ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES

ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD
VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES
TEMA:
TALLER FORMATIVO N°2
PRESENTADO A:
YUSELFIS MARIA MENDOZA ATENCIO
INSTRUCTORA:
ISABEL MARIA GAMEZ URIANA
APRENDIZ:
CENTRO INDUSTRIAL DE ENERGÍAS ALTERNATIVAS SEDE COMERCIO Y
SERVICIOS
SENA REGIONAL GUAJIRA
2019
TALLER FORMATIVO N°2
1. Realizar un cuadro comparativo y su análisis con el Decreto 1515 de 2013 de 19 de 2013,
acuerdo 41 de 2002 de octubre 31
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Instrumento de consulta y de control archivístico
Transferencia Primaria
Inventarios Genéricos
Trasferencia Secundaria
Transferencia
2. Por medio de un mapa conceptual identifique los pasos para realizar una trasferencia, sin
embargo de la misma manera realice la preparación de un documento a trasferir
3. GLOSARIO
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Casete: Cinta magnética compacta que se utiliza en los equipos de grabación
de audio (sonido) y video.
Disquete:
Dispositivo de almacenamiento de datos es un disco magnético
flexible de pequeña dimensión y cubierto de una protección.
Expediente: 1) Conjunto total de los documentos relacionados con un mismo
tema, asunto o persona. (2) Conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una entidad productora en el tratamiento de una misma
cuestión
Foliar : Las hojas que componen un documento correspondiendo a cada folio
dos páginas y se enuncian como folio frente y folio vuelto
Fondo documental: Conjunto de documentos de archivos de toda naturaleza
reunidos por una persona física o moral o una institución dentro del ejercicio
de sus actividades.
4. De acuerdo con los procedimientos a seguir las trasferencias documentales se hacen
teniendo en cuenta:
Para el diligenciamiento del formato del fuid hace referencia a la entidad que produce o
produjo los documentos
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Al realizar las transferencias debemos___________verificar ___________ que la
información, este libre de elementos que puedan ____afectar ____________ su
________preservación __________ y conservación.
a)
b)
c)
d)
Confirmar, dañar, integridad
Analizar, alterar, información
Verificar, afectar, preservación
Confrontar, alterar, información
5. fuente de consulta:
AGN mini manual 4 tabla de retención y transferencia documentales
MAPA CONCEPTUAL
Eliminación
de material
metálico
Limpieza de
documentación
Revisión y
foliación
TEMAS
CON
CEPTO
ANA
LISIS
Unidades de
conservación y Re
almacenamiento
Identificación de
material
afectado por
biodeterioro
Documentos
identificados con
hongos e
insectos
Clasificación
Solicitardocumental
servicio
de personal
especializado
Consulta y controlDecreto
de
1515 de
los documentos
2013 de 19
de 2013
Por
el cual se
reglamenta
la Ley 80 de
1989 en lo
concernient
e a las
transferenci
as
IDENTIFICACIÓN DE
UNIDADES
DOCUMENTALES
Los documentos
deberán ser originales
o copias únicas
Una vez organizada
secuencialmente las
carpetas de acuerdo con
los criterios anteriores
como códigos antigüedad
Los documentos deberán hallarse
organizados físicamente en
carpetas y subcarpetas
normalizadas
Las cajas resultantes se
numeran de manera
secuencial a lápiz y de
forma clara
Las carpetas
correspondientes a un
mismo periodo temporal