DISEÑO, DESARROLLO, IMPLANTACION “PMO VIAS CHILE” DIRECCION DE INGENIERIA Y CONSTRUCCION SOLICITUD DE SERVICIO El desarrollo de la solicitud se realizará en tres etapas: • PRIMERA ETAPA: Diagnóstico • SEGUNDA ETAPA: Diseño, Desarrollo, Implantación (parcial) • TERCERA ETAPA: Implantación, en software Corporativo (por definir, junioagosto 2019) y Puesta en marcha en un proyecto VIAS CHILE en ejecución. En esta tercera etapa, SERVINGE actúa en calidad de Servicio de Apoyo. Entendido que: • Diagnóstico, es el estudio, que se encarga de evaluar la situación de la empresa y sus conflictos, respecto de un tema definido. Esto es identificación del estado de GdeP, en cuanto debilidades y fortalezas, y sus potencialidades y vías de desarrollo para el trabajo estandarizado, metodológico y profesional de GdeP en la DI&P de VIAS CHILE. • Diseño, es el proceso de elegir una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de la organización, para resolver los Alcances del diagnóstico. • Desarrollo, es el proceso sistemático y planificado que se usa para incrementar la efectividad individual y la de la organización, a través de los recursos, las metodologías, las herramientas y las técnicas, consideradas en resolución del problema detectado durante el diagnóstico. • Implantación es la ejecución y puesta en marcha del sistema de gestión, de acuerdo con un plan o política. OBJETIVOS DEL PROYECTO Objetivo General • Elaborar una propuesta para la Implementación de una PMO en VIAS CHILE, que permita realizar la planificación e implementación de proyectos siguiendo una metodología para gestionar proyectos exitosos, en cuanto plazo y costo de ejecución, relación con los interesados, satisfacción del cliente y del mandante, en una línea continua de tiempo, en donde el corto plazo es seis meses y largo plazo, dos años, momento en que se controlará madurez de la organización en gestión de proyectos. OBJETIVOS DEL PROYECTO Objetivos Específicos • Evaluar el estado actual de madurez de VIAS CHILE en relación a administración de Proyectos. • Establecer la Situación deseada por VIAS CHILE en relación a la práctica de gestión de Proyectos. • Definir el trabajo requerido para elevar a la organización de su Situación actual a la Situación deseada mediante la utilización de Técnicas y Herramientas de Gestión de Proyectos (modelo PMI) en un plazo de dos años. • Definir la Oficina de administración de Proyectos que requiere VIAS CHILE para pasar de la Situación actual a la Situación deseada: servicios, funciones, roles y responsabilidades, Ubicación estratégica y el valor que aportará dentro de la organización. • Establecer la estrategia y el plan de Implementación para el desarrollo de la PMO en VIAS CHILE. • (Establecer una herramienta de Evaluación de la Madurez para VIAS CHILE basada en los Modelos de Madurez de Gestión de: Kerzner (PMMM) y/o Organizational Project Management Maturity Model (OPM3). En esta ocasión, dado el tiempo disponible para establecer el Diagnóstico de la situación actual, se optó por aplicar el modelo de Kerzner). METODO DE INVESTIGACION (Actividades para Recopilación de Antecedentes) 1. Control de Listado de Verificación, sobre información existente para revisar. 2. Una reunión de trabajo con 15 profesionales y técnicos que pertenecen al organigrama de la DI&C para analizar el organigrama funcional y conocer lo que individualmente cada uno de ellos piensa respecto a donde se genera determinado tipo de información y quién captura dicha información. 3. Revisión de Documentación disponible. Se centra exclusivamente en la recopilación de datos existentes en forma documental. 4. Entrevistas, cara a cara, con profesionales y técnicos de la DI&C. 5. Cuestionario Estándar para determinar “Madurez de la Organización en Gestión de Proyectos”. CUESTIONARIO Y RECOPILACIÓN DE ANTECEDENTES • El único instrumento estándar, calificado como una herramienta que entrega información formal y fácil de validar es el Cuestionario ….. • El cuestionario, basa su resultado en la respuesta de los encuestados, cuyas respuestas deben ser veraces. • No es extraño, que existan personas que no interpreten bien el sentido del cuestionario y sus respuestas sean “poco serias”. • Por esta razón el cuestionario se valida con las Actividades del tipo 1, 2, 3, 4 mencionadas, contrastando el resultado individual del cuestionario con lo recopilado, respecto a las mismas materias. ANÀLISIS DE LOS RESULTADOS CONCLUSIONES • Establecer conceptos de la gestión profesional de proyectos en la Dirección de Proyectos de Ingeniería y Construcción de VIAS CHILE crear un lenguaje común dentro de la organización • Dar apoyo a los Ejecutivos a cargo de los proyectos de la organización. • Crear procedimientos y metodologías que estandaricen la administración de proyectos dentro de la organización • Desarrollar e instalar el Proceso Lecciones Aprendidas • Mejorar la comunicación sobre GdP en la Dirección de Ingeniería y Construcción, de tal forma que se mejore la coordinación entre de los departamentos funcionales. • La GdeP que logre desarrollar la PMO, incidirá, optimizando, el uso de los recursos que se destinan a los proyectos. (contención y/o disminución de costos, mantener o mejorar la calidad e incrementar las utilidades obtenidas del desarrollo de los proyectos) JUSTIFICACION DE LA CREACION DE “PMO VIAS CHILE” • Establecer conceptos de la gestión profesional de proyectos en la Dirección de Proyectos de Ingeniería y Construcción de VIAS CHILE y desde allí a toda la organización. Si bien es cierto que la empresa trabaja por proyectos, se hace indispensable crear un lenguaje común dentro de la organización que permita de manera más fácil coordinar los diferentes involucrados en los proyectos. • Dar apoyo a los administradores de los proyectos de la organización. Se requiere dotar a la organización de un ente donde sus administradores puedan acudir para consultar sus inquietudes de cómo llevar a cabo una administración efectiva y eficiente de los proyectos. • Crear procedimientos y metodologías que estandaricen la administración de proyectos dentro de la organización. Es indispensable contar con metodologías y procedimientos únicos dentro de la empresa sobre cómo administrar sus proyectos, de manera que a pesar de tener diferentes administradores, estos ejecuten su trabajo de forma similar. • Desarrollar e instalar el Proceso Lecciones Aprendidas para que el aprendizaje organizacional que significan los proyectos, sean parte de la base de conocimiento de VIAS CHILE y de esta forma apoyar integral y transversalmente la GdeP de sus proyectos y de su Empresa matriz. Dotar a la empresa de un banco de datos de los proyectos ejecutados, que pueda ser consultado para mejorar la administración de sus nuevos proyectos • Mejorar la comunicación sobre GdP en la Dirección de Ingeniería y Construcción, de tal forma que se mejore la coordinación entre de los departamentos funcionales. En este caso, se requiere que la PMO establezca las reglas de esa comunicación y solventar posibles conflictos que se generen dentro de los departamentos funcionales de la organización. • La GdeP que logre desarrollar la PMO dentro de la Empresa, incidirá, optimizando, el uso de los recursos que se destinan a los proyectos. En este sentido, se requiere disminuir los costos, mantener o mejorar la calidad e incrementar las utilidades obtenidas del desarrollo de los proyectos Estrategia de implementación de la PMO 1 1. Diagnóstico de la institución. • Requerimientos y expectativas de VIAS CHILE. • Análisis del nivel de madurez. • Planeación de posibles mejoras. 2. Planeación Estratégica. • • • • • • • Patrocinio de VIAS CHILE. Presupuesto para la PMO. Recursos de la PMO. Ubicación dentro de VIAS CHILE. Establecer marco filosófico de la PMO. Establecer funciones y responsabilidades. Escoger el Tipo de PMO. 3. Desarrollo e Implementación. • Definir necesidades. • Definir servicios. • Creación de la PMO en la estructura de la institución. Estrategia de implementación de la PMO 2 4. Preparación y difusión de documentos. Base de conocimientos en GdeP por construirse • • • • • • • • • Manuales. Políticas. Metodología. Herramientas. Procedimientos. Definición de roles y responsabilidades del equipo de trabajo. Asignar personal de la PMO. Capacitar equipo de trabajo. Divulgar la PMO en VIAS CHILE. 5. Implantación del Sistema PMO VIAS CHILE diseñado, en software ACONEX 6. Cierre de la Implementación. • Definir plan de evolución según necesidades de VIAS CHILE. • Evaluar los resultados obtenidos. Funciones de la PMO potencial 1 Las principales funciones que tendrá la PMO de VIAS CHILE, a partir de su puesta en marcha y al cabo de dos (2) años son: • Crear la documentación, los estándares y la metodología de Administración de Proyectos que se utilizará en VIAS CHILE. • Conformación del equipo de trabajo de la PMO. • Establecer los costos de operación anual de la PMO y el cronograma de implementación. • Capacitar al equipo de trabajo en las metodologías y herramientas de administración de proyectos que se pretenden implementar. • Crear el Archivo Técnico o Repositorio de GdeP de VIAS CHILE. • Establecer los principios de la cultura en Administración de Proyectos en los funcionarios de VIAS CHILE. • Revisión del proceso de administración de cambios en cuanto a personal, herramientas, equipos de trabajo, procedimientos y controles, así como la evaluación de desempeño de la Oficina. • Revisión de los rendimientos de los proyectos en desarrollo (y algunos finalizados). • Desarrollo y aplicación de metodologías para el control de costos, tiempo y calidad de los proyectos. • Establecer la metodología para el control de cambios y sus adecuados reportes. Funciones de la PMO potencial 2 • Almacenar y documentar las lecciones aprendidas de los proyectos en ejecución y finalizados y promover la mejora continua. Gestionar Lecciones Aprendidas como proceso formal VIAS CHILE. • Establecer los riesgos para los proyectos de VIAS CHILE. • Establecer y verificar los procedimientos para el cierre de los proyectos y finiquito de los mismos. • Establecer el proceso de priorización de proyectos de acuerdo a las definiciones de VÍAS CHILE. • Establecer el Plan de Capacitación en GdeP a los profesionales y técnicos de la DI&C de VIAS CHILE. • Determinar el nivel de madurez de la Institución, luego de las capacitaciones, de un (1) proyecto ejecutado bajo este estándar. • Revisar el plan de comunicaciones y su impacto en VIAS CHILE. • Optimizar el uso de los recursos en todos los proyectos que ejecute VIAS CHILE. • Fortalecer la cultura en Administración de Proyectos dentro de la institución. • Determinar el nuevo nivel de madurez de VIAS CHILE. Todas y cada uno de estas funciones, propiedades, responsabilidades, generan un plan de trabajo, acotado a dos años contados desde la puesta en marcha de la PMO VIAS CHILE.
