POE Adquisicion de Medicamentos y Elementos

PROCEDIMIENTO ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y ELEMENTOS
1. OBJETIVO
Definir un plan de compra que permita adecuadas existencias de medicamentos y
dispositivos médicos para la atención oportuna de los pacientes; además que refleje
una relación costo/beneficio.
2. DEFINICIONES
Adquisición: Conjunto de actividades que realiza la institución o establecimiento
farmacéutico que permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que
han sido incluidos en el plan de compras, con el fin de tenerlos disponibles para la
satisfacción de las necesidades de sus usuarios, beneficiarios o destinatarios.
Comité de compras institucional: Comité encargado de aplicar la política de
compras, verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y
analizar las ofertas con los criterios definidos, para recomendar la adjudicación
del contrato o la contratación directa. El director técnico del servicio farmacéutico
dará concepto técnico al comité para la adquisición de los medicamentos y
dispositivos médicos. La institución creará mecanismos que permitan adquirir los
dispositivos médicos y los medicamentos que deban utilizarse en las urgencias
evidentes, que no estén incluidos en el Plan Obligatorio de Salud (POS).
3. RESPONSABILIDADES
El Químico Farmacéutico es responsable de:
 Realizar un estimativo de compra por ítem antes de elaborar la orden de
compra.
El personal auxiliar del servicio farmacéutico es responsable de:
 Coincidencia de las existencias físicas versus las existencias que refleja el
software institucional.
4. CONDICIONES GENERALES
Para definir el momento de la compra, debe recurrirse a parámetros de control
como el de oferta y demanda en el país o región, las dimensiones del área de
almacenamiento, componentes significativos del inventario, la política de rotación
de inventarios, el nivel de existencias y la cantidad a comprar. El momento de
comprar se refiere además, a parámetros requeridos para controlar los inventarios,
de manera que se cuente con los insumos necesarios para la prestación del
servicio, logrando la optimización de los recursos.
Para calcular los parámetros de control mencionados, así como las cantidades a
comprar, se plantean diferentes fórmulas matemáticas, aplicables a las
condiciones particulares presentes en el momento de tomar la decisión. Con el fin
de optimizar el tiempo del talento humano encargado de ejecutar la compra,
conviene utilizar herramientas computacionales, bien sea con el empleo de tablas
de excell o, preferiblemente, software institucional. En todo caso, tener claridad
sobre el tiempo para el que se compra o período de cubrimiento (TC), atendiendo
las políticas previamente establecidas.
A continuación se describen las variables y parámetros a tener en cuenta,
obtenidos por fórmulas matemáticas:
 Consumo promedio (CP)
Es el registro de las cantidades despachadas en promedio (cada mes, semana,
día); este promedio se hace teniendo en cuenta la información de un período
(últimos 3, 6 o 12 meses), y se actualiza periódicamente (mensualmente,
semanalmente). Sirve para calcular otros parámetros de control como niveles
mínimo y máximo de existencias, con los cuales puede calcularse al mismo
tiempo, la cantidad a comprar.
 Consumo promedio móvil (CMP)
También en este caso el promedio de una serie de valores observados sobre la
demanda de medicamentos sirve los objetivos de pronosticar cómo se va a dar el
próximo valor. Al tomar seis meses de consumo y promediarlos, este resultado
constituiría el valor del mes séptimo. Si se hace lo mismo para el octavo mes se
elimina el mes primero y la serie toma del mes dos al mes siete, su promedio sería
la demanda del mes octavo y así sucesivamente. Nótese que en este caso, el
resultado del consumo promedio móvil sería la cantidad a comprar para el período
siguiente, sin tener en cuenta otras variables como meses de consumo no
representativos o que distorsionan la compra del mes siguiente.
 Tiempo de reposición.
Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades propias de la compra
y varían en función de la modalidad de compra seleccionada y de los proveedores
seleccionados.
En algunos sistemas de salud este período se duplica por la lentitud en los
trámites administrativos. En los concursos selectivos el tiempo requerido puede
reducirse en un 30%. En los concursos concertados podría disminuir en más de un
50%; cuando los concursos son internacionales, la apertura de cartas de crédito,
embarques, llegada a puerto y trámites de aduana gasta un tiempo cercano a los
90 días, dependiendo de las exigencias.
Para definir la cantidad a compra en un periodo determinado, se deben definir
previamente los siguientes parámetros:
Nivel mínimo de existencias (NmE)
El nivel mínimo de existencias (NmE), representa la cantidad de reserva para
evitar rupturas en inventarios o agotamientos totales que podría generar demanda
insatisfecha. El nivel mínimo, al igual que los demás parámetros de control, puede
calcularse de diferentes formas que, como se dijo anteriormente, son aplicables de
acuerdo a las características de la organización y/o a condiciones particulares
presentes en el momento de tomar la decisión.
Cuando se cuenta con información de consumos mensuales y tiempos de
reposición del inventario, el NmE puede ser:
Tiempo de reposición (TR)
En este caso debe expresarse en meses. Al utilizar esta fórmula, se encuentra que
la existencia mínima que debe tenerse es el equivalente al consumo promedio
requerido para cubrir las necesidades en un tiempo de reposición, útil en el caso
de compras directas y tiempos de reposición que no superen los 15 días.
Además de las formas descritas antes para calcular el NmE, se puede recurrir a la
desviación standard, cuando los consumos son irregulares y los volúmenes de
compra son altos, de la siguiente manera: se toma una serie de datos de los
consumos de los meses anteriores y se realizan las siguientes operaciones: sumar
los consumos y establecer los promedios; establecer las desviaciones frente al
promedio; sumar las desviaciones en sus valores absolutos (independientemente
del signo); multiplicar el promedio de las desviaciones por 1.25; multiplicar el
resultado anterior por el tiempo de reposición. Un ejemplo puede ilustrar mejor: el
medicamento X muestra los siguientes consumos mensuales y requiere de dos
meses como tiempo de reposición.
Punto de reposición (PR)
La cantidad en existencia que realmente da comienzo al proceso de compras es
conocida como punto de reposición (PR). Es la relación entre la existencia de
seguridad y la demanda o consumo promedio (CP) de un período en el cual pueda
reponerse la existencia y alcanzar nuevamente un nivel de normalidad. Los
cálculos pueden hacerse de la siguiente forma:
Nivel máximo de existencias (NME)
El nivel máximo de existencias (NME) representa la cantidad tope que no debe
sobrepasarse porque compromete los recursos del sistema de salud; para
calcularlo se toma en cuenta el nivel mínimo de existencias (NmE), las cantidades
en punto de reposición (PR) y el consumo promedio (CP). La fórmula propuesta
es:
Cantidad a comprar
Revisados y actualizados los parámetros de control para el inventario (consumo
promedio o móvil, nivel mínimo de existencias, punto de reposición, nivel máximo
de existencias), se proceden a calcular la cantidad a comprar así: de acuerdo al
consumo histórico: el consumo promedio de los medicamentos e insumos es la
base fundamental para el cálculo de los demás parámetros de control
mencionados, con las siguientes expresiones es posible calcular la cantidad a
comprar en los casos en que el consumo de dichos insumos es regular y cuando
no ocurren cambios importantes en el perfil epidemiológico de la población
atendida:
.
5. CONTENIDO
5.1 Para asegurar la concordancia de inventarios entre lo físico y lo reportado
por el software institucional se debe realizar inventarios periódicos
aleatorios (dos veces por semana), considerando especialmente aquellos
con relación alto costo/mayor rotación (ver Formato INSUMOS ALTO
COSTO/MAYOR ROTACION, además de un inventario general cada fin de
mes.
5.2 Alimentar constantemente el formato SUGERIDO DE COMPRA, que
permita aproximarnos a mantener la existencias de medicamentos y
dispositivos médicos de acuerdo a los consumos históricos.
5.3 Proceder a realizar la orden de compra de acuerdo a las políticas de
calidad definidas en la institución para la selección de proveedores (ver
POE Selección).
5.4 Recepcionados los insumos solicitados se procede con la recepción
administrativa y técnica (ver POE Recepción), y se procede a cargar la
factura en el software institucional.
6. DOCUMENTOS ASOCIADOS
 LIBRO DE EXCEL (Formato Sugerido de Compra)
 LIBRO DE EXCEL (Formato Insumos Alto costo/Mayor rotación)
7. BIBLIOGRAFIA
 Decreto 2200 de 2005 Expedido por el Ministerio de la Protección Social
 Resolución 1403 de 2007 Expedida por el Ministerio de la Protección Social