informe de gestion 2008 oficina asesora de prensa

INFORME DE GESTION 2008
OFICINA ASESORA DE PRENSA
La Oficina Asesora de Prensa enfocó sus acciones durante el año 2008 al
posicionamiento de la imagen de la nueva Administración Departamental en
cabeza del Gobernador Andrés González Díaz, para lo cual se implementaron
diversas acciones orientadas a generar y mantener una dinámica informativa
adecuada sobre la gestión gubernamental.
A. ACCIONES EJECUTADAS
1. DIVULGACION
Se fijaron a nivel interno lineamientos de trabajo con los funcionarios de la
dependencia para optimizar las piezas de comunicación existentes previo rediseño
de las mismas.
a. Comunicados de Prensa
Se determinó la elaboración y distribución de mínimo 2 comunicados diarios,
los cuales son enviados vía e-mail a una base de datos de periodistas
integrada por aproximadamente 500 medios nacionales y de provincia.
La información divulgada corresponde a convocatoria y desarrollo de eventos,
declaraciones y participación del Gobernador en eventos, noticias de última
hora, entre otros temas.
Durante el año 2008 se emitieron un total de 788 comunicados.
b. Periódico Institucional
Se implementó un formato a dos tintas en papel periódico, 8 páginas con
periodicidad de una edición semanal. En total se editaron 35 periódicos durante
el año pasado. Es importante señalar que algunas ediciones fueron ampliadas
a 12 páginas para trabajar temas especiales.
c. Publicaciones Especiales
Se editaron dos revistas institucionales que dieron cuenta de la gestión
adelantada por las diversas entidades.
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Igualmente se realizó la coordinación de varios publireportajes y avisos,
destacándose las publicaciones que sobre la campaña “Una mano amiga por
Cundinamarca” realizaron de forma gratuita varios medios escritos.
d. Informes de Radio
Diariamente en la mañana y en la tarde se realizan informes telefónicos a
varias emisoras de provincia utilizando los comunicados de prensa y las
declaraciones pregrabadas a los funcionarios responsables de la información
divulgada.
e. Convocatorias y visitas a medios
De acuerdo al impacto de los eventos organizados, se realiza convocatoria de
medios para promover su cubrimiento. En el caso de las visitas que adelante el
Gobernador a los municipios, se establece contacto con los medios de la
provincia.
Igualmente de acuerdo al tema, se organizan agendas de medios para que
directamente Secretarios o funcionarios encargados del tema a divulgar
sostengan entrevistas con los periodistas de forma directa.
f. Distribución de material gráfico y de video
Se realiza permanente distribución de fotografías y material en video de los
diversos eventos de la Administración con el fin de complementar la
información divulgada.
g. Programas de televisión
Se coordinó el programa institucional “Cundinamarca, corazón de Colombia”, el
cual es transmitido a través de Canal 13, Señal Colombia y Canal Capital.
Copia de este programa es enviada a 27 canales comunitarios del
Departamento. Este año se editaron un total de 9 programas con los siguientes
temas:
- Emergencia en Quetame
- Turismo
- Tren de Cercanías
- Plan de Desarrollo
- Ruta Mutis
- Plan de Aguas
- Minería (2 programas)
- Plan Primavera
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h. Programa de radio
Todos los jueves se adelanta el programa radial “En línea con el Gobernador”.
Desde el mes de septiembre hasta diciembre se realizaron un total de 15
programas, registrándose un promedio de 15 llamadas atendidas por el señor
Gobernador y cerca de 30 solicitudes que se toma posteriormente dado que el
tiempo no es suficiente para el contacto directo con el Mandatario.
El material generado por el programa (reclamos, solicitudes) es resumido y
enviado al Gabinete Departamental para su atención.
Actualmente se trabaja en la elaboración de una base de datos con la
información de las personas que se comunican al programa.
2. RELACIONES PUBLICAS
Con el fin de mantener abiertos los canales de comunicación con los medios,
se tiene contacto permanente con los periodistas que cubren la fuente así
como con los directores de medios. De acuerdo al medio, se trabajan
informaciones exclusivas que nos permite así generar y mantener un vínculo
de confianza para posteriores acciones.
3. MONITOREO DE PRENSA
Se estableció la elaboración de informes de monitoreo de las publicaciones
registradas en los medios de comunicación con información del Departamento.
Los informes se realizan dos veces al día incluyendo resumen de la
información emitida en medios de prensa, radio y televisión. El monitoreo es
enviado diariamente al Gobernador y a los miembros del Gabinete
Departamental.
Así mismo, vía e-mail se mantiene informado al Gobernador de noticias de alto
impacto de nivel nacional generadas a lo largo del día.
Este informe permite mantener un seguimiento al impacto de la labor
adelantada por la oficina para tomar las medidas necesarias en caso de
requerir refuerzo en la divulgación, así como para responder a publicaciones
de tendencia negativa que puedan afectar la imagen de la Administración.
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4. COMUNICACIÓN INTERNA
a. Imagen Corporativa
Se viene trabajando en el posicionamiento y utilización del logo de la
Administración Departamental tanto en la papelería como en todas las piezas
de comunicación elaboradas por las diversas entidades.
En este sentido, se enviaron circulares y mensajes por correo electrónico a los
Secretarios y Directores informando que la Oficina Asesora de Prensa debe
revisar todo este tipo de material en áras de velar por el buen uso de la imagen
corporativa, así como la adecuada redacción y ortografía del material
publicado.
Es de señalar que no se ha logrado la respuesta esperada por parte de todas
las entidades.
b. Política de Comunicaciones
Se elaboró la política de comunicaciones del Departamento que no existía
como parte del proceso de implementación del MECI.
De acuerdo a las funciones definidas en la reestructuración para la
Secretaría de Prensa y Comunicaciones, se trabajará, con el apoyo de la
Secretaría de la Función Pública, un plan de comunicación interna.
B. LOGROS
-
Se posicionó la Gobernación de Cundinamarca como fuente de información
y ahora hace parte de la agenda diaria de los medios de comunicación.
-
El Gobernador es reconocido no sólo por su labor, sino como líder de
opinión por parte de los medios y de la opinión calificada.
-
Se generó una dinámica permanente de información, regular y razonable,
que le permite a los medios de comunicación y por este conducto a la
opinión pública, estar enterada de la forma como avanza la gestión de la
Administración Departamental, lo cual a su vez se convierte en una
herramienta que garantiza transparencia y genera alta credibilidad.
-
Los medios de comunicación reconocen un importante posicionamiento de
la actual administración en comparación con la anterior.
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C. DEBILIDADES
-
Falta un seguimiento juicioso que permita dar respuesta a las solicitudes
que se registran en el programa de radio, por lo cual se comunican al
programa de forma repetida los mismos oyentes con la misma inquietud.
-
Se registra divulgación de información que no es canalizada a través de
esta Oficina y en muchas oportunidades actúan como voceros funcionarios
que no han sido autorizados.
-
Hay acceso limitado a la información en algunas dependencias.
-
Varias dependencias continúan manejando publicaciones (avisos,
publireportajes, cuñas) de forma independiente sin contar con el apoyo de
esta oficina.
OLGA CHIGUASUQUE VARGAS
Jefe Oficina Asesora de Prensa
Fecha: enero de 2009.
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