EJEMPLO casos rodastock y solicitudes academicas BPMN 2.0

Modelamiento de proceso - Solicitudes académicas
Suponga un gran proceso administrativo que lleva a cabo una facultad de una universidad
con el fin de atender las distintas solicitudes académicas que presentan los alumnos de ese
lugar de estudios. Este proceso al ser core de la universidad, debe ser levantado y atendido
para ser optimizado lo más pronto posible. A continuación, se presenta un extracto de la
conversación en la que se entregaron detalles de este gran proceso:
“Los alumnos todos los semestres tienen la opción de resolver las distintas situaciones
académicas por las que van pasando conforme avanzan en sus estudios, mediante las
distintas solicitudes que el reglamento les permite presentar.
Las solicitudes más elevadas al finalizar el semestre son las que corresponden al grupo de
solicitudes de eliminación académica1 (aquellas presentadas por caer en una o más causales
de eliminación). Estas solicitudes a nivel administrativo son bastantes similares en su
trabajo, todo comienza con el alumno elevando su solicitud académica por el sistema de la
facultad ECampus, lo que genera en secretaría de estudios una tarea dentro del sistema
administrativo de workflow de la facultad, la cual es revisada por la persona encargada de
ese grupo de solicitudes de secretaría de estudios, y en caso de que el alumno al elevar su
solicitud no cumpliera con el fondo y forma establecida, desde secretaría de estudios se
objeta (se devuelve al alumno para que la corrija) para que el alumno corrija lo que deba y
vuelva a elevarla; eso puede ocurrir cuantas veces sea necesario hasta que la solicitud
cumpla con el fondo y la forma establecido.
Luego que se aprueba por parte del personal de secretaría de estudios la solicitud, se debe
enviar un informe académico del alumno (el cual se obtiene de ECampus) a Decanato, quien
es el encargado de resolver estas solicitudes. Al mismo tiempo que la secretaría de estudios
se encuentra generando el informe, la Dirección de Escuela debe presentar otro informe a
Decanato, un informe psicológico, el que es elaborado por la Asistente Social de la unidad.
Cuando ambos informes están listos, Decanato puede resolver la solicitud del alumno. El
resolver la solicitud del alumno conlleva realizar una reunión con el comité académico para
evaluar los informes presentados, elaborar el cuerpo de la resolución que tendrá el
resultado de la solicitud y el imprimir la resolución. Finalmente, si el resultado es la
eliminación del alumno (porque se rechazó la solicitud académica), desde Vicedecanato se
notifica el resultado al alumno mediante carta certificada, en caso contrario Vicedecanato
no interviene, en ambos casos se procede con el cierre de la solicitud, lo que genera una
notificación por sistema a la secretaría de estudios para que esta sea quien notifique al
alumno (por el sistema Ecampus) del resultado de su solicitud.”
1 Además de este grupo también existen las de inscripción académica, las de alumno regular
y las de egresado
Modelamiento de proceso - Caso Rodastock
Rodastock es una empresa dedicada a la importación y distribución de piezas mecánicas
como rodamientos, poleas, retenes, grasas y otros insumos para la maquinaria agrícola,
minera y de transporte.
Dentro de sus operaciones podemos encontrar tres grandes áreas funcionales:
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Ventas: responsables de contactar al cliente, atender sus requerimientos,
seguimiento de la venta y cierre de esta misma.
Bodega: responsables del stock y disponibilidad de productos solicitados
Gerencia: Gestiona todas las áreas y funcionamiento global de la empresa.
Finanzas: Lleva las cuentas, los procesos financieros, contables y autoriza
descuentos, pagos, entre otros.
El proceso de ventas inicia principalmente con el contacto de un cliente al vendedor o mesa
de ventas, donde se analiza en primer lugar si el requerimiento (producto) es entregado
comercializado por Rodastock. En caso de ser comercializado se, consulta a Bodega la
existencia del stock, revisando manualmente en la bodega y en la planilla de stock que
maneja el jefe de bodega. Posterior a doble check del stock se les notifica a ventas la
respuesta.
En ciertas ocasiones, existen demoras por parte de bodega para la entrega de la
información, para lo cual ventas decide esperar 3 horas, las cuáles si no son cumplidas, se
escala a gerencia este retraso, quienes con toda la autoridad que les compete, generan
presión al responsable de la información.
Si existe stock disponible se, se revisa si el stock cumple la totalidad del pedido o una parte
de este, haciendo en ambos casos una cotización, la cual es enviada al cliente. En caso de
no tener stock, este proceso termina con una notificación al cliente. El vendedor debe
monitorear el estado de la cotización, si el cliente no responde en 1 día hábil, el vendedor
se contacta preguntando por la aceptación o rechazo de la cotización. Si es aceptada se
procede a revisar si puede vender al cliente (puede estar bloqueado por deuda o facturas
impagas). Este check se realiza directamente con el departamento de finanzas.
El departamento de finanza analiza la situación comercial del cliente. Si paga con crédito,
se realiza una evaluación en función de su comportamiento comercial. Si es en efectivo o
transferencia bancaria, se envía la notificación y factura a bodega para que realice el
despacho. Al mismo tiempo se les avisa a ventas que el pedido será procesado o no
(obviamente no enviando nada a bodega).
El proceso termina cuando el cliente es notificado y el despacho realizado.
Conforme al contexto dado, diagrame el proceso de ventas, incluyendo a todos los
participantes que intervienen. Puede hacer supuestos, siempre y cuando estén
justificados.