1 de 8 páginas 2T2019-130021G1 GESTIÓN DE COSTOS Y PROYECTOS CASO MANCHESTER ESTUDIANTE: DIEGO VEGA FIGUEROA PROFESOR: MAURICIO MORÚA FECHA DE ENTREGA: 13 DE MAYO DEL 2019 Classification: Public 2 de 8 páginas Índice Pregunta 1 ........................................................................................................................................... 3 Pregunta 2 ........................................................................................................................................... 5 Pregunta 3 ........................................................................................................................................... 7 Pregunta 4 ........................................................................................................................................... 7 Classification: Public 3 de 8 páginas 1. Haga una lista de los principales productos a entregar en el proyecto y utilícela para desarrollar un borrador de la estructura de descomposición de tareas para el torneo que incluya al menos tres niveles de detalle. ¿Cuáles son los principales productos a entregar que se relacionan con patrocinar un torneo de balompié? Los principales entregables son sin lugar a duda los torneos de verano, las alianzas con las universidades y las camisetas y sudaderas del torneo. En este caso, se definen estos tres principalmente debido a que, dada la urgencia de poder organizar el torneo, tener costos positivos y colaboración de parte de las entidades estatales, son los que se pueden considerar que traerían réditos a la organización del evento, tener un impacto positivo y por ende tener ingresos suficientes para poder seguir creciendo y colaborando en el desarrollo de las actividades del Manchester United Soccer Club. A continuación, la EDT con sus respectivos niveles de detalle: 1. Caso Manchester 1.1. Torneos de Verano 1.1.1. Envío de Memorándums 1.1.1.1. Revisión del impacto en memorándums 1.1.1.2. Reuniones con colegios donde se repartieron los memorándums 1.1.2. Búsqueda de Patrocinadores 1.1.2.1. Consultar principales productos de consumo en el colegio Classification: Public 4 de 8 páginas 1.1.2.2. Reuniones con patrocinadores 1.1.3. Revisión y Análisis de Costo de entrada y suscripción 1.1.3.1. Definir costos totales de organización del torneo 1.1.3.2. Chequear cantidad de estudiantes 1.1.3.2. Definir cantidad aproximada de ingresos en los costos 1.1.3.2. Confirmar costo total de entrada y suscripción 1.2. Alianza con Universidades 1.2.1. Identificar principales Universidades del área 1.2.1.1. Sondeo de 20 kilómetros a la redonda 1.2.1.2. Reuniones con los rectores de Universidades 1.2.2. Negociación de Patrocinio con Universidades 1.2.2.1. Presentación de propuesta de patrocinio 1.2.2.2. Reuniones con los encargados financieros de las Universidades 1.3. Camisetas y Sudaderas del Torneo 1.3.1. Elección de Diseño 1.3.1.1. Llevar a votación el diseño 1.3.1.2. Confirmación y anuncio oficial del mismo Classification: Public 5 de 8 páginas 1.3.2. Búsqueda de empresa serigráfica 1.3.2.1. Lista de empresas serigráficas 1.3.2.2. Revisión de cotizaciones 1.3.2.3. Confirmación de costos 1.3.3. Reuniones con empresas de consumo masivo 1.3.3.1. Presentación de propuestas de patrocinio 1.3.4. Alianza con Comercios del área 1.3.4.1. Identificar listas de comercios potenciales con mayor atractivo por parte de los estudiantes 1.3.4.2. Propuesta de negociación con proveedores para venta o comercialización de camisetas del torneo en sus locales 2. ¿De qué manera el desarrollo de una EDT aliviaría algunos de los problemas que se presentaron durante la primera reunión y de qué manera le ayudarían a organizar y planear el proyecto? “La EDT define todos los elementos del proyecto en un marco jerárquico de referencias y establece su relación con el proyecto y sus aspectos.” (Gray C y Larson, 2009, “Cómo le ayuda la EDT al administrador de proyecto”, párr. 1). Esto quiere decir que, con la lluvia de ideas que hicieron durante la reunión, la idea es empezar a planear en base a cuáles son los entregables más importantes del proyecto, empezar a definir sus actividades y poder ir trabajando en cada uno de dichos pendientes. Classification: Public 6 de 8 páginas En la medida en que se fueron saliendo las ideas, tales como los árbitros calificados, hablar con las universidades locales para poder utilizar sus instalaciones, la premiación, entre otras, se fueron haciendo más complejas las formas de poder irle dando forma a dicho proyecto, y lo que se requería era el orden y siempre cumplir con los tiempos. “Los objetivos de la EDT son proporcionar un marco de referencias que resuma el desempeño del trabajo en la unidad de la organización, que identifique las unidades responsables de los paquetes de tareas y que relacione la unidad organizacional con las cuentas de control de costos” (Gray C y Larson, 2009, “Integración de la EDT a la organización”, párr. 1). Una vez se define el enfoque del proyecto, se establecen las prioridades, las cuales son relacionadas al EDT que está disponible en la pregunta 1. El tema de los costos son realmente críticos ya que hay que buscar lograr fondos para seguir ayudando a dicho equipo y poder tener a más niños participando, así como el tiempo y el alcance del mismo. Con ello, le permitiría a Nicolette definir en qué debe enfocarse, en cuánto tiempo debe hacerlo, y cómo lograr el objetivo de que dicho proyecto sea rentable o bien no sea un fracaso. Una matriz de prioridades es fundamental para Nicolette y el primer paso, ya que su frustración en dicha reunión fue bastante, hubo muchas quejas, y no permitieron enfocarse en lo que realmente se requiere. Esta matriz es fundamental en una etapa de planeación, principalmente cuando tenemos proyectos tan grandes y en donde debemos definir el alcance del problema; durante el proceso se podrían cambiar ciertas prioridades, pero es en esta matriz, donde se da dicha visibilidad y es posible ajustarse durante su elaboración. Al ser la primera vez que se realiza un evento de este tipo, da mucha mayor visibilidad la EDT de todas las tareas y lo que se requiere, y se evita poder dejar tareas por fuera en base a los listados de las quejas y las actividades normales que se requieren en el proyecto; por otro lado, como en todo proyecto, se asignan recursos y responsables en base a dichas tareas así como el cronograma requerido, ya que para cada una, al ser entregables y actividades, se coordinan dichas tareas en base a lo que se necesita. Si el proyecto es exitoso, organizar otro de estos Classification: Public 7 de 8 páginas torneos a futuro no debería tener tanta complicación en vista de que ya se cuenta con la guía respectiva. 3. ¿Dónde puede Nicolette encontrar información adicional que le ayude a desarrollar una EDT para el torneo? Nicolette podría buscar experiencias e información, encuestas, entrevistas, entre otros, a otros clubes o personas que hayan tenido ya una experiencia en este tipo de procesos, ya que como parte del análisis y planificación, le podría ser de mucha utilidad planificar sus tareas si se cuenta con eventos pasados que puedan ayudar al proyecto actual. Como parte de dichas entrevistas, si ya han existido miembros de los equipos que hayan jugado en otros eventos, preguntarles cómo fueron sus experiencias sería bastante útil; esto incluso es muy usual entre compañías, cuando se hacen los “best practice sharings” a la hora de poder replicar lo positivo de otros eventos o situaciones, en proyectos o pasos que estén por desarrollarse y que, otras áreas o regiones ya hayan tenido una experiencia positiva. Por último, considero que se debe hacer una chequeada final de la EDT y validar cada una de las tareas para poder garantizar que todos los posibles riesgos del proyecto hayan sido cubiertos; con esto se puede hacer un mapa de calor y una matriz de riesgos que permita mitigar cualquier impacto y que no haya problemas durante el camino. 4. ¿Cómo podrían Nicolette y su grupo utilizar la EDT para generar cálculos de costos para el torneo? ¿Por qué esta información sería útil? El desarrollo de la EDT le permite poder fragmentar todas las tareas del proyecto, lo que permite un mejor control de costos para cada una de sus actividades. Esta información es bastante útil porque permite fragmentar dichos costos y tener más a detalle, la información del presupuesto y si podríamos Classification: Public 8 de 8 páginas exceder o no lo que fue aprobado para dicho proyecto. Según Gray C y Larson (2009), “al nivel más bajo de la EDT se le denomina paquete de trabajo” (sección Desarrollo de la EDT, párr. 5).; cada uno de estos dentro de sus seis puntos, hay dos, los cuales son basados en identificar el presupuesto basado en fases para completar un paquete de trabajo, y va más relacionado a los costos, y el otro es identificar los recursos que se requieren para identificar los paquetes de trabajo y van relacionados a cuánto se necesita. Por último, hacer una revisión de dichos costos en total y a nivel fragmentado es parte de los riesgos que deben mitigarse, por ende su validación es muy valiosa y permite que constantemente se puedan hacer los ajustes necesarios para evitar cualquier exceso de presupuesto del proyecto, y le facilitaría la vida a Nicolette. Classification: Public
