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Servicio Andaluz de Salud
CONSEJERÍA DE SALUD
MANUAL
PETICIÓN DE MATERIAL
desde los
CENTROS DE CONSUMO
SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN LOGÍSTICA
(SIGLO)
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Índice
1.- Acceso a SIGLO:
1.1.- Acceso desde los futros.
1.2.- Acceso desde cualquier ordenador.
2.-PORTAL DE SIGLO:
2.1.- Conceptos.
2.2.- Pedido de Material.
2.2.1. Pedido de Material Sujeto a Pacto de Existencias.
2.2.1.1. Recuento de Existencias.
2.2.1.2. Generar Propuesta y Envío de Pedido.
2.2.2. Pedido de Material No Sujeto a Pacto de Existencias.
2.3.- Recepción de Mercancías y Confirmación.
2.3.1. Registro de entradas.
2.3.2. Confirmación de recepción.
2.3.3. Incidencias.
2.4.- Pactos de existencias: Gestión de Stock.
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1.- Acceso a SIGLO:
1.1.- Acceso desde los futros. Hay que realizar las siguientes
actuaciones:
1. Portal CEGES.
2. Acceso Aplicaciones Corporativas.
3. Otras Aplicaciones.
4. Intranet SAS
5. En el Menú de la parte inferior de la pantalla, seleccionamos la pestaña
Corporativa.
6. Picamos en Logística.
7. Siglo-Logística
1.2.- Si se accede desde cualquier ordenador:
1.- Abrimos el navegador de Internet (Internet Explorer, Mozilla Firefox, etc.)
2.- En la barra de direcciones escribimos lo siguiente:
http://intranet.sas.junta-andalucia.es/
3.- Nos pedirá nombre de usuario y contraseña. Introduciremos nuestros datos de acceso
similares a los usados para el correo electrónico corporativo o la página de atención al
profesional:
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4.- Accederemos al portal de la Intranet del SAS. En la parte superior izda. Podremos
comprobar que aparece nuestro nombre.
5.- Seleccionamos la pestaña Corporativa / Logística / Siglo-Logística
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6.- Posteriormente “SIGLO – Logística”
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2.-PORTAL DE SIGLO:
2.1.-Conceptos:
•
•
•
•
•
Pedido Interno: Todo pedido de material que se solicita desde un Centro de
Consumo o desde un Almacén Central, al Almacén Central o a la Unidad de
Compras.
Almacén: Cualquier tipo de Almacén: Almacén de Consumos, Almacén
Central o Almacén de Distribución.
Almacén de Consumo: También denominado Almacén de Planta, Almacén de
Centro de Salud o Almacén de Centro de Consumo
Pacto de Existencias: Relación de artículos de un Almacén, en los que se tiene
acordado, por cada artículo: el stock máximo, el stock crítico y punto de
pedido.
Recepción de mercancía y confirmación de la misma:
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2.2.-Pedido de Material:
Todo material, dependiendo de si tiene pacto de existencia o no, se puede
pedir por:
•
Recuento Manual de Almacenes de Consumo (sujetos a pactos de
existencias)
•
Solicitar Reposición de Almacén (no sujeto a pactos de existencias).
2.2.1. Pedido de Material Sujeto a Pacto de Consumo:
2.2.1.1. Recuento de Existencias:
En primer lugar, nos aparecerá una pantalla con el Menú inicial de la aplicación con
varios apartados, seleccionando de entre ellos la opción: Almacén De Consumo. Dentro
de las posibilidades que nos presenta esta opción, seleccionaremos Recuento Manual de
Almacenes de Consumo.
Toda petición de material que esté sujeto a un pacto de consumo se debe tramitar
mediante un Recuento de Existencias.
A través de esta opción introduciremos las existencias que poseamos en nuestro
almacén en el momento del recuento, previo a la petición.
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Aparecerá una ventana como la de la ilustración inferior. Elegiremos nuestro
almacén y a la hora de hacer el recuento y petición de material, clasificaremos el material en
tres grandes grupos:
1.- Sanitario.
2.- No sanitario.
3.- Medicamentos.
Si solo le indicamos el almacén requerido y pinchamos en buscar, nos
aparecerán todas las familias de artículos del almacén elegido, es decir, todos los artículos
que tenemos dados de alta en el mismo, sin clasificar.
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Si bien, queremos hacer el recuento de una familia o grupo de artículos, (Ej. Oficina,
limpieza etc.), elegiremos la opción clasificación (en la lupa) y aparecerá una nueva
pantalla. A continuación, desplegando las flechas iremos introduciendo a partir de la
clasificación todos los apartados que nos sean necesarios, hasta llegar al grupo o subgrupo
deseado.
Una vez cargados, aparecerá por defecto la clasificación UNIVERSAL y el contrato
SUMINISTROS (SU). Seleccionaremos de las listas desplegables la categoría
PRODUCTOS DE CONSUMO (PC) y posteriormente una subcategoría, FARM para
medicamentos, NSANI para no sanitario o SANI para artículos sanitarios.
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En el ejemplo, seleccionamos SANI y pulsamos “Aceptar”
Al pulsar “Aceptar” la aplicación nos devuelve a la ventana previa donde
podremos comprobar las opciones seleccionadas. Pulsamos en “Buscar” para que cargue
el catálogo de nuestros productos:
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Una vez cargado el catálogo, pulsando sobre el encabezado, tal y como se
muestra en la ilustración, podremos ordenar cada columna, bien por Genérico de Centro o
por Nombre, según nuestro criterio.
En la imagen inferior se muestra otra de las funcionalidades de esta página.
Podemos exportar a Excel el listado de artículos que hemos generado para usarlo según
nuestras necesidades. Para ello pulsamos el icono que aparece en la imagen.
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Otra opción a tener en cuenta en esta página es la lista desplegable de paginación.
Por defecto se nos mostrarán 20 artículos.
Filtros de
búsqueda
Si lo deseamos, podemos ver el listado completo de artículos seleccionando la
opción que aparece en la imagen.
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Seguidamente, iremos mecanizando las existencias de todos los artículos, del
almacén seleccionado, para ello pulsamos sobre el botón “Introducir recuentos”
Aparecerán campos en blanco a la derecha de cada uno de los artículos. En ellos
introduciremos las existencias que poseamos en ese momento en nuestro almacén. En la
columna “Exist. Regis.” aparecerán las existencias que se registraron en el último recuento
de almacén.
Tendremos en cuenta las siguientes premisas para introducir las existencias:
1. Estamos introduciendo existencias, es decir, lo que me queda en el almacén y
no lo que necesito que me envíen.
2. Si no necesitamos algún artículo, no rellenaremos nada en el casillero en
blanco.
3. Si introduzco “0”, estoy diciendo que no me queda ningún artículo en el
almacén por lo que se repondrá el pacto de consumo completo, es decir la
cantidad máxima acordada.
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2.2.1.2. Generar Propuesta y Envío de Pedido:
Una vez mecanizados los recuentos de existencias, tendremos que generar la
propuesta de pedido y enviar a través de la aplicación Siglo a la Plataforma Logística.
Actuando de la siguiente forma:
Dentro de la pantalla de menú inicial, seleccionamos el apartado Almacén y a
continuación la opción: Solicitar Reposición de Almacén.
Elegimos el almacén dentro del desplegable que se nos presenta y marcamos:
Botón
Generar Propuesta
Botón
Enviar Pedido
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Paso 1: Generar Propuesta.
Se nos mostrará una pantalla con todos los artículos que se van a solicitar con las
unidades de pedido generadas para cada uno de ellos. Estas cantidades de cada artículo
que vamos a solicitar son el resultado de la diferencia entre la cantidad que hemos
mecanizado como existencias para cada artículo (siempre y cuando ésta, esté por debajo
del punto de pedido o stock mínimo) y la indicada en nuestro stock máximo para dicho
artículo.
Ejemplo:
ƒ
GC D47332 Glucosa Concentración 50 GR:
¾
¾
¾
Stock Mínimo o punto de pedido:
Stock Máximo:
Existencias:
10 unidades
20 unidades
8 unidades
Propuesta de pedido:
12 unidades
Como podemos comprobar en el ejemplo anterior, una vez introducidas las
existencias, se genera el pedido automáticamente, teniendo en cuenta los siguientes
factores: Existencias, Stock mínimo (punto de Pedido) y Stock Máximo.
Para verificar las propuestas de pedidos que hemos generado, seleccionaremos en
el desplegable de las páginas (parte superior derecha del listado) Mostrar Todos y de esta
forma se podrá revisar mejor.
Pueden detectarse algunos de los siguientes conflictos:
1.- Que las cantidades de los artículos que estamos solicitando no sean las
necesarias. Por tanto, procederemos a modificarlas.
2.- Que los Stock máximo y mínimo del artículo no se hayan definido correctamente y
al introducir las existencias no se nos genere el pedido necesitado, por tanto, ante dicha
situación hemos de actuar de la siguiente forma:
¾ Solicitar a la Dirección de Gestión Económica del Distrito las modificaciones
correspondientes a dichos Stock.
o No obstante, para poder continuar con la tramitación del pedido,
podemos modificar la cantidad del artículo (siempre por debajo del
Stock máximo fijado en ese momento) e introducir la que realmente
necesitamos o borrar el artículo del pedido. Para lo cual efectuaremos
lo siguiente:
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o
Para modificar cantidades: Seleccionamos el icono lápiz y en
cantidad solicitada pondremos la cantidad que realmente
necesitamos.
o
Para borrar artículos: Seleccionamos
del artículo deseado y
pulsamos la opción Borrar, situada en la parte superior de la pantalla.
3.- Que los Stock se encuentren a cero, actuando igual que en el supuesto anterior,
solicitando al Distrito que los establezca.
Paso 2: Una vez efectuadas las modificaciones oportunas, seleccionaremos Enviar.
Si al enviar nos aparece un mensaje de error en la parte superior, (con fondo
verde), expresándonos que hay artículos que no están en los catálogos de la aplicación
SIGLO, tomaremos nota de los mismos y de sus códigos GÉNERICOS, para notificarlo
como incidencia al Distrito, con objeto de que pueda actuar al respecto. Debiendo
igualmente ser borrados, con objeto de poder continuar y enviar el pedido. Para ello, se
procederá como se ha indicado anteriormente para el borrado de artículos.
¡¡¡ MUY IMPORTANTE ¡¡¡¡¡
Si no pulsamos “Enviar”, aunque podamos ver el pedido no se generará el número
correspondiente a éste, y a todos los efectos no existirá.
Una vez realizado, nos aparecerá un mensaje con el Código de Pedido Interno,
que anotaremos para poder hacer un seguimiento del mismo.
Para realizar el seguimiento del pedido en la pantalla del menú inicial, optaremos
por el apartado de Pedidos Internos y la opción Seguimiento y Gestión de Pedidos
Internos. A continuación, indicaremos el número de pedido y podremos comprobar por cada
artículo la situación en la que se encuentra.
Es obligatorio no generar pedido, ni enviarlo hasta la fecha que cada Unidad de
Gestión Clínica tiene asignada. (48 horas antes del día indicado en el cuadro que se envío
desde Distrito, siempre a primera hora)
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2.2.2. Pedido de Material No Sujeto a Pacto de Existencias.
Para solicitar el material que no está sujeto a pacto de existencias debemos entrar en el
apartado “Almacén” en el menú “Solicitar Reposición de Almacén”:
Pulsaremos en “Añadir”.
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Introduciremos el GC (genérico de centro) y pulsaremos “Buscar”.
También podemos buscar por nombre si desconocemos el GC, introducimos una o
varias palabras y pulsamos “Buscar”
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Nos aparecerán todos los GC’s que tenemos en el catálogo de ese Centro de
Consumo que contienen la palabra introducida, en este caso “tubo”:
Para introducir la cantidad que necesitamos (no mecanizamos existencias,
sino necesidades) pulsamos sobre “el icono del lápiz”
Paso 1: Nos aparece un campo en blanco para introducir la cantidad que necesitamos.
Paso 2: Posteriormente pulsamos en el check de conformidad.
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Paso 3: Comprobaremos la cantidad que hemos introducido. Pulsaremos en “Añadir” si
queremos continuar agregando líneas de pedido.
Paso 4: Una vez finalizado pulsamos “Enviar”. Se generará un número de pedido que
tendremos que conservar.
3
4
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2.3.- Recepción de Mercancías y Confirmación:
2.3.1. Registro de Entrada y Confirmación de recepción.
Una vez que recibamos el pedido en nuestro Centro de Salud, tendremos que informar
que hemos recibido la mercancía y que es conforme.
Del menú principal seleccionamos el apartado de “Almacén” y elegimos la opción
“Confirmación de Recepción”
Con la mercancía recibida se adjunta un albarán en el que aparecerá una Orden de
Trabajo, compuesta normalmente por tres caracteres. Este código que identifica la orden de
trabajo lo usaremos para localizar el pedido que hemos recibido en nuestro Centro.
Pulsaremos sobre “Criterios de búsqueda”.
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En el campo “Orden de Trabajo” introduciremos el dato que hemos localizado en
el albarán del material entregado y pulsaremos “Buscar”.
También podemos localizar el pedido anotando en “Etiqueta Interna (SSCC)” el
número que aparece en el albarán de entrega (20 dígitos) y pulsando “Buscar”.
Etiqueta del albarán
Pedido recibido
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Una vez que nos aparezca el registro del pedido, marcamos el “check” (opción 1) y
después pulsaremos sobre “Registrar entrada” (opción 2)
Posteriormente pulsaremos sobre “Ver contenido”:
No podrá transcurrir más de 72 horas desde la recepción del pedido hasta su
confirmación en SIGLO, en caso contrario el sistema confirmará la recepción.
Más tarde confirmaremos la recepción.
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2.3.2. Incidencias.
En el supuesto de que la mercancía recibida no se corresponda con el pedido que
solicitamos debemos de generar la incidencia.
Las incidencias podrán ser:
– Positivas: la cantidad de material recibido indicada en destino es superior al material
servido en origen. En este caso, se actualizan las existencias del almacén según la
cantidad recibida indicada y se registra automáticamente la correspondiente incidencia
de envío.
– Negativas: la cantidad de material recibido indicada en destino es inferior al material
servido en origen. En este caso, de igual forma se actualizan las existencias del almacén
según la cantidad recibida indicada y se registra automáticamente la correspondiente
incidencia de envío.
Para poder generar la incidencia es necesario que el pedido no esté confirmado, para
ello lo seleccionamos en Lista de Entradas (en vez de pulsar Registrar Entrada) y pulsamos
sobre ver contenido.
En la siguiente pantalla pulsamos sobre la pestaña Líneas y podremos ver el contenido
de todo lo que hemos recibido.
Etiqueta Líneas
En el que caso de que queramos generar una incidencia tendremos que pulsar sobre
el lápiz en el artículo y poner la cantidad que realmente solicitamos en nuestro pedido.
Articulo
recibido
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2.4.- Pactos de existencias: Gestión de Stock.
Si necesitamos conocer las unidades pactadas para cada artículo de nuestro Centro, lo
podemos consultar a través de la opción “Gestión de Stock”
En la ventana que aparece, clasificaremos como en anteriores ocasiones:
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Aparecerá el listado de artículos según la clasificación que hayamos hecho.
Podemos ordenarlo pulsando en “Stock Máximo” (flecha roja). El dato de Stock Máximo se
corresponde con el pacto de consumo, es decir, con el número máximo de unidades que nos
servirá el Almacén Central.