Los sistemas de inventarios existentes son: 1. Periódico 2. Permanente INVENTARIO PERMANENTE VS INVENTARIO PERIÓDICO Sistema periódico Sistema permanente Se utiliza en empresas que venden al Para empresas que venden mercancías por detal grandes cantidades de mercancía a valores relativamente altos como almacenes un precio relativamente bajo como por de electrodomésticos. ejemplo supermercados. Al realizar la venta solo maneja Al realizar las ventas maneja información del información sobre el precio de precio de venta y del valor del costo de la venta. Utiliza menos información. venta. Requiere mayor información. Al finalizar el periodo requiere efectuar el Requiere elaborar conteos físicos de las conteo físico de las unidades en existencias al final del periodo solo con el existencia. propósito de control. El inventario final o conteo físico se utiliza básicamente para determinar faltantes o sobrantes de mercancías debido a que los registros de entradas y salidas se realizan directamente en la cuenta 1435, esta permanece actualizada, de tal manera que en cualquier momento se conoce el valor del inventario final Su operación puede ser menos costosa En este sistema puede ser más dispendiosa y para la empresa. más costosa la operación. Para la compra de mercancía no se utiliza Actúa en concordancia con las normas la cuenta de los activos sino las cuentas contables de compra y venta de activos. nominales en este caso cuenta 62. Solo Cuenta 14 se lleva a la cuenta 1435 en el inventario final. En cuanto al inventario de mercancías que se maneja bajo la cuenta 1435, solamente trabaja con dos datos, uno al iniciar el periodo conocido como el inventario inicial, y otro al finalizar el periodo conocido como el inventario final No permite tener un control permanente Permite tener actualizado el saldo y un de los inventarios. Cada vez que se desee mecanismo eficiente de control sobre las conocer el dato del inventario final, se existencias reales. debe proceder a efectuar un contenido físico lo cual requiere cerrar el almacén o punto de ventas, contar las mercancías y posteriormente valorizarlas. En este caso es más práctico esperar No es necesario esperar hasta la terminación hasta la culminación del periodo para del periodo para determinar el saldo de la conocer el saldo de la cuenta 62. cuenta 14. No mantiene el dato actualizado de inventario de Mercancías,, debido a que las compras se registran en una cuenta diferente a la del manejo de mercancías no fabricadas por la empresa, se utiliza entonces la cuenta 6205; l igual forma las devoluciones en compras tampoco se registran en la cuenta 1435, su registro afecta directamente la cuenta 6225.. Para conocer el costo de la mercancía vendida se debe esperar hasta el final del periodo, por juego de inventarios (inventario inicial, más compras netas, menos devoluciones en compras), para lo cual se hace necesario conocer los datos referentes a inventario inicial, compras netas e inventario final. Se conoce el costo de la venta cada vez que se hace una venta o una compra, utilizando el Kárdex con cualquiera de sus métodos de valuación. No utiliza tarjetas de Kárdex discriminadas El Kárdex maneja datos a nivel de cantidades en costos y cantidades, solamente lo hace como de precios de costos. Los sistemas de determinando las cantidades. inventarios admitidos en Colombia son dos, y tienen que ver básicamente con los registros necesarios para contabilizar las compras de mercancías para la venta, y los registros notables de las mismas. Sistema de inventarios permanente El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de inventarios permanente y Sistema de inventarios periódico. El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo. VALUACIÓN DE LOS INVENTARIOS EN EL SISTEMA PERMANENTE. La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancías compradas. Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de empresa. Entre los métodos de valuación tenemos: Método del promedio ponderado, Método Peps,Método Ueps, Método retail, etc. Contabilización de los inventarios en el sistema permanente. En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo). En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios. Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina también su costo. Ejemplo: 1. Se vende 1.000.000 en mercancías con una utilidad del 25% el costo del producto. Iva del 16% y Retención en la fuente por compras de 3.5%. Contabilización: (Plan de cuentas colombiano) Venta. Clientes (1305) [Debito] 1.125.000 Retención en la fuente (1355) [Debito] 35.000 Ventas (4135) [Credito]1.000.000 IVA (2408) [Credito] 160.000 Costo de venta. 1.000.000/1.25 = 800.000. Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo más una utilidad del 25% sobre el costo. Como no tenemos las tarjetas Kardex, sacamos el costo dividiendo el precio de venta en 1.25%. Contabilización: Costo de venta (6135) [Debito] 800.000 Inventarios (1435)[Credito] 800.000 2. Se compran mercancías por 500.000. Iva del 16% y Retención en la fuente por compras del 2.5%. Contabilización: Inventarios (1435) [Debito] 500.000 Iva (2408) [Debito] 80.000 Retención en la fuente (236540) [Crédito] 12.500 Proveedores (2205) [Crédito] 567.500 El Impuesto a las ventas y la Retención en la fuente, correspondientes a las devoluciones de compras y ventas, se contabilizan acreditando o debitando directamente la respectiva cuenta, tal y como se manejan las devoluciones en compras en el sistema de inventarios permanente. Juego de inventarios El juego de inventarios es el procedimiento utilizado en el Sistema de inventarios periódico para determinar el Costo de venta. Toda venta tiene un costo, el cual debe ser determinado, o bien al momento de cada venta o al final de un determinado periodo, y en el caso de utilizar el sistema de inventario periódico, éste costo de venta se determina haciendo uso del juego de inventarios. Para realizar el juego de inventarios, es necesario conocer el inventario inicial y el final, para lo cual se requiere hacer un conteo físico de cada uno de los productos que la empresa maneja. Para determinar el costo de venta en el sistema de inventarios periódico, se requiera además conocer el valor de las compras netas (Compras brutas menos devoluciones en compra). Una vez determinados los valores anteriores se procede a realizar el juego de inventarios, el cual tiene la siguiente estructura: Inventario inicial (+) Compras brutas (–) Devoluciones en compras = Mercancías disponibles para la venta (–) Inventario final = Costo de venta Inventario inicial. Es el inventario con que se inicia un periodo determinado. Por lo general corresponde al inventario final del periodo anterior. Cuando la empresa inicia operaciones por primera vez, el inventario inicial es cero (0), a no ser que al crear la empresa, algún socio haya aportado mercancías (Aportes en especie). Para determinar el inventario inicial se debe hacer un conteo físico. Compras. Corresponde a las compras realizadas en un periodo determinado; ejemplo del 01 de enero de 2006 a 31 de diciembre de 2006. Devoluciones en compra. Son las compras que se han devuelto a los proveedores en el mismo periodo. Mercancías disponibles para la venta. Corresponde a las mercancías con que efectivamente cuenta la empresa en sus bodegas una vez descontadas las que se han devuelto. Ejemplo: se inicia con 10 unidades, se compran 6 y se devuelven 2, el resultado final será de 14 unidades. Inventario final. Es el inventario que queda al finalizar un periodo. Si se utiliza inventario periódico se debe hacer conteo físico. Costo de venta. Es lo que cuesta la mercancía vendida. Ejemplo: una empresa compra un PC en $3.000.000 y lo vende en $3.500.000. La venta obviamente es de 3.5000.000 y el costo de venta los 3.000.000 que costo el PC. Un ejemplo práctico del juego de inventarios: Inventario inicial 1.000.000 Compras 10.000.000 Devoluciones en compra <2.000.000> Mercancías disponibles para la venta 9.000.000 Inventario final <2.000.000> 7.000.000 Costo de venta Los 7.000.000 son las mercancías que se vendieron en el periodo. Es decir que las mercancías que se vendieron en el periodo costaron 7.000.000.