Sistema de inventarios permanente

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Los sistemas de inventarios existentes son:
1. Periódico
2. Permanente
INVENTARIO PERMANENTE VS INVENTARIO PERIÓDICO
Sistema periódico
Sistema permanente
Se utiliza en empresas que venden al Para empresas que venden mercancías por
detal grandes cantidades de mercancía a valores relativamente altos como almacenes
un precio relativamente bajo como por de electrodomésticos.
ejemplo supermercados.
Al realizar la venta solo maneja Al realizar las ventas maneja información del
información
sobre
el
precio
de precio de venta y del valor del costo de la
venta. Utiliza menos información.
venta. Requiere mayor información.
Al finalizar el periodo requiere efectuar el Requiere elaborar conteos físicos de las
conteo físico de las unidades en existencias al final del periodo solo con el
existencia.
propósito de control.
El inventario final o conteo físico se utiliza
básicamente para determinar faltantes o
sobrantes de mercancías debido a que los
registros de entradas y salidas se realizan
directamente en la cuenta 1435, esta
permanece actualizada, de tal manera que en
cualquier momento se conoce el valor del
inventario final
Su operación puede ser menos costosa En este sistema puede ser más dispendiosa y
para la empresa.
más costosa la operación.
Para la compra de mercancía no se utiliza Actúa en concordancia con las normas
la cuenta de los activos sino las cuentas contables de compra y venta de activos.
nominales en este caso cuenta 62. Solo Cuenta 14
se lleva a la cuenta 1435 en el inventario
final.
En cuanto al inventario de mercancías que
se maneja bajo la cuenta 1435, solamente
trabaja con dos datos, uno al iniciar el
periodo conocido como el inventario
inicial, y otro al finalizar el periodo
conocido como el inventario final
No permite tener un control permanente Permite tener actualizado el saldo y un
de los inventarios. Cada vez que se desee mecanismo eficiente de control sobre las
conocer el dato del inventario final, se existencias reales.
debe proceder a efectuar un contenido
físico lo cual requiere cerrar el almacén o
punto de ventas, contar las mercancías y
posteriormente valorizarlas.
En este caso es más práctico esperar No es necesario esperar hasta la terminación
hasta la culminación del periodo para del periodo para determinar el saldo de la
conocer el saldo de la cuenta 62.
cuenta 14.
No mantiene el dato actualizado de
inventario de Mercancías,, debido a que
las compras se registran en una cuenta
diferente a la del manejo de mercancías
no fabricadas por la empresa, se utiliza
entonces la cuenta 6205; l igual forma las
devoluciones en compras tampoco se
registran en la cuenta 1435, su registro
afecta directamente la cuenta 6225..
Para conocer el costo de la mercancía
vendida se debe esperar hasta el final del
periodo, por juego de inventarios
(inventario inicial, más compras netas,
menos devoluciones en compras), para lo
cual se hace necesario conocer los datos
referentes a inventario inicial, compras
netas e inventario final.
Se conoce el costo de la venta cada vez que
se hace una venta o una compra, utilizando el
Kárdex con cualquiera de sus métodos de
valuación.
No utiliza tarjetas de Kárdex discriminadas El Kárdex maneja datos a nivel de cantidades
en costos y cantidades, solamente lo hace como de precios de costos. Los sistemas de
determinando las cantidades.
inventarios admitidos en Colombia son dos, y
tienen que ver básicamente con los registros
necesarios para contabilizar las compras de
mercancías para la venta, y los registros
notables de las mismas.
Sistema de inventarios permanente
El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de inventarios
permanente y Sistema de inventarios periódico.
El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante
de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control
se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor
de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira
del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los
inventarios y el valor del costo de venta.
Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del
costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su
cantidad y costo.
VALUACIÓN DE LOS INVENTARIOS EN EL SISTEMA PERMANENTE.
La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema
permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que éstas se
adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una
homogeneidad en los valores de las mercancías compradas. Para sortear este problema, la
valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos que buscan determinar el
costo de la forma más real, dependiendo del tipo de empresa. Entre los métodos de
valuación tenemos: Método del promedio ponderado, Método Peps,Método Ueps, Método retail,
etc.
Contabilización de los inventarios en el sistema permanente.
En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en un
debito a la cuenta de Inventarios (Activo).
En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es
decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios.
Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez
se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina también su
costo.
Ejemplo:
1. Se vende 1.000.000 en mercancías con una utilidad del 25% el costo del producto. Iva del
16% y Retención en la fuente por compras de 3.5%.
Contabilización: (Plan de cuentas colombiano)
Venta.
Clientes (1305) [Debito] 1.125.000
Retención en la fuente (1355) [Debito] 35.000
Ventas (4135) [Credito]1.000.000
IVA (2408) [Credito] 160.000
Costo de venta.
1.000.000/1.25 = 800.000.
Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo más una utilidad del 25% sobre el costo.
Como no tenemos las tarjetas Kardex, sacamos el costo dividiendo el precio de venta en
1.25%.
Contabilización:
Costo de venta (6135) [Debito] 800.000
Inventarios (1435)[Credito] 800.000
2. Se compran mercancías por 500.000. Iva del 16% y Retención en la fuente por compras del
2.5%.
Contabilización:
Inventarios (1435) [Debito] 500.000
Iva (2408) [Debito] 80.000
Retención en la fuente (236540) [Crédito] 12.500
Proveedores (2205) [Crédito] 567.500
El Impuesto a las ventas y la Retención en la fuente, correspondientes a las devoluciones de
compras y ventas, se contabilizan acreditando o debitando directamente la respectiva cuenta, tal
y como se manejan las devoluciones en compras en el sistema de inventarios permanente.
Juego de inventarios
El juego de inventarios es el procedimiento utilizado en el Sistema de inventarios periódico para
determinar el Costo de venta. Toda venta tiene un costo, el cual debe ser determinado, o bien al
momento de cada venta o al final de un determinado periodo, y en el caso de utilizar el sistema
de inventario periódico, éste costo de venta se determina haciendo uso del juego de inventarios.
Para realizar el juego de inventarios, es necesario conocer el inventario inicial y el final, para lo
cual se requiere hacer un conteo físico de cada uno de los productos que la empresa maneja.
Para determinar el costo de venta en el sistema de inventarios periódico, se requiera además
conocer el valor de las compras netas (Compras brutas menos devoluciones en compra).
Una vez determinados los valores anteriores se procede a realizar el juego de inventarios, el
cual tiene la siguiente estructura:
Inventario inicial
(+) Compras brutas
(–) Devoluciones en compras
= Mercancías disponibles para la venta
(–) Inventario final
= Costo de venta
Inventario inicial. Es el inventario con que se inicia un periodo determinado. Por lo general
corresponde al inventario final del periodo anterior. Cuando la empresa inicia operaciones por
primera vez, el inventario inicial es cero (0), a no ser que al crear la empresa, algún socio haya
aportado mercancías (Aportes en especie). Para determinar el inventario inicial se debe hacer un
conteo físico.
Compras. Corresponde a las compras realizadas en un periodo determinado; ejemplo del 01 de
enero de 2006 a 31 de diciembre de 2006.
Devoluciones en compra. Son las compras que se han devuelto a los proveedores en el
mismo periodo.
Mercancías disponibles para la venta. Corresponde a las mercancías con que efectivamente
cuenta la empresa en sus bodegas una vez descontadas las que se han devuelto. Ejemplo: se
inicia con 10 unidades, se compran 6 y se devuelven 2, el resultado final será de 14 unidades.
Inventario final. Es el inventario que queda al finalizar un periodo. Si se utiliza inventario
periódico se debe hacer conteo físico.
Costo de venta. Es lo que cuesta la mercancía vendida. Ejemplo: una empresa compra un PC
en $3.000.000 y lo vende en $3.500.000. La venta obviamente es de 3.5000.000 y el costo de
venta los 3.000.000 que costo el PC.
Un ejemplo práctico del juego de inventarios:
Inventario inicial
1.000.000
Compras
10.000.000
Devoluciones en compra
<2.000.000>
Mercancías disponibles para la venta
9.000.000
Inventario final
<2.000.000>
7.000.000
Costo de venta
Los 7.000.000 son las mercancías que se vendieron en el periodo. Es decir que las mercancías
que se vendieron en el periodo costaron 7.000.000.
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