Procedimiento de Notificaciones: Gestión Documental GDPD05

PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO
GDPD05
PROCEDIMIENTO
NOTIFICACIONES
VERSIÓN
8
ELABORÓ:
REVISÓ:
APROBÓ:
Profesional Grupo Notificaciones
Coordinador Grupo Notificaciones
Secretario General
Profesional Oficina Asesora de Planeación
Jefe Oficina Asesora de Planeación
FECHA:
FECHA:
FECHA:
09/09/2014
12/09/2014
30/09/2014
Dar a conocer a uno o varios administrados, el contenido de las decisiones adoptadas por la Entidad a través de actos administrativos, de conformidad
OBJETIVO
con las normas establecidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás normas que lo adicionen,
modifiquen o deroguen para contribuir al cumplimiento de la misión de la entidad.
Inicia con la recepción del acto administrativo a comunicar o notificar, continúa con la aplicación de las normas establecidas en los artículos 56, 67 a 69
ALCANCE
del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y termina con el acto administrativo notificado o comunicado con sus
respectivos soportes, y si es del caso también publicado, realizando la respectiva devolución al Área respectiva.
AMBITO DE
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Administrado: El administrado es el particular que entabla una relación jurídico-administrativa con la Administración. Cuando hablamos de administrado estamos también
hablando de interesado, porque en ambos casos, se trata de un particular (que puede ser una persona física o jurídica por ejemplo una comunidad), que se dirige a la
administración para solicitar, pedir, reclamar…algo de su interés. El administrado en la mayor parte de los casos el sujeto pasivo de la relación jurídico-administrativa, ya
que, la parte activa será la Administración.
Notificación: La notificación es una diligencia que consiste en entregar una copia de la decisión al administrado que tenga un interés directo en ella, para que empiece a
producir efectos jurídicos. Tiene las siguientes características:
a) Formal: Es necesario redactar un escrito, o su equivalente electrónico, en el que se deje constancia por el funcionario notificador de los elementos que lo
componen, definidos en el segundo inciso del artículo, salvo cuando las decisiones se adopten en una audiencia, caso en el cual se deja constancia en el acta.
b) Personal: Es necesaria la presencia del interesado o su representante ante el funcionario notificador, presencia que puede ser sustituida en la notificación por
medios electrónicos y que la ley exceptúa cuando la notificación se realiza por aviso ante la imposibilidad de hacerla personalmente, y
c) Debe culminar con la entrega de la decisión.
Notificación Electrónica
El artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo regula la realización de las notificaciones de los actos administrativos a
través de los medios electrónicos, agregando, a las actualmente existentes, algunas reglas especiales. En virtud de la llamada equivalencia funcional, las notificaciones
por esta vía tienen los mismos efectos de las que se realizan en forma escrita por los funcionarios competentes.
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Reglas Especiales.
a) Aceptación de esta forma de notificación por parte del administrado.
b) Acceso al acto administrativo enviado. En este punto es necesario anotar que la Ley 527 de 1999 en sus artículos 23 y 24 regula lo referente al momento de envío
y recepción de un mensaje de datos, más no utiliza la locución “acceso”, por lo tanto, se debe entender que una vez se reciba el mensaje de datos se tiene acceso
a su contenido.
c) Certificación de la Administración o la entidad certificadora contratada donde se registre la fecha y hora en la cual el documento fue enviado y recibido en un
sistema de información.
Trámite al interior del Grupo de Notificaciones:
Los actos administrativos que liquidan la tasa son trasladados en forma digital por la Secretaría General, a través del sistema SGT. Este Grupo realiza el trámite de
notificación y el sistema expide automáticamente la Constancia de Ejecutoria del acto, en los casos que los cuales el vigilado no interpuso recurso de reposición. Si el
Vigilado interpuso recurso de reposición, el sistema lo direcciona a la Oficina Asesora Jurídica para que el mismo sea resuelto. Todo el trámite es cargado en el sistema
para ser consultado por quien requiera la información.
La Delegada de Procesos Administrativos realiza el traslado de los actos administrativos a notificar, a través del sistema SIAD, y este genera una planilla, con la cual está
delegada realiza la entrega de los actos administrativos en físico al Grupo de Notificaciones, el cual verifica y procede a firmar la planilla e inicia el trámite ordenado en el
acto.
Citaciones para Notificación Personal (Correo o Mensajería Especializada/Correo electrónico): Es un documento en virtud del cual se cita al administrado para que
comparezca personalmente o a través de apoderado a efectos que se notifique de una decisión. Cuando la autoridad conoce la dirección postal o electrónica procederá a
citarlo para que concurra a las oficinas de la entidad. Cuando se desconozca la información sobre el administrado se debe proceder a la publicar la citación en la página
web de la Entidad. Notificación por Edicto: Dando aplicación a lo establecido en el artículo 308 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo, referente al régimen de transición respecto a su vigencia, este tipo de notificación consiste en la fijación de un edicto en un lugar público del respectivo
Despacho, por el término de diez (10) días, que empiezan a contar desde las 8 A.M. y terminan el décimo día a las 5 P.M., con la inserción de la parte resolutiva del acto.
Debe constar igualmente la información acerca de los recursos gubernativos que proceden, ante qué autoridad deben interponerse los plazos para hacerlo. Notificación
por Aviso: Consiste en el envío de un documento que deberá contener: la fecha del aviso y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que
legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el
día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino, al cual se le anexará la copia del acto administrativo que se va a notificar. Publicación página WEB:
Consiste en una publicación que se hace en la página WEB de la entidad, en aquellos eventos en que no es posible la entrega efectiva de la correspondencia. Esta
publicación es aplicable tanto a las Comunicaciones, Citaciones y Avisos. Publicidad: De conformidad con lo establecido en el numeral 9 del artículo 3 del Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo en virtud de este principio “(…) las autoridades darán a conocer al público y a los interesados, en forma
sistemática y permanente, sin que medie petición alguna, sus actos, contratos y resoluciones, mediante las comunicaciones, notificaciones y publicaciones que ordene la
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ley, incluyendo el empleo de tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información.”
Publicación: Según la Real Academia de la Lengua es la “Acción y efecto de publicar”; y publicar para los efectos del procedimiento que se desarrolla en esta ficha
consiste en “Hacer patente y manifiesto al público algo”. Cometido que se cumple, consignándolo en el diario oficial, o en cualquier otro medio de comunicación,
incluyéndose en estos, la página electrónica web de la entidad y un lugar de acceso al público.
NORMAS
REQUISITO LEGAL
DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Constitución Política de Colombia Colombia “Por la cual se fijan los límites y Establece los principios de la función administrativa: Igualdad, moralidad, eficacia,
define las relaciones entre los poderes del Estado (poderes que se definen economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la
como poder legislativo, ejecutivo y judicial) y de estos con sus ciudadanos, delegación y la desconcentración de funciones.
determinando así las bases para su gobierno y para la organización de las
instituciones en que tales poderes se asientan. Este documento busca
garantizar al pueblo sus derechos y libertades”.
Tiene por objeto regular los procedimientos administrativos que deben seguir las
autoridades contempladas en su artículo 2° y los jurisdiccionales que deben cumplir los
jueces y magistrados de lo Contencioso Administrativo.
Para los procedimientos Administrativos el código tiene en cuenta la adecuación a los fines
del Estado Social de Derecho y a los principios de la función administrativa señalados en la
Constitución; establecimiento de reglas imperativas para que la Administración proteja
Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento directamente los derechos de las personas en vía administrativa; regulación integral del
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
procedimiento administrativo general; fortalecimiento del derecho de petición;
sistematización para el uso de medios electrónicos en el procedimiento administrativo;
refuerzo se términos y requisitos para la interposición de los recursos; modernización y
actualización de instituciones en el procedimiento administrativo.
En cuanto al procedimiento jurisdiccional, se reorganiza la jurisdicción de lo contencioso
administrativo con la estructura de tres niveles (jueces administrativos, tribunales
administrativos y Consejo de Estado); se redefine el objeto de la jurisdicción, bajo un
criterio material; se debe tomar como centro al individuo y la defensa de sus derechos; se
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unifica el proceso y se redefine los medios ordinarios de control judicial; se fortalecen los
poderes del Juez; se realce la facultad de la imposición de medidas cautelares;
consagración de recursos extraordinario de unificación de jurisprudencia; regulación del
mecanismo de revisión eventual; rediseño tramite y decisión de las pretensiones de
contenido electoral.
Ley general de archivo 594 del 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley Define las disposiciones legales para la gestión de documentos, la salida de documentos,
General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.
acceso y consulta de documentos manteniendo los criterios de conservación y privacidad
de los términos de ley.
Dicta normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites
innecesarios en la Administración Pública. Se aplicará a todos los organismos y entidades
de la Administración Pública que ejerzan funciones de carácter administrativo, en los
términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y a los particulares cuando cumplan
funciones administrativas. Entre otras medidas señala la incorporación de formatos
comunes gratuitos, el incentivo a la utilización de procedimientos por medios electrónicos,
la eliminación o reforma de requisitos como la autenticación de documentos privados, la
presentación personal y la imposición de huellas dactilares en documentos y
procedimientos (excepcionalmente verificación por huella electrónica), la certificación de
antecedentes judiciales o la denuncia por perdida de documentos para la expedición de su
duplicado; se establece la consulta en línea por parte de las entidades en los sistemas de
Decreto 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
registros públicos y la consolidación del Sistema Único de Información de Trámites “SUIT”,
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
teniendo como propósito general que los requisitos que se exijan a los particulares para el
Administración Pública”.
ejercicio de una actuación administrativa sean racionales y proporcionales a los fines que
se persigue cumplir.
Dicta normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites
innecesarios en la Administración Pública. Se aplicará a todos los organismos y entidades
de la Administración Pública que ejerzan funciones de carácter administrativo, en los
términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y a los particulares cuando cumplan
funciones administrativas. Entre otras medidas señala la incorporación de formatos
comunes gratuitos, el incentivo a la utilización de procedimientos por medios electrónicos,
la eliminación o reforma de requisitos como la autenticación de documentos privados, la
presentación personal y la imposición de huellas dactilares en documentos y
procedimientos (excepcionalmente verificación por huella electrónica), la certificación de
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antecedentes judiciales o la denuncia por perdida de documentos para la expedición de su
duplicado; se establece la consulta en línea por parte de las entidades en los sistemas de
registros públicos y la consolidación del Sistema Único de Información de Trámites “SUIT”,
teniendo como propósito general que los requisitos que se exijan a los particulares para el
ejercicio de una actuación administrativa sean racionales y proporcionales a los fines que
se persigue cumplir.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. Los Actos Administrativos podrán ser notificados por cualquier funcionario del Grupo de Notificaciones.
2. La notificación sólo se puede surtir una vez el acto administrativo esté firmado, numerado y fechado.
3. La entrega por parte de las áreas, del acto administrativo a notificar, se debe hacer el mismo día de la firma de dicho acto, y en el caso de la Delegada de
procesos se debe realizar a través de la herramienta destinada para el efecto.
4. Por parte del Grupo de Notificaciones se realizará el control respectivo de los actos remitidos para su gestión, así como la recepción, revisión y control de
tiempos, el cual se realizará de manera semanal por parte del (de la) funcionario (a) que se encuentre a cargo de la base de datos.
5. El acto administrativo se devuelve a la dependencia que lo produjo mediante memorando, a excepción del caso de la Delegada de Procesos Administrativos, la
cual se realiza mediante el sistema SIAD siempre y cuando está cargada dicha tarea al Grupo de Notificaciones en el aplicativo.
6. El original de las Resoluciones siempre permanecerá en custodia en la Secretaría General y de la Delegada de Procesos Administrativos en lo de su
competencia.
7. Las notificaciones personales podrán sustituirse utilizando los medios electrónicos siempre y cuando el acto administrativo así lo ordene, o el vigilado autorice la
notificación electrónica bien sea a través del aplicativo NRVCC o diligenciando el formato GDFT32.
8. El termino establecido para que el administrado comparezca a notificarse personalmente, es de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente al
recibo de la citación.
9. La Publicación de la Citación, en la página WEB, tendrá un término de cinco (5) días hábiles, posteriormente el sistema de manera automática publicará el Aviso
por un término igual. En el caso que la citación llegue a la dirección de envío y el que rebote será el aviso este se publicará por cinco (5) días.
10. La publicación del Edicto tendrá una duración de diez (10) días hábiles.
11. En los actos administrativos de tasa se debe establecer la dirección electrónica y/o la dirección física a efectos de surtir el trámite de notificación.
12. En los casos de actos administrativos de tasa que sean notificados de manera personal, el tiempo para cargar al sistema de Gestión de Tasa (SGT) la fecha de
notificación junto con sus soportes será de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la diligencia de notificación, con el fin que el sistema pueda
generar la constancia de ejecutoria en los casos que el vigilado no haya interpuesto recurso. Para los envíos por medios electrónicos y que funciona la
interoperabilidad para el cargue de la información de tasa, el tiempo no puede exceder de quince (15) días, contados a partir del día siguiente del envió por parte
de la entidad. En los casos en los cuales no ha sido posible surtir el trámite por medios electrónicos, él envió se realizará por medio de los operadores postales, el
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termino no puede exceder de sesenta (60) días.
13. Las constancias de ejecutoria para tasa y que son generadas de forma automática por el sistema de Gestión de Tasa (SGT), identificado con el código GDFT31,
serán firmadas dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de vencimiento de la interposición del recurso. En los casos que el vigilado interpuso
recurso, el termino será de veinte (20) días hábiles después de notificada la decisión del recurso interpuesto. s áreas contaran con un término de quince (15) días
hábiles contados a partir de la fecha entrega de los soportes de notificación por parte del Grupo de Notificaciones, para solicitar las constancias de ejecutoria, esto
aplica para los casos de actos administrativos que resuelven una investigación administrativa y los que resuelven recurso de reposición y en reintegros del
Fosyga.
14. Las áreas deberán solicitar la constancia de ejecutoria que requieran, en un término de quince (15) días hábiles, contados desde el día siguiente al recibido de los
soportes de notificación según corresponda.
15. En los casos especiales de solicitud de constancia de ejecutoria por parte de los órganos jurisdiccionales y demás autoridades y/o interesados, el termino máximo
para su expedición será de diez (10) días hábiles, contados desde la fecha que el área realice la solicitud a este Grupo.
16. “La notificación de las actuaciones llevadas a cabo como parte del desarrollo del proceso administrativo de cobro coactivo es realizada exclusivamente por la
Oficina Asesora Jurídica de conformidad con lo establecido en el Capítulo II de la Resolución 116 de 2007, por la cual se adopta el Reglamento del Procedimiento
Administrativo Coactivo de la Superintendencia Nacional de Salud.”
17. “La notificación de las sentencias y autos derivados del desarrollo de la función jurisdiccional de la Superintendencia Nacional de Salud es realizada
exclusivamente por la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación de conformidad con lo establecido respecto de las Notificación
por Estado en el artículo 295 de la Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones.”
18. “Las regionales de la Superintendencia Nacional de Salud, creadas a partir de la Resolución 568 de 2015, podrán notificar los actos administrativos expedidos por
las diferentes dependencias de la Entidad de acuerdo con los lineamientos de la Secretaría General y de conformidad con la normativa vigente.”
19. “La notificación por estados de los actos administrativos expedidos por la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos se realizará teniendo en
cuenta las disposiciones de la Resolución 2105 de 2014.”, esta labor la realiza directamente la Delegada de Procesos Administrativos.
20. “La numeración de los actos administrativos como son las resoluciones, circulares internas y externas que expida la entidad son exclusividad de la Secretaría
General, quien llevará el registro y control de las mismas, mantendrá en la serie respectiva el archivo original; para lo cual, al comenzar cada año, se iniciará la
radicación consecutiva a partir de uno. Lo anterior no aplica a los actos administrativos expedidos por la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos,
los cuales tendrán un consecutivo único antecedido por las letras PARL.”. Las notificaciones de los Actos Administrativos Liquidatarios de Tasa se realizarán a
través del aplicativo Sistema de Gestión de Tasa (SGT) en el marco de la interoperabilidad.
21. Los soportes de entrega de los envíos realizados por parte del grupo de Notificaciones en referencia con el trámite de notificación deberán ser remitidos por el
Grupo de Correspondencia dentro de los términos de oportunidad, eficiencia, eficacia y calidad.
“El Grupo de Notificaciones será la dependencia encargada de notificar y comunicar los actos administrativos expedidos por las diferentes dependencias de la
Superintendencia Nacional de Salud, facultadas para ello, de conformidad con lo establecido en las normas legales vigentes, salvo los relacionados con el Grupo de
Talento Humano y de Contratación de Bienes y Servicios de la Secretaría General, y el Grupo de Cobro Coactivo de la Oficina Asesora Jurídica.”
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD / TAREA
id
¿QUÉ?
1
2
DESCRIPCIÓN
¿CÓMO?
Recibir los actos administrativos expedidos por la
Secretaría
General,
la
Delegada
de
Procesos
Administrativos como también del Despacho del
Recepcionar
Actos
Superintendente Nacional de Salud, entre otros y que
Administrativos individuales
deban surtirse el trámite de notificaciones. Dichos actos
o con expedientes.
administrativos deben ser entregados a este grupo el
mismo día de su expedición de manera física o a través de
los aplicativos dispuestos para ello, respectivamente
foliados.
Hacer
la
Electrónica
El Grupo de notificaciones elabora la notificación
Notificación electrónica, posterior a esto escaneará el acto
administrativo a notificar como también diligenciará el
formato GDFT20 y a este se anexa el acto administrativo
junto con el documento de notificación electrónica y se
ÁREA
RESPONSABLE
Grupo de
Notificaciones
Grupo de
Notificaciones
CARGO
Profesional
Técnico
Asistencial
Profesional
Técnico
Asistencial
ÁREA
PARTICIPANTE
REGISTRO
Todas las
dependencias
(excepto los
relacionados con el
Grupo de Talento
Humano, el Grupo
de Cobro Coactivo
de la Oficina
Asesora Jurídica,
el Grupo de
Contratación de
Bienes y Servicios,
La Oficina de
Control
Disciplinario
Interno y aquellos
expedidos en
ejercicio de la
facultad
jurisdiccional).
Resolución
Código
GDFL01
Todas las
dependencias
(excepto los
relacionados con el
Grupo de Talento
Humano, el Grupo
Solicitud envió
comunicación
por Correo
Electrónico
Certificado
código
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envía al correo a:
[email protected]
El acto administrativo se entenderá notificado cuando el
mensaje de datos que contiene el acto administrativo que
se pretende notificar haya sido recibido por el
administrado, estado que se confirmará cuando el grupo de
correspondencia envíe y entregue al Grupo de
Notificaciones el acuse de recibo que se constituye como
prueba de entrega de la Resolución notificada.
Una vez surtido el tramite ordenado en el acto
administrativo, el Grupo de Notificaciones ingresará la
información de la notificación electrónica al Sistema de
información de Investigaciones Administrativas, SIAD,
adjuntando la prueba de entrega al expediente virtual y
generando la respectiva planilla que será entregada junto
con el acto administrativo y sus respectivos soportes.
de Cobro Coactivo
de la Oficina
Asesora Jurídica,
el Grupo de
Contratación de
Bienes y Servicios,
La Oficina de
Control
Disciplinario
Interno y aquellos
expedidos en
ejercicio de la
facultad
jurisdiccional).
GDFT20
Para el caso de la Tasa, se anexarán los soportes al
expediente electrónico en el Sistema de Gestión de Tasa y
se procederá a remitir los soportes junto con el acto
administrativo a través del aplicativo.
Para efectos de que el vigilado autorice la notificación
electrónica deberá ingresar a www.supersalud.gov.co,
ubicar portal vigilados, circular única, e ingresar al NRVCC,
digitar Usuario y Contraseña, o puede autorizar
la
notificación electrónica diligenciando el formato GDFT32 y
enviando
los documentos que conforme a la ley
demuestren la representación legal, al correo electrónico:
[email protected].
o a la
GDFT32
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8
Avenida Ciudad de Cali No. 51-66 Bogotá.
Elaborar documento en el Sistema de Gestión Documental
trascribiendo en la Citación la información de contacto de
él o los administrados mencionados en la parte Resolutiva
del Acto Administrativo; información previamente validada
por la dependencia interesada en el procedimiento; se
revisa, aprueba, radica y envía.
3
Hacer Citación para
Notificación Personal
(correo físico)
Entregar la citación al Grupo de Correspondencia a través
de planilla, para el envío al administrado a través del
Operador Postal Oficial o Mensajería Especializada; de
esta citación se dejará copia y constancia del envío a fin de
verificar el medio utilizado y el resultado de la misma (guía
del correo, trazabilidad, copia planilla de envío a la
empresa de correos etc.) y el termino para el vigilado
empezara a contar a partir del día hábil siguiente al recibo
por parte del administrado.
Citación en el
Sistema de
Gestión
Documental
Grupo de
Notificaciones
Profesional
Técnico
Asistencial
Grupo de
Notificaciones
Grupo de
Correspondencia
Planilla de
entrega de
dependencias
a
corresponden
cia código
GDFT15
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Elaborar documento en el Sistema de Gestión Documental
trascribiendo en la Citación la información de contacto de
él o los administrados mencionados en la parte Resolutiva
del Acto Administrativo; información previamente validada
por la dependencia interesada en el procedimiento; se
revisa, aprueba, radica y envía.
El Grupo de Notificaciones envía a través del correo
[email protected] al Grupo de
Correspondencia la citación para que se proceda a su
remisión a través de mensaje de datos que contiene
escaneado en formato PDF la Citación.
4
Hacer Citación para
Notificación Personal
(correo electrónico)
La entrega al administrado se entenderá realizada cuando
el Grupo de Correspondencia envíe y remita al Grupo de
Notificaciones el acuse de recibo el cual se entenderá
como prueba de entrega y el termino empezara a contar a
partir del día hábil siguiente al recibo por parte del
administrado.
Si se confirma algún fallo en la entrega al buzón de la
dirección electrónica se procederá a enviar la citación por
correo físico a través del Operador Postal Oficial o
Mensajería Especializada. En razón a lo anterior los actos
administrativos, deberán contener en su parte resolutiva en
el numeral que ordena la notificación del mismo, tanto la
dirección física como la electrónica siendo alternativa la
una de la otra esto es utilizando el y/o.
Citación en el
Sistema de
Gestión
Documental
Grupo de
Notificaciones
Profesional
Técnico
Asistencial
Grupo de
Notificaciones
Grupo de
Correspondencia
Solicitud envió
comunicación
por Correo
Electrónico
Certificado
código
GDFT20
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NOTIFICACIONES
VERSIÓN
8
El funcionario asignado del Grupo de Notificaciones recibe
a la persona para surtir la diligencia de notificación
personal verificando su identidad con los documentos que
acrediten su condición y diligenciar el formato denominado
Notificación Personal código GDFT17.
El funcionario asignado del Grupo de Notificaciones
devuelve el documento de identificación, junto con el
formato GDFT17 una vez diligenciado, para su revisión; se
firma por las partes (Notificador/Notificado) y se entrega
una copia del acto administrativo y un original del formato
GDFT17.
5
Notificación personal
Luego el funcionario asignado del Grupo de Notificaciones
hace entrega del documento a la persona que alimenta la
base de datos.
Cuando sea necesario realizar algún tipo de aclaración
sobre el documento notificado, se diligencia el formato
denominado Constancia Secretarial, identificado con
código GDFT18.
Notificación
personal,
código
GDFT17
Grupo de
Notificaciones
Profesional
Técnico
Asistencial
Memorando
Código
ASFL01
Elaborar documento (memorando/planilla - SIAD) de
devolución del acto administrativo notificado y trasladar al
área correspondiente, junto con los documentos soporte de
la notificación.
Registrar en la base de datos con fecha de recibido del
documento de devolución (memorando/planilla) y archivar
soporte.
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PROCEDIMIENTO
NOTIFICACIONES
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Elaborar documento en el Sistema de Gestión Documental
trascribiendo en la Comunicación la información de
contacto de él o los administrados mencionados en la parte
Resolutiva
del
Acto
Administrativo;
información
previamente validada por la dependencia interesada en el
procedimiento; se revisa, aprueba, radica y envía.
6
Hacer Comunicación
A la Comunicación se adjunta copia íntegra del Acto
Administrativo (resolución, anexos).
Entregar la Comunicación al Grupo de Correspondencia,
para el envío al administrado a través del Operador Postal
Oficial o Mensajería Especializada; de esta Comunicación
se dejará copia y constancia del envío a fin de verificar el
medio utilizado y el resultado de la misma (guía del correo,
trazabilidad, copia planilla de envío a la empresa de
correos etc.)
Grupo de
Notificaciones
Profesional
Técnico
Asistencial
Todas las
dependencias
(excepto los
relacionados con el
Grupo de Talento
Humano, el Grupo
de Cobro Coactivo
de la Oficina
Asesora Jurídica,
el Grupo de
Contratación de
Bienes y Servicios,
La Oficina de
Control
Disciplinario
Interno y aquellos
expedidos en
ejercicio de la
facultad
jurisdiccional).
Comunicación
en el Sistema
de Gestión
Documental
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Este mecanismo subsidiario de notificación se realiza en
dos eventos:
7
Hacer Notificación por
edicto
1. Cuando el interesado no comparece ni se ha hecho
presente personalmente o a través de un tercero
facultado como representante o apoderado,
pasados cinco (5) días hábiles siguientes a la
entrega de la Citación, habiéndose verificado que
existe la respectiva prueba de entrega (guía o
acuse de recibo).
2. Cuando la Citación haya sido devuelta por el
Operador Postal Oficial o la Mensajería
Especializada, con alguno de los motivos
expresados por la empresa de correo.
Elaborar en el formato Edicto código GDFL04 y se fija en la
cartelera institucional durante diez (10) días hábiles.
Elaborar documento (memorando/planilla SIAD) de
devolución del acto administrativo notificado por Edicto y
trasladarlo al área correspondiente, junto con los
documentos soporte de la notificación.
Registrar en la base de datos la fecha de recibido del
documento de devolución (memorando/planilla) y archivar
soportes.
Grupo de
Notificaciones
Profesional
Técnico
Asistencial
Todas las
dependencias
(excepto los
relacionados con el
Grupo de Talento
Humano, el Grupo
de Cobro Coactivo
de la Oficina
Asesora Jurídica,
el Grupo de
Contratación de
Bienes y Servicios,
La Oficina de
Control
Disciplinario
Interno y aquellos
expedidos en
ejercicio de la
facultad
jurisdiccional).
Edicto código
GDFL04
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Hacer
Notificación
Aviso (correo físico)
por
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NOTIFICACIONES
VERSIÓN
8
Si el interesado no comparece ni se ha hecho presente
personalmente o a través de un tercero facultado como
representante o apoderado, pasados cinco (5) días hábiles
siguientes a la entrega
de la citación habiéndose
verificado que existe la respectiva prueba de entrega (guía
o acuse de recibo), se procederá a elaborar el Aviso en el
Sistema de Gestión Documental el cual deberá contener:
la fecha del aviso y la del acto administrativo que se
notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que
legalmente proceden, ante quien deben interponerse, los
plazos respectivos y la advertencia de que la notificación
se considerará surtida al finalizar el día hábil siguiente al
de la entrega del aviso en el lugar de destino.
A la notificación por aviso, se adjunta copia íntegra del
Acto Administrativo (resolución, anexos) que se va a
notificar.
Elaborar documento (memorando/planilla SIAD) de
devolución del acto administrativo notificado y trasladarlo al
área correspondiente, junto con los documentos soporte de
la notificación.
Registrar en la base de datos la fecha de recibido del
documento de devolución (memorando/planilla) y archivar
soportes.
Grupo de
Notificaciones
Profesional
Técnico
Asistencial
Todas las
dependencias
(excepto los
relacionados con el
Grupo de Talento
Humano, el Grupo
de Cobro Coactivo
de la Oficina
Asesora Jurídica,
el Grupo de
Contratación de
Bienes y Servicios,
La Oficina de
Control
Disciplinario
Interno y aquellos
expedidos en
ejercicio de la
facultad
jurisdiccional).
Aviso en el
Sistema de
Gestión
Documental
Pág. 15 de 24
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO
GDPD05
PROCEDIMIENTO
NOTIFICACIONES
VERSIÓN
8
Elaborar el Aviso en el Sistema de Gestión Documental
con la siguiente información: fecha del aviso y del acto que
se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que
legalmente proceden, ante quien deben interponerse, los
plazos respectivos y la advertencia de que la notificación
se considerará surtida al finalizar el día hábil siguiente al
de la entrega del aviso en el lugar de destino.
El Grupo de Notificaciones envía a través del correo
[email protected] al Grupo
de Correspondencia en formato PDF Aviso, Acto
Administrativo y Anexos para que se proceda a su remisión
a través de mensaje de datos.
9
Hacer Notificación por
Aviso (correo electrónico)
La entrega al administrado se entenderá realizada cuando
el Grupo de Correspondencia envíe y remita al Grupo de
Notificaciones el acuse de recibo, el cual se entenderá
como prueba de entrega y el termino empezara a contar a
partir del día hábil siguiente al recibo por parte del
administrado.
Si se confirma algún fallo en la entrega al buzón de la
dirección electrónica se procederá a enviar la notificación
por aviso por correo físico a través del Operador Postal
Oficial o Mensajería Especializada. En razón a lo anterior
los actos administrativos, deberán contener en su parte
resolutiva en el numeral que ordena la notificación del
mismo, tanto la dirección física como la electrónica siendo
alternativa la una de la otra esto es utilizando el y/o.
Grupo de
Notificaciones
Profesional
Técnico
Asistencial
Todas las
dependencias
(excepto los
relacionados con el
Grupo de Talento
Humano, el Grupo
de Cobro Coactivo
de la Oficina
Asesora Jurídica,
el Grupo de
Contratación de
Bienes y Servicios,
La Oficina de
Control
Disciplinario
Interno y aquellos
expedidos en
ejercicio de la
facultad
jurisdiccional).
Aviso en el
Sistema de
Gestión
Documental
Pág. 16 de 24
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO
GDPD05
PROCEDIMIENTO
NOTIFICACIONES
VERSIÓN
8
Este mecanismo subsidiario de notificación se realiza en
dos eventos:
1. Cuando se desconozca
el domicilio del
administrado, en la parte Resolutiva del Acto
Administrativo se debe ordenar publicar en la
página web de la Superintendencia y/o en un lugar
de acceso al público, de manera que el interesado
pueda tener conocimiento del mismo, según
corresponda.
10
Hacer Publicación página
WEB
2. Cuando la Citación, Comunicación o Aviso hayan
sido devueltas por el Operador Postal Oficial o la
Mensajería Especializada, con alguno de los
motivos expresados por la empresa de correo, se
hará la publicación en la página WEB.
En tratándose de la Citación, presentándose alguna de las
situaciones anteriormente descritas, se procede solamente
a publicar el documento en página WEB de la entidad.
Para el caso del Aviso se diligenciará el formato
Notificación por aviso página web Código GDFT22
publicándose en la página web de la Superintendencia y en
un lugar de acceso al público, de manera que el interesado
pueda tener conocimiento del mismo
Grupo de
Notificaciones
Profesional
Técnico
Asistencial
Todas las
dependencias
(excepto los
relacionados con el
Grupo de Talento
Humano, el Grupo
de Cobro Coactivo
de la Oficina
Asesora Jurídica,
el Grupo de
Contratación de
Bienes y Servicios,
La Oficina de
Control
Disciplinario
Interno y aquellos
expedidos en
ejercicio de la
facultad
jurisdiccional).
Todas las
dependencias
Notificación
por aviso
página web
código
GDFT22
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11
Expedir Constancias de
Ejecutoria.
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO
GDPD05
PROCEDIMIENTO
NOTIFICACIONES
VERSIÓN
8
Las áreas contaran con un término de quince (15) días
hábiles contados a partir de la fecha de entrega de los
soportes de notificación por parte del Grupo de
Notificaciones, para solicitar las constancias de ejecutoria
que presta merito ejecutivo, esto en cumplimiento a la
Resolución 2630 de 2015, para lo cual el funcionario del
Grupo de Notificaciones procederá a colocar en la parte
final o anverso del acto administrativo que cobra firmeza,
un sello especificando que corresponde a la primera copia
del documento original que reposa en la entidad y presta
mérito ejecutivo. Este sello contendrá la fecha en que el
acto administrativo quedó debidamente ejecutoriado, fecha
de expedición de la ejecutoria, si el administrado interpuso
recurso de reposición y apelación, NUR mediante el cual
se solicitó al Grupo de notificaciones y fecha, dicho sello
será suscrito por quien realizó la ejecutoria, así como del
coordinador del Grupo de Notificaciones. El sello que se
impondría en el acto será Constancia de Ejecutoria –
presta merito ejecutivo, identificado con código GDFL07.
Una vez realizado este trámite se realizará la devolución
del expediente simple al área solicitante. En los casos de
actos administrativos diferentes a sanciones el funcionario
del Grupo de Notificaciones procederá a colocar en la
parte final o anverso del acto administrativo, un sello que
contendrá la fecha en que el acto administrativo queda
debidamente ejecutoriado, fecha de expedición de la
ejecutoria, si el administrado interpuso recurso de
reposición y apelación, dicho sello será suscrito por quien
realizó la ejecutoria, así como del coordinador del Grupo
de Notificaciones, a su vez se indicara el Nurc mediante el
cual se solicitó al Grupo de notificaciones y la fecha de la
solicitud. El sello que se impondría en el acto será
Grupo de
Notificaciones
Coordinador
Profesional
del Grupo.
Todas las
dependencias
(excepto los
relacionados con el
Grupo de Talento
Humano, el Grupo
de Cobro Coactivo
de la Oficina
Asesora Jurídica,
el Grupo de
Contratación de
Bienes y Servicios,
La Oficina de
Control
Disciplinario
Interno y aquellos
expedidos en
ejercicio de la
facultad
jurisdiccional).
Todas las
dependencias
Sello
Constancia de
Ejecutoria –
presta merito
ejecutivo,
identificado
con código
GDFL07
Constancia de
Ejecutoria
para Tasa
código
GDFT31
Memorando
ASFL01
Sello
Constancia de
ejecutoria con
código
GDFL06
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PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO
GDPD05
PROCEDIMIENTO
NOTIFICACIONES
VERSIÓN
8
Constancia de Ejecutoria con código GDFL06. Una vez
realizado este trámite se realizará la devolución del
expediente simple al área solicitante.
En los casos especiales de solicitud de constancia de
ejecutoria por parte de los órganos jurisdiccionales y
demás autoridades y/o interesados, el termino máximo
para su expedición será de diez (10) días hábiles, contados
desde la fecha que el área realice la solicitud mediante
Nurc a este Grupo, para lo cual deberá allegar el
expediente respectivo. Posteriormente un funcionario del
grupo de Notificaciones revisará el mismo y procederá a
expedir la constancia de ejecutoria respectiva para la firma
del Coordinador (a). Por último, se dará respuesta a la
solicitud a través del mismo medio que se realizó la
solicitud.
En los casos de actos administrativos de tasa que sean
notificados de manera personal, el tiempo para cargar al
sistema de Gestión de Tasa (SGT), la fecha de notificación
junto con sus soportes será de diez (10) días hábiles,
contados a partir del día siguiente a la diligencia de
notificación, con el fin de que el sistema pueda generar la
constancia de ejecutoria, en los casos que el vigilado no
haya interpuesto recurso.
Para los envíos por medios electrónicos y que funciona la
interoperabilidad para el cargue de la información de tasa,
el tiempo no puede exceder de quince (15) días, contados
a partir del día siguiente del envió por parte de la entidad.
En los casos en los cuales no ha sido posible surtir el
trámite por medios electrónicos, él envió se realizará por
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PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO
GDPD05
PROCEDIMIENTO
NOTIFICACIONES
VERSIÓN
8
medio de los operadores postales, el termino no puede
exceder de sesenta (60) días.
Las constancias de ejecutoria para tasa y que son
generadas de forma automática por el sistema de Gestión
de Tasa (SGT), identificado con el código GDFT31, serán
firmadas dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a
la fecha de vencimiento de la interposición del recurso. En
los casos que el vigilado interpuso recurso, el termino será
de veinte (20) días hábiles después de notificada la
decisión del recurso interpuesto.
Para los casos de actos administrativos de liquidación de
tasa de vigencias anteriores al año 2014, El Grupo de
Notificaciones procederá a colocar en la parte final o
anverso del acto administrativo, un sello que contendrá la
fecha en que el acto administrativo queda debidamente
ejecutoriado, fecha de expedición de la ejecutoria, si el
administrado interpuso recurso de reposición y apelación,
dicho sello será suscrito por quien realizó la ejecutoria,
así como del coordinador del Grupo, a su vez se indicara el
Nurc y la fecha de la solicitud. El sello que se impondría en
el acto será el codificado con el número GDFL07.
El acto administrativo se devuelve a la dependencia que lo
produjo mediante memorando, a excepción del caso de la
Delegada de Procesos Administrativos, la cual se realiza
mediante el sistema SIAD. Las constancias de ejecutoria
para tasa y que son generadas de forma automática por el
sistema de Gestión de Tasa (SGT), identificado con el
código GDFT31., serán firmadas dentro de los veinte (20)
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PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO
GDPD05
PROCEDIMIENTO
NOTIFICACIONES
VERSIÓN
8
días hábiles siguientes a la fecha de vencimiento de la
interposición del recurso. En los casos que el vigilado
interpuso recurso el termino será de veinte (20) días
hábiles después de notificada la decisión del recurso con el
fin de desarrollar esta actividad el Coordinador (a) del
Grupo de Notificaciones deberá ingresar al SGT y luego
entrar a la pestaña “certificaciones de firmeza” o a la que la
modifique, generar el respectivo certificado y proceder con
la firma mecánica del mismo ingresando la contraseña
respectiva para dicha actividad.
La constancia de ejecutoria de los actos de liquidación de
tasa, esta codificada bajo el formato GDFT31 denominada
Constancia de Ejecutoria para Tasa y es generada de
forma automática por el Sistema de Gestión de Tasa una
vez se ha surtido el proceso de notificación.
ID
2
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD
/ TAREA
Hacer la Notificación Electrónica
PUNTOS DE CONTROL
MÉTODO DE CONTROL
FRECUENCIA
El Grupo de notificaciones elabora la
notificación electrónica, posterior a esto
escaneará el acto administrativo a notificar
como también diligenciará el formato Siempre que se
GDFT20 y a este se anexa el acto realice una
administrativo junto con el documento de notificación
notificación electrónica y se envía al correo a:
[email protected]
RESPONSABLE
Coordinador
Profesional
Técnico
Asistencial
REGISTRO
Solicitud
envió
comunicación
por Correo
Electrónico
Certificado
código
GDFT20
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ID
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO
GDPD05
PROCEDIMIENTO
NOTIFICACIONES
VERSIÓN
8
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD
/ TAREA
PUNTOS DE CONTROL
MÉTODO DE CONTROL
FRECUENCIA
RESPONSABLE
REGISTRO
ANÁLISIS DE TIEMPO
El Grupo de Notificaciones realizará el envío de la citación dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el
expediente. Los actos administrativos deben ser entregados a este grupo el mismo día de su expedición.
Si el administrado no se presenta dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la entrega de la citación, se procede a la notificación por aviso.
Si el acto administrativo ordena que la notificación sea por edicto y no se logra surtir la diligencia de notificación personal, este debe ser publicada en la cartelera durante
10 días hábiles.
Constancia de ejecutoria: Una vez radicado el memorando por parte del área solicitante de la constancia de ejecutoria, el Grupo de Notificaciones tendrá un termino de
quince (15) días hábiles para expedirla.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Tabla de retención documental Superintendencia Nacional de Salud.
ASPECTOS QUE CAMBIARON
EN EL DOCUMENTO
Adopción del documento
Adopción del documento
CONTROL DE CAMBIOS
DETALLES DE LOS CAMBIOS
RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL
EFECTUADOS
CAMBIO
Mediante Resolución 2239 de 7 de
octubre de 2014 se adoptan los
Secretario General
procedimientos del Proceso
Administración de la Gestión Documental
Mediante Resolución 4086 de 2014 se
derogó Resolución 2239 de 2014 y se
Secretario General
adoptó el Manual de Procesos y
Procedimientos de la entidad.
FECHA DEL CAMBIO
DD/MM/AAAA
VERSIÓN
07/10/2014
1
19/12/2014
1
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PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO
GDPD05
PROCEDIMIENTO
NOTIFICACIONES
VERSIÓN
8
Ajuste del documento
Se ajustan las actividades del procedimiento
ante Requerimiento NURC: 3-2015-015610
Secretario General
06/08/2015
2
Ajuste del documento
Se ajustan las políticas del procedimiento
ante Requerimiento NURC: 3-2015-017595
Secretario General
04/09/2015
3
Secretario General
17/04/2018
4
Secretario General
10/05/2018
5
Secretario General
10/07/2018
6
Ajuste del documento
Mediante memorando NURC: :3-2018006062 se solicita ajustar actividad 11, se
elimina el formato “certificación de código
GDFT19”, creación Sello Constancia de
Ejecutoria con código GDFL06 y Sello
Constancia de Ejecutoria – presta merito
ejecutivo, con código GDFL07
Se aprueba solicitud mediante memorando
NURC: 3-2018-006307
Ajuste del documento
Mediante memorando NURC: 3-2018-007523
se solicita la creación del formato Constancia
de Ejecutoria para Tasa y se crea la política
de operación 18.
Se aprueba el ajuste mediante memorando
NURC: 3-2018-007331
Ajuste del documento
Mediante memorando NURC: 3-2018-011382
se solicita la modificación de la política de
operación 18 ajustando el nombre del
formato Certificación de Firmeza para Tasa a
Constancia de Ejecutoria, la actividad 11
actualizando los nombres de los formatos
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PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO
GDPD05
PROCEDIMIENTO
NOTIFICACIONES
VERSIÓN
8
GDFL06 y GDFL07
Se aprueba el ajuste mediante memorando
NURC 3-2018-011429
Mediante memorando NURC: 3-2018-017498
se solicita ajuste del alcance, definiciones,
políticas de operación, actividades y puntos
de control.
Ajuste del documento
Secretario General
11/12/2018
7
Secretario General
11/04/2019
8
Se aprueba solicitud mediante memorando
NURC: 3-2018-020898
Ajuste del documento
Mediante memorando NURC: 3-2019-5807,
se solicita ajuste de la actividad 2,
adicionando la autorización de notificación
electrónica y el código del formato en que se
autorizará.
Se aprueba solicitud mediante memorando
NURC3-2019-6049
Pág. 24 de 24