INSCRIPCIÓN Y ASIGNACIÓN DE CUPOS PARA ESTUDIANTES NUEVOS

Código: PR-GEC-06
INSCRIPCIÓN Y ASIGNACIÓN DE
CUPOS PARA ESTUDIANTES NUEVOS
Versión: 01
Fecha actualización:
23/05/2014
1. OBJETIVO: Inscribir los estudiantes nuevos que desean acceder al sistema educativo
oficial del Ente Territorial y asignar cupos según la oferta y criterios de prioridad establecidos
por la Secretaría de Educación.
2. RESPONSABLE: Secretario de Educación, Subsecretario de Cobertura
3. ALCANCE: Inicia con la publicación de la oferta educativa, comprende la asignación y
registro en el Sistema de Matrícula y finaliza con la publicación del listado de estudiantes que
fueron asignados.
4. DEFINICIONES Y TÉRMINOS:
EE: Establecimiento Educativo
SIMAT: Sistema Integrado de Matrícula
SE: Secretaría de Educación
PU: Profesional Universitario
5. CONTENIDO:
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1. Publicar y difundir la oferta educativa: Publica los cupos Subsecretario de
disponibles por grado y por sede. Se difunde y se invita a la Cobertura
comunidad a que acuda a los puntos de inscripción orientarlos en
el trámite.
2. Inscribir estudiantes nuevos: Se verifica el estado en el que
se encuentra el estudiante en el SIMAT y procede a entregarle el
formulario para que sea diligenciado y posteriormente se reciben
en los puntos de inscripción con los anexos.
Subsecretario de
Cobertura
Esta actividad puede ser realizada por un tercero contratado por
la SE.
Revisado por:
Aprobado por:
Jesús Antonio Colorado Díaz
Guillermo León Restrepo Ochoa
Cargo: Subsecretario de Cobertura Educativa Cargo: Secretario de Educación
REGISTRO
Registro de
publicación
FO-GEC-04
Formulario de
inscripción de
estudiantes
nuevos
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CUPOS PARA ESTUDIANTES NUEVOS
3. Registrar los estudiantes en el SIMAT: Registra en el
SIMAT, la información obtenida de los formularios de inscripción.
Esta actividad puede ser realizada por un tercero contratado por
la SE.
Versión: 01
Fecha actualización:
23/05/2014
Subsecretario de
Cobertura
SIMAT
4. Realizar la asignación de cupos en el SIMAT: Asigna los
cupos a los estudiantes en forma masiva o individual según los PU de Cobertura
criterios establecidos por el Comité de Cobertura.
SIMAT
5. Generar reporte de asignación: Genera el reporte de
asignación en el SIMAT a través del cual se debe resumir por
cada establecimiento educativo los datos de los estudiantes
asignados.
SIMAT
PU de Cobertura
6. Informar a la Comunidad Educativa los estudiantes que Subsecretario de
fueron asignados: Comunica el listado de estudiantes asignados Cobertura
en puntos visibles, a su vez, envía los listados a los EE para que
sean publicados en las diferentes sedes.
FO-GEC-05
Listado de
estudiantes
asignados
Oficio
6. DOCUMENTO DE REFERENCIA:
Resolución 5360 de 2006. Acto administrativo en el cual se disponen las directrices,
políticas, lineamientos, criterios, cronograma y responsables del proceso de matrícula
en su jurisdicción, para el siguiente año escolar.
Ley 115 de 1994. Por la cual se expide la ley general de educación.
Ley 715 de 2001. Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y
competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de
2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación
de los servicios de educación y salud, entre otros.
Decreto 1526 de 2002. Por el cual se reglamenta la administración del sistema de
información del sector educativo
Manual del Sistema SIMAT Versión 5.0
Decreto 366 de 2009. Por medio del cual se reglamenta la organización del servicio de
apoyo pedagógico para la atención de los estudiantes con discapacidad
y
con
Revisado por:
Aprobado por:
Jesús Antonio Colorado Díaz
Guillermo León Restrepo Ochoa
Cargo: Subsecretario de Cobertura Educativa Cargo: Secretario de Educación
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CUPOS PARA ESTUDIANTES NUEVOS
Versión: 01
Fecha actualización:
23/05/2014
capacidades excepcionales en el marco de la educación inclusiva.
Decreto 3020 de 2002. Por el cual se establecen
los
criterios
y
procedimientos
para organizar las plantas de personal docente y administrativo del servicio Educativo
estatal que prestan las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones
Decreto 3011 de 1997. Por el cual se establecen las normas para el ofrecimiento de la
educación de adultos y se dictan otras disposiciones.
Resolución MEN 166 del 4 de febrero de 2003. Por medio de la cual se establecen las
condiciones del reporte de información para la implementación de la primera etapa del
Sistema de Información del Sector educativo.
Decreto 1290 de 2009. Por el cual se reglamenta la evaluación del aprendizaje y promoción
de los estudiantes de los niveles de educación básica y media.
Ley 1448 de 2011. Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación
integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones.
Y las demás que modifiquen o complementen
7. CONTROL DE REGISTROS:
Código Nombre
FOGEC05
Responsa Lugar
deRecuperació Protección Tiempo de Disposició
ble
almacenamient n
retención n Final
o
Archivo
de Serie/Tema Carpeta
Ver TRD
Ver TRD
Listado
de PU
PU
estudiantes Cobertura Gestión
Cobertura
asignados
FOGEC04
Formulario
de
inscripción
PU
Archivo
Cobertura Gestión
Cobertura
de Serie/Tema
PU
Carpeta
Ver TRD
Ver TRD
8. CONTROL DE CAMBIOS:
Versión
Fecha de Aprobación
Descripción del Cambio
1
23/05/2014
Elaboración del documento al unificarse el procedimiento de
inscripción de estudiantes y el de asignación de cupos, surge
este nuevo procedimiento
9. ANEXOS:
Revisado por:
Aprobado por:
Jesús Antonio Colorado Díaz
Guillermo León Restrepo Ochoa
Cargo: Subsecretario de Cobertura Educativa Cargo: Secretario de Educación
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