CÓDIGO : 890000166 AUTORIZACIÓN Y DIFUSIÓN 1 MATERIAL DIDÁCTICO ESCRITO FAMILIA OCUPACIONAL ADMINISTRADOR DE EMPRESA ESPECIALIDAD ADMINISTRADOR INDUSTRIAL TÉCNICO MEDIO NIVEL Con la finalidad de facilitar el aprendizaje en el desarrollo de la formación y capacitación en la especialidad de ADMINISTRADOR INDUSTRIAL a nivel nacional y dejando la posibilidad de un mejoramiento y actualización permanente, se autoriza la APLICACIÓN Y DIFUSIÓN de material didáctico escrito referido a OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO. Los Directores Zonales y Jefes de Unidades Operativas son los responsables de su difusión y aplicación oportuna. DOCUMENTO APROBADO POR EL GERENTE TÉCNICO DEL SENATI a.V.:.-:-./?..<?.. :.!..?................ Fecha: ... . Registro de derecho de autor: 9075-2003 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO CONTENIDO 1. PRESENTACIÓN 2. IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DERECURSOS • El ser humano está rodeado de recursos. Como identificarlos, diferenciarlos y optimizarlos. 3. EL TIEMPO: UN RECURSO SINGULAR E IRREMPLAZABLE • La importancia del tiempo. • El tiempo del trabajador. • Administración del tiempo: La clave del éxito • Optimización del recurso tiempo. Ejercicios de aplicación 4. TIEMPO PRODUCTIVO Y TIEMPO IMPRODUCTIVO • Tiempos improductivos, la materia prima de la optimización • Factores imputables a la dirección y al trabajador. • Identificación y manejo de tiempos y actividades improductivas • Ejercicio: Perfil de la improductividad 5. EL VALOR AGREGADO EN EL TRABAJO • La importancia de crear y agregar valor en el trabajo. • Valor Agregado fuente de desarrollo personal, del puesto y de la organización. • Ejercicio de aplicación 6. EFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD INDIVIDUAL • La Eficiencia: el uso adecuado de los medios. • La Efectividad, puede aprenderse. • La Productividad individual, el mejor sustento de la competitividad 7. OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO: UNA ACCIÓN PERMANENTE • El estudio permanente del trabajo: una herramienta eficaz de optimización. • Los Métodos de Trabajo. El reto de mejorar lo mejorado • La Simplificación clave y sustento de la Eficiencia • Gráficos de apoyo: Flujogramas y Diagramas de Proceso y de Análisis. • Ejercicios intensivos de aplicación con información real. 8. PRESENTACIÓN Y SUSTENTACIÓN DE TRABAJO • Elaboración y sustentación de propuestas reales de optimización ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 1 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO 1.- PRESENTACIÓN La optimización de recursos en general y la optimización del trabajo en particular han sido y siguen siendo las mejores oportunidades para optimizar la gestión operativa y administrativa de las organizaciones. La tenaz competitividad que caracteriza la globalización de los mercados, exige a las empresas mantener niveles crecientes de eficiencia y productividad en todos 1 os e omponentes de la organización. Generalmente son las propias organizaciones las que generan sus propios problemas. Y los factores que alientan estos problemas son: a. Los desbalances entre los resultados obtenidos y los recursos utilizados, y b. La convivencia con los enemigos de la optimización que neutralizan la eficiencia y efectividad del trabajo. En términos generales los enemigos que suelen originar desbalances en las organizaciones son: la carencia de imaginación, la rutina hecho hábito, una perseverancia demasiado prolongada en los métodos tradicionales, la obsolescencia de métodos, procedimientos y sistemas inadecuados que frenan la fluidez de las operaciones y actividades, repercutiendo en la estructura de costos y la calidad de los servicios o productos desarrollados. La simplificación, acción muchas veces vista con indiferencia y que inclusive solemos olvidarla, es la base esencial de la eficiencia, y el logro de la eficiencia y la productividad solo es posible con una adecuada administración del recurso tiempo, la determinación y control de tiempos y actividades improductivas, el compromiso personal de añadir valor agregado al trabajo que se realiza, la actitud de mejorar siempre lo mejorado, la actitud y determinación de ser siempre eficiente, efectivo y de alta productividad individual. Lo importante no es como trabajar más, sino como trabajar mejor, más inteligentemente. El elemento fundamental para optimizar los recursos y por consiguiente el trabajo en una organización, es el recurso humano, como tal es el eje central a cuya d isposición se ponen todos l os demás recursos necesarios para conseguir resultados. En consecuencia el trabajo fundamental para lograr optimizar algo se centra en el hombre en el trabajo. Este trabajador para mantener su vigencia productiva exigida en una organización competitiva, solo tiene una alternativa: ser eficiente, eficaz y de alta productividad individual. En este sentido el desarrollo del presente curso busca motivar y consolidar en el participante la importancia de la imaginación y la creatividad como soportes ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 2 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO fundamentales de la innovación, la simplificación como germen y sustento de la eficiencia, la opción siempre latente de mejorar lo mejorado, la actitud de cambiar en lugar de corregir, la necesidad de romper tradiciones y desarrollar culturas propias, la convicción de que la calidad no se controla, la calidad la produce cada trabajador. Pero el mayor enemigo de la simplificación y de la mejora suele estar dentro de uno mismo, entonces como superar este escollo? confrontando permanentemente la forma como se realiza el trabajo actual con las opciones de simplificación y mejora expuestos. El desarrollo de este curso tiene las características de un taller activo y participativo con exposiciones de conceptos estructurados para optimizar el trabajo y la ejecución de ejercicios y propuestas de los participantes, elaborados con información real que conoce y utiliza cada uno en su labor diaria. De esta manera el desarrollo de los ejercicios y la presentación de una propuesta final de simplificación y mejora por parte de los participantes, constituyen pruebas de asimilación y de aportes reales y válidos de optimización del trabajo para sus organizaciones. Indudablemente que los aspectos señalados no pueden constituir los únicos parámetros para optimizar el trabajo. La dimensión del trabajo es muy amplia, de allí que su estudio y perfeccionamiento son permanentes. Este curso está dirigido fundamentalmente al personal de los grupos ocupacionales de Supervisores, Profesionales, Técnicos y personal de apoyo de las áreas de operaciones y administración que constituyen el soporte laboral intermedio de una organización. ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 3 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO . ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 4 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO 2. IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DE RECURSOS RECURSOS, en general, son todos aquellos medios disponibles con que cuenta el hombre, los que al ser orientados hacia un fin determinado, posibilitan el logro de resultados esperados, contribuyendo al bienestar general. RECURSOS, en su acepción económica, son los medios materiales de que se puede disponer para ser utilizados en un determinado proceso económico. El hombre dispone y está rodeado de una gran cantidad y variedad de recursos. Todo cuanto lo rodea puede ser identificado como recurso. Una actividad se genera al hacer uso de ellos. La labor de identificación, valoración, discriminación y utilización adecuada es potestad de la persona. Los recursos permanecen estáticos en tanto no se les utilice y por tanto pueden permanecer invariables. Es el hombre quien le da sentido, dinamismo y utilidad a fin de obtener resultados. Por lo tanto son medios necesarios para conseguir fines. Pero, son las exigencias y el cumplimiento de las obligaciones de un puesto de trabajo dentro una organización, las que demandan el uso intensivo de recursos personales, de recursos que asigna la empresa y los que permanecen disponibles en el entorno. El desarrollo personal, la eficiencia y la productividad deseada únicamente se logran con el uso óptimo de estos recursos. Por tanto cada uno de los recursos disponibles constituye una oportunidad y una exigencia para optimizarlo, de acuerdo a la determinación de uso. El trabajador y cualquier persona que realiza una actividad, dispone y puede hacer uso de tres tipos de recursos: l. RECURSOS PERSONALES Son todos aquellos recursos que permanecen en la esfera mental y actitudinal de cada persona. Todos los poseemos y constituyen la riqueza y patrimonio individual más valioso que poseemos. Hacemos uso de ellos en el desarrollo de toda actividad individual o grupal. Su uso y desarrollo tienen directa relación con los retos y obligaciones que asumimos. Se intensifica su uso en el cumplimiento de las funciones y responsabilidades del puesto. ¿Cuáles son estos recursos? . El Talento . El Conocimiento . Las Habilidades . Las Destrezas . El Liderazgo . La Creatividad ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 5 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO Las exigencias actuales de tenaz competitividad, cambios permanentes, creatividad e innovación, exigen la atención y preocupación personal a efecto de que cada uno de estos recursos sean desarrollados y optimizados por interés personal y necesidad de su uso en el trabajo. Ya no es posible dejar aletargado el talento, el conocimiento y los demás recursos sin explotarlos. Permanecer indiferentes e on estos recursos es a tentar e ontra e 1 desarrollo personal, pues la eficiencia y productividad exigida en las organizaciones tienen su principal sustento en el uso óptimo y cada vez más intenso de estos recursos, que son los que finalmente marcan la diferencia de un trabajador con otro. 11. RECURSOS ASIGNADOS Son todos aquellos recursos que están directamente vinculados al desempeño de una labor y se nos asigna en proporción directa a la naturaleza y exigencias del puesto de trabajo dentro de una organización a fin de lograr resultados esperados. Estos recursos suelen estar claramente identificados y constituyen los elementos básicos para el desempeño eficaz y eficiente del puesto de trabajo. Estos recursos son: • El Tiempo • Materiales e Insumas • Máquinas y Equipos • Recursos Humanos • Sistemas y Procesos • Energía • Capital • Organización • Dirección • Estrategias La utilización de estos recursos posibilitan e 1 e umplimiento de un doble reto del trabajador: el mejor uso de cada uno de ellos y 1 a oportunidad de e onsolidar e 1 desarrollo personal. La cantidad y variedad de recursos que se puede recibir constituyen la mejor oportunidad y la mayor responsabilidad de ser optimizados. Se dispone de la mayor cantidad de elementos para medir la eficiencia y la productividad por e onsiguiente es el mejor momento y oportunidad para hacer evidente la optimización de estos recursos. El presente programa en gran medida se centra en buscar la optimización de estos recursos en el trabajo. ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 6 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO 111. RECURSOS DISPONIBLES Los recursos disponibles, a su vez son todos aquellos recursos identificados como tales que permanecen en el entorno del puesto y de la organización a la espera de ser utilizados. Los recursos disponibles son: • • • • • La Tecnología La Innovación El Cambio La Competencia La Globalización Estos recursos ejercen influencia directa a las organizaciones desde el entorno por lo que deben ser asumidas en su real dimensión e incidencia, principalmente por los directivos de las organizaciones. El uso óptimo en el momento oportuno contribuye definitivamente al incremento de la eficiencia y la productividad. 3. EL TIEMPO: Un recurso singular e irremplazable El tiempo es una de las grandes realidades cósmicas. El hombre apenas alcanza a comprenderlo, entonces Qué es el Tiempo? Difícil definirlo. Una definición aproximada nos dice que es el espacio en el que ocurren los acontecimientos en sucesión irreversible desde el pasado a través del presente y hacia el futuro; pero también es el principio y el fin de nuestra existencia. LA IMPORTANCIA DEL TIEMPO En todas las épocas y culturas conocidas ha habido proverbios y aforismos que hacían mención al tiempo como un elemento de vital importancia e inclusive tratado como una referencia fatal para nuestra propia existencia. El tiempo ha sido siempre un recurso escaso. Nuestro reloj biológico, unido al movimiento de los planetas, hace evidente que el tiempo es finito y medible, pero hace sólo poco más de un siglo que nació la creciente preocupación por la utilización eficaz de este recurso, llegando los anglosajones al extremo de ser los primeros en asignarle valoración económica al acuñar la frase de que el tiempo es dinero. El tiempo es, definitivamente, un recurso: el más valioso, porque no es sustituible, como el personal, las máquinas, el dinero o la energía. ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 7 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO El recurso tiempo tiene cinco especificaciones peculiares, con la misma intensidad: • • • • • Igualitario, porque es igual para todos lnelástico, porque siempre tiene la misma duración Indispensable, porque es necesario para toda acción o actividad Insustituible, porque es un recurso único, no puede ser sustituido por otro Inexorable, porque fluye y desaparece a un ritmo fijo e inalterable, siempre va a ocurrir necesariamente. La oferta de tiempo es infinitamente rígida: sólo hay 24 horas diarias, ni una más, ni una menos, para pobres y ricos. Todo proyecto o acto precisa de tiempo y no hay otro recurso que pueda usarse en su lugar. Por añadidura, es un recurso que no puede almacenarse. Estamos obligados a usarlo o perderlo. En la medida en que hagamos de él un uso improductivo, lo estaremos perdiendo para siempre. EL TIEMPO DEL TRABAJADOR La internacionalización y apertura de los mercados así como el desarrollo tecnológico para producir más y mejor, con menor utilización de recursos han provocado un cambio de mentalidad en las empresas, poniendo el énfasis en la búsqueda constante de la mejora, de ser diferentes y más eficaces, para no verse desplazados de un lugar en el que las únicas barreras defensivas son la propia capacidad de innovación, para ofertar bienes y servicios, cada vez mejores y más accesibles. Conceptos como reingeniería, mejora de procesos, optimización operativa son hoy de uso común en las consultorías y en las empresas obligadas a mejorar sus resultados. Toda tarea personal tiene un componente de rutina y otro de reacción. A medida que se asciende en la pirámide jerárquica en la independencia profesional, el porcentaje de tiempo creativo se va haciendo predominante. La reingeniería del tiempo está encaminada a la máxima liberación de tiempo creativo, entendiendo este como el que se debe dedicar a la formación, el entorno y las nuevas tecnologías. En el caso de un directivo, el tiempo creativo es el que utiliza en dirigir, mientras que el tiempo rutinario es el que emplea en hacer. ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 8 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO Controlar el Tiempo El tiempo es un recurso singular. Entre los recursos mayores, el dinero es el que más abunda, e inclusive el trabajo de las personas podemos alquilarlo. Por el contrario, no podemos arrendar, alquilar, comprar u obtener, de otra manera, más tiempo. La provisión de tiempo no es, de ningún modo, elástica. Por grande que sea la demanda, la oferta no aumentará. No tiene precio, ni existe una curva marginal de utilidades a su respecto. Por lo demás, el tiempo es totalmente perecedero y no puede ser almacenado. El que acaba de transcurrir se ha ido para siempre y no ha de volver jamás. El tiempo es, por consiguiente, en toda ocasión escaso. Es, por otra parte, completamente irremplazable, dentro de ciertos límites podemos sustituir un elemento por otro: por ejemplo cobre por aluminio o reemplazar el capital por el trabajo humano. Pero no hay ningún sustituto del tiempo. Toda cosa requiere tiempo. Este es el único requisito universal, pues toda labor se desarrolla en el tiempo y consume tiempo. Empero, la mayor parte de las personas da por supuesto a este único, irremplazable y necesario recurso. Pero el hombre está mal dotado para manejarlo y administrarlo. La Administración del Tiempo: La clave del éxito Peter Drucker enfatiza: "Quien no es capaz de administrar el tiempo, no es capaz de administrar ninguna otra cosa". Cada cosa que se desea alcanzar exige tiempo, todo lo que se realiza ocurre en el tiempo, entonces una de las formas de administrar este recurso es saber controlar nuestras acciones en la zona de eficacia. Las personas que hacen uso eficaz del tiempo mejoran su calidad de vida y las organizaciones que asignan un gran valor a este recurso, mejoran su eficacia, productividad y rentabilidad. Las organizaciones eficientes ponen cada vez más énfasis en la acción simplificada, en evitar burocracias, en mejorar acciones de planificación, es decir en invertir menos tiempo como una de las claves del éxito de su gestión. El tiempo es un recurso imprescindible y determinante en la fijación de indicadores de productividad, sin embargo es el más olvidado y el peor manejado. La falta de tiempo puede ser el resultado de: . Tener demasiadas cosas que hacer. . Tener un trabajo demasiado fragmentado que no le permite ponerse al día con sus labores. ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 9 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO . No saber organizar adecuadamente el trabajo. Una forma de analizar la forma de utilizar el tiempo es: . Hacer las cosas que son importantes para uno. . Hacer las cosas que exigen mucho tiempo. Es importante que usted se formule las siguientes preguntas: ¿Está usted dedicando su tiempo a cosas que realmente ni usted ni nadie debería hacer? ¿Está usted haciendo cosas que otra persona podría hacer tan bien como usted? ¿En que forma le hacen a usted perder el tiempo los demás? ¿En que forma usted les hace perder el tiempo a los demás? ¿Maneja usted su tiempo, o deja que el tiempo lo maneje a usted? La administración del tiempo es personal e intransferible, por tanto solamente usted puede realmente decidir cómo utilizar mejor este recurso crítico cuyo manejo determina, en gran medida, su propia eficiencia. Todos tenemos oportunidades para aprender a utilizar mejor y optimizar nuestro tiempo personal. La administración adecuada del tiempo es optimizar su uso, es hacer más en menor tiempo, es obtener mejores resultados en el menor tiempo posible, es mejorar la eficiencia y la eficacia personal. 4.- TIEMPO PRODUCTIVO Y TIEMPO IMPRODUCTIVO TIEMPOS IMPRODUCTIVOS LA MATERIA PRIMA DE LA OPTIMIZACIÓN Desde hace casi un siglo sabemos que el registro del tiempo es indispensable para saber cómo lo empleamos, antes de intentar su manejo. Difícil es que haya actualmente un país tan rezagado en los métodos industriales que no compute sistemáticamente el tiempo de producción de su personal obrero. La diferencia entre el uso y la pérdida de tiempo se refiere principalmente a la eficiencia y los costos. En ellas la diferencia entre el uso y la pérdida del tiempo se concreta en la efectividad y resultados. Un trabajador eficiente sabe que para manejar su tiempo debe conocer previamente su empleo exacto, es decir diferenciar claramente el tiempo productivo del tiempo improductivo. La gente consume y, en mayor parte, malgasta el tiempo. Constantes presiones llevan hacia el uso improductivo y estéril del tiempo. Un trabajador eficiente se autogobierna y sabe que logros se aguardan de él porque se concentra en los resultados y metas de la empresa para lograr éxito en su labor. ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN- ADMINISTRACIÓN 17 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO Un trabajador que desarrolla una labor intelectual no puede ser medido como un trabajador manual, no podemos decirle al trabajador cerebral, con unas palabras si está haciendo bien lo que debe hacer y hasta que punto lo hace correctamente. En cambio a un trabajador operario si podemos decirle: nuestros planes exigen de usted 50 piezas por hora y usted sólo ha producido 42. El primer paso a la eficiencia es, por consiguiente, un real uso del tiempo, en la que debemos identificar las actividades improductivas que originan pérdida de tiempo y no producen resultado alguno. ¿Cómo identificar tiempos productivos e improductivos? Ello implica autoformularse cierto número de preguntas y encontrar y aceptar las respuestas. Primero debemos identificar y eliminar lo que no ha de hacerse en absoluto, las cosas que constituyen una mera pérdida de tiempo y no producen resultado alguno. Para descubrirlas, hemos de preguntarnos, respecto de todas las tareas y actividades asignadas en nuestro puesto: ¿ Que ocurriría si esto no se hiciera en absoluto? Si la respuesta es: No pasaría nada, es obvio que no debemos hacerlo. En rigor, debemos aprender a decir NO a toda actividad que no e ontribuye en absoluto a nuestra organización; a nosotros mismos o a la empresa a la cual esté destinada. La siguiente pregunta es: ¿Cuál de mis actividades podría ser desempeñada tan bien por otro como por mí, sino mejor? Cuando se trata de un jefe está implícito el concepto de delegación pero en un caso personal está el futuro reemplazante. Un tercer motivo corriente de pérdida de tiempo, puede ser imputable el supervisor. Aunque no haya síntomas que nos adviertan, existe un método simple para captarlo: el de interrogar a los demás. El Supervisor eficiente ha aprendido a inquirir sistemáticamente y sin timidez: ¿Hago yo algo que le hace austed perder el tiempo, sin contribuir a su efectividad? Estas tres interrogantes se refieren a las actividades improductivas que consumen tiempo y sobre las cuales el trabajador puede ejercer control. Todo trabajador debe plantárselas. Ante estos casos lo primero que corresponde hacer es identificar las pérdidas de tiempo originadas en la carencia de sistemas o sentido de previsión. El incumplimiento de estas acciones origina la aparición de las llamadas crisis que cuando se hace reiterada o recurrente no se circunscribe sólo a los más bajos niveles de la organización, sino que afecta a todo la empresa. Una causa adicional de pérdida de tiempo o tiempo improductivo es a veces un exceso de personal. A veces, un grupo de labor es, realmente pequeño para lo que debe ejecutar. Entonces, se resiente su trabajo, si es que lo realiza en absoluto. Pero esta no es la regla. Mucho más frecuente es la unidad de trabajo demasiado numerosa para ser eficaz y que dedica gran parte de su tiempo a interactuar más que a trabajar. ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN- ADMINISTRACIÓN 18 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO Otra causa muy frecuente de improductividad o pérdida de tiempo es la mala organización. Síntomas de ésta son las reuniones numerosas. Las reuniones son, por definición, concesiones hechas a una deficiente organización. Porque o no reunimos o trabajamos. No podemos hacer ambas cosas a la vez. En la empresa ideal - que en este mundo cambiante resulta un mero sueño - no hay reuniones. Cada uno sabe lo que necesita saber para cumplir su cometido y todos cuentan con los recursos indispensables para realizar su trabajo. Cuando una reunión no tiene una meta específica no solo molesta sino es asta peligrosa. Una empresa donde la gente se reúne a cada momento es un lugar donde nadie realiza nada. Las reuniones numerosas indican un mal planteamiento de actividades y una deficiente organización. Y también que el trabajo de un solo hombre se desdobla y es ejecutado por varios. Lo cual implica que la responsabilidad se torna difusa y que la información no llega a las manos de quienes la necesitan. La última de las grandes causas de improductividad o pérdida de tiempo es la deficiente información. En la generación de tiempos y actividades improductivas tienen factores imputables tanto a la dirección y al trabajador, como podremos apreciar en el siguiente gráfico ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN- ADMINISTRACIÓN 19 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN- ADMINISTRACIÓN 20 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO IDENTIFICACIÓN IMPRODUCTIVAS Y MANEJO DE TIEMPOS y ACTIVIDADES El Tiempo lmproductivo(TI) que genera actividad improductiva, suele estar mezclado con el Tiempo Productivo(TP) comprometiendo los resultados. La nociva acción de los tiempos improductivos se manifiesta por su crecimiento muchas veces imperceptible en el trabajo, actuando como una fuerza negativa creciente contra la productividad. El tiempo productivo no es la preocupación, la materia prima de la optimización es el tiempo improductivo por tanto nos centramos en conocerlos y actuar fundamentalmente en su elementos generadores TIEMPO PRODUCTIVO TP • Tiempo establecido que se invierte en realizar un trabajo o actividad útil, eficiente con calidad • Tiempo invertido en producir resultados dentro de la zona de eficacia del tiempo TIEMPO IMPRODUCTIVO TI • • • Tiempo comprometido por actividades, métodos, rutinas y prácticas inadecuadas. Tiempo comprometido en producir resultados en las zonas de despilfarro y perfeccionismo del tiempo Tiempo innecesario que prolonga la duración de una actividad, operación o proceso y disminuye la productividad. GENERADORES DE TIEMPO IMPRODUCTIVO Los grandes generadores de tiempos improductivos suelen ser los siguientes: • • • • • • • • • • Procedimientos inadecuados La rutina hecha hábito Falta de objetivos claros Falta de conocimientos Métodos obsoletos e ineficaces Deficiente comunicación Deficiencias en los diseños o especificaciones Deficiencias en la dirección Deficiencias del trabajador Descuidos que generan desperdicios y pérdidas ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN- ADMINISTRACIÓN 21 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO • • • • Exceso de detalles en la ejecución de trabajos Pérdida de interés en el trabajo Ausentismo indebido del trabajo Incumplimiento de normas de seguridad El tiempo total que absorbe el trabajo de una persona suele estar compuesto por un Tiempo Productivo (TP) y un Tiempo Improductivo (TI), lo que sumados constituyen el tiempo total de un ciclo de trabajo, tal como se muestra en el siguiente gráfico: Tiempo Total de Operación = TP + TI La acción positiva de la OPTIMIZACIÓN busca incrementar el tiempo productivo y disminuir el tiempo improductivo, a su vez si crece la improductividad disminuya el TP y decrece la productividad, por consiguiente esta mejorará en la medida en que se eliminen o se mejoren los TI. Toda actividad humana tiene un componente de improductividad. La clave de toda acción de optimización comienza con la identificación de actividades improductivas que generan tiempos improductivos. Esta es la base y sustento para estudios de métodos de trabajo en los que finalmente es posible apreciar su incidencia negativa en la mejora de indicadores de productividad. Un ejercicio personal importante para este fin, constituye la elaboración del PERFIL DE LA IMPRODUCTIVIDAD, que preferentemente debe ser personal. ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN- ADMINISTRACIÓN 22 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO PERFIL DE LA IMPRODUCTIVIDAD ESTRUCTURA IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES IMPRODUCTIVAS i. A) CASOS IMPUTABLES A LA DIRECCIÓN B) CASOS IMPUTABLES AL TRABAJADOR • • 11.- CASOS SUSCEPTIBLES DE SER ELIMINADOS (compromiso personal) iii. CASOS QUE SE PUEDEN SUSTITUIR, SIMPLIFICAR) OPTIMIZAR iv. CASOS CON LOS QUE SE TIENE QUE SEGUIR LABORANDO ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN- ADMINISTRACIÓN (MEJORAR, REDUCIR, 23 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO 5.- EL VALOR AGREGADO EN EL TRABAJO. LA IMPORTANCIA DE CREAR Y AGREGAR VALOR EN ELTRABAJO La capacidad de CREAR VALOR es más que un arte. Es mirar, oler, imaginar, adaptar, innovar, simplificar, mejorar, optimizar todo cuanto rodea al trabajo dentro de una organización. Establecer valores dentro de una empresa contribuye a robustecer su solidez organizativa y fortalecer su personalidad competitiva. Pero es en el trabajo diario al ejercer las funciones y responsabilidades de un puesto en que se tiene la oportunidad de imprimir valor a lo que se hace. Así el valor agregado en el trabajo permite trascender los límites formales establecidos en la ejecución tradicional e imprimir ese aporte personal diferenciador. Añadirle VALOR AGREGADO a lo que hacemos es cumplir eficazmente las funciones y responsabilidades del puesto asignado rebasando los límites tradicionales de ejecución con acciones que le dan mayor trascendencia e importancia a la labor realizada. Es la acción personal que le da una nueva dimensión a lo que se hace, con un sentido y sensación de importancia y mayor alcance de la labor, lo que propicia el desarrollo del puesto, el desarrollo de la personal y el desarrollo de la organización. En el ámbito tradicional las funciones y responsabilidades limitan su ejecución al qué hacer, cómo hacer y para qué hacer. Pero la ejecución de tareas no debe ser rígida en su ejecución, deben ser la oportunidad del ocupante para aplicar y desarrollar su iniciativa, imaginación e inventiva. El trabajador debe tener la más amplia libertad de acción al ejecutarlas a fin de encontrar solvencia con eficacia, simplificación con efectividad, cumplimiento con productividad. El siguiente gráfico nos explica los alcances de una función tradicional y una función con valor agregado. ACCIÓN DEL VALOR AGREGADO ALCANCE DE FUNCIONES TRADICIONALES NUEVA DIMENSIÓN DE LA FUNCIÓN CON VALOR AGREGADO ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN- ADMINISTRACIÓN 24 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO El puesto de trabajo por su rico contenido de funciones y responsabilidades, siempre ha sido una fuente de estudio por su incidencia en la organización y por la oportunidad que significa para el trabajador de lograr su desarrollo personal. En este sentido el análisis del puesto siempre ha permitido la ejecución de acciones de mejoramiento y sobre todo la oportunidad de desarrollar el puesto basándose en el aporte personal de añadir valor agregado a las funciones a fin de que estas se ejecuten con sentido de economía de movimientos, de simplificación, con justificadas relaciones de coordinación y sólo cuando son necesarias de realizarlas e inclusive con mejoras en el cómo y para qué como razones de ser de su contenido. • • • • • • • • COMO GENERAR VALOR AGREGADO AL PUESTO Romper viejos esquemas Revisar permanentemente cómo se hacen las tareas ( cuestionamiento) Dar otra óptica a lo que se hace Hacer las cosas con sentido de mejora Practicar la economía de movimientos Desarrollar relaciones y comunicaciones fluidas Eliminar funciones que no aportan valor agregado Imprimir ese aporte personal como un"plus" específico CONSECUENCIAS • • • • • • • • Hacer más rico y productivo el puesto Incide directamente en el mejoramiento de la producción y los resultados Diferencia al trabajador y forma su propia identidad Es el sello personal que le pone cada trabajador a su puesto Genera desarrollo organizacional Produce Satisfacción personal Optimiza la arquitectura del trabajo Desarrolla identidad, compromiso e involucramiento 6.- EFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD INDIVIDUAL Los conceptos de Eficiencia, Eficacia y Efectividad son de uso cada vez más frecuente pues están asociados al desempeño del trabajador, diferenciándose para definir diferentes comportamientos. La productividad de los individuos y de las organizaciones, su rendimiento, es el ratio o cuociente de dividir los resultados obtenidos entre los recursos utilizados. El incremento de ese rendimiento se producirá por tanto, obteniendo más resultados ( sin pérdida de calidad) con la misma inversión de recursos o limitando la utilización de recursos para obtener los mismos resultados. Se considerará eficiente a la persona, máquina, equipo u organización que mejore su tasa de rendimiento con relación a un estándar establecido. ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN- ADMINISTRACIÓN 25 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO EFICIENCIA es, por tanto, la habilidad para conseguir cosas (outputs preestablecidos la menor inversión posible de recursos (inputs). Se centra en el método, en el mejor sistema y el tiempo más corto para hacer bien lo que se hace. Se centra en cómo hacer las cosas. Por otra parte la EFICACIA es la habilidad para alcanzar los objetivos que se establecen (las mejores cosas u outputs que buscan resultados) con la menor inversión posible, a la vez que el uso inteligente de recursos. Se centra en los resultados, en hacer lo que hay que hacer, lo que debe ser echo. La Eficiencia es condición necesaria pero no suficiente para la Eficacia. ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN- ADMINISTRACIÓN 26 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO De hecho, una demostración de eficiencia, de oficio, desvinculada de los objetivos, puede llegar en muchas ocasiones a representar una rentabilidad negativa. Así, el trabajador más eficiente, utilizando la máquina más moderna, que batiese todos los estándares de productividad, acabaría siendo el ejemplo máximo de la ineficacia si lo hiciese en una fábrica con sus almacenes llenos de productos que los clientes no desean comprar. A medida que se asciende por los escalones jerárquicos de las organizaciones va siendo más difícil juzgar la eficiencia y más exigible el comportamiento según criterios de eficacia. El directorio no produce objetos tangibles, sino conocimiento, información, oportunidades. Su trabajo no puede ser minuciosamente supervisado o controlado, sino que debe a utodirigirse y encaminarse por sí mismo hacia la consecución de objetivos, es decir, hacia la eficacia. Las cuatro condiciones esenciales de la eficacia son: 1.- Llevar un control del transcurso del tiempo y manejar el disponible de forma sistemática. 2.- Enfocarse hacia los resultados y no hacia el trabajo. No preguntarse ¿qué trabajo tengo que hacer? sino ¿qué resultados se esperan de mí?. 3.- Trabajar sobre lo prioritario, sobre lo que nos acerca a los objetivos y en un orden de mayor a menor. 4.- Tomar decisiones basadas en la comparación de alternativas. Las cosas raramente ocurren por si solas, generalmente suceden porque alguien se ocupa de que sucedan, pero antes de hacerlo es muy importante saber qué cosas son las convenientes. Para escoger un camino hay que saber, primero, adonde llegar. En el caso contrario corremos el riesgo de haber llegado, al final, a un lugar poco deseable. La eficacia puede y debe ser aprendida. No surge por si misma. Es algo que se adquiere con la práctica. La Efectividad puede aprenderse Es muy importante que todo trabajador de hoy en día comprenda que la única alternativa de continuidad y desarrollo que tiene es que debe ser efectivo. La inteligencia, la imaginación y el saber son esenciales, pero únicamente la efectividad los convierte en resultados. Por sí mismos sólo establecen límites a lo que puede ser logrado. La efectividad constituye la tecnología específica del trabajador cerebral en toda organización y ser efectivo significa dar a nuestra propia vida un sentido más profundo al orientarla hacia objetivos y resultados. El trabajo manual sólo requiere eficiencia, esto es, destreza para hacer bien las cosas. Es decir, el trabajador manual puede ser siempre calibrado según la cantidad y calidad de su producción. ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN- ADMINISTRACIÓN 27 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO Hoy en día, en cambio, la gran organización científica constituye la realidad central. La sociedad moderna se compone de grandes instituciones organizadas. En cada una de estas, incluso las fuerzas armadas, el centro de gravedad se ha desplazado hacia el trabajador cerebral, hacia el hombre que pone en marcha lo que se origina en su cerebro, más que la fuerza de sus músculos o la habilidad de sus manos. Cada vez más la mayoría de la gente poseedora de conocimientos, teorías y conceptos, en lugar de vigor físico y habilidad manual, trabaja en empresas donde es efectiva en la medida en que es capaz de contribuir con algo a dichas organizaciones. Ya no es posible dar por sentada la efectividad, ni hacer caso omiso de ella. El trabajador cerebral no puede ser supervisado de cerca, ni minuciosamente. Sólo cabe ayudarlo. Pero debe autodirigirse y encaminarse por sí mismo hacia la ejecución y la contribución, esto es, hacia la efectividad. La motivación del trabajador cerebral depende de su efectividad, de lo que es capaz ce realizar. Si su trabajo carece de efectividad, su labor y su contribución languidecerán. El trabajador cerebral, en consecuencia, debe contribuir con algo que el menestral no está obligado a aportar: efectividad. El trabajador cerebral es el único factor de producción que permitió y permite a las empresas y economías altamente desarrolladas competir entre sí. Mediante el aumento de la efectividad es muy posible elevar de manera significativa el nivel de rendimiento, ejecución y satisfacción del trabajador. Pero la efectividad no es un don con que nacen las personas. Esta se aprende y se desarrolla, entonces si la efectividad puede ser adquirida surgen, varias interrogantes: ¿En qué consiste? ¿Qué debemos aprender? ¿De qué naturaleza es dicho aprendizaje? ¿Se trata de un conocimiento que ha de absorberse de manera sistemática y mediante conceptos? ¿Es una pericia que se obtiene iniciándose como aprendiz? ¿O es una práctica que se adquiere repitiendo una y otra vez cierto número de cosas elementales? La efectividad es fundamentalmente es un hábito, o sea, una suma de acciones repetidas. Y cualquier práctica puede ser asimilada. Toda práctica se absorbe practicando, practicando y practicando. Las personas con hábitos de efectividad son las piedras angulares para formar v desarrollar organizaciones altamente efectivas. Es por esta razón que el desarrollo de estos hábitos en el nivel personal constituye la base para la efectividad organizacional. No hay, en otras palabras, motivo alguno que impida a toda persona normalmente dotada, avezarse en cualquier práctica. Para llegar a maestro se requiere un talento especial. Pero para ser eficiente sólo se necesita competencia y practicar. ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN- ADMINISTRACIÓN 28 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO 7.- OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO: UNA ACCIÓN PERMANENTE El trabajo es mucho más que un simple Factor de Producción. Es la fuente de desarrollo y de estabilidad personal, es la mayor oportunidad para destrabar el gran potencial creador y emprendedor que se encuentra en el interior de cada persona. El trabajo ha sido siempre la oportunidad para realizar estudios sobre su naturaleza y contenido por eso siempre han existido personas que han buscado suprimir o aminorar la penosidad del trabajo a fin de mejorar su eficiencia. En 1883 Frederick Taylor aportó un sistema moderno: subdividió una tarea en operaciones elementales a fin de analizar y establecer MÉTODOS DE TRABAJO. Estudio del trabajo es la expresión que se utiliza para designar las técnicas del estudio de métodos y de la medida del trabajo mediante las cuales se asegura el mejor aprovechamiento posible de los recursos humanos y materiales para llevar a cabo una tarea determinada. El estudio del trabajo está especialmente relacionado con la productividad, puesto que se utiliza para aumentar la producción obtenida de una cantidad determinada de recursos sin recurrir a nuevas inversiones de capital, salvo quizás en medida muy limitada. Hace algunos años esta disciplina recibía el nombre de "estudio de tiempos y movimientos" (time and motion study), pero actualmente se estima que tal denominación es demasiada restrictiva, aunque continúa siendo utilizada en Estados Unidos. La nueva expresión "estudio del trabajo" (work study) fue introducida en el idioma inglés, y hoy en día es de uso generalizado. EL ESTUDIO DEL TRABAJO: UN MEDIO DIRECTO PRODUCTIVIDAD DE AUMENTAR LA Ya hemos visto que son muchos los factores que intervienen en la productividad de cualquier empresa, que su importancia varía de acuerdo con la naturaleza de las actividades que aquella realiza, y que dependen unos de otros. Examinemos esta cuestión desde otro punto de vista. Hasta ahora hemos tratado del empleo de técnicas de dirección para aumentar la productividad partiendo del supuesto de que no era necesario efectuar grandes desembolsos de capital para instalaciones y equipo y de que sería posible elevar la productividad utilizando los recursos existentes. Casi siempre es posible aumentar la productividad considerablemente por medio de grandes inversiones de capital para instalaciones y equipo mejorados. ¿Qué cabe esperar del empleo de técnicas de dirección, particularmente del estudio del trabajo, para mejorar el ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN- ADMINISTRACIÓN 29 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO aprovechamiento de los recursos existentes si lo comparamos con la inversión de capital en nuevas instalaciones? Las comparaciones se hacen en términos generales para dar solamente una idea aproximada. A la larga, el modo más eficaz de elevar la productividad suele ser la invención de nuevos procedimientos y la instalación de maquinaria y equipo más modernos. Pero esto sólo se aplica a las industrias cuya producción depende sobre todo de las máquinas e instalaciones y secundariamente del esfuerzo humano. Pertenecen a esta categoría los procesos químicos continuos y muchos procedimientos de la industria textil. La investigación y los trabajos necesarios para inventor una técnica o una máquina de mayor rendimiento son generalmente costosa y requieren mucho tiempo; Además, hay siempre el riesgo de que los resultados no justifiquen el tiempo y el dinero invertidos. Incluso para lograr notables de los procedimientos existentes es preciso invertir mucho tiempo y dinero. Pero tampoco será posible esa solución en los países donde hay poco capital disponible y es urgente la necesidad de aumentar la producción. Es de notar que hemos subrayado en factor humano porque el estudio del trabajo se interesa más por la aplicación que por los procedimientos técnicos como tales, y aquella depende de seres humanos, bien sean trabajadores, técnicos o directores. El estudio del rendimiento de las instalaciones con independencia de los operarios es casi enteramente un problema técnico que no concierne generalmente al estudio del trabajo. Este posee, puesto que es una técnica de dirección, la característica común a todas las técnicas de dirección mencionadas, es decir, la de ser un procedimiento sistemático. En esto consiste su valor como instrumento de investigación y mejora. UTILIDAD DEL ESTUDIO DEL TRABAJO Investigar y mejorar las operaciones en las plantas y otros lugares de trabajo no es nada nuevo; los buenos organizadores lo han hecho desde que por primera vez se ordenó el esfuerzo humano para acometer grandes empresas. Es la única forma de efectuar progresos en materia de técnica y eficiencia. Siempre ha habido directores de extraña capacidad que lograron realizar notables progresos, pero desgraciadamente no vasta los pocos genios que se encuentran en la industria, lo mismo que en cualquier otra rama de la actividad humana. De ahí la utilidad del estudio del trabajo, pues aplicando sus procedimientos sistemáticos hombres de capacidad media puede lograr resultados equiparables, e incluso superiores, a los obtenidos en pasadas épocas por hombres geniales. El estudio del trabajo es eficaz por ser sistemático tanto en la investigación como en la solución que aporta a los problemas. Pero la investigación sistemática requiere tiempo y, por consiguiente, en todas las empresas, excepto en las más pequeñas, es necesario separar la labor correspondiente al estudio del trabajo de la función directora. El conocimiento pleno de los hechos se adquiere solamente mediante un estudio continuo efectuado en el lugar de trabajo o en la zona donde se lleva a cabo la actividad correspondiente. Esto significa que el estudio del trabajo deberá encomendarse siempreADMINISTRACIÓN a quien pueda dedicarse de lleno a esta labor ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN30 en jornada completa sin funciones directas de dirección. OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO El estudio del trabajo se fundamenta en las siguientes consideraciones: 1. Es un medio de a umentar 1 a productividad de una fábrica o instalación mediante la reorganización del trabajo, método que normalmente requiere poco o ningún desembolso de capital. 2. Es sistemático. Esto garantiza la inclusión de todos los factores que influyen sobre la eficacia de una operación, bien sea al analizar las prácticas existentes o al e rear otras nuevas, y el conocimiento de todas los datos relacionados con la operación. 3. Es el método más exacto conocido hasta ahora para establecer normas de rendimiento, de las que dependen la planificación y control eficaces de la producción. 4. Resultados inmediatos que continúan mientras duren las operaciones mejoradas, lo que origina economía como consecuencia del estudio del trabajo. 5. Es un "instrumento" susceptible de ser utilizado en todas partes. Puede utilizares con éxito donde quiera que se realice trabajo manual o funcione una instalación, no solo en plantas, sino también en oficinas, comercios, servicios, restaurantes u otros. 6. Es el instrumento de investigación más penetrante de que dispone la dirección. Pues permite controlar la eficacia de cualquier organización, ya que al investigar determinado problemas pone gradualmente al descubierto las deficiencias de todas las funciones u operaciones con ellos relacionadas. El estudio del trabajo actúa como el bisturí del cirujano, exponiendo a la vista de todos las actividades y el funcionamiento, bueno o malo, de una empresa. Por su carácter sensible es preciso manejarlo con gran cuidado y habilidad. Un estudio integral del trabajo considera el estudio de métodos y la medida del trabajo. El estudio de métodos es el registro, análisis y examen crítico sistemáticos de las formas actuales y propuestas de llevar a cabo un trabajo, y el desarrollo y aplicación de métodos más sencillos y eficaces. La medida del trabajo es la aplicación de técnicas para determinar el contenido del trabajo de una tarea definida fijando el tiempo que a un trabajador calificado invierte en llevarla a cabo respecto a una norma de rendimiento preestablecida. Por consiguiente existe una íntima relación entre el estudio de métodos y la medida del trabajo. El primero se refiere a la optimización de las operaciones, mientras que la segunda trata de la investigación y reducción del tiempo improductivo, y de fijar normas o estándares de tiempo de una operación basadas en el contenido del trabajo. Para realizar un estudio integral del trabajo es necesario desarrollar ocho etapas fundamentales, que son las siguientes: ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 31 1. Seleccionar el trabajo o proceso a estudiar 2. Registrar mediante la observación directa cuanto sucede utilizando las técnicas 3. 4. 5. 6. 7. 8. más apropiadas y disponiendo los datos de la forma más conveniente para su OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO análisis Examinar los hechos registrados con sentido crítico, analizando cada acción y teniendo presente el propósito de la actividad, el lugar donde se lleva a cabo, el orden en que se ejecuta, quien la ejecuta y los medios utilizados. Desarrollar el método más económico, eficiente y eficaz. Medir la cantidad de trabajo que exige el método elegido y calcular un tiempo medio para su ejecución. Definir el nuevo método y el tiempo correspondiente para que pueda ser identificado en todo momento. Adoptar el nuevo método como práctica general en el tiempo fijado. Mantener el nuevo método mediante un procedimiento de control adecuado. Es indudable que la ejecución de estudios de esta naturaleza no puedan realizarse sin tomar en cuenta la importancia de factor humano. De allí que será necesario establecer y mantener buenas relaciones de trabajo, tacto y observar las condiciones de trabajo para el éxito y el logro de buenos resultados. El estudio de métodos de trabajo utiliza símbolos de uso convencional tanto para las operaciones secuenciales de una planta como para el estudio de las labores administrativas de una oficina. Para el registro de hechos de las operaciones de un proceso que muestra secuencia de actividades se suele utilizar los siguientes símbolos, donde las dos actividades principales de un proceso son la operación y la inspección: ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 32 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 33 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO DIAGRAMA DE OPERACIONES DEL PROCESO (DOP) El diagrama de operaciones del proceso es la representación gráfica de la sucesión de todas las operaciones e inspecciones de que costa el proceso o procedimiento, con indicación de los puntos de entrada de los materiales. Para preparar este diagrama solo se utilizan los símbolos correspondientes a "operación" e "inspección" y se registran solamente las operaciones principales y las inspecciones efectuadas para efectuar la eficacia de aquellas. Según los casos se suele añadir la operación combinada de operación-inspección. La sucesión en que deben ejecutarse las operaciones en el diseño de este gráfico se representa por la colocación de los símbolos señalados en líneas verticales. El material ingresante se señala por líneas horizontales afluyendo a las líneas verticales. La estructura básica guía para construir un DOP es: ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 34 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO A continuación se presenta ilustrativamente un diagrama de operaciones del proceso de fabricación real de una planta de formularios continuos. Con este ejemplo cada participante deberá diseñar un diagrama de operaciones de una actividad de su empresa. ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 35 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO FABRICACIÓN DE FORMULARIOS CONTINUOS DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PAPEL TIPO CONSOLA MÁQUINA MP300 CINTA ENGOMADA 1 PAPEL DE EMPAQUE 1 BOBINA (MAT. PRIMA) VERIFICAR ESTADO Y MEDIDA DE LA CINTA RECEPCIONAR BOBINAS (MAQUINISTAS) PREPARAR EL PAPEL 1 CORTAR EL PAPEL INSTALAR CINTA DE EQUIPO HUMECTA VERIFICAR PAPEL DE BOBINA REGISTRAR INFORMACIÓN DE CADA BOBINA VERIFICAR LIMPIEZA, ESTADO Y MEDIAS DESPRENDER EMBALAJE DESPRENDER MATERIAL INICIAL VERIFICAR Y ACONDICIONAR CON BOBINA FIJAR LA BOBINA EN EL EJE PORTABOBINA PAPEL PARA EMPAQUE PASAR PAPEL POR RODILLOS DE OPERACIÓN 2 ACTUALIZ CIÓN EN GESTIÓN- ADMINIST CIÓN VERIFICAR POSICIÓN Y CURSO DEL PAPEL 36 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO PONER EN FUNCIONAMIENTO LA MÁQUINA REGULAR SISTEMA DE DOBLADO DE PAPEL 5 VERIFICAR Y CENTRAR LA PERFORACIONES MARGINALES FORMULARIO CONTINUO CONSOLA 1 6 VERIFICAR MEDIDASDE PAPEL 1 7 SEÑALAR CADA MILLAR SEGÚN CONTÓMETRO 1 UN MILLAR PAPEL CONTINUO CONSOLA DESPRENDER Y ACOMODAR CADA MILLAR (AYUDANTE DE MAQUINISTA) REFILAR SOBRANTES LATERALES 8 VERIFICAR CORRECCIÓN DE DESGLOSABLES UBICAR CADA MILLAR EN PARIHUELAS SEPARAR MILLARES DISCONTINUOS TRASLADAR PARIHUELAS ZONA DE EMPAQUETADO (EMPAQUETADOR) EMPALMAR PAPEL DISCONTINUO (EMPAQUETADOR) ACTUALIZ CIÓN EN GESTIÓN- ADMINISTRACIÓN OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO 17 9 10 VERIFICAR VISUALMENTE LA CALIDAD FINAL DE C/MILLAR CLASIFICAR C/ MILL. (DE PRIMERA, DE SEGUNDA Y DESECHABLE EMPAQUETAR CADA MILLAR 12 SEPARAR PAPEL EMPAQUETADO SEGÚN CLASIFICACIÓN REGISTRAR MEDIDAS Y TIPO DE PAPEL UN MILLAR PAPEL CONTINUO EMPAQUETADO RESUMEN OPERACIONES INSPECCIONES TOTAL 20 12 ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN- ADMINISTRACIÓN 38 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO DIAGRAMA DE ANÁLISIS DEL PROCESO (DAP) Cuando es necesario disponer de un panorama integral de las operaciones realizadas en detalle, con un registro integral de todos los elementos que constituyen información válida para ser analizada, se utiliza un Diagrama de Análisis del Proceso, en su forma actual y propuesta o mejorada. El diagrama de análisis del proceso indica las diversas actividades a que da un lugar un trabajo o un producto en una planta o departamento, anotando todas ellas por medio de los cinco símbolos establecidos. Las actividades del proceso pueden referirse al material o al operario. Los diagramas de análisis del proceso tratan concretamente de los procedimientos, inspecciones y movimientos a que son sometidos los materiales. Los diagramas del proceso que expresan las actividades del hombre se denominan diagramas del operario en el proceso. Cuando se utilizan regularmente los diagramas de análisis de diagrama del proceso, es conveniente utilizar hojas impresas. Con ello se evita que el especialista en estudio del trabajo omita alguna información necesaria. Al preparar un diagrama de análisis del proceso es importante se tenga en cuenta las siguientes consideraciones: 1. Se hace la representación gráfica de las operaciones para ofrecer una visión panorámica de lo que esta sucediendo. Esto facilita la comprensión de la situación general y se presentan los hechos con la relación que tienen entre sí. 2. Los detalles que figuran en el diagrama deben obtenerse mediante observación directa en la misma planta, taller u oficina. Los diagramas no deberán hacerse de memoria, sino a medida que se observa el trabajo. 3. Los diagramas deberán componerse con el mayor cuidado y exactitude basándose en los hechos registrados, puesto que se utilizaran para explicar a otras personas a fin de normalizar el trabajo o a mejorar los métodos del mismo. 4. Para que en el futuro sigan teniendo valor como referencia y para que faciliten la información más completa posible, todos los diagramas deben llevar un encabezamiento con detalles de identificación y resumen. 5. Antes de terminar el diagrama es necesario comprobar si se han registrado los hechos completamente, excesos de simplificación y si se han registrado todos los hechos que constituyen el proceso. A continuación se presentan ejemplos de diagramas de análisis del proceso en formularios expresamente diseñados para este fin. ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN- ADMINISTRACIÓN 39 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO FLUJOGRAMAS Un instrumento adicional del estudio del trabajo lo constituyen los flujogramas, que en forma gráfica y secuencial representan actividades generalmente del ámbito administrativo, complementario de las operaciones que se desarrollan en una organización. Los flujogramas representan la visualización gráfica de los procedimientos y la forma más simple de interpretar secuencias y flujos. Son las herramientas auxiliares para el mejor cumplimiento de los procedimientos. Tienen por finalidad mostrar gráficamente secuencias de actividades y operaciones en forma clara, buscando orientar y guiar hacia formas simples de ejecución. Los símbolos usualmente utilizados son: ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 43 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 44 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 45 OPTIMIZACIÓN DEL TRABAJO SIMPLIFICACIÓN Y MEJORA DE MÉTODOS Las acciones de simplificación y mejora en el trabajo, son el sustento del logro y mantenimiento de la eficiencia en una organización. Encontrar siempre formas simples de hacer las cosas garantiza un trabajo eficiente. La simplificación es el camino más corto que conduce a la eficiencia. Las técnicas de simplificación, racionalización y optimización proporcionan los recursos para mejorar el trabajo, pero es el hombre en el trabajo quien encuentra las oportunidades de plasmar en realidad los efectos positivos de hacer un trabajo simple, eficiente y productivo. La acción de llevar a la práctica continua y hacer de la simplificación un hábito, se torna en una responsabilidad del trabajador que considera importante mantener su vigencia productiva y responder eficazmente a las exigencias de competitividad. Con los conceptos y técnicas proporcionados el participante deberá revisar las opciones y oportunidades de mejora y simplificación en su trabajo a fin de encontrar definitivas formas de mejoras que han de contribuir a su desarrollo personal y de la organización. Toda organización moderna lo exige como su soporte de competitividad. 8.- PRESENTACIÓN Y SUSTENTACIÓN DE TRABAJOS Es la parte más significativa del curso en la que los participantes en forma individual o en grupos de trabajo presentarán y expondrán trabajos que reflejen el nivel de asimilación y aplicación de los temas desarrollados en clase. Considerando que estos trabajos se desarrollan con datos e información real, se constituyen en propuestas que cada participante podrá desarrollarlo e implementarlo en sus respectivas organizaciones. ACTUALIZACIÓN EN GESTIÓN -ADMINISTRACIÓN 46
