MANUAL USUARIO - INGRESO DE DOCUMENTACIÓN

MANUAL DE USUARIO
PARA
INGRESO DE DOCUMENTACIÓN
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SEGUIMIENTO AMBIENTAL
DM Quito, Ecuador
2017
Rio Coca E6-85 e Isla Genovesa I 3952300 ext 24114 I www.quito.gob.ec
Objetivo
Capacitar al usuario sobre la correcta entrega de la documentación digital y el formato
para la etiqueta de las unidades de almacenamiento óptico (CD o DVD).
Guía Práctica
1. Documentos Digitales
La documentación digital presentada en la Secretaría de Ambiente debe tomar en
consideración lo siguiente:
1.1 La documentación digital debe ser igual a la información física que se entrega en la
ventanilla de la Secretaría de Ambiente en las unidades de almacenamiento óptico
(CD - DVD). Esto incluye TODOS LOS ANEXOS.
1.2 Cada documento digital debe ser nombrado en base a su sustento físico o que
indique que documento hace referencia.
1.3 Es responsabilidad del usuario verificar que la información adjunta se encuentre
guardada correctamente, con el objeto de facilitar el proceso de seguimiento y
evitar sanciones.
Ejemplo:
1. El nombre del CDDVD
debe
ser:
“SEGUIMIENTO
2017”, colocar el año
que se presenta la
documentación.
2. En
el
CD-DVD
llamado
“SEGUIMIENTO
2017”
(Ejemplo),
crear una carpeta
con el nombre del
documento
digital
según el trámite
ambiental. Ejemplo:
“Auditoría Ambiental
Cumplimiento”.
Rio Coca E6-85 e Isla Genovesa I 3952300 ext 24114 I www.quito.gob.ec
3. Dentro de la carpeta
creada en el CD-DVD,
ejemplo:
“AUDITORÍA
AMBIENTAL
CUMPLIMIENTO”, se
incluirá
toda
la
información
en
formato ACCESS1 con
el nombre de la
“Razón Social”.
4. Cada uno de los
archivos que se
encuentren
contenidos en el CDDVD
deben
ser
nombrados
de
acuerdo al contenido
de la información
por
ejemplo:
“Registro
de
generación
de
residuos”.
5. El CD-DVD debe ser
editable.
1.4 La documentación digital adjunta en el CD-DVD, también aplica para ingreso de alcances o
requerimientos solicitados por la Secretaría de Ambiente.
2. Unidad de Almacenamiento Óptico (CD-DVD)
El CD-DVD debe tener una etiqueta que permita identificar su procedencia, para ello debe usar
el formato establecido por parte de la Secretaría de Ambiente.
1
ACCESS: Es una base de datos que nos permite almacenar documentos de forma estructurada. El formato está colgado
en la página web de la Secretaría de Ambiente en: www. http://www.quitoambiente.gob.ec/ambiente/index.php/calidady-gestion-ambiental/unidad-de-seguimiento.com
Rio Coca E6-85 e Isla Genovesa I 3952300 ext 24114 I www.quito.gob.ec
La etiqueta de la unidad de almacenamiento
óptico (CD-DVD) debe tener los siguientes
campos:
 Nombre del trámite ambiental: se refiere al
nombre del proceso ambiental.
 Razón social: se trata del nombre oficial que
figura en el documento de constitución que
permite identificar a la persona jurídica en
cuestión y demostrar su constitución legal.
 Mes-Año: período de tiempo del proceso
ambiental.
La portada del CD-DVD debe ser el fondo
color blanco.
En el CD-DVD colocar:
 Nombre de trámite ambiental: Letra
tamaño 14 formato normal, mayúsculas
 Razón Social: Letra tamaño 12 formato
“cursiva”, mayúscula
 Mes-Año: Letra tamaño 14 formato
normal, mayúscula
Tipo de letra “Calabri” en “mayúscula”
Color del texto negro en “negrita”
AUDITORÍA AMBIENTAL
DE CUMPLIMIENTO
RAZÓN SOCIAL
MES, AÑO
INFORME AMBIENTAL DE
CUMPLIMIENTO
EMPRESA AMBIENTAL CIA. LTDA
Ejemplo:
Informe Ambiental de Cumplimiento
JULIO, 2017
Rio Coca E6-85 e Isla Genovesa I 3952300 ext 24114 I www.quito.gob.ec