INFORME DE GESTION DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA FEBRERO DE 2017 GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Adjunto enviamos el informe de gestión correspondiente al Departamento Administrativo y Financiero del mes de Febrero de 2017, adelantado por todos los funcionarios del departamento. En el mes de Febrero, desde la Dirección Administrativa y Financiera se realizaron reuniones con el personal del área financiera y los líderes de las áreas de Gestión Humana, Gestión Documental, Gestión Logística y Sistemas, en estas reuniones se abordaron diferentes temas y se brindó el apoyo desde la Dirección Administrativa y Financiera al personal del área para el normal desarrollo de las Operaciones, De igual manera se promovieron reuniones con los demás Departamentos y áreas de la Institución con el fin de apoyar la gestión de la Cámara y coordinar las actividades, entre los temas tratados están: - Cierre financiero y contable del año 2016 Se adelantó a través del Comité de Compras la contratación de los proveedores de: Elementos de aseo y cafetería para la vigencia 2017. Se realizó la contratación de los proveedores del servicio de mensajería Se realizó la contratación de los proveedores de papelería para la vigencia 2017. Se realizó la contratación del proveedor que suministrará los operarios para los servicios de aseo en las seccionales de La Unión, Túquerres y Sándona. Se atendió la auditoria de renovación por parte del ICONTEC, en la cual las áreas del Departamento Administrativo y Financiero no tuvieron ninguna no conformidad. Se participó en reunión de junta Directiva donde se expuso 46 acciones de mejoramiento del departamento administrativo y financiero. En cuanto al desarrollo de actividades del POA 2017 se tienen los siguientes avances: Presentación de los Estados Financieros bajo NIIF de manera adecuada y oportuna. Esta actividad dentro de la planeación operativa del departamento tiene fecha de inicio de ejecución a partir del 01 de abril de 2017, se prioriza en primera instancia el cierre fiscal de la vigencia 2017. Esta actividad no presenta avance. Presentación de Informes Tributarios y Financieros. Se realizó la presentación de los informes a la DIAN de IVA, RF en las fechas establecidas, los cuales se remitieron a Revisoría Fiscal para la revisión y posterior pago. Esta actividad presenta un cumplimiento del 8.33%. Presentación de Informes de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos. Se realizó el informe preliminar de ejecución presupuestal del mes de enero de 2017, el cual presenta el siguiente comportamiento. Cumplimiento de ingresos del 148% Ejecución del gasto en el 48% Excedentes de $ 94.229.787. Esta actividad presenta un cumplimiento del 8.33%. Realizar la actualización de los Procesos y Procedimientos Financieros de la Institución en NIIF Está pendiente por actualizar los procesos y procedimientos según NIIF. Esta actividad presenta un cumplimiento del 0%. Presentación de informes financieros a la presidencia ejecutiva, direcciones de departamento Esta actividad tiene cumplimiento trimestral. N.A Implementar la conciliación contable de todas las cuentas bancarias activas de la institución a través del aplicativo JSP7. En el mes de febrero se continúa con las dos cuentas principales Banco de Occidente y Bancolombia, conciliadas a través del aplicativo JSP7. Esta actividad presenta un cumplimiento del 50%. Realizar la contabilización y cuadre de Ingresos y Egresos Correcta y de manera diaria. En el mes de febrero se realizó la contabilización de ingresos y egresos de manera adecuada y con frecuencia diaria. Diseñar y ejecutar las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o acciones levantadas por la CGR al Departamento Admón y Financiero En la auditoría realizada en el año 2016 por parte de la Contraloría General de la Republica a la Camara de Comercio de Pasto y específicamente al Departamento Administrativos y Financiero se levantó un hallazgo con connotación administrativa en referencia a: “Debilidades en el control de activos de la institución”, para lo cual se definió el siguiente plan de acción: Asignar responsable de la administración y control de activos de la institución: OK Actualizar y ajustar del procedimiento del control de activos: OK levantar y actualizar el inventario de activos de la institución: OK Asignar de responsabilidades de la custodia de activos a cada funcionario: OK Generar reportes de depreciación de activos: OK Implementar comité de bajas de activos: AV Realizar seguimiento a los activos de la institución: AV Esta actividad tiene un cumplimiento del 70%. Diseñar y ejecutar las acciones definidas en planes de mejoramiento y/o acciones levantadas en auditorías internas y/o externas al Departamento Admón y Financiero En las auditorías internas de la vigencia 2016, se levantó una no conformidad al Departamento Administrativo y Financiero “ En referencia al control de documentos y registros”: Se evidencia el uso del formato “Relación de pagos para revisión del Departamento Administrativo y Financiero el cuándo se encuentra codificado por el SGC. Es indispensable que se incluya en el formato un espacio para la hora de radicación y así ser enviado a codificación ante el SGC. El formato R-GF-002 “Solicitud Traslados – Adiciones y/o reducciones presupuestales mismo capítulo”, no tiene diligenciado los espacios en su totalidad se evidencian firmas mas no nombre del profesional, uno de ellos no tiene firma de Presidencia Ejecutiva. La ficha de caracterización C-GF-001 se encuentra desactualizada. Se verifica la carpeta de Comité de Compras y se evidencia que no se encuentran soportes según los requerimientos como Listados de asistencia y Cotizaciones. El formato “Reporte Diario de Ingresos por Caja” está siendo utilizado por las diferentes áreas por diferentes documentos que se encuentran obsoletos siendo el vigente el R-GF-09 V 03 del 05 de noviembre del 2013. Requisito incumplido 4.2.1. Para el tratamiento de esta no conformidad se definió el siguiente plan de acción: Revisar los formatos y caracterización de Gestión Financiera: OK Realizar la actualización de los formatos y caracterización de Gestión Financiera: Ok Realizar la codificación, actualización en calidad y divulgación respectiva: Ok Incorporar en todas las reuniones del área la revisión permanente de los procesos y procedimientos del área financiera. AV Esta actividad tiene un cumplimiento del 80%. Asegurar el cumplimiento del presupuesto de Ingresos En el mes de Enero de 2017 se obtuvieron ingresos por valor de $ 365.758.711, los ingresos en el mes de enero tuvieron un cumplimiento del 148%, se obtuvieron ingresos adicionales por $ 117.859.116, debido a: Incremento en el recaudo del registro mercantil superior en $ 93 millones de pesos frente a lo presupuestado básicamente por toda la implementación de las acciones definidas en el plan de acción de renovación definido por la institución. De igual manera se presenta un incremento en los rendimientos financieros por la colocación de CDTs que ascendieron a $ 14. 967.772. Código: R-GE-021 FICHA DE INDICADOR Fecha de Aplicación: 16 de Septiembre de 2013 Página 1 de 2 CODIGO IND: VERSION: FECHA: IND-GF-001 001 28 de Febrero de 2017 Versión: 01 % CUMPLIMIENTO EN LAS METAS DE INGRESO PRESUPUESTADO OBJETIVO: Cumplir con las metas de presupuesto en un 100% PROCESO: Gestión Financiera PERIODO ENERO A DICIEMBRE 2017 MEDICION Nombre del Indicador: Responsable de la medición y análisis: Periodicidad de: INDICE % de Cumplimiento de Ingresos Fuente de Datos: Líder de Proceso de Gestión Financiera, Contador Medición Análisis Mensual Trimestral Numerador Denominador Informe Consolidado de Ingresos Meta: Tipo de Indicador: Ingresos Presupuestados*100 Ingresos Obtenidos Rangos: EFICIENCIA x SOBRESALIENTE SATISFACTORIO >= 100 % CUMPLIMIENTO DE INGRESOS % CUMPLIMIENTO DE INGRESOS PRESUPUESTADOS VIGENCIA 2017 100% EFICACIA 90 y 99% EFECTIVIDAD DEFICIENTE <=90 SEGUIMIENTO Ingresos Presupuestados Ingresos Obtenidos Diferencia % ENERO $247.899.595 $365.758.711 $117.859.116 148 FEBRERO $578.955.313 $0 -$578.955.313 0 MARZO $2.952.667.304 $0 -$2.952.667.304 0 ABRIL $496.619.349 $0 -$496.619.349 0 MAYO $223.692.253 $0 -$223.692.253 0 JUNIO $154.458.613 $0 -$154.458.613 0 JULIO $139.455.784 $0 -$139.455.784 0 AGOSTO $167.510.365 $0 -$167.510.365 0 SEPTIEMBRE $157.778.245 $0 -$157.778.245 0 OCTUBRE $149.175.776 $0 -$149.175.776 0 NOVIEMBRE $139.585.437 $0 -$139.585.437 0 DICIEMBRE $93.006.954 $0 -$93.006.954 0 $5.500.804.989 $365.758.711 -$5.135.046.278 7 DD MM AAAA PERIODO $3.500.000.000 $3.000.000.000 $2.500.000.000 $2.000.000.000 $1.500.000.000 $1.000.000.000 $500.000.000 $0 Total Ingresos Presupuestados Ingresos Obtenidos FECHA DE APROBACIÓN Control de Gastos. En el mes de Enero de 2017 los gastos ascendieron a $ 271.528.924 frente a presupuesto del mes se logró un ahorro de $ 290.695.628, ejecutando el 48 del gasto destinado para el mes, la menor ejecución en el gasto obedeció básicamente a: Control sobre los gastos de administración en los rubros de servicios, honorarios y planes operativos. Código: R-GE-021 FICHA DE INDICADOR Fecha de Aplicación: 16 de Septiembre de 2013 Página 1 de 2 CODIGO IND: VERSION: FECHA: Versión: 01 IND-GF-002 001 28 de Febrero de 2017 % DE EJECUCIÓN DE GASTOS OBJETIVO: Asegurar que la ejecución de los gastos de funcionamiento no supere el 100% PROCESO: Gestión Financiera PERIODO ENERO A DICIEMBRE DE 2017 MEDICION Nombre del Indicador: Responsable de la medición y análisis: Periodicidad de: INDICE % De Ejecución de Gastos Líder de Proceso de Gestión Financiera, Contador, Profesional Universitario Presupuesto Medición Mensual Análisis Mensual Meta: Numerador Denominador Rangos: Gasto ejecutado x mes *100 Presupuesto Total Fuente de Datos: Tipo de Indicador: Informe Mensual de Presupuesto y Ejecución de Gastos EFICIENCIA X SOBRESALIENTE SATISFACTORIO ≤94% % DE EJECUCIÓN DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO % EJECUCION DEL GASTO $400.000.000 $300.000.000 ≤100% - ≥95% EFECTIVIDAD DEFICIENTE ≥101% SEGUIMIENTO GASTO PRESUPUESTADO GASTO EJECUTADO DIFERENCIA % ENERO $562.224.552 $271.528.924 -$290.695.628 48 FEBRERO $454.305.080 $0 -$454.305.080 0 MARZO $489.461.321 $0 -$489.461.321 0 ABRIL $465.595.245 $0 -$465.595.245 0 MAYO $424.884.716 $0 -$424.884.716 0 JUNIO $482.161.769 $0 -$482.161.769 0 JULIO $453.520.570 $0 -$453.520.570 0 AGOSTO $413.078.137 $0 -$413.078.137 0 SEPTIEMBRE $425.971.341 $0 -$425.971.341 0 OCTUBRE $413.090.957 $0 -$413.090.957 0 NOVIEMBRE $413.095.157 $0 -$413.095.157 0 DICIEMBRE $502.611.155 $0 -$502.611.155 0 -$5.228.471.078 5 MM AAAA PERIODO $600.000.000 $500.000.000 <=100% EFICACIA $200.000.000 $100.000.000 $0 GASTO PRESUPUESTADO GASTO EJECUTADO TOTAL $5.500.000.002 FECHA DE APROBACIÓN $271.528.924 DD Excedentes. DETALLE PRESUPUESTO EJECUCION ENERO ENERO SUPERAVIT O DÉFICIT PPTAL.PUBLICO -$266.036.327 $87.202.556 SUPERAVIT O DÉFICIT PPTAL.PRIVADO -$48.288.630 $7.027.231 -$314.324.957 $94.229.787 TOTAL SUPERAVIT O DÉFICIT Los excedentes generados en el mes de enero son de $ 94.229.787. Nota: La información financiera presentada es preliminar y de carácter informativo, puede sufrir algunas modificaciones, el informe oficial es el de NIIF que se está elaborando. GESTION DOCUMENTAL. Eje Estratégico: Fortalecimiento Institucional Objetivo: Consolidar y modernizar la gestión de documentos en la Entidad para contribuir de manera efectiva al fortalecimiento institucional. Aspectos relevantes: Durante el mes de febrero del presente año, desde el área de gestión documental se adelantaron las siguientes actividades: 1.- Intervención Archivo Registros Públicos: Durante el mes de febrero se archivaron 7706 documentos, correspondientes a los meses de septiembre, octubre, noviembre, diciembre de 2016 y enero de 2017; con corte a febrero se lleva el siguiente avance: Documentos Registros Públicos 2016: 87%. Documentos Registros Públicos Enero de 2017: 33%. Con el actual equipo de trabajo (5 personas fijas), se ha logrado agilizar de manera representativa el archivo de documentos pertenecientes a la serie documental Registros Públicos; avance que se ve reflejado en el siguiente indicador: Indicador Archivo de Documentos Año 2016 Código: FICHA DE INDICADOR Fecha de Aplicación: Página 1 de 2 Versión: CODIGO IND: % DE INTERVENCIÓN DEL ARCHIVO DE REGISTROS PÚBLICOS VERSION: FECHA: OBJETIVO: Asegurar que la información se encuentre disponible y en las mejores condiciones de conservación. PROCESO: Gestión Documental PERIODO ENERO DE 2017 EFICIENCIA 100% EFICACIA X EFECTIVIDAD SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE ≥90% ≥71% - ≤89% ≤70% MEDICION Nombre del Indicador: Responsable de la medición y análisis: Intervención del archivo de registros públicos Medición Análisis Periodicidad de: Tipo de Indicador: Número de documentos archivados por día *100 Rangos: Número de documentos recibidos por día Denominador Reporte generado en el SIRP Meta: Mensual Trimestral Numerador INDICE Fuente de Datos: Líder de proceso Gestión Documental NOMBRE DEL GRAFICO SEGUIMIENTO ARCHIVO DE DOCUMENTOS META Fecha Doc. Archivados Doc. Ingresados % 1475 2656 2588 1758 2744 2012 1511 1521 397 1475 2657 3046 1784 3654 2383 1879 1786 400 100,00% 99,96% 84,96% 98,54% 75,10% 84,43% 80,42% 85,16% 99,25% 16662 19064 87,40% DD MM AAAA 4000 Número de Documentos 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Doc. Ingresados 1475 2657 3046 1784 3654 2383 1879 Doc. Archivados 1475 2656 2588 1758 2744 2012 1511 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Noviembre Diciembre 100% 1786 1521 Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre 400 397#¡REF! Total FECHA DE APROBACIÓN ANALISIS PLAN DE ACCION NO CONFORMIDAD/ OBSERVACION ACTIVIDAD CAUSA FORMULACION DE ACC: CORRECTIVA, PREVENTIVA O DE MEJORA Indicador Archivo de Documentos Año 2017 RESPONSABLE Código: FICHA DE INDICADOR Fecha de Aplicación: Página 1 de 2 Versión: CODIGO IND: % DE INTERVENCIÓN DEL ARCHIVO DE REGISTROS PÚBLICOS VERSION: FECHA: OBJETIVO: Asegurar que la información se encuentre disponible y en las mejores condiciones de conservación. PROCESO: Gestión Documental PERIODO ENERO EFICIENCIA 90% EFICACIA X EFECTIVIDAD SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE ≥90% ≥71% - ≤89% ≤70% MEDICION Nombre del Indicador: Intervención del archivo de registros públicos Responsable de la medición y análisis: Líder de proceso Gestión Documental Periodicidad de: Medición Análisis Mensual Trimestral Tipo de Indicador: Número de documentos archivados por día *100 Numerador INDICE Fuente de Datos: Rangos: Número de documentos recibidos por día Denominador Reporte generado en el SIRP Meta: NOMBRE DEL GRAFICO SEGUIMIENTO META Intervención Archivo de Registros Públicos Documentos Ingresados por Mes 7000 6000 6471 5614 5000 4000 3000 2000 1842 1000 0 0 Doc. Archivados Fecha 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Doc. Archivados 1842 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Doc. Ingresados 5614 6471 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Doc. Archivados Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre 100% Diciembre 100% #¡REF! Doc. Ingresados Total FECHA DE APROBACIÓN Doc. Archivados Doc. Ingresados % 1842 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5614 6471 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 32,81% 0,00% #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! #¡DIV/0! 1842 12085 15,24% DD MM AAAA ANALISIS PLAN DE ACCION NO CONFORMIDAD/ OBSERVACION ACTIVIDAD CAUSA FORMULACION DE ACC: CORRECTIVA, PREVENTIVA O DE MEJORA RESPONSABLE 2. Atención de consulta de información del archivo central: Durante el mes de febrero se atendieron 10 solicitudes de información que reposa en el archivo central ubicado en la sede sur de la Entidad. Adicionalmente, durante tres días se atendió nuevamente los requerimientos de información contable por parte de la Doctora Yolanda Hinestroza. El grado de organización del Archivo Central ha permitido suministrar de manera oportuna todos los requerimientos de información. Código: Fecha de Aplicación: FICHA DE INDICADOR Página 1 de 2 CODIGO IND: VERSION: FECHA: Versión: 01 RESPUESTA A LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL OBJETIVO: Atender las solicitudes de información que reposa en el Archivo Central PROCESO: Gestión Documental PERIODO Ene- Febrero de 2017 MEDICION Nombre del Indicador: Responsable de la medición y análisis: Atención de Solicitudes Medición Análisis Periodicidad de: Numerador Denominador INDICE Fuente de Datos: Profesional Universitario de Gestión Documental Tipo de Indicador: No. De requerimientos atendidos * 100 No. De Requerimientos recibidos Rangos: % de Cumplimiento del Proyecto Anual 90% EFICACIA X EFECTIVIDAD SOBRESALIENTE SATISFACTORIO DEFICIENTE ≥90% ≥89% - ≤70% ≤69% No. De Solicitudes Atendidas No. De Solicitudes Recibidas % 90% ENERO 4 4 100,0% 90% FEBRERO 10 10 100,0% 90% MARZO 90% ABRIL 90% MAYO 90% JUNIO 14 14 100,0% META Periodo 10 10 8 6 4 EFICIENCIA SEGUIMIENTO 12 10 Solicitudes de información recibidas vía correo electrónico Meta: Mensual Trimestral 4 4 JULIO AGOSTO 2 SEPTIEMBRE 0 OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE No. De Solicitudes Atendidas 90% No. De Solicitudes Recibidas TOTAL ANALISIS PLAN DE ACCION NO CONFORMIDAD/ OBSERVACION ACTIVIDAD CAUSA FORMULACION DE ACC: CORRECTIVA, PREVENTIVA O DE MEJORA RESPONSABLE 3. Durante los días 30 de enero, 01 y 03 de febrero de 2017, se programó visita a las seccionales de Sandoná, Túquerres y La Unión; para capacitar junto a la Profesional del Presupuesto, en los siguientes temas: - Presupuesto asignado a cada sede Centros de Costos Manejo y control del presupuesto Manejo del software administrativo y contable JSP7, en las siguientes funcionalidades: - Grabación de solicitudes Generación de requisiciones Creación y actualización de nits Creación y actualización de proveedores Creación de cuentas por pagar Grabación de cuentas bancarias SANDONÁ TÚQUERRES LA UNIÓN 4. Durante los días 23, 27 y 28 de febrero de 2017, se realizó la capacitación en temas de Gestión Documental en la Sede Principal, y se programó visitas a las seccionales de Sandoná, Túquerres y La Unión; para tratar los siguientes temas: - Aplicación de las Tablas de Retención Documental Organización Archivos de Gestión Socialización Procedimiento Producción Documental Socialización Procedimiento Archivo de Contratos y Convenios, y responsabilidades de los Supervisores con respecto a los expedientes contractuales. Durante la capacitación se explicó detalladamente el procedimiento de aplicación de las Tablas de Retención, al igual que los principios archivísticos a tener en cuenta durante la organización de los archivos, con el propósito de garantizar la integridad de los expedientes generados en las diferentes dependencias de la Entidad; esto permitirá realizar un adecuado proceso de Transferencia Documental. Se socializó el Procedimiento de Producción Documental, se hace énfasis en las responsabilidades frente a la firma de documentos de carácter externo y la Diplomática Documental que debe cumplirse antes de emitir una comunicación oficial. Junto a la Profesional de Contratación, se capacitó de manera específica en el procedimiento establecido para el archivo de los expedientes contractuales (Contratos y Convenios); se informa el hallazgo detectado por la Contraloría con relación a la ausencia de soportes que hacen parte de este tipo de expedientes. Se informa puntualmente las responsabilidades que tienen los Supervisores de contratos o convenios con respecto a los documentos que deben alimentar los mencionados expedientes. SEDE PRINCIPAL SANDONÁ TÚQUERRES LA UNIÓN 5. Se normalizó la producción documental de las Comunicaciones Oficiales de la Entidad, a través del Procedimiento Producción Documental el cual incluye plantillas para la elaboración de oficios, circulares, memorandos, actas, constancias, correos electrónicos y presentaciones en power point. Actualmente, el procedimiento se encuentra en el área de Comunicaciones para la revisión y ajustes pertinentes. Una vez sea controlado por el área de Calidad, se enviará formalmente a las diferentes dependencias. 6. Cumpliendo el rol de Auditor Líder, se atendió el proceso de auditoría externa por parte del Icontec al procedimiento de Auditorías Internas, gracias al compromiso y gestión adelantada desde la alta dirección, equipo auditor y auditor líder permitieron cerrar la No Conformidad del año 2016 en relación al proceso de auditorías. 7. El día 24 de febrero se atendió la visita de referenciación del personal de Calidad, Sistemas y Gestión Documental del Hospital Civil de Ipiales. Durante la jornada de trabajo, se socializó el proceso de implementación del Programa de Gestión Documental en la Cámara de Comercio; el funcionamiento de la Unidad de Correspondencia y el proceso de parametrización del software documental Docunet Web Administrativo. 8. Se prestó el servicio de soporte técnico en el aplicativo administrativo y contable JSP7, durante el mes de febrero se atendieron 35 requerimientos; dichos requerimientos corresponden a correcciones de los trámites administrativos, creación de artículos en el módulo de almacén, ajuste de la parametrización general. GESTION TECNOLOGICA Proyecto: Reducción de riesgos basados en sistemas de seguridad y control de usuarios. Eje: Fortalecimiento Institucional INSTALACIÓN DE NUEVOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Objetivo: mejorar la capacidad de cómputo dentro del departamento juridico y de registros públicos • Se logró la configuración de los nuevos equipos de cómputo para el correcto funcionamiento • Se realizó la adecuada activación del licenciamiento del software ofimático office • Se realizó la migración de todos los archivos en cada máquina. • Se instaló todo el software para el procesamiento de todas las tareas principales. ACTUALIZACIÓN E INSTALACIÓN DIGITURNO Objetivo: aumentar la eficiencia de la plataforma, sus servicios y añadir nuevas funcionalidades. • Gestionar los requerimientos del nuevo sistema y su respectiva adecuación. • Verificar la operatividad del nuevo sistema • Apoyo a la instalación del nuevo sistema INSTALACIÓN HUELLERO CONTROL DE ENTRADA Objetivo: ampliar el control de asistencia a los funcionarios de la Camara de Comercio de Pasto. • Instalación de nuevos dispositivos de control de entrada y salidas de los funcionarios en las respectivas sedes. • Implementación del nuevo software en equipos administradores • Asignación de nuevos usuarios y terminales. CONFIGURACIÓN UTM SONICWALL Objetivo: ampliar el control de asistencia a los funcionarios de la Camara de Comercio de Pasto. • Verificación de la configuración actual bajo política de administración Open Group. ACTUALIZACIÓN BASE DE DATOS CORREO MASIVO Objetivo: mejorar la asertividad en el envío de correos masivos. • Se identificó las bases de datos generadas por las áreas de afiliados, capacitaciones y comunicación para la ampliación de los registros en la base de datos del correo masivo. • Se ha desarrollado el envío de reportes por campaña. INSTALACIÓN IMPRESORAS POS Objetivo: aumentar la capacidad de impresión para los recibos de registros públicos. • Validación de especiaciones de la impresora pos Epson. • Se realizó instalación de las impresoras bajo la misma compatibilidad del equipo. • Descarga y actualización de los drivers para su correcto funcionamiento. • Activación de las impresoras de acuerdo a perfil sirp. ASIGNACIÓN E INSTALACIÓN DE EQUIPOS PARA PRACTICANTES Objetivo: dotar de herramientas tecnológicas a los colaboradores de la Camara de Comercio de Pasto. • Adecuar conexiones para los equipos de cómputo. • Configurar las aplicaciones en las nuevas terminales de cómputo. • Creación ya activación de cuentas de usuario sobre directorio activo. • Creación de cuentas de correo electrónico. GESTION Y APOYO A LA MIGRACION WEB Objetivo: mejorar la imagen corporativa de la institución a través de la nueva página web. • Configurar el ambiente de desarrollo para que un tercero pueda trabajar sobre el portal. • Configurar base de datos de acuerdo a los requerimientos del tercero para poblar el contenido y tenga grado de compatibilidad. • Configurar conexión remota al subdominio para el desarrollo de la página. PLAN DE MANTENIMIENTO EQUIPOS DE CÓMPUTO Objetivo: mitigar los problemas técnicos de los equipos de cómputo de la institución. • De acuerdo a la información obtenida del área de Almacen a través de los activos en buen estado se estimó el valor total de la ejecución de limpieza. • Se realizó nuevo procedimiento P-GT-006_V1 donde se describe cada componente de su ejecución. • Se realizó diagrama Gantt del plan de mantenimiento Indicadores: DISEÑO MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Se realiza el proceso de diseño de mantenimiento a través de los activos de cómputo para estimar su tiempo y valor. Se realiza procedimiento y diagrama Gantt. ESTABILIDAD DE LA CONECTIVIDAD Esta 1 punto de porcentaje por debajo de la calidad pactada aunque ha mejorado con respecto al periodo anterior. La estabilidad no es perfecta. ESTABILIDAD INTERNET Se ha cumplido a cabalidad la calidad del servicio de internet sin problema alguno. INSTALACIÓN IMPRESORAS POS Se realiza implementación de las nuevas impresoras pos bajo su correspondiente configuración. MIGRACIÓN ELEMENTOS WEB Se configura el ambiente de migración con el fin de facilitar la disponibilidad de la información y así poblar la nueva página web. INSTALACIÓN ELEMENTOS DE RED Se realiza gestión de la compra para el dispositivo en red con el fin de balancear cargas de datos bajo quality of service, el dispositivo en este mes aún estaba escaso en el stock de los proveedores. LICENCIAMIENTO EQUIPOS DE COMPUTO Se realiza el escaneo paulatino de cada máquina bajo herramienta certificada por Microsoft. INSTALACIÓN Y ACTUALIZACIÓN SISTEMA DIGITURNO Se gestiona la asignación del cronograma de actividades para la implementación y actualización del nuevo sistema digiturno. Hay un pequeño retraso en el diseño y desarrollo del arte independiente al área de sistemas. Se realiza configuración de los dos servidores para el nuevo sistema. INSTALACIÓN SISTEMA DE ASISTENCIA Se realiza la implementación de dos nuevas máquinas de asistencia en las seccionales. Se actualiza los usuarios en la nueva base de datos. GESTIÓN LOGÍSTICA INFORME: GESTIÓN LOGÍSTICA FEBRERO 2017 PARA: Dr. ANDRÉS PORTILLA MONTENEGRO, Director Departamento Administrativo y Financiero PRESENTADO POR: LENITZ ROSERO FAINI, Profesional Universitario Logística y Almacén FECHA: San Juan de Pasto, 4 de marzo de 2017 OBJETIVO: Dar a conocer el desarrollo de actividades del período, indicadores y metas de cumplimiento, ahorros generados en la Organización, actualización de procesos y temas delegados por la Alta Dirección en el proceso de Gestión Logística. ACTIVIDADES DE ALMACÉN: 1. Asistencia diaria en la recepción y entrega de elementos de consumo. solicitudes atendidas. TIPO DE SOLICITUD PAPEL CERTIFICADO BLANCO 75 GR Y DE SEGURIDAD PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA TOTAL SOLICITUDES DEL MES N° RECIBIDAS ATENDIDAS 6 41 23 70 47 Y 2. Solicitud, trámite y ejecución de solicitud compras y órdenes de trabajo: 19 trámites compra de elementos de consumo, recargas de toners, tubos, lámparas, activos fijos (ventiladores) 3. Reuniones y capacitaciones 02-02-2017 07-02-2017 10-02-2017 14-02-2017 15-02-2017 16-02-2017 17-02-2017 22-02-2017 22-02-2017 23-02-2017 27-02-2017 27-02-2017 28 -02-2017 Socialización plan de emergencias institucional Taller de comunicación asertiva Revisión por la Dirección SGC Reunión apertura Auditoría ICONTEC Auditoría al proceso de Logística Reunión cierre auditoría ICONTEC SGC tratamiento no conformidades menores auditoría ICONTEC Participación simulacro de evacuación Plan de acción temporada de renovación Capacitación Gestión Documental Revisión plan de mantenimiento 2017 Reunión Director Administrativo validación información impresoras. Análisis de riesgos procesos Gestión Logística Reunión definición proveedores impresoras temporada renovación 4. Informe consumos elementos de aseo y cafetería, papelería y útiles de escritorio a. Papelería y útiles de escritorio PAPELERÍA Y ÚTILES CONCEPTO VALOR % INVENTARIO 34.290.792 100 A FEB CONSUMOS 7.607.252 22% ENE-FEB CONSUMOS PAPELERIA Y UTILES A FEB 2017 34.290.792 7.607.252 P E R I O D O INVENTARIO A FEB 2016 2017 VARIACION MENSUAL CONSUMOS ENE-FEB VARIACION CONSUMOS PAPELERIA Y UTILES 2016-2017 $4.000.000 $3.655.093 $3.000.000 $2.335.584 $2.000.000 $1.000.000 $1.829.893 $3.952.159 $1.319.509 $2.122.266 CONSUMOS CONSUMOS MES MES % VARIACION VARIACION $ 2017$ /AÑO 2016 ANTERIOR ENE $2.335.584 $3.655.093 $1.319.509 56% FEB $1.829.893 $3.952.159 $2.122.266 116% En febrero de 2017, los consumos de papelería y útiles de oficina se ven duplicados con respecto al mismo período en 2016. Se incrementa la salida de calcomanías, formatos de registros públicos, resmas de papel, rollos para cajeros, por la actividad registral, comienzos temporada de renovación mercantil y adelanto de cámaras móviles; de igual manera se observa el incremento en las actividades de gestión documental con la salida de carpetas, lápices y marcadores. En general, la salida de papelería y útiles de oficina se ve afectada con incremento debido a mayor ingreso de personal con respecto a 2016. En el momento, además del personal de nómina (74), la Organización cuenta con ocho practicantes y 16 contratistas. b. Elementos de aseo y cafetería. ASEO Y CAFETERIA CONCEPTO VALOR % INVENTARIO 12.133.875 100 A FEB CONSUMOS 2.565.682 21% ENE-FEB CONSUMOS ASEO Y CAFETERIA A FEB 2017 20.000.000 12.133.875 2.565.682 10.000.000 Series1 0 INVENTARIO A FEB CONSUMOS ENE-FEB VARIACION CONSUMOS ASEO Y CAFETERÍA 2016-2017 $1.500.000 $1.000.000 $1.321.694 $1.085.029 $683.040 $616.238 PERIODO 2016 ENE FEB 2017 CONSUMOS CONSUMOS MES MES $683.040 VARIACION MENSUAL % VARIACION VARIACION $ 2017$ /AÑO 2016 ANTERIOR $616.238 -$66.802 -10% $1.085.029 $1.321.694 $236.665 22% En enero de 2017 se nota una disminución del 10% en consumos de elementos de aseo, debido a que se agotaron algunos como, blanqueador, varsol, limpiador multiusos, servilletas y cera para y las nuevas adquisiciones se realizan solo hasta el siguiente mes. Para febrero de 2017 se alcanza un 22% más con respecto a los consumos de febrero 2016; la razón, se compensa la entrega de elementos de aseo. Además se nota el incremento en los consumos de elementos de cafetería, debido al ingreso de contratistas y practicantes en las diferentes áreas de la Organización (25 personas en total). Incide además los gastos de elementos de cafetería por la entrada en vigencia de las capacitaciones, reflejándose en el aumento en consumo de vasos desechables, café y azúcar. 5. ACTIVIDADES DE LOGÍSTICA Y MANTENIMIENTO En febrero de 2017 se alcanzan 98 actividades de mantenimiento y apoyo logístico en Almacén, Centro de Convenciones y labores de Mensajería. De estas actividades, 14 corresponden a mantenimientos correctivos y sobre el Plan de Mantenimiento 2017 se cumplió con el 50% de las actividades programadas para febrero de 2017. El cumplimiento pleno depende de los informes técnicos sobre ciertos equipos que debe suministrar el área de Sistemas. De manera general, se adelantaron actividades de cambio de puestos de trabajo, mantenimiento y cambios de lámparas, ubicación de elementos de seguridad industrial, reubicación de muebles, equipos y elementos, cotizaciones y compra de elementos para mantenimiento y reparaciones, apoyo logístico, mensajería, entre otras. La atención y respuesta en el 95% ha sido de manera inmediata en promedio entre 30 minutos y dos horas. Se exceptúan las labores que han requerido de la compra de repuestos o mantenimiento outsourcing. Se refleja costos por repuestos y reparaciones de $1.563.000 a febrero de 2017. Se anexa relación de mantenimientos efectuados. 6. INFORME ACTIVOS FIJOS Ingreso de activos al sistema JSP7 teniendo en cuenta las políticas contables de la Organización correspondientes a FEBRERO y plaqueteo de los mismos. Correr la depreciación mensual en el sistema. (No se ha corrido la depreciación porque no se ha migrado la información de COLGAAP A NIIF en el módulo contable para la conciliación previa a la depreciación.) Realizar interface y generar el comprobante de la depreciación. (NO REALIZADA POR LA RAZON ANTERIOR.) Se realizaron los movimientos y salidas de activos del almacén correspondiente a FEBRERO tal y como surtió la necesidad. Se realizó la actualización de inventarios en las diferentes áreas que lo requerían. Se cargó nuevamente el archivo de activos fijos y se corrió la depreciación en entorno NIIF desde enero de 2015, por inconvenientes presentados en la depreciación y por el cambio de la política. Se trabajó con la contadora Carmen Jojoa en la conciliación de activos (archivo contable y archivo del módulo de activos fijos tanto para COLGAAP NIIF). Preparación informe de depreciación de julio a diciembre de 2016 para el profesional de control interno, para el plan de mejoramiento para la CGR. Preparación de información y diapositivas para auditoria. Reuniones y capacitaciones: 04 y 10 -02-2017 Reunión Director Administrativo y financiero auditoria 15-02-2017 Auditoria Icontec. para preparación 22-02-2017 Simulacro de evacuación sistema de seguridad y salud en el trabajo. 22-02-2017 Reunión plan de acción renovación temporada 23-02-2017 Capacitación gestión documental. 27-02-2017 Reunión Director Administrativo validación información impresoras. 28-02-2017 Reunión gestión de riesgos. 7. INDICADORES 7.1. EFICACIA EN LA RESPUESTA A LAS SOLICITUDES Y REQUERIMIENTOS DE MANTENIMIENTO 7.2. CUMPLIMIENTO DE MANTENIMIENTOS ESTABLECIDOS EN EL PLAN ANUAL 7.3. OPORTUNIDAD EN LA ELABORACION DE PROGRAMAS DE COMPRA INSUMOS 7.4. CONTROL DE CONSUMOS INSUMOS: ASEO Y CAFETERIA 7.4. CONTROL CONSUMO DE INSUMOS: PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO 7.5. NÚMERO DE ACTIVOS NUEVOS 7.6. ACTUALIZACIÓN ACTIVOS FIJOS 7.7. OPORTUNIDAD EN LA ELABORACION DEL INFORME DE DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS Gestión Humana Informe de Gestión Febrero – Área de Gestión Humana 1. Cumplimiento Plan de Capacitaciones Al mes de febrero de 2017 del plan de capacitaciones se realizó el taller en comunicación asertiva para todo el personal de la organización. Estaba planificado realizar una conferencia de atención al usuario para el personal que atiende público, sin embargo por situaciones de prestación de servicio se consideró reprogramarla para el mes de abril. Se realizaron 4 capacitaciones de registro mercantil, circular única y renovación. 2. Cumplimiento del Perfil del Cargo Se realizó el análisis de cumplimiento de perfil de cargo, arrojando un indicador de 94%. El resultado de este indicador disminuyó en un 2% en relación a la medición que se efectuó en el mes de diciembre debido al análisis de cumplimiento de perfil que se valoró con los nuevos funcionarios. Al respecto ya se realizó el plan de acción individual por colaborador y está pendiente la modificación de las competencias comportamentales y funcionales por cargo para hacer una nueva valoración. Esta modificación se planea hacer en el mes de abril en conjunto con los manuales de funciones. 3. Implementación del SGSST En el mes de febrero se realizaron las siguientes actividades: 1. Socialización final de plan de emergencias para el edificio principal y requisitos del simulacro para todo el personal. 2. Capacitación de planificación con brigada de emergencia para organización y despliegue de simulacro para el edificio principal e instrucciones. 3. Se realizó la instalación de los elementos de emergencia, seguridad humana para las seccionales y el edificio principal. 4. Entrega de política de alcohol y drogas, política general de SST, y reglamento de higiene y seguridad acorde a los requerimientos internos. 5. Se revisó el manual único integral del SGSST todos sus anexos acorde a los parámetros internos. 6. Socialización de plan de emergencias y estructuras para las seccionales (Túquerres, la unión y Sandona) por Skype. 7. Se realizó el primer simulacro planeado de emergencias y evacuación en la sede principal. Adicional, se realizó la reunión del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y se participó en el comité seccional de seguridad y salud en el trabajo con resultado de los siguientes compromisos: - - Socialización en el evento de salud ocupacional departamental programado para el mes de abril del caso exitoso de la implementación del SGSST de Cámara de Comercio. Sensibilización con los afiliados de las responsabilidades como empresarios con la implementación del SGSST. 4. Ausentismo Laboral El porcentaje de ausentismo del mes de febrero es de 4.01%, este porcentaje se obtuvo de la siguiente manera: Formula (HP/HT)*100 (HP=117/HT=2920)*100 IA=4,01% Las solicitudes de permisos personales son 34 y permisos por salud 23, para un total de 57 permisos. 5. Cumplimiento del horario Para el mes actual, el indicador de cumplimiento del horario se realizó de la siguiente manera, Se totalizó el tiempo que los funcionarios tardan en llegar a la organización, permitiendo evidenciar cuanto tiempo mensual representa para la institución las tardanzas. Para el mes de febrero las estadisticas son las siguientes: Tiempo real sede principal tardanzas: 15,85 horas. Horas laborales mensuales: 160 equivale al 100%. Porcentaje de tardanza mensual: 9.90% 6. Cumplimiento del Plan de Bienestar En cuanto al cumplimiento del plan de bienestar en febrero se realizó: - Jornada de salud por parte de Coomeva, dejando de la actividad algunas recomendaciones entregadas a través del informe de jornada saludable, de las cuales la empresa tomará como referencia para su plan de intervención. Se realizó el Desayuno de cumpleaños mes de febrero y la celebración individual de cumpleaños Adicional a las anteriores actividades, se realizó: - La liquidación de la nómina y parafiscales. La organización del comité de deportes. Preparación auditoria Icontec. Cordialmente, Alvaro Andrés Portilla Montenegro Director Administrativo y Financiero Camara de Comercio de Pasto. Copia: Archivo Departamento Administrativo y Financiero.
