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Manual de usuarios para la radicacion de autorizaciones previas a una exportacion ante las diferentes entidades gubernamentales de control

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OFICINA SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Manual de Usuarios para la radicación de
autorizaciones previas a una exportación, ante las
diferentes entidades gubernamentales de control.
Ventanilla
Única
Exterior/Exportaciones
de
Comercio
Calle 28 Nº 13A -15 / Bogotá, Colombia
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1. Registro sobre la aplicación
Al ingresar a la página de VENTANILLA UNICA DE COMERCIO EXTERIOR VUCE, aparecerá la
siguiente ventana inicial:
En esta ventana inicial aparecerá, la opción “¿Actúa en nombre de un tercero?” y los campos
para el ingreso información de usuario y contraseña (que han sido asignados previamente):
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Si usted no actúa en nombre de un tercero, no elige esta opción, e ingresa los datos de los
campos “Usuario” y “Contraseña” y a continuación da un clic en el botón “Aceptar”.
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Después de registrarse exitosamente en la aplicación, aparecerá la siguiente ventana:
En esta ventana aparecerá la bienvenida a la Ventanilla, sus nombres, la fecha y una información
inicial, en la parte izquierda encontrará el Menú con las opciones que podrá realizar en la
ventanilla:
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2. Realización de Trámites de Exportación
Para iniciar un Trámite de Exportación (Ordinario o Extraordinario) de un clic sobre la opción “Iniciar
Trámites”:
Aparecerá la siguiente ventana. En esta ventana aparecerá el orden y la descripción de los pasos
a realizar durante el Proceso de realización de Trámites de Exportación. Para iniciar un trámite, se
da un clic en el botón “Iniciar”:
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A continuación aparecerá la siguiente ventana del Paso 1. Confirmar RUT:
Una vez se verifiquen los datos del formulario RUT, se da un clic en “Confirmar y Continuar”
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A continuación aparecerá la siguiente ventana del Paso 2. Confirmar RUE:
Esta ventana muestra el Paso en el que se encuentra ubicado, el descriptivo del Paso y las
opciones de Matrícula de RUE:
Paso
Descripción
del Paso
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Matrículas de
RUE
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A continuación se elige la matrícula dando un clic sobre la misma y aparecerá la información del
Formulario RUE:
Una vez se confirme la información, se da un clic en “Confirmar y Continuar”
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2.1.Realizar Trámite de Exportación Ordinario
A continuación aparecerá la ventana con las opciones del Tipo de Trámite a realizar. Para realizar
un Trámite Ordinario de un clic en el botón “Trámites Ordinarios”
A continuación aparecerá la siguiente ventana del Paso 3. Seleccionar Subpartida arancelaria:
Esta ventana muestra el Paso en el que se encuentra ubicado, el descriptivo del Paso:
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Y aparecerá además el formulario de ingreso de Información de Subpartida Arancelaria. Allí se
encontrarán los campos “No Subpartida”, “Cantidad total”, “Medida”, “País Destino”:
También aparecerá la Herramienta de Búsqueda, con los campos “No Subpartida”, y “Descripción”,
y los botones “Buscar” y “Limpiar”.
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El No subpartida se puede ingresar directamente sobre el campo o utilizando la Herramienta de
Búsqueda. Si se desea utilizar la Herramienta de Búsqueda se ingresa el No Subpartida total o
parcialmente y/o la Descripción total o parcialmente de la subpartida que se requiera buscar, y a
continuación se da un clic en el botón “Buscar”.
Si se desea hacer una nueva búsqueda se da clic en el botón “Limpiar”, de esta manera se borrará la
información ingresada anteriormente.
Al realizar la búsqueda aparecerán los registros de la información encontrada:
Así se elegirá la subpartida, dando un clic sobre el Número de la misma, y se ingresará la
información para los otros campos:
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La medida se elige de un Drop Down List:
El País se elige de un Drop Down List:
Una vez se complete la información de Subpartida se da un clic en el botón “Continuar”:
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A continuación aparecerá la siguiente ventana del Paso 4. Diligenciar información específica:
Esta ventana muestra el Paso en el que se encuentra ubicado, el descriptivo del Paso, y el Formulario
de ingreso de Información Específica:
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En esta ventana aparecerá la información requerida para los Trámites que se relacionan
directamente a la subpartida elegida. Una vez se ingrese la información para los Trámites que se
desean realizar se da un clic en el botón “Continuar”:
Y así mismo aparecerá las lista de los Trámites que se podrán seleccionar y la opción para Cargar
Archivo Adjunto:
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Si uno o varios de los Trámites son obligatorios aparecerán seleccionados por defecto, pero si los
trámites no lo son, se podrán seleccionar o deseleccionar:
Aquí aparece un Trámite que es obligatorio:
Aquí aparece otro caso, de Trámites Obligatorios y No Obligatorios:
Trámite No
Obligatorio
Trámite
Obligatorio
Una vez se hayan seleccionado los trámites, y se haya adjuntado el archivo (si es el caso), se da un
clic en el botón “Firmar y Continuar”, a continuación aparecerá la Ventana para “Seleccionar
Certificado”, se debe elegir el Certificado que se tiene asociado, y a continuación un clic en
“Aceptar”:
A continuación aparecerá la ventana para ingresar el PIN del Certificado elegido:
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Se ingresa el Número de PIN (Password) y se da un clic en el botón “OK”
Si el Certificado no es valido aparecerá un mensaje indicando el error:
Si el certificado es válido, la firma se realizará sin ningún inconveniente y a continuación aparecerá
la siguiente ventana del Paso 6. Pagar Trámites:
Esta ventana muestra el Paso en el que se encuentra ubicado, el descriptivo del Paso. Aparece el
Número de Radicación del Trámite y el link para Iniciar el Pago de cada uno de los Trámites
elegidos (aquí aparecerán señalados los trámites que tienen tarifa y cuyo pago se hace a través de la
ventanilla):
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Paso
Descripción
del Paso
Pagos
Es muy importante que tenga en cuenta el Número de Radicación, ya que es un número único que
le permitirá identificar el trámite que está realizando. Con éste número podrá consultar su trámite.
Si el Pago no se desea efectuar en este momento, se puede abandonar el Proceso y luego, por
consulta de Trámites en Proceso se consulta el Trámite y se realiza el pago. (Ver Punto 8.1).
Para realizar el Pago del Trámite se da un clic en el link “Iniciar Pago” a continuación aparecerá la
ventana con los Detalles del Pago a realizar: “Número de radicación”, “Número de trámite”,
“Código trámite”, “Número Radicación”, “Valor”, “Impuesto” . Para iniciar el Pago se da un clic
Sobre el botón “Pagos Entidades PSE”:
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Una vez se da clic sobre este botón aparecerá la ventana para seleccionar la entidad bancaria:
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En esta ventana aparecerá de nuevo la información del Pago: “Código del trámite”, “Número
Radicación”, “Valor”, “Impuesto”.
El “Tipo de Cliente” se elige de un Drop Down List:
El “Banco” se elige de un Drop Down List:
Una vez se elija el “Tipo de Cliente” y el “Banco” se da un clic sobre el botón “Pagos Entidades
PSE”, para ingresar a la página del banco elegido:
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A continuación aparecerá la siguiente ventana (en este caso se hace la presentación con el
Banco Web Services ACH a manera de ejemplo, pero esta página variará según el banco elegido,
para realizar el pago):
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En esta ventana aparecerán los datos del Pago, y los campos “Account Agency”, “Account
Number”, “Password”, una vez se diligencien estos datos, se da un clic en el botón “Pay”:
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Después de realizar la transacción, aparecerá una ventana con la información del detalle y el
resultado del pago realizado, mostrando el resultado de la transacción.
Este detalle de Pago se puede imprimir, dando un clic sobre el botón “Imprimir”. Si el trámite
cuenta con más pagos y si se desea continuar efectuándolos, se da un clic en “Volver a lista de
Pagos”, que ubica nuevamente la lista de pagos de trámites. Si los pagos se han completado
aparecerá la siguiente ventana:
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En esta ventana se informa la finalización del trámite, se indica el número de radicado y se informa
sobre la notificación de correo electrónico una vez se haya confirmado los pagos realizados.
Después de realizar el trámite se podrá utilizar la herramienta de Consulta de Trámites en Proceso,
para verificar que entidades han revisado el trámite, y si ya lo han aceptado. Cuando un Trámite
es aceptado por todas las entidades se podrá consultar en la lista Trámites Concluidos.
2.2.
Realizar Trámite de Exportación Extraordinario
Después de Confirmar RUT y RUE (explicado anteriormente), aparece la ventana con las opciones
del Tipo de Trámite a realizar. Para realizar un Trámite Extraordinario de un clic en el botón “Trámites
Extraordinarios”
A continuación aparecerá la siguiente ventana del Paso 3. Seleccionar Subpartida arancelaria:
Esta ventana muestra el Paso en el que se encuentra ubicado, el descriptivo del Paso:
Paso
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Descripción
del Paso
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Y aparecerá además el formulario de ingreso de Información de Subpartida Arancelaria. Allí se
encontrarán los campos “No Subpartida”, “Cantidad total”, “Medida”, “País Destino”, “Trámite”:
También aparecerá la Herramienta de Búsqueda, con los campos “No Subpartida”, y “Descripción”,
y los botones “Buscar” y “Limpiar”.
El No subpartida se puede ingresar directamente sobre el campo o utilizando la Herramienta de
Búsqueda. Si se desea utilizar la Herramienta de Búsqueda se ingresa el No Subpartida total o
parcialmente y/o la Descripción total o parcialmente de la subpartida que se requiera buscar, y a
continuación se da un clic en el botón “Buscar”.
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OFICINA SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Si se desea hacer una nueva búsqueda se da clic en el botón “Limpiar”, de esta manera se borrará la
información ingresada anteriormente.
Al realizar la búsqueda aparecerán los registros de la información encontrada:
Así se elegirá la subpartida, dando un clic sobre el Número de la misma, y se ingresará la
información para los otros campos:
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Conmutador (571) 6067676
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La medida se elige de un Drop Down List:
El País se elige de un Drop Down List:
Una vez se complete la información de Subpartida se elige el Trámite Extraordinario que se quiere
realizar: El Trámite se elige de un Drop Down List:
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Una vez se complete la información de Subpartida se da un clic en el botón “Continuar”:
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Conmutador (571) 6067676
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A continuación aparecerá la siguiente ventana del Paso 4. Diligenciar información específica:
Esta ventana muestra el Paso en el que se encuentra ubicado, el descriptivo del Paso, y el Formulario
de ingreso de Información Específica:
Paso
Descripción
del Paso
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V8
Específica
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En esta ventana aparecerá la información requerida para el Trámite elegido. Una vez se ingrese la
información para el Trámite se da un clic en el botón “Continuar”:
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Conmutador (571) 6067676
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OFICINA SISTEMAS DE INFORMACIÓN
A continuación aparecerá la siguiente ventana del Paso 5. Seleccionar Trámites:
Esta ventana muestra el Paso en el que se encuentra ubicado, el descriptivo del Paso:
Paso
Descripción
del Paso
Y así mismo aparecerá el Trámite seleccionado y la opción de Cargar Archivo Adjunto:
Si se desea cargar un Archivo a esta solicitud se utiliza la Herramienta para Cargar Archivo
Adjunto. Para seleccionar el archivo se da un clic en “Examinar”, que mostrará la ventana “Elegir
Archivo”:
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Una vez se elige el archivo se ingresa la información en el campo “Descripción” y se da un clic en
“Cargar Archivo”. El botón “Eliminar” se utiliza si se desea eliminar un archivo cargado.
Una vez se da un clic en el botón “Firmar y Continuar”, a continuación aparecerá la Ventana para
“Seleccionar Certificado”, se debe elegir el Certificado que se tiene asociado, y a continuación un
clic en “Aceptar”:
A continuación aparecerá la ventana para ingresar el PIN del Certificado elegido:
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Se ingresa el Número de PIN (Password) y se da un clic en el botón “OK”
Si el Certificado no es valido aparecerá un mensaje indicando el error:
Si el certificado es válido, la firma se realizará sin ningún inconveniente y a continuación aparecerá
la siguiente ventana del Paso 6. Pagar Trámites:
Esta ventana muestra el Paso en el que se encuentra ubicado, el descriptivo del Paso. Aparece el
Número de Radicación del Trámite y el link para Iniciar el Pago del Trámite elegido (aquí
aparecerán señalado el pago del trámite sí este tiene tarifa y su pago se hace a través de la
ventanilla):
Paso
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Conmutador (571) 6067676
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Descripción
del Paso
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Es muy importante que tenga en cuenta el Número de Radicación, ya que es un número único que
le permitirá identificar el trámite que está realizando. Con éste número podrá consultar su trámite.
Si el Pago no se desea efectuar en este momento, se puede abandonar el Proceso y luego, por
consulta de Trámites en Proceso se consulta el Trámite y se realiza el pago. (Ver Punto 8.1).
Para realizar el Pago del Trámite se da un clic en el link “Iniciar Pago” a continuación aparecerá la
ventana aparece los Detalles de Pago a realizar: “Número de radicación”, “Número de trámite”,
“Código trámite”, “Número Radicación”, “Valor”, “Impuesto” . Para iniciar el Pago se da un clic
sobre el botón “Pagos Entidades PSE”:
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Conmutador (571) 6067676
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Una vez se da clic sobre este botón aparecerá la ventana para seleccionar la entidad bancaria:
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En esta ventana aparecerá de nuevo la información del Pago: “Código del trámite”, “Número
Radicación”, “Valor”, “Impuesto”.
El “Tipo de Cliente” se elige de un Drop Down List:
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El “Banco” se elige de un Drop Down List:
Una vez se elija el “Tipo de Cliente” y el “Banco” se da un clic sobre el botón “Pagos Entidades
PSE”, para ingresar a la página del banco elegido:
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A continuación aparecerá la siguiente ventana (en este caso se hace la presentación con el
Banco Web Services ACH a manera de ejemplo, pero esta página variará según el banco elegido
para realizar el pago):
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En esta ventana aparecerán los datos del Pago, y los campos “Account Agency”, “Account
Number”, “Password”, una vez se diligencien estos datos, se da un clic en el botón “Pay”:
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Conmutador (571) 6067676
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Después de realizar la transacción, aparecerá una ventana con la información del detalle y el
resultado del pago realizado, mostrando el resultado de la transacción.
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Este detalle de Pago se puede imprimir, dando un clic sobre el botón “Imprimir”. Como el pago se
hace para un solo trámite al dar clic en “Volver a lista de pagos”:
Después de realizar el trámite se podrá utilizar la herramienta de Consulta de Trámites en Proceso,
para verificar si la entidad ya ha revisado el trámite, y si ya lo ha aceptado. Cuando un Trámite es
aceptado por la entidad, se podrá consultar en la lista Trámites Concluidos.
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