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Funcionamiento de la
empresa en el aula
vamos a conocer...
1. Introducción
2. Presentación de la empresa en el aula
3. Organización de nuestra empresa
4. Funcionamiento y método de trabajo
5. Los departamentos
y al finalizar esta unidad...
Conocerás las funciones que se desarrollan en
los departamentos de la empresa.
Entenderás los procesos administrativos que
tienen lugar en la empresa y cómo se
interrelacionan entre ellos para que funcione
como un todo.
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Introducción
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1. Introducción
vocabulario
Empresa
Conjunto de recursos humanos y
técnicos que, debidamente organizados, ofrecen sus productos y/o
servicios con el fin de obtener un
beneficio.
EnelmódulodeEmpresa en el aula,vasaaplicarloscontenidosteóricosyprácticosadquiridosalolargodelcicloformativo,conelobjetivodeacercarteal
trabajoadministrativoquerealizaráscuandoteincorporesalmundolaboral.
Paraello,seguiremosunatécnica:lasimulación,queconsisteenrecrearlascircunstanciasyactuacionesquetepuedesencontrarenunaempresareal,otodas
aquellasqueseanposibles,dadosloscondicionantesexistentesenuncentro
educativo.
Turolcomoalumnonoseráexclusivamenteeldeadministrativocomoenteindividual,sinotambiéneldemiembrofundamentaldelaempresa.
2. Presentación de la empresa en el
aula
Acontinuación,vamosadescribirlascaracterísticasprincipalesdelaempresa
simuladaenlaquevamosatrabajaralolargodelcurso.
• NuestraempresasedenominaGame’sCosmetics,S.L.ytieneunaantigüedad
dedosaños.
• Fuefundadaporcuatrosocios,queformanpartedelaplantilladelaempresa.
• Somosunaempresacuyaactividadprincipalessuministrarproductosdecosméticaespecializadaaprofesionalesdelaestéticaylabelleza,tantoempresariosindividualescomosociedades.
• Nuestrosclientesdirigendesdepequeñosgabinetesdeestéticahastagrandes
instalaciones,como,porejemplo,balnearios.
• Parallevaracaboestaactividadeconómica,contamosconlacolaboraciónde
diversoslaboratoriosqueelaboranlosproductossegúnnuestrademanda,que
utilizanunaltoniveltecnológicoyempleanpersonalcualificado.Sonnuestros
proveedores,seleccionadossegúndiversoscriterios,quesiemprecumplenlos
estándaressanitariosydecalidadexigidosenelsectordelaindustriacosmética,losquenospermitenofrecerunagarantíatotalanuestrosclientes.
• Ello,juntamenteconelhechodequeutilizancomponentes100%naturales,
noshacediferenciarnosdelacompetencia,ynosproporcionanuevosobjetivos.
• Apartirdelproductorecibido,ennuestroalmacénsedesarrollantareasdeetiquetado,sinohansidoacordadasconelproveedor,connuestramarcapropia:
Game’sCosmetics,quetenemosregistradalegalmenteenlaOficinaEspañola
dePatentesyMarcas.
• Nuestravisiónesseguirofreciendonuestragamadeproductos,ampliarnuestro
mercadoyserreconocidosanivelnacionalcomounadelasmejoresempresas
distribuidorasdeestesector.
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Nuestrafortalezasebasaeneltrabajodeequipo.Profesamosungranrespeto
hacialosempleadosdenuestraorganizaciónaniveltantopersonalcomoprofesional, así como hacia nuestros proveedores y clientes.
• Ellogotipodenuestraempresaeselsiguiente:
Detallamosacontinuaciónlosdatosdenuestraempresaenelaula:
DATOS GENERALES
Razón social: GAME´S COSMETICS, S.L.
Domicilio social:
Población:
Código postal:
C/ Platero s/n
Zaragoza
50012
NIF:
Código cuenta
cotización:
Actividad económica:
B-56781245
50/0125873/23
Comercio al por mayor de productos de perfumería, droguería, higiene y belleza.
Convenio
colectivo:
Mutua AT y EP:
Epígrafe IAE:
CNAE :
Código de actividad económica:
614.2
4645
51
Perfumería y afines
A.S.E.P.A.T. Núm.876
Teléfono:
Fax:
Correo electrónico:
976 890 099
La dirección de correo electrónico puede
habilitarse para la administración general
de la empresa, así como para sus diferentes
departamentos.
976 890 098
Entidad bancaria:
Entidad bancaria:
IBERIACAJA
BANCO IDEAL
C/ Mayor 34 – 50004 Zaragoza
Pza. San Pedro 11 – 50003 Zaragoza
c/c 2621 5724 65 5322247864
c/c 2441 2784 44 6662247333
Tel. 976 472 598 Fax. 976 472 599
Tel. 976 555 555 Fax. 976 555 556
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Introducción
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3. Organización de nuestra empresa
Laestructuraorganizativadeunaempresaserefierealaformaenqueesta
organizasusrecursos(materiales,inmaterialesyhumanos)paraelcorrecto
desarrollodetodaslasfuncionesnecesariasparallevaracabosuactividad
empresarial.Ladistribuciónyordenacióndeestosrecursosesloquedenominamosestructura.
Unodelosinstrumentosconquecuentatodaorganizaciónparadaraconocer
suestructuraesel organigrama.Nuestraempresapresentaelsiguienteorganigrama:
Gerencia
Dpto. de
Compras
Dpto. de
Ventas y
Marketing
Dpto. de
Almacén
Sección de
Ventas
Dpto. de
Recursos
Humanos
Dpto.
ContableFinanciero
Sección de
Marketing
Staff
Prevención
de Riesgos
Laborales
Asesoría
Talcomomuestraelorganigramaanterior,trabajamosencincodepartamentos:
• Departamentodecompras.
• Departamentodealmacén.
• Departamentodeventasymarketing(subdivididoendossecciones).
• Departamentoderecursoshumanos(RRHH).
• Departamentocontable-financiero.
Eneldepartamentoderecursoshumanossedisponedeunaasesoríaespecializadaenlaprevenciónderiesgoslaborales.
Eneldepartamentocontable-financierosecuentaconunaasesoríaquepermiteconsultarcualquiercuestiónjurídica,contableofiscalquepuedaafectar
anuestraempresa.
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4. Funcionamiento y método de
trabajo
Encuantoalfuncionamientoymétododetrabajo,sedesarrollanlastareasalolargo
delosdocemesesdelaño.Encadames,cadaunodeloscincodepartamentosasume
unaseriedetareasquesepuedenrealizardeformaindependienteperoalavezse
puedeninterrelacionarentreellas,igualqueocurreenunaempresareal.
Laorganización del archivoennuestraempresasellevaráacabodelaforma
siguiente:
Laempresacuentaconunarchivogeneralyconunarchivoparacadadepartamento.Encadaunodeellos,lainformaciónseorganizaendiferentescarpetas.
Enelaulapodrásdisponerdeunaubicaciónconunarmariooarchivadorenla
cualguardarástuscarpetas.Encadadepartamentodepositarásladocumentación
queenélsegeneraylaqueserecibedelexteriorodeotrodepartamentodela
empresa.
Otraopción(quesepuededesarrollardeformaparalela)eselusodelarchivoinformático,quecrearástúconunaestructuraigualosimilaraladelarchivofísico.
Paradesarrollarlasdiferentestareasmensualesqueserealizanenlosdepartamentosdenuestraempresa,debesutilizarelmaterialqueseencuentraenelCD del
alumno,queseestructuradelasiguienteforma:
• Archivogeneral.
• Departamentodecompras.
• Departamentodealmacén.
• Departamentodeventasymarketing.
• Departamentoderecursoshumanos.
• Departamentocontable-financiero.
Dentrodecadaunodeellos,seorganizanlascarpetaspormeses:
• Mes1
• Mes2
• ....
• Mes12
Porejemplo,sihablamosdeDpto. Compras / Mes 4 / Facturas recibidasdebes
buscaren:
Dpto. de Compras
Mes 4
Facturas recibidas
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Dentrodelacarpetadecadames,encontraráslosdocumentosnecesariosparadesarrollarlastareascorrespondientesquesevanespecificandoalolargodellibro.
Los iconos que aparecen al lado de las tareas también te ayudarán a localizarlos.
MaterialqueseencuentraenelCDdelalumno.
Materialquehaselaborado.
Materialdeconsulta,queencontrarásenelpropiolibro.
MaterialcuyoorigenestáenelCDyquehasmodificadoyactualizadoa
lolargodelasdiversastareas.
Materialdiversoque,obienhasidoelaboradoporti,oseencuentraen
elCD.
Esteiconoindicaquedebesverificar,enesatarea,todoeltrabajorealizadohastaelmomento.
Asimismo,lascarpetasdecadadepartamentoincorporandocumentaciónadicionaldeapoyoparaeltrabajoenelaula,talescomobasesdedatos,plantillas,etc.
Encadadepartamento,yencoordinaciónconelrestodelosdepartamentosdela
empresa,sedebeintentaroptimizarlosrecursosyestablecerunosprocedimientos
detrabajoeficientes,asícomoevitarduplicidades.
Lacomunicaciónentrenuestrosdepartamentosserealizaatravésdeldocumento
denominado«notainterior»queseharállegaralacarpetaobandejadeCorrespondencia interiorubicadaencadadepartamentoparaestefin.
LascomunicacionesquesemantienenconelexteriorseanotanenelRegistro
de correspondencia exteriordecadadepartamento,ysearchivaunacopiaenel
expedientecorrespondiente.
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5. Los departamentos
Lospuestosdetrabajovaríanenfuncióndelatipologíadelaempresa,yaque
cadaempresaconocesusobjetivos,yenfuncióndeestos,necesitacubrirunos
uotros.
Enalgunosdeellos,comoeselcasodelospuestosadministrativos,serealizan
unasfuncionescomunesentodaslasempresas,lasmásimportantesdelascuales
citamosacontinuación:
• Trámitesdeentradaysalidadecorrespondencia.
• Elaboración,recepciónyarchivodedocumentación.
• Tramitación,actualizaciónyarchivodeexpedientes.
• Cálculoscontables,comercialesyfinancieros.
• Atencióndellamadastelefónicas.
• Atenciónpresencialalcliente.
• Manejodeordenador,fax,fotocopiadoraycorreoelectrónico.
Acontinuación,vamosaexplicarlasfuncionesylosprocesosadministrativosque
tienenlugarencadaunodelosdepartamentosdenuestraempresa.
5.1. El departamento de compras
Descripción
Eldepartamentodecomprasestáintegradodentrodeláreadeaprovisionamiento.
Elaprovisionamientoesunconceptoamplio,queabarcatareasdistribuidas
generalmenteentrelosdepartamentosdecomprasydealmacén,comosonel
cálculodelademandadeproductosquesedebencomprarenunplazodetiempo
determinado,labúsquedadelosproveedoresqueofrezcanunabuenarelación
calidad/precio,larealizacióndelospedidos,lagestióndelstockdelalmacén,el
mantenimientoadecuadodelosproductos,ysucorrectadistribución.
Nuestrodepartamentodecompras,altratarsedeunaempresacomercial,compraalosproveedoreslosproductosterminadosquevamosavenderanuestros
clientes.
Eldepartamentodecomprastienepotestadparaformularpedidoscorrientes,
necesariosparalaactividadhabitualdelaempresa.
Generalmente,lasinversionesylospedidosquesuponenunanecesidaddeliquidezelevadadebenseraprobadospreviamenteporeldepartamentocontablefinancieroque,asuvez,podríarequerirconsultaaladireccióngeneralola
gerenciadelaempresa.
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Nuestrodepartamentodecomprasseencargadetodaslasactividadesencaminadasaconseguirlosrecursosmateriales,productosyserviciosnecesariosparael
desarrollodelaactividadempresarial.Estastareasabarcandesdelaseleccióndel
proveedoradecuadohastalaentradadelproductoennuestroalmacén.
Funciones
Lasfuncionesadministrativasquetienenlugareneldepartamentodecomprasson:
• Deteccióndelasnecesidadesdecompras.
• Solicituddeofertasypresupuestos.
• Búsquedayseleccióndelosproveedores.
• Elaboraciónyactualizacióndelasfichasdeproveedores.
• Redacciónyenvíodepedidos.
• Registroycontroldelospedidosemitidos.
• Elaboraciónyactualizacióndelasfichasdeproductos.
• Comprobaciónyarchivodelosalbaranesrecibidos.
• Atencióndelasincidenciasrelativasalospedidosporvíatelefónica,carta,faxocorreoelectrónico.
• Coordinacióndelosprocesosdecomprasconelrestodedepartamentos.
Documentación
Enestedepartamentoseelaborayserecibelasiguientedocumentación:
DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Externa a la empresa
Albarán, factura, nota de abono, factura
de rectificación, carta comercial.
Interna de la empresa
Solicitud de compra, autorización de
compra, nota interior.
Del departamento
Pedido, ficha de proveedor, solicitud de
autorización de compra, libro registro de
facturas recibidas, carta comercial.
RECEPCIÓN
EMISIÓN
Procedimientos administrativos
Explicamosacontinuaciónlosprocedimientosadministrativosquesellevana
caboenestedepartamento:
Cuandosedetectalanecesidad de compradealgúnproductoomaterial,ode
contratación de un servicioporpartedeldepartamentodealmacénodealguno
delosdepartamentosrestantesdelaempresa,seinicianlossiguientesprocedimientos:
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1.Seleccióndelproveedoroacreedor.
2.Emisióndelpedidodeproductoy/oservicio,conoriginalycopia.
3.Envíodeldocumentooriginalalproveedoralaesperadesuconfirmación.
4.En elcasodequelaconfirmacióndepedidoseanegativa,iniciaremosnuevamenteelprocesodeseleccióndeproveedoryeldelaposterioremisiónde
pedido.
5.ArchivodelacopiaenlacarpetaPedidos emitidos(delañoencurso)que
estáubicadaenelarchivodenuestrodepartamento(carpetafísicaenelaula).
6.AnotaciónenelRegistro de pedidos emitidos.
7.En elcasodepedidosexcepcionalesporsunaturalezaovolumeneconómico,
seemiteunasolicituddeautorizacióndecompras, queseenvíamediantenota
interioraldepartamentocontable-financiero.
8.Cuandoesautorizadalacompraanterior,iniciamoselprocedimientohabitual
deemisióndepedido.
9.Alrecibircopiadelalbaránconformadoporeldepartamentodealmacén,
comprobamossisecorrespondeconnuestropedido.Siescorrecto,seguarda
enlacarpetaAlbaranes recibidos delarchivodenuestrodepartamento.
10.Enelcasodeexistiralgunaincidenciaenlarecepcióndelpedido,procedemosaemitirunacartadereclamaciónalproveedoroacreedorcorrespondienteyloanotaremosenelregistrodecorrespondenciadenuestro
departamento.
11.Alarecepcióndelafacturadelproveedoroacreedor,debemoscomprobar
quecorrespondeconelalbarán.Siescorrecta,enviamoscopiaalacarpeta
Facturas pendientes de contabilizardelarchivodeldepartamentocontablefinanciero.
12.AnotamoslafacturaenelRegistro de facturas recibidas.
13.Archivamoslafacturaenlacarpeta Facturas recibidas delarchivodenuestrodepartamento.
14.Si lafacturarecibidanoesconforme,procedemosaemitirlareclamaciónal
proveedoroacreedorcorrespondienteyarchivamoscopiadelacartaensu
expediente.
15.Unavezsubsanadalaincidencia,procedemosalenvíodelacopiadelafactura
derectificaciónalacarpetaFacturas pendientes de contabilizardelarchivo
deldepartamentocontable-financieroyguardamoseloriginalenlacarpeta
Facturas recibidas delarchivodenuestrodepartamento.
16.Afinaldemes,seefectúaellistadodepedidosemitidosysecompruebala
recepcióndetodoslosalbaranesyfacturasparaprocederasolucionarlas
posiblesincidencias.
Lasfacturasrecibidasrelativasalossuministros,telefonía,limpieza,transportes,
asesoría,etc.,serecibenconunaperiodicidadmensual,bimestralotrimestral,en
funcióndecadacaso.Estasfacturassesupervisanysearchivanennuestracarpeta
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Facturas recibidas.TramitamossucopiaalacarpetaFacturas pendientes de
contabilizardelarchivodeldepartamentocontable-financiero.
Recuerdaquetodaladocumentaciónnecesariaparalarealizacióndelastareasse
encuentraenelCDdelalumno:plantillas,facturas,basededatosdeproveedores,etc.
5.2. El departamento de almacén
Descripción
Aligualqueeldepartamentodecompras,eldepartamentodealmacénestáintegradodentrodeláreadeaprovisionamiento.
Enelalmacénsellevanacabounaseriedetareasadministrativas,ademásdelas
tareasfísicashabitualesquetienenrelaciónconelmantenimientodelosproductos,suubicaciónenelalmacéndeformaóptima,susmovimientosytraslados,la
preparacióndelospedidos,etc.
saber más
Métodos de valoración de
existencias
Los métodos de valoración de
existencias actualmente aceptados son el PMP y el FIFO (First In
First Out), puesto que el uso del
LIFO (Last In First Out) ya no está
admitido como método de cálculo
del coste de los inventarios según
el PGC.
Estastareasadministrativasson,fundamentalmente:lacomprobacióndela
correctarecepcióndelospedidos,latramitacióndelacopiadelosalbaranesrecibidosaldepartamentodecompras,laemisióndealbaranesparalaexpedición
delasmercancías,ylagestióndelasexistenciasdeformaquenoseproduzcan
roturasniexcesosdestock.
Lagestióndelasexistenciassuelerealizarseconprogramasinformáticosamedida
delasnecesidadesdecadaempresa.Nuestraempresavaloralasexistenciasde
almacénmedianteelmétododelpreciomedioponderado(PMP).
Nuestrodepartamentodealmacénseencargadetodaslasactividadesencaminadasaalmacenarlosproductosquellegandenuestrosproveedores,yadisponerde
elloscuandodebamosenviarlospedidosanuestrosclientes.Paraello,realizamos
lagestióndelstockymantenemosunacoordinaciónmáximaconeldepartamentodecomprasyconeldeventasymarketing.
Funciones
Lasfuncionesqueserealizaneneldepartamentodealmacénson:
• Almacenamientoyproteccióndelosmateriales.
• Gestióndelstockdelosdiferentesproductos.
• Optimizacióndelosespaciosdelalmacén.
• Elaboraciónyactualizacióndelasfichasdealmacén.
• Envíodesolicitudesdecomprasaldepartamentodecompras.
• Envíodealbaranesrecibidosaldepartamentodecompras.
• Recepcióndelospedidosdelosproveedores.
• Comprobacióndelosmaterialesrecibidos.
• Notificacióndeincidenciasaldepartamentodecompras.
• Emisióndelosalbaranesdeventa.
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Documentación
Entreladocumentaciónqueseelaborayserecibeeneldepartamentodealmacén,podemosdestacarlasiguiente:
DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN
Externa a la empresa
Albarán de entrada, nota de devolución de clientes.
Interna de la empresa
Nota interior, copia de pedido del
cliente.
Del departamento
Ficha de almacén o de control de
existencias, albarán de entrega, nota
de devolución a proveedores, nota
interior.
RECEPCIÓN
EMISIÓN
Procedimientos administrativos
Explicamosacontinuaciónlosprocesosadministrativosquetienenlugareneste
departamento:
1.Recibimosdeldepartamentodeventasymarketingcopiadelpedidoconfirmadoalcliente,queencontrarásenlacarpetaDpto. Ventas-Marketing / Mes
en curso / Pedidos.EstacopiaseguardaenlacarpetaPedidos de clientesdel
archivodenuestrodepartamento.
2.En casodedisponerdeexistenciasdelproductooproductos,seprocedeala
preparaciónfísicadelpedidoyalaemisióndelalbaráncorrespondiente,cuyo
originalseenvíaalcliente,unacopiaseenvíaalacarpetaAlbaranes pendientes de facturardelarchivodeldepartamentodeventasymarketing,yotra
copiaseguardaennuestracarpetaAlbaranes emitidos.
3.En casodenohabersuficientestockparacubrirlasnecesidadesdelcliente,o
encasodequeelstockllegueaestarpordebajodeundeterminadonivel,se
emiteunasolicituddecompra,queseenvíamediantenotainterioraldepartamentodecompras.
4.Asuvez,lleganalalmacénlosproductossolicitadosennuestrospedidosaproveedoresoacreedores,juntamenteconelalbarándeentradadelamercancía.
5.Se procedeasucomprobacióny, siescorrecto,sedevuelveeloriginalfirmado
alproveedor,seenvíaunacopiaconformadaalacarpetaAlbaranes recibidos
delarchivodeldepartamentodecompras,yotracopiasearchivaennuestra
carpetaAlbaranes recibidos.Seregistralaentradadelamercancíaenlacorrespondientefichadealmacénodecontroldestock,ysearchivaennuestra
carpetaFichas de almacén.
6.Si noescorrecto,seanotanlasincidenciasproducidasenelalbaránysecomunicanmediantenotainterioraldepartamentodecompras.Searchivacopiaen
nuestracarpetaAlbaranes recibidos.
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7.En casoderecibirlaorden,porpartedeldepartamentodecompras,dedevolverlamercancía,seemiteunanotadedevolucióndemercancías.
8.SeanotalasalidademercancíaennuestrasHojas de control de existencias.
5.3. El departamento de ventas y marketing
Descripción
Eldepartamentodeventaseselencargadodeintroducirlosproductosdelaempresaenelmercado.Estatareaserealizaatravésdesuventa,distribuciónyseguimiento.Eselencargadodelcontactocliente-empresadeformapersonalizada.
Lafuncióndemarketingeslaqueseencargadeplanificarlaestrategiacomercial,delainvestigacióndemercadoydelapromocióneintroduccióndenuevos
productos.
Ennuestraempresa,alserdepequeñasdimensiones,lasfuncionesdeventasy
marketingestánlocalizadasenunmismodepartamento.
Así,nuestrodepartamentodeventasymarketingestáformadopordossecciones:
ladeventasylademarketing.
La sección de ventaseslaencargadadehacerllegarlosproductosanuestros
clientes,asícomodemantenerunaestrecharelacióncomercialconellosde
formaindividualizada.
Estácoordinadacon:
• Eldepartamentodealmacén,parallevaracaboelprocesodeenvíodelamercancíaalcliente.
• Eldepartamentocontable-financiero,paralacontabilizacióndelasfacturas
emitidasyparalosprocesosreferentesasucobro.
• Eldepartamentodecompras,parapedidosexcepcionales.
La sección de marketingeslaencargadadepromocionarlosdiferentesproductos
conlosquecomerciamos.
Enfuncióndesuscaracterísticas,serealizandiversascampañaspublicitarias
enalgunosmomentosdeterminadosalolargodel
año,conelfindeestimularlasventas.
Cuando se realiza una
campañapublicitariaode
promoción,estasellevaa
caboconlacolaboración
de la sección de ventas
y del departamento de
compras.Endeterminadas
campañasopromociones,
seobsequiaalosclientes
conregalosdecortesía.
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Funciones
Lasfuncionesqueserealizanenestedepartamentosonlassiguientes:
• Elaboraciónyactualizacióndefichasybasesdedatosdeclientes.
• Elaboracióndecatálogos.
• Realizacióndepublicidadypromocionesdeventas.
• Cálculodepreciosyelaboracióndetarifas.
• Recepcióndepedidosytramitacióndeenvíos.
• Coordinacióndelosprocesosdeventasjuntoconeldepartamentodealmacén.
• Expedicióndefacturas.
• Expedicióndejustificantesdecobro.
• Registrodefacturasemitidas.
• Redacciónyenvíodeofertas.
• Atenciónalcliente.
Documentación
Eldepartamentodeventasymarketing,aligualqueotrosdepartamentos,elabora
yrecibedocumentaciónespecífica,quedetallamosacontinuación:
DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS Y MARKETING
Externa a la empresa
Solicitud de pedido, solicitud de oferta, cartas comerciales, faxes.
Interna de la empresa
Nota interior, aviso.
Del departamento
Fichas de cliente, facturas emitidas,
facturas rectificativas, facturas proforma, justificantes de cobro, informes, trípticos publicitarios, cartas
comerciales, faxes, listados de productos, tarifas de precios, catálogos,
nota interior.
RECEPCIÓN
EMISIÓN
EnladocumentacióndeldepartamentoqueencontrarásenelCD,estálabasede
datosdeclientesinicial,queirásmodificandoalolargodelejercicioeconómico
delaempresa.
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Procedimientos administrativos
Acontinuación,detallamoslosprocesosadministrativosquedesarrollamosen
nuestrodepartamento:
1.Calcularelpreciodeventadenuestrosproductosapartirdelpreciode
compra.
recuerda
2.Elaborarlastarifasdeprecios.
En nuestra empresa, la primera
venta se realiza al contado y se
recoge en nuestros almacenes.
3.RecepcióndelpedidoenlacarpetaDpto. Ventas-Marketing / Mes (en
curso) / Pedidos,queencontrarásenelCDdelalumno.
Cuando el cliente no puede recoger la mercancía, debe abonarla
por anticipado.
4.ArchivarelpedidoenlacarpetaPedidos recibidosdelarchivodenuestro
departamento.
5.Comprobarladisponibilidaddelasmercancíasencoordinaciónconeldepartamentodealmacén.
6.Sihaysuficientesunidadesdisponibles,remitirelpedidoatravésdenota
interioraldepartamentodealmacénparaqueenvíelamercancía.
7.Si nohaysuficientestock,remitirsolicitudatravésdenotainterioraldepartamentodecomprasparalareposicióndelasunidadesnecesariasconobjeto
desatisfacerlasnecesidadesdelcliente.
8.Consultarlafichadeclienteparacomprobarlascondicionescomerciales.
9.Emitirlafacturasegúnelalbaránenviadoporeldepartamentodealmacén
anuestracarpetaAlbaranes pendientes de facturar,yenviareloriginalal
cliente.
10.Emitirlosjustificantesdecobro.
11.RegistrodelafacturaenelRegistro de facturas emitidas.
12.EnviarunacopiadelafacturaalacarpetaFacturas pendientes de contabilizardeldepartamentocontable-financieroy,ensucaso,losjustificantes
decobroparasutramitacióny/ocontabilización.Archivarunacopiaenla
carpetaFacturas emitidas denuestrodepartamento.
13.Cuandorecibimosunpedidodeunclientenuevo,procedemosdelasiguiente
manera:
• ElaborarlafichadelclientequeguardamosenlacarpetaFichas de clientesdelarchivodenuestrodepartamento.
• Comprobarladisponibilidaddelasmercancíasencoordinaciónconel
departamentodealmacén.
• Emitirunafacturaproformayenviarlaalcliente.
• Enviarlafacturaproformaaldepartamentocontable-financieroatravés
denotainterior.
• Alrecibirlaconfirmacióndeldepartamentocontable-financierodelcobro
delafactura,solicitamoselenvíocorrespondientemediantenotainterior
aldepartamentodealmacén.
• EmitirlafacturacorrespondienteyenviarunacopiadelamismaalacarpetaFacturas pendientes de contabilizar delarchivodeldepartamento
contable-financiero.
• EnviarlafacturaoriginalalclienteyarchivarunacopiaenlacarpetaFacturas emitidasdenuestrodepartamento.
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Funcionamiento de la empresa en el aula
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• Actualizarla Base de datos de clientes,queseencuentraenelCDdel
alumno.
14.Pedidosespeciales:
• Comunicaraldepartamentodecompras,atravésdenotainterior,lanecesidaddeservirunpedidoespecialenvolumen,paraquerealicen,ensu
caso,lascorrespondientescomprasdeproductos.
• Cuandotenemoslaconformidaddeldepartamentodecompras,confirmar
elpedidoalcliente.
• Iniciarelprocedimientohabitualdeenvíodepedido.
15.Atenderlasposiblesincidenciasyofrecerlasoluciónmássatisfactoriaal
cliente.
16.Afinaldemes,seemitenlasfacturasrecapitulativasylosjustificantesde
cobroalosclientescorrespondientes.
17.Afinaldemesoiniciodelsiguiente,seefectúaellistadodepedidosrecibidos
ysecompruebalaexpedicióndetodosellosylaemisióndetodaslasfacturas,
yseprocedeasolucionarlasposiblesincidencias.
18.Realizarcampañaspublicitariasyelseguimientocorrespondiente.
19.Actualizarelcatálogo.
5.4. El departamento de recursos humanos
Descripción
Eldepartamentoderecursoshumanoseselqueseencargadesuministrarala
empresaelcapitalhumanoqueestanecesitaparacumplirsusobjetivos.Susfuncionesvaríandependiendodelatipologíadelaempresa,yaqueexistenmuchas
empresasqueoptanporexternalizarparteotodalafunciónderecursoshumanos.
Unodelosobjetivosprincipalesquepodemosdestacarespromoverlaeficiencia
delpersonaldelaplantilla.
Nuestrodepartamentoderecursoshumanosestácoordinadoconelrestodelos
departamentosdelaempresay,enocasiones,paracumpliralgunasdelasfuncionesquetieneencomendadas,recibeelasesoramientodealgunoscolaboradores
externosalaempresa.
Elconveniocolectivoaplicableanuestraempresaesel Convenio colectivo estatal
de perfumería y afines,queencontrarásenelCDdelalumno.
recuerda
La función del representante sindical puede llevarla a cabo un alumno escogido entre el grupo clase.
Las funciones del SEPE y de la
TGSS puede realizarlas el profesor.
Todaslastareasquedesarrollamosennuestrodepartamentoderecursoshumanos
(contratación,nóminas,categoríasprofesionales,etc.)estánsujetasaél.
NuestraempresahaconcertadoconlaMutuaA.S.E.P.A.T.lacoberturadelas
contingenciasderivadasdeaccidentesdetrabajo,yhaoptadoporcubrirlaprestacióneconómicadeincapacidadtemporalderivadadecontingenciascomunes
atravésdelaentidadgestoradelaSeguridadSocial.
Lostrabajadorestienenunperiododevacacionespreestablecido,quecoincide
conelcierredelaempresa,yelrestodelosdíaslosdisfrutandeformalibre,asu
elección.
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Introducción
20
Funciones
recuerda
Las carpetas del departamento
pueden ser físicas y/o virtuales.
Lasfuncionesquesedesarrollanenestedepartamentosonlassiguientes:
• Reclutaryseleccionaraloscomponentesqueformaránlaplantilladelaempresa.
• Contratartrabajadores,enfuncióndelasnecesidadesexistentes
encadamomento,coneltipodecontratomásadecuado.
• Tramitartodaladocumentaciónnecesariaalosorganismosoficialescompetentes.
• Elaborarelexpedientedeltrabajador.
• Elaborarlosrecibosdesalariosdelaplantilla.
• Confeccionarlosdocumentosdecotizacióncorrespondientes.
• Gestionarpermisos,absentismo,régimendisciplinario.
• Proporcionarlaformaciónadecuadaalostrabajadores.
Documentación
Entreladocumentaciónqueseelaborayserecibeeneldepartamentoderecursos
humanospodemosdestacarlasiguiente:
DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Externa a la empresa
Cartas y currículos de candidatos,
Plan de Prevención de Riesgos Laborales, comunicaciones de situaciones
de IT.
Interna de la empresa
Nota interior, solicitud de contratación, cartas de trabajadores.
Del departamento
Ficha de trabajador, nóminas, seguros sociales, TA-1, TA-2, modelos
111/190 IRPF, certificado de retenciones, convenio colectivo, calendario
laboral, libro de visitas, avisos.
RECEPCIÓN
EMISIÓN
Procedimientos administrativos
Explicamosacontinuaciónlosprocesosadministrativosquedesarrollamosen
nuestrodepartamento:
1. Reclutamiento y selección de personal:
Cuandoserecibelasolicitudparacubrirunavacanteenalgunodelosdepartamentosqueformannuestraestructuraorganizativa,seinicianlosprocedimientos
quedetallamosacontinuación:
• Elaborarelprofesiogramaadecuadosegúnlasnecesidades.
• Publicarelanuncioenelperiódicodemayortiradadelaciudad.
• Seleccionarlosdiferentescurrículos.
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Funcionamiento de la empresa en el aula
21
• Elaborarunaencuestaparalaentrevistaconel/loscandidato/s.
• Seleccionaralcandidatoidóneo.
• Enviarunacartadeagradecimientoaloscandidatosnoseleccionados.
• ArchivartodaladocumentaciónquesehageneradoenlacarpetaReclutamiento y selección de personaldelarchivodenuestrodepartamento.
2. Contratación:
• RelaciónconelServicioPúblicodeEmpleo(SEPE):
saber más
–Elaborarelcontratomásadecuado,asícomolascorrespondientescopias.
Tramitación telemática
–Elaborarlacopiabásicayentregarlaalrepresentantesindicaldelaempresa.
Los trámites relativos a la documentación correspondiente a la
contratación pueden realizarse de
forma telemática.
–Tramitarelcontrato,copiasycopiabásicaalSEPE,paraelcorrespondiente
registro.
–RealizarlaprórrogadelcontratocuandoseanecesariaytramitarlaalSEPE
paraelcorrespondienteregistro.
• RelaciónconlaSeguridadSocial:
–En elcasodequeeltrabajadornoestéafiliadoalaSeguridadSocial,confeccionarelmodeloTA-1.
–ConfeccionarelmodeloTA-2dealtadeltrabajadoralsistemadelaSeguridadSocial.
–TramitarladocumentaciónanterioralaTGSS.
• Relaciónadministrativageneraldecontratación:
–Elaborarelexpedientedeltrabajador.Paraello,secrearáunacarpetaen
elarchivodenuestrodepartamentoconelnombredeExpedientes de
personal.
–Archivartodaladocumentaciónenelexpedientedeltrabajador.
–Elaborarlafichadeltrabajador.
–ArchivarlafichadeltrabajadorenlacarpetaFichas de personaldenuestro
departamento.
–ActualizarlaBase de datos de trabajadores delCDdelalumno.
• Finalizacióndelarelaciónlaboral:
–Comunicarporescritoeneltiempolegallafinalizacióndelarelaciónlaboral
altrabajador.
–En casodeceseporvoluntaddeltrabajador,comprobarenelconveniocolectivolosplazosdepreaviso.
–Calcularelfiniquitoylaindemnizacióncorrespondientes,ensucaso.
–Comunicaraldepartamentocontable-financierosuimporteparaquerealicenlacorrespondienteprevisióndepago.
–NotificarlabajadeltrabajadoralaTGSS.
–ArchivartodaladocumentacióncorrespondienteenlacarpetaExpedientes
de personaldenuestrodepartamento.
–ActualizarlaBase de datos de trabajadoresdelCDdelalumno.
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Introducción
22
3. Recibos de salarios:
recuerda
Las carpetas de nóminas, seguros
sociales e IRPF deben ordenarse
por meses: mes 1, mes 2, mes
3,...; y trimestres: trimestre 1, trimestre 2,..., respectivamente.
Eltrabajadortendráderechoadosgratificacionesextraordinarias,queseabonarán,segúnacuerdoconlostrabajadores:unaeldía30delmes6,yotraeldía23
delmes12.
•Calcular,porcadatrabajador,elporcentajequesedebeaplicarenconceptode
IRPF,teniendoencuentalasanotacionesdelmodelo145.
•Consultarlafichadeltrabajadorparatenerencuentalosconceptosquedeben
serabonadosenlanóminadelmes.
•Comprobarlasposiblesincidencias:incorporacióndeltrabajadorunavez
iniciadoelmes,situacióndeincapacidadtemporaldetrabajadores,horasextraordinarias,pagasextraordinarias,cesedelarelaciónlaboral,pagodedietas,
comisiones,etc.
•Consultarelconveniocolectivoparaelabonodedeterminadoscomplementos.
•Elaborarlasnóminascorrespondientesdelmes.Serealizahaciafinalesdemes,
yseenvíaunarelaciónaldepartamentocontable-financiero.
•GuardarunacopiaenlacarpetaNóminas delarchivodenuestrodepartamento.
•Elaborarlossegurossociales,pormesesvencidos,entrelosdías1y18decada
mes,delosqueenviamoscopiaaldepartamentocontable-financiero.Parala
modalidaddeingreso,laempresautilizarálaopcióndepagoelectrónico.
•ArchivarunacopiadelossegurossocialesenlacarpetaSeguros socialesdel
archivodenuestrodepartamento.
saber más
Sistema RED
Los trámites correspondientes a
los seguros sociales pueden efectuarse a través del Sistema RED.
•ElaborarladocumentacióndelaliquidacióntrimestralyanualdelIRPF.Se
deberealizarantesdeldía15delmessiguienteyseenvíaeloriginalaldepartamentocontable-financiero.
•ArchivarunacopiadelaliquidacióndelIRPFenlacarpeta IRPFdenuestro
departamento.
•Elaborarytramitarelcertificadoderetencionesanualesyarchivarunacopiaen
elexpedientedeltrabajador,enlacarpetaExpedientes de personaldenuestro
departamento.
4. Formación:
Lostrabajadorestienenderechoarecibirformación,ynuestraempresaimpartirá
formaciónalosdiferentestrabajadores,enfuncióndelasnecesidadesexistentes
encadamomento.Paraello,contamosconcolaboraciónexterna.PuedesencontrarinformaciónenlaBase de datos de colaboradores,enelCDdelalumno.
•Recepcióndelasnecesidadesdelosdiferentesdepartamentos.
•Seleccionaralcolaboradoridóneo.
•Solicitarlaformaciónadecuada.
•Informaraltrabajadordelosdetallesrelativosalaformación.
•Archivarunacopiadetodaladocumentaciónenelexpedientedeltrabajador,
enlacarpetaExpedientes de personaldelarchivodenuestrodepartamento.
•Actualizarlafichadeltrabajador.
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Funcionamiento de la empresa en el aula
23
5. Incidencias:
Alolargodelaactividadproductiva,esnormalqueseproduzcandeterminadas
incidenciasqueafectanalostrabajadores.
•Situacióndeincapacidadtemporal(IT)deltrabajador:
–Tramitarelpartedeincapacidadtemporal(IT)alaTGSS.
–TramitarloscorrespondientespartesdeconfirmacióndeITalaTGSS.
–TramitarelpartedealtadeITalaTGSS.
–Archivarunacopiadetodaladocumentaciónenelexpedientedeltrabajador,enlacarpetaExpedientes de personal denuestrodepartamento,a
medidaqueaquellasevayagenerando.
•Comunicados:
–Elaborarelcalendariolaboraldelañoencursoyexponerloenunlugarvisible.
–Elaborarelcorrespondientedocumentode«aviso»paracomunicadosde
caráctergeneral.
–Exponerelavisoenunlugarvisible,elegidoenfuncióndesucontenido.
–Elaborarunanotainteriorounacartaparacomunicadospersonalizadosa
lostrabajadores.
–Archivarunacopiadelanotainteriorolacartaenelexpedientedeltrabajador.
•Normativa:
–ElaborarycustodiarelLibrodevisitas.
–Consultarlanormativavigente,asícomoelconveniocolectivoalquepertenecelaempresa,parasucorrectocumplimiento.
6. Prevención de riesgos laborales:
ParadarcumplimientoalaLeydePrevencióndeRiesgosLaborales,laempresa
tienecontratadounservicioexteriorespecializadoconelquenuestrodepartamentomantieneunaestrechacolaboración.
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Introducción
24
5.5. El departamento contable-financiero
Descripción
Nuestrodepartamentocontable-financieroseencargadedesarrollartodaslas
funcionesquetienenrelaciónconelcontroldelasactividadeseconómicasy
financierasdelaempresa.
Paraello,deberealizardeformacorrectalacontabilizacióndetodoslosdocumentosqueafectanalestadopatrimonialdenuestraempresa(justificantesde
cobrosypagos,decomprasdeinmovilizado,depréstamosrecibidos,etc.)yde
aquellosqueintervienenenelresultadocontable(facturasemitidas,facturas
recibidas,gastosoingresos,amortizaciones,etc.).
Esasimismoresponsabledeverificarycomprobarladocumentaciónoficialque
laempresapresentaalosorganismosdelasdistintasadministracionespúblicas:
documentacióncontable,fiscalylaboral.
Comoencargadodelcontrolfinanciero,seráelresponsabledeemitirlasautorizacionesdelascomprasdeciertarelevancia,asícomodeaprobarlasactuacionesquerepercutandeformaimportanteenlaeconomíadelaempresa.En
funcióndeladecisiónquesedebatomar,puedesernecesarialaconsultaala
dirección.
Funciones
Lasfuncionesfundamentalesqueserealizaneneldepartamentocontablefinancieroson:
• Contabilizacióndelasoperacionesdelejercicio.
• Elaboracióndeloslibroscontables:diario,inventarioycuentas
anuales.
• Emisióndechequesyremesasdeefectoscomerciales.
• Pagodelasfacturasdeacreedoresydeproveedores.
• Pagodelasnóminasalostrabajadores.
• Liquidaciónypagodeimpuestosysegurossociales.
• Autorizacióndecomprasparapedidosexcepcionales.
• Gestionesconlasentidadesfinancieras.
• Controldelaamortizacióndelospréstamos.
• Llevanzadeloslibrosregistroobligatoriosydeloslibrosauxiliaresqueseanconvenientes.
• Gestionesdecobrosypagos.
• Controlyprevisióndetesorería.
• Consultas contables y fiscales a nuestra asesoría externa, la
Administracióntributariauorganismosoficialescompetentes.
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Funcionamiento de la empresa en el aula
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Documentación
Entreladocumentaciónqueseelaborayserecibeeneldepartamentocontablefinancieropodemosdestacarlasiguiente:
DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO CONTABLE-FINANCIERO
Externa a la empresa
Facturas recibidas, documentación
bancaria, correspondencia.
Interna de la empresa
Facturas emitidas, recibos de cobros
no domiciliados, modelos de declaración de cotizaciones a la Seguridad
Social.
Del departamento
Libros contables (diario, mayor,
balance de comprobación, cuenta
de resultados, balance de situación), libros auxiliares de tesorería,
libro registro de efectos a cobrar y
a pagar, autorización de compras,
autorización de condiciones financieras a clientes, modelos oficiales de
declaración de impuestos, cheques,
órdenes de transferencia.
RECEPCIÓN
EMISIÓN
Eldepartamentocontable-financierosecoordinafundamentalmenteconlos
departamentosdecompras,ventasymarketing,yderecursoshumanos.
Procedimientos administrativos
Explicamosacontinuaciónlosprocedimientosadministrativosquedebendesarrollarseenestedepartamento:
1.Recibimosdeldepartamentodecomprascopiasdelasfacturasrecibidasenla
carpetaFacturas pendientes de contabilizardelarchivodenuestrodepartamento.TrassucontabilizaciónlastraspasamosanuestracarpetaFacturas
pendientes de pagoparasuposteriorliquidación.
2.Se contabilizanlasfacturas.Selesasignaunanumeraciónqueseanotasobre
ellas,queserámuyútilparapoderlocalizarlasfísicamente.Seanotansus
vencimientoseneldocumentodeprevisióndetesoreríacorrespondientede
nuestracarpetaControl de tesorería.Acontinuación,seguardanenlacarpeta
Contabilidaddenuestroarchivo.
3.Recibimosdeldepartamentodeventasymarketinglascopiasdelasfacturas
emitidas,queseguardanenlacarpeta Facturas pendientes de contabilizarde
nuestroarchivo.
4.Se contabilizanlasfacturasanterioresenelordencronológicocorrespondiente,ysearchivanennuestracarpetaContabilidad.
5.Mensualmente,recibimosdeldepartamentoderecursoshumanoslaliquidacióndelascotizacionesalaSeguridadSocialdeempresaytrabajadores,así
comolarelacióndelasnóminas,todolocualsecontabilizaysearchivaen
nuestracarpetaContabilidad.
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saber más
Calendario fiscal
En el calendario anual del contribuyente, publicado por la
AEAT, puedes encontrar actualizada toda la información
sobre los plazos vigentes de
presentación de los impuestos
estatales
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Introducción
26
6.Podemosrecibirdeldepartamentodecomprasunasolicituddeautorización
decompracuandoelgastoarealizarseconsidereexcepcionalosetratede
unainversión.Enestecaso,nuestrodepartamentopodrádeterminarsuautorizaciónatravésdeldocumentodenominadoautorizacióndecompra,cuya
copiasearchivaenlacarpetaAutorizaciones de compradenuestroarchivo.
7.Todoslosjustificantesdecobroodepagodebenserremitidosanuestro
departamentoparasucontabilización,yseguardaránennuestracarpeta
Contabilidad.
8.Todoslosimpuestosquedebamosdeclararsereflejanenuncalendariofiscal
delañoencursoparapresentarsusliquidacionesenelplazocorrespondiente.
Enalgunoscasos,serequierelacoordinaciónentredistintosdepartamentos.
a.IRPF: Noscoordinamosconeldepartamentoderecursoshumanos,quenosenviarálarelacióndenóminasparalaliquidacióntrimestral(modelo111)y
paralaanual(modelo190).
b.IVA:
Noscoordinamosconeldepartamentodecomprasyeldeventasymarketing,quenosenviaránlascopiasdelasfacturasrecibidasyemitidas,
respectivamente,paralapresentación,enlosplazosquedeterminelaley,
delaliquidacióndelIVAanual(modelo390)ytrimestral(modelo303).
c.Impuestosobresociedades:
Nuestrodepartamentoseencargadesuliquidaciónenlosplazosestablecidosenelcalendariofiscal,tantodelospagosacuenta(modelo202)como
deladeclaraciónanual(modelo200).
d.Otrosimpuestoslocales: Sepaganenloscorrespondientesvencimientos.
9.LosimpuestosliquidadosenelejerciciosearchivanennuestracarpetaImpuestos,yseguardaunacopiadelasliquidacionesennuestracarpeta Contabilidad.
10.En lacarpetaControl de tesoreríadelarchivodenuestrodepartamento,se
registranlosmovimientosdecajaybancosenlascorrespondienteshojasdel
libroauxiliardetesorería.Enestacarpetaseguardan,asimismo,lashojasde
previsióndetesoreríarelativasalosdiversosvencimientosquedebantenerse
encuenta,como:
• Facturasrecibidasyemitidas.
• Efectoscomercialesapagaryacobrar.
• Préstamosbancarios.
• Impuestos,salarios,suministros
yotrosgastosprevisibles.
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1
Actividad de la empresa
Mes 1
Elaboración de fichas de
proveedores
Departamento
Solicitud de presupuestos y
ofertas comerciales
CoMprAs
Selección de proveedores
Realización de pedidos
Departamento
AlMACén
Realización de albaranes
Control de stock
Cálculo del precio
de venta de los productos
Departamento
VentAs Y MArKetInG
Elaboración de fichas
de clientes
Realización de facturas
Departamento
reCursos huMAnos
Departamento
ContAble-FInAnCIero
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Elaboración de seguros
sociales
Liquidación de IRPF
Operaciones de tesorería
Pago de impuestos
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Mes 1
28
DepArtAMento De CoMprAs
tarea
1. elaboración de fichas de proveedores
Consulta la base de datos de proveedores y acreedores. Elabora las fichas
correspondientes.
tarea
2. emisión de pedido
El 02/01, después de habernos presentado su nuevo catálogo, compramos
material de oficina diverso a Materiales Office, S.L., que se pagará mediante
transferencia bancaria a través de nuestra entidad Banco Ideal.
1. Realiza la hoja de pedido 001 correspondiente.
2. Envía por fax el pedido y archiva la copia en la carpeta Pedidos emitidos.
tarea
3. selección de proveedores / emisión de pedido
El 02/01, realiza pedidos de los productos siguientes al proveedor más económico para cada uno de los artículos (pedidos núms. 002 a 005).
proDuCto
CAntIDAD
saber más
pedidos
Los pedidos pueden efectuarse por carta, por teléfono o
mediante impreso.
En la carta hemos de detallar
cantidad, descripción, precio,
descuento, forma y plazo de
entrega, forma de pago, etc.
proDuCto
CAntIDAD
ACEITE DE MASAJE ESENCIAL 100 ml
130
LECHE LIMPIADORA 200 ml
35
AMPOLLAS EFECTO REPARADOR 15 ml (x6)
100
LECHE LIMPIADORA 350 ml
10
CREMA INTENSIVA ANTIARRUGAS 50 ml
140
MASCARILLA FACIAL PIEL SECA
50
CREMA HIDRATANTE FACIAL 50 ml
30
MASCARILLA FACIAL PIEL MIXTA/GRASA
55
CREMA NUTRITIVA FACIAL 50 ml
50
PEELING CORPORAL 300 ml
50
CREMA CONTORNO DE OJOS 20 ml
70
SÉRUM INTENSIVO LIFTING 50 ml
45
CREMA EXFOLIANTE FACIAL 100 ml
130
CREMA HIDRATANTE CORPORAL 300 ml
CREMA ANTICELULÍTICA 220 ml
90
SÉRUM REAFIRMANTE CORPORAL 250 ml
100
MAQUILLAJE POLVO DOBLE
90
60
SOMBRA DE OJOS 001
10
CREMA EXFOLIANTE CORPORAL 200 ml
100
SOMBRA DE OJOS 002
30
CREMA ANTIESTRÍAS 150 ml
140
SOMBRA DE OJOS 003
30
CREMA DE MANOS 75 ml
85
SOMBRA DE OJOS 004
10
CREMA FACIAL PROTECCIÓN 50+ 40 ml
75
SOMBRA DE OJOS 005
45
CREMA FACIAL PROTECCIÓN 30+ 40 ml
130
SOMBRA DE OJOS 006
15
CREMA FACIAL PROTECCIÓN 15+ 40 ml
110
SOMBRA DE OJOS DOBLE COLOR AZUL–GRIS PERLA
45
CREMA CORPORAL PROTECCIÓN 30+ 150 ml
75
SOMBRA DE OJOS DOBLE COLOR ROSA–BLANCO
20
CREMA AFTER SUN 150 ml
70
SOMBRA DE OJOS DOBLE COLOR VERDE–BLANCO
30
CREMA POSTDEPILACIÓN
90
SOMBRA DE OJOS DOBLE COLOR BEIGE–MARRÓN
15
GEL PURIFICANTE ANTIACNÉ
60
SOMBRA DE OJOS DOBLE COLOR ROSA–GRIS
30
TÓNICO FACIAL 350 ml
45
GEL DE AFEITADO 100 ml
75
CREMA HIDRATANTE ANTIARRUGAS 50 ml
35
LOCIÓN AFTERSHAVE
40
GEL ALOE VERA 200 ml
GEL RELAJANTE PIERNAS CANSADAS 200 ml
GEL REAFIRMANTE TERMO
GEL REAFIRMANTE EFECTO FRÍO
170
80
170
60
LÁPIZ DE OJOS NEGRO
40
SÉRUM ANTIFATIGA 15 ml
65
LÁPIZ DE OJOS VERDE
35
LÁPIZ DE LABIOS COLOR 001
25
LÁPIZ DE OJOS AZUL
40
LÁPIZ DE LABIOS COLOR 002
15
100
LÁPIZ DE LABIOS COLOR 003
25
CREMA CONTORNO DE OJOS 15 ml MEN
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Departamento de Compras
4. selección de proveedores / Fax
El 03/01, recibimos del departamento de almacén nota interior para informar sobre sus necesidades de equipamiento. Envía fax para solicitar presupuesto a Grupo Mobilprix, S.A.
tarea
5. tarea administrativa
El 07/01, recibimos del departamento de almacén la factura correspondiente
a nuestro pedido núm. 001. Archívala en nuestra carpeta Facturas recibidas
y envía copia a la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del archivo del
departamento contable-financiero.
tarea
6. nota interior
El 08/01, se recibe de Grupo Mobilprix, S.A. el presupuesto solicitado.
Envía al departamento contable-financiero la solicitud de autorización de
compra para formalizar el pedido anterior.
saber más
Abreviaturas comerciales
En la redacción de las cartas
comerciales es habitual el uso
de abreviaturas. Por ejemplo:
compras
tarea
29
art. → artículo
c., cant. → cantidad
ch/ → cheque
efecto., efvo. → efectivo
fra., fact. → factura
n/c. → nuestro cargo
ref.→ referencia
s/f. → su favor
tel., tfno. → teléfono
Uds. → ustedes
u. → unidad, unidades
tarea
7. emisión de pedido
El 09/01, se efectúa el pedido núm. 006 a nuestro proveedor Publimarkt, S.L.
(IVA no incluido): 1.000 u. de primeras hojas a 0,25 €/u.; 500 u. de segundas
hojas a 0,18 €/u.; 1.000 u. de sobres normales a 0,21 €/u.
tarea
vto. → vencimiento
vta. → venta
8. solicitud de presupuesto / solicitud de
autorización
El 09/01, después de reunión interdepartamental, se decide renovar algunos
elementos del mobiliario de oficina:
1. Solicita presupuesto a Grupo Mobilprix, S.A., el cual nos lo facilita por
fax el mismo día.
2. Envía la solicitud de autorización de compra al departamento contablefinanciero en la que adjuntes el presupuesto anterior.
tarea
9. emisión de pedido
Recibimos autorización del departamento contable-financiero para la
compra de mobiliario a Grupo Mobilprix, S.A.
El 11/01, efectúa el pedido núm. 007.
tarea
10. solicitud de presupuesto
Debemos renovar la póliza de seguros de cobertura contra robo e incendios
para nuestra empresa, que vence el día 15/02.
El 14/01, solicita, mediante carta, presupuesto a nuestra compañía de seguros habitual Seguros Horizon, S.L.
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Mes 1
30
DepArtAMento De AlMACén
tarea
1. Control de stock
Elabora la ficha de control de existencias de cada uno de los productos que
comercializamos. Puedes utilizar la plantilla facilitada en el CD del alumno.
Archívalas de forma que sean también accesibles a los departamentos de
compras y de ventas.
tarea
2. emisión de nota interior
El 03/01, envía nota interior al departamento de compras en la que expones
nuestras necesidades de equipamiento y mobiliario, y adjunta el plano del
almacén. Se requieren: dos nuevas estanterías móviles de 2,5 m de ancho x
3 m de alto.
tarea
3. emisión de albarán
Recibimos notificación del departamento de ventas para preparar el pedido
núm. 178 de Almazán, S.L.
Elabora con fecha 04/01 el albarán de entrega núm. 001, que acompañará a
la mercancía. Haz llegar copia del mismo a la carpeta Albaranes pendientes de
facturar del archivo del departamento de ventas y marketing.
tarea
4. Control de stock
Actualiza las fichas de control de existencias de los artículos correspondientes a partir del albarán emitido en la tarea anterior.
tarea
6. emisión de albarán
Se preparan los pedidos y los albaranes núms. 002 a 006, que se envían,
respectivamente, a: Balneario Aguas Termales, S.L., Estética Luz, Centro
de Belleza Mas, Ana Gil y Centro de Estética Alfa, S.L. Envía copias a la
carpeta Albaranes pendientes de facturar del archivo del departamento de
ventas y marketing.
tarea
Valoración de existencias
Los métodos FIFO (primera
entrada primera salida) y PMP
(precio medio ponderado)
son métodos aceptados por
el ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas)
para valorar las existencias en
las empresas.
5. emisión de nota interior
El 07/01, recibimos el pedido núm. 001 de material de oficina, junto con la
correspondiente factura. Envíala a la carpeta Facturas recibidas del archivo
del departamento de compras, y solicita la recogida del material de oficina.
tarea
saber más
saber más
Copias del albarán
Del albarán se emiten tres
copias: una para el cliente,
otra para el departamento de
ventas, y una tercera para el
archivo de almacén.
7. Control de stock
Actualiza las fichas de almacén a partir de los albaranes anteriores.
tarea
8. Control de stock
En los plazos de entrega previstos, recibimos las mercancías con los albaranes correspondientes a nuestros pedidos núms. 002 a 005. Envía copias
conformadas de los mismos a la carpeta Albaranes recibidos del archivo del
departamento de compras y actualiza las fichas de control de existencias.
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Departamento de Almacén
tarea
31
9. emisión de albarán
Enviamos el pedido a Balneario Zarz, S.A. Elabora el albarán núm. 007.
tarea
10. Control de stock
Actualiza las fichas de control de existencias de los productos que han sido
objeto de movimiento de salida de almacén en la tarea anterior.
tarea
11. emisión de albarán
Se preparan los pedidos y los albaranes núms. 008 a 016 correspondientes,
respectivamente, a:
Estética Robledo
Adela Fernández
Estetic Men
almacén
Cosmetic KM
Cosmética Sole
Centro de Estética Bella Mar
Body Slim, S.L.
Balneario Aguas Termales, S.L.
Adela Fernández
tarea
12. Control de stock
Actualiza las fichas de control de existencias de los productos que han sido
objeto de movimiento de salida de almacén en la tarea anterior.
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Mes 1
32
DepArtAMento De VentAs
tarea
1. Ficha de cliente
saber más
Consulta la base de datos de clientes y elabora las fichas correspondientes.
tarea
Fichas de clientes
2. Cálculo de precios
A partir de la base de datos de productos facilitada, calcula el precio de venta de cada producto teniendo en cuenta el criterio económico (precio más
bajo). Aplica para ello el tanto por ciento que se especifica en la columna
de beneficio. Imprime dicha base de datos para poder utilizarla en nuestras
ventas.
tarea
La ficha de cliente nos proporciona información sobre la
forma de facturación, pago y
envío de las mercaderías.
3. publicidad
Redacta en fecha 03/01 una carta para enviar un mailing a nuestros clientes
en la que ofrecemos durante los días 10 a 15 de este mes como promoción
los siguientes artículos:
reF.
DesCrIpCIÓn
proMoCIÓn Del 10 Al 15 De enero
CF1005
CREMA EXFOLIANTE FACIAL
6+2
CC1004
CREMA ANTIESTRÍAS 150 ml
25% Dto. precio tarifa
CFS1002
CREMA FACIAL PROTECCIÓN 30 + 40 ml
25% Dto. precio tarifa
LMGEL1001
GEL DE AFEITADO 100 ml
20% Dto. precio tarifa
LMCF1004
CREMA CONTORNO DE OJOS 15 ml MEN
20% Dto. precio tarifa
IVA NO INCLUIDO
tarea
4. Venta
Recibimos por fax de nuestro cliente Almazán, S.L. su pedido núm. 178 en
el que nos solicitan los artículos detallados más abajo.
1. Comprueba la disponibilidad de las existencias en la ficha de almacén correspondiente y solicita el envío del pedido al departamento de almacén.
2. Con fecha 04/01, prepara la factura núm. 001 correspondiente, que
enviamos al cliente. Haz llegar copia de la misma a la carpeta Facturas
pendientes de contabilizar del departamento contable-financiero.
reF.
DesCrIpCIÓn
recuerda
Recuerda que efectuaremos
los documentos de venta por
orden de fecha de pedido.
CAntIDAD
AC1001
ACEITE DE MASAJE ESENCIAL
10
CF1001
CREMA INTENSIVA ANTIARRUGAS
15
CFS1001
CREMA DE MANOS
20
G1002
GEL ALOE VERA 200 ml
25
SBRI1006
SOMBRA DE OJOS 006
10
LMCAA1001
CREMA HIDRATANTE ANTIARRUGAS MEN 50 ml
10
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Departamento de Ventas-Marketing
33
5. Venta
tarea
saber más
Recibimos de nuestros clientes: Balneario Aguas Termales, S.L., Estética
Luz, Centro de Belleza Mas, Centro de Estética Alfa, S.L., y Ana Gil, los
pedidos que encontrarás en la carpeta Dpto.Ventas-Marketing / Mes 1 /
Pedidos 1.
recargo de equivalencia
A menudo, a los comerciantes
minoristas se les aplica el régimen especial de IVA de recargo de equivalencia.
1. Comprueba la disponibilidad de las existencias en la ficha de almacén correspondiente y solicita el envío del pedido al departamento de almacén.
2. Prepara las facturas núms. 002 a 005 correspondientes, que enviamos a los
clientes. Haz llegar copias de las mismas a la carpeta Facturas pendientes de
contabilizar del archivo del departamento contable-financiero.
6. Venta
tarea
El 13/01, recibimos pedido núm. 087 del cliente Balneario Zarz, S.A. de
Jaraba tomando como referencia la promoción enviada por mailing.
DesCrIpCIÓn
CAntIDAD
CF1005
CREMA EXFOLIANTE FACIAL
6+2
CC1004
CREMA ANTIESTRIAS 150 ml
30
CFS1002
CREMA FACIAL PROTECCIÓN 30+ 40 ml
20
ventas-marketing
reF.
1. Comprueba la disponibilidad de las existencias en la ficha de almacén correspondiente y solicita el envío del pedido al departamento de almacén.
2. Emite la correspondiente factura núm. 006 y envía copia de la misma a
la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del archivo del departamento
contable-financiero.
tarea
7. Venta
Recibimos de nuestros clientes los siguientes pedidos que encontrarás en la
carpeta Dpto.Ventas-Marketing / Mes 1 / Pedidos 2.
1. Comprueba la disponibilidad de las existencias en la ficha de almacén
correspondiente y solicita el envío del pedido al departamento de almacén.
2. Prepara las facturas núms. 007 a 012 correspondientes que enviamos al
cliente. Haz llegar copias de las mismas a la carpeta Facturas pendientes de
contabilizar del archivo del departamento contable-financiero.
recuerda
Recuerda que los justificantes
de cobro emitidos se envían al
dpto. contable-financiero para
su contabilización, control de
tesorería y posterior tramitación al cliente.
3. Con fecha 31/01, emite las facturas de Balneario Aguas Termales, S.L.
y Adela Fernández, núms. 013 y 014, respectivamente, y envíalas a la
carpeta correspondiente.
tarea
8. registro de facturas emitidas
El 31/01, lista las facturas emitidas por el departamento de ventas en el mes 1.
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Mes 1
34
DepArtAMento De reCursos huMAnos
tarea
1. Ficha del trabajador
1. Elabora las fichas de los trabajadores utilizando la plantilla que encontrarás en el CD que acompaña al libro. Para determinar las percepciones
salariales debes utilizar el convenio colectivo aplicable a la empresa.
2. Imprime las fichas y procede a su archivo en la carpeta Fichas de personal.
tarea
2. Calendario laboral
1. Elabora el calendario laboral de la empresa. Para ello, debes tener en
cuenta las fiestas laborales y el periodo de vacaciones anual, respetando
el Estatuto de los Trabajadores y el convenio colectivo aplicable.
2. Imprime dicho calendario y colócalo en el aula en un lugar visible.
tarea
3. liquidación IrpF
Con fecha 07/01, confecciona con los datos del año anterior los modelos
de IRPF siguientes: modelo 111 para el 4.º trimestre y modelo 190 para el
resumen anual. Envíalos a la carpeta Impuestos del archivo del departamento contable-financiero y archiva una copia en la carpeta IRPF de nuestro
departamento.
saber más
Web AeAt
En la página web de la Agencia Tributaria <www.aeat.es>,
puedes encontrar programas
de ayuda, modelos y formularios.
saber más
Vacaciones
El periodo de vacaciones anual
de nuestra empresa será el
siguiente: Semana Santa, de
miércoles a lunes; verano, del
1 al 15 del mes 8; Navidad, del
24 al 27 del mes 12 (ambos
inclusive). El resto de días de
vacaciones será elegido por
cada trabajador.
AÑo 20XX-1
perCepCIones sAlArIAles
trAbAJADor
AportACIÓn IrpF
totAl AÑo
totAl 4t
1t
2t
3t
4t
Juan Sierra Vila
38.600,78 e
10.772,09 e
1.609,82 e
1.896,20 e
1.503,15 e
1.938,98 e
Jaime Ramos Castilla
38.443,37 e
10.832,27 e
1.615,65 e
1.896,20 e
1.458,15 e
1.949,81 e
Julián Jiménez Oliva
39.100,78 e
10.772,09 e
1.699,25 e
2.001,54 e
1.681,66 e
2.046,70 e
Laura Solá Méndez
38.398,31 e
10.787,21 e
1.525,89 e
1.790,85 e
1.377,14 e
1.833,83 e
Jorge Mateo Salas
20.854,58 e
6.120,58 e
353,62 e
471,49 e
353,62 e
489,65 e
1.809,33 e
1.809,33 e
Raúl Cuenca Jiménez
17.450,96 e
4.857,76 e
312,24 e
394,98 e
300,24 e
388,62 e
Manuel López González
19.515,66 e
5.246,96 e
396,70 e
501,48 e
386,01 e
472,23 e
Pedro Ramírez Sánchez
tarea
36,19 e
4. elaboración de seguros sociales
Con fecha 15/01 elabora los documentos de los seguros sociales correspondientes a las nóminas del mes anterior. Envíalos al departamento contablefinanciero para que procedan a su liquidación y archiva una copia en la
carpeta Seguros sociales del archivo de nuestro departamento.
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Departamento de recursos humanos
35
bCCC
bAse
DeseMpleo
bAse Fp
Juan Sierra Vila
3.223,83 e
3.223,83 e
3.223,83 e
Jaime Ramos Castilla
3.148,83 e
3.306,54 e
3.306,54 e
Julián Jiménez Oliva
3.223,83 e
3.223,83 e
3.223,83 e
Laura Solá Méndez
3.148,83 e
3.261,48 e
3.261,48 e
112,65 e
Jorge Mateo Salas
1.918,97 e
2.118,97 e
2.118,97 e
200,00 e
Pedro Ramírez Sánchez
1.583,49 e
1.583,49 e
1.583,49 e
Raúl Cuenca Jiménez
1.423,94 e
1.456,82 e
1.456,82 e
Manuel López González 1.583,49 e
1.583,49 e
1.583,49 e
tarea
bAse horAs no
estruCturAles
157,71 e
El 1 de enero de 2011 tuvo
lugar la universalización del
uso del Sistema RED.
Para poder realizar los trámites con la TGSS a través de
Internet, es necesario poseer
el Certificado SILCON, que
garantiza la seguridad en las
comunicaciones.
5. selección de personal
6. Cálculo de IrpF
Calcula el porcentaje de IRPF que deberemos aplicar a cada trabajador en
el momento de confeccionar su nómina.
tarea
sistema reD
32,88 e
En la reunión mensual de jefes de departamento se decide contratar a un
auxiliar administrativo para el departamento de ventas y marketing. Con
fecha 20/01 inicia el proceso de selección correspondiente, teniendo en
cuenta que la incorporación se efectuará a lo largo del próximo mes.
1. Redacta el anuncio.
2. Envía carta al periódico de más prestigio de la ciudad para su publicación.
tarea
saber más
saber más
Conservación de
documentos
En el departamento de RRHH
debe conservarse, durante un
plazo de 4 años, una copia de
las nóminas de los trabajadores.
recursos humanos
trAbAJADor
La nómina puede ser diseñada
por la propia empresa.
7. nóminas
Realiza las nóminas correspondientes del mes, archiva una copia en la carpeta Nóminas del archivo de nuestro departamento y tramita una relación
de las mismas al departamento contable-financiero, para que en la fecha
adecuada procedan a su liquidación.
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Mes 1
36
DepArtAMento ContAble-FInAnCIero
tarea
1. Asiento de apertura
A partir del balance a 01/01, que encontrarás en el CD del alumno, anota el
primer asiento de nuestra contabilidad (asiento de apertura).
tarea
2. planificación de tesorería
Elabora y archiva de forma segura diversas plantillas de Excel para realizar
las previsiones de gastos e ingresos de cada mes.
tarea
3. Contabilización / operaciones de tesorería
Contabiliza los cobros de las facturas pendientes de los clientes que encontrarás en la carpeta Dpto. Contable-Financiero / Mes 1 / Fras. pendientes de cobro.
tarea
saber más
Información balance
En el balance inicial se encuentra la información sobre la
situación patrimonial de la
empresa al comenzar el ejercicio.
4. Contabilización / operaciones de tesorería
El 07/01, recibimos del departamento de compras la factura de Materiales
Office, S.L., correspondiente a nuestro pedido núm. 001.
Contabiliza la factura y su correspondiente pago mediante transferencia con
cargo a nuestra c/c en el Banco Ideal.
tarea
5. Contabilización / operaciones de tesorería
Recibimos del departamento de ventas la copia de nuestra factura núm. 001.
Contabilízala.
tarea
6. nota interior / Autorización de compras
El 11/01, envía autorización al departamento de compras para realizar pedido de los elementos de equipamiento de almacén y mobiliario de oficina
solicitados.
tarea
saber más
libros obligatorios
Según el PGC, los libros contables obligatorios son el libro
diario y el libro de inventarios
y cuentas anuales.
7. Contabilización / operaciones de tesorería
1. El día 14/01, contabiliza nuestras facturas núms. 002 a 005, correspondientes a nuestros albaranes núms. 003 a 006, respectivamente.
2. Con fecha 15/01, contabiliza los cobros de las facturas núms. 002 y 004.
tarea
8. Contabilización / operaciones de tesorería
Antes del día 20/01, liquida el IRPF correspondiente al 4.º trimestre a
través del Banco Ideal. Presenta los modelos 111 y 190, recibidos del
departamento de RRHH en la carpeta Impuestos del archivo de nuestro
departamento, y efectúa los pagos correspondientes. Anótalo en el libro
auxiliar de tesorería.
tarea
9. Contabilización
Contabiliza la factura núm. 006 a Balneario Zarz, S.A., cuya copia nos ha
enviado el departamento de ventas y marketing.
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Departamento Contable-Financiero
tarea
37
10. Contabilización / operaciones de tesorería
Nos cargan en la c/c de Banco Ideal las facturas de los suministros de agua,
luz y teléfono.
tarea
11. Contabilización
Contabiliza las facturas núms. 007 a 014 enviadas por el departamento de
ventas y marketing que encontrarás en el archivo de Facturas pendientes de
contabilizar.
tarea
12. Contabilización / operaciones de tesorería
El día 25/01, se reciben transferencias bancarias correspondientes al cobro
de nuestras facturas núms. 001, 003, 006, 007, 008 y 009. Contabiliza el cobro de las mismas, realizado a través de la correspondiente entidad. Anótalo
en el libro auxiliar de tesorería.
tarea
saber más
Web AeAt
En la página web de la Agencia Tributaria <www.aeat.es>,
puedes encontrar información
sobre el calendario fiscal.
13. Contabilización / operaciones de tesorería
Contabiliza las nóminas del mes y los seguros sociales del mes anterior recibidos del departamento de recursos humanos.
Realiza los correspondientes pagos mediante transferencia bancaria desde
Iberiacaja, excepto al trabajador Raúl Cuenca Jiménez, a quien se le entrega
cheque nominativo de la misma entidad.
tarea
14. Contabilización / operaciones de tesorería
Realiza la declaración resumen anual del IVA correspondiente al año 20XX-1
(modelo 390) y la liquidación correspondiente al 4.º trimestre del mismo
(modelo 303). Contabiliza el pago a través de Banco Ideal y anótalo en el
registro de control de tesorería.
tarea
15. Verificación
contable-financiero
Efectúa el listado del libro diario, mayor y balance de comprobación. Realiza
la verificación de las cuentas con saldo (Clientes, Proveedores, Acreedores,
Bancos, etc.).
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Mes 1
38
eVAlÚA TUS ConoCIMIentos
1. El área de aprovisionamiento:
a) Se encarga de adquirir, gestionar y controlar el
stock de materias primas, mercancías y otros materiales de la empresa.
b) Se encuentra generalmente incorporada al área
de compras de las empresas.
c) Existe siempre en todas las empresas.
2. Entendemos por proveedor:
a) La empresa que nos proporciona cualquier producto o suministro.
b) La empresa que nos suministra materias primas o
mercancías relacionadas directamente con nuestra actividad comercial.
c) La empresa que fabrica las materias primas originarias del producto que comercializa nuestra
empresa.
a) Impuesto de verificación de actividad.
b) Impuesto sobre el valor de actividad.
c) Impuesto sobre el valor añadido.
4. El alta del trabajador en la Seguridad Social:
b) La realiza la Inspección de Trabajo.
a) Bancos, Clientes.
a) Lo decide el proveedor.
b) Lo decide el cliente.
c) Se puede pactar entre cliente y proveedor.
7. Las pagas extraordinarias:
a) Son como mínimo dos a un precio pactado.
b) Son como máximo dos y su importe es igual al
salario bruto.
c) Son como mínimo dos al precio de treinta días
mínimo de salario.
8. Un préstamo que nos concede el banco a devolver a 15 meses es:
a) Pasivo, deudas a corto plazo.
b) Pasivo, deudas a largo plazo.
9. Son documentos relacionados con el departamento de compras:
a) El impreso de recepción de mercaderías.
b) El registro de pedidos emitidos.
c) La hoja de pedido.
a) La realiza el trabajador.
5. Son cuentas de activo:
6. El descuento comercial:
c) Activo o pasivo, según la actividad de la empresa.
3. Entendemos por IVA el:
c) La realiza el empresario.
Resuelve en tu cuaderno
o bloc de notas
10. El recargo de equivalencia (RE):
a) Sustituye al IVA.
b) Algunos minoristas además del IVA pagan el RE.
c) Es exclusivo de las sociedades anónimas.
b) Mobiliario, Capital.
c) Acreedores.
Soluciones: 1. a); 2. b); 3. c); 4. c); 5. a); 6. a) y c); 7. c); 8. b); 9. b) y c); 10. b).
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