Subido por Hector Fabio Henao Díaz

GESTION DOCUMENTAL

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PROTOCOLO DE GESTION DOCUMENTAL
DECRETO 4124 DE 2004
(Diciembre 10)
Derogado por el art. 33, Decreto Nacional 2578 de 2012
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan
otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, en ejercicio de sus
atribuciones constitucionales y legales, en especial las que le confiere el
numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, el artículo 3º de la
Ley 80 de 1989 y el artículo 5º y el Título IX de la Ley 594 de 2000.
CONSIDERANDO:
Que la Ley General de Archivos define el Sistema Nacional de Archivos
como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que
posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos
archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la
salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a
la información y a los documentos.
Que el Sistema Nacional de Archivos busca esencialmente la
modernización y la homogeneización metodológica de la función
archivística y está integrado por el Archivo General de la Nación, los
archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la
organización administrativa, territorial y por servicios, los archivos de las
entidades privadas que cumplen funciones públicas, los archivos privados
de interés público y los demás archivos privados que acogiendo la
normatividad relativa a los procesos archivísticos, manifiesten su voluntad
de hacer parte del Sistema.
Que el órgano orientador y coordinador del Sistema Nacional de Archivos
es el Archivo General de la Nación y para su desarrollo consulta la
estructura geopolítica y administrativa del país, con el fin de obtener el
apoyo de todos los entes gubernamentales a nivel Nacional,
Departamental, Municipal y Distrital;
Que el Título IX de la Ley 594 de 2000, contempla lo relacionado con las
normas aplicables a los archivos privados, estableciendo su definición,
asistencia, registro, declaración de interés cultural, régimen de estímulos y
prohibiciones.
Que para adelantar los procesos archivísticos, promover el desarrollo de los
archivos como centros de información, salvaguardar el patrimonio
documental y facilitar el acceso de los ciudadanos a la información y a los
documentos, es necesario determinar las instancias de articulación para
que se interrelacionen con los órganos ejecutores y se retroalimenten en el
desarrollo de la política archivística colombiana.
EL ARCHIVO
CONFORMAR UN EXPEDIENTE
 El orden de los documentos debe responder al trámite, quiere decir esto
que los documentos se ordenaran de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo del trámite. El documento con fecha más
antigua de la producción, es el que da inicio al trámite y debe ser el
primer documento que se encuentre al abrir la carpeta. El documento
con la fecha más reciente se encontrar· al final de la misma.
 No se deben archivar documentos duplicados en la misma carpeta, se
excepta el caso de que el documento corresponda a dos momentos
distintos del trámite. Ejemplo: un documento que se haya aportado al
expediente y que Posteriormente sea anexo de otro que llega en fecha
distinta.
 En caso de que el expediente tenga anexos, estos deberán
relacionarse en la ficha de control que debe aparecer como último
folio del expediente haciendo referencia respecto al folio al cual
pertenecen. Anexos como planos, disquetes, CD, videos deben
ubicarse en las unidades de conservación adecuadas para tal fin.
 Los documentos que se encuentren en papeles químicos o térmicos tipo
fax, deben ser remplazados por una fotocopia, la cual se conservar· en
la carpeta correspondiente y se elimina el correspondiente a los otros
tipos de papel.
PROCESOS TÉCNICOS QUE SE REALIZAN A LOS DOCUMENTOS
LIMPIEZA
Eliminación de material metálico, hojas en blanco y copias: Los
expedientes deben estar depurados, quiere decir esto que deben retirarse
duplicados, folios en blanco, documentos no pertinentes, clips, ganchos o
elementos metálicos que deterioren los documentos, (remplazar por
elementos de plástico o aislar con un trozo de papel o cartulina blanca).
CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES:
Cada unidad de almacenamiento se conforma con un máximo de 20
folios. Si un expediente supera este número, se debe abrí nueva carpeta e
identificarla como tomo 1 de 2 para la primera carpeta, 2 de 2 para la
segunda y así sucesivamente, dependiendo del número de carpetas que
se requiera abrí para el mismo asunto.
FOLIACION:
El objetivo de esta actividad es el de controlar la cantidad de folios de una
unidad de conservación dada (carpeta, libro, legajo, caja carpeta, etc.)
para evitar que existan faltantes, y evidenciar el respeto al principio de
orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental
o unidad archivística, pues la foliación es el respaldo técnico y legal de la
gestión administrativa.
Este proceso debe realizarse en la medida de las posibilidades, al
momento en el que se incorporan los documentos al expediente,
preferiblemente con lapicero de tinta negra (no tinta mojada) en la parte
superior derecha. Debe anotar un número por folio, y en el orden en que
se producen o reciben los documentos, el ultimo número debe
corresponder al último documento recibido. La numeración existente no
debe corregirse, en caso de presentarse un error, debe enumerarse
nuevamente, tachando la anterior foliación con una línea oblicua.
Cuando los anexos correspondan a planos que puedan por su tamaño
doblarse, se incorporaran en un bolsillo vinílico y de se enumeran con un
solo folio.
Antes de foliar tenga en cuenta:
 La documentación que se va a foliar debe estar previamente
ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquel a que
respeta el principio de orden original. Es decir, que esté de acuerdo con
los trámites que dieron lugar a su producción.
 Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de
una serie. En el caso de series documentales simples (actas, acuerdos,
decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutar· de manera
independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series
documentales
compuestas
(contratos,
historias
laborales,
investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus
expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal
expediente se encuentra repartido en más de una unidad de
conservación (caja, carpeta, legajo, etc.), la foliación se ejecutar· de
forma tal que la segunda ser· la continuación de la primera.
 La foliación se hace de manera consecutiva, sin omitir ni repetir
números.
 No se folia utilizando complementos en la numeración. Ej. A, B, C, Û bis.
Si un documento contiene texto por ambas caras, se registrar· el
número correspondiente en la cara recta del folio (Primera cara de un
folio).
 El número debe ser legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en
blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
 Cuando en la carpeta se encuentren planos, mapas, dibujos, etc., Éstos
tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde aun si se
encuentran plegados. En el ·rea de observaciones del Formato Único
de Inventario se debe dejar constancia de las características del
documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos
que se consideren pertinentes.
 Cuando este material por su tamaño se encuentre “separado”
físicamente de la carpeta, se debe dejar constancia mediante un “folio
testigo”, de su lugar de destino y en este se indicar· la procedencia. Esto
es lo que se denomina referencia cruzada. Esto aplica para el caso de
anexos en otro tipo de soporte: Videos, CD, Disquetes, revistas,
periódicos, etc.
 Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño (Ej.
Recibos) adheridos a una hoja, a Ésta se le escribir· su respectivo
número de folio, dejando en el ·rea de observaciones del Formato
Único de Inventario, las características del documento foliado:
cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los
mismos.
 Las fotografías si están sueltas, se foliaran en la cara vuelta utilizando
lapicero de tinta negra, correspondiendo un número para cada una
de ellas. En el área de observaciones del Formato Único de Inventario
se debe dejar constancia de las características del documento
foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros, que se consideren
pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una
hoja, a ésta se le escribir· su respectivo número de folio, dejando
constancia en el área de observaciones del Formato Único de
Inventario, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual
que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros
datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este
material se hará la correspondiente referencia cruzada.
 Para el caso de diapositivas, negativos o documentos en soportes
similares, estos se colocaran en un sobre de protección y se hará la
foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas,
dejando constancia en el área de observaciones del Formato Único
de Inventario del contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título,
asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.
 En caso de unidades de conservación que ya vienen empastados,
foliados y/o paginados (tomos, libros de contabilidad, propuestas
técnicas, etc.) Aceptar dicha foliación o paginación como mecanismo
de control, sin necesidad de refoliar a mano y en el ·rea de
observaciones del Formato Único de Inventario se registrar· la cantidad
de folios o páginas que contiene.
 No se enumeran los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados)
que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos
centrales, pero sí dejar la constancia en el ·rea de observaciones del
Formato Único de Inventario. Tampoco se folian, ni se retiran los folios
sueltos o en blanco, cuando, éstos cumplen una función de
conservación como: aislamiento para evitar el deterioro biológico,
protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar
migración de tintas por contacto.
ROTULACIÓN DE CAJAS Y CARPETAS PARA LA TRANSFERENCIA
Carpetas:
El rótulo de la carpeta debe contener los datos necesarios para la
identificación del contenido: fondo o entidad, dependencia, serie o
subserie y datos adicionales tales como:
Fechas extremas: fecha en que se abrió la unidad documental
(expediente
o legajo) y fecha en el que se cerro.
 Número de folios.
 Número consecutivo de los temas que contiene la carpeta.
Los documentos legajados en carpetas debidamente rotuladas, de
acuerdo con su contenido, deben encontrarse organizados en estricto
orden cronológico.
CAJAS:
Una vez organizados los documentos, estos se introducirán en cajas de
conservación de archivos, con el fin de facilitar su manejo y conservación.
El rótulo de identificación debe contener los siguientes datos:
Dependencia, fechas extremas, número de caja. Debe introducir un
número de carpetas que puedan ser manipuladas de manera fácil y
segura.
El Archivo Central NO RECIBIRA cajas selladas o paquetes amarrados o
legajos sueltos y sin el debido formato de inventario documental, el cual
deberá diligenciarse en original y copia, tanto en medio físico como
magnético y en las fechas previstas en el plan de transferencias.
MANEJO DE LA INFORMACIÓN EN MEDIO ELECTRÓNICO.
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO ELECTRÓNICO.
Los archivos electrónicos deben estar organizados de acuerdo a la Tabla
de Retención Documental con sus respectivas Series, subseries y tipos
documentales. Estos son algunos de los términos de referencia:
Archivo Electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos,
producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánicofuncional del productor, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Carpeta o Expediente electrónico:
Es el expediente que se utiliza para organizar los archivos por categorías,
Series y subseries.
Documento Electrónico de Archivo:
Es el registro de información generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de
sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.
Mensaje de datos:
Es la información generada, enviada, recibida, almacenada
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
o
Identificación del archivo electrónico.
El nombre del archivo electrónico es de suma importancia para la
localización y el acceso a la información, este debe ser breve, descriptivo y
distintivo; al momento de nombrarlos no se debe colocar caracteres
particulares como guiones u otros símbolos.
Rotulación de los discos.
Cada disco debe identificarse igual que la rotulación para los archivos en
formato papel o físicos.
Ejemplo:
Desarrollo Infantil en Medio
Familiar
Tuluá
Mes de Mayo del Año 2017
Inventario Electrónico.
Realizar el inventario electrónico con una breve descripción del contenido
de cada carpeta electrónica, teniendo una lista de los archivos
electrónicos que se custodian en la Unidad.
Manejo y Conservación de los medios electrónicos.
Se debe proteger la información almacena en estos tipos de medios
(correo electrónico, CD-ROM o lector, CD-RW o Regrabable, DVD,
Memoria USB, Discos duros externos. Etc.). Para esto es necesario:
a) Los mensajes que llegan por correo electrónico, además de ser
almacenados en el buzón del correo electrónico Institucional, se deben
guardar y mantener en la carpeta electrónica correspondiente de la Serie,
Subserie o tipo documental, de ser necesario según su valor.
b) Cambiar periódicamente la contraseña del correo Institucional.
c) Depurar la información del correo electrónico, que no sea de
importancia o no tenga ningún valor para la Unidad entorno a sus
funciones, evitando el saturamiento del sistema, es necesario asegurarse
de que el material que se va eliminar ya no es necesario. Ejemplo: Spam.
d) Para discos (CD, DVD, etc.) se deben mantener en forma vertical, evitar
exponerlos a temperaturas altas, rayos solares o campos magnéticos.
e) No se deben colocar objetos sobre ellos, ni papel engomado o adhesivo
en los discos.
f) En el Disco duro del equipo de escritorio o portátil se debe mantener la
información que se maneja con mucha frecuencia y de importancia para
el desarrollo de las funciones en cada Unidad, evitando la saturación de
información en los equipos.
g) Las memorias USB y Discos duros externos deben ser analizadas cada
vez que se conectan al equipo, con programas de antivirus instalados que
detecte y elimine los virus.
Back-up o copias de seguridad.
Realizar una migración periódica de la información importante a medios
electrónicos como los mencionados anteriormente, evita la posible
pérdida irreparable de la información por cualquier situación no prevista.
Esta Copia de respaldo se debe mantener en áreas fuera de la Unidad
donde se producen.
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