Subproceso Gestión Administrativa

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SUB PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Fecha actualización: Febrero 18 de 2016
Objetivo: Administrar la gestión de bienes y servicios, actividades administrativas,logísticas y de mantenimiento de infraestructura, para el cumplimiento de la misión institucional.
Alcance: El proceso inicia con la consolidación del plan de necesidades de bienes y servicios de los procesos y culmina con la evaluación y seguimiento del mismo.
Líder del Subproceso: : Coordinador (a) del Grupo de Gestión Administrativa y Documental
Proveedores- Socios de Negocio
Externo
Entrada/Insumo
Internos
Externas
Internas
Proceso asociado: Gestión de Recursos
PH
VA
* Normatividad aplicable al subproceso.
* Proceso de Gestión de Recursos
* Entidades Públicas
* Proveedores de bienes y/o servicios.
* Proceso de Seguimiento y
Evaluación a la Gestión Institucional
* Políticas de gestión administrativa y
ambiental.
* Portafolio de productos y servicios
* Proceso de Evaluación
Independiente.
* Condiciones del mercado (Precios,
condiciones comerciales y técnicas)
Salida/productos
Acuerdos de Niveles de Servicio - ANS
EXTERNO
* Lineamientos estratégicos generales
* Proceso de Direccionamiento
Estratégico
Dependencias que intervienen: Todas
CLIENTE-PROCESO
ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO
INTERNO
*Politica de operación Gestión Administrativa
* Políticas de Operación
* Definir lineamientos para la administración y control de la
gestión de bienes y/o servicios.
* Informes previos (Gestión, evaluación,
percepción del cliente, ejecución contractual y
presupuestal)
* Consolidar el plan de necesidades de bienes, obras y/o
servicios de las dependencias de la Entidad.
* Proceso de Direccionamiento
Estratégico
* Documentación de lineamientos de ejecución
para gestión de bienes y/o servicios.
* Proceso de Gestión de Recursos
* Plan de necesidades por dependencia
consolidado.
* Proceso de Seguimiento y Evaluación a
* Proveedores de productos y servicios. la Gestión Institucional
* Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.
* Proyecto de presupuesto institucional y Marco
de Gasto de Mediano Plazo – MGMP
P
*Plan Anual de Adquisiciones.
* Elaborar el Plan Anual de Mantenimiento y adquisiciones
del área.
* Informes de existencias de bienes de consumo,
devolutivos e inmuebles.
* Procesos misionales
* Necesidades de bienes y servicios de las
dependencias
* Cronograma de eventos
* Proceso de Evaluación Independiente.
*Plan Anual de Mantenimiento y adquisiciones del
área.
* Elaborar el Plan de Austeridad del Gasto y Gestión
Ambiental.
*Plan de Austeridad del Gasto y Gestión Ambiental.
* Formular el plan operativo y/o proyecto de gestión del
subproceso.
*Plan operativo y/o proyecto de Gestión
Administrativa.
* Procesos misionales
*Politica de operación Gestión Administrativa
* Documentación de lineamientos de ejecución
para gestión de bienes y/o servicios.
* Apoyar las actividades logísticas requeridas por la entidad.
* Plan de necesidades por dependencia
consolidado.
* Entidades públicas.
* Proceso de Direccionamiento
Estratégico
* Colombia Compra Eficiente.
* Proceso de Seguimiento y
Evaluación a la Gestión Institucional
* SECOP
* Proveedores de bienes y servicios.
* Proceso de Gestión de Recursos.
* Procesos misionales
*Plan Anual de Adquisiciones.
* Asistir a los procesos con los siguientes servicios
administrativos: telefonía, transporte, fotocopiado,
vigilancia, recepción, cafetería, servicios generales,
administración de salas audiovisuales, entre otros.
*Plan Anual de Mantenimiento y adquisiciones
del área.
*Ejecutar el plan de mantenimiento de las instalaciones
físicas, equipos y demás bienes muebles de Función Pública.
*Plan de Austeridad del Gasto y Gestión
Ambiental.
* Liderar la ejecución del plan de Austeridad y Gestión
Ambiental.
* Normatividad aplicable al subproceso.
* Políticas de gestión administrativa.
* Portafolio de productos y servicios.
* Condiciones del mercado (Precios,
condiciones comerciales y técnicas)
* Los demás procesos.
*Plan operativo y/o proyecto de Gestión
Administrativa.
H
* Efectuar ajustes en el Plan Anual de Adquisiciones
*Ejecutar el plan de adquisición de bienes y servicios
relacionados con la gestión administrativa.
* Inventario de bienes (muebles e inmuebles,
consumibles/ devolutivos).
*Suministrar elementos y recursos físicos que requiera la
Entidad.
* Contratos/ Convenios suscritos.
* Presupuesto institucional.
*Registros de apoyo logístico a eventos o
actividades.
* Proceso de Direccionamiento
Estratégico
* Actividades de mantenimiento y de servicios de
apoyo administrativo ejecutadas.
* Registros e informes de gestión de: Plan Anual de
Adquisiciones, Plan de Mantenimiento, Plan de
Austeridad y Gestión Ambiental,Plan Operativo y/o
proyecto de gestión administrativa, supervisión de
contratos, de bienes y servicios.
* Entidades Públicas.
* Proceso de Seguimiento y Evaluación a
la Gestión Institucional
* Proveedores de bienes y servicios.
* Proceso de Gestión de Recursos.
* Procesos misionales
* Los demás procesos.
* Ajustes del Plan Anual de Adquisiciones.
Por determinar
* Administrar, mantener, asegurar, conservar y custodiar los
bienes de la Entidad.
* Requerimientos de servicios logísticos y
administrativos (Vigilancia, seguros, transporte,
papelería, cafetería, aseo, servicios generales,
mantenimiento)
*Ejecución del plan operativo y/o proyecto de gestión de la
dependencia.
*Registros de apoyo logístico a eventos o
actividades.
* Actividades de mantenimiento y de servicios
de apoyo administrativo ejecutadas.
*Direccionamiento Estratégico
* Normatividad aplicable al subproceso.
*Proceso de Gestión de Recursos
*Entidades Públicas.
* Políticas de gestión administrativa.
* Proceso de Seguimiento y
Evaluación a la Gestión Institucional
* Entes externos de control
* Proceso de Evaluación
Independiente
* Requisitos de cumplimiento y conformidad.
* Informes de auditoría externa
* Registros e informes de gestión de: Plan Anual
de Adquisiciones, Plan de Mantenimiento, Plan
de Austeridad y Gestión Ambiental,Plan
Operativo y/o proyecto de gestión
administrativa, supervisión de contratos, de
bienes y servicios.
* Realizar seguimiento al cumplimiento de los planes del
subproceso de gestión administrativa.
V
*Seguimiento de indicadores, riesgos y plan de mejoramiento.
* Ajustes del Plan Anual de Adquisiciones.
*Proceso de Direccionamiento
Estratégico
*Informes y/o reportes de cumplimiento de
*Seguimiento al cumplimiento de lineamientos establecidos
planes, riesgos, indicadores, planes de
en el subproceso y sus Acuerdos de Nivel del Servicio.
mejoramiento y Acuerdos de Nivel del Servicio.
*Entidades Públicas.
* Proceso de Seguimiento y Evaluación a
la Gestión Institucional
* Entes externos de control
* Inventarios verificados
* Proceso de evaluación independiente.
*Verificar inventario de bienes
* Proceso de Gestión de Recursos.
* Resultados de auditorías.
* Instrumentos de medición, control y
seguimiento. (Indicadores,plan de
mejoramiento, riesgos, etc)
* Entidades Públicas
* Entes externos de control
*Proceso de Gestión de Recursos
* Normatividad aplicable al subproceso.
* Proceso de Seguimiento y
Evaluación a la Gestión Institucional
* Políticas de gestión administrativa.
* Proceso de Evaluación
Independiente
Recursos Asociados
*Infraestructura de la Entidad
* Equipos de cómputo
* Software
* Planta global, temporal y contratistas del Proceso de Gestión de Recursos.
*Informes y/o reportes de cumplimiento de
planes, riesgos, indicadores, planes de
mejoramiento y Acuerdos de Nivel del Servicio.
* Determinar e implementar acciones correctivas, de
corrección ,preventivas y de mejoramiento del proceso.
A
* Requisitos de cumplimiento y conformidad.
* Inventarios verificados
* Informes de auditoría externa
* Informes de auditorías internas
Formatos
Hipervínculo de formatos del Proceso de
Gestión de Recursos
CANALES
* Correo electrónico
* SIGEP
* Presencial
* Dar de baja a los bienes que por su condición no deben
integrar el inventario.
Guías y manuales
*Proceso de Gestión de Recursos
*Planes de mejoramiento
* Entidades Públicas
* Inventario actualizado de bienes
* Entes externos de control
* Proceso de Seguimiento y Evaluación a
la Gestión Institucional
* Acta de Baja de bienes.
Riesgos Asociados
Hipervínculo de documentos asociados al Proceso de Gestión Hipervínculo de riesgos del Proceso de Gestión de
de Recursos
Recursos
* Proceso de Evaluación Independiente
Normograma
Hipervínculo del Normograma
Indicadores Asociados
Hipervínculo de indicadores del Proceso de Gestión de Recursos
REQUISITOS NORMATIVOS
ISO 9001 y GP 1000
*Matriz de Requisitos Generales
F. Versión 1
Fecha:2015-10-10
MECI
*Matriz de Requisitos Generales
Ley de Transparencia
*Matriz de Requisitos Generales
Ley de Archivos
*Matriz de Requisitos Generales
Modelo Integrado Planeación y Gestión
Eficiencia Administrativa
Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.
La versión vigente reposa en la carpeta de Calidad DAFP.
Gobierno en Línea
*Información en línea
Gestión Ambiental y Salud en el Trabajo
*Matriz de Requisitos Generales
1
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