastos de operación: • Salarios y comisiones del personal de ventas y gastos publicidad, entre otros, y • Salarios del personal de administración, (jefes, contadores, etc.) y costos fijos como alquiler de local, servicios básicos y otros administrativos. 5. Utilidad de operación. Representa cuánto deja tu negocio operativamente hablando. Es el resultado de la resta entre la utilidad bruta y los gastos de operación. 6. Otros ingresos. Comprenden sumas por concepto de renta, intereses, comisiones, regalías. Es dinero que proviene de activos no operativos (ejemplo: intereses de depósitos a plazo fijo). 7. Otros egresos. Comprenden salidas de dinero por conceptos diferente al giro de negocio (ejemplo: pago de licencias de funcionamiento). 8. Ingresos financieros, son intereses generados por depósitos o utilidad financiera de activos financieros, como depósitos bancarios por ejemplo. 9. Gastos financieros. Son los intereses a pagar en caso haber contratado un préstamo ante una entidad financiera, por ejemplo para adquirir una maquinaria. 10. Utilidad antes de impuestos. Es tu ganancia antes de cumplir tus obligaciones ante el Fisco. Se obtiene de la suma de la utilidad de la operación con los otros ingresos, menos los gastos financieros. ¿Qué cuentas se utilizan? Observe que el estado de resultados está dividido en cuatro grandes secciones: 1. Ingresos 2. Costo de los bienes vendidos 3. Gastos de operación 4. Reglones no operacionales Los estados de resultados de pasos múltiples se destacan por sus numerosas secciones y por el desarrollo de subtotales significativos. La SECCIÓN DE INGRESOS: En una compañía comercializadora, sección de ingresos del estado de resultados generalmente sólo contiene una línea, denominada ventas. (Otros tipos de ingresos, de existir, aparecen en la sección final de los estados).Los inversionistas y los gerentes están muy interesados en la tendencia de las ventas netas. Un medio para evaluar esta tendencia es, con frecuencia, calcular el cambio porcentual de las ventas netas de un año al siguiente. Un cambio porcentual es el valor del cambio en una medición financiera, expresado como un porcentaje; se calcula dividiendo el valor del incremento o de la disminución por el valor de la medida antes de que ocurriera el cambio. (Los cambios no se pueden expresar como porcentajes si el valor de los estados de los estados financieros en el periodo anterior es cero o ha cambiado de una suma negativa a una positiva). SECCIÓN DE COSTO DE LOS BIENES VENDIDOS: La segunda sección del estado de resultados de una empresa comercializadora muestra el costo de los bienes vendidos durante el periodo. El costo de los bienes vendidos generalmente aparece como un solo valor, el cual incluye renglones incidentales tales como fletes y pérdidas por disminuciones normales. UTILIDAD BRUTA: UN SUBTOTAL CLAVE. En un estado de resultado de múltiples pasos, la utilidad bruta aparece como un subtotal. Esto facilita que los usuarios de los estados de resultados el cálculo del margen de utilidad bruta de la empresa (taza de utilidad bruta). La taza de utilidad bruta es la utilidad bruta expresada como un porcentaje d e las ventas netas. Al evaluar el margen de utilidad bruta de una empresa en particular, el análisis debe considerar las tazas obtenidas en periodos anteriores y también las tazas obtenidas por otras empresas de la misma industria. Para la mayoría de las empresas comercializadoras, las tazas de utilidad bruta generalmente se encuentran entre el 20% y el 50%, dependiendo del tipo de producto vendido. Las tazas generalmente resultan en mercancías de alta rotación, como son los comestibles, y las tazas altas se encuentran en productos de marca y novedosos. Bajo condiciones normales, el margen de utilidad bruta de una empresa tiende a permanecer razonablemente estable de un periodo al siguiente. Los cambios significativos en esta taza pueden proporcionar a los inversionistas una indicación temprana de una demanda cambiante del consumidor por los producto de la empresa. SECCION DE GASTOS DE OPERACIÓN: se incurre en gastos de operación con el fin de producir ingresos. Frecuentemente, los gastos se subdividen en las clasificaciones de gastos de venta y gastos de generales y administrativos. La subdivisión de los gastos de operación en clasificaciones funcionales ayuda a la gerencia y a otros usuarios de los estados financieros a evaluar separadamente aspectos diferentes de las operaciones de la empresa. Por ejemplo, los gastos de venta aumentan con frecuencia y se reducen en forma directa con los cambios en las ventas netas. Por otra parte los gastos administrativos, generalmente permanecen constantes de un periodo al siguiente. UTILIDAD OPERACIONAL: OTRO SUBTOTAL CLAVE: Parte de los ingresos y gastos de un negocio provienen de actividades diferentes de las operaciones de negocios básicos de la empresa. Como ejemplos comunes está el interés obtenido sobre las inversiones y el gasto por impuesto a la renta. La utilidad operacional (o utilidad proveniente de las operaciones) muestra las relaciones entre los ingresos obtenidos de clientes y los gastos en los cuales se incurre para producir estos ingresos. En efecto, la utilidad operacional mide la rentabilidad de las operaciones de negocios básicos de una empresa y “deja por fuera” otros tipos de ingresos y gastos. RENGLONES NO OPERACIONALES: El ingreso y los gastos que no están relacionados directamente con las actividades principales de los negocios de la compañía, se enumeran en una sección final de los estados de resultado después de determinar la utilidad operacional. Dos “renglones no operacionales” significativos son el gasto de intereses proviene de la manera en la cual los activos son financiados, no de la manera en la cual son utilizados estos activos en las operaciones del negocio. El gasto de impuesto a la renta no está incluido en los gastos de operación porque el pago de estos impuestos no ayuda a producir ingresos. Los ingresos no operacionales, tales como el interés y los dividendos obtenidos en inversiones, también se relacionan en esta sección final de estado de resultados. UTILIDAD NETA: La mayoría de los inversionistas patrimoniales consideran la utilidad neta (o la pérdida neta) como las cifras más importantes en el estado de resultados. El valor representa un incremento global (o reducción) en el patrimonio de los propietarios, resultante de las actividades del negocio durante el periodo. Con frecuencia, los analistas financieros calculan la utilidad neta como un porcentaje de las ventas netas (la utilidad neta dividida por las ventas netas). Esta medida proporciona un indicador de la capacidad de la gerencia para controlar gastos y de retener una porción razonable de su ingreso como utilidad. La razón “normal” de utilidad neta varía bastante según la industria. En algunas industrias, se puede tener éxito si se obtiene una utilidad igual al 2% o al 3% de las ventas netas. En otras industrias, la utilidad neta puede ascender a cerca del 20% o 25% de la utilidad neta de ventas. UTILIDAD POR ACCION: La evidencia de la propiedad de una sociedad está constituida por acciones de capital. ¿Qué significa la utilidad neta de una sociedad para alguien que posee, por ejemplo, 100 acciones del capital de una sociedad? Para ayudar a los accionistas individuales a relacionar la utilidad neta de la sociedad con la propiedad de sus acciones, las grandes sociedades calculan las utilidades por acción y muestra estos valores al final de sus editados de resultados. En términos más simple, la utilidad por acción es la utilidad neta, expresadas en términos de acción. ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS El término utilidades retenidas se refiere a la porción del patrimonio de accionistas derivada de operaciones rentables. Las utilidades retenidas aumentan mediante la obtención de utilidades netas y se reducen al incurrir en pérdidas netas y mediante la declaración de dividendos. Adicional al balance general, al estado de resultado y al estado de flujos de efectivo, un juego completo de estados financieros incluye un “estado de utilidades retenidas”. AJUSTE DE PERIODO ANTERIOR: Ocasionalmente una empresa puede descubrir que un error material fue cometido él le medición de la utilidad neta en un año anterior. Puesto que la utilidad neta se cierra en la cuenta utilidades retenidas, un error en la utilidad neta reportada ocasionará un error en el valor de las utilidades retenidas que aparece en todos los balances generales siguientes. Cuando tales errores salen a la luz, ellos deben ser corregidos. La corrección, denominada “ajuste de periodo anterior”, se muestra en el estado de utilidades retenidas como un ajuste al saldo de las utilidades retenidas a principios del año actual. El valor del ajuste se muestra neto de cualquier afecto de impuesto sobre la renta. Los ajustes del periodo anterior rara vez aparecen en los estados financieros de las grandes sociedades anónimas abiertas. Los estados financieros de estas empresas son auditados anualmente por auditores y n o es probable que contengan errores materiales que posteriormente pueden requerir corrección por ajustes por periodos previos. Es mucho más probable que tales ajustes aparezcan en los estados financieros de aquellas empresas no obligadas a ser auditados. ¿Para qué se hace, Cuál es su utilidad? Mostrar ordenada y detalladamente la forma de cómo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado. Es un documento de obligada creación por parte de las empresas, junto con la memoria y el balance. Consiste en desglosar, los gastos e ingresos en distintas categorías y obtener el resultado, antes y después de impuestos. El Estado de Resultados es un informe financiero que nos permite obtener la relación entre los gastos e ingresos de la empresa, con el fin de determinar la utilidad neta del periodo contable. Ejemplo ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA ¿Qué es? Son las disposiciones relativas a la preparación y a la presentación del estado de cambios en la situación financiera expresado en pesos de poder adquisitivo a la fecha del balance general. ¿Cómo se elabora? Se parte de la utilidad o pérdida neta, o antes de partidas extraordinarias, o de los recursos generados o utilizados en la operación se presentaran antes y después de partidas extraordinarias. Los cambios de la situación financiera se determina por diferencias entre los distintos rubros del balance inicial y final, expresados en pesos de poder adquisitivo a la fecha del balance general más reciente, clasificados en los tres grupos antes mencionados, deberán analizarse las variaciones importantes que surjan en los periodos intermedios, los traspasos se compensarán entre sí, omitiéndose su presentación en el estado de cambios de la situación financiera, si el traspaso implica modificación en la estructura financiera se deberá presentar los dos movimientos por separado, la actualización de algunos renglones de estados financieros deberá eliminarse del saldo final de la partida que le dio origen y de la correspondiente del capital contable, antes de hacer las comparaciones. El efecto monetario y las fluctuaciones cambiarlas modifican la capacidad adquisitiva de las empresas, por lo tanto, no deberán ser consideradas como partidas virtuales que no tuvieron un impacto en la generación o uso de recursos. Los estados de periodos anteriores que se incluyan para compararse, deberán presentarse de conformidad, deberá revelarse que el estado de ‘cambios en la situación financiera se preparó considerando, como recursos generados, el cambio en pesos de las diferentes partidas del balance general. Cuando la información financiera se presenta en pesos nominales (baja inflación), el cambio en las partidas monetarias del balance general equivale al flujo de efectivo generado o invertido en dichas partidas, sin embargo cuando la inflación es significativa y requiere la expresión de los estados financieros en pesos de un mismo poder adquisitivo, el cambio en pesos constantes de las partidas monetarias del balance involucra, además del flujo de efectivo, la erosión o beneficio que la inflación (efecto monetario) provocó en el efecto generado o invertido en dichas partidas. El cambio en las partidas monetarias pasa de representar un flujo de efectivo al de generación o uso de recursos en pesos. ¿Qué cuentas se utilizan? Los Estados financieros obligatorios dependen de cada país, siendo los componentes más habituales los siguientes: Estado de situación patrimonial (también denominado Estado de Situación Financiera, Balance General o Balance de Situación) Estado de resultados (también denominado Estado de Pérdidas y Ganancias o cuenta de pérdidas y ganancias) Estado de evolución de patrimonio neto (también denominado Estado de Cambios en el Patrimonio Neto) Estado de flujo de efectivo Estado de descomposición La empresa está en resultados negativos o bancarrota Los Estados Financieros resultan útiles para los usuarios ya que contienen datos que complementados con otras informaciones como por ejemplo; las condiciones del mercado en que se opera, permiten diagnosticar las políticas a seguir considerando nuevas tendencias (limitaciones de los estados financieros).asimismo se dice que para la presentación de los estados financieros se deberá considerar información real para ser más exactos con los resultados .. ¿Cuál es la utilidad y para qué sirven? El objetivo es proporcionar información relevante y concentrada en un periodo, para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos suficientes para: Evaluar la capacidad de la empresa para generar recursos. Evaluar las razones de las diferencias entre la utilidad neta y los recursos generados o utilizados por la operación. Evaluar las capacidades de la empresa para cumplir con sus obligaciones, para pagar dividendos, y en su caso, para anticipar la necesidad de obtener financiamiento. Evaluar los cambios experimentados en la situación financiera de la empresa derivados de transacciones de inversión y financiamiento ocurridos durante el periodo. El estado financiero básico muestra (en pesos) los recursos generados o utilizados en la operación, los principales cambios ocurridos en la estructura financiera de la entidad y su reflejo final en el efectivo e inversiones temporales a través de un periodo determinado. La expresión “pesos constantes”, representa pesos del poder adquisitivo a la fecha del balance general (último ejercicio reportado de estados financieros comparativos). Ejemplo ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO ¿Qué es? El flujo de efectivo es uno de los estados financieros más complejos de realizar y que exigen un conocimiento profundo de la contabilidad de la empresa para poderlo desarrollar. ¿Cómo se elaboran? De conformidad a la Norma Internacional de Contabilidad 7 haciendo referencia las NIIF Completas o según la Sección 7 hablando de las NIIF para PYMES, determinan la existencia de 2 métodos para la presentación del Estado de Flujo del Efectivo, estos son: 1. Método Directo del Estado de Flujo del Efectivo 2. Método Indirecto del Estado de Flujo del Efectivo Lo que es importante entender, es que al emplear cualquiera de estos dos métodos, el resultado de la administración del efectivo no cambia, sigue siendo el mismo. Por ejemplo, si al 01 de Enero del 2012 tenías $5000,00 y al 31 de Enero $3000,00, es notorio una diferencia de $2000,00, este resultado no cambiaría si se emplea el Método Directo o el Método Indirecto. ¿Qué cuentas se utilizan? A) FLUJOS DE EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE Notas 200X 200XEXPLOTACIÓN 1 1. Resultado del ejercicio antes de impuestos. 2. Ajustes del resultado. a) Amortización del inmovilizado (+). b) Correcciones valorativas por deterioro (+/–). c) Variación de provisiones (+/–). d) Imputación de subvenciones (–) e) Resultados por inmovilizado (+/–). bajas y enajenaciones del f) Resultados por bajas y instrumentos financieros (+/–). enajenaciones de g) Ingresos financieros (–). h) Gastos financieros (+). i) Diferencias de cambio (+/–). j) Variación de valor razonable en instrumentos financieros (+/–). k) Otros ingresos y gastos (–/+). 3. Cambios en el capital corriente. a) Existencias (+/–). b) Deudores y otras cuentas a cobrar (+/–). c) Otros activos corrientes (+/–). d) Acreedores y otras cuentas a pagar (+/–). e) Otros pasivos corrientes (+/–). f) Otros activos y pasivos no corrientes (+/–). 4. Otros flujos de efectivo de las actividades de explotación. a) Pagos de intereses (–). b) Cobros de dividendos (+). c) Cobros de intereses (+). d) Pagos (cobros) por impuesto sobre beneficios (–/+). 5. Flujos de efectivo de las actividades explotación (+/– 1 +/– 2 +/– 3 +/– 4). de B) FLUJOS DE EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES Notas 200X DE INVERSIÓN 6. Pagos por inversiones (–). a) Empresas del grupo y asociadas. b) Inmovilizado intangible. c) Inmovilizado material. d) Inversiones inmobiliarias. e) Otros activos financieros. f) Activos no corrientes mantenidos para venta. g) Otros activos. 7. Cobros por desinversiones (+). a) Empresas del grupo y asociadas. b) Inmovilizado intangible. c) Inmovilizado material. 200X1 d) Inversiones inmobiliarias. e) Otros activos financieros. f) Activos no corrientes mantenidos para venta. g) Otros activos. 8. Flujos de efectivo de las actividades de inversión (7-6). B) FLUJOS DE EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES Notas 200X DE INVERSIÓN 6. Pagos por inversiones (–). a) Empresas del grupo y asociadas. b) Inmovilizado intangible. c) Inmovilizado material. d) Inversiones inmobiliarias. e) Otros activos financieros. f) Activos no corrientes mantenidos para venta. g) Otros activos. 7. Cobros por desinversiones (+). a) Empresas del grupo y asociadas. b) Inmovilizado intangible. c) Inmovilizado material. d) Inversiones inmobiliarias. e) Otros activos financieros. 200X1 f) Activos no corrientes mantenidos para venta. g) Otros activos. 8. Flujos de efectivo de las actividades de inversión (7-6). C) FLUJOS DE EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES Notas 200X DE FINANCIACIÓN 9. Cobros y pagos por instrumentos de patrimonio. a) Emisión de instrumentos de patrimonio. b) Amortización de instrumentos de patrimonio. c) Adquisición de instrumentos de patrimonio propio. d) Enajenación de instrumentos de patrimonio propio. e) Subvenciones, donaciones y legados recibidos. 10. Cobros y pagos por instrumentos de pasivo financiero. a) Emisión 1. Obligaciones y valores similares (+). 2. Deudas con entidades de crédito (+). 3. Deudas con empresas del grupo y asociadas (+). 4. Otras (+). b) Devolución y amortización de 1. Obligaciones y valores similares (–). 2. Deudas con entidades de crédito (–). 3. Deudas con empresas del grupo y asociadas (–). 200X1 4. Otras (–). 11. Pagos por dividendos y remuneraciones de otros instrumentos de patrimonio. a) Dividendos (–). b) Remuneración patrimonio (–). de otros instrumentos de 12. Flujos de efectivo de las actividades de financiación (+/– 9 +/– 10 –11). ¿Para qué se hace, Cual es su utilidad? El objetivo del flujo de efectivo es básicamente determinar la capacidad de la empresa para generar efectivo, con el cual pueda cumplir con sus obligaciones y con sus proyectos de inversión y expansión. Adicionalmente, el flujo de efectivo permite hacer un estudio o análisis de cada una de las partidas con incidencia en la generación de efectivo, datos que pueden ser de gran utilidad para la el diseño de políticas y estrategias encaminadas a realizar una utilización de los recursos de la empresa de forma más eficiente. Ejemplo ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO ¿Qué es? El estado de cambios en el patrimonio es uno de los cinco estados financieros básicos contemplados por el artículo 22 del decreto 2649 de 1993.El estado de cambios en el patrimonio tiene como finalidad mostrar las variaciones que sufran los diferentes elementos que componen el patrimonio, en un periodo determinado. Además de mostrar esas variaciones, el estado de cambios en el patrimonio busca explicar y analizar cada una de las variaciones, sus causas y consecuencias dentro de la estructura financiera de la empresa. ¿Cómo se elaboran? La elaboración del estado de cambios en el patrimonio es relativamente sencilla puesto que son pocos los elementos que lo conforman y todo se reduce a determinar una simple variación. Para elaborar el estado de cambios en la situación financiera se requiere del estado de resultados y del balance general. Se requiere de un balance y estado de resultados con corte en dos fechas de modo que se puede determinar la variación. Preferiblemente de dos periodos consecutivos, aunque se puede trabajar con un mismo periodo [inicio y final del mismo periodo]. Sobre los aspectos que se deben revelar en el estado de cambios en el patrimonio, ha dicho el artículo 118 del decreto 2649 de 1993: Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio. En lo relativo a los cambios en el patrimonio se debe revelar: 1. Distribuciones de utilidades o excedentes decretados durante el período. 2. En cuanto a dividendos, participaciones o excedentes decretados durante el período, indicación del valor pagadero por aporte, fechas y formas de pago. 3. Movimiento de las utilidades no apropiadas. 4. Movimiento de cada una de las reservas u otras cuentas incluidas en las utilidades apropiadas. 5. Movimiento de la prima en la colocación de aportes y de las valorizaciones. 6. Movimiento de la revalorización del patrimonio. 7. Movimiento de otras cuentas integrantes del patrimonio ¿Qué cuentas se utilizan? Se divide en dos partes: 1. Estado de ingresos y gastos reconocidos. 2. Estado total de cambios en el patrimonio neto. El estado de ingresos y gastos reconocidos recoge los cambios en el patrimonio neto derivados de las siguientes operaciones. 1. Resultado del ejercicio de la cuenta de Pérdidas y ganancias. 2. Los ingresos y gastos imputados directamente en el patrimonio neto de acuerdo con las normas de registro y valoración contenidas en el PGC, entre los que podemos citar los siguientes: Ingresos y gastos de activos financieros disponibles para la venta. Ingresos y gastos por pasivos a valor razonable con cambios en el patrimonio neto. Otros ingresos y gastos imputados directamente al patrimonio neto tales como deterioro o reversiones del deterioro de determinadas participaciones y valores representativos de deuda de empresas del grupo o asociadas. Ingresos y gastos por coberturas de flujos de efectivo. Ingresos y gastos por cobertura de inversión neta en el extranjero. Diferencias de conversión. Ingresos por subvenciones de capital. Ingresos y gastos derivados del efecto impositivo imputados directamente al patrimonio neto. 3. Transferencias a la cuenta de Pérdidas y ganancias, según lo dispuesto en el texto del PGC. En este apartado se deben incluir los ingresos y gastos que han sido imputados directamente al patrimonio neto, y que posteriormente han sido traspasados a la cuenta de Pérdidas y ganancias, entre los que cabe citar los siguientes: Transferencias de ingresos y gastos de activos financieros disponibles para la venta. Transferencias de ingresos y gastos por pasivos a valor razonable con cambios en el patrimonio neto. Transferencias de ingresos y gastos por coberturas de flujos de efectivo. Transferencias de ingresos y gastos por cobertura de inversión neta en el extranjero. Transferencias de diferencias de conversión. Transferencias de subvenciones de capital. Transferencias de ingresos y gastos derivados del efecto impositivo ¿Para qué se hace, Cual es su utilidad? La información presentada en los estados financieros interesa a: La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado. Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes. Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de cumplimiento de sus obligaciones. El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones está correctamente liquidado. Ejemplo Para ilustración, a continuación se presenta un estado de cambios en el patrimonio en su forma más elemental, pero que brinda la orientación necesaria para replicarlo según la información financiera de cada empresa: EMPRESA XY.LTDA ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO 2008 Concepto Saldo 01/01/08 Incremento Capital social 10.000.000 2.000.000 Superávit 2.000.000 0 capital Reservas 6.500.000 Utilidades del 0.00 1.500.000 ejercicio Disminución 0 500.000 Saldo 31/12/08 12.000.000 2.000.000 6.000.000 1.500.000 Aquí se observa que durante el 2008 ha se presentó un incremento del capital en $2.000.000, que bien pudo ser por nuevos aportes de socios antiguos o por ingreso de nuevos socios. Este hecho se expondrá con detalle en las respectivas notas. Vemos también que el superávit de capital permaneció invariable. Las reservas sufrieron una diminución del $500.000 hasta ajustarse al 50% del capital social. Se observa claramente que durante el 2008 la utilidad fue de $1.500.000. En el ejemplo se han expuestos algunos conceptos de forma general, pero lo adecuado es desglosar cada su partida que compone el patrimonio, y a cada una realizarle una nota explicando la variación sufrida, de modo que la persona que consulte el estado de cambios en el patrimonio pueda comprenderlo con facilidad. ¿QUE SON INDICADORES O RAZONES FINANCIERAS? Las razones financieras son indicadores utilizados en el mundo de las finanzas para medir o cuantificar la realidad económica y financiera de una empresa o unidad evaluada, y su capacidad para asumir las diferentes obligaciones a que se haga cargo para poder desarrollar su objeto social. Capital de trabajo: lo considera como aquellos recursos que requiere la empresa para poder operar. En este sentido el capital de trabajo es lo que comúnmente conocemos activo corriente. (Efectivo, inversiones a corto plazo, cartera e inventarios). La empresa para poder operar, requiere de recursos para cubrir necesidades de insumos, materia, mano de obra, reposición de activos fijos, etc. Estos recursos deben estar disponibles a corto plazo para cubrir las necesidades de la empresa a tiempo. Razón Circulante: Indica el número de veces que los activos circulantes alcanzan para pagar los pasivos a corto plazo. En otras palabras, mide la capacidad de la empresa para cubrir sus obligaciones a corto plazo considerando un margen de seguridad por las posibles pérdidas de valor en los activos circulantes. Prueba Acida La prueba ácida es uno de los indicadores financieros utilizados para medir la liquidez de una empresa, para medir su capacidad de pago. Uno de los elementos más importantes y quizás contradictorios de la estructura financiera de la empresa es la disponibilidad de recursos para cubrir los pasivos a corto plazo. Se considera de gran importancia que la empresa disponga de los recursos necesarios en el supuesto que los acreedores exijan los pasivos de un momento a otro. Endeudamiento Mide la proporción de los activos que están financiados por terceros. Recordemos que los activos de una empresa son financiados o bien por los socios o bien por terceros (proveedores o acreedores). Se determina dividiendo el pasivo total entre el activo total. Liquidez La liquidez es la capacidad que tiene una entidad para obtener dinero en efectivo y así hacer frente a sus obligaciones a corto plazo. En otras palabras, es la facilidad con la que un activo puede convertirse en dinero en efectivo. Rotación de Cartera La rotación de cartera es un indicador financiero que determina el tiempo en que las cuentas por cobrar toman en convertirse en efectivo, o en otras palabras, es el tiempo que la empresa toma en cobrar la cartera a sus clientes. Rotación de Proveedores Expresa el número de veces que las cuentas por pagar a proveedores rotan durante un período de tiempo determinado o, en otras palabras, el número de veces en que tales cuentas por pagar se cancelan usando recursos líquidos de la empresa. Rotación de Inventarios La rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el número de veces en que el inventario es realizado en un periodo determinado. Permite identificar cuantas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido).
