Instructivos del FUT - Gobernación del Valle del Cauca

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GUIA DE OPERACIÓN HERRAMIENTA
DE CAPTURA PARA EL FUT
PREPARADO POR:
COMISION INTERSECTORIAL DEL FUT
VERSION 2.2
Diciembre 2011 de 2011
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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1.
TABLA DE CONTENIDO
2. OBJETIVO ................................................................................................................................... 4
3. ASPECTOS GENERALES ............................................................................................................... 4
3.1 Cambios de la versión ........................................................................................................... 5
4. ALCANCE ................................................................................................................................... 5
5. MANUAL DE INSTALACION ......................................................................................................... 5
5.1 Prerrequisitos ....................................................................................................................... 5
5.2 Configuración de la Seguridad de Excel ................................................................................. 6
5.2.1 Para Excel 2002 y 2003. ................................................................................................. 6
5.2.2 Para Excel 2007. ............................................................................................................ 7
5.3 Instalación............................................................................................................................ 9
6. MANUAL DE OPERACIÓN ......................................................................................................... 15
6.1 Acceso a la Herramienta. .................................................................................................... 15
6.2 Configurar Datos Básicos de la Entidad ............................................................................... 16
6.3 Creación de un Nuevo Periodo de Reporte. ......................................................................... 17
6.4 Ver periodos en proceso o reportados. ................................................................................ 20
6.5 Importar Archivos Planos .................................................................................................... 22
6.6 Búsquedas en la herramienta ............................................................................................. 24
6.7 Utilización de la herramienta .............................................................................................. 25
6.7.1 Categoría de Información de Ingresos .......................................................................... 26
6.7.1.1. Ejecución presupuestal de Ingresos ...................................................................... 26
6.7.1.2. Transferencias recibidas – Ingresos ...................................................................... 32
6.7.2 Categoría de Información de Gastos de Funcionamiento .............................................. 35
6.7.2.1. Ejecución presupuestal de gastos de funcionamiento.......................................... 35
6.7.2.2. Transferencias Comprometidas –Gastos de funcionamiento ................................ 40
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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6.7.3 Categoría de Información de Gastos de Inversión ........................................................ 42
6.7.4 Categoría de Información de Servicio de la Deuda ........................................................ 47
6.7.6 Categoría de Información de Reservas ......................................................................... 49
6.7.6 Categoría de Información para las Cuentas Por Pagar .................................................. 53
6.7.8 Categoría de Vigencias Futuras .................................................................................... 55
6.7.8.1. Autorizaciones de Vigencias Futuras .................................................................... 56
6.7.8.2. Ejecución de las vigencias Futuras ........................................................................ 58
6.7.9 Categoría de Excedentes de Liquidez ............................................................................ 60
6.7.9.1. Saldos Disponibles ............................................................................................... 60
6.7.9.2. Inversiones Temporales ....................................................................................... 63
6.7.10 Fondos de Salud ......................................................................................................... 66
6.7.10.1. Ejecución presupuestal del Fondo de Salud ........................................................ 66
6.7.10.2. Tesorería del Fondo de Salud ............................................................................. 68
6.7.11 Cierre Fiscal ............................................................................................................... 70
6.7.12 Categoría de Información de Deuda Pública ............................................................... 73
6.7.13 Categoría de regalías 1 .............................................................................................. 76
6.7.13.1 Cuenta única regalías .......................................................................................... 77
6.7.13.2 Materiales de Construcción. ............................................................................... 78
6.7.13.3 Modificaciones Presupuesto Ingresos Regalías y Compensaciones ...................... 80
6.7.13.4 Modificaciones Presupuesto Ingresos Regalias y Compensaciones ...................... 82
6.7.13.5 Relación de Giros. ............................................................................................... 83
6.7.14 Categoría de regalías 2 .............................................................................................. 85
6.7.14.1 Relación de Inversiones....................................................................................... 85
6.7.14.2 Inversión departamental por municipios ............................................................. 88
7. Generación de los archivos planos............................................................................................ 89
7.1 Verificación de Errores en los reportes. ............................................................................... 91
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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2. OBJETIVO
Tener una guía que permita a las entidades del nivel territorial el uso de la
herramienta soportada en Excel que facilite la recolección de la información en los
diferentes formatos que se encuentran disponibles para Formulario Único
Territorial (FUT) y la generación de los archivos planos necesarios para su cargue a
través del canal único CHIP administrado por la Contaduría General de la Nación.
3. ASPECTOS GENERALES
En cumplimiento del Decreto 3402 de septiembre de 2007 se diseñó el Formulario
Único Territorial, mediante el cual se recolectarán los datos sobre la ejecución
presupuestal de ingresos y gastos, para efectos del monitoreo, seguimiento,
evaluación y control de las entidades territoriales.
El Formulario Único Territorial será de obligatorio diligenciamiento y presentación
por el sector central de los Departamentos, Distritos y Municipios. El corte del
reporte de información se hará en periodos trimestrales de acuerdo a las
siguientes fechas:
Fecha de Corte para la Información
Fecha de Corte para el
Envío
31 DE MARZO
30 DE JUNIO
30 DE SEPTIEMBRE
31 DE DICIEMBRE
Fecha Limite de Envío del
Reporte
30 DE ABRIL
31 DE JULIO
31 DE OCTUBRE
15 DE MARZO DEL AÑO
SIGUIENTE
Se asume que el usuario de la entidad territorial conoce y ha operado el sistema
CHIP y lo tiene instalado en su computador de manera local, por lo tanto la guía
solamente incluye la forma de diligenciamiento de la información presupuestal y no
su instalación en el sistema CHIP.
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Cada uno de los formatos cuenta con celdas formuladas las cuales no permiten
digitación, las celdas que si lo permiten corresponden a las del último nivel de
detalle se encuentran identificadas con filas de color blanco. Diligencie cada uno de
los formatos y cuando haya finalizado guarde el libro y cierre del documento.
Los formatos contienen cifras de control que deben ser diligenciadas al inicio del
proceso de captura de datos y al final deben ser iguales al total del presupuesto
para cada uno de los momentos presupuestales.
Cado de uno de los formatos tiene un número de variables y conceptos diferentes,
adicionalmente durante el proceso de registro, la herramienta puede generarle
alertas sobre posibles inconsistencias en el reporte de información; cada de una de
las alertas se ilumina de color rojo sobre la celda que genere la inconsistencia.
Las cifras de reporte son en miles de pesos.
3.1 Cambios de la versión
El documento “cambios de la versión” enumera los cambios de la versión 2.2 de
las herramientas de Excel:
4. ALCANCE
El alcance de esta guía contempla el detalle del proceso del reporte de Información
de las categorías presupuestales residentes en el FUT.
5. MANUAL DE INSTALACION
5.1 Prerrequisitos




Conexión a Internet
Excel (Puede ser Excel 2002 o superior)
Si trabaja en red, necesitara un usuario administrador de su máquina para
poder cambiar la configuración de la seguridad de las macros
Versión instalada y actualizada del Chip Local.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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5.2 Configuración de la Seguridad de Excel
Para que la herramienta funcione adecuadamente, es necesario revisar y/o
cambiar la seguridad de las macros de Excel; así:
5.2.1 Para Excel 2002 y 2003.
La configuración de seguridad de macros determina qué grado de permisividad
debe tener Excel para permitir la ejecución de macros en su equipo. Hay cuatro
niveles de seguridad: Muy alto, Alto, Medio y Bajo. Los niveles se controlan desde
el cuadro de diálogo Menú Herramientas - Comando Opciones - Ficha Seguridad Botón Seguridad de macros. El cuadro de dialogo presentado es el que se muestra
en la ilustración 1. Seguridad -
Ilustración 1 Opciones de Seguridad (Excel Versiones 2002 y 2003)
Para la utilización de las herramientas captura para el Formato Único Territorial,
debe seleccionar el nivel de seguridad medio o bajo (se recomienda medio para
evitar la transmisión de virus), tal como lo presenta la Ilustración 2:
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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Ilustración 2 Opciones de Seguridad de Macros (Excel Versiones 2002 y 2003)
5.2.2 Para Excel 2007.
La configuración de seguridad de las macros se encuentra en el Centro de
confianza. Sin embargo, si trabaja en una red administrada, recuerde que necesita
el usuario administrador para realizar los cambios.
Para realizar los cambios siga los siguientes pasos:
1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de
Excel (Tal como se presenta en la Ilustración 3)
Ilustración 3 Opciones de Excel Versión 2007
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2. Haga clic en Centro de confianza, en Configuración del Centro de confianza y, a
continuación, en Configuración de Macros (Ver Ilustración 4, Ilustración 5 e
Ilustración 6).
Ilustración 4 Acceso al Centro de Confianza
Ilustración 5 Configuración del Centro de Confianza
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Ilustración 6 Acceso a la Configuración de Macros Excel Versión 2007
3. Seleccione la opción Habilitar todas las macros (no recomendado, puede
ejecutarse código posiblemente peligroso). Haga clic en esta opción para
permitir que se ejecuten todas las macros; además seleccione el control de
chequeo de Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA.
Asegúrese que la configuración sea la que se presenta en la Ilustración 7:
Ilustración 7 Configuración de Macros
5.3 Instalación
Desde la página del chip: http://www.chip.gov.co/ : Información de la Categoría:
Archivos de ayuda FUT, le aparecerá la siguiente pantalla:
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Ilustración 8 Ingreso al CHIP
De acuerdo al ámbito al cual usted pertenezca seleccione el Instalador e
Instructivo de ayuda para bajarlo. En el momento de ejecutar la descarga
aparecerán las siguientes opciones
Ilustración 9 Pantalla de Instalación de la Herramienta
Las tres opciones son Ejecutar, Guardar y Cancelar. Las dos primeras se
explicarán a continuación:
Si digita Cancelar, se aborta el proceso de instalación y no se hará nada.
1. Opción Ejecutar
1.1. Le aparecerá la siguiente pantalla:
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Ilustración 9 Progreso de la Instalación
Esto tomará uno minutos mientras el sistema baja el programa y lo ubica en el
disco duro de su computador, le aparecerá la siguiente pantalla:
Ilustración 10 Ejecutable del programa
Si digita No ejecutar, abortara la instalación de inmediato.
1.2. Al digitar Ejecutar, aparece lo siguiente:
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Ilustración 11 Instalador de la Herramienta
1.3
Vaya al siguiente paso (botón siguiente)
Ilustración 12 Instructivo de Instalación
1.4
Vaya al siguiente paso (botón siguiente)
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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Ilustración 13 Finalización de la Instalación
1.5
Finalice la instalación (botón de finalizar)
Para verificar la instalación de la herramienta en su computador, revise en el
explorador de Windows la siguiente ruta: C:\FUT_Herramienta, allí encontrará
instalada la herramienta.
2. Opción Guardar.
Permite almacenar el aplicativo de instalación en su
computador para su posterior ejecución; al utilizar esta opción se le presentará
la siguiente ventana
Ilustración 14 Guardar el archivo de la instalación
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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2.1.
Para iniciar el proceso de descarga utilice la opción de Guardar.
2.2.
Cuando haya finalizado la operación, digite doble Clic en el programa que
acabo de guardar, le aparecerá la siguiente pantalla, siga las instrucciones
del 1.2 al 1.6 del Manual de Instalación.
Ilustración 15 Alerta de seguridad de los vínculos para Excel
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6. MANUAL DE OPERACIÓN
6.1 Acceso a la Herramienta.
Una vez finalizado el proceso de instalación, en su computador ingrese al Menú de
Inicio, con la siguiente ruta:
Inicio- Todos los Programas - Formato de Captura FUT - Formato de Captura FUT,
tal como se presenta en la Ilustración 16.
Ilustración 16 Ejecución de la herramienta
Al iniciar la aplicación, se ejecutará Excel solicitándole la confirmación de macros,
tal como se presenta en la siguiente ilustración:
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Ilustración 17 Seguridad de Macros
Debe utilizar la opción de Habilitar macros lo que le permitirá ejecutar los
programas internos de generación de salidas de información al CHIP de la
Contaduría General de la Nación.
6.2 Configurar Datos Básicos de la Entidad
Ilustración 18 Ventana de Inicio
Código Entidad Territorial: Ingrese el código CGN asignado a su entidad
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Periodo del Reporte: Seleccione el periodo de reporte de la lista que le presenta la
herramienta (los periodos de reporte son trimestrales).
Año del Reporte: Ingrese el año del periodo del reporte
Al finalizar el registro de la entidad y los datos para el periodo de reporte, puede
seleccionar la opción de “Crear Nuevo periodo de Reporte” o “Ver periodos en
proceso o reportados”. Las dos opciones se explicarán a continuación:
6.3 Creación de un Nuevo Periodo de Reporte.
Cuando la plantilla esté abierta tendrá una vista tal como aparece en Ilustración 19
Ilustración 19 Ventana de Inicio – Opción Crear Periodo de Reporte
Para iniciar el proceso de registro lo primero que debe hacer es crear un nuevo
periodo de reporte el cual crea un ambiente de trabajo que le permitirá la captura
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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de información de las diferentes categorías de información. Para crear un nuevo
periodo de reporte digite la siguiente información:
Después de completar los datos correspondientes al código de la entidad territorial
y para el año y periodo de reporte utilice la opción Crear Nuevo Periodo de Reporte
(Ver Ilustración 19). Dicho ambiente hará una copia de la herramienta a una
carpeta independiente nombrada con el periodo y año de reporte, por ejemplo
Enero – Marzo – 2011 en el caso que el ambiente creado sea para dicha fecha de
corte (Ver Ilustración 20).
Ilustración 20 Vista del Explorador de Windows
La carpeta contiene los archivos que corresponden al formato de inicio y los
archivos asociados a las categorías presupuestales FUT.
Adicionalmente se activan las opciones de registro de las diferentes categorías de
información (Ver Ilustración 21).
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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Municipios
#¡REF!
Versión 2011.4
212625426
Enero - Marzo
2011
Código Entidad Territorial
Periodo del Reporte
Año de Reporte
El FUT es la Herramienta para recolectar información sobre
ejecución presupuestal de ingresos y gastos, y demás información
oficial básica, para efectos del monitoreo, seguimiento, evaluación
y control de las entidades territoriales (Art. 1 Dec 3402 de 2007)
Si tiene dudas sobre el manejo de la herramienta consulte el instructivo que
se encuentra disponible en:
Manual de Operación
3. Seleccione el vinculo correspondiente a la categoría que desee registrar, por ejemplo si
selecciona ingresos, la herramienta le presentará el archivo de Excel correspondiente a
dicha categoría. Todas las cifras se deben digitar en miles de pesos
Formatos de Ejecución
Presupuestal
Seleccionar la Generación de
Archivos
Ingresos
Generar
Gastos Funcionamiento
Generar
Gastos de Inversión
Generar
Servicio de la Deuda
Generar
Reservas
Generar
Cuentas Por Pagar
Vigencias Futuras
En el momento de abrir un periodo o crear un nuevo periodo de reporte, se presentarán
los vínculos a los formatos de ejecución presupuestal así como la selección de las
opciones de generación de archivos planos para el CHIP. Todos los formatos contienen
macros que permiten la generación de los protocolos de comunicación, además
solamente es necesario diligenciar las celdas en color blanco y las cuentas que utilice la
entidad, no diligencie celdas en cero si no existe dato.
La herramienta tiene por defecto marcados todos los ítems para la generación de los
archivos planos, sin embargo si se requiere solamente la generación de parte de las
categorías, las podrá desmarcar y de esta manera solamente se generarán los archivos
planos seleccionados.
Generar
Generar
Formatos de Ejecución de
los Fondos de Salud
Fondos de Salud Ejecución Presupuestal
Fondos de Salud Movimientos de Tesorería
Generar
Generar
Otros Formatos
Excedentes de Liquidez
Desplazados - Ejecución
Presupuestal
Desplazados - Personas y
Recursos
Generar
Generar
Generar
4. Seleccionar las categorías de información que requiere generación de archivo plano en el
CHIP, marcando el ítem generar correspondiente a cada fila del formato y posteriormente
oprimiendo el botón de Archivos para el CHIP.
Información Importante: Para poder utilizar la herramienta verifique que la configuración de las macros se encuentre en seguridad media y cada vez que lo utilice acepte la
ejecución de macros que corresponde a la pregunta que hace el Excel al iniciar la plantilla o libro.
Ilustración 21 Ambiente de Trabajo de la Herramienta de Recolección de Información
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6.4 Ver periodos en proceso o reportados.
Cada vez que desee ingresar a un periodo de reporte, puede hacerlo de la
siguiente manera:
1. En la hoja de inicio de la herramienta utilice el siguiente botón:
Ilustración 22
2. Si la herramienta no tiene periodos de reporte la herramienta le presentará al
usuario la una alerta en la que le advierte que no existen periodos de reporte
registrados (Ver Ilustración 23), en caso contrario le presentará una ventana
con los periodos de reporte que se encuentran creados (Ver Ilustración 24).
Ilustración 23 Alerta de la no existencia de periodos de reporte
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Ilustración 24 Listado de los periodos de reporte
Seleccione el periodo de reporte y consúltelo.
Nota. De acuerdo al tipo de seguridad de la herramienta Excel, es posible que en
el momento de abrir el vínculo correspondiente al periodo de corte, le presente el
siguiente mensaje.
Ilustración 25 Alerta para la protección de vínculos
Dado que este es un vínculo programado por la herramienta, siempre debe aceptar
(utilizar el botón Sí) para tener acceso a los datos del reporte.
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6.5 Importar Archivos Planos
La herramienta cuenta con la opción de importar los archivos planos que
provengan de otras herramientas y/o de periodos anteriores de reporte.
Los
archivos planos deben respetar el protocolo de comunicaciones establecido por el
CHIP, es decir la primera fila del archivo debe ser un encabezado que inicia por la
letra S y las demás filas de detalle deben comenzar por una letra D.
Para realizar la importación, se debe ejecutar una de las opciones de creación de
un nuevo periodo de reporte o seleccionar un periodo de reporte anterior, con lo
cual se presentarán dos botones al final de la lista de reporte de la entidad (Ver
Ilustración 26). La selección establece el periodo sobre el cual se hará la
importación.
Ilustración 26 Opciones al abrir o crear un periodo de reporte
Seleccione el botón de Importar archivos, sin necesidad de seleccionar alguno de
los elementos de la lista, la herramienta le presentará una ventana que le
permitirá seleccionar una carpeta que contiene los archivos a cargar (Ver
Ilustración 27).
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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Ilustración 27 Selección de la carpeta de importación
Después de seleccionar la carpeta continué el cargue utilizando el botón de
siguiente, la herramienta le presentará la lista de archivos disponibles para el
cargue (Ver Ilustración 28).
Ilustración 28 Listado de archivos a importar
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La herramienta alerta sobre posibles inconsistencias en el archivo, señalando en
color rojo sostenido las características erróneas del archivo de cargue, en la
Ilustración 28 se presentan en rojo los siguientes campos: (1) Nombre del Archivo,
(2) Año y (3) Periodo; indicando que se pretende cargar en el periodo de Marzo –
Junio y reporte de Enero – Marzo. Si el usuario está seguro del cargue, se finaliza
el proceso con el botón de finalizar.
La herramienta después de procesar los archivos de indicará que el cargue se
realizó con éxito y que es posible realizar las consultas sobre los datos cargados.
6.6 Búsquedas en la herramienta
Para realizar una búsqueda en cualquiera de los formatos, tenga en cuenta que en
la mayoría de ellos los valores son el resultado de una fórmula, por lo tanto la
acción de buscar de Excel debe estar configurada de la siguiente manera.
Ilustración 29 Búsqueda de datos en las categorías de información
En el campo Buscar dentro de, debe asegurarse que se encuentra seleccionada la
opción Valores.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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6.7 Utilización de la herramienta
El procedimiento de registro es el siguiente:
Después de abrir o crear un nuevo periodo de reporte, la herramienta le mostrará
los vínculos a los formatos de ejecución presupuestal así como la selección de las
opciones de generación de archivos planos para el CHIP (Ver Ilustración 30).
Ilustración 30 Vínculos para la selección de Categorías de Información
Para iniciar la recolección de datos seleccione el vínculo correspondiente a la
categoría que desee registrar. Para cada una de las categorías presentes en el
FUT y que se encuentran parametrizadas en la herramienta se detallará en los
siguientes ítems el procedimiento de reporte de información.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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6.7.1 Categoría de Información de Ingresos
Es la categoría que permite el registro del total de los ingresos corrientes y de
capital. Los conceptos que hacen parte de la categoría de ingresos se encuentran
clasificados de acuerdo al tipo de entidad territorial (Departamento y Municipio),
considerando como entidades de reporte especial a Bogotá y el Departamento de
San Andrés y Providencia.
A partir del primer trimestre de 2011, la categoría de ingresos incluye un
formulario adicional a la de la ejecución presupuestal denominado Transferencias
recibidas, el cual busca en principio detallar las transferencias hechas por las
demás entidades y constituyen un ingreso para la entidad reportarte.
A continuación se describen los formularios de reporte de la ejecución presupuestal
de ingresos y el detalle de la información de las transferencias recibidas
6.7.1.1. Ejecución presupuestal de Ingresos
La categoría de ingresos parametrizada en el CHIP como FUT_INGRESOS, cuenta
con un formulario denominado REGISTRO_INGRESOS, en el cual las filas
corresponden a los conceptos y las columnas corresponden a las variables que
explican el comportamiento de la ejecución presupuestal.
El formato de ingresos está diseñado de tal manera que el usuario solo digite la
información necesaria para el reporte de información y auto-completa las celdas
que no dependen del registro de cifras.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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Ilustración 31 Formato Excel de la categoría de Ingresos
Los conceptos cuentan con una descripción para facilitar su comprensión en el
momento del reporte y se encuentran a disposición de la entidad territorial.
Las variables se encuentran asociadas a la etapa presupuestal y al detalle de las
destinaciones específicas adoptadas mediante un acto administrativo de la entidad
territorial fuera de las establecidas en el marco legal. A continuación se enumeran
las variables que hacen parte del formulario:
Variables de las etapas del presupuesto de Ingresos. Son variables de tipo
cuantitativo,
Presupuesto Inicial. Corresponde a los valores que estima recaudar durante la
vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo del organismo
competente.
Presupuesto Definitivo. Corresponde a los valores que estima recaudar durante
la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo del organismo
competente, afectándose con las modificaciones presupuestales aprobadas de
acuerdo con las normas que sean aplicables en cada caso.
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Recaudo Efectivo. Representa el valor recaudado en efectivo durante la vigencia
por concepto de los ingresos.
Sin Situación de Fondos: Representa el valor recaudado sin situación de fondos
durante la vigencia por concepto de los ingresos.
Recaudo Total. Corresponde a la suma del recaudo efectivo más el recaudo sin
situación de fondos.
Variables de detalle para la destinación específica mediante acto administrativo
adoptado por la entidad territorial.
Tiene Documento Soporte: Variable de tipo cualitativo en la cual la entidad
establece si existe una destinación específica, respecto de cada renta que se esté
diligenciando en el FUT; para lo cual debe señalar tal situación en el campo
respectivo de la variable de chequeo.
Numero Documento: Variable cualitativa que permite registrar el número del
acto administrativo mediante el cual la entidad otorgó la destinación específica
respecto de cada renta que se esté diligenciando en el FUT.
Si la renta tiene una destinación específica se deben diligenciar las dos variables
que están a continuación en el formato y que permiten establecer o el valor de la
destinación, cuando se estable que la destinación es un valor fijo, o el porcentaje
de la destinación cuando la destinación se establece como proporción de la renta.
Si la renta no tiene destinación específica debe registrar en el campo “Numero
Documento” el valor NA.
% de la Destinación: Variable de tipo cuantitativo en la que se registra el
porcentaje de la destinación específica cuando la destinación se establece como
proporción de la renta. En el caso en que la renta no tenga destinación específica,
se debe registrar cero (0).
Valor Destinación: Variable de tipo cualitativo en la que se registra el Valor de la
destinación específica cuando se estable que la destinación es un valor fijo. En el
caso en que la renta no tiene destinación específica, se debe registrar cero (0).
Validaciones
A continuación se enumeran las alertas:
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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 Inconsistencia en la cifra de control. Inicialmente el registro de las
cifras de control generará alertas en cada momento presupuestal de dicho
concepto, sin embargo cuando se finalice el registro de todas las cifras
dichas alertas deben desaparecer en la medida que el valor coincida con el
total del presupuesto calculado (Ver Ilustración 32).
Ilustración 32 Error en la cifra de control del Recaudo Efectivo
 Completitud sobre la variable de Tiene documento Soporte.
Cuando inicie el registro de una fila tenga en cuenta que debe diligenciar
la columna de tiene documento soporte, la cual quedara habilitada si
tiene registro de información
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 29
Ilustración 33 Alertas en los errores suministrados por la herramienta
 Datos de destinación específica. Si registra en la columna Tiene
documento soporte con el valor de NO, las columnas de número de
documento, % de la destinación y valor de la destinación se inactivarán,
la herramienta ilumina dichas celdas en color verde que indican que los
datos no se deben llenar. En el caso que registre el valor de SI en la
columna Tiene documento soporte, debe diligenciar el o los números de
documentos de soporte separados por comas, el valor y/o porcentaje de
aplicación (Ver Ilustración 34).
Nota. Recuerde que en las destinaciones específicas se deben registrar aquellas
que sean designadas por un acto administrativo de la entidad territorial, las
disposiciones dadas por leyes o decretos del legislativo o ejecutivo nacional no
deben ser registradas.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
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Ilustración 34 Registro de las destinaciones específicas
 Igualdad entre las transferencias recibidas y el recaudo Total.
Al registrar información en cualquiera de los conceptos que se
encuentran asociados con el formulario de transferencias recibidas, la
herramienta efectúa una validación que exige la igualdad entre el valor
reportado en la columna del total de los ingresos con la sumatoria para
cada concepto del valor girado del formulario de transferencias
recibidas. El procedimiento es el siguiente:
o Al registrar información sobre TI.A.2.6.1.3.2 Cuotas de
fiscalización - Provenientes de Establecimientos públicos. Sobre
cada variable del formulario, se activa la validación sobre el valor
total de los ingresos (Ver Ilustración 35). Si los valores de los
formularios no coinciden, se ilumina en color rojo la celda del
valor total de los ingresos y se activa el comentario que indica
que es necesario ir al formulario de transferencias para actualizar
los datos.
Ilustración 35 Transferencias recibidas en el reporte de ingresos
Nota. En el momento de registrar la información en el formulario de transferencias
la nota desaparece si existe igualdad entre los dos.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 31
Validaciones Chip - Formulario de Reporte de Ingresos
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
MENSAJE DE VALIDACIÓN
MENSAJE
CIFRA DE CONTROL
VERIFIQUE QUE LAS CIFRAS DE CONTROL SEAN IGUAL A
LOS TOTALES Y EVITA QUE SE ENVIEN FORMULARIOS
VACIOS
NO PERMISIBLE
COMPARATIVO DE VARIABLES
RESTRICCIONES SOBRE LAS ETAPAS DEL PRESUPUESTO
Y SOBRE LAS OTRAS DESTINACIONES ESPECÍFICAS
NO PERMISIBLE
DETALLE DE CUENTAS NO
INCLUIDAS EN EL FUT
CUENTAS NO INCLUIDAS EN EL FUT CON VALIDACIONES
PERMISIBLES Y COMENTARIOS PARA DETERMINAR SU
ORIGEN
PERMISIBLE
SOBRETASA Y PARTICIPACIÓN
AMBIENTAL
EVITA DOBLE REGISTRO DE LA SOBRETASA Y LA
PARTICIPACION AMBIENTAL
PERMISIBLE
VALIDA INGRESOS REQUERIDOS
GARANTIZA QUE LOS INGRESOS TRIBUTARIOS, NO
TRIBUTARIOS, DE CAPITAL Y SGP SEAN MAYOR A CERO
PERMISIBLE
CONTROLA REPORTE VS
TRANSFERENCIAS DEPTOS
CONTROLA QUE LAS TRANSFERENCIAS DECLARADAS EN
TRANSFERENCIAS RECIBIDAS SEA IGUALES A LAS
INCLUIDAS EN EL EREPORTE DE INFORMACIÓN DE
INGRESOS.
NO PERMISIBLE
VALIDA QUE EL INGRESO TOTAL SEA IGUAL A LA SUMA DE
CONTROLA SUMA INGRESO TOTAL RECAUDO EFECTIVO MÁS RECAUDO SIN SITUACIÓN DE
FONDOS.
NO PERMISIBLE
Ilustración 36 Validaciones Chip - formulario reporte de ingresos
6.7.1.2. Transferencias recibidas – Ingresos
A medida que el usuario va registrando los datos en el formulario de la ejecución
presupuestal de ingresos, se aplican formulas que permiten establecer los valores
a justificar en el formulario de transferencias recibidas.
Los conceptos de la categorías corresponden a los rubros de transferencias de las
cuales se desconoce su origen de manera directa (se excluyen los provenientes del
SGP porque su origen está claramente determinado.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 32
Las variables que hacen parte del reporte de transferencias recibidas, se presenta
en la Ilustración 37)
Ilustración 37 Formulario de transferencias recibidas.
A continuación se relacionan las variables incluidas en el formulario:
Entidad Giradora. La herramienta proporciona un listado detallado de las
entidades que pueden llegar a transferir fondos a la entidad territorial que efectúa
el reporte. En la medida que el usuario escriba una parte del nombre de la entidad
giradora, la herramienta le presenta un listado que cumple con una parte del
nombre o si solamente existe una lo selecciona de inmediato. Por ejemplo, si la
persona escribe la palabra ESP Antioquia, en la variable de entidad giradora, la
herramienta le presentará una ventana similar a la presentada en la Ilustración 38.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 33
Ilustración 38 Presentación del listado de entidades giradoras
Valor del Giro. Corresponde al monto girado por entidad y concepto.
Nota. Es importante decir que solamente se debe registrar una entidad por
concepto, por lo tanto se debe agregar la información para poderla reportar.
Adicionalmente la herramienta verifica que el total reportado en el ingreso sea el
igual a la sumatoria de los detalles en la transferencia.
Validaciones
Las validaciones del formulario de transferencias recibidas se enumeran a
continuación:
 Igualdad entre las transferencias recibidas y el recaudo Total. Es
la misma restricción que aplica para el formulario de reporte de los
ingresos, es posible iniciar el registro de la información directamente
sobre el formulario de transferencias recibidas, pero en el momento en
que la información de la sumatoria de transferencias por concepto no
sea igual a la del formulario de reporte se ejecuta la validación. (Ver
Ilustración 39). Sobre la columna de recaudo total se deja disponible un
vínculo que envía el control al formulario de reporte para corregir las
cifras.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 34
Entidad Giradora
Valor del Giro
RecaudoTotal
100.000
JUNTA MUNICIPAL DE DEPORTES - MONIQUIRA
0.000
100.000
Ilustración 39 Validación de las transferencias recibidas
Validaciones Chip - formulario de transferencias recibidas
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
CONTROLA VALOR
TRANSFERENCIAS EN
FORMULARIO TRANSFERENCIAS
RECIBIDAS
CONTROLA REPORTE EN
CONCEPTOS NO PERMITIDOS
MENSAJE DE VALIDACIÓN
MENSAJE
OBLIGA A QUE LOS VALORES DE TRANSFERENCIAS
REPORTADOS EN LOS FORMULARIOS
TRANSFERENCIAS_RECIBIDAS Y REPORTE_INFORMACION
SEAN IGUALES.
NO PERMISIBLE
EVITA EL REPORTE EN CONCEPTOS NO PERMITIDOS
NO PERMISIBLE
Ilustración 40 Validaciones - Chip formulario transferencias recibidas
6.7.2 Categoría de Información de Gastos de Funcionamiento
Categoría que permite el registro de los gastos de funcionamiento que fueron
ejecutados por las entidades territoriales entre el 1 de enero y el 31 de diciembre
de la vigencia.
A partir del primer trimestre de 2011, la categoría de gastos de funcionamiento
incluye un formulario adicional a la de la ejecución presupuestal denominado
Transferencias comprometidas, el cual busca en principio detallar las
transferencias hechas a otras entidades (en especial los descentralizados).
A continuación se describen los formularios de reporte de la ejecución presupuestal
de gastos de funcionamiento y el detalle de la información de las transferencias
comprometidas.
6.7.2.1. Ejecución presupuestal de gastos de funcionamiento
La categoría de gastos de funcionamiento cuenta con un formulario denominado
GASTOS_FUNCIONAMIENTO.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 35
El formulario tiene varias hojas, donde están la Unidades Ejecutoras permitiendo
reportes independientes para cada una de ellas, dependiendo del ámbito de
aplicación en el que se esté trabajando.
En cada concepto solamente se encuentran detalladas las fuentes de financiación
permitidas en cada unidad ejecutora para los gastos de funcionamiento.
A continuación se enumeran las variables que hacen parte del formulario (Ver
Ilustración 41):
Presupuesto Inicial: Corresponde a los valores que se estima gastar en
funcionamiento durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto un acto
administrativo proferido por el concejo o la asamblea según sea el ámbito de
aplicación.
Ilustración 41 Formato de registro de la ejecución presupuestal de los gastos de funcionamiento.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 36
Presupuesto Definitivo: Corresponde a la apropiación final, es decir, aquella que
incorpora las modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del
presupuesto
Compromisos: Corresponde a la totalidad de los compromisos (registros
presupuestales) que la entidad territorial adquirió con el objeto de desarrollar las
funciones propias del funcionamiento.
Obligaciones: Registro de las obligaciones causadas derivadas de anticipos
pactados en los contratos o a bienes y servicios que ya se recibieron a satisfacción
o por una relación laboral adquiridos dentro de los gastos de funcionamiento.
Pagos: Registro de los pagos realizados de anticipos pactados y de bienes y
servicios recibidos a satisfacción o por una relación laboral adquiridos dentro de los
gastos de funcionamiento.
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato en
cada una de las unidades ejecutoras. El funcionamiento de la alerta es
exactamente igual a la del formato de ingresos (Ver Ilustración 42).
Ilustración 42 Cifras de control en el formato de gastos de funcionamiento
 Compromisos – Presupuesto Definitivo. Cuando el compromiso es
superior al presupuesto definitivo la herramienta Excel genera una alerta
para que el usuario corrija dicha situación.
Ilustración 43 Alerta por inconsistencias de las cifras de compromisos y presupuesto definitivo
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 37
 Compromiso – Obligaciones. Cuando la obligación es superior al
compromiso la herramienta Excel genera una alerta para que el usuario
corrija dicha situación.
Ilustración 44 Alerta por inconsistencias de las cifras de compromisos y obligaciones
 Compromiso – Pagos. Cuando el pago es superior al compromiso la
herramienta Excel genera una alerta para que el usuario corrija dicha
situación.
 Igualdad entre las transferencias comprometidas y los
compromisos. Al registrar información en cualquiera de los conceptos
que se encuentran asociados con el formulario de transferencias
comprometidas, la herramienta efectúa una validación que exige la
igualdad entre el valor reportado en la sumatoria de la columna de los
compromisos con la sumatoria para cada concepto del valor del
formulario de transferencias comprometidas.
El procedimiento es el
siguiente:
Al registrar información sobre 1.3.2Cuotas Partes de Mesada
Pensional, se activa la validación sobre el valor la suma total de las
fuentes del compromiso (Ver Ilustración 45). Si los valores de los
formularios no coinciden, se ilumina en color rojo la celda del valor de
compromisos y se activa el comentario que indica que es necesario ir al
formulario de transferencias para actualizar los datos.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 38
Ilustración 45 Registro de las transferencias comprometidas en el registro de la ejecución presupuestal
Validaciones Chip formulario gastos de funcionamiento
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
COMPARATIVO ETAPAS DEL
PRESUPUESTO
CIFRAS DE CONTROL
VENTA DE ACTIVOS FONPET
TRANSFERENCIAS PAGOS
PENSIONALES
GASTOS DEL IMPUESTO DE
REGISTRO - DEPARTAMENTOS
FUENTES NO VALIDAS
MENSAJE DE VALIDACIÓN
COMPARA LAS DIFERENTES ETAPAS DEL PRESUPUESTO
Y EVITA QUE EL FORMULARIO SE ENVIE VACIO
VERIFIQUE QUE LAS CIFRAS DE CONTROL SEAN IGUAL A
LOS TOTALES Y EVITA QUE SE ENVIEN FORMULARIOS
VACIOS
15% DE LOS INGRESOS DE VENTA DE ACTIVOS AL SECTOR
PRIVADO Vs EL VALOR DE LA CUENTA FONDO NACIONAL
DE PENSIONES TERRITORIALES FONPET - DE VENTA DE
ACTIVOS (1.3.12.3)
EL VALOR CORRESPONDIENTE AL CONCEPTO MESADAS
PENSIONALES (1.3.1.) EN GASTOS DE LA FUENTE
TRANSFERECNIAS DE OTRAS ENTIDADES PARA PAGO DE
PENSIONES NO PUEDE SER SUPERIOR AL VALOR DE LAS
TRANSFERENCIAS DE OTRAS ENTIDADES PARA PAGO DE
PENSIONES
EL VALOR EN GASTOS DE FONDO NACIONAL DE
PENSIONES TERRITORIALES FONPET - DE REGISTRO Y
ANOTACIÓN (1.3.12.1) DEBE SER IGUAL AL 20% DE LOS
INGRESOS (TI.A.1.13) DEL IMPUESTO DE REGISTRO
FUENTES NO VALIDAS PARA EL AMBITO, ADEMÁS DE LAS
RESTRICCIONES DE FORMULARIO VACIO
CONTROLA GASTOS
FUNCIONAMIENTO VS
TRANSFERENCIAS
REQUIERE COMENTARIO POR
TRANSFERENCIAS DE CAPITAL
CONTROLA QUE LAS TRANSFERENCIAS DECLARADAS EN
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SEAN IGUALES A LAS
TRANSFERENCIAS COMPROMETIDAS.
CONTROLA QUE TIPOS DE TRANSFERENCIA DE CAPITAL
HACE LA ENTIDAD
EL TOTAL DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO DE CADA UNA
TOTAL GF UNIDADES EJECUTORAS DE LAS UNIDADES EJECUTORAS TOMADAS POR
VS GF ADMINISTRACION CENTRAL SEPARADO NO PUEDE SER SUPERIOR AL TOTAL DE LA
ADMINISTRACION CENTRAL
MENSAJE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
PERMISIBLE
PERMISIBLE
PERMISIBLE
PERMISIBLE
PERMISIBLE
PERMISIBLE
PERMISIBLE
Ilustración 46 Validaciones Chip - formulario gastos de funcionamiento
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 39
6.7.2.2. Transferencias Comprometidas –Gastos de funcionamiento
A medida que el usuario va registrando los datos en el formulario de la ejecución
presupuestal de gastos de funcionamiento, se aplican formulas que permiten
establecer los valores a justificar en el formulario de transferencias
comprometidas.
Los conceptos del formulario corresponden a los rubros de transferencias que
puede realizar la entidad territorial a otras entidades (en especial las
descentralizadas)
Las variables que hacen parte del reporte de transferencias comprometidas, se
presenta en la Ilustración (47):
Ilustración 47 Formulario de transferencias recibidas.
Entidad Receptora. La herramienta proporciona un listado detallado de las
entidades a las cuales se les puede llegar a transferir fondos. Al igual que el
formulario de ingresos, en el instante de escribir una parte del nombre, la
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 40
herramienta efectúa la búsqueda de las entidades que cumplan con el filtro (Ver
Columna de entidad giradora en el formato de ingresos).
Valor Comprometido. Corresponde al monto comprometido en cada concepto.
Nota. Es importante decir que solamente se debe registrar una entidad por
concepto, por lo tanto se debe agregar la información para poderla reportar.
Adicionalmente la herramienta verifica que el total reportado en los gastos de
funcionamiento sea el igual a la sumatoria de los detalles en la transferencia.
Validaciones
Las validaciones del formulario de transferencias recibidas se enumeran a
continuación:
 Igualdad entre las transferencias comprometidas y valor de los
compromisos en la ejecución presupuestal. Es la misma restricción
que aplica para el formulario de reporte de los gastos de
funcionamiento, es posible iniciar el registro de la información
directamente sobre el formulario de transferencias comprometidas, pero
en el momento en que la información de la sumatoria de transferencias
por concepto no sea igual a la del formulario de reporte se ejecuta la
validación. (Ver Ilustración 48). Sobre la columna de compromisos se
deja disponible un vínculo que envía el control al formulario de reporte
para corregir las cifras.
Ilustración 48 Validación de las transferencias comprometidas
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 41
Validaciones Chip formulario transferencias comprometidas
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
CONTROLA LLENAR SOLO
CONCEPTOS TRANSFERENCIAS
CONTROLA TRANSFERENCIAS VS
GASTOS FUNCIONAMIENTO
MENSAJE DE VALIDACIÓN
SOLO PERMITE LLENAR LOS CONCEPTOS DE
TRANSFERENCIAS
CONTROLA QUE LAS TRANSFERENCIAS DECLARADAS EN
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO SEAN IGUALES A LAS
TRANSFERENCIAS COMPROMETIDAS
MENSAJE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
Ilustración 49 Validaciones Chip formulario transferencias comprometidas
6.7.3 Categoría de Información de Gastos de Inversión
Ilustración 50 Formulario de Gastos de Inversión
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 42
Categoría que permite el registro de los gastos de inversión que fueron ejecutados
por las entidades territoriales entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de la
vigencia.
La categoría de gastos de Inversión cuenta con un formulario denominado
GASTOS_DE_INVERSION. El formulario debe detallarse de acuerdo a las fuentes
de financiación.
El formulario permite adicionar hasta 10 fuentes de financiación diferentes en cada
uno de los conceptos. No es posible tener fuentes repetidas, el reporte debe ser
agregado por fuente y concepto.
Si desea agregar nuevos detalles a una fuente por concepto:
Ilustración 51 Registro de los detalles para las fuentes de inversión
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Página 43
Clic sobre registrar detalle:
Ilustración 52 Registro de la fuente de financiación en los gastos de inversión
Se le habilitan 10 líneas de detalle, en la siguiente columna le aparecerán las
fuentes permitidas para ese concepto, debe seleccionar la que se ajusta al detalle
que está creando, los demás columnas las debe llenar, tomando en cuenta las
definiciones de cada una de las variables, que se definen a continuación:
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 44
Ilustración 53 Actualización de la lista de fuentes en los gastos de inversión
El programa automáticamente le totaliza las fuentes por concepto.
Presupuesto Inicial: Corresponde a los valores que estima gastar en inversión
durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo de la asamblea
o concejo.
Presupuesto Definitivo: Corresponde a la apropiación final, es decir, aquella que
incorpora las modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del
presupuesto.
Compromisos: Corresponde a la totalidad de los compromisos (registros
presupuestales) que la entidad territorial adquirió con el objeto de ejecutar los
proyectos de inversión.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 45
Obligaciones: De los compromisos anteriores se deben registrar las obligaciones
causadas derivadas de anticipos pactados en los contratos o bienes y servicios que
ya se recibieron a satisfacción o por una relación laboral adquirida dentro de los
gastos de inversión.
Pagos: De las obligaciones anteriores se deben registrar los pagos realizados de
anticipos pactados y de bienes y servicios recibidos a satisfacción o por una
relación laboral adquiridos dentro de los gastos de inversión.
Validaciones
Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de control de las
etapas presupuestales en la primera fila del formato. El funcionamiento de la alerta
es exactamente igual a la del formato de gastos de funcionamiento
Nota: Las alertas que se enumeraron en el formato de gastos de funcionamiento,
aplican de la misma forma para las categorías de inversión y servicio de la deuda.
Validaciones Chip - formulario gastos de inversión
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
MENSAJE DE VALIDACIÓN
MENSAJE
VALOR DIFERENTE A LA CIFRA DE
CONTROL
VERIFIQUE QUE EL TOTAL DE LA INVERSION PARA EL
MOMENTO PRESUPUESTAL CORRESPONDA A LA CIFRA DE
CONTROL
NO PERMISIBLE
FORMULARIO VACIO
VERIQUE QUE EL FORMULARIO CONTENGA DATOS
NO PERMISIBLE
INCONSISTENCIA FUENTE DE
FINANCIAMIENTO EN EL SECTOR
EDUCACIÓN
INCONSISTENCIA FUENTE DE
FINANCIAMIENTO EN EL SECTOR
SALUD
VERIFIQUE QUE PARA LOS CONCEPTOS DILIGENCIADOS
EN EL SECTOR EDUCACIÓN NO SE HAYA SELECCIONADO
LA FUENTE DE FINANCIACIÓN SGP-SALUD
VERIFIQUE QUE PARA LOS CONCEPTOS DILIGENCIADOS
EN EL SECTOR SALUD NO SE HAYA SELECCIONADO LA
FUENTE DE FINANCIACIÓN SGP-EDUCACIÓN
OTRAS FUENTES DE
FINANCIAMIENTO
PARA LOS CONCEPTOS DILIGENCIADOS CON LA FUENTE
OTRAS FUENTES DFERENTES A LAS ANTERIORES INDIQUE
CUAL ES LA FUENTE ORIGEN DE LOS RECURSOS
PERMISIBLE
EL VALOR DE LOS PAGOS Y LAS CUENTAS POR PAGAR
SUPERA EL VALOR DE LOS COMPROMISOS.
PERMISIBLE
EL VALOR COMPROMETIDO SUPERA EL PRESUPUESTADO.
PERMISIBLE
VERIQUE QUE EL TOTAL DE LA INVERSIÓN SEA DIFERENTE
A CERO
NO PERMISIBLE
PAGOS + CUENTAS POR PAGAR >
COMPROMISOS
PRESUPUESTO DEFINITIVO VS
COMPROMISOS
TOTALES EN CERO
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
Ilustración 54 Validaciones Chip - formulario gastos de inversión
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 46
6.7.4 Categoría de Información de Servicio de la Deuda
Categoría que permite el registro de la deuda de las entidades territoriales entre el
1 de enero y el 31 de diciembre de la vigencia.
La categoría de servicio de la deuda cuenta con un formulario denominado
SERVICIO_DEUDA.
Al igual que los Gastos de Inversión, cada concepto de deuda permite registrar
hasta 10 fuentes de financiación por concepto las cuales no se pueden repetir.
Si su entidad no tiene Deuda, antes de mostrarle el formato respectivo se le
habilita la siguiente pantalla:
Ilustración 55 Ventana principal de la categoría de deuda en la herramienta
Eso le permite a la herramienta crear una estructura con totales de control en cero
y el chip entenderá que la entidad NO POSEE saldos de deuda pública.
En caso de presentar Deuda, a continuación se definen las variables que hacen
parte del formulario:
Registro: Utilice el Botón de Registrar Detalle para incluir nuevas registros de tipo
de deuda, operación y/o fuente
Tipo de Deuda: Corresponde al Origen de los recursos del crédito. Deuda Interna
o Deuda Externa
Tipo de Operación: Determina el componente del pago a ejecutar (Intereses,
Amortización, Comisiones y Otros).
Fuente: Permite establecer el origen de la fuente de los recursos para el servicio
de la deuda.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 47
Inicial: Corresponde a los valores que estima gastar en el pago de la deuda
durante la vigencia fiscal, aprobados mediante acto administrativo del concejo o de
la asamblea
Definitivo: Corresponde a la apropiación final, es decir, aquella que incorpora las
modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del presupuesto
Compromiso: Corresponde a la totalidad de los compromisos (registros
presupuestales) que la entidad territorial adquirió con el objeto cubrir el servicio de
la deuda
Obligaciones: Registre de las obligaciones causadas derivadas de un compromiso
de pago de las operaciones financieras o que tengan relación con el servicio de la
deuda.
Pagos: Registre de los pagos relacionados con obligaciones de deuda
Ilustración 56 Formulario de registro para el servicio de la deuda
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 48
Validaciones
Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de control de las
etapas presupuestales en la primera fila del formato. El funcionamiento de la alerta
es exactamente igual a la del formato de gastos de inversión.
Las alertas que se enumeraron en el formato de gastos de funcionamiento, aplican
de la misma forma para las categorías de inversión y servicio de la deuda.
Validaciones Chip - formulario servicio de la deuda
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
FORMULARIO VACIO
CIFRAS DE CONTROL
OBLIGACIONES - COMPROMISOS
OBLIGACIONES - PAGOS
PRESUPUESTO DEFINITIVO COMPROMISOS
MENSAJE DE VALIDACIÓN
EL FORMULARIO NO PUEDE ESTAR VACIO, POR FAVOR,
DILIGENCIE EL CONCEPTO FVAC.
COMPARATIVO ENTRE LA CIFRA DE CONTROL Y EL TOTAL
DE CADA UNA DE LAS ETAPAS DEL PRESUPUESTO
EL VALOR DE LA OBLIGACIÓN NO DEBE EXCEDER EL
VALOR DEL COMPROMISO PARA CADA CONCEPTO Y
FUENTE
EL VALOR DE LOS PAGOS NO DEBE EXCEDER EL VALOR
DE LAS OBLIGACIONES PARA CADA CONCEPTO Y CADA
FUENTE
EL VALOR DEL COMPROMISO NO DEBE EXCEDER EL
VALOR DEL PRESUPUESTO DEFINITIVO PARA CADA
CONCEPTO Y CADA FUENTE
MENSAJE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
Ilustración 57 Validaciones Chip - formulario servicio de la deuda
6.7.6 Categoría de Información de Reservas
El formato de reservas a partir del primer trimestre del año 2011, cambia con el
objeto de ofrecerle a las entidades territoriales mayor claridad sobre el reporte y
ajustarla a las condiciones de una ejecución presupuestal. Cabe mencionar que a
través de la Circular Externa 43 de diciembre 22 de 2008 del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, se dieron las orientaciones respecto a la existencia de
las reservas presupuestales de forma excepcional, así como los mecanismos de
control de su ejecución.
El formato de reservas es obligatorio para todas las entidades territoriales, dado
que es necesario informar que la entidad constituyó o no reservas y además en el
evento que la entidad haya constituido reservas definir de que manera lo hizo.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 49
Para la primera hoja de formato de reservas se le solicita a la entidad territorial la
siguiente información (Ver Ilustración 58):
Ilustración 58 Informe sobre la constitución de reservas presupuestales
1. Si la entidad No constituyó reservas presupuestales durante la vigencia, debe
informarlo con la selección de la casilla de verificación que encuentra al lado de
dicha pregunta. En dicho caso la entidad no debe registrar información
adicional, simplemente guarda el formulario y genera el archivo de no reporte
con el cual se certifica la información de reservas en la hoja principal de la
herramienta de Excel.
2. Si la entidad constituyó reservas presupuestales, debe informar la forma como
fueron constituidas:
a. A través de una ejecución separada. Es decir que las reservas no fueron
incorporadas al presupuesto de la siguiente vigencia y se lleva el control
de la reservas por medio de una ejecución separada.
b. Se incorporaron las reservas presupuestales en el presupuesto de la
siguiente vigencia, con lo cual se informan las cuentas afectadas. Es
necesario aclarar que el formato de reservas es un informe de reporte
de información y no exige una separación de la ejecución de reservas
presupuestales.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 50
En cualquiera de los dos casos, es necesario hacer el reporte de información en la
hoja Reservas presupuestales con las siguientes variables. (Ver Ilustración 59):
Fuente de Financiación: Es una variable que permite la selección de hasta 10
fuentes de financiación a las reservas constituidas. El funcionamiento del detalle
de las fuentes es el mismo del explicado en la categoría de gastos de inversión.
Tipo de acto administrativo de constitución de
presupuestales: Elija el tipo de acto administrativo promulgado
Departamental, el Concejo Municipal, el Gobernador, el Alcalde,
autoridad administrativa con la competencia pertinente. Pueden
acuerdo, Decreto, Resolución, Otro.
Número del acto administrativo de constitución
presupuestales: Escriba el número de acto administrativo.
Fecha del acto administrativo de constitución
presupuestales: Escriba la fecha del acto administrativo.
de
de
las reservas
por la Asamblea
o cualquier otra
ser: Ordenanza,
las
reservas
las
reservas
Valor de reservas constituidas: Corresponde a los valores determinados al
cierre de la vigencia fiscal anterior como reservas presupuestales (compromisos
adquiridos que al 31 de diciembre de la vigencia fiscal anterior no se cumplieron),
sin tener en cuenta si fueron incorporadas al presupuesto o si su control se lleva a
través de una ejecución separada.
Obligaciones por reservas presupuestales: De las reservas presupuestales
constituidas se deben registrar las obligaciones acumuladas derivadas de bienes y
servicios que ya se recibieron a satisfacción, sin tener en cuenta si fueron
incorporadas al presupuesto o si su control se lleva a través de una ejecución
separada.
Pagos por reservas presupuestales: De las obligaciones anteriores se deben
registrar los pagos acumulados de reservas presupuestales constituidas, sin tener
en cuenta si fueron incorporadas al presupuesto o si su control se lleva a través de
una ejecución separada.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 51
Ilustración 59 Formulario de registro para las reservas presupuestales
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
Validaciones Chip - formulario de reservas
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
VALIDA FVAC- FRSEP - FRINC NO
ESTEN VACIOS
SIMULTANEAMENTE
VALIDA DILIGENCIAMIENTO FVAC
NO SIMULTANEO FRSEP-FRINC
VALIDA DILIGENCIAMIENTO FRSEP
NO SIMULTANEO FRINC
MENSAJE DE VALIDACIÓN
CONTROLA QUE LOS CONCEPTOS FVAC Y FRSEP Y FRINC
NO ESTEN VACIOS SIMULTANEAMENTE
IMPIDE QUE, SI SE DILIGENCIA EL CONCEPTO FVAC, SE
ASIGNEN VALORES TAMBIÉN A FRSEP Y FRINC.
IMPIDE QUE SI, SE DILIGENCIA EL CONCEPTO FRSEP, SE
ASIGNEN VALORES TAMBIEN FRINC.
MENSAJE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
VALIDA NO APLICA TIPO ACTO O
FUENTE
EVITA ASIGNAR NO APLICA AL TIPO DE ACTO
ADMINISTRATIVO O A LA FUENTE DE FINANCIACIÓN.
NO PERMISIBLE
VALIDA CIFRAS DE CONTROL
VALIDA QUE LOS TOTALES COINCIDAN CON LAS CIFRAS
DE CONTROL
NO PERMISIBLE
SOLICITA OTRO ACTO
ADMINISTRATIVO Y MOMENTOS
PRESUPUESTALES
OTRO ACTO ADMINISTARTIVO
OBLIGA DILIGENCIAR CONCEPTOS
RESERVAS
OBLIGA QUE SE DILIGENCIE UNO DE LOS CONCEPTOS
FRSEP o FRINC, SE ASIGNEN VALORES A LOS CONCEPTOS
DE RESERVAS
PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
Ilustración 60 Validaciones Chip - formulario de reservas
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 52
6.7.6 Categoría de Información para las Cuentas Por Pagar
A partir del primer trimestre de 2011 se incluye el reporte de la ejecución
presupuestal de la cuentas por pagar. Los conceptos corresponden al segundo
nivel de agregación en los gastos de funcionamiento y al tercer nivel de agregación
de los gastos de inversión.
El formato de cuentas por pagar, es un reporte obligatorio y en su primera hoja se
especifica el cómo se debe hacer el reporte (Ver Ilustración 61).
Ilustración 61 Registro de las Cuentas por Pagar
En el evento que la entidad territorial no constituya las cuentas por pagar, debe
seleccionar la casilla de verificación correspondiente y posteriormente en la hoja
principal de la herramienta de Excel generar el archivo plano de no constitución de
las cuentas por pagar.
Si la entidad territorial tiene cuentas por pagar, debe proceder a diligenciar el
formualrio, la cual le solicita información para los conceptos en las siguientes
variables (Ver Ilustración 62).
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 53
Tipo de acto administrativo de constitución de las cuentas por pagar: Elija
el tipo de acto administrativo promulgado la autoridad administrativa con la
competencia pertinente. Pueden ser: Decreto, Resolución, Otro.
Número del acto administrativo de constitución de las cuentas por pagar:
Escriba el número de acto administrativo
Fecha del acto administrativo de constitución de las cuentas por pagar:
Escriba la fecha del acto administrativo
Fuente de Financiación: Es una variable que permite la selección de hasta 10
fuentes de financiación a las cuentas por pagar constituidas. El funcionamiento del
detalle de las fuentes es el mismo del explicado en la categoría de gastos de
inversión.
Valor Constituido: Corresponde al monto constituido de las cuentas por pagar
por cada concepto y fuente de financiación.
Valor Pagado: Corresponde al valor acumulado de los pagos a la fecha de corte
de la cuenta por pagar constituida.
Ilustración 62 Formulario de Registro para las cuentas por pagar constituidas
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 54
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
Validaciones Chip - formulario de cuentas por pagar
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
MENSAJE DE VALIDACIÓN
MENSAJE
CIFRA DE CONTROL
LA CIFRA DE CONTROL NO CORRESPONDE A LOS
TOTALES
NO PERMISIBLE
FUENTE INVALIDA
LA FUENTE "NO APLICA" O EL TIPO DE ACTO
ADMINISTRATIVO "NO APLICA" SOLAMENTE SE PUEDEN
USAR PARA LOS CONCEPTOS FVAC Y VAL
NO PERMISIBLE
CONTROLA PAGOS MAYORES QUE PIDE JUSTIFICACIÓN SI SE REPORTAN PAGOS MAYORES
CXP
QUE LAS OBLIGACIONES CONSTITUIDAS
PERMISIBLE
Ilustración 63 Validaciones Chip - formulario cuentas por pagar
6.7.8 Categoría de Vigencias Futuras
Al igual que la categoría de cuentas por pagar, se incluye para el primer trimestre
de 2011 la categoría de vigencias futuras. La categoría de vigencias futuras se
estructuró con dos formatos: (1) Autorizaciones y (2) Ejecución.
Al ingresar a los formularios reporte, el usuario encontrará una hoja inicial con el
menú de opciones de reporte el cual le solicita si existen autorizaciones de
vigencias futuras o por el contrario no se establecieron dichas autorizaciones (Ver
Ilustración 64).
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 55
Ilustración 64. Opciones de reporte de los formularios de vigencias futuras.
Para el caso de no autorizaciones para vigencias futuras, registre el hecho en la
casilla de verificación correspondiente. Para el caso en el que la entidad presenta
autorizaciones de vigencias futuras pero no tiene ejecución para el trimestre de
reporte solamente debe diligenciar el formulario de autorizaciones.
A continuación se describen los formularios de reporte para las vigencias futuras.
6.7.8.1. Autorizaciones de Vigencias Futuras
El formulario se autorizaciones de vigencias solicita el reporte de las siguientes
variables (Ver Ilustración 65):
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 56
Ilustración 65 Formulario registro de autorizaciones de vigencias futuras
Fuente de Financiación: Es una variable que permite la selección de hasta 10
fuentes de financiación. El funcionamiento del detalle de las fuentes es el mismo
del explicado en la categoría de gastos de inversión.
Número del Acto Administrativo de Autorización de Vigencias Futuras:
Escriba el número de acto administrativo
Fecha del Acto Administrativo de Autorización de Vigencias Futuras:
Escriba la fecha del acto administrativo.
Concepto del Gasto: Registre el concepto del gasto autorizado establecido en el
acto administrativo.
Monto Autorizado: Corresponde al monto del gasto autorizado con vigencias
futuras.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 57
Montos Aprobados (2010 – 2030).
aprobado por vigencia
Para cada año, debe registrar el monto
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
Validaciones Chip - formulario autorizaciones vigencias futuras
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
MENSAJE DE VALIDACIÓN
VALIDACIÓN DE LA CIFRA DE CONTROL FRENTE A LA
CIFRA DE CONTROL
SUMATORIA DE LOS TOTALES
VERIFICA QUE EL MONTO AUTORIOZADO SEA IGUAL A LA
VERIFICAR EL MONTO AUTORIZADO SUMA DE LAS AUTORIZACIONES DE LOS AÑOS
PROYECTADOS
FORMULARIO VACIO
VALIDA QUE EL FORMULARIO DE AUTORIZACIONES NO
AUTORIZACIONES
VENGA VACIO
USO DE NO APLICA
AUTORIZACIONES
VERIFICA EL CORRECTO LLENADO DE LA FUENTE NO
APLICA EN EL REGISTRO DE CONCEPTOS ESPECIALES
MENSAJE
NO PERMISIBLE
PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
Ilustración 66 Validaciones Chip - formulario autorizaciones vigencias futuras
6.7.8.2. Ejecución de las vigencias Futuras
Para cada periodo de corte, se debe registrar la ejecución acumulada de las
vigencias futuras. Las variables solicitadas son (ver Ilustración 67):
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 58
Ilustración 67 Formulario registro de ejecución de las vigencias futuras
Fuente de Financiación: Es una variable que permite la selección de hasta 10
fuentes de financiación a las reservas constituidas. El funcionamiento del detalle
de las fuentes es el mismo del explicado en la categoría de gastos de inversión.
Compromisos: Corresponde a la totalidad de los compromisos que la entidad
territorial adquirió con autorizaciones de vigencias futuras
Obligaciones: De los compromisos asumidos con autorización de vigencias
futuras se deben registrar las obligaciones acumuladas derivadas de bienes y
servicios que ya se recibieron a satisfacción
Pagos: De las obligaciones anteriores se deben registrar los pagos acumulados
con autorizaciones de vigencias futuras
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 59
Validaciones Chip - formulario ejecución vigencias futuras
NOMBRE EXPRESION DE
MENSAJE DE VALIDACIÓN
VALIDACIÓN
USO DEL CONCEPTO DE CIFRA DE VALIDACIÓN DE LA CIFRA DE CONTROL FRENTE A LA
CONTRO EJECUCIÓN
SUMATORIA DE LOS TOTALES
VALIDACIÓN QUE VERIFICA LOS MOMENTOS
VERIFICAR MOMENTOS
PRESUPUESTALES EN EL FORMULARIO DE EJECUCIÓN
PRESUPUESTALES
PRESUPUESTAL
VALIDA QUE EL FORMULARIO DE EJECUCIONES NO VENGA
FORMULARIO VACIO EJECUCIÓN
VACIO
USO DE NO APLICA EJECUCIÓN
VERIFICA EL CORRECTO LLENADO DE LA FUENTE NO
APLICA EN EL REGISTRO DE CONCEPTOS ESPECIALES
MENSAJE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
Ilustración 68 Validaciones Chip - formulario ejecución vigencias futuras
6.7.9 Categoría de Excedentes de Liquidez
A partir del reporte del tercer trimestre de 2009 se incorpora al FUT la categoría de
excedentes de Liquidez que tiene como objetivo la recolección de los datos
correspondientes a los portafolios de inversión por fuente de recursos, tipos y
plazos de la inversión, entidades financieras empleadas como contraparte, valores
tanto nominales como de mercado, y rendimientos financieros.
El reporte al igual que la demás categorías del FUT es de carácter trimestral y
consta de dos hojas; la primera es de Saldos_Disponibles, que pretende
recoger la información de los saldos de las operaciones financieras que involucran
excedentes de liquidez y la segunda es de Inversiones_Temporales, que tiene
como objeto recolectar cada una de las operaciones asociadas a las inversiones
temporales.
6.7.9.1. Saldos Disponibles
La hoja esta divida en 2 partes: Depósitos a la vista, que incluye los siguientes
campos:
En cuentas corrientes: Registre el saldo de cuentas corrientes disponible en
entidades bancarias.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 60
En cuentas de ahorros: Registre el saldo de cuentas de ahorro disponible en
entidades bancarias.
En encargos fiduciarios: Registre los saldos disponibles en fondos a la vista
(Cuentas corrientes o de ahorro) en encargos fiduciarios. El portafolio de
inversiones de dichos encargos debe registrarse en el formulario de inversiones
temporales.
Depósitos INFIS: Registre el saldo de los depósitos a la vista (Cuentas corrientes
o de ahorro) en Institutos de Fomento y Desarrollo. Las inversiones en otros
instrumentos como CDT deben registrarse en “otras inversiones” del formato de
inversiones temporales.
Otros: Si la entidad territorial cuenta con depósitos en entidades que tengan una
clasificación diferente a los anteriores registre el saldo en esta columna, si no,
registre cero. (ej: entidades con regímenes especiales contempladas en la parte X
del Est. Orgánico del Sistema Financiero).
En que Entidades?: Si registró saldo disponible en otros, indique entidad y saldo.
Si existe más de una entidad, para cada una registre el nombre y el saldo del
depósito correspondiente separado por comas. Pe. (Entidad_1 saldo 3000,
Entidad_2 8000).
Rendimientos Financieros Efectivos al corte: Indique el valor de los
rendimientos financieros efectivos recibidos por la entidad a la Fecha de corte.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 61
Ilustración 69 Formulario – Excedentes de Liquidez – Saldos Disponibles
Las demás variables del formato se explican a continuación:
CDT´s: Registre el saldo de las inversiones en CDT con entidades bancarias a la
fecha de corte.
TES: Registre el saldo de las inversiones en TES en poder de la entidad valoradas
a la fecha de corte.
Carteras Colectivas del mercado monetario sin pacto de permanencia:
Registre el saldo de las participaciones en carteras colectivas de sociedades
Fiduciarias.
Otras Inversiones: En el caso que existan inversiones temporales diferentes a
las anteriores registre el saldo de la inversión
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 62
Ilustración 70 Continuación Formulario – Excedentes de Liquidez – Inversiones Temporales
6.7.9.2. Inversiones Temporales
En el formulario de inversiones temporales se debe detallar cada una de las
operaciones con las que cuente la entidad territorial y deben ser consistentes con
el reporte de los saldos. Las variables del formulario se relacionan a continuación:
1. Tipo de Inversión: Corresponde al tipo de inversión efectuada. Registre el
portafolio de inversiones a nombre de la entidad independientemente de quién
lo administre
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 63
a. Otras Inversiones (CDT´s entidades con regímenes especiales parte X
Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, CDT´s INFIS, inversiones de
excedentes en moneda extranjera p.e. Bonos Globales).
Moneda: Identifique la moneda o unidad de valor de la inversión.
Entidad Emisora: Nombre exacto del emisor del instrumento de Inversión, sea el
Gobierno Nacional (para el caso de TES) o la entidad registrada en el RNVE.
Plazo: Plazo original del instrumento o plazo pactado para la inversión en meses.
Tasa Cupón: Tasas de interés periódica que el emisor de un título promete pagar
al tenedor hasta el vencimiento del título. Se expresa como un porcentaje anual
sobre el valor nominal del título. La periodicidad de pago del cupón puede variar
según el tipo de bono. No aplica para el caso de CDT o carteras colectivas.
Fecha de Emisión: Fecha de emisión original del título valor. Este valor no aplica
para las carteras colectivas del mercado sin pacto de permanencia, en cuyo caso
dicha fecha no se debe registrar.
Fecha de Compra: Escriba la fecha efectiva de la Inversión (DD-MM-AA).
Valor Nominal: Es el monto indicado en el título valor que se toma como base
para el cálculo de los intereses o cupones de intereses.
Tasa de Compra: Tasa de rentabilidad con la cual se adquiere el titulo de acuerdo
con las condiciones de mercado. Este campo no aplica para las carteras colectivas
del mercado sin pacto de permanencia, en cuyo caso la fecha no debe ser
registrada.
Valor Giro: Es el valor de giro pagado al precio negociado
Fecha de Vencimiento o redención: Es la fecha (DD-MM-AA) en que termina la
vigencia del título valor.
Inversión Vendida: Indica si la inversión ha sido vendida durante el año de
reporte. Si el título no ha sido vendido no diligencie las columnas de valor de
venta, fecha de venta y tasa de venta. Si se diligencia no se inhabilitan los tres
campos siguientes.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 64
Valor de la Venta: Valor de giro efectivamente recibido por el título valor. Si la
inversión no ha sido vendida registre el valor como CERO (0).
Fecha de Venta: Fecha (DD-MM-AA) en la cual se negoció y vendió el título valor.
Tasa de Venta: Tasa de rentabilidad con la cual se efectuó la venta del título.
Solo se debe diligenciar cuando se venda el título. Si la inversión no ha sido
vendida, registre como valor CERO (0).
Tasa de Valoración: Registre la tasa actualizada de mercado del título a la fecha
de corte. Aplica sólo para títulos de renta fija.
Rendimientos financieros efectivos recibidos al corte: Son los rendimientos
efectivamente recibidos (pagados por el emisor del título) por la entidad territorial
expresada en miles de pesos.
Ilustración 71 Formulario – Excedentes de Liquidez – Saldos Disponibles
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 65
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
Validaciones Chip – excedentes de liquidez
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
MENSAJE DE VALIDACIÓN
MENSAJE
FORMULARIO VACIO
EL FORMULARIO NO PUEDE ESTAR VACIO, POR FAVOR,
DILIGENCIE EL CONCEPTO FVAC.
NO PERMISIBLE
CIFRA DE CONTROL
VERIFICA EL ESTADO DE LA CIFRAS DE CONTROL
NO PERMISIBLE
Ilustración 72 validaciones Chip - formulario – Excedentes de Liquidez
6.7.10 Fondos de Salud
El reporte de información de los fondos de salud está definido en dos categorías de
información: (1) Ejecución presupuestal del Fondo de Salud y (2) Tesorería del
Fondo de salud.
6.7.10.1. Ejecución presupuestal del Fondo de Salud
La ejecución presupuestal del fondo en su gran mayoría de conceptos es calculada
a partir del reporte de información de las siguientes categorías presupuestales: (1)
Ingresos, (2) Gastos de Funcionamiento y (3) Gastos de Inversión.
Para facilitar el reporte de información del Fondo de salud, es necesario que la
entidad territorial diligencie los formatos que ejecutan el cálculo de los conceptos y
solamente debe registrar los conceptos que se encuentran en color amarillo, los
cuales no se encuentran formulados y corresponden al esfuerzo propio de la
entidad.
La configuración de las variables es similar a una ejecución presupuestal y su
estructura es la siguiente:
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 66
Ilustración 73 Categoría de ejecución presupuestal del Fondo de Salud
Inicial: Corresponde a los valores que estima gastar durante la vigencia fiscal con
cargo al fondo de salud
Definitivo: Corresponde a la apropiación final, es decir, aquella que incorpora las
modificaciones (reducciones, aplazamientos, adiciones, traslados) del presupuesto
del fondo de salud.
Ejecutado: Corresponde a la totalidad de los compromisos (registros
presupuestales) que la entidad territorial adquirió con cargo al fondo de salud
Validaciones Chip – ejecución fondo de salud
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
CONTROLA EJECUTADO VS
PRESUPUESTO DEFINITIVO
VALIDACION DE FORMULARIO
VACIO
BALANCE DE EJECUCIÓN
MENSAJE DE VALIDACIÓN
EXPLIQUE PORQUE EL VALOR EJECUTADO ES MAYOR QUE
EL PRESUPUESTO DEFINITIVO
EL FORMULARIO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE LOS
FONDOS DE SALUD NO PUEDE VENIR VACIO.
EN EL PRESUPUESTO INICIAL, JUSTIFIQUE PORQUE EL
TOTAL DE LOS INGRESOS ES INFERIOR QUE EL TOTAL DE
LOS GASTOS.
MENSAJE
PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
PERMISIBLE
Ilustración 74 validaciones Chip formulario – ejecución fondo de salud
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 67
6.7.10.2. Tesorería del Fondo de Salud
El reporte de la tesorería del fondo es el registro del saldo de los fondo
cuenta asociados a Salud, el formulario parte de un saldo inicial e incluye
los conceptos detallados de los ingresos y de pagos agregados para
inversión y funcionamiento para lograr finalmente el cálculo del saldo final
de la vigencia.
Las variables corresponden a las cuentas autorizadas por ley para el sector
salud (Ver Ilustración 75):
Ilustración 75 Reporte de la tesorería del Fondo de Salud
Régimen Subsidiado: Registre el saldo para cada concepto asociado a la
cuenta de régimen subsidiado.
Salud Pública Colectiva: Registre el saldo para cada concepto asociado a
la cuenta de salud pública colectiva.
Prestación del Servicio - Oferta: Registre el saldo para cada concepto
asociado a la cuenta del prestación del servicio.
Otros Gastos en Salud - Inversión: Registre el saldo para cada concepto
asociado para los demás gastos de salud de inversión.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 68
Otros Gastos en Salud - Funcionamiento: Registre el saldo para cada
concepto asociado para los demás gastos de salud para el funcionamiento.
Saldo Pendiente para transferir: Saldo de cuentas recaudadoras
pendientes de transferir a cuentas maestras.
Validaciones Chip – tesorería fondo de salud
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
CONTROLA SALDO FINAL
VALIDACIÓN FORMULARIO VACIO
VALIDACIÓN TOTAL POR FILA
MENSAJE DE VALIDACIÓN
PARA TODAS LAS VARIABLES, VERIFICA QUE EL SALDO
FINAL SEA IGUAL AL SALDO INICIAL MAS EL TOTAL DE
INGRESOS MENOS LOS PAGOS TOTALES.
VERIFIQUE QUE EL FORMUALRIO DE TESORERIA DEL
FONDO DE SALUD NO VENGA VACIO.
VERIFIQUE LAS SUMAS DE LAS CUENTAS ASOCIADAS A
LOS COMPONENTES EN EL CONCEPTO.
MENSAJE
NO PERMISIBLE
NO PERMSIISBLE
NO PERMISIBLE
Ilustración 76 validaciones Chip formulario – tesorería fondo de salud
Una vez haya ingresado los datos en cada uno de los formatos, puede
proceder a generar los archivos planos para la validación del CHIP local y
para el posterior envío a la Contaduría y validación.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 69
Ilustración 77 Generación de los planos para el CHIP
6.7.11 Cierre Fiscal
El cierre fiscal solo se solicita para la última vigencia de reporte, es decir el periodo
de corte de Septiembre a Noviembre.
Las variables que se solicitan para el cierre fiscal son (Ver Ilustración 78):
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 70
Ilustración 78 Formato de reporte para el cierre Fiscal
Saldo de Caja y Bancos.
Saldo a 31 de diciembre en caja y bancos
Saldo en encargos fiduciarios.
Saldo a 31 de diciembre en recursos
administrados a través de encargos fiduciarios.
Inversiones Temporales. Saldo a 31 de diciembre de los recursos colocados en
títulos valores constituidos y exigibles en el corto plazo.
Total de Disponibilidades. Corresponde a la suma de saldo en caja y bancos,
saldo en encargos fiduciarios e inversiones temporales.
Recursos de Terceros. Saldo a 31 de diciembre de los recaudos disponibles que
la entidad territorial ha efectuado y que pertenecen a terceros o a otras entidades
públicas por autorización legal, convenios o contratos.
Cheques Cobrados. Saldo a 31 de diciembre de los cheques girados por la
entidad territorial y no cobrados por su beneficiario.
Cuentas por pagar vigencia. Saldo a 31 de diciembre de las obligaciones
causadas durante la vigencia que se cierra y derivadas de la entrega, a la entidad
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 71
territorial, de bienes y servicios a satisfacción, o de anticipos pactados en
contratos.
Cuentas por Pagar de vigencias anteriores. Saldo a 31 de diciembre de las
cuentas por pagar acumuladas y causadas en vigencias anteriores a la que se está
cerrando.
Otras Exigibilidades. Saldo a 31 de diciembre de cualquier exigibilidad diferente
a las definidas en las columnas anteriores.
Reservas Presupuestales.
Son los compromisos adquiridos que al 31 de
diciembre de cada vigencia fiscal no se han cumplido pero que están legalmente
constituidos, se han registrado presupuestalmente y desarrollan el objeto de la
apropiación.
Total Exigibilidades Reservas. Corresponde a la suma de las exigibilidades y
las reservas presupuestales.
Superávit o déficit. Resultado del total de las disponibilidades menos el total de
las exigibilidades, que determina el superávit o déficit fiscal del periodo y
acumulado.
Validaciones
 Inconsistencia en la cifra de control. Corresponde a las cifras de
control de las etapas presupuestales en la primera fila del formato. El
funcionamiento de la alerta es exactamente igual a la de los formatos
anteriores.
Validaciones Chip – Cierre Fiscal
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
VALIDACION CIFRA DE CONTROL
FORMULARIO VACIO
ERROR SUBTOTALES
MENSAJE DE VALIDACIÓN
VERIFICA SI LAS CIFRAS DE CONTROL COINCIDE CON LOS
TOTALES
VERIFICA QUE EL FORMULARIO TENGA DATOS
IDENTIFICA INCONSISTENCIAS EN LOS SUBTOTALES DE
DISPONIBILIDADES, EXIGIBILIDADES Y RESERVAS Y
SUPERAVIT O DEFICIT.
MENSAJE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
Ilustración 79 validaciones Chip formulario – cierre fiscal
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 72
6.7.12 Categoría de Información de Deuda Pública
A partir del cuarto trimestre de 2011, se incluye la categoría de Deuda Pública con
tres formularios, el primero es el formulario de créditos, en el cual se deben
detallar los créditos que ha adquirido la entidad territorial; en el formulario de
créditos por sector se detallan los créditos por los diferentes sectores y en el
formulario de Renta Pignorada se detallan los créditos por fuente.
En caso de presentar Deuda Pública, a continuación se definen las variables que
hacen parte del formulario:
Tipo de Deuda: corresponde a las obligaciones originadas en la contratación de
empréstitos con plazo para su pago superior a un año. Deuda INTERNA si se
celebran con residentes del territorio colombiano o EXTERNA si es con no
residentes.
Número
asignado
Dirección
de la Ley
de crédito en el registro de deuda pública-Minhacienda: Numero
al crédito en el registro del Ministerio de Hacienda y Crédito PúblicoGeneral de Crédito Público, en virtud de lo establecido en el artículo 13
533 de 1999.
Sector: Sector al que corresponde el proyecto de inversión a financiar con los
recursos del crédito según las competencias legales y constitucionales de la
entidad territorial. Si son varios sectores detallarlos en el formulario Créditos por
sector.
Descripción, Objeto, Proyectos Financiados: Corresponde a la descripción del
proyecto de inversión a financiar con los recursos del crédito según las
competencias legales y constitucionales de la entidad territorial.
Entidad Financiera, Nación o INFIS: Entidad prestamista con la cual se celebró
el contrato de empréstito.
Fecha de Firma del Contrato: Fecha en la cual se firmó el contrato de
empréstito.
Reestructurada: Si se han realizado operaciones de manejo de deuda pública
establecidas en el artículo 5 del Decreto 2681 de 1993.
Fecha de Reestructuración: Fecha en la cual se celebró la última operación de
manejo de deuda.
Moneda: Nacional o extranjera estipulada en el contrato de empréstito.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 73
Monto Aprobado (en la moneda del crédito): Monto del crédito otorgado en la
moneda nacional o extranjera estipulada en el contrato de empréstito.
Monto Aprobado: Monto del crédito otorgado en moneda nacional (en miles de
pesos colombianos de la fecha del contrato).
Valor Desembolsado al Cierre de la Vigencia: Monto de los desembolsos
efectuados, provenientes del contrato de empréstito, en miles de pesos
colombianos.
Plazo: En meses para el pago del crédito según lo estipulado en el contrato.
Periodo de Gracia: En meses según lo estipulado en el contrato
Periodo de Vencimiento: Período pactado para el pago del servicio de la deuda
(mensual, bimestral, trimestral, semestral, Anual) según lo estipulado en el
contrato.
Tipo Tasa Interés: Tasa referencia pactada para la liquidación y pago de los
intereses según lo estipulado en el contrato.
Tasa Interés Porcentaje Adicional: Los puntos adicionales a la tasa de
referencia pactados para la liquidación y pago de los intereses según lo estipulado
en el contrato.
Renta en Garantía: Renta dada en garantía para la financiación del servicio de la
deuda según lo estipulado en el contrato. Si son varias rentas detallarlas en el
formulario Renta Pignorada.
Valor Pignorado: Use esta variable cuando la pignoración se haya pactado por un
valor anual específico. Reporte este valor calculado para la vigencia actual.
Porcentaje Garantizado por la Nación: Porcentaje del crédito que está
garantizado por la Nación.
Saldo al Cierre de la Vigencia Anterior: Saldo del crédito en miles de pesos
colombianos al cierre de la vigencia anterior.
Desembolsos en la vigencia: Monto del crédito desembolsado en la vigencia en
miles de pesos colombianos.
Intereses Pagados en la Vigencia: Monto de los intereses pagados en la
vigencia en miles de pesos colombianos.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 74
Comisiones pagadas en la Vigencia: Monto de las comisiones pagadas en la
vigencia en miles de pesos colombianos.
Amortizaciones Pagadas en la Vigencia: Monto de las amortizaciones pagadas
en la vigencia en miles de pesos colombianos.
Saldo de la Deuda al Cierre de la Vigencia Actual: Saldo del crédito en miles
de pesos colombianos al cierre de la vigencia actual
Intereses Proyectados para la Siguiente Vigencia: Monto de los intereses
proyectados para la siguiente vigencia en miles de pesos colombianos.
Proyección Servicio de la Deuda (Amortizaciones 2012 – 2036): Para cada
año, debe registrar el monto aprobado por vigencia de las amortizaciones
proyectadas en miles de pesos colombianos.
Validaciones Chip - formulario de Deuda Pública
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
MENSAJE DE VALIDACION
EL FORMUALIO NO PUEDE ESTAR VACION, POR FAVOR,
DILIGENCIA EL CONCEPO FVAC
COMPARATIVO ENTRE LA CIFRA DE CONTROL Y EL TOTAL DE
CIFRAS DE CONTROL
CADA ETAPA
DEBE HACER UN COMENTARIO PARA DETALLAR LAS OTRAS
OTRAS FUENTES
FUENTES UTILIZADAS.
DEBE INGRESAR LAS FUENTES EN EL FORMULARIO RENTA
VARIAS FUENTES
PIGNORADA.
DEBE HACER UN COMENTARIO PARA DETALLAR LAS OTRAS
OTRAS MONEDAS
MONEDAS UTILIZADAS.
EL VALOR EN LA VARIABLE TASA PORCENTAJE ADICIONAL O
TIPO TASA INTERES FIJA PTOS DEBE SER MAYOR A 1.
EL SALDO CIERRE DEUDA VIGENCIA ACTUAL DEBE SER IGUAL
SALDO CIERRE VIGENCIA ANTERIOR + DESEMBOLSOS EN
VALIDACION SALDO DEUDALA_VIGENCIA - AMORTIZACIONES PAGADAS VIGENCIA.
DEBE INGRESAR LOS SECTORES EN EL FORMULARIO CREDITOS
POR SECTOR.
VARIOS SECTORES
FORMULARIO VACIO
MENSAJE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
PERMISIBLE
PERMISIBLE
PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
NO PERMISIBLE
PERMISIBLE
Ilustración 80 Validaciones Chip - formulario Deuda Pública
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 75
6.7.13 Categoría de regalías 1
La categoría de regalías 1 parametrizada en el CHIP como REGALIAS-1, cuenta con
cinco (5) formularios, en los cuales se recopila información general de las
entidades territoriales beneficiarias de regalías y compensaciones.
Para la primera hoja de la categoría se le solicita a la entidad territorial la siguiente
información (Ver Ilustración 81):
Ilustración 81 Ventana principal de las categorías de Regalías 1 y 2 en la herramienta
Cada opción de verificación da la posibilidad a la entidad territorial de reportar la
información de acuerdo a las condiciones que las caracterizan por ejemplo, si
durante el periodo la entidad no ha comprometido recursos de regalías y
compensaciones, selecciona la quinta celda de verificación para no remitir
información en este formulario.
Es importante que la entidad verifique que la información reportada para las
categorías de regalías sea consistente con el reporte que realizó a través de los
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 76
diferentes formularios del FUT, y aquella que sea suministrada en físico, dado que
esta es una causa de suspensión de los giros por información incorrecta o errónea.
6.7.13.1 Cuenta única regalías
Este formulario identificado en el CHIP como CUENTA_UNICA_REGALIAS, permite
registrar la Información referente a la cuenta única autorizada para el manejo
exclusivo de los recursos de regalías y compensaciones de acuerdo con el Decreto
416 de 2007 en su artículo 33.
En la columna de descripción encontrara las dos opciones del tipo de cuenta que
fue autorizada, “cuenta recaudadora” y “cuenta giradora”. En caso tal, que exista
en la entidad las dos cuentas deberá proceder con el registro de información para
cada una de las variables.
En las variables de este formulario se solicita información general de la cuenta,
así como la relación de los rendimientos financieros generados. A continuación se
enumeran las variables que hacen parte del formulario:
Banco. Despliega la lista de banco en el cual se depositaron los recursos de
regalías y compensaciones durante la vigencia reportada.
Tipo de Cuenta. Muestra la lista del tipo al cual pertenece la cuenta bancaria en
la cual se depositaron los recursos de regalías y compensaciones durante la
vigencia fiscal reportada.
Número Cuenta. Corresponde al número de la cuenta bancaria en la cual se
depositaron los recursos de regalías y compensaciones durante la vigencia fiscal
reportada.
Nombre de la cuenta. Permite registrar el nombre de la cuenta bancaria en la
cual se depositaron los recursos de regalías y compensaciones durante la vigencia
fiscal reportada
Titular de la Cuenta. Solicita el registro del nombre del titular de la Cuenta
bancaria en la cual se depositaron los recursos de regalías y compensaciones
durante la vigencia fiscal reportada.
Sucursal: corresponde al registro de la sucursal del banco donde se da apertura a
la cuenta bancaria en la cual se depositaron los recursos de regalías y
compensaciones durante la vigencia fiscal reportada.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 77
Genera Rendimientos. Permite señalar si la cuenta bancaria en la cual se
depositaron los recursos de regalías y compensaciones durante la vigencia fiscal
reportada generó rendimientos financieros.
Rendimientos generados. Permite registrar el valor de los rendimientos
financieros generados en la cuenta giradora o recaudadora de regalías durante el
periodo.
Ilustración 82 Formato Excel de la categoría regalías- formulario cuenta regalías-
6.7.13.2 Materiales de Construcción.
Las entidades territoriales que dentro de su jurisdicción realizan explotación de
materiales de construcción, deberán reportar a través de este formulario la
información trimestral del recaudo, liquidación y distribución de ley.
Las variables a reportar son las siguientes.
Empresa explotadora. Nombre natural o jurídico de la empresa que está
explotando.
Título minero. Número otorgado por INGEOMINAS que identifica el documento en
el cual se otorga el derecho a explorar y explotar el suelo y el subsuelo.
Material explotado. Corresponde al tipo de material explotado.
Nombre de la mina. Permite registrar el nombre de la mina sujeta a explotación.
Corregimiento-vereda (barrio). Corresponde a la ubicación de la mina.
Cantidad explotada. Es el No de toneladas, metros cúbicos y otros, que el
minero ha explotado durante el trimestre.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 78
Precio unitario de liquidación. Corresponde al precio base de liquidación en
boca de mina o pozo que expide la Unidad de Planeación Minero Energética para
todos los minerales mediante resolución cada tres (3) meses. Se puede consultar
en www.upme.gov.co.
Unidad (m 3 ton). Medida mediante la cual se contabiliza el material que puede
ser tonelada, metro cúbico y otro.
% de participación regalías. Permite seleccionar el porcentaje de participación
en concordancia con el Artículo 16 Decreto 756 de 2002, asi;



Materiales de construcción 1%.
Calizas, yesos, arcillas y grava 1%
Minerales no metálicos 3%”
Valor total regalías. Este valor se obtiene multiplicando la cantidad explotada
por el precio unitario de de liquidación y por el 1% o el 3% según corresponda a
minerales no metálicos.
Fecha de pago. El día, mes y año en que el minero cancela el valor de la regalía
al municipio.
Recibo de caja o comprobantes de ingreso no. En esta casilla se registra el
número del comprobante de ingreso o el número del recibo de caja o el número de
la consignación en el banco.
Valor pagado. Es el valor que consigno el minero como regalía por la explotación
del material de construcción.
Regalías FNR art. 38 ley 141 de 1994-art. 48 ley 863 de 2003. Valor que le
corresponde al Fondo Nacional de Regalías, una vez la Entidad Territorial haya
hecho la liquidación y transferencia de los recursos.
Cuenta utilizada FNR. Permite seleccionar el número de cuenta en el cual el
municipio realizó la consignación de los recursos que le corresponden al FNR.
Regalías municipio art. 38 ley 141 de 1994. Menos descuentos de ley.
valor que le corresponde al municipio, una vez la Entidad Territorial haya hecho la
liquidación y transferencia de los recursos.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 79
Entidad bancaria. Permite seleccionar la entidad bancaria en donde se realizó el
recaudo de las regalías provenientes de a extracción de materiales de
construcción.
Cuenta utilizada municipio. Solicita el registro del número de cuenta en el cual
se encuentran los recursos que le pertenecen a la entidad territorial.
Regalías departamento art. 38 ley 141 de 1994. Menos descuentos de ley.
Valor que le corresponde al departamento, una vez la Entidad Territorial haya
hecho la liquidación y transferencia de los recursos.
Entidad bancaria. Permite registrar la entidad bancaria a la cual pertenece la
cuenta de regalías del departamento en la cual se realizo la consignación de los
recursos que le correspondían.
Cuenta utilizada departamento. Solicita el registro del número de cuenta en el
cual se consignaron los recursos que le pertenecen al departamento.
1,0% interventoras art. 25 ley 756 de 2002. Es el valor que le corresponde al
Departamento Nacional de Planeación para las Interventorias Administrativas y
Financieras, una vez la Entidad Territorial haya hecho la liquidación y transferencia
de los recursos.
FONPET art. 48 ley 863 de 2003 más descuentos al dpto, mpio productor y
mpio portuario. Valor que le corresponde al FONPET, una vez la Entidad
Territorial haya hecho la liquidación y transferencia de los recursos.
Cuenta utilizada FONPET. Permite seleccionar la cuanta en la cual se
consignaron los recursos que le correspondía al FONPET.
6.7.13.3
Modificaciones
Compensaciones
Presupuesto
Ingresos
Regalías
y
Este formulario se identifica como MODIFICACIONES_PRESUPUESTALES, y utiliza
como insumos todos aquellos actos administrativos mediante los cuales la entidad
territorial establece y modifica su presupuesto de ingresos y gastos de recursos de
regalías y compensaciones.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 80
A continuación se enumeran las variables que hacen parte del formulario
(ilustración 83):
Tipo de Acto Administrativo. En esta celda de registro se debe seleccionar de la
lista el tipo de acto administrativo que ha afectado el presupuesto de ingresos y
gastos. La opción “NO APLICA” no debe escogerse en este variable, puesto que las
aprobaciones y modificaciones al presupuesto siempre deben hacerse por medio
de un acto administrativo.
Número del acto administrativo. En esta celda de registro, escriba el número
asignado por la entidad territorial al acto administrativo mediante el cual se realizó
la aprobación o modificación al presupuesto de ingresos y gastos
Fecha de expedición. Registre la fecha en la que se expidió el acto
administrativo por medio del cual se aprobó o modificó el presupuesto de ingresos
y gastos de la vigencia reportada siguiendo el formato dd-mm-aaaa.
Tipo de Modificación. Escoja de la lista el tipo de modificación que corresponde
al acto administrativo por medio del cual se aprobó o modificó el presupuesto de
ingresos y gastos. Las opciones válidas pueden ser: Aprobación presupuesto
inicial, adición, reducción, traslado y liquidación presupuesto, escoja el que aplique
para cada caso, y omita las demás opciones.
Valor. Registre el valor de cada acto modificatorio en miles de pesos. Recuerde
que sólo debe hacer mención a la aprobación, liquidación y modificaciones del
presupuesto de ingresos y gastos con recursos de regalías y compensaciones y que
el valor asignado a la reducción presupuestal debe registrarse en número
negativo.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 81
Ilustración 83 Formato Excel de la categoría regalías- formulario modificaciones presupuestales-
6.7.13.4
Modificaciones
Compensaciones
Presupuesto
Ingresos
Regalias
y
Tipo De Acto. Permite seleccionar según el caso si la entidad se encuentra en un
Programa de Saneamiento Fiscal (LEY 617 DE 2000) o en un Acuerdo de
Restructuración de Pasivos (LEY 550).
Tipo De Acto Administrativo Autorización. Permite Registrar el acto
administrativo de adopción y reorientación de recursos al programa de
saneamiento fiscal o al acuerdo de restricción de pasivos según sea el caso.
Numero del Acto Administrativo Autorización. Corresponde al número del
acto administrativo por medio del cual la asamblea o concejo autorizó la
suscrpción del Programa de Saneamiento fiscal o del Acuerdo de Reestructuración
de Pasivos.
Fecha de Expedición. Registre la fecha en la que se expidió el respectivo acto
administrativo por medio del cual la asamblea o concejo autorizó la suscripción del
Programa de Saneamiento fiscal o del Acuerdo de Reestructuración de Pasivos
Tipo de Acto Administrativo Adopción. Registra el acto administrativo de
adopción y reorientación de recursos al programa de saneamiento fiscal o al
acuerdo de restructuración de pasivos según sea el caso.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 82
Numero del Acto Administrativo Adopción. Número del acto administrativo de
adopción y reorientación de recursos al programa.
Fecha de Expedición. Registre la fecha de expedición del acto administrativo por
medio del cual se adopto el programa de saneamiento fiscal
Entidad que Acompaña. Seleccione la entidad que realiza el acompañamiento al
programa de saneamiento fiscal según el caso de la entidad territorial.
Valor Reorientado de Regalías en la Vigencia. Registra el valor de los
rendimientos financieros generados en la cuenta giradora o recaudadora de
regalías durante el periodo
% de Recursos De Regalías Reorientado Para La Vigencia. Porcentaje de
regalías y compensaciones reorientado al programa para la vigencia.
Monto Total de Regalías Reorientado Al Programa. Permite registrar el monto
total de regalías reorientado al programa durante la vigencia del mismo.
Vigencia de Inicio Del Programa. Diligencie la vigencia en la cual inicio el
programa de saneamiento.
Vigencia De Terminación Del Programa. Registre la vigencia de terminación
del programa.
6.7.13.5 Relación de Giros.
En este formulario se registran los ingresos de las Entidades Territoriales
provenientes de regalías y compensaciones por concepto de la explotación de
recursos naturales no renovables (RNNR) y transporte de los mismos y sus
derivados. Las variables de este formulario son las siguientes:
Recurso. Seleccione de la lista desplegable el Recurso natural no renovable
explotado, por el cual se generó el giro o consignación por parte de la entidad
giradora por concepto del recurso por cuya explotación la entidad territorial fue
beneficiaria durante el periodo reportado.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 83
Entidad que Giró. Permite seleccionar de la lista desplegable la entidad
recaudadora que realizó el giro o consignación de recursos en los cuales la entidad
territorial fue beneficiaria durante el periodo reportado.
Fecha de Giro. Registre la fecha siguiendo el formato dd-mm-aaaa en la cual se
efectuó el giro o consignación por concepto de la explotación de los recursos en los
cuales la entidad territorial fue beneficiaria durante el periodo reportado. En el
caso en que un giro contenga recursos que se incorporen en varias vigencias,
diligencie con la misma fecha y de manera separada el monto correspondiente
para cada vigencia
Vigencia Incorporación actual. Especifique si el giro o consignación de recursos
en los cuales la entidad territorial fue beneficiaria durante el periodo reportado fue
incorporado en la vigencia presentada o no
Ingreso recibido. Registre en miles de pesos el ingreso recibido en el período por
cada concepto, el valor de los desahorros del FAEP, los reintegros, las sentencias y
conciliaciones y no incluya los valores ahorrados en el FAEP. Incluya los giros sin
situación de fondos.
Ilustración 84 Formato Excel de la categoría regalías- formulario relación giros-
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 84
Validaciones Chip – Regalías 1
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
MENSAJE DE VALIDACIÓN
LA CUENTA PRESENTADA NO PUEDE ESTAR VACÍA;
PUESTO QUE ESTA CATEGORÍA SOLAMENTE ES
CUENTA NO VACIA
DILIGENCIADA POR ENTIDADES BENEFICIARIAS DE
RECURSOS DE REGALÍAS Y COMPENSACIONES
LOS ACTOS DEBEN REFERENCIAR VALORES POSITIVOS A
VALOR POSITIVO
EXCEPCIÓN DE LAS REDUCCIONES
VALOR NEGATIVO PARA LAS
LOS ACTOS ASOCIADOS REDUCCIONES DEBENE
REDUCCIONES
REFERENCIAR VALORES NEGATIVOS
VALIDAR QUE EL VALOR REGISTRADO EN INGRESOS SEA
VALOR POSITIVO
POSITIVO PARA TODOS LOS GIROS
EL VALOR REPORATADO PARA LA VIGENCIA DE
CONTROLA RANGO AÑO
INCORPORACIÓN EN CUALQUIER GIRO SIEMPRE DEBE SER
MAYOR A 2000 Y MENOR A 3000
Ilustración 85 validaciones Chip formularios – Regalías 1
6.7.14 Categoría de regalías 2
La categoría de regalías 2 del Formulario Único territorial, se diseño con el ánimo
de recopilar la información de las inversiones con regalías y compensaciones hasta
el periodo reportado.
De esta forma, para esta categoría se diseñaron dos formularios, así,


RELACIÓN_INVERSIONES
INVERSION_DEPARTAMENTAL_POR_MUNICIPIOS
6.7.14.1 Relación de Inversiones
El objetivo de este formulario es registrar los contratos, órdenes de servicios u
órdenes de pago realizados durante la vigencia con recursos de regalías y
compensaciones.
Código Rubro. En esta variable registre el código del rubro presupuestal afectado
al que pertenece el contrato, la orden de servicio u orden de pago.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 85
RP No. Digite el número de registro presupuestal correspondiente a cada contrato,
orden de servicio u orden de pago.
Tipo de Contrato. Escoja de la lista el tipo de contrato al cual pertenece la orden
de servicio, orden de pago o contrato. Ejemplo: obra pública, interventoría,
suministro, prestación de servicios, arrendamiento, empréstito en virtud de una
operación de crédito público, consultoría, compraventa de bienes muebles,
resoluciones de gastos, órdenes de compra, órdenes de servicio, saneamiento
fiscal, convenios interadministrativos y fiducia, entre otros.
Número de contrato. Registre el número del contrato, orden de servicio u orden
de pago realizado durante la vigencia en la que se comprometieron recursos de
regalías y compensaciones. Señale como orden de pagos únicamente aquellas que
correspondan a pagos no amparados por contrato, órdenes de prestación de
servicios u orden de compra.
Fecha de suscripción del contrato. Registre la fecha siguiendo el formato ddmm-aaaa en que fue suscrito el contrato, orden de servicio u orden de pago.
Marque si ejecuta reserva presupuestal. Señale si el contrato, la orden de
servicio u orden de pago, corresponde a la ejecución de una reserva presupuestal
constituida en la vigencia anterior a la reportada.
Programa. Registre el programa al cual pertenece el contrato, orden de servicio u
orden de pago registrada. Si no tiene identificación registre el sector.
Proyecto. Registre el nombre completo del proyecto al cual pertenece el contrato,
orden de servicio u orden de pago, tal y como fue registrado en la ejecución
presupuestal.
Objeto. Registre adecuadamente el objeto de inversión o motivo que originó el
contrato, orden de servicio u orden de pago.
Valor total (ml). Registre el valor total del contrato, orden de servicio u orden de
pago incluyendo todas las fuentes de financiación.
Valor total regalías (ml). Registre el valor de regalías y compensaciones que se
destinó para financiar el contrato, orden de servicio u orden de pago.
Valor total pagado en la vigencia (ml). Valor total del contrato, orden de pago
u orden de servicio pagado en la vigencia con todas las fuentes de financiación.
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Página 86
Valor de regalías pagado en la vigencia (ml). Valor total del contrato, orden
de pago u orden de servicio pagado en la vigencia con recursos de regalías y
compensaciones.
Identificación Contratista. Seleccione de la lista desplegable el tipo de
identificación del contratista.
No. Identificación contratista. Registre el número de identificación del
contratista.
Nombre Contratista. Registre el nombre del contratista que ejecutó el contrato,
orden de servicio u orden de pago.
Fecha de iniciación. Registre la fecha siguiendo el formato dd-mm-aaaa en la
cual se dio inicio a la orden de iniciación del contrato, orden de servicio u orden de
pago.
Plazo. Diligencie el plazo contractual establecido (en meses).
Total días de Suspensión; Diligencie el número de días en los que fue
suspendida la ejecución del contrato, orden de servicio u orden de pago.
Total días de prorroga; Diligencie el número de días en que fue prorrogado el
contrato, orden de servicio u orden de pago.
Fecha estimada de finalización. Fecha estimada de finalización. Diligencie la
fecha siguiendo el formato dd-mm-aaaa en que se estima finaliza la ejecución del
contrato, orden de servicio u orden de pago, teniendo en cuenta la fecha de
iniciación y el plazo establecido.
Representante Legal del contratista. En caso de tratarse de una persona
jurídica, especifique el nombre del representante legal del contratista.
Interventor Técnico o supervisor del contrato. Especifique el nombre del
interventor técnico contratado o del supervisor designado por la entidad territorial.
% de avance físico. Especificar el porcentaje de avance físico en la ejecución del
contrato, orden de servicio u orden de pago.
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Página 87
Visitas realizadas. Cuando la interventoría técnica no fue contratada, registrar el
número de visitas realizadas por el funcionario designado para realizar la
supervisión del contrato, orden de servicio u orden de pago.
6.7.14.2 Inversión departamental por municipios
Este formulario solo debe ser diligenciado por los Departamentos, dado que tiene
por objeto el permitir el registro de la inversión realizada en los municipios
detallando si éstos reciben regalías o no regalías y compensaciones.
Código Rubro. Registre el código del rubro con el que realizó la inversión
Descripción Del Rubro. Registre el nombre, concepto o descripción de los rubros
presupuestales de gastos con los que financió inversiones en los municipios donde
el Departamento durante la vigencia a realizó inversiones financiadas con recursos
de regalías y compensaciones.
Municipio. Registre todos los municipios donde el Departamento durante la
vigencia a realizó inversiones financiadas con recursos de regalías y
compensaciones.
Recibe. Indique si los Municipios en los cuales el Departamento durante la
vigencia, realizó inversiones financiadas con recursos de regalías y
compensaciones en que realizó la inversión es beneficiario de regalías y
compensaciones.
Compromisos. Registre el valor total de los compromisos suscritos por cada
concepto con destino al Municipio reportado.
Ilustración 86 Formato Excel de la categoría regalías 2- formulario relación inversiones departamental por
municipios.
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Página 88
Validaciones Chip – Regalías 2
NOMBRE EXPRESION DE
VALIDACIÓN
VALORES MAYORES A CERO
CONTROLA VALOR TOTAL
FINANCIADO CON REGALIAS CON
VALOR TOTAL
CONTROLA TOTAL PAGADO EN LA
VIGENCIA CON VALOR TOTAL
FINANCIADO CON REGALIAS
CONTROLA FECHA DE
FINALIZACION CON FECHA DE
INICIACION
MENSAJE DE VALIDACIÓN
MENSAJE
EL VALOR REPORTADO PARA EL VALOR TOTAL
CONTRATO, VALOR TOTAL FINANCIADO CON REGALIAS,
TOTAL PAGADO EN LA VIGENCIA, TOTAL PAGADO
VIGENCIA CON Y EL PLAZO EN CUALQUIER CONTRATO
DEBEN SER SUPERIORES A CERO.
NO PERMISIBLE
EL VALOR TOTAL FINANCIADO CON REGALIAS NO DEBE
SER SUPERIOR AL VALOR TOTAL.
NO PERMISIBLE
EL VALOR TOTAL PAGADO CON REGALIAS NO PUEDE SER
NO PERMISIBLE
SUPERIOR AL VALOR TOTAL FINANCIADO CON REGALIAS
LA FECHA DE FINALIZACIÓN DE CUN CONTRATO NO DEBE
SER ANTERIOR A SU FECHA DE INICIACIÓN
NO PERMISIBLE
Ilustración 87 validaciones Chip formularios – Regalías 2
7. Generación de los archivos planos
Antes de generar los archivos planos, verifique que en cada uno de los formatos no
existen alertas identificables de color rojo dado que dichas alertas pueden impedir
la creación del archivo plano o la generación de inconsistencias representadas en
errores permisibles o no permisibles en el CHIP de la CGN.
El usuario puede seleccionar que categorías de información sobre las cuales se
generará el archivo plano para el CHIP, marcando el ítem generar correspondiente
a cada fila del formato y posteriormente oprimiendo el botón de “Archivos para el
CHIP”.
La herramienta no tiene por defecto marcado todos los ítems para la generación de
los archivos planos, si se requiere solamente la generación de parte de las
categorías, las podrá marcar y de esta manera solamente se generarán los
archivos planos seleccionados. Por ejemplo en la Ilustración 88 solamente se
generarían los archivos planos correspondientes a las categorías de ingresos y
servicio de la deuda.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 89
Ilustración 88 Generación de los protocolos de información para el CHIP
Al seleccionar el botón Archivos para el CHIP, la herramienta generará los archivos
planos tal como lo presenta la siguiente figura, para cada archivo plano la
herramienta le sugiere un nombre y la ubicación para su posterior cargue en el
CHIP. La generación de los archivos planos se genera siempre y cuando existan
datos en el reporte y/o no se presenten errores de completitud.
Recomendación: Ubique los archivos planos en el mismo lugar en el que se
encuentran las copias de los periodos de reporte para facilitar su posterior cargue
en la herramienta CHIP. Para el cargue de los archivos en el CHIP consulte el
manual de operación del CHIP.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 90
Ilustración 89 Generación de Archivos Planos para el CHIP
7.1 Verificación de Errores en los reportes.
Durante el proceso de la generación de los archivos planos la herramienta verifica
la no existencia de errores, los cuales pueden ser relacionados con los archivos
vacios o los errores de completitud. Si la herramienta identifica un error le
presentará el mensaje señalado en la Ilustración 90.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 91
Ilustración 90 Mensaje de error para la no existencia de datos
La herramienta señala para cada categoría sobre la que se generan los archivos los
errores y los deja referenciados con un vínculo denominado Errores (Ver
Ilustración 92)
Ilustración 91 Errores en las categorías al generar el archivo plano
Por ejemplo los mensajes en la hoja de ingresos se encuentran referenciados en la
Ilustración 92.
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 92
Ilustración 92 Listado de errores en el reporte de la información
El listado de errores tiene la siguiente información:
1. Datos del Error
a. La categoría que tiene errores
b. El código de la cuenta que genera el error
c. La variable en la cual se presenta el error de digitación.
2. Cuenta
3. Hoja. En el caso del formato de gastos de funcionamiento se presenta la unidad
ejecutora que está generando el error
4. Ir a… Corresponde al encadenamiento que lo envía directamente al formato que
presenta el error ubicando al usuario en la hoja respectiva.
Para solucionar un error siga el encadenamiento respectivo y busque el código de
la cuenta presupuestal y la columna que corresponde a la variable tal como lo
indica el siguiente procedimiento:
1. Seleccione el encadenamiento que lo llevará al formato que debe corregir
Ilustración 92.1 Seleccione el encadenamiento
2. La herramienta de Excel le presenta el formato a corregir
Manual de Usuario – Herramienta FUT Excel
Página 93
Ilustración 93 Vista del formato a corregir
3.
Búsqueda del código y la variable. Utilice las opciones de búsqueda de Excel y
seleccione la columna respectiva.
Ilustración 94 Búsqueda del error
En este caso existe un error de completitud porque la celda del recaudo efectivo
frente al concepto no fue diligenciada cuando si se diligenciaron las columnas de
presupuesto inicial y presupuesto definitivo, para solucionar el error debe digitar el
valor y si aún no se presenta un hecho que genere la actualización presupuestal
debe digitar cero (0).
Para cada error registrado en la herramienta siga el procedimiento del numeral.
7.1. Cuándo ya no existan errores, la herramienta genera el archivo plano para ser
cargado en el CHIP de la CGN.
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