Manual de Funciones Administración Aeropuerto J. Wilstermann El manual de funciones de Sabsa brinda información clara y específica sobre las responsabilidades, funciones, relaciones de dependencia y la razón de ser de los puestos. Este documento, refleja las características particulares de cada puesto y busca ser una guía adecuada para las personas en el desempeño de su trabajo. Recursos Humanos 2010 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Jefe de Presupuestos y Proyectos Administración Gerente Financiero Supervisa a: - 2. MISIÓN Brindar información oportuna a Gerencia Financiera en base a la elaboración de presupuestos, control presupuestario e información estadística. Además, es responsable de la preparación y evaluación de proyectos de inversión y de la gestión de seguros en las tres regionales. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Frecuencia media diaria 1 Revisar el correo electrónico y dar respuesta a las solicitudes o consultas recibidas. 20 2 Revisar la información estadística de pasajeros y aterrizajes con el fin de analizar la situación de la empresa y para emitir reportes mensuales Revisar las conciliaciones bancarias para verificar la disponibilidad de efectivo de la empresa. 1 3 1 1 MANUAL DE FUNCIONES b. Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos Periódicas (periodicidad fija) Nº Descripción Frecuencia media 1 Preparar informes estadísticos sobre el flujo de pasajeros para información gerencial. Quincenal 2 Preparar la Información Gerencial (MI Management Information) para remitirla a la Casa Matriz. Incluir Saldos de la compañías relacionadas con el MI para reporte a la casa matriz. Preparar informes estadísticos mensuales sobre el flujo de pasajeros y aterrizajes para información gerencial Revisar variaciones en Saldos de Cuentas por Cobrar de clientes a la casa matriz. Elaborar el informe de Capex Commitment para entregar a gerencia financiera. Realizar el Control Presupuestario de ingresos, gastos, capex, para entregar a gerencia financiera. Preparar Reforecast, en base a lo ejecutado, para remitir a Casa Matriz. Quincenal 3 4 5 6 7 8 9 Elaborar el presupuesto de ingresos, gastos y capex, para la entrega a gerencia financiera. 10 Gestionar los seguros, elaborando formularios para la renovación de pólizas, coordinando la emisión de pólizas cuando sea requerido, para luego remitirlas a AASANA y ATT. 11 Preparar el 5 Year Business Plan, presupuesto de ingresos y gastos, capex en base al balance general y flujo de caja proyectado a 5 años, para el envío a Casa Matriz. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Nº Descripción Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual y Anual 4 veces al año Anual Anual C/5 años Media de veces por año 1 Responder a requerimiento de información de Casa Matriz, relacionado a estadística e información financiera. Variable 2 Variable 5 Revisar las solicitudes de ejecución Capex para coordinar con los aeropuertos, la aprobación y codificación de las mismas. En caso de siniestros, gestionar el cobro del seguro siguiendo con el procedimiento adecuado. Responder a las solicitudes de DGAC, ATT y AASANA, respecto a estadísticas y otros. Calcular los impactos financieros sobre las operaciones del aeropuerto. 6 Realizar la evaluación financiera de proyectos de inversión. Variable 3 4 Variable Variable Variable 2 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Gerencias Jefaturas Administrativas Contador General Jefatura Operaciones y Mantenimiento Sistemas Casa Matriz Relaciones Externas Corredores de seguros Compañías aseguradoras ATT DGAC INE 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Licenciatura en Economía, Finanzas o ramas afines. Especialización en finanzas Inglés básico 4 años de experiencia en el área. 3 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Contador General Administración Gerente Financiero Supervisa a: Contador regional Encargado de ingresos Encargado de egresos Encargado de tesorería y facturación Encargado de almacenes y adquisiciones Encargado de activos fijos Encargado de manifiestos Encargado de Sistemas 2. MISIÓN Como Jefe Administrativo Contable, es responsable de controlar la correcta elaboración de los estados financieros y sus anexos; por otro lado, debe realizar la gestión y el control administrativo para la regional Cochabamba. Además, como Contador General es responsable de la elaboración de los Estados Financieros y sus anexos consolidados, cumpliendo con los requisitos de la empresa y de acuerdo a normativa internacional y local. 3. ORGANIGRAMA 4 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Frecuencia media diaria Jefe Administrativo Contable 1 Revisar el movimiento de bancos, para verificar la disponibilidad de fondos. 3 2 3 Revisar y aprobar las órdenes de compra del área de Adquisiciones, así como los requerimientos de almacén cuando se solicita ingresos o salidas de cualquier material. 3 Realizar el seguimiento y control de la calidad y precisión de las tareas dependientes del área de Jefatura Administrativa. 4 Revisar los reportes de recaudación elaborados por el encargado de tesorería para su entrega al encargado de ingresos. 5 Revisar y aprobar las notas de cobranza elaboradas y emitidas por el encargado de facturación. 6 Realizar la revisión de los asientos contables generados, para dar la autorización de su archivo. 7 Recibir la documentación administrativa contable desde gerencia y jefaturas administrativas de otras regionales, para su posterior delegación al personal correspondiente. 8 Recibir las facturas de proveedores u órdenes de pago, para su inclusión en el requerimiento de fondos semanal. 9 Revisar los comprobantes de pago recibidos del encargado de egresos, para su entrega al contador auxiliar. 10 Atender ante cualquier requerimiento de información, datos u otro tanto a clientes internos como externos. Contador General b. Nº 2 1 1 1 3 2 1 Continuo Periódicas (periodicidad fija) Descripción Jefe Administrativo Contable 1 Revisar y aprobar los requerimientos de fondos y comprobantes de pago realizados por el Encargado de Egresos. 2 Revisar los cuadros de Ejecución Capex de la regional, juntamente al contador auxiliar. 3 Revisar y aprobar notas de cobranza por concepto de alquileres y aterrizajes, realizadas por Facturación. Frecuencia media Semanal Semanal Mensual 5 MANUAL DE FUNCIONES 4 5 6 7 8 Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos Revisar los Estados Financieros y anexos de la regional Cochabamba con el contador auxiliar. Revisar los formularios de Declaración de los diferentes impuestos, de la regional Cochabamba, con el encargado de egresos. Revisar el reporte de altas, bajas, transferencia de activos fijos de la regional, para su presentación a AASANA. Revisar la ejecución presupuestaria de la regional Cochabamba. Autorizar pagos y firmar los cheques de la cuenta operativa y, en caso de ausencia del Gerente financiero, proceder de la misma forma con los cheques de la cuenta matriz. 9 Hacer seguimiento detallado a las cobranzas de clientes, con el reporte del área encargada. 10 Recibir los reportes de tesorería sobre recaudaciones para el balance mensual. 11 Hacer el seguimiento del movimiento de almacenes, mediante el reporte recibido de esa área. 12 Revisar el reporte de gastos de caja chica, realizado por el encargado de egresos. 13 Elaborar hojas de cálculo para el respaldo de provisiones, amortizaciones de seguros, activos diferidos en UFVs, para adjuntar al balance. 14 Realizar la revisión y conciliación de ingresos para el cálculo del pago por la concesión a AASANA. Contador General 1 Revisar y aprobar las solicitudes de pago de la cuenta matriz elaborados por los tres aeropuertos. 2 Revisar la planilla de sueldos y anexos de los tres aeropuertos, elaborado por Gerencia de Recursos Humanos, para dar su visto bueno antes de realizar los pagos al personal. 3 Elaborar los asientos contables a valor histórico para las tres regionales, para su registro en el sistema contable de reporte. 4 Elaborar las hojas de trabajo por regional, para los reportes financieros a valor histórico. 5 Revisar la Información Financiera a valor histórico de las tres regionales, para la emisión de los Estados Financieros consolidados. 6 Elaborar los anexos a los Estados Financieros consolidados a valor histórico para su remisión a Jefe de Proyectos y Presupuestos. 7 Preparar y emitir los Estados Financieros consolidados a valor histórico para su remisión a Gerencia Financiera y al Jefe de Presupuestos y Proyectos. 8 Elaborar los anexos a los Estados Financieros consolidados a valor re expresado para el Gerente Financiero. 9 Revisar y consolidar los Estados Financieros re expresados, recibidos de cada Jefe Administrativo, para la emisión del Balance consolidado. 10 Preparar y emitir los Estados Financieros re expresados Consolidados de acuerdo a normativa local. Mensual Mensual Semestral Semanal Semanal Semanal Mensual Semanal Semanal Mensual Mensual Semanal Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual 6 MANUAL DE FUNCIONES 11 12 13 14 15 16 17 Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos Elaborar el Estado de Recaudación de la DGAC para su posterior conciliación. Elaborar el cálculo consolidado por cada uno de los impuestos (IVA, Transacciones, RC-IVA, etc.) Elaborar hojas de trabajo para anexos tributarios consolidado. Mensual Revisar las Declaraciones Juradas elaboradas en el portal tributario y el posterior pago de los impuestos. Atender requerimientos de auditoría Interna y hacer seguimiento al levantamiento de las observaciones presentadas en el informe de control interno. Elaborar Hoja de Trabajo para el cálculo del IUE anual, uno preliminar en Noviembre y el otro final en el mes de Enero. Atender los requerimientos de auditoría externa. Mensual Mensual Mensual Trimestral 2 veces al año 2 veces al año 18 Revisar el reporte de auditoría externa local, con todos los datos de la información financiera auditada. Anual 19 Elaborar los Estados Financieros consolidados a valor histórico anuales para su remisión a Gerencia Financiera y al Jefe de Presupuestos y Proyectos. Elaborar los Estados Financieros consolidados re expresados anuales para presentar al SIN de acuerdo a la normativa local vigente. Elaborar el formulario del impuesto a las utilidades para su posterior pago. Anual 20 21 Anual Anual Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Descripción Nº Jefe Administrativo Contable 1 Elaborar planilla de costo de importaciones y su posterior contabilización en el sistema contable Scala. 2 Realizar toda tarea encomendada por Gerencia de General o Gerencia Financiera. Contador General 1 Implementar sistemas automatizados para complementar al sistema de contabilidad y así poder cumplir con la normativa contable local e internacional, contando así con información oportuna y confiable. 2 Recibir de los Jefes Administrativos, de las diferentes regionales, las solicitudes de pago a través de la cuenta bancaria matriz, para aprobar y ordenar la emisión de cheques. 3 Hacer seguimiento de los trámites que se deban realizar en el Servicio de Impuestos Nacionales (dosificación de facturas y otros). Además, tender y dar respuesta a sus notificaciones. 4 Atender requerimientos de Organismos del Estado (AASANA, ATT, DGAC, etc.) Media de veces por año 10 Variable Variable Variable Variable Variable 5. RELACIONES DE TRABAJO 7 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos Relaciones Internas Jefe Administrativo Contable Jefaturas Administrativas LP y SRZ Encargados del área administrativa Encargado de Sistemas Gerente Desarrollo Negocios Jefe de Mantenimiento Relaciones Externas Jefe Administrativo Contable Proveedores Concesionarios y líneas aéreas Contador General Gerencia Financiera Gerencia RRHH Jefaturas Administrativas LP y SRZ Personal contable Jefe de Sistemas Santa Cruz Jefe de Presupuestos y Proyectos Casa Matriz Contador General Instituciones del Estado SIN Asesores tributarios 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Licenciatura en Contaduría Pública. Especialización o postgrado en finanzas Inglés medio 5 años en cargos similares. 8 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Contador Regional Administración Jefe Administrativo Contable/Contador General Supervisa a: - 2. MISIÓN Realizar la contabilidad del aeropuerto para obtener resultados financieros mensuales y anuales que permitan contar con información actualizada y oportuna para la toma de decisiones. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº 1 2 Descripción Realizar la contabilidad de los comprobantes de pago por cheques, los comprobantes de caja chica de mantenimiento y administración y los comprobantes de diario sobre otras transacciones. Transcribir cargos contables en el sistema contable Scala, recibidos de las otras regionales, como parte de la contabilidad mensual. Frecuencia media diaria Continuo Continuo 9 MANUAL DE FUNCIONES 3 4 5 6 b. Nº Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos Contabilizar los asientos de diario de las transferencias contables de las otras regionales. Escanear documentación contable de interregionales, para enviar a los aeropuertos de La Paz y Santa Cruz. Realizar la contabilización de las cajas chicas en el sistema contable Scala. Archivar la documentación contable en general, responsabilizándose por todos los asientos y los comprobantes de contabilidad. Periódicas (periodicidad fija) Descripción 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Contabilizar los movimientos en almacenes. Asimismo, revisar las apropiaciones contables en el Sistema Sigpre para almacén. Elaborar cuadro de prueba de impuestos (IVA e IT), para adjuntar al balance mensual. Realizar la conciliación de interregionales, para el balance. 1 3 1 1 Frecuencia media Semanal Mensual Quincenal Contabilizar pasajes de Aerosur y elaborar el cuadro de control. Elaborar el cuadro de cuentas por cobrar de Aerosur. Contabilizar las provisiones de gastos de fin de mes, para el balance. Quincenal Contabilizar planilla de sueldos, amortización de seguros y devengamiento de ingresos, para el balance. Registrar el cálculo del pago por la concesión a AASANA. Mensual Elaborar cuadros de Ejecución Capex para la regional, detallando todos los movimientos generados. Foliar y notariar, mensualmente, los libros de compras y ventas IVA, cumpliendo con las disposiciones de ley. Apoyar en el inventario físico de almacenes. Mensual Mensual Mensual Mensual Trimestral 12 Elaborar los estados de cuentas de activo, pasivo, ingreso y gasto, para respaldo del balance mensual. Elaborar el Informe sobre la gestión de cobranzas. Quincenal 13 Revisar el Balance General y Estado de Resultados de la regional. Quincenal 14 Revisar libro de compras IVA, para su presentación a impuestos. Quincenal c. Mensual Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Descripción Media de veces por año 1 Crear códigos proveedores, clientes y de detalle en el sistema contable. Variable 2 Realizar toda tarea encomendada por el Contador General/Jefe Administrativo Contable. Preparar información y/o documentación para auditorías externas o de acuerdo a requerimiento de instituciones externas. Variable 3 Variable 10 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Contador General Jefe administrativo Cochabamba, La Paz y Santa Cruz Encargados de: Egresos, Ingresos, Tesorería y facturación, Encargado de Almacenes Relaciones Externas Concesionarios y líneas aéreas Proveedores 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Licenciatura en Auditoría, Contaduría Pública. Conocimientos avanzados en tributación Inglés básico 3 años de experiencia en el manejo contable. 11 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Contador de Ingresos Administración Jefe Administrativo Contable /Contador General Supervisa a: - 2. MISIÓN Realizar el control de ingresos de la regional Cochabamba, revisando que los mismos estén correctos, para obtener Reportes Financieros mensuales y anuales, y así, contar con información fidedigna y en el momento oportuno. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción 1 2 3 Realizar la contabilización de los Ingresos por recaudaciones diarias (tasas de aeropuerto, peaje, parqueo cerrado y cobranzas). Realizar la contabilización de las facturas diarias correspondientes a las operaciones aeronáuticas no regulares. Completar los cuadros de control de correlatividad de ingresos, para llevar Frecuencia media diaria 1 1 1 12 MANUAL DE FUNCIONES 4 5 6 7 8 9 b. Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos un respaldo de los asientos contables. Contabilizar los asientos de diario de las transferencias contables de las otras regionales (interregionales). Realizar la verificación diaria de la variación del tipo de cambio del dólar e informar a los interesados cualquier modificación. Apoyar en el recuento de recaudaciones a Tesorería, para actuar como testigo. Custodiar los valores de la empresa (facturas, stickers y boletos) para entregar a los diferentes puntos de recaudación. Entregar valores y formularios a los recaudadores, previa firma de nota de remisión. Archivar la documentación y los asientos contables referidos a ingresos. 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 1 Continuo 1 1 Periódicas (periodicidad fija) Descripción 1 Continuo Realizar controles en puntos de recaudación, para el seguimiento del trabajo de recaudadores y para realizar arqueos comprobando la correcta administración de los fondos. Contabilizar la facturación mensual por concepto de alquileres y operaciones aeronáuticas. Conciliar las cuentas por cobrar entre Sistema Contable y Tesorería, para la elaboración de los reportes financieros mensuales. Realizar el informe de correlatividad de la venta de valores, para mantener un control y seguimiento adecuados. Verificar datos del libro de ventas IVA, aleatoriamente, como control interno Realizar arqueos de caja, para respaldo del balance. Realizar la revisión final del libro de ventas IVA y conciliación con el saldo del sistema contable. Elaborar el Cuadro mensual de ingresos por tipo de ingresos, para presentar al jefe de administración. Conciliar las cuentas por cobrar y los reportes de los tres aeropuertos, para entregarlos al Contador General como parte de los reportes financieros consolidados. Realizar la revisión de reportes DGAC de las tres regionales, para Contabilidad General. Apoyar en el inventario físico de almacenes. Preparar cuadros y documentación para el encargado de presupuestos y proyectos (desglose de ingresos) Conciliar información de formulario ATC04 de AASANA, respecto a reporte de vuelos no regulares de Némesis, para control de Jefe Administrativo. Frecuencia media c/2 días Mensual Mensual Mensual Mensual Semanal Semanal Mensual Mensual Mensual Trimestral Mensual Mensual 13 MANUAL DE FUNCIONES 14 Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos Conciliar Kardex del Sistema Némesis con el Sistema Scala, para verificar que se registraron todas las transacciones en ambos sistemas. Mensual 14 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Nº Descripción Media de veces por año 1 Reemplazar a los otros encargados del área, cuando sea necesario. Variable 2 Recibir, revisar y custodiar los valores entregados de almacenes, de acuerdo a dosificación y requerimiento previo. Preparar información para auditorías o de acuerdo a requerimiento de instituciones externas. Brindar un apoyo para el balance anual a Contabilidad General en varias actividades determinadas por el Contador. Contabilizar planilla de costo de importaciones y su posterior contabilización en el sistema contable Scala. Realizar toda tarea encomendada por el Contador General. Variable 3 4 5 6 3 1 - 12 veces Variable Variable 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefes Administrativos Cochabamba, La Paz y Santa Cruz Contadores de Ingresos Santa Cruz y La Paz Encargados Sistemas (Cochabamba y Santa Cruz) Encargado de Tesorería Relaciones Externas Clientes Auditores externos 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Licenciatura en Auditoría, Contabilidad, Administración de Empresas o ramas afines. Conocimientos avanzados en tributación 2 años en el manejo contable. 15 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Contador de Egresos Administración Jefe Administrativo Contable /Contador General Supervisa a: - 2. MISIÓN Gestionar los pagos de la empresa, mediante la emisión de cheques y el control de cuentas bancarias. Además, administrar con honestidad los fondos de caja chica. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción 1 2 3 Elaborar las conciliaciones bancarias de las cuentas matrices en dólares y bolivianos, basado en los extractos bancarios diarios. Cargar al sistema Sigpre el movimiento de cuentas bancarias, para registrar los cheques girados y los depósitos recibidos. Administrar y controlar los gastos de caja chica del área administrativa y Frecuencia media diaria 1 1 Continuo 16 MANUAL DE FUNCIONES 4 5 Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos mantenimiento, contando con la documentación de respaldo y bajo la aprobación del Jefe Administrativo. Elaborar el reporte de las obligaciones de Aerosur a nivel nacional. 1 1 7 Controlar el depósito de ingresos y realizar la contabilización de Bancos de las cuentas matrices en dólares y bolivianos, registrando en el sistema contable diferenciando por regional, para Contabilidad General. Obtener los extractos de la cuenta de la Dirección de Aeronáutica Civil y controlar los depósitos por recaudaciones de las tres regionales, para reportar al Contador General. Hacer el seguimiento de comprobantes de pago. 8 Archivar toda la documentación contable referente a pagos y caja chica. 1 9 Apoyar al área de Recursos Humanos de la regional Cochabamba con toda tarea o actividad encomendada por el Gerente del área. Periódicas (periodicidad fija) 1 6 b. Descripción 1 1 Frecuencia media 1 Realizar la conciliación de Cuentas Operativas, para la regional de Cochabamba. Semanal 2 Elaborar el requerimiento de fondos, para su presentación al Jefe Administrativo. Elaborar comprobantes de pagos y emisión cheques según el requerimiento de fondos, aprobado por el Jefe Administrativo, para cumplir con las obligaciones pendientes. Elaborar el detalle de gastos de Caja Chica de Administración y Mantenimiento. Elaborar las Declaraciones Juradas de impuestos del aeropuerto de Cochabamba y reportarlo al Jefe Administrativo. Generar el archivo de libros de compras y ventas en el sistema Da vinci para la presentación de la Declaración Jurada. Elaborar el Cuadro Detalle de Retenciones Tributarias como respaldo del balance. Realizar el control y seguimiento de consumo de combustible basándose en las autorizaciones de abastecimiento y confrontando con el detalle de consumo de combustible. Controlar la generación del archivo de libros de compras en el sistema Da vinci para la presentación de la Declaración Jurada. Elaborar libros y conciliaciones bancarias de cuentas operativas, para complementar información de estados financieros. Realizar la conciliación mensual de las cuentas bancarias consolidadas, (cuenta matriz y DGAC) como parte del Balance mensual. Llenar las declaraciones juradas consolidadas en el portal tributario, del contador general para la posterior cancelación de impuestos. Semanal 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Semanal Semanal Mensual Mensual Semanal Quincenal Mensual Mensual Mensual Mensual 17 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 13 Apoyar con el inventario físico de almacenes. Trimestral 14 Atender requerimientos de auditoría externa. Variable 15 Elaborar cuadros de gastos por diferentes rubros para la elaboración de presupuesto anual. 16 Elaborar cuadros de información para el informe de Responsabilidad Social Corporativa (CSR), colaborando con el Jefe de Mantenimiento. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Nº Descripción 1 2 3 4 5 Atender solicitudes del SIN (impuestos) y AASANA (documentación) apoyando al Contador General Elaborar los cheques y comprobantes de pago para los tres aeropuertos de la cuenta matriz, cuando los montos superan los $us. 5.000 o los Bs. 50.000. Asignar el código de control a los proyectos CAPEX de los tres aeropuertos, para su posterior archivo. Realizar toda tarea encomendada por el Jefe Administrativo, Contador General o el Jefe de Presupuestos y Proyectos. Realizar el control de la vigencia de los contratos de proveedores. Anual Anual Media de veces por año Variable Variable Variable Variable Variable 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe Administrativo Contador general Contador auxiliar Encargado de Ingresos Encargado de Presupuesto Mantenimiento Gerente RRHH Relaciones Externas Proveedores Bancos 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Licenciatura en Contaduría Pública, Administración de Empresas o ramas afines. Conocimientos avanzados en Tributación 3 años de experiencia en el área. 18 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Responsable de Activos Fijos Administración Jefe Administrativo Contable /Contador General Supervisa a: - 2. MISIÓN Efectuar el registro de ingreso, la asignación del custodio, salvaguarda y control minucioso de los activos fijos de la empresa. Además, realizar la inventariación física de los mismos. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción 1 2 Realizar rondas diarias en las instalaciones del aeropuerto para hacer el seguimiento del manejo o administración de los activos fijos en cada área. Archivar físicamente la documentación relacionada con los activos fijos, como ser compras, hojas y actas de transferencia y el listado de Activos Fijos propios y concedidos. Frecuencia media diaria 1 1 19 MANUAL DE FUNCIONES b. Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos Periódicas (periodicidad fija) Nº Frecuencia media Descripción 1 2 3 4 5 c. Nº Elaborar los cuadros con altas y bajas de activos fijos de la empresa realizadas en el mes, para reportar a Jefe Administrativo. Elaborar los cuadros para el cálculo de depreciaciones y amortizaciones mensual de los Activos Fijos de la empresa, de acuerdo a la normativa local. Realizar la verificación física de los activos fijos por sectores dentro del aeropuerto. Preparar un reporte semestral de altas, bajas, transferencias locales y regionales de los activos fijos propios y de AASANA. Además, cualquier devolución realizada a AASANA. Preparar cuadros y documentación para el encargado de presupuestos y proyectos (desglose activos fijos) Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) 2 3 4 5 6 7 8 Mensual c/ 4 meses Semestral Mensual Media de veces por año Descripción 1 Mensual Registrar los activos fijos nuevos de acuerdo a las especificaciones de los mismos, codificando físicamente y en el sistema de activos fijos. Realizar la transferencia y el seguimiento de la misma de activos fijos propios y concedidos, anotando en el sistema el movimiento realizado. Elaborar el Acta de Transferencia entre los diferentes aeropuertos por el movimiento de activos fijos propios y concedidos por AASANA. Mantener un control estricto de las bajas de los Activos Fijos propios y los concedidos por AASANA, dando de baja el activo con autorización del Jefe Administrativo. Recoger los activos fijos dados de baja para llevarlos al depósito de activos, registrando en el sistema, resguardando los mismos. Realizar inventarios a requerimiento de otras instituciones. Variable Reemplazar al Encargado de Tesorería, al Encargado de Manifiestos y al Asistente Administrativo en caso de ausencia. Realizar toda tarea encomendada por su superior. Variable Variable Variable Variable Variable Variable Variable 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe Administrativo Todo el personal Encargado de almacenes Relaciones Externas Encargado de activos fijos de AASANA 20 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Técnico superior en Administración de Empresas, Contabilidad o ramas afines. Conocimientos sólidos en Computación Conocimiento de normas tributarias para la administración de activos fijos 2 años de experiencia en puestos similares. 21 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Responsable de Adquisiciones Administración Jefe Administrativo Contable /Contador General Supervisa a: - 2. MISIÓN Realizar la adquisición de bienes y servicios, cumpliendo procedimientos establecidos y precautelando los intereses de la empresa. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción 1 Recibir pedidos de adquisición de las unidades solicitantes, mediante el sistema Sigpre. previa aprobación y de acuerdo a procedimiento establecido. 2 Realizar cotizaciones de productos por teléfono o correo electrónico, de acuerdo a los requerimientos recibidos. Frecuencia media diaria 3 3- 5 22 MANUAL DE FUNCIONES 3 4 b. Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos Elaborar órdenes de compra, órdenes de trabajo y cuadros de comparación, presentando a Jefe Administrativo para su firma de aprobación. Archivar toda la documentación referida a la compra de los materiales, productos e insumos. Periódicas (periodicidad fija) Nº 2 3 4 c. Nº Realizar cotizaciones de productos visitando a proveedores, cuando la compra así lo requiera. Realizar la compra en instalaciones de los proveedores, cuando se requiera, para entregar a almacenes. Realizar compras menores con fondos de Caja Chica. Verificar que el material adquirido se encuentre en excelente estado y que cuente con la documentación requerida de acuerdo a procedimiento. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) 2 3 4 3 veces a las semana 2 - 3veces a la semana Semanal Semanal Media de veces por año Descripción 1 Continuo Frecuencia media Descripción 1 3 Coordinar con asesoría legal y el Jefe Administrativo la elaboración de contratos de compras superiores a $us. 2.000 como procedimiento para toda compra formal. Realizar compras de emergencia requeridas con fondos de caja chica, contando con la información respaldatoria y coordinando con el Encargado de Egresos (montos inferiores a los Bs. 500). Coordinar compras y recepción de materiales o productos con las otras regionales. Realizar toda tarea encomendada por su superior. Variable Variable Variable Variable 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe Administrativo Encargado de Egresos Encargado Almacenes otras regionales Encargado Sistemas Todo el personal Relaciones Externas Proveedores 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Técnico medio en Administración de Empresas, Contabilidad o ramas afines. Formación complementaria 23 MANUAL DE FUNCIONES Idioma Experiencia Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 2 años de experiencia en el área. 24 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Responsable de Almacenes Administración Jefe Administrativo Contable Supervisa a: - 2. MISIÓN Administrar y controlar el inventario de productos y materiales de la empresa, siguiendo los procedimientos establecidos y de la manera más eficiente. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Descripción Nº 1 Recibir los materiales y productos, verificando especificaciones contenidas en la orden de compra, cotización del proveedor y pedido de materiales. (En caso de productos especiales, realizar la verificación con la unidad solicitante) 2 Registrar compras en el Sistema Sigpre, para control de inventarios. 3 4 Realizar la entrega de materiales y productos, a requerimiento de las diferentes áreas, siguiendo el procedimiento definido y bajo la aprobación que corresponda. Actualizar stocks en el Sistema Sigpre, generando las entradas y salidas del sistema, para su envío a contabilidad. Frecuencia media diaria Continuo Continuo Continuo 1 25 MANUAL DE FUNCIONES 5 6 7 8 Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos Controlar la existencia de productos, el correcto almacenamiento y orden de los mismos. Archivar toda la documentación de ingreso y entrega de los materiales, productos e insumos. Realizar la entrega de materiales y productos, a requerimiento de las diferentes áreas, siguiendo el procedimiento definido y bajo la aprobación que corresponda. Elaborar estadísticas sobre los movimientos en almacenes de acuerdo a centros de gastos y por objeto de gastos. Continuo 1 Continuo Mensual b. Periódicas (periodicidad fija) Nº Descripción 3 Realizar el control de stocks mínimos, para efectuar solicitudes de adquisición cuando sea pertinente. Elaborar el detalle sobre el movimiento semanal en almacenes y entregarlo a Contabilidad. Entregar reportes de ingresos y salidas de almacén a Contabilidad. 4 Elaborar estadísticas sobre los movimientos en almacenes de acuerdo a centros de gastos y por objeto de gastos. 1 2 5 6 7 8 Generar el Reporte de inventarios a valor histórico y re expresados en UFVs o en la moneda requerida. Realizar el informe de sustancias controladas, para reportar a Jefe de Administración por requisito de la División de Sustancias Controladas. Realizar inventario general, por cierre de gestión y control interno, verificando que la existencia física coincida con la documentación. Preparar los listados de alta rotación para proceder a la selección de proveedores fijos, preparando las planillas para su evaluación. 9 Realizar inventario por muestra, para verificar que la existencia física esté de acuerdo a inventarios. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Nº 1 2 Descripción Coordinar compras y recepción de materiales o productos con las otras regionales. Realizar toda tarea encomendada por su superior. Frecuencia media Mensual Semanal Semanal Mensual Mensual Mensual Semestral Trimestral Mensual Media de veces por año 12 Variable 26 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe Administrativo Encargado de Adquisiciones Encargados de las distintas áreas. Relaciones Externas Proveedores 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Técnico superior en Administración de Empresas, Contabilidad, Auditoría o ramas afines. Sólidos conocimientos en Computación 2 años de experiencia en puestos relacionados. 27 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Responsable de Manifiestos Administración Jefe Administrativo Contable /Contador General Supervisa a: - 2. MISIÓN Analizar y conciliar información estadística referente a pasajeros reportados en manifiestos de vuelo respecto a venta efectiva de valorados. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción 1 2 Recoger la información sobre los vuelos de las diferentes líneas aéreas, con la lista y resumen de pasajeros. Obtener los itinerarios diarios de las líneas aéreas del área de Informaciones, Frecuencia media diaria 3 2 28 MANUAL DE FUNCIONES 3 4 5 6 7 8 b. Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos cotejando que la cantidad de manifiestos sea la correcta. Introducir los datos al sistema de manifiestos con la información recogida, para después obtener los diferentes cuadros estadísticos. Revisar el trabajo en sistema y cuadrar la información de manifiestos y recaudaciones con tesorería, para analizar las diferencias posteriormente. Recoger los exentos del área de informaciones, para revisar si están correctamente otorgados e introducirlos al sistema. Si los datos no son correctos, presentar la observación al Jefe de Informaciones para su reposición. Revisar cuadro analítico nacional e internacional, para establecer diferencias entre la información de líneas aéreas respecto a información de Sabsa. Realizar ajustes que correspondan, respaldando estas diferencias con documentación de recaudaciones. Ordenar y archivar la información de manifiestos. 3 3 1 1 1 1 Periódicas (periodicidad fija) Nº Frecuencia media Descripción 1 Emitir reporte general de información de vuelos y flujo de pasajeros, para enviar al Encargado de Proyectos y Presupuestos y Jefe Administrativo. Mensual 2 Introducir datos, obtenidos de las líneas aéreas, de carga y equipaje al sistema de manifiestos, para obtener información estadística de carga. Semanal 3 4 c. Nº Apoyar al área de Adquisiciones y Almacenes con la ejecución de compras de materiales, insumos o productos. Realizar la revisión de los cuadros estadísticos (cuadro analítico), para observar las posibles variaciones y verificar si son justificadas, respaldando estas diferencias con documentación de recaudaciones. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) 2 veces por semana Media de veces por año Descripción 1 c/2 días 2 Revisar el sistema de control de pasajeros con el encargado de sistemas, para realizar ajustes en caso de ser necesario. Reemplazar a personal de recaudaciones cuando sea necesario. 2 Variable 3 Realizar toda tarea encomendada por su superior Variable 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe Administrativo Jefe de Presupuestos y proyectos Encargado de adquisiciones y Relaciones Externas Líneas aéreas 29 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos almacenes Encargado de Sistemas Encargado de Egresos Recaudadores tasas de aeropuerto 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Bachiller en Humanidades Manejo de planillas electrónicas Licencia de Conducir tipo A. 6 meses de experiencia en el área de servicios aeronáuticos. 30 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Responsable de Facturación Administración Jefe Administrativo Contable /Contador General Supervisa a: 2. MISIÓN Generar la facturación de la empresa por servicios aeronáuticos y no aeronáuticos, siguiendo con los procedimientos establecidos y de la manera más eficiente. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción 1 2 3 Generar la nota de cobranza y la factura desde el sistema de facturación Némesis para Aerosur, revisando previamente las constancias de servicios emitidas a las líneas aéreas. Introducir al sistema de facturación el pago efectuado por los clientes, de acuerdo al informe de cobranzas, para generar el estado de cuentas por cobrar. Entregar las facturas al cobrador, para su distribución a los clientes. Frecuencia media diaria 1 1 1 31 MANUAL DE FUNCIONES 4 5 6 b. Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos Emitir viñetas de ingreso al aeropuerto a concesionarios, líneas aéreas, instituciones del estado, empleados de SABSA, empleados de AASANA y otros; solicitando requisitos, firma de compromiso y pago previo en tesorería. Realizar la revisión de ATC004 AASANA, cruzando con la información registrada en el sistema NEMESIS, para proceder con el cobro y facturación por concepto de Aterrizajes. Archivar toda documentación sobre facturación de la empresa, es decir, las facturas y notas de cobranza. Periódicas (periodicidad fija) Nº Descripción 1 Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de Némesis para alquileres a concesionarios, revisando previamente vigencia de contrato. 2 Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de facturación Némesis para servicios básicos, tomando en cuenta el consumo de energía eléctrica y agua de los concesionarios (informe recibido de mantenimiento) 3 Generar la nota de cobranza y la factura del sistema de facturación Némesis por ingreso a plataforma a las empresas que brindan servicios de remesas de dinero. 4 Facturar por servicios aeronáuticos a las líneas aéreas nacionales e internacionales, de acuerdo a cronograma establecido por Jefe Administrativa Contable, previa revisión de las constancias de servicios emitidas. TRES 5 Comparar el ATC 004 respecto al resumen de servicio de aterrizaje en el sistema némesis de vuelos de las diferentes líneas aéreas. TRES 6 Conciliar información de alquileres con el sistema contable Scala, para verificar que en contabilidad se haya registrado la totalidad de facturas. TRES REGIONALES 7 Preparar cuadros y documentación para el encargado de presupuestos y proyectos (cuentas por cobrar) 8 Realizar la facturación por alquiler variable, previa revisión de información de ventas de cada concesionario. TRES REGIONALES 9 Enviar estadísticas de facturación, aterrizajes y servicios SAT al encargado de Proyectos y Presupuestos. 10 Notificar la necesidad de renovación de viñetas a las instituciones del aeropuerto (AASANA y líneas aéreas). 11 Actualizar viñetas en el sistema, diferenciando entre las vencidas y las vigentes. c. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Nº Descripción 1 2 Visitar a clientes para efectuar revisiones in situ, verificando que la información sobre ventas recibida sea la correcta. Realizar toda tarea encomendada por su superior. 25 1 1 Frecuencia media Mensual Mensual Cronograma establecido Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual Anual Anual Media de veces por año De acuerdo a cronograma Variable 32 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe Administrativo Contador de Ingresos Encargado de Tesorería Cobrador Jefe de Aeropuerto Operador Némesis Relaciones Externas Concesionarios y líneas aéreas Consulados Instituciones del Estado 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Técnico Superior en Contabilidad. Conocimiento en legislación tributaria 2 años de experiencia en el área. 33 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Encargado de Tesorería Administración Jefe Administrativo Contable /Contador General Supervisa a: Cobrador – mensajero Recaudadores peaje Recaudadores tasa de aeropuerto 2. MISIÓN Recibir y controlar la recaudación por ingresos aeronáuticos y no aeronáuticos y realizar los pagos a proveedores de bienes y servicios. Además, supervisar el trabajo de los recaudadores y del cobrador. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción 1 2 3 Realizar el conteo del dinero recaudado el día anterior (caja fuerte y entrega directa de recaudadores y cobrador), en presencia de un tercero, para consolidar los ingresos diarios y enviar al banco mediante la empresa Brinks. Generar la información de las recaudaciones, en el Sistema Contable Scala y el Sistema de Tesorería. Elaborar el detalle de recaudaciones, mediante el Sistema de Tesorería, para Frecuencia media diaria 1 1 1 34 MANUAL DE FUNCIONES 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 b. Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos el envío electrónico a Jefe Administrativo, a Contador General y a Gerente Financiero. Imprimir el detalle de recaudaciones, con los debidos respaldos, para revisión de Jefe Administrativo. Emitir facturas manualmente por cobro inmediato de ingresos aeronáuticos y no aeronáuticos. Archivando y pasando una copia a jefe administrativo. Elaborar boletas de depósito del dinero recaudado y la boleta de transporte de la remesa a enviar. Proporcionar moneda fraccionada a los recaudadores, para facilitar su trabajo. Mantener el contacto directo con recaudaciones y atender sus requerimientos para solucionar dificultades con los usuarios, siguiendo los procedimientos y normas establecidos para cada caso. Emitir recibos oficiales, cuando el cliente paga en la oficina de tesorería. Archivar toda documentación relacionada con tesorería, tales como recibos oficiales y los resúmenes de control de ingresos de los encargados recaudadores. Efectuar el pago a proveedores, una vez que los cheques cuenten con las firmas autorizadas. Recibir los pagos por credenciales, viñetas, aterrizajes no regulares y concesionarios. Realizar los Reportes Internos, separando los ingresos de acuerdo al tipo de moneda en que se reciban (dólares o bolivianos) para el envío a Bancos. Archivar toda documentación relacionada con tesorería, como son los recibos oficiales y los resúmenes de control de ingresos de los encargados recaudadores. Periódicas (periodicidad fija) Nº Descripción 1 2 3 4 5 c. Nº Elaborar e imprimir cuadros por tipo de ingreso para cierre de balance (reportes a la DGAC, cuadros correlativos de valores, libro de ventas, Kardex valores, ingresos por alquileres a concesionarios, credenciales, viñetas y otros), para adjuntar al balance general del mes. Elaborar el cuadro de ventas de valores y cuadro detallado de ingresos para reportar al Jefe Administrativo, Contador General y Gerente de Finanzas. Realizar visitas a los puntos de recaudación, para inspeccionar el trabajo del personal. Almacenar las copias de los valores, para archivar en depósito. Efectuar el pago de planillas a personal de apoyo externo y al personal terciarizado. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Descripción 1 Realizar toda tarea encomendada por su superior. 1 Continuo 1 1 Continuo 3 1 10 Continuo 1 1 Frecuencia media Mensual Mensual Semanal Mensual Mensual Media de veces por año Variable 35 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Recaudadores Jefe Administrativo Contador General Contador de Ingresos Relaciones Externas Concesionarios y líneas aéreas Empresa Brink's Proveedores 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Técnico Superior en Administración de Empresas, Economía o Auditoría. 2 años de experiencia en el manejo de efectivo. 36 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Cobrador - mensajero Administración Encargado de Facturación y Tesorería Supervisa a: - 2. MISIÓN Realizar las cobranzas, por conceptos aeronáuticos y no aeronáuticos, a concesionarios y empresas aéreas, en procura de evitar moras en las cuentas por cobrar. Además, cumplir con las funciones de mensajería para toda la empresa. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción Frecuencia media diaria 1 Realizar las cobranzas a Aerosur y entregar las notas de cobranza. 1 2 Realizar todas las tareas de mensajería es decir, recojo de paquetes, entrega de correspondencia, contratos, documentos y otros. Efectuar las compras de pasajes aéreos para todo el personal, de acuerdo a los requerimientos. 2 3 1 37 MANUAL DE FUNCIONES 4 5 6 b. Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos Apoyar a tesorería en el recuento de dinero por ingresos percibidos en peaje, tasa de aeropuerto y parqueo cerrado. Emitir un informe verbal diario sobre las cobranzas al Encargado de tesorería Apoyar a tesorería en la recepción de dinero recaudado en el turno nocturno de los puntos de recaudaciones (portazgo y parqueo), para entregar a tesorería. Periódicas (periodicidad fija) Nº 1 1 1 Frecuencia media Descripción 1 Entregar notas de cobranza a líneas aéreas: TAM, TAM militar, TAB, para pagos a la empresa. Semanal 2 Realizar las cobranzas mensuales a líneas aéreas, concesionarios y agencias de viajes, de acuerdo a las especificaciones de facturación y tesorería. Entregar facturas por servicios prestados a clientes y concesionarios. Mensual Emitir un informe escrito, detallando cobranzas efectuadas, para entregar al Encargado de Facturación y el Encargado de Ingresos. Realizar el pago de servicios básicos y de telefonía, como apoyo a contabilidad. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) Mensual 3 4 c. Nº 1 2 Mensual Mensual Media de veces por año Descripción Apoyar en la revisión de los contratos con clientes y concesionarios en cuanto a su vigencia para la correspondiente renovación o cese de los mismos con el área de egresos y comercial. Realizar toda tarea encomendada por sus superiores. 1 Variable 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Encargado de Tesorería y Facturación Secretaria de Gerencia Secretaria Administrativa Jefaturas Recaudadores Relaciones Externas Líneas aéreas Concesionarios Agencias de viajes Bancos 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Bachiller en humanidades. Licencia de conducir para motocicleta. Formación complementaria 38 MANUAL DE FUNCIONES Experiencia Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 6 meses de experiencia en el área de cobranzas. 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Recaudador Peaje Administración Encargado de Facturación y Tesorería Supervisa a: - 2. MISIÓN Realizar el cobro por todo ingreso y circulación vehicular en las instalaciones del aeropuerto, a través de un control seguro y eficaz, brindando a los usuarios un servicio de calidad. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción 1 2 Realizar el cobro de peaje a los vehículos que ingresan al aeropuerto, brindando un buen servicio y mostrando una buena imagen de SABSA. Verificar el saldo del monto de caja rotatorio al momento de ingresar al turno. Frecuencia media diaria Continuo 1 39 MANUAL DE FUNCIONES 3 4 5 6 b. Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos Controlar de manera eficiente los boletos sellados con la fecha del día, para en caso de alguna observación, reportar a tesorería. Realizar la conciliación de lo recaudado diariamente con el reporte del sistema de peaje y llenar el resumen de ingresos para entregar al Encargado de Tesorería. Entregar el dinero recaudado al Encargado de Tesorería o depositar en caja fuerte en caso de ausencia del primero. Llevar un registro ordenado de los números de placa de todos los vehículos exentos de pago, a través de la verificación de viñetas de ingresos mediante el código de barras y la roseta de control (buses, taxis, movilidades de AASANA, movilidades de SABSA, etc.). Periódicas (periodicidad fija) Nº 2 c. Nº Realizar la solicitud de requerimiento de materiales a tesorería. Recibir, del contador de ingresos, los valorados para el control de ingreso al aeropuerto. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) 1 Continuo Mensual c/ 2 días Media de veces por año Descripción 1 1 Frecuencia media Descripción 1 Continuo Realizar toda tarea encomendada por su superior. Variable 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Encargado de Tesorería Contador de Ingresos Personal de Seguridad Jefe de Aeropuerto Recaudadores Seguridad Relaciones Externas Usuarios aeropuerto 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Bachiller en Humanidades. Conocimientos de computación Auxiliar de Contabilidad. 1 año en el manejo de dinero. 40 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Recaudador Tasa de Aeropuerto Administración Encargado de Tesorería y Facturación Supervisa a: - 2. MISIÓN Realizar el cobro de las tasas de aeropuerto nacional e internacional, con un control seguro y eficaz, brindando a los usuarios un servicio de calidad y mostrando la mejor imagen de la empresa. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Diarias o cotidianas Nº Descripción 1 2 Realizar el cobro por tasa de aeropuerto para viajes nacionales e internacionales, entregando la factura adhesiva con la fecha del día en el pase a bordo. Realizar el arqueo diario del Fondo Fijo o Caja Chica de Bs. 6000 y $us. 1000 Frecuencia media diaria Continuo 2 41 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 3 Cuadrar al final del turno, los datos de venta física con el sistema. 1 4 Realizar un informe completo de los stickers vendidos, anulados y devueltos para su presentación junto con el dinero recaudado a tesorería. Entregar el dinero recaudado al encargado de tesorería al término del turno o depositar en la caja de seguridad ante ausencia de éste. Apoyar al encargado de manifiestos, recibiendo los manifiestos de pasajeros de las líneas aéreas. Recibir, diariamente, itinerarios de vuelos de las líneas aéreas. 1 5 6 b. Periódicas (periodicidad fija) Nº 2 3 4 c. Nº Recibir, del Contador de Ingresos, los valorados para el cobro de tasa de aeropuerto nacional e internacional, verificando correlativos. Realizar el cambio de dinero a moneda fraccionada con la empresa Brink's. Solicitar y recibir material y suministros de escritorio a almacenes. Fotocopiar tasas de embarque internacional del mes, para entrega a tesorería quien envía la información a la contadora general. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) 2 3 1 c/2 días Semanal Mensual Mensual Media de veces por año Descripción 1 4 Frecuencia media Descripción 1 1 Devolver el valor de los stickers cuando el pasajero lo requiera por alguna razón válida, y anularlos con la aclaración de las causas de anulación. Revisar correlativo de valores, para verificar la existencia de faltantes o errores de impresión. Realizar toda tarea encomendada por su superior. Variable Variable Variable 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe de Aeropuerto Encargado de Tesorería Recaudadores Seguridad Informes y facilitación Relaciones Externas ODECO Líneas aéreas Usuarios 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Bachiller en Humanidades. Auxiliar de Contabilidad. 42 MANUAL DE FUNCIONES Experiencia Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 6 meses de experiencia general. 1. IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Área: Depende de: Encargado de Sistemas Administración Jefe Administrativo Contable /Contador General Supervisa a: - 2. MISIÓN Brindar servicios informáticos y de sistemas de información de calidad, para facilitar las actividades y operaciones de la empresa. 3. ORGANIGRAMA 4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES a. Nº 1 2 3 Diarias o cotidianas Descripción Realizar la verificación de las tareas de replicación de información en los Centros de Servidores. Administrar los servidores de Bases de Datos, Correo Electrónico y Sistema de Información de Vuelos. Elaborar el respaldo de todas las Bases de Datos y verificación de los mismos. Frecuencia media diaria 3 3 1 43 MANUAL DE FUNCIONES 4 5 6 7 b. Nº 1 2 3 4 5 6 7 8 9 c. Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos Revisar que los backups estén emitidos correctamente por el programa de gestión de backups. Realizar la revisión técnica de los sistemas de circuito cerrado de televisión, coordinando con el área de mantenimiento. Registrar las actividades del área de sistemas en el libro de hechos, para llevar un control de sistemas. Brindar soporte técnico a los usuarios de la regional y a otra regional, si fuera necesario. Periódicas (periodicidad fija) Descripción Realizar el mantenimiento preventivo del Software de los equipos de todo el aeropuerto. Registrar y organizar los Respaldos de Información, back ups para su depósito en caja de seguridad del Banco. Realizar la revisión y generación de listados de control de llamadas, para controlar y comparar con el detalle del servicio de llamadas telefónicas, enviando un reporte al Jefe Administrativo. Elaborar respaldo de datos del Reloj de Control de Asistencia para reportarlo a Recursos Humanos. Brindar asistencia técnica específica al área de contabilidad en las tareas para la emisión Estados Financieros (EEFF) Coordinar la corrección de datos entre la información generada por los recaudadores y por la información recibida de las aerolíneas en el manifiesto de vuelos, para conciliar la información estadística de tesorería y manifiestos. Realizar el mantenimiento preventivo del Hardware de todo el aeropuerto. Realizar pruebas de funcionamiento de equipos como, por ejemplo de UPS, relojes de marcación biométrica, para verificar un correcto funcionamiento. Elaborar el presupuesto del área de sistemas, coordinando con jefatura de sistemas de Santa Cruz. Ocasionales (sin periodicidad fija conocida) 1 1 1 10 Frecuencia media Semanal Semanal Mensual Mensual Mensual Mensual Trimestral Trimestral Anual 1 Realizar el mantenimiento correctivo de Hardware. Media de veces por año 12 2 Realizar la instalación o actualización de servidores en el sistema. Variable 3 Realizar la instalación o actualización de software en los equipos de los usuarios. Realizar la reinstalación de Sistemas Operativos de Servidor, cuando existen fallas de consideración en algún servidor. Desarrollar programas específicos de acuerdo a los requerimientos y necesidades de la empresa, coordinando con el Jefe Nacional de Sistemas ubicado en la regional Santa Cruz. Variable Nº 4 5 Descripción Variable 3 44 MANUAL DE FUNCIONES Fecha de elaboración: Marzo - 2010 Revisado por: Contador General Elaborado por: Consultora en Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Recursos Humanos 6 Realizar las modificaciones de forma en los sistemas de información. 13 7 Brindar capacitación al personal en la implementación de nuevos sistemas. 6 8 Realizar toda tarea encomendada por sus superiores. Variable 5. RELACIONES DE TRABAJO Relaciones Internas Jefe Nacional de Sistemas Jefe Administrativo Gerencias Personal Encargados de Sistemas Relaciones Externas Proveedores 6. REQUISITOS DEL PUESTO Formación básica Formación complementaria Idioma Experiencia Licenciatura en Informática o Sistemas. Especialización Análisis de Sistemas. Inglés avanzado 2 años de experiencia en puestos similares. 45