TIPOS DE INFORMES Facilitadora: Magistra Nimia Herrera G. EL INFORME El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes, de hechos previsibles, partiendo de datos ya comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretación del emisor, así como sus concisiones y recomendaciones en torno al problema que los motiva. MAGISTER NIMIA M.HERRERA Especialista en Lengua y Literatura Española. El informe contiene hechos o actividades concretas con un determinado lector o lectores. Un informe no es el producto de una inspiración momentánea, sino la repuesta a una pregunta formulada por un superior, quien busca información. MAGISTER NIMIA M.HERRERA Especialista en Lengua y Literatura Española. EL INFORME La intención del informe es llegar a un conocimiento perfecto de la realidad de una empresa, agencia o institución, sin que interfieran visiones personales deformadoras. MAGISTER NIMIA M.HERRERA Especialista en Lengua y Literatura Española. VENTAJAS DEL INFORME Son muestras del trabajo que se ha efectuado. Se consideran como archivos esenciales de ese trabajo. Pueden servir de base para tomar decisiones. VENTAJAS DEL INFORME Pueden leerlo más personas y al mismo tiempo. Permiten al nuevo personal consultar los ejemplares que existan en los archivos. Contribuyen al prestigio de una empresa o agencia. Magister Nimia Herrera Tipos de Informe Informes Científicos: Van destinados a hombres de ciencia, consecuentemente competentes en el tema que trata la investigación. En este caso, el lenguaje es riguroso y no hay limitaciones en el uso de tecnicismos. Estos informes pertenecen a la categoría de «memorias científicas» (para proyectos especiales). Informes Técnicos: Destinados a las organizaciones públicas o privadas que han encargado el estudio o investigación. En este caso, se mantiene el máximo rigor y se procurará que el informe sea accesible a los destinatarios, que no siempre dominan toda la «jerga» propia de la sociología, antropología, psicología social, etc. Magister Nimia Herrera Tipos de Informe Informes de Divulgación: Se trata de estudios destinados al público en general; por consiguiente, deben ser escritos en un lenguaje accesible a una persona de mediana cultura (informe sobre la ampliación del canal) . Informes Mixtos: Suelen estar destinados a una organización, al mismo tiempo que se dan a conocer al público en general. Tipos de Informes Informes sobre el Desempeño Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son periódicos, abarcan un breve lapso. Fundamental, se relacionan con el desempeño, costos y tiempo con los planes y presupuestos Informes sobre el Avance Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre todas las tareas del proyecto. El avance de éste se describe señalando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluación del avance Informes Orientados al Futuro Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigación, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las organizaciones son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como los pronósticos económicos, tecnológicos y/o de ventas. 12 Tipos de Informes Sistemas Computarizados de Consulta a la Base de Datos Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe mediante el diseño de sistemas computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios gerentes o directores necesitan cierto tipo de información varias veces al año. En de proporcionarles informes mensuales que la contenga, podríamos guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el programa para recuperarla en un formato útil se considerará parte de la estructura del informe. 13 Sería interminable la clasificación de los informes si se atendiera a la especialidad sobre la que pudiera versar cada uno de ellos, por lo que considera dos clases de informes: Informes Cortos o Ejecutivos No debe pasar de ocho a diez cuartillas tamaño carta, a espacio y medio o dos espacios, escritas a máquina o computadora Informes largos Son aquellos informes que exceden las 10 cuadrillas. Su extensión puede ir desde esta magnitud hasta la que requiera la materia informada. En realidad hay informes que pueden llegar a ocupar varios tomos 14 CLASES DE INFORMES Informe Expositivo: Se limita a exponer o narrar una situación tal como ella es, sin que en su elaboración intervenga ningún proceso analítico o interpretativo. Se deben evitar las conclusiones y recomendaciones. Se debe empezar resumiendo la situación previa, pues esa visión de conjunto ayudará al lector o receptor a captar los pormenores ulteriores con más comprensión y a seguirlos con más interés. CLASES DE INFORMES Informe Expositivo: Un ejemplo típico de este informe es aquél en que se narra un proceso de fabricación, cuyo valor descansará únicamente sobre los datos que se brinden, sin perjuicio de que éstos puedan servir un proceso posterior para que la gerencia de una empresa o los ejecutivos de una agencia, sienten conclusiones o tomen las decisiones que estimen pertinentes. CLASES DE INFORMES 2. Informe Interpretativo Es aquél que sirve para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y conceptos. Con frecuencia damos equivocadamente por supuesto que los receptores del informe van a interpretar determinadas situaciones igual que lo haremos nosotros. Cuando se evalúa a un empleado, se está generalmente ante un informe de esta naturaleza, toda vez que los datos que ofrecen las hojas de asistencia, los reportes de asiduidad y las estadísticas de su rendimiento sirven para redactar las conclusiones y recomendaciones que se deriven de dicho análisis para que, en definitiva, la empresa o agencia adopte la decisión que proceda. CLASES DE INFORMES 3.Informe Demostrativo En este tipo de informe es preciso que se fije una distinción entre los hechos y su comentario. El mismo debe escribirse de tal manera que el lector no tenga que estar averiguando si se trata de un aserto o de una simple opinión. Es muy importante que se presenten con toda claridad todos los pasos que se hayan permitido al informante llegar a sus principales proposiciones.
