capitulo 2

CAPITULO II
LA PLANIFICACIÓN
Según
Corredor
(2001)
“La
planificación
es
un
proceso
científicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener
un objetivo determinado”. (p. 60). Así pues a través de la planificación se fijan
los objetivos y el curso de acción para alcanzarlo. En este capítulo se efectúa
la planificación de la investigación en atención a la propuesta o resultado
científico que permitirá solventar la problemática identificada en el anterior
capitulo.
.
2.1 Descripción de la propuesta
El propósito de esta propuesta es el de presentar posibilidades o
soluciones que se conviertan en el catalizador de cambios, tanto en los
participantes que lo protagonizan, como las personas que laboran en la
organización, mediante el aporte de alternativas viables para resolver las
necesidades del Centro Educativo objeto de estudio, donde su importancia
radica en darle respuesta a la necesidad seleccionada en la institución,
misma que se logra estableciendo un sistema contable en el Centro de
Educación Inicial Privado Mis Niños 23 de Enero en Maracay Estado Aragua,
con el fin de optimizar la gestión de las cuentas por Cobrar de la Institución
objeto de estudio, es por ello que se consideran las siguientes alternativas de
solución en consenso con la directiva y la importancia de mejorar la misma
en la Unidad Educativa: como alternativas de solución en la Institución se
propone lo siguiente: Establecer un Sistema Contable, para optimizar la
gestión de las cuentas por Cobrar del Centro de Educación Inicial Privado
Mis Niños 23 de Enero en Maracay Estado Aragua, para su mejor control y
19
cobro mensual de la cuota establecida por la institución, lograr así saber el
representante que se encuentra solvente o moroso.
2.2 Objetivo de la propuesta
Objetivo general
Implementar el Sistema Contable para optimizar la gestión de las
cuentas por Cobrar del Centro de Educación Inicial Privado Mis Niños 23 de
Enero en Maracay Estado Aragua.
Objetivos específicos
 Indagar la situación actual del proceso de las cuentas por cobrar en
el Centro de Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado Aragua.
 Crear herramientas contables para las cuentas por cobrar, en el
Centro de Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado Aragua.
 Realizar una inducción al personal que labora en el Centro de
Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado Aragua.
2.3 Fundamentación de la Propuesta
Fundamentación Teórica
Con el propósito de sustentar la investigación, seguidamente se
desarrollan una serie de fundamentos teóricos vinculados con las variables
objeto de estudio, en función a los objetivos planteados
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Cuentas Por Cobrar
Al hablar de las cuentas por cobrar, Lara (2008) señala que:
Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles
originados por ventas, servicios prestados y
otorgamiento de préstamos, son créditos a cargo de
clientes y otros deudores, que continuamente se
convierten o pueden convertirse en bienes o valores
más líquidos disponibles tales como efectivo,
aceptaciones, etc., y que por lo tanto pueden ser
cobrados. (p.25)
Por lo tanto, las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del
ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de
clientes y deudores para reportarlas a los departamentos de Crédito y
Cobranza, Contabilidad, Tesorería y Finanzas
Así, las cuentas por cobrar son el total de todo el crédito extendido por
una empresa a sus clientes; por lo consiguiente, esta cuenta del Estado de
Posición Financiera representa cuentas no pagadas adeudadas a la
empresa. Una de ellas representa los desembolsos de caja efectuados por la
empresa al proporcionar los productos que se han vendido; la otra, es la
diferencia entre los desembolsos de caja y los precios de veta de los
productos. La porción de desembolso de caja es la inversión real de la
empresa en cuentas por cobrar; lo restante representa utilidades contables
Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Balance
General como activo circulante y las cuentas por cobrar a largo plazo deben
presentarse fuera del activo circulante.
Determinación de las Políticas apropiadas en las Cuentas por Cobrar:
Una vez que los directores de finanzas conocen los costos y los
beneficios de sus procesos productivo, Lara (2008) señala que se deben
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tomar las tres políticas de cuentas por cobrar más comunes; es decir, venta
al contado, neto a 30 y neto a 45 días, para analizarlas a fin de ejemplificar
cómo puede proceder el director de finanzas. Al mismo tiempo, de acuerdo
con el departamento de ventas, la gerencia o encargado de las cuentas por
cobrar, puede modificar las condiciones de crédito ampliando el tiempo en
que se debe hacer el pago y/o concediendo al cliente un descuento si paga
antes del plazo máximo concedido.
Así, una de las herramientas que tiene un Administrador Financiero
para otorgar créditos es determinando montos y tiempos, así como vigilar
que la empresa esté trabajando de los lineamientos fijados, para ello podrá
hacer uso de Técnicas de Análisis Financiero, dentro de las cuales se
encuentran:
Análisis Comparativo de Saldos: Este se lleva a cabo comparando
los saldos dentro de un determinado tiempo para observar cómo ha
avanzado la cobranza de las cuentas a cargo de los clientes, con el fin de
modificar la política de cobranzas, de otorgamiento de créditos o reafirmarlas.
Análisis por Antigüedad pe Saldos: Este se realiza clasificando los
saldos a cargo de los clientes por antigüedad de su vencimiento, pudiendo
ampliar o restringir, de acuerdo a las necesidades de la empresa. Esta
clasificación, se puede ampliar o restringir, en vista de las necesidades de
cada empresa; pero en cualquier momento permite conocer el estado real de
los saldos a cargo de los clientes.
Es conveniente que el Director Financiero ordene al Gerente de
Crédito y Cobranza, el estudio individual de cada uno de los saldos vencidos
con objeto de precisar las causas que en cada caso originen acumulaciones
de saldos.
Desde un aspecto del análisis externo de la empresa, en la cual se
dispone de la antigüedad de saldos, el índice puede obtenerse mediante
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comparación periódica del saldo de clientes, con el importe de las ventas a
crédito, o mediante la relación existente entre el saldo de clientes y la reserva
para cobros dudosos, teniendo la seguridad de que dicha reserva este
perfectamente calculada.
La deficiencia en la inversión de clientes, se puede deber a diferentes
causas y principalmente a las siguientes:
1. Mala situación económica en general.
2. Mala situación económica del mercado especial en el
cual opera la empresa.
3. Generosidad en la concesión de créditos.
4. Política equivoca de venta, basada sobre la idea de
que el propósito de
los negocios en vender en
abundancia, olvidando que no son las ventas sino las
utilidades el fin o meta de los negocios.
5. Ayuda competencia
6. Deficiente política de cobros.
La presencia de estas desventajas, no sólo motiva una reducción de
las utilidades por los importes de los créditos, que parcial o totalmente se
dejen de cobrar, sino además:
1. Gastos de cobranza en general.
2. Intereses del capital tomado en préstamos para suplir los
medios de acción invertidos en dichos exceso.
3. La pérdida de los clientes morosos.
Rotación de Cuentas por Cobrar
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Respecto a la rotación de cuentas por cobrar, Lara (2008) señala que el
Análisis por medio de razones financieras
Ayuda a determinar la rotación de las cuentas por
cobrar a clientes, su convertibilidad y el periodo
promedio de cobranza para que en base a lo
encontrado, cambie total o parcialmente o reafirme las
políticas de cobranza y otorgamiento de crédito
pactados. (p.3)
En el total de las ventas a crédito, dividida entre el promedio mensual de
ventas por cobrar, permite conocer las veces en que los créditos otorgados
por ventas de artículos son recuperadas. Esta razón financiera únicamente
tiene aplicación en las empresas que venden a crédito; la cual permite
conocer el grado de eficiencia en el cobro de las cuentas, así como el atinado
de la política en el otorgamiento de los créditos.
Al relacionarse la rotación de cuentas por cobrar con un cierto número
de días (360), es posible conocer los días que tarda la Rotación de Cuentas
por Cobrar. Es importante observar que mientras menor es el ritmo de
convertibilidad de las cuentas por cobrar, es índice de un movimiento
económico mayor, mismo que puede traducirse en un incremento en las
utilidades.
Periodo de Crédito
Respecto al período de crédito, Lara (2008) señala que “el
agrandar el periodo de crédito estimula las ventas, pero existe un costo
en los fondos invertidos bajo cuentas por cobrar ( saldos)” (p.3).
Determinar el periodo óptimo de crédito implica localizar el punto en el
cual las utilidades marginales provenientes del incremento en ventas
quedan exactamente compensadas por los costos de mantener un
monto más elevado de sus saldos.
A continuación se mencionaran cuatro funciones principales que,
24
de acuerdo a Lara (2008) toda empresa debe tomar en cuenta dentro de
sus políticas: a) Mantenimiento de Límites de Crédito. b) Es sumamente
importante, que la función encargada de los pedidos, conozca los
límites de crédito de cada cliente. Por esta razón, la primera obligación
del departamento de crédito y cobranza, es establecer líneas de crédito
apropiadas para cada cliente y revisarlas periódicamente.
El soporte teórico sobre crédito y cobranzas le aporta al presente
trabajo especial de grado cómo debe funcionar de manera correcta el
departamento de cuentas por cobrar dentro de una organización; de
esta manera los lineamientos aquí expuestos sirvieron de base para la
discusión de resultados y elaboración de la propuesta.
CUENTAS POR COBRAR. ASPECTOS CONCEPTUALES
En el ámbito organizacional, las cuentas por cobrar pueden ser
clasificadas de acuerdo a si éstas provienen de la venta de bienes o servicios
estando respaldadas por una factura; y aquellas que no se originan como
resultado de una venta a crédito. Estas en su mayoría son empleadas por
empresas industriales y comerciales, constituyendo el activo más importante
de las organizaciones y entidades financieras.
Las cuentas por cobrar según lo plantea Redondo (2004, p. 194)
“…abarcan los créditos comerciales a favor de la empresa originados por la
venta de mercancías o servicios e incluyen los garantizados por facturas,
notas de entrega, documentos similares”.
En este sentido, lo plantean Meigs et al (2005) al considerar que las
cuentas por cobrar representan el activo financiero de mayor relevancia de
muchas organizaciones, en gran parte las comerciales; ya que éstas
representan activos líquidos capaces de convertirse en efectivo dentro de un
periodo de 30 a 60 días en su mayoría.
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Según Chillida (2003) un aspecto que caracteriza las cuentas por
cobrar es el hecho de que el cobro del bien o servicio esté diferido, de
manera que la empresa concede a sus clientes un plazo para su cancelación
a partir de la entrega del mismo. Sin embargo, este aspecto en ocasiones
debe ser tratado con sumo cuidado ya que de la presencia de mayores o
menores cantidades de ventas a crédito pendientes de cobro se derivan el
incremento de los riesgos para la empresa desencadenando diversas
consecuencias financieras, como mayores gastos de cobranza e intereses,
cuentas que pasan a ser incobrables por insolvencia por parte del cliente.
En cuanto a los efectos financieros, y como resultado de la facilidad
crediticia el ciclo financiero que cumple el activo circulante es más largo, por
lo que se requiere un empleo de mayor capital de trabajo bruto y neto,
retrasando el ciclo de exigibilidad del pasivo circulante, obteniendo mayores
plazos de los proveedores y en ocasiones haciendo uso del financiamiento
externo.
En base a lo planteado, se desprende la importancia de la cobranza
de este importante rubro, ya que con frecuencia representa la mayor y más
consistente fuente de entradas de efectivo de una compañía; por lo cual es
indispensable llevar un correcto seguimiento al cobro de los mismos; en vista
de que en la mayoría de los casos la capacidad de la empresa para generar
el efectivo necesario que le permita desarrollar cabalmente sus operaciones
diarias depende en gran medida del valor, de la recuperabilidad y fechas de
vencimiento de sus cuentas por cobrar.
De ahí, lo esencial del establecimiento y cumplimiento de controles
que aseguren una adecuada administración de las cuentas por cobrar, de
manera que la organización pueda disponer de la liquidez necesaria para
cumplir sus compromisos a corto plazo sin que se vea afectada la solvencia y
capacidad de pago; soportándose en una eficiente y oportuna gestión de
crédito y cobranza.
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS
POR COBRAR
En cuanto a los procedimientos de control interno aplicados sobre las
cuentas por cobrar Defliese et al (2005) consideran que estos pueden
clasificarse en procedimientos contables diseñados con la finalidad de
corroborar el adecuado procesamiento y autorización previa de las
operaciones de ventas, y procedimientos administrativos que abarcan el
proceso de aprobación, procesamiento y autorización de las operaciones de
venta. De igual manera, Redondo (2004) y Santillana (2001) coinciden con el
citado autor, los cuales se detallan:
Procedimientos Administrativos:
Santillana (2001) menciona entre los procedimientos administrativos
de control interno aplicados sobre las cuentas por cobrar, los siguientes:
- Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la
documentación de las cuentas por cobrar.
- Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y
tomar en consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.
- Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables
ya canceladas.
- Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación
correspondiente
y ser
autorizadas
por un
funcionario
responsable.
- Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de
sólidas políticas escritas.
-Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que
muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.
Por
su
parte
Redondo
(2004)
procedimientos:
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menciona
dentro
de
estos
- Establecer el principio de separación de funciones, en especial las labores
de ventas, registro de la cuenta por cobrar y recepción del efectivo. De
manera que el personal que maneja por ejemplo el área de ingresos no
intervengan en las labores de elaboración de auxiliares y registros
relacionados con las cuentas por cobrar, manejo de documentos base para
factura, manejo y autorización de notas de crédito y documentación soporte,
aprobación de rebajas y devoluciones en ventas, preparación, comprobación
de los registros en el diario general, Intervención en el registro final, es decir,
el libro mayor.
En cuanto a los procedimientos de control dirigidos al área de
cobranza, pueden mencionarse:
- El departamento de ventas es el encargado de la aprobación de las
condiciones de la venta y de créditos para lo referente al riesgo de la misma.
- El departamento de facturación debe ser independiente del de despachos y
del registro en las cuentas de los clientes.
- Se procurará que las facturas estén prenumeradas.
- Una persona diferente a la que preparó las facturas las chequeará con las
condiciones aprobadas por el departamento de ventas, especialmente en
cuanto a precios, rebajas, descuentos, entre otros.
De lo antes expuesto, puede mencionarse que los procedimientos
administrativos dirigidos a las cuentas por cobrar están dirigidos a regular y
controlar el adecuado desenvolvimiento del proceso de ventas desde el
momento en que se establecen las políticas de crédito, se genera la venta
del bien o prestación del servicio, se factura, y se llevan a cabo las labores
de cobranza; todo ello con la finalidad de garantizar su adecuado
cumplimiento y apego a los lineamientos prescritos.
Procedimientos Contables:
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Con respecto a los procedimientos contables de control interno
aplicados sobre las cuentas por cobrar Santillana (2001) considera:
- Cualquier gravamen o condición que pese sobre las cuentas por cobrar
debe
ser
claramente
explicado
en
los
estados
financieros.
- Cualquier cancelación de venta debe estar basada en la factura original
correspondiente y la documentación soporte.
- Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta
administración; además, se debe tratar de que cubran los requisitos de de
deducibilidad fiscal.
Por su parte, Redondo (2004) considera que deben aplicarse como
procedimientos contables los siguientes:
- Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los
clientes, mayor auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del
mayor general, en caso de discrepancias observadas, deben hacerse las
averiguaciones a que haya lugar.
- Los documentos dados de baja en libros, deberán ser controlados y
chequeados periódicamente.
- Deben enviarse periódicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto
de cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente
de cobro sean reconocidas por los deudores. Esta debe llevarla a cabo una
persona independiente de la que maneja las cuentas por cobrar.
En cuanto a las medidas de control al momento de recibir el pago por
parte de los clientes debe tomarse en cuenta que si la empresa emplea su
propio personal para el cobro de facturas, es necesario que el departamento
de cobranzas elabore una relación de facturas entregadas al cobrador, el
cual la firmará y se quedará con una copia.
El cobrador diariamente relacionará las facturas cobradas y entregará
su monto al cajero, firmará dos copias que junto con el informe de facturas no
cobradas entregará al departamento de cobranzas; el cual enviará al de
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contabilidad una copia de la relación de facturas cobradas para que sean
abonadas en las cuentas de los clientes.
Del mismo modo, cuando los clientes cancelan sus facturas por medio
de transferencias bancarias, el departamento de contabilidad al recibir del
banco la correspondiente nota de abono le acreditará en la cuenta del cliente.
En base a lo anteriormente expuesto, se respalda el establecimiento
de procedimientos de control contable que garanticen que las operaciones y
registros sean autorizados y procesados correctamente, desde el momento
del otorgamiento del crédito hasta la cancelación del servicio por parte del
cliente. Al mismo tiempo, éstos garantizan la mayor uniformidad y objetividad
de la información registrada, generando información financiera actualizada y
confiable para la toma de decisiones dentro y fuera de la organización como
insumo para los usuarios internos y externos vinculados a la misma.
La Cobranza
Definición: Es un proceso formal mediante el cual se tramita el cobro
de una cuenta por concepto de la compra de un producto o el pago de un
servicio. Esto incluye el pago de documentos tales como:

Facturas.

Pagarés.

Letras de cambio.
Se dice que la venta se realiza cuando se hace el cobro respectivo y
es tan cierta esta frase que cualquier empresa comercial o de servicios
mantiene un adecuado capital de trabajo, cuando genera efectivo por parte
del pago de sus clientes, por lo tanto se considera la labor de cobranza de
30
gran importancia en la administración (Espino González, 2014)
Políticas de Cobranza
Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta
sigue para cobrar sus cuentas una vez vencidas. La efectividad de las
políticas de cobro de las empresas se puede evaluar parcialmente
examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Una efectiva
labor de cobranza está relacionada con una política de créditos efectiva, por
lo que se minimiza los gastos de cobro por cuentas difíciles o de dudosa
recuperación.
Una política de cobranza debe basarse en su recuperación sin afectar
la permanencia del cliente. La empresa debe tener cuidado de no ser
demasiado agresiva en su gestión de cobros.
Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa
están determinados por su política general de cobranza. Cuando se realice
una venta a crédito, concediendo un plazo razonable para su pago, es con la
esperanza de que el cliente pague sus cuentas en los términos convenidos
para asegurar así el margen de beneficio previsto en la operación. En
materia de política de cobranza se pueden distinguir tres tipos, las cuales
son: políticas restrictivas, políticas liberales y políticas racionales (González
Vera, 2013).
Políticas restrictivas.
Caracterizadas por la concesión de créditos en periodos sumamente
cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva. Esta
política contribuye al reducir al mínimo las pérdidas en cuentas de cobro
dudoso y la inversión movilización de fondos en las cuentas por cobrar. Pero
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a su vez este tipo de políticas pueden traer como consecuencia la reducción
de las ventas, utilidades y cuentas por cobrar (Núñez Morales, 2012).
Políticas liberales
Como oposición a las políticas restrictivas, las políticas liberales
tienden a ser generosas, otorgan créditos considerando la competencia, no
presionan enérgicamente en el proceso de cobros y son menos exigentes en
condiciones y establecimientos de periodos para el pago de las cuentas.
Este tipo de política trae como consecuencia un aumento de las cuentas y
efectos por cobrar así como también en las perdidas en cuentas incobrables.
En
consecuencia,
este
tipo
de
política
no
estimula
aumentos
compensadores en las ventas y utilidades (Espino González, 2014).
Políticas racionales
Estas políticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se
logre producir un flujo normal de crédito y de cobranzas, se implementan con
el propósito de que se cumpla el objetivo de la administración de cuentas por
cobrar y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en
maximizar el rendimiento sobre la inversión de la empresa. Se conceden los
créditos a plazos razonables según las características de los clientes y los
gastos de cobranzas se aplican tomando en consideración los cobros a
efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable (Collaguazo León,
2011).
Cobranza efectiva.
Una excelente gestión de cobranza se basa en aspecto como:
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a)
Actitud frente a la gestión que realiza y la empresa que
representa: Una actitud positiva no solo frente al trabajo sino también frente
a la organización y/o actividad que represente.
b) Organización interna hacia el trabajo: Es la importancia de
prepararse para una gestión, como el conocimiento de su empresa, de la
industria en la que se desarrolla y su capacidad de trabajar organizadamente
potencializa la posibilidad de hacer efectiva una cuenta por cobrar.
c)
Percepción del cliente: Este concepto influye en la morosidad de
una cuenta y es una herramienta para mejorar la gestión, en la medida que
el cliente puede percibir que la organización monitorea las cuentas, y que
existe una política de crédito definida y respetada por sus trabajadores
(Espino González, 2014).
d) Comunicación como herramienta de persuasión en tu gestión
de cobro: Una buena comunicación y utilizar un canal apropiado de vínculo
con el cliente. Es ayudar al cliente a superar situaciones difíciles. El gestor
de cobros es el que puede convertirse en un apoyo para el cliente con dos
objetivos. El primero de ellos, salvar la relación comercial sin caer en el
detrimento de los intereses de la empresa. El segundo es recuperar la
totalidad de los montos (Núñez Morales, 2012).
Formas y mecanismos de pago
Los medios de pago son la herramienta que las empresas adoptan
para transferir valor monetario producto de una transacción comercial a fin
de lograr el pago por algún bien o servicio. Las empresas comerciales o de
servicios deben ofrecer más de un sistema de pago con el fin de ampliar las
posibilidades de recuperación de cartera (Vera Andrade, 2013).
33
El ejecutivo de cobranza
Este debe tener en cuenta:

El éxito de su departamento depende de que se logre una
cobranza puntual, no deben permitir que se retrasen los clientes.
Esta es la clave para que el porcentaje de eficiencia de la cobranza
sea alto. Cuanto más tiempo pase la cobranza, mayor será la
probabilidad de que se vuelva incobrable.
 Debe desarrollar habilidades especiales para cobrar las cuentas
vencidas sin perder al cliente.
 No debe aplicar tratamientos generales. Cada cliente es un
caso especial que requiere estudios de la técnica que debe aplicarse
en el momento adecuado.
Sus habilidades deben ser similares al ejecutivo del crédito, porque lo
más recomendado es que la misma persona quien se responsabilice de la
cobranza, debe tener conocimientos de los créditos otorgados por la
empresa.
El cobrador debe tener un conocimiento completo de las técnicas de
cobranza y saber cómo y cuándo aplicarla.
El cobrador debe tener las siguientes cualidades: honestidad,
responsabilidad, integridad, creatividad, iniciática y paciencia entre otros.
La cobranza puntual es vital para el éxito de cualquier negocio que
34
vende a crédito, es por ello la importancia de la persona que ejerce esa
función. Depende del cobrador que las utilidades de la empresa retornen al
capital para que la empresa obtenga sus ganancias.
El éxito de la cobranza depende del cobrador al desarrollar sistemas
para la recaudación de las mismas. Un sistema efectivo que incluya
procedimientos de seguimiento rutinario de la mayoría de las cuentas en
gestión.
El ejecutivo de cobranza tiene como funciones y responsabilidades:
 Elaborar los programas mensuales de trabajo y vigilar
que se cumplan las metas.
 Elaborar el presupuesto mensual de cobranza, con base
en el presupuesto de ingresos y de acuerdo con las
políticas de plazo de la empresa.
 Cumplir con el objetivo departamental y de la empresa
dentro de las políticas señaladas por la dirección.
 Establecer la política de cobranza, de acuerdo con la
Gerencia General.
 Llevar el control de sus actividades.
 Diseñar formularios y reportes.
 Supervisar los procedimientos de cobro.
 Llevar el control del grupo de riesgo alto.
 Tomar decisiones para regularizar las cuentas que se
retrasen o que representen un riesgo mayor del normal o
aceptado.
 Informar a la Gerencia General en forma oportuna, de
35
las actividades relacionada con la cobranza.
Controles por Clientes.- El cobrador con la finalidad de controlar y
mantener al día
la información necesaria de un cliente, debe diseñar e
implementar una tarjeta al Cliente donde se deben registrar todos los
movimientos y al final de cada mes se deben totalizar los saldos.
Esta contiene los siguientes datos: Nombre, domicilio, población,
estado, teléfono del cliente, condiciones de venta y fecha de la operación. La
responsabilidad de contar con un eficiente sistema de control interno recae
sobre la alta dirección de la entidad. A la alta dirección, llámese director
general, gerente general, administrador, les confían recursos para que los
administre en aras de alcanzar los objetivos. Esos recursos deben ser
administrados al amparo de sistemas de control interno eficiente y eficaz
para que pueda responder por ellos. Si se considera lo que menciona Espino
(2014), se puede decir que el control interno abarca en la organización:
políticas, procedimientos y prácticas empleadas para administrar las
operaciones de una entidad y promover
el
cumplimiento de las
responsabilidades asignadas en forma efectiva, para alcanzar los resultados
deseados.
Fundamentación Metodológica
En este entorno la toma de decisiones de los resultados que se quiere
obtener de la propuesta realizada es de gran importancia, es por ello que se
pretende generar un sistema contable, como método para determinar si la
problemática existente puede disminuir o no, y de esta manera, hacer una
mejor optimización de las cuentas por cobrar, para así lograr mejorar sus
procesos contables, para lo cual se requiere el uso de técnicas y métodos
36
que permita una valoración objetiva del departamento de cobranza, y con ello
lograr al momento de realizar la propuesta una mayor eficiencia laboral en
Centro de Educación Inicial Privado Mis Niños 23 de Enero en Maracay
Estado Aragua.
SISTEMA CONTABLE
Es una estructura organizada mediante la cual se recogen las
informaciones de una
valiéndose
empresa como
de recursos como
resultado
formularios,
de
sus operaciones,
reportes, libros etc.
y
que
presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones
financieras.
Un
sistema
de
contabilidad
no
es
mas
que normas,
pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar
información financiera de una empresa, por medio de la organización,
clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y
financieras que se nos suministre.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es
preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados.
Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de
tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar
cualquier actividad importante de la misma.
Importancia del Sistema Contable
Un Sistema contable se vale de recursos como formularios, reportes
y libros donde se recopila información de la organización, que permite la
toma decisiones financieras.
Podemos hallar 3 tipos de sistemas contables:
37
SISTEMA PATRIMONIAL O HISTÓRICO: representa el patrimonio y sus
variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables.
SISTEMA PRESUPUESTARIO: representa el patrimonio y sus variaciones
según las expectativas de que se producen los hechos (ex-ante) y después
de que se produzcan (ex-post). La diferencia entre ambas da lugar a
desviaciones.
SISTEMA COMPLEMENTARIO: amplía la información de los otros dos
anteriores no puede ir, por lo tanto, solo.
Objetivos del Sistema Contable
Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas
de contabilidad representan un orden coherente mediante el cual se
recopila toda la información que de necesita con respecto a la entidad
empresarial como resultado de todas las actividades que se llevan a cabo en
la misma, y en este sentido debemos destacar que los datos que recogen los
sistemas de contabilidad son imprescindibles para poder adquirir la
información legal, financiera y tributaria de la compañía. La eficiencia que
debe aportar la implementación de estos sistemas de contabilidad
dependerán de la manera con la cual sean empleados los mismos y este
debe ser un hecho cuya base debe estar situada y enfocada en los objetivos
de la empresa, vinculándose a su vez con todos los programas de
procedimiento que suelen encontrarse dentro del esquema funcional de una
entidad comercial. Si hablamos más específicamente de las características
que poseen los sistemas de contabilidad debemos decir que las mismas se
concentran en los objetivos para los cuales son empleados.
El principal de ellos es el conocimiento de los objetivos ya que
mediante esto, los sistemas de contabilidad podrán llevar a cabo el análisis
que hace referencia a la razón social, la actividad, la ubicación física, y los
recursos totales que utilizará la empresa.
38
En segundo lugar tiene como tarea la elaboración de un informe
preliminar acerca de la situación en la cual se encuentra la
empresa, verificando la aplicación de las normas legales correspondientes e
implementando diferentes metodologías para lograr una mejor y más
eficiente recopilación de la información, buscando que la misma se acerque
lo más que le sea posible a la realidad económica correspondiente a la
empresa.
El tercer y último objetivo por el cual las empresas emplean los
diferentes sistemas de contabilidad es la preparación de los informes
pertinentes, como por ejemplo, aquellos que registran todas las operaciones
que se encuentran en los libros, elaborando informes financieros. No
queremos dejar de mencionar el hecho de que implementar los sistemas
de contabilidad más adecuados para la empresa representaran un
grado de confianza para la gerencia, siendo este uno de los puntos claves
en la organización de una compañía comercial, ya que los mismos le
permiten a la empresa que pueda evaluar el desenvolvimiento, el control, la
gestión y a su vez, determinar su posición y situación financiera en el
momento que la empresa lo desee y necesite.
2.4 Estructura de la Propuesta
Fundamentación y Justificación de su necesidad
La propuesta tiene como finalidad ofrecer al departamento de
cobranzas de dicha institución, optimizar las cuentas por cobrar, para así de
esta manera mantener los saldos actualizados en cada una de las
transacciones que a diario se realizan dentro de la organización, es
importante destacar que la propuesta que se desarrolló de acuerdo a los
resultados obtenidos con la aplicación de los instrumentos de recolección de
39
datos, teniendo como finalidad de lograr cubrir las necesidades existentes en
la organización.
El control interno es necesario para el
correcto desempeño de los
registros contable, logrando de esta manera la meta de esta propuesta. Para
una empresa es indispensable que el Control Interno de las operaciones y
transacciones sean ejecutadas en forma efectiva, de lo contrario causaría
fallas para las mismas; por lo tanto es importante que las organizaciones
posean un control Interno de los registros contable en sus cuentas por
cobrar.
Objetivo
A objeto de consolidar la ejecución de un sistema propuesto en esta
parte de la investigación, se ha considerado pertinente desarrollar una
estructura operativa; una optimizacion de las cuentas por cobrar, que facilite
su consecución en términos realmente viables y factibles.
Estructura
Indagar la situación actual del proceso de las cuentas por cobrar en
el Centro de Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado
Aragua.
El desarrollo de este proceso es describir el proceso de las cuentas
por cobrar, se llevará a cabo según: metas de la situación actual del proceso
y actividades a desarrollar. Estos elementos constituyen ejes matrices para la
consolidación de planes futuros relativos a las cuentas por cobrar de la
institución.
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Crear herramientas contables para las cuentas por cobrar, en el
Centro de Educación Inicial Privado
23 de Enero Maracay Estado
Aragua.
Este se llevará a cabo, mediante la implementación de un formato de las
cuentas por cobrar, para así lograr determinar su condición de pago.
Realizar una inducción al personal que labora en el Centro de
Educación Inicial Privado 23 de Enero Maracay Estado Aragua.
Se llevará a cabo, mediante una reunión con la directiva de la Institución,
personal administrativo y contador externo para la capacitación sobre la
implementación de un Sistema Contable, tomando en cuenta cada uno de
los objetivos de la misma.
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Representación Gráfica del Sistema
Figura 3. Representación Gráfica del Sistema.
Fuente: La Investigadora 2018.
Forma de Instrumentación
La forma como se va a efectuar el sistema es a través, de la
implementación de los formatos y de un sistema de clasificación que permita
desarrollar una estructura operativa dentro del Centro de Educación Inicial
Privado Mis Niños 23 de Enero, Maracay Estado Aragua, el mismo estará
compuesto por dos componentes como lo son: la planificación y el
despliegue del sistema.
Evaluación
Este Sistema será aplicado a través de una clasificación exhaustiva y
minuciosa de las cuentas por cobrar, ya que los mismos no cuentas con la
actualización de las cuentas, el objetivo principal de esta evaluación es poder
diferenciar cuales son los representantes que se encuentren es status
solvente y cuáles no en el Centro de Educación Inicial Privado Mis Niños 23
de Enero, Maracay Estado Aragua, los cuales se realizara mediante
procedimientos contables relacionados con las políticas de cobranzas, así
como también identificar, establecer y definir las normas y los procedimientos
administrativos para el control y el manejo eficiente en el departamento de
cobranzas.
43
2.5. Matriz de Planificación
Objetivos
Específicos
Indagar la situación
actual del proceso
de las cuentas por
cobrar en el Centro
de Educación Inicial
Privado 23 de
Enero Maracay
Estado Aragua.
Crear herramientas
contables para las
cuentas por cobrar,
en atención a las
fases o
componentes del
sistema propuesto
Realizar una
inducción al
personal que labora
en el Centro de
Educación Inicial
Privado 23 de Enero
Maracay Estado
Aragua.
Estrategias
Actividades
Responsable
Recursos
Revisión exhaustiva de
todos los registros y
control de las cuentas
por cobrar (Formatos)
- Observación
directa.
Guía
de
Entrevistas.
La Investigadora y
el Jefe del
Departamento de
Cobranza.
- Material de
Oficina.
- Papelería.
- Computadora.
- Impresión.
a) Esquema básico de
planificación del
proceso de las cuentas
por cobrar.
b) Estructura
organizacional para
efectivizar el proceso.
- Diálogos.
- Elaboración
de formatos.
La Investigadora y
el Jefe del
Departamento de
Cobranza.
- Material de
Oficina.
- Papelería.
- Computadora.
- Impresión.
Formatos de la relación
de
representantes
solventes e insolventes.
- Aplicación de
Control.
- Elaboración
de guía de
entrevista.
Cuadro 1. Matriz de Planificación
Tiem
po
02
Meses
02
Meses
La Investigadora y
el Jefe del
Departamento de
Cobranza.
- Material de
Oficina.
- Papelería.
- Computadora.
- Impresión.
02
Meses
Metas
Orientar al uso
de herramientas
de control y
seguimiento.
Lograr que los
procedimientos
para la
clasificación de
las cuentas por
cobrar del
Centro de
Educación Inicial
Privado 23 de
Enero Maracay
Estado Aragua
se ejecuten.
Direccionar
acciones para
llevar de
manera
eficiente la
cuentas por
cobrar
2.6. Cronograma de Actividades
Descripción
Conocer la Institución, realizar
recorrido por las instalaciones
del Centro de Educación Inicial
Privado 23 de Enero Maracay
Estado Aragua.
Recopilación de información a
través de la observación
directa (visitas) y la entrevista
al personal que labora del
Centro de Educación Inicial
Privado 23 de Enero Maracay
Estado Aragua.
Estructurar el planteamiento
de problema y su objetivo
general y específico.
Implementar
un
sistema,
contable para optimizar la
gestión de las cuentas por
cobrar
del
Centro
de
Educación Inicial Privado 23
de Enero Maracay Estado
Aragua.
Aplicación de la propuesta en
el área de Cobranzas para el
mejor manejo de las mismas
Cuadro 2. Cronograma de Actividades.
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