1. ¿Por qué es importante que las entidades elaboren el instrumento archivístico de
las tablas de retención documental?
Uno de los aspectos importantes que se identifican en el proceso de elaboración de
la Tabla de Retención Documental, es el hecho de detallar el trámite por el que
transita la unidad documental desde que se genera hasta cuando esta concluye. Es
valiosa para la empresa colocando como base que se hace un exhaustivo análisis de la
información que se levantó desde las oficinas.
Las agrupaciones documentales con sus tipologías reflejadas en la Tabla de
Retención Documental, facilitan el camino documental en la resolución de los
trámites de la empresa.
2. ¿Considera importante que un equipo interdisciplinario elabore las tablas de
retención documental y las TVD? ¿Por qué?
Si porque es indispensable que las tablas de retención documental y las TVD deben
ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en
diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración publica
entre otras.
3. ¿Cuáles son los criterios que se deben tener en cuenta para la elaboración de las
TRD?
La elaboración de las TRD deberá llevarse a cabo a partir de los cuadros de
elaboración documental siguiendo la estructura orgánico- funcional de cada entidad.
Para la elaboración de las tablas de retención documental se debe tener en cuenta:
Idoneidad
Análisis contextual
Trazabilidad y control
4. Artículo 8. ¿Por qué deben ser aprobadas mediante acto administrativo expedido
por el representante legal de la entidad, las TRD y las TVD?
Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deberán
ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el representante legal de
la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo en el caso de las entidades del orden nacional y por el Comité Interno
de Archivo en el caso de las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá
quedar consignado en el acta del respectivo comité.
5. ¿Cuál es la finalidad del archivo general de la nación, al proponer que las
entidades públicas, publiquen en las páginas web de la entidad las TRD y las TVD?
La finalidad, de que áreas intervienen en su trámite y a que proceso y
procedimientos deben proponer en el plan de capacitación para el funcionario para
dicha empresa.
6. ¿Cuáles son las razones por las que deben ser objeto de actualización las TRD
en las entidades públicas y en las privadas que ejercen funciones públicas?
7. Articulo 15 (síntesis)
Antes de realizar cualquier eliminación de documentos, es necesario que la entidad
cuente con Tablas de Valoración Documental, para el caso de Fondos
Documentales Acumulados y con Tablas de Retención Documental para la
documentación que actualmente produce. En ellas es posible determinar los
tiempos de conservación y la disposición final de las series y subseries
documentales, basándose en un proceso de Valoración Documental, el cual permite
asegurar si una serie documental efectivamente ya cumplió con su ciclo vital y no
tiene valores secundarios (Histórico, Científico y Cultural), caso en el cual es posible
su eliminación.
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