PROTOCOLO DE GESTION DOCUMENTAL DECRETO 4124 DE 2004 (Diciembre 10) Derogado por el art. 33, Decreto Nacional 2578 de 2012 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, el artículo 3º de la Ley 80 de 1989 y el artículo 5º y el Título IX de la Ley 594 de 2000. CONSIDERANDO: Que la Ley General de Archivos define el Sistema Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos. Que el Sistema Nacional de Archivos busca esencialmente la modernización y la homogeneización metodológica de la función archivística y está integrado por el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios, los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas, los archivos privados de interés público y los demás archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivísticos, manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema. Que el órgano orientador y coordinador del Sistema Nacional de Archivos es el Archivo General de la Nación y para su desarrollo consulta la estructura geopolítica y administrativa del país, con el fin de obtener el apoyo de todos los entes gubernamentales a nivel Nacional, Departamental, Municipal y Distrital; Que el Título IX de la Ley 594 de 2000, contempla lo relacionado con las normas aplicables a los archivos privados, estableciendo su definición, asistencia, registro, declaración de interés cultural, régimen de estímulos y prohibiciones. Que para adelantar los procesos archivísticos, promover el desarrollo de los archivos como centros de información, salvaguardar el patrimonio documental y facilitar el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, es necesario determinar las instancias de articulación para que se interrelacionen con los órganos ejecutores y se retroalimenten en el desarrollo de la política archivística colombiana. EL ARCHIVO CONFORMAR UN EXPEDIENTE El orden de los documentos debe responder al trámite, quiere decir esto que los documentos se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo del trámite. El documento con fecha más antigua de la producción, es el que da inicio al trámite y debe ser el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta. El documento con la fecha más reciente se encontrar· al final de la misma. No se deben archivar documentos duplicados en la misma carpeta, se excepta el caso de que el documento corresponda a dos momentos distintos del trámite. Ejemplo: un documento que se haya aportado al expediente y que Posteriormente sea anexo de otro que llega en fecha distinta. En caso de que el expediente tenga anexos, estos deberán relacionarse en la ficha de control que debe aparecer como último folio del expediente haciendo referencia respecto al folio al cual pertenecen. Anexos como planos, disquetes, CD, videos deben ubicarse en las unidades de conservación adecuadas para tal fin. Los documentos que se encuentren en papeles químicos o térmicos tipo fax, deben ser remplazados por una fotocopia, la cual se conservar· en la carpeta correspondiente y se elimina el correspondiente a los otros tipos de papel. PROCESOS TÉCNICOS QUE SE REALIZAN A LOS DOCUMENTOS LIMPIEZA Eliminación de material metálico, hojas en blanco y copias: Los expedientes deben estar depurados, quiere decir esto que deben retirarse duplicados, folios en blanco, documentos no pertinentes, clips, ganchos o elementos metálicos que deterioren los documentos, (remplazar por elementos de plástico o aislar con un trozo de papel o cartulina blanca). CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES: Cada unidad de almacenamiento se conforma con un máximo de 20 folios. Si un expediente supera este número, se debe abrí nueva carpeta e identificarla como tomo 1 de 2 para la primera carpeta, 2 de 2 para la segunda y así sucesivamente, dependiendo del número de carpetas que se requiera abrí para el mismo asunto. FOLIACION: El objetivo de esta actividad es el de controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, libro, legajo, caja carpeta, etc.) para evitar que existan faltantes, y evidenciar el respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística, pues la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa. Este proceso debe realizarse en la medida de las posibilidades, al momento en el que se incorporan los documentos al expediente, preferiblemente con lapicero de tinta negra (no tinta mojada) en la parte superior derecha. Debe anotar un número por folio, y en el orden en que se producen o reciben los documentos, el ultimo número debe corresponder al último documento recibido. La numeración existente no debe corregirse, en caso de presentarse un error, debe enumerarse nuevamente, tachando la anterior foliación con una línea oblicua. Cuando los anexos correspondan a planos que puedan por su tamaño doblarse, se incorporaran en un bolsillo vinílico y de se enumeran con un solo folio. Antes de foliar tenga en cuenta: La documentación que se va a foliar debe estar previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquel a que respeta el principio de orden original. Es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (actas, acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutar· de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales compuestas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (caja, carpeta, legajo, etc.), la foliación se ejecutar· de forma tal que la segunda ser· la continuación de la primera. La foliación se hace de manera consecutiva, sin omitir ni repetir números. No se folia utilizando complementos en la numeración. Ej. A, B, C, Û bis. Si un documento contiene texto por ambas caras, se registrar· el número correspondiente en la cara recta del folio (Primera cara de un folio). El número debe ser legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. Cuando en la carpeta se encuentren planos, mapas, dibujos, etc., Éstos tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde aun si se encuentran plegados. En el ·rea de observaciones del Formato Único de Inventario se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Cuando este material por su tamaño se encuentre “separado” físicamente de la carpeta, se debe dejar constancia mediante un “folio testigo”, de su lugar de destino y en este se indicar· la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada. Esto aplica para el caso de anexos en otro tipo de soporte: Videos, CD, Disquetes, revistas, periódicos, etc. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño (Ej. Recibos) adheridos a una hoja, a Ésta se le escribir· su respectivo número de folio, dejando en el ·rea de observaciones del Formato Único de Inventario, las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. Las fotografías si están sueltas, se foliaran en la cara vuelta utilizando lapicero de tinta negra, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de observaciones del Formato Único de Inventario se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros, que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribir· su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de observaciones del Formato Único de Inventario, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada. Para el caso de diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, estos se colocaran en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de observaciones del Formato Único de Inventario del contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. En caso de unidades de conservación que ya vienen empastados, foliados y/o paginados (tomos, libros de contabilidad, propuestas técnicas, etc.) Aceptar dicha foliación o paginación como mecanismo de control, sin necesidad de refoliar a mano y en el ·rea de observaciones del Formato Único de Inventario se registrar· la cantidad de folios o páginas que contiene. No se enumeran los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el ·rea de observaciones del Formato Único de Inventario. Tampoco se folian, ni se retiran los folios sueltos o en blanco, cuando, éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento para evitar el deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto. ROTULACIÓN DE CAJAS Y CARPETAS PARA LA TRANSFERENCIA Carpetas: El rótulo de la carpeta debe contener los datos necesarios para la identificación del contenido: fondo o entidad, dependencia, serie o subserie y datos adicionales tales como: Fechas extremas: fecha en que se abrió la unidad documental (expediente o legajo) y fecha en el que se cerro. Número de folios. Número consecutivo de los temas que contiene la carpeta. Los documentos legajados en carpetas debidamente rotuladas, de acuerdo con su contenido, deben encontrarse organizados en estricto orden cronológico. CAJAS: Una vez organizados los documentos, estos se introducirán en cajas de conservación de archivos, con el fin de facilitar su manejo y conservación. El rótulo de identificación debe contener los siguientes datos: Dependencia, fechas extremas, número de caja. Debe introducir un número de carpetas que puedan ser manipuladas de manera fácil y segura. El Archivo Central NO RECIBIRA cajas selladas o paquetes amarrados o legajos sueltos y sin el debido formato de inventario documental, el cual deberá diligenciarse en original y copia, tanto en medio físico como magnético y en las fechas previstas en el plan de transferencias. MANEJO DE LA INFORMACIÓN EN MEDIO ELECTRÓNICO. ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO ELECTRÓNICO. Los archivos electrónicos deben estar organizados de acuerdo a la Tabla de Retención Documental con sus respectivas Series, subseries y tipos documentales. Estos son algunos de los términos de referencia: Archivo Electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánicofuncional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Carpeta o Expediente electrónico: Es el expediente que se utiliza para organizar los archivos por categorías, Series y subseries. Documento Electrónico de Archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Mensaje de datos: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. o Identificación del archivo electrónico. El nombre del archivo electrónico es de suma importancia para la localización y el acceso a la información, este debe ser breve, descriptivo y distintivo; al momento de nombrarlos no se debe colocar caracteres particulares como guiones u otros símbolos. Rotulación de los discos. Cada disco debe identificarse igual que la rotulación para los archivos en formato papel o físicos. Ejemplo: Desarrollo Infantil en Medio Familiar Tuluá Mes de Mayo del Año 2017 Inventario Electrónico. Realizar el inventario electrónico con una breve descripción del contenido de cada carpeta electrónica, teniendo una lista de los archivos electrónicos que se custodian en la Unidad. Manejo y Conservación de los medios electrónicos. Se debe proteger la información almacena en estos tipos de medios (correo electrónico, CD-ROM o lector, CD-RW o Regrabable, DVD, Memoria USB, Discos duros externos. Etc.). Para esto es necesario: a) Los mensajes que llegan por correo electrónico, además de ser almacenados en el buzón del correo electrónico Institucional, se deben guardar y mantener en la carpeta electrónica correspondiente de la Serie, Subserie o tipo documental, de ser necesario según su valor. b) Cambiar periódicamente la contraseña del correo Institucional. c) Depurar la información del correo electrónico, que no sea de importancia o no tenga ningún valor para la Unidad entorno a sus funciones, evitando el saturamiento del sistema, es necesario asegurarse de que el material que se va eliminar ya no es necesario. Ejemplo: Spam. d) Para discos (CD, DVD, etc.) se deben mantener en forma vertical, evitar exponerlos a temperaturas altas, rayos solares o campos magnéticos. e) No se deben colocar objetos sobre ellos, ni papel engomado o adhesivo en los discos. f) En el Disco duro del equipo de escritorio o portátil se debe mantener la información que se maneja con mucha frecuencia y de importancia para el desarrollo de las funciones en cada Unidad, evitando la saturación de información en los equipos. g) Las memorias USB y Discos duros externos deben ser analizadas cada vez que se conectan al equipo, con programas de antivirus instalados que detecte y elimine los virus. Back-up o copias de seguridad. Realizar una migración periódica de la información importante a medios electrónicos como los mencionados anteriormente, evita la posible pérdida irreparable de la información por cualquier situación no prevista. Esta Copia de respaldo se debe mantener en áreas fuera de la Unidad donde se producen.
