1 trabajo de grado politicas para el proceso de compras en la

TRABAJO DE GRADO
POLITICAS PARA EL PROCESO DE COMPRAS EN LA EMPRESA CEMEX
COLOMBIA S.A.
ANGELA MARIA LIBREROS PUERTA
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA A DISTANCIA
BOGOTÁ D.C. JULIO DE 2013
1
TRABAJO DE GRADO
POLITICAS PARA EL PROCESO DE COMPRAS EN LA EMPRESA CEMEX
COLOMBIA S.A.
ANGELA MARIA LIBREROS PUERTA
Trabajo presentado a:
SANTIAGO GARCIA
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ESPECIALIZACIÓN EN ALTA GERENCIA A DISTANCIA
BOGOTÁ D.C. JULIO DE 2013
2
TITULO: POLITICAS PARA EL PROCESO DE COMPRAS EN LA EMPRESA
CEMEX COLOMBIA S.A.
RESUMEN
Para el desarrollo de este documento se toma como base, la práctica del procedimiento de
Compras en la Empresa CEMEX COLOMBIA S. A, con el objeto de aplicar los
conocimientos investigados y aprendidos, partiendo de los aspectos fundamentales que
identifican la empresa, hasta lograr mecanismos eficaces para facilitar el proceso de
Abastos, que haga posible, estar más cerca de los clientes, resolver imprevistos y
necesidades de forma inmediata.
El diseño de las políticas para el Proceso de Compras de la Empresa Cemex Colombia S.A.,
permite tener unos criterios claros y transparentes que garantiza la compra oportuna de
productos y servicios en las condiciones, cantidades, calidades y condiciones adecuadas
para la producción de cemento que se requieren para optimizar la rentabilidad de la
empresa, alineados a la visión, agenda estratégica y cumplimiento del código de ética; es
decir, ofrecer a los clientes y la comunidad soluciones integrales para la industria de la
construcción que generen bienestar a la gente.
3
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Asegurar la efectividad del proceso de compras, para que este se realice con transparencia y
contribuya a maximizar la rentabilidad de la empresa Cemex Colombia S.A.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar en el campo de acción, el procedimiento para la compra de insumos y
servicios la empresa CEMEX Colombia S.A.
Analizar el proceso de compras de la empresa CEMEX Colombia Saben el año
2013.
Mostrar el proceso de compras y conocer el control adecuado de los inventarios.
Contribuir al cumplimiento de la VISION y desarrollo de la agenda estratégica de la
empresa CEMEX Colombia S.A. en el año 2013.
Garantizar la calidad de compra para mejorar la comercialización y a su vez
proyectar la empresa a futuro mejor.
4
PALABRA CLAVE: CALIDAD Y TRANSPARENCIA CEMEX
ABSTRACT
For the development of this document is taken as the basis, the practice of purchasing
procedure in the company CEMEX COLOMBIA S. A, in order to implement the
knowledge investigated and learned, based on the fundamental aspects that identify the
company, to achieve effective mechanisms to facilitate the process of procurement, which
make it possible, to be closer to customers, resolving unforeseen and needs immediately.
The design of policies to the process of buying the company Cemex Colombia S.A, makes
it possible to have a clear and transparent criteria that ensures the timely purchase of
products and services in the conditions, quantities, qualities and conditions suitable for the
production of cement that is required to optimize the profitability of the company, aligned
to the vision, strategic agenda and compliance with the code of ethics; that is to say, offer to
the customers and the community integrated solutions for the construction industry that
generate welfare to the people.
JEL.
A1: ECONOMICA GENERAL; A32: OBRA COLECTIVA – VOLUMENES; B23:
ECONOMIA ESTUDIO CUANTITATIVO Y MATEMATICO; C78: TEORIA DE LA
NEGOCIACION, TEORIA MATCHING; C92: EQUIPO DE LABORATORIO Y
COMPORTAMIENTO DE GRUPO; D21: COMPORTAMIENTO DE LA
EMPRESAD33: DISTRIBUCION DEL INGRESO FACTOR; E21: CONSUMO
AHORRO RIQUEZA PRODUCCION EMPLEO E INVERSION; E30: PRECIO
FLUCTUACIONF10: COMERCIO GENERAL; F43: COMERCIO INTERNACIONAL
ECONOMIAS ABIERTAS; L22: ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE LA
EMPRESAN6: FABRICACION Y CONSTRUCCION; Y4 TESIS SIN CLASIFICAR
KEYWORD: QUALITY AND TRANSPARENCY CEMEX
5
I.
INTRODUCCION
En los últimos 10 años la industria del cemento en Colombia ha presentado
comportamientos volátiles, e inesperados. Registrando crecimientos considerables a finales
de los noventa, después fluctuando hacia una crisis en 2005, y en adelante un crecimiento
persistente hasta hoy. Mucho se ha hablado que la industria cementera es un mercado de un
bien poco diferenciado, concentrado, donde existen barreras a la entrada (por las altas
inversiones iníciales), baja capacidad de acumular inventarios, y altos costos de
distribución, descripción que hacen escritos como el de Cárdenas y Parra en 2006, y el de
Fe desarrollo en 2007. Pero a partir de 1999 han incursionado al mercado cuatro nuevas
empresas, Cementos Andino S.A., Concreten S.A. (recientemente adquiridas por el Grupo
Argos), Cementos Oriente S.A., Cementos Tequendama S.A. (comienza operaciones en
abril de 2008), y otras más que están constituidas legalmente pero no han comenzado a
operar. Es necesario entender el mercado, y estudiarlo para aprender a reaccionar ante sus
fluctuaciones y cambios inesperados. Los diversos y amplios escritos realizados sobre el
tema muestran hallazgos y conclusiones relevantes e interesantes para la industria nacional,
pero ninguno se ha dedicado a analizar y explicar el comportamiento de la demanda
departamental, razón por la cual se decidió hacer esta investigación. 1
“Las empresas principales establecen políticas de calidad que transfieren a sus
intermediarios, para que se cumpla el plan de trabajo y metas que ha establecido la
principal, para que la atención y el servicio sea el más óptimo, no obstante se hacen
evaluaciones constantes para certificar que esto se cumpla"
Teniendo en cuenta estos aspectos generales por medio de esta tesis colocaremos nuestro
aporte en el mejoramiento de compra de materia prima y optimización de los productos de
Cemex Colombia s.a. con el objeto de mejorar calidad, cumplimiento y rentabilidad de la
misma.
"Es el proceso de planificar, implementar y controlar eficientemente el flujo de materias
primas, inventario en curso, productos terminados y la información relacionada con ellos,
desde el punto de consumo hacia el punto de origen, con el propósito de recapturarlos,
crearles valor o desecharlos".
1http://www.javeriana.edu.co/biblos/tesis/economia
6
II.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El sector minero en Colombia es una de las locomotoras definidas en el programa de
Gobierno del presidente Santos, que tiene como alcance garantizar el crecimiento sostenible
del Producto Interno Bruto de Colombia en los próximos años. La empresa Cemex
Colombia pertenece al sector de producción y comercialización de cemento que está
enmarcada dentro del sector minero Colombiano, tiene una capacidad instalada para
producir 4 millones de toneladas de cemento al año, lo que le genera unas ventas anuales de
alrededor de 1 billón de pesos Colombianos. Para llegar a estos ingresos, dentro de su
proceso de producción se hace necesario que la compañía realice compras de alrededor de
350 mil millones de pesos al año. Estas compras están representadas principalmente en
ladrillo refractario, cuerpos moledores, emplacados, tabiques, carbón mineral, mineral de
hierro, arcilla, yeso, gas, energía eléctrica, equipos y la contratación de servicios
especializados que requieren de personal altamente calificado. 2
Las compras representan más del 50% de la estructura de costos de la empresa. Para la
mayoría de las organizaciones, tanto de servicios como manufactureras, la función de
compras adquiere una importancia estratégica, ya que la eficiencia con que la misma sea
cumplida determinará la marcha de la misma, sus costos y su capacidad de respuesta a los
requerimientos internos y externos.
Dentro de la estrategia de la compañía de optimizar su rentabilidad y en línea con su
programa de mejoramiento continuo la alta gerencia ha decidido que debe revisar el
proceso de compras para redefinir unas políticas y procedimientos que le permita optimizar
costo de los insumos y servicios a la vez que se da un estricto cumplimiento al código de
ética.
2Hymer
(1976) con su teoría monopolística, Buckley y Casson (1976) con la teoría de la
internalización, Kojima (1982) con la teoría macroeconómica y finalmente Dunning (1981,
1988a, 1988b, 1992) expone su teoría ecléctica.
7
III.
REVISION LITERARIA
Se tomó en cuenta el mercado nacional y las empresas productoras de cemento y articulo
para la construcción, de la misma manera se realizó una exhaustiva búsqueda en internet
sobre todos los por menores que tiene este gremio de empresarios con el fin de
proyectarnos al alcance de nuestros objetivos, otros medios importantes a tener en cuenta
fueron su código de ética, su misión, su visión, la agenda estratégica de funcionamiento, los
procedimientos políticos en el área de compras, direccionamiento estratégico, desarrollo
nuevas plataformas esto con el objetivo de mejorar nuestro trabajo.
Se realizara un método de descriptivo deductivo con observación directa e indirecta de los
procesos de compra que realiza actualmente la compañía Cemex Colombia S.A. Con la
metodología descriptiva se pretende conocer las propiedades, características y actividades
del proceso de compras, en el que intervienen los empleados de Cemex Colombia S.A.,
con información verídica.
Para ello se cuenta con la entrevista que se realiza a expertos ejecutivos de la empresa,
Libros y Manuales de la institución, Fotografías del área y Referencias de otros autores con
relación a dicho proceso. Una vez recolectada la información, se analiza de manera
cuidadosa, a fin de extraer una guía importante de Políticas para el área de compras, que
conlleve a cumplir de manera eficiente con los requerimientos del área, su buen
funcionamiento y contribuye de esta manera al buen desempeño de la organización.
La investigación descriptiva busca especificar las propiedades, características y los perfiles
importantes de personas grupos comunidades o cualquier otro fenómeno que se someta a un
análisis¨ (Danhke, 1989)3. Así como se cuenta con una información importante acerca del
proceso de compras y el direccionamiento estratégico de la empresa, de la misma manera se
realiza un razonamiento deductivo en el que se concluye con una guía de políticas, que
supone y asegura el cumplimiento adecuado de los procedimientos en el área de compras.
El método deductivo infiere los hechos observados basándose en la ley general (a
diferencia del inductivo, en el cual se formulan leyes a partir de hechos observados).
Se hace revisión del direccionamiento estratégico de la organización tomando como parte
fundamental la, VISION y la agenda estratégica de la empresa CEMEX Colombia. Se
realizó entrevista con el Vicepresidente de Planeación quien orienta las requisiciones
mínimas para elaborar las políticas del área de compras de la empresa CEMEX Colombia.
3 Danhke,
1989, descriptivo, miden y evalúan o recolectan datos sobre diversos aspectos, dimensiones
componentes del fenómeno a investigar esto con el fin de recolectar toda la información que obtengamos para
poder llegar al resultado de la investigación.
8
“Contribuir al desarrollo del país ofreciendo soluciones para la construcción que generen
bienestar a la gente”
Así mismo, se realiza entrevista con el Director de Abastos, con el Gerente de Proyectos e
Importaciones, con la Jefe del Almacén de la planta Caracolito, y con la Gerente de Control
Interno. Se trabaja con la información recolectada y establece de manera deductiva las
políticas de compra que permitan mejorar la reducción de los costos en los insumos y
servicios que compra la empresa Cemex Colombia s.a., Este método permitirá hacer una
revisión del contenido artículos, revistas, internet, entrevista con expertos, que mediante el
proceso deductivo, llevara a producir un documento con unas políticas de compras que
mejoren la rentabilidad de dicho proceso en la empresa CEMEX Colombia S.A.
"La Planificación y Control de la producción (PCP) es la actividad que permite coordinar y
conducir todas las operaciones de un proceso productivo con el objetivo de cumplir con los
compromisos asumidos con los clientes de la empresa, planificar las necesidades de
capacidad y prever la disponibilidad para seguir los cambios del mercado, planificar que los
materiales se reciban a tiempo y en la cantidad correcta que se necesitan para la producción,
asegurar la utilización apropiada de los equipos y las instalaciones, entre otros. Un Sistema
PCP exitoso deberá considerar su capital humano como el activo más importante, razón por
la cual es de vital importancia el manejo estratégico de la gestión de Recursos Humanos
que individual y colectivamente contribuirán a alcanzar los objetivos planteados a corto,
mediano y largo plazo".
9
IV.
MARCO TEORICO
Perfil de la compañía CEMEX Colombia
“En el transcurso del último siglo, hemos crecido desde ser un participante local hasta
llegar a ser una de las primeras empresas globales de nuestra industria. Contamos con la
gente, la cultura y las oportunidades para continuar nuestro camino de crecimiento
disciplinado. - See more at:”
CEMEX es una compañía global de materiales que ofrece soluciones integrales para la
industria de la construcción que ofrece productos de alta calidad tales como cemento,
concreto y agregados y servicios confiables a clientes y comunidades en América, Europa,
África, Medio Oriente y Asia. Tiene una red de operaciones que produce, distribuye y
comercializa cemento, concreto premezclado, agregados y otros productos relacionados en
más de 50 países, a la vez que mantiene relaciones comerciales en aproximadamente 102
naciones.
CEMEX inició operaciones en Colombia en 1996 luego de la adquisición de Cementos
Samper, Cementos Diamante y Central de Mezclas. Ofreciendo soluciones para la
construcción que generara bienestar a la gente.
La misión de CEMEX es satisfacer globalmente las necesidades de construcción de sus
clientes y crear valor para sus accionistas, empleados y otras audiencias clave,
consolidándose como la organización cementera multinacional más eficiente y rentable del
mundo.
La visión de CEMEX es “Contribuir al desarrollo del país ofreciendo soluciones integrales
para la industria de construcción que generen bienestar a la gente, definiendo la evolución
del entorno competitivo.
Somos una empresa que ofrece soluciones integrales para el sector de la infraestructura y la
vivienda”. Jacks habló con Portafolio.
El actuar diario de CEMEX se define a través de la práctica de los valores y ética
empresarial; por ello, crea estrategias sólidas, basadas en los principios de Colaboración,
Integridad y Liderazgo que permiten asegurar la productividad y el crecimiento de manera
sustentable4
4
En el transcurso del último siglo, hemos crecido desde ser un participante local hasta
llegar a ser una de las primeras empresas globales de nuestra industria. See more at:
http://www.cemexcolombia.com/NuestraEmpresa/Historia.aspx#sthash.VUrXrsUD.dpuf
10
“Presencia mundial (al 31 de diciembre de 2012) Presencia en más de 50 países a nivel
mundial con cerca de 44,000 empleados Capacidad de producción anual estimada de 95
millones de toneladas de cemento Producción anual de 55 millones de metros cúbicos de
concreto premezclado y alrededor de 159 millones de toneladas de agregados en 2012 -57
plantas de cemento (además de una participación minoritaria en 12 plantas cementeras),
1,899 plantas de concreto premezclado, 371 canteras de agregados, 221 centros de
distribución terrestre y 69 terminales marítimas Una visión del modelo utilizado en la
consulta de los códigos de materiales”
Según Carlos Jacks, presidente de la compañía en Colombia, con el fin de fortalecer la
presencia en el mercado del cemento, Cemex avanza en proyectos relacionados con el
incremento de la capacidad operacional, “Estamos avanzando en el mejoramiento de la
capacidad productiva, para adecuarla al crecimiento del mercado nacional”. Jacks dicen que
el potencial es grande, pues Colombia sólo consume 220 kilos de cemento per cápita al año,
mientras que el promedio de A. Latina es de 330 kilos.
Para CEMEX COLOMBIA S.A. Es muy importante la transparencia en los procesos y por
eso decide apoyarse en los principios y valores del Código de Ética como aparece en la
página 13.
Uno de los principios que nos muestra en CEMEX es el respeto de los acuerdos y
compromisos establecidos en nuestros contratos. Respetamos también los derechos de
propiedad intelectual e industrial y por ello el personal no puede establecer relaciones
comerciales con contratistas o proveedores que no demuestren que están debidamente
autorizados para el uso o comercialización de productos y servicios sujetos a pago de
regalías o derechos de propiedad intelectual o industrial a terceros, así como la autenticidad
y licitud de los mismos.
Los procedimientos que ayudan al auditor a obtener evidencia suficiente y competente
respectos a las aseveraciones de los estados financieros en cuanto a existencia, integridad,
evaluación, propiedad, presentación y revelación de las aseveraciones y deudas contraídas
pendientes de liquidar.
Así mismo refiere la Página 34 del Código de ética: El buen uso y la salvaguarda de los
activos de CEMEX son elementos fundamentales que contribuyen al logro de nuestra
Misión. Los activos son todos los bienes tangibles e intangibles propiedad de la
organización, tales como edificios, maquinaria y equipo, inventarios, efectivos, cuentas por
cobrar, acciones y valores. Los activos también incluyen información, inventos, planes de
negocio, patentes y marcas, nombres comerciales, identidad e imagen corporativa,
tecnología de información, entre otros.
11
Colaboración: Trabajamos con otros en la búsqueda colectiva de la excelencia. La
colaboración es la base de todas nuestras relaciones. Colaboramos con nuestros clientes,
colegas, proveedores y otros socios y aliados para lograr metas compartidas.
Integridad: Actuamos con honestidad, integridad y respeto por todas las personas y
organizaciones con las que interactuamos.
Liderazgo: Buscamos ser líderes no sólo en la industria de los materiales para la
construcción sino también en todas nuestras relaciones. Somos una compañía con una
fuerte visión del futuro basada en la sustentabilidad, excelencia e innovación.5
Figura 1. Plantas en las que opera CEMEX COLOMBIA S.A.
Fuente: Planos con Plantas de la Compañía Cemex Colombia S.A.
5http://www.cemex.com/ES/AcercaCemex/Valores.aspx
12
“Plan de acciones para ejecutivos Con el fin de alinear mejor los intereses de nuestros
ejecutivos con los de nuestros accionistas, a partir de 2005 les comenzamos a ofrecer un
nuevo plan de acciones. El plan considera cambio en el plan de compensación de largo
plazo de la compañía, al pasar de opciones sobre acciones, a programas basados en
acciones restringidas. Al 31 de diciembre de 2012, nuestros ejecutivos tenían 30.921.769
CPOS restringidos, que representan el 0.3% del total de CPOs en circulación.”
COMITÉ DIRECTIVO
PRESIDENTE
Jacks, Carlos
VP. SOLUCIONES PARA EL
CANAL DE
DISTRIBUCIÓN
INDUSTRIALES
Cárdenas, EJuan
Carlos
DIRECTOR DE
INFRAESTRUCTURA
& VIVIENDA
Ruíz,
Esteban
VP. OPERACIONES CEMENTO &
TECNOLOGIA PARA COLOMBIA &
SAC
DIRECTOR DE
AGREGADOS
Ángeles, Edgar
Muñoz, Juan Carlos
VP. SOLUCIONES PARA CONSTRUCTORES
Parra Parra, Nelson
VP. PLANEACIÓN, INNOVACIÓN &
DESARROLLO DE NUEVOS NEGOCIOS
Ramírez M, Edgar
VP. RECURSOS HUMANOS
Schmidt-Mumm, Carlos
VP. COMUNICACIÓN &
RELACIONES
INSTITUCIONALES
Suarez, Daniel
VP. JURÍDICO
González, Camilo
Figura 2. Organigrama Comité Directivo
Fuente: Agenda Estratégica Cemex Colombia S.A.
13
VICEPRESIDENCIA DE PLANEACIÓN, INNOVACIÓN Y NUEVOS NEGOCIOS
VP. PLANEACIÓN, INNOVACIÓN &
DESARROLLO DE NUEVOS NEGOCIOS
Ramírez M, Edgar
ASISTENTE DE
VICEPRESIDENCIA
Carreño, Sandra
DIRECTOR DE
PLANEACION
FINANCIERA
DIR. INNOVACIÓN Y
DESARROLLO
DE NUEVOS NEGOCIOS
DIR. PLANEACION
ESTRATEGICA Y
MERCADEO
DIR. DE ABASTOS
COLOMBIA & SCAC
Toro, Manuel
Serna, Juana
Enríquez, Efraín
Moreno, Fabian
GERENTE
FINANCIERO Y
DE PROYECTOS
GERENTE DE
ESTRUCTURACION
DE PROYECTOS
GERENTE DE
ESTRATEGIA DE
MERCADEO
Vacante
Navarrete,
Mauricio
Aragón,
Inmaculada
ANALISTA
PLANEACIÓN
FINANCIERA
Pérez, Juan
COORD.
PROYECTOS
INMOBILIARIOS
JEFE
PRESUPUESTO E
INFO.
FINANCIERA
Criollo, Sandra
POSICIÓN
MOE
Garcia, Laura
ANALISTA
PLANEACIÓN
FINANCIERA
Hernández,
Julian
Beltrán, Edgar
Soacha,
Wilson
Gutierrez,
Gabriela
COORD.
ECONOMIA E
INTELIGENCIA
DE MERCADOS
Ariza, Lina
COORD.
DESARROLLO DE
MERCADOS & CANAL
ECONOMISTA
Herrera, Julian
Joya, Juan
ANALISTA DE
PLANEACIÓN
ANALISTA
DE ECONOMIA
Y MERCADOS
JEFE DE
MERCADEO
CONSTRURAMA
PRACTICANTE
S
Serrato, Juan
Guzman, Yessica
Ortiz, Jaime
COORD.
INNOVACIÓN Y
NUEVOS
NEGOCIOS
Pinilla,
Liliana
Ospina, M.
Paula
Villegas,
Fatima
Figura 3. Vicepresidencia de Planeación; Fuente: Agenda Estratégica Cemex Colombia
S.A.
14
ABASTOS
DIR. DE ABASTOS
COLOMBIA & SAC
Enríquez, Efraín
GERENTE DE
NEGOCIACIONES
COLOMBIA & SCAC
GERENTE DE
OPERACIONES
CEMENTO
Vásquez, Cesar
sasquez, Cesar
Florez, Dilmar
NEGOCIADOR
LIDER
Castro, Álvaro
Arjona, Pedro
PLANEADOR
ABASTOS
PLANEADOR
ABASTOS
Salgado, Marco
F Dilmar
Zambrano, Olga
GERENTE PROYECTOS
IMPORTACIONES
COL & SCAC
Mendoza, Mario
COORD. VENTA
ACTIVOS FIJOS
NO
PRODUCTIVOS
Álvarez, Oscar
COL & SCAC
Arasf
Arjora Pedro
NEGOCIADOR
Neguera,
Sandra
Martínez,
Rafael
Melendro,
Felipe
JEFE
DE
ALMACEN
JEFE
DE
ALMACEN
Bermeo, Cristina
Santana, Pedro
OPERADOR
ALMACEN
OPERADOR
ALMACEN
Bonilla, Luis E
Rincon, Ivan
JEFE
DE
ALMACEN
Lizarazo,
Héctor Parra,
Lidis
Acosta, Carlos
POSICIÓN
MOE
COORDINADO
R CAPEX
COLOMBIA &
SCAC
Arenas,
Alejandro
NEGOCIADOR
LIDER
CONSTRURA
MA Aida
Miranda,
JEFE DE
SOPORTE
OPERATIVO
COLOMBIA
Sarmiento, &
SCAC
Nubia
NEGOCIADOR
CAPEX
NEGOCIADOR
LIDER
COORDINADO
R SOPORTE
OPERATIVO
Prada, Francisco
Vacante
Trujillo, Janoy
COORDINADOR
LOGISTICO
COLOMBIA &
SCAC
NEGOCIADOR
PROYECTO
CAPEX
Palacios, Nataly
Romero, Jaime
JEFES DE
ALMACEN
NEGOCIADORES
INFRAESTRUCT
URA Y VIVIENDA
Herrera, Eraldo
(Cúcuta)
Duque, Julian
(Pereira)
Angulo, Cley
(Monteria)
Ovalle, Ramon
(Villanueva)
Arias, Jose
(Cúcuta)
 Hernandez,
Alexander
 Goméz, Yina
 Vacante
Guajira
 Vacante
Pereira
PRACTICANTE
S
Bustos, Diego
Pinilla,
Alejandra
Figura 4. Dirección de Abastos
Fuente: Agenda Estratégica Cemex Colombia S.A.
15
V.
SOBRE LA ESTRATEGIA DE EFICIENCIA OPERATIVA
Los procesos utilizados en Cemex Colombia son los mejores utilizados en la industria de
Cementos y permiten satisfacer las necesidades de los clientes usando la cantidad óptima de
recursos y generando el mayor valor posible. Con frecuencia se busca mejorar el
desempeño de la compañía para hacerla eficiente, ágil e innovadora al identificar, compartir
e implementar las mejores prácticas en toda la red global de plantas e instalaciones.6
“Colombia protagonizará la próxima historia de crecimiento en América Latina, un país
donde no faltan oportunidades para la inversión extranjera. Industrias pesadas,
principalmente de infraestructura, serán las grandes vencedoras, en la medida en que el
Gobierno de Juan Manuel Santos vaya introduciendo nuevas reformas que modernizarán
la economía. Al igual que una casa, los cimientos de la nueva Colombia se construirán
sobre la industria del cemento. Buena parte de los gastos en infraestructuras se dirigirán
al segmento de transporte (sobre todo carreteras) y vivienda, cuyo principal insumo es el
cemento. En Colombia, la industria del cemento está dominada por tres empresas: Argos,
Cemex y Holcim.”
Constantemente se desarrollan nuevas metodologías para hacer las tareas diarias más
eficientes permitiendo una toma de decisiones simple, escalable y flexible, guiada por una
serie de normas corporativas. Esta estrategia permite movilizar las iniciativas globales
mucho más rápido, al hacerlo de manera paralela, en lugar de secuencial.
En la búsqueda del mejoramiento continuo las empresas trabajan en el llamado Justo A
Tiempo El Justo a Tiempo (JAT) traerá cambios importantes relacionados con las políticas
de compras de la organización lo cual es llevado a cabo con mayor satisfacción con el
desarrollo de procedimientos y políticas que orientan a ese objetivo.
El campo de las adquisiciones es uno en el cual se encuentran tentaciones para seguir una
conducta no ética.
Algunos vendedores prometen una participación a los agentes de compras si el contrato es
concedido a la compañía que representan. El asunto de si aceptar o no tales obsequios está
sujeto a controversia.
Además de los agentes de compras, otros individuos pueden ser blanco de vendedores no
éticos. En ocasiones se ponen en contacto con los ingenieros para influir sobre el diseño de
un producto de manera que sólo un proveedor pueda cubrir las especificaciones. Al
6http://www.wharton.universia.net/index.cfm?fa=viewArticle&ID=2147
16
personal de investigación y desarrollo se le puede influir para que especifiquen ciertas
características en el producto que sólo puede cubrir un solo proveedor.
Con frecuencia los vendedores crean problemas de ética de otro tipo. A continuación siguen
algunas actividades sobre las que en lo general se ha acordado que son no éticas y/o
ilegales.
 El arreglo de precios.
 Coludirse los proveedores al hacer cotizaciones.
 Sabotaje de los productos de un competidor que se han dejado como prueba con el
comprador.
 Envío de muestras de productos de calidad mucho más elevada que la de los
productos que se fabricarán y entregarán.
 Uso de publicidad engañosa con relación a productos y precios.
El Vicepresidente de Planeación de Cemex Colombia S.A. tiene el siguiente planteamiento
acerca de cómo las políticas se alinean con la Misión y la agenda estratégica de la
compañía: ¨Dentro de la visión de la Compañía, Desarrollar soluciones integrales para la
industria de la construcción que generen bienestar a la gente en Colombia, definiendo la
evolución del entorno competitivo, la cual es el marco de nuestra agenda estratégica, que en
la dimensión de procesos busca respetar la normatividad para tener procesos de negocio
innovadores, lo que buscamos es tener una políticas de abastos que respondan a los retos de
negocio que debemos alcanzar en los próximos años¨
17
VI.
EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
El procedimiento de Compras en la empresa CEMEX Colombia S.A. considerado, inicia
con la consulta de los datos maestros de bienes, servicios y proveedores además del estatus
de los inventarios de materiales requeridos como datos básicos previos a la creación del
documento de compra. La plataforma utilizada por la empresa se llama SAP, donde se
almacenan los datos que incluye los Materiales, servicios, proveedores y clientes y que se
encuentra disponible para cada usuario según el nivel de seguridad y rol que se lo permita.
"La logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento
de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los
proveedores hasta el cliente. Dada su importancia, existe la necesidad de su diseño sea
flexible, sincronizada con los sistemas de producción, control y reducción de costos y
desarrollo de herramientas analíticas y de control para el logro de objetivos"
El Procedimiento de Compras se compone de las siguientes actividades:
Datos Maestros: Parte de la consulta, sirve para entender cómo funcionan los procesos de
datos maestros de bienes, servicios y proveedores, además del estatus de los inventarios de
materiales, requeridos como datos básicos previos a la creación de documentos de compras.
Su importancia radica en ser la base de información bajo la cual se procesa todas las
transacciones del sistema, se almacena centralmente y está disponible para todo el sistema,
cada usuario puede acezar a la información de datos maestros que su nivel de seguridad y
rol le permita.
Los registros que existen en el sistema se llaman datos Maestros y estos pueden ser:
Materiales, Servicios, Proveedores o clientes.
CSS (Cemex Shared Servicies) es el área responsable de estos datos maestros y se encargan
de la captura, edición y administración de dichos datos, los procesos que ejecuta CSS son la
creación de datos para un nuevo código de material, servicio o proveedor; los cambios o
eliminación a códigos de material, servicio o proveedor existentes.
Los materiales tienen unos códigos que contienen toda la información de bienes;
materiales, equipos y materias primas que usa la compañía. Integra información de
producción, inventarios, ventas, distribución, compras y contabilidad. Es la fuente de datos
de los procesos de compras. Es una filosofía aplicable a las operaciones cuyo objetivo es el
mejoramiento continuo y la eliminación de perdidas en todas las áreas de la empresa. La
meta del enfoque JAT es producir solo lo necesario en la cantidad requerida y el tiempo
preciso. La empresa puede aumentar de modo radical la capacidad de respuestas frente a los
requerimientos de los clientes y perfeccionar la capacidad para competir en costos, calidad,
18
credibilidad, y flexibilidad y tiempo. La reducción de tiempos de organización y costos
permite que la empresa reduzca los tamaños de lote sin incurrir en costos elevados, lo cual
reduce el ciclo de inventario e incremente el rendimiento del sistema. Los tiempos de
entrega cortos posibilitan que la empresa utilice la demanda real y no el pronostico de
demanda para la programación detallada de la producción. Este incremento de la
certidumbre produce menores inventarios de bienes elaborados. Asimismo el
mantenimiento de exceso de capacidad permite satisfacer aumentos inesperados en la
demanda sin mantener inventarios considerables de reserva. Además de reducir el ciclo de
inventario, el enfoque JAT pregona continuamente la reducción paulatina de inventarios de
reserva, lo cual ayuda a descubrir los problemas que luego se combaten y eliminan. A
medida que la empresa reduce la necesidad de mantener inventario, mejora su capacidad
para competir y satisfacer a los clientes, sin embargo el objetivo final no es llevar a cero los
niveles de inventario, pues en muchos casos es necesario y benéfico mantener cantidades
pequeñas.
El Justo a Tiempo (JAT) traerá cambios importantes relacionados con las políticas de
compras de la organización y hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario
suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de
producción y venta funcionen sin obstáculos, como se ve, los dos aspectos del objetivo son
conflictivos.
El Abastecimiento Estratégico se define como una metodología enfocada en la reducción
del costo total de los materiales, bienes y servicios contratados por la compañía. Consiste
en un proceso lógico y secuencial que analiza la demanda interna de la empresa, su
posición frente al mercado de oferta y el poder de negociación de la compañía con relación
a sus proveedores. De esta forma, se lograrán identificar las mejores oportunidades de
abastecimiento, al menor costo total, con el menor riesgo posible, con una visión clara de
las innovaciones de productos y de mercado, la mejor calidad y todo ello, soportado por la
selección de los proveedores idóneos y mejor calificados del mercado
Cualquier solicitud que se realice para materiales en SAP continúa temporalmente
ejecutándose en la herramienta ¨requisite¨ como vía para solicitar códigos entre los usuarios
y el CSS.
1. Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.
2. A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado.
19
Almacén
característica de planificador
de necesidad
Almacén
0001
0002
clases
de
Denom almacén valoración
Prod. terminado
multiproducto
no aplica
ND
N/A
1000
almacén general
001
1002
materia prima
1003
1004
1005
energéticos
empaques
recuperado
RECOVERED
1006
reparado
REFURBISH
PD Y ND 002
1007
1008
outsourced
proyectos
AVG COST
ABG COST
PD
003
planeador
abasto
alm.
Proveedor
1009
1020
dañado
producción
ND
002
planeador
abasto
costo promedio
AVG COST
RECOVERED recuperados
REFURBISH reparados
AVG COST
PD Y ND
002
001
001
PD
ND
NO APLICA
jef
de
almacén
planeador
abasto
jefe
de
almacén
inventario y parámetros de
reposición
custodia
No.
inventario afectación a CC
Figura 5. Códigos de Materiales.
Fuente: Procedimiento de Compras Usuario Final
Antes de requerir o comprar materiales es necesario validar si se cuenta o no con existencia
de ellos en cantidad suficiente para cubrir la necesidad que se tiene, esto representa la
oportunidad de consumir materiales que hay en la planta o en otras plantas de la
organización y con esto se apoya la racionalización del capital de trabajo, lo mantiene en
niveles óptimos, necesarios y se contribuye a controlar el gasto de la compañía en este
rubro.
Los códigos de servicio contienen toda la información de servicio que usa la compañía son
fuente de datos del proceso de compras e integra la información de compras y contabilidad.
20
La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto
o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos
tenemos los siguientes:
 Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios
para el funcionamiento de la organización.
 Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel
mínimo.
 Mantener unas normas de calidad adecuadas.
 Buscar y mantener proveedores competentes.
 Normalizar los elementos que se adquieren.
 Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.
 Mantener la posición competitiva de la organización.
VII.
LA CLASIFICACIÓN DE LOS CÓDIGOS DE SERVICIO SE HACE DE
ACUERDO A:
La familia: Es el tipo de servicio que presta un contratista o proveedor. Su base es
frecuentemente un verbo ejemplo: Renta, leasing, outsourcing, limpieza, servicios
industriales.
La línea: Es quien brinda el servicio solicitado o quien recibe el servicio prestado.
Frecuentemente es un sujeto ejemplo: camión, técnico, compresor, guía, ingeniero y ductos.
Tipo de línea: Es la clasificación derivada de quien brinda o recibe el servicio para definirlo
más específicamente el eléctrico, un neumático, oficinas, podado, proceso y producción.
La capacidad: Es el volumen del servicio que medido en unidades de longitud, tiempo u
otro ayude a dimensionarlo y referenciarlo para facilitar el cálculo del costo del servicio
ejemplo: 8 horas diarias, 6 m3 de capacidad, 200 m2, 600 mm de diámetro.
La unidad: Es la medida básica específica del servicio ejemplo día, hora, mes, m3, m3 y
metro
21
DESCRIPCION
CORTA (40C)
renta
camión
volteo 6M3
leasing
copiadora
5000c/mes
leasing
mant
camion
revolvedora
6m3
moetecind 8h
moe supervisor
ind 12h
limpieza
oficinas planta
500m2
Jardinería áreas
verdes 2000m2
cont/plagas
fumigación
oficinas
quincena
vigilancia
planta cemento
7 24 /planta
outsorcing
asistente lunes
viernes
outsorcing
ingeniero civil
lunes sábado
obra civil muro
ladrillo
montaje
reductor
MAAG 1 TON
instalación
dicto seléctricos
ligero
acarreo
materias primas
FAMILIA
LINEA
TIPO
DE
LINEA
CAPACIDAD UNIDAD
Renta
Camión
Volteo
Leasing
Copiadora
6M3
DIA
5000C/MES
MES
LeasinMant Camión
Moe
Tec
Revolvedora 6M3
Ind
8H
MES
DIA
Moe
Supervisor
Ind
12H
DIA
Limpieza
Oficina
Planta
500M2
MES
Jardinería
Áreas
Verdes
2000M2
MES
Cont Plaga
Fumigación Oficinas
QUINCENA
MES
Vigilancia
Planta
7
24/PLANTA
MES
Outsorcing
Asistente
LUN VIER
MES
Outsorcing
Ingeniero
LUNES SAB
MES
Obra Civil
Muro
LADRILLO
M2
Montaje
Reductor
Maag
1 TON
TONELADA
Instalación
Ductos
Materia
Primas
Eléctricos
LIGERO
METRO
5 KM
VIAJE
Acarreo
Cemento
Civil
22
5 KM
recolección
desechos
ind
5TON semana Recolección Deshechos
topografía
materia prima
Materia
GPS
Topografía Primas
Ind
5
TON
SEMANA
MES
GPS
EVENTO
Figura 6. Códigos de Servicio
Fuente: Procedimiento de Compras Usuario Final
Consulta de datos maestros de proveedores: Es la actividad por medio de la cual el usuario
puede verificar la información maestra de un proveedor específico. Es importante porque
contiene la información y las condiciones comerciales establecidas entre Cemex y el
proveedor, la cual es requerida para poder establecer una relación cliente proveedor. Esta
información consta de dirección, teléfono, correo electrónico, clasificación del proveedor,
nombres de contactos, RFC, tipo de proveedor, Cuenta bancaria, Tipo de pago, Cuenta
bancaria, Retenciones y Cuenta asociada
23
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Medio de Compra
Necesidad
Requisitos
Contratos
Cotización
NB/Editable
OC
AN
Plan
Facturación
Cotización
Requisición
Consumo
Facturación
Pago
Facturación
A
Mb/ Sipo
A
Orden asistida
WK.MK.ZWKI
MGO
A
Contrato
nacional
OT’S
Proyecto
Rep. De
Inventarios
Recepción
FO
N/GO
ZNB/ZICP
Recepción de
Materiales
Orden
Contrato/consignación
n
Contra to local
A
ML81N
Aceptación
Servicios
ZNB/No Editable
Requisición
LE
ZEUP/Pago directo
MGO
Orden usuario
Consumo
Consignación
n
A
Orden de
leasing
MK
Contrato
MMPP
Cotejo
A
ZNB
Orden MMPP
Ruta
MMPP
Recepción
MMPP
Financi kit
Pre
Liquidación
(1)
Pago
Facturación
Facturación
Electrónica
Validación
(1)
(2)
Afectación cc
Aceptación de cargo
Autorización documental
(2) sin liga en sistema
A
Autorización estrategia de liberación
Usuario
Cd p
Abastecimiento
Herramienta
Pago
Centralizado
Figura 7. Flujo grama del proceso de compras.
Fuente: Procedimiento de Compras Usuario Final
Requisiciones. Consta de: La Solicitud de un pedido o requisición es una solicitud
electrónica de bienes y servicios creada en el sistema desde el modulo de compras que se
encuentra en el sistema donde se especifican los datos generales de adquisición, lugar
donde se requieren, Centro de costo al cual se imputara el gasto entre otras cosas y se
solicita autorización.
La requisición genera un registro de las solicitudes de materiales y servicios, las cuales son
revisadas y aceptadas por aéreas de suministro quienes a su vez determinan la fuente del
suministro con el menor costo, calidad, tiempo de entrega y servicio por parte del
proveedor.
El usuario solicitante verifica si hay existencia del material requerido, valida la
disponibilidad de fuentes de suministro negociada (contrato), verifica si existe área de
suministro en su Unidad de Negocio debe crear requisición y si no existe área de suministro
en su Unidad de negocio crea orden de compra de usuario (ZEUP)
24
Figura 8. Pasos para crear una compra.
Fuente: Procedimiento de Compras Usuario Final
El usuario captura a través de la plataforma la información de materiales y servicios que
requiere con sus respectivas cantidades y descripción detallada. Es importante validar la
existencia del código de material o servicio requerido, y si este no existe realiza la solicitud
en un texto libre.
Todas las solicitudes creadas deberán seguir la ruta de autorización definida por el perfil del
usuario, en el módulo de compras o en su módulo operativo.
Todas las solicitudes pueden ser modificadas antes de que sean liberadas (autorizadas);
además pueden ser consultadas en modo de visualización en cualquier estado que se
encuentre la solicitud. Si después autorizada la edición altera el importe total de la solicitud,
ésta pasará nuevamente por ruta de autorización.
Las solicitudes pueden contener materiales y servicios dentro del mismo documento, estar
relacionadas a una orden de trabajo si es necesario y se pueden realizar pedidos para
artículos dentro y fuera de convenio.
25
Acerca de las Importaciones, en las solicitudes que se sabe de antemano que son de
importación y que son de material no codificado, deberá seguir los siguientes lineamientos:
Utilizar el código de material 100 (que es un código genérico) e inmediatamente colocar la
descripción del artículo.
Compras Usuario Final: Los Documentos de Compra de Usuario final sirven para agilizar
los procesos de compra que requieren los usuarios finales. Estos documentos pueden ser
manejados por ellos mismos buscando el mejor valor al negocio, condiciones de pagos,
fecha, calidad y especificaciones requeridas, con los proveedores.
Este proceso aplica con usuarios autorizados que pueden generar directamente una orden de
compra de usuario sin requerir requisición y sin requerir cotizaciones. Los procesos de
compras de usuario final son importantes porque operan con procesos simples y ágiles de
acuerdo a las necesidades locales.
Hoja de Entrada de Servicio: es un documento de compras que se realiza para aceptar un
servicio. Después de validar su ejecución satisfactoria, genera pasivos no documentados
como avance de obra o entrega de un servicio, requiere previa supervisión, aceptación del
servicio, y Orden de Compra autorizada.
Pago Centralizado: es una herramienta fuera de SAP para administrar pagos de personal
contratado por outsourcing y vigilancia entre otros. Se genera el pago al proveedor previa
recepción de factura electrónica y posteriormente el usuario verifica el cargo respectivo.
Este es un medio de compra administrado por Cuentas por Pagar y gobernado por Cuentas
por Pagar Abastecimientos.
Luego se debe pedir la autorización de documentos de compra de Usuario Controlar el
gasto en base al presupuesto, políticas de la compañía y los roles de los usuarios
involucrados. Esta autorización aplica para los documentos de compras, estableciendo los
puntos clave que un autorizante debe identificar y revisar para proceder a liberar los
documentos antes de ser implementados en el sistema.
El proceso de liberación en SAP es el proceso en el cual se autoriza en el sistema los
documentos de compra usados para solicitar, adquirir o recibir bienes o servicios. Es este
proceso donde de acuerdo a la estrategia de liberación (ruta de autorización) los
documentos pasan por diferentes autorizaciones hasta su liberación.
Este proceso permite administrar la generación de compromisos de pagos que haremos a
proveedores generados por documentos de compras y que impactarán en presupuestos
específicos. Supervisar, identificar, controlar procesos y políticas de adquisición de bienes
y servicios e identificar y controlar el incremento o disminución del capital de trabajo.
26
Autorización por tipo de Documento de Compras de Usuario: tienen como objetivo
controlar el gasto en base al presupuesto, políticas de la compañía y los roles de los
usuarios involucrados. Esta autorización aplica para los documentos de compras,
estableciendo los puntos clave que un autorizante debe identificar y revisar para proceder a
liberar los documentos antes de ser implementados en el sistema.
Cuando se ha autorizado una compra se le llama Liberación en SAP. Las autorizaciones
permiten Administrar la generación de compromisos de pagos a proveedores generados por
documentos de compras y que impactan presupuestos específicos, supervisar, identificar,
controlar procesos y políticas de adquisición de bienes y servicios e identificar y controlar
el incremento o disminución del capital de trabajo
Recomendaciones para Autorizar Documentos de Compra:
Selección: Generar listado de pendientes de liberar, seleccionar la que desea autorizar.
Revisión: Revisar los puntos clave en cabecera, en resumen de posiciones, y en posición el
detalle de cada concepto; como centro (planta), almacén, solicitante, centros de costos,
cuenta de mayor, cantidades solicitadas, tiempos de entrega, notas de justificaciones.
Entrada de materiales: Es un proceso soportado por la orden de compra autorizada al ser
ingresados al sistema, afectando centro de costos y generando el pasivo no documentado.
El usuario creador del documento de compra es responsable del proceso y quiebres que el
documento genere desde su creación hasta el pago al proveedor debido a que Se registra
contablemente cada entrada de materiales y servicios recibidos en unidades de negocio de
CEMEX, se afecta a centro de costos en caso de materiales no inventariables y se genera
pasivo no documentado para cumplir compromisos de pago.
El abastecimiento es una de las funciones comunes básicas de cualquier organización,
puesto que cada una de ellas depende -si bien en mayor o menor grado- de los materiales y
suministros de otras empresas. Ninguna organización es autosuficiente.
Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la función que
cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada.
Otro aspecto fundamental es la selección de los proveedores, y para ello es recomendable
contar con políticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a alguien podemos
estar
poniendo
en riesgo la
continuidad
de
las
operaciones.
Finalmente, está claro que el área de abastecimiento de cualquier empresa juega un rol
importante, y que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y por
consiguiente en los precios también, lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de
mantenerse en el mercado y competir. El éxito de una empresa, creada para ofrecer
productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinación
27
razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que
produce.
Descripción del Proceso de Recepción de Materiales:
Cuando se instala un sistema de cómputo para utilizarlo en la realización de la función de
compras, los pasos esenciales de una óptima compra siguen siendo los mismos que en los
métodos manuales. El cambio sólo se presenta en la forma en la que se realizan esas etapas
iniciales. Cuando económicamente se puede introducir un sistema de computo a la empresa,
se pueden obtener las siguientes ventajas:
El manejo electrónico de los procedimientos reduce el esfuerzo manual de los empleados
aun mínimo, la información a partir de los registros están disponibles en forma casi
simultánea, se mejora el control de las operaciones, no sólo por la disponibilidad en el
momento de la información para tomar una buena decisión, sino también por la flexibilidad
lograda por la facilidad de manejar grandes cantidades de detalles, disponiendo así de las
nuevas herramientas para el comprador y para el administrador.
Se mejora el desempeño de operación por la disponibilidad de información y el mejor
control de las operaciones.
Así pues, el uso de un sistema de cómputo se ve reflejado en las etapas del sistema de
compras de la siguiente manera:
Reconocimiento de una necesidad: cuando la computación se utiliza en forma adecuada
puede ser de gran ayuda para analizar la información correspondiente a uso, mercado,
factores económicos y uso esperado para concluir los pronósticos con prontitud y exactitud.
Descripción d la necesidad: las cantidades de los artículos requeridos para su compra se
determinan después del análisis de la información mencionada en laetapa1 y de estudiar la
lista de materiales para determinar el efecto que tendrá sobre los inventarios y las ordenes
abiertas sobre esos requerimientos específicos. Con la información de requisición para
artículos específicos se puede alimentar a la computadora para un análisis de la cantidad
económica de compras considerando aspectos de costo de adquisición, contra los de
mantenimiento e inventario.
Determina y analiza fuentes posibles de abastecimiento. : cuando la requisición es
procesada por la computadora, la información con relación a proveedores, almacenados
precisamente en la memoria de la computadora, puede proporcionar listas de vendedores y
sus precios pasados y registro del desempeño y preparar formas de solicitud de
cotizaciones.
Determina precio y términos al seleccionar al vendedor idóneo
Prepara y asigna las órdenes de compra.
28
Seguimiento expedición de la orden. Una vez que se ha colocado la orden el sistema sigue
larden manteniendo fecha de registro de la recepción de los materiales, facturas, ordenes
recambio y datos de expedición.
Recepción e inspección de artículos
Liquida la factura y paga al proveedor
Mantenimiento de registros: las ordenes ya cerradas se llevan usualmente a un registro de
ordenes durante cierto tiempo para permitir posteriormente un rechazo o ajuste.
Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados,
especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control
permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en
cantidad como en precios.
Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de
recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la
empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de
despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que
tendrán el destino deseado
Beneficios: altas resistencias iníciales, aumento en la velocidad de ejecución de las obras y
la facilidad para hacer un desencofrado rápido cuando sea necesario.
Usos y aplicaciones: es especial para elementos estructurales como cimientos, losas, vigas,
columnas y muros. Además, es ideal para la producción de elementos prefabricados de todo
tipo y concretos de alta resistencia.”
Recepción: El material es recibido por el operador de almacén o el usuario final donde no
exista un almacén físico en la planta.
Documentación: Identificar en el sistema la orden de compra que ampara el bien a ser
recibido.
Inspección: Se inspecciona el material físicamente ya sea por el operador de almacén o en
su defecto por el usuario final. En caso de daño o requerir ayuda especializada, puede
requerirse al usuario solicitante.
Cuando la orden de compra de usuario tenga recepción parcial y no se suministrará el
complemento, la orden de compra debe ser cerrada por el usuario mismo.
29
Descripción del Proceso de Recepción de Materiales
Recepción parcial o total. El operador de almacén/usuario final deberá confirmar la
cantidad a recibir ya sea parcial o total.
Aceptación. Aceptar la línea en la transacción e introducir la nota de entrega/remisión
otorgada por el proveedor.
Entrada. Si el material y la documentación se encuentran correctamente, se procede a
realizar la afectación en el sistema o en caso contrario hacer la devolución al proveedor.
La recepción de orden de compra con afectación a centro de costos, orden de trabajo u
orden interna no genera inventario en Almacén.
El Proceso de Devoluciones se hace a través de las siguientes acciones
Cancelación de entrada de mercancías: Se usa para dar devolución a un movimiento de
entrada y que por alguna razón debemos editar o cancelar. No se debe usar este movimiento
para devoluciones a Proveedores.
Devolución de material al proveedor: Este movimiento se usa para devolver un material a
un proveedor después de haber dado entrada y detectado fallas, daños o vicios ocultos que
obliguen al rechazo del material entregado.
El proceso de aceptación de servicios por parte de usuarios, contempla la supervisión de la
ejecución de servicios y su posterior aceptación en sistema afectando el centro de costos del
área del responsable de la aceptación. Allí se registra contablemente cada aceptación de
servicios recibidos en las unidades de negocio de CEMEX y se genera pasivo no
documentado para cumplir compromisos de pago.
Aceptación de Servicios. Se refiere al proceso de aceptación de servicios por parte de
usuarios, contempla la supervisión de la ejecución de servicios y su posterior aceptación en
sistema afectando el centro de costos del área del responsable de la aceptación. Es una
actividad que se registra contablemente y genera un pasivo no documentado para cumplir
los compromisos de pago.
Descripción del Proceso de Recepción de Servicios:
Recepción: el servicio es supervisado para validar su ejecución.
Documentación: se identifica en el sistema la orden de compra que ampara el servicio
ejecutado.
30
Hoja de Entrada de Servicio: es crear la hoja de entrada de servicio a nivel posición del
servicio aceptado.
Recepción parcial o total: el usuario final debe confirmar el volumen de servicio a recibir
ya sea parcial o total.
Entrada: si el servicio y la documentación se encuentran correctamente se procede a
realizar la afectación en el sistema.
Salida de Materiales
La salida de materiales es un proceso en el cual se consumen materiales del inventario los
cuales reducen las existencias de almacén, y afectan a Centros de Costo.
En el caso de inventarios de consignación u outsourcing además de los efectos
mencionados, estos procesos generan pasivos no documentados para pagos a
Proveedores.
En este proceso se registran contablemente las salidas o consumos de inventarios, se
actualiza el capital de trabajo, se afectan los Centros de Costo, el área que consume
materiales de inventarios, se generan pasivos no documentados del consumo de
consignación y outsourcing, se disparan procesos de reposición de materiales en inventario
que cuentan con parámetros de inventario máximo y mínimo, se actualiza el inventario
físico con cada movimiento realizado en el sistema.
Generación del vale electrónico manual: El usuario identifica su necesidad de material y
procede a su generación en el sistema SAP para crear reserva y número de vale. El usuario
deberá de especificar el almacén y la valoración correspondiente.
Una vez capturados los materiales solicitados por el usuario se deberá de especificar la
persona a la que se le va a entregar el material.
Generación de vale electrónico por OT (Orden de trabajo) El usuario a través de la
transacción, identifica los materiales y cantidades requeridas para generar el vale,
especificando el almacén y, su valoración de donde se obtendrán, y capturar la persona que
recoge el material.
Existen diferentes transacciones de apoyo, que permiten visualizar la información de
existencias, estatus de material y del servicio, documentos generados durante el tratamiento
de recepción, anulación o devolución.
A continuación se describen algunos de ellos:
31
La Visualización del Stock en Almacén. Es un desplegado de información de las existencias
de uno o varios materiales, que se encuentran en uno o varios centros o unidades de
negocios y muestra los diferentes tipos de estatus en que se encuentran dichos materiales.
El Resumen de Stock. Es una visualización de las existencias de un solo material que se
encuentra en una o varias compañías, uno o varios centros o unidades de negocios y en uno
o varios almacenes y muestra los diferentes estatus en que puede estar dicho material.
Lista de Documento de material. Permite visualizar en forma de lista los documentos de
material que se han contabilizado para un material o para varios materiales. Desde la lista
de salida podrá visualizar un documento de material.
Visualizar Documento de Material. Permite visualizar el detalle de un Documento, por
número de documento en la transacción.
32
VIII. CONSIDERACIONES DE LAS NUEVAS POLITICAS DEL AREA DE
COMPRAS DE CEMEX COLOMBIA
“Toda las compras deben ir respaldadas por una orden de compra emitida por la oficina
de compras, de lo contrario la universidad no se hace responsable del pago. Ninguna otra
persona o área está autorizada para realizar compras. - la requisición debe efectuarse por
arte del área responsable del proyecto, en caso de involucrarse otra área deberá ir
firmada por ambas áreas pero cargada al responsable del proyecto - compras debe
gestionar la aprobación de las siguientes áreas dependiendo del tipo de compra”
A través de la información revisada en los documentos como la Misión, la visión, el Código
de Ética, La Agenda Estratégica de la Empresa, Los Procedimientos y Políticas anteriores
del área de Compras, así como la opinión de los expertos (ver anexo mails) , se entiende la
importancia de definir unas nuevas políticas claras, practicas y sencillas que permitan el
adecuado funcionamiento del Proceso de Compras, para poder soportar el flujo de los
insumos y servicios que garantizan el cumplimiento del objeto social de CEMEX Colombia
S.A.
Las políticas anteriores de la empresa tenían como marco de referencia un manual de
procedimientos desactualizado, que se soportaba en la plataforma de información JD
Edwards, plataforma poco flexible, obsoleta para las nuevas necesidades de la compañía,
de difícil acceso hasta para los mismos trabajadores. En el año 2011 CEMEX Colombia
S.A: adquirió la plataforma SAP, la cual es más flexible, (empezó a funcionar de manera
oficial en enero de 2012) que permite el acceso de clientes y proveedores, y una mayor
interacción del Modulo de Abastecimiento hasta facilitar así mismo las compras por
internet. Las ventajas de SAP junto con una redefinición de las políticas de abasto van a
mejorar la gestión de los inventarios y cuentas por pagar, lo que trae como consecuencia
lógica la maximización del capital de trabajo de CEMEX Colombia S.A. Para lograr el
objetivo marcado se debe tener un cronograma de actividades con un tiempo limite lo cual
permitirá resultados más eficaces para ambas partes.
Teniendo en la cuenta el Direccionamiento estratégico de la compañía se hizo necesario
alinear La Visión, El código de Ética, la Agenda estratégica. La Plataforma de Información
SAP, con las nuevas Políticas para el Área de Compras de la Empresa Cemex Colombia
S.A. Estos direccionamientos se debe tener en cuenta los cambios en el mercado a nivel
nacional e internacional con el fin de ir acorde al avance mas teniendo en cuenta las
políticas institucionales que guían el comercio de cada país y las leyes que otorgan el
cuidado al medio ambiente ya que la empresa comercializa un producto que muchas veces
no son manejados acorde a los parámetros requeridos.
33
El desarrollo de la Nueva Plataforma contribuyo de manera importante a facilitar y agilizar
los procesos en el área de compras lo que hizo posible estimular la formulación de Nuevas
Políticas para garantizar que el sistema de trabajo sea más efectivo.
Para CEMEX COLOMBUA S.A. es muy importante cumplir con el código de ética y este
se logra con mayor facilidad cuando se generan políticas que orientan, la transparencia, la
competitividad y claridad evitando la desviación de intereses y contribuyendo a maximizar
la operatividad y la rentabilidad de la Empresa.
El valor de las compras de los insumos y servicios es un componente alto dentro de la
estructura de costos y es evidente que en la medida que se logre comprar a bajo costo, con
mayor calidad y agilidad en el servicio, aumenta también la rentabilidad de la Empresa.
Así como los nuevos procedimientos orientan de manera más ágil, práctica y sencilla la
actividad de compras actual, las Nuevas políticas deben reforzar el compromiso y la
participación del personal, traduciéndose en la realización de entregas oportunas,
generando una conciencia de optimización en el personal del área de abastos. Con el
cumplimiento de este parámetro también se debe tener en cuenta el trabajo de los rangos
menores que cumplan con las normas requeridas e incrementar la calidad en sus políticas
seguido de los negocios comerciales entre países y materia prima.
Las nuevas Políticas apoyadas en las condiciones actuales y favorables para el proceso de
compras permitirá a los directivos elaborar planes concretos de acción que permitan
alcanzar los objetivos de reducción de costos, optimización de recursos, satisfacción del
cliente y mayor rentabilidad para la Empresa.
34
IX.
POLÍTICAS PARA EL PROCESO DE COMPRA EN LA EMPRESA
CEMEX COLOMBIA
CAPEX Capital Expeditares (gastos de capital)
PACS Process Assessment Certification System, se refiere a las pruebas de auditoria
ERP Enterprise Resource Planning, se refiere a la plataforma informática de la empresa
IFRS International Financial Reporting Standards - IFRS, en Abastecimiento norma la
capitalización de activos, estos activos son de alto monto y deben estar asociados a cuenta
capex.
P-CARD: Tarjeta de compras que se entrega a los usuarios finales para permitir el rápido
acceso a un bien o servicio en momentos de urgencia y no disponibilidad en stock.
X.
ALCANCE
Este documento está dirigido a toda persona que participe en el proceso de compras de
bienes y servicios de CEMEX COLOMBIA .Las políticas contenidas en este documento
son aplicables a todos los sectores de negocio de CEMEX COLOMBIA S.A.
35
XI.
POLÍTICAS GENERALES
1.1. Asegurar la búsqueda de economías de escala al agregar demanda por medio del
aprovechamiento de las ventajas que ofrecen los volúmenes consolidados de compra
globales, en el país o países de una región.
1.2. Aplicar los más altos criterios éticos y profesionales para evitar toda actividad que
pudiera comprometer los intereses de CEMEX, y evitar también actividades que
pudieran mermar la objetividad y transparencia en el proceso de negociación y
compra.
1.3. Cumplir el Código de Ética de CEMEX.
1.4. Proteger y garantizar la confidencialidad de la información relacionada con
cotizaciones, precios, condiciones y Contratos, así como cualquier otro tipo de
información considerada confidencial para CEMEX. Esto aplica por igual para
personal de CEMEX y para contratistas.
1.5. Mantener archivos (electrónicos y/o físicos) que muestren la evidencia del
cumplimiento de cada control.
1.6. Cumplir las Políticas de seguridad laboral y física. Esto aplica también a todo
proveedor que trabaje dentro de las instalaciones de CEMEX.
36
XII.
NEGOCIACIONES
Políticas generales de negociaciones
Las condiciones de pago deben especificarse claramente en el Contrato y / o Orden de
Compra (bien o servicio) y / o en el catálogo maestro de proveedores.
Las modificaciones a plazos de días de pago menores a lo definido por el país deben ser
autorizadas por el responsable de Abastecimiento (designada por el presidente) Informar al
Departamento Jurídico sobre el contexto y puntos relevantes de la negociación efectuada,
para que se consideren los aspectos jurídicos correspondientes que amparen la negociación,
y en caso de que se requiera establecer las bases para elaborar un Contrato (cuando
aplique).
Mantener un archivo (físico y/o electrónico) de los Contratos originales y dar seguimiento
continuo hasta la terminación del servicio y finalización del Contrato (cuando aplique).
Para tramitar un pedido CAPEX7 éste debe ser autorizado debidamente de acuerdo con los
lineamientos del área de Planeación Estratégica.
En el caso de proyectos mayores, en la etapa de la gestación del CAPEX el área de
Abastecimiento debe participar con una visión estratégica que dé valor agregado a la
formulación del proyecto mediante una cadena de suministros adecuados en tiempo y costo
al desarrollo del proyecto.
Se recomienda visitar las instalaciones del proveedor cuando la negociación sea relevante:
mayor a 100,000 o cuando el responsable del área de Abastecimiento (país) lo juzgue
conveniente.
Proveedores sustentables con mejores prácticas medioambientales y sociales deben ser
considerados proveedores preferentes vs. Otros proveedores, bajo condiciones similares (ej.
costo, calidad, tiempos de entrega, condiciones de pago etc.).
Cotizaciones (PACS). 8
Los casos en los que se realiza:
Se requieren al menos tres cotizaciones (de tres proveedores diferentes reconocidos,
certificados o idóneos) para efectuar el proceso de negociación o compra de bienes o
7
8
Capital Expenditures( gastos de capital )
Actividad sujeta de auditoría.
37
servicios. Los montos se pueden exceder sin previo análisis y autorización de
Abastecimiento Global y la autorización del Country Manager.
Debido a la falta de proveedores (ejemplos: condiciones del mercado, restricciones legales,
inexistencia de proveedores, proveedores únicos, calidad exigida, etc.).
La adquisición se hace debido a una emergencia.
La compra de bien o servicio está referenciada a un Convenio existente.
Es una compra inter-compañías.
Cualquier compra con menos de tres cotizaciones debe incluir las justificaciones
documentadas. Se debe mantener evidencia física de las cotizaciones recibidas, el análisis
del proceso de selección del proveedor, los términos comparativos de las cotizaciones y los
beneficios económicos o estratégicos obtenidos.
Se debe garantizar la confidencialidad de las ofertas recibidas, quedando explícitamente
prohibida la comunicación formal o informal de una oferta a otro(s) proveedor(es).
Negociaciones: Las negociaciones globales están bajo la responsabilidad de
Abastecimiento Global y son obligatorias para todas las unidades de negocio donde aplique
el uso de estas negociaciones.
Las negociaciones regionales son responsabilidad del área regional de Abastecimiento y
son obligatorias para todas las unidades de negocio donde aplique el uso de estas
negociaciones.
Durante la negociación con el proveedor y una vez concluida, se debe tener la
documentación correspondiente tales como las cotizaciones por el proveedor, documento /
evidencia correspondiente al acuerdo negociado con el proveedor, tabla comparativa,
autorizaciones correspondientes, contrato legal o no, según corresponda a los mejores
intereses de CEMEX.
En el sector del negocio de cemento, Abasto es responsable de negociar las materias
primas.
Implementación de negociaciones (PACS): El responsable de la negociación debe asegurar
y monitorear que estén actualizados los Convenios, acuerdos o Contratos, para que el
usuario final ejecute la compra.
Debe existir justificación documentada de los cambios (precios unitarios, términos de pago,
etc.) en la documentación de la negociación o compra (PACS). Todo grupo de artículos
38
(sea uno o varios artículos dentro del grupo) que se agregue o cambie, a un Convenio
existente y cuyo monto de compra anual estimada (según el alcance geográfico o cobertura
de la negociación) sea igual o inferior al límite de la política de cotización no requerirá
justificación documentada adicional (Se deben respetar las cláusulas del Contrato cuando
aplique).
Para artículos / líneas adicionadas a un contrato / convenio que pertenezcan a la misma
familia / línea de productos o servicios y que dichos artículos / líneas adicionados no
excedan el 10% del valor original del monto del contrato / convenio; cotizar con un solo
proveedor es suficiente.
Cuando el contrato / convenio expira, todos sus artículos / líneas deben de ser cotizados en
el mercado, siguiendo los limites de cotización definidos para la región / país.
Los Convenios que se caracterizan por cambios constantes de precios sólo son permitidos
para cierto tipo de bienes, ejemplos: combustibles (gasolina, diesel), hierros y aceros
(perfiles, planchas, chapas, varillas, etc.) y ventas inter-compañías.
El responsable de la negociación debe comunicar al usuario final todo Convenio para
asegurar el cumplimiento y uso del Convenio mismo.
39
XIII. COMPRAS
Políticas generales de compras: Existen los siguientes medios de compra para tramitar
pedidos de bienes y servicios: Convenios, Órdenes de Compra (con y sin Convenio), Orden
de Compra de Usuario Final (Orden Directa), Pago Directo, Captura Estándar (F1
Checkrequest), e-Procurement, P-Card, Módulo de Materias Primas, etc. Las definiciones
de los medios de compra están descritas en los procesos de Abastecimiento de la
Comunidad de Abastecimiento Global, y su aplicación puede variar según el sistema de
ERP y el país.
En los casos donde exista Convenio, el usuario final genera la compra con base en lo
negociado bajo el Convenio o Contrato. De no cumplirse esta regla, se debe documentar el
caso (ejemplo: el proveedor no puede suministrar el bien, etc.).
Por medio de la Orden de Compra de Usuario Final, se pueden comprar conceptos de Pagos
Directos.
Para el trámite de emergencias de origen nacional, se puede usar la Orden de Compra de
Usuario Final con su debida autorización y justificación documentada (PACS). Cada país
debe acordar con la Operación como manejar esto.
Toda compra de bienes y servicios que requiera un CAPEX o importación debe ser
tramitada por el área de Compras. El responsable de Abastecimiento (país) puede ceder la
compra al usuario final en el caso de ciertos conceptos de CAPEX aprobados por
Abastecimiento Global (PACS).
Para el sector Cemento (Planta de Cemento o Molienda) el usuario final puede: (PACS)
Generar una Orden de Compra de Usuario Final para compras (no incluidas en Convenio)
en moneda local cuyo monto sea inferior o igual al equivalente a 500 USD (América, Asia
y África), 500 Euros (Europa) y 500 Libras Esterlinas (RU). Para el resto de los casos el
usuario genera requisición y es tramitada por Abastecimiento. De existir un Convenio el
usuario genera una Orden de Compra Convenio.
Si la necesidad se genera mediante una Orden de Trabajo, siempre la atenderá el área de
Abastecimiento independientemente del importe solicitado.
Para conceptos de Pagos Directos que se registren mediante una Orden de Compra de
Usuario Final, no hay restricción de monto.
Para los sectores distintos al sector Cemento (Materiales [Concretos / Hormigón y
Agregados / Áridos]; Comercial Cemento [Bodegas y Depósitos]; Terminales de Cemento;
Transporte [Logística y Comercial]; Corporativos; Pavimentos; Filiales y Otros sectores):
(PACS)
40
El usuario final puede generar una Orden de Compra de Usuario Final para compras que no
estén incluidas en un Convenio o Contrato.
“Es importante resaltar que el PIB de obras civiles calcula los desembolsos efectuados a
los constructores, los cuales son posteriores a la ejecución del proyecto, y por ende, a la
demanda de insumos. Adicionalmente, es de anotar que la inversión en obras de minería
(sector que explicó la variación del PIB de obras civiles), está asociada en mayor medida
con la exploración y explotación de minerales e hidrocarburos, lo cual no incide
significativamente en el sector de la construcción El responsable de tramitar la
requisición, compra, Contrato o Convenio debe monitorear mensualmente el estatus y
antigüedad de documentos abiertos y depurar de los sistemas lo que ya no esté vigente,
según el siguiente criterio”
Pedidos nacionales abiertos con máximo de tres (3) meses de antigüedad desde fecha de
vencimiento de la entrega.
Pedidos de importación abiertos con máximo de seis (6) meses de antigüedad desde fecha
de vencimiento de la entrega.
Los Contratos legales o Convenios siempre deben estar actualizados.
Cancelar cualquier requisición, Contrato o Convenio que ya no sea aplicable.
Requisiciones: Todo pedido de bienes o servicios debe contener todos los datos que
describan claramente la necesidad: código, descripción completa con especificaciones
técnicas, unidad de medida, cantidad solicitada, precio estimado, fecha y lugar de entrega.
Únicamente se deben gestionar requisiciones debidamente autorizadas. Si una requisición
no cumple con los requisitos establecidos, debe ser devuelta al usuario que generó la
requisición, a través del sistema de ERP 9 o por correo electrónico, para su modificación o
anulación.
Si el usuario final ya adquirió o recibió físicamente un bien o servicio sin un documento
previo de compra, debe regularizar la compra de inmediato por medio de una Orden de
Compra de Usuario Final / Orden de Compra, con la debida autorización y justificación
registrada en el sistema de ERP. Abastecimiento (país), de común acuerdo con el área
solicitante, puede tramitar el pedido como un caso de emergencia.
9Sistema
de Planeación de Recursos
41
El tiempo para gestionar las requisiciones en Orden de Compra no debe superar para bienes
10 días y para servicios 15 días. Se exceptúan los casos en los cuales se trate de compras
excepcionales, fabricaciones, CAPEX o alguna otra razón justificada en el sistema de ERP.
El usuario final no debe procesar una requisición (cuando corresponda) sin un monto
estimado.
Requisiciones de artículos no-críticos sin reposición (custodia temporal) que tengan
artículos disponibles (no comprometidos) en el inventario no serán procesados; por lo tanto
el usuario final debe usar los artículos disponibles en el inventario.
Órdenes de Compra: Existen los siguientes tipos de órdenes de compra de bienes y
servicios: Orden de Compra Nacional (con Convenio o sin Convenio), Orden de Compra de
Importación (con Convenio o sin Convenio), Orden de Compra de Usuario Final (Orden
Directa), Contrato Legal o Servicio.
Quien emita la compra debe exigir que el proveedor despache y facture de acuerdo con las
condiciones de la Orden de Compra. El proveedor debe indicar en la factura el número de
la Orden de Compra de CEMEX o documento equivalente.
Anticipos (PACS): Cualquier anticipo que exceda el 30% del monto total de la Orden de
Compra debe ser justificado por el negociador y debe contar con la autorización del
Gerente o Director del área correspondiente.
No se permiten anticipos en la Orden Directa, excepto en casos de emergencia con
evidencia documentada.
Los anticipos hechos a proveedores deben contar con una fianza o garantía correspondiente.
Cualquier excepción se debe documentar debidamente según el “Procedimiento para
otorgar anticipos”, validado por Abastecimiento Global y Control Interno.
Los anticipos deben ser pagados únicamente al proveedor especificado en la Orden de
Compra.
Se deben monitorear mensualmente los anticipos procesados (ej. vencidos no amortizados,
etc.).
Logística de Importaciones: Los Coordinadores Logísticos deben monitorear y asegurar el
apego a las tarifas autorizadas en los Convenios (PACS).
Se debe asegurar que todas las importaciones cumplan con las regulaciones aduaneras
vigentes en el país.
42
La solicitud de anticipo de importación, solicitud de anticipo complementario, solicitud de
gastos asociados, anticipos de impuestos y gastos de nacionalización deben ser autorizados
debidamente según la política local.
Niveles de autorización (PACS: Cada área que genera pedidos debe tener documentados los
niveles de autorización (estrategias de liberación) de todos los tipos de órdenes y Contratos
físicos, detallados por área y cargo, con indicación de su fecha de vigencia.
El documento de niveles de autorización, del área de Abastecimiento, se define con criterio
local y deben emitirlo el responsable de Abastecimiento.
Todo tipo de orden debe seguir un proceso de autorización que incluya los costos
adicionales.
No se requiere la autorización de los pedidos de reposición de existencias de almacén
(artículos con método de reposición: existencias y críticos) y órdenes de compra generadas
automáticamente de los Convenios-rutas de materias primas, de combustibles fósiles o de
combustibles alternos.
Los niveles de autorización deben estar actualizados en el sistema de ERP. Se debe guardar
evidencia de la delegación de ruta de autorización (por ejemplo: correo electrónico, registro
en el sistema de ERP).
De requerirse un Contrato físico, éste deben firmarlo el contratista y el contratante. Se debe
tener evidencia que soporte las firmas autorizadas de los representantes legales de CEMEX
y el contratista.
Toda modificación a un Contrato legal autorizado debe pasar de nuevo por el proceso de
autorización.
Todos los Convenios deben contar con su debida autorización: Purchasing Card (P-Card)
10
(PACS) P-Card está autorizada para usarse en todos los sectores de negocio. Toda
implementación debe ser autorizada por el país y Abastecimiento Global (Planeación y
Control). El área de Abastecimiento (país) y el área de Tesorería deben establecer la
negociación con la entidad financiera que respalda el programa P-Card.
No se permite efectuar retiros en efectivo con P-Card.
No se permite efectuar anticipos con P-Card.
10Tarjeta
de compras
43
Se permite comprar bienes y servicios no estratégicos, de bajo riesgo, de bajo impacto en el
costo operativo, de uso puntual y que no estén contenidos en un Convenio en el sistema de
ERP.
Los siguientes controles deben estar autorizados debidamente por la VP Operaciones (país),
Dirección de Abastecimiento Región, Abastecimiento País o persona designada por el
Responsable País y Abastecimiento Global (Planeación & Control):
Lista de productos o servicios (categorías) autorizados o proveedores autorizados,
debidamente actualizados.
Monto máximo permitido por transacción por usuario.
Monto máximo acumulado permitido por mes por usuario.
Definición de usuarios autorizados con indicación de su cargo, compañía y centro de costo.
Los controles de P-Card se deben monitorear mensualmente en cada unidad operativa con
la participación de las áreas de Abastecimiento, Operaciones y Contraloría, lo que incluye
el análisis de tendencias y áreas de oportunidad.
La tarjeta no debe ser utilizada para compras de uso personal.
Cada tarjetahabiente es responsable de la seguridad de su tarjeta y de las transacciones
hechas contra ella.
Si el estado de cuenta de la P-Card no ha sido enviado por el usuario en 2 meses
consecutivos o 3 meses en el último año, le deshabilitan la P-Card (donde aplique el tener
estado de cuenta).
De conformidad con el grado de incumplimiento de esta política, el empleado y/o
supervisor podrían ser penalizados con sanciones que van desde una advertencia por correo
electrónico hasta el retiro de la P-Card.
Se debe cumplir con el procedimiento local de administración de recibos o comprobantes.
Todas las compras efectuadas deben quedar registradas y autorizadas en las fechas de corte
de la P-Card, según lo definido con Contraloría.
Cualquier cargo no autorizado por el tarjetahabiente, se debe comunicar inmediatamente al
banco emisor de la tarjeta P-Card.
44
Pago Directo (PACS): El área de Abastecimiento define en conjunto con el área de Cuentas
por Pagar o persona que designe el Responsable País los conceptos que deben estar
habilitados en el sistema. Vea más detalles del proceso de Pagos Directos en la política de
Contraloría, en CEMEX Plaza – Código de Ética / SHIFT.
Los conceptos de Pagos Directos se pueden tramitar mediante la Orden de Compra de
Usuario Final, lo que depende del sistema de ERP en el país.
Captura Estándar: Vea detalles del proceso de Captura Estándar en la política de
Contraloría, en CEMEX Plaza – Código de Ética / SHIFT.
45
XIV. INVENTARIOS
Políticas generales de inventarios: El área de Abastecimiento es responsable de la
administración de los almacenes físicos de materiales comprados de terceros -repuestos,
combustibles, materias primas y envases- donde exista inventario con valor en libros. Para
los sectores de negocio no cementeros (ej. Concretos, Agregados, Logística etc.) Los
inventarios de materias primas y combustibles no están bajo la responsabilidad del área de
Abasto.
El área de Abastecimiento determina y controla, junto con la validación del área de
Operaciones de Planta, niveles de inventario que garanticen la continuidad en las
operaciones, tomando en cuenta siempre la relación costo-beneficio.
La recepción de los pedidos de servicio y de los bienes entregados al usuario corresponde al
usuario final y no al Almacén. El registro de la recepción en el sistema de ERP se debe
hacer cuando el servicio fue realizado o bien entregado. (PACS)
“CEMEX realiza cerca de 200 proyectos de pavimentación con concreto en México
durante el último...martes, 16 de julio de 2013”
“CEMEX provee concreto especial para el túnel más moderno en la Bahía de San
Francisco miércoles, 03 de julio de 2013”
“CEMEX provee concreto de alta resistencia para Aeropuerto Internacional de Riga en
Letonia martes, 11 de junio de 2013”
“CEMEX provee soluciones para la construcción del sistema de aguas residuales de
“Londres
El proceso de recepción y despacho de bienes de almacén está a cargo del responsable del
almacén. El responsable del almacén repone las existencias de inventario. En casos de autodespacho, previo acuerdo con el responsable Abastecimiento (país), el proceso de despacho
está a cargo del usuario final.
Todo artículo de inventario debe poseer una etiqueta que contenga: código, descripción, ID
de activo fijo para Componentes-IFRS, unidad de medida y código de localización. La
información contenida en esta etiqueta debe ser congruente con el sistema de ERP, de tal
manera que facilite la identificación y ubicación del artículo.
Los materiales que son rechazados por el usuario deben ubicarse dentro del área de material
rechazado, debidamente etiquetados como material no conforme, esto mientras se realiza la
devolución física al proveedor.
46
Integridad de sistemas: El responsable del almacén o persona equivalente, junto con
Contabilidad, debe verificar que no existan diferencias entre las cuentas de inventario y sus
módulos respectivos al cierre de mes.
Se debe crear y revisar mensualmente un análisis de cambios de niveles de inventario
(saldos), en el que se compare la información actual contra periodos pasados, así como
documentar y explicar variaciones significativas.
Los Componentes-IFRS deben ser administrados como un material regular de inventario
dentro del stock.
Codificación de bienes y servicios (PACS): Los bienes clasificados como del proceso de
producción (materias primas, energéticos, empaques, aditivos y suministros productivos) se
tienen que codificar en todos los negocios de CEMEX.
Cualquier Componente-IFRS 11 debe ser codificado deben ser codificado.
Los bienes clasificados como repuestos y productos consumibles tienen que ser codificados
de acuerdo a alguno de los siguientes criterios:
Requieren el control de un stock de inventario.
Son críticos para la Operación.
Sobrantes de proyecto que requieran de un inventario se deben codificar.
No deben existir códigos duplicados; de existir, se deben depurar regularmente estos casos.
Los servicios tienen que ser codificados de acuerdo a alguna de los siguientes criterios:
Son incluidos en un Convenio, excepto catálogos punch-out o P-Card.
Servicios repetitivos.
Pueden ser parte de una negociación global o regional.
El tiempo máximo para tramitar una solicitud de codificación de bienes desde que el
usuario final la solicita hasta la aprobación final es de 1.5 días hábiles.
Recepción de materiales a granel: El inventario de materiales a granel (materia prima,
energéticos, etc.) puede ser llevado en cantidades sobre base-seca (eliminación del factor de
humedad) en las unidades de negocio de cemento. Puede haber restricciones en el ERP que
11
International Financial Reporting Standards - IFRS, en Abastecimiento norma la
capitalización de activos, estos activos son de alto monto y deben estar asociados a cuenta
capex.
47
impidan el manejo de la base-seca cuando dicho material esté bajo un esquema de
consignación.
Para el sector cemento, materiales a granel pueden ser llevados en base húmeda en el
modulo de inventarios, siempre y cuando el área de Contabilidad ajuste (descuente) el %
del factor de humedad en los módulos de contabilidad en el ERP.
La recepción de materiales a granel (materia prima, energéticos, etc.) y su movimiento inter
plantas debe estar controlados y procesados por el módulo de materias primas o sistema
equivalente. (PACS).
Recepción de bienes (PACS)
La recepción de bienes se realiza de acuerdo a los términos y condiciones de la Orden de
Compra.
No se debe mantener una administración sobre los bienes que hayan sido adquiridos a
través de compras que no afecten el inventario; de ser requerido, se los debe codificar para
el control adecuado de los bienes.
No se deben recibir bienes que no estén amparados por un medio de compra autorizado.
Todo bien a recibir debe estar soportado con documentación del proveedor que ampare el
material.
Los documentos que no contengan todos los datos generales correctos deben ser devueltos
al proveedor para su corrección y posterior entrega.
No se debe recibir más cantidad que lo indicado en el documento de compra. En el caso de
excedentes, se debe generar una Orden de Compra adicional. Para el caso de combustibles
líquidos, placas y perfiles metálicos solo se pueden recibir más cantidad de acuerdo a la
tolerancia establecida en el ERP para dicho bien.
En el caso de bienes que no requieran inspección y sean de procedencia nacional, el registro
en el sistema de ERP se debe realizar a más tardar el día hábil siguiente.
Los bienes que requieren inspección deben ser aceptados o rechazados en un plazo no
mayor de dos (2) días hábiles después de recibido físicamente el bien, plazo tras el cual se
hace la recepción en el sistema de ERP inclusive si el usuario no acude a revisarlo. Si es
una importación, el tiempo para dar entrada al bien con sus costos adicionales debe ser
como máximo de 11 días hábiles luego de haberse recibido físicamente la mercancía en
planta.
48
La inspección física de un bien importado la debe realizar el solicitante en un plazo no
mayor a tres (3) días hábiles después de haberse recibido el bien físicamente en almacén.
En los casos de compras en unidades de negocio donde no exista administración de
inventarios o bienes entregados directamente al usuario, el solicitante debe recibir, revisar y
registrar los materiales en el sistema de ERP en un lapso no mayor a dos (2) días hábiles.
La administración de las facturas debe regirse según las políticas de Contraloría.
Si por alguna razón alguien distinto del área de Abastecimiento recibe repuestos en horas
no laborables o por emergencia, debe informar a Abastecimiento al día hábil siguiente de
dicha recepción, para tener actualizada la disponibilidad del inventario en el sistema de
ERP.
Devoluciones: Solo se debe aceptar la devolución al almacén de los materiales que estén en
buenas condiciones de uso y debidamente codificados.
Si los materiales son devueltos al almacén dentro del mismo mes o en el mes siguiente en
que se realiza su salida, se deben retornar al mismo almacén al valor de su salida. Si dichos
materiales no están comprometidos por la unidad de negocio, estos quedan disponibles para
cualquier otra unidad de negocio que los requiera.
Devoluciones al almacén después del año fiscal en que la salida fue hecha, deben ser
devueltos al almacén de recuperados. Si dichos materiales no están comprometidos por la
unidad de negocio, estos quedan disponibles para cualquier otra unidad de negocio que los
requiera.
Al término de cada proyecto, se debe efectuar un levantamiento físico de las refacciones y
materiales sobrantes del mismo, para determinar cuáles quedan bajo el resguardo /
administración del Almacén.
Se debe tener evidencia documentada de la devolución al almacén.
Ubicación de bienes en el almacén
Los bienes se deben ubicar de acuerdo a las localizaciones preestablecidas.
Despacho (PACS): Toda salida de bienes del almacén debe estar respaldada por un vale
electrónico o un vale manual que el responsable de almacén debe registrar en el sistema de
ERP como máximo al día hábil siguiente. Se debe revisar físicamente el vale con el fin de
comparar la fecha de registro de vale en el sistema de ERP contra la fecha real de salida.
Una vez surtido el vale, se deben mantener los bienes en el área de despacho hasta que el
usuario los recoja. El usuario tiene un máximo de dos (2) días hábiles para recoger los
49
bienes en el almacén; de no ser así, el personal cancelará el vale y enviará de regreso los
bienes a su lugar de origen.
Se deben cancelar los vales en los casos en que el usuario no acepte un despacho parcial.
Se debe colocar en todos los vales la fecha de despacho (con sello o manualmente). Quien
recibe la mercancía debe verificar la información que el vale contiene y firmar los vales de
consumo como prueba de recibo.
En caso de que por limitaciones de equipo no se pueda realizar la impresión del vale
electrónico, se despachará el material con un vale manual o con una impresión de la Orden
de Trabajo que contenga todos los requerimientos del vale electrónico.
Despacho en horas no laborables de almacén (PACS: En caso de emergencia, se pueden
retirar bienes del almacén en horas no laborables.
Únicamente se puede abrir el almacén en horas no laborables bajo la autorización del
responsable de turno de Operaciones de Planta / Unidad de Negocio y acompañado del
supervisor de protección física de turno (donde exista).
Si se abre el almacén en horas no laborables, se debe dejar registro por escrito de las
actividades que se realizaron y de los bienes que hayan sido retirados. Debe generarse un
vale de salida electrónico o manual, el cual es firmado por el usuario que retira el material y
revisado por el supervisor de protección física (donde exista).
En caso de que no se pueda realizar el vale de salida en el momento, el mismo será
realizado en el siguiente día hábil por el responsable de la Operación.
Orden de salida de bienes de las instalaciones (PACS: El usuario final que envíe bienes
fuera de la unidad de negocio debe llenar una orden de salida pre-numerada para la salida
del bien y debe obtener la autorización de su jefe inmediato o la persona designada. La lista
típica de bienes que deben ser registrados en la orden de salida: equipos o piezas que se
envíen a reparar, vender, desincorporar, transferir o bienes devueltos al proveedor.
El personal de seguridad de la planta (donde exista) no debe permitir la salida de bienes sin
la debida autorización del documento de orden de salida. Todo equipo que sale a ser
reparado, para asegurar su regreso, debe tener una fecha estimada de retorno.
Traspasos inter plantas o entre razones sociales: Antes de autorizar el traspaso de un bien
de una planta a otra o a una razón social distinta, se debe analizar el posible impacto en el
inventario de la planta propietaria y de la planta receptora, para no afectar la disponibilidad
de existencias en ésta.
50
Cualquier traspaso de un bien con el método de reposición sobre pedido o crítico debe estar
autorizado por escrito por el responsable de Operaciones de Planta.
El almacén solicitante del traspaso debe asegurarse de que el código del artículo que se
traspasará / recibirá esté dado de alta en su almacén.
En el caso de traspasos entre razones sociales distintas, se debe informar a Contraloría
Fiscal, una vez que el traspaso inter-compañías sea autorizado, con indicación del precio
comercial y costo unitario del material, para efectos de determinar el precio de venta.
El área Comercial o área correspondiente emite la factura, de acuerdo con la Orden de
Compra, en el caso de traspaso o venta inter-compañías.
El costo del material transferido debe incluir el costo del flete.
Los gastos de traspaso de un material deben ser cargados a la planta solicitante.
Reclamaciones por bienes incorrectos, perdidos o incompletos: Si la reclamación se
relaciona con problemas de especificaciones técnicas o de calidad del producto, distintos a
los estipulados y acordados en el documento de compra, la reclamación debe tramitarla el
responsable de la negociación o compra; en caso de que la reclamación obedezca a daños
del material por el manejo logístico, la reclamación debe ser tramitada por el Coordinador
Logístico o el responsable equivalente.
Los bienes incompletos o incorrectos que no se puedan devolver al proveedor, si están en
buenas condiciones, se deben registrar sin valor en el almacén de recuperados; de lo
contrario, se deben ingresar en el almacén de obsoletos o se deben desincorporar del
inventario.
Métodos de reposición y criticidad: El responsable del almacén es la única persona
autorizada para actualizar o corregir, en el Módulo de Administración de Inventarios, la
información de métodos de reposición y criticidad de los artículos.
La clasificación de materiales y repuestos debe ser revisada al menos cada 2 años con el
personal de Operaciones de Planta y de acuerdo a las necesidades de la planta,
considerando la metodología de reposición y criticidad.
Las materias primas, energéticos y empaques se reabastecerán de acuerdo a los planes de
producción.
Los Componentes-IFRS solo pueden ser re abastecidos si se tiene un CAPEX solicitado y
autorizado por el usuario final previo a su compra.
51
Todos los artículos deben tener una clasificación acorde a la metodología de asignación de
reposición y de criticidad; vea la metodología en CEMEX Plaza – Código de Ética /
SHIFT. Los métodos de reposición y criticidad son los siguientes:
Artículos no críticos con reposición: Son artículos no críticos que requieren stock.
La asignación de métodos de reposición y criticidad de estos artículos deben ser
autorizados de la siguiente forma: para el sector Cemento, por el Planeador de
Abastecimiento o Gerente de Abastecimiento; para Plantas No Cemento, el autorizante es
el supervisor del responsable del almacén.
La reposición de estos artículos la debe hacer el responsable del almacén. El responsable de
Abastecimiento (país) puede considerar el colocar una ruta de autorización para controlar
los pedidos de estos artículos.
Artículos no críticos sin reposición: Son artículos no críticos que no requieren stock
(custodia temporal).
La reposición de estos artículos es por medio de una Requisición u Orden de Compra por
parte del usuario final.
Se debe monitorear y promover el consumo o desincorporación de estos artículos
(devolución al proveedor, traspaso inter-plantas, venta a terceros, obsolescencia).
De no consumirse estos artículos en un plazo máximo de 60 días a partir de su fecha de
recepción en el almacén, se debe cargar al centro de costo de la unidad operativa que indica
el usuario final. Estos cargos se deben aplicar en el sistema de ERP, seguidos por una
transferencia al Almacén de Recuperados con costo unitario de 0.01 ó 0.00 en el sistema de
ERP (en moneda local); a más tardar a fin del mes en curso.
Solo debe haber transferencias del Almacén de Custodia al Almacén de Recuperados y en
el Almacén de Custodia no debe haber devoluciones.
Artículos críticos con reposición:
Son artículos críticos que requieren stock.
“La Solicitud Interna de Compra es el documento por medio del cual, el Almacén
comunica al Departamento de Compras las necesidades de compra de acuerdo con las
requisiciones recibidas y a su vez garantizar el stock mínimo de inventarios.”
La asignación de este método de reposición y criticidad se debe autorizar en la siguiente
forma: para el sector Cemento, por el Planeador de Abastecimiento, Gerente de Planta,
52
Gerente de Abastecimiento, Director de Abastecimiento y Director de Operaciones (país).
Para plantas No Cemento, el autorizante debe ser el responsable de la Unidad de Negocio,
Director de Operaciones o equivalente y el responsable de Abastecimiento
La reposición de estos materiales o repuestos es de la siguiente manera:
Si su Costo es menor o igual a 10,000 USD / EUR / GBP, el responsable del almacén
repone automáticamente su inventario con base en el stock de seguridad definido en
conjunto con Operaciones.
Si su costo es mayor a 10,000 USD / EUR / GBP, su reposición no será automática. El
responsable del almacén informará mensualmente, al Director de Planta, la lista de estos
artículos que están por debajo del stock de seguridad. Para la compra de estos artículos,
Operaciones de Planta, en coordinación con el responsable del almacén, analizará la
conveniencia de adquirirlos.
Artículos críticos sin reposición:
Son artículos críticos que no se requiere mantener en stock.
La compra de estos artículos se planea de acuerdo con las necesidades del usuario.
La asignación de este método de reposición y criticidad debe ser autorizada en la siguiente
forma: para el sector Cemento, por Planeadores, Mantenimiento y Abastecimiento, Gerente
de Planta, Gerente de Abastecimiento, Director de Abastecimiento y Director de
Operaciones (país). Para plantas No Cemento, el autorizante debe ser el responsable de la
Unidad de Negocio, Director de Operaciones y responsable de Abastecimiento.
Su reposición no será automática: El responsable del almacén informará mensualmente, al
Planeador de Mantenimiento de Planta o equivalente, la lista de artículos que estén bajo
pedido. Para la compra de estos artículos, Operaciones de Planta, en coordinación con el
responsable del almacén, analizará la conveniencia de adquirirlos.
Artículos con sobre inventario:
Son artículos en stock con baja rotación; no cumplen criterios de stock.
Esta situación es temporal o transitoria hasta que:
Se consuman sus existencias y se clasifiquen como no stock.
Se aplique la política de obsolescencia.
Se los reclasifique como stock crítico.
Cierre de mes
Se debe revisar que no haya transacciones de almacén pendientes de aplicar antes de que se
ejecute el proceso de cierre.
53
Todas las transacciones de entrada y salida derivadas de los traspasos inter-plantas e intercompañías en el mes deben quedar registradas en el sistema.
El responsable del almacén o persona asignada se deben asegurar, al cambiar de periodo
contable en el sistema de almacenes, que no existan diferencias entre los saldos de almacén
(que sean de su responsabilidad), contabilidad y costos. En el caso de diferencias superiores
a 100 USD / EUR / GBP (la sumatoria en cualquiera de las cuentas), deben existir una
explicación y el compromiso de resolver la diferencia en el siguiente mes.
Inventario físico general: El inventario físico general se debe realizar a solicitud de:
Abasto, Contraloría, Control Interno, Operaciones, Departamento Jurídico o por
requerimiento local.
Este tipo de inventario debe efectuarlo el responsable del almacén con la participación
durante el proceso, como mínimo, de una persona de Operaciones de Planta y una persona
de Contraloría. Las tres áreas deben firman el resultado final de este inventario. El área de
Contraloría es la responsable de definir el número de cuenta al que se aplican los ajustes
correspondientes.
El inventario físico general se aplica también para artículos de Proyectos.
Se debe guardar copia del informe del resultado del inventario y enviar copia a Operaciones
de Planta y Contraloría, para su información.
Inventario físico cíclico (PACS: El responsable del almacén o rol equivalente deben
cumplir el plan anual de ciclos de conteo diario, para garantizar la integridad y exactitud del
inventario teórico contra el físico. El ciclo de conteo se aplica a todos los artículos de
materiales y repuestos, excepto: Artículos en almacenes de consignación, proveedores
externos (outsourcing), energéticos, envases y materias primas.
Aplica un conteo masivo anual a nivel Almacén / Planta, si se cumple con alguno de los
siguientes casos:
Tener un cumplimiento en el plan de ciclos de conteo mayor o igual a 95%; y una exactitud
de saldos en términos de cantidad de artículos mayor o igual a un 95% y en términos de
monto mayor o igual al 98%, como resultado del promedio anual de los dos últimos años.
El área de Planeación y Control de Abastecimiento Global validará a fin de año, en
diciembre, este cumplimiento.
Nota: De ser necesario, en cualquier momento se procederá a una prueba integridad entre
inventario físico y teórico (book to floor). Se recomienda seleccionar el 10% de los
artículos de mayor demanda y 20% de los de mayor valor.
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Plantas declaradas en paro técnico (condiciones de mercado) mayor o igual a 6 meses del
año.
Plantas que operan igual o menos a 50% de su capacidad de producción.
Plantas con valor en saldo promedio en inventarios en los últimos 12 meses menor o igual a
200 mil USD/EUR/GBP.
Nota: Toda planta que no alcance el nivel mínimo requerido en PACS o en cualquier
auditoría (por ejemplo, auditores externos), debe retornar de inmediato a la operación de
ciclos de conteo rutinarios. Para evaluaciones PACS, una “bandera roja” o dos “banderas
amarillas” consecutivas implica retornar a la rutina de conteos cíclicos diarios.
En caso de que no exista personal permanente en el almacén, se debe establecer un plan
contingente de solución entre Abasto y Operaciones.
En caso de que no exista personal permanente en el almacén el país puede optar por
sustituir el conteo cíclico diario por uno anual.
El programa diario de ciclos de conteo se puede fundamentar en el criterio de ABC de
demanda (cantidad de vales) o en el criterio de consumo en valor (valor en vales):
Se selecciona una unidad operativa.
Los artículos a considerar incluyen los que tienen existencia en unidades o que hayan
tenido salidas de almacén / consumos en los últimos 12 meses.
Clasificación ABC:
A = 50%: Artículos de alta demanda o consumo (conteo dos veces al año).
B = 30%: Artículos de mediana demanda o consumo (conteo dos veces al año).
C = 20%: Artículos de baja demanda o consumo (conteo una vez al año).
La actualización de los resultados del conteo se debe registrar en el sistema de ERP lo antes
posible y se debe someter a autorización según los niveles de autorización
correspondientes.
Ajustes de inventario (PACS): El responsable de Abastecimiento (país) puede autorizar a
más tardar mensualmente las diferencias por ajustes de inventarios (en valor absoluto) con
base en un reporte mensual (KPI).Se debe guardar esta información como soporte para
futuras revisiones.
Los análisis de diferencias corresponden a la sumatoria en valor absoluto de cada artículo
del ciclo de conteo.
Las diferencias superiores a 100 USD / EUR / GBP requieren una justificación por escrito.
55
Cuando el país decida autorizar regularmente la autorización de diferencias por cada ciclo
de conteo, debe aplicar los siguientes niveles de autorización:
Diferencia de ajuste en valor absoluto (USD / EUR / GBP) Autorizante 0 -100
Planeador de Abasto y Jefe de Almacén 101 – 500
Planeador de Abasto, Jefe de Almacén y Gerente o Regional Abasto Mayor a 500
Planeador de Abasto, Jefe de Almacén, Gerente o Regional Abasto y Director Abasto (país)
Cualquier diferencia detectada en un inventario físico debe ser archivada para cualquier
consulta posterior y notificada a Operaciones de Planta y Contraloría para su información.
Para otros tipos de ajustes que NO provienen de inventarios físicos, como los ajustes en
valor y los ajustes en cantidad y valor, estos ajustes debe autorizarlos el responsable de
Abastecimiento (país), sin importar su monto. Su justificación debe sustentarse por escrito.
Nota: En EE. UU., el Business Analyst es el responsable de hacer los ajustes en el sistema
de ERP.
En el caso de ajustes de materias primas, envases o energéticos al cierre de mes,
Contraloría, Operaciones de Planta y el responsable del almacén deben revisar que
coincidan los siguientes saldos: inventario físico, inventario de producción, sistema de
Contabilidad y sistema de Abastecimiento.
El responsable del almacén debe informar cualquier diferencia de inventario (real vs.
teórico) en Componentes-IFRS, al área de Activos Fijos para su correspondiente
actualización en la base de datos de Activos Fijos.
Obsolescencia de inventarios (PACS)
Los artículos obsoletos deben ser identificados por lo menos una vez al año.
Se consideran como posibles obsoletos:
Tipo de artículo Frecuencia de identificación Antigüedad en inventario Posibles criterios
Repuestos y materiales no críticos
Una vez al año
≥ 2 años
Que pertenezcan a líneas o equipos que están fuera de servicio, no relacionados con lista de
partes.
Que estén dañados físicamente.
Que estén relacionados con equipos que han sido dados de baja o vendidos.
Que durante inventarios físicos se haya determinado que ya no están en condiciones de uso
por daño físico o caducidad.
56
Repuestos y materiales críticos
Una vez al año
≥ 5 años
Materias primas, energéticos
Una vez al año
≥ 6 meses
Que estén afectados por contaminación o posean una composición química no apta para el
proceso productivo.
Envases
Dos veces al año
≥ 6 meses
Que estén descontinuados, dañados o rotos.
Para determinar la antigüedad del inventario, la fecha del último movimiento del articulo
debe ser comparada contra la fecha actual (hoy) aplicando la siguiente secuencia: la fecha
de ultimo consumo, si no se encuentra, entonces buscar la ultima fecha de entrada, si no se
encuentra, entonces buscar la fecha de creación del artículo.
A continuación, se indican los autorizantes de la identificación de artículos obsoletos o
chatarra:
Tipo de artículo Autorizante
Repuestos y materiales
Director de Operaciones de Planta, Gerente de Mantenimiento
Materias primas, energéticos
Director de Operaciones de Planta, Gerente de Producción
Envases
Director de Operaciones de Planta, Director Comercial
Se debe notificar a Contraloría, cada vez que se identifiquen artículos obsoletos de acuerdo
con el plan anual (país), el valor de los artículos que se clasificarán como obsoletos para su
correspondiente aprovisionamiento contable. Una vez aprovisionado, Contraloría notifica a
Abastecimiento para que efectúe la identificación como artículo obsoleto en el sistema de
ERP.
Desincorporación de bienes (PACS)
Abastecimiento (país) es responsable del proceso de desincorporación de bienes (equipo
móvil, maquinaria, residuos, materiales, sobrantes de proyecto, artículos obsoletos de
inventario, repuestos, chatarra), excepto:
Debe existir una lista de desincorporación de bienes. Se debe compartir esta lista con otras
unidades operativas o países para promover su desincorporación o uso.
Hay que asegurarse, para el caso de la venta de activos fijos, que previamente sean dados
de baja de la base de datos de activos fijos.
57
La orden de salida de activos fijos, se debe registrar de forma independiente de otros bienes
que salen de planta que no son activos fijos, para efectos de su posterior control y evidencia
de su desincorporación física (en lo posible, tener fotografías del bien como evidencia).
Toda desincorporación de bienes debe acompañarse de factura de venta (detalles del cliente
y precio de venta), autorización de la venta, comprobante de pago (depósito bancario por el
monto de lo vendido) y su correspondiente orden de salida.
Artículos reparados
Son artículos ya usados que han sido reparados y se tiene en el inventario.
Si la reparación del artículo la realiza una compañía externa, el valor de ingreso del
repuesto reparado al Almacén de Reparados es el valor que factura el proveedor.
Si la reparación del artículo la realiza una compañía externa y el almacén de la unidad de
negocio le suministra los repuestos o materiales, se ingresan al Almacén de Reparados el
costo de la reparación y los repuestos o materiales suministrados por el almacén.
Si la reparación del artículo se realiza con mano de obra interna y repuestos o materiales del
almacén de la unidad de negocio, únicamente se cargan en el Almacén de Reparados los
repuestos o materiales proporcionados para la reparación.
Al reparara un Componente-IFRS usado, éste se ingresa en el Almacén de Reparados.
Componentes – IFRS nuevos en stock que requieran ser reparados, el valor de dicha
reparación no debe ser al valor del artículo, sino debe ser cargada al gasto.
Combustibles (gasolina, diesel) (PACS: En las unidades de negocio donde existan
depósitos de combustibles, éstos deben ser manejados a través de un código de artículo y la
responsabilidad de las recepciones, consumos y saldos debe garantizarlas el responsable de
la unidad
Donde existan básculas para camión, estos combustibles deben ser pesados como
mecanismo adicional de control de la cantidad entregada por el proveedor en planta.
Consignación
Por consignación se entiende el tipo de Convenio acordado entre CEMEX y un proveedor
en el que el proveedor deja en las instalaciones de CEMEX un inventario de mercancía que
se le paga a medida que se vaya consumiendo.
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En caso de faltantes en el almacén, si son imputables a la planta deberán ser liquidados al
proveedor.
Materiales y repuestos en administración / custodia de proveedores externos (outsourcing)
Bajo el esquema de outsourcing, los faltantes que pudiesen presentarse en mercancías son
responsabilidad del proveedor, debido a que el inventario lo administra y custodia dicho
proveedor.
Toda mercancía administrada bajo outsourcing se debe identificar y mantener por separada
del resto de las mercancías propias del almacén de la planta de CEMEX.
Asegurarse de que el proveedor firme la carta de confidencialidad de CEMEX.
Procesos De Contingencia: Todo proceso de abastecimiento que sea crítico para la
continuidad del negocio debe tener documentados los procesos de contingencia.
59
XV.
VALIDACIÓN USUARIOS EN EL SISTEMA DE ERP
Validación de los perfiles de usuarios en el sistema de ERP (PACS) Cada área /
departamento es responsable de validar y asegurar que el perfil asignado a sus empleados
para acceder a su sistema de ERP corresponda con las funciones y responsabilidades de su
puesto dentro de su estructura organizacional.
El área de Abastecimiento es responsable de revisar a empleados ajenos a su área que
posean perfiles exclusivos del área de Abastecimiento en el sistema de ERP. Dicha revisión
debe ser documentada y enviada a las áreas de Control Interno, Recursos Humanos e
Informática correspondientes para su corrección. El análisis se debe ejecutar con base en el
listado que identifica los perfiles exclusivos del área de Abastecimiento.
Para los accesos a perfiles exclusivos del área de Abastecimiento otorgados a empleados
del área de Abastecimiento de otro país, es responsabilidad del área que otorgó el acceso, el
monitorearlo para validar la legitimidad del acceso.
En el caso de perfiles no exclusivos del área de Abastecimiento, de uso general asociados a
la función de abastecimiento, es responsabilidad del supervisor del área, a la que pertenece
el empleado que tiene ese perfil , el monitorear y mantener actualizado el perfil en el ERP
considerando altas, bajas y transferencias.
La validación ejecutada por el supervisor del área correspondiente a la que pertenece el
empleado deberá permitir que se registren, en el sistema de ERP, los cambios en la
estructura organizacional del área (altas, bajas, transferencias) o cualquier cambio en el
perfil de algún empleado de modo que quede evidencia documental.
El mantenimiento de accesos otorgado a los empleados en el sistema de ERP se debe
realizar a través del Share Service Center o estructura equivalente, con la debida
autorización del responsable del área / departamento al que pertenece el empleado.
60
XVI. ANALISIS DE RESULTADO
Con la elaboración de esta tesis logramos no solamente el conocimiento de todos los
avances beneficios y comercialización de cemento dentro y fuera del país, si no también
muchos de los procesos de comercialización y control.
También podemos analizar que como multinacional y empresa organizada es muy poca la
falencia que se pueda ubicar por eso son empresas líderes; considero que podemos aplicar
conocimientos relacionados con la parte financiera y lograr aplicar conceptos de calidad,
productividad y cumplimiento para lograr un mejor desarrollo dentro de la empresa
incrementar las ventas y relaciones comerciales que beneficien no solo a las directivas de la
empresa si no también la economía de nuestro país.
Dada la variedad y características específicas de los bienes y servicios que se consumen, el
área de compras debe realizar diferentes gestiones ante múltiples proveedores y bajo
distintas modalidades y con el establecimiento de estas claras políticas de compras se
orientara de mejor manera la práctica de compras en la Empresa.
Trabajos como este puede servir a otras empresas con prácticas similares, para tomar la
referencia de muchos conceptos actuales aquí manejados y que permiten orientar la
elaboración de políticas en el área de compras
Éste proceso sin duda integra conocimiento de diferentes materias revisadas en la Alta
Gerencia y se reconoce la alineación de la estrategia de abastecimiento, con los objetivos
y metas corporativas planteadas por la alta dirección.
.
El mejoramiento continuo implicara apropiarse de nuevos conocimientos y no dejar de lado
la globalización, hacer evaluaciones, mejoras, adaptaciones sin dejar de lado la ética, el
bienestar para toda la comunidad y por supuesto la rentabilidad de las organizaciones.
También podemos usarlo como base a muchos cambios, dentro de la empresa a encontrar
de los detalles pequeños un beneficio y un inicio de alternativas que nos permita crecer
como empresa, comerciantes y con mucha calidad humana en el manejo de los diferentes
grupos de trabajo. Seguir con el cumplimiento de normas ética y profesionales en el
entorno que se desarrolle cada actividad.
61
XVII. CONCLUSIONES
Las nuevas políticas aseguran la efectividad del proceso de compras y conducen a
maximizar la rentabilidad de la empresa Cemex Colombia S.A, con ellas en el área de
Compras se garantiza la transparencia en los procesos dando cumplimiento al código de
ética haciendo un compromiso, al desplegarla a través de la comunicación en cascada en
todos los niveles jerárquicos de Cemex Colombia S.A.
Con la implementación de los alineamientos se facilitara la verificación y auditoria del
proceso de compras y el control de inventarios en el área de compras, Las Políticas
diseñadas para el área de compras proporcionara la orientación precisa para que los
ejecutivos y mandos intermedios tomen decisiones, elaborar planes concretos de acción y
alcanzar los objetivos propuestos. Las nuevas políticas reflejan una alineación entre la
visión, el plan estratégico y la plataforma SAP, lo que contribuye a garantizar la
sostenibilidad y operatividad permanente de CEMEX COLOMBIA S.A.
El diseño de las políticas permite evaluaciones acerca del diseño, como se está haciendo
por ejemplo la recepción y registro de materiales en bodega y se puede programar
un rediseño o tomar medidas o acciones correctivas, preventivas y capacitar mejor al
personal mejorando las practicas de trabajo en la empresa
La estandarización de procesos apoyados los sistemas de información, ha ido en avance y
ha permitido para este trabajo, el cumplimiento a los requerimientos actuales de la
organización
Ademas de contribuir con estas politicas al orden de los procesos de Compras en la
empresa Cemex Colombia S.A., también contribuye al desarrollo de soluciones integrales
para la industria de la construcción que la empresa busca generar, para proporcionar
bienestar a la gente en Colombia, y por ende al mercado en general.
El modelo de abastecimiento se nutre del conocimiento y se apoya en las políticas que
deberán ser rediseñadas y evaluadas cuando los directivos y las exigencias del medio
ambiente lo requieran.
62
XVIII. BIBLIOGRAFIA
Ramírez, Edgar, Vicepresidente de Planeación, CEMEX COLOMBIA S.A. (2011). Agenda
Estrategica Empresa Cemex. Bogotá, Colombia
Comité Directivo CEMEX Colombia S.A. (2010). Código de Ética Empresa Cemex.
Bogotá, Colombia
Suarez, Daniel, Vicepresidente de Asuntos Corporativos, CEMEX Colombia S.A (2011).
Manual de aprendizajeEmpresa Cemex. Bogotá, Colombia S.A
Jacks, Carlos, Presidente CEMEX COLOMBIA S.A y CEO CEMEX LATAM Holdings.
(2011, 8 de Septiembre). Vision de negocio Cemex Colombia Obtenido en la Red Mundial
el 8 de Septiembre de 2011:
Documentos electrónicos:
http://www.portafolio.co/negocios/cemex-colombia-hace-mas-social-la-vision-su-negocio
http://campuscurico.utalca.cl/~fespinos/MODELOS%20PARA%20GESTION%20DEL%2
0INVENTARIO%20DE%20MANTENIMIENTO.pdf
http://www.cemexcolombia.com/NuestraEmpresa/PremioObras.aspx
http://www.autonoma.edu.co/documentosUAM/Politica%20de%20Compras%20UAM.pdf
http://repository.urosario.edu.co/bitstream/10336/2847/3/1032426193-2012.pdf
http://www.monografias.com/trabajos97/planificacion-y-control-operaciones/planificaciony-control-operaciones5.shtml#ixzz2cYiLX666, pagina 5
http://www.slideshare.net/juanvillagomezch/gestion-de-compras-y-abastecimiento
http://www.monografias.com/trabajos17/abastecimiento/abastecimiento.shtml
63
Anexo
Cartas como evidencia de las entrevistas con expertos de la empresa
EDGAR RAMIREZ
VICEPRESIDENTE DE PLANEACION
To: [email protected]
Subject: Revisión Procedimientos y Políticas de Compras
From: [email protected]
Date: Sun, 14 Jul 2013 17:50:04 -0500
Ángela María:
Para ratificar las áreas de oportunidad que hemos estado analizando a nivel del Comité Directivo de CEMEX
Colombia S.A., mismas que le he expresado en las diferentes reuniones que he tenido con usted en cuanto al
apoyo que nos ha estado prestando en la revisión de los procedimientos y políticas de Abasto, le expreso lo
siguiente:
1 Dentro de nuestra visión de Compañía, Desarrollar soluciones integrales para la industria de la construcción
que generen bienestar a la gente en Colombia, definiendo la evolución del entorno competitivo, la cual es el
marco de nuestra agenda estratégica, que en la dimensión de procesos busca respetar la normatividad para
tener procesos de negocio innovadores, lo que buscamos es tener una políticas de abastos que respondan a los
retos de negocio que debemos alcanzar en los próximos años.
2. El cambio en la plataforma de información en la cual migramos en el año 2012 de J D Edwads a SAP hace
necesario hacer una revisión a los procesos y políticas de Abasto.
3. El departamento de Abastos funge un roll estratégico en la compañía por ser el área que compra todos los
insumos y servicios que demanda CEMEX para producir y comercializar su portafolio de soluciones
integrales que demandan los clientes, esto hace que el proceso de compra deba ser práctico, claro y que
cumpla la normatividad interna.
4. Es muy importante para CEMEX por ser una empresa que lista en la bolsa que todos los procesos de abasto
se hagan con la mejor transparencia donde no se den espacios a corrupción
5. El hecho de comprar insumos y servicios en las mejores cantidades, calidades y condiciones con entregas
oportunas al área de producción hace que la empresa maximice su rentabilidad.
No obstante lo anterior, es indispensable que los procedimiento y políticas que se definan sean lo más
sencillas, prácticas y de fácil seguimiento en la medida de lo posible
Quedo atento a cualquier duda
Cordialmente
Edgar Ramírez M
Vicepresidente Planeación
Teléfono 6039175 - 3112209056
64
EFRAIN JOSE ENRIQUEZ
DIRECTOR DE ABASTOS CEMEX COLOMBIA
To: [email protected]
Subject: Necesidad - Modelo de Abastecimiento CEMEX
From: [email protected]
Date: Mon, 1 Jul 2013 13:25:54 -0500
Estimada señorita Ángela Libreros,
En nuestro proceso de transformación de la compañía, donde uno de nuestros principales ejes es pasar de una
compañía de productos a una compañía de soluciones, necesitamos rediseñar el modelo de Abastecimiento
con el fin de afrontar estos nuevos retos, estas alternativas deberán contemplar las siguientes condiciones,
Proceso Innovador
Políticas claras
Procedimientos eficientes
Ajustable a Nuevos Negocios (Infraestructura, Vivienda y Construrama)
Esquemas de almacenamiento para los diferentes tipos de Negocios
Esquemas de seguimiento prácticos
Cabe mencionar que la propuesta deberá estar encaminada a un proceso de contratación que garantice el
suministro de todos los insumos y servicios a las diferentes áreas de la Compañía, logrando capitalizar las
mejores alternativas en el mercado, contando con proveedores con altos estándares de calidad y servicio,
Cualquier duda estaré a su disposición,
Saludos,
Efrain J. Henriquez B.
Procurement Director South America, Central America and Caribbean - Colombia
Oficina: +57(1)6039044 Celular: +57(311)2209128 CEMEX Net: 805739044
e-Mail: [email protected]
www.cemexcolombia.com
65
MARIO FERNANDO MENDOZA
GERENTE DE PROYECTOS E IMPORTACIONES COLOMBIA Y REGION
To: [email protected]
Subject: Procesos Abastecimiento
From: [email protected]
Date: Fri, 5 Jul 2013 19:05:53 -0500
Buenas Tardes.
Ángela: le envío contexto de la importancia de los procesos y procedimientos para el área
de Abastecimiento en Cemex Colombia.
La consolidación de una compañía Global, exige la estandarización de procesos y
procedimientos, así como indicadores de gestión que permitan visualizar las principales
métricas del negocio en cada uno de los países. Cemex ha hecho un esfuerzo importante
para consolidar sus negocios a nivel Global soportado en la estructuración de procesos y
procedimientos
homogéneos
en
los
países
donde
tenemos
presencia.
Lo anterior lo ha llevado a mantener un ciclo permanente de mejora, actualización y
estandarización de sus procesos de negocio y sistemas de información, lo cual ha sido parte
de las bases en las que se ha apoyado Cemex para lograr y mantener la posición de
liderazgo que ocupa actualmente a nivel mundial.
Específicamente dentro del área de Abastecimiento, los procesos y procedimientos normal
en flujo de requerimientos de bienes y servicios necesarios para nuestras Operaciones, los
procesos de Negociación, los documentos de compras, la formalización en Contratos y/o
Ofertas Mercantiles y Administración de inventarios. Dentro de estas actividades los
procesos y procedimientos buscan los siguientes objetivos:
Delimitar las facultades, responsabilidades y tareas de cada puesto o rol dentro del proceso
de Abastecimiento.
Formalizar y estandarizar los procedimientos a través de todas las unidades de negocio de
Cemex.
Garantizar el trato uniforme a los procedimientos repetitivos.
Evitar la discrecionalidad en la toma de decisiones.
Ofrecer al Personal una guía actualizada para llevar a cabo los procedimientos.
Servir como herramienta de capacitación al Personal de nuevo ingreso.
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Nuestro objetivo es Proveer a nuestras Operaciones de bienes y servicios requeridos en las
mejores condiciones de mercado (calidad, oportunidad y costo), teniendo como soporte en
todo momento el proceso definido para cada una de las actividades desarrolladas, procesos
que nos garantizan efectividad, productividad, transparencia, la consolidación de alianzas
estratégicas a largo plazo respetando el medio ambiente e impulsando el desarrollo de las
comunidades.
Adicionalmente dentro de la Gestión de Inventarios, los procesos nos permiten garantizar la
gestión adecuada del almacén, labor que se desarrolla en conjunto con las demás áreas de la
Compañía que son Usuarias o reguladoras en la gestión de inventarios, buscando garantizar
el correcto manejo de nuestro capital de trabajo y la administración de inventarios (registro
y control de entradas, ubicaciones, conteos cíclicos, registro y control de salidas y por
último confiabilidad de saldos).
Saludos.
Mario Fernando Mendoza García
Gerente de Proyectos e Importaciones Colombia y Región CSA&C
Oficina: +57(1)6039034 Celular: +57(311)2209052 CEMEX Net: 805739034
Dirección: Calle 99 Nro. 9A-54 Piso 8 – Bogotá
e-Mail: [email protected]
www.cemexcolombia.com
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ELIZABETH DAZA
GERENTE DE CONTROL INTERNO
To: [email protected]
CC: [email protected]
Subject: Proyecto de grado - Políticas Cemex Colombia
From: [email protected]
Date: Wed, 10 Jul 2013 09:54:34 -0500
Hola Ángela.
"Para Cemex Colombia es importante el desarrollo de este proyecto porque le permitirá adoptar una
metodología clara para documentar los procesos operativos y administrativos del área de Abastecimiento,
manteniendo inmersos indicadores de gestión y controles adecuados que permitirán medir día a día la gestión
de los procesos logrando un adecuado empoderamiento en los responsables.
El tener identificados y documentados los procesos claves de esta área permitirá que se tengan monitoreados
los riesgos operativos en negociaciones, compras y salvaguarda de inventarios, a los que la empresa está
expuesta, adelantándose a mitigarlos mediante planes de contingencia con el fin de garantizar la continuidad
en las operaciones.
Por otro lado, el levantamiento de estos procesos desarrollado con una visión externa, con conceptos básicos
claros y con la objetividad necesaria, ayudarán a detectar posibles riesgos que la operación en medio del
desarrollo de sus actividades propias deja pasar por alto, generando deficiencias en los procesos.
Adicionalmente una correcta documentación de los procesos garantizará una adecuada sucesión de
conocimiento y hará menos traumático la entrega de cargos o los reemplazos temporales que se realicen, ya
que se tendrán parámetros claros en las acciones a realizar por proceso, además de facilitar los procesos de
supervisión por parte de los líderes de esta área
Permitirá realizar evaluaciones a los procesos, contra un estándar ya documentado, y poder plantear mejoras y
cambios significativos a las operaciones (almacenes, mesas de negociación...) y el consecuente logro de
mejorar la efectividad operativa y organizacional.
Adicional a lo anterior son muchos los beneficios que este proyecto genera para el área de Abastecimiento y
por consiguiente para la compañía. Estos beneficios se traducen en tener procesos enfocados a los
proveedores, clientes del área, procesos alineados con la estrategia de la empresa, identificación de amenazas
tanto internas como externas y alineación de procesos compartidos entre las áreas relacionadas que por la
naturaleza de Abastos son todas."
Cualquier duda o información adicional, con gusto.
Cordial saludo,
Elizabeth Daza
Gerente Control Interno Región SAC
Office: +0057(1) 6039234, CEMEX Net: 805739234, Cel. +573112209059
E-Mail: [email protected]
www.cemex.com
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SILVIA CRISTINA BERMEO
JEFE DE ALMACEN
To: [email protected]
Subject: Procesos y procedimientos abastecimiento
From: [email protected]
Date: Fri, 5 Jul 2013 19:24:14 -0500
Ángela, buena tarde,
Envío comentarios de la importancia de los procesos y procedimientos para el área de abastecimiento:
Los procedimientos dentro del área de Abastecimiento son una guía que nos instruye en como dirigir y
realizar los procesos de compras y administración de inventarios aplicando altos criterios éticos y
profesionales, brindándonos la certeza de evitar que cualquiera de estas comprometan los intereses de la
Compañía.
Gracias al cumplimiento de los procedimientos, abastecimiento se consolida dentro de la organización de
Cemex como un área de servicio sólida que brinda confianza y seguridad a nuestros usuarios dentro y fuera
de la compañía.
Dentro de los almacenes los procedimientos representan gran importancia ya que hacen que nuestra
responsabilidad de administración se desarrolle bajo la aplicación de varias tareas que brindan en su etapa
final la certeza de integridad y exactitud de inventarios, cada actividad dentro de nuestros almacenes es
realizada tras este objetivo y dentro de todo nuestro proceso diario que abarca integración de materiales para
generar una orden de compra, recepción, marcación y ubicación física dentro del almacén, control bajo la
generación de Conteos cíclicos hasta su etapa final en el despachado a nuestros usuarios los procedimientos
nos brindan respaldo y guía.
Saludos;
Cristina Bermeo Peña
Jefe de Almacén Planta Caracolito - Abastecimiento - Colombia
Oficina: +057(8)2709107
CEMEX Net: 8057-49107
Dirección: km 3 via Payandé Ibagué-Col
e-Mail: [email protected]
www.cemexcolombia.com
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