TRABAJO DE GRADO POLITICAS PARA EL PROCESO DE COMPRAS EN LA EMPRESA CEMEX COLOMBIA S.A. ANGELA MARIA LIBREROS PUERTA UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA A DISTANCIA BOGOTÁ D.C. JULIO DE 2013 1 TRABAJO DE GRADO POLITICAS PARA EL PROCESO DE COMPRAS EN LA EMPRESA CEMEX COLOMBIA S.A. ANGELA MARIA LIBREROS PUERTA Trabajo presentado a: SANTIAGO GARCIA UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA A DISTANCIA BOGOTÁ D.C. JULIO DE 2013 2 TITULO: POLITICAS PARA EL PROCESO DE COMPRAS EN LA EMPRESA CEMEX COLOMBIA S.A. RESUMEN Para el desarrollo de este documento se toma como base, la práctica del procedimiento de Compras en la Empresa CEMEX COLOMBIA S. A, con el objeto de aplicar los conocimientos investigados y aprendidos, partiendo de los aspectos fundamentales que identifican la empresa, hasta lograr mecanismos eficaces para facilitar el proceso de Abastos, que haga posible, estar más cerca de los clientes, resolver imprevistos y necesidades de forma inmediata. El diseño de las políticas para el Proceso de Compras de la Empresa Cemex Colombia S.A., permite tener unos criterios claros y transparentes que garantiza la compra oportuna de productos y servicios en las condiciones, cantidades, calidades y condiciones adecuadas para la producción de cemento que se requieren para optimizar la rentabilidad de la empresa, alineados a la visión, agenda estratégica y cumplimiento del código de ética; es decir, ofrecer a los clientes y la comunidad soluciones integrales para la industria de la construcción que generen bienestar a la gente. 3 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Asegurar la efectividad del proceso de compras, para que este se realice con transparencia y contribuya a maximizar la rentabilidad de la empresa Cemex Colombia S.A. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar en el campo de acción, el procedimiento para la compra de insumos y servicios la empresa CEMEX Colombia S.A. Analizar el proceso de compras de la empresa CEMEX Colombia Saben el año 2013. Mostrar el proceso de compras y conocer el control adecuado de los inventarios. Contribuir al cumplimiento de la VISION y desarrollo de la agenda estratégica de la empresa CEMEX Colombia S.A. en el año 2013. Garantizar la calidad de compra para mejorar la comercialización y a su vez proyectar la empresa a futuro mejor. 4 PALABRA CLAVE: CALIDAD Y TRANSPARENCIA CEMEX ABSTRACT For the development of this document is taken as the basis, the practice of purchasing procedure in the company CEMEX COLOMBIA S. A, in order to implement the knowledge investigated and learned, based on the fundamental aspects that identify the company, to achieve effective mechanisms to facilitate the process of procurement, which make it possible, to be closer to customers, resolving unforeseen and needs immediately. The design of policies to the process of buying the company Cemex Colombia S.A, makes it possible to have a clear and transparent criteria that ensures the timely purchase of products and services in the conditions, quantities, qualities and conditions suitable for the production of cement that is required to optimize the profitability of the company, aligned to the vision, strategic agenda and compliance with the code of ethics; that is to say, offer to the customers and the community integrated solutions for the construction industry that generate welfare to the people. JEL. A1: ECONOMICA GENERAL; A32: OBRA COLECTIVA – VOLUMENES; B23: ECONOMIA ESTUDIO CUANTITATIVO Y MATEMATICO; C78: TEORIA DE LA NEGOCIACION, TEORIA MATCHING; C92: EQUIPO DE LABORATORIO Y COMPORTAMIENTO DE GRUPO; D21: COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESAD33: DISTRIBUCION DEL INGRESO FACTOR; E21: CONSUMO AHORRO RIQUEZA PRODUCCION EMPLEO E INVERSION; E30: PRECIO FLUCTUACIONF10: COMERCIO GENERAL; F43: COMERCIO INTERNACIONAL ECONOMIAS ABIERTAS; L22: ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESAN6: FABRICACION Y CONSTRUCCION; Y4 TESIS SIN CLASIFICAR KEYWORD: QUALITY AND TRANSPARENCY CEMEX 5 I. INTRODUCCION En los últimos 10 años la industria del cemento en Colombia ha presentado comportamientos volátiles, e inesperados. Registrando crecimientos considerables a finales de los noventa, después fluctuando hacia una crisis en 2005, y en adelante un crecimiento persistente hasta hoy. Mucho se ha hablado que la industria cementera es un mercado de un bien poco diferenciado, concentrado, donde existen barreras a la entrada (por las altas inversiones iníciales), baja capacidad de acumular inventarios, y altos costos de distribución, descripción que hacen escritos como el de Cárdenas y Parra en 2006, y el de Fe desarrollo en 2007. Pero a partir de 1999 han incursionado al mercado cuatro nuevas empresas, Cementos Andino S.A., Concreten S.A. (recientemente adquiridas por el Grupo Argos), Cementos Oriente S.A., Cementos Tequendama S.A. (comienza operaciones en abril de 2008), y otras más que están constituidas legalmente pero no han comenzado a operar. Es necesario entender el mercado, y estudiarlo para aprender a reaccionar ante sus fluctuaciones y cambios inesperados. Los diversos y amplios escritos realizados sobre el tema muestran hallazgos y conclusiones relevantes e interesantes para la industria nacional, pero ninguno se ha dedicado a analizar y explicar el comportamiento de la demanda departamental, razón por la cual se decidió hacer esta investigación. 1 “Las empresas principales establecen políticas de calidad que transfieren a sus intermediarios, para que se cumpla el plan de trabajo y metas que ha establecido la principal, para que la atención y el servicio sea el más óptimo, no obstante se hacen evaluaciones constantes para certificar que esto se cumpla" Teniendo en cuenta estos aspectos generales por medio de esta tesis colocaremos nuestro aporte en el mejoramiento de compra de materia prima y optimización de los productos de Cemex Colombia s.a. con el objeto de mejorar calidad, cumplimiento y rentabilidad de la misma. "Es el proceso de planificar, implementar y controlar eficientemente el flujo de materias primas, inventario en curso, productos terminados y la información relacionada con ellos, desde el punto de consumo hacia el punto de origen, con el propósito de recapturarlos, crearles valor o desecharlos". 1http://www.javeriana.edu.co/biblos/tesis/economia 6 II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El sector minero en Colombia es una de las locomotoras definidas en el programa de Gobierno del presidente Santos, que tiene como alcance garantizar el crecimiento sostenible del Producto Interno Bruto de Colombia en los próximos años. La empresa Cemex Colombia pertenece al sector de producción y comercialización de cemento que está enmarcada dentro del sector minero Colombiano, tiene una capacidad instalada para producir 4 millones de toneladas de cemento al año, lo que le genera unas ventas anuales de alrededor de 1 billón de pesos Colombianos. Para llegar a estos ingresos, dentro de su proceso de producción se hace necesario que la compañía realice compras de alrededor de 350 mil millones de pesos al año. Estas compras están representadas principalmente en ladrillo refractario, cuerpos moledores, emplacados, tabiques, carbón mineral, mineral de hierro, arcilla, yeso, gas, energía eléctrica, equipos y la contratación de servicios especializados que requieren de personal altamente calificado. 2 Las compras representan más del 50% de la estructura de costos de la empresa. Para la mayoría de las organizaciones, tanto de servicios como manufactureras, la función de compras adquiere una importancia estratégica, ya que la eficiencia con que la misma sea cumplida determinará la marcha de la misma, sus costos y su capacidad de respuesta a los requerimientos internos y externos. Dentro de la estrategia de la compañía de optimizar su rentabilidad y en línea con su programa de mejoramiento continuo la alta gerencia ha decidido que debe revisar el proceso de compras para redefinir unas políticas y procedimientos que le permita optimizar costo de los insumos y servicios a la vez que se da un estricto cumplimiento al código de ética. 2Hymer (1976) con su teoría monopolística, Buckley y Casson (1976) con la teoría de la internalización, Kojima (1982) con la teoría macroeconómica y finalmente Dunning (1981, 1988a, 1988b, 1992) expone su teoría ecléctica. 7 III. REVISION LITERARIA Se tomó en cuenta el mercado nacional y las empresas productoras de cemento y articulo para la construcción, de la misma manera se realizó una exhaustiva búsqueda en internet sobre todos los por menores que tiene este gremio de empresarios con el fin de proyectarnos al alcance de nuestros objetivos, otros medios importantes a tener en cuenta fueron su código de ética, su misión, su visión, la agenda estratégica de funcionamiento, los procedimientos políticos en el área de compras, direccionamiento estratégico, desarrollo nuevas plataformas esto con el objetivo de mejorar nuestro trabajo. Se realizara un método de descriptivo deductivo con observación directa e indirecta de los procesos de compra que realiza actualmente la compañía Cemex Colombia S.A. Con la metodología descriptiva se pretende conocer las propiedades, características y actividades del proceso de compras, en el que intervienen los empleados de Cemex Colombia S.A., con información verídica. Para ello se cuenta con la entrevista que se realiza a expertos ejecutivos de la empresa, Libros y Manuales de la institución, Fotografías del área y Referencias de otros autores con relación a dicho proceso. Una vez recolectada la información, se analiza de manera cuidadosa, a fin de extraer una guía importante de Políticas para el área de compras, que conlleve a cumplir de manera eficiente con los requerimientos del área, su buen funcionamiento y contribuye de esta manera al buen desempeño de la organización. La investigación descriptiva busca especificar las propiedades, características y los perfiles importantes de personas grupos comunidades o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis¨ (Danhke, 1989)3. Así como se cuenta con una información importante acerca del proceso de compras y el direccionamiento estratégico de la empresa, de la misma manera se realiza un razonamiento deductivo en el que se concluye con una guía de políticas, que supone y asegura el cumplimiento adecuado de los procedimientos en el área de compras. El método deductivo infiere los hechos observados basándose en la ley general (a diferencia del inductivo, en el cual se formulan leyes a partir de hechos observados). Se hace revisión del direccionamiento estratégico de la organización tomando como parte fundamental la, VISION y la agenda estratégica de la empresa CEMEX Colombia. Se realizó entrevista con el Vicepresidente de Planeación quien orienta las requisiciones mínimas para elaborar las políticas del área de compras de la empresa CEMEX Colombia. 3 Danhke, 1989, descriptivo, miden y evalúan o recolectan datos sobre diversos aspectos, dimensiones componentes del fenómeno a investigar esto con el fin de recolectar toda la información que obtengamos para poder llegar al resultado de la investigación. 8 “Contribuir al desarrollo del país ofreciendo soluciones para la construcción que generen bienestar a la gente” Así mismo, se realiza entrevista con el Director de Abastos, con el Gerente de Proyectos e Importaciones, con la Jefe del Almacén de la planta Caracolito, y con la Gerente de Control Interno. Se trabaja con la información recolectada y establece de manera deductiva las políticas de compra que permitan mejorar la reducción de los costos en los insumos y servicios que compra la empresa Cemex Colombia s.a., Este método permitirá hacer una revisión del contenido artículos, revistas, internet, entrevista con expertos, que mediante el proceso deductivo, llevara a producir un documento con unas políticas de compras que mejoren la rentabilidad de dicho proceso en la empresa CEMEX Colombia S.A. "La Planificación y Control de la producción (PCP) es la actividad que permite coordinar y conducir todas las operaciones de un proceso productivo con el objetivo de cumplir con los compromisos asumidos con los clientes de la empresa, planificar las necesidades de capacidad y prever la disponibilidad para seguir los cambios del mercado, planificar que los materiales se reciban a tiempo y en la cantidad correcta que se necesitan para la producción, asegurar la utilización apropiada de los equipos y las instalaciones, entre otros. Un Sistema PCP exitoso deberá considerar su capital humano como el activo más importante, razón por la cual es de vital importancia el manejo estratégico de la gestión de Recursos Humanos que individual y colectivamente contribuirán a alcanzar los objetivos planteados a corto, mediano y largo plazo". 9 IV. MARCO TEORICO Perfil de la compañía CEMEX Colombia “En el transcurso del último siglo, hemos crecido desde ser un participante local hasta llegar a ser una de las primeras empresas globales de nuestra industria. Contamos con la gente, la cultura y las oportunidades para continuar nuestro camino de crecimiento disciplinado. - See more at:” CEMEX es una compañía global de materiales que ofrece soluciones integrales para la industria de la construcción que ofrece productos de alta calidad tales como cemento, concreto y agregados y servicios confiables a clientes y comunidades en América, Europa, África, Medio Oriente y Asia. Tiene una red de operaciones que produce, distribuye y comercializa cemento, concreto premezclado, agregados y otros productos relacionados en más de 50 países, a la vez que mantiene relaciones comerciales en aproximadamente 102 naciones. CEMEX inició operaciones en Colombia en 1996 luego de la adquisición de Cementos Samper, Cementos Diamante y Central de Mezclas. Ofreciendo soluciones para la construcción que generara bienestar a la gente. La misión de CEMEX es satisfacer globalmente las necesidades de construcción de sus clientes y crear valor para sus accionistas, empleados y otras audiencias clave, consolidándose como la organización cementera multinacional más eficiente y rentable del mundo. La visión de CEMEX es “Contribuir al desarrollo del país ofreciendo soluciones integrales para la industria de construcción que generen bienestar a la gente, definiendo la evolución del entorno competitivo. Somos una empresa que ofrece soluciones integrales para el sector de la infraestructura y la vivienda”. Jacks habló con Portafolio. El actuar diario de CEMEX se define a través de la práctica de los valores y ética empresarial; por ello, crea estrategias sólidas, basadas en los principios de Colaboración, Integridad y Liderazgo que permiten asegurar la productividad y el crecimiento de manera sustentable4 4 En el transcurso del último siglo, hemos crecido desde ser un participante local hasta llegar a ser una de las primeras empresas globales de nuestra industria. See more at: http://www.cemexcolombia.com/NuestraEmpresa/Historia.aspx#sthash.VUrXrsUD.dpuf 10 “Presencia mundial (al 31 de diciembre de 2012) Presencia en más de 50 países a nivel mundial con cerca de 44,000 empleados Capacidad de producción anual estimada de 95 millones de toneladas de cemento Producción anual de 55 millones de metros cúbicos de concreto premezclado y alrededor de 159 millones de toneladas de agregados en 2012 -57 plantas de cemento (además de una participación minoritaria en 12 plantas cementeras), 1,899 plantas de concreto premezclado, 371 canteras de agregados, 221 centros de distribución terrestre y 69 terminales marítimas Una visión del modelo utilizado en la consulta de los códigos de materiales” Según Carlos Jacks, presidente de la compañía en Colombia, con el fin de fortalecer la presencia en el mercado del cemento, Cemex avanza en proyectos relacionados con el incremento de la capacidad operacional, “Estamos avanzando en el mejoramiento de la capacidad productiva, para adecuarla al crecimiento del mercado nacional”. Jacks dicen que el potencial es grande, pues Colombia sólo consume 220 kilos de cemento per cápita al año, mientras que el promedio de A. Latina es de 330 kilos. Para CEMEX COLOMBIA S.A. Es muy importante la transparencia en los procesos y por eso decide apoyarse en los principios y valores del Código de Ética como aparece en la página 13. Uno de los principios que nos muestra en CEMEX es el respeto de los acuerdos y compromisos establecidos en nuestros contratos. Respetamos también los derechos de propiedad intelectual e industrial y por ello el personal no puede establecer relaciones comerciales con contratistas o proveedores que no demuestren que están debidamente autorizados para el uso o comercialización de productos y servicios sujetos a pago de regalías o derechos de propiedad intelectual o industrial a terceros, así como la autenticidad y licitud de los mismos. Los procedimientos que ayudan al auditor a obtener evidencia suficiente y competente respectos a las aseveraciones de los estados financieros en cuanto a existencia, integridad, evaluación, propiedad, presentación y revelación de las aseveraciones y deudas contraídas pendientes de liquidar. Así mismo refiere la Página 34 del Código de ética: El buen uso y la salvaguarda de los activos de CEMEX son elementos fundamentales que contribuyen al logro de nuestra Misión. Los activos son todos los bienes tangibles e intangibles propiedad de la organización, tales como edificios, maquinaria y equipo, inventarios, efectivos, cuentas por cobrar, acciones y valores. Los activos también incluyen información, inventos, planes de negocio, patentes y marcas, nombres comerciales, identidad e imagen corporativa, tecnología de información, entre otros. 11 Colaboración: Trabajamos con otros en la búsqueda colectiva de la excelencia. La colaboración es la base de todas nuestras relaciones. Colaboramos con nuestros clientes, colegas, proveedores y otros socios y aliados para lograr metas compartidas. Integridad: Actuamos con honestidad, integridad y respeto por todas las personas y organizaciones con las que interactuamos. Liderazgo: Buscamos ser líderes no sólo en la industria de los materiales para la construcción sino también en todas nuestras relaciones. Somos una compañía con una fuerte visión del futuro basada en la sustentabilidad, excelencia e innovación.5 Figura 1. Plantas en las que opera CEMEX COLOMBIA S.A. Fuente: Planos con Plantas de la Compañía Cemex Colombia S.A. 5http://www.cemex.com/ES/AcercaCemex/Valores.aspx 12 “Plan de acciones para ejecutivos Con el fin de alinear mejor los intereses de nuestros ejecutivos con los de nuestros accionistas, a partir de 2005 les comenzamos a ofrecer un nuevo plan de acciones. El plan considera cambio en el plan de compensación de largo plazo de la compañía, al pasar de opciones sobre acciones, a programas basados en acciones restringidas. Al 31 de diciembre de 2012, nuestros ejecutivos tenían 30.921.769 CPOS restringidos, que representan el 0.3% del total de CPOs en circulación.” COMITÉ DIRECTIVO PRESIDENTE Jacks, Carlos VP. SOLUCIONES PARA EL CANAL DE DISTRIBUCIÓN INDUSTRIALES Cárdenas, EJuan Carlos DIRECTOR DE INFRAESTRUCTURA & VIVIENDA Ruíz, Esteban VP. OPERACIONES CEMENTO & TECNOLOGIA PARA COLOMBIA & SAC DIRECTOR DE AGREGADOS Ángeles, Edgar Muñoz, Juan Carlos VP. SOLUCIONES PARA CONSTRUCTORES Parra Parra, Nelson VP. PLANEACIÓN, INNOVACIÓN & DESARROLLO DE NUEVOS NEGOCIOS Ramírez M, Edgar VP. RECURSOS HUMANOS Schmidt-Mumm, Carlos VP. COMUNICACIÓN & RELACIONES INSTITUCIONALES Suarez, Daniel VP. JURÍDICO González, Camilo Figura 2. Organigrama Comité Directivo Fuente: Agenda Estratégica Cemex Colombia S.A. 13 VICEPRESIDENCIA DE PLANEACIÓN, INNOVACIÓN Y NUEVOS NEGOCIOS VP. PLANEACIÓN, INNOVACIÓN & DESARROLLO DE NUEVOS NEGOCIOS Ramírez M, Edgar ASISTENTE DE VICEPRESIDENCIA Carreño, Sandra DIRECTOR DE PLANEACION FINANCIERA DIR. INNOVACIÓN Y DESARROLLO DE NUEVOS NEGOCIOS DIR. PLANEACION ESTRATEGICA Y MERCADEO DIR. DE ABASTOS COLOMBIA & SCAC Toro, Manuel Serna, Juana Enríquez, Efraín Moreno, Fabian GERENTE FINANCIERO Y DE PROYECTOS GERENTE DE ESTRUCTURACION DE PROYECTOS GERENTE DE ESTRATEGIA DE MERCADEO Vacante Navarrete, Mauricio Aragón, Inmaculada ANALISTA PLANEACIÓN FINANCIERA Pérez, Juan COORD. PROYECTOS INMOBILIARIOS JEFE PRESUPUESTO E INFO. FINANCIERA Criollo, Sandra POSICIÓN MOE Garcia, Laura ANALISTA PLANEACIÓN FINANCIERA Hernández, Julian Beltrán, Edgar Soacha, Wilson Gutierrez, Gabriela COORD. ECONOMIA E INTELIGENCIA DE MERCADOS Ariza, Lina COORD. DESARROLLO DE MERCADOS & CANAL ECONOMISTA Herrera, Julian Joya, Juan ANALISTA DE PLANEACIÓN ANALISTA DE ECONOMIA Y MERCADOS JEFE DE MERCADEO CONSTRURAMA PRACTICANTE S Serrato, Juan Guzman, Yessica Ortiz, Jaime COORD. INNOVACIÓN Y NUEVOS NEGOCIOS Pinilla, Liliana Ospina, M. Paula Villegas, Fatima Figura 3. Vicepresidencia de Planeación; Fuente: Agenda Estratégica Cemex Colombia S.A. 14 ABASTOS DIR. DE ABASTOS COLOMBIA & SAC Enríquez, Efraín GERENTE DE NEGOCIACIONES COLOMBIA & SCAC GERENTE DE OPERACIONES CEMENTO Vásquez, Cesar sasquez, Cesar Florez, Dilmar NEGOCIADOR LIDER Castro, Álvaro Arjona, Pedro PLANEADOR ABASTOS PLANEADOR ABASTOS Salgado, Marco F Dilmar Zambrano, Olga GERENTE PROYECTOS IMPORTACIONES COL & SCAC Mendoza, Mario COORD. VENTA ACTIVOS FIJOS NO PRODUCTIVOS Álvarez, Oscar COL & SCAC Arasf Arjora Pedro NEGOCIADOR Neguera, Sandra Martínez, Rafael Melendro, Felipe JEFE DE ALMACEN JEFE DE ALMACEN Bermeo, Cristina Santana, Pedro OPERADOR ALMACEN OPERADOR ALMACEN Bonilla, Luis E Rincon, Ivan JEFE DE ALMACEN Lizarazo, Héctor Parra, Lidis Acosta, Carlos POSICIÓN MOE COORDINADO R CAPEX COLOMBIA & SCAC Arenas, Alejandro NEGOCIADOR LIDER CONSTRURA MA Aida Miranda, JEFE DE SOPORTE OPERATIVO COLOMBIA Sarmiento, & SCAC Nubia NEGOCIADOR CAPEX NEGOCIADOR LIDER COORDINADO R SOPORTE OPERATIVO Prada, Francisco Vacante Trujillo, Janoy COORDINADOR LOGISTICO COLOMBIA & SCAC NEGOCIADOR PROYECTO CAPEX Palacios, Nataly Romero, Jaime JEFES DE ALMACEN NEGOCIADORES INFRAESTRUCT URA Y VIVIENDA Herrera, Eraldo (Cúcuta) Duque, Julian (Pereira) Angulo, Cley (Monteria) Ovalle, Ramon (Villanueva) Arias, Jose (Cúcuta) Hernandez, Alexander Goméz, Yina Vacante Guajira Vacante Pereira PRACTICANTE S Bustos, Diego Pinilla, Alejandra Figura 4. Dirección de Abastos Fuente: Agenda Estratégica Cemex Colombia S.A. 15 V. SOBRE LA ESTRATEGIA DE EFICIENCIA OPERATIVA Los procesos utilizados en Cemex Colombia son los mejores utilizados en la industria de Cementos y permiten satisfacer las necesidades de los clientes usando la cantidad óptima de recursos y generando el mayor valor posible. Con frecuencia se busca mejorar el desempeño de la compañía para hacerla eficiente, ágil e innovadora al identificar, compartir e implementar las mejores prácticas en toda la red global de plantas e instalaciones.6 “Colombia protagonizará la próxima historia de crecimiento en América Latina, un país donde no faltan oportunidades para la inversión extranjera. Industrias pesadas, principalmente de infraestructura, serán las grandes vencedoras, en la medida en que el Gobierno de Juan Manuel Santos vaya introduciendo nuevas reformas que modernizarán la economía. Al igual que una casa, los cimientos de la nueva Colombia se construirán sobre la industria del cemento. Buena parte de los gastos en infraestructuras se dirigirán al segmento de transporte (sobre todo carreteras) y vivienda, cuyo principal insumo es el cemento. En Colombia, la industria del cemento está dominada por tres empresas: Argos, Cemex y Holcim.” Constantemente se desarrollan nuevas metodologías para hacer las tareas diarias más eficientes permitiendo una toma de decisiones simple, escalable y flexible, guiada por una serie de normas corporativas. Esta estrategia permite movilizar las iniciativas globales mucho más rápido, al hacerlo de manera paralela, en lugar de secuencial. En la búsqueda del mejoramiento continuo las empresas trabajan en el llamado Justo A Tiempo El Justo a Tiempo (JAT) traerá cambios importantes relacionados con las políticas de compras de la organización lo cual es llevado a cabo con mayor satisfacción con el desarrollo de procedimientos y políticas que orientan a ese objetivo. El campo de las adquisiciones es uno en el cual se encuentran tentaciones para seguir una conducta no ética. Algunos vendedores prometen una participación a los agentes de compras si el contrato es concedido a la compañía que representan. El asunto de si aceptar o no tales obsequios está sujeto a controversia. Además de los agentes de compras, otros individuos pueden ser blanco de vendedores no éticos. En ocasiones se ponen en contacto con los ingenieros para influir sobre el diseño de un producto de manera que sólo un proveedor pueda cubrir las especificaciones. Al 6http://www.wharton.universia.net/index.cfm?fa=viewArticle&ID=2147 16 personal de investigación y desarrollo se le puede influir para que especifiquen ciertas características en el producto que sólo puede cubrir un solo proveedor. Con frecuencia los vendedores crean problemas de ética de otro tipo. A continuación siguen algunas actividades sobre las que en lo general se ha acordado que son no éticas y/o ilegales. El arreglo de precios. Coludirse los proveedores al hacer cotizaciones. Sabotaje de los productos de un competidor que se han dejado como prueba con el comprador. Envío de muestras de productos de calidad mucho más elevada que la de los productos que se fabricarán y entregarán. Uso de publicidad engañosa con relación a productos y precios. El Vicepresidente de Planeación de Cemex Colombia S.A. tiene el siguiente planteamiento acerca de cómo las políticas se alinean con la Misión y la agenda estratégica de la compañía: ¨Dentro de la visión de la Compañía, Desarrollar soluciones integrales para la industria de la construcción que generen bienestar a la gente en Colombia, definiendo la evolución del entorno competitivo, la cual es el marco de nuestra agenda estratégica, que en la dimensión de procesos busca respetar la normatividad para tener procesos de negocio innovadores, lo que buscamos es tener una políticas de abastos que respondan a los retos de negocio que debemos alcanzar en los próximos años¨ 17 VI. EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS El procedimiento de Compras en la empresa CEMEX Colombia S.A. considerado, inicia con la consulta de los datos maestros de bienes, servicios y proveedores además del estatus de los inventarios de materiales requeridos como datos básicos previos a la creación del documento de compra. La plataforma utilizada por la empresa se llama SAP, donde se almacenan los datos que incluye los Materiales, servicios, proveedores y clientes y que se encuentra disponible para cada usuario según el nivel de seguridad y rol que se lo permita. "La logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los proveedores hasta el cliente. Dada su importancia, existe la necesidad de su diseño sea flexible, sincronizada con los sistemas de producción, control y reducción de costos y desarrollo de herramientas analíticas y de control para el logro de objetivos" El Procedimiento de Compras se compone de las siguientes actividades: Datos Maestros: Parte de la consulta, sirve para entender cómo funcionan los procesos de datos maestros de bienes, servicios y proveedores, además del estatus de los inventarios de materiales, requeridos como datos básicos previos a la creación de documentos de compras. Su importancia radica en ser la base de información bajo la cual se procesa todas las transacciones del sistema, se almacena centralmente y está disponible para todo el sistema, cada usuario puede acezar a la información de datos maestros que su nivel de seguridad y rol le permita. Los registros que existen en el sistema se llaman datos Maestros y estos pueden ser: Materiales, Servicios, Proveedores o clientes. CSS (Cemex Shared Servicies) es el área responsable de estos datos maestros y se encargan de la captura, edición y administración de dichos datos, los procesos que ejecuta CSS son la creación de datos para un nuevo código de material, servicio o proveedor; los cambios o eliminación a códigos de material, servicio o proveedor existentes. Los materiales tienen unos códigos que contienen toda la información de bienes; materiales, equipos y materias primas que usa la compañía. Integra información de producción, inventarios, ventas, distribución, compras y contabilidad. Es la fuente de datos de los procesos de compras. Es una filosofía aplicable a las operaciones cuyo objetivo es el mejoramiento continuo y la eliminación de perdidas en todas las áreas de la empresa. La meta del enfoque JAT es producir solo lo necesario en la cantidad requerida y el tiempo preciso. La empresa puede aumentar de modo radical la capacidad de respuestas frente a los requerimientos de los clientes y perfeccionar la capacidad para competir en costos, calidad, 18 credibilidad, y flexibilidad y tiempo. La reducción de tiempos de organización y costos permite que la empresa reduzca los tamaños de lote sin incurrir en costos elevados, lo cual reduce el ciclo de inventario e incremente el rendimiento del sistema. Los tiempos de entrega cortos posibilitan que la empresa utilice la demanda real y no el pronostico de demanda para la programación detallada de la producción. Este incremento de la certidumbre produce menores inventarios de bienes elaborados. Asimismo el mantenimiento de exceso de capacidad permite satisfacer aumentos inesperados en la demanda sin mantener inventarios considerables de reserva. Además de reducir el ciclo de inventario, el enfoque JAT pregona continuamente la reducción paulatina de inventarios de reserva, lo cual ayuda a descubrir los problemas que luego se combaten y eliminan. A medida que la empresa reduce la necesidad de mantener inventario, mejora su capacidad para competir y satisfacer a los clientes, sin embargo el objetivo final no es llevar a cero los niveles de inventario, pues en muchos casos es necesario y benéfico mantener cantidades pequeñas. El Justo a Tiempo (JAT) traerá cambios importantes relacionados con las políticas de compras de la organización y hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos, como se ve, los dos aspectos del objetivo son conflictivos. El Abastecimiento Estratégico se define como una metodología enfocada en la reducción del costo total de los materiales, bienes y servicios contratados por la compañía. Consiste en un proceso lógico y secuencial que analiza la demanda interna de la empresa, su posición frente al mercado de oferta y el poder de negociación de la compañía con relación a sus proveedores. De esta forma, se lograrán identificar las mejores oportunidades de abastecimiento, al menor costo total, con el menor riesgo posible, con una visión clara de las innovaciones de productos y de mercado, la mejor calidad y todo ello, soportado por la selección de los proveedores idóneos y mejor calificados del mercado Cualquier solicitud que se realice para materiales en SAP continúa temporalmente ejecutándose en la herramienta ¨requisite¨ como vía para solicitar códigos entre los usuarios y el CSS. 1. Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios. 2. A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado. 19 Almacén característica de planificador de necesidad Almacén 0001 0002 clases de Denom almacén valoración Prod. terminado multiproducto no aplica ND N/A 1000 almacén general 001 1002 materia prima 1003 1004 1005 energéticos empaques recuperado RECOVERED 1006 reparado REFURBISH PD Y ND 002 1007 1008 outsourced proyectos AVG COST ABG COST PD 003 planeador abasto alm. Proveedor 1009 1020 dañado producción ND 002 planeador abasto costo promedio AVG COST RECOVERED recuperados REFURBISH reparados AVG COST PD Y ND 002 001 001 PD ND NO APLICA jef de almacén planeador abasto jefe de almacén inventario y parámetros de reposición custodia No. inventario afectación a CC Figura 5. Códigos de Materiales. Fuente: Procedimiento de Compras Usuario Final Antes de requerir o comprar materiales es necesario validar si se cuenta o no con existencia de ellos en cantidad suficiente para cubrir la necesidad que se tiene, esto representa la oportunidad de consumir materiales que hay en la planta o en otras plantas de la organización y con esto se apoya la racionalización del capital de trabajo, lo mantiene en niveles óptimos, necesarios y se contribuye a controlar el gasto de la compañía en este rubro. Los códigos de servicio contienen toda la información de servicio que usa la compañía son fuente de datos del proceso de compras e integra la información de compras y contabilidad. 20 La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los siguientes: Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organización. Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo. Mantener unas normas de calidad adecuadas. Buscar y mantener proveedores competentes. Normalizar los elementos que se adquieren. Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible. Mantener la posición competitiva de la organización. VII. LA CLASIFICACIÓN DE LOS CÓDIGOS DE SERVICIO SE HACE DE ACUERDO A: La familia: Es el tipo de servicio que presta un contratista o proveedor. Su base es frecuentemente un verbo ejemplo: Renta, leasing, outsourcing, limpieza, servicios industriales. La línea: Es quien brinda el servicio solicitado o quien recibe el servicio prestado. Frecuentemente es un sujeto ejemplo: camión, técnico, compresor, guía, ingeniero y ductos. Tipo de línea: Es la clasificación derivada de quien brinda o recibe el servicio para definirlo más específicamente el eléctrico, un neumático, oficinas, podado, proceso y producción. La capacidad: Es el volumen del servicio que medido en unidades de longitud, tiempo u otro ayude a dimensionarlo y referenciarlo para facilitar el cálculo del costo del servicio ejemplo: 8 horas diarias, 6 m3 de capacidad, 200 m2, 600 mm de diámetro. La unidad: Es la medida básica específica del servicio ejemplo día, hora, mes, m3, m3 y metro 21 DESCRIPCION CORTA (40C) renta camión volteo 6M3 leasing copiadora 5000c/mes leasing mant camion revolvedora 6m3 moetecind 8h moe supervisor ind 12h limpieza oficinas planta 500m2 Jardinería áreas verdes 2000m2 cont/plagas fumigación oficinas quincena vigilancia planta cemento 7 24 /planta outsorcing asistente lunes viernes outsorcing ingeniero civil lunes sábado obra civil muro ladrillo montaje reductor MAAG 1 TON instalación dicto seléctricos ligero acarreo materias primas FAMILIA LINEA TIPO DE LINEA CAPACIDAD UNIDAD Renta Camión Volteo Leasing Copiadora 6M3 DIA 5000C/MES MES LeasinMant Camión Moe Tec Revolvedora 6M3 Ind 8H MES DIA Moe Supervisor Ind 12H DIA Limpieza Oficina Planta 500M2 MES Jardinería Áreas Verdes 2000M2 MES Cont Plaga Fumigación Oficinas QUINCENA MES Vigilancia Planta 7 24/PLANTA MES Outsorcing Asistente LUN VIER MES Outsorcing Ingeniero LUNES SAB MES Obra Civil Muro LADRILLO M2 Montaje Reductor Maag 1 TON TONELADA Instalación Ductos Materia Primas Eléctricos LIGERO METRO 5 KM VIAJE Acarreo Cemento Civil 22 5 KM recolección desechos ind 5TON semana Recolección Deshechos topografía materia prima Materia GPS Topografía Primas Ind 5 TON SEMANA MES GPS EVENTO Figura 6. Códigos de Servicio Fuente: Procedimiento de Compras Usuario Final Consulta de datos maestros de proveedores: Es la actividad por medio de la cual el usuario puede verificar la información maestra de un proveedor específico. Es importante porque contiene la información y las condiciones comerciales establecidas entre Cemex y el proveedor, la cual es requerida para poder establecer una relación cliente proveedor. Esta información consta de dirección, teléfono, correo electrónico, clasificación del proveedor, nombres de contactos, RFC, tipo de proveedor, Cuenta bancaria, Tipo de pago, Cuenta bancaria, Retenciones y Cuenta asociada 23 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Medio de Compra Necesidad Requisitos Contratos Cotización NB/Editable OC AN Plan Facturación Cotización Requisición Consumo Facturación Pago Facturación A Mb/ Sipo A Orden asistida WK.MK.ZWKI MGO A Contrato nacional OT’S Proyecto Rep. De Inventarios Recepción FO N/GO ZNB/ZICP Recepción de Materiales Orden Contrato/consignación n Contra to local A ML81N Aceptación Servicios ZNB/No Editable Requisición LE ZEUP/Pago directo MGO Orden usuario Consumo Consignación n A Orden de leasing MK Contrato MMPP Cotejo A ZNB Orden MMPP Ruta MMPP Recepción MMPP Financi kit Pre Liquidación (1) Pago Facturación Facturación Electrónica Validación (1) (2) Afectación cc Aceptación de cargo Autorización documental (2) sin liga en sistema A Autorización estrategia de liberación Usuario Cd p Abastecimiento Herramienta Pago Centralizado Figura 7. Flujo grama del proceso de compras. Fuente: Procedimiento de Compras Usuario Final Requisiciones. Consta de: La Solicitud de un pedido o requisición es una solicitud electrónica de bienes y servicios creada en el sistema desde el modulo de compras que se encuentra en el sistema donde se especifican los datos generales de adquisición, lugar donde se requieren, Centro de costo al cual se imputara el gasto entre otras cosas y se solicita autorización. La requisición genera un registro de las solicitudes de materiales y servicios, las cuales son revisadas y aceptadas por aéreas de suministro quienes a su vez determinan la fuente del suministro con el menor costo, calidad, tiempo de entrega y servicio por parte del proveedor. El usuario solicitante verifica si hay existencia del material requerido, valida la disponibilidad de fuentes de suministro negociada (contrato), verifica si existe área de suministro en su Unidad de Negocio debe crear requisición y si no existe área de suministro en su Unidad de negocio crea orden de compra de usuario (ZEUP) 24 Figura 8. Pasos para crear una compra. Fuente: Procedimiento de Compras Usuario Final El usuario captura a través de la plataforma la información de materiales y servicios que requiere con sus respectivas cantidades y descripción detallada. Es importante validar la existencia del código de material o servicio requerido, y si este no existe realiza la solicitud en un texto libre. Todas las solicitudes creadas deberán seguir la ruta de autorización definida por el perfil del usuario, en el módulo de compras o en su módulo operativo. Todas las solicitudes pueden ser modificadas antes de que sean liberadas (autorizadas); además pueden ser consultadas en modo de visualización en cualquier estado que se encuentre la solicitud. Si después autorizada la edición altera el importe total de la solicitud, ésta pasará nuevamente por ruta de autorización. Las solicitudes pueden contener materiales y servicios dentro del mismo documento, estar relacionadas a una orden de trabajo si es necesario y se pueden realizar pedidos para artículos dentro y fuera de convenio. 25 Acerca de las Importaciones, en las solicitudes que se sabe de antemano que son de importación y que son de material no codificado, deberá seguir los siguientes lineamientos: Utilizar el código de material 100 (que es un código genérico) e inmediatamente colocar la descripción del artículo. Compras Usuario Final: Los Documentos de Compra de Usuario final sirven para agilizar los procesos de compra que requieren los usuarios finales. Estos documentos pueden ser manejados por ellos mismos buscando el mejor valor al negocio, condiciones de pagos, fecha, calidad y especificaciones requeridas, con los proveedores. Este proceso aplica con usuarios autorizados que pueden generar directamente una orden de compra de usuario sin requerir requisición y sin requerir cotizaciones. Los procesos de compras de usuario final son importantes porque operan con procesos simples y ágiles de acuerdo a las necesidades locales. Hoja de Entrada de Servicio: es un documento de compras que se realiza para aceptar un servicio. Después de validar su ejecución satisfactoria, genera pasivos no documentados como avance de obra o entrega de un servicio, requiere previa supervisión, aceptación del servicio, y Orden de Compra autorizada. Pago Centralizado: es una herramienta fuera de SAP para administrar pagos de personal contratado por outsourcing y vigilancia entre otros. Se genera el pago al proveedor previa recepción de factura electrónica y posteriormente el usuario verifica el cargo respectivo. Este es un medio de compra administrado por Cuentas por Pagar y gobernado por Cuentas por Pagar Abastecimientos. Luego se debe pedir la autorización de documentos de compra de Usuario Controlar el gasto en base al presupuesto, políticas de la compañía y los roles de los usuarios involucrados. Esta autorización aplica para los documentos de compras, estableciendo los puntos clave que un autorizante debe identificar y revisar para proceder a liberar los documentos antes de ser implementados en el sistema. El proceso de liberación en SAP es el proceso en el cual se autoriza en el sistema los documentos de compra usados para solicitar, adquirir o recibir bienes o servicios. Es este proceso donde de acuerdo a la estrategia de liberación (ruta de autorización) los documentos pasan por diferentes autorizaciones hasta su liberación. Este proceso permite administrar la generación de compromisos de pagos que haremos a proveedores generados por documentos de compras y que impactarán en presupuestos específicos. Supervisar, identificar, controlar procesos y políticas de adquisición de bienes y servicios e identificar y controlar el incremento o disminución del capital de trabajo. 26 Autorización por tipo de Documento de Compras de Usuario: tienen como objetivo controlar el gasto en base al presupuesto, políticas de la compañía y los roles de los usuarios involucrados. Esta autorización aplica para los documentos de compras, estableciendo los puntos clave que un autorizante debe identificar y revisar para proceder a liberar los documentos antes de ser implementados en el sistema. Cuando se ha autorizado una compra se le llama Liberación en SAP. Las autorizaciones permiten Administrar la generación de compromisos de pagos a proveedores generados por documentos de compras y que impactan presupuestos específicos, supervisar, identificar, controlar procesos y políticas de adquisición de bienes y servicios e identificar y controlar el incremento o disminución del capital de trabajo Recomendaciones para Autorizar Documentos de Compra: Selección: Generar listado de pendientes de liberar, seleccionar la que desea autorizar. Revisión: Revisar los puntos clave en cabecera, en resumen de posiciones, y en posición el detalle de cada concepto; como centro (planta), almacén, solicitante, centros de costos, cuenta de mayor, cantidades solicitadas, tiempos de entrega, notas de justificaciones. Entrada de materiales: Es un proceso soportado por la orden de compra autorizada al ser ingresados al sistema, afectando centro de costos y generando el pasivo no documentado. El usuario creador del documento de compra es responsable del proceso y quiebres que el documento genere desde su creación hasta el pago al proveedor debido a que Se registra contablemente cada entrada de materiales y servicios recibidos en unidades de negocio de CEMEX, se afecta a centro de costos en caso de materiales no inventariables y se genera pasivo no documentado para cumplir compromisos de pago. El abastecimiento es una de las funciones comunes básicas de cualquier organización, puesto que cada una de ellas depende -si bien en mayor o menor grado- de los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna organización es autosuficiente. Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la función que cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada. Otro aspecto fundamental es la selección de los proveedores, y para ello es recomendable contar con políticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones. Finalmente, está claro que el área de abastecimiento de cualquier empresa juega un rol importante, y que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y por consiguiente en los precios también, lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de mantenerse en el mercado y competir. El éxito de una empresa, creada para ofrecer productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinación 27 razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que produce. Descripción del Proceso de Recepción de Materiales: Cuando se instala un sistema de cómputo para utilizarlo en la realización de la función de compras, los pasos esenciales de una óptima compra siguen siendo los mismos que en los métodos manuales. El cambio sólo se presenta en la forma en la que se realizan esas etapas iniciales. Cuando económicamente se puede introducir un sistema de computo a la empresa, se pueden obtener las siguientes ventajas: El manejo electrónico de los procedimientos reduce el esfuerzo manual de los empleados aun mínimo, la información a partir de los registros están disponibles en forma casi simultánea, se mejora el control de las operaciones, no sólo por la disponibilidad en el momento de la información para tomar una buena decisión, sino también por la flexibilidad lograda por la facilidad de manejar grandes cantidades de detalles, disponiendo así de las nuevas herramientas para el comprador y para el administrador. Se mejora el desempeño de operación por la disponibilidad de información y el mejor control de las operaciones. Así pues, el uso de un sistema de cómputo se ve reflejado en las etapas del sistema de compras de la siguiente manera: Reconocimiento de una necesidad: cuando la computación se utiliza en forma adecuada puede ser de gran ayuda para analizar la información correspondiente a uso, mercado, factores económicos y uso esperado para concluir los pronósticos con prontitud y exactitud. Descripción d la necesidad: las cantidades de los artículos requeridos para su compra se determinan después del análisis de la información mencionada en laetapa1 y de estudiar la lista de materiales para determinar el efecto que tendrá sobre los inventarios y las ordenes abiertas sobre esos requerimientos específicos. Con la información de requisición para artículos específicos se puede alimentar a la computadora para un análisis de la cantidad económica de compras considerando aspectos de costo de adquisición, contra los de mantenimiento e inventario. Determina y analiza fuentes posibles de abastecimiento. : cuando la requisición es procesada por la computadora, la información con relación a proveedores, almacenados precisamente en la memoria de la computadora, puede proporcionar listas de vendedores y sus precios pasados y registro del desempeño y preparar formas de solicitud de cotizaciones. Determina precio y términos al seleccionar al vendedor idóneo Prepara y asigna las órdenes de compra. 28 Seguimiento expedición de la orden. Una vez que se ha colocado la orden el sistema sigue larden manteniendo fecha de registro de la recepción de los materiales, facturas, ordenes recambio y datos de expedición. Recepción e inspección de artículos Liquida la factura y paga al proveedor Mantenimiento de registros: las ordenes ya cerradas se llevan usualmente a un registro de ordenes durante cierto tiempo para permitir posteriormente un rechazo o ajuste. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado Beneficios: altas resistencias iníciales, aumento en la velocidad de ejecución de las obras y la facilidad para hacer un desencofrado rápido cuando sea necesario. Usos y aplicaciones: es especial para elementos estructurales como cimientos, losas, vigas, columnas y muros. Además, es ideal para la producción de elementos prefabricados de todo tipo y concretos de alta resistencia.” Recepción: El material es recibido por el operador de almacén o el usuario final donde no exista un almacén físico en la planta. Documentación: Identificar en el sistema la orden de compra que ampara el bien a ser recibido. Inspección: Se inspecciona el material físicamente ya sea por el operador de almacén o en su defecto por el usuario final. En caso de daño o requerir ayuda especializada, puede requerirse al usuario solicitante. Cuando la orden de compra de usuario tenga recepción parcial y no se suministrará el complemento, la orden de compra debe ser cerrada por el usuario mismo. 29 Descripción del Proceso de Recepción de Materiales Recepción parcial o total. El operador de almacén/usuario final deberá confirmar la cantidad a recibir ya sea parcial o total. Aceptación. Aceptar la línea en la transacción e introducir la nota de entrega/remisión otorgada por el proveedor. Entrada. Si el material y la documentación se encuentran correctamente, se procede a realizar la afectación en el sistema o en caso contrario hacer la devolución al proveedor. La recepción de orden de compra con afectación a centro de costos, orden de trabajo u orden interna no genera inventario en Almacén. El Proceso de Devoluciones se hace a través de las siguientes acciones Cancelación de entrada de mercancías: Se usa para dar devolución a un movimiento de entrada y que por alguna razón debemos editar o cancelar. No se debe usar este movimiento para devoluciones a Proveedores. Devolución de material al proveedor: Este movimiento se usa para devolver un material a un proveedor después de haber dado entrada y detectado fallas, daños o vicios ocultos que obliguen al rechazo del material entregado. El proceso de aceptación de servicios por parte de usuarios, contempla la supervisión de la ejecución de servicios y su posterior aceptación en sistema afectando el centro de costos del área del responsable de la aceptación. Allí se registra contablemente cada aceptación de servicios recibidos en las unidades de negocio de CEMEX y se genera pasivo no documentado para cumplir compromisos de pago. Aceptación de Servicios. Se refiere al proceso de aceptación de servicios por parte de usuarios, contempla la supervisión de la ejecución de servicios y su posterior aceptación en sistema afectando el centro de costos del área del responsable de la aceptación. Es una actividad que se registra contablemente y genera un pasivo no documentado para cumplir los compromisos de pago. Descripción del Proceso de Recepción de Servicios: Recepción: el servicio es supervisado para validar su ejecución. Documentación: se identifica en el sistema la orden de compra que ampara el servicio ejecutado. 30 Hoja de Entrada de Servicio: es crear la hoja de entrada de servicio a nivel posición del servicio aceptado. Recepción parcial o total: el usuario final debe confirmar el volumen de servicio a recibir ya sea parcial o total. Entrada: si el servicio y la documentación se encuentran correctamente se procede a realizar la afectación en el sistema. Salida de Materiales La salida de materiales es un proceso en el cual se consumen materiales del inventario los cuales reducen las existencias de almacén, y afectan a Centros de Costo. En el caso de inventarios de consignación u outsourcing además de los efectos mencionados, estos procesos generan pasivos no documentados para pagos a Proveedores. En este proceso se registran contablemente las salidas o consumos de inventarios, se actualiza el capital de trabajo, se afectan los Centros de Costo, el área que consume materiales de inventarios, se generan pasivos no documentados del consumo de consignación y outsourcing, se disparan procesos de reposición de materiales en inventario que cuentan con parámetros de inventario máximo y mínimo, se actualiza el inventario físico con cada movimiento realizado en el sistema. Generación del vale electrónico manual: El usuario identifica su necesidad de material y procede a su generación en el sistema SAP para crear reserva y número de vale. El usuario deberá de especificar el almacén y la valoración correspondiente. Una vez capturados los materiales solicitados por el usuario se deberá de especificar la persona a la que se le va a entregar el material. Generación de vale electrónico por OT (Orden de trabajo) El usuario a través de la transacción, identifica los materiales y cantidades requeridas para generar el vale, especificando el almacén y, su valoración de donde se obtendrán, y capturar la persona que recoge el material. Existen diferentes transacciones de apoyo, que permiten visualizar la información de existencias, estatus de material y del servicio, documentos generados durante el tratamiento de recepción, anulación o devolución. A continuación se describen algunos de ellos: 31 La Visualización del Stock en Almacén. Es un desplegado de información de las existencias de uno o varios materiales, que se encuentran en uno o varios centros o unidades de negocios y muestra los diferentes tipos de estatus en que se encuentran dichos materiales. El Resumen de Stock. Es una visualización de las existencias de un solo material que se encuentra en una o varias compañías, uno o varios centros o unidades de negocios y en uno o varios almacenes y muestra los diferentes estatus en que puede estar dicho material. Lista de Documento de material. Permite visualizar en forma de lista los documentos de material que se han contabilizado para un material o para varios materiales. Desde la lista de salida podrá visualizar un documento de material. Visualizar Documento de Material. Permite visualizar el detalle de un Documento, por número de documento en la transacción. 32 VIII. CONSIDERACIONES DE LAS NUEVAS POLITICAS DEL AREA DE COMPRAS DE CEMEX COLOMBIA “Toda las compras deben ir respaldadas por una orden de compra emitida por la oficina de compras, de lo contrario la universidad no se hace responsable del pago. Ninguna otra persona o área está autorizada para realizar compras. - la requisición debe efectuarse por arte del área responsable del proyecto, en caso de involucrarse otra área deberá ir firmada por ambas áreas pero cargada al responsable del proyecto - compras debe gestionar la aprobación de las siguientes áreas dependiendo del tipo de compra” A través de la información revisada en los documentos como la Misión, la visión, el Código de Ética, La Agenda Estratégica de la Empresa, Los Procedimientos y Políticas anteriores del área de Compras, así como la opinión de los expertos (ver anexo mails) , se entiende la importancia de definir unas nuevas políticas claras, practicas y sencillas que permitan el adecuado funcionamiento del Proceso de Compras, para poder soportar el flujo de los insumos y servicios que garantizan el cumplimiento del objeto social de CEMEX Colombia S.A. Las políticas anteriores de la empresa tenían como marco de referencia un manual de procedimientos desactualizado, que se soportaba en la plataforma de información JD Edwards, plataforma poco flexible, obsoleta para las nuevas necesidades de la compañía, de difícil acceso hasta para los mismos trabajadores. En el año 2011 CEMEX Colombia S.A: adquirió la plataforma SAP, la cual es más flexible, (empezó a funcionar de manera oficial en enero de 2012) que permite el acceso de clientes y proveedores, y una mayor interacción del Modulo de Abastecimiento hasta facilitar así mismo las compras por internet. Las ventajas de SAP junto con una redefinición de las políticas de abasto van a mejorar la gestión de los inventarios y cuentas por pagar, lo que trae como consecuencia lógica la maximización del capital de trabajo de CEMEX Colombia S.A. Para lograr el objetivo marcado se debe tener un cronograma de actividades con un tiempo limite lo cual permitirá resultados más eficaces para ambas partes. Teniendo en la cuenta el Direccionamiento estratégico de la compañía se hizo necesario alinear La Visión, El código de Ética, la Agenda estratégica. La Plataforma de Información SAP, con las nuevas Políticas para el Área de Compras de la Empresa Cemex Colombia S.A. Estos direccionamientos se debe tener en cuenta los cambios en el mercado a nivel nacional e internacional con el fin de ir acorde al avance mas teniendo en cuenta las políticas institucionales que guían el comercio de cada país y las leyes que otorgan el cuidado al medio ambiente ya que la empresa comercializa un producto que muchas veces no son manejados acorde a los parámetros requeridos. 33 El desarrollo de la Nueva Plataforma contribuyo de manera importante a facilitar y agilizar los procesos en el área de compras lo que hizo posible estimular la formulación de Nuevas Políticas para garantizar que el sistema de trabajo sea más efectivo. Para CEMEX COLOMBUA S.A. es muy importante cumplir con el código de ética y este se logra con mayor facilidad cuando se generan políticas que orientan, la transparencia, la competitividad y claridad evitando la desviación de intereses y contribuyendo a maximizar la operatividad y la rentabilidad de la Empresa. El valor de las compras de los insumos y servicios es un componente alto dentro de la estructura de costos y es evidente que en la medida que se logre comprar a bajo costo, con mayor calidad y agilidad en el servicio, aumenta también la rentabilidad de la Empresa. Así como los nuevos procedimientos orientan de manera más ágil, práctica y sencilla la actividad de compras actual, las Nuevas políticas deben reforzar el compromiso y la participación del personal, traduciéndose en la realización de entregas oportunas, generando una conciencia de optimización en el personal del área de abastos. Con el cumplimiento de este parámetro también se debe tener en cuenta el trabajo de los rangos menores que cumplan con las normas requeridas e incrementar la calidad en sus políticas seguido de los negocios comerciales entre países y materia prima. Las nuevas Políticas apoyadas en las condiciones actuales y favorables para el proceso de compras permitirá a los directivos elaborar planes concretos de acción que permitan alcanzar los objetivos de reducción de costos, optimización de recursos, satisfacción del cliente y mayor rentabilidad para la Empresa. 34 IX. POLÍTICAS PARA EL PROCESO DE COMPRA EN LA EMPRESA CEMEX COLOMBIA CAPEX Capital Expeditares (gastos de capital) PACS Process Assessment Certification System, se refiere a las pruebas de auditoria ERP Enterprise Resource Planning, se refiere a la plataforma informática de la empresa IFRS International Financial Reporting Standards - IFRS, en Abastecimiento norma la capitalización de activos, estos activos son de alto monto y deben estar asociados a cuenta capex. P-CARD: Tarjeta de compras que se entrega a los usuarios finales para permitir el rápido acceso a un bien o servicio en momentos de urgencia y no disponibilidad en stock. X. ALCANCE Este documento está dirigido a toda persona que participe en el proceso de compras de bienes y servicios de CEMEX COLOMBIA .Las políticas contenidas en este documento son aplicables a todos los sectores de negocio de CEMEX COLOMBIA S.A. 35 XI. POLÍTICAS GENERALES 1.1. Asegurar la búsqueda de economías de escala al agregar demanda por medio del aprovechamiento de las ventajas que ofrecen los volúmenes consolidados de compra globales, en el país o países de una región. 1.2. Aplicar los más altos criterios éticos y profesionales para evitar toda actividad que pudiera comprometer los intereses de CEMEX, y evitar también actividades que pudieran mermar la objetividad y transparencia en el proceso de negociación y compra. 1.3. Cumplir el Código de Ética de CEMEX. 1.4. Proteger y garantizar la confidencialidad de la información relacionada con cotizaciones, precios, condiciones y Contratos, así como cualquier otro tipo de información considerada confidencial para CEMEX. Esto aplica por igual para personal de CEMEX y para contratistas. 1.5. Mantener archivos (electrónicos y/o físicos) que muestren la evidencia del cumplimiento de cada control. 1.6. Cumplir las Políticas de seguridad laboral y física. Esto aplica también a todo proveedor que trabaje dentro de las instalaciones de CEMEX. 36 XII. NEGOCIACIONES Políticas generales de negociaciones Las condiciones de pago deben especificarse claramente en el Contrato y / o Orden de Compra (bien o servicio) y / o en el catálogo maestro de proveedores. Las modificaciones a plazos de días de pago menores a lo definido por el país deben ser autorizadas por el responsable de Abastecimiento (designada por el presidente) Informar al Departamento Jurídico sobre el contexto y puntos relevantes de la negociación efectuada, para que se consideren los aspectos jurídicos correspondientes que amparen la negociación, y en caso de que se requiera establecer las bases para elaborar un Contrato (cuando aplique). Mantener un archivo (físico y/o electrónico) de los Contratos originales y dar seguimiento continuo hasta la terminación del servicio y finalización del Contrato (cuando aplique). Para tramitar un pedido CAPEX7 éste debe ser autorizado debidamente de acuerdo con los lineamientos del área de Planeación Estratégica. En el caso de proyectos mayores, en la etapa de la gestación del CAPEX el área de Abastecimiento debe participar con una visión estratégica que dé valor agregado a la formulación del proyecto mediante una cadena de suministros adecuados en tiempo y costo al desarrollo del proyecto. Se recomienda visitar las instalaciones del proveedor cuando la negociación sea relevante: mayor a 100,000 o cuando el responsable del área de Abastecimiento (país) lo juzgue conveniente. Proveedores sustentables con mejores prácticas medioambientales y sociales deben ser considerados proveedores preferentes vs. Otros proveedores, bajo condiciones similares (ej. costo, calidad, tiempos de entrega, condiciones de pago etc.). Cotizaciones (PACS). 8 Los casos en los que se realiza: Se requieren al menos tres cotizaciones (de tres proveedores diferentes reconocidos, certificados o idóneos) para efectuar el proceso de negociación o compra de bienes o 7 8 Capital Expenditures( gastos de capital ) Actividad sujeta de auditoría. 37 servicios. Los montos se pueden exceder sin previo análisis y autorización de Abastecimiento Global y la autorización del Country Manager. Debido a la falta de proveedores (ejemplos: condiciones del mercado, restricciones legales, inexistencia de proveedores, proveedores únicos, calidad exigida, etc.). La adquisición se hace debido a una emergencia. La compra de bien o servicio está referenciada a un Convenio existente. Es una compra inter-compañías. Cualquier compra con menos de tres cotizaciones debe incluir las justificaciones documentadas. Se debe mantener evidencia física de las cotizaciones recibidas, el análisis del proceso de selección del proveedor, los términos comparativos de las cotizaciones y los beneficios económicos o estratégicos obtenidos. Se debe garantizar la confidencialidad de las ofertas recibidas, quedando explícitamente prohibida la comunicación formal o informal de una oferta a otro(s) proveedor(es). Negociaciones: Las negociaciones globales están bajo la responsabilidad de Abastecimiento Global y son obligatorias para todas las unidades de negocio donde aplique el uso de estas negociaciones. Las negociaciones regionales son responsabilidad del área regional de Abastecimiento y son obligatorias para todas las unidades de negocio donde aplique el uso de estas negociaciones. Durante la negociación con el proveedor y una vez concluida, se debe tener la documentación correspondiente tales como las cotizaciones por el proveedor, documento / evidencia correspondiente al acuerdo negociado con el proveedor, tabla comparativa, autorizaciones correspondientes, contrato legal o no, según corresponda a los mejores intereses de CEMEX. En el sector del negocio de cemento, Abasto es responsable de negociar las materias primas. Implementación de negociaciones (PACS): El responsable de la negociación debe asegurar y monitorear que estén actualizados los Convenios, acuerdos o Contratos, para que el usuario final ejecute la compra. Debe existir justificación documentada de los cambios (precios unitarios, términos de pago, etc.) en la documentación de la negociación o compra (PACS). Todo grupo de artículos 38 (sea uno o varios artículos dentro del grupo) que se agregue o cambie, a un Convenio existente y cuyo monto de compra anual estimada (según el alcance geográfico o cobertura de la negociación) sea igual o inferior al límite de la política de cotización no requerirá justificación documentada adicional (Se deben respetar las cláusulas del Contrato cuando aplique). Para artículos / líneas adicionadas a un contrato / convenio que pertenezcan a la misma familia / línea de productos o servicios y que dichos artículos / líneas adicionados no excedan el 10% del valor original del monto del contrato / convenio; cotizar con un solo proveedor es suficiente. Cuando el contrato / convenio expira, todos sus artículos / líneas deben de ser cotizados en el mercado, siguiendo los limites de cotización definidos para la región / país. Los Convenios que se caracterizan por cambios constantes de precios sólo son permitidos para cierto tipo de bienes, ejemplos: combustibles (gasolina, diesel), hierros y aceros (perfiles, planchas, chapas, varillas, etc.) y ventas inter-compañías. El responsable de la negociación debe comunicar al usuario final todo Convenio para asegurar el cumplimiento y uso del Convenio mismo. 39 XIII. COMPRAS Políticas generales de compras: Existen los siguientes medios de compra para tramitar pedidos de bienes y servicios: Convenios, Órdenes de Compra (con y sin Convenio), Orden de Compra de Usuario Final (Orden Directa), Pago Directo, Captura Estándar (F1 Checkrequest), e-Procurement, P-Card, Módulo de Materias Primas, etc. Las definiciones de los medios de compra están descritas en los procesos de Abastecimiento de la Comunidad de Abastecimiento Global, y su aplicación puede variar según el sistema de ERP y el país. En los casos donde exista Convenio, el usuario final genera la compra con base en lo negociado bajo el Convenio o Contrato. De no cumplirse esta regla, se debe documentar el caso (ejemplo: el proveedor no puede suministrar el bien, etc.). Por medio de la Orden de Compra de Usuario Final, se pueden comprar conceptos de Pagos Directos. Para el trámite de emergencias de origen nacional, se puede usar la Orden de Compra de Usuario Final con su debida autorización y justificación documentada (PACS). Cada país debe acordar con la Operación como manejar esto. Toda compra de bienes y servicios que requiera un CAPEX o importación debe ser tramitada por el área de Compras. El responsable de Abastecimiento (país) puede ceder la compra al usuario final en el caso de ciertos conceptos de CAPEX aprobados por Abastecimiento Global (PACS). Para el sector Cemento (Planta de Cemento o Molienda) el usuario final puede: (PACS) Generar una Orden de Compra de Usuario Final para compras (no incluidas en Convenio) en moneda local cuyo monto sea inferior o igual al equivalente a 500 USD (América, Asia y África), 500 Euros (Europa) y 500 Libras Esterlinas (RU). Para el resto de los casos el usuario genera requisición y es tramitada por Abastecimiento. De existir un Convenio el usuario genera una Orden de Compra Convenio. Si la necesidad se genera mediante una Orden de Trabajo, siempre la atenderá el área de Abastecimiento independientemente del importe solicitado. Para conceptos de Pagos Directos que se registren mediante una Orden de Compra de Usuario Final, no hay restricción de monto. Para los sectores distintos al sector Cemento (Materiales [Concretos / Hormigón y Agregados / Áridos]; Comercial Cemento [Bodegas y Depósitos]; Terminales de Cemento; Transporte [Logística y Comercial]; Corporativos; Pavimentos; Filiales y Otros sectores): (PACS) 40 El usuario final puede generar una Orden de Compra de Usuario Final para compras que no estén incluidas en un Convenio o Contrato. “Es importante resaltar que el PIB de obras civiles calcula los desembolsos efectuados a los constructores, los cuales son posteriores a la ejecución del proyecto, y por ende, a la demanda de insumos. Adicionalmente, es de anotar que la inversión en obras de minería (sector que explicó la variación del PIB de obras civiles), está asociada en mayor medida con la exploración y explotación de minerales e hidrocarburos, lo cual no incide significativamente en el sector de la construcción El responsable de tramitar la requisición, compra, Contrato o Convenio debe monitorear mensualmente el estatus y antigüedad de documentos abiertos y depurar de los sistemas lo que ya no esté vigente, según el siguiente criterio” Pedidos nacionales abiertos con máximo de tres (3) meses de antigüedad desde fecha de vencimiento de la entrega. Pedidos de importación abiertos con máximo de seis (6) meses de antigüedad desde fecha de vencimiento de la entrega. Los Contratos legales o Convenios siempre deben estar actualizados. Cancelar cualquier requisición, Contrato o Convenio que ya no sea aplicable. Requisiciones: Todo pedido de bienes o servicios debe contener todos los datos que describan claramente la necesidad: código, descripción completa con especificaciones técnicas, unidad de medida, cantidad solicitada, precio estimado, fecha y lugar de entrega. Únicamente se deben gestionar requisiciones debidamente autorizadas. Si una requisición no cumple con los requisitos establecidos, debe ser devuelta al usuario que generó la requisición, a través del sistema de ERP 9 o por correo electrónico, para su modificación o anulación. Si el usuario final ya adquirió o recibió físicamente un bien o servicio sin un documento previo de compra, debe regularizar la compra de inmediato por medio de una Orden de Compra de Usuario Final / Orden de Compra, con la debida autorización y justificación registrada en el sistema de ERP. Abastecimiento (país), de común acuerdo con el área solicitante, puede tramitar el pedido como un caso de emergencia. 9Sistema de Planeación de Recursos 41 El tiempo para gestionar las requisiciones en Orden de Compra no debe superar para bienes 10 días y para servicios 15 días. Se exceptúan los casos en los cuales se trate de compras excepcionales, fabricaciones, CAPEX o alguna otra razón justificada en el sistema de ERP. El usuario final no debe procesar una requisición (cuando corresponda) sin un monto estimado. Requisiciones de artículos no-críticos sin reposición (custodia temporal) que tengan artículos disponibles (no comprometidos) en el inventario no serán procesados; por lo tanto el usuario final debe usar los artículos disponibles en el inventario. Órdenes de Compra: Existen los siguientes tipos de órdenes de compra de bienes y servicios: Orden de Compra Nacional (con Convenio o sin Convenio), Orden de Compra de Importación (con Convenio o sin Convenio), Orden de Compra de Usuario Final (Orden Directa), Contrato Legal o Servicio. Quien emita la compra debe exigir que el proveedor despache y facture de acuerdo con las condiciones de la Orden de Compra. El proveedor debe indicar en la factura el número de la Orden de Compra de CEMEX o documento equivalente. Anticipos (PACS): Cualquier anticipo que exceda el 30% del monto total de la Orden de Compra debe ser justificado por el negociador y debe contar con la autorización del Gerente o Director del área correspondiente. No se permiten anticipos en la Orden Directa, excepto en casos de emergencia con evidencia documentada. Los anticipos hechos a proveedores deben contar con una fianza o garantía correspondiente. Cualquier excepción se debe documentar debidamente según el “Procedimiento para otorgar anticipos”, validado por Abastecimiento Global y Control Interno. Los anticipos deben ser pagados únicamente al proveedor especificado en la Orden de Compra. Se deben monitorear mensualmente los anticipos procesados (ej. vencidos no amortizados, etc.). Logística de Importaciones: Los Coordinadores Logísticos deben monitorear y asegurar el apego a las tarifas autorizadas en los Convenios (PACS). Se debe asegurar que todas las importaciones cumplan con las regulaciones aduaneras vigentes en el país. 42 La solicitud de anticipo de importación, solicitud de anticipo complementario, solicitud de gastos asociados, anticipos de impuestos y gastos de nacionalización deben ser autorizados debidamente según la política local. Niveles de autorización (PACS: Cada área que genera pedidos debe tener documentados los niveles de autorización (estrategias de liberación) de todos los tipos de órdenes y Contratos físicos, detallados por área y cargo, con indicación de su fecha de vigencia. El documento de niveles de autorización, del área de Abastecimiento, se define con criterio local y deben emitirlo el responsable de Abastecimiento. Todo tipo de orden debe seguir un proceso de autorización que incluya los costos adicionales. No se requiere la autorización de los pedidos de reposición de existencias de almacén (artículos con método de reposición: existencias y críticos) y órdenes de compra generadas automáticamente de los Convenios-rutas de materias primas, de combustibles fósiles o de combustibles alternos. Los niveles de autorización deben estar actualizados en el sistema de ERP. Se debe guardar evidencia de la delegación de ruta de autorización (por ejemplo: correo electrónico, registro en el sistema de ERP). De requerirse un Contrato físico, éste deben firmarlo el contratista y el contratante. Se debe tener evidencia que soporte las firmas autorizadas de los representantes legales de CEMEX y el contratista. Toda modificación a un Contrato legal autorizado debe pasar de nuevo por el proceso de autorización. Todos los Convenios deben contar con su debida autorización: Purchasing Card (P-Card) 10 (PACS) P-Card está autorizada para usarse en todos los sectores de negocio. Toda implementación debe ser autorizada por el país y Abastecimiento Global (Planeación y Control). El área de Abastecimiento (país) y el área de Tesorería deben establecer la negociación con la entidad financiera que respalda el programa P-Card. No se permite efectuar retiros en efectivo con P-Card. No se permite efectuar anticipos con P-Card. 10Tarjeta de compras 43 Se permite comprar bienes y servicios no estratégicos, de bajo riesgo, de bajo impacto en el costo operativo, de uso puntual y que no estén contenidos en un Convenio en el sistema de ERP. Los siguientes controles deben estar autorizados debidamente por la VP Operaciones (país), Dirección de Abastecimiento Región, Abastecimiento País o persona designada por el Responsable País y Abastecimiento Global (Planeación & Control): Lista de productos o servicios (categorías) autorizados o proveedores autorizados, debidamente actualizados. Monto máximo permitido por transacción por usuario. Monto máximo acumulado permitido por mes por usuario. Definición de usuarios autorizados con indicación de su cargo, compañía y centro de costo. Los controles de P-Card se deben monitorear mensualmente en cada unidad operativa con la participación de las áreas de Abastecimiento, Operaciones y Contraloría, lo que incluye el análisis de tendencias y áreas de oportunidad. La tarjeta no debe ser utilizada para compras de uso personal. Cada tarjetahabiente es responsable de la seguridad de su tarjeta y de las transacciones hechas contra ella. Si el estado de cuenta de la P-Card no ha sido enviado por el usuario en 2 meses consecutivos o 3 meses en el último año, le deshabilitan la P-Card (donde aplique el tener estado de cuenta). De conformidad con el grado de incumplimiento de esta política, el empleado y/o supervisor podrían ser penalizados con sanciones que van desde una advertencia por correo electrónico hasta el retiro de la P-Card. Se debe cumplir con el procedimiento local de administración de recibos o comprobantes. Todas las compras efectuadas deben quedar registradas y autorizadas en las fechas de corte de la P-Card, según lo definido con Contraloría. Cualquier cargo no autorizado por el tarjetahabiente, se debe comunicar inmediatamente al banco emisor de la tarjeta P-Card. 44 Pago Directo (PACS): El área de Abastecimiento define en conjunto con el área de Cuentas por Pagar o persona que designe el Responsable País los conceptos que deben estar habilitados en el sistema. Vea más detalles del proceso de Pagos Directos en la política de Contraloría, en CEMEX Plaza – Código de Ética / SHIFT. Los conceptos de Pagos Directos se pueden tramitar mediante la Orden de Compra de Usuario Final, lo que depende del sistema de ERP en el país. Captura Estándar: Vea detalles del proceso de Captura Estándar en la política de Contraloría, en CEMEX Plaza – Código de Ética / SHIFT. 45 XIV. INVENTARIOS Políticas generales de inventarios: El área de Abastecimiento es responsable de la administración de los almacenes físicos de materiales comprados de terceros -repuestos, combustibles, materias primas y envases- donde exista inventario con valor en libros. Para los sectores de negocio no cementeros (ej. Concretos, Agregados, Logística etc.) Los inventarios de materias primas y combustibles no están bajo la responsabilidad del área de Abasto. El área de Abastecimiento determina y controla, junto con la validación del área de Operaciones de Planta, niveles de inventario que garanticen la continuidad en las operaciones, tomando en cuenta siempre la relación costo-beneficio. La recepción de los pedidos de servicio y de los bienes entregados al usuario corresponde al usuario final y no al Almacén. El registro de la recepción en el sistema de ERP se debe hacer cuando el servicio fue realizado o bien entregado. (PACS) “CEMEX realiza cerca de 200 proyectos de pavimentación con concreto en México durante el último...martes, 16 de julio de 2013” “CEMEX provee concreto especial para el túnel más moderno en la Bahía de San Francisco miércoles, 03 de julio de 2013” “CEMEX provee concreto de alta resistencia para Aeropuerto Internacional de Riga en Letonia martes, 11 de junio de 2013” “CEMEX provee soluciones para la construcción del sistema de aguas residuales de “Londres El proceso de recepción y despacho de bienes de almacén está a cargo del responsable del almacén. El responsable del almacén repone las existencias de inventario. En casos de autodespacho, previo acuerdo con el responsable Abastecimiento (país), el proceso de despacho está a cargo del usuario final. Todo artículo de inventario debe poseer una etiqueta que contenga: código, descripción, ID de activo fijo para Componentes-IFRS, unidad de medida y código de localización. La información contenida en esta etiqueta debe ser congruente con el sistema de ERP, de tal manera que facilite la identificación y ubicación del artículo. Los materiales que son rechazados por el usuario deben ubicarse dentro del área de material rechazado, debidamente etiquetados como material no conforme, esto mientras se realiza la devolución física al proveedor. 46 Integridad de sistemas: El responsable del almacén o persona equivalente, junto con Contabilidad, debe verificar que no existan diferencias entre las cuentas de inventario y sus módulos respectivos al cierre de mes. Se debe crear y revisar mensualmente un análisis de cambios de niveles de inventario (saldos), en el que se compare la información actual contra periodos pasados, así como documentar y explicar variaciones significativas. Los Componentes-IFRS deben ser administrados como un material regular de inventario dentro del stock. Codificación de bienes y servicios (PACS): Los bienes clasificados como del proceso de producción (materias primas, energéticos, empaques, aditivos y suministros productivos) se tienen que codificar en todos los negocios de CEMEX. Cualquier Componente-IFRS 11 debe ser codificado deben ser codificado. Los bienes clasificados como repuestos y productos consumibles tienen que ser codificados de acuerdo a alguno de los siguientes criterios: Requieren el control de un stock de inventario. Son críticos para la Operación. Sobrantes de proyecto que requieran de un inventario se deben codificar. No deben existir códigos duplicados; de existir, se deben depurar regularmente estos casos. Los servicios tienen que ser codificados de acuerdo a alguna de los siguientes criterios: Son incluidos en un Convenio, excepto catálogos punch-out o P-Card. Servicios repetitivos. Pueden ser parte de una negociación global o regional. El tiempo máximo para tramitar una solicitud de codificación de bienes desde que el usuario final la solicita hasta la aprobación final es de 1.5 días hábiles. Recepción de materiales a granel: El inventario de materiales a granel (materia prima, energéticos, etc.) puede ser llevado en cantidades sobre base-seca (eliminación del factor de humedad) en las unidades de negocio de cemento. Puede haber restricciones en el ERP que 11 International Financial Reporting Standards - IFRS, en Abastecimiento norma la capitalización de activos, estos activos son de alto monto y deben estar asociados a cuenta capex. 47 impidan el manejo de la base-seca cuando dicho material esté bajo un esquema de consignación. Para el sector cemento, materiales a granel pueden ser llevados en base húmeda en el modulo de inventarios, siempre y cuando el área de Contabilidad ajuste (descuente) el % del factor de humedad en los módulos de contabilidad en el ERP. La recepción de materiales a granel (materia prima, energéticos, etc.) y su movimiento inter plantas debe estar controlados y procesados por el módulo de materias primas o sistema equivalente. (PACS). Recepción de bienes (PACS) La recepción de bienes se realiza de acuerdo a los términos y condiciones de la Orden de Compra. No se debe mantener una administración sobre los bienes que hayan sido adquiridos a través de compras que no afecten el inventario; de ser requerido, se los debe codificar para el control adecuado de los bienes. No se deben recibir bienes que no estén amparados por un medio de compra autorizado. Todo bien a recibir debe estar soportado con documentación del proveedor que ampare el material. Los documentos que no contengan todos los datos generales correctos deben ser devueltos al proveedor para su corrección y posterior entrega. No se debe recibir más cantidad que lo indicado en el documento de compra. En el caso de excedentes, se debe generar una Orden de Compra adicional. Para el caso de combustibles líquidos, placas y perfiles metálicos solo se pueden recibir más cantidad de acuerdo a la tolerancia establecida en el ERP para dicho bien. En el caso de bienes que no requieran inspección y sean de procedencia nacional, el registro en el sistema de ERP se debe realizar a más tardar el día hábil siguiente. Los bienes que requieren inspección deben ser aceptados o rechazados en un plazo no mayor de dos (2) días hábiles después de recibido físicamente el bien, plazo tras el cual se hace la recepción en el sistema de ERP inclusive si el usuario no acude a revisarlo. Si es una importación, el tiempo para dar entrada al bien con sus costos adicionales debe ser como máximo de 11 días hábiles luego de haberse recibido físicamente la mercancía en planta. 48 La inspección física de un bien importado la debe realizar el solicitante en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles después de haberse recibido el bien físicamente en almacén. En los casos de compras en unidades de negocio donde no exista administración de inventarios o bienes entregados directamente al usuario, el solicitante debe recibir, revisar y registrar los materiales en el sistema de ERP en un lapso no mayor a dos (2) días hábiles. La administración de las facturas debe regirse según las políticas de Contraloría. Si por alguna razón alguien distinto del área de Abastecimiento recibe repuestos en horas no laborables o por emergencia, debe informar a Abastecimiento al día hábil siguiente de dicha recepción, para tener actualizada la disponibilidad del inventario en el sistema de ERP. Devoluciones: Solo se debe aceptar la devolución al almacén de los materiales que estén en buenas condiciones de uso y debidamente codificados. Si los materiales son devueltos al almacén dentro del mismo mes o en el mes siguiente en que se realiza su salida, se deben retornar al mismo almacén al valor de su salida. Si dichos materiales no están comprometidos por la unidad de negocio, estos quedan disponibles para cualquier otra unidad de negocio que los requiera. Devoluciones al almacén después del año fiscal en que la salida fue hecha, deben ser devueltos al almacén de recuperados. Si dichos materiales no están comprometidos por la unidad de negocio, estos quedan disponibles para cualquier otra unidad de negocio que los requiera. Al término de cada proyecto, se debe efectuar un levantamiento físico de las refacciones y materiales sobrantes del mismo, para determinar cuáles quedan bajo el resguardo / administración del Almacén. Se debe tener evidencia documentada de la devolución al almacén. Ubicación de bienes en el almacén Los bienes se deben ubicar de acuerdo a las localizaciones preestablecidas. Despacho (PACS): Toda salida de bienes del almacén debe estar respaldada por un vale electrónico o un vale manual que el responsable de almacén debe registrar en el sistema de ERP como máximo al día hábil siguiente. Se debe revisar físicamente el vale con el fin de comparar la fecha de registro de vale en el sistema de ERP contra la fecha real de salida. Una vez surtido el vale, se deben mantener los bienes en el área de despacho hasta que el usuario los recoja. El usuario tiene un máximo de dos (2) días hábiles para recoger los 49 bienes en el almacén; de no ser así, el personal cancelará el vale y enviará de regreso los bienes a su lugar de origen. Se deben cancelar los vales en los casos en que el usuario no acepte un despacho parcial. Se debe colocar en todos los vales la fecha de despacho (con sello o manualmente). Quien recibe la mercancía debe verificar la información que el vale contiene y firmar los vales de consumo como prueba de recibo. En caso de que por limitaciones de equipo no se pueda realizar la impresión del vale electrónico, se despachará el material con un vale manual o con una impresión de la Orden de Trabajo que contenga todos los requerimientos del vale electrónico. Despacho en horas no laborables de almacén (PACS: En caso de emergencia, se pueden retirar bienes del almacén en horas no laborables. Únicamente se puede abrir el almacén en horas no laborables bajo la autorización del responsable de turno de Operaciones de Planta / Unidad de Negocio y acompañado del supervisor de protección física de turno (donde exista). Si se abre el almacén en horas no laborables, se debe dejar registro por escrito de las actividades que se realizaron y de los bienes que hayan sido retirados. Debe generarse un vale de salida electrónico o manual, el cual es firmado por el usuario que retira el material y revisado por el supervisor de protección física (donde exista). En caso de que no se pueda realizar el vale de salida en el momento, el mismo será realizado en el siguiente día hábil por el responsable de la Operación. Orden de salida de bienes de las instalaciones (PACS: El usuario final que envíe bienes fuera de la unidad de negocio debe llenar una orden de salida pre-numerada para la salida del bien y debe obtener la autorización de su jefe inmediato o la persona designada. La lista típica de bienes que deben ser registrados en la orden de salida: equipos o piezas que se envíen a reparar, vender, desincorporar, transferir o bienes devueltos al proveedor. El personal de seguridad de la planta (donde exista) no debe permitir la salida de bienes sin la debida autorización del documento de orden de salida. Todo equipo que sale a ser reparado, para asegurar su regreso, debe tener una fecha estimada de retorno. Traspasos inter plantas o entre razones sociales: Antes de autorizar el traspaso de un bien de una planta a otra o a una razón social distinta, se debe analizar el posible impacto en el inventario de la planta propietaria y de la planta receptora, para no afectar la disponibilidad de existencias en ésta. 50 Cualquier traspaso de un bien con el método de reposición sobre pedido o crítico debe estar autorizado por escrito por el responsable de Operaciones de Planta. El almacén solicitante del traspaso debe asegurarse de que el código del artículo que se traspasará / recibirá esté dado de alta en su almacén. En el caso de traspasos entre razones sociales distintas, se debe informar a Contraloría Fiscal, una vez que el traspaso inter-compañías sea autorizado, con indicación del precio comercial y costo unitario del material, para efectos de determinar el precio de venta. El área Comercial o área correspondiente emite la factura, de acuerdo con la Orden de Compra, en el caso de traspaso o venta inter-compañías. El costo del material transferido debe incluir el costo del flete. Los gastos de traspaso de un material deben ser cargados a la planta solicitante. Reclamaciones por bienes incorrectos, perdidos o incompletos: Si la reclamación se relaciona con problemas de especificaciones técnicas o de calidad del producto, distintos a los estipulados y acordados en el documento de compra, la reclamación debe tramitarla el responsable de la negociación o compra; en caso de que la reclamación obedezca a daños del material por el manejo logístico, la reclamación debe ser tramitada por el Coordinador Logístico o el responsable equivalente. Los bienes incompletos o incorrectos que no se puedan devolver al proveedor, si están en buenas condiciones, se deben registrar sin valor en el almacén de recuperados; de lo contrario, se deben ingresar en el almacén de obsoletos o se deben desincorporar del inventario. Métodos de reposición y criticidad: El responsable del almacén es la única persona autorizada para actualizar o corregir, en el Módulo de Administración de Inventarios, la información de métodos de reposición y criticidad de los artículos. La clasificación de materiales y repuestos debe ser revisada al menos cada 2 años con el personal de Operaciones de Planta y de acuerdo a las necesidades de la planta, considerando la metodología de reposición y criticidad. Las materias primas, energéticos y empaques se reabastecerán de acuerdo a los planes de producción. Los Componentes-IFRS solo pueden ser re abastecidos si se tiene un CAPEX solicitado y autorizado por el usuario final previo a su compra. 51 Todos los artículos deben tener una clasificación acorde a la metodología de asignación de reposición y de criticidad; vea la metodología en CEMEX Plaza – Código de Ética / SHIFT. Los métodos de reposición y criticidad son los siguientes: Artículos no críticos con reposición: Son artículos no críticos que requieren stock. La asignación de métodos de reposición y criticidad de estos artículos deben ser autorizados de la siguiente forma: para el sector Cemento, por el Planeador de Abastecimiento o Gerente de Abastecimiento; para Plantas No Cemento, el autorizante es el supervisor del responsable del almacén. La reposición de estos artículos la debe hacer el responsable del almacén. El responsable de Abastecimiento (país) puede considerar el colocar una ruta de autorización para controlar los pedidos de estos artículos. Artículos no críticos sin reposición: Son artículos no críticos que no requieren stock (custodia temporal). La reposición de estos artículos es por medio de una Requisición u Orden de Compra por parte del usuario final. Se debe monitorear y promover el consumo o desincorporación de estos artículos (devolución al proveedor, traspaso inter-plantas, venta a terceros, obsolescencia). De no consumirse estos artículos en un plazo máximo de 60 días a partir de su fecha de recepción en el almacén, se debe cargar al centro de costo de la unidad operativa que indica el usuario final. Estos cargos se deben aplicar en el sistema de ERP, seguidos por una transferencia al Almacén de Recuperados con costo unitario de 0.01 ó 0.00 en el sistema de ERP (en moneda local); a más tardar a fin del mes en curso. Solo debe haber transferencias del Almacén de Custodia al Almacén de Recuperados y en el Almacén de Custodia no debe haber devoluciones. Artículos críticos con reposición: Son artículos críticos que requieren stock. “La Solicitud Interna de Compra es el documento por medio del cual, el Almacén comunica al Departamento de Compras las necesidades de compra de acuerdo con las requisiciones recibidas y a su vez garantizar el stock mínimo de inventarios.” La asignación de este método de reposición y criticidad se debe autorizar en la siguiente forma: para el sector Cemento, por el Planeador de Abastecimiento, Gerente de Planta, 52 Gerente de Abastecimiento, Director de Abastecimiento y Director de Operaciones (país). Para plantas No Cemento, el autorizante debe ser el responsable de la Unidad de Negocio, Director de Operaciones o equivalente y el responsable de Abastecimiento La reposición de estos materiales o repuestos es de la siguiente manera: Si su Costo es menor o igual a 10,000 USD / EUR / GBP, el responsable del almacén repone automáticamente su inventario con base en el stock de seguridad definido en conjunto con Operaciones. Si su costo es mayor a 10,000 USD / EUR / GBP, su reposición no será automática. El responsable del almacén informará mensualmente, al Director de Planta, la lista de estos artículos que están por debajo del stock de seguridad. Para la compra de estos artículos, Operaciones de Planta, en coordinación con el responsable del almacén, analizará la conveniencia de adquirirlos. Artículos críticos sin reposición: Son artículos críticos que no se requiere mantener en stock. La compra de estos artículos se planea de acuerdo con las necesidades del usuario. La asignación de este método de reposición y criticidad debe ser autorizada en la siguiente forma: para el sector Cemento, por Planeadores, Mantenimiento y Abastecimiento, Gerente de Planta, Gerente de Abastecimiento, Director de Abastecimiento y Director de Operaciones (país). Para plantas No Cemento, el autorizante debe ser el responsable de la Unidad de Negocio, Director de Operaciones y responsable de Abastecimiento. Su reposición no será automática: El responsable del almacén informará mensualmente, al Planeador de Mantenimiento de Planta o equivalente, la lista de artículos que estén bajo pedido. Para la compra de estos artículos, Operaciones de Planta, en coordinación con el responsable del almacén, analizará la conveniencia de adquirirlos. Artículos con sobre inventario: Son artículos en stock con baja rotación; no cumplen criterios de stock. Esta situación es temporal o transitoria hasta que: Se consuman sus existencias y se clasifiquen como no stock. Se aplique la política de obsolescencia. Se los reclasifique como stock crítico. Cierre de mes Se debe revisar que no haya transacciones de almacén pendientes de aplicar antes de que se ejecute el proceso de cierre. 53 Todas las transacciones de entrada y salida derivadas de los traspasos inter-plantas e intercompañías en el mes deben quedar registradas en el sistema. El responsable del almacén o persona asignada se deben asegurar, al cambiar de periodo contable en el sistema de almacenes, que no existan diferencias entre los saldos de almacén (que sean de su responsabilidad), contabilidad y costos. En el caso de diferencias superiores a 100 USD / EUR / GBP (la sumatoria en cualquiera de las cuentas), deben existir una explicación y el compromiso de resolver la diferencia en el siguiente mes. Inventario físico general: El inventario físico general se debe realizar a solicitud de: Abasto, Contraloría, Control Interno, Operaciones, Departamento Jurídico o por requerimiento local. Este tipo de inventario debe efectuarlo el responsable del almacén con la participación durante el proceso, como mínimo, de una persona de Operaciones de Planta y una persona de Contraloría. Las tres áreas deben firman el resultado final de este inventario. El área de Contraloría es la responsable de definir el número de cuenta al que se aplican los ajustes correspondientes. El inventario físico general se aplica también para artículos de Proyectos. Se debe guardar copia del informe del resultado del inventario y enviar copia a Operaciones de Planta y Contraloría, para su información. Inventario físico cíclico (PACS: El responsable del almacén o rol equivalente deben cumplir el plan anual de ciclos de conteo diario, para garantizar la integridad y exactitud del inventario teórico contra el físico. El ciclo de conteo se aplica a todos los artículos de materiales y repuestos, excepto: Artículos en almacenes de consignación, proveedores externos (outsourcing), energéticos, envases y materias primas. Aplica un conteo masivo anual a nivel Almacén / Planta, si se cumple con alguno de los siguientes casos: Tener un cumplimiento en el plan de ciclos de conteo mayor o igual a 95%; y una exactitud de saldos en términos de cantidad de artículos mayor o igual a un 95% y en términos de monto mayor o igual al 98%, como resultado del promedio anual de los dos últimos años. El área de Planeación y Control de Abastecimiento Global validará a fin de año, en diciembre, este cumplimiento. Nota: De ser necesario, en cualquier momento se procederá a una prueba integridad entre inventario físico y teórico (book to floor). Se recomienda seleccionar el 10% de los artículos de mayor demanda y 20% de los de mayor valor. 54 Plantas declaradas en paro técnico (condiciones de mercado) mayor o igual a 6 meses del año. Plantas que operan igual o menos a 50% de su capacidad de producción. Plantas con valor en saldo promedio en inventarios en los últimos 12 meses menor o igual a 200 mil USD/EUR/GBP. Nota: Toda planta que no alcance el nivel mínimo requerido en PACS o en cualquier auditoría (por ejemplo, auditores externos), debe retornar de inmediato a la operación de ciclos de conteo rutinarios. Para evaluaciones PACS, una “bandera roja” o dos “banderas amarillas” consecutivas implica retornar a la rutina de conteos cíclicos diarios. En caso de que no exista personal permanente en el almacén, se debe establecer un plan contingente de solución entre Abasto y Operaciones. En caso de que no exista personal permanente en el almacén el país puede optar por sustituir el conteo cíclico diario por uno anual. El programa diario de ciclos de conteo se puede fundamentar en el criterio de ABC de demanda (cantidad de vales) o en el criterio de consumo en valor (valor en vales): Se selecciona una unidad operativa. Los artículos a considerar incluyen los que tienen existencia en unidades o que hayan tenido salidas de almacén / consumos en los últimos 12 meses. Clasificación ABC: A = 50%: Artículos de alta demanda o consumo (conteo dos veces al año). B = 30%: Artículos de mediana demanda o consumo (conteo dos veces al año). C = 20%: Artículos de baja demanda o consumo (conteo una vez al año). La actualización de los resultados del conteo se debe registrar en el sistema de ERP lo antes posible y se debe someter a autorización según los niveles de autorización correspondientes. Ajustes de inventario (PACS): El responsable de Abastecimiento (país) puede autorizar a más tardar mensualmente las diferencias por ajustes de inventarios (en valor absoluto) con base en un reporte mensual (KPI).Se debe guardar esta información como soporte para futuras revisiones. Los análisis de diferencias corresponden a la sumatoria en valor absoluto de cada artículo del ciclo de conteo. Las diferencias superiores a 100 USD / EUR / GBP requieren una justificación por escrito. 55 Cuando el país decida autorizar regularmente la autorización de diferencias por cada ciclo de conteo, debe aplicar los siguientes niveles de autorización: Diferencia de ajuste en valor absoluto (USD / EUR / GBP) Autorizante 0 -100 Planeador de Abasto y Jefe de Almacén 101 – 500 Planeador de Abasto, Jefe de Almacén y Gerente o Regional Abasto Mayor a 500 Planeador de Abasto, Jefe de Almacén, Gerente o Regional Abasto y Director Abasto (país) Cualquier diferencia detectada en un inventario físico debe ser archivada para cualquier consulta posterior y notificada a Operaciones de Planta y Contraloría para su información. Para otros tipos de ajustes que NO provienen de inventarios físicos, como los ajustes en valor y los ajustes en cantidad y valor, estos ajustes debe autorizarlos el responsable de Abastecimiento (país), sin importar su monto. Su justificación debe sustentarse por escrito. Nota: En EE. UU., el Business Analyst es el responsable de hacer los ajustes en el sistema de ERP. En el caso de ajustes de materias primas, envases o energéticos al cierre de mes, Contraloría, Operaciones de Planta y el responsable del almacén deben revisar que coincidan los siguientes saldos: inventario físico, inventario de producción, sistema de Contabilidad y sistema de Abastecimiento. El responsable del almacén debe informar cualquier diferencia de inventario (real vs. teórico) en Componentes-IFRS, al área de Activos Fijos para su correspondiente actualización en la base de datos de Activos Fijos. Obsolescencia de inventarios (PACS) Los artículos obsoletos deben ser identificados por lo menos una vez al año. Se consideran como posibles obsoletos: Tipo de artículo Frecuencia de identificación Antigüedad en inventario Posibles criterios Repuestos y materiales no críticos Una vez al año ≥ 2 años Que pertenezcan a líneas o equipos que están fuera de servicio, no relacionados con lista de partes. Que estén dañados físicamente. Que estén relacionados con equipos que han sido dados de baja o vendidos. Que durante inventarios físicos se haya determinado que ya no están en condiciones de uso por daño físico o caducidad. 56 Repuestos y materiales críticos Una vez al año ≥ 5 años Materias primas, energéticos Una vez al año ≥ 6 meses Que estén afectados por contaminación o posean una composición química no apta para el proceso productivo. Envases Dos veces al año ≥ 6 meses Que estén descontinuados, dañados o rotos. Para determinar la antigüedad del inventario, la fecha del último movimiento del articulo debe ser comparada contra la fecha actual (hoy) aplicando la siguiente secuencia: la fecha de ultimo consumo, si no se encuentra, entonces buscar la ultima fecha de entrada, si no se encuentra, entonces buscar la fecha de creación del artículo. A continuación, se indican los autorizantes de la identificación de artículos obsoletos o chatarra: Tipo de artículo Autorizante Repuestos y materiales Director de Operaciones de Planta, Gerente de Mantenimiento Materias primas, energéticos Director de Operaciones de Planta, Gerente de Producción Envases Director de Operaciones de Planta, Director Comercial Se debe notificar a Contraloría, cada vez que se identifiquen artículos obsoletos de acuerdo con el plan anual (país), el valor de los artículos que se clasificarán como obsoletos para su correspondiente aprovisionamiento contable. Una vez aprovisionado, Contraloría notifica a Abastecimiento para que efectúe la identificación como artículo obsoleto en el sistema de ERP. Desincorporación de bienes (PACS) Abastecimiento (país) es responsable del proceso de desincorporación de bienes (equipo móvil, maquinaria, residuos, materiales, sobrantes de proyecto, artículos obsoletos de inventario, repuestos, chatarra), excepto: Debe existir una lista de desincorporación de bienes. Se debe compartir esta lista con otras unidades operativas o países para promover su desincorporación o uso. Hay que asegurarse, para el caso de la venta de activos fijos, que previamente sean dados de baja de la base de datos de activos fijos. 57 La orden de salida de activos fijos, se debe registrar de forma independiente de otros bienes que salen de planta que no son activos fijos, para efectos de su posterior control y evidencia de su desincorporación física (en lo posible, tener fotografías del bien como evidencia). Toda desincorporación de bienes debe acompañarse de factura de venta (detalles del cliente y precio de venta), autorización de la venta, comprobante de pago (depósito bancario por el monto de lo vendido) y su correspondiente orden de salida. Artículos reparados Son artículos ya usados que han sido reparados y se tiene en el inventario. Si la reparación del artículo la realiza una compañía externa, el valor de ingreso del repuesto reparado al Almacén de Reparados es el valor que factura el proveedor. Si la reparación del artículo la realiza una compañía externa y el almacén de la unidad de negocio le suministra los repuestos o materiales, se ingresan al Almacén de Reparados el costo de la reparación y los repuestos o materiales suministrados por el almacén. Si la reparación del artículo se realiza con mano de obra interna y repuestos o materiales del almacén de la unidad de negocio, únicamente se cargan en el Almacén de Reparados los repuestos o materiales proporcionados para la reparación. Al reparara un Componente-IFRS usado, éste se ingresa en el Almacén de Reparados. Componentes – IFRS nuevos en stock que requieran ser reparados, el valor de dicha reparación no debe ser al valor del artículo, sino debe ser cargada al gasto. Combustibles (gasolina, diesel) (PACS: En las unidades de negocio donde existan depósitos de combustibles, éstos deben ser manejados a través de un código de artículo y la responsabilidad de las recepciones, consumos y saldos debe garantizarlas el responsable de la unidad Donde existan básculas para camión, estos combustibles deben ser pesados como mecanismo adicional de control de la cantidad entregada por el proveedor en planta. Consignación Por consignación se entiende el tipo de Convenio acordado entre CEMEX y un proveedor en el que el proveedor deja en las instalaciones de CEMEX un inventario de mercancía que se le paga a medida que se vaya consumiendo. 58 En caso de faltantes en el almacén, si son imputables a la planta deberán ser liquidados al proveedor. Materiales y repuestos en administración / custodia de proveedores externos (outsourcing) Bajo el esquema de outsourcing, los faltantes que pudiesen presentarse en mercancías son responsabilidad del proveedor, debido a que el inventario lo administra y custodia dicho proveedor. Toda mercancía administrada bajo outsourcing se debe identificar y mantener por separada del resto de las mercancías propias del almacén de la planta de CEMEX. Asegurarse de que el proveedor firme la carta de confidencialidad de CEMEX. Procesos De Contingencia: Todo proceso de abastecimiento que sea crítico para la continuidad del negocio debe tener documentados los procesos de contingencia. 59 XV. VALIDACIÓN USUARIOS EN EL SISTEMA DE ERP Validación de los perfiles de usuarios en el sistema de ERP (PACS) Cada área / departamento es responsable de validar y asegurar que el perfil asignado a sus empleados para acceder a su sistema de ERP corresponda con las funciones y responsabilidades de su puesto dentro de su estructura organizacional. El área de Abastecimiento es responsable de revisar a empleados ajenos a su área que posean perfiles exclusivos del área de Abastecimiento en el sistema de ERP. Dicha revisión debe ser documentada y enviada a las áreas de Control Interno, Recursos Humanos e Informática correspondientes para su corrección. El análisis se debe ejecutar con base en el listado que identifica los perfiles exclusivos del área de Abastecimiento. Para los accesos a perfiles exclusivos del área de Abastecimiento otorgados a empleados del área de Abastecimiento de otro país, es responsabilidad del área que otorgó el acceso, el monitorearlo para validar la legitimidad del acceso. En el caso de perfiles no exclusivos del área de Abastecimiento, de uso general asociados a la función de abastecimiento, es responsabilidad del supervisor del área, a la que pertenece el empleado que tiene ese perfil , el monitorear y mantener actualizado el perfil en el ERP considerando altas, bajas y transferencias. La validación ejecutada por el supervisor del área correspondiente a la que pertenece el empleado deberá permitir que se registren, en el sistema de ERP, los cambios en la estructura organizacional del área (altas, bajas, transferencias) o cualquier cambio en el perfil de algún empleado de modo que quede evidencia documental. El mantenimiento de accesos otorgado a los empleados en el sistema de ERP se debe realizar a través del Share Service Center o estructura equivalente, con la debida autorización del responsable del área / departamento al que pertenece el empleado. 60 XVI. ANALISIS DE RESULTADO Con la elaboración de esta tesis logramos no solamente el conocimiento de todos los avances beneficios y comercialización de cemento dentro y fuera del país, si no también muchos de los procesos de comercialización y control. También podemos analizar que como multinacional y empresa organizada es muy poca la falencia que se pueda ubicar por eso son empresas líderes; considero que podemos aplicar conocimientos relacionados con la parte financiera y lograr aplicar conceptos de calidad, productividad y cumplimiento para lograr un mejor desarrollo dentro de la empresa incrementar las ventas y relaciones comerciales que beneficien no solo a las directivas de la empresa si no también la economía de nuestro país. Dada la variedad y características específicas de los bienes y servicios que se consumen, el área de compras debe realizar diferentes gestiones ante múltiples proveedores y bajo distintas modalidades y con el establecimiento de estas claras políticas de compras se orientara de mejor manera la práctica de compras en la Empresa. Trabajos como este puede servir a otras empresas con prácticas similares, para tomar la referencia de muchos conceptos actuales aquí manejados y que permiten orientar la elaboración de políticas en el área de compras Éste proceso sin duda integra conocimiento de diferentes materias revisadas en la Alta Gerencia y se reconoce la alineación de la estrategia de abastecimiento, con los objetivos y metas corporativas planteadas por la alta dirección. . El mejoramiento continuo implicara apropiarse de nuevos conocimientos y no dejar de lado la globalización, hacer evaluaciones, mejoras, adaptaciones sin dejar de lado la ética, el bienestar para toda la comunidad y por supuesto la rentabilidad de las organizaciones. También podemos usarlo como base a muchos cambios, dentro de la empresa a encontrar de los detalles pequeños un beneficio y un inicio de alternativas que nos permita crecer como empresa, comerciantes y con mucha calidad humana en el manejo de los diferentes grupos de trabajo. Seguir con el cumplimiento de normas ética y profesionales en el entorno que se desarrolle cada actividad. 61 XVII. CONCLUSIONES Las nuevas políticas aseguran la efectividad del proceso de compras y conducen a maximizar la rentabilidad de la empresa Cemex Colombia S.A, con ellas en el área de Compras se garantiza la transparencia en los procesos dando cumplimiento al código de ética haciendo un compromiso, al desplegarla a través de la comunicación en cascada en todos los niveles jerárquicos de Cemex Colombia S.A. Con la implementación de los alineamientos se facilitara la verificación y auditoria del proceso de compras y el control de inventarios en el área de compras, Las Políticas diseñadas para el área de compras proporcionara la orientación precisa para que los ejecutivos y mandos intermedios tomen decisiones, elaborar planes concretos de acción y alcanzar los objetivos propuestos. Las nuevas políticas reflejan una alineación entre la visión, el plan estratégico y la plataforma SAP, lo que contribuye a garantizar la sostenibilidad y operatividad permanente de CEMEX COLOMBIA S.A. El diseño de las políticas permite evaluaciones acerca del diseño, como se está haciendo por ejemplo la recepción y registro de materiales en bodega y se puede programar un rediseño o tomar medidas o acciones correctivas, preventivas y capacitar mejor al personal mejorando las practicas de trabajo en la empresa La estandarización de procesos apoyados los sistemas de información, ha ido en avance y ha permitido para este trabajo, el cumplimiento a los requerimientos actuales de la organización Ademas de contribuir con estas politicas al orden de los procesos de Compras en la empresa Cemex Colombia S.A., también contribuye al desarrollo de soluciones integrales para la industria de la construcción que la empresa busca generar, para proporcionar bienestar a la gente en Colombia, y por ende al mercado en general. El modelo de abastecimiento se nutre del conocimiento y se apoya en las políticas que deberán ser rediseñadas y evaluadas cuando los directivos y las exigencias del medio ambiente lo requieran. 62 XVIII. BIBLIOGRAFIA Ramírez, Edgar, Vicepresidente de Planeación, CEMEX COLOMBIA S.A. (2011). Agenda Estrategica Empresa Cemex. Bogotá, Colombia Comité Directivo CEMEX Colombia S.A. (2010). Código de Ética Empresa Cemex. Bogotá, Colombia Suarez, Daniel, Vicepresidente de Asuntos Corporativos, CEMEX Colombia S.A (2011). Manual de aprendizajeEmpresa Cemex. Bogotá, Colombia S.A Jacks, Carlos, Presidente CEMEX COLOMBIA S.A y CEO CEMEX LATAM Holdings. (2011, 8 de Septiembre). Vision de negocio Cemex Colombia Obtenido en la Red Mundial el 8 de Septiembre de 2011: Documentos electrónicos: http://www.portafolio.co/negocios/cemex-colombia-hace-mas-social-la-vision-su-negocio http://campuscurico.utalca.cl/~fespinos/MODELOS%20PARA%20GESTION%20DEL%2 0INVENTARIO%20DE%20MANTENIMIENTO.pdf http://www.cemexcolombia.com/NuestraEmpresa/PremioObras.aspx http://www.autonoma.edu.co/documentosUAM/Politica%20de%20Compras%20UAM.pdf http://repository.urosario.edu.co/bitstream/10336/2847/3/1032426193-2012.pdf http://www.monografias.com/trabajos97/planificacion-y-control-operaciones/planificaciony-control-operaciones5.shtml#ixzz2cYiLX666, pagina 5 http://www.slideshare.net/juanvillagomezch/gestion-de-compras-y-abastecimiento http://www.monografias.com/trabajos17/abastecimiento/abastecimiento.shtml 63 Anexo Cartas como evidencia de las entrevistas con expertos de la empresa EDGAR RAMIREZ VICEPRESIDENTE DE PLANEACION To: [email protected] Subject: Revisión Procedimientos y Políticas de Compras From: [email protected] Date: Sun, 14 Jul 2013 17:50:04 -0500 Ángela María: Para ratificar las áreas de oportunidad que hemos estado analizando a nivel del Comité Directivo de CEMEX Colombia S.A., mismas que le he expresado en las diferentes reuniones que he tenido con usted en cuanto al apoyo que nos ha estado prestando en la revisión de los procedimientos y políticas de Abasto, le expreso lo siguiente: 1 Dentro de nuestra visión de Compañía, Desarrollar soluciones integrales para la industria de la construcción que generen bienestar a la gente en Colombia, definiendo la evolución del entorno competitivo, la cual es el marco de nuestra agenda estratégica, que en la dimensión de procesos busca respetar la normatividad para tener procesos de negocio innovadores, lo que buscamos es tener una políticas de abastos que respondan a los retos de negocio que debemos alcanzar en los próximos años. 2. El cambio en la plataforma de información en la cual migramos en el año 2012 de J D Edwads a SAP hace necesario hacer una revisión a los procesos y políticas de Abasto. 3. El departamento de Abastos funge un roll estratégico en la compañía por ser el área que compra todos los insumos y servicios que demanda CEMEX para producir y comercializar su portafolio de soluciones integrales que demandan los clientes, esto hace que el proceso de compra deba ser práctico, claro y que cumpla la normatividad interna. 4. Es muy importante para CEMEX por ser una empresa que lista en la bolsa que todos los procesos de abasto se hagan con la mejor transparencia donde no se den espacios a corrupción 5. El hecho de comprar insumos y servicios en las mejores cantidades, calidades y condiciones con entregas oportunas al área de producción hace que la empresa maximice su rentabilidad. No obstante lo anterior, es indispensable que los procedimiento y políticas que se definan sean lo más sencillas, prácticas y de fácil seguimiento en la medida de lo posible Quedo atento a cualquier duda Cordialmente Edgar Ramírez M Vicepresidente Planeación Teléfono 6039175 - 3112209056 64 EFRAIN JOSE ENRIQUEZ DIRECTOR DE ABASTOS CEMEX COLOMBIA To: [email protected] Subject: Necesidad - Modelo de Abastecimiento CEMEX From: [email protected] Date: Mon, 1 Jul 2013 13:25:54 -0500 Estimada señorita Ángela Libreros, En nuestro proceso de transformación de la compañía, donde uno de nuestros principales ejes es pasar de una compañía de productos a una compañía de soluciones, necesitamos rediseñar el modelo de Abastecimiento con el fin de afrontar estos nuevos retos, estas alternativas deberán contemplar las siguientes condiciones, Proceso Innovador Políticas claras Procedimientos eficientes Ajustable a Nuevos Negocios (Infraestructura, Vivienda y Construrama) Esquemas de almacenamiento para los diferentes tipos de Negocios Esquemas de seguimiento prácticos Cabe mencionar que la propuesta deberá estar encaminada a un proceso de contratación que garantice el suministro de todos los insumos y servicios a las diferentes áreas de la Compañía, logrando capitalizar las mejores alternativas en el mercado, contando con proveedores con altos estándares de calidad y servicio, Cualquier duda estaré a su disposición, Saludos, Efrain J. Henriquez B. Procurement Director South America, Central America and Caribbean - Colombia Oficina: +57(1)6039044 Celular: +57(311)2209128 CEMEX Net: 805739044 e-Mail: [email protected] www.cemexcolombia.com 65 MARIO FERNANDO MENDOZA GERENTE DE PROYECTOS E IMPORTACIONES COLOMBIA Y REGION To: [email protected] Subject: Procesos Abastecimiento From: [email protected] Date: Fri, 5 Jul 2013 19:05:53 -0500 Buenas Tardes. Ángela: le envío contexto de la importancia de los procesos y procedimientos para el área de Abastecimiento en Cemex Colombia. La consolidación de una compañía Global, exige la estandarización de procesos y procedimientos, así como indicadores de gestión que permitan visualizar las principales métricas del negocio en cada uno de los países. Cemex ha hecho un esfuerzo importante para consolidar sus negocios a nivel Global soportado en la estructuración de procesos y procedimientos homogéneos en los países donde tenemos presencia. Lo anterior lo ha llevado a mantener un ciclo permanente de mejora, actualización y estandarización de sus procesos de negocio y sistemas de información, lo cual ha sido parte de las bases en las que se ha apoyado Cemex para lograr y mantener la posición de liderazgo que ocupa actualmente a nivel mundial. Específicamente dentro del área de Abastecimiento, los procesos y procedimientos normal en flujo de requerimientos de bienes y servicios necesarios para nuestras Operaciones, los procesos de Negociación, los documentos de compras, la formalización en Contratos y/o Ofertas Mercantiles y Administración de inventarios. Dentro de estas actividades los procesos y procedimientos buscan los siguientes objetivos: Delimitar las facultades, responsabilidades y tareas de cada puesto o rol dentro del proceso de Abastecimiento. Formalizar y estandarizar los procedimientos a través de todas las unidades de negocio de Cemex. Garantizar el trato uniforme a los procedimientos repetitivos. Evitar la discrecionalidad en la toma de decisiones. Ofrecer al Personal una guía actualizada para llevar a cabo los procedimientos. Servir como herramienta de capacitación al Personal de nuevo ingreso. 66 Nuestro objetivo es Proveer a nuestras Operaciones de bienes y servicios requeridos en las mejores condiciones de mercado (calidad, oportunidad y costo), teniendo como soporte en todo momento el proceso definido para cada una de las actividades desarrolladas, procesos que nos garantizan efectividad, productividad, transparencia, la consolidación de alianzas estratégicas a largo plazo respetando el medio ambiente e impulsando el desarrollo de las comunidades. Adicionalmente dentro de la Gestión de Inventarios, los procesos nos permiten garantizar la gestión adecuada del almacén, labor que se desarrolla en conjunto con las demás áreas de la Compañía que son Usuarias o reguladoras en la gestión de inventarios, buscando garantizar el correcto manejo de nuestro capital de trabajo y la administración de inventarios (registro y control de entradas, ubicaciones, conteos cíclicos, registro y control de salidas y por último confiabilidad de saldos). Saludos. Mario Fernando Mendoza García Gerente de Proyectos e Importaciones Colombia y Región CSA&C Oficina: +57(1)6039034 Celular: +57(311)2209052 CEMEX Net: 805739034 Dirección: Calle 99 Nro. 9A-54 Piso 8 – Bogotá e-Mail: [email protected] www.cemexcolombia.com 67 ELIZABETH DAZA GERENTE DE CONTROL INTERNO To: [email protected] CC: [email protected] Subject: Proyecto de grado - Políticas Cemex Colombia From: [email protected] Date: Wed, 10 Jul 2013 09:54:34 -0500 Hola Ángela. "Para Cemex Colombia es importante el desarrollo de este proyecto porque le permitirá adoptar una metodología clara para documentar los procesos operativos y administrativos del área de Abastecimiento, manteniendo inmersos indicadores de gestión y controles adecuados que permitirán medir día a día la gestión de los procesos logrando un adecuado empoderamiento en los responsables. El tener identificados y documentados los procesos claves de esta área permitirá que se tengan monitoreados los riesgos operativos en negociaciones, compras y salvaguarda de inventarios, a los que la empresa está expuesta, adelantándose a mitigarlos mediante planes de contingencia con el fin de garantizar la continuidad en las operaciones. Por otro lado, el levantamiento de estos procesos desarrollado con una visión externa, con conceptos básicos claros y con la objetividad necesaria, ayudarán a detectar posibles riesgos que la operación en medio del desarrollo de sus actividades propias deja pasar por alto, generando deficiencias en los procesos. Adicionalmente una correcta documentación de los procesos garantizará una adecuada sucesión de conocimiento y hará menos traumático la entrega de cargos o los reemplazos temporales que se realicen, ya que se tendrán parámetros claros en las acciones a realizar por proceso, además de facilitar los procesos de supervisión por parte de los líderes de esta área Permitirá realizar evaluaciones a los procesos, contra un estándar ya documentado, y poder plantear mejoras y cambios significativos a las operaciones (almacenes, mesas de negociación...) y el consecuente logro de mejorar la efectividad operativa y organizacional. Adicional a lo anterior son muchos los beneficios que este proyecto genera para el área de Abastecimiento y por consiguiente para la compañía. Estos beneficios se traducen en tener procesos enfocados a los proveedores, clientes del área, procesos alineados con la estrategia de la empresa, identificación de amenazas tanto internas como externas y alineación de procesos compartidos entre las áreas relacionadas que por la naturaleza de Abastos son todas." Cualquier duda o información adicional, con gusto. Cordial saludo, Elizabeth Daza Gerente Control Interno Región SAC Office: +0057(1) 6039234, CEMEX Net: 805739234, Cel. +573112209059 E-Mail: [email protected] www.cemex.com 68 SILVIA CRISTINA BERMEO JEFE DE ALMACEN To: [email protected] Subject: Procesos y procedimientos abastecimiento From: [email protected] Date: Fri, 5 Jul 2013 19:24:14 -0500 Ángela, buena tarde, Envío comentarios de la importancia de los procesos y procedimientos para el área de abastecimiento: Los procedimientos dentro del área de Abastecimiento son una guía que nos instruye en como dirigir y realizar los procesos de compras y administración de inventarios aplicando altos criterios éticos y profesionales, brindándonos la certeza de evitar que cualquiera de estas comprometan los intereses de la Compañía. Gracias al cumplimiento de los procedimientos, abastecimiento se consolida dentro de la organización de Cemex como un área de servicio sólida que brinda confianza y seguridad a nuestros usuarios dentro y fuera de la compañía. Dentro de los almacenes los procedimientos representan gran importancia ya que hacen que nuestra responsabilidad de administración se desarrolle bajo la aplicación de varias tareas que brindan en su etapa final la certeza de integridad y exactitud de inventarios, cada actividad dentro de nuestros almacenes es realizada tras este objetivo y dentro de todo nuestro proceso diario que abarca integración de materiales para generar una orden de compra, recepción, marcación y ubicación física dentro del almacén, control bajo la generación de Conteos cíclicos hasta su etapa final en el despachado a nuestros usuarios los procedimientos nos brindan respaldo y guía. Saludos; Cristina Bermeo Peña Jefe de Almacén Planta Caracolito - Abastecimiento - Colombia Oficina: +057(8)2709107 CEMEX Net: 8057-49107 Dirección: km 3 via Payandé Ibagué-Col e-Mail: [email protected] www.cemexcolombia.com 69