SPANISH Como-usar-Excel-para-marketers

Anuncio
Cómo usar
EXCEL
Training esencial para
marketing basado en datos
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ÍNDICE
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Funciones básicas . . . . . . . . . . . . . 4
BUSCARV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Funciones SI . . . .. . . . . . . . . . . . . . 14
Tablas dinámicas . . . . . . . . . . . . . 18
Visualización de datos. . . . . . . . . 20
Últimos detalles . . . . . . . . . .. . . . . 23
Recursos adicionales. . . . . . . . . . 27
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INTRODUCCIÓN
¿Te has encontrado alguna vez sumergido en una hoja de cálculo
de Excel que parecía no tener fin? Te encuentras copiando a mano
columnas y garabateando cálculos interminables en una hoja de papel
a la vez que piensas: “tiene que haber una forma mejor de hacer esto”.
Y a decir verdad, es probable que la haya; simplemente aún no la conoces.
En un mundo en el que con frecuencia ser un experto en Excel no es más
impresionante que algo tan básico como respirar, son muchos los trucos
y consejos que la mayoría de los empleados de oficina desconocen.
Dominar Excel específicamente para el área de marketing tiene sus
propias complicaciones. Es muy probable que hayas tenido que analizar
datos a partir de una encuesta de NPS, realizar un análisis del tema de
los contenidos o recopilar datos de ventas para calcular el retorno de la
inversión en marketing. Todo esto requiere unos conocimientos de Excel
que van más allá de la simple fórmula SUMA.
Esta guía te ayudará con todas estas tareas. Ya sea que desees agilizar el
formateo de gráficos, entender de una vez por todas las tablas dinámicas
o utilizar la función BUSCARV (no es tan intimidante como parece, te lo
prometemos), te enseñaremos todo lo que necesitas saber para poder
autoproclamarte un experto en Excel.
Somos conscientes de que cualquier lectura sobre Excel no resulta
precisamente fascinante, por lo que hemos tratado de adaptar el training
a tu propio estilo de aprendizaje. Al inicio de cada tema avanzado,
encontrarás un video breve para que empieces a familiarizarte con
el tema: es la solución perfecta para quienes andan cortos de tiempo
y buscan una respuesta rápida. Después de eso, profundizaremos en detalle.
Sigue leyendo para ver algunas funciones adicionales e información sobre los
informes. Por último, si eres de los que aprenden mejor en la práctica, al cierre
de cada capítulo, hemos incluido preguntas que te permitirán demostrar tus
conocimientos. Para ello, completa nuestro documento de práctica de Excel,
que se incluye en el archivo comprimido de descarga de esta oferta.
Un último comentario: todas las capturas de pantalla incluidas en esta guía
se tomaron en Microsoft Excel para Mac 2011. Existen muchas versiones de
Excel; las diferencias se dan principalmente entre las versiones para PC y
Mac. No obstante, todas las funciones que se explican en este documento
pueden usarse en cualquiera de las versiones.
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FUNCIONES BÁSICAS
En ocasiones, Excel parece demasiado bueno para ser verdad. ¿Necesitas
combinar información en varias celdas? Excel puede hacerlo. ¿Tienes que
copiar el formato en una selección de celdas? Excel también puede hacerlo.
De hecho, si alguna vez te encuentras en una situación en la que necesites
actualizar o calcular manualmente tus datos, es probable que estés pasando
por alto la fórmula que puede hacerlo por ti. Antes de pasar horas y horas
contando celdas o copiando y pegando datos, busca una corrección rápida
en Excel, ya que es probable que la encuentres.
Con el objetivo de mejorar la eficiencia y evitar el trabajo manual, nos
gustaría comenzar este training detallado de Excel con sus funciones
básicas. Una vez que hayas automatizado estas fórmulas y comandos,
estarás listo para abordar cada una de las lecciones avanzadas de
Excel en los próximos apartados.
FUNCIONES ESENCIALES
SUMA
+
RESTA
-
MULTIPLICACIÓN
*
DIVISIÓN
/
EXPONENTES
^
NOTA: Recuerda que todas las fórmulas en Excel deben comenzar
con el signo igual (=). Utiliza los paréntesis para asegurarte de que
determinados cálculos se realizan primero. Por ejemplo, considera
la diferencia entre =10+10*10 y =(10+10)*10
PROMEDIO
=PROMEDIO(rango de celdas)
SUMA
=SUMA(rango de celdas)
CONTAR
=CONTAR(rango de celdas)
NOTA: Las series de celdas específicas se separan con comas (,).
Los rangos de celdas se marcan con dos puntos (:). Por ejemplo,
podrías tener =SUMA(4,4) o =SUMA(A4,B4) o =SUMA(A4:B4).
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Insertar filas o columnas
Es posible que mientras estés manipulando los datos, descubras que tienes
que agregar constantemente filas y columnas. A veces, hasta quizás tengas
que agregar cientos de filas. Agregar de a una fila a la vez sería una tarea
increíblemente ardua. Por suerte, siempre hay una forma más fácil.
Para agregar varias filas o columnas en una hoja de cálculo, resalta la misma
cantidad de filas o columnas existentes que quieres agregar. Tras ello, haz clic
con el botón derecho del ratón y selecciona “Insertar”.
Concatenar
Al igual que la mayoría de las características en Excel, la función Concatenar
está diseñada para ahorrar tiempo. Esta función te ayuda a unir varias
cadenas de texto en una única celda. La fórmula es la siguiente:
=CONCATENAR(texto1,texto2)
Observa cómo hemos usado esta función para combinar el dominio raíz
y el subdominio en una única columna.
También puedes agregar texto adicional antes, después o entre las celdas
que estás combinando. Aquí hemos agregado “http://” en las URL. Para la
sintaxis de la fórmula, recuerda agregar comillas alrededor de cualquier
texto adicional.
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Texto en Columnas
Mientras que la función Concatenar combina celdas, la función Texto en
Columnas hace exactamente lo contrario. Veamos otro ejemplo de URL.
Esta función facilita enormemente la división de subdominios, subdirectorios
y parámetros UTM. En lugar de usar una fórmula, tendrás que localizar
la opción Texto en Columnas en el menú Datos.
A continuación, aparecerá un cuadro de diálogo para asistencia. Asegúrate
de seleccionar “Delimitados”. Esta opción le indica a Excel que deseas
separar el texto en una columna nueva donde haya una coma o una
pestaña. Dado que la barra diagonal (/) separa las distintas partes de
un dominio, tendrás que agregar esta a la opción “otra” en el Paso 2.
Por último, elige el destino de los datos devueltos en el Paso 3. ¡Y listo!
Autorrellenar
Si tienes conocimientos básicos de Excel, es probable que ya conozcas
este truco rápido. Pero, por si acaso, nos gustaría mostrarte las maravillas
de la función Autorrellenar. Esta función te permite rellenar rápidamente
las celdas adyacentes con diversos tipos de datos, tales como valores,
series y fórmulas.
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Hay muchas formas de implementar esta función, pero el controlador
de relleno se encuentra entre las más sencillas. Selecciona las celdas
de origen, localiza el controlador de relleno en la esquina inferior
derecha de la celda y arrastra el controlador de relleno hasta abarcar
todas las celdas que deseas rellenar o simplemente haz doble clic.
ATAJOS DEL TECLADO
PC
MAC
Ctrl-U
Comando-N
Mayús-barra espaciadora
Mayús-barra espaciadora
Ctrl-barra espaciadora
Control-barra espaciadora
Ctrl-Mayús-derecha/izquierda
Comando-Mayús-derecha/izquierda
Ctrl-Mayús-arriba/abajo
Comando-Mayús-arriba/abajo
Ctrl-Alt-K
Comando-K
ABRIR FORMATO DE CELDAS
Ctrl-1
Comando-1
AUTOSUMAR CELDAS SELECCIONADAS
Alt-=
Comando-Mayús-T
CREAR UN LIBRO NUEVO
SELECCIONAR TODA LA FILA
SELECCIONAR TODA LA COLUMNA
SELECCIONAR EL RESTO DE UNA FILA
SELECCIONAR EL RESTO DE UNA COLUMNA
AGREGAR HIPERVÍNCULO
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Pegado Especial
A menudo, es posible que debas transformar los elementos de una fila de
datos en una columna (o viceversa). Te llevaría mucho tiempo copiar y pegar
cada encabezado individualmente. Sin mencionar que podrías caer en
la trampa más grande y desafortunada de Excel: el error humano.
En su lugar, permite que Excel haga el trabajo por ti. Selecciona la columna
o fila que deseas transponer. Haz clic con el botón derecho y selecciona
“Copiar”. A continuación, selecciona las celdas en tu hoja de cálculo, en el
lugar donde quieres que comience la primera fila o columna. Haz clic con
el botón derecho y luego selecciona “Pegado Especial”. Cuando aparezca
el módulo, elige la opción para transponer.
El “Pegado Especial” es una función a la que yo recurro en numerosas
ocasiones. En el módulo, también puedes elegir entre copiar fórmulas,
valores, formatos o incluso el ancho de una columna. Esto resulta sumamente
útil al copiar los resultados de tu tabla dinámica (ya hablaremos de este tema)
en una tabla a la que puedes aplicar formato y añadir gráficos.
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Símbolos del dólar
¿Alguna vez viste un símbolo del dólar en una fórmula de Excel? No le asigna
formato de moneda a los números, sino que garantiza que una columna y fila
determinadas se mantengan constantes aun si copias la misma fórmula en
filas adyacentes.
Excel es una herramienta inteligente. Por ejemplo, cuando haces referencia a la
celda A5 desde la celda C5, se predetermina registrando su ubicación relativa.
En este caso, estás haciendo referencia a una celda que se encuentra dos
columnas hacia la izquierda (C menos A) y en la misma fila (5). Cuando copias
esta fórmula relativa de una celda a otra, los valores de la fórmula se ajustan
sobre la base del lugar al que se desplazan.
Pero ¿qué sucede si quieres que esa referencia permanezca inalterada sin
importar dónde copies la fórmula? Cambia la fórmula relativa (=A5+C5) por
una fórmula absoluta anteponiendo el símbolo del dólar a los valores de la
fila y la columna (=$A$5+$C$5).
PON A PRUEBA TUS CONOCIMIENTOS:
Si aún no lo hiciste, descarga nuestro Documento de Práctica de Excel
para poner a prueba tus conocimientos sobre el capítulo Funciones Básicas.
Inserta una columna tras “Apellido”. A continuación, combina las columnas
“Nombre” y “Apellido” usando la función Concatenar. Nombra a tu nueva
columna “Autor” y borra “Nombre” y “Apellido”.
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BUSCARV
¿Alguna vez has querido combinar dos conjuntos de datos que se
encontraban en hojas de cálculo diferentes en una única hoja de cálculo? Sí,
siempre es posible abrir los dos documentos en Excel y copiar y pegar celda
por celda. ¿Pero qué sucede si tu hoja de cálculo contiene cientos de filas?
BUSCARV es tu solución. En pocas palabras, esta función se vale de un
identificador único (similar a una dirección de correo electrónico o al número
de referencia de un artículo) para unir datos de dos fuentes diferentes. Por
ejemplo, es posible que quieras combinar algunos datos de HubSpot con
otros de Salesforce. En este caso, Excel busca un valor único en la primera
columna de la izquierda de una hoja de cálculo e inserta un valor en la
misma fila derivado de una columna que hayas especificado en la otra hoja
de cálculo.
Antes de usar la fórmula, copia y pega los datos para que estén en dos
hojas diferentes del mismo documento de Excel. La hoja 1 será la ubicación
donde deseas que se copien los datos combinados finales. En la hoja 2 se
encontrarán los datos que deseas transponer a la hoja 1.
A continuación, deberás estar totalmente seguro de que hay, al menos, una
columna que se repite de forma idéntica en la hoja 1 y la hoja 2. Ordena los
datos (Datos > Ordenar) de manera ascendente en esta columna y examina
los conjuntos de datos en busca de diferencias y espacios sobrantes.
La fórmula es la siguiente:
=BUSCARV(valor de búsqueda, matriz de tabla, número de columna,
[búsqueda de rango])
Si incluimos los valores, se mostrará de la siguiente manera:
=VLOOKUP(C2,Hoja2!A:B,2,FALSO)
Si piensas que esto no es más que un montón de letras y números al azar,
no eres el único. Desglosemos cada componente.
•
Valor de búsqueda: es el valor idéntico que tienes en ambas hojas de
cálculo. Elige el primer valor en la hoja 1 que estés tratando de combinar.
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•
•
•
Matriz de tabla: es el intervalo de columnas en la hoja 2 del cual
quieres que Excel extraiga los datos. Asegúrate de resaltar ambas
columnas de datos idénticas a tu valor de búsqueda en la hoja 1
y los datos que solo están disponibles en la hoja 2 y que deseas
transponer. Cuando resaltas esta selección, Excel ingresará un valor
como el siguiente en la fórmula: “Hoja2!A:B.”
Número de índice de columna: este valor le indica a Excel la columna en
la hoja 2 que contiene los nuevos datos que deseas transponer a la hoja 1.
Ten en cuenta que se indica con un número, no con una letra. De esta
forma, los datos en la columna B aparecerán como “2” en el número
de columna, ya que se trata de la segunda columna de la derecha.
Búsqueda de rango: ingresa FALSO para asegurarte de extraer solo
los valores que coincidan exactamente.
No es necesario que memorices esta fórmula. Tienes acceso a ella
fácilmente con el botón Función a la izquierda de la barra de fórmulas.
Localiza BUSCARV e inserta los valores en el cuadro de diálogo.
Cuando la fórmula esté completa y funcione correctamente, sírvete de la
función Autorrellenar para copiar BUSCARV en el resto de la columna.
Ten en cuenta que BUSCARV solo extraerá los valores de la segunda
hoja que se encuentren a la derecha de la columna que contiene los
datos idénticos. Esto puede tener algunas limitaciones. Pero no temas,
las funciones ÍNDICE y COINCIDIR en la siguiente sección te ofrecen
una solución alternativa práctica.
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Funciones ÍNDICE y COINCIDIR
Al igual que BUSCARV, las funciones ÍNDICE y COINCIDIR extraen datos de otro
conjunto de datos en una ubicación central. Las principales diferencias son:
•
•
BUSCARV es una fórmula mucho más sencilla. Si estás trabajando
con grandes conjuntos de datos que requieren cientos de búsquedas,
la función ÍNDICE y MATCH permitirá reducir significativamente el
tiempo de carga en Excel.
Las fórmulas ÍNDICE y COINCIDIR actúan de derecha a izquierda, mientras
que las fórmulas BUSCARV solo realizan búsquedas de izquierda a
derecha. Dicho de otra manera, si tu columna de búsqueda se encuentra
a la derecha de la columna de resultados, tendrías que reordenar esas
columnas para poder usar BUSCARV. Esto puede resultar tedioso con
grandes conjuntos de datos y puede conducir a errores.
Echemos un vistazo a la fórmula. Observa que la fórmula ÍNDICE y COINCIDIR
es, en realidad, la fórmula COINCIDIR anidada en la fórmula ÍNDICE.
=ÍNDICE(matriz de tabla, COINCIDIR(valor_de_búsqueda,
matriz_de_búsqueda, tipo_de_coincidencia))
Con los valores reales, se mostraría de la siguiente manera:
=ÍNDICE(Hoja2!A:A, (COINCIDIR(Hoja1!C:C,Hoja2!C:C,0)))
Veamos en detalle estas variables.
•
•
•
•
Matriz de tabla: es el intervalo de columnas en la hoja 2 que contienen los
nuevos datos que deseas llevar a la hoja 1. En el ejemplo anterior, es
solamente la columna A de la hoja 2.
Valor de búsqueda: es la columna en la hoja 1 que contiene los
valores idénticos en ambas hojas de cálculo que estás tratando
de combinar. En el ejemplo, es la columna C de la hoja 1.
Matriz de búsqueda: es la columna de la hoja 2 que contiene los
valores idénticos en ambas hojas de cálculo en las que Excel está
buscando. En el ejemplo, es la columna C de la hoja 2.
Tipo de coincidencia: le indica a Excel si deseas obtener una coincidencia
exacta o la coincidencia más próxima. Para evitar complicaciones
innecesarias, solo recuerda usar “0” aquí siempre para obtener
coincidencias exactas.
Inserta esta fórmula (o localiza las fórmulas ÍNDICE y COINCIDIR con el
botón Función) en la primera celda de la columna donde deseas que la
información combinada aparezca en la hoja 1. Autorrellena hacia abajo.
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PON A PRUEBA TUS CONOCIMIENTOS:
Volvamos a nuestro Documento de Práctica de Excel. En el primer ejercicio,
te presentamos una hoja de cálculo con datos de publicaciones de blog,
incluidos visitas y autor. Habrás notado que incluimos una segunda hoja con
recuentos de oportunidades de venta de cada publicación. Elige la función
BUSCARV o ÍNDICE y COINCIDIR para agregar cifras de oportunidades de
venta a cada publicación. Inserta la nueva columna “Oportunidad de venta”
a la derecha de “Visitas” en la hoja 1.
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FUNCIONES SI
En su nivel más básico, la función SI de Excel te permite ver si una condición
que estableciste es verdadera o falsa para un valor determinado. Si la
condición es verdadera, obtienes un resultado. Si la condición es falsa,
obtienes otro resultado.
Antes de hacer un análisis detallado, veamos la sintaxis de esta función:
=SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, [valor_si_falso])
Con los valores, se vería así:
=SI(A2>B2, “Supera el presupuesto”, “OK”)
Es decir, si tus gastos (los datos de A2) superan el presupuesto (los datos
de B2), la función SI mostrará esto fácilmente. Puedes filtrar los datos y ver
solo las partidas que superan el presupuesto.
El verdadero poder de la función SI, no obstante, se pone de manifiesto
cuando unes varias declaraciones SI o las “anidas”. Esto te permite
establecer varias condiciones, obtener resultados más específicos y, en
última instancia, organizar tus datos en extractos más fáciles de gestionar.
Los intervalos son una de las formas de segmentar tus datos para
mejorar el análisis. Por ejemplo, puedes categorizar los datos en valores
inferiores a 10, de 11 a 50, o de 51 a 100.
=SI(B3<11,“10 o menos”,SI(B3<51,“11 a 50”,SI(B3<100,“51 a 100”)))
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CONTAR.SI
El poder de las funciones SI se extiende más allá de las declaraciones
verdaderas y falsas. Usa la función CONTAR.SI para evitar tener que contar
en forma manual la frecuencia con la que aparece un determinado valor o
número. La fórmula es la siguiente:
=CONTAR.SI(intervalo,criterios)
Por ejemplo, si estuvieses buscando las repeticiones del subdirectorio
“marketing” en una URL en la columna D, la fórmula sería la siguiente:
=CONTAR.SI(D:D,”marketing”)
Solo hay dos variables en esta función:
•
•
Intervalo: el intervalo en el que deseas que Excel realice la búsqueda
para cada instancia de un valor específico. Si te estás centrando en una
sola columna, podrías usar “D:D” para indicar que tanto la primera como
la última columna es la D. Si estuvieses realizando una búsqueda en las
columnas C y D, utiliza “C:D”.
Criterios: un número o texto específico que deseas que Excel cuente.
Solo usa las comillas si deseas que el resultado sea texto en lugar de
un número.
SUMAR.SI
¿Estás listo para que la función SI se vuelva más compleja? Supongamos
que quieres analizar la cantidad de oportunidades de venta que tu blog
ha generado, pero solo quieres contar las oportunidades de venta de las
publicaciones que tú escribiste, y no las de todo tu equipo. Con la función
SUMAR.SI, puedes agregar celdas que cumplan con determinados criterios.
La fórmula es la siguiente:
=SUMAR.SI(intervalo_suma, criterios_intervalo1, criterios1,
[criterios_intervalo2, criterios2],...)
¡Vaya si hay criterios! Analicemos en detalle cada parte:
•
•
Suma_intervalo: el intervalo de celdas que deseas sumar.
Criterios_intervalo1: el intervalo en el que se realiza la búsqueda
de tu primer valor, también conocido como...
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
•
Criterios1: el valor específico que determina qué celdas de
Criterios_intervalo1 se sumarán. No olvides usar comillas
si estás buscando texto.
Como se observa en la sintaxis de la fórmula, puedes agregar la cantidad
de criterios diferentes que desees.
SI, O/Y
Los últimos integrantes de la familia de funciones SI son las funciones O e
Y. Como sus nombres indican, estas funciones verifican varios argumentos
y expresan un valor VERDADERO o FALSO en función de si al menos uno
de los argumentos es verdadero (función O) o si todos lo son (función Y).
¿Perdido en el océano de “y” y “o”? No te rindas. En la práctica, las funciones
O e Y nunca se usarán solas. Deben estar anidadas en otra función SI.
Recordemos la sintaxis de una función SI básica:
=SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, [valor_si_falso])
Ahora anidemos una función O en la prueba_lógica:
=SI(O(lógico1, lógico2), valor_si_verdadero, [valor_si_falso])
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
En términos sencillos, esta fórmula combinada te permite obtener un valor
si una de dos condiciones es verdadera, en lugar de solo una. En última
instancia, con las funciones Y/O, tus fórmulas pueden ser tan simples o
complejas como tú quieras, siempre que entiendas los fundamentos de
la función SI.
PON A PRUEBA TUS CONOCIMIENTOS:
Ahora que has sumado las oportunidades de venta de cada publicación
en el ejercicio anterior, sumemos el total de oportunidades de venta de
un único autor: Lydia Lee. Deja la calculadora. Usa la fórmula SUMAR.SI
para hallar el total.
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TABLAS DINÁMICAS
Volvamos a pensar en el ejemplo donde calculamos oportunidades de
venta a partir de una lista de publicaciones. Al igual que en la situación
anterior, nos interesa calcular el total de oportunidades de venta que
generó un único autor. Pero ahora, en lugar de querer ver simplemente
tus propias oportunidades de venta, deseas comparar los totales de
cada miembro de tu equipo.
¿Esto quiere decir que usaremos un montón de fórmulas SUMAR.SI?
Desde luego que no. Una vez más, Excel nos ofrece una alternativa
mucho más sencilla. Y esta no es sino mi herramienta favorita de todo
Excel: las tablas dinámicas.
Con las tablas dinámicas, puedes segmentar tus datos en una nueva
hoja sin alterar la organización original. Las tablas dinámicas son
flexibles, pues te permiten resumir grandes cantidades de datos
(p. ej., nuestra hoja de cálculo de oportunidades de venta) y extraer
información relevante sin utilizar fórmulas.
Para crear una tabla dinámica, dirígete a Datos > Tabla dinámica y un
cuadro de diálogo de asistencia aparecerá para que puedas elegir
algunas opciones. Excel completará automáticamente tu tabla dinámica,
pero puedes cambiar el orden de los datos cuando lo desees. Aquí te
mostramos cuatro opciones que puedes elegir:
•
•
•
•
Filtro de informe: te permite ver solamente determinadas filas en tu
conjunto de datos.
Rótulos de columna: son los encabezados en la nueva tabla
dinámica que estás creando. No dudes en agregar varios rótulos
para analizar tus datos en mayor profundidad.
Rótulos de fila: son las filas de la nueva tabla dinámica que estás
creando. Cabe mencionar que tanto los rótulos de columna como
los rótulos de fila de tu tabla dinámica pueden contener datos de
las columnas originales (p. ej., “Autor” puede arrastrarse al rótulo de
fila o de columna; solo depende de cómo desees visualizar los datos).
Valor: esta sección te permite calcular los datos especificados por
los rótulos de fila y los rótulos de columna. Puedes sumar, contar,
calcular promedios, calcular el máximo, el mínimo, contar cifras o
realizar otras manipulaciones. De hecho, de manera predeterminada,
cuando arrastras un campo a Valor, siempre se realiza una cuenta.
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A menudo, la forma más fácil de entender las tablas dinámicas es
ver cómo se crea una. Veamos paso a paso cómo crearíamos la tabla
dinámica para nuestro ejemplo de oportunidades de venta de blogs.
Dejaremos Filtro de Informe en blanco, ya que queremos que Excel
extraiga datos de todas las filas en nuestro conjunto de datos.
Para Rótulos de Fila, arrastraremos “Autor”. Esta acción completará las filas de
tu tabla dinámica con cada nombre de autor de forma descendente. Ahora
necesitamos el total de oportunidades de venta para cada una de estas ofertas.
Para ello, arrastra “Oportunidades de venta” a la casilla “Valor” del asistente.
Por último, haz clic en la “i” junto a “Oportunidades de venta” y asegúrate de
que Excel esté realizando una suma. ¡Y listo! Ya tienes una tabla dinámica que
calcula las oportunidades de venta por autor sin alterar tus datos originales.
PON A PRUEBA TUS CONOCIMIENTOS:
¿Estás listo para dominar las tablas dinámicas? Resalta tus datos y crea una tabla
que muestre el total de oportunidades de venta de cada autor. (Una pista: no
olvides que la opción predeterminada de Valor en Excel es Contar, no Sumar.)
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VISUALIZACIÓN DE DATOS
Ahora que dominas todas las fórmulas y funciones, es hora de que saques
partido al análisis que has realizado. Con ayuda de un hermoso gráfico,
tu audiencia (ya sea un cliente potencial o tu propio jefe) será capaz de
resumir y retener el contenido con más eficacia. ¿Quién sabe? Quizás logres
convencer a tu jefe de adoptar una estrategia de inbound marketing
o aumentar tu presupuesto.
Con independencia del uso que darás a tus datos, debes ser
convincente. Pero si los datos no se visualizan correctamente, pueden
ser más perjudiciales que beneficiosos. En esta sección, analizaremos
cómo crear un gráfico básico y veremos algunos errores de visualización
frecuentes que todos los profesionales del marketing basado en datos
Creación de un gráfico básico
Una de las primeras decisiones que deberás tomar es el tipo de gráfico que
utilizarás. Los gráficos de barras y los gráficos circulares te ayudan a comparar
categorías. Los gráficos circulares comparan una parte o la totalidad de algo
y, a menudo, resultan más útiles cuando una de las categorías es mucho más
amplia que las demás. Los gráficos de barras resaltan diferencias graduales
entre las categorías. Por último, los gráficos de líneas se utilizan para mostrar
tendencias a lo largo de una línea temporal.
Para comenzar, resalta los datos que quieres incluir en el gráfico y,
a continuación, elige “Gráficos” en la barra de navegación superior
(o Insertar > Gráficos si tienes una versión anterior de Excel). Una vez
ahí, elige el gráfico más acertado para tus datos.
Principales errores de visualización de datos
Usar líneas entrecortadas en un
gráfico de líneas: evita las líneas
de puntos y guiones que causan
distracciones. En su lugar, opta
por líneas continuas y colores que
sean fáciles de distinguir entre
sí. Sopesa la idea de rellenar el
espacio debajo de la línea con un
color para que sea más legible aún.
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Ordenar datos en forma no
intuitiva: siempre debes tener
un motivo para ordenar los datos
de una forma determinada. En
los gráficos de barras, ordena
las categorías alfabéticamente,
secuencialmente o por valor. En
los gráficos circulares, coloca las
secciones en orden descendente.
Comienza en la posición de
las 12 en punto y avanza en
sentido de las agujas del reloj.
Distorsionar las imágenes
que representan los datos:
mantén la precisión en las
representaciones de los datos.
Por ejemplo, ajusta el tamaño
de las burbujas por superficie;
no por diámetro.
Usar barras demasiado anchas
o demasiado finas: usa siempre
el mismo ancho de barra. Una
buena práctica consiste en hacer
que el espacio entre las barras
mida la mitad del ancho de las
Dificultar la comparación de
datos: elige el tipo de gráfico
adecuado. Cuando compares
series de datos, elige un gráfico
de barras apiladas en lugar de
dos gráficos separados.
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Usar gráficos en 3D: en
pocas palabras, evita usar
gráficos en 3D en la medida
de lo posible, ya que suelen
distorsionar la percepción.
Hacer trabajar más al lector:
facilita lo máximo posible la
lectura de los gráficos con
ayuda de elementos visuales.
Por ejemplo, agrega una línea
de tendencia a un diagrama
de dispersión para resaltar
tendencias.
Usar los colores
predeterminados: los colores
predeterminados por Excel
son algo aburridos. Mejora tus
gráficos incluyendo los códigos
de colores hexadecimales de
tu marca.
PON A PRUEBA TUS CONOCIMIENTOS:
Con la tabla dinámica que creamos en la última evaluación, diseñaremos
un gráfico para mostrar el rendimiento de cada autor en materia de
oportunidades de venta. Elige el tipo de gráfico cuidadosamente: de
barras, circular o de líneas. Añade un título y aplica los consejos de
visualización de datos para presentar los resultados de tu investigación.
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ÚLTIMOS DETALLES
Ya has compuesto tus gráficos y has identificados tus tendencias.
¿Estás listo para presentar el fruto de tu duro trabajo? Es probable que
haya que ultimar algunos detalles para garantizar que los datos estén
organizados y resulten intuitivos para el destinatario de tu hoja de cálculo.
A continuación, te presentamos algunos trucos para que tus datos luzcan
dignos del profesional del marketing y experto en diseño que eres.
Filtro
Al analizar grandes conjuntos de datos (algo habitual entre los profesionales
del marketing), no siempre sueles necesitar ver todas las filas al mismo
tiempo. En ocasiones, solo quieres ver los datos que cumplen con ciertos
criterios, para lo que Excel dispone de la herramienta de filtrado.
Los filtros te permiten reducir la cantidad de datos por categoría. ¿Ya he
mencionado que es una de las herramientas más sencillas de usar en
Excel? Dirígete al menú Datos y selecciona “Filtro”. ¡Eso es todo! Ahora
haz clic en la flecha junto a los encabezados de columna para elegir
los criterios que deseas ver y para decidir si tus datos se ordenarán
en forma ascendente o descendente.
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Quitar duplicados
Mientras exploras todas las ventajas de la herramienta de filtrado para
un conjunto de datos de gran tamaño, es posible que comiences a ver
contenido duplicado. Esto es frecuente en especial en hojas de cálculo
de contactos. Estos conjuntos de datos están plagados de direcciones
de correo electrónico mal escritas, múltiples contactos para una misma
empresa y variaciones en los nombres. En situaciones como estas,
automatizar la eliminación de duplicados resulta sumamente práctico.
Para eliminar los duplicados, resalta la fila o columna, ve a la pestaña
“Datos” y selecciona “Quitar duplicados”. Aparecerá un cuadro
emergente para confirmar los datos con los que deseas trabajar.
Vuelve a seleccionar “Quitar duplicados” ¡y listo!
Formato condicional
La función “Formato Condicional” te permite cambiar el color de una celda
en función de la información que esta contenga. Por ejemplo, si quieres
marcar determinadas cifras que superan el promedio o están dentro del
10 % principal de los datos en tu hoja de cálculo, puedes usar esta función.
Si quisieras colorear semejanzas en los códigos entre distintas filas
en Excel, también puedes hacerlo.
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Para comenzar, resalta el grupo de celdas a las que deseas aplicar el
formato condicional. A continuación, elige “Formato Condicional” en el
menú Inicio y selecciona la lógica que deseas del menú desplegable. Si
no ves la regla que deseas, puedes personalizarla. Luego, elige el color
que corresponderá a esa regla.
Copiar formato
Como ya habrás notado, Excel ofrece múltiples funciones que facilitan y
agilizan las tareas de realizar cálculos y analizar datos. Pero si has pasado algo
de tiempo aplicando formato a una hoja según tus preferencias, sabes que
puede tornarse un tanto tedioso.
No pierdas el tiempo repitiendo los mismos comandos de formato una y otra
vez. Usa la función “Copiar Formato” para copiar fácilmente el formato de un
área de la hoja de cálculo a otra. Para ello, elige la celda que quieres replicar y,
a continuación, selecciona la opción “Copiar Formato” (ícono de pincel) en la
barra superior de navegación.
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PON A PRUEBA TUS CONOCIMIENTOS:
Para nuestra última evaluación de conocimientos, volvamos a la hoja 1 del
Documento de Práctica y analicemos nuestras tasas de conversión de visita
a oportunidad de venta. Inserta la columna “Visita a oportunidad de venta”
después de “Oportunidades de venta”. Calcula la tasa de conversión de
cada publicación y aplica formato a la columna en forma de porcentajes.
A continuación, usa la función “Formato Condicional” para resaltar en
color verde cualquier tasa que supere el 2 %.
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Has hecho tu parte y ya tienes todos los conocimientos
necesarios para ser un experto en Excel. Ahora permítenos
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