CUESTIONARIO ESPECIFICO 1.F&L Topic: Elabora un guideline para asegurar la implementación al 100% de Finance standards en tu entidad local según la realidad actual que tienes. 1. Legalidad: Se asegura a través de Contar con un Compendio Local, que los Eps/Trainees tengan visas adecuadas, contar con criterios establecidos para el estatus de miembros, Tener a un LC como representante. 2. Contabilidad: Que la entidad utiliza el sistema wave para registrar sus movimientos, además la contabilidad este alineada con su presupuesto y que todas las transacciones realizadas tengas documentas que las respalden. 3.Reporte: Esto nos Permite verificar el estado financiero actual y ver el desempeño de la entidad, tenemos que realizar reportes mensuales de la ejecución del presupuesto, aparte el reporte financiero estar alineado a la información de wave y presupuesto. 4. Presupuesto: Debemos seguir con el plan de presupuesto con estructura mensual, además Seguir con metas de intercambio y que estas se traduzcan a las metas financieras., y que la estructura de costos nacional no está reflejada a la realidad económica, contable de nuestra entidad, por lo que se debe poner una estructura de acuerdo a nuestra realidad. 5. Auditoria: Continuar con las auditorias financieras internas bimestral, realizar auditorías legales internas mensualmente, también y muy importante aprobar auditorias legales y financieras con un mínimo de 6 meses 6. Sostenibilidad: Es importante porque se debe lograr que los programas sean sostenibles, cumpliendo las metas, con una matriz de riesgos, aparte pretender dejar un legado para que los nuevos miembros postulen a cargos superiores 2. Legal Topic. Proponga procesos de interacción acelerada para la mejora continua con la sinergia con sus áreas operacionales de manera que se permita prevenir riesgos futuros. (Exponga cuales son los riesgos legales que su entidad enfrenta actualmente, el soporte que viene brindando a las áreas operacionales como córner, los cuellos de botella para la mejora de procesos legales en su entidad local, etc) Lo que propondría como procesos de interacción para la mejora de sinergia con las áreas operacionales seria capacitaciones sobre el proceso legal y financiero también impartirles cuán importante es poder cumplir con la documentación de todos los programas tanto de GV y ahora de OGX para poder mantenernos de status y ser relevantes en Piura. Otro proceso de interacción rápida es ponerles DDL en nuestro comité de subir auditorias legales aparte del que brinda el MC además hacer un trackeo en cada área operativa para que esto se cumpla correctamente con la ayuda activa de los Corners, para evitar posibles riesgos de jalar criterios y bajar de status. Los riesgos legales que enfrenta ahora el área es poca sinergia con las áreas operativas con el trackeo correcto sobre auditorias legales, además no hay capacitaciones a los miembros de áreas operativas sobre la relevancia e importancia de estos criterios, aparte un cuello de botella es que al área no la ven tan relevante como realmente debería ser por eso con un constante trackeo y cultura financiera interiorizan la importancia del área. Aparte la falta de identidad y compromiso de los miembros, Network poca identificada que no brinda buen soporte, desconocimiento de la cultura legal y financiera. 3. Finance Topic: Describe y realiza un diagnostico con porcentajes y datos numéricos acerca del Core performace para cada una de las áreas operacionales de tu entidad (las actuales y las proyectadas para la gestión 1920). Considerar ingresos, egresos y rentabilidad por cada programa de intercambio. Tabla 01: Programas de mi entidad 1819 iGv INGRESOS EGRESOS PROGRAMA oGv oGE 25379.2 101705 25231.6 27839 TOTAL 0 0 144259.04 109386.97 Mediante la tabla 01 podemos observar la proyección de ingresos y egresos del periodo 1819 , dicha proyección va desde fines de octubre hasta el 31 de enero , los demás datos son de acuerdo al desempeño de cada área , se muestra que el programa generador de mayor ingreso es el de oGv con s/101 705, esto se debe principalmente porque esta en crecimiento continuo a pesar que no se logre el 100% de la meta, pero sus ratios de conversión medible de APD con respecto al periodo pasado y años anteriores son positivos, también se observa que el programa de iGv genera ingresos de 25379 pero no en la proporción que se requiere aun así aporta al comité con la sostenibilidad . Los gastos en esta tabla 01 no superan los ingresos por lo que se deduce que existe un buen performace y que se debe continuar así y mejorar aun mas que la meta operativa se vea reflejada en meta financiera. Tabla 02: Core Performance 1819 Core Performance Core Performance Index 0.88 Financial Goals per Product (Planned vs. Achieved) Performance Planned Achieved Gap / Surplus oGV iGV 95128.6 101705 6576.4 oGE 28249.2 25379.2 -2870 0 0 0 En la tabla 02 se logra constatar el buen desempeño de las áreas con el índex Core performace, cuyo valor es de 0.88 lo que quiere decir que el comité si dejase de producir APPDs durante un mes tendría la capacidad de poder solventar los cobros de costo fijo y costo variable además de la deuda siempre y cuando se logre cumplir más del 75% de su meta establecida , principalmente aquí se destaca el desempeño de oGv que si logra alcanzar dicha meta a pesar de que iGv no logre completar la meta el comité financieramente estará bien. Tabla 03: Programas de mi entidad 1920 iGv INGRESOS EGRESOS PROGRAMA oGv oGE 46596 176834 20856 45576 TOTAL 36450 8802 277054.84 112395.01 Estos programas están proyectados sobre el 75% de la meta establecida planteada por nuestro LCP electo para dicho periodo, si en el área de oGv durante el periodo 1920 se lograse alcanzar más del 75% de la meta total de 195 el ingreso seria S/176834 pero para lograr esto una de las estrategias que aplicaría es trackeo constante con el VP oGv para poder establecer mecanismos en temas de capacitaciones sobre legalidad, sostenibilidad y del presupuesto a emplear para que se vaya creando una cultura de sinergia en las áreas, para iGv los ingresos serian de S/46596 y de OGE S/36450 , en tanto los egresos totales serian 112395 donde incluye todos los gastos tanto fijos como variables y referentes a cada programa. Tabla 04: Core Performance 1819 Core Performance Financial Goals per Product (Planned vs. Achieved) Core Performance Index 0.94 Performance Planned Achieved Gap / Surplus oGV iGV 156104.2 176834 20729.8 oGE 35683.2 46596 10912.8 31850 36450 4600 En la tabla 04 si se trabaja cumpliendo todo lo establecido el índex Core performace es de 0.94 y mostraría que estamos bien y se podría invertir en la membresía además de oficinas, para lograr esto planteo comunicación, compromiso y trabajo en equipo con los VPs operativos y todo el comité. 4. Plantee un punto de equilibrio con cada programa para tener S/ 30000.00 en caja. Considere la estructura de costos actual. En base a sus proyecciones, refiera que modificaciones sugiere. Tabla 05: Punto de equilibrio P&L Forecast TOTAL Exchange Products Income S/. 127,652.95 Costs of Sales S/. 35,797.69 Gross Profit (EBITDA) S/. 91,855.26 Administration Expenses S/. 22,988.79 Depreciation S/. - Operating Profit (EBIT) S/. 68,866.47 Non-operating Income S/. 7,787.80 Non-operating Expenses S/. 46,654.27 Earnings Before Taxes (EBT) S/. 30,000.00 Tax Expenses Net Profit Projection S/. - S/. 30,000.00 Esta proyección está hecha en base al 52% del total de las metas para todos los programas que tenemos en nuestro comité, por otra parte, se redujo el FEE de los Trainees a $30 aquellos que son cooperación y se ve reflejado los ingresos y egresos. También he percibido algunos gastos como ingresos que no se toman en cuenta en el comité por lo que recomiendo que se tenga solo los gastos que emplean los comités para facilitar las herramientas para los miembros además para que se vea enfocado de acuerdo a nuestra realidad siguiendo lineamientos de MC y conforme a su crecimiento se vayan implementando. CUESTIONARIO ESPECIFICO DE LA SEGUNDA OPCION 1: ¿Cómo asegurarías una tasa de conversión del 65% de FI a CO? Define 2 estrategias claras e incluyan un timeline claro asegurando cada uno de los 16 estándares. Para tratar de asegurar una tasa de 65% de conversión de FI a CO, se debe cumplir varios aspectos en lo que destaco principalmente el de seguir trabajando con cooperaciones, además de la segmentación del mercado de acuerdo a las necesidades del Ep, además el trackeo con una cooperación es mucho mayor y esto permite saber cómo el Ep está viviendo su experiencia en el otro país, se lleva un mejor Co-delivery. Las estrategias que plantearía son: Hablar con nuestras principales cooperaciones y pactar reuniones para ver los aspectos que se debe performar y seguir con nuestro trabajo además de plasmar nuestras estrategias para lograr APD, también como brindarles un Co-delivery, cumpliendo todo lo prometido al Ep siempre alineado a lo que AIESEC quiere lograr con la experiencia de intercambio de voluntariado, esto se trabajaría desde inicio de periodo en febrero del 2019, previo a una planificación. Segmentar el mercado con las necesidades requeridas del Ep es decir relacionados a su carrera profesional, y expandir nuestras cooperaciones en base al profesionalismo y compromiso en base al alineamiento que le brindemos a nuestros Eps.
