archivo de trámite - Biblioteca - Secretaría de Educación Pública

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y
ARCHIVONOMÍA
DISEÑO DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN PARA EL
PERSONAL AUXILIAR DEL ARCHIVO DE TRÁMITE EN LA
INICIATIVA PRIVADA
T
E
QUE
PARA
S
OBTENER
LICENCIADO
P
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IRENE
ASESOR:
MÉXICO, D. F.
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VÁZQUEZ
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EL
A
TÍTULO
DE
ARCHIVONOMÍA
N
T
A
:
CALVARIO
Lic. Armando Flores Valderrama
2005
AGRADECIMIENTOS
A mi asesor. Armando Flores Valderrama,
por su inapreciable orientación y apoyo, en el desarrollo de
mi objetivo de titulación.
A mís padres, a pesar que no los tengo
físicamente, sé que están a mi lado, gracias les doy
por concederme la vida, los extraño y por siempre
los amaré.
A mís queridos Profesores. Humberto Mundo Reyes
y Jaime Becerril por haber compartido sus conocimientos
archivísticos, por impulsarme y motivarme a concluir mis estudios.
A mis revisores:
Lic: Escalona Ríos Javier
Lic: Malagón Becerril Rafael
Lic: Martínez Bonilla Daniel
Lic: Molotla Jiménez David
DEDICATORIAS
No existe mayor recompensa que ver
reflejada una sonrisa en sus rostros,
no existe mayor felicidad que disfrutar
su amor, su cariño y su bondad.
Gracias les doy, por estar a mi lado en este
sendero, por transmitirme su sabiduría, por guiarme
con honradez y humildad, por enseñarme a valorar y
comprender la vida.
¡Gracias! Abuelos Míos
A mi querida amiga Vicky Rojas R. Y Familia,
por extenderme la mano en los momentos más
difíciles de mi vida.
En especial a su mamá, la Sra. Isabel Reyes,
por impulsarme y motivarme en todo sentido,
por aquellos consejos que me han servido como base
para cumplir mis metas e ideales.
¡Mil gracias¡
ÍNDICE
Pág.
PROLOGO ------------------------------------------------------------------------------------I
INTRODUCCIÓN ---------------------------------------------------------------------------II
CAPÍTULO 1 CAPACITACIÓN
1.1.
Antecedentes de la Capacitación ------------------------------------------------------1
1.2.
Definición de la Capacitación ---------------------------------------------------------3
1.3. Base Legal de la Capacitación y Adiestramiento a los
Trabajadores ------------------------------------------------------------------------------6
1.3.1.
Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos ---------------------------------------------------------------------7
1.3.2.
Ley Federal del Trabajo -----------------------------------------------------7
1.3.3.
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal--------------------9
1.4.
Tipos de Capacitación -----------------------------------------------------------------10
1.5.
Importancia de la Capacitación -----------------------------------------------------11
1.5.1.
1.6.
Función de la Capacitación ------------------------------------------------12
Antecedente de la Capacitación Archivística en México -------------------------13
CAPÍTULO 2
2.1.
ARCHIVO DE TRÁMITE
Definición de Archivo -----------------------------------------------------------------19
2.1.2.
Archivos de la Iniciativa Privada -----------------------------------------21
2.2. Objetivo y Función de los Archivos de Trámite ----------------------------------22
2.2.1.
Importancia del Archivo de Trámite -------------------------------------24
2.3. Actividades del Personal Auxiliar en los Archivos
de Trámite -------------------------------------------------------------------------------25
2.4.
Procedimiento del Archivo de Trámite ---------------------------------------------26
2.5.
Tipos de Catálogos ---------------------------------------------------------------------33
2.6. Tipos de Sistemas de Clasificación---------------------------------------------------34
2.6.1.
Ventajas y Desventajas del Sistema de Clasificación ------------------39
2.7.
Control de los Documentos y Préstamo ---------------------------------------------40
2.8.
Transferencia de la Documentación -------------------------------------------------43
CAPÍTULO 3
DISEÑO DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
3.1.
Personal Auxiliar de los Archivos ---------------------------------------------------45
3.2.
Presentación -----------------------------------------------------------------------------46
3.3.
Objetivo de la Capacitación Archivística -------------------------------------------46
3.4.
Metodología ----------------------------------------------------------------------------47
3.5.
Diseño del Programa -------------------------------------------------------------------53
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES --------------------------------------62
BIBLIOGRAFÍA ----------------------------------------------------------------------------64
PRÓLOGO
En la empresa, para la cual presto mis servicios me envían a realizar visitas a
diversas empresas del sector privado, la función principal es efectuar diagnósticos
del archivo; los informes que realizo sirven para que el Gerente de ventas elabore
la propuesta para organizar los archivos de las mismas; el objetivo es plantear
soluciones a su problemática de acuerdo a las necesidades de las empresas.
En estas visitas me percaté de las deficiencias del encargado del archivo, por esto
mismo, decidí buscar una solución y fue diseñar un programa de capacitación
dirigido al personal auxiliar que atiende los archivos de trámite en el sector
privado, con la finalidad de que estén capacitados en las funciones del archivo.
La empresa denominada "MERCURY DATA, solución de archivo", se dedica al
rescate de archivos del sector privado; los servicios que otorga son: renta para
resguardo documental, organización, inventario y selección, consultas, brindar la
información al cliente en el instante; a través de los medios: correo electrónico,
fax o bien envió por mensajería.
Esta visión que he conceptualizado sobre la capacitación, esta enfocada a que los
empresarios, despierten la importancia e interés por el archivo y que cuando
designen al personal para el puesto, cuente con los conocimientos mínimos para
lograr una mejor productividad.
I
INTRODUCCIÓN
En este trabajo se menciona la falta de capacitación del personal que trabaja en el
archivo de trámite, concentración, histórico en las dependencias gubernamentales y
la iniciativa privada; por esta situación es necesario diseñar un programa de
capacitación para el auxiliar del archivo de trámite, con el objetivo de mejorar la
calidad de vida y productividad laboral de los trabajadores empíricos. El curso será
dirigido al personal con los conocimientos que ha adquirido a través de la práctica;
este mismo les servirá para el puesto que ocupará a futuro o bien que tiene a su
cargo.
Actualmente las organizaciones consideran a la capacitación como una situación
importante para los trabajadores, que
les sirve para motivarlos en el ámbito
laboral, de esta forma se les fomenta un clima de cooperación colectiva para lograr
los objetivos de la empresa.
Sin embargo, es la comprensión de los individuos, porque su trabajo es elemental
para el funcionamiento de la organización, que deberán reconocer la importancia
de sus necesidades, sus metas, ambiciones y sus propios problemas que de alguna
manera afecta su bienestar emocional y social, con la finalidad de resolver los
conflictos que surgen en el área laboral.
II
De acuerdo a las necesidades de
capacitación de los auxiliares en el puesto
archivístico, son quienes requieren de un mejoramiento en las actividades frente a
su equipo de trabajo y así proporcionar una mayor motivación a las labores
asignadas dentro del área correspondiente; que viene siendo el propio archivo, de
esta forma deberán cooperar y convivir con el usuario que solicite el servicio de
consulta documental.
Se deben reconocer los esfuerzos que la Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía, que ha hecho por formar archivistas profesionales, a pesar de lo
anterior aún persiste una gran insuficiencia de recursos humanos para atender la
problemática de los archivos. Ante la carencia de archivistas, solo hay
una
alternativa para mejorar los servicios archivísticos, a través de la capacitación para
el personal no profesional.
De esta manera la estructura del trabajo esta conformado por tres capítulos los
cuales están divididos de la siguiente manera:
En el primer capítulo se expone la definición de capacitación y el antecedente de la
misma, posteriormente se señalan algunos puntos históricos en México, así como
el marco legal.
En el segundo capítulo se hace referencia al archivo de trámite y su importancia en
el sector público como en la iniciativa privada, la falta de capacitación en materia
de archivonomía que se traduce en una nula cultura archivística; se considera
necesario establecer programas de capacitación para los responsables de los
archivos de cada empresa, así como los métodos de recuperación de información.
III
En el tercer capítulo, presento la propuesta de el diseño del programa de
capacitación.
Para
lo cual se menciona la metodología que se utilizó para
desarrollar esta investigación, el estudio de campo a través de las observaciones de
los diversos problemas que enfrentan los archivos de la iniciativa privada me
permitió analizar las condiciones de servicio que brindan los archivos.
IV
CAPÍTULO 1
1.
Capacitación
En este primer capítulo se revisará la función de la capacitación, desde su inicio,
las diferentes etapas, definición, aspectos legales, así como su importancia para
todo tipo de actividades efectuadas en diversos ámbitos de la sociedad.
Actualmente en el mundo existe una economía globalizada, las relaciones laborales
están sufriendo un cambio constante, por una parte se pueden observar nuevas
modalidades de contratación y autoempleo, el gobierno dedica parte de su política
pública a brindar atención y recursos económicos a las actividades educativas y
laborales, capacitando al capital humano necesario con el fin de apuntalar a un
mejor desarrollo del país.
1.1
Antecedentes de la Capacitación
A partir de que el hombre pasó de nómada a sedentario, en este nuevo estadio
integró los primeros grupos sociales que surgieron las necesidades de comunicarse;
el hombre para resolver esta situación inventó y practicó formas de comunicación
incipiente hasta llegar a establecer un lenguaje óptimo.
Con el transcurso del tiempo sucedieron diversas formas de agrupación social, en
las cuales se manifestaron nuevas necesidades a satisfacer (productos de alfarería,
ropa, utensilios varios, etc). Estas exigencias dieron como resultado el surgimiento
de los primeros trabajadores especializados, lo cual generó un aprendizaje para las
actividades de producción, dando como consecuencia la inducción, de la
capacitación en forma empírica.
1
De acuerdo con el autor Huberman, la capacitación inició cuando “los
conocimientos fueron transmitidos con la finalidad de mejorar la productividad así
como las habilidades del trabajador.” 1
Siguiendo con el tema del mismo autor.“Es importante comprender esta fase de la
organización industrial. Donde antes se hacía artículos no para ser vendidos
comercialmente, sino para abastecer la casa propia, ahora se les fabrica para ser
vendidos en el mercado exterior.”
2
Estos productos de artesanos profesionales, propietarios de las materias primas y
las herramientas con que trabajaban así como del producto que elaboraban y
vendían, se ha visto modificado al paso del tiempo pues los obreros de la industria
hoy en día únicamente son personas rentables gracias a las diferentes actividades
que a lo largo de la historia se presentaron.
Todos los productos que elaboraban eran de autoconsumo, por lo cual no existía
todavía esa necesidad de producir a un nivel macro, debido a que no existían
mercados o establecimientos comerciales, sin embargo en las diferentes épocas se
fue generando el auge de las ciudades y el empleo de moneda, originando el
abandono de los campos de cultivo para dedicarse a una sola área de servicio
específico.
1
2
Huberman, Leo. Los bienes terrenales del hombre. 39ª ed. México: Nuestro Tiempo, 2001 p. 72
Ibidem. p. 74
2
1.2
Definición de la Capacitación
En la sociedad actual, la capacitación es un instrumento que permite al individuo
obtener las herramientas laborales, a través del aprendizaje, relacionadas a sus
áreas correspondientes. Es una forma de superación del trabajador
para el
desarrollo de un país, ya que es indispensable formar el capital humano para
atender los requerimientos de producción.
Desde el punto de vista económico; la capacitación es considerada como un bien
independiente, en donde el individuo adquiere los conocimientos necesarios para
elevar su nivel de vida y la productividad, por que socialmente se le aprecia como
un instrumento con el cual puede obtener una mejor posición laboral.
El autor Warther
plantea que
la capacitación se refiere originalmente a la:
“comunicación y aprendizaje de habilidades manuales necesarias para realizar una
tarea con economía, ya que el término incluye una amplia gama de actividades que
va desde el mejoramiento de habilidades hasta el desarrollo individual en la
organización.”
3
El autor Sikula menciona que la capacitación es: “Un proceso educativo a corto
plazo en que se utiliza un procedimiento sistemático y organizado por medio del
cual el personal no ejecutivo obtiene capacidades y conocimientos técnicos para
un propósito particular.”
4
3
Warther, William B Jr. Administración de personal y recursos humanos. 3ª ed. México: Mcgraw-Hill.
1991 pp. 148- 149.
4
Sikula, Andrew. Administración de personal. México: Limusa, 1979 p. 143
3
Después de haber investigado diferentes conceptos del término capacitación se
concluye que es planteada como la respuesta a la falta de mano de obra calificada,
para poder ser participe, al creciente y acelerado proceso de los cambios
organizacionales y al importante reto que tiene el hombre como tal y como ser
social. Por lo que la capacitación es un proceso en el cual intervienen varios
factores tales como: financieros, económicos, productivos, humanos, los cuales
tendrán como fin elevar la productividad de las empresas.
Por lo anterior se concluye que capacitar al personal es darle mayor seguridad y
actitud para que pueda desempeñarse con éxito en su puesto laboral como a nivel
individual. Así mismo, las acciones organizadas y evaluables que se aplican en el
ámbito laboral para modificar, mejorar y ampliar los conocimientos, habilidades y
actitudes del personal en su conducta, producen un cambio positivo en el
desempeño de sus tareas que le son asignadas en la empresa en la que se desarrolla
profesionalmente de acuerdo al perfil de cada individuo, llevando a la práctica sus
conocimientos teóricos.
4
Sikula, un teórico en Administración de personal nos plantea en su cuadro, la
forma en que se debe aplicar una Evaluación de Capacitación y Selección de
Personal.
CUADRO 1
EVALUACIÓN DE CAPACITACIÓN
QUÉ
CÓMO
QUIÉN
DÓNDE
Capacitación
Pruebas
Instructores
Situación de formación
Desempeño
Observación
Guiadas
Supervisores
Situación de trabajo
Productividad
Estándares de
producción
Supervisores
Situación de trabajo
Efectos Económicos
Indicadores
económicos
Responsables
de la
explotación
Unidad Operativa
Fuente: Sikula, Andrew. Administración de personal.
5
1.3
Base Legal de la Capacitación y Adiestramiento a
los Trabajadores
Evidentemente, en una Institución pública o privada que cuenta con un Archivo y
cuyas necesidades demandan actividades teórico / prácticas de la Archivonomía
que requieren una sustentación legal para sus documentos, las autoridades que
están a cargo de la dirección y de diferentes unidades de información lo único que
hacen es asignar personal ajeno no competitivo en el ámbito archivístico, que a la
vez serán capacitados. Sin Embargo la Empresa o Institución para su buen
funcionamiento deberá contar con profesionistas en la materia.
En nuestro país la teoría integral del Derecho del Trabajo y de la Previsión Social
está fundada en el Artículo 123 de nuestra Constitución, cuyo contenido identifica
el Derecho del Trabajo con el Derecho Social.
El Artículo 123 en sus enunciados generales otorga a los trabajadores los derechos
a los cuales son acreedores por su trabajo, tales como las horas de trabajo, días de
descanso, salarios, etc., así como también regula las relaciones entre los obreros,
empleados y patrones de la misma manera ampara al trabajador en cuestión de
despidos, huelgas. Los asegura junto con sus familiares lo que es correspondiente
para salvaguardar sus patrimonios y bienes sociales.
Enfocándonos únicamente en el ámbito de los archivos nos encontramos con la
problemática de que al personal de los archivos poco caso les hacen, siendo estos
la base primordial para el buen funcionamiento de los mismos.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos;
Ley Federal de Trabajo, y ;
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
6
1.3.1
Constitución
Política
de
los
Estados
Unidos
Mexicanos
Nuestra Carta Magna, máximo mandato legal, incluye en el artículo 123 fracción
XIII, en la que se consigna como obligación de las empresa capacitar y adiestrar a
sus trabajadores. Por su importancia transcribo lo siguiente. “Las empresas,
cualquiera que sea su actividad, estarán obligados a proporcionar a sus
trabajadores, capacitación o adiestramiento para el trabajo, la ley reglamentaria
determinará los sistemas, métodos y procedimientos conforme a los cuales los
patrones deberán cumplir con dicha obligación.” 5
La obligación de capacitar y adiestrar fue reglamentada oficialmente por el Diario
Oficial de la Federación, con fecha del 28 de abril de 1978, entrando en vigor el
mes de mayo de ese mismo año.
1.3.2
Ley Federal del Trabajo
Con respecto a la legislación laboral se contempla
la capacitación y
el
adiestramiento, de conformidad con lo que dispone la Ley Federal del Trabajo en
el Art. 153 A, hasta el 153 X del capítulo III Bis, se menciona que es competencia
de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social; cuidar de la oportuna constitución
y funcionamiento de las Comisiones Mixtas de Capacitación y Adiestramiento
donde se establecen los siguientes aspectos:
“1. Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del trabajador
en
su actividad, así como proporcionarle información sobre la aplicación
de nuevas tecnologías en ella.
5
México. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. México: Leyenda, 2003. p. 111
7
2. Preparar al trabajador para ocupar una vacante o puesto de una nueva
creación.
3. Prevenir riesgos del trabajo.
4. Incrementar la productividad.”
6
De acuerdo al contenido de este artículo, señala que todo trabajador tiene el
derecho a que su patrón le brinde capacitación y adiestramiento en su trabajo, con
la finalidad de una superación laboral e individual. Con base a las definiciones de
capacitación el individuo es apto para desempeñarse
en su puesto asignado
buscando como meta promoverse hasta ocupar una dirección, mientras que en el
adiestramiento, por ende el trabajador únicamente podrá desarrollar sus habilidades
mínimas con la finalidad de mejorar su desempeño en su puesto inmediato sin una
meta laboral a futuro. La capacitación cuenta con los siguientes objetivos que
deberán ser de acuerdo a la solución de los problemas y necesidades de cada
empresa, estos son:
“Lograr que el personal de cualquier empresa este altamente calificado con
los
conocimientos, habilidades y actitudes para el correcto desempeño
laboral.
Mantener permanentemente actualizados a los empleados de la empresa que
se enfrentan a los cambios tecnológicos y científicos con los que día a día
nos enfrentamos.
Mejorar el comportamiento del empleado para que en su trabajo sea eficaz,
útil y con beneficios para la empresa.
Desarrollar un sentimiento de responsabilidad hacia la organización a través
de una mayor competitividad y conocimientos idóneos.”
6
7
7
México. Ley Federal del Trabajo. 8ª ed. México: ALF, 2002. pp. 61- 66
México. Ley Federal del Trabajo. p. 66
8
De manera general, todas las empresas deberán contar en sus relaciones laborales
con alguna cláusula, en la que se comprometan a capacitar al personal que tienen
contratado, como estipula la Ley Federal del Trabajo, en lo que se refiere a
obligación del patrón en la capacitación de sus empleados. Por otra parte en
nuestro país el Archivo General de la Nación es el encargado de cumplir con la
capacitación archivística del Sector Público, ofreciendo este organismo cursos de
organización, catalogación, clasificación, apertura de expediente, archivación y
servicio al usuario, entre otros.
1.3.3
Ley
Orgánica
de
la
Administración
Pública
Federal
Cuando se revisó esta ley se encontraron datos valiosos, tales como: el artículo 40
fracción V, VI, planteando que: a las Secretarías del Trabajo y Previsión Social
le corresponde vigilar y observar la aplicación de las disposiciones relativas al
artículo 123 de la Constitución Política, así como en la Ley Federal del Trabajo
de acuerdo al reglamento, en su fracción VI menciona, que las empresas tanto de
carácter privado como público deben:
“Promover el incremento de la productividad del trabajo;
Promover el desarrollo de la capacitación y el adiestramiento tanto como en el
trabajo y para el trabajo, así como realizar investigaciones, prestar servicios de
asesoría e impartir cursos de capacitación
que para incrementar la
productividad en el trabajo requieran los sectores productivo del país, en
coordinación con la Secretaría de Educación Pública.”
8
8
México. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. 42ª ed. México: Porrúa, 2003. p. 39
9
1.4
Tipos de Capacitación
Se considera que esta actividad, es cada día más trascendente e importante para los
países e inclusive es objeto de diversos estudios, en los cuales la función se plantea
en diferentes tipos de capacitación, los expertos en el tema, hacen una división
de los más usuales; el Autor H. Calderón C. describe que capacitación en el
trabajo y capacitación para el trabajo, de la siguiente manera:
La Capacitación en el Trabajo es:
“La conforma
una serie sistematizada de actividades encaminadas a
desarrollar las habilidades con la finalidad de mejorar las actitudes de los
trabajadores en las labores en que se desempeñan. De esta forma se puede
decir que la capacitación dentro del área de trabajo juega una gran importancia
como herramienta ya que
funcionalidad.”
apoya a los diferentes departamentos en su
9
Sin embargo la capacitación en el trabajo es más apropiada para enseñar los
procedimientos y capacidades que se puedan aprender en pocos días o semanas, de
esta manera la ventaja principal de la capacitación en el trabajo es que la persona
aprende con el equipo actual y en el ambiente real de su trabajo.
La Capacitación para el Trabajo:
“Este tipo de capacitación esta dirigida únicamente para el trabajador de
nuevo ingreso o bien al que va a realizar nuevas tareas que le son asignadas en
la misma empresa, el objetivo de esta es proporcionarle al personal la
capacitación acorde al puesto que va a ocupar en el futuro.
9
Calderón Córdoba, Hugo. Manual para la administración del proceso de capacitación de personal.
México: Limusa. Noriega, 1990. p. 22
10
De acuerdo a lo anterior este tipo de capacitación incluye al personal de
nuevo ingreso,
al
personal
que
será
promovido así como al
que
desempeñará nuevas funciones en su puesto o en otro, con la finalidad de
mejorar su desempeño y rendimiento en el puesto que ocupará.”
10
Por este medio se le induce al trabajador de nuevo ingreso, las actividades que
desempeñará en la empresa donde será contratado, ejecutándolas con satisfacción
en su puesto. Por lo tanto la productividad laboral debe ser tanto a favor de la
empresa como a su crecimiento personal.
1.5
Importancia de la Capacitación
Actualmente es necesario implementar la capacitación en las empresas para
obtener mayor productividad, con esta misma se obtienen cambios de actitudes y
aptitudes del personal para lograr las metas propuestas de la empresa, el objetivo
del programa es aprovechar las capacidades del personal interesado en superarse.
Todas las actividades de capacitación a realizarse deberán estar sustentadas en
hechos reales acorde al resultado obtenido a través de una investigación previa;
se analizaran las necesidades para orientarla y proporcionar información. De esta
manera la importancia de la capacitación es para el crecimiento y mejoramiento
laboral del personal, dirigida a la productividad organizacional e individual.
10
Calderón Córdoba, Hugo Op. Cit p. 23
11
1.5.1
Función de la Capacitación
La capacitación aporta un
rendimiento en la productividad
laboral,
proporcionando los conocimientos o aprovechando las habilidades y actitudes de
cada trabajador y los beneficios son a favor de la empresa o institución como a
nivel individual, sin embargo la función
inicia por los beneficios hacia
las
empresas, como lo plantea el autor Warther, resumiendolos en quince principios
básicos:
1) “Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles
2) Eleva la moral de la fuerza de trabajo
3) Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la empresa
4) Fomenta la autenticidad, la apertura y la confianza
5) Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas
6) Incrementa la productividad y la calidad del trabajo
7) Se promueve la comunicación a toda la empresa.”
11
Con respeto a la capacitación el mismo autor comenta o plantea que el trabajador
también se beneficia de manera sustancial:
1) “Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solución de problemas
2) Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones
3) Sube el nivel de satisfacción con el puesto
4) Permite el logro de metas individuales
5) Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual
6) Mejora la comunicación entre grupos y entre individuos
7) Ayuda en la orientación de nuevos empleados
8) Hace viables las políticas de la empresa.”
11
12
12
Warther , William B, Jr. OP. Cit. p. 185
Ibidem p. 185
12
Se puede decir entonces, que son dos puntos primordiales de la capacitación para
el personal: A la empresa se le brindará una mejor producción y/o servicio, el
trabajador estará capacitado para desempeñar las labores que se les asignen, y
además tendrá un crecimiento personal.
1.6
Antecedente de la Capacitación Archivística en
México
En México, como en otros países, la atención del área archivística inició a partir
de la implementación y enseñanza de cursos de capacitación; considerados como
indispensables para el personal que trabajaba en los Archivos y Bibliotecas. Los
primeros cursos estuvieron a cargo del español Francisco Gamoneda y del
Licenciado Ezequiel A.
Patricia Galeana, hace un comentario durante el Seminario:
Balance y
Prospectiva de los Archivos Históricos de México. Celebrado los días 25 y 26 de
agosto de 1990 en la Ciudad de México. Las ponencias del seminario como libro y
de acuerdo al tema de la investigación se retoma la parte de la presentación a
donde fueron publicados:
“El hecho de que solamente una institución, la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía de la Secretaría de Educación Pública,
otorgue la licenciatura en Archivonomía, y una más, la Universidad Autónoma
del Estado de México, imparta la licenciatura en Ciencias de la Información
Documental, además de algunos diplomados recientes de otras instituciones
como la
Universidad Nacional Autónoma de México y la Universidad
Iberoamericana.” 13
13
Galeana, Patricia. Balance y prospectiva de los Archivos Históricos de México. México: AGN, 1994
pp. 10 – 11
13
Los cursos de tipo profesional y técnico fueron establecidos desde años anteriores,
sin embargo la mayoría de las instituciones que los han promovido, los cancelaban
después de obtener resultados negativos.
La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
“En 1915 la Secretaría de Instrucción Pública y Bellas Artes, a través de la
primera Jefatura del Ejército Constitucionalista estableció por decreto, la
creación de una Academia de Bibliografía en la Biblioteca del Pueblo de la
Ciudad de Veracruz. Esta academia tenía un carácter teórico. Su programa lo
conformaban
archivos.”
25 conferencias sobre la clasificación de bibliotecas y
14
En la educación bibliográfica en México la autora Escalona: menciona que. “Los
cursos de la Escuela Nacional de Bibliotecarios y Archiveros que fueron
inaugurados el 24 de junio de 1916 a instancias de Don Agustín Loera y Chávez
quien gestionó ante el gobierno de Don Venustiano Carranza, en Veracruz, la
aceptación del proyecto.” 15
De esta manera se puede decir que desde entonces los cursos de capacitación
sustituían la escasez de una escuela especializada en el área de bibliotecas como
de archivo con la finalidad de formar personal apto para el puesto.
“En 1925 se hace un nuevo intento al crear la Escuela de Bibliotecarios, la que
corrió con la misma suerte de la anterior, al durar solo dos años debido a la
alta deserción de los estudiantes quienes, a pesar de contar con un certificado
al término de sus estudios, que acreditaban los cursos de bibliotecario que
habían recibido durante once meses.”
16
14
Islas Pérez, María Estela. La Archivística en México. Editorial. Renaies. 2003 p. 145
Escalona Ríos Lina. Ámbito y competencia de la capacitación Bibliotecaria y la formación profesional
Bibliotecológica en México AMBAC. 2002 Liber. Nueva época, 4 (4): 6
16
Islas Pérez, María Estela. Op. Cit. p. 146
15
14
En 1944 se asigna como jefe del Departamento de Bibliotecas al Lic. Jorge
González, quien estaba convencido de la necesidad de contar con personal
bibliotecario adecuado para trabajar. Con el consentimiento del Lic. Jaime Torres
Bodet, entonces Secretario de Educación Pública, el Lic. González convoca a un
Tercer Congreso Nacional de Bibliotecarios y el Primero de Archivistas, a las
Secretarías de Estado, de los Gobiernos y territorios de la República, a los
periodistas, a las instituciones privadas, a los maestros y a los escritores, con el fin
de impartir asesorías para capacitación del personal bibliotecario y archivista.
En este congreso se discutieron asuntos de mucha importancia para los
bibliotecarios y archivistas, pero un aspecto trascendente fue el que se refería a
contar, nuevamente, con una escuela que formara a profesionales en las áreas
mencionadas, por lo que se aprobó el proyecto para la creación de la Escuela
Nacional de Bibliotecarios y Archiveros, en 1945 fue fundada la ENBA.
“...se estableció la carrera de profesor en Archivonomía dentro de la misma
escuela. Tal denominación no estaba acorde ni con los antecedentes
académicos que se requerían para su ingreso, ni para el contenido de materias
que ofrecía, sin embargo, recibió tal denominación porque la escuela en aquel
entonces, dependía de la Dirección General de Enseñanza Superior e
Investigación Científica.” 17
Por otra parte en la Universidad Nacional Autónoma de México UNAM, se hacían
esfuerzos por instaurar los estudios profesionales de la bibliotecología. Y para
1952, el profesor José Maria Luján (Subdirector de la Biblioteca Nacional)
gestionó ante las autoridades universitarias, que se establecieron cursos de
Biblioteconomía y Archivonomía en la Facultad de Filosofía y Letras, en 1953 se
autorizó el otorgamiento de diplomas de bibliotecario a las personas que ya
tuvieran un grado en otras especialidades y cursarán los estudios correspondientes.
17
Islas Pérez, Ma. Op. Cit p. 146
15
“El 13 de diciembre de 1954 el Consejo Técnico de la Facultad de Filosofía y
Letras, aprueba la creación del Colegio de Biblioteconomía y Archivonomía y
en 1955 empieza a funcionar teniendo como profesores a los señores Tobías
Chávez, Juan B. Iguíniz, Esteban Chávez y Chávez, José María Lujan,
María Teresa Chávez, Pedro Zamora y Alicia Perales.” 18
En 1964 se realiza una nueva modificación en los planes de estudio. El nivel de
técnico en ambas especialidades queda como opción terminal para cursarse en dos
años, una vez concluidos los estudios de secundaria. Para estudiar la carrera de
profesor, se establece como pre-requisito haber concluido los estudios de
bachillerato o equivalente, además de cubrir los créditos del plan de estudios, para
esto el maestro debería elaborar una tesis y presentar el examen profesional así
como realizar una práctica de servicio social durante seis meses para titularse.
El nivel técnico que ofreció la ENBA no fue reconocido para la continuación de
los estudios de maestro. Por otro lado la “Universidad Autónoma del Estado de
México y el Archivo General del Poder Ejecutivo del Estado de México.” Dentro
del campo de la capacitación y la profesionalización archivística en el Estado de
México, se ha desarrollado un programa con tres características:
1. Formación de nuevos cuadros
2. Capacitación de los ya existentes
3. Actualización de los servidores públicos.
18
Escalona Ríos, L. Op. Cit. p. 7
16
La primera se ha cubierto a través de la licenciatura en ciencias de la información
documental creada en el año de 1992 en la Facultad de Humanidades de la
Universidad Autónoma del Estado de México.
La nueva licenciatura busca formar profesionistas que puedan desempeñarse lo
mismo en un archivo, una biblioteca o un centro de documentación incorporando
las actuales tendencias en el manejo de la información, obedece también a las
recomendaciones de Organismos Internacionales de Asociaciones e Instituciones
Bibliotecarias y la UNESCO (Organización para la Educación la Ciencia y la
Cultura de las Naciones Unidas), los que pugnan porque se incorporen en los
planes de estudios como son las áreas de administración, restauración y
conservación, material audiovisual, administración de documentos, tecnología de
la información, estadísticas, métodos de investigación, mercadotecnia de la
información y sistemas de información y servicio con la finalidad de facilitar la
movilidad de los profesionales en el mundo.
El Archivo General de la Nación tiene un programa continuo de capacitación en el
campo archivístico. Ofrece cursos, talleres sobre conservación y restauración,
paleografía, diplomática, organización de archivos históricos, administrativos y
municipales, así también, los diplomados en paleografía y diplomática, la última
promoción del diplomado en administración de Documentos se celebró en
coordinación con el Instituto Nacional de Administración Pública.
Los intentos de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) para
contribuir en la capacitación y profesionalización de archivistas se han llevado a
cabo a través de la Facultad de Filosofía y Letras, el Colegio de Ciencias y
Humanidades (CCH) y el Archivo Histórico de la UNAM (AHUNAM). De 1959
a 1977 el Colegio de Archivología de la Facultad de Filosofía y Letras de la
UNAM impartió cursos a nivel licenciatura pero, por falta de aspirantes, cerró sus
estudios.
17
El 5 de junio de 1978 se publica el reglamento de la Unidad Coordinadora del
Empleo, la Capacitación y Adiestramiento (UCECA), organismo descentralizado
de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social responsable de la coordinación de
los esfuerzos para la impartición de la capacitación. En agosto del mismo año se
suscribe un convenio entre las Secretarías de Evaluación y del Trabajo en el se
establecen las bases de coordinación entre ambas dependencias.
En el sexenio del expresidente Salinas de Gortari se formalizaron documentos
donde se enfatizó de manera especial el concepto de capacitación, como ejemplos
cabe citar el Plan Nacional de Desarrollo 1995 – 2000, publicado en el Diario
Oficial de la Federación del 31 de Mayo de 1995, y el programa de empleo,
Capacitación y Defensa de los Derechos Laborales 1995 – 2000, publicado en el
Diario Oficial de la Federación el 7 de enero de 1997, donde, a través de cinco
subprogramas, se atienden puntos esenciales en materia laboral, destacando el
fortalecimiento de la capacitación e impulso a la productividad del trabajo.
Y bien al haber concluido este capítulo me deja claro, que las instituciones
públicas y privadas requieren de dos tipos de personal, tal es el caso del profesional
y el técnico. El primero debe atender las actividades profesionales para las que fue
formado en la escuela donde se le impartió la licenciatura para tal fin, mientras
que el segundo debe ser capacitado en el marco jurídico que rige su empresa.
Al capacitar, no se debe perder de vista la responsabilidad que tiene con la
sociedad y con la profesión misma, por lo que no se debe trasladar el conocimiento
al ámbito de la capacitación; habrá que defender las plazas para profesionales y
hacer conciencia en las autoridades respectivas sobre la actividad que realiza el
archivista. Por lo consiguiente en el próximo capítulo mencionaré lo importante
que es el archivo de trámite en las empresas privadas como en las públicas ya que
son la base primordial para el crecimiento de toda organización.
18
CAPÍTULO 2
2.
Archivo de Trámite
En este segundo capítulo se mencionan el archivo de trámite, su importancia, las
actividades profesionales del archivista, así como también las labores que debe
efectuar el personal auxiliar que trabaja en el archivo.
2.1
Definición de Archivo
Para iniciar este subcapítulo se considera necesario revisar
las diferentes
acepciones de la palabra archivo: ya que este puede ser el sitio o edificio destinado
para conservar la documentación generada durante el transcurso de las actividades
de personas físicas o morales y que a la vez son conservados para la realización de
su seguimiento a través de su consulta.
Etimológicamente la palabra. “Archivo” se “deriva de las raíces griegas,
“archeion”. Casa del Senado, Ayuntamiento u Oficina del Magistrado principal, y
“arche” se deriva arca; en la antigüedad los documentos y tesoros eran guardados y
conservados en arcas.”
19
19
Tanodi, Aurelio. Manual de archivología hispanoamericana; teoría y principios. Córdoba, Universidad
Nacional de Córdoba; 1961 p. 1
19
Como siguiente paso se proporcionan y analizan las diversas aportaciones de los
autores con respecto al archivo de trámite; el primero de estos es, Chiavenato
quien lo define como: “archivo dinámico o activo que contiene los documentos de
uso constante en la empresa, y que a la vez es el archivo de rutina diaria, donde los
documentos son frecuentemente archivados y consultados.”
20
Por lo que respecta al concepto de archivo de trámite, el Glosario de terminología
archivística, señala que: “Son los que contienen expedientes de asuntos en trámite
o movimiento y cuya consulta es frecuente para la toma de decisiones, dan servicio
directo y constante a las dependencias de una unidad.”
21
Otra definición que considero necesario es la del autor Mario Jiménez, quien
aporta que: “El archivo de trámite o activo, son los que se ocupan de los
documentos de actualidad que consultan con frecuencia, a oficinas y particulares,
en la tramitación de asuntos o el arreglo de sus negocios.”
22
Lo anterior se concluye que el archivo es un conjunto de documentos cuyo asunto
o gestión aún activa que se encuentra en constante uso por cada área o
departamento, que de alguna manera es como la memoria al hombre, el archivo a
la empresa. El archivo de trámite es la fase activa de acuerdo al ciclo vital de los
documentos; además sirven para realizar trámites administrativos o para la toma
de decisiones, es necesario para el desarrollo de tareas y actividades de los
puestos en el trabajo.
20
Chiavenato, Adalberto. Iniciación a la organización y el control. México. McGraw-Hill. 1993 p. 123
21
Glosario de terminología archivística y de ciertas expresiones de administración. SEP. México. 1980 p. 23
22
Jiménez Rodríguez, Mario. Archivos administrativos. México. S.E.P. 1983 p. 32
20
El documento a su vez es la fuente principal con la cual se integra un archivo de
trámite, desde la entrada de correspondencia, en donde se aplica la primera
actividad archivística, que es la clasificación de los documentos para facilitar el
trabajo al destinatario.
De tal manera que las tres principales funciones del archivo de trámite son:
Recepción de la Correspondencia, Registro, Clasificar, Catalogar, Integración de
Expedientes, Conservar y Servir; es decir al recibir los documentos para el
almacenamiento de la documentación, a la vez exige el control y canalización de la
producción documental a una conservación, el servicio conllevará a la difusión,
orientación, ofreciendo datos concretos, facilidad de acceso y consulta a quien la
solicite.
2.1.2
Archivos de la Iniciativa Privada
Son los archivos de instituciones, organismos, que tienen documentación propia
de sus actividades, donde se ordenan, clasifican, catalogan y se conservan todos los
materiales documentales que son creados para el funcionamiento de una empresa
garantizando su guarda permanente sin importar el medio de producción ya sea
papel, discos compactos, microfilm, etc.
De acuerdo con el Diccionario de terminología archivística del Ministerio de
Cultura, nos dice que:
Archivo Privado a). “Conjunto orgánico de documentos privados y/o recibidos en
el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas en el transcurso de
actividades no regidas por el derecho público.” 23
23
Diccionario de terminología archivística. Ministerio de cultura. 2ª. Madrid. 1995 P. 23
21
Archivo Público b).
“Conjunto orgánico de documentos producidos y/o
recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas en
el transcurso de actividades administrativas regidas por el derecho público, la
consulta aquél cuyo fondos son accesibles de acuerdo a la reglamentación
establecida.”
24
La importancia de los archivos privados es que no esta sujetos a ninguna ley en
cuanto a documentación interna, pero la mayoría tiene que ver con instrucciones
publicas. Pero de manera precaucional conservan su documentación sobre todo la
Contable, Fiscal y Legal hasta que prescriba. El archivo público, se rige por la
ley pública ya que son considerados como patrimonio Nacional y Cultural que
fundamentan la conciencia histórica y su permanencia.
2.2
Objetivo y Función de los Archivos de Trámite
En casi todas las empresas de carácter privado, que cuentan con archivos, su
objetivo es: resguardar de manera segura los documentos de todo tipo, generados
durante sus actividades, en otras palabras, el archivo proporciona confiabilidad y
preservación a los documentos, a corto, mediano y largo plazo.
Conviene tener presente siempre dos facetas importante e inseparables de los
archivos. La primera es que los convierte en privilegio, son memoria de la
sociedad, y como tales, certezas de derechos, pruebas de intereses y herramientas
de gestión, a igual que los talleres y laboratorios donde el intelecto hace la
química de la historia.
24
Diccionario de terminología archivística. Op. Cit p. 23
22
27
Primera son certeza de derechos, autoridad e información para la administración de
los negocios. En muchas ocasiones de la Historia, se han convertido en objetivo
militar para destruir en ellos una nación a la que se priva de memoria social. Los
documentos de cualquier archivo, nacidos al hilo pragmático de una gestión,
proporcionan racionalidad, objetividad, economía, eficacia y como “actuaciones
bien fundadas”.
Incluso los más antiguos, porque no deja de ser una realidad que el pasado de
cualquier pueblo o de cualquier administración es como un prólogo de su futuro
más cercano o lejano. La información es “poder” y el alimento básico de esta
información es el testimonio de un documento custodiado en un archivo. Los
derechos y obligaciones de administradores y administrados se sustentan y
materializan muchas veces en la concreción inerte y material, por ello es evidente
un papel escrito con tinta.
La segunda faceta es que los archivos, hoy por hoy, son lugares y talleres para la
ciencia en general y para la Historia en particular. Sin embargo el fin jurídico
administrativo que generó al documento de archivo constituye su más válida y
preciada vida científica,
tiempo de imparcialidad para fundamentar la razón
histórica. En efecto cada uno de ellos es testigo de la Historia aunque sus autores
eran normalmente ajenos a tal pretensión. Por eso conviene a veces recordar a los
historiadores que los documentos y archivos en edad administrativa hoy, serán la
historia del mañana. Los humanistas deben prestar atención no sólo a los
documentos antiguos de los archivos históricos, sino también a los papeles de
pasta de madera, a las cintas y diskettes de las oficinas de hoy en día.
23
Por otro lado hay que recordar que cualquier administración (estados, regiones,
municipios, empresas y hogares) necesitan de la historia para resaltar sus señales
de identidad con los antecedentes del pasado, los cuales deben ser resguardados en
su archivo. A lo largo de la historia en los archivos, ha influido para su mayor o
menor valoración social la consideración que los eruditos e historiadores han
tenido del valor de los documentos de archivo siendo éstos fuente para volver a
retomar el pasado como un influjo notable en la manera de conceptuar los
documentos de archivo en sí mismos,
el de conservarlos, gestionarlos y
describirlos.
2.2.1
Importancia del Archivo de Trámite
Los documentos del archivo, son parte importante para la información textual e
indispensable para realizar actividades y funciones de la sociedad. Las empresas e
instituciones necesitan conocer la documentación para realizar sus actividades
cotidianas. El autor Aurelio Tanodi, menciona que los:
“archivos son los protectores de los derechos legales en todo los sentidos, de
la misma manera los administradores, necesitan los archivos para darle el
seguimiento a su trabajo, con la finalidad de establecer y proteger derechos
legales, investigaciones con el sólido propósito de mejorar la calidad de la
administración.”
25
25
Tanodi, Aurelio. Op. Cit. P. 85
24
De esta manera constituyen las herramientas administrativas primordiales para
desarrollar las labores, que contienen evidencias de los asuntos legales, financieros
y administrativos que deben conservarse para la toma de decisiones, manejar los
problemas tanto políticos, económicos y sociales. A continuación se mencionan
las ventajas para la organización de los archivos de trámite:
• La información se tiene a la mano, es decir al alcance para su consulta,
reduciendo considerablemente los tiempos de respuesta.
• Administra la documentación testimonial;
• Da un seguimiento a los asuntos;
• Ofrece la circulación y tramita la documentación;
• Canaliza el documento al departamento u oficina correspondiente; y
• Hay confidencialidad.
En épocas anteriores el archivo fue la bodega, el cuarto polvoriento para los
castigados, actualmente es algo más, hoy es el lugar donde se conservan los
documentos activos de la vida diaria de toda empresa.
2.3
Actividades del Personal Auxiliar en los Archivos
de Trámite
El Ciclo Vital de los Documentos plantea la conformación de tres tipos de archivos
trámite, concentración e histórico; el primero recibe la documentación; la persona
encargada deberá ser responsable y ordenada para realizar el control con exactitud;
en el caso de enviarla a las diversas áreas de la empresa, uno de los requisitos a
cumplir es aplicar el inventario que refleje claramente de que oficina procede el
orden correspondiente, también es importante que el área remitente haga constar el
plazo de prescripción de los documentos, respetando la vida activa que les asigne
la legislación vigente o el interés particular.
25
Al ingresar la documentación en el archivo debe ser cotejada para comprobar si
corresponde al inventario; si no fuera así, se harán constar los faltantes al final del
mismo, antes de la diligencia de "Recibí" la persona que esté a cargo de la
recepción no firmará de recibido si los datos no cumplen los requisitos.
Así la vigilancia deberá ser constante dentro de las secciones del archivo, la que
nos permitirá identificar y localizar deficiencias en su funcionamiento, estas
requieren de un análisis de su causa para poder efectuar los cambios necesarios en
la ejecución de cualquiera de los pasos archivísticos.
2.4
Procedimientos del Archivo de Trámite
Esta fase se inicia cuando la correspondencia es enviada al archivo aplicándose los
siguientes procesos:
A)
Recepción de la correspondencia
B)
Registro de correspondencia de entrada
C)
Clasificación
D)
Catalogación
E)
Expedientación
F)
Glosa
G)
Archivación
H)
Préstamo y consulta
26
1). Recepción de la Correspondencia
Desde el punto de vista archivístico son documentos que ingresan en la oficialía de
partes y en el control de gestión, la entrada de ésta es controlada y distribuida a los
diferentes departamentos, acorde a las funciones que desempeñan.
a)
Recepción: consiste en recibir las piezas de correspondencia
provenientes de distintas fuentes por diversos conductos.
b)
Verifican: que la documentación esté dirigida a la empresa o al
funcionario, de lo contrario se devuelve al remitente.
c)
Apertura:
es la operación de abrir los sobres, enviados o
cubiertas de la correspondencia recibida.
2). Registro de correspondencia de Entrada
Es el libro de anotaciones que contiene un listado en orden numérico consecutivo
de los números asignados a los asuntos activos e indica el próximo número que se
asignará a los nuevos expedientes. También indica el nombre de la persona, firma
o asunto a quien se le asignó un número en particular y la fecha en que se hizo. En
este caso se foliarán las piezas, para llevar el control cuantitativo de la
correspondencia recibida.
3). Clasificación
Estudia los sistemas y el modo de su aplicación a los documentos en donde el
archivista pone a prueba y demuestra su capacidad profesional, sus estratégicas
para obtener el mejor resultado con la mayor economía de tiempo, su mentalidad
lógica y consecuente, su sensibilidad para elegir el método más adecuado según la
estructura del fondo documental.
27
4). Catalogación
Es la acción de formar registros o catálogos; que comprende un proceso completo
en la elaboración de los mismos al describir sistemática y ordenadamente los
expedientes que integran el archivo.
5). Expedientación
En los archivos de trámite una de las función es integrar, guardar y conservar los
expedientes
para su consulta rápida. En el procedimiento de la apertura del
expediente, es conveniente que la carpeta o fólder tenga impresos en la portada los
siguientes o semejantes datos: Membrete, Fecha, Clasificación, Nombre del
interesado, Asunto y Legajo; Estos datos se presentan en el cuadro 4, que sirven
para la identificación pronta y así poder dar un servicio eficaz a los usuarios que
requieran el servicio.
6). Glosa
Es la integración de los documentos al expediente correspondiente según sea el
caso del asunto que se trate.
7). Archivación
Posteriormente se archivan las relaciones de constancia de recepción de
correspondencia recibida en el lugar que les corresponda.
8). Préstamo y Consulta
Es el traslado temporal de un expediente del archivo, hacia el áreas solicitante con
el fines de investigación y tomar una pronta decisión. Ya que la consulta es una
función básica de los archivos que consiste en poner los documentos que conserva
a disposición del usuario que los solicite, dentro de las normas establecidas.
28
A esta misma se le aplican
los siguientes sistemas, de clasificación con el
propósito facilitar la pronta localización de los expedientes; se describen de la
siguiente manera como se muestra en el cuadro 2:
CUADRO 2
SISTEMAS
DIRECTOS
INDIRECTOS
Alfabético
Numérico
Por Asuntos o Materias
Topográfico
Geográfico
Onomástico
Directo: Es cuando la persona busca en el archivo
la información de manera directa el expediente; no
tiene que consultar un instrumento que le guíe en la
localización del documento.
Los Sistemas Archivísticos
Están formados por.
Indirecto: En este se elabora instrumento, con el
cual se logra registrar y recuperar la información
contenida en cada expediente, así como asignarle el
número o la clave que le corresponda.
El sistema directo es sencillo poco complejo y si se debe contar con instrumentos
que no se cuenta con ningún instrumento de consulta mientras que el indirecto, por
constar de un catálogo sistemático que tiene las funciones de controlar las claves o
números de expedientes existentes en el archivo, permite conocer el número
anotado en las tarjetas de este catálogo y el total de expedientes existentes.
29
El sistema de clasificación es un conjunto de métodos que se interactúa entre sí.
Para la organización y guarda de disposición documental. Como se muestra en el
siguiente cuadro; El análisis de la documentación para establecer el sistema de
archivo.
CUADRO 3
SISTEMA DE ARCHIVO
DATOS DEL DOCUMENTO
SISTEMA
MÉTODO
1. Nombre de personas físicas o morales
Alfabético
Directo
2. Lugar de origen o trámite de los documentos
Geográfico
Indirecto
(País, Estado y Ciudad, etc.)
3. Asunto o tema que tratan los documentos
Por Asuntos Indirecto
4. Fecha de origen o trámite de los documentos
Cronológico Directo
5. Número convencional o progresivo para los Numérico
Indirecto
expedientes
6. Clasificación basada en la numeración decimal
Decimal
Indirecto
7. Lugar para los expedientes terminados o Topográfico Indirecto
definitivos
Fuente: Lozano Herrera, Leonor. Teoría y practicas de archivo
30
APERTURA DE EXPEDIENTES
El expediente debe formarse, estrictamente, con el conjunto de documentos
referentes a un mismo asunto o negocio, constituyendo su historia completa. Al
iniciarse un asunto se abre el expediente y las cédulas de catalogación necesarias
complementándose con los principales asuntos por nuevas modalidades.
• “Membrete: este corresponde a la institución u organización que abre
el
expediente
• Clasificación: estará de acuerdo con el sistema adoptado a las necesidades de la
empresa.
• Fecha: los datos son: día mes y año, cuando se inicia el expediente o trámite del
asunto.
• Nombre del interesado: debe anotarse el nombre que corresponda, ya sea de
personas físicas o morales, el nombre de la documentación reseña de lo que
trata.
• Asunto: será una síntesis del asunto que trata la documentación tramitada.
• Legajo: conjunto orgánico de piezas documentales agrupadas en una unidad de
conservación y se forma hasta cuando la carpeta alcanza un grosor de 2.5 cm. ”26
26
Lozano Herrera, Leonor. Op. Cit p. 119 y 121
31
Ejemplo: La negociación de Imagen Contemporánea S. A de C.V. de México.
propone un nuevo estilo de decoración para el Hotel Sheraton María Isabel. En
esta empresa es donde va a abrirse el expediente:
CUADRO 4
PORTADA DE UN EXPEDIENTE
HOTEL SHERATON MARÍA ISABEL
AV. Reforma
México, D. F.
DEPARTAMENTO DE RELACIONES COMERCIALES
FECHA: 15 / 04 / 2004
CLASIFICACIÓN: 158 ---C DHSMI / 04
NOMBRE:
Imagen Contemporánea, S. A de C.V.
México D. F.
ASUNTO:
Contrato de Decoración para el Hotel
Sheraton María Isabel
VCI
Fuente: Lozano Herrera, Leonor. Teoría y prácticas de archivo
32
2.5
Tipos de Catálogos
Se dará énfasis en que la acción de catalogar consiste en describir sistemáticamente
los documentos que forman el archivo, de esta manera la formación
de los
catálogos es indispensable observar estrictamente las reglas que se dan con el
objetivo, siendo la catalogación una de las labores que presenta más dificultades,
debe ejecutarse con el mayor cuidado posible, ya que de esto depende en gran parte
el excelente funcionamiento del archivo.
Catálogo Sistemático
Este orienta sus asientos según los números clasificadores de cada expediente de
tal manera que permite la investigación por los materiales y
asuntos,
arreglándolos en el orden de clasificación adoptado, partiendo de un agrupamiento
racional lógico de materia o asuntos afine de llevar un orden progresivo.
Catálogo Alfabético
Este sigue el orden alfabético, las cédulas están ordenadas tomando en cuenta el
primer y segundo apellido, nombre (s) de las personas o en su defecto el nombre de
las empresa (s), a quienes pertenecen los expedientes de esta manera el
ordenamiento debe ir de acuerdo con las reglas de catalogación.
Catálogos Geográficos
Estos son muy especiales y se forman por necesidades del propio archivo; los
encabezamientos de las cédulas catalográficas contienen nombres geográficos y se
ordenan según sea la región o el lugar al cual se refiere el expediente.
A consideración personal, los catálogos como o en fichas son poco funcionales, la
actividad que han englobado a estos es la descripción.
33
2.6
Tipos de Sistemas de Clasificación
Debe existir un sistema lógico para clasificar documentos, por la concepción de la
definición del sistema de clasificación, es un orden que utiliza números y letras
para identificar los documentos cabe mencionar que no siempre es así.
MÉTODO ALFABÉTICO
Este sistema, consiste en clasificar y registrar documentos o expedientes tomando
como base los nombres de las personas físicas o morales involucradas en los
asuntos
que en ellos se tratan. Para la conservación de los documentos o
expedientes deben arreglarse por riguroso orden alfabético.
Por lo tanto en los nombres sujetos a este Sistema se aplican ciertas normas
conocidas como las que consisten en dividir los conceptos en dos términos y
pasar a primer lugar el último término, como se explica en seguida.
1. NOMBRES DE PERSONAS FÍSICAS
Los términos con los cuales se integran los nombres de personas físicas son:
1.
NOMBRE PROPIO
2.
APELLIDO.
En este caso es necesario recordar que algunas personas tienen más de un nombre
propio y, por lo general, dos apellidos.
• Cuando sólo exista un nombre propio y uno o dos apellidos, los términos
se invierten por ejemplo:
Irene Vázquez
VÁZQUEZ, Irene
María Martínez Vázquez
MARTÍNEZ VÁZQUEZ, María
34
• En el caso de que aparezcan las iniciales antes o después del nombre
propio, éstas corresponden al primer término por ejemplo:
O. Alejandro Aguilar
Aguilar, O. Alejandro
Luz M. Calvario
CALVARIO, Luz M.
• Cuando hay inicial después del apellido, ésta corresponde al segundo
apellido y, por tanto, acompaña siempre al primero ejemplo:
Viviana Laguna G.
Miguel Ángel Calvario V.
Laguna G, Viviana
Calvario V, Miguel Ángel
REGLAS ALFABÉTICAS
Se llaman “REGLAS ALFABÉTICAS” O DE “ALFABÉTIZACIÓN” a las que se
aplican para acomodar ordenadamente los documentos que deben conservarse por
sistema alfabético. Este procedimiento se conoce con el nombre de
“ALFABÉTIZACIÓN”, y el verbo que se emplea es “ALFABETIZAR”. las reglas
alfabéticas más conocidas son:
1a. Los conceptos deben ordenarse letra por letra y luego palabra por palabra. No
se alfabetiza otra palabra si no ha quedado alfabetizada la anterior:
1). ÁLAMO, Graciela
6). ÁLVAREZ, Veronica
4). ALANÍS, Angélica
7). ARREDONDO, Patricia
2). ALANÍS, Nancy
8). AZUELA, José Alfredo
35
2a. En este caso es conveniente ordenar primero todos los conceptos que aparezcan
antes de la coma por ejemplo:
1. CALVARIO VIDAL, Adela
2. CALVARIO VIDAL, Gorgonio
3. CALVARIO VIDAL, Miguel Ángel
3a. Por lo tanto las iniciales deben preceder a las palabras completas por ejemplo:
1. M. R. C.
3. MERCADO, Roberta A.
2. M. RAMÍREZ Y CÍA.
4. MERCADO, Roberta Antonia
4a.
Cuando al principio de un concepto aparezcan palabras abreviadas (no
iniciales cuyo significado se desconozca), deben escribirse completas para facilitar
su alfabetización por ejemplo:
CÍA. COMPAÑÍA
Hnos. HERMANOS
5a. Por otro lado la “CH”, tiene sonido propio, así que no debe confundirse con la
“C
H”. Por ejemplo, CRUZ, debe ordenarse antes de CHAVEZ, por que ambos
apellidos se inician con letras diferentes: “C” y “CH”, veamos los siguientes
ejemplos:
CONTRERAS, Luis
CUMMING, Aída
CHAPARRO, Daniel
36
6a. La letra “LL” es también de sonido propio; su nombre es “ELLE” y no
“DOBLE ELE”, como algunos la designan, y su lugar en el alfabeto español es
después de la “L” por ejemplo:
LOPÉZ, Alma L.
LUNA, Federico
LLANOS, Enrique
7a. La “RR” nunca se emplea al principio de la palabra, de manera que cuando
aparezca, debe considerarse como lo que es: dos “R” desligadas. Estas reglas son
para que los documentos se clasifiquen y a la vez se guarden con la finalidad de
facilitar su consulta. Por otro lado tenemos el Sistema Geográfico de Archivo que
más adelante se explica.
HERNÁNDEZ, Lorena
HERRERA, Diana
SISTEMA GEOGRÁFICO
Este se aplica en la mayoría de las empresas comerciales, puesto que son comunes
en las relaciones entre firmas establecidas en plazas diferentes. recordemos que se
emplea en el caso de archivar documentos cuyo dato es el lugar de origen.
Sin embargo para el concepto del Sistema Geográfico se requiere de cierta cultura
o conocimiento del archivista, quien debe tener antecedentes de la ubicación
Geográfica. De esta manera el Sistema Geográfico de Archivo puede combinarse
con otros sistemas, principalmente con el alfabético y con el numérico.
37
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN POR ASUNTO
Este sistema de clasificación de los documentos se hace por su contenido, consiste
en clasificar, registrar, guardar y conservar los documentos de acuerdo con el
asunto, ramo o materia de que traten:
1. Cuando en una empresa se llevan a cabo diversas labores y, por lo mismo, está
organizada en secciones o departamentos. Por ejemplo.
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN
Labores:
Controlar al personal de la empresa
Elaborar Instructivos de Trabajo
Tramitar la Correspondencia etc.
APLICACIONES DEL SISTEMA POR ASUNTOS
A)
Un archivo de artículos clasificados por temas
B)
Un expediente de publicaciones periodísticas, clasificados por temas
C)
Un índice de materias de estudio, con indicación de algunos temas:
38
2.6.1
Ventajas y Desventajas del Sistema de Clasificación
A continuación se describen las ventajas y desventajas desde el punto de vista
archivístico:
a)
Ventajas del sistema
• En cuanto al sistema de clasificación alfabético se puede decir de
manera sencilla, que los elementos fundamentales para llevarlo a cabo
son el nombre, como se indica que comprende a las personas físicas o
morales, lugares geográficos, asuntos y materias, por lo tanto, debe
seguir las indicaciones de las reglas de clasificación.
• Otra de las ventajas del sistema, puede manejarse y a la vez combinar
nuevos nombres en el lugar exacto.
• De esta forma, cualquier documento puede ser encontrado fácilmente
sin necesidad alguna de catálogos o bien de un índice,
una vez
localizado e integrado en su lugar correspondiente.
b)
Desventajas del sistema
• En el caso de la escasez de reglas para el desarrollo de
clasificación, es cuando los criterios son unívocos y presentan los
problemas de la localización de los expedientes. Por lo tanto, si se
aplican las
reglas de clasificación
estarán
los problemas
resueltos, ya que son los elementos más importantes en el ámbito
archivístico.
39
• Cuando el volumen de la documentación es extenso, se requiere de
personal profesional
que cuente con los conocimientos
archivísticos, con la finalidad de realizar un buen trabajo a la hora
de la clasificación.
En lo particular el sistema de orden alfabético es recomendable aplicarlo cuando
un archivo es pequeño, para que este mismo no sea laboriosa y de esta manera se
ira adaptando conforme a su crecimiento, se obtendrán los beneficios por ejemplo:
Será fácil el manejo de la documentación con una sencillez en la clasificación etc.
2.7
Control de los Documentos y Préstamo
Esta actividad inicia aun antes de que los documentos sean archivados el sello
fechador es un medio de control y ambas funciones terminan cuando los
documentos son eliminados con la aplicación de la teoría archivística, los archivos
organizados ayudan al control de los documentos, estos mismos deben guardarse
tan pronto sea posible después de ser recibidos y cuando se turnan a las áreas
administrativas.
A continuación se enumeran los principales problemas de control de los
documentos:
• La pérdida de documentos solicitados a los archivos
• Son colocados en forma errónea los expedientes en los archivos, la mejor
precaución para evitar esta situación es aplicar los procedimientos
correctos.
40
CONTROL DE PRÉSTAMO:
El control debe establecerse desde la Jefatura, a partir de la puesta en marcha de la
organización, este procedimiento debe ser tan sencillo como lo permita la política
general de la empresa.
Al revisar el tema de préstamo de documentos, el autor Schellenberg señala
que:
“Préstamos los archivos o documentos deben prestarse en su integridad sobre
una base institucional, no individual. Pueden facilitarse a las dependencias
oficiales que los produjeron o a las instituciones de investigación privada
responsables pero no a los individuos en particular, no importando que estén
dentro o fuera del gobierno. Deben prestarse a las dependencias del gobierno
no sólo para fines oficiales, pues dichos organismos tienen que reconocer el
papel de una institución archivística al tener disponibles sus documentos para
otros propósitos y deben también referirse a las solicitudes más recientes para
que sean tramitadas directamente por la propia institución archivística.
Ninguna otra dependencia gubernamental debe ser intermediaria entre las
personas particulares y la institución de archivo, para poner a su disposición
los materiales documentales o la información de ellos.”
27
27
Schellenberg, Theodore. Op. Cit p. 406
41
Los expedientes son facilitados a través de “Vales de Préstamo” con la firma del
empleado autorizado para la consulta. De esta manera se forma un catálogo
riguroso ordenado y sistemático ya sea numérico o alfabético para tener una
información sobre los expedientes prestados y de esta manera se tiene el control
de la documentación. Contendrá los siguientes datos.
CUADRO 5
Vales de Préstamos
Nombre de la institución
Archivo de trámite
Clasificación:
NoN
Nombre del solicitante.
Tipología documental:
Asunto:
Área o departamento:
Teléfono:
Extensión:
Nombre del responsable del archivo:
Número de foja (s)
Firma de autorización
Firma del solicitante
Fecha de solicitud y devolución
Fuente: Archivo Jurídico “Martínez Valdés y Sardina
42
2.8
Transferencia de la Documentación
Los expedientes que han concluido su tramitación, deben enviarse a los Archivos
de Concentración, a través de:
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO “CÉDULA IDENTIFICADORA”.
1.- Nombre completo del Área Administrativa de la Documentación Transferida
2.- Nombre de la Serie Documental Transferida.
3.- Día, Mes y Año en que se llevó a cabo la transferencia de los expedientes al
Archivo de Concentración.
4.- El año en que vence el plazo de guarda precaucional de la documentación.
5.- Número que le corresponde a la caja y el número total de ellas.
6.- Registro de identificación. (Renglón utilizado por el Archivo de
Concentración).
7.- El número total de expedientes que contenga la caja.
8.- Código de ubicación. (Renglón utilizado por el Archivo de Concentración).
CUADRO 6
CÉDULA IDENTIFICADORA
(1)
Área Administrativa:____________________________________________
(2)
Serie Documental:______________________________________________
(3)
(4)
Fecha de entrada:__________________ Término de Guarda: ___________
(5)
(6)
Caja: _____de _____ Transferencia No. ____________________
(7)
(8)
Número de expedientes: ______ Ubicación Topográfica:_______________
Fuente: Mercury Data, Solución de Archivo
Fuente: Mercury Data, Solución de Archivo
43
Estos inventarios constituyen los catálogos de los archivos de concentración donde
los documentos se conservan para futuras consultas. Será proporcionada a los
archivos locales, para
que hagan las anotaciones de la citada clasificación
topográfica.
Para una mayor seguridad de la documentación se recomiendan los mobiliarios
como los estantes, rack, las cajas archivadoras para la transferencia.
Y bien la transferencia es cuando la documentación pasa al siguiente proceso, es
decir, del archivo de trámite al de concentración y de este al histórico una vez
concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y seleccionados en el
archivo correspondiente para su conservación permanente, así mismo se le llama
transferencia a las remesas habituales de las oficinas a los archivos de
concentración para su conservación.
Las transferencias deben estar reguladas no sólo en los plazos sino en la
materialización de las remesas que deberán realizarse entre productor y el archivo
de concentración hasta llegar al histórico.
Por lo tanto en el siguiente capítulo se presenta la propuesta del programa de
capacitación, diseñado para el personal auxiliar del archivo de trámite en el sector
privado.
44
CAPÍTULO
3.
3
Diseño del Programa de Capacitación
En este tercer capítulo se presenta el programa de capacitación para el personal
auxiliar que labora en los archivos de las diferentes empresas del sector privado y
que por alguna
embargo son
razón no cuentan con los conocimientos profesionales, sin
pocos sus conocimientos respecto a los archivos, y estos
conocimientos los han aprendido a través de la práctica.
3.1
Personal Auxiliar de los Archivos
En la iniciativa privada se realizan diversas actividades con relación a los aspectos
económicos, políticos y sociales, para poder realizar sus funciones, es necesario
organizar y administrar la documentación generada y recibida día a día.
Nuestro país carece de recursos humanos especializados para realizar las
actividades en los archivos; por lo anterior es necesario establecer un mecanismo
dirigido al personal auxiliar del archivo para que estos cuente con los
conocimientos mínimos de la materia, mejorar su nivel de vida, ser eficiente en
sus actividades y funciones laborales.
45
3.2
Presentación
En las empresas la organización y el servicio archivístico son actividades
trascendentes, pero algunas no le dan la importancia que debería mantener para
tener en orden los documentos y cuando requieran consultar la información, su
localización sea más rápida. Siendo este la base primordial para la toma de
decisiones.
Con respeto a lo anterior se presenta el programa de capacitación para el personal
archivístico con conocimientos prácticos que laboran en los archivos de trámite
con la finalidad de apoyarlos en el desarrollo individual, ya que una persona
capacitada para prestar sus servicios contribuirá de manera más eficiente en las
necesidades de la empresa.
3.3
Objetivo de la Capacitación Archivística
Elaborar un programa de capacitación para el personal auxiliar que labora en los
archivos de trámite en la iniciativa privada; en base a un diagnóstico de cada
empresa este mismo arroja las diversas necesidades que conllevan al mejoramiento
de los conocimientos a través de la eficiencia y habilidades de cada uno para
desempeñar las actividades correspondientes a su área laboral.
46
3.4
Metodología
La metodología aplicada para tal fin, fue el método deductivo debido a que permite
partir de los aspectos validos que se analizarán, conforme el desarrollo del trabajo;
se realizó el análisis previo de los diversos temas de capacitación y poder abordar
el mismo.
Al realizar varias visitas en empresas de la iniciativa privada, se detecta el
insuficiente presupuesto designado para el archivo. De esta manera me doy cuenta
que en el mercado laboral hay una extensa oferta de trabajo para los archivistas.
Ante esta situación es necesario buscar soluciones, una de ella es otorgar
capacitación para el personal, por medio de un curso/ taller.
El curso esta integrado por cuatro módulos, dándole seguimiento al programa con
la finalidad de proporcionar los conocimientos primordiales como las habilidades
prácticas durante el proceso de la organización documental y servicios
archivísticos, de esta manera se hace una división de cada uno, con una duración
de 2 horas, continuas con media hora de receso, que será impartido en 2 semanas.
47
RECURSOS A UTILIZAR:
PAPELERIA:
ESPACIO Y MATERIALES
15 Lápices
15 Sillas
15 Plumas
4
Mesas
1
Caja de gises
1
Pizarrón
1
Ciento de hojas blancas
2
Áreas asignadas para impartir el curso
2
Borradores
1
TV y Video VHS
1 Ciento de fólderes
1
PC.
1
Ciento de broches “baco”
1
Cañón
2
Perforadoras
1
Proyector de Acetatos
1
Ciento de tarjetas catalográficas
1
fichero
2
Cajas de marcadores
2
Franelas
48
CAFETERIA:
REPRODUCCIONES:
Galletas
Manuales
Café
Formatos
Garrafón de agua
Diplomas
Vasos desechables
Cucharas desechables
Servilletas
Azúcar
Características del área para la capacitación
INSTALACIONES ELECTRICAS
• Contactos dobles
• Interruptor de corriente
SEGURIDAD.
• Extintor
• Botiquín de primeros auxilios
LIMPIEZA.
• Cesto para la basura ( 3 a 4)
• Una franela
49
DISTRUBUCIÓN DE LOS PARTICIPANTES EN EL AULA
MESAS
PARTICIPANTES
INSTRUCTOR
PIZARRÓN
50
LUGAR DONDE SE LLEVARÁN A CABO LAS ACTIVIDADES
El curso se impartirá en las instalaciones de la propia empresa con la finalidad de
que las actividades sean prácticas.
DURACIÓN DEL CURSO
El curso tendrá una duración de 20 hrs.
Módulo 1. Principios básicos de archivo
1.1
Introducción a la archivonomía.
1.2
Correspondencia y control de gestión.
1.3
Importancia, función de la correspondencia y control de gestión.
1.4
Importancia de los archivos en la toma de decisiones.
1.5
Los archivos como centros de información.
1.6
La importancia de la integración de la memoria histórica de la
empresa.
Módulo 2. Introducción a la archivísticas.
2.1
Introducción a las áreas auxiliares de la archivística.
2.2
Organización, clasificación, descripción y ordenación documental.
2.3
Importancia de la administración de archivos.
2.4
Funciones y procesos de la administración de archivos.
2.5
Marco jurídico de los archivos en México.
51
Módulo 3. Archivo de trámite.
3.1
Introducción.
3.2
Descripción de archivos.
3.2
Principios y funciones de los archivos de trámites.
3.3
Ciclo vital del documento y la archivación documental.
3.4
Valoración documental.
3.5
Archivos privados.
3.6
Servicio de préstamo y consulta.
Módulo 4. Planeación de los flujos documentales.
4.1
El sistema red de archivos.
4.2
La organización documental en los archivos de trámite.
4.3
La transferencia primaria y su proceso.
4.4
Los procesos de automatización en los archivos de trámite.
4.5
Principios técnicos del manejo de la documentación semiactiva.
52
ARCHIVO DE TRÁMITE
Nombre del programa: Capacitación para el personal auxiliar del archivo de trámite
Modulo número: 1 Nombre: Principios básicos de archivo
Objetivo general: Identificar los procesos técnicos de la archivonomía
para la organización del acervo documental y su resguardo
Lugar: ________________________________________
TEMAS
1.Presentación del
OBJETIVOS
ACTIVIDADES
PARTICULARES
APRENDIZAJE
Conocer ante al
instructor ante el instructor y tener
una visión general
grupo.
de lo que se va ha
tratar en curso.
1.1Presentación
del programa
DE
Fecha de inicio y terminación
del programa
Duración de: __Días __Horas
Dirigido por: ______________
RECURSOS
DIDÁCTICOS
DURACIÒN
EVALUACIÓN
BIBLIOGRAFÍA
Presentación del instructor, Formato de
después se proporcionar a registro
los
participantes
un
formato de registro para su
Se
les
asistencia.
entregará
un
manual
del 30 min.
curso, a todos
los
participantes.
53
TEMAS
1.2
OBJETIVOS
ACTIVIDADES
PARTICULARES
APRENDIZAJE
RECURSOS
DIDÁCTICOS
DURACIÒN
que es archivo de 1
básicos de archivo
trámite
1.2.1 Introducción Identificar
y
Pízarron
su Marcadores
los importancia.
Gises,
principios generales
y/o
Hojas
1.2.2 División de
los Archivos
participantes
que
1.2.3 Importancia
de los archivos
doblen
hoja
Identificar los
elementos
principales que
conforman un
archivo
Grupal
Blancas
El instructor dará las Lápiz, Pluma y
Gomas.
indicaciones
a los
de la archivonomía
1.3 Ordenamiento
de los elementos
del archivo y su
función
EVALUACIÓN
El instructor explicará
Principios
a la archivonomía
DE
una
4 horas.
Participación
individual
BIBLIOGRAFÍA
Lozano
Herrera
Leonor.- Teoría y
prácticas
de
archivonomía.
2ª
Edic. ECA. México.
1994
Theodore,
Schellenberg,.Archivos modernos;
principios y técnicas.
México: AGN, 1987
blanca en tres partes
en
esta
deberán
escribir sus nombres
con la finalidad de
identificar cada uno de
los asistentes.
Teórica
Jiménez Rodríguez,
Mario.- Archivos
administrativos. Edt.
SEP. México 1983.
Kahn,
Gilbert.Sistemas de archivo
y
manejo
de
documentos. 1993
Lluvia de preguntas
54
TEMAS
OBJETIVOS
ACTIVIDADES
PARTICULARES
APRENDIZAJE
DE
Los participantes serán
divididos en forma
1.3.1Correspondencia
grupal, se les dará una
Identificar los
breve
reseña
y control de gestión.
procesos
correspondiente
al
fundamentales
archivo y al terminar
de la
1.3.2 Importancia y correspondencia cada grupo
aportará su
critica.
y control de
función
de
la
Hasta llegar a una
gestión.
conclusión.
correspondencia y del
control de gestión.
Deberán de
brindar un
mejor servicio y
1.4 Importancia de reflejando la
los archivos en la productividad
laboral
toma de decisiones.
1.5
Los
archivos Analizar porque
como centros de son importantes
los archivos en
información
la toma de
1.6 Importancia e decisiones.
integración
de
la Analizar la
memoria histórica de connotación
histórica de la
la empresa.
empresa.
El instructor dará un
breve reseña de la
correspondencia y la
función de el archivo.
RECURSOS
DIDÁCTICOS
EVALUACIÓN
BIBLIOGRAFÍA
Participación
Un Proyector
6 horas
grupal
Un cañón, una
computadora,
individual
Jiménez Rodríguez,
Mario.- Archivos
administrativos. Edt.
SEP. México 1983.
Dittel de Uribe,
Marta. Técnicas
modernas de
archivo.
lecturas
Imágenes de
ilustración
Teórico /
práctico
4:30 horas
El instructor explicará la
diferencia de un archivo
y el centro de
información
Lecturas
Lluvia de preguntas
DURACIÒN
Teórico
Secretaria de
Relaciones
Exteriores.- Cuadro
de clasificación
decimal. 4ª edic.
México. 1946
5 horas
Explicativa
Theodore,
Schellenberg,.les aplicará Archivos modernos;
principios
y
un
examen
técnicas. México:
AGN, 1987
individual
Al finalizar se
55
ARCHIVO DE TRÁMITE
Nombre del programa: Capacitación para el personal auxiliar del archivo de trámite
Modulo número: 2 Nombre: Introducción a la archivonomía.
Objetivo general: Identificar los principios de la archivonomía y los elementos
Para la organización documental.
Fecha de inicio y terminación
del programa
Duración de: __Días __Horas
Dirigido por: ______________
Lugar: __________________________________________
TEMA
OBJETIVOS
PARTICULARES
2. Introducción a la Identificar las
etapas de la
archivonomía
organización,
clasificación,
descripción y
2.1 Introducción a las ordenación
documental así
áreas auxiliares de la
como su función
archivonomía
2.2 Etapas de la
organización
documental
ACTIVIDAES
DE
APRENDIZAJE
El instructor dará un
introducción a la
archivística y las etapas
de la organización
documental
Discusión grupal para
llegar a una conclusión
RECURSOS
DIDÁCTICOS
DURACIÓN
Pizarrón
Borrador
Marcadores
EVALUACIÓN
BIBLIOGRAFÍA
Individual
Secretaría de
comunicaciones.
Instructivo sobre
correspondencia y
archivo. México.
1964
4 horas
Los asistentes
formularán
preguntas
y
entrarán
en
debate
Montero Morado,
Nicolas.
Archivonomía
didáctica. 1970
Grupal
Jiménez
Rodríguez,
Mario.- Archivos
administrativos.
Edt. SEP, México.
1983
56
TEMA
OBJETIVOS
ACTIVIDAES DE
RECURSOS
PARTICULARES
APRENDIZAJE
DIDÁCTICOS
instructor
los El
dará una breve
conceptos
e
explicación
y
las
Identificar
su señalará
características y
importancia y
requisitos
de
uno
funciones de la cada
después,
clasificación,
entraran
en
hasta
descripción
y debate
llegar a una
ordenamiento
conclusión
Al término de
documental
esta,
el
instructor pedirá
la participación
de los asistentes
Conocer los
procedimientos Mencionará la
del archivo de
importancia de
trámite
la
administración
de archivos
Analizar el
Lluvias de
marco jurídico
preguntas
de los archivos
en México
DURACIÓN
2.2.1 Definición Analizar
de clasificación,
descripción
y
ordenación
documental y su
función
2.3
Procedimiento
del archivo de
trámite.
2.4
Administración
de
archivos
Importancia y
función.
2.5
Marco
Jurídico de los
archivos
en
México.
EVALUACIÓN
BIBLIOGRAFÍA
Teórica
Práctico
Baldini, Italo.- El archivo en la
empresa moderna. Barcelona, ed.
Hispano Europa, 1970
4 horas
Demostrativa
Heredia
Herrera,
Antonia.
Archivística general: Teoría y
práctica. España. 1989
4 horas
Criticas y
discusión
3horas
5 horas
Prácticas
Teórico
Participación
individual
Secretaría de Marina.- Manual
para la clasificación y catalogación
decimal de los archivos del ramo.
México. 1953
Lozano Herrera Leonor.- Teoría y
Al finalizar se prácticas de archivonomía. 2ª Edic.
ECA. México. 1994
les aplicará
un examen
individual
Theodore, Schellenberg,.Archivos modernos; principios y
técnicas. México: AGN, 1987
57
ARCHIVO DE TRÁMITE
Nombre del programa: Capacitación
para el personal auxiliar del archivo de trámite
Modulo número: 3 Nombre: Introducción al de archivo de trámite y su función
Objetivo general: Analizar los principales elementos que conforman
los archivos de trámite y su importancia.
Fecha de inicio y terminación
del programa
Duración de: __Días __Horas
Dirigido por: ______________
Lugar:______________________________________
TEMA
OBJETIVOS
ACTIVIDAES DE
RECURSOS
PARTICULARES
APRENDIZAJE
DIDÁCTICOS
El instructor se
dirigirá al grupo
y les preguntará
la
importancia
del archivo en la
empresa.
El
instructor
anotará
las
diversas
opiniones hasta
llegar a una
conclusión.
Proyección de 2 horas
imágenes en
power Point
Fólderes
Broches
Perforadoras
Ganchos, Hilo
Maquina
de
escribir
Lápices
Prácticas
Fichas blancas
3. Nociones del Conocer
archivo
de concepto
trámite y su archivo
trámite
y
importancia
función
importancia.
el
de
de
su
e
DURACIÒN
EVALUACIÓN
BIBLIOGRAFÍA
Participación
individual
Jiménez
Rodríguez,
Mario.Archivos administrativos. Edt.
SEP, México. 1983.
Theodore,
Schellenberg,.Archivos modernos; principios y
técnicas. México: AGN, 1987
58
TEMA
OBJETIVOS
ACTIVIDAES DE
RECURSOS
PARTICULARES
APRENDIZAJE
DIDÁCTICOS
DURACIÒN
EVALUACIÓN
BIBLIOGRAFÍA
El
instructor
preguntará
de
manera general
¿qué entienden
por archivo de
trámite y cuál es
su función.
Los
asistentes
entran
en
discusión grupal
para llegar a una
conclusión.
El instructor dará
una
breve
explicación del
ciclo vital del
documento y la
archivación,
valoración
documental.
Se les dará una
explicación de
los
archivos
públicos,
privados
y
servicio
de
préstamo
y
consulta
su
función de cada
uno.
Pizarrón
2 horas.
Teórico - práctico
Jiménez Rodríguez, Mario.Archivos
administrativos.
Edt. SEP, México. 1983.
3.1 Descripción Analizar la
importancia del
de archivos de
archivo de
trámite y su trámite y su
función.
función.
Ciclo vital Analizar el ciclo
vital del
del documento y
documento y la
la
archivación archivación.
3.2
documental.
3.3 Valoración
documental.
3.4 Archivos
privados y
públicos.
3.5 Servicio de
préstamo y
consulta.
Identificar la
valoración
documental.
Distinguir la
diferencia de los
archivos
privados y
públicos, así
como su
importancia.
Identificar los
instrumentos de
el préstamo y
consulta
documental.
Borrador
Plumones
Marcadores
Vázquez Murillo, Manuel.-
Lápices
Manual
participación
Gomas
Clips
6 horas
3 horas
Práctica
Demostrativo
de
selección
documental
Pendiente
Al finalizar el
programa se
aplicará un examen
general escrito
2 horas
Individual
Morales Campos, Estelam.
Servicio de consulta.
UNAM.1985
Baldini, Italo.- El archivo en
la
empresa
moderna.
Barcelona, ed. Hispano
Europa, 1970
Kahn, Gilbert.- Sistemas de
archivo y manejo de
documentos. 1993
5 horas
59
ARCHIVO DE TRÁMITE
Nombre del programa: Capacitación para
el Personal auxiliar del archivo de trámite
Modulo número: 4 Nombre: Bases generales al manejo de la documentación semiactiva
Objetivo general: Conocer los lineamientos generales para la transferencia primaria
Fecha de inicio y terminación
del programa
Duración de: __Días __Horas
Lugar: _________________________________
Dirigido por:
TEMA
4.
OBJETIVOS
ACTIVIDADES DE
RECURSOS
PARTICULARES
APRENDIZAJE
DIDÁCTICOS
DURACIÓN
________________
EVALUACIÒN
BIBLIOGRAFÌA
Bases
El instructor dará
una explicará el
Un cañón
generales de la Conocer
y
procedimiento del
planeación
analizar
los flujo documental, y Una
del sistema red de
computadora
documental
flujos
archivos, así como
4.1 Planeación
documentales y su importancia y
funcionamiento.
de los flujos
Un rotafolio 5 horas
el sistema red de
documentales
Lluvia
de marcadores,
archivos.
preguntas.
un borrador
Participación
Grupal
Secretaría
de
Comunicaciones.
Instructivo
Práctico
sobre
correspondencia y archivo.
México. 1964
60
TEMA
OBJETIVOS
ACTIVIDADES DE
RECURSOS
PARTICULARES
APRENDIZAJE
DIDACTICOS
La Identificarán los El instructor dará
la introducción de
elementos
e
organización
la organización
documental en importancia de la del archivo de
trámite
y
su
los archivos de organización del
importancia.
de
trámite y sus archivo
A la vez pedirá
trámite y su
procesos
que
a
los
asistentes pasen
proceso.
al pizarron a
4.3 Principios
escribir sus ideas
técnicos del
Analizar el
y después se
manejo de la
proceso de la
discutirá
hasta
documentación
transferencia
llegar
a
una
semiactiva
primaria.
conclusión.
4.4 Los
Identificar los
El
instructor
lineamientos
lineamientos
explicará
los
fundamentales
para la
principios
del
para la
transferencia.
manejo
transferencia
documental.
documental
Analizar los
principios
4.5 La
técnicos del
transferencia
manejo de la
Entraran en
primaria y su
documentación
debate
proceso e
semiactiva.
importancia
DURACIÓN
EVALUACIÒN
BIBLIOGRAFÌA
Litton, Gastón.- Clasificación y
4.2
Práctica
Demostrativo
catalogación.
3 horas
grupal
individual
Teórico
/ 3 horas
Práctico
Teórico /
práctico
Edit.
Browker.
Argentina, Argentina 1971
Montero Morado, Nicolas.
Archivonomía didáctica. 1970
Secretaría de Marina.- Manual
para
la
clasificación
y
catalogación decimal de los
archivos del ramo. México.
1953
Litton, Gastón.- Clasificación y
catalogación. Edit. Browker.
Argentina, Argentina 1971
Demostrativa
4 horas
Los
Teórico
asistentes
formularán
preguntas
entrarán
debate
y
en
3 horas
Al finalizar se
les aplicará un
examen
individual
61
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Al analizar las necesidades de las diversas empresas se concluye que el mercado
laboral archivístico es beneficiado con el programa de capacitación que es dirigido
al personal auxiliar de los archivos de trámite del sector privado, este mismo da la
pauta a resolver los problemas que de alguna manera les afectan desarrollarse en el
ámbito de trabajo, la finalidad es mejorar la productividad y el desempeño en sus
diversas actividades relacionadas a su plaza o puesto.
De esta manera el personal auxiliar desempeña actividades que le competen a un
profesional en archivonomía, como es la recepción y gestión documental,
selección, clasificación, descripción, catalogación, organización y consulta., etc;
sin embargo al detectar las necesidades de la capacitación, se puede decir que es la
base primordial para elaborar los programas de la misma, que a la vez sirvan de
gran ayuda a futuro.
El personal auxiliar de los archivo en la actualidad cuentan con estudios a nivel
primaria, secundaria y preparatoria; escasa es la empresa que el encargado del
archivo es profesional. De esta manera nos damos cuenta que carecen del perfil
requerido y técnico en archivonomía.
Los instructores que impartan la capacitación en archivo, deben ser profesionales
que dominen el tema, es decir que sean licenciados en archivonomía, y que estén
registrados ante la Secretaría de Trabajo y Previsión Social deberán apegarse a lo
estipulado
en el Diario Oficial de la Federación de 1997, los programas de
capacitación y defensa de los derechos laborales y en la Ley Federal del Trabajo en
el articulo 153 Bis.
62
Sin duda la gran importancia que presentan la capacitación de archivonomía
dentro de la empresa es:
Recibir mayores y mejores conocimientos que les permitirán actualizarse y
enriquecerse, para evitar caer en la rutina de trabajo.
Desarrollar sus habilidades administrativas y descubrir que se convertirán en sus
fortalezas y oportunidades de crecimiento dentro de su ámbito de trabajo.
Mejorar sus conductas individuales y comportamientos grupales frente sus
compañeros, Jefes y Subordinados, mismas que fomentarán la integración grupal y
trabajo en equipo dentro de sus áreas de trabajo.
Aportar continuamente soluciones rápidas, claras y objetivas a problemas que han
causado preocupación empresarial.
Conocer, Entender, Analizar y Juzgar el papel que juega su empresa dentro del
contexto Nacional e Internacional.
Desarrollar una capacidad analítica y compartir los conocimientos que permita el
crecimiento personal y profesional dentro de su empresa.
Realizar ejercicios y dinámicas relacionadas con las temáticas que se estudien y
analicen dentro de cada uno de los cursos, aterrizándolas a la problemática de su
ámbito laboral.
Recomendaciones:
Que en el ámbito archivístico los cursos de capacitación sean de manera
permanente de acuerdo a las necesidades de la empresa éstos mismos sean
modificados e impartidos en el momento oportuno.
63
BIBLIOGRAFÍA
AGN. Normatividad archivístico. AGN. México. 1996. 155 p.
AGN. Seminario Balance y Prospectiva de los Archivos Históricos de México. AGN.
1994. 318 p.
BALDINI, Italo. El archivo en la empresa moderna. Barcelona: Hispanoeuropa. 1975.
248 p.
BLAS ORTIZ, Adriana. Programa de capacitación para el personal bibliotecario no
profesional de la Biblioteca Nacional de Ciencias y Tecnología. “Ing. Víctor Bravo
Ahuja” del IPN. México: 2003. 204 p. Tesis (LB) ENBA.
CALDERÓN CÓRDOBA, Hugo. Manual para la
administración del proceso de
capacitación de personal. México: Limusa. Noriega. 1990. 130 p.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS MEXICANOS. México: IESF. 2000.
149 p.
CONTINOLO, Giuseppe. El archivo en la organización moderna. Bilbao. Deustero.
1973. 185 p.
CHIAVENATO, Adalberto. Iniciación a la organización y el control. México.
McGraw-Hill. 1993. 133 p.
DICCIONARIO. De terminología archivística. Ministerio de Cultura. 2ª. Madrid. 1995.
62 p.
ESCALONA RÍOS, Lina. Ámbito y competencia de la capacitación Bibliotecaria y la
información profesional Bibliotecológica en México. AMBAC. Liber. Nueva época:
2002. 32 p.
FORERO DE GONZÁLEZ, Elena. Técinas de archivo a su alcance. Norma. Bogota –
Colombia. 1980. 64 p.
GARRIDO ARILLA, Ma. Rasa. Teoría e historia de la catalogación de documentos.
Síntesis. Madrid. 1999. 190 p.
GLOSARIO de terminología archivística y de ciertas expresiones de administración.
SEP. México. 1980. 121 p.
GONZÁLEZ RAMÍREZ, Luis. Archivonomía. El registro de la información. 7ª ed.
ECA. México. 1992. 124 p.
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general. Teoría y práctica. 7ª ed. Sevilla:
CAMAS. 1995. 512 p.
HUBERMAN, Leo. Los bienes terrenales del hombre. 39ª ed. México: Nuestro Tiempo.
2000. 378 p.
ISLAS PÉREZ, María Estela. La archivística en México. México: Renaies. 2003. 285 p.
JIMÉNEZ RODRÍGUEZ, Mario. Archivo administrativos. México: SEP.1983. 140 p.
KAHN, Gilbert. Sistema de archivo y manejo de documentos. 2ª ed. McGraw – Hill.
México. 1993. 23 p.
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Porrúa. 2004. 1522 p
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