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AUDITORIA
INSTITUCION EDUCATIVA MARIA MADRE DE LA
IGLESIA
INTEGRANTES:
JAVIER CAICEDO MORA
LUZ HELENA RUEDA MOLANO
GRANADA META
FECHA 05 DE JUNIO DE 2013
DATOS INSTITUCIONALES
Nombre de la institución:
María Madre de la Iglesia
Enfoque:
Formación Técnico Administrativa
Sector:
Privado
Resolución de reconocimiento oficial:
6210 de 05 noviembre de 2010
Calendario: A
Jornada: Única
Dirección: Calle 5 No. 6-55
INTRODUCCION
La Institución hace parte de procesos de educación basados en principios éticos,
morales y evangelizadores cuyo objetivo es formar al estudiante desde su interior y en
su pensamiento para que sea capaz de desenvolverse en la sociedad en que vive, es
decir, que dicha formación busque que el educando a través de su trabajo y la
adquisición de conductas positivas para el aprendizaje, refleje y aplique los
conocimientos adquiridos en procesos de competencias; demostrando ser una
persona autónoma y con un perfil de liderazgo, vivenciando el sistema preventivo de
Don Bosco.
POLÍTICA DE CALIDAD
La política de calidad de la INSTITUCION MARIA MADRE DE LA IGLESIA, se ha establecido
en la definición de la MISIÓN (razón de ser de la institución), la VISIÓN (lugar estratégico
que la institución pretende alcanzar a mediano y largo plazo) y los VALORES (ideas,
principios y puntos fuertes sobre los que la institución se fundamenta para alcanzar la
visión).
LA MISIÓN:
Somos una Institución Educativa Católica que ofrece a la comunidad una formación
integral en valores cristianos, creando en el estudiante actitudes que le permitan su
realización como miembro activo de la comunidad con un espíritu evangelizador y
empresarial competente frente a los cambios globales de la sociedad.
LA VISIÓN:
La Institución Educativa María Madre de la Iglesia del Municipio de San Martín (Meta)
en el año 2014 es líder a nivel regional en la prestación del servicio educativo, que
entregará a la sociedad jóvenes competentes con criterios cristianos, democráticos,
técnicos e investigativos para continuar su formación y ser partícipes del sector laboral.
OBJETIVO GENERAL
Fortalecer el proceso de integración de la comunidad educativa, vivenciando los
valores cristianos que faciliten la convivencia democrática, la formación de técnicos
competentes en el campo administrativo, para que sean gestores de una nueva
sociedad regional y nacional.
ORGANIGRAMA
INSTITUCION EDUCATIVA
MARÍA MADRE DE LA IGLESIA
MEN
ARQUIDIOCESIS
DE
VILLAVICENCIO
ADMINISTRAD
OR
ASOCIACION DE
PADRES DE
FAMILIA
SECRETARIA DE
EDUCACION
CONSEJO
DIRECTIVO
GOBIERNO
ESCOLAR
CONSEJO
ACADEMICO
RECTORIA
CONSEJO DE
ESTUDIANTES
ASOCIACION DE
EX ALUMNOS
CONSEJO DE
PADRES
COORDINACION ACADEMICA Y
DESARROLLO HUMANO
COMITÉ DE
DISCIPLINA
ASESORES DE
GRADO
COMITÉ ETICO
SOCIAL
DOCENTES
ESTUDIANTES
SECRETARIA
BIBLIOTECA
PSICOLOGIA Y
ORIENTACION
SERVICIOS
GENERALES
AREA TECNICA
RECEPCION
INTEGRACION
CON EL SENA
CAFETERIA
ETAPA
LECTIVA
ETAPA
PRODUCTIVA
PRACTICA
EMPRESARIAL
PERSONERO PASTORAL
PLANEACION DE LA AUDITORIA:
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA:
El objetivo de la auditoria es la de evaluar y verificar políticas, controles, procedimientos,
manejo de recursos, manejo de la información; su utilización, eficiencia y seguridad de
la institución a fin de que se logre una utilización más eficiente para que la institución
sea más competente.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
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Establecer si existen líneas de responsabilidad y autoridad claramente
definidas, la existencia de normas escritas como manuales de funciones y
procedimientos.
Verificar procedimientos que garanticen la contratación de personal de calidad.
Determinar si existen mecanismos de control que permitan establecer la
satisfacción de los clientes tanto internos como externos de la institución.
Constatar si existe una adecuado manejo de los recursos tangibles e intangibles
de la institución.
Evaluar si se están cumplimiento con las normas establecidas para realizar la
debida contracción del personal adscrito a la Institución.
Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas propuestas por la
dirección.
Evaluar si los estados financieros preparados por la institución presentan
razonablemente su situación financiera, resultado de sus operaciones, de
conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
ALCANCES DE LA AUDITORIA:
 Área Administrativa y financiera
 Área operativa
CRITERIOS DE LA AUDITORIA:
Posibles Fuentes de información: planes estratégicos, actas del comité de dirección y
actividades realizadas, manuales de procedimiento y de funciones.
Documentos/Registros: Planteamiento estratégico para la docencia Análisis de la
capacidad del docente, contratos de gestión, estados financieros,
Personal de entrevista: Rectoría- Secretaria- Docentes
EQUIPO AUDITOR:
Javier Caicedo Mora
Luz Helena Rueda Molano
FECHA AUDITORIA: 2 DE JUNIO DE 2013
DETALLES DE ACTIVIDADES:
Se realizo una visita a la Secretaria del establecimiento educativo, donde se llevo a cabo
una revisión objetiva de las hojas de vida de los docentes, y del personal a cargo de la
institución, igualmente se solicito manual de funciones, manual de procedimientos
(Manual de Convivencia) y mediante entrevista verbal a dicha funcionaria manifestó que
no existen dichos documentos previamente establecidos en la institución. Igualmente
se solicitaron los contratos de vinculación laboral del personal a cargo de la Institución.
En entrevista sostenida con el Rector de la Institución se indago acerca de los elementos
de dotación de las aulas, la biblioteca, el laboratorio y de los insumos y recursos para el
buen desempeño de las actividades que se desarrollan en el colegio, se reviso la misión,
la visión y el organigrama de la institución, se verificaron los planes estratégicos de la
dirección para el logro de los objetivos institucionales, nos facilitaron los Estados
Financieros con corte a 31 de Diciembre de 2013 para su lectura(sin copia) y pudimos
encontrar algunas falencias financieras que se mencionaran en el Informe.
INFORME DE AUDITORIA
San Martin Meta, 05 de junio de 2013
Pbro.
ANGEL TORRES RODRIGUEZ
Rector
I.E.M.M.I
San Martín – Meta
Asunto: Informe de Auditoria
Cordial saludo,
Me permito remitir a ustedes el informe de resultados obtenidos de la auditoría
realizada en las instalaciones de la Institución Educativa María Madre de la Iglesia que
se realizó el día 02 de junio de 2013.
La revisión realizada fue de carácter integral y comprendió la evaluación de la estructura
de la organización, cumplimiento de actividades en el área administrativa, operativa y
financiera.
De los resultados obtenidos durante la evaluación, me permito informar lo siguiente:
1. Área Administrativa
2. Área Operativa
3. Área Financiera
HALLAZGOS AREA ADMINISTRATIVA
 No existe un buzón de quejas, para dar atención a los usuarios y conocer las quejas de
los mismos.
R/ Fijar en un sitio visible y confiable un buzón para recepcionar las quejas y reclamos que
permitan evaluar el grado de satisfacción de los clientes tanto internos como externos de la
Institución Educativa.
 Las hojas de vida de los Docentes, no presentan los soportes que acrediten la
información presentada, (ACTAS DE GRADO, DIPLOMAS, COPIAS DE DOCUMENTO DE
IDENTIDAD, REFERENCIAS).
R/ Exigir al personal docente la documentación soporte que falte y de igual manera para las
nuevas vinculaciones laborales de los docentes la documentación correspondiente que soporte
lo acreditado en las hojas de vida.
Diseñar un formato único de hoja de vida para el personal que se desee vincular a la Institución
Educativa.
 No existe manual de funciones para cada cargo.
R/ Adoptar los manuales de funciones para todos los cargos establecidos por la institución.
 No se maneja Inventario en cada Dependencia, excepto la Biblioteca.
R/ Implementar en cada una de las dependencias los inventarios pertinentes, estableciendo
control de los movimientos y personal a cargo.
 No existe la planeación debida y adecuada en las obras que se realizan, además no se
solicitan garantías de las obras. Ejemplo el piso del aula máxima se cambió con una
inversión de $7.000.000 y a los 15 días se dañaron las baldosas.
R/ Establecer la planeación debida y adecuada siguiendo las normas pertinentes para cada caso,
igualmente implementar el manual de procedimientos para evitar riesgos y malos manejados
en los procesos de contratación y demás.
 Los docentes no informan a tiempo sus ausencias, no las informan por escrito.
R/ Establecer mecanismos de control y autocontrol a los docentes, capacitando constantemente
e involucrando a cada uno de ellos con el fin de generar sentido de pertenencia por la institución.
 No hay evidencias de citaciones a consejo directivo, la citación se realiza por teléfono
un día antes de la reunión.
R/ Programar con anterioridad las citaciones y por escrito con el fin de tener las evidencias
físicas.
 La asociación de padres no ha cambiado de integrantes, los últimos cinco años.
R/ Establecer mediante documento escrito la conformación de la asociación de padres
resaltando funciones, periodos y mecanismos de evaluación y presentación de informes con el
fin de crear una asociación de padres objetiva.
 La función del Personero no se encuentra bien orientada, se reduce a conseguir recursos
para obras de la Institución Educativa.
R/ Establecer mediante documento escrito los mecanismos de elección del personero,
funciones inherentes al cargo, periodo, mecanismos de evaluación y presentación de informe
de las actividades realizadas en terminados periodos.
 No existe contrato escrito para los docentes que trabajan hora cátedra.
 Algunos docentes no poseen contrato laboral.
R/ Adoptar mediante documento escrito manual de procedimientos para realizar estudios
previos y contratación del personal docente siguiendo los lineamientos establecidos en las
pertinentes normas.
HALLAZGOS AREA OPERATIVOS
 El organigrama de la Institución presenta errores en la jerarquización de los cargos
administrativos, dado que la COORDINACION ACADEMICA, se encuentra en el mismo
nivel que la Secretaria y Biblioteca estas deben depender de una oficina de Recurso
Humano y allí sale Servicios generales, secretaria y biblioteca.
 En el organigrama la Coordinación de la Media Técnica, debe ser del mismo nivel que la
Coordinación académica. Y no incluye LAS ETAPAS.
R/ Adoptar líneas de responsabilidad y autoridad perfectamente definidas por escrito a
través de manuales de organización y organigramas que permitan ejercer un mejor
control organizacional en la institución.
La institución no cuenta con un botiquín apropiado y elemento para atender primeros auxilios
R/ Designar recursos para comprar un botiquín y mantener un stop adecuado, delegando a una
persona en particular la responsabilidad.
 Los niños de Preescolar no cuentan con el espacio indicado para su libre desarrollo.
 Los laboratorios no cuentan con elementos suficientes. (Microscopios )
R/ Revisar el presupuesto de la institución y ver la posibilidad de realizar mejoras que permitan
prestar un servicio educativo con calidad y sea más competente.
No existe control en el uso del aula de audiovisuales.
R/ Adoptar por escrito mecanismos que ejerzan control sobre el manejo y uso de los
elementos audiovisuales.
HALLAZGOS AREA FINANCIEROS
 La Propiedad planta y equipo no ha sido valorizada los últimos 8 años.
 El manejo de la cartera, no lleva control.
 Los pagos de pensiones de los Estudiantes no concuerdan con el informe de Tesorería.
 No se realiza en forma correcta la Depreciación de la Propiedad planta y equipo
 No se presenta en forma clara como se distribuyen los excedentes.
 No existe control en la caja menor, no hay soportes,, nunca se realiza arqueo.
FALTAN LAS RECOMENDACIONES DE LOS HALLAZGOS FINANCIEROS.....
CONCLUSIONES
 Mantener siempre una adecuada delimitación de funciones a través de un
organigrama funcional y que guarde coherencia con el manual de funciones.
 Capacitar al personal para que no se vulneren las normas establecidas en la
institución.
Faltan conclusiones en la parte financiera....y demas que veas que hacen falta...
RECOMENDACIONES
 Adoptar por escrito un manual de funciones para el personal adscrito a la
institución educativa.
 Adoptar por escrito un Manuel de procedimientos para la realización de cada
uno de los procesos que se lleven a cabo dentro de la institución.
 Proveer al personal tanto administrativo como operativo de equipo tecnológico
para el desenvolvimiento de sus funciones.
 Contratar personal capacitado que cumpla con los requisitos previamente
establecidos.
 Mantener registro adecuado de toda la información.
Faltan recomendaciones en la parte financiera....y demás que veas que hacen falta...
Falta anexos como papeles de trabajo ... estados financieros de la institución, formato
de entrevista aplicada....