escuela nacional de biblioteconomía y archivonomía

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y
ARCHIVONOMÍA
APLICACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN POR EL PROFESIONAL ARCHIVÓNOMO
T
E
QUE
S
PARA
OBTENER
LICENCIADO
P
R
E
MARIA
I
S
EN
E
FELIX
N
EL
A
TÍTULO
DE
ARCHIVONOMÍA
N
T
A
ESTEFES
:
PÉREZ
ASESOR:Lic. Doroteo Salomón Hernández Guzmán
MÉXICO, D. F.
2005
Hoy es un gran día
Hoy es un gran día, hoy termina una larga jornada de sacrificios y
desvelos, hoy llego al final de la meta que hace cuatro años y medio me
propuse lograr; hoy me doy cuenta que soy una triunfadora porque, tuve la
fuerza y la voluntad para vencer las barreras que se me presentaron.
Al término de esta etapa de mi vida; quiero expresar un profundo
agradecimiento a quienes con su ayuda, apoyo y comprensión, me
alentaron a lograr esta hermosa realidad.
Gracias por todo.
TABLA DE CONTENIDO
Prefacio………………………………………………………………………………
1
Introducción………………………………………………………………………….
3
CAPÍTULO 1 EVOLUCIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN………………………………………………………....................
1.1
Evolución de los soportes de
información………………………………….
5
1.1.1 La escritura…………………………………………………………….
5
1.1.2 El papiro……………………………………………………………......
8
1.1.3 El pergamino………………………………………………………......
9
1.1.4 El papel…………………………………………………………………
1.2
La
imprenta…………………………………………………………………….
5
10
11
1.3 La máquina de escribir………………………………………………………..
12
1.4 Historia de las computadoras………………………………………………..
13
1.4.1 Primera Generación (1940-1958)…………………………………...
14
1.4.2 Segunda Generación (1959-1964)………………………………….
15
1.4.3 Tercera Generación (1965-1970)……………………………………
15
1.4.4 Cuarta Generación (1971-1984)…………………………………….
15
1.4.5 Quinta Generación (1984- a la actualidad)…………………………
16
1.5 Redes…………………………………………………………………………..
16
1.5.1 Antecedentes……………………………………………………………
16
1.6 Reprografia…………………………………………………………………….
17
1.6.1 Fotocopias……………………………………………………………..
18
1.6.1.1 Copia digital impresa…………………………………........
19
1.6.1.2 Cintas………………………………………………………...
19
1.7 Microfilmación………………………………………………………………….
20
1.7.1 Antecedentes históricos………………………………………………
20
CAPÍTULO 2 NUEVAS TECNOLOGIAS DE INFORMACIÓN………………
22
2.1 Métodos de microfilmación…………………………………………………..
26
2.1.1 Microformas…………………………………………………………....
28
2.2 Digitalización…………………………………………………………………..
30
2.2.1 Concepto de digitalización…………………………………………...
30
2.2.2 Procesos de la digitalización…………………………………………
31
2.2.3 Almacenamiento………………………………………………………
32
2.2.3.1 Almacenamiento óptico…………………………………….
32
2.2.3.2
CD-ROM…………………………………………………….
32
2.2.3.3
Cinta digital de audio……………………………………....
32
2.2.3.4
DVD………………………………………………………....
32
2.2.4 Indexación……………………………………………………………..
33
2.2.5 Digitalización de documentos en blanco y negro………………….
33
2.2.6 Digitalización de documentos en escala de grises………………
33
2.2.7 Digitalización de documentos en color……………………………..
34
2.3 Captura de la imagen………………………………………………………....
34
2.3.1 Escáner…………………………………………………………….......
34
2.3.2 Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)……………………..
35
2.4 Bases de datos………………………………………………………………..
36
2.4.1 Bases de datos jerárquicas………………………………………….
36
2.4.2 Bases de datos en red………………………………………………..
36
2.4.3 Bases de datos relacionales…………………………………………
37
2.5 Bases de datos documentales……………………………………………….
37
2.5.1 Las características de las bases de datos son:……………………
38
2.5.2 Tipos de bases de datos documentales……………………………
38
2.6 Soportes de almacenamiento de bases de datos………………………....
39
2.6.1 Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos (GED)………
39
2.6.2 Software de los GED………………………………………………….
40
2.6.3 Documento electrónico……………………………………………….
41
2.6.4 Metadatos……………………………………………………………...
42
2.7 Redes………………………………………………………………………......
43
2.7.1 Concepto……………………………………………………………….
43
2.7.2 Tipos de redes…………………………………………………………
43
2.7.2.1 Intranet…………………………………………………….....
46
2.7.2.2 Extranet.………………………………………………………
47
2.7.2.3 Internet………………………………………………………..
47
2.7.3 Hipertexto………………………………………………………………
48
2.7.4 Hipermedia………………………………………………………….....
50
2.7.5 Multimedia……………………………………………………………..
51
CAPÍTULO 3 APLICACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN POR EL PROFESIONAL ARCHIVÓNOMO…………………
52
3.1 El Profesional Archivónomo………………………………………………….
53
3.1.2 Perfil…………………………………………………………………….
53
3.1.3 Campo de trabajo……………………………………………………..
54
3.2 Digitalización de documentos………………………………………………..
55
3.2.1 Un sistema de digitalización de documentos comprende cinco
elementos: …………………………………………………………….
56
3.2.2 Procesos necesarios a seguir para introducir un sistema de
imágenes: ……………………………………………………………..
56
3.3 Archivos electrónicos…………………………………………………………
71
3.3.1 Conservación de la información en soporte electrónico…………
72
3.3.2 Estrategias aplicables para los Archivos electrónicos…………….
76
3.3.3 Tipos de formatos para la información en soporte electrónico…..
77
3.3.3.1 Formatos de texto…………………………………………..
78
3.3.3.2 Formatos de datos estructurados…………………….......
79
3.3.3.3 Formatos gráficos…………………………………………..
79
3.3.3.4 Formatos comprimidos………………………………….....
79
3.3.4 Soportes de almacenamiento de la información en formato
electrónico……………………………………………………………...
79
3.3.4.1 Medidas de almacenamiento y conservación……….......
82
Conclusiones………………………………………………………………..............
84
Bibliografía…………………………………………………………………..............
85
PREFACIO
Las llamadas Nuevas Tecnologías de información y Comunicación, pueden ser
concebidas como el conjunto de conocimientos completamente innovadores que
están revolucionando la existencia actual, y mantienen una estrecha relación con el
mundo de la informática, la microelectrica y las telecomunicaciones, asimismo, se
relacionan estrechamente con técnicas y estrategias utilizadas
para el
procesamiento, almacenamiento y distribución de información por medio de
diferentes medios de comunicación.
En el campo de la información documental, se da el incremento exponencial de la
producción de documentos, con programas informáticos que facilitan su producción
y la obtención de copias hasta el infinito.
Esto ha contribuido a acelerar aun más las tendencias a través de mecanismos
como la Internet que nos permite comunicarnos a nivel mundial, la extranet que es la
interacción entre diferentes empresas y la intranet que es la comunicación entre los
individuos de una misma compañía.
Todo este desarrollo tiene su repercusión en el mundo de los archivos y en el trabajo
de los archivonomos, que deberán enfrentarse a la nueva realidad de la producción
masiva de documentos en soporte no convencional, con marcadas diferencias y
desventajas frente al soporte tradicional en papel al que estamos acostumbrados.
Las nuevas tecnologías brindan la posibilidad de automatizar muchos procesos
archivisticos con indudables ventajas: la recepción de la información, la gestión
administrativa, el almacenamiento, la sustitución de soportes, las transferencias, el
control sobre el expurgo, la descripción, la difusión, etc.
En esta parte, es donde el profesional Archivónomo tiene una intervención más
activa en relación con las entidades productoras de documentación y una aplicación
especifica de su profesión, cada vez es más importante; ya que, es la técnica la que
va a permitir abordad con éxito el control automatizado de todas las fases del ciclo
de vida de los documentos.
Me parece muy importante que el profesional archivista conozca las tecnologías
que se emplean en el manejo de la documentación e información en los archivos. Por
que de su conocimiento (aparte de su formación archivista) y profesionalidad,
dependerá la buena o mala aplicación de las tecnologías como herramientas, para
ayudar y facilitar el trabajo archivistico.
Estos fueron los principales motivos, que me llevaron a la realización de este trabajo.
Sin embargo, a lo largo de la investigación, me encontré con varios problemas; en
1
un principio, en la tabla de contenido estructure los puntos con el enfoque inicial del
cual fue pensado el titulo del trabajo, sin embargo, en el transcurso del desarrollo de
la investigación, me di cuenta que algunos puntos tenia que cambiarlos; por que no
tenían una relación directa con el tema. Otro problema al que me enfrente en el
momento de recopilar la información, fue el de tener una gran cantidad de
información y no saber como empezar a estructurarla.
El objetivo que pretendo alcanzar con esta investigación, consiste en dar a conocer
algunas tecnologías aplicadas al manejo de la documentación e indicar la forma de
su aplicación para el control de la información documental.
2
INTRODUCCIÓN
En los últimos años se han desarrollado nuevas aplicaciones en las tecnologías
ópticas, los sistemas expertos, la digitalización, los sistemas integrados y las
conexiones en red; cuya relación con el manejo de la información es inminente.
Las nuevas tecnologías son susceptibles de ser aplicadas en distintas tareas
archivisticas; algunas de las herramientas que brinda la informática para el
tratamiento archivistito son: la entrada de datos mediante el reconocimiento óptico
de caracteres, sistemas de digitalización de datos, almacenamiento de información
en discos ópticos, CD-ROM, DVD, el procesamiento de la información a través de
los sistemas de bases de datos documentales, o del hipertexto relacionado con la
hipermedia.
La interconexión a través de redes de comunicación de datos como medio de
difusión, tipo Internet, publicaciones electrónicas por medio de discos compactos
CD-ROM.
Esto implica para la Archivonomía, la necesidad de reforzar sus principios y sus
métodos, para buscar su aprovechamiento en aras de una modernización, que sin
abandonar los conceptos y principios fundamentales, le permita a la disciplina
avanzar al ritmo de las nuevas exigencias.
La participación del archivista es indispensable en el manejo de la información y de
un archivo; su importancia será cada vez más grande, en relación con su
preparación, tanto en el área del manejo de documentos como en la aplicación de
las nuevas tecnologías.
Los profesionales Archivónomos, nos enfrentamos a grandes retos, nuevas
funciones y nuevos desafíos tecnológicos.
El desarrollo de este trabajo esta estructurado de la siguiente forma:
En el capitulo uno, se hace una breve reseña de la evolución de algunos soportes
que fueron utilizados por el hombre, en el momento que tiene la necesidad de
plasmar sus ideas para comunicarse con sus semejantes, utilizando algunos medios
que la propia naturaleza le brindaba para escribir y trasmitir información, como
algunas piedras, la arcilla, el marfil, tablillas enceradas, corteza de árboles, seda y
algunos metales. Pasando por la utilización del papiro; obtenido de algunos
vegetales de arbustos, el pergamino; obtenido de pieles de animales, hasta llegar a
la utilización del papel; obtenido por medio del entretejido de fibras de celulosa
vegetal. Se aborda el desarrollo y perfeccionamiento de la imprenta, a partir de la
imprenta china, una prensa con moldes de metal. La utilización de la maquina de
escribir, las tecnologías mas sofisticadas de la actualidad, que son las computadoras
y las redes informáticas, reflejando la importancia de cada una.
3
En el capitulo dos se dan a conocer las nuevas tecnologías de información y su
aplicación en relación con el manejo de la información documental. Partiendo de su
concepto y utilización; la microfilmación y sus diferentes procesos. La digitalización;
desde la forma de digitalizar los diferentes documentos (documentos en blanco y
negro y color), los tipos de bases de datos y los soportes utilizados para el
almacenamiento de la información, redes y sus diferentes tipos (intranet, extranet,
Internet, hipertexto y multimedia).
En el capitulo tres, se menciona desde un punto muy general lo que es Archivonomía
y el Archivónomo; una vez que es egresado como Profesional de la licenciatura, así
como desarrollando el perfil de su formación adquirida, se describe el campo de
trabajo como profesional, re saltando la situación laboral que vive en la actualidad y
la importancia que tiene la preparación del Archivónomo, pasando al desarrollo del
proceso de digitalización de documentos; dando a conocer los elementos que se
necesitan para un sistema de digitalización aplicado al manejo de imágenes; otro
punto que se aborda es el de la forma de conservar los archivos electrónicos y los
cuidados que se deben tener para evitar la perdida de la información que contienen;
las diferentes formas en que se presenta la información, una ves estructurada y los
diferentes soportes de almacenamiento para el uso de información en formato
electrónico y su conservación.
El présente trabajo, finalisa con algunas conclusiones, a las que se llego como
consecuencia de la investigación realizada.
4
CAPÍTULO 1 EVOLUCIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS
DE INFORMACIÓN
1.1 Evolución de los soportes de información.
A lo largo de la vida del hombre, siempre ha tenido la necesidad de comunicarse con
sus semejantes; por tal motivo ha ido creando diferentes medios para poder
transmitir lo que desea expresar o comunicar.
En épocas pasadas, el hombre se comunicaba a través de las palabras, sin que
quedara un antecedente de lo hablado, de ahí la necesidad de inventar sistemas de
escritura que al grabarse en diferentes soportes como la piedra, la arcilla, el marfil y
algunos metales, dejaron grabados acontecimientos relevantes para la historia.
Pasado un tiempo, surgió la necesidad de expresar por medio de signos las ideas,
naciendo así la escritura que permitiría a los sacerdotes y a todos los componentes
de las sociedades la consignación de hechos, de mandatos y de sentimientos cuya
evolución se debe precisamente a la escritura, que a su vez dio origen a la historia.
La preocupación del hombre por dejar señales de su existencia lo impulso a grabar
en las rocas, con puntas de piedra, todo aquello que lograba llamar su atención,
como lo fueron algunos personajes que por ideas supersticiosas los colocaba en un
plano superior, los animales que le servían de alimento, etc., naciendo así los
primeros documentos escritos mediante signos, símbolos o jeroglíficos que nos han
permitido conocer el pasado del ser humano.
Los documentos en papiro fueron escritos con instrumentos semejantes a las plumas
hechas de los tallos de la caña o de otras plantas. Muchos de los papiros egipcios y
otros de más reciente creación fueron escritos con caracteres hieráticos, ó sea
mediante los signos jeroglíficos simplificados de tipo cursivo que solían emplear los
sacerdotes del Antiguo Egipto. Se empleaba en ellos, como tinta, el negro de humo
disuelto en goma, y su escritura estaba constituida por varias columnas estrechas,
disposición de la cual derivan la que adoptaron los autores de los primeros CODEX
o libros.
1.1 La escritura
A fínales del cuarto milenio antes de nuestra era en Mesopotamia, fue inventada la
escritura por los sumerios, y evoluciono hasta el sistema de signos en forma de cuña
llamado cuneiforme.
5
La escritura jeroglífica (combinación de imágenes y signos) fue desarrollada para
satisfacer las necesidades de los reyes y los sacerdotes de Egipto. Pero los sumerios
aplicaron la escritura a sus actividades cotidianas en mayor medida aún que los
egipcios; no la usaban solo para anotar las transacciones comerciales, sino también
para registrar los textos de su religión y su filosofía.
La escritura apareció hace poco más de 5000 años. El hombre llego a ella tras lentas
etapas anteriores: el desarrollo del lenguaje, el descubrimiento de la representación
mediante imágenes, la necesidad de reforzar la memoria almacenando información,
el darse cuenta de que se podía usarlas para satisfacer esta necesidad; y el difícil
proceso de ensayo y error para adaptarlas a la representación de los sonidos del
lenguaje.
El sistema de escritura permite relatar por si mismo los pormenores de su vida. Las
civilizaciones que nos legaron textos escritos por ellos mismos no son posibles de
estudiar en su totalidad, debido ha no contar con todos elementos suficientes; por lo
cual se recurre al estudio de restos fósiles, huesos, caparazones y piedras, estos
restos hallados hasta el momento, permiten asomarnos al lugar de un largo proceso
evolutivo. Los mas antiguos fósiles que se discuten sean humanos o no presentan
una antigüedad de 1 millón de años, a ellos pertenecen los Australopitecos que es
una extraña mezcla de carácter humano y simiesco, cuyos caracteres son similares
pero no iguales.
Los restos fósiles más antiguos se encontraron en Etiopia, que algunos especialistas
consideran con una antigüedad de 4 millones de años.
Mesopotamia es el primer lugar donde se encuentran vestigios de una lengua escrita
tan importante como lo son los celtas en la península Ibérica.
Babilonia es el punto donde se establecen los primeros jeroglíficos en soporte de
tierra tallado, de piedra en piedra o piedra y metal.
Los antiguos chinos consideraban a la escritura, como un medio sagrado de
comunicarse con los espíritus divinos y con sus antepasados reales.
Aristóteles definió la escritura como “símbolos de las palabras habladas”. En el siglo
XVIII, el filosofo francés Voltaire afirmaba: “la escritura es la pintura de la voz”.1
Los lingüistas modernos definen la escritura como un sistema de comunicación
humana por medio de signos establecidos convencionalmente y que representan un
lenguaje.
1
ARMANDO CURCIO Editores: Antiguas Civilizaciones. Como eran y que dejaron. La escritura, México, Tomo
1. 1985. pp.8-12.
6
La escritura es la representación del lenguaje por medio de signos; son signos
trazados sobre un soporte material.
De la escritura se conoce lo siguiente:
™ No fue creada espontáneamente.
™ Se forma por una serie de ensayos y modificaciones, aun cuando la historia no
las registra exactamente.
La escritura paso sobre varios procesos, antes de conocerla como tal.
LA ESCRITURA PICTOGRAFÌCA. Se representan los objetos
traza la figura de los objetos sobre rocas, árboles o cueros.
gráficamente, se
ESCRITURA IDEOGRAFICA. Consiste en simbolizar un concepto por medio de la
cosa que lo evoca más fielmente, como un disco rodeado de rayos representa el sol,
el día, luz, etc.
ESCRITURA FONETICA. Usa signos para representar sonidos sin tener en cuenta
el objeto. La escritura china significo el primer progreso, con signos que se alejan de
los objetos que representan.
ESCRITURA ALFABETICA. Cada signo es un sonido simple; y con pocos signos se
pueden tener todas las combinaciones que se deseen.
La creación del alfabeto fue decisiva para la perfección de la escritura.
“Entre el 1300 y el 1000 a.C, según la arqueología, se descubre el alfabeto o alifato,
que designa la totalidad de los signos fonéticos. La palabra es tomada de las dos
primeras letras fenicias aleph, vaca (en griego: alpha) y bet, casa (en griego: beta).”2
La intima relación entre las escrituras griegas y fenicia se da en el nombre de las
letras y el modo de escribir de ambos pueblos, que es la dirección de la escritura
antigua.
La primera manera de escribir fue de derecha a izquierda, sustituida por la escritura
que cambia la dirección al final de la línea.
Las leyes de Salomón (siglo VI a. C.) fueron escritas en una forma llamada
bustrophedon, en forma de surcos; la primera línea iba de derecha a izquierda, la
segunda de izquierda a derecha y así sucesivamente, siempre en sentido contrario a
la anterior. Cien años después se generalizo la costumbre de escribir de izquierda
a derecha en Ática; y a partir de entonces los idiomas de Occidente mantuvieron la
misma forma.
2
TAGLE DE CUENCA, Matilde: Ediciones del Copista. Córdoba Argentina, 1997 p.20.
7
Los primeros materiales que se utilizaron fueron muy primitivos y diversos, algunos
de ellos fueron:
Corteza de árbol. La palabra latina liber y la griega biblos significa corteza de árbol.
Se escribía con un punzón en la capa vegetal entre la corteza y la madera.
Las Hojas de palmera secas y frotadas en aceite fueron empleadas en la India. La
piedra, el mármol, el basalto y otras rocas fueron también usados y algunas han
sobrevivido en el antiguo Oriente. El Código de Hamurabi, documento importante de
la historia de la humanidad, fue grabado en piedra.
Metales como oro, bronce, plomo fueron utilizados para trasmitir textos jurídicos o
litúrgicos.
La seda fue utilizada por los chinos desde tiempos pasados. Las inscripciones se
bordaban o se pintaban.
Se dice que las predicaciones de Mahoma eran anotadas en hojas de palmera o en
huesos de ternero aliados. Estas notas reunidas a su muerte formaron el Corán, libro
sagrado de los musulmanes.
Tablillas enceradas. Tablillas de madera con una capa de cera; fueron usadas por
los griegos y romanos.
Tablillas de arcilla. Eran usadas en Mesopotamia. Los sumerios. Asirios y los
caldeos grababan los caracteres con un estilerete sobre la arcilla; la cocían al fuego
para hacerla resistible.
El desarrollo de la escritura culmino a finales del segundo milenio antes de nuestra
era con la aparición del alfabeto fenicio, el cual fue el origen de los demás alfabetos.
El alfabeto condujo a los complejos usos actuales de la escritura, ello determino
diversos adelantos tecnológicos, desde la aparición de la imprenta hasta la impresión
mediante la computadora a gran velocidad.
1.1.2 El papiro
El papiro es de la familia de las palmáceas. El punto máximo de la utilidad del papiro
se desarrollo en el delta del Nilo, creciendo las mejores matas para la fabricación y
producción de soportes (Mitos de Tolomeo).
El papiro es utilizado con propósitos de escritura y fue técnicamente mejor su
elaboración hacia el 3000 a.c.
El nombre de este soporte proviene del arbusto del papiro, el cual se obtenía de los
tallos del junco partidos y prensados, juntos o formando un haz para formar tiras
largas. Este fue el soporte más importante para escribir hasta el siglo XIII.
8
“Los acadios parece que lo usaron en el siglo XVI a.d.C. y probablemente los
cretenses en el segundo milenio, por vía de relación comercial a través de los
cananeos o directamente. Los fenicios lo conocen en el siglo XI a.d.C. por una
embajada egipcia que les ofreció 500 rollos”. 3
Los fenicios favorecieron la difusión en el Mediterráneo y Próximo Oriente.
“El rollo de papiro se conservaba en recipientes de madera y arcilla, y para alejar a
los insectos bibliòfagos se impregnaban del antiséptico aceite de cedro. Es decir se
embadurnaban y untaban los papiros con el aromático aceite destilado de goma o
resina de cedro, que les daban un color amarillento, los hacia más rígidos, y además
permitían así evitar los insectos bibliòfagos como las polillas, gusanos, carcomas y
todo tipo de fauna bibliòfaga. Este aceite, empleado también en la momificación de
cadáveres, con su aroma penetrante y agradable, pero de sabor muy amargo, era un
repelente eficaz de insectos”. 4
El principal enemigo del papiro siempre era la humedad y el calor. Se han
conservado mejor los papiros en lugares que son muy secos, como el desierto que
favoreció más su conservación, esto se ha notado en las costumbres que tenían los
egipcios de depositar libros y documentos en las tumbas colocadas en lugares
secos.
1.1.3 El Pergamino
La necesidad de encontrar nuevos soportes que permitan registrar los tributos de las
tribus que han sido conquistadas, el registro de la administración, los poemas,
historias épicas, etc., dan como resultado el cocimiento de la piel de la cabra para
curtirla, fabricando películas delgadas a base del adelgazamiento de la piel por filo.
El pergamino obtenido por transformación especial, particularmente de la piel de
cabra y ovejas, fue utilizado hasta el siglo XI después de cristo y en este soporte se
encuentran los escritos Bizantinos.
“El Pergamino supuso un avance en el arte de escribir al permitir pos su lisura y
consistencia el uso de la pluma de ave (penna o pendola o peñola) que deba más
posibilidades a la mano que a la caña pincel o el càlamo o caña hendida. El
3
ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Archivistita y archivos soportes, edificios y organización. 3ª ed., Sevilla ,
1997, p.159
4
Ibidem. p.164.
9
pergamino introdujo el códice y nos transmitió palabras como “cuaderno” y
“encuadernación” tan frecuentes en el mundo del libro y el archivo” 5
Para fabricar el pergamino se emplearon pieles de ternera y oveja, porque se
podían utilizar los dos lados para escribir. Pero también se utilizaron pieles de asno,
lobo, conejo, gacela, etc. Por lo regular se escogían animales jóvenes por la
consistencia de su piel.
Las pieles se remojaban en cal y se agregaba yeso para su limpieza, mejor raspado
y desengrase. Este tratamiento quitaba el mal olor rancio del pergamino y las
manchas; se utilizo sal y harina para secar la piel.
Uno de los pergaminos más caros fue la Vitela por su alta calidad, realizada de piel
de bestia nonata (pergamino virgen o piel de animal recién nacido).
“El pergamino introduce en los archivos los documentos iluminados con bellas
miniaturas (escudos, ruedas, retratos, flores...). Permitía el boceto y diseño con una
punta seca. Estas líneas eran luego rellenadas con las tintas de colores por medio de
pluma o pincel. Ejemplos claros son los privilegios robados, las cartas ejecutorias de
nobleza y cartas de fundación”.6
Al introducirse el papel, disminuyo el uso del pergamino, pero se seguía utilizando en
la elaboración de documentos de lujo.
1.1.4 El papel
El papel es un material delgado que se fabrica por medio del entretejido de fibras de
celulosa vegetal.
“Estas hebras de celulosa son inertes a muchos reactivos químicos, por ejemplo, a
las tintas, a la luz y al aire; son fibras de forma tubular y se hinchan con el agua, se
depositan en un poso en el fondo, que al secarse se cementan y pegan por si
mismas; son porosas a los líquidos y absorben la tinta; son incoloras y translucidas
dando al papel un color blanco y opaco; son resistentes, flexibles y ligeras dando
papeles prácticamente irrompibles; y cuando se rompen, lo que ocurre es que se
separan las fibras entre si, separación que es más posible cuando se remojan. Las
fibras animales, por ejemplo, las de la lana o la seda no se fibrilan ni se gelatinan, ni
se hinchan, ni se pegan entre si con el agua. Por eso, los trapos de lana no son
materias primas de papel; solo son y fueron los trapos confeccionados con fibras
vegetales”. 7
Fue hacia el año 105 cuando Cai Lun o Tsai-lun, fabrico por primera vez papel
utilizando materiales como corteza de morera, tejidos de seda y trapos de ropa vieja
y un molde fabricado de tiras de bambú.
5
Ibidem. p.159
6
Ibidem. p.18.
Ibidem. p.20.
7
10
Los primeros antecedentes que se tienen datan del año 150. Durante 500 años la
técnica de cómo fabricar papel estuvo solo en conocimiento de China.
En el año 610 se introdujo por primera vez en Japón y en el año 750 en Asia Central.
Posteriormente, en el año 800, apareció en Egipto, iniciándose su fabricación 100
años después.
La fabricación del papel se extendió a lo largo de la costa del norte de África
llegando a Europa por la península Ibérica y sobre el año 1150 ya existía en Xàtiva
una fábrica de papel montada por los árabes. Los fabricantes de Xàtiva producían
papel de algodón en el siglo XI. Otra ciudad que tuvo una fábrica importante de
papel fue Toledo, donde se fabrica el “papel toledano”.
A partir de la invención de la imprenta el aumento de consumo de papel hizo que
aumentara el número de molinos papeleros.
A fínales del siglo XVI los holandeses inventaron una maquina que permitía deshacer
los trapos hasta el estado de pura fibra. Esta maquina paso a llamarse “la holandesa”
y se ha seguido utilizando hasta nuestros días, con cambios sucesivos pero sin
modificar la idea básica.
Hasta el final del siglo XVIII, la fabricación del papel era totalmente artesanal. Los
molinos de papel eran primitivos y las hojas de papel eran hechas de una en una,
en cantidades muy pequeñas.
La industria surge cuando es posible mecanizar el proceso. Con la invención de la
maquina de fabricar papel continuo en Francia, en 1800 por Louis Robert y con la
utilización de la pasta de madera.
1.2
La imprenta
En 1454, en la ciudad de Estrasburgo, Juan Gutenberg (1400-1468) desarrollo, a
partir de la imprenta china, una prensa con moldes de metal. La imprenta inventada
en China era un modelo muy primitivo, sus moldes eran de madera. Debido a lo poco
práctico de esta imprenta se prefería copiar los libros a mano.
Con la invención de la imprenta los libros se convirtieron poco a poco en objetos de
fácil adquisición, lográndose con ello difundir la cultura.
El primer libro que imprimió Gutemberg fue la Biblia, lo que contribuyo a que más
gente la leyera y estudiara. Posteriormente se imprimieron libros de autores clásicos,
11
griegos y romanos, alrededor del año 1500 se hicieron las primeras ediciones de bajo
costo y muchos lectores pudieron adquirirlos. Se dieron a conocer las grandes obras
literarias sobre navegación, comercio, minería y descripciones de plantas y animales,
que divulgaron la ciencia. La imprenta fue un medio para dar a conocer las noticias.
“A fin de lograr impresiones nitidazas y de poder imprimir sobre ambas caras del
papel, Gùtemberg reemplazó el golpeteo con el cepillo o la presión con una muñeca
de trapo, con la presión de una prensa semejante a la de los viñateros: Este fue su
primer invento. Como esa presión deformaba los caracteres de madera que
empleaba, pensó en utilizar letras talladas en metal, optando por fabricar los
caracteres vaciando una aleación apropiada dentro de un molde. Este último era
obtenido aplicando una letra en relieve, o punzón, sobre una superficie adecuada.
Su segundo invento fue fabricar los tipos por molde. Por último, modifico la
composición de la tinta, a fin de darle el grado de fluidez y coherencia requerida”8.
1.3
La máquina de escribir
“Las máquinas de escribir no se generalizaron hasta el siglo XX, aunque la Primera
patente para una máquina de esta clase fue concedida alrededor del año 1714. Esta
máquina de escribir, que fue inventada por un inglés, no recibió aplicación práctica. Al
principio, las máquinas de escribir se patentaron como mecanismos para ayuda de los
ciegos. La patente de la primera máquina de escribir que se registró en los E.U.A, en
1829, correspondió a Guillermo A. Burt. Se llamó topógrafa, pero ningún modelo suyo
sobrevivió”.9
Carlos Thurber, un norteamericano, patentó en 1848 una máquina que usaba un
juego de barras de tipos situadas alrededor de una rueda de latón. Esta se movía en
un eje central, y el tipo entintado golpeaba directamente sobre el papel colocado
debajo de la rueda. Su funcionamiento era demasiado lento para que dicha máquina
tuviera valor práctico. A. E. Beach, también de los E.U.A., patentó en 1856 una
máquina de escribir en la que se empleó por la primera vez las barras de tipo
dispuestas en forma de círculo que hacían la impresión sobre un centro común. El
año siguiente, S. W. Francis registró una máquina de escribir que utilizaba un teclado
semejante al de un piano para actuar las barras de tipo.
“La primera máquina de escribir práctica y que se podía fabricar en gran escala fue la
obra de tres inventores americanos: Cristóbal L. Sholes, Samuel W. Soule y Carlos
Glidden, Sholes, con la ayuda personal y financiera de Santiago Densmore,
8
ALBANI FINO PENNA, Sabor: Manual de Bibliotecología. Historia y Técnica del libro. 2ª Edición. Buenos
Aires, Kapelusz. 1958. p.9
9
La Maquina de escribir en: Mar y Arena. [en línea] Universidad Autónoma de Sinaloa, facultad de Ciencias
Sociales, México. P. 25. [Consulta: 26 de diciembre, 2004].
12
perfeccionó su máquina de escribir hasta que en 1878 adquirió esta un valor
comercial”10
Esta máquina presentaba la mayoría de los principios de la máquina moderna.
Usaba un juego de barras de tipo montado en un eje sobre un anillo horizontal,
accionadas por palancas conectadas, en turno, por varillas con las palancas del
teclado. El papel se insertaba alrededor de un cilindro de caucho y los tipos
golpeaban en una cinta entintada para marcar las letras en el papel. Esta máquina
tenía carretes reversibles para la cinta, así como un carro movible, que se podía
devolver a su lugar al terminar de escribir un renglón. , Un defecto de esta máquina,
dotada sólo de letras mayúsculas, era que el cilindro estaba situado en forma tal, que
el mecanógrafo no podía ver lo que estaba escribiendo.
Invenciones posteriores aportaron la tecla de cambio de mayúsculas, mediante la
cual cada una de las barras podía llevar la letra correspondiente tanto en caracteres
mayores como en menores. Para usar una u otra bastaba elevar o bajar el cilindro.
Francisco Wagner patentó en 1896 la primera máquina de escribir de acción frontal y
visible que resultó satisfactoria, pues resolvió las dificultades de funcionamiento que
presentaban las anteriores. La introducción de esta máquina estaba destinada a
revolucionar por completo la industria de las máquinas de escribir.
En 1961 se usaron las máquinas eléctricas de bolas (IBM), que permitían elegir el
estilo de los caracteres por simple cambio de una esfera portadora de los signos.
1.4
Historia de las computadoras
La computación tiene sus antecedentes en las máquinas de cálculo y éstas se
remontan a los antiguos pueblos y en especial a los babilonios, quienes inventaron el
Ábaco y con ello se adjudican el crédito de la invención de la primera calculadora,
hace aproximadamente 4000 años.
BLAS PASCAL, en el año 1642, invento una maquina para ayudar a su padre
(cobrador de impuestos). Se trataba de una serie de engranes en una caja, que
proporcionan resultados de operaciones de suma y resta en forma directa.
GOTTFRIED WILHELM LEIBNIZ. En 1671, utilizo por primera vez el sistema binario,
el cual es la base con la que trabajan las computadoras modernas. Fue el primer
hombre que desarrollo un aparato mecánico (basado en la pascalina) capaz de
multiplicar, dividir, sumar y restar.
JOSEPH MARIE JACQUARD. En 1804 desarrollo una máquina que empleaba
tarjetas perforadas para la fabricación de telas. Según el patrón de las perforaciones,
la máquina seguía un programa de tejido. Este descubrimiento fue muy importante
10
Ibidem. p. 26.
13
en el desarrollo de la informática, ya que años más tarde se programarían
computadoras con tarjetas perforadas.
CHARLES BABBAGE. Es considerado el padre de la computadora. En 1811, siendo
un estudiante, observo errores en los cálculos de tablas matemáticas, resultando del
trabajo que se hacia a mano y no siempre se hacia bien. Por ello desarrollo la
maquina de diferencias, pero en su época no se disponía de la tecnología necesaria.
A pesar de no lograr construir esta maquina, ideo una nueva llamada máquina
analítica. La nueva máquina consideraba mecanismos de entrada, memoria, unidad
de control, unidad aritmético- lógica y mecanismos de salida.
En 1885 HERMAN HOLLERITH, fue contratado por Estados Unidos, para realizar el
conteo del censo nacional de 1890. Para esto diseño un dispositivo de tabulaciòn
eléctrica denominado Maquina del censo. Muchas de las preguntas de la forma del
censo debían responderse simplemente con “SI” o “NO”; la idea de Hollerith fue que
estas respuestas podían registrarse en una tarjeta por la presencia o ausencia de
una perforación.
Su máquina término a tiempo el censo de 1890, además redujo el tiempo de 7 a 3
años.
En 1896 fundo su propia compañía, Tabulating Machina Company, y en 1925 se
fusiona con otra compañía para formar la Internacional Business Machines (IBM).
EN 1937, EL DOCTOR JOHN VICENT ATANASOFF en la Universidad de Iowa,
empezó a construir una máquina calculadora con la ayuda de un estudiante
graduado, Clifford Berry. Esta máquina poseía características revolucionarias; sus
circuitos lógicos y cálculo en serie utilizaban aritmética binaria, en vez del sistema
decimal y era electrónica. Esta maquina fue denominada ABC y se completo en
1939.
En 1940, ATANASOFF BERRY, mostró su trabajo a John W. MAuchly de la
Universidad de Pennsylvania. MAuchly reunió ideas propias y junto con J. Presper
Eckert, construyeron la ENIAC con apoyo financiero del ejército de Estados Unidos.
Tanto la computadora Atanasoff-Berry como la ENIAC, empleaban tubos de vacío
(bulbos) para almacenamiento y para las funciones básicas de aritmética y lógica.
El tubo de vacío transmite corrientes eléctricas solo en una dirección y es posible
utilizar encendido y apagado para representar los dígitos 1 y 0.
14
El crédito para la siguiente innovación en la tecnología
de computadoras
corresponde al matemático JOHN VON NEUMANN, quien en 1945 presentó dos
ideas básicas, una fue que el sistema numérico binario se integra a las
computadoras; el sistema binario corresponde a las posiciones de encendido y
apagado de todos los componentes electrónicos y hace que el diseño de una
computadora sea más eficiente. La otra idea fue el concepto de programa
almacenado.11
1.4.1 Primera generación (1940-1958)
Usaban tecnología de bulbos. Eran maquinas gigantescas de 3 pisos de altura, 30
toneladas de peso, usaban más de 10000 bulbos, con un costo mayor a los 6 mil
millones de pesos. Producían mucho calor, por lo que necesitaban enfriarse con
ventiladores y sistemas de refrigeración. La información se introducía mediante
cintas o tarjetas perforadas. La UNIVAC1 fue utilizada en 1951 para contar los votos
con los que fue electo el presidente Eisenhower. Se programaba solo usando
lenguaje maquina (0 y1); su uso era muy complicado.
1.4.2 Segunda generación (1959-1964)
Entraba la década de 1960 y las computadoras seguían en constante evolución,
reduciendo de tamaño y aumentando sus capacidades de procesamiento.
La tecnología usada es el transistor. El tamaño se redujo a un piso de un edificio.
Los transistores son 200 veces más pequeños que los bulbos; su vida útil es mayor,
y no se calientan tanto. Se le programaba utilizando cintas o tarjetas perforadas.
Aparecen más lenguajes de programación y usuarios especialistas en computación.
En esta generación destacan IBM con su serie 1400 y 1700, así como Sperry Rand
con su modelo 1270. En estas generaciones no había monitores, los resultados se
veían en impresoras. Aparecen los lenguajes Fortran y Cobol.
1.4.2 Tercera generación (1965-1970)
Aparecen los chips o circuitos integrados, (obleas de silicio que contienen muchos
transistores). El tamaño es de una habitación, tienen gran capacidad de
almacenamiento y alta velocidad de operación.
11
Cfr. LEVINE, Guillermo: Introducción a la computación y a la programación estructurada. 2° ed., México,
Mc Grow-Hill. 1985. pp1-18.
15
Aparece el sistema 360 de IBM, con la novedad de poder conectarse en red; además
aparece la mini computadora del tamaño de un ropero o refrigerador. El consumo
eléctrico es menor.
Los usuarios son ahora técnicos que usan lenguajes mas fáciles de aprender
(Fortran, Cobol). Se aplica en procesos industriales, y tenían un costo de 30 mil
pesos. Así mismo aparece el sistema operativo MS-Dos. Se crean lenguajes de alto
nivel como Basic y Pascal. La comunicación se realiza mediante lectoras de tarjetas
perforadas. La información se guarda en cintas y discos magnéticos.
1.4.3 Cuarta generación (1971-1984)
El adelanto de la microelectrónica sigue creciendo, y en 1972 surgen en el mercado
los circuitos integrados de alta
densidad, que reciben el nombre de
microprocesadores.
Las microcomputadoras
que se diseñan con base en estos circuitos son
extremadamente pequeñas y baratas, por lo que su uso se extiende al mercado de
consumo industrial.
“Tecnología de Microchips, diminuto objeto plano que media aproximadamente un
cuarto de pulgada, tan frágil que debe albergarse en un recipiente de cerámica,
equivalente a varios millones de transistores y operan millones de veces más rápido
que el antiguo tubo de vacío. También llamados microprocesadores.
Cuentan con mayor capacidad de memoria, mayor velocidad de cálculo y tamaño de
un portafolio. Son portátiles, trabajan con pilas, los usuarios son muchos, hasta niños.
Las aplicaciones se diversifican en todas las ramas del conocimiento. Su costo es
desde 4000 pesos en adelante.
Esta es la primera generación con variedad de computadoras y la primera que tiende
a separarse a los usos puramente especializados en ciencias, defensa nacional o
negocios y a inclinarse hacia el uso general.”12
En 1977, surgen las primeras microcomputadoras Apple computer, Radio Shack,
Commodor, etc.
En 1981 aparece la IBM-PC con procesador 8088 de Intel, con 16kb de memoria
principal.
1.4.5 Quinta generación (1984 a la actualidad)
12
Cfr. LEVINE, Guillermo: obr. cit., pp. 19-20.
16
Su característica es la microelectrónica, el software para actividades profesionales, la
estructura cliente–servidor, las fibras ópticas, las telecomunicaciones y los satélites.
En 1982, Seymur Cray crea la primera supercomputadora con capacidad de
procesamiento en paralelo. El mismo año, el gobierno japonés anuncia el proyecto
de inteligencia artificial, para que las computadoras puedan reconocer la voz e
imagen y se comuniquen en lenguaje natural.
1.5
Redes
1.5.1 Antecedentes
Concepto de red: Una red es un conjunto de computadoras, conectadas entre si,
que pueden comunicarse compartiendo datos y recursos.
Las computadoras suelen estar conectadas entre ellas por cables, pero si la red
abarca una región extensa, las conexiones pueden realizarse a través de líneas
telefónicas, microondas e incluso satélites. Para que la comunicación entre las
computadoras sea posible, es necesaria la existencia de un protocolo, que no es otra
cosa que un conjunto de estándares que determine como realizar el intercambio de
datos entre dos computadoras o programas.
El protocolo usado por todas las redes que forman parte de Internet se llama
Transfer Control Protocol/ Internet Protocol – TCP/IP, por sus siglas en ingles.
Dyson define a una red como
“… un sistema de comunicaciones e intercambio de datos creado para conectar
físicamente a dos o más computadoras mediante tarjetas de Interfaz para red y
cables, que corren mediante un sistema operativo para red (NOS)...”13
A su vez, Pfaffenberg propone que una red es
“… un grupo de computadoras y dispositivos periféricos asociados, conectados por
un canal de comunicaciones capaz de compartir archivos y otros recursos entre
varios usuarios…”14
Las primeras redes locales comerciales se comenzaron a instalar a finales de los
años setenta, pero cada día se fueron haciendo más populares por las ventajas que
ofrecían como el aumento de la productividad, la economía en cuanto recursos de
hardware y software, la optimización de los sistemas instalados, etc., ha sido en los
últimos años cuando han comenzado a adquirir gran importancia las técnicas de
comunicación de paquetes como ARPA en Estados Unidos.
13
14
METER DYSON: Diccionario de redes. Colombia, McGraw-Hill, 1997. p.35.
Ibidem p.36.
17
Posteriormente la firma americana Xerox Corporation tomo la idea básica para
desarrollar la red Ethernet.
Los últimos adelantos en el campo de redes locales utilizan sistemas de banda
ancha. Esta técnica consiste en dividir el ancho de banda en canales independientes,
por lo que se pueden transmitir datos a alta velocidad.
La creciente utilización de las redes locales esta originada por la proliferación de
terminales inteligentes en oficina, universidades, factorias, etc. Y la capacidad de los
ordenadores y sus periféricos para comunicarse entre si, la facilidad de compartir los
recursos de que dispone y la posibilidad de acceder a servicios y dispositivos
especiales, consiguiéndose un éxito importante en esta nueva aplicación.
1.6
Reprografìa.
En la edición (1971) del Glosary of Micrographics publicada por la nacional
Microfilm Association de los Estados Unidos define el termino como: “el arte y la
ciencia de reproducir documentos”.15
El vocablo tiene diferentes significados, pero se podría definir como:
“Cualquier método, que no fuera el de la copia a mano, para la reproducción de un
documento u otra imagen visual en una o mas copias”.
Esta definición incluiría varios procedimientos, como la impresión en caracteres fijos
o móviles al offset, grabado y procedimiento fotogelatinico.
Contiene los procedimientos para la exacta copia de documentos e imágenes
visuales obtenidas por las diversas técnicas fotográficas o de microfilme ( tales
como rollo o tiras de microfilme, microficha opaca, microficha o ultraficha), así como
los procedimientos xerograficos y cualquier otro de copia directa. La copia puede ser
del mismo tamaño que el original, ampliada o reducida.
1.6.1
Fotocopias.
Se llama así al conjunto
(Fotocopiadoras).
de técnicas utilizadas
para copiar documentos
Es un término genérico para todas las formas de copia que surgieron desde la copia
fotostática hasta las copiadoras electrostáticas de los años 50.
15
LESINGER ALBERT H.: Un estudio de las normas básicas para equipamiento, mantenimiento y
funcionamiento de un laboratorio de reprografìa en archivos de países en desarrollo. Versión española de
Carmen Crespo. Centro nacional de microfilm, Madrid, 1977.p10.
18
Antes de los años 50 el fotostato era el único método relativamente permanente de
hacer una copia de un material grafico, excepto la fotografía.
Xerografía
“El proceso fue inventado por el estadounidense Chester F. Carlson en 1937, se
comercializo en 1950. Se basa en el principio de fotoconductividad, en la capacidad
de algunos cuerpos de hacerse conductores bajo la influencia de la luz. La xerografía
utiliza una capa aislante fotoconductora de selenio o de aluminio u otro soporte
metálico conductor.”16
Los métodos para capturar la imagen son dos:
1. Directo
™ El papel que recibe la copia está cubierto por óxido de cinc o similar, que
recibe la carga.
™ Se basan en el principio de que una superficie fotoconductora se vuelve
fotosensible cuando se le aplica una carga electromagnética.
™ Recibe la imagen proyectada del original por medio de una lente.
™ El proceso de fusión se hace por medio de calor.
™ Esta copia es permanente: las partículas de carbón se han fundido en la
superficie del papel.
2. Indirecto
Se utiliza papel ordinario
El intermediario es un tambor recubierto de selenio.
La imagen se proyecta en éste por medio de una lente.
Esta imagen latente entra en contacto con el tonar.
Se transfiere al papel cuando pasa por el tambor.
La fusión es por medio de calor.
La copia es permanente.
Ventajas y desventajas de utilizar la fotocopiadora:
16
Ibidem. p.11.
19
Ventajas:
1. Permite la realización económica y rapada.
2. Facilita el trabajo de oficina.
3. Sustituye el uso de papel de carbón.
Desventajas:
1. Crea problemas legales relacionados con los derechos de autor y se ha tenido
que modificar la legislación de algunos países.
2. Origina la multiplicidad de documentos y explosión documental.
1.6.1.1 Copia digital impresa.
Es un ejemplo de lo anterior con la única diferencia que el proceso, en lugar de ser
analógico, es digital. Se inicia con la transferencia del documento al medio digital por
medio de un escáner. De la resolución con que se capture la imagen y de la calidad
del documento original dependerá el óptimo resultado de la impresión a partir de un
medio digital.
1.6.1.2
Cintas.
Medios magnéticos
Son soportes cuya base está recubierta de una capa magnética sobre la que se
registran datos, imágenes y sonidos.
Su tiempo de vida es variable entre uno u otro tipo. Se presentan normalmente en
forma de cintas o cartuchos. Ningún medio magnético está destinado a una
conservación permanente, debiendo hacerse una migración periódica de los datos.
El acceso a la información es secuencial.
Cintas magnéticas
“Se basan en los mismos principios de lectura/escritura que los discos magnéticos y
las cintas que utilizan los radiocasetes y cintas de audio convencionales;
Las cintas convencionales tienen un ancho de 0.5" (12.7 mm). Su espesor es de
0.025 mm y están fabricadas en poliéster recubierto de un óxido magnetizable de
aproximadamente 100 mm. De espesor.
La lectura y grabación se lleva a cabo haciendo pasar la cinta de un carrete a otro a
través de una estación de cabezas lectoras/grabadoras. Normalmente se lee el
contenido de varias pistas, necesitándose un elemento lector/grabador por pista. Por
20
lo general el conjunto de bits que se leen simultáneamente corresponde a un carácter
con un BIT de paridad, siendo las cabezas de 7 o 9 pistas.
Las densidades longitudinales normales de grabación varían entre los 200 y 3200 bpi
(Bits por pulgada).
La grabación de una cinta se hace, como en discos y tambores, por bloques de
caracteres de una longitud preestablecida (generalmente entre 256 y 512). Debido a
la inercia de la cinta, entre dos bloques consecutivos se desperdicia (no se graba) un
determinado espacio (de 0.5 a 0.75 pulgadas) que se denomina interbloque o IRG
(inter-record-gap). Cada bloque contiene, además de los datos del usuario, líneas
adicionales redundantes para poder detectar automáticamente posibles errores de
grabación, y secuencias preestablecidas de caracteres y espacios identificadores de
los límites del bloque.
Los extremos inicial y final de la cinta contienen unas marcas metálicas pegadas
denominadas BOT (comienzo de cinta) y EOT (fin de cinta) para detección automática
del inicio y fin de la cinta” 17.
1.7
Microfilmación
1.7.1 Antecedentes Históricos
A principios del siglo XiX (1839), Dagron realiza la primera micro-fotografía de un
documento, utilizando un lente con características especiales.
Su aplicación como sistema archivistito surge en 1920, cuando el banquero George
McCarthy, y dos colegas ven las grandes ventajas que pueden obtenerse con la
aplicación de estas técnicas para el control de la información documental. Esto los
lleva a crear la primera máquina microfilmadora de salida.
En 1928 McCathy se une a la corporación Recordar, la cual se encarga de sacar al
mercado las primeras microfilmadoras y lectores de microformatos.
Para 1933, ya se tenían 700 máquinas microfilmadoras funcionando en Archivos de
corporaciones contables con buenos resultados, en 224 ciudades de los Estados
Unidos
Durante la segunda Guerra Mundial, muchos bancos microfilmaron sus archivos con
el fin de preservarlos en depósitos subterráneos y evita la pérdida de la información.
La UNESCO (Organización de Naciones Unidas, Educativas, Científicas y
Culturales), brinda una ayuda sistemática multinacional, creando para ello en 1956
una unidad móvil de microfilm, que tenía como finalidad:
|
™ Microfilmar la documentación más importante de Archivos y Bibliotecas de
países que no tuvieran un servicio de esta naturaleza, para que pudiera ser
conservada además de hacerla accesible a los investigadores.
17
ESPINOSA, Maria Blanca: Tecnologías Documentales. Memorias Ópticas, ed., Madrid, Tecnidoc, 1994. pp.
25-37.
21
™ Se buscaba con esto adiestrar y capacitar al personal de los centros
informativos en la técnica de la microfilmación con el fin de que se
continuaran las labores iniciadas por dicha unidad móvil.
En 1962, la UNESCO, continua con este programa de apoyo y de asistencia
técnica, auxiliando principalmente a los países tercer mundistas que no contaban
con medios económicos para solventar los gastos que implicaban la instalación de
centros micrográficos al servicio de la investigación.
La UNESCO, hizo adquisición de varios equipos
para microfilmación de
documentos, como: cámaras de microfilmación y duplicación, aparatos de revelado
y lectores de microfilmes, además de contar con expertos técnicos en la materia.
“El programa de asistencia técnica de ésta unidad móvil fue centrado en los países
de América, el cual tuvo una duración de cinco años (1956-1961), posteriormente la
unidad de microfilm paso de América a los países Africanos y Asiáticos.
En el simposio sobre Documentación y Archivos de la Colonización Española,
celebrada del 8 al 11 de octubre de 1979, en España, se recomienda la reanulación
del programa de microfilmación a nivel mundial.18
Definición de microfilmación
La microfilmación es “un procedimiento fotográfico que permite una reducción
considerable con una cadencia extremadamente rápida”.19
“La microfilmación consiste en registrar fotográficamente sobre película la imagen
reducida de un documento”20.
“Es un sistema de reproducción, de información impresa a tamaño notablemente
reducido en relación al del documento original, en película fotográfica”21
Se define también como la técnica de miniaturizar los documentos, en cuadros
pequeños, en un material flexible, opaco, y transparente denominado microfilm.
Esta reducción se efectúa en película de diferentes tamaños dependiendo del tipo de
maquina microfilmadora a utilizar y tamaño del documento a microfilmar, siendo los
más usuales los de 16,35 y 105 mm.
18
La Micrografìa y su aplicación como sistema de archivo. México. pp.8-13.
Ibidem. pp. 13-70.
20
Ibidem. p.21.
21
FERNANDEZ SANCHEZ, E. Y FERNANDEZ, Zulima: Manual de dirección estratégica de la tecnología
Ariel, Barcelona, España. 1989. pp.12-15.
19
22
CAPÍTULO 2 NUEVAS TECNOLOGIAS DE
INFORMACIÓN.
La palabra “Nuevas Tecnologías” realmente implica una serie de cuestiones, ya que
“Nuevas Tecnologías” como tales no existen, a través del desarrollo de todas las
Ciencias, el hombre va transformando los inventos que alguna vez creó. Con ese
avance; se realizan nuevas adaptaciones a lo ya creado, esto nos lleva a obtener
cada vez trabajos más perfectos en diferentes campos de su aplicación.
Concepto de Tecnología.
A la tecnología se le define como “un método (o procedimiento) para
efectuar algo, considerando los medios (instrumentos, herramientas, y
maquinas), vinculados al procedimiento y a la base de materiales que
se transforman”22.
Algunos autores mencionan lo siguiente:
Galbraith la define como: “una aplicación sistemática de la ciencia y otros
conocimientos organizados, en las tareas practicas”.
Amilcar Herrera dice: “conjunto de Instrumentos, herramientas, elementos,
conocimientos técnicos y habilidades que se utilizan para satisfacer las necesidades
de la comunidad y para aumentar su dominio en el medio ambiente”.
Jorge Sabato por su parte menciona: “conjunto armónico de habilidades que se
emplean en la producción y comercialización de bienes y servicios, que comprende
no solo el conocimiento científico que emane de las ciencias naturales, sociales y
humanas, sino también el conocimiento empírico proveniente de la observación, las
experiencias, determinadas habilidades, la tradición, etc.”
La denominación “nuevas tecnologías” comprende todos aquellos medios al servicio
de la mejora de la comunicación y el tratamiento de la información que van
surgiendo de la unión de los avances propiciados por el desarrollo de la tecnología y
que están modificando los procesos técnicos básicos de la comunicación.
Hay tres innovaciones tecnológicas, que son las que han hecho posibles el cambio
en la comunicación y la información:
22
VILLASEÑOR SANCHEZ, Guillermo: La tecnología en el proceso de enseñanza aprendizaje. ed. trillas,
México, 1998. pp. 17-23.
23
™ La microelectrónica, con una capacidad casi ilimitada de integrar circuitos y
elaborar componentes de gran capacidad de transmisión y codificación.
™ La informática, que tiende a facilitar unidades cada vez más integradas, de
más bajo precio y sencillo manejo, y que ha extendido el uso de los
ordenadores a casi todas las esferas de la vida cotidiana.
™ Las telecomunicaciones, que rebasan los sistemas de transmisión por cable
convencional y aprovechan
nuevas longitudes de onda, potencian la
comunicación vía satélite, establecen sistemas de extraordinaria rapidez.
Se debe distinguir entre los nuevos canales de los medios. Los nuevos canales son
nuevas tecnologías, proceden de las mismas y se basan en ellas. Los medios que se
sirven de nuevas tecnologías pueden ser nuevos o no. Es más, en muchas
ocasiones, nos encontramos con nuevos medios que no son sino los mismos
sistemas simbólicos de siempre (imágenes reales, gráficos, textos, palabras y
sonidos) ahora integrado, como ocurre en el caso de los sistemas multimedia.
En esta diferenciación es donde reside la distinción entre medios (hardware y
software) y nuevas tecnologías. Si el hardware que posibilita la visión de un
programa de televisión es el satélite, la novedad reside más en el sistema de
transmisión que en el propio medio (entiéndase el mensaje transmitido por el medio).
Las nuevas tecnologías son instrumentos que permiten potenciar las posibilidades
comunicativas de los medios, tanto de los más antiguos y convencionales, como de
los más nuevos.
Al desarrollar este capitulo, se empieza con el tema de la microfilmación, aunque la
aplicación de este procedimiento en el control de la documentación, ya casi no se
utiliza; debido al desarrollo de nuevas aplicaciones innovadoras y sus facilidades
que ofrecen. Sin embargo, me parece importante hacer una pequeña descripción de
su utilización, ya que en su momento, la microfilmación fue una herramienta muy
importante para el control de la documentación.
Para llevar acabo la microfilmación, se utilizan varios elementos que forman parte de
las herramientas para microfilmar; por esta razón creo conveniente, hacer mención
de algunos elementos básicos.
La cámara
Es una caja cerrada a la luz con dos componentes: el objetivo o lente, que obtiene la
fotografía, y la película, que nos dará una imagen igual a la original pero reducida.
El cuadro. Es la posición del documento dentro del microfilme.
El enfoque. Es el ajuste de la distancia entre el objetivo y la película; esto se realiza
para que la imagen que se obtenga no este desenfocada.
El diafragma en una cámara fotográfica es una abertura variable que controla la
cantidad de luz que necesita la película.
24
El obturador es aquel que regula la duración del tiempo en que la película recibe la
luz. En la cámara microfilmadora el obturador y el diafragma ya están calculados
(fijos) y se les ha incorporado un dispositivo para aumentar y disminuir la luz que se
necesita para aquel obturador o diafragma.
La película
Los tipos de película más utilizados son:
Emulsión de sales de plata, diazo, vesicular; la más recomendada es la del tipo de
sales de plata; las otras tienen más problema.
Sensibilidad de los microfilmes: es más baja que las películas corrientes, debido al
equipo especial empleado para el registro no se exige una sensibilidad elevada.
Los siguientes factores influyen sobre la sensibilidad:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Temperatura de color de la fuente que incide sobre la emulsión.
Tiempo de exposición.
Composición química del revelador.
Temperatura del revelador.
La agitación del baño del revelador.
Tiempo de revelado.
Transparencia. La transparencia de una película es la relación entre la intensidad
de la luz transmitida y la intensidad de luz incidente. Como siempre hay
debilitamiento de la luz al pasar por un medio, la transparencia es siempre inferior a
la unidad.
Conservación de la película
Todos los materiales fotosensibles sufren modificaciones debido a las reacciones
físico-químicas (efecto de envejecimiento).
Regularmente, las películas de microfilme vírgenes se conservan durante 30 meses
en condiciones normales, o sea temperatura inferior a 22 grados centígrados y
humedad relativa entre 30 y 40%.
Los lugares donde se almacena la película deberán estar fuera de la acción de
gases, químicos, vapores y debe cuidarse especialmente la ventilación.
Antes de microfilmar se debe hacer un estudio completo de la documentación, de
su flujo, de la cantidad de copias que se necesitaran para las distintas áreas que
requieren la información y de la finalidad de la misma.
25
Se debe definir el tipo de microformas que se ajusten mejor a las exigencias
(microfichas, tarjetas de ventana, jackets), microfilmes de 35 o de 16 milímetros,
etc...
Otro punto muy importante que se debe tomar en cuenta es el valor total del equipo
de microfilmación, si se justifica la compra del equipo o es mejor contratar los
servicios de una empresa.
Antes de pensar en microfilmar la documentación se debe tener perfectamente
ordenada y clasificada. Si no esta organizado el archivo, habrá que hacerlo, pues la
microfilmación no reemplaza estos procedimientos.
La microfilmación debe iniciarse por la documentación que tiene más consulta, ya
que esta es la que con más frecuencia se desaparece por el manipuleo constante en
una oficina grande o pequeña.
Otro procedimiento que se tiene que realizar, es la clasificación y ordenación de los
documentos por rollo; tomando en cuenta el número de exposiciones de cada rollo
y el orden que se le dará para hacer más rápido el acceso a su localización.
Métodos de codificación
Tarjetas divisorias: Consiste en fotografiar en la película
tarjetas con grandes letras o números identificadores.
de microfilme unas
Líneas de Código: se fotografían líneas horizontales escalonadas entre las
imágenes de los documentos. Para localizar el grupo de imágenes deseado, se
hacen coincidir estas líneas con los números o letras de una escala adyacente a la
pantalla del lector.
Numeración secuencial: durante la microfilmación los documentos son identificados
con números sucesivos que permiten un rápido acceso al material microfilmado.
Una vez microfilmada la información, esta se mantiene lista para su consulta en el
momento en que el usuario la requiera.
En la microfilmación están implicados un conjunto de procesos íntimamente
relacionados entre si, como son:
1)
2)
3)
4)
La microfilmación directa del papel.
Revelado de la película.
Control de calidad.
Duplicado de películas microfilmadas y una oportuna distribución de las
mismas a los usuarios.
Con el fin de que el sistema proporcione los resultados esperados, se hace
indispensable realizar un estudio previo del acervo documental a microfilmar, con el
26
objeto de utilizar la técnica en forma adecuada, dándole el enfoque que requiere
para introducir el sistema a nuestras áreas de trabajo.
2.1 Métodos de microfilmación.
Existen tres métodos de microfilmación que hacen aparecer las imágenes en la
película y que son elegidos conforme las circunstancias lo requieran y son:
1- Simples.
2- Dúo.
3- Duplex.
Método Simplex.
En éste método el documento se alimenta de frente con la cabeza hacia la derecha,
usando como guías las marcas que se encuentran a los lados de la platina de
entrada, obteniendo como resultado en el rollo una imagen vertical derecha y en la
forma de lectura normal.
Cuando se trata de documentos de longitudes mayores a las aceptadas por las guías
exteriores del alienador, el documento se coloca con la cabeza hacia adelante y el
anverso hacia arriba, esto permite que la imagen aparezca en la película en forma
horizontal y con la cabeza a la izquierda.
Este método se usa principalmente para la microfilmación de documentos estándar y
en los que predomina la información únicamente en el frente de los mismos, en caso
de que se tengan documentos con información al reverso, se optará por pasarlos dos
veces por la máquina, la primera por el anverso y la segunda por el reverso,
teniendo como resultado en la película las dos imágenes sucesivas
respectivamente.
Método Dúo
Este método consiste en microfilmar por la mitad interior de la película de principio
a fin, una vez terminada esta se voltea y se microfilma sobre la otra mitad; éste
procedimiento se realiza con el fin de aprovechar en toda su extensión la película. En
éste método solo es posible microfilmar documentos pequeños (21.2 x 27 cm.), y
empleando un alto grado de reducción (32 x cm.), con el fin de obtener imágenes
que puedan caber en la mitad de la película.
En un principio éste método fue empleado para microfilmar en la mitad inferior el
anverso del documento, y en la segunda pasada microfilmar en la mitad superior de
la película el reverso del documento. Esto representaba una operación difícil ya que
se debe calcular el reinicio de la película con el fin de que el documento quede
27
frente a frente, o sea el anverso con su reverso correspondiente; esto hace que las
posibilidades de error sean considerables puesto que las posibilidades de hacer
coincidir la segunda mitad de la microfilmación con la primera, son mínimas. Por lo
cual este método ha sido desechado por lo menos para fines de microfilmar
documentos con datos en ambos lados, por lo mismo su práctica no es muy común.
Método Duplex
Este método solo es ofrecido por algunas maquinas que permiten microfilmar las dos
caras del documento (anverso y reverso), de una sola pasada apareciendo en la
película el frente en una mitad y el dorso en la otra mitad; esto se consigue por
medio de un sistema óptico a base de espejos y otros componentes que hacen
posible lograr que el obturador funcione justo en el momento de captar las dos
imágenes, cuando el documento pasa frente a él.
El Duplex es considerado como una modificación del método Duo, ya que el
objetivo es el mismo, esto es aprovechar al máximo toda la película y tener juntas
ambas caras del documento.
Este método al igual que el Duo, solo puede microfilmar documentos no mayores
de 21.2 x 27 cm., y a un nivel de reducción mayor de 32x en adelante, pero con
mucha precisión y a una gran velocidad.
2.1.1
Microformas
Dentro del campo de la microfilmación han sido creados materiales de soporte a los
que se les conoce como: “microformas o microformatos”, en ellos se integra la
información que ha sido impresa por medio de los diversos equipos de
microfilmación.
Las microformas se encuentran en forma de rollos en diferentes anchos y
longitudes, en fichas de diversos tamaños o en tiras de película; las que pueden
ser transparentes u opacas.
Las microformas utilizadas en el sistema de microfilmación son las siguientes:
12345678-
Rollo.
Magazín, cassette o cartucho.
Jacket o Cartera de plástico.
Microficha.
Tarjeta para archivar.
Tarjeta de Abertura y Tab Jac.
Molex.
Ultra ficha.
28
Estos microformatos serán utilizados en mayor o menor escala dependiendo de las
necesidades que tenga el usuario en el área de recuperación de información.
Otro de los puntos que determina que tipo de microforma se utilizara, será el
sistema de microfilmación que va adoptarse tomando como base los tipos de
documentos que serán microfilmados y el uso que se les dará a los mismos.
Rollo
El rollo de microfilmar es el más común de las microformas en existencia, además
de ser el más económico, es considerado como el punto de partida en la creación
de otros tipos de microformas.
Con este microformato se puede lograr el máximo de ahorro de espacio, puede ser
duplicado con facilidad dando de esta forma mayor seguridad a los Archivos.
Se utiliza principalmente en microfilmación extensa cuya secuencia sea cronológica,
como es el caso de archivos contables o numéricos progresivos, en expedientes
que no sufren cambios posteriores o actualización, como por ejemplo los archivos de
pasaportes, catálogos, archivos históricos, archivos notariales, etc.
El registro se hace con carátulas de inicio y fin de rollo con firmas de certificación
sobre el estado que guarda la documentación y la secuencia de rollos.
La preparación de documentos es una etapa previa a la microfilmación y se organiza
en paquetes de 2,500 documentos (si se trata de tamaño carta), cuando la
microfilmación se efectúa en rollos de 16 mm. Con reducción 24x.
La ventaja de utilizar rollo en la microfilmación es la de conservar las imágenes en el
mismo orden en que han sido impresas, proporcionando con ello una seguridad
absoluta, ya que de esta manera no puede ser sustraída o alterada la información
en él contenida.
Para conservarlo e identificarlo se utiliza la caja de archivo en la cual viene
empacado de fábrica dicho rollo, y la continuidad de las imágenes proporciona una
integridad de archivo excelente. También si nuestras necesidades lo requieren
pueden mandarse hacer cajas especiales con datos de identificación que se
consideren necesarios, inclusive si se pretende llevar un sistema cromático (por
colores), que nos permita la identificación de la información contenida en cada caja.
Los problemas de archivar erróneamente los documentos individuales se eliminan
virtualmente por medio de esta técnica. Este microformato es aceptado por casi
todos los equipos de microfilmación, y los rollos pueden venir en varios anchos,
pero los de 16 y 35 mm., son los más conocidos, siendo el uso más comercial el
de 16 mm.23
23
Cfr. Revista del Archivo Nacional. En Instituto Colombiano de Cultura, Bogota, n. 76. 2° serie, 1977, pp.1191.
29
Elementos para evaluar un Rollo para microfilm:
™ Obtener los reportes del operador.
™ Verificar la densidad. Si tiene una densidad más alta que 1.4 o menos que 0.80, hay
que tener muy en cuenta la evaluación, pues el filme puede estar muy claro o muy
oscuro.
™ Asegurarse de que el filme tiene las vueltas de seguridad tanto al principio como al
final (guía y cola).
™ Poner el rollo en el lector.
™ Verificar él número del proyecto.
™ Verificar la pagina de titulo (tomo, volumen, año, etc...)
™ Verificar si el rollo es principio o continuación del anterior; Si es continuación, la
primera exposición de este rollo será el último documento del rollo anterior.
™ Inspeccionar los documentos. Si las paginas o folios están numerados, verificar la
secuencia de la numeración; si no están numerados, se deberá contarlos, si faltan
páginas, asegurarse de que no hay una nota que diga que faltan paginas, o que los
números de paginan no están en orden, que hay un error de numeración o que hay
paginas en blanco, etc. En caso contrario, se anotaran las páginas o folios que
aparecen omitidos.
™ Buscar páginas borrosas, información fuera de foco, esquinas dobladas, información
cubierta.
™ Cuando se encuentra uno de estos problemas, se debe informar al operador
para
que no microfilme otra vez con el mismo problema, antes de ordenar la retoma.
™ Al final del volumen se debe verificar si el rollo termina con un letrero o marca que
indique el final; y asegurarse que el siguiente tenga alguna seña que indique el
principio.
Si el rollo termina con la marca o señal que indica que continua en el rollo siguiente,
se debe tomar en cuenta que el siguiente comience con la continuación del rollo
anterior, y de que la ultima página del rollo anterior sea el comienzo de éste.24
2.2
24
Digitalización.
Revista del Archivo Nacional. En Instituto Colombiano de Cultura: obr. cit., pp. 91-93.
30
El documento en formato digital, es un documento que puede tener información en
forma de texto, sonido, imagen, etc., codificada en forma de dijitos binarios y
susceptible de ser capturada, almacenada, distribuida y presentada por medios
informáticos.
2.2.1 Concepto de digitalización
"La digitalización consiste en la captura de la imagen de los documentos mediante un
proceso de escaneo, y su posterior almacenamiento en un soporte óptico o
magnético”.
En la digitalización se realiza:
1. Muestreo: la imagen se divide en líneas horizontales y estas a su vez se
descomponen en una serie de puntos o píxeles (píxel es acrónimo de Picture
Element, es el elemento más pequeño de una imagen digital y también uno de esos
puntos pequeñitos de luz que forman una imagen en la pantalla del ordenador).
2. Cuantificación: a cada uno de estos puntos se le asigna un valor en función de la
luminosidad o color de la imagen original.
A la unión de ambos procesos se le denomina digitalización, y el instrumento que
realiza este proceso es el escáner o cámara digital.
Existen dos parámetros que determinan el resultado de la digitalización:
a) La resolución, número de puntos obtenidos por unidad de longitud.
b) El número de niveles de grises en que se cuantifica la luminosidad del documento,
o de colores en el caso de que se trate de un documento en color.
Teniendo en cuenta que uno de los objetivos fundamentales de la digitalización es el
de la preservación y conservación del documento original, es imprescindible asegurar
que éste no sufra daños durante este proceso; para ello será necesario utilizar el
instrumento de escaneo más adecuado según el tipo de documento, así como los
parámetros más indicados para optimizar la calidad de la imagen obtenida.
2.2.2
Procesos de la digitalización
El proceso de digitalización presenta las siguientes etapas:
31
Integración de la información
Para implementar un adecuado sistema de digitalización se debe proceder en forma
similar al proceso de microfilmación, en el cual se identifican las necesidades y
requerimientos del archivo a tratar.
Preparación de la documentación
En esta fase se preparan los documentos a fin de proceder a su digitalización, para
ello se debe seguir los siguientes pasos:
Remover el polvo de los documentos y su contenido.
Preparación de cada hoja según una secuencia ordenada, que permitirá hacer la
base de datos (indexación), agrupando la documentación, de ser posible por orden
lógico que permita unificar la secuencia de la información en segmentos
sistematizados de fácil acceso para los eventuales usuarios.
Digitalización e Indexación
Para generar la base de imágenes se inicia con dos procesos:
1. La digitalización masiva de documentos.
2. La indexación de las imágenes obtenidas.
Depósito de la información
El proceso de digitalización concluye en el momento que se depositan las imágenes
en algún tipo de dispositivo de almacenamiento. Este dispositivo va directamente
relacionado al uso que se le quiera dar a la información.
2.2.3
Almacenamiento
La información digitalizada se puede almacenar en diversos soportes, los mas
utilizados son: CD – ROM, Discos ópticos, cintas magnéticas, DVD, servidores en la
red etc.
2.2.3.1
Almacenamiento óptico
32
Aalmacenamiento óptico. Allí se encuentran los CD, el videodisco, y los discos
ópticos. Poseen la capacidad de que el usuario puedan escribir en ellos información
al igual que grabar datos directamente en el disco de manera que se puedan leer
inmediatamente, lo que no tiene el microfilm ni el CD - ROM, ya que no gozan de
este atributo.
2.2.3.2 CD - ROM
CD - ROM: el CD -ROM disco compacto solo para leer, posee un mercado muy
amplio. La tecnología que utiliza esta basada en datos codificados en forma digital
en discos que luego se leen en un aparato óptico. Poseen gran capacidad de
almacenamiento.
2.2.3.3 Cinta digital de audio
CINTA DIGITAL DE AUDIO. Emplea el mismo tipo de tecnología que la cámara de
videos, al igual que las cintas de vídeo, se utiliza el escaneo helicoidal; utiliza al igual
que los discos compactos para la grabación tecnología digital.
2.2.3.4 DVD
DVD: visualmente son parecidos a un CD, pero cuentan con una capacidad de
almacenamiento sensiblemente mayor, además de una considerable diversificación
de sus tipos que permitirá encontrar el adecuado a cada situación.
2.2.4
Indexación.
Indexación: para el manejo de los documentos se debe contar con índices precisos
para asegurar la rápida recuperación de la información solicitada.
El escaneado de documentos no es el único proceso que incluye la digitalización,
puesto que, una vez escaneados, se deben crear los mecanismos para la búsqueda
y recuperación de dichos documentos.
2.2.5 Digitalización de documentos en blanco y negro
“Cuando el documento a digitalizar es un texto o grafico en una sola tinta (negra)
sobre una superficie monocroma (blanca), el proceso de conversión a formato digital
se lleva a cabo descomponiendo la imagen en los puntos de una cuadricula, llamados
píxeles (o dots) y asignando a cada píxel un valor 0 o 1 en función de que el punto
corresponda a una zona blanca o negra en el documento. La información de cada
33
punto se almacena en un bit. A mayor número de puntos mayor calidad tendrá la
imagen digital.”25
La palabra píxel viene de Picture Element. Un píxel es el componente mínimo de
una imagen digital. Dot (significa punto en ingles). El proceso suele denominarse
digitalización. La imagen es un mapa de bits (bitmap) que en su conjunto reproducen
la sensación visual del documento original.
La imagen, una vez digitalizada, se almacena en un fichero informático, utilizando un
formato grafico. Los formatos más difundidos son JPG, TIFF, PCX, TGA, BMP Y
GIF.
El formato grafico especifica la manera en que se estructura la información grafica.
Juega el mismo papel que los formatos de los programas de tratamiento de texto. La
mayoría de las herramientas de manipulación de imagen pueden leer o escribir
varios de estos formatos, aunque trabajen solo con uno de ellos.
2.2.6 Digitalización de documentos en escala de grises.
En una fotografía en blanco y negro hay zonas más y menos oscuras. Se
selecciona un conjunto fijo de niveles en la escala de grises y se asocia un código
a cada uno de ellos. El color de cada píxel de la imagen se compara con la tabla de
colores preseleccionados y sé le asigna el valor de dicho código. Pero, ahora esta
información ya no cabe en un bit como ocurría en los documentos textuales. Cuando
mayor sea el número de grises distintos considerados, más bits se requieren para
almacenar el código del color que corresponde a un píxel. Si la información de cada
píxel se almacena en un byte, se puede representar una imagen en la que aparezcan
256 grises diferentes por cada punto, asignando cada código a un color concreto.
La calidad de la imagen depende de dos factores:
™ De la capacidad cromática o crominancia, es decir, del número de diferentes
colores que pueden estar presentes simultáneamente.
™ Del número de puntos por unidad de superficie representados, es decir de su
resolución.
La resolución se mide en puntos por pulgada ppp o dpi (en ingles dots per inche).
Las imágenes digitales consumen muchas memorias de almacenamiento.
Naturaleza del color
25
PEÑA ROSALIA, BAEZA YATES, Ricardo: Gestión digital de la Información de bits a bibliotecas digitales
y a la web., Madrid, ed., Roma. 2002. p.321.
34
El color es una sensación que completa la descripción y formas de los objetos. El
primer estudio científico en esta área lo realizo Newton en 1792, al descubrir la
descomposición espectral de la luz blanca en sus colores componentes (arco iris).
El color blanco es la suma de todos los colores.
Cada color es una radiación electromagnética (una señal compuesta por una onda
eléctrica y otras magnéticas asociadas), con una longitud de onda concreta.
El color que posee un objeto viene determinado por su capacidad para absorber o
reflejar determinadas longitudes de onda.
2.2.7 Digitalización de documentos en color
El ordenador incorpora un adaptador grafico o tarjeta grafica, que es el componente
hardware encargado de preparar la información residente en la memoria principal
para ser presentada en el monitor. En el entorno de ordenadores personales, el
adaptador grafico es una tarjeta que se instala en una de las ranuras (slots) de la
unidad central, a la que se conecta el monitor.
Una imagen digitalizada con la resolución requerida para difusión ocupa 1.2 MB (625
columnas, 625 líneas, 3 colores componentes de 1 Byte), por lo que es un dispositivo
de almacenamiento como el CD-ROM, con capacidad de 650 MB (aproximadamente
250.000 páginas de texto), solo puede almacenar 500 imágenes a esta calidad.
2.3 Captura de la imagen
2.3.1 El escáner
“El escáner es el sistema de digitalización de imágenes que proporciona las mejores
prestaciones para la captura de documentos en dos dimensiones de tamaño
pequeño o mediano. Utiliza un haz luminoso para detectar los patrones de luz y
oscuridad (o los colores) de la superficie del papel, convirtiendo la imagen en señales
digitales que se pueden manipular por medio de un software de tratamiento de
imágenes o con un reconocimiento óptico de caracteres.”26
El tipo de escáner más utilizado es el de sobremesa en el que, los objetos se colocan
boca abajo sobre una superficie lisa de cristal y son recorridos (barridos) por un
26
Ibidem. p.329.
35
detector óptico desplazado por un mecanismo de avance por debajo del cristal. Tiene
un funcionamiento y aspecto similar al de las fotocopiadoras de oficina. El cabezal
detector estudia un determinado número de puntos por pulgada, predeterminados
por el programa de gestión del escáner, y a cada uno de estos puntos le asigna un
valor en función del número de bits del proceso. Algunos escáneres especializados
utilizan para el barrido una cámara de vides, convirtiendo la imagen de vides a
señales digitales.
Al digitalizar un documento con un escáner es posible elegir la prefundida del color y
la resolución, y ajustar el contraste y brillo en función de las características del
documento. Es posible seleccionar la zona del documento a digitalizar. Antes de
almacenar en la base de datos una imagen digitalizada, con frecuencia se utiliza un
programa de retoque fotográfico (como Photoshop o Saint Shop Pro) con el fin de
ajustar su tamaño y optimizar su visibilidad.
2.3.2
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
“El fichero de salida de un escáner es una imagen del documento, es un mapa de
bits, es decir, contiene información de lo que esta oscuro y lo que esta claro, pero no
es un texto, por lo que no puede ser procesado por un software de búsqueda en texto
libre, ni es útil para indización automática. Tampoco es posible modificar su contenido,
ni capturar directamente porciones de su contenido para llevarlo a un editor de textos.
Para poder modificar el texto se debe utilizar un software especializado de
Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).
El proceso de OCR se inicia con el escaneo en dos colores: el de tinta y el del papel,
generalmente blanco y negro, de la superficie de la cual se desea extraer el texto. El
programa se encarga de convertir las imágenes a caracteres siguiendo unos
patrones precargados y comparando el resultado con la tabla de caracteres
definidos.”27
Cámara
Cuando el objeto a digitalizar no es plano, o es demasiado grande, o esta
encuadernado en gruesos o frágiles volúmenes, no es posible emplear un escáner.
La captura de la imagen puede realizarse con una cámara fotográfica, cámara de
video o cámara fotográfica con salida digital.
2.4
Bases de datos
Concepto de base de datos
“una base de datos es un conjunto de información organizada sistematicamente”28.
27
28
Ibidem p.330.
CASAS LUENGA, Julián: Access 97 para torpes. Madrid, Ed., Anaya Multimedia. 1997. pp.20-23.
36
Tipos de bases de datos.
Las bases de datos se clasifican tradicionalmente en tres grupos: jerárquicas, en red
y relaciónales. Las dos primeras se diferencian en los tipos de relaciones que
permiten. Pueden decirse que la estructura jerárquica es un caso particular de la
estructura en red. Cualquier esquema que se cree para una base de datos jerárquica
se puede utilizar para una base de datos en red. Las bases de datos relacionales son
conceptualmente distintas. En estas, las relaciones se almacenan y manipulan de
forma completamente distinta.
2.4.1 Bases de datos jerárquicas
En una base de datos jerárquica solo se pueden crear estructuras jerárquicas (esto
es, en árbol). No es posible definir relaciones muchos a muchos.
Para poder dar una caracterización más precisa de este tipo de bases de datos se
introduce un nuevo concepto: el de conjunto.
Un conjunto es una estructura formada por dos registros ligados por una relación
uno a muchos. Los registros que forman el conjunto reciben, en éste, los nombres
de propietario y miembro, siendo la relación de un propietario a muchos miembros.
Se dice que una base da datos es jerárquica cuando no permite definir relaciones
muchos a muchos y no acepta estructuras en las que un mismo registro sea miembro
de dos conjuntos distintos.
2.4.2 Bases de datos en red.
En una base da datos en red no hay ninguna restricción ni en el tipo de relaciones
que se pueden usar, ni en los registros que pueden intervenir en ellas. No obstante,
se distinguen entre bases de datos en red simple y bases de datos en red compleja,
según permitan o no utilizar relaciones muchos a muchos. En una base de datos en
red simple, este ultimo tipo de relaciones no esta permitido. Esto es, por parte, del
tipo de sistema de base de datos más usual.
Una base de datos en red simple se puede descomponer en conjuntos, al igual que
una base jerárquica.
La limitación en el tipo de relaciones que permite tratar, no implica restricción alguna
en el tipo de datos que se pueden almacenar. Cualquier conjunto de datos es
representable en cualquier sistema de bases de datos en red simple.
37
2.4.3
Bases de datos relacionales
“Una base de datos relaciónal esta formada por tablas. Una tabla es una estructura
bidimensional formada por una sucesión de registros del mismo tipo. Si se imponen
ciertas condiciones a las tablas, se pueden tratar como relaciones matemáticas. De
ahí el nombre de este tipo de bases de datos y el hecho de que las tablas de una
base de datos relacional se les denomine tablas relaciónales”29.
2.5
Bases de datos documentales
“Las bases de datos documentales son una colección de elementos de información
almacenados y manipulados por un ordenador que los hace aparecer no
estructurados y de contenido abierto”30.
Datos no estructurados implica:
™ Dimensión variable en estructuras repetidas. Para un elemento se pueden
definir un número de características distinto que para un elemento que se
considera similar al primero.
™ Contenido variable, en cuanto que unas determinadas características pueden
existir o no para elementos de una misma serie.
™ Enlaces variables. En una estructura dada, pueden faltar enlaces sin afectar
la validez de esta estructura.
™ Contenido abierto implica la facilidad de evolución de la base de datos no
estructurada. es decir, ha de ser posible y practico añadir, suprimir o cambiar
las definiciones de elementos, de estructuras, de enlaces y de reglas.
2.5.1 Las características de las bases de datos son:
™ Están formadas por grandes depósitos de información muy diversa (textos,
cifras o imágenes), organizada en unidades mínimas que son los registros.
™ Los registros están grabados en un soporte susceptible de ser leído por un
ordenador.
29
MOYANO AVILA, Encarnación: La documentación Automatizada. España, ed., Librería Universidad. 1996.
p. 42.
30
Ibidem. p.65.
38
™ Constan de un programa de gestión documental que se encarga de
estructurar la información para facilitar en cualquier momento su rápida y
precisa localización y recuperación.
2.5.2
Tipos de bases de datos documentales
Existen dos tipos, las referenciales y las fuentes.
Las bases de datos referenciales son aquellas que no disponen de la información
final, sino que dan una información mínima y remiten al usuario a otra fuente de
información que le permitirá completar su consulta.
Las bases de datos referenciales pueden ser a su vez:
™ Bibliografìcas: si contienen descripciones, algunas veces con resumen, de
diversos documentos. Remiten a diferentes tipos de documentos (artículos de
revistas, monografías, videos, patentes, etc.).
™ Directorio: las diferencias que contienen generalmente remiten
organizaciones, asociaciones, instituciones, empresas o individuos.
a
Las bases de datos fuente son las que proporcionan la información final, el texto
completo, original. Existen distintos tipos de estas bases de datos:
™ Textuales. Sus registros contienen los textos completos de los documentos y
remiten el acceso inmediato a la fuente primaria de información.
™ Numéricas. Contienen básicamente cifras y valores numéricos sobre
diferentes aspectos como estadísticas de población, encuestas, etc.
Generalmente se presentan en forma de tablas o series.
™ Textual-numéricas. Combinan información textual con otras de carácter
numérica, ya que sus registros disponen de diferentes campos de información.
2.6
Soportes de almacenamiento de bases de datos
Los discos ópticos utilizan un rayo láser como medio de lectura, pero se diferencian
entre ellos por su tamaño, el formato de los datos, su capacidad y el sistema de
grabación. Los que más se utilizan son los siguientes:
Los discos CD-ROM (Compact Read Only Memory). Los discos de este tipo tienen el
mismo formato y dimensiones físicas que los discos CD-Audio pero están
39
preparados para contener texto e imágenes. “Una capacidad media de estos discos
es de 650 Mb, que equivalen al texto de 350.000 páginas de tamaño DIN-A4.” 31 La
información que contienen no puede ser modificada ni borrada, tampoco se puede
añadir más información de la que contienen.
Los discos WORM (Write Once Read Many). El usuario puede grabar una sola vez
en él con el mismo aparato que utiliza la lectura. Existe una amplia gama de estos
discos ópticos con diferentes formatos no normalizados al igual que los DON. Son
útiles para el soporte de archivos históricos o para datos que se van a modificar.
Los discos EDOD (Erasable Digital Optical Disc) o WMRA (Write Many Read
Always). Funcionan igual que los discos magnéticos, se puede leer y modificar su
contenido cuantas veces se necesite.
“Disco Óptico Numérico (DON). Tiene de 5 a 14 pulgadas de diámetro. La escritura
se hace directamente por láser (en los discos compactos se hace mediante matrices)
y puede hacerla el mismo usuario. Un DON de 12 pulgadas permite almacenar más
de 500.000 paginas de texto. Es un soporte útil para almacenar documentos que se
consultan frecuentemente y permite la sucesiva incorporación de nueva información
por medio de un escáner”32.
2.6.1 Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos (GED)
Los sistemas de gestión electrónica de documentos. Son los que se incorporan en
una base de datos documental, para la manipulación de la información.
Son sistemas informáticos preparados para almacenar, recuperar y reproducir
documentos de manera totalmente automatizada y sin manejar físicamente los
documentos. Generalmente se basan en ordenadores de alto nivel y memorias
ópticas de tipo WORM y magnetoópticos.
Las partes de un sistema GED son:
™ Entrada. La información entrara en la memoria óptica, en forma de imagen
mediante un escáner que digitalizara la imagen y la conservara como un
archivo grafico, o en forma de texto, mediante un sistema de reconocimiento
de carácter OCR (Optical Carácter Recognition) transformando un documento
en un archivo de texto.
™ Tratamiento. El archivo del documento se procesa con un programa de
tratamiento grafico o de texto, según el tipo de entrada, mejorándolo y
buscando posibles errores en la entrada. El documento se describe según el
gestor de bases de datos que se utilice, indicándolo y describiéndolo.
31
32
Ibidem. p.67.
Ibidem. pp. 67-68.
40
™ Almacenamiento. El documento se guarda definitivamente y su descripción se
incluye dentro de la base de datos.
™ Comunicaciones. Desde una estación de trabajo se pide el documento y éste
se envía hasta la estación.
™ Salida. Se hace copia del documento con una impresora de alta resolución.
Con los Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos se obtiene un ahorro de
espacio, velocidad en la recuperación de documentos en 15 segundos, frente a los 2
minutos de los sistemas manuales. Los documentos dentro de un sistema GED están
indizados en bases de datos y su recuperación es mucho más precisa que en
sistemas manuales.
2.6.2 Software de los GED
El software consiste en un sistema de gestión de bases de datos, que puede ser de
tipo relacional o documental. Este sistema de gestión incorpora control de escáner y
los controladores del monitor, de la unidad de discos ópticos y de la impresora láser.
El sistema de recuperación de información es uno de los puntos mas importantes,
por que de el dependerá la rapidez y la recuperación de documentos.
Un GED puede instalarse en modo monopuesto o en red. En un sistema de red, se
necesita una estación de entrada, un servidor de discos ópticos, un servidor de
gestor de base de datos y varias estaciones de búsqueda y recuperación.
La estación de trabajo básica en el modo monopuesto consiste en cinco
subsistemas:
1) Subsistema de entrada, que esta compuesto por un escáner que se utiliza
para digitalizar los documentos.
2) El subsistema de tratamiento y control, compuesto por un microordenador de
gama alta.
3) El subsistema de almacenamiento, compuesto por discos ópticos tipo WORM
o magnetoópticos y por un disco duro convencional como memoria masiva
auxiliar.
4) El subsistema de visualización y reproducción, formado por un monitor de alta
definición y una impresora láser.
41
5) También se puede incorporar fax y correo electrónico.
2.6.3
Documento electrónico
No hay un acuerdo en la definición de documento archivístico electrónico, pero esta
definición puede ser obtenida a través del concepto de documento archivístico y de
documento electrónico. La Guía para la Gestión Archivística de documentos
electrónicos del Consejo Internacional de Archivos define documento archivístico
como:
“Un documento es una información registrada que se produce o recibe en el marco de
la gestión de una actividad institucional o personal y que engloba el contenido, el
contexto y la estructura, sirviendo de prueba a la actividad que le ha dado origen” sin
embargo esta definición poco nos dice en relación con los documentos electrónicos
que son definidos como: “Documento que puede ser manipulado, transmitido o
tratado por un ordenador”33.
Documento electrónico es el documento orgánico, generado o recibido por una
persona o entidad en el desempeño de sus actividades y que ha sido producido o
almacenado usando las tecnologías informáticas.
Las características del documento electrónico, son determinadas en la forma en
como se produce. Como:
™ El área al cual pertenece el ente productor, incluyendo la estructura, las
funciones y las actividades desarrolladas por la entidad.
™ El procedimiento en el cual es creado el documento.
™ El fondo documental al que pertenece el documento.
Este contexto es el que le da al documento electrónico, su consideración archivística
referida a los ámbitos administrativo, legal o fiscal en cuanto los documentos de
archivo son el reflejo de esas actividades administrativas, lo que les confiere un valor
especial tanto para el organismo productor como para los organismos o personas
con el relacionados.
El documento electrónico pasa por diversas fases en su ciclo vital, como son:
33
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Comité sur les documents electroniques. Guide pour la
gestion archivistique des documents électroniques. Paris: CIA, 1997. p 24.
42
1. Fase de diseño
2. Fase de creación
3. Fase de mantenimiento
El documento electrónico se creó con el desarrollo de la informática. Con el pueden
comunicarse y consultarse documentos electrónicos desde cualquier parte del
mundo.
Características del documento electrónico:
1. Es de fácil reproducción. Esto significa que puede copiarse las veces que se
solicite.
2. Se requiere equipo de cómputo para su visualización.
3. Almacena grandes cantidades de información en espacios reducidos.
4. Es necesario conocer el tipo de formato en que fue hecho para poder leerse.
2.6.4 Metadatos
Concepto: “Datos sobre los datos”.34
Los metadatos conforman los atributos que identifican y estructuran elementos de
fuentes de información, pero estos elementos se refieren explícitamente a fuentes
electrónicas que están disponibles en red. Al igual que los instrumentos tradicionales,
los metadatos presuponen procedimientos, normas y especificaciones transparentes
y consecuentes.
“Los metadatos y la formulación de estándares dependerán del área o disciplina en la
que son utilizados; muchas de estas las encontramos en Internet: datos médicos,
información bibliotecaria, juegos, comercio electrónico y catálogos audiovisuales. En
cada dominio, los metadatos pueden servir para varios y diferentes propósitos: para
ayudar en la determinación de la relevancia de una información relacionada con una
consulta concreta, para analizar las características de un conjunto de información, o
para enviar información de un sistema a otro diferente. “35
Los Metadatos son la información identificada de diferentes aspectos relacionados a
un dato. Es parecido a una ficha técnica en la cuál se documenta un dato. El
Metadato describe el contenido, la calidad, condición y otras características de un
dato.
34
ANNEMIEKE DE JONG: Los metadatos en el entorno de la producción audiovisual. Trad., por Jesús
Andèrez. México, Edición ILCE.2001. p.19.
35
Ibidem. p.19.
43
Por ejemplo un metadato muestra información acerca de la Identificación del dato
como su título, áreas, temas, fechas de creación, restricciones, etc. También acerca
de la calidad de los datos, la organización geoespacial, la referencia espacial,
entidades e información acerca de los atributos, su distribución y otros referentes al
dato.
Los Metadatos son útiles para la transferencia o distribución de los datos de las
Organizaciones. Además provee información para mantenimiento y organización de
los inventarios de información.
2.7 Redes
2.7.1 Concepto
Existen varias definiciones acerca de que es una red, algunas de las cuales son:
Conjunto de operaciones centralizadas o distribuidas, con el fin de compartir recursos
"hardware y software".
“Sistema de transmisión de datos que permite el intercambio de información entre
ordenadores”.
“Conjunto de nodos "computador" conectados entre sí”.
Los usuarios de una red pueden compartir impresoras, enviar mensajes electrónicos
y compartir otros recursos de programas.
2.7.2
Tipos de redes
Según su ubicación, se dividen en tres tipos:
Si se conectan todos los ordenadores dentro de un mismo edificio, se les llama LAN
(Local Área Network).
Si se distribuyen en edificios diferentes, que están ubicados en la misma ciudad ó
área metropolitana, se llama MAN (Metropolitana Área Network).
Si están distribuidas en edificios diferentes que están ubicados
distintas o en distintos países, se llaman WAN (Wide Área Network).
en ciudades
44
En la forma en que se encuentren
establecer varias categorías:
conectados
los ordenadores, se pueden
1. Redes sin tarjetas. Utilizan enlaces a través de los puertos serie o paralelo
para transferir archivos o compartir periféricos.
2. Redes punto a punto. Un circuito punto a punto, es un conjunto de medios
que hace posible la comunicación entre dos ordenadores determinados de
forma permanente.
3. Redes entre iguales, en las cuales cada ordenador conectado a la red, puede
compartir la información y los recursos determinados previamente con los
demás ordenadores de la red.
4. Redes basadas en servidores centrales utilizando el modelo básico cliente
servidor. En este tipo de redes, un ordenador pone sus recursos a disposición
del resto de ordenadores de la red, de esta forma; cada estación recupera
los datos del servidor y los procesa como si fueran locales.
Red de área local
La red de Área Local (LAN), es un grupo de estaciones de trabajo (clientes) y
periféricos (como las impresoras) conectados al servidor. Para ello es necesario
contar, aparte de los ordenadores, con las tarjetas de red, los cables de conexión,
los dispositivos periféricos y el sofware conveniente.
Para conectar una PC o microcomputadora a una LAN (Red de Área Local), es
necesaria la instalación de una tarjeta
de interfaz de red (NIC) en cada
computadora. Las NIC de cada computadora se conectan con un cable especial
para red. El ultimo paso para implementar una LAN es cargar en cada PC un
software conocido como sistema operativo de red (NOS). El NOS trabaja con el
software del sistema operativo de la computadora y permite que el software de
aplicación (el procesador de palabra, las bases de datos, las hojas de calculo, los
paquetes, etc.) que se estén ejecutando en la computadora, se comuniquen a
través de la red con otras computadoras.
Redes de Área Amplia
Dos o más redes locales enlazadas entre si forman una red de área amplia.
Una organización con numerosas redes locales puede enlazarlas con cables de fibra
óptica y líneas telefónicas de alta velocidad, para formar una red de área amplia. Una
WAN (Wide Área Network) puede vincular dos departamentos del mismo piso entre
si o llegar a todo un continente o ha todo el mundo.
45
Redes Cliente –Servidor
El mundo cliente- servidor puede ir soportado por un tipo de red local. Los servidores
almacenan, protegen, gestionan y sirven la información desde la red, que los
clientes solicitan. Un servidor puede ser cualquier computadora, un gran sistema,
una minicomputadora ò una potente computadora de escritorio. Los servidores
deben tener alta velocidad de entrada y salida (I/O rate), de manera que puedan
manejar cientos de peticiones a la vez. Algunos servidores están dedicados como los
servidores de correo y otros tienen participaciones para manejar diversas funciones.
El servidor de archivos central de la red local almacena el sistema operativo de la
misma, los búferes del sistema y la caché o memoria próxima.
Las máquinas cliente demandan datos al servidor y utilizan su propia potencia de
datos y sus aplicaciones, como Microsoft Word o Adobe Photoshop, para procesarla
localmente. Este, entorno tiene varias ventajas: costo más bajo y mayor flexibilidad.
Tanto la maquina cliente como la maquina servidor, así como otros dispositivos de la
red, se pueden reconfigurar para adaptarlos a las necesidades variables.
Red Man (Metropolitana Área Network), Red de área metropolitana, comprende una
ubicación geográfica determinada "ciudad, municipio", y su distancia de cobertura es
mayor de 4 kmts. Son redes con dos buses unidireccionales, cada uno de ellos es
independiente del otro en cuanto a la transferencia de datos. Es básicamente una
gran versión de LAN y usa una tecnología similar. Puede cubrir un grupo de oficinas
de una misma corporación o ciudad, esta puede ser pública o privada. El mecanismo
para la resolución de conflictos en la transmisión de datos que usan las MAN, es
DQDB.
DQDB, consiste en dos buses unidireccionales, en los cuales todas las estaciones
están conectadas, cada bus tiene una cabecera y un fin. Cuando una computadora
quiere transmitir a otra, si esta está ubicada a la izquierda usa el bus de arriba, caso
contrario el de abajo.
Redes heterogenias o híbridas
“Es una LAN que incluye computadoras y dispositivos de distintos fabricantes.
Muchas organizaciones crean redes heterogéneas que enlazan muy bien sistemas
Macintosh y compatibles con la PC de IBM como Hacer, Compaq, Hewlett Packard,
entre otras.”36
2.7.2.1 Intranet
36
Cfr. STOLTZ KEVIN: Todo acerca de las redes de computadoras. Traducido por Sergio Luís Maria Ruiz
Faudan. México. Ed., New Riders Publishing.1994. p. 25.
46
Antecedentes
La primera aparición del termino, impresa comercialmente, se encuentra en las
Digital News & Review en el articulo de Stephen Lawton sobre Intranets en abril de
1995. En el analiza a las mil empresas de Fortuna que publicaron paginas Web e
instalaron servidores Telnet y FTP. Los iniciadores fueron Boeing, Schlumberger Ltd.,
weyerhaeuser Corp, Sun Microsystems y Digital Equipment Corp.
El termino se volvió popular debido en gran parte a Netscape. Cuando este empezó
a desarrollar su estrategia de negocios alrededor de la Intranet de servicio completo.
CONCEPTO
“…Una Intranet es una red de computadoras que permite que los empleados de una
organización compartan e intercambien información, correo electrónico e incluso
documentos empresariales confidenciales. Así como Internet conecta entre si a
usuarios de todo el mundo, una Intranet conecta entre si a todos los empleados de
una organización, independientemente del lugar donde residan…”37
En algunos casos, es estrictamente una red de área local. Sin embargo, los
empleados conectados
a una Intranet trabajan a menudo en oficinas
geográficamente dispersas, incluso en el mundo entero. Una de las características
que distinguen a las intranets de las redes tradicionales de área local es que se
basan en el Protocolo TCP/IP.
Es una red privada que esta bajo estricto control, se instala y se administra
utilizando el mismo hardware y software que un usuario usa en Internet; pero tiene
dos diferencias muy importantes:
™ Una red Intranet es una red corporativa, en Internet es una red mundial.
™ La Intranet tiene acceso a Internet pero Internet a Intranet no.
Un servidor de Intranet elimina la necesidad de duplicar los datos, y provee a los
usuarios un fácil acceso a los mismos. Una plataforma de este tipo puede soportar
aplicaciones internas y externas para compartir la información interna y externa en
Internet.
Por ser una red de uso privado, se necesitan elementos de seguridad que impidan el
acceso a personas no autorizadas.
2.7.2.2 Extranet
37
LYNN BREMMER, Al Servato: La Biblia de Intranet, México, 1998. p. 245.
47
Concepto. Una Extranet es una red, que es parte de la intranet de una empresa
que se hace accesible a usuarios de otras compañías, siendo la información privada
o en algunos casos publica.
La red Intranet se convierte en Extranet, cuando un acceso selectivo es otorgado a
otras entidades fuera de la organización o empresas. Por lo tanto si una compañía
permite el acceso a su Intranet a proveedores, clientes, socios, etc., esta se
convierte en una red Extranet. También en este tipo de red el acceso es restringido,
utilizando los usuarios passwords (claves) y encriptación.
2.7.2.3 Internet
Concepto
“Meter Dayson dice que Internet es “… un sistema de redes de computación ligadas
entre si, con alcance mundial, que facilita servicios de comunicación de datos como
registro remoto, transferencia de archivos, correo electrónico y grupos de noticias.
Internet es una forma de conectar las redes de computación existentes que amplia en
gran medida el alcance de cada sistema participante…” 38
Actualmente la utilizan toda clase de personas: educadores, bibliotecarios, políticos,
hombres de negocios, estudiantes, etc. Con diferentes propósitos, que van desde
comunicarse unos con otros, hasta el tener acceso a información y diferentes
recursos.
Internet nace como una red llamada ARPANET, se inicio como un experimento del
gobierno de los Estados Unidos. Posteriormente se convirtió en DARPA (Agencia de
Proyectos Avanzados de Investigación en Defensa). Conectaba a los investigadores
con centros de cómputo lejanos, permitiéndoles compartir recursos de los equipos y
de los programas.
En 1980 se dividió ARPANET en dos redes: ARPANET Y MILNET (una red militar
con información no clasificada). Las conexiones que se hicieron entre las redes,
permitieron que continuara la comunicación y se llamo Internet Darpa y
posteriormente se redujo a Internet.
“El acceso a ARPANET en los primeros años se limito a los militares, los contratistas
de defensa y a las Universidades que realizaban investigación sobre defensa. A
fínales de 1970 se crearon redes cooperativas descentralizadas como UUCP, una
red de comunicación mundial de UNIX y USENET (Red de Usuarios), que daban
servicio, inicialmente a la comunidad
universitaria
y posteriormente a las
organizaciones comerciales. A principios de 1980, redes mas coordinadas como la
CSNET (Red de Ciencias de Cómputo) y BITNET empezaron a proporcionar redes
de alcance nacional a las comunidades académicas y de investigación. Estas redes
no formaban parte de Internet. Pero posteriormente se realizaron conexiones
38
Meter Dyson: obra. Cit. P.248.
48
especiales que
comunidades.
permitían
intercambiar
la
información
entre
las
diversas
El siguiente momento importante en la historia de Internet fue el nacimiento de la
NSFNET (Red de Fundación Científica Nacional) en 1986, que unía a los
investigadores de diferentes estados en Estados Unidos con cinco macrocentros de
cómputo. Rápidamente se expandió para conectar las redes académicas de nivel
estatal y medio, que conectaban las universidades y centros de investigación; la
NSFNET empezó a reemplazar a ARPANET en el trabajo de redes de investigación.
ARPANET se dio de baja honorablemente y se desmantelo en marzo de 1990. Al
tiempo que se constituyó NSFNET Internet comenzó a crecer, mostrando ganancias
exponenciales en cantidad de redes, seres humanos y computadoras. De manera
similar se desarrollaron redes internacionales en todo el mundo y se conectaron a las
redes de Estados Unidos.”39
Internet es una red que une una serie de redes de computadoras con la finalidad de
realizar el intercambio de información entre los diversos usuarios a nivel mundial, que
crece y se modifica diariamente.
2.7.3
Hipertexto
Antecedentes
Fue Vannerva Bush el creador del concepto de hipertexto. Bush pensaba que los
mètadatos tradicionales de indización eran ineficaces, sobre todo en la artificialidad
del sistema y la recuperación de la información que se realizaba de subclase en
subclase.
Bush pensaba que un sistema ideal de organización y recuperación de información
debería estar basado en una estructura asociativa parecida a la del pensamiento
humano. Pensó un sistema teórico llamado MEMEX (Memory Extended System),
sistema de información, donde el usuario podría guardar textos en su integridad y
realizar relaciones no-secuénciales entre partes o unidades arbitrarias de aquellos
textos.
Parecido a un lugar donde el individuo almacenara registros que están estructurados
para que se puedan consultar rápidamente.
Para Bush MEMEX, era una combinación de microfotografia y lógica electrónica,
donde el sistema trabajaba uniendo diferentes elementos de gráficos, textos,
documentación personal, etc. Todo esto a través de pantallas, creando enlaces
entre dos puntos cualesquiera entre documentos almacenados. Este sistema nunca
se convirtió en realidad.
39
LAQUEY TRACY, Jeanne Ryer: Que es Internet. Trad., por Flor A. Bellomo. Ediciòn Addison E.U.A. 1994
p. 5.
49
“En 1962 Douglas Engelbart en el desarrollo del proyecto Augmented, planteo la
posibilidad de desarrollo de un conjunto de herramientas orientadas a aumentar la
capacidad y productividad humana, desarrollando actividades como automatización
de documentación y procesamiento de textos”40.
Parte de este proyecto fue el sistema NLS (ON-Line System), basado en la idea
original de Vannervar Bush.
NLS fue un sistema que tenia característica de hipertexto, aunque no fue
desarrollado como tal.
“Este sistema se llego a implementar hasta en 100.000 elementos y hoy en día, es
todavía único como estructura de hipertexto. NLS puede ser considerado como el
primer sistema de hipertexto en funcionamiento. La estructura principal de la
organización de los nodos en este sistema era la jerarquía, reflejando así la estructura
de la mayor parte de la documentación técnica, pero también permitiendo el
establecimiento de enlaces entre diferentes niveles y ficheros. Con el paso del
tiempo y posteriores desarrollos, NLS se ha convertido en el sistema de hipertexto
Augmented, comercializado por McDonnell-Douglas”41
Definición de hipertexto.
Fue Theodor Nelson en 1965, quien define el término de hipertexto de la siguiente
manera:
“Por hipertexto entiendo escritura no secuencial. La escritura tradicional es
secuencial por dos razones. Primero, se deriva del discurso hablado, que es
secuencial, y segundo, porque los libros están escritos para leerse en forma
secuencial… sin embargo, las estructuras de las ideas no son secuénciales. Están
interrelacionadas en múltiples direcciones. Y cuando escribimos siempre tratamos de
relacionar cosas de forma no secuencial”42.
Conklin lo define como:
“El concepto de hipertexto es sencillo: las ventanas en la pantalla están asociadas
con objetos (nodos) en la base de datos y, por otra parte, las ligaduras o relaciones
entre aquellos objetos, se representan tanto gráficamente (marcas rotuladas), como
en la base de datos ( en forma de punteros)”43
Ted Nelson definió el hipertexto como:
40
Cfr. CANTOS GOMEZ, Pascual: Hipertexto y Documentación. Murcia: Secretariado de publicaciones.
Universidad, 1994. pp. 15-24.
41
Ibidem, p.18.
42
NELSON. T.H.: Managing inmense storage: Proyect Xanadu provides a model for the possible of mass
storage.1988, pp. 225-238.
43
CONKLIN, j.: Hipertex: An introduction and Survery, IEEE, (Septiembre), pp.17-14.
50
“La combinación de texto en lenguaje natural con la capacidad del ordenador para la
arborescencia interactiva o la visualización dinámica…de un texto no lineal… que no
puede ser impreso adecuadamente en páginas convencionales”44
La definición de Nielsen:
“El hipertexto consiste en piezas de texto o de otro tipo de presentación de la
información ligadas de manera no secuencial. Si el foco de tal sistema descansa en
tipos de información no textual, se utiliza el término Hipermedia… Los objetos entre
los que es posible establecer relaciones como origen o destino de ligaduras se
denominan nodos, y el sistema global formará una red de nodos interconectados.
Las ligaduras pueden ser de distintos tipos y / o tener asociados a las mismas
atributos, que también pueden ser bidireccionales. El usuario accede a la
información contenida en los nodos, navegando por las diferentes ligaduras que se
establezcan. Dicha navegación tendría que estar asistida por una panorámica
estructural de la red (y de la ruta seguida por el usuario en su navegación)”.45
La expresión "hipermedia" extiende la noción de hipertexto al incluir información
visual, sonora, animación y otras formas de información. Se podría decir que son
términos como sinónimos, ya que "hipertexto" es el que aparece con mayor
frecuencia en la literatura especializada.
El hipertexto deja en manos del lector muchas decisiones que, anteriormente, eran
propias del autor o del editor. Al leer una obra en hipertexto, se puede generalmente
cambiar el tamaño de la tipografía, para verlo mejor. Al llegar a una nota, se podría
abrir una segunda ventana y leer la nota, sin borrar el texto original (y la nota
aparece, así, como otro texto, no como algo subsidiario o parásito). Aquí podría
aparecer un nuevo nexo (o varios), y el lector decidirá si sigue alguno de ellos.
El hipertexto se compone de múltiples fragmentos o "páginas-pantallas", que son
llamadas "lexias" (utilizando el término propuesto por Barthes). Una lexia puede ser
un trozo de texto pero, dada la capacidad multimedia de las aplicaciones
computacionales de hoy, también puede ser un conjunto compuesto de texto, imagen
(fija o video) y sonido.
2.7.4 Hipermedia
El hipertexto, un conjunto de hipermedia, se refiere de manera especifica a
documentos computacionales donde los lectores se pueden mover de un lugar a
otro, de un documento a otro o dentro del mismo, de una manera no secuencial ni
44
45
CANTOS GOMEZ, Pascual. Op. cit., p.21.
NILSEN, J.: Hypertext and Hypermedia, 1990, Oxford:Oxford Academic Press.
51
lineal; esto quiere decir que no se tiene acceso a la información en forma tradicional
de principio a fin. Como se hace en los libros.
En un documento computacional no lineal, el usuario se desplaza en forma aleatoria.
Las palabras, frases e iconos del documento se convierten en enlaces que permiten
viajar a una nueva posición en el mismo documento e incluso a uno nuevo.
Hipermedia es una extensión natural de hipertexto. En hipermedia, los enlaces son
conexiones visuales a graficas o fotografías, mensajes de audio o video, así como a
texto. Hipermedia le da vida a un documento y la computadora personal se convierte
en un dispositivo multimedia, donde se puede tener acceso a información en distintos
formatos.
2.7.5 Multimedia
Es como su nombre lo dice “multimedios”, una combinación de texto, arte grafico,
sonido, animación y video que llega al usuario por medio de la computadora u otros
medios electrónicos. Es un proceso interactivo donde se puede tener el control de lo
que se desea realizar o ver.
Multimedia se compone de combinaciones entrelazadas de elementos de texto, arte
grafico, sonido y video. Cuando al observador de un proyecto de multimedia se le
permite tener el control de ciertos elementos y cuando deben presentarse, se le
llama multimedia interactiva. Cuando se le proporciona una estructura de
elementos ligados a través de los cuales el usuario puede navegar, entonces
multimedia interactiva se convierte en hipermedia.
Además de proporcionar un método para que los usuarios interactúen con el
proyecto, la mayoría de las herramientas de desarrollo de multimedia ofrecen
además facilidades para crear y editar texto e imágenes, y tienen extensiones para
controlar los reproductores de videodisco. Las aplicaciones de multimedia incluyen
presentaciones, capacitación, mercadotecnia, publicidad, demostración de productos,
bases de datos, catálogos y comunicaciones en red.
Multimedia requiere grandes cantidades de memoria digital cuando se almacena
en una biblioteca de usuario final, o de un gran ancho de banda cuando se distribuye
por cables o fibra óptica en una red.
52
CAPÍTULO 3 APLICACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN POR EL PROFESIONAL ARCHIVÓNOMO.
Archivonomía
La Archivonomía es una ciencia aplicada a la organización y manejo de los Archivos,
es la disciplina que se encarga de dictaminar la forma en que se deben conservar
los documentos.
Antonia Heredia Herrera la define como “La ciencia que estudia la naturaleza de los
archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su
utilización”.46
El objeto de estudio de la Archivonomía son los archivos y su documentación.
Jenkinson define al archivo como: “conjunto de documentos de cualquier naturaleza
de cualquier institución o persona, reunidos automática y orgánicamente en virtud de
sus funciones y actividades”47.
Giorgio Concetti define Archivo como: “el conjunto de los documentos despachados
y recibidos por una institución o individuo para conseguir sus propios fines y para
el ejercicio de su propia función”48.
Un Archivo es un lugar donde se encuentran documentos organizados y que dan un
servicio. Por lo tanto las funciones de un archivo son recoger, conservar y dar
servicio.
“La Archivonomía se presenta como una ciencia eminentemente práctica, que no
puede prescindir en ninguna medida del contexto teórico, el cual constituye la base
de sus actos, ni de la teoría, el cual constituye su experiencia y alcances actuales. La
formación de Archivistas propone a sí, a perfeccionar el discernimiento y la valoración
de la última tecnología informática”49.
Por lo tanto, el Archivónomo Profesional de hoy debe conjugar y poner al servicio de
los usuarios, personal e instituciones, todos esos avances mas los que el mismo
descubra o le sean sugeridos por la tecnología y las demás ciencias.
46
HERRERA HEREDIA, Antonia: Archivistica general. Teoría y práctica. Diputación provisional de Sevilla, 7°
edición, Sevilla, 1995. p. 30.
47
JENKINSON, Hilary: Manual of archive administration. Londres, 1937. p. 41.
48
CENETTI, GIORGIO: Saull archivio come Universitas rerum, “ARchivis”. IV, 1937. pp.7-13.
49
AREVALO JORDÁN, Víctor Hugo: La profesionalización de los archivos. Programa de Difusión cultural.
Santa Fe, 2000, pp. 7-8.
53
3.1
El profesional Archivónomo.
La profesión de archivista no responde a un personal único y determinado. Un
egresado de la Licenciatura en Archivonomía cuenta con los conocimientos
necesarios para desarrollarse en cualquier tipo de archivo, en la docencia y en
actividades directivas de planificación y coordinación. Otro campo de aplicación es el
de investigación en el área de la Archivonomía.
3.1.2 Perfil.
El profesional de los Archivos, por su formación; se puede permitir disponer de
muchos elementos de juicio para tomar decisiones; y cuenta con estudios y con la
capacidad para:
™ Elaborar instrumentos, manuales y cuadros de clasificación para aplicarlas en
el archivo.
™ Indicar a los usuarios del archivo, sobre la consulta
información que contiene.
y manejo de la
™ Asesorar dentro de su especialización a instituciones oficiales y privadas
que lo soliciten.
™ Crear sistemas de archivos y dirigirlos.
™ Planificar las competencias y actividades de cada archivo que integre el
sistema.
™ Aplicar reglas para: conservar en toda su integridad individual y colectiva los
documentos.
™ Planificar actividades del Archivo para llegar a objetivos a corto, mediano y
largo plazo.
™ Diseñar y ejecutar programas de capacitación en el manejo y uso de la
información.
™ Identificar
y asimilar
los objetivos, estructuras
y problemática
de las
instituciones a las que esta vinculado, a fin de aportar información necesaria
y oportuna que le facilite el cumplimiento de sus objetivos y la solución de
problemas.
54
™ Posee conocimientos en paquetería y programas de computación.
3.1.3 Campo de trabajo.
El área de trabajo del profesional archivista es amplia, puede desarrollarse en la
organización de los archivos de diversas instituciones, dependencias
gubernamentales o empresas privadas; también puede ejercer su profesión de
manera independiente como consultor o asesor profesional, o dedicarse al campo
de la investigación en la Archivonomía y a la docencia.
Sin embargo, con la situación laboral que se vive en México desde hace algunos
años, para los profesionales que egresan con una profesión, es un poco difícil;
debido a la falta de empleo, y por otra parte los sueldos de un profesionista son
muy bajos.
“Los jóvenes en México enfrentan un futuro incierto frente al desempleo, un mal
crónico que acompaña como maldición a este sector poblacional compuesto por casi
34 millones de individuos entre 12 y 29 años, es decir, 34.5% de la población.
A diferencia de otras épocas en que la posibilidad de cursar una carrera profesional
les permitía mayores oportunidades de trabajo, en la actualidad los egresados de
instituciones de educación superior —una minoría privilegiada que apenas representa
1% de ese sector— no tienen la garantía de obtener un trabajo relacionado con su
profesión. La realidad es contundente: la mitad de los jóvenes desempleados tienen
niveles de educación de profesional medio y superior, es decir, la población más
educada no encuentra empleo.
La frustración y el desencanto es una constante entre los jóvenes para quienes, con
mayor frecuencia, estudiar una profesión responde cada vez menos a sus
expectativas, pues de todos modos un número importante no encontrará trabajo. “La
receta de la educación superior, que hoy sean o no universitarios, no les quita ni les
pone nada: igual se van al desempleo”, afirma el director de Investigación y Estudios
sobre la Juventud del Instituto Mexicano de la Juventud, José Antonio Pérez Islas”50.
El campo laboral del profesional Archivónomo que se tenía hace algunos años ha ido
cambiando. Esto se ha dado en la medida que el mercado laboral plantea nuevas
exigencias que son producto de los cambios en las estructuras económicas,
políticas, sociales, culturales y tecnológicas.
Por lo tanto, estas exigencias requieren y exigen al egresado como profesional de la
Licenciatura en Archivonomía, que se enfrente a esos retos; y debe prepararse aún
más, para que tenga las herramientas suficientes, y pueda enfrentarse a las diversas
situaciones laborales.
50
HERNANDEZ, Ángel: Una carrera Universitaria no garantiza trabajo ni buen salario. [en línea]. Revista
Vértigo (2005).Dirección: [email protected] [Consulta: 14 de enero 2005].
55
En los últimos años se han desarrollado nuevas aplicaciones en las tecnologías
ópticas, los sistemas expertos, la digitalización, los sistemas integrados y las
conexiones en red; cuya relación con el manejo de la información es inminente.
Tecnología es un término que casi siempre nos lleva a evocar como referente
inmediato el uso de maquinas de diferentes formas y tamaños, o bien, un conjunto
de técnicas empleadas en un determinado proceso; no obstante la raíz etimológica:
teckné, es un vocablo griego que significa saber hacer con conocimiento de causa; lo
que implica que la tecnología no se reduce, necesariamente, sólo a la existencia de
maquinarias o a la aplicación de determinadas técnicas adquiridas, sino que se basa
en formulaciones teóricas y en conocimientos con usos y aplicaciones específicas.
La tecnología demanda una reflexión permanente y seria, contextualizada en los
procesos de globalización y de la nueva división internacional de trabajo, las
aplicaciones de uso tecnológico marcan hoy el carácter de la configuración
económica internacional, aun cuando no tenga por si misma un sentido económico,
constituye uno de los factores imperativos del desarrollo de las sociedades actuales;
y además por que el conocimiento o desconocimiento de las mismas determina el
uso potencial que ésta pueda tener.
Con el desarrollo de las Nuevas Tecnologías, se han transformado las diversas
actividades del ser humano en todos los campos posibles.
En el campo de la Archivonomía, tiene un impacto directo; sobre todo en la
aplicación de procedimientos archivisticos que son necesarios para la conservación,
organización, descripción y difusión.
Con la aplicación de nuevas técnicas de procesamiento de la información, se
pueden desarrollar nuevos métodos para el manejo de la documentación en los
Archivos.
El Profesional Archivista debe aprovechar los avances Tecnológicos, en el área de
la Informática para la aplicación de los Archivos. Sin olvidar que las Tecnologías solo
son herramientas que le ayudan de alguna manera a realizar su trajo con más
rapidez y facilidad.
Antes de abordar los siguientes apartados, me permito aclarar que las notas al pie
de pagina están estructuradas, de acuerdo a como lo señala la norma ISO 690-2,
para citar bibliografía publicada en formato electrónico.
3.2 Digitalización de documentos
Los documentos son escaneados en el sistema. El sistema de digitalización de
documentos los guarda en el disco duro ó en un disco óptico. Luego, los
documentos pueden ser indexados. Cuando más tarde, algún usuario desea leer un
documento, utiliza las herramientas de recuperación disponibles en el sistema.
56
Cuales documentos pueden ser leídos y que acciones se pueden aplicar sobre éstos
dependerá del nivel de acceso permitido por el sistema.
3.2.1
Un sistema de digitalización de documentos comprende cinco
elementos:
Escaneo
Los mayores avances en la tecnología de escaneo permiten que la conversión del
documento en papel sea rápida, económica y fácil. Un buen escáner permitirá que la
operación de ingresar los documentos en su computadora sea una tarea fácil.
Archivo
El sistema provee un sistema de archivo confiable y de largo plazo para sus
documentos. El sistema de archivo manejará el cambio de documentos, el
crecimiento de los volúmenes y el avance de la tecnología.
Indexación
El sistema de indexación crea un sistema de archivo de documentos organizado y
permite que la recuperación futura sea simple y eficiente. Con el sistema de
indexación hará más efectivos los procedimientos y sistemas existentes.
Recuperación
El sistema de recuperación utiliza la información en los documentos, incluyendo el
índice y texto, para buscar las imágenes guardadas en el sistema. El sistema de
recuperación permitirá encontrar los documentos precisos rápida y fácilmente.
Acceso
Los documentos deben estar disponibles para ser leídos por aquellos que necesiten
hacerlo y con la flexibilidad de controlar el acceso al sistema. El sistema de acceso
pondrá los documentos a disposición de aquellos usuarios autorizados, ya sea en la
oficina, en diferentes locaciones ó a través de la Internet.
3.2.2
Procesos necesarios a seguir para introducir un sistema de
imágenes:
Todos los documentos deben ser escaneados hacia el sistema. Luego las imágenes
son almacenadas en el disco duro o disco óptico. Posteriormente los documentos
pasan por un motor de OCR y finalmente estos pasan por un proceso de indexación.
Cuando un usuario requiere un documento, sólo con una palabra o frase los
documentos pueden ser recuperados instantáneamente.
57
Un sistema completo de imágenes debe contener los siguientes elementos:
Digitalización
Tener la capacidad de escanear o digitalizar los documentos de una manera rápida,
barata y fácilmente.
Almacenamiento
El sistema de almacenamiento debe permitir que se pueda almacenar un volumen
importante de documentos de una manera que esta pueda ser manipulada
convenientemente.
Indexación
La
indexación hace posible que los documentos puedan ser recuperados
posteriormente por solo una palabra que esta contenida en el documento en sí.
Recuperación
Un sistema de recuperación hace que se pueda encontrar los documentos rápida y
fácilmente. Además, debe permitir realizar una combinación de búsquedas, tal como,
comodines, búsqueda aproximada, búsqueda por texto, búsqueda por plantilla y una
combinación de factores que hace que su búsqueda sea exitosa.
Acceso
El acceso a la base de datos es un punto importante para un sistema de imágenes.
Hay muchas forma de ingresar a la base de datos, las cuales son: Internet/intranet,
CD-ROM ejecutables, y un sistema cliente servidor.
La captura de imágenes digitales debe tomar en cuenta los procesos técnicos
comprendidos al convertir una representación analógica en digital, así como los
atributos de los documentos fuente en sí mismos: dimensiones físicas y
presentación, nivel de detalles, rango tonal, y presencia de color. Los documentos
también se pueden caracterizar por el proceso de producción utilizado para crearlos,
incluyendo medios manuales, mecánicos, fotográficos, y, últimamente, electrónicos.
Además, todos los documentos con formato de papel y película estarán
comprendidos en una de las siguientes cinco categorías, que afectarán su grabación
digital.
Tipos de documentos
™ Texto impreso. Dibujos de líneas simples — representación en base a bordes
definidos, sin variación de tono, como un libro que contiene texto y gráficos de
líneas simples.
58
™ Manuscritos. representaciones en base a bordes suaves que se producen a
mano o a máquina, pero no exhiben los bordes definidos típicos de los
procesos a máquina, como el dibujo de una letra o una línea.
™ Media Tinta. reproducción de materiales gráficos o fotográficos representados
por una cuadrícula con un esquema de puntos o líneas de diferente tamaño y
espaciadas regularmente que, habitualmente se encuentran en un ángulo.
También incluye algunos tipos de arte gráfica, como por ejemplo, los
grabados.
™ Tono Continuo. elementos tales como fotografías, acuarelas y algunos dibujos
de líneas finamente grabadas que exhiben tonos que varían suave o
sutilmente.
™ Combinado. documentos que contienen dos o más de las categorías
mencionadas anteriormente, como por ejemplo, los libros ilustrados.
Resolución
“El aumento de la resolución permite capturar detalles más precisos. Sin embargo, en
algún punto, una mayor resolución no tendrá como resultado una ganancia evidente
en la calidad de la imagen, sino un mayor tamaño de archivo. La clave es determinar
la resolución necesaria para capturar todos los detalles importantes que están
presentes en el documento fuente”51.
La configuración del umbral en el escaneado bitonal define el punto en una escala,
que varía entre 0 (negro) y 255 (blanco), en el cual los valores grises capturados se
convertirán en píxeles negros o blancos.
Profundidad de bits
“El aumento de la profundidad de bits, o la cantidad de bits utilizados para representar
cada píxel, permite capturar más matices de gris, o tonos de color. Rango dinámico es
el término utilizado para expresar el total de variaciones tonales, desde el más claro
de los claros hasta el más oscuro de los negros. La capacidad de un escáner para
capturar el rango dinámico está regulada por la profundidad de bits que utilice y
genere, así como también por el rendimiento del sistema. El aumentar la profundidad
de bits afectará los requisitos de resolución, tamaño de archivo y método de
compresión utilizado”52.
Mejoras
51
Oya Y, Rieger, “Establishing a Quality Control Program [en línea], (Establecimiento de un programa de
control de calidad)”, en Moving Theory into Practice: Digital Imaging for Libraries and Archives. (Llevando la
Teoría a la Práctica: Digitalización de Imágenes para Bibliotecas y Archivos), Mountain View, CA: Grupo de
Bibliotecas de Investigación, 2000; pp 61-83. [Consulta: 17 diciembre, 2004].
52
Ibidem. p.70.
59
Los procesos de mejora aumentan la calidad del escaneado pero su utilización
genera inquietudes acerca de la fidelidad y autenticidad. Muchas instituciones
rechazan las mejoras efectuadas en imágenes originales, limitándolas a archivos de
acceso solamente. Las características típicas de mejoras en el software de los
escáneres o de las herramientas de edición de imágenes incluyen eliminación de
muaré (descreening), eliminación de puntos (despeckling), eliminación de oblicuidad
(deskewing), aumento de nitidez (sharpening), utilización de filtros personalizados, y
ajuste de profundidad de bits.
Color
La captura y transmisión de la apariencia del color es posiblemente el aspecto más
difícil de la digitalización de imágenes. La reproducción correcta del color depende de
una serie de variables, como el nivel de iluminación al momento de la captura, la
profundidad de bits capturada y generada, las capacidades del sistema de
escaneado, y la representación matemática de la información del color a medida que
la imagen pasa por la digitalización y de un espacio de color a otro.
Rendimiento del sistema
“Con el tiempo, el equipo utilizado y su rendimiento afectarán la calidad de la imagen.
Diferentes sistemas con las mismas características declaradas (por ejemplo: dpi,
profundidad de bits y rango dinámico) pueden producir resultados radicalmente
diferentes. El rendimiento del sistema se determina por medio de pruebas que
verifican la resolución, reproducción de tonos, calidad de colores, ruido y artefactos”53.
Formato de archivo
El formato de archivo para las imágenes originales deberá aceptar la resolución,
profundidad de bits, información de color y metadatos que se necesiten. Por ejemplo,
tiene poco sentido crear una imagen a todo color sólo para guardarla en un formato
que no acepta más de 8 bits (por ejemplo: GIF). El formato también deberá aceptar el
ser guardado estando en forma descomprimida o comprimida, utilizando técnicas con
pérdida o sin ella.
Compresión
La compresión con pérdida puede tener un marcado impacto sobre la calidad de la
imagen, especialmente si el nivel de compresión es alto. En general, cuanto más
53
Ibidem, pp. 61-83.
60
enriquecido sea el archivo, tanto más eficiente y sustentable es la compresión. Por
ejemplo, el escaneado bitonal de una página a 600 dpi es 4 veces más grande que
una versión de 300 dpi, pero con frecuencia sólo dos veces más grande cuando se lo
comprime. Cuanto más compleja sea la imagen, tanto menor será el nivel de
compresión que se puede alcanzar en un estado sin pérdida o sin pérdida visual.
Crear un archivo maestro de imagen digital enriquecido (algunas veces denominado
imagen para archivo) en el cual se representa toda la información importante que
contiene el documento fuente, tiene las siguientes ventajas para la preservación:
1. Protección de originales vulnerables. El sustituto digital debe estar lo
suficientemente enriquecido como para reducir o eliminar la necesidad del
usuario de consultar el original.
2. Reemplazo de originales. En ciertas circunstancias, las imágenes digitales se
pueden crear para reemplazar los originales o producir copias en papel o
Microfilm generado por computadora. El reemplazo digital debe satisfacer
todos los requisitos de investigación, legales y fiscales.
3. Preservación de archivos digitales.
Un original digital debería responder a una variedad de necesidades de los usuarios
mediante la creación de derivados para impresión, visualización y procesamiento de
imágenes. Cuanto más enriquecido sea el original digital, tanto mejor serán los
derivados en términos de calidad y capacidad de ser procesados.
Cornell recomienda una metodología para determinar los requisitos de conversión,
que se basa en lo siguiente:
Evaluación de los atributos del documento (detalle, tono, color).
™ Definición de las necesidades de los usuarios actuales y futuros.
™ Caracterización objetiva de las variables relevantes (por ejemplo: tamaño del
detalle, calidad deseada, poder de resolución del sistema).
™ Correlación entre variables por medio de fórmulas.
™ Confirmación de resultados por pruebas y evaluaciones.
Algunos textos escritos requerirán escaneado en escala de grises o a color por los
siguientes motivos:
1) Las páginas están muy manchadas.
61
2) El papel se ha oscurecido al punto de que es difícil limitar la información a
píxeles puramente blancos y negros.
3) Las páginas contienen gráficos complejos o información contextual importante
(por ejemplo: grabados en relieve, anotaciones).
4) Las páginas contienen información de color (por ejemplo: tintas de diferentes
colores).
Se pueden realizar procedimientos y técnicas para verificar la calidad, precisión y
consistencia de los procesos digitales. Las estrategias de control de calidad pueden
ser implementadas en diferentes niveles:
Evaluación inicial
Se utiliza un subconjunto de documentos (a ser convertidos en la empresa o por un
proveedor de servicios) para verificar que las decisiones técnicas tomadas durante la
evaluación de referencia son las apropiadas. Esta evaluación ocurre con anterioridad
a la implementación del proyecto.
Evaluación continuada
El mismo proceso de garantía de calidad utilizado para confirmar las decisiones de la
evaluación de referencia puede ser ampliado y extendido a la totalidad de la
colección para asegurar la calidad de todo el programa de digitalización de
imágenes.
Los siguientes pasos resumen los puntos principales de un programa de control de
calidad. En Moving Theory into Practice: Digital Imaging for Libraries and Archives
(Llevando la Teoría a la Práctica: Digitalización de Imágenes para Bibliotecas y
Archivos).
1. Identifique sus productos
El primer paso es identificar claramente los productos a ser evaluados. Los mismos
pueden incluir imágenes originales y derivadas, impresiones, bases de datos de
imágenes, y metadatos complementarios, incluyendo texto convertido y archivos
marcados.
2. Desarrolle un enfoque sistemático
62
Para medir la calidad y juzgar si los productos son satisfactorios o no, defina
claramente las características de base para los productos digitales "aceptables" e
"inaceptables".
Si el objetivo es una representación fiel, la valoración de la calidad estará basada en
cuán bien la imagen transmite la apariencia del documento original (detalle, color,
tono, textura del papel, etc.).
Si el objetivo consiste en eliminar tonalidades de color introducidas durante el
proceso fotográfico, la calidad se juzgará en comparación con la escena o el
documento original (intento de representación), antes que con la fotografía con la que
se cuenta.
3. Determine un punto de referencia
Para determinar cual va ha ser el parámetro de comparación que se va a tomar
como referencia, se tienen que formular las siguientes preguntas:
¿Con qué está comparando las imágenes al juzgarlas? No siempre es sencillo
responder esta pregunta. Por ejemplo, si la conversión está basada en un intermedio,
la imagen digital se encuentra a dos "generaciones" de distancia respecto del
original. La misma ha sido copiada a película (primera generación), la cual
posteriormente es escaneada (segunda generación). ¿Cuál debería ser el punto de
referencia al valorar una imagen de tales características, el documento original o la
transparencia? La inspección de calidad de la imagen, ¿estará centrada en el original
o en el derivado (o en ambos)?
4. Defina el alcance y los métodos
Determine el alcance de su revisión de calidad. ¿Inspeccionará todas las imágenes,
o solamente un subconjunto de prueba (por ejemplo el 20%)?
Describa su metodología y defina el modo en que se realizarán los juicios sobre
calidad. Por ejemplo, ¿evaluará las imágenes en forma visual a una ampliación del
100% (1:1) en la pantalla y las comparará con los documentos originales? ¿O su
evaluación estará basada sólo en una valoración subjetiva de las imágenes en la
pantalla, sin remitirse a los originales?
5. Entorno del control de calidad
Por lo general se subestima el impacto que producen las condiciones de
visualización de imagen sobre la percepción de la calidad. En un entorno
inadecuado, incluso una imagen de alta calidad puede ser percibida como no
satisfactoria. “Por ejemplo, una imagen a color de 24 bits puede verse "posterizada"
63
en exceso cuando se la ve utilizando una computadora configurada de manera
incorrecta, que no puede proporcionar una paleta de colores completa”
Factores que afectan la calidad de la imagen en la pantalla
Configuración del hardware
Es difícil recomendar una configuración de hardware ideal. La regla general es armar
un sistema que pueda satisfacer sus necesidades de velocidad, memoria,
almacenamiento y calidad de presentación. ¿Qué clase de imágenes se están
creando? ¿Qué cantidad? ¿Con qué fines? ¿Qué nivel de revisión en pantalla se
necesita? Necesitará una computadora rápida y confiable con una amplia capacidad
de procesamiento y memoria para poder recuperar y manipular los grandes archivos
que está creando, especialmente al crear imágenes en color.
Software de recuperación de imágenes
Se necesita un software de recuperación apropiado para las imágenes. “Por
ejemplo, si se está evaluando imágenes creadas y almacenadas en formato
ImagePac de Kodak, recupérelas utilizando uno de los programas de visualización
gratuitos (freeware) y compartidos (shareware) disponibles en la Web que soportan
el espacio de formato y de color”54.
Características humanas
“La evaluación de la calidad de la imagen requiere sofisticación visual, especialmente
para las evaluaciones subjetivas. Idealmente, la misma persona debe evaluar todas
las imágenes, con el mismo equipo y bajo los mismos parámetros. El personal debe
ser entrenado en particular en lo que se refiere a cómo transmitir en forma efectiva la
información sobre la apariencia del color. Algunas deficiencias de visión del color
están relacionadas con un gen recesivo defectuoso en el cromosoma X. Siendo que
las mujeres tienen dos cromosomas X y los hombres uno, la probabilidad de tener
visión del color defectuosa es de 1 en 250 para las mujeres, y de 1 en 12 para los
hombres. Aún entre personal experto en evaluaciones visuales, no es raro que se
presenten diferencias en los resultados que se deban a variaciones normales del ojo
humano”55.
Calibración del monitor
54
Cfr. En Using Kodak Photo [CD], Technology for Preservation and Access [en linea], Uso de la Tecnología
Kodak Photo CD para la Preservación y el Acceso). [Consulta: 14 de diciembre, 2004].
55
Don D′Amato, Imaging Sistems [en línea]: The Range of Factors Affecting Image Quality, Guide 3 to Quality
in Visual Resource Imaging (Sistemas de Digitalizacion de Imágenes: La Variedad de Factores que Afectan la
Calidad de la imagen, Guía 3 para la calidad en la digitalización de Recursos Visuales). [Consulta: 26 de
diciembre, 2004].
64
“Las imágenes pueden aparecer de manera diferente en los distintos monitores. La
calibración es el proceso de ajuste de la configuración de la conversión de color del
monitor a un nivel estándar, de manera que la imagen se presenta de igual manera en
diferentes monitores. El método ideal es utilizar hardware de calibración de monitor y
el software adjunto. Sin embargo, se pueden utilizar las herramientas de calibración
de sus programas de aplicación. Por ejemplo, Adobe Photoshop incluye una
herramienta de calibración de monitor básica, que puede ser utilizada para eliminar
tonalidades de color y estandarizar la presentación de las imágenes”56.
Uno de los principales desafíos en la digitalización de documentos a color es
mantener la apariencia y consistencia del color en todo el proceso de digitalización,
incluyendo el escaneado, la visualización, e impresión. La reproducción precisa de
los colores es difícil debido a que los dispositivos de entrada y los de salida tratan a
los colores de manera diferente.
Los factores claves en la valoración de la calidad de la imagen son la resolución, el
color, el tono, y la apariencia general.
Resolución
“La resolución es el factor claves en la determinación de la calidad de imagen de
materiales de texto y otras representaciones con base de bordes definidas. Para los
materiales gráficos, especialmente imágenes de tono continuo, la profundidad de bits,
la representación del color, y el rango dinámico, se combinan con la resolución para
determinar la calidad. Los atributos de la resolución que deben ser inspeccionados
son la legibilidad, integridad, oscuridad, contraste, nitidez, y uniformidad. La medición
y evaluación de cada trazo y detalle son útiles para valorar la calidad de la imagen”57.
Color y tono
“Para las imágenes en color, a escala de grises, y para algunas imágenes
monocromáticas, la reproducción del color y del tono son indicadores significativos de
la calidad, complementando el "detalle" proporcionado por la resolución. El objetivo
que se persigue al hacer la valoración de la apariencia del color y del tono es
determinar en qué medida una imagen transmite la misma apariencia al tiempo que el
color y el tono varían respecto del documento original (o del intermedio utilizado). La
valoración del tono y del color puede ser altamente subjetiva y cambiante de acuerdo
con el entorno de visualización y las características de los monitores y de las
impresoras”58.
Cómo funcionan los escáners
“Los escáners funcionan iluminando el objeto o documento a ser digitalizado y
dirigiendo la luz reflejada (por lo general a través de una serie de espejos y lentes)
sobre un elemento fotosensible. En la mayoría de los escáners, el medio sensible es
56
Idem.
KENNERY R. Anne. Moving Theory into Practice [en línea]: Digital Imaging for Libraries and Archives
(Llevando la teoria a la practica: Digitalización de Imágenes para Bibliotecas y Archivos). Traducido por
Global Listing Directories. Biblioteca de la Universidad de Cornell. Departamento de investigación, 2003.
[Consulta: 25 diciembre 2004].
58
Idem.
57
65
un circuito electrónico integrado sensible a la luz conocido como un dispositivo
acoplado cargado (CCD). Los fotositos sensibles a la luz dispuestos a lo largo del
CCD convierten los niveles de brillo en señales electrónicas que luego se procesan en
una imagen digital.
CCD es, sin la menor duda, la tecnología de sensibilidad a la luz que más
comúnmente se utiliza en los escáners modernos. También existen otras dos
tecnologías, CIS (Contact Image Sensor - Sensor de Imagen de Contacto) y PMT
(photomultiplier tube - tubo fotomultiplicador) que se encuentran en los extremos
inferior y superior del mercado de escáners, respectivamente. CIS es una tecnología
más reciente que permite que los escáners sean más pequeños y livianos, pero
sacrifica el rango dinámico, la profundidad de campo y la resolución. Los escáners de
tambor de base PMT producen imágenes de una muy alta calidad, pero tienen una
aplicación limitada en el escaneado para bibliotecas y archivos.
Otra tecnología de sensibilidad, CMOS (Complementary Metal Oxide Semiconductor Semiconductor de Óxido de Metal Complementario), aparece principalmente en las
cámaras digitales de mano de gama baja, en las cuales su bajo costo, bajo consumo
de energía y su fácil integración de componentes permite diseños más pequeños y
económicos. Tradicionalmente, las cámaras digitales de gama alta y las profesionales
utilizan sensores CCD a pesar de su costo y de la complejidad de su diseño, debido a
que presentan características de menos artefactos visuales indeseados. Si bien están
apareciendo algunos diseños innovadores que presentan imágenes basadas en
CMOS con menos artefactos visuales, CCD todavía domina el sector de alta gama del
mercado”59.
Tipos de escáners
Escáners planos (de mesa)
“Los escáners planos son el tipo de escáner más conocido y vendido. Son versátiles,
fáciles de manejar, y con una amplia disponibilidad. En el otro extremo, las unidades
profesionales para el mercado de gráficos ahora compiten con los escáners de tambor
en cuanto a calidad. Todos utilizan la misma tecnología básica, en la cual un sensor
de luz (por lo general un CCD) y una fuente de luz, ambos montados sobre un brazo
móvil, pasan sobre el documento, que está fijo sobre una placa de vidrio. Algunos
modelos poseen manipuladores de documento automáticos (ADH), que pueden
aumentar el rendimiento y disminuir la fatiga del operador en el caso de grupos de
documentos uniformes que se encuentran en condiciones razonablemente buenas.
Una variante especializada del escáner plano es el escáner de libros de trayectoria
aérea, en el cual la fuente de luz, la selección de sensores y la óptica son trasladados
a un ensamble de brazo de trayectoria aérea bajo el cual puede colocarse un volumen
encuadernado con las hojas hacia arriba, para ser escaneado.
Escáners con alimentador de hojas
Los escáners con alimentador de hojas utilizan la misma tecnología básica que los
escáners planos, pero maximizan el rendimiento, por lo general a expensas de la
calidad. Diseñados generalmente para entornos de negocios de grandes volúmenes,
típicamente escanean en blanco y negro o escala de grises con resoluciones
relativamente bajas. Se espera que los documentos sean de un tamaño uniforme y
con una solidez suficiente para soportar una manipulación bastante brusca, aunque
59
Ibidem, pp. 24-60.
66
los mecanismos de transporte de algunos modelos más nuevos reducen la tensión.
Ya sea que utilicen un transporte de rodillos, cinta, tambor o de vacío, el sensor de luz
y la fuente de luz permanecen fijos mientras que se mueve el documento. Una
subclase de escáneres con alimentador de hojas son los modelos de pie
específicamente diseñados para los documentos de gran formato, como los mapas y
los planos arquitectónicos.
Escáners de tambor
Los escáneres de tambor producen escaneados con la mayor resolución y calidad
que cualquier otro tipo de escáner, pero esto tiene su precio. Además de su costo, los
escáneres de tambor son lentos, no son indicados para documentos de papel
quebradizo y requieren un alto nivel de habilidad por parte del operador. Por eso
típicamente se los encuentra en agencias de servicios que satisfacen las necesidades
del mercado de pre-impresión a color.
Escáners para microfilm
Los escáners para microfilm son dispositivos altamente especializados para digitalizar
películas en rollo, microfichas y tarjetas de apertura. Puede ser difícil obtener una
calidad buena y consistente en un escáner para microfilm debido a que los mismos
pueden tener un funcionamiento complejo, la calidad y condición de la película puede
variar, y debido a que ofrecen capacidad de mejora mínima. Sólo unas pocas
empresas fabrican escáneres para microfilm, y la falta de competencia contribuye al
alto costo de estos dispositivos.
Escáners para diapositivas
Los escáneres para diapositivas se utilizan para digitalizar colecciones de diapositivas
ya existentes como así también materiales fotográficos intermedios de objetos
tridimensionales y documentos que no son adecuados para el escaneado directo. El
uso de medios transparentes por lo general entrega una imagen con un buen rango
dinámico, pero, dependiendo del tamaño del original, la resolución puede ser
insuficiente para algunas necesidades. El rendimiento puede ser lento.
Cámaras digitales
Las cámaras digitales combinan un escáner con óptica de cámara para formar una
herramienta versátil que puede producir imágenes de calidad superior. A pesar de ser
más lentas y más difíciles de utilizar que los escáneres planos, las cámaras digitales
se adaptan a una amplia variedad de documentos y objetos. Se pueden capturar en
forma segura los materiales más frágiles, aunque la necesidad de proporcionar
iluminación externa significa que el daño causado por la luz puede ser una
preocupación. La tecnología de las cámaras digitales continua mejorando, impulsada
por el creciente mercado de consumidores”60.
Consideraciones sobre la computadora
60
Ibidem, pp. 60-70.
67
Una computadora utilizada como Terminal de trabajo debe evitar volverse un
problema en el proceso de producción. Aquí se presentan algunas características
que se deben buscar en una Terminal de trabajo de escaneado:
1. RAM adecuada - se recomiendan 512 MB. Más todavía si la máquina va a ser
utilizada para el procesamiento de imágenes.
2. Una CPU veloz - mínimo 1.8 Ghz Pentium IV (o compatible) 800 Mhz G4.
3. Almacenamiento masivo veloz y con capacidad - suficiente espacio para por lo
menos las necesidades temporales (40-60 GB), aún si los archivos en última
instancia se trasladan a otros dispositivos de almacenamiento.
4. Bus periférico. La mayoría de los escáneres de gama baja y media
actualmente vienen con puertos USB, comúnmente disponibles tanto en las
computadoras Wintel como Mac.
5. Red de un alto ancho de banda (10/100/1000 Base-T) para permitir un rápido
acceso y transmisión de los archivos escaneados.
6. Plataforma / sistema operativo - La mayoría de los escáneres que ofrecen
conectividad USB trabajan igualmente bien en computadoras Wintel y
Macintosh, a pesar de que algunos fabricantes no proporcionan los drivers del
software para computadoras Mac (los productos de terceros algunas veces
pueden resolver este problema). Algunos escáneres son específicos para
determinada plataforma. Los escáneres de gama alta para gráficos a color
más comúnmente soportan sólo máquinas Macintosh y los escáneres de
producción de alta velocidad con más frecuencia soportan sólo máquinas
Wintel. Se debe verificar las especificaciones para asegurarse de que el
escáner que desea es compatible con su infraestructura existente.
Algunas operaciones de procesamiento de imágenes / archivos:
“Edición, retoque, mejora - incluye pasos tales como eliminación de muaré
(descreening), eliminación de puntos (despeckling), eliminación de oblicuidad
(deskewing), aumento de nitidez (sharpening), utilización de filtros personalizados y
ajuste de profundidad de bits. En algunos casos el software de escaneado realiza
estos pasos. En otros, se utilizan herramientas de edición de imágenes separadas
(por ejemplo: Adobe Photoshop, Corel Photo Paint, ImageMagic).
Compresión - algunas veces llevada a cabo por firmware dedicado del escáner o
hardware dedicado de la computadora. La compresión también puede ser una
operación sólo de software, a pesar de que el hardware dedicado es más rápido y se
lo debería considerar cuando se crean archivos muy grandes o grandes cantidades de
archivos.
Conversión de formato de archivo - el escaneado original puede no estar en un
formato adecuado para todos los usos previstos, por lo que requiere conversión.
68
Escala - es probable que los escaneados capturados a alta resolución no sean
adecuados para la visualización en la pantalla. Con frecuencia se necesita aplicar
escala (es decir, reducción de resolución a través de eliminación de bits) para poder
crear imágenes para entrega en la Web.
OCR (reconocimiento óptico de caracteres)- conversión de texto escaneado a texto
legible por medio de una máquina, que se puede buscar o indexar.
Creación de metadatos - agregado de texto que ayuda a describir, rastrear, organizar
o mantener una imagen”61.
Gestión de archivos
La gestión de archivos consiste en una serie de pasos interrelacionados, diseñados
para asegurar la fácil identificación, organización, acceso y mantenimiento de los
archivos. Dado que hay fuertes conexiones entre los diversos aspectos de la gestión
de archivos, se debe planificar con anticipación para evitar tomar decisiones que
limiten las opciones posteriormente. Es en especial importante mantener las líneas
de comunicación abiertas entre el personal técnico y el personal del proyecto durante
la etapa de planeamiento.
Algunas recomendaciones básicas acerca de los sistemas de archivos:
™ Utilice un sistema de asignación de nombres que sea compatible con
cualquier sistema operativo y medio de almacenamiento que planee utilizar.
™ Utilice extensiones de archivo estándar para los distintos tipos de archivos.
™ No sobrecargue los directorios con demasiados archivos.
™ Confíe en el software de gestión de almacenamiento para manejar grandes
colecciones a través de múltiples unidades físicas de disco.
™ Permita que la colección pueda crecer en grandes cantidades.
Bases de datos de imágenes
Las bases de datos de imágenes varían significativamente en cuanto a la facilidad de
uso y al nivel de funcionalidad. Realizan un seguimiento de sus archivos,
proporcionan funciones de búsqueda y recuperación, suministran una interfaz de
acceso, controlan el nivel y tipo de uso, y proporcionan algo de seguridad al controlar
quién tiene acceso a qué. Ninguna herramienta tiene posibilidades de satisfacer
61
John Price-Wilkin, "Enhancing Access to Digital Image Collections [en línea]: System Building and Image
Processing (Cómo Mejorar el Acceso a las Colecciones de Imágenes Digitales: Creación de Sistemas y
Procesamiento de Imágenes)", en Moving Theory into Practice: Digital Imaging for Libraries and Archives
(Llevando la Teoría a la Práctica: Digitalización de Imágenes para Bibliotecas y Archivos), Mountain View,
CA: Grupo de Bibliotecas de Investigación, 2000, [Consulta: 28 diciembre 2004].
69
todas sus necesidades, e incluso el conjunto de herramientas elegido más
cuidadosamente necesita ser reevaluado en forma regular para determinar si aún
sigue siendo la mejor elección.
Los criterios generales para evaluar las bases de datos de imágenes incluyen los
siguientes:
™ Objetivo para el cual se creó la colección digital.
™ Tamaño y tasa de crecimiento de la colección digital.
™ Complejidad y volatilidad de los metadatos complementarios.
™ Nivel de demanda y de rendimiento esperado.
™ Infraestructura técnica existente, incluyendo disponibilidad del personal de
sistemas capacitado.
™ Gasto.
Almacenamiento
Los criterios generales para la evaluación incluyen:
™
™
™
™
™
Velocidad (lectura / escritura, transferencia de datos).
Capacidad.
Fiabilidad
Estandarización.
Costo.
Monitores
“El mercado de los monitores consta principalmente de dos tecnologías muy distintas:
aparatos CRT (Tubo de Rayos Catódicos) y aparatos LCD (Pantalla de Cristal
Líquido). Los dispositivos con tecnología de tubo de rayos catódicos están construidos
con lo que en términos electrónicos se denomina una tecnología antigua, pero que
aún domina el mercado, en especial en lo que respecta al trabajo intensivo con
gráficos. Sin embargo, importantes mejoras en el rendimiento y la asequibilidad de los
dispositivos con tecnología de pantalla de cristal líquido han reducido
significativamente la brecha existente entre estas dos tecnologías.
Los monitores CRT típicamente tienen un mejor contraste, una rendición del color
más fiel, mayor gama de colores y una visualización más satisfactoria desde fuera de
70
los ejes (es decir: cuando no se mira de frente). Son mejores para visualizar imágenes
que cambian con velocidad como en las películas o las animaciones. Los monitores
con tecnología CRT pueden exhibir una imagen de calidad en diferentes dimensiones
de píxel (la calidad de la tecnología LCD decae considerablemente cuando no se la
utiliza en la resolución de diseño primario, denominada resolución nativa). Los
monitores con tecnología CRT no están sometidos a píxeles atascados o muertos, en
cuyo caso se ven puntos en la pantalla que están permanentemente negros o
brillantes.
Los monitores con tecnología LCD típicamente poseen imágenes más brillantes, un
mejor enfoque, menos distorsión, ausencia de problemas de convergencia y no
poseen parpadeo” 62.
Impresoras
Hoy en día, la impresión en blanco y negro está dominada por dos tecnologías: las
impresoras a inyección de tinta (chorro de tinta), que echan chorros de tinta líquida
sobre el papel a través de pequeños inyectores; y las impresoras láser, que utilizan
una fuente de luz para crear cargas en un tambor fotoconductor, permitiéndole atraer
partículas de tinta seca (toner) que se funden en el papel. Las impresoras a inyección
de tinta se han vuelto muy económicas, pero son más lentas que las impresoras
láser y por lo general no están diseñadas para la impresión de grandes volúmenes.
Las impresoras láser de producción de gama alta pueden producir bastante más de
100 páginas por minuto a 600 dpi.
“Ambas tecnologías han sido adoptadas para el color. Las impresoras a inyección de
tinta a color vienen en modelos de 3 ó 4 colores. Las impresoras láser a color son
mucho más costosas, tanto por el precio inicial como por los insumos. Las impresoras
a color, ya sean a inyección de tinta o láser, son sustancialmente más lentas que sus
equivalentes en blanco y negro. Las impresoras a color a inyección de tinta imprimen
en promedio 5 páginas de texto por minuto y 1 página de gráficos de página completa
por minuto. Las impresoras láser a color son más rápidas, con un promedio de 12
páginas de texto por minuto y 2 páginas de gráficos de página completa por minuto.
Se encuentran disponibles muchas otras tecnologías para la impresión a color. Las
mismas incluyen sublimación de tintura, tinta sólida y cera térmica. La sublimación de
tintura es en especial significativa dado que puede producir impresiones de color
verdadero de tono continuo, a pesar de ser extremadamente lentas y requerir un
papel recubierto especial”63.
Elementos necesarios para establecer un sistema de digitalización
El establecer un sistema de digitalización en la institución que tenga todo el proceso
de digitalización con personal, espacio e instalaciones, equipos y suministros
62
Programa Nacional de Bibliotecas Digitales, Biblioteca del Congreso, [en línea] “Quality Review of Image
Documents, Internal Training Guide (Revisión de calidad de documentos de imagen, Guia de capacitación
Interna)”, abril 1999, http://memory.loc.gov/ammem/techdocs/qintro.htm. [Consulta: 27 diciembre, 2004].
63
Idem.
71
adecuados, y que absorba el tiempo y los gastos asociados con la etapa inicial, tiene
la necesidad de personal para las siguientes tareas: identificación, selección,
preparación, digitalización, creación de metadatos, control de calidad, catalogación,
carga de datos, soporte de sistemas y gestión. Dependiendo de la configuración
institucional y del alcance del programa de digitalización de imagen, también se
deberá contratar personal para desarrollar y mantener la base de datos de imágenes
y el sistema de entrega a través de la Web.
Las Instalaciones dedicadas se deben identificar y proporcionar para sustentar el
esfuerzo de digitalización de imágenes. Se debe considerar contratar con un
consultor o seleccionar una persona que pueda asesorar acerca de los requisitos
de instalaciones, así como también componentes de hardware/ software e
integración de sistemas. También debe haber lugar de trabajo adecuado y seguro
para preparar y almacenar materiales que vayan a ser escaneados (por ejemplo:
mesas, estantes). Se debe calcular un espacio de mesa 6 veces mayor al tamaño
del objeto más grande a ser digitalizado para promover una manipulación y un orden
seguros de los materiales. También considere las "huellas" del equipo, en especial si
un miembro del personal es responsable del manejo de más de una máquina (por
ejemplo: múltiples escáneres). La instalación también debe proporcionar las
comunicaciones necesarias, como son líneas de teléfono, bases de datos,
conexiones LAN, y protección UPS (suministro eléctrico ininterrumpido). Debe
sustentar controles ambientales apropiados, incluyendo sistemas de aire
acondicionado, filtración de aire y luces controladas (luces del techo y ambientales)
adecuadas. Los equipos y luces para escanear pueden elevar la temperatura, en
especial en áreas cerradas. Considere el flujo de trabajo al diseñar la configuración
del ambiente. El equipo incluye el hardware, software y los suministros necesarios
para sustentar el proceso de digitalización:
1. Hardware.
2. Dispositivos de escaneado.
3. Monitores de alta resolución.
4. Terminales de trabajo.
5. Periféricos.
6. Servidores y dispositivos de almacenamiento.
7. Impresoras.
8. Sistema operativo, paquetes de programación.
9. Escaneado, edición de imagen, visualización, gestión de color, control de
calidad.
10. Gestión de archivos, gestión de circulación de trabajo.
11. Indexación, Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), estructuración.
12. Sistema de gestión de bases de datos.
72
13. Otros equipos y suministros.
14. Soportes/ bastidores/ luces/ lentes para copias.
15. Equipos y suministros de control de calidad.
16. Suministros habituales de oficina.
17. Medios de almacenamiento, papel, cartuchos de tinta.
18. Documentación, manuales técnicos, publicaciones de referencia.
Se deben desarrollar y utilizar consistentemente, procedimientos escritos para la
manipulación, escaneado, creación de metadatos, control de calidad y otras
funciones.
3.3
Archivos electrónicos.
Los documentos se empiezan a convertir en algo intangible, lo cual era impensable
hasta ahora según su propia naturaleza. El factor de intangibilidad lo ha
proporcionado la nueva realidad virtual que ha revolucionado el acceso al
documento y por añadidura a la información.
La disponibilidad de los documentos ha cambiado al someterlos al procesamiento
electrónico, y la transmisión y la comunicación de los documentos entregados a la
aplicación de la nueva tecnología multimedia, hipermedia y realidad virtual se llevan
a cabo sobre todo en el mundo de las redes.
En primer lugar se emplea el término “archivo” con gran asiduidad, para referirse a
fondos documentales de diversas materias y en distintos soportes, que no
constituyen el genuino fondo de archivo articulado por el principio de procedencia.
La acepción de archivo se toma como conjunto de documentos, y es por ello que los
sistemas de recuperación empleados no son los que se ajustarían a un sistema de
información descriptiva, de almacenamiento electrónico organizado jerárquicamente
de acuerdo a las reglas de descripción multinivel y a las establecidas por la norma
ISAD(G).
Para algunas empresas e investigadores; el archivo digital, es el lugar en el cual los
usuarios accederían a través de una búsqueda, cuyo final sería conseguir la
información, que desea; pero hasta el momento los principales problemas de
recuperación surgen en este mismo punto de partida y se refieren a cómo encontrar
la información en un entorno digital.
Un documento electrónico es
73
“una entidad identificada y estructurada que contiene texto, gráficos, sonidos,
imágenes o cualquier otra clase de información que puede ser almacenada, editada,
extraída e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la información”64 .
Concepto:
“Información almacenada en soporte electrónico es todo dato conservado con un
formato que permite su tratamiento automático y que no es posible leerla y
recuperarla sin la ayuda de una herramienta específica”65.
3.3.1 Conservación de la información en soporte electrónico
La conservación de los documentos en soporte electrónico tiene lugar en un entorno
muy complejo.
En primer lugar la evolución continua de la tecnología hace que sea difícil la
selección de soportes y formatos estables y duraderos, por los siguientes
motivos:
1) Aparición constante de nuevas versiones de plataformas, sistemas operativos
y programas.
2) Introducción de cambios en las características físicas de los soportes
(tamaños, densidad de grabación, etc.).
3) Ciertos soportes pueden tener una mayor vida útil, como objeto físico, pero
pueden estar sometidos a una rápida obsolescencia tecnológica.
4) Generación de nuevas formas de documentos electrónicos, tales como los
documentos compuestos, hipertexto o multimedia.
5) Disponibilidad de una gran capacidad de procesamiento y de almacenamiento
que no va acompañada de los procedimientos necesarios para el control
adecuado de documentos.
6) Desarrollo de sistemas de información orientados a la gestión de datos pero
no tanto a la gestión de documentos.
En segundo lugar, existen amenazas tales como las siguientes:
1)
2)
3)
4)
64
65
Acumulación incontrolada de documentos.
Destrucción accidental o incontrolada de documentos.
Manipulación no autorizada de los mismos (acceso, alteración, destrucción).
Ausencia de documentación asociada y de metadatos, que da lugar a
ineficiencias en el acceso.
Definición personal.
Ministerio de Administración Publica [en línea]. Manual de documentos
[Consulta: 23 diciembre, 2004].
administrativos. Ed.Tecnos.
74
5) Existen factores agresivos que facilitan su deterioro, tal es el caso de los
campos magnéticos, de la oxidación o de la degradación de los materiales.
La adopción de medidas organizativas y técnicas para la conservación de la
información se debe realizar de forma rigurosa y proporcionada a los riesgos
detectados. El proceso de análisis y gestión de riesgos constituye la tarea primera y
a la vez esencial de toda actuación organizada.
Se deben formular preguntas clave, que den una idea de lo que se necesita
establecer un sistema, algunas de las cuestiones pueden ser las siguientes:
™
™
™
™
™
™
™
™
para
¿Qué información se ha de conservar y proteger?,
¿de qué tipo es? y ¿cuál es su valor?
¿Cuáles son los plazos de conservación?
¿En qué soportes y formatos está?
¿Qué problemas de durabilidad y degradación se plantean?
¿Quién tiene acceso, a qué, para qué, cuándo y cómo?
¿Qué amenazas afectan a la información?
¿Qué medidas organizativas y técnicas se deben adoptar?
El análisis de los riesgos; aporta, por tanto, la racionalidad necesaria para la
adopción de medidas organizativas y técnicas en el marco del principio de
proporcionalidad que se establece entre la naturaleza de la información, los riesgos a
los que está sometida, el estado de la tecnología y los costos que esto implica.
Es preciso abordar la conservación de la información en soporte electrónico, y en
otros soportes, desde una perspectiva global que contemple, al igual que se hace
con los sistemas de información, todo el ciclo de vida de la misma, desde su
creación, hasta su conservación, o en su caso destrucción, pasando por las etapas
de mantenimiento y gestión. Sólo así se puede adoptar un conjunto coherente de
normas y estándares que permita dar respuesta a los requisitos de seguridad,
conservación y eficacia.
Esta perspectiva global se basa, en particular, en una estrategia a largo plazo que
garantice:
™ La conservación de la información.
™ El acceso de la misma.
™ La protección de los datos.
Esta estrategia se debe definir además, no de una forma aislada, sino en relación
con la globalidad del sistema de información y teniendo en cuenta que, al igual que
sucede con los documentos en papel, la información en soporte electrónico atraviesa
a lo largo de su ciclo de vida tres grandes etapas:
™ Diseño de la estrategia de gestión de la información en soporte electrónico.
75
™ Creación de la información en soporte electrónico.
™ Gestión y Conservación de la información.
El documento se puede estructurar en torno a los aspectos siguientes:
1) Texto, páginas, párrafos y palabras,
2) Números,
3) Tablas,
Un documento electrónico puede contener información en diferentes presentaciones,
tales como:
1) Dibujos, gráficos, sonido y vídeo, enlaces hipertexto.
2) Estructura lógica, incorporada al (o separada del) propio documento y que
puede ser diferente de la estructura física.
3) Contexto, documento asociado, que incluye: Descripción de la actuación que
corresponda.
4) Metadatos técnicos: aplicaciones y equipo necesario, número de versión,
estructura del fichero, descripción de los datos, enlaces y relación con otros
documentos.
5) Presentación, documento independiente que trata los aspectos de la propia
presentación.
A continuación se identifican elementos de metadatos o del contexto de un
documento para analizar y estructurar la información:
™ Código, número de expediente.
™ Título, denominación dada a los documentos electrónicos.
™ Número de versión.
™ Creador o autor, persona/s responsable/s del contenido del documento.
™ Destinatario, número de copias.
™ Tema, palabras claves que
vocabularios o descriptores.
describen
el
contenido,
utilizadas
en
™ Descripción, del contenido textual del documento, o resumen con un enlace
a la propia descripción.
™ Editor, entidad responsable y que da acceso a la información.
™ Colaboradores, persona/s u organismo/s además del creador que aportaron
una contribución importante.
™ Fecha, expresada en forma de número de ocho cifras: (D) día; (M) mes y (A)
año, tipo: DDMMAAAA.
76
™ Tipo, categoría de la información elegida de entre una lista de tipos:
borrador; trabajo, informe técnico.
™ Formato, representación de los datos de la información: elegidos de entre los
de una lista, que pueda aportar información sobre las aplicaciones,
programas y equipos necesarios para poder visualizarlos o ejecutarlos.
™ Identificador, número utilizado para identificar la información, el número o
localizador de la dirección de una página de información en Internet (URL o
URN) son un ejemplo de identificador, pero pueden utilizarse identificadores
únicos o números oficiales.
™ Fuente, obra impresa o electrónica de donde procede la información, por
ejemplo la versión papel del documento que sirvió para su transcripción a
versión electrónica.
™ Lenguaje, lengua del contenido de la información, puede coincidir con los
códigos de caracteres para los lenguajes escritos.
™ Relación con otra información, tiene por finalidad el expresar la relación
entre documentos, por ejemplo, imágenes de un documento, partes o
capítulos o de un libro.
™ Alcance, características espaciales o temporales de la información.
™ Derechos de autor, declaración de la gestión de los derechos o del servicio
que informa de las condiciones de acceso, rectificación, cancelación y
oposición a la información.
™ Niveles de seguridad y medidas aplicables.
3.3.2
Estrategias aplicables para los archivos electrónicos
“Algunas estrategias parten de un enfoque global según el cual el documento o la
información se debe conservar con independencia del soporte físico o de la
tecnología. Para ello es necesario convertir, regenerar, copiar o transferir de un
soporte y tecnología a otra; mantener la autenticidad, integridad, identidad del autor;
gestionar su plazo de conservación y su volumen; gestionar la conservación de la
información y la accesibilidad de la misma; todo lo anterior en relación con la
globalidad del sistema de información”66.
Para aplicar estos pasos, se consideran los siguientes elementos:
™ Métodos y procedimientos para creación, modificación, duplicación,
almacenamiento, conservación, recuperación, destrucción de la información
en soporte electrónico.
™ Formación del personal.
66
Guía de la información electrónica [en línea]. [Consulta: 19 diciembre, 2004].
77
™ Control de las operaciones de creación, modificación, ¿quién?, ¿cuándo?,
¿qué hizo?, ¿con qué resultados?
™ Auditorias periódicas, para determinar grado de seguimiento de los
procedimientos documentales.
™ Adoptar procedimientos para la estrategia de gestión de la información con
planteamientos a corto, mediano y largo plazo de acuerdo con las
necesidades reales de conservación.
™ La política de la organización y la asignación de responsabilidades.
™ La elección de formatos de ficheros normalizados y perdurables para asegurar
la independencia de los datos de sus soportes.
™ Los plazos de conservación, archivo y traspaso de la información.
™ La traducción de la información a formatos normalizados e independientes del
equipo físico.
™ Las condiciones de realización de copias de respaldo y de recuperación de los
datos.
™ Las condiciones de la renovación de sistemas y sustitución de soportes.
™ Mantener un registro o historial de las operaciones de tratamiento de la
información en soporte electrónico.
™ Hacer auditorias periódicas de seguimiento de la utilización de los
procedimientos.
™ Estos procedimientos pueden formar parte de procedimientos de seguridad y,
además, estar documentados como procedimientos de calidad.
™ Eliminar la información que carece de valor administrativo con la ayuda de las
normas establecidas por el archivo.
™ Hacer copias de los ficheros y de las bases de datos, verificar la consistencia
de la información, documentar los errores de los ficheros y de los documentos.
™ Comprobar que toda la información, y su contexto, está completa,
documentada, y es conforme a los procedimientos y requisitos de
conservación establecidos por el Archivo al que se transfiere.
Una forma de tratar la transferencia del acervo de series documentales entre
archivos puede hacerse de acuerdo a las siguientes pautas:
™ Contactar con el archivo al cual se van a transferir los acervos documentales,
con el objeto de conocer sus normas, procedimientos y requisitos de
transferencia.
™ Preparar la información de los documentos que se van a transferir.
1) Revisar todos los expedientes a transferir y comprobar que no falta
ningún documento.
78
2) Reclamar los documentos que faltan en el expediente a las personas
responsables de su salida.
3) Identificar y documentar los errores encontrados en la revisión de la
documentación.
4) Identificar y documentar el contenido de los soportes con los
documentos que se transfieren.
5) Confeccionar una relación de entrega para controlar las series
documentales que pasan al otro archivo.
3.3.3
Tipos de
formatos para la
electrónico
información en soporte
“Ficheros de texto, la elección del tipo de fichero es distinta dependiendo de su
utilización, si los documentos se distribuyen sólo para consulta o lectura, o si después
serán manipulados con procesadores de texto. Los ficheros de texto también son
distintos si conservan la estructura y la presentación. El texto es un conjunto de
caracteres: letras; números y símbolos que forman palabras o sentencias. La
estructura es el texto ordenado en capítulos y títulos, con índice y tabla de
ilustraciones, y la presentación es el texto en negrita, cursiva o subrayados.
Ficheros de datos, al no existir un formato normalizado de fichero, y para poder leer
los datos después de un largo período de tiempo, se requiere disponer de una
herramienta capaz de leer el formato antiguo o bien conservar el programa que los
generó.
Ficheros gráficos, la elección del tipo de fichero depende de la calidad de cada
formato, es decir de la relación entre el número de bits por píxel y número de colores
que soporta el formato, y también de la perdida o no de información relevante
después de su compresión, dando lugar a relaciones de compresión más altas
dependiendo del grado de deterioro que puede aceptarse de una imagen.
Utilizar un formato de texto que conserve la estructura del fichero, puesto que con
estructura el fichero es independiente del equipo y de fácil manejo, mientras que sin
estructura el fichero es una secuencia de caracteres difícil de manejar.
Utilizar un formato de gráficos cuya relación calidad y pérdida de información sea
menos relevante en relación al mayor grado de compresión obtenido”67.
Algunos de los formatos de ficheros más recomendados por su fácil manejo de la
información, son los siguientes:
3.3.3.1 Formatos de texto:
TXT: formato simple que permite su lectura a cualquiera.
PDF: permite visualizar documentos reproduciendo todas las características del
original en ficheros de menor tamaño, independientes de la aplicación y plataformas,
su especificación es pública y también se encuentra extendido para la distribución y
difusión formal de documentos y para su acceso y visualización.
RTF: formato que constituye un mínimo común entre procesadores de texto
diferentes.
67
Internacional Estándar Organization [en línea]: http://www.iso.ch, [Consulta: 19 diciembre, 2004].
79
SGML: norma internacional ISO 8879, del mundo editorial, que almacena el texto y
su estructura, pero no tiene atributos de presentación; actualmente está siendo
reemplazado por XML y HTML.
XML: dialecto del SGML adecuado para definir documentos independientes de la
plataforma y procesarlos de forma automática pues distingue entre estructura,
contenido y presentación, ofreciendo mayores posibilidades que HTML.
HTML: versión simplificada del SGML que se utiliza en los servidores web, muy útil
para la difusión de información.
SXW: formato de los documentos de texto manejados por el software libre
openoffice.org.
Encapsulated PostScript: utilizado para enviar e imprimir documentos junto con su
presentación, de forma que se asegure que la salida impresa es correcta con
independencia del dispositivo utilizado.
3.3.3.2 Formatos de datos estructurados:
XML: dialecto del SGML adecuado para definir documentos independientes de la
plataforma y procesarlos de forma automática pues distingue entre estructura,
contenido y presentación, ofreciendo mayores posibilidades que HTML.
Formularios, sólo es posible conservar información y datos, junto con una copia del
formulario en blanco.
3.3.3.3
Formatos Gráficos:
Gráficos de Mapa de Puntos, imagen constituida por puntos y utilizada para
posteriores codificaciones.
JPEG, ISO 10918. Hay que tener en cuenta que es destructivo con un nivel de
compresión alto, por lo que se debe comprobar que la perdida de imagen es
aceptable. Soporta 16,7 millones de colores (24 bits por píxel).
TIF, utilizado en ficheros generados por escáneres con varias posibilidades según el
número de colores elegido: blanco y negro; escala de grises y color. No es
destructivo pero de nivel de compresión bajo.
PNG, con características similares e incluso superiores a GIF, está libre de royalties
y patentes. Soporta 16,7 millones de colores y se puede utilizar sin necesidad de
licencias de software.
Gráficos Vectoriales, gráfico que conserva las coordenadas de los vectores que lo
componen, y es utilizado en la digitalización de planos.
80
3.3.3.4
Formatos comprimidos:
Especificación ZIP 2.0 para el intercambio de datos comprimidos.
3.3.4
Soportes de almacenamiento de la información en formato
electrónico.
El soporte electrónico es: un objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y
recuperar datos.
Los elementos clave en relación con la conservación de los soportes son el acceso,
la legibilidad, y la preservación de la autenticidad de la información.
A la hora de afrontar la conservación de la información en soporte electrónico se
deben tener presentes los siguientes aspectos y características de los soportes:
Los soportes de almacenamiento magnético utilizados habitualmente como backup, a
corto, mediano e incluso largo plazo, sólo permiten un acceso secuencial a la
información y aunque pueden llegar a tener una capacidad significativa de
almacenamiento, se debe tener en cuenta que pueden ser modificados o borrados.
El almacenamiento magnético de tipo “storage” obviamente necesita backup e
igualmente puede ser modificado o borrado.
“Los soportes de almacenamiento óptico de tipo única escritura múltiple lectura, no
modificables por tanto, permiten satisfacer requisitos de archivo, constituyen un
soporte duradero a medio y largo plazo, tienen gran capacidad de almacenamiento y
permiten el acceso directo a la información.
Para el almacenamiento de documentos administrativos en condiciones que permitan
garantizar su conservación, integridad y calidad se deben utilizar los soportes ópticos
no reescribibles, como es el caso de los CD-R y DVD-R del tipo WORM (múltiple
lectura única escritura), dado que estos soportes duran muchos más años y no se ven
afectados por el número de veces que se lean; también se conocen en el mercado
como “soportes no repudiables”68.
La tabla siguiente contiene un resumen de tipos de soportes con sus características
de capacidad, condiciones ambientales y plazo de almacenamiento recomendados
junto con otras consideraciones.
68
Guía de la Información electrónica [en línea]. http://europa.eu.int/historical archives/dlm forum/index en.htm.
[Consulta: 18 diciembre, 2004].
81
1.
Soportes Capacidad
Magnéticos
Condiciones Plazo
Consideraciones
Ambientales Almacén
Disquete 3 ½
1,44 a 120 5º a 32º C y 2 a
MB
20% a 60% años
HR
Cinta
Magnética
1.600 bpi
-
Cinta
Magnética
6.350 bpi
112,5 GB
5 Regrabable +1.000
Norma ISO/IEC 9529
veces
5º a 45º C 5 a
y20% a 80% años
HR
10 Regrabable + 1.000 veces
Reescribir cada 10 años
Rebobinar cada 2 años
Norma ISO/IEC 3788
Cartucho 1/2" y 80 MB / 2 5º a 32º C y 5 a
1/4"
GB
20% a 80% años
HR
10 Regrabable +1.000 veces
Reescribir cada 10 años
Rebobinar cada 2 años.
Norma ISO 8462
Cinta DAT de 2 a 24 GB
4mm.
10 Regrabable + 1.000 veces
Reescribir cada 10 años
Rebobinar cada 2 años
Normas ISO/IEC 11319 y
12246
Cinta de 8mm
5º a 32º C y 5 a
20% a 60% años
3,5 a 25 GB HR.
2. Soportes Capacidad Condiciones Plazo
Consideraciones
Ópticos
Ambientales Almacén
CD-ROM
0,65 GB
CD-R y CDRW
DVD-ROM
DVD-RAM
DVD-R
DVD_RW
-5º a + 30º C y
5% a 60% HR
Regrabable (RW) + 1.000
veces Reescribir cada 10 años
Normas ISO/IEC 9660 y 1014
18 -10ª a 50º C 10 a 20 Regrabable (RW) + 100 veces
3% a 85% HR años
reescribir cada 10 años
Normas ISO/IEC 16824 y
4,7 a 9,4
16825
GB
4,7 a
GB
y 4,7 GB
3.
Soporte Capacidad Condiciones Plazo
Consideraciones
Microfilm
Ambientales Almacén
Micro
film: Poliéster
y
Halógeno de
plata
17º
C
Más estable que el papel e
20% a 30%
independiente
de
la
100 años obsolescencia tecnológica de
HR
sistemas
y
aplicaciones.
Normas ISO 6199, 10602
4. Condiciones ambientales de conservación
82
Soporte
Temperatura
Humedad Relativa
Papel
17º C +/- 1º C-
52% +/- 3%
Microfilm:
- Película Nitrato
- 20º C hasta 2º C +/- 1º C 20% hasta 30% +/- 3%
- Película Poliéster
- 20º C hasta 17º C +/- 1º 40% +/- 2%
C
Electromagnético
+ 2ºC hasta 18º C +/- 1º C 40% +/- 2%
Óptico
+ 2ºC hasta 18º C +/- 1º C 40% hasta 55% +/- 2%
3.3.4.1
Medidas de almacenamiento y conservación
El volver a grabar la información de los soportes electrónicos, a pesar de su costo
añadido, permite resolver muchos problemas derivados de los soportes no
normalizados, que son la mayor parte de los soportes magnético - ópticos. Durante
cada reescritura se debe tener en cuenta medidas técnicas de perdurabilidad y
preservación que aseguren la accesibilidad, legibilidad y la autenticidad de los
archivos electrónicos.
Se deben realizar grabaciones periódicas de los archivos electrónicos, teniendo en
cuenta la duración de los soportes y la evolución de su tecnología, ya sea
reutilizando los mismos soportes o migrando hacia otros más modernos.
Preservar la información de soporte electrónico volviendo a grabar los soportes
magnéticos y ópticos según los plazos recomendados para los distintos tipos de
soportes.
Se recomienda migrar hacia un soporte más moderno una vez cumplido su plazo de
vida útil.
Protección contra el deterioro físico
Existen diversos factores que afectan al deterioro físico de los soportes, tal es el caso
de los campos eléctricos y magnéticos, la oxidación y degradación de los materiales
con los que están hechos.
Seleccionar un sistema de almacenamiento de la información y las copias de
seguridad no es una cuestión simple. Por ejemplo, las unidades de cinta magnética
han sido la solución tradicional, pero ahora han irrumpido en el mercado las unidades
ópticas, con un coste menor y una vida útil más prolongada, aunque pueden tener el
inconveniente de que su velocidad de transferencia de datos sea lenta.
Se deben realizar controles periódicos del archivo de soportes electrónicos para
protegerlos del deterioro físico. Se debe disponer de segundas copias del archivo de
soportes electrónicos.
Entre los procedimientos de protección contra el deterioro físico de los soportes
electrónicos figuran los siguientes:
83
1) Detallar la forma de protección contra el deterioro físico del contenido del
archivo de soportes.
2) Determinar la frecuencia de tiempo con que se realizarán copias de respaldo y
recuperación.
3) Determinar la migración de soportes en función de su vida útil.
4) Mantener y verificar el inventario de los soportes.
5) Especificar los plazos de tiempo de conservación de los soportes, su puesta
fuera de servicio y el borrado de ficheros.
Identificación y control de soportes:
™ Identificar los soportes por su nombre, fecha de creación, durabilidad y
período de retención.
™ Identificar y controlar la duración de los equipos y soportes.
™ Mantener registros de entrada / salida de los soportes recibidos y enviados.
™ Determinar el modo en que debe realizarse el traslado de los soportes.
™ Autorizar, por su responsable, la salida de soportes fuera de los locales en
que están ubicados.
™ Impedir cualquier recuperación de la información almacenada en los soportes
posterior a su baja en el inventario o a consecuencia de su salida fuera de los
locales en que están ubicados.
Control en la realización de los cambios de soporte.
1. Proteger los soportes de cambios no autorizados.
2. Documentar y justificar la necesidad del cambio.
3. Evaluar las consecuencias del cambio.
4. Aprobar, implantar y verificar la realización de los cambios.
5. Seguir la evolución y los cambios que puedan afectar a la aplicación y la
plataforma.
84
CONCLUSIONES
Durante el desarrollo del presente trabajo de investigación pude constatar, que el
progreso tecnológico en materia de informática se encuentra presente en todos los
campos del saber humano; la innovación tecnológica ha propiciado que en la
actualidad, todos los profesionistas se capaciten para la utilización optima de las
nuevas herramientas puestas a su disposición, esto los volverá más competitivos
en el mercado laboral y los dotará adecuadamente para enfrentar con mayor nivel
de éxito los nuevos retos que les depara el futuro.
Con base en lo anterior y adentrándonos en nuestra especialidad, es importante
actualizarnos en el manejo de estas tecnologías para eficientar la administración de
los documentos y de esta forma tener un mejor control de las diferentes instancias
del sistema red de archivos.
El Profesional Archivista debe aprovechar los avances Tecnológicos, en el área de la
informática para la aplicación de los Archivos. Sin olvidar que las Tecnologías solo
son herramientas que le ayudarán de alguna manera a realizar su trajo con más
rapidez y facilidad, y que estas no sustituyen la realización y aplicación de los
instrumentos de descripción y los principios fundamentales de la Archivonomía
(Principio de procedencia y principio de orden original).
Me parece muy importante que, el Archivónomo reflexione sobre las nuevas
situaciones que se le presentan cada ves que se desarrollan y perfeccionan
herramientas que son utilizables para realizar su trabajo, pensar por un momento sí
como profesional del manejo de la información tiene los conocimientos suficientes
para poder tomar una decisión; para saber hasta que punto esas herramientas van a
facilitar la búsqueda y consulta de la información, o provocarán que el trabajo sea
deficiente y más tardado que si se realizara todo manualmente.
85
La importancia que tiene el saber para que nos sirven los recursos tecnológicos y
como utilizarlos de manera eficiente, nos va a permitir el poder elegir el sistema mas
adecuado para dar una solución al problema que se presente y obtener resultados
óptimos en el archivo .
BIBLIOGRAFIA
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Diputación provincial, 7° edición, 1995. ISBN 84-77-98-056-x. 512 pp.
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1996. ISBN 84- 86168- 94-5. 299-312 pp.
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Fundamentos Teóricos, Prácticos y Jurídicos. Editorial Síntesis, Madrid, 1995,
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