SUB PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Fecha actualización: Febrero 18 de 2016 Objetivo: Administrar la gestión de bienes y servicios, actividades administrativas,logísticas y de mantenimiento de infraestructura, para el cumplimiento de la misión institucional. Alcance: El proceso inicia con la consolidación del plan de necesidades de bienes y servicios de los procesos y culmina con la evaluación y seguimiento del mismo. Líder del Subproceso: : Coordinador (a) del Grupo de Gestión Administrativa y Documental Proveedores- Socios de Negocio Externo Entrada/Insumo Internos Externas Internas Proceso asociado: Gestión de Recursos PH VA * Normatividad aplicable al subproceso. * Proceso de Gestión de Recursos * Entidades Públicas * Proveedores de bienes y/o servicios. * Proceso de Seguimiento y Evaluación a la Gestión Institucional * Políticas de gestión administrativa y ambiental. * Portafolio de productos y servicios * Proceso de Evaluación Independiente. * Condiciones del mercado (Precios, condiciones comerciales y técnicas) Salida/productos Acuerdos de Niveles de Servicio - ANS EXTERNO * Lineamientos estratégicos generales * Proceso de Direccionamiento Estratégico Dependencias que intervienen: Todas CLIENTE-PROCESO ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO INTERNO *Politica de operación Gestión Administrativa * Políticas de Operación * Definir lineamientos para la administración y control de la gestión de bienes y/o servicios. * Informes previos (Gestión, evaluación, percepción del cliente, ejecución contractual y presupuestal) * Consolidar el plan de necesidades de bienes, obras y/o servicios de las dependencias de la Entidad. * Proceso de Direccionamiento Estratégico * Documentación de lineamientos de ejecución para gestión de bienes y/o servicios. * Proceso de Gestión de Recursos * Plan de necesidades por dependencia consolidado. * Proceso de Seguimiento y Evaluación a * Proveedores de productos y servicios. la Gestión Institucional * Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones. * Proyecto de presupuesto institucional y Marco de Gasto de Mediano Plazo – MGMP P *Plan Anual de Adquisiciones. * Elaborar el Plan Anual de Mantenimiento y adquisiciones del área. * Informes de existencias de bienes de consumo, devolutivos e inmuebles. * Procesos misionales * Necesidades de bienes y servicios de las dependencias * Cronograma de eventos * Proceso de Evaluación Independiente. *Plan Anual de Mantenimiento y adquisiciones del área. * Elaborar el Plan de Austeridad del Gasto y Gestión Ambiental. *Plan de Austeridad del Gasto y Gestión Ambiental. * Formular el plan operativo y/o proyecto de gestión del subproceso. *Plan operativo y/o proyecto de Gestión Administrativa. * Procesos misionales *Politica de operación Gestión Administrativa * Documentación de lineamientos de ejecución para gestión de bienes y/o servicios. * Apoyar las actividades logísticas requeridas por la entidad. * Plan de necesidades por dependencia consolidado. * Entidades públicas. * Proceso de Direccionamiento Estratégico * Colombia Compra Eficiente. * Proceso de Seguimiento y Evaluación a la Gestión Institucional * SECOP * Proveedores de bienes y servicios. * Proceso de Gestión de Recursos. * Procesos misionales *Plan Anual de Adquisiciones. * Asistir a los procesos con los siguientes servicios administrativos: telefonía, transporte, fotocopiado, vigilancia, recepción, cafetería, servicios generales, administración de salas audiovisuales, entre otros. *Plan Anual de Mantenimiento y adquisiciones del área. *Ejecutar el plan de mantenimiento de las instalaciones físicas, equipos y demás bienes muebles de Función Pública. *Plan de Austeridad del Gasto y Gestión Ambiental. * Liderar la ejecución del plan de Austeridad y Gestión Ambiental. * Normatividad aplicable al subproceso. * Políticas de gestión administrativa. * Portafolio de productos y servicios. * Condiciones del mercado (Precios, condiciones comerciales y técnicas) * Los demás procesos. *Plan operativo y/o proyecto de Gestión Administrativa. H * Efectuar ajustes en el Plan Anual de Adquisiciones *Ejecutar el plan de adquisición de bienes y servicios relacionados con la gestión administrativa. * Inventario de bienes (muebles e inmuebles, consumibles/ devolutivos). *Suministrar elementos y recursos físicos que requiera la Entidad. * Contratos/ Convenios suscritos. * Presupuesto institucional. *Registros de apoyo logístico a eventos o actividades. * Proceso de Direccionamiento Estratégico * Actividades de mantenimiento y de servicios de apoyo administrativo ejecutadas. * Registros e informes de gestión de: Plan Anual de Adquisiciones, Plan de Mantenimiento, Plan de Austeridad y Gestión Ambiental,Plan Operativo y/o proyecto de gestión administrativa, supervisión de contratos, de bienes y servicios. * Entidades Públicas. * Proceso de Seguimiento y Evaluación a la Gestión Institucional * Proveedores de bienes y servicios. * Proceso de Gestión de Recursos. * Procesos misionales * Los demás procesos. * Ajustes del Plan Anual de Adquisiciones. Por determinar * Administrar, mantener, asegurar, conservar y custodiar los bienes de la Entidad. * Requerimientos de servicios logísticos y administrativos (Vigilancia, seguros, transporte, papelería, cafetería, aseo, servicios generales, mantenimiento) *Ejecución del plan operativo y/o proyecto de gestión de la dependencia. *Registros de apoyo logístico a eventos o actividades. * Actividades de mantenimiento y de servicios de apoyo administrativo ejecutadas. *Direccionamiento Estratégico * Normatividad aplicable al subproceso. *Proceso de Gestión de Recursos *Entidades Públicas. * Políticas de gestión administrativa. * Proceso de Seguimiento y Evaluación a la Gestión Institucional * Entes externos de control * Proceso de Evaluación Independiente * Requisitos de cumplimiento y conformidad. * Informes de auditoría externa * Registros e informes de gestión de: Plan Anual de Adquisiciones, Plan de Mantenimiento, Plan de Austeridad y Gestión Ambiental,Plan Operativo y/o proyecto de gestión administrativa, supervisión de contratos, de bienes y servicios. * Realizar seguimiento al cumplimiento de los planes del subproceso de gestión administrativa. V *Seguimiento de indicadores, riesgos y plan de mejoramiento. * Ajustes del Plan Anual de Adquisiciones. *Proceso de Direccionamiento Estratégico *Informes y/o reportes de cumplimiento de *Seguimiento al cumplimiento de lineamientos establecidos planes, riesgos, indicadores, planes de en el subproceso y sus Acuerdos de Nivel del Servicio. mejoramiento y Acuerdos de Nivel del Servicio. *Entidades Públicas. * Proceso de Seguimiento y Evaluación a la Gestión Institucional * Entes externos de control * Inventarios verificados * Proceso de evaluación independiente. *Verificar inventario de bienes * Proceso de Gestión de Recursos. * Resultados de auditorías. * Instrumentos de medición, control y seguimiento. (Indicadores,plan de mejoramiento, riesgos, etc) * Entidades Públicas * Entes externos de control *Proceso de Gestión de Recursos * Normatividad aplicable al subproceso. * Proceso de Seguimiento y Evaluación a la Gestión Institucional * Políticas de gestión administrativa. * Proceso de Evaluación Independiente Recursos Asociados *Infraestructura de la Entidad * Equipos de cómputo * Software * Planta global, temporal y contratistas del Proceso de Gestión de Recursos. *Informes y/o reportes de cumplimiento de planes, riesgos, indicadores, planes de mejoramiento y Acuerdos de Nivel del Servicio. * Determinar e implementar acciones correctivas, de corrección ,preventivas y de mejoramiento del proceso. A * Requisitos de cumplimiento y conformidad. * Inventarios verificados * Informes de auditoría externa * Informes de auditorías internas Formatos Hipervínculo de formatos del Proceso de Gestión de Recursos CANALES * Correo electrónico * SIGEP * Presencial * Dar de baja a los bienes que por su condición no deben integrar el inventario. Guías y manuales *Proceso de Gestión de Recursos *Planes de mejoramiento * Entidades Públicas * Inventario actualizado de bienes * Entes externos de control * Proceso de Seguimiento y Evaluación a la Gestión Institucional * Acta de Baja de bienes. Riesgos Asociados Hipervínculo de documentos asociados al Proceso de Gestión Hipervínculo de riesgos del Proceso de Gestión de de Recursos Recursos * Proceso de Evaluación Independiente Normograma Hipervínculo del Normograma Indicadores Asociados Hipervínculo de indicadores del Proceso de Gestión de Recursos REQUISITOS NORMATIVOS ISO 9001 y GP 1000 *Matriz de Requisitos Generales F. Versión 1 Fecha:2015-10-10 MECI *Matriz de Requisitos Generales Ley de Transparencia *Matriz de Requisitos Generales Ley de Archivos *Matriz de Requisitos Generales Modelo Integrado Planeación y Gestión Eficiencia Administrativa Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia. La versión vigente reposa en la carpeta de Calidad DAFP. Gobierno en Línea *Información en línea Gestión Ambiental y Salud en el Trabajo *Matriz de Requisitos Generales 1