Departamento de Planificación, Control y Evaluación Organización

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS
FORTALECIMIENTO DEL PROCESO ELECTORAL Y SISTEMAS REGISTRALES DEL
TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE CALIDAD
SPA 0718
DOCUMENTO DE PROYECTO
Departamento de Planificación, Control y Evaluación
Organización de los Estados Americanos
Washington, D.C.
Este documento de proyecto fue preparado por el equipo conformado por: María T. Mellenkamp,
Coordinadora de la Unidad de Cooperación Técnica Electoral y Fernando Larrain, Consultor de la
Subsecretaría de Asuntos Políticos.
ÍNDICE
INFORMACIÓN BÁSICA DEL PROYECTO
RESUMEN EJECUTIVO
1
2
I. MARCO DE REFERENCIA
A. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
B. PERTINENCIA DEL PROYECTO
5
5
6
II. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
A. FIN/ES
B. PROPÓSITO
C. RESULTADOS A NIVEL DE PRODUCTOS
D. PRESUPUESTO TOTAL ESTIMADO POR PRODUCTOS
8
8
8
8
10
III. EJECUCIÓN
A. INSTITUCIÓN EJECUTORA
B. OTRAS INSTITUCIONES PARTICIPANTES
C. BENEFICIARIOS Y FOCALIZACIÓN.
D. CALENDARIO DE DESEMBOLSOS.
11
11
12
12
13
IV. MONITOREO Y EVALUACIÓN
A. ESQUEMA DE MONITOREO
B. EVALUACIÓN
13
13
13
V. SOSTENIBILIDAD Y GESTIÓN DE RIESGO
A. BENEFICIOS Y SOSTENIBILIDAD
B. GESTIÓN DE RIESGO
14
14
14
ANEXOS
ANEXO I:
ANEXO II:
ANEXO III:
ANEXO IV:
Matriz de Marco Lógico
Cronograma de actividades
Presupuesto estimado por productos y actividades
Matriz de Monitoreo y Evaluación
17
23
SIGLAS Y ABREVIACIONES
AECI
Agencia Española de Cooperación Internacional
CEE
Comisión Estatal Electoral de Nuevo León
DECO
Departamento de Cooperación y Observación Electoral
DIPLA/TE
Dirección de Planificación del Tribunal Electoral
OEA/PN
Oficina de la Secretaria General de la OEA en Panamá
SAP
Subsecretaria de Asuntos Políticos
SG/OEA
Secretaría General de la OEA
INFORMACIÓN BÁSICA DEL PROYECTO
FORTALECIMIENTO DEL PROCESO ELECTORAL Y SISTEMAS REGISTRALES
DEL TRIBUNAL ELECTORAL DE PANAMÁ: IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
[XXX]
Versión del 5-Febrero-2008
Países
beneficiarios:
Panamá.
Duración estimada:
3 años.
Fecha estimada de
inicio:
Febrero del 2008.
Fuente
SG/OEA:
Presupuesto total
estimado (en US $)
por fuente de
financiamiento:
Monto
US$ 100,000
Otros donantes:
Agencia Española de Cooperación
Internacional.
Total:
US$ 580.9
Primer año $312.4
US$ 689.9
Unidad responsable
OEA y otros
departamentos
participantes:
Subsecretaría de Asuntos Políticos. Departamento para la Cooperación y
Observación Electoral.
Agencia ejecutora:
Tribunal Electoral de Panamá.
Agencias
contrapartes:
Tribunal Electoral de Panamá - Dirección de Planificación.
1
RESUMEN EJECUTIVO
Propósito del
proyecto:
Fortalecimiento del proceso electoral, sistemas registrales e
identificación ciudadana del Tribunal Electoral de Panamá a través
de la implementación de sistemas de calidad y certificación bajo las
normas ISO 9001:2000
Descripción:
Problema
La ausencia de un sistema de gestión de calidad y mejora de la
eficiencia de los procesos en el Tribunal Electoral de Panamá ha
originado los siguientes problemas: No existe un sistema que
registre en una base de datos, todos los detalles de la logística,
actividades, recursos, costos, productos e incidencias que se dan en
los procesos electorales; fallas en la base alfanumérica del Registro
Civil; inexistencia de un sistema adecuado de almacenamiento de
imágenes; alta rotación y baja capacitación de funcionarios, falta de
orientación al cliente al momento de realizar un trámite; falta de
documentación y control de los registros (inexistencia de manuales
de procedimientos actualizados y que sirvan para controlar la
calidad de los procesos y productos); e inexistencia de un sistema
que recopile sistemáticamente las actividades, procesos y productos
de los torneos electorales. Cada uno de estos problemas
identificados afectan negativamente la labor del Tribunal y
repercuten en especial en dos áreas: la capacidad de organizar
elecciones y la capacidad de registrar a ciudadanos.
Productos
1)
2)
3)
4)
5)
Definición de una Estrategia de gestión de calidad en
Tribunales Electorales.
Diagnósticos y Planes Estratégicos 2008 -2010. a)
Diagnóstico sobre todos los aspectos que afectan la calidad
de los productos que la institución ofrece a la ciudadanía,
elaborados y difundidos. b) Planes Estratégicos elaborados y
difundidos.
Recursos humanos del Tribunal Electoral capacitados en
Gestión de Calidad y sobre los requerimientos y principios
de las Normas ISO 9001:2000.
Sistema de documentación electoral y registral bajo normas
de gestión de calidad en las 3 direcciones sustantivas e
Informática, documentado, auditado e implementado.
Procesos de las tres direcciones sustantivas y una dirección
de apoyo del Tribunal Electoral certificados en calidad bajo
las Normas ISO 9001:2000.
Beneficiarios del proyecto:
2
El beneficiario directo del proyecto es el Tribunal Electoral, sus
direcciones, y los funcionarios del Tribunal. Otros beneficiarios
directos son los ciudadanos panameños, es decir, aproximadamente
3.2 millones de habitantes del país.i
Entre los beneficiarios indirectos del proyecto se encuentran los
organismos electorales de la región, a través de la creación de una
red de apoyo interinstitucional y participación en actividades de
difusión.
Sostenibilidad:
Una vez finalizado el proyecto, los elementos que se detallan a
continuación son los que contribuirán a asegurar la sostenibilidad
del proyecto: desarrollo de capacidades instaladas, infraestructura
adecuada, y cultura institucional orientada al desarrollo de la
gestión por resultados, atención al cliente y gestión del
conocimiento.
Por otro lado, el Tribunal Electoral solicitará los recursos
necesarios, en su presupuesto de funcionamiento e inversiones, que
se requieran para la sostenibilidad futura.
Se debe resaltar que las autoridades del Tribunal han tenido una
participación directa en el diseño del proyecto y que el más alto
nivel de mando institucional expresó el compromiso con la gestión
de calidad.
Otra información
relevante
La ejecución del proyecto se verá enfrentada a grandes desafíos
debido a que durante el año 2009 se llevarán a cabo elecciones
nacionales en Panamá. Con base en esta consideración, se ha
establecido un tiempo adicional de ejecución al que normalmente
hubiera tomado un proceso de certificación.
Por otro lado, el fortalecimiento del proceso electoral y de los
sistemas regístrales del Tribunal Electoral de Panamá podría elevar
los niveles de confianza de la población en las instituciones del
Estado y permitiría el continuo incremento de la satisfacción y
credibilidad de los ciudadanos en el Tribunal Electoral, como
instrumento objetivo y concreto para el fortalecimiento de la
democracia en el país.
También se debe considerar que la gestión de calidad y
certificación del Tribunal Electoral y sus direcciones principales es
una tarea de carácter innovador ya que no se ha llevado a cabo en
ningún otro país de la región a nivel nacional (existen experiencias
a nivel estatal). Se espera que esta experiencia pueda ser replicada
en otros Tribunales Electorales a los que la OEA brinda asistencia
técnica. Se considera que el caso de Panamá es un caso piloto con
i
Human Development Report 2007/2008. pp 244
http://hdr.undp.org/en/media/hdr_20072008_en_complete.pdf
3
altas posibilidades de ser replicado en otros Tribunales Electorales
y Registros Civiles.
Finalmente, se desea resaltar que el tema de la gestión y
certificación de calidad han sido tradicionalmente aplicados en la
esfera privada, y recién ahora se está comenzando su aplicación a
órganos públicos. Su aplicación tiene ventajas que no tienen otras
formas de modernización de instituciones públicas, al encarar los
procesos con enfoques estrictamente técnicos. Asimismo, se
reconoce que la aplicación de gestión de calidad brindará la
oportunidad de mejorar de forma integral varios procesos a la vez,
en vez de ir solucionándolos de forma individual.
4
I.
MARCO DE REFERENCIA
A. Antecedentes y justificación del proyecto.
1.1
El Tribunal Electoral de Panamá, fue creado a través del Acto Legislativo No. 2
de 16 de febrero de 1956, reformatorio de la Constitución Nacional, ratificado
por el Acto Legislativo No. 2 de 24 de octubre de 1956. Es una Institución
autónoma del Estado panameño, con personería jurídica y patrimonio propio, la
cual, además de encargarse de la organización de las consultas populares y de
administrar la Justicia Penal Electoral, tiene la responsabilidad constitucional
(artículo 143 de la Constitución) de llevar de manera exclusiva y privativa, el
registro civil de las personas y de emitir el documento de identidad personal,
cuando los nacionales alcanzan los 18 años de edad.
1.2
Las atribuciones del Tribunal electoral incluyen: a) Efectuar las inscripciones de
nacimiento, matrimonio, defunciones, naturalización y demás hechos y actos
jurídicos relacionados con el estado civil de las personas y hacer las anotaciones
procedentes en las respectivas inscripciones. b) Expedir la cédula de identidad
personal. c) Reglamentar la Ley Electoral, interpretarla, aplicarla y conocer de
las controversias que origina su aplicación. d) Sancionar las faltas y delitos
contra la libertad y pureza del sufragio de conformidad con la Ley. e) Levantar
el Censo Electoral. f) Organizar, dirigir y fiscalizar el registro de electores y
resolver las controversias, quejas y denuncias que al respecto ocurrieren. g)
Tramitar los expedientes de las solicitudes de migración y naturalización. h)
Nombrar los miembros de las corporaciones electorales, en las cuales se deberá
garantizar la representación de los partidos legalmente constituidos.
1.3
Actualmente, el tribunal cuenta con una estructura compuesta por 3 Magistrados
los cuales actúan en armónica colaboración a través de las decisiones emanadas
vía Sala de Acuerdo; una planilla compuesta por 1,600 funcionarios ubicados en
3 direcciones sustantivas (Registro Civil, Cedulación y Organización Electoral)
y 12 direcciones de apoyo o administrativas, las cuales desarrollan sus
funciones a través de 75 oficinas ubicadas a nivel nacional.
A nivel de las 3 direcciones sustantivas existen problemas que es prioritario
atender:
a) No existe un sistema que registre en una base de datos, todos los detalles
de la logística, actividades, recursos, costos, productos e incidencias que se
dan en los procesos electorales, quedando la experiencia y conocimientos en
manos de los funcionarios (conocimiento táctico) en vez de este conocimiento
convertirse en institucional (explícito). Ello dificulta que la institución
gestione sus procesos electorales a través de un sistema de alto rendimiento,
basado en una gestión del conocimiento, lo cual permitiría elevar la calidad
de los procesos de planificación, control y seguimiento de los torneos
electorales.
5
b) Existen fallas en la base alfanumérica del Registro Civil y no existe un
sistema adecuado de almacenamiento de imágenes que conforman el registro
electoral.
c) Hay alta rotación y baja capacitación de funcionarios (en especial afecta la
atención al público).
d) Falta documentación y control de los registros (no existen manuales de
procedimientos actualizados y que sirvan para controlar la calidad de los
procesos y productos).
e) Es necesario readecuar los procesos ya que no están orientados a la
satisfacción del cliente (ciudadano). No existe garantía de calidad en los
trámites y falta comunicación interna y uniformidad en la aplicación de los
procesos, lo cual se manifiesta en que la estructura orgánica de las 3
direcciones es una estructura tradicional, orientada a las funciones (funcional)
y no a la satisfacción del cliente.
Estos problemas, que dificultan el logro de los objetivos del Tribunal Electoral,
son, entre otros, consecuencia de la ausencia de un sistema de gestión de calidad
y mejora continua de la eficiencia de los procesos en las direcciones de Registro
Civil, Cedulación y Organización Electoral.
1.4
Se espera que al finalizar el proyecto el Tribunal Electoral y sus
dependencias puedan proveer servicios de mejor calidad, elevar los niveles de
seguridad y competitividad, mejorar la calidad de la organización y ejecución de los
comicios electorales, y en general, mejorar la relación del Estado con sus ciudadanos.
B. Pertinencia del proyecto.
1. Pertinencia para la OEA.
1.2
Carta de la OEA, la cual establece como uno de los propósitos esenciales de la
organización: “b) Promover y consolidar la democracia representativa dentro
del respeto al principio de no intervención;” y entre los principios señala que:
“d) La solidaridad de los Estados americanos y los altos fines que con ella se
persiguen requieren la organización política de los mismos sobre la base del
ejercicio efectivo de la democracia representativa.”
1.3
Plan de Acción de Québec, emanado de la Tercera Cumbre de las Américas
(Québec, Canadá, abril de 2001), en el que los Jefes de Estado y de Gobierno
decidieron que: “Continuarán fortaleciendo los mecanismos electorales,
utilizando tecnologías de información y comunicación, cuando sea posible, a fin
de garantizar efectivamente la imparcialidad, prontitud e independencia de las
instituciones, tribunales y demás entidades responsables de organizar,
supervisar y verificar las elecciones a nivel nacional y local, y fortalecerán y
facilitarán, con el apoyo de la Organización de los Estados Americanos (OEA) y
otros organismos regionales e internacionales, la cooperación hemisférica y el
intercambio de experiencias en materia de legislación y tecnología en esas áreas
y el envío de observadores electorales cuando sea solicitado.”
6
1.4
Carta Democrática Interamericana – Capítulo 3, en donde se promueve la
democracia representativa: “Son elementos esenciales de la democracia
representativa, entre otros, el respeto a los derechos humanos y las libertades
fundamentales; el acceso al poder y su ejercicio con sujeción al estado de
derecho; la celebración de elecciones periódicas, libres, justas y basadas en el
sufragio universal y secreto, como expresión de la soberanía del pueblo; el
régimen plural de partidos y organizaciones políticas; y la separación e
independencia de los poderes públicos.”
1.5
AG/RES 2119 (XXXV-O/05), Promoción y Fortalecimiento de la Democracia,
que señala: “Solicitar a la Secretaría General que, a través de la Oficina para la
Promoción de la Democracia y de la Oficina para la Prevención y Solución de
Conflictos del Departamento de Asuntos Democráticos y Políticos, según
corresponda:
1.6
1.7
1.5.1
Desarrolle, junto con las autoridades nacionales competentes de los
Estados Miembros que así lo soliciten, programas que fortalezcan la
institucionalidad democrática, al igual que los principios, valores y
prácticas que la sustentan, enfocando los elementos esenciales y
componentes fundamentales de la democracia representativa; y
1.5.2
Fortalezca sus iniciativas en materia de observación y asistencia técnica
electoral, promoviendo la cooperación horizontal”
AG/RES 2254 (XXXVI-O/06), Modernización y uso de las Tecnologías
Electorales en el Hemisferio, la cual resuelve:
1.6.1
Instar a la Secretaría General a que apoye a los Estados Miembros que
así lo soliciten, a fin de que los organismos electorales puedan integrarse
en un esfuerzo de cooperación horizontal en la incorporación de nuevas
tecnologías electorales bajo los auspicios de la OEA, en el contexto de
los recursos disponibles.
1.6.2
Encomendar a la Secretaría General que, a través de la Subsecretaría de
Asuntos Políticos, estimule en mayor grado la generación de
mecanismos de cooperación horizontal en materia de organización de
procesos electorales, incluyendo la incorporación de nuevas tecnologías,
para asistir a los Estados Miembros que así lo soliciten.
AG/RES. 2286 (XXXVII-O/07), Programa Interamericano para el Registro
Civil Universal y el Derecho a la Identidad, que resuelve: Instar a los EstadosMiembros a que adopten medidas, como la erradicación del subregistro, para
asegurar el pleno reconocimiento del Derecho a la Identidad, indispensable para
el ejercicio de los derechos civiles, políticos, económicos, sociales y culturales.
7
2. Pertinencia para los donantes y agencias colaboradoras
1.8
De acuerdo al Plan Director de la Cooperación Española 2005-20082, el
presente proyecto es consistente con las siguientes prioridades de la Agencia
Española de Cooperación Internacional: en el sector “Gobernanza democrática,
participación ciudadana y desarrollo institucional” la AECI tiene como una de
sus líneas estratégicas la “Promoción de la democracia representativa y
participativa y del pluralismo político” dentro de la cual, el fortalecimiento del
proceso electoral contribuirá al “apoyo a los procesos y órganos electorales
democráticos con el objeto de que (….) garanticen procedimientos claros y
confiables”. Asimismo, dentro del mismo sector, el proyecto va de la mano con
otra de las líneas estratégicas del donante, dado que la provisión de servicios
electorales y de registro de mejor calidad contribuirá al “Desarrollo de la
administración al servicio del ciudadano y buena gestión de los asuntos
públicos” mediante la “garantía de equidad y calidad en el acceso, gestión y
prestación de los servicios públicos”.
II.
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
Objetivos del proyecto
A. Fin/es
Contribuir al fortalecimiento de los derechos democráticos y el buen gobierno.
B. Propósito
2.2
Fortalecimiento de los procesos electorales, sistemas registrales e identificación
ciudadana del Tribunal Electoral de Panamá a través de la implementación de
sistemas de calidad y certificación bajo las normas ISO 9001:2000
C. Resultados a nivel de productos.
1.
Producto I: Definición de una Estrategia de gestión de calidad en Tribunales
Electorales.
2.3
Este producto tiene por objetivo sentar las bases para la implementación del
proceso de certificación y evaluación ISO 9001:2000 de forma eficiente y
efectiva, mediante la definición de una estrategia de gestión de calidad para el
Tribunal Electoral de Panamá. La certificación como producto de la mejora de
los procesos del Tribunal tendrá un impacto positivo en la operación diaria y los
servicios que la institución presta.
2
Plan Director de la Cooperación Española 2005-2008.
www.aeci.es/01aeci/6normativa/1admon/ftp/1planes/pd_esp.pdf
8
2.4
Con este producto se pretende financiar i) un Taller de intercambio MéxicoPanamá- Chile a fin de conocer las experiencias que han tenido el Tribunal
Estatal Electoral de Nuevo León y el Registro Civil de Coahuila en México y el
Registro Civil de Chile en el campo de la gestión y certificación de calidad ISO
9001:2000; ii) un Encuentro interamericano de las autoridades electorales sobre
Gestión y Certificación de la Calidad en Tribunales Electorales (Panamá,
México y Chile junto con otros países de la región) a fin de compartir
experiencias que permitan triangular la cooperación horizontal con Panamá de
forma más efectiva; y iii) un informe que indique la metodología y actividades
que consideraron otros organismos electorales y de registro civil para la
certificación, y evaluación de las posibilidades de replicarse en el país.
A través del intercambio de experiencias en talleres bilaterales y reuniones
interamericanas, se espera poder dar a conocer la experiencia que han tenido tres
instituciones públicas en el campo de la gestión y certificación de calidad. El caso de
Nuevo León es el único estado que ha certificado a la autoridad electoral, y ha
recibido el certificado ISO 9001:2000, el estado de Coahuila en México certificó su
registro civil. En el caso de Chile tenemos conocimiento de que han certificados
varios procesos del registro registro civil. El compartir experiencias nos permitirá
triangular la cooperación horizontal con Panamá de forma más efectiva, y elaborar un
informe sobre las actividades y metodología a seguir para los países interesados en
iniciar el camino hacia la gestión y certificación de calidad.
2. Producto II: Diagnósticos y Planes Estratégicos 2008 -2010. a) Diagnóstico sobre
todos los aspectos que afectan la calidad de los productos que la institución
ofrece a la ciudadanía, elaborados y difundidos. b) Planes Estratégicos
elaborados y difundidos.
2.5
Formulación de cuatro diagnósticos en las tres direcciones sustantivas y una de
apoyo que integran el Tribunal Electoral: Registro Civil, Cedulación,
Organización Electoral e Informática.
2.6
Formulación de cuatro Planes Estratégicos de implementación para las tres
direcciones sustantivas del Tribunal Electoral: Registro Civil, Cedulación y
Organización electoral; y una dirección de apoyo: Informática.
2.7
Elaboración de propuestas necesarias para la implementación de un sistema de
gestión de calidad en base a la norma ISO 9001:2000, planes y cronogramas de
implementación de sistemas de gestión de calidad.
9
La formulación de los diagnósticos nos llevará a detectar los problemas críticos y el
estado de situación actual con relación a varios procesos en cada una de las direcciones a
trabajar. Una vez que se cuente con el listado de problemas, se realizará una selección de
los problemas más importantes en los que se debe trabajar, para lo cual se elaborarán los
planes estratégicos de acción en cada dirección y sus correspondientes propuestas de
implementación. Estos son pasos previos necesarios sin los cuales no puede iniciarse la
gestión de calidad, la cual parte de conocer la situación actual y desafíos actuales de la
institución.
3. Producto III: Recursos humanos del Tribunal Electoral capacitados en Gestión
de Calidad y sobre los requerimientos y principios de las Normas ISO
9001:2000.
2.8
Capacitación por 32 horas a 300 funcionarios (identificados entre los líderes de
procesos, directores, jefes de departamento, directores regionales y agentes
multiplicadores) sobre cambio organizacional.
2.9
Capacitación por 32 horas a 1,600 funcionarios sobre elementos básicos para la
implementación de los Sistemas de Gestión de Calidad.
Con base en lo establecido en la norma ISO, es obligatorio capacitar al personal de la
institución para que pueda comprender y adaptarse a los cambios internos y a la
implementación de las nuevas medidas que surgen de la necesidad de adecuar los
procesos actuales a lo que establece la norma.
4. Producto IV: Sistema de documentación electoral y registral bajo normas de
gestión de calidad en las 3 direcciones sustantivas e Informática, documentado,
auditado e implementado.
2.10 Elaboración de los documentos del sistema de gestión de calidad
2.11 Elaboración de documentos de procesos claves.
2.12 Auditar los procesos internos
2.13 Implementación de los procesos claves
2.14 Elaboración del Sistema de Documentación de los Procesos Electorales que
permitirá disponer en una base de datos todas las actividades, recursos, logística
y costos del proceso electoral a nivel de mesa de votación.
Otro requisito obligatorio establecido por la norma es documentar todos los procesos
y la forma que toma su implementación en ciertos documentos obligatorios. Estos
documentos son utilizados por los auditores para realizar el trabajo de verificación de
los procesos existentes con “el deber ser” contenido en la norma. El proceso de
selección de la compañía certificadora se hará a través de licitación pública siguiendo
los procesos establecidos oficialmente por la OEA en el documento “Guidelines for
the Bidding and Evaluation Process”.
5. Producto V: Procesos de las tres direcciones sustantivas y una dirección de apoyo
del Tribunal Electoral certificados en calidad bajo las Normas ISO 9001:2000.
2.15 Elaboración de términos de referencia para contratar a compañía certificadora.
10
2.16 Selección y contratación de compañía certificadora.
2.17 Realización de auditorias por parte de la compañía certificadora para emitir el
certificado.
Una vez que se detectan los problemas, se identifican aquellos procesos a certificar, se
capacita al personal y se elaboran los manuales, todo está listo para que la compañía
certificadora haga su auditoría y evalúe si la institución se encuentra en condiciones de
recibir la certificación, o caso contrario cuáles ajustes quedan pendientes.
D. Presupuesto total estimado por productos.
2.18 El costo del proyecto se estima en US$ 680,898, de los cuales US$ 100,000
serán aportados por la OEA, y US$ 580,898, por la Agencia Española de
Cooperación Internacional (ver presupuesto detallado en Anexo II). La
diferencia entre lo que se presenta en esta tabla y el total mencionado se debe a
los costos de contingencia y a la recuperación de costos indirectos.
11
Productos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Tabla de costos
(en miles de US$)
SG/OEA
Ruta crítica sobre la gestión de
calidad en Tribunales electorales
identificada y difundida, para su
posterior aplicación en Panamá y
otras autoridades electorales del
hemisferio
Diagnósticos y Planes Estratégicos
2008 -2010. a) Diagnóstico sobre
todos los aspectos que afectan la
calidad de los productos que la
institución ofrece a la ciudadanía,
elaborados y difundidos. b) Planes
Estratégicos elaborados y difundidos
Recursos humanos del Tribunal
Electoral capacitados en Gestión de
Calidad y sobre los requerimientos y
principios de las Normas ISO
9001:2000
Sistema de documentación electoral,
registral y de identificación ciudadana
bajo normas de gestión de calidad en
las 3 direcciones sustantivas
e
Informática, documentado, auditado e
implementado
Procesos de las tres direcciones
sustantivas y una dirección de apoyo
del Tribunal Electoral certificados en
calidad bajo las Normas ISO
9001:2000
Monitoreo y Evaluacion
Donante/s
%
$
0
$
65.5
$
65.5
9.6%
$
0
$
37.2
$
37.2
5.4%
$ 276.4
$ 276.4
41%
0
$
61.2
$
61.2
9%
100
$
40.0
$
140
21%
$ 26.7
$ 26.7
4%
$ 73.9
$ 73.9
10%
$ 580.9
$ 680.9
100%
100%
$ 0
$
$
Total
ICR:
$ 100
100%
Total
%
III.
EJECUCIÓN
A. Institución ejecutora
3.1 Desde su fundación en 1956, el Tribunal Electoral de Panamá, desarrolla las
actividades de inscripción y certificación de hechos vitales y actos jurídicos,
identificación ciudadana y organización de comicios electorales.
3.2 En el Tribunal Electoral de Panamá, desde hace 17 años conviven elementos
estructurales que facilitan el desarrollo de una cultura que permite la sostenibilidad de un
sistema de Gestión de Calidad, siendo los mismos.: a) El liderazgo de las autoridades, la
12
buena disposición de los 1,600 funcionarios, la percepción de integridad de gestión
publica reconocida, la continuidad de las iniciativas y /o proyectos llevados a cabo
durante 18 años, y el deseo de convertirse en una institución de clase mundial rectora de
iniciativas democráticas; b)La existencia de elementos tales como: gestión por resultados,
rendición de cuentas, acceso a la información pública, sistema de promoción de
denuncias de actos de corrupción, participación ciudadana y nivel de compromiso; y c)
Un alto nivel tecnológico para el procesamiento de los productos que se presenta a la
ciudadanía, siendo la primera y única institución del país en la que todas las respuestas a
los ciudadanos se dan en tiempo real, ya que alrededor del 90% de sus 75 oficinas están
conectadas en línea.
Resaltamos nuevamente lo expresado anteriormente en el documento, que existe la
voluntad política al más alto nivel por parte de los Magistrados así como también por el
grupo técnico de llevar a cabo este proyecto.
Se destaca asimismo que la SG-OEA a través del Departamento para la Cooperación y
Observación Electoral (DECO) tendrá un rol de órgano co-ejecutor de este proyecto.
DECO facilitará la selección de consultores y de la compañía certificadora así como
también facilitará la cooperación horizontal para asegurar la prestación se servicios y
asesoría de la Comisión Estatal Electoral de Nuevo León a las autoridades panameñas.
B. Otras instituciones participantes
3.3
Existirá una cooperación horizontal a través de la asesoría técnica y el
intercambio de experiencias con la Comisión Estatal Electoral del Estado de
Nuevo León - México, dado que esta institución tiene experiencia en la gestión
de la calidad (ya cuenta con el certificado ISO) y la retroalimentación que pueda
proveer al proyecto será de mucha utilidad.
C. Beneficiarios y focalización.
1. Beneficiarios del proyecto.
3.4
El beneficiario directo del proyecto es el Tribunal Electoral, sus direcciones, y
los funcionarios del Tribunal. Otros beneficiarios directos son los ciudadanos
panameños, es decir, aproximadamente 3.2 millones de habitantes del país..
3.5
Entre los beneficiarios indirectos del proyecto se encuentran los organismos
electorales de la región, a través de la creación de una red de apoyo
interinstitucional y participación en actividades de difusión.
2. Criterios de focalización.
3.6
Dados los beneficiarios y el alcance del proyecto no se puede hablar de un
criterio de focalización. Por el contrario este proyecto se basa en el supuesto de
universalidad.
13
D. Calendario de desembolsos.
3.7
La siguiente tabla presenta el calendario de desembolsos por fuente de
financiamiento y por año (ver presupuesto detallado en Anexo II).
Año
1
2
3
Total
SG/OEA
$ 50,000
$ 30,000
$ 20,000
$ 100,000
IV.
Calendario de desembolsos
(en US$)
Donante/s
Total por año
$ 312,470
$ 362,470
$ 206,838
$ 236,838
$ 61,590
$ 81,590
$ 580,898
$ 680,898
% por año
53%
35%
12%
100%
MONITOREO Y EVALUACIÓN
A. Esquema de monitoreo
4.1
La SG/OEA a través de la Subsecretaria de Asuntos Políticos monitoreará la
ejecución del proyecto. Para tal fin utilizará los formatos oficiales del
Departamento de Planificación, Control y Evaluación de la OEA. Los formatos
oficiales deberán ser llenados por la dirección de planificación del Tribunal
Electoral de Panamá y presentados, cada tres meses.
4.2
El Departamento para Cooperación y Observación Electoral realizará un
monitoreo mes a mes de los avances y desafíos que va presentando el proyecto.
Para esto se realizaran viajes así como se mantendrá una comunicación directa y
fluida con la Dirección de Planificación del Tribunal Electoral. Con el fin de
enriquecer el monitoreo el DECO contará con el apoyo de la CEE de Nuevo
León, México.
4.3
Por último, el Tribunal Electoral de Panamá a través de la Dirección de
Planificación deberán llevar un monitoreo interno con el objetivo de cumplir
con los plazos establecidos.
B. Evaluación
4.4
El proyecto se evaluará en base a los criterios de eficacia y eficiencia. Para tal
fin se contratará a un consultor externo al finalizar el proyecto.
4.5
Es importante mencionar al finalizar el proyecto se llevará a cabo una
evaluación de resultados. Por otra parte se desea indicar que la evaluación será
constante debido a que el proceso de certificación y re-certificación tiene
implícitamente el principio de evaluación periódica realizada por un agente
externo.
4.6
Debido a que el proyecto es de largo plazo se realizarán evaluaciones
formativas a los términos del primer y segundo año. Dichas evaluaciones serán
14
realizada internamente por el Tribunal Electoral de Panamá para ser
posteriormente revisadas por la SG/OEA.
V.
SOSTENIBILIDAD Y GESTIÓN DE RIESGO
A. Beneficios y sostenibilidad.
5.1
Existe un compromiso por parte de los magistrados del Tribunal Electoral para
que una vez éste sea certificado en sus tres direcciones sustantivas y una de
apoyo, se realicen mejoras continuas en el Tribunal.
5.2
Una vez finalizado el proyecto, los elementos que se detallan a continuación son
los que le darán sostenibilidad al proyecto: desarrollo de capacidades instaladas,
infraestructura, y cultura institucional orientada al desarrollo de la gestión por
resultados, atención al cliente y gestión del conocimiento.
5.3
Por otro lado, el Tribunal Electoral solicitará de los recursos necesarios, en su
presupuesto de funcionamiento e inversiones, que se requieran para la
sostenibilidad del proyecto.
5.4
El proyecto es parcialmente autosustentable ya que el proceso de certificacion
supone un proceso de mejora continua.
B. Gestión de riesgo.
DE
ACTIVIDADES
PRODUCTOS
A
DESCRIPCIÓN DE LOS
RIESGOS
Las autoridades de la CEE de
Nuevo León no están dispuestas
proveer
la
información
necesaria de manera oportuna a
las autoridades panameñas.
15
ESTRATEGIA DE
GESTIÓN DE RIESGO
Realización de una reunión
conjunta con la participación de
miembros de la OEA, del
Tribunal
Electoral
y
de
autoridades del CEE para
presentar el proyecto y buscar el
apoyo por parte de la CEE.
Desarrollo de incentivos para
hacer atractivo el otorgamiento
de información por parte de las
instituciones extranjeras: firma
de convenios para compartir
información de la gestión del
proyecto con las entidades
extranjeras involucradas una
vez finalizado el mismo,
búsqueda de otras instituciones
panameñas cuya información de
gestión pueda interesar a otras
instituciones de los países cuyo
apoyo busca el proyecto.
Los funcionarios del tribunal
no están interesados en recibir
la capacitación.
No hay disponibilidad de
compañías
o
consultores
idóneos en el tema.
El personal de las direcciones
del tribunal electoral
no
colabora en brindar información
a los consultores a cargo de los
diagnósticos
y
del
plan
estratégico
La celebración de elecciones
generales en el 2009 afectará el
proceso de gestión de calidad.
DE
PRODUCTOS
PROPÓSITO
DE PROPÓSITO A FIN
A
La alta gerencia no acepta las
propuestas presentadas
Las autoridades del tribunal
electoral dejan de implementar
los procesos de gestión y
certificación
Fomento del trabajo en equipo y
desarrollo de una cultura
orientada a discutir abiertamente
los problemas y los temas.
Realización
de
talleres
mostrando lo importante del
capital humano para el logro de
los objetivos del proyecto
Realización de un proceso de
licitación transparente a nivel
nacional e internacional para
asegurarse de encontrar los
consultores
idóneos.
Pedir
recomendaciones
a
las
autoridades de Nuevo León
sobre el tema.
Exposición de la OEA ante los
funcionarios de la alta gerencia
del Tribunal electoral para
presentarles los beneficios que
el proyecto traerá a la
institución. Una vez logrado
ello, realización de una
presentación conjunta con la
alta gerencia ante el resto de
funcionarios del tribunal para
mostrarles las características y
beneficios del proyecto a ser
implementado en la institución
y para presentarles a los
consultores encargados de la
elaboración de los diagnósticos
y del plan estratégico.
Teniendo en cuenta este
componente es que el tiempo de
ejecución se ha incrementado
para que las elecciones no
afecten
el
proceso
de
certificación.
Elaboración conjunta de las
propuestas: envío previo de las
mismas al Tribunal Electoral
para
solicitarle
su
retroalimentación, como insumo
necesario para elaborar la
versión final de las propuestas
Exposición de la OEA ante
miembros del poder ejecutivo,
mostrando los beneficios de la
implementación del proyecto
en el marco de la mejora de la
gestión de las instituciones del
Estado.
Presentación de la OEA ante
16
representantes de la sociedad
civil para mostrar lo relevante
del proyecto para mejorar la
provisión
de
servicios
electorales al público, así como
elemento clave para fomentar
una mayor transparencia en el
proceso venidero de elecciones.
17
Anexo II
Matriz de Marco Lógico
RESUMEN NARRATIVO DE
OBJETIVOS Y ACTIVIDADES
FIN
Contribuir al fortalecimiento
de los derechos democráticos y
el buen gobierno
PROPOSITO
Fortalecimiento de los
procesos electorales,
sistemas registrales e
identificación ciudadana del
Tribunal Electoral de
Panamá a través de la
implementación de sistemas
de calidad y certificación
bajo las normas ISO
9001:2000
PRODUCTOS
INDICADORES
MEDIOS DE VERIFICACIÓN
Mayor participación y ejercicio de
derechos ciudadanos a través de las
elecciones generales.
Actas de proclamación de la Junta
Nacional de Escrutinio.
Mejora nivel de satisfacción con la
Ausencia de cuestionamiento del trabajo
calidad de los servicios del Tribunal
del Tribunal.
Electoral.
La identificación de indicadores y líneas
de base se realizará una vez que se
cuente con los diagnósticos. Los
indicadores
medirán
mejora
de
servicios, niveles de seguridad de
información y procesos y mejora en la
organización de comicios electorales.
SUPUESTOS
Continuidad del régimen
democrático y elecciones
libres y transparentes.
Continuidad del apoyo y
compromiso con las
actividades de gestión y
certificación de calidad
por
parte
de
las
autoridades el Tribunal
Electoral.
1. Disponibilidad de la
Comision
Estatal
Electoral de Nuevo Leon
de
proveer
la
información necesaria de
manera oportuna a las
autoridades panameñas.
Producto I: Definición de
una estrategia de gestión de
calidad en tribunales
electorales.
1. Informe donde se deberán identificar: 1. Documento publicado.
a) Las fortalezas que permitieron a los
Registros Civiles de Chile, Coahuila y
al sistema electoral de Monterrey ser
certificados o alcanzar los actuales
niveles de excelencia. b) Cómo estas
fortalezas podrían ser replicadas en el
Tribunal Electoral de Panamá. (para fin
del primer semestre del proyecto).
Producto II: Diagnósticos y
2. Cuatro diagnósticos y un plan 2. Documentos de diagnósticos y plan 2.Buena voluntad y
estratégico con procesos identificados.
estratégico.
colaboración
del
18
Anexo II
RESUMEN NARRATIVO DE
OBJETIVOS Y ACTIVIDADES
INDICADORES
Planes Estratégicos 2008 2010. a) Diagnóstico sobre
todos los aspectos que
afectan la calidad de los
productos que la institución
ofrece a la ciudadanía,
elaborados y difundidos. b)
Planes Estratégicos
elaborados y difundidos.
(Para fin del primer semestre del
proyecto).
Producto III: Recursos
humanos del Tribunal
Electoral capacitados en
Gestión de Calidad y sobre
los requerimientos y
principios de las Normas
ISO 9001:2000.
Producto IV: Sistema de
documentación electoral,
registral y de identificación
ciudadana bajo normas de
gestión de calidad en las 3
direcciones sustantivas e
Informática, documentado,
auditado e implementado.
MEDIOS DE VERIFICACIÓN
SUPUESTOS
personal
de
las
direcciones del Tribunal
para brindar información
a los consultores a cargo
de los diagnósticos y
plan estratégico
3. El 20% de los funcionarios 3. Programa de capacitación. Lista de
capacitados en gestión de calidad con participantes a los cursos. Informe y
64 horas (300) en el segundo semestre evaluación del curso.
de 2008.
El 80% restante (1,300) con 32 horas se
capacitará en el 2009.
4. Manual de gestión de calidad,
documento de proceso y documento de 4. Informe de auditoria.
auditoria. (Segundo semestre del 2008).
Producto V: Procesos de las
tres direcciones sustantivas
5. Procesos de
y una dirección de apoyo del certificadas
bajo
Tribunal Electoral
9001:2000.
certificado en calidad bajo
las direcciones 5. Copia de certificado ISO.
normas
ISO
19
La alta gerencia acepta
las propuestas de cambio
necesarias para lograr la
certificación.
Anexo II
RESUMEN NARRATIVO DE
OBJETIVOS Y ACTIVIDADES
INDICADORES
MEDIOS DE VERIFICACIÓN
SUPUESTOS
las Normas ISO 9001:2000.
ACTIVIDADES
1.1 Taller de intercambio
México / Panamá.
1.2 Encuentro
interamericano de las
autoridades electorales
sobre Gestión y
Certificación de la Calidad
en Tribunales Electorales
(Panamá, México y Chile
junto con otros países de la
región).
1.3 Elaboración de informe
que indique la metodología
y actividades que
consideraron otros
organismos electorales y de
registro civil para la
certificación, y evaluación
de las posibilidades de
replicarse en el país.
2.1 Formulación de cuatro
diagnósticos en las tres
direcciones sustantivas y
una de apoyo que integran el
Tribunal Electoral: Registro
Acta de la reunión. Lista de participantes.
$ 12,848
Acta de la reunión. Lista de participantes.
$ 50,696
$ 2,000
Informe de metodología.
$ 21,120
Documentos de diagnostico.
20
Disposición del Tribunal
Electoral de brindar
información sobre las
dependencias
Anexo II
RESUMEN NARRATIVO DE
OBJETIVOS Y ACTIVIDADES
INDICADORES
MEDIOS DE VERIFICACIÓN
Civil, Cedulación,
Organización Electoral e
Informática.
2.2Formulación de cuatro
Planes Estratégicos de
implementación para las tres
direcciones sustantivas del
Tribunal Electoral: Registro
Civil, Cedulación y
Organización electoral; y
una dirección de apoyo:
Informática.
2.3Elaboración de
propuestas necesarias para
la implementación de un
sistema de gestión de
calidad en base a la norma
ISO 9001:2000, planes y
cronogramas de
implementación de sistemas
de gestión de calidad.
3.1Capacitación por 32
horas a 300 funcionarios
(identificados entre los
líderes
de
procesos,
directores,
jefes
de
departamento,
directores
regionales
y
agentes
multiplicadores)
sobre
cambio organizacional.
$ 10,560
Planes estratégicos.
$5,560
Documento de propuesta, plan y
cronograma de trabajo.
$ 54,674
Plan de capacitación.
21
SUPUESTOS
Anexo II
RESUMEN NARRATIVO DE
OBJETIVOS Y ACTIVIDADES
3.2Capacitación por 32
horas a 1,600 funcionarios
sobre elementos básicos
para la implementación de
los Sistemas de Gestión de
Calidad.
4.1Elaboración de los
documentos del sistema de
gestión de calidad
4.2Elaboración de
documentos de procesos
claves.
4.3Auditar los procesos
internos
INDICADORES
MEDIOS DE VERIFICACIÓN
$ 221,374
Plan de capacitación.
$ 11,120
$ 11,120
4.1Auditoria documental.
$ 5,560
4.2Auditoria interna.
$ 16,680
4.4Implementación de los
procesos claves
4.5Elaboración del Sistema
de Documentación de los
Procesos Electorales que
permitirá disponer en una
base de datos todas las
actividades, recursos,
logística y costos del
proceso electoral a nivel de
mesa de votación.
5.1 Elaboración de términos
de referencia para
contratar a compañía
SUPUESTOS
4.3Auditoria interna.
4.4 Auditoria interna.
$ 16,680
4.5 Base de datos funcionando.
$ 20,000
5.1 Documento de términos de referencia.
22
4.5 Disponibilidad de
recursos físicos y
humanos de la
contrapartida. Contar
con la información
adecuada y oportuna del
TSE.
Anexo II
RESUMEN NARRATIVO DE
OBJETIVOS Y ACTIVIDADES
certificadora.
5.2 Selección y contratación
de compañía
certificadora.
INDICADORES
MEDIOS DE VERIFICACIÓN
$ 20,000
$ 40,000
5.2 Copia del contrato de la compañía
seleccionada.
5.3 Realización de
auditorias por parte de la
compañía certificadora
para emitir el
certificado.
Informe de auditoria externo.
Certificado ISO 9001:2000
23
SUPUESTOS
Anexo II
Cronograma de actividades
Año , Productos y Actividades
Mes
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Año 2008
Producto 1: Definición de una Estrategia de gestión de calidad
en Tribunales Electorales
Actividad 1.1 Taller de intercambio México / Panamá.
Actividad1.2 Encuentro interamericano de las autoridades electorales
sobre Gestión y Certificación de la Calidad en Tribunales Electorales
(Panamá, México y Chile junto con otros países de la región).
X
X
X
Actividad 1.3 Elaboración de informe que indique la metodología y
actividades que consideraron otros organismos electorales y de
registro civil para la certificación, y evaluación de las posibilidades de
replicarse en el país.
X
X
X
X
X
Producto 2: Diagnósticos y Planes Estratégicos 2008 -2010. a)
Diagnóstico sobre todos los aspectos que afectan la calidad de
los productos que la institución ofrece a la ciudadanía,
elaborados y difundidos. b) Planes Estratégicos elaborados y
difundidos.
Actividad 2.1 Formulación de cuatro diagnósticos en las tres
direcciones sustantivas y una de apoyo que integran el Tribunal
Electoral: Registro Civil, Cedulación, Organización Electoral e
Informática.
X
X
Actividad 2.2 Formulación de cuatro Planes Estratégicos de
implementación para las tres direcciones sustantivas del Tribunal
Electoral: Registro Civil, Cedulación y Organización electoral; y
una dirección de apoyo: Informática.
X
X
Actividad 2.3 Elaboración de propuestas necesarias para la
implementación de un sistema de gestión de calidad en base a la
norma ISO 9001:2000, planes y cronogramas de implementación
de sistemas de gestión de calidad.
X
X
X
X
24
Anexo II
Mes
Año , Productos y Actividades
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Producto 3: Recursos humanos del Tribunal Electoral
capacitados en Gestión de Calidad y sobre los requerimientos y
principios de las Normas ISO 9001:2000.
Actividad 3.1 Capacitación por 32 horas a 300 funcionarios
(identificados entre los líderes de procesos, directores, jefes de
departamento, directores regionales y agentes multiplicadores)
sobre cambio organizacional.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Actividad 3.2 Capacitación por 32 horas a 1,600 funcionarios sobre
elementos básicos para la implementación de los Sistemas de
Gestión de Calidad. (Esta actividad se continua en 2009).
Año 2009
Producto 3: Recursos humanos del Tribunal Electoral
capacitados en Gestión de Calidad y sobre los requerimientos y
principios de las Normas ISO 9001:2000.
Actividad 3.2 Capacitación por 32 horas a 1,600 funcionarios sobre
elementos básicos para la implementación de los Sistemas de
Gestión de Calidad.
X
X
X
X
X
Actividad 4.1 Elaboración de los documentos del sistema de
gestión de calidad
X
X
X
Actividad 4.2 Elaboración de documentos de procesos claves.
X
X
X
Producto 4: Sistema de documentación electoral, registral y de
identificación ciudadana bajo normas de gestión de calidad en
las 3 direcciones sustantivas e Informática, documentado,
auditado e implementado.
Actividad 4.3 Auditar los procesos internos
X
Actividad 4.4 Implementación de los procesos claves
X
Actividad 4.5 Elaboración del Sistema de Documentación de los
Procesos Electorales que permitirá disponer en una base de datos
todas las actividades, recursos, logística y costos del proceso
electoral a nivel de mesa de votación.
25
X
Anexo II
Mes
Año , Productos y Actividades
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Año 2010
Producto 5 Tribunal Electoral certificado en calidad bajo las
Normas ISO 9001:2000.
.Actividad 5.1 Elaboración de términos de referencia para
contratar a compañía certificadora.
X
X
X
Actividad 5.2 Selección y contratación de compañía certificadora.
X
Actividad 5.3 Realización de auditorias por parte de la compañía
certificadora para emitir el certificado.
X
X
X
26
X
X
X
X
X
Anexo III
Presupuesto estimado por productos y actividades
OAS Budget
Template (Version 2)_S.xls
Anexo IV
Matriz de Monitoreo y Evaluación
Indicadores
(Cualitativos/
Cuantitativos)
Valor de la
Línea de
base
Valor de la Meta
Desconocida
La identificación
de indicadores y
líneas de base se
realizará una vez
que se cuente con
los diagnósticos.
Los indicadores
medirán mejora
de servicios,
niveles de
seguridad de
información y
procesos y mejora
en la organización
de comicios
electorales
Estudios
inexistentes
sobre la
utilidad del
análisis de la
experiencia
de
certificación
de
instituciones
electorales
latinoameric
anas para el
Tribunal
Un Informe donde
se deberán
identificar las
fortalezas que
permitieron a los
Registros Civiles
de Chile, Coahuila
y al sistema
electoral de
Monterrey ser
certificados o
alcanzar los
actuales niveles
de excelencia; y
Fuentes de
información
Método de
recopilación
de la
información
Objetivos
La identificación
de indicadores y
líneas de base
se realizará una
vez
que
se
cuente con los
diagnósticos.
Propósito
Productos
Informe donde se
deberán identificar:
a) Las fortalezas
que permitieron a los
Registros Civiles de
Chile, Coahuila y al
sistema electoral de
Monterrey
ser
certificados
o
alcanzar los actuales
niveles
de
excelencia. b) Cómo
estas
fortalezas
podrían
ser
Tribunal
Electoral
Informe
elaborado por
el Tribunal
Electoral de
Panamá.
Estudios
Observación
directa.
Responsable de la
recopilación,
análisis y
divulgación de la
información
Método de análisis
de información
Tribunal Electoral
Análisis comparativo
respecto de la línea
base al inicio del
proyecto y fin.
OEA – Tribunal
Electoral
Consulta con las
autoridades de los
Registros Civiles de
Chile, Coahuila y del
sistema electoral de
Monterrey que
estuvieron
encargadas de su
respectiva
certificación.
Frecuencia
Aplicación
(usos
esperados)
Formato de
divulgación
de la
información
Usuarios de la
información
Una vez,
al finalizar
el
proyecto.
Información
para el
monitoreo y
evaluación del
proyecto.
Información
para respaldar
el compromiso
de la Agencia
Española de
Cooperación
Internacional
con el
proyecto.
Reporte
anual de
progreso del
proyecto.
Dirección de
Planificación
del Tribunal
Electoral de
Panamá.
Una vez,
al finalizar
el primer
semestre.
Información
para el
monitoreo y
evaluación del
proyecto.
Información
para respaldar
el compromiso
de la Agencia
Española de
Cooperación
Internacional
con el
Reporte
anual de
progreso del
proyecto.
Dirección de
Planificación
del Tribunal
Electoral de
Panamá.
Anexo IV
Indicadores
(Cualitativos/
Cuantitativos)
Valor de la
Línea de
base
Valor de la Meta
Fuentes de
información
Método de
recopilación
de la
información
Objetivos
replicadas en el
Tribunal Electoral de
Panamá.
Diagnósticos y plan
estratégico
con
procesos
identificados.
Funcionarios
del
tribunal capacitados
en
gestión
de
calidad.
Electoral de
Panamá.
Problemas
detectados
en los
diagnósticos.
Del total de
1,600
trabajadores
solo 25
están
capacitados
Responsable de la
recopilación,
análisis y
divulgación de la
información
Método de análisis
de información
Frecuencia
ver cómo ellas
podrían ser
replicadas en el
Tribunal Electoral
de Panamá.
4 Diagnósticos y
un plan
estratégico con
procesos
identificados.
20% de los
funcionarios
capacitados en
gestión de calidad
con 64 horas
(300) y el 80%
restante (1,300)
con 32 horas.
Aplicación
(usos
esperados)
Formato de
divulgación
de la
información
Usuarios de la
información
Reporte
anual de
progreso del
proyecto.
Dirección de
Planificación
del Tribunal
Electoral de
Panamá.
Reporte
anual de
progreso del
proyecto.
Dirección de
Planificación
del Tribunal
Electoral de
Panamá.
proyecto.
Diagnósticos y
plan
estratégicos
elaborados por
los consultores
contratados
para tal fin.
Dirección de
Recursos
Humanos del
Tribunal
Electoral de
Panamá.
Observación
directa.
Entrevistas y
muestreo.
OEA – Tribunal
Electoral
Tribunal Electoral
Análisis de los
documentos
presentados por los
consultores con los
funcionarios de las
distintas gerencias
del Tribunal
Electoral, para
verificar que los
diagnósticos y el
plan estratégico
presentados
corresponden a los
problemas y
soluciones que
requiere la
institución.
Una vez,
al finalizar
el primer
semestre.
Información
para el
monitoreo y
evaluación del
proyecto.
Información
para respaldar
el compromiso
de la Agencia
Española de
Cooperación
Internacional
con el
proyecto.
Análisis comparativo
respecto de la línea
base.
Dos
veces:
una vez al
fin del
segundo
semestre
de 2008 y
al fin del
primer
semestre
de 2009.
Información
para el
monitoreo y
evaluación del
proyecto.
Información
para respaldar
el compromiso
de la Agencia
Española de
Cooperación
Internacional
con el
Anexo IV
Indicadores
Valor de la
Línea de
base
(Cualitativos/
Cuantitativos)
Valor de la Meta
Fuentes de
información
Método de
recopilación
de la
información
Objetivos
Responsable de la
recopilación,
análisis y
divulgación de la
información
Método de análisis
de información
Formato de
divulgación
de la
información
Usuarios de la
información
Una vez,
al fin del
segundo
semestre
de 2008.
Información
para el
monitoreo y
evaluación del
proyecto.
Información
para respaldar
el compromiso
de la Agencia
Española de
Cooperación
Internacional
con el
proyecto.
Reporte
anual de
progreso del
proyecto.
Dirección de
Planificación
del Tribunal
Electoral de
Panamá.
Una vez,
al fin del
primer
semestre
de 2010.
Información
para el
monitoreo y
evaluación del
proyecto.
Información
para respaldar
el compromiso
de la Agencia
Española de
Cooperación
Internacional
con el
proyecto.
Reporte
anual de
progreso del
proyecto.
Dirección de
Planificación
del Tribunal
Electoral de
Panamá.
Frecuencia
Aplicación
(usos
esperados)
proyecto.
Manuales de gestión
de
calidad,
documentos
de
proceso
y
documentos
de
auditoria.
Procesos de
direcciones
certificados.
las
Ausencia de
documentos
y procesos.
Inexistencia
de la
certificación.
Un manual de
gestión de
calidad.
Procesos de las
direcciones
cerificados.
Tribunal
Electoral de
Panamá.
Reporte
elaborado por
la firma
certificadora y
copia del
certificado.
Observación
directa.
Seguimiento
a las tres
direcciones
del tribunal
electoral.
OEA – Tribunal
Electoral
Tribunal Electoral
Análisis comparativo
respecto de los
manuales de gestión
de calidad de otras
instituciones
electorales
latinoamericanas
certificadas.
Análisis comparativo
respecto de la línea
base.
Anexo IV