capítulo iv diseño de una base de datos para el control del

85
CAPÍTULO IV
DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS PARA EL CONTROL DEL
SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE LOS PROYECTOS PRESENTADOS
POR LAS ASOCIACIONES DE DESARROLLO COMUNAL Y
APROBADOS POR LAS ALCALDÍAS DEL DEPARTAMENTO DE
SANTA ANA.
A. GENERALIDADES
En esta etapa se pretende diseñar una base de datos, que permita fácilmente
almacenar y controlar los proyectos presentados por las Asociaciones de Desarrollo
Comunal, además se determinará la importancia y los beneficios tanto para las
ADESCO como para las Alcaldías Municipales.
Dicha base de datos estará encaminada a cumplir con los requerimientos que
demandan las unidades encargadas del control de los proyectos en las diferentes
alcaldías, los cuales han sido recabados por medio de la investigación de campo
reflejada en el capítulo anterior.
Cada alcaldía desempeña su propio método de trabajo, en su mayoría realizan una
parte del control de forma manual. Debido que no todas las municipalidades cuentan
con unidad de Proyección Social, la base de datos debe cumplir con los requisitos
generales, es decir, satisfacer las necesidades y expectativas de todos los
municipios, además debe trabajar en un ambiente amigable con el usuario. Como se
pudo constatar en el capítulo anterior, en algunas alcaldías no cuentan con personal
capacitado en el área de informática, esto compromete a diseñar un sistema sencillo
pero eficiente, de manera que quien haga uso de él no tenga que ser precisamente
un profesional en informática, sino, será suficiente contar con los conocimientos
básicos.
86
B. OBJETIVOS
1. GENERAL
Diseñar una base de datos para el control del seguimiento del estado de los
proyectos presentados por las Asociaciones de Desarrollo Comunal y aprobados por
las alcaldías del departamento de Santa Ana.
2. ESPECÍFICOS
• Diseñar una base de datos que permita la consulta eficiente del estado de los
proyectos ejecutados, en proceso y en espera coordinados por las Asociaciones
de Desarrollo Comunal del departamento de Santa Ana.
•
Contribuir a incrementar el rendimiento del personal y la satisfacción de los
usuarios de la información al encontrar los elementos necesarios para realizar
consultas y emitir reportes, además proporcionar un método más ordenado de
trabajo y almacenamiento de la información.
•
Determinar la importancia y los beneficios que se obtendría al realizar el control
de los proyectos por medio del diseño de una base de datos.
C. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DE LA PROPUESTA
Las bases de datos han estado presentes en cada institución y en cada actividad que
se realiza, siempre y cuando se almacene un registro de ello; aunque en muchas
ocasiones las bases de datos no se consideran como tales por el hecho de que la
información se almacena físicamente. El objetivo principal de una base de datos
consiste en brindar facilidad en el manejo de los datos, tanto en la introducción como
en la administración de los mismos. Por esta razón se considera de gran importancia
diseñar una base de datos que controle el seguimiento del estado de los proyectos
ya que contribuiría a administrar la información de los mismos de una manera más
87
eficiente. A continuación se presentan la importancia y los beneficios del diseño de la
base de datos, tanto para las ADESCO como para las Alcaldías.
1. PARA LAS ASOCIACIONES DE DESARROLLO COMUNAL
El principal beneficio que se obtiene al administrar la información por medio de una
base de datos, puede reflejarse de la siguiente manera: cuando las ADESCO,
directivas comunales o cualquier otro tipo de organización pro-mejoramiento
comunal, se acerquen a la Unidad de Proyección Social de las alcaldías municipales
a solicitar información sobre los proyectos de su comunidad, ahorraran tiempo en las
consultas; ya que los usuarios de las bases de datos tendrán un acceso más
inmediato y eficaz en la búsqueda de la información que estos requieran, la
importancia puede identificarse en que la información solicitada pueda darse a
conocer oportunamente en las comunidades para que los habitantes estén
informados del destino de sus recursos.
2. PARA LAS ALCALDÍAS MUNICIPALES
Es importante diseñar una base de datos para controlar el estado de los proyectos
presentados por las Asociaciones de Desarrollo Comunal; ya que contribuirá con las
alcaldías municipales para contar con una herramienta que les facilite el registrar la
información generada por los proyectos comunitarios.
El realizar el diseño de una base de datos beneficiará a organizar de una mejor
manera la información y así obtener una mayor disponibilidad de los datos generados
por los proyectos, a la vez se obtendrá más eficiencia en cuanto a la recolección,
codificación e introducción de la información recolectada en cada proceso generado
por cada proyecto. Además se tendrá un alto grado de coherencia de los datos
obteniendo un mayor valor informativo.
Se contribuirá a incrementar la satisfacción de los empleados así como también su
rendimiento, ya que podrán realizar sus tareas en menos tiempo, mayor facilidad y
88
sencillez, ahorrando la realización de tareas manuales y repetitivas y obteniendo una
mayor flexibilidad al almacenar o modificar los datos del proyecto que se esta
registrando.
D. ALCANCE DE LA PROPUESTA
La implementación de la base de datos cuyo diseño se presenta en este capítulo,
está orientada a cumplir con ciertos objetivos que contribuyan a administrar los datos
de una manera eficiente.
De esta manera, se espera que la base de datos con la información referente a los
proyectos comunitarios sea flexible; considerando que ésta, una vez ingresada, se
pueda modificar, suprimir o realizar con ella cualquier operación que sea necesaria
tomando en cuenta que la información que genere sea precisa, veraz y oportuna.
Además el costo del mantenimiento de la información es relativamente bajo para las
alcaldías, ya que la inversión para la implementación de la misma es mínima, así
como los medios de almacenamiento externos como son los diskets y cd´s.
Al obtener una base de datos, las municipalidades contarán con una herramienta que
permitirá disminuir la búsqueda de datos y un almacenamiento más ordenado de la
información, reduciendo así la probabilidad de generar registros innecesarios o
duplicación de los mismos; a esta característica se suma la sencillez de utilización,
que consiste en facilitar la búsqueda y almacenamiento de los datos del proyecto
solicitado, permitiendo una mayor eficiencia en el desempeño de la persona
encargada de administrar los datos de los proyectos comunitarios, debido a que no
tendrá dificultad para encontrarlos, una vez identificados podrá utilizarlos de manera
sencilla y rápida y así evitará la búsqueda en cantidades de documentos. Esto puede
constatarse por el hecho que se contará con un método estándar de
almacenamiento, lo que proporcionará información precisa y coherente.
89
Para contar con un respaldo de la información, su almacenamiento será en medios
magnéticos extraíbles permitiendo a la institución protegerse de una pérdida o daño
de dicha información; considerando que la protección de los datos es una
característica inherente en una base de datos: la seguridad de los mismos.
E. DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS PARA EL CONTROL DEL
SEGUIMIENTO DEL ESTADO DE LOS PROYECTOS
PRESENTADOS POR LAS ASOCIACIONES DE DESARROLLO
COMUNAL Y APROBADOS POR LAS ALCALDIAS DEL
DEPARTAMENTO DE SANTA ANA.
El diseño de una base de datos que controle los proyectos solicitados por las
ADESCO, se ha divido en tres fases que son: la investigación preliminar, las
propuestas tecnológicas y el diseño de la base de datos. A continuación se presenta
un esquema gráfico con la finalidad de facilitar la comprensión del contenido que se
desarrollará en cada una de ellas.
90
1. ESQUEMA GRAFICO DE LA PROPUESTA
M
IN
IN
VE
S
TE
R
DE
I:
AS
IC
OG
OL
CN
FA
CT
E
TE
AR
W
AS
E
T
AR
ST
OF
W
UE DE S
RD
A
OP
HA
ST
PR
E
DE
A
II:
PU
E
ST
UE
OP
DI S
DE EÑO
BA UN
A
S
DA E D
TO E
S
O
PR
PR
FA
SE
S
FA
TI
IB
GA
IL
I
AC
DA
CI
IÓ
D
ÓN
N
DE
LA D
PR
L
E
PR
BA L
EL
SE OS
OY
IM
EC
DE RE
IN
Q
T
DA U
AR
O
TO ER
S IMI
EN
TO
S
DE
“Diseño de una base de datos para el control del seguimiento del estado de los proyectos presentados por las
Asociaciones de Desarrollo Comunal y aprobados por las alcaldías del departamento de Santa Ana”
MODELO ENTIDAD - RELACIÓN
DICCIONARIO DE DATOS
DISEÑO DE PANTALLAS
DESARROLLO DEL SISTEMA
FASE III: DISEÑO DE LA BASE DE DATOS
FUENTE: IDEA ORIGINAL DEL EQUIPO DE TRABAJO
91
2. OBJETIVOS
A continuación se presentan los principales objetivos que se pretenden alcanzar en
el presente capítulo.
GENERAL
Determinar las factibilidades del proyecto, las propuestas tecnológicas y diseñar la
base de datos con el fin de mejorar los procesos actuales.
ESPECIFICOS
• Determinar las factibilidades técnica, operativa y económica del proyecto,
con el fin de verificar costos razonables y funcionamiento eficiente de la base
de datos.
•
Elaborar una propuesta tecnológica para el software y hardware adecuado
para la implementación de la base de datos.
•
Determinar los requerimientos tecnológicos necesarios para la implementación y
buen funcionamiento de la base de datos.
3. DESARROLLO DEL DISEÑO
El desarrollo del diseño de la base de datos se compone de diferentes etapas,
dispuestas en forma lógica para garantizar el buen funcionamiento de la misma.
En esta parte se utilizan técnicas y métodos para esquematizar la estructura y la
factibilidad de la base de datos propuesta.
3.1 FASE I: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
En esta fase es necesario realizar una investigación preliminar para obtener más a
detalle, los posibles elementos que conforman la información y así poder elaborar un
mejor diseño de la base de datos, dando a conocer las factibilidades del proyecto y la
92
determinación de los requerimientos de la base de datos. A continuación se define
cada uno de ellos:
3.1.1 FACTIBILIDAD DEL PROYECTO
Para determinar la factibilidad de un proyecto existen tres áreas: técnica, operativa y
económica, estos aspectos deben ser viables de manera que logren los objetivos
propuestos para determinar la ejecución del proyecto, en nuestro caso, la
implementación del diseño de la base de datos.
3.1.1.1 FACTIBILIDAD TECNICA
Debido que en apartados anteriores se mencionó que el compartir información en un
computador no disminuye la posibilidad de implementar un sistema y considerando
que según la investigación de campo, el 91% de las alcaldías municipales poseen
equipo de computo (Ver Anexo 7), se puede instalar la base de datos en uno de los
computadores existentes sin que represente una sobrecarga o saturación del disco
duro. Además para implementar el diseño de la base de datos se utilizarán
herramientas de fácil manejo, por lo que se concluye que técnicamente es factible
diseñar una base de datos. La existencia de equipo de cómputo para cada alcaldía
se detalla en el siguiente cuadro:
93
Cuadro 6: existencia de equipo de cómputo en las alcaldías municipales del
departamento de Santa Ana.
ALCALDÍA
POSEE EQUIPO
Santa Ana
SI
Chalchuapa
SI
Metapán
SI
Coatepeque
SI
El Congo
SI
Texistepeque
SI
Candelaria de la Frontera
SI
San Sebastián Salitrillo
SI
Santa Rosa Guachipilín
NO
Santiago de la Frontera
NO
El Porvenir
SI
Masahuat
NO
San Antonio Pajonal
SI
3.1.1.2 FACTIBILIDAD OPERATIVA
Según la investigación de campo realizada, el proyecto es factible operacionalmente;
ya que existe aceptación por parte de los futuros usuarios de la base de datos. Con
la implementación de la misma se obtendrán ciertos beneficios, tales como: la
integridad y confiabilidad de la información, así como también el ahorro de tiempo
para almacenarla y recopilarla.
3.1.1.3 FACTIBILIDAD ECONÓMICA
El diseño de la base de datos no representará ningún costo para las alcaldías
municipales; se ha constatado que el equipo de cómputo con el que cuentan algunas
alcaldías reúne los requisitos necesarios para implementar una base de datos.
94
En caso de que una alcaldía no posea equipo de cómputo (según cuadro 6) o desee
adquirir equipo nuevo para tal implementación, el costo es mínimo con respecto a la
demanda tecnológica que exige el diseño de una base de datos y los beneficios que
ofrece esta; además, al inicio de cada año se asigna un presupuesto a cada unidad o
departamento de la alcaldía, la UACI se encarga de consultar la existencia de fondos
para cada departamento cuando éstos solicitan adquisición de bienes o servicios, en
este caso, compra de computadoras, software, contratación de programadores y
capacitadores; si estos fondos no son suficientes, simplemente deben esperar una
nueva asignación de presupuesto para la adquisición, por lo tanto se considera
económicamente factible.
3.1.2 DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE LA BASE DE
DATOS
La encuesta y la entrevista se han utilizado para conocer más a fondo los distintos
procesos del control del seguimiento del estado de los proyectos presentados por las
Asociaciones de Desarrollo Comunal y aprobados por las alcaldías del departamento
de Santa Ana y con los resultados obtenidos poder detallar los requerimientos
necesarios para el buen funcionamiento de la base de datos. Los aspectos
contenidos en los siguientes apartados representan los puntos más importantes para
elaborar un diseño eficiente.
3.2 FASE II: PROPUESTAS TECNOLÓGICAS
A continuación se da a conocer la propuesta de software y hardware que se
consideran adecuados para implementar el diseño de la base de datos, a fin de
realizar un mejor control de los proyectos.
3.2.1 PROPUESTA DEL SOFTWARE
Para seleccionar el tipo de software a utilizar en la implementación de la base de
datos, ha sido importante considerar los recursos con los que cuentan las alcaldías
del departamento de Santa Ana. Durante la investigación de campo se ha podido
95
determinar que la mayoría de las municipalidades poseen equipo de cómputo y
trabajan bajo el ambiente Windows, el cual ofrece muchas ventajas, de las que
puede destacarse la facilidad en el manejo de los diferentes programas que lo
componen; entre ellos esta el Gestor de Base de Datos llamado Access de Microsoft,
el cual permite crear y administrar bases de datos, además ofrece la facilidad de
establecer relaciones entre las diferentes tablas que la componen, esto contribuye a
la fácil creación de consultas e informes que contengan los datos requeridos por los
interesados en la información sobre los proyectos comunitarios.
Microsoft Access es sencillo de utilizar, posee una herramienta de guía para el
usuario, que le permite crear formularios para administrar la base de datos de una
manera fácil, permitiendo introducir y obtener datos de la base. Cada registro
ingresado es almacenado en una tabla, permitiendo en cualquier momento visualizar
los diferentes registros almacenados.
Otra de las ventajas que ofrece Microsoft Access es la compatibilidad entre sus
versiones, es decir, que si una alcaldía implementa una base de datos en la versión
Access 2000, no tendrá problemas para manejarla si cambia la versión por Access
2002 16. Además puede interactuar con bases de datos creadas en Visual Basic 6.0 o
Visual Basic.NET ya que internamente trae consigo el lenguaje Visual Basic for
Application (VBA) el cual es similar en forma a VB6.
3.2.2 PROPUESTA DEL HARDWARE
En esta etapa se ha desarrollado una propuesta de los componentes físicos de un
sistema (hardware), incluyendo algunos dispositivos que se puedan utilizar para
implementar el diseño de la base de datos.
La mayoría de las Unidades de proyección social de las alcaldías municipales
cuentan con equipo de cómputo, por este motivo no tendrán necesidad de invertir o
16
MARÍA PIEDAD FERRO SÁNCHEZ. Guía práctica para Usuarios, Microsoft Access 2002 office XP. España. p. 352.
96
adquirir nuevo hardware a menos que lo deseen. En cambio el 9% no posee equipo
tecnológico, pero a la vez manifestaron que estarían dispuestos a invertir en la
adquisición de computadoras.
En los cuadros que se presentan a continuación se muestran las características
necesarias (mínimas y recomendadas) para adquirir equipo de cómputo de acuerdo
al software seleccionado.
Cuadro 7: Requerimientos mínimos del hardware
CANTIDAD REQUERIMIENTOS
MINIMOS
1
Procesador
Pentium II con 166 MHz (equivalente o superior)
1
Memoria Principal
64 MB
1
Disco Duro
20 GB
1
Monitor
15” con resolución de 800 x 600
1
Dispositivos
Floppy Driver, CD ROM, Mouse, teclado
Cuadro 8: Requerimientos recomendados del hardware
CANTIDAD REQUERIMIENTOS
RECOMENDADO
1
Procesador
Pentium IV con 3 GHz (equivalente o superior)
1
Memoria Principal
256 MB
1
Disco Duro
80 GB
1
Monitor
15” con resolución de 800 x 600
1
Dispositivos
Floppy Driver, CD ROM, Mouse, teclado
97
3.3 FASE III: DISEÑO DE LA BASE DE DATOS
El diseño de la base de datos contribuirá a que la información este disponible para
cuando ésta se requiera; ya sea almacenando, actualizando y recuperando los datos
de una manera eficiente.
Para esquematizar la estructura del diseño de la base de datos se presentan las
siguientes herramientas: modelo Entidad – Relación, diccionario de datos, diseño de
pantallas y el desarrollo del sistema.
98
3.3.1 MODELO ENTIDAD - RELACIÒN
ESTADO
M
COMPRENDE
1
1
EMPRESA
M
M
EJECUTA
PROYECTO
1
DEMANDA
1
CARPETA
M
ELABORA
1
PROFESIONAL
M
1
SOLICITA
COMUNIDAD
1
CORRESPONDE
ALCALDIA
99
3.3.2 DESARROLLO DEL SISTEMA
100
3.3.3 DICCIONARIO DE DATOS
TABLA
NOMBRE
TIPO DE
DESCRIPCIÓN
DATO
LONGITUD
FORMATO
RANGO
REQUERIDO
LLAVES
7
9(7)
≥1 ≤9999999
SI
PK
Este es automático y
cod_estado
da
a
conocer
el
código del estado del
Numérico
proyecto
Día = ≥ 1 ≤ 31
Describe la fecha de
fec_solic
presentación
de
la
Fecha
10
Día/Mes/Año
Describe la fecha en
S
fec_diagnostico
T
se
realiza
diagnóstico
en
el
la
Día = ≥ 1 ≤ 31
Fecha
10
Día/Mes/Año
D
licitación
de
la
Fecha
10
Día/Mes/Año
de
la
Fecha
10
Día/Mes/Año
Describe la fecha de
licitación del proyecto
Mes = ≥ 1 ≤ 12
SI
Año = ≥ 1 ≤ 9999
carpeta técnica
fec_licitproy
SI
Día = ≥ 1 ≤ 31
Describe la fecha de
adjudicación
Mes = ≥ 1 ≤ 12
Año = ≥ 1 ≤ 9999
carpeta técnica
fec_adjucarp
SI
Día = ≥ 1 ≤ 31
Describe la fecha de
fec_licitcarp
Mes = ≥ 1 ≤ 12
Año = ≥ 1 ≤ 9999
comunidad
A
O
que
SI
Año = ≥ 1 ≤ 9999
solicitud
E
Mes = ≥ 1 ≤ 12
Día = ≥ 1 ≤ 31
Fecha
10
Día/Mes/Año
Mes = ≥ 1 ≤ 12
Año = ≥ 1 ≤ 9999
SI
101
TABLA
NOMBRE
TIPO DE
DESCRIPCIÓN
DATO
LONGITUD
FORMATO
adjudicación
del
Fecha
10
Día/Mes/Año
S
A
D
inicio de la ejecución del
Fecha
10
Día/Mes/Año
fec_finejeproy
finalización
de
la
Fecha
10
Día/Mes/Año
recepción del proyecto
Fecha
10
Día/Mes/Año
SI
Mes = ≥ 1 ≤ 12
SI
Año = ≥ 1 ≤ 9999
finalizado
A
Mes = ≥ 1 ≤ 12
Día = ≥ 1 ≤ 31
Describe la fecha de
C
SI
Año = ≥ 1 ≤ 9999
ejecución del proyecto
fec_recepfin
Mes = ≥ 1 ≤ 12
Día = ≥ 1 ≤ 31
Describe la fecha de
O
SI
Año = ≥ 1 ≤ 9999
proyecto
T
Mes = ≥ 1 ≤ 12
Día = ≥ 1 ≤ 31
Describe la fecha de
fec_iniejeproy
Este es automático y
cod_ carpeta
R
describe el código de la
Numérico
7
9(7)
≥1 ≤9999999
SI
carpeta técnica
P
A
Día = ≥ 1 ≤ 31
Describe la fecha de
E
T
LLAVES
Año = ≥ 1 ≤ 9999
proyecto
E
REQUERIDO
Día = ≥ 1 ≤ 31
Describe la fecha de
fec_adjuproy
RANGO
fec_inicarp
inicio
técnica
de
la
carpeta
Fecha
10
Día/Mes/Año
Mes = ≥ 1 ≤ 12
Año = ≥ 1 ≤ 9999
SI
PK
102
TABLA
NOMBRE
TIPO DE
DESCRIPCIÓN
DATO
LONGITUD
FORMATO
finalización
de
la
REQUERIDO
Día = ≥ 1 ≤ 31
Describe la fecha de
fec_fincarp
RANGO
Fecha
10
Día/Mes/Año
Mes = ≥ 1 ≤ 12
SI
Año = ≥ 1 ≤ 9999
carpeta técnica
Tipo A: indica que el
monto del proyecto
es mayor o igual que
C
A
tipo _carpeta
R
$11,429.00.
Tipo B: indica que el
Caracter
1
A
Numérico
10
9(10)
Caracter
55
A(55)
AoB
SI
monto del proyecto
P
es
E
menor
que
$11,429.00
T
Indica el costo de la
A
costo_carpeta
elaboración
de
la
carpeta técnica
≥ 000,000.01
≤ 999,999.99
SI
Describe el nombre
nom_revisacarpeta
de la persona que
revisa
técnica
la
carpeta
Aa – Zz
SI
LLAVES
103
TABLA
NOMBRE
DESCRIPCIÓN
Código
cod_profesional
TIPO DE
DATO
LONGITUD
FORMATO
RANGO
REQUERIDO
del
profesional
que
elaborará la carpeta
PK; FK
Numérico
4
9(4)
≥ 0 ≤ 9999
SI
P
nom_profesional
R
E
dir_profesional
S
I
O
L
elaborará la carpeta
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
SI
Describe la dirección
del profesional
Caracter
100
A(100)
Aa – Zz
SI
Alfanumérico
9
9(4)-9(4)
Caracter
65
A(65)
Indica el número de
tel_profesional
teléfono
del
profesional
N
A
que
técnica
O
F
del
profesional
>0000-0000
≤9999-9999
SI
Indica el titulo del
titulo_profesional
profesional
que
Aa – Zz
SI
elabora la carpeta
Describe el Número
de
NIT_profesional
>0000-
Identificación
Tributaria
profesional
del
que
realizará el proyecto
Hacia tabla
Carpeta
técnica
Nombre
LLAVES
Alfanumérico
17
9(4)-9(6)-9(3)-9
000000-000-0
≤9999999999-999-9
SI
104
TABLA
NOMBRE
TIPO DE
DESCRIPCIÓN
DATO
LONGITUD
FORMATO
RANGO
REQUERIDO
LLAVES
P
R
O
Indica la fecha de
F
E
S
fecnac_profesional
I
nacimiento
del
profesional
que
elabora
O
la
Día = ≥ 1 ≤ 31
Fecha
10
Día/Mes/Año
Mes = ≥ 1 ≤ 12
NO
Año = ≥ 1 ≤ 9999
carpeta
técnica
N
A
L
Detalla el código con
cod_proy
nom_proy
Y
C
8
9(8)
>0 ≤ 99999999
SI
Hacia tabla
Carpeta y
Estado
R
E
Numérico
proyecto
P
O
que se identifica el
PK; FK
Describe el nombre
del proyecto
Caracter
150
A(150)
Aa – Zz
SI
Caracter
100
A(100)
Aa – Zz
SI
Numérico
4
9(4)
≥ 1 ≤ 9999
SI
Muestra la dirección
dir_proy
exacta en donde se
ejecutará el proyecto
T
Da
O
a
conocer
el
número de personas
num_beneficiados
que se beneficiaran
con la realización del
proyecto
105
TABLA
NOMBRE
monto_proy
nom_alcalde
jefe_proysocial
P
Indica
el
LONGITUD
FORMATO
Numérico
13
9(13)
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
SI
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
SI
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
SI
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
SI
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
SI
Alfanumérico
10
9(8)-9
DATO
monto de
la
ejecución proyecto
Describe el nombre del
alcalde municipal
Describe el nombre del
jefe de Proyección Social
RANGO
>0
≤ 99,999,999.99
REQUERIDO
SI
Indica el nombre del jefe
R
O
TIPO DE
DESCRIPCIÓN
de
jefe_UACI
Y
la
Unidad
Adquisiciones
de
y
Contrataciones
E
Institucionales
C
T
jefe_proyectos
O
Indica el nombre del jefe
de la Unidad de Proyectos
Describe el nombre de la
nom_presentasolic
persona de la comunidad
que presenta la solicitud
Detalla
DUI_presentasolic
el
número
del
Documento
Único
de
Identidad de la persona
que presenta la solicitud
≥ 00000000-0
≤ 99999999-9
SI
LLAVES
106
TABLA
NOMBRE
TIPO DE
DESCRIPCIÓN
Indica
el
porcentaje
LONGITUD
FORMATO
Numérico
3
99%
Carácter
55
A(55)
Aa – Zz
SI
Carácter
50
A(50)
Aa – Zz
SI
DATO
RANGO
REQUERIDO
LLAVES
de
aporte de la comunidad al
P
porcent_aportecomuni
de
R
obra,
económico
≥ 0 <100
SI
o
materiales
O
Indica el nombre de la
Y
E
proyecto, ya sea en mano
nom_recibesolic
persona de la alcaldía que
recibe la solicitud
C
T
Describe
O
financiamiento_proy
quien
financiamiento
da
el
para
el
proyecto
C
Da a conocer el código del
O
tipo
M
cod_comuni
de
(ADESCO
o
directiva
U
comunal) que solicita el
N
proyecto
I
D
A
D
PK; FK
comunidad
Alfanumérico
6
A(2)9(4)
Aa0000 –
Zz9999
SI
ADESCO
comunal
o
directiva
tabla
Proyecto
Describe el nombre de la
nom_comuni
Hacia
Carácter
55
A(55)
Aa – Zz
SI
107
TABLA
NOMBRE
dir_comuni
nom_presidente
DESCRIPCIÓN
Muestra la dirección de la
ADESCO o directiva comunal
Nombre del presidente de la
ADESCO O directiva comunal
TIPO DE
LONGITUD
FORMATO
RANGO
REQUERIDO
Caracter
100
A(100)
Aa – Zz
SI
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
SI
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
SI
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
SI
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
NO
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
SI
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
NO
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
SI
DATO
Nombre del vicepresidente de
C
nom_vicepresidente
U
ADESCO
o
directiva
comunal
O
M
la
nom_secretario
Nombre del secretario de la
ADESCO o directiva comunal
N
I
nom_prosecre
D
A
D
nom_tesorero
nom_protesorero
nom_sindico
Nombre del prosecretario de la
ADESCO o directiva comunal
Nombre del tesorero de la
ADESCO o directiva comunal
Nombre del pro tesorero de la
ADESCO o directiva comunal
Nombre del sindico de la
ADESCO o directiva comunal
LLAVES
108
TABLA
NOMBRE
TIPO DE
DESCRIPCIÓN
LONGITUD
FORMATO
RANGO
REQUERIDO
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
SI
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
NO
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
NO
Numérico
4
9(4)
≥ 1 ≤ 9999
SI
DATO
LLAVES
Nombre del 1º vocal de
nom_vocal1
C
la ADESCO o directiva
comunal
O
Nombre del 2º vocal de
M
U
nom_vocal2
comunal
N
Nombre del 3º vocal de
I
D
la ADESCO o directiva
nom_vocal3
la ADESCO o directiva
comunal
A
Da a conocer el número
D
num_habitantes
de
habitantes
de
la
comunidad
A
L
cod_alcaldía
C
Código de la alcaldía
municipal
PK; FK
Numérico
4
9(4)
≥ 1 ≤ 9999
SI
Comunidad
A
L
D
I
A
nom_alcaldía
Indica el nombre de la
Alcaldía Municipal
Hacia tabla
Caracter
24
A(24)
Aa – Zz
SI
109
TABLA
NOMBRE
TIPO DE
DESCRIPCIÓN
DATO
LONGITUD
FORMATO
RANGO
REQUERIDO
PK; FK
Código de la empresa
cod_empre
que
ejecutará
el
Numérico
4
9(4)
≥ 1 ≤ 9999
SI
proyecto
empresa que ejecutará
Caracter
55
A(55)
Aa – Zz
SI
Caracter
50
A(50)
Aa – Zz
SI
Caracter
100
A(100)
Aa – Zz
SI
Alfanumérico
9
9(4)-9(4)
Caracter
55
A(55)
el proyecto
Indica el giro de la
E
giro_empre
empresa que ejecutara
M
el proyecto
P
Describe la dirección de
R
dir_empre
A
empresa
que
ejecutará el proyecto
E
S
la
tel_empre
Indica
el
número
de
teléfono de la empresa
≥ 0000-0000
≤ 9999-9999
SI
Indica el nombre del
respon_empre
responsable
de
la
empresa que ejecutará
Aa – Zz
SI
el proyecto
≥ 0000-000000-
Indica el Número de
NIT_empre
Identificación Tributaria
de
la
Hacia
tabla
Proyecto
Indica el nombre de la
nom_empre
LLAVES
empresa
ejecutará el proyecto
que
Alfanumérico
17
9(4)-9(6)-9(3)-9
000-0
≤ 9999-999999999-9
SI
110
3.3.4 DISEÑO DE PANTALLAS
Figura 2: Partes y elementos de una pantalla.
Etiqueta
Cuadro de Texto
Encabezado
Cuerpo
Comentarios
Combo Box
Botón de comando
111
INICIO
La Pantalla Inicio contiene un menú desplegable que permite varias opciones, las cuales se utilizan para introducir la
información.
Figura 3: Pantalla Inicio.
112
A continuación se presenta el contenido de cada menú desplegable.
Figura 4: Pantalla del submenú Proyecto
113
Figura 5: Pantalla del submenú Comunidad.
114
Figura 6: Pantalla del submenú Carpeta.
115
Figura 7: Pantalla del submenú Profesional.
116
Figura 8: Pantalla del submenú Empresa.
117
Figura 9: Pantalla del submenú Estado.
118
Figura 10: Pantalla del submenú Alcaldía.
119
Figura 11: Pantalla del submenú Salir.
120
PROYECTO
En esta pantalla se introducirán los datos referentes a registrar un nuevo proyecto.
Figura 12: Pantalla Proyecto (Nuevo).
121
En la siguiente figura se da a conocer la pantalla del proyecto en la que el usuario podrá modificar los datos
almacenados, a excepción de los siguientes campos:
Código: es único para cada proyecto.
Figura 13: Pantalla Proyecto (Modificar).
122
Ésta pantalla únicamente permitirá consultar los datos de un proyecto, contará solamente con la opción Salir.
Figura 14: Pantalla Proyecto (Consultar).
123
COMUNIDAD
A continuación se presenta la pantalla de captura referente a los datos de la comunidad.
Figura 15: Pantalla Comunidad (Nuevo)
124
Los datos de la comunidad pueden sufrir cambios, por ejemplo: cuando se realiza un censo y éste refleja una variación
en el número de habitantes, o cuando se elige la nueva directiva de la comunidad. Estos cambios se pueden realizar
en la pantalla que se muestra en la figura 16. a excepción de los siguientes campos:
Nombre: este será el campo utilizado para determinar la comunidad a modificar.
Figura 16: Pantalla Comunidad (Modificar)
125
Ésta pantalla permite visualizar los datos de una comunidad especifica cuando sean requeridos.
Figura 17: Pantalla Comunidad (Consultar)
126
CARPETA TÉCNICA
La siguiente pantalla permite almacenar los datos más relevantes de la Carpeta Técnica.
Figura 18: Pantalla Carpeta Técnica (Nuevo)
127
En la figura 19 se presenta la pantalla en la que el usuario podrá modificar la información acerca de una carpeta
técnica específica, a excepción de los siguientes campos:
Código del proyecto: este es único para cada carpeta técnica.
Figura 19: Pantalla Carpeta Técnica (Modificar)
128
En la figura 20 se refleja la pantalla en la que el usuario puede consultar los datos que se han almacenado acerca de
una Carpeta Técnica de un proyecto específico.
Figura 20: Pantalla Carpeta Técnica (Consultar)
129
PROFESIONAL
Contiene los datos personales de los profesionales a quienes se ha adjudicado la elaboración de alguna Carpeta
Técnica, los cuales se pueden introducir en la siguiente pantalla.
Figura 21: Pantalla Profesional (Nuevo)
130
En la figura 22 se presenta la pantalla en la que el usuario podrá modificar la información ingresada para un
profesional.
Figura 22: Pantalla Profesional (Modificar)
131
Ésta pantalla permite visualizar los datos de un profesional especifico cuando sea requerido.
Figura 23: Pantalla Profesional (Consulta)
132
EMPRESA
Recopila los datos generales de una empresa que tiene a su cargo la ejecución de un proyecto.
Figura 24: Pantalla Empresa (Nuevo).
133
La figura 25 esta diseñada para crear una pantalla que permita modificar los datos de la empresa, es decir, cambiar
los datos que hayan sido ingresados erróneamente o tengan que modificarse por algún motivo.
Figura 25: Pantalla Empresa (Modificar).
134
La siguiente pantalla permitirá realizar las consultas necesarias acerca de las empresas existentes en la base de datos
para el control del seguimiento del estado de los proyectos presentados por las Asociaciones de Desarrollo Comunal y
aprobados por las alcaldías del departamento de Santa Ana.
Figura 26: Pantalla Empresa (Consultar).
135
ESTADO
Recopila las fechas de los estados de los proyectos, identificando cada proyecto por su código.
Figura 27: Pantalla Estado (Nuevo)
136
El usuario podrá ingresar la fecha de inicio de la ejecución del proyecto; como también, según se vaya realizando, las
fechas de finalización de cada etapa, a excepción del siguiente campo:
Código del proyecto: este es único para cada proyecto.
Figura 28: Pantalla Estado (Modificar)
137
Ésta pantalla permitirá consultar los datos del estado del proyecto, contará solamente con la opción Salir.
Figura 29: Pantalla Estado (Consultar).
138
ALCALDÍA
Esta pantalla permitirá ingresar los datos referentes a la alcaldía que gobierna la comunidad donde se ejecuta el
proyecto.
Figura 30: Pantalla Alcaldía (Nuevo).
139
La figura 31 esta diseñada para crear una pantalla que permite modificar los datos de la alcaldía, es decir, cambiar los
datos que hayan sido ingresados erróneamente o tengan que modificarse por algún motivo.
Figura 31: Pantalla Alcaldía (Modificar).
140
F. PLAN DE IMPLEMENTACION
Un plan de implementación es una herramienta que consiste en organizar las
actividades necesarias en forma ordenada y cronológica; además asignar
responsables para que se coordine cada etapa de la implementación de la base de
datos, permitiendo que el diseño cuente con la información necesaria para garantizar
el buen funcionamiento de la misma, con el fin de lograr los objetivos propuestos
que forman parte importante de este plan. Específicamente, este plan de
implementación esta basado en los resultados obtenidos por medio de la
investigación de campo reflejado en el capitulo III, la cual permitió conocer las
necesidades de los usuarios de la información; por lo que se puede afirmar que
cumple con los elementos que requieren las alcaldías municipales para su
implementación.
Este apartado consta de varios aspectos importantes que son: objetivos del plan de
implementación, plan de acción, determinación de responsabilidades, cronograma de
actividades y presupuesto para la implementación; los cuales se detallan a
continuación:
1. OBJETIVOS
Los objetivos propuestos para el plan de implementación se muestran a
continuación:
1.1 GENERAL
Desarrollar un plan de implementación y un plan de acción para la base de datos,
determinando a su vez las responsabilidades del grupo de trabajo, el cronograma de
actividades y el presupuesto para la implementación.
141
1.2 ESPECIFICOS
•
Determinar los límites de responsabilidad del equipo investigador y del personal
de la alcaldía municipal con respecto a la implementación del diseño de la base
de datos.
•
Realizar un cronograma de actividades para determinar en cuanto tiempo se
pueden realizar las diferentes etapas para implementar la base de datos.
•
Desarrollar un presupuesto para la implementación de la base de datos de
manera que las alcaldías municipales cuenten con un parámetro del monto de la
inversión para tal implementación.
2. PLAN DE ACCIÓN
Este
apartado
contiene
todos
los
procesos
necesarios
para
efectuar
la
implementación de la base de datos, especificando en el cronograma de actividades
– que se presenta más adelante – el tiempo en que se realizaran las etapas y
detallando quienes serán los responsables de ejecutar cada una de ellas, para así
lograr los objetivos propuestos.
Es necesario definir cada una de las etapas que deberán desarrollarse para
implementar la base de datos, considerando que el equipo de trabajo ya realizó la
investigación de campo, básicamente se han determinado 5 aspectos que
las
representan, iniciando el desarrollo de estas etapas con la evaluación y aprobación
del diseño por parte del concejo municipal.
•
EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DEL DISEÑO: Consiste en el estudio del
documento que contiene el plan de implementación por parte del Concejo
Municipal, el cual será el responsable de analizar y aprobar los puntos que
componen la propuesta de la base de datos.
142
•
PROGRAMACIÓN DE LA BASE DE DATOS: Ésta etapa consiste en desarrollar
las instrucciones necesarias que se ejecutarán por medio de la computadora,
para crear una base de datos que funcione adecuadamente y permita hacer los
enlaces necesarios entre cada etapa del proyecto, las cuales están establecidas
en las relaciones de las tablas que la componen.
•
IMPLEMENTACIÓN DE LA BASE DE DATOS: Se refiere a la puesta en marcha
de la base de datos, es decir, instalarla en los computadores donde la alcaldía
municipal considere que son puntos clave o necesarios.
•
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL: La capacitación es el entrenamiento que se
da a una persona sobre el contenido y el manejo de la base de datos para que se
desempeñe de manera eficiente, proporcionando, actualizando y reforzando sus
conocimientos. El Concejo Municipal asigna a una persona o empresa para que
dé a conocer cómo está conformada la base de datos y proporcione las
instrucciones necesarias a quienes la administren. Se recomienda que quien
imparta esta capacitación sea la misma persona que desarrolló la programación,
ya que ésta tendrá un conocimiento más acertado sobre el comportamiento de la
misma.
•
MANTENIMIENTO DEL SISTEMA: Ésta etapa no tiene un período de tiempo
definido para su desarrollo, ya que debe aplicarse sin esperar el momento en que
la base de datos presente cualquier tipo de cambio, lo cual es impredecible.
Existen dos tipos de mantenimiento:
Mantenimiento preventivo: consiste en la programación de inspecciones
de funcionamiento, ajustes, reparaciones, análisis que deben llevarse a
cabo en forma periódica en base a un plan establecido. 17
Mantenimiento correctivo: Consiste en la modificación de requerimientos
cuando éstas sean necesarias.
17
http://www.solamentenimiento.com/m_preventivo.htm[consulta: 22 septiembre 2006]
143
3. DETERMINACION DE RESPONSABILIDADES
Esta consiste en establecer los límites de responsabilidad por parte del equipo
investigador y la alcaldía municipal.
La responsabilidad del equipo investigador es diseñar una base de datos para el
control del seguimiento del estado de los proyectos presentados por las Asociaciones
de Desarrollo Comunal y aprobados por las alcaldías del departamento de Santa
Ana;
éste no será responsable de proporcionar el software y hardware que se
requiera para la implementación, tampoco se compromete a darle el mantenimiento a
la base de datos. Cabe mencionar que durante la investigación de campo, se dio a
conocer el objetivo de la misma y se dejó a opción de cada alcaldía municipal la
implementación del diseño, el cual estará disponible en la Biblioteca de la
Universidad Francisco Gavidia; queda a consideración del equipo investigador el
presentar directamente esta propuesta en las alcaldías del departamento de Santa
Ana. El responsable directo de evaluar e implementar el diseño de la base de datos
será el Concejo Municipal de cada alcaldía.
Se sugiere que se haga por escrito la delegación de responsabilidades, con el fin de
conocer la persona responsable de ejecutar cada etapa del plan y éstas se
desarrollen de manera eficiente; además hacer constar el margen de holgura que
se le asigne
a cada etapa en caso que la ejecución lo demande o la alcaldía
considere necesario concederlo.
144
4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
A continuación se presenta un cronograma en el cual se detalla cada una de las actividades que se deben desarrollar
para la implementación del diseño de la base de datos, así como también el periodo que durará el desarrollo de la
misma, el cronograma estará representado en semanas, estas a su vez, divididas en días.
Cuadro 9: Cronograma de actividades.
PERIODO
No.
ACTIVIDADES
SEMANA 1
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
SEMANA 5
DIAS
DIAS
DIAS
DIAS
DIAS
RESPONSABLES
1
1
Evaluación y
aprobación del
diseño
Concejo Municipal
2
Programación de la
base de datos
Asignado por la
alcaldía
3
Implementación
de la base de datos
Asignado por la
alcaldía
4
Capacitación del
personal
Asignado por la
alcaldía
5
Mantenimiento
del sistema
Asignado por la
alcaldía
2
3
4
5
6
1
2
3
4
5
6
1
2
3
4
5
6
1
2
3
4
5
6
1
2
3
4
5
6
145
5. PRESUPUESTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN
Se ha efectuado un cálculo estimado de la inversión que las alcaldías municipales
deben realizar para la implementación de la base de datos. Considerando que
algunas alcaldías no cuentan con equipo de cómputo, se ha determinado realizar dos
tipos de presupuesto: uno para las alcaldías que cuentan con equipo de cómputo y
software y otro para las alcaldías que requieren la adquisición de equipo y software.
Las siguientes cotizaciones reflejan los precios existentes en el mercado (Ver Anexo
8), están sujetos a variación según las políticas del mercado presentes al momento
de la implementación.
Cuadro 10: Presupuesto de implementación para las alcaldías que requieren equipo
de cómputo y software.
DESCRIPCIÓN
COSTO ESTIMADO
Equipo de computo
$500.00
Programador
$400.00
Capacitación
$180.00
Software (Microsoft Office Small Business)
$457.65
TOTAL
$1,537.65
Cuadro 11: Presupuesto de implementación para las alcaldías que no requieren
equipo de cómputo y software.
DESCRIPCIÓN
COSTO ESTIMADO
Programador
$400.00
Capacitación
$180.00
TOTAL
$580.00
146
La implementación de las herramientas presentadas en este capítulo facilitará el
control de la información generada por los proyectos comunitarios, por lo que las
alcaldías podrán aumentar su eficiencia y ahorro de tiempo en el almacenamiento y
consulta de la información.